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PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITÉS

ENVIRONNEMENTALES ET SOCIALES
POUR LE SECTEUR DE L’ÉNERGIE
(PRECESSE)

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MANUEL DE PROCÉDURES ADMINISTRATIVES,


COMPTABLES ET FINANCIÈRES

VERSION DÉFINITIVE

Décembre 2009
SEC DIARRA

SOMMAIRE

ABREVIATIONS ........................................................................................................................................ 7

INTRODUCTION ........................................................................................................................................ 8

CHAPITRE I : ASPECTS INSTITUTIONNELS ............................................................................................ 10

1.1- PRÉSENTATION DU PROJET ........................................................................................................... 11

1.1.1 CONTEXTE ET JUSTIFICATION....................................................................................................... 11


1.1.2 OBJECTIF DU PROJET ................................................................................................................... 13
1.1.3. INDICATEURS PROJET .................................................................................................................. 13
1.1.4. COMPOSANTES DU PROJET ......................................................................................................... 14
1.1.5. COÛT DU PROJET ......................................................................................................................... 16

1.2- CADRE INSTITUTIONNEL ................................................................................................................. 17

1.2.1. MINISTERE DE L’ECONOMIE DE LA PLANIFICATION ET DE L’AMENAGEMENT DU TERRITOIRE ... 17


1.2.2. MINISTERE DE TUTELLE DU PROJET ............................................................................................ 17
1.2.3. IDA ................................................................................................................................................ 18
1.2.4. CAISSE AUTONOME D’AMORTISSEMENT ..................................................................................... 18
1.2.5. ORGANES DE MISE EN ŒUVRE DU PROJET .................................................................................. 19
1.2.5. ORGANIGRAMME DE L’UNITE DE COORDINATION DU PROJET .................................................... 21
1.2.6. FICHES DE FONCTION ................................................................................................................... 23

II - PROCEDURES BUDGETAIRES .......................................................................................................... 36

2.1. PREPARATION DU BUDGET ............................................................................................................. 37


2.1.1. CALENDRIER D’ELABORATION BUDGETAIRE DE L’IDA................................................................ 44
2.1.2 CALENDRIER D’ELABORATION BUDGETAIRE DE LA CONTREPARTIE .......................................... 47

2.2. EXECUTION DU BUDGET ................................................................................................................. 52

2.3. SUIVI ET CONTROLE DU BUDGET .................................................................................................... 56


2.4. REVISION DU BUDGET ..................................................................................................................... 60

CHAPITRE III : - PROCEDURES DE GESTION DU COURRIER ................................................................. 61

3.1.1 PRESENTATION DE LA FONCTION ............................................................................................... 62

3.1.2 TRAITEMENT DU COURRIER AU DEPART ...................................................................................... 63


3.1.3 TRAITEMENT DU COURRIER A L’ARRIVEE ..................................................................................... 69
3.1.5 TRAITEMENT DU COURRIER ELECTRONIQUE ............................................................................... 76
3.1.5.1 TRAITEMENT DU COURRIER AU DEPART ................................................................................... 77
3.1.5.2 TRAITEMENT DU COURRIER A L’ARRIVEE ................................................................................. 79
TRAITEMENT DU COURRIER ELECTRONIQUE A L’ARRIVEE................................................................. 79
SCHEMAS DE CIRCULATION DE COURRIER .......................................................................................... 82
3.1.6 GESTION DE LA TELECOPIE ET DU TELEPHONE ........................................................................... 84

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3.1.7 DOCUMENTATION ET ARCHIVAGES .............................................................................................. 89


