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PROCEDIMIENTO: SERVICIO

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para llevar a cabo las solicitudes de abastecimiento y la validación
del servicio para la……..“Lagrimita de etano”, para poder desarrollar adecuadamente el
protocolo de forma eficiente para la distribución de combustibles a todos los puntos de venta.

2. ALCANCE

El procedimiento es aplicable a todos los puntos de venta que adquieren el servicio, que
afecten directamente a la calidad y seguridad del servicio que brinda.

3. RESPONSABILIDADES

Los responsables de este procedimiento son:

Institución: Es el responsable de entregar los protocolos a la empresa para la buena

distribución del combustible a los diferentes puntos de venta (gasolineras). Además, se encarga
de proporcionar todos los elementos que la empresa requiere para la distribución del
combustible como ser las cisternas, los equipos, etc.

Gerente General: Es el responsable de velar por todas las funciones de ventas y servicios de
la empresa, así como las operaciones del día a día, de la misma forma también es responsable
de liderar y coordinar las funciones de la planificación estratégica.

Encargado de solicitud de cisternas: Es el encargado de registrar fecha de solicitud de pedido

y también se encarga de programar el abastecimiento de las cisternas y además, poder realizar
las hojas de ruta, hojas de especificaciones y seguimiento para que los conductores de las
cisternas y estos puedan seguir con dicho protocolo.

Conductor de cisternas de combustibles: Es el encargado de transportar de manera segura y

responsable el combustible siguiendo el protocolo y las especificaciones que su superior le
proporciona. Además se encarga de realizar y controlar la descarga del combustible a los
tanques de los clientes.

4. FRECUENCIA

Este procedimiento se activara cada vez que alguien solicite la adquisición del servicio, para
el cumplimiento de sus labores dentro de la empresa que ofrece a todos sus clientes.

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5. REQUERIMIENTOS

Este procedimiento se ha realizado para cumplir los estándares:

ISO 9001:2015
8.2.3.1 ventas

6. DEFINICIONES

Compras: En términos generales por compra se llama a la acción de adquirir u obtener algo a
cambio de un precio establecido.

Proveedor: Un proveedor es una entidad de diverso orden que presta servicios a otras.

Evaluación: Proceso que tiene como finalidad determinar el grado de eficacia y eficiencia, con
que han sido empleados los recursos destinados a alcanzar los objetivos previstos, posibilitando
la determinación de las desviaciones y la adopción de medidas correctivas que garanticen el
cumplimiento adecuado de las metas presupuestadas.

Requerimiento: es el documento formal mediante el cual se realiza un pedido de bienes o

servicios ya sea al Gobierno Departamental, Gobierno Municipal, a la Jefatura Nacional de
Bomberos, y al Comando Departamental de la Policía. Este documento contiene las
especificaciones de cada bien o servicio que se requiera.

Solicitud de adquisición: son las necesidades de adquirir bienes o servicios por parte del
personal de la unidad de bomberos plasmadas en un formulario.

7. FLUJOGRAMA

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Proceso de compras
Jefe de sección
Solicitante Secretaria Comandante
administrativa

INICIO

Realiza la
solicitud de
adquisición

Evalúa la
solicitud de
adquisición

Evalúa y
selecciona a
los
proveedores

Elabora el
requerimiento

Recepciona el
requerimiento y
da a conocer al
comandante

Revisa el
requerimiento

Aprueba el
requerimiento

Elabora nota
de atención

Remite a la
instancia
correspondiente

Hace
seguimiento

Hace la
validación de la
adquisición
recepcionada

Eleva informe
de validación al
comandante

Realiza la
disposición
final

FIN

8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

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1. El solicitante realiza la solicitud adquisición de acuerdo a las necesidades que considere