3.1.7.1 OBJET ET DOMAINE D’APPLICATION ......................................................................................... 89
3.1.7.2 IDENTIFICATION ET STRUCTURES DE LA DOCUMENTATION ..................................................... 89
IDENTIFICATION ..................................................................................................................................... 89
STRUCTRURE ........................................................................................................................................ 89
3.1.7.3 GESTION DES VERSIONS REVISIONS ......................................................................................... 90
3.1.7.4 OUTILS DE PRODUCTION DE LA DOCUMENTATION ................................................................... 91
3.1.7.5 GESTION PHYSIQUE DES FICHIERS CONTENANT LES DOCUMENTS ......................................... 91
3.1.7.6 PROCEDURES DE SAUVEGARDE ET ARCHIVAGE ...................................................................... 92

IV - PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL .................................................................................. 93

4.1 PRESENTATION DE LA FONCTION .................................................................................................... 94


4.1.1 RECRUTEMENT .............................................................................................................................. 95
4.4. GESTION DES ATELIERS & SEMINAIRES ....................................................................................... 113
4.5 EVALUATION ET SANCTIONS ........................................................................................................ 118
4.6 DEPARTS EN CONGES .................................................................................................................. 126
4.6 GESTION DES ABSENCES ET PERMISSIONS .................................................................................. 129
4.7 CESSATIONS DE FONCTIONS ......................................................................................................... 131

V – PROCEDURES DE GESTION DU PATRIMOINE ................................................................................ 132

5.1 IMMOBILISATIONS .......................................................................................................................... 133

5.1.1 PRESENTATION DE LA FONCTION ............................................................................................... 133


5.1.2 ENTREE DANS LE PATRIMOINE ................................................................................................... 134
5.1.3 SORTIES ................................................................................................................................... 140
5.1.3.1 DESTRUCTION .......................................................................................................................... 140
5.1.3.2 VOL ........................................................................................................................................... 144
5.1.3.3 MISE AU REBUT ......................................................................................................................... 148
5.1.4 INVENTAIRE ................................................................................................................................. 152
5.1.5 GESTION DU MATERIEL ROULANT .............................................................................................. 158
MODELE DE CARNET DE BORD DE VEHICULE ...................................................................................... 167

5.2 STOCKS .......................................................................................................................................... 168

5.2.1 PRESENTATION DE LA FONCTION ............................................................................................... 168


5.2.2 ENTREE EN MAGASIN ................................................................................................................. 169
5.2.3 CONSOMMATION ........................................................................................................................ 174
5.2.4 INVENTAIRE ................................................................................................................................ 179
FICHE D’UTILISATION DE VEHICULE ........................................................................................ 184
5.2.5 VALORISATION ............................................................................................................................ 185
5.2.6 RENOUVELLEMENT DE STOCK .................................................................................................... 188

VI - PROCEDURES PASSATION DES MARCHES ................................................................................... 191

6.1. REGLEMENTATION APPLICABLE .................................................................................................. 192

6.2. PLAN DE PASSATION DE MARCHES .............................................................................................. 195


DOCUMENTS SUPPORTS ..................................................................................................................... 197
DOCUMENTS SUPPORTS ..................................................................................................................... 198

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6.4. SCHEMAS ...................................................................................................................................... 203


6.4.1 PLANIFICATION DES MARCHES ................................................................................................... 203
6.4.2 CONSTITUTION DU FICHIER FOURNISSEUR ................................................................................ 204
6.4.3 SELECTION DE FOURNISSEURS .................................................................................................. 205
6.4.4 ENGAGEMENT ............................................................................................................................. 206
6.5 PROCEDURES ................................................................................................................................ 207

VII - PROCEDURES FINANCIERES ........................................................................................................ 229

7.1 PRESENTATION DE LA FONCTION ................................................................................................ 230

7.1.1 CADRE DE LA GESTION FINANCIERE ........................................................................................... 230


7.1.2 FLUX FINANCIERS DU PRECESSE................................................................................................ 231

7.2 LA MOBILISATION DES RESSOURCES .......................................................................................... 232

7.2.1 LA MOBILISATION DES RESSOURCES DE L’IDA .......................................................................... 232