convenientes para poder brindar un servicio de buena calidad (PB –NA – CPS – R – 01).
2. El jefe de la sección administrativa evalúa la solicitud de adquisición para ver si se lleva a
cabo el requerimiento correspondiente. En caso de tratarse de una necesidad que pueda ser
solucionada dentro de la unidad, no se llevara a cabo el requerimiento.
3. El encargado de la sección administrativa evalúa a los proveedores (PB – NA – CPS – R –
05), selecciona a los de preferencia (actualiza la lista de proveedores PB – NA –CPS –R –
06) y recomienda el uso de estos mediante un informe de selección de proveedores.
4. El jefe de la sección administrativa en coordinación con el solicitante deberán elaborar el
requerimiento del bien o servicio. (PB – NA – CPS – R – 02).
5. La secretaria se encargara de recepcionar el requerimiento y dar a conocer el mismo al
comandante de la unidad.
6. El comandante deberá revisar el requerimiento que se le haya presentado.
7. El comandante de la unidad aprobara el requerimiento revisado. En caso de rechazar el
requerimiento el comandante hará saber que no es viable mediante la hoja de ruta (PB –
NA – ADD – E – 08).

Nota:

En caso de que un requerimiento sea rechazado por el comandante, el jefe de la sección

administrativa deberá evaluar la opción de presentar de nuevo el requerimiento, sin ser
necesario volver a presentarlo.

8. La secretaria elabora la nota de atención dirigido a la autoridad correspondiente (PB –NA

– ADD – E – 02)
9. El comandante de la unidad se encargara de remitir el requerimiento a la instancia
correspondiente.
10. El jefe de la sección administrativa hace el seguimiento al requerimiento, con la copia
recibida de la instancia que recepciono el documento (PB –NA – CPS – R – 02).
11. Una vez que la unidad recibe los bienes o servicios requeridos, el jefe de la sección
administrativa realizara la validación del mismo. (PB – NA – CPS – R – 03).
12. El jefe de la sección administrativa elevara un informe al comandante de la unidad de la
validación del bien o servicio recepcionado. (PB – NA – EDI – R – 03).
13. El comandante realizara la disposición final del bien o servicio recepcionado de acuerdo al
informe de validación presentado por el jefe de la sección administrativa.
En caso de ser validado por el jefe de la sección administrativa se dará el visto bueno al
acta de entrega (PB – NA – ADD – E - 14), destina el bien a quien corresponda en la
unidad. En caso de no cumplir con la validación del jefe de la sección administrativa, el
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comandante de la unidad rechazara el bien o servicio entregado por la instancia que

corresponda, acompañado de un informe de rechazo cuando necesario.

Nota:

En caso de ser rechazado algún bien o servicio y el comandante vea necesario, se volverá
a elaborar el requerimiento del mismo y se reactivara el procedimiento.

Nota:

Se realizará una constante re evaluación de todos los proveedores cada vez que sea
necesario hacer uso de los mismos.

9. CRITERIOS OPERACIONALES / OBSERVACIONES

N/A

10. REGISTROS

Solicitud de compras PB – NA – CPS – R – 01

Requerimiento PB – NA – CPS – R – 02
Registro de validación de bienes o servicios PB – NA – CPS – R – 03
Control de adquisiciones PB – NA CPS – R – 04
Evaluación de proveedores PB – NA CPS – R – 05
Listado de proveedores PB – NA CPS – R – 06

Descripción Detalle
Responsable de
Jefe de la sección administrativa.
Retención:
Físicos: 1 año en estanterías de la unidad de bomberos, 5 años
Tiempo / Lugar de en lugar seguro.
Retención: Electrónicos: 1 año a disposición en computadora de la
unidad.
Frecuencia de
Respaldos electrónicos 1 vez al año.
Respaldos:
Al concluir el tiempo de vida recomendado en el sistema de 5
Disposición Final:
años, se procede a la eliminación de registros.

11. REVISIONES

REVISIÓN FECHA DETALLE DE CAMBIOS

Revisión 0 22/09/2012 Emisión Original
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Revisión 1 22/12/2012 Se modificó el flujograma y la descripción de actividades,

tomando en cuenta que se aumentó al procedimiento la evaluación y
selección de proveedores. Así como se generaron nuevos formularios para
el manejo del proceso ligado a este procedimiento.

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