7.2.2 LA MOBILISATION DES FONDS DE CONTREPARTIE .................................................................... 236
7.3. MODALITES DE DECAISSEMENT DE FONDS .................................................................................. 237
7.3.1 MODALITE DE DECAISSEMENT DE FONDS IDA ............................................................................ 237
7.3.2 MODALITE DE DECAISSEMENT DE FONDS DE CONTREPARTIE................................................... 243

7.4 LA GESTION DE TRESORERIE ....................................................................................................... 244

7.4.1 LA BANQUE ................................................................................................................................. 244

7.4.1.1 PRESENTATION DE LA FONCTION ............................................................................................ 244


7.4.1.2 ALIMENTATION DU COMPTE DÉSIGNÉ ..................................................................................... 245
UTILISATION DES FONDS PAR ACTIVITE DE PROJET (MODELE I)........................................................................ 266
7.4.3 ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE ...................................................................................... 267

7.4.2 MISE A DISPOSITION DE FONDS.................................................................................................. 270

7.4.2.1 PRESENTATION DE LA FONCTION ............................................................................................ 270


7.4.2.2 PREPARATION ET TRAITEMENT DES BESOINS ......................................................................... 271
7.4.2.3 PAIEMENT DES DEPENSES ...................................................................................................... 274

VIII - PROCEDURES COMPTABLES ...................................................................................................... 277

8.1. ORGANISATION COMPTABLE ET SYSTHEME COMPTABLE .......................................................... 278

8.1.1. CONFIGURATION COMPTABLE .................................................................................................. 278


8.1.2. COMPTABILITE INFORMATISEE .................................................................................................. 278

8.1.3. REGLES COMPTABLES.............................................................................................................. 279

8.1.3.1. CONCEPT D’IMAGE FIDELE ..................................................................................................... 279


8.1.3.2. SINCERITE ................................................................................................................................ 279

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8.1.3.3. REGULARITE ............................................................................................................................ 279


8.1.4. PRINCIPES COMPTABLES .......................................................................................................... 279
8.1.4.1. CONTINUITE DE L'EXPLOITATION ............................................................................................ 279
8.1.4.2. PERMANENCE DES METHODES COMPTABLES........................................................................ 280
8.1.4.3. PRINCIPE DU COUT HISTORIQUE ............................................................................................. 280
8.1.4.4. PRINCIPE DE PRUDENCE ......................................................................................................... 280

8.1.5. PIECES ET DOCUMENTS COMPTABLES .................................................................................... 281

8..1.5.1. PIECES COMPTABLES ............................................................................................................ 281


8.1.5 2. JOURNAUX COMPTABLES....................................................................................................... 282

8.1.6. PLANNING DES TRAVAUX COMPTABLES................................................................................... 284

8.1.6.1. PRODUCTION DES ELEMENTS DU TABLEAU DE BORD MENSUEL ........................................... 284


8.1.6.2 PLANNING D’ARRETE DES COMPTES ANNUELS ....................................................................... 285

8.1.7. SCHEMAS D’ECRITURES COMPTABLES.................................................................................... 286

8.1.7.1. METHODES DE COMPTABILISATION ........................................................................................ 286


8.1.7.2. RECEPTION DES FONDS .......................................................................................................... 286
ENCAISSEMENT PAR LE PRECESSE DE L’AVANCE INITIALE .............................................................. 286
EMISSION DE LA DRF ........................................................................................................................... 286
PAIEMENT DE LA DRF PAR L’IDA ......................................................................................................... 287
EMISSION DE LA DPD ........................................................................................................................... 287
8.1.7.3. ACQUISITION DES BIENS ET SERVICES ................................................................................... 287
8.1.7.4. REGLEMENT DES FACTURES ................................................................................................... 288
VERSEMENT D’UNE AVANCE DE DEMARRAGE.................................................................................... 288
PAIEMENT DE LA DPD PAR L’IDA ......................................................................................................... 289
8.1.7.5. OPERATIONS DE CAISSE ......................................................................................................... 289
ALIMENTATION DE LA CAISSE ............................................................................................................. 289
RECEPTION A LA CAISSE ..................................................................................................................... 289
8.1.7.6. COMPTABILISATION DES HONORAIRES ET PRIMES DU AU PERSONNEL ................................ 290
COMPTABILISATION DE L’ENGAGEMENT DES CHARGES LIEES AUX PERSONNEL ............................ 290
PAIEMENT DES HONORAIRES.............................................................................................................. 290
8.1.7.7. OPERATIONS PARTICULIERES ................................................................................................ 291
OPERATIONS SUR IMMOBILISATIONS. ................................................................................................ 291
AJUSTEMENTS BANCAIRES ................................................................................................................ 291
AGIOS BANCAIRES ......................................................................................................................... 292
SERVICES BANCAIRES DIVERS ................................................................................................... 292
TRANSFERT FINANCIER RECU MAIS NON COMPTABILISE................................................. 292
8.1.7.8. ANALYSE DES COMPTES DE TIERS ......................................................................................... 292
RECLASSEMENT.............................................................................................................................. 293
DOUBLE REGLEMENT DE FOURNISSEUR ................................................................................. 293
8.1.7.9. COMPTABILISATION DES OPERATIONS D’INVENTAIRES ........................................................ 294
INVENTAIRE DE CAISSE ....................................................................................................................... 294
COMPTABILISATION DES STOCKS ...................................................................................................... 295
ANNULATION DU STOCK INITIAL .............................................................................................. 295
COMPTABILISATION DU STOCK FINAL .................................................................................... 296
CONSTATATION DE LA DISPARITION DE STOCKS ................................................................. 296
RATTACHEMENT DES CHARGES ET DES PRODUIT A L’EXERCICE D’ORIGINE .................................... 296

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8.2. ETATS FINANCIERS ...................................................................................................................... 298

LES MODELES DES DIFFERENTS ETATS FINANCIERS SONT JOINTS EN ANNEXE. ................................................... 298
PLANNING D’ARRETE DES COMPTES ANNUELS ................................................................................. 298

8.3. CONSOLIDATION ........................................................................................................................... 299

8.3.1 PRINCIPE ET SCHEMA DE CONSOLIDATION ................................................................................ 299

ANNEXES : ........................................................................................................................................... 301

ANNEXE 1 : PLAN COMPTABLE............................................................................................................ 302


ANNEXE 2 : MODELE ETATS FINANCIERS ............................................................................................ 312

IX - AUDIT ET REVISION DES COMPTES............................................................................................... 316

9.1. REVISION DES COMPTES ET AUDIT FINANCIER ............................................................................ 317


9.2. DISPONIBILITE LORS DES AUDITS ................................................................................................ 317
9.3. DESTINATAIRE DES RAPPORTS D’AUDIT ...................................................................................... 317
9.4. AUDIT CONTRACTUEL EXTERNE ................................................................................................... 318
9.5. AUDIT INTERNE.............................................................................................................................. 319
9.6. SUPERVISION DE L’IDA .................................................................................................................. 319
9.7. CONTRÔLE DE L’ETAT ................................................................................................................... 320
9.8. TABLEAU DE CONTROLE DES RISQUES ........................................................................................ 321

X – CONTRÔLE ET GESTION DES TRAVAUX ........................................................................................ 323

10.1. GARANTIES.................................................................................................................................. 324


10.2. POLICE D’ASSURANCES ............................................................................................................. 325
10.3. CONTROLE DE L’EXECUTION ...................................................................................................... 326
10.4. AVANCES .................................................................................................................................... 328

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ABREVIATIONS

AFD Agence française de développement


AOI Appel d’offres international
AON Appel d’offre national
CAPECE Projet de renforcement des capacités de gestion environnementale dans le secteur pétrolier au
Cameroun (Cameroon Petroleum Environment Capacity Enhancement Project)
CEMAC Communauté économique et monétaire de l'Afrique centrale
CIE Comité interministériel sur l’environnement
FCFA Franc de la Communauté française d’Afrique
FPP Fonds de préparation du projet
IDA Association internationale de développement (International Development Association)
MinCulture Ministère de la Culture
MinDAF Ministère des Domaines et des Affaires foncières
MinEE Ministère de l’Énergie et de l’Eau
MinEP Ministère de l’Environnement et de la Protection de la nature
MinEPAT Ministère de l’Économie et de la Planification et de l’Aménagement du territoire
MinFOF Ministère des Forêts et de la Faune
MinSanté Ministère de la Santé publique
MinAS Ministère des Affaires Sociales
ODM Objectifs de développement pour le millénaire
ODP Objectif de développement du projet
ONG Organisation non gouvernementale
OSC Organisation de la société civile
PGE Plan de gestion de l’environnement
PPA Plan en faveur des peuples autochtones
PReCESSE Projet de renforcement des capacités environnementales et sociales dans le secteur de l’énergie
QCBS Sélection fondée sur la qualité et le coût (Quality-and Cost-Based Selection)
RFI Rapport financier intermédiaire
RFE Rapport de fin d’exécution
SBD Documents d’appel d’offre normalisés (Standard Bidding Documents)
SFI Société financière internationale
SNH Société nationale des hydrocarbures
SOE État de dépenses (Statement of expenses)
WWF World Wide Fund for Nature (organisation mondiale de protection de la nature)

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SEC DIARRA

INTRODUCTION
Le présent manuel précise l’organisation, les principes de gestion, les tâches et les procédures
à appliquer dans le cadre de l’exécution du Projet de Renforcement des Capacités
Environnementales et Sociales pour le Secteur de l’Énergie (PRECESSE).

Il vise les objectifs suivants :


• Décrire l’organisation du Projet, fixer les tâches et niveaux de responsabilité des différents
agents et entités impliqués dans la mise en œuvre des opérations ;
• Fournir des instruments adaptés et formalisés pour la rédaction, la transmission, le
contrôle et le traitement des documents administratifs comptables, et financiers ;
• Décrire les procédures et les opérations relatives au fonctionnement du système de
gestion mis en place ;
• Permettre l’élaboration d’états financiers pertinents et fiables relatifs à l’exécution du
budget, des engagements financiers, des risques, des consommations et des coûts.
• Assurer le contrôle périodique de l’ensemble des opérations.

Les procédures administratives, financières et comptables sont regroupées par grandes


fonctions. A chacune d’elles correspondent plusieurs tâches à mener sous la forme d’opérations
successives détaillées à exécuter.

Une telle approche permet à chaque intervenant d’assimiler aisément la méthodologie de mise
en œuvre des opérations.

Le manuel est subdivisé en neuf chapitres à savoir :

 Les aspects institutionnels


 La procédure budgétaire
 La gestion des courriers
 la gestion du personnel
 la gestion du patrimoine
 la procédure de passation des marchés
o la procédure financière
 la procédure comptable
 la procédure d’audit et révision des comptes

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SEC DIARRA

Ce manuel est conforme aux prescriptions de la convention de financement et au document


d’évaluation du Projet.

Le manuel devra être actualisé pour prendre en compte les futures mutations. Sa révision peut
être induite par les faits suivants :

- modification du cadre institutionnel ;


- création de nouveaux services consécutifs à l’accroissement ou à la modification de
la nature de l’activité ou des objectifs à atteindre ;
- modification des systèmes et procédures pour faire face à des situations nouvelles
(Changement du système d’information, Mise en place de nouveaux logiciels de
gestion, accroissement ou diminution des entités faisant l’objet du Projet, etc.).

La responsabilité de la mise à jour revient au Ministère de l’Environnement et de la Protection


de la nature à travers l’UCP. Il a la possibilité d’adopter les principes et méthodes de mise à
jour suivants :

- Chaque année, il recense tous les éléments éventuels de mise à jour qui sont
soumis par les organes de liaison et les institutions respectives qui interviennent
dans la mise en œuvre du Projet ;

- Une session de mise à jour est organisée par l’UCP regroupant tous les
représentants des acteurs impliqués dans la gestion du PRECESSE. Le projet
pourra dans la mesure du possible se faire assister par un consultant

- Les éléments de mise à jour doivent être portés à l’avis de la Banque Mondiale
avant leur entrée en vigueur.

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SEC DIARRA

CHAPITRE I : ASPECTS INSTITUTIONNELS

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1.1- PRÉSENTATION DU PROJET


1.1.1 CONTEXTE ET JUSTIFICATION

Les investissements envisagés dans les secteurs de l’énergie et de l’exploitation minière sont
susceptibles de générer des avantages sociaux et économiques considérables, mais ils
suscitent en même temps, au niveau social et environnemental, des risques substantiels qui
exigent l'adoption de mesures d'atténuation appropriées, d'un programme de planification
transparent et de procédures de supervision

L’ampleur des questions suscitées par les investissements actuellement envisagés dans les
secteurs de l’énergie et de l’exploitation minière est au moins deux fois plus importante que
celle des risques liés au projet de centrale hydroélectrique de Lom Pangar, ou même à
l’oléoduc Tchad-Cameroun.
Le CAPECE a développé les compétences d’un certain nombre de personnes, mais n’a pas
renforcé les institutions environnementales et le personnel des ministères techniques mobilisé
par le CAPECE a eu tendance à rendre compte de ses travaux directement au CPSP plutôt
qu’aux administrations dont il relevait, ce qui sapait le renforcement des capacités
institutionnelles. Le Gouvernement du Cameroun a manifesté son intention de corriger cette
situation en appliquant pleinement les dispositions de la Loi de gestion environnementale de
1996. Il a créé en 2004 un ministère de l’Environnement et de la Protection de la Nature
(MinEP) qui est chargé d’élaborer, de coordonner et de contrôler la politique camerounaise en
matière d’environnement.
La nécessité d’accorder une plus grande priorité à la gestion des impacts sociaux des grands
projets d’infrastructure est une question fondamentale qui a été mise en évidence à l'occasion
du projet CAPECE, tout particulièrement en ce qui concerne: (i) les répercussions sur les
peuples autochtones (ministère des Affaires Sociales), (ii) l’acquisition foncière en vue de la
réinstallation involontaire de la population (ministère des Affaires foncières), (iii) les
répercussions sur la santé de la population implantée sur les sites (ministère de la Santé
Publique), et (iv) les impacts sur les ressources culturelles physiques (ministère de la Culture).

De surcroît, les ministères cités ci-dessus n’ont pas les capacités nécessaires pour traiter les
impacts qui entrent dans leur compétence et qui sont dus aux grands projets d’infrastructure.
Le dernier point que le CAPECE souligne, c’est la nécessité d’associer étroitement les
organisations de la société civile à la gestion des questions environnementales et sociales liées
aux grands projets d’infrastructure

La mise en œuvre du CAPECE, la création du MinEP et l’adoption du décret EE témoignent de


l’engagement ferme de la part du Gouvernement à gérer les questions environnementales et
sociales associées aux grands projets d’infrastructure

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Le dialogue soutenu entre le Gouvernement du Cameroun et la Banque sur la façon de gérer


les clauses de sauvegarde environnementales et sociales du projet hydraulique de Lom
Pangar, et la volonté du Gouvernement du Cameroun de prendre en considération et
d'appliquer les recommandations de la Banque témoignent encore de l’adhésion du
Gouvernement aux principes de protection de l’environnement

Le ministère de l’Environnement et de la Protection de la Nature(MinEP) a demandé à la


Banque, dans une lettre datée du 5 Novembre 2007, qu’elle soutienne directement le MinEP à
remplir son mandat de régulateur environnemental. Indépendamment, le ministère de l’Énergie
et de l’Eau (MinEE) a sollicité de l’aide pour renforcer ses capacités de réaction aux questions
environnementales et sociales, dans le cadre de l’intervention de la Banque dans le secteur de
l’énergie. Enfin, quatre ministères intervenant dans la gestion des impacts sociaux des grands
projets d’infrastructure ont sollicité directement l’aide de la Banque, pour le traitement des
questions relatives aux peuples autochtones (ministère des Affaires Sociales), à la réinstallation
involontaire de la population (ministère des Affaires foncières), à la santé de la population
implantée sur les sites des projets (ministère de la Santé), et aux ressources culturelles
physiques (ministère de la Culture). La Banque a décidé d’examiner ces demandes d'une façon
coordonnée dans le cadre d'un projet unique mettant en évidence la complémentarité des
fonctions assumées par chacun des intervenants mentionnés ci-dessus.

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1.1.2 OBJECTIF DU PROJET

L’objectif de développement du projet est d’améliorer la gestion et la redevabilité pour les


questions environnementales et sociales liées aux grands investissements d’infrastructure,
l’accent étant mis initialement sur le secteur énergétique
Le projet se concentrera initialement sur les efforts de renforcement des capacités dans le
secteur énergétique, en appui au Projet de développement du secteur énergétique. La
mobilisation de ressources supplémentaires pour faire face de façon plus explicite aux
problèmes dans les secteurs de l’exploitation minière et du transport sera explorée lors de
l’examen à mi-parcours du projet.
Les avantages qui découleront à long terme de ce projet sont les suivants :
(i) réduire les externalités négatives des grands projets d'infrastructure,
(ii) développer un cadre transparent, stable et équitable pour la gestion des risques
environnementaux et sociaux afin d’encourager un environnement favorable aux
grands investissements d’infrastructure, et
(iii) institutionnaliser le flux d’informations entre la population affectée par les grands
projets d’infrastructure et d’autres parties prenantes, et les décideurs politiques.

1.1.3. INDICATEURS PROJET

Les principaux indicateurs de performance sont présentés à l’annexe 3 et incluent les quatre
indicateurs de niveau des objectifs de développement du projet (ODP) suivants :
• % de grands projets d’infrastructure (barrages, centrales électriques, lignes
électriques) dans le secteur énergétique (excepté pétrole/gaz et pipelines)
approuvés chaque année qui sont conformes aux meilleures pratiques et normes
internationales pour la gestion des problèmes environnementaux et sociaux.
• % des aménagements du secteur énergétique existants (y compris les centrales
électriques, les barrages et les lignes de transport d’électricité) pour lesquels tous
les impacts environnementaux et sociaux ont été traités (en mettant en œuvre des
actions d'atténuation convenues, en délivrant des permis et/ou des contraventions,
etc.).
• % des aménagements pour lesquels le rapport annuel de performance
environnementale est certifié conforme par le Ministère de l’Environnement et
Protection de la Nature.
• % des principales parties prenantes camerounaises ciblées (y compris les autorités
locales, les ONG et les journalistes) ayant une compréhension satisfaisante

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1.1.4. COMPOSANTES DU PROJET

Le projet est décomposé en trois composantes qui sont présentées dans les lignes qui suivent. :

 COMPOSANTE 1. Renforcement du ministère en charge de l’Environnement

Cette composante vise le Renforcement du Ministère en charge de l’Environnement afin


qu’il remplisse son mandat qui est entre autres de définir, suivre et contrôler les obligations
environnementales et sociales des grands projets d'infrastructure, conformément à la loi
environnementale de 1996 et à ses décrets d'application.
Dans le cadre de cette composante, le projet financera les biens, l’équipement, l’assistance
technique, la formation et les coûts d’opérations afin de :
• développer et finaliser la réglementation sur l’environnement ;
• préparer les directives sectorielles pour les secteurs de l'électricité, de l'exploitation
minière et du transport, en coopération avec les services correspondants et les
investisseurs privés ;
• harmoniser les normes et procédures environnementales nationales avec les meilleures
pratiques internationales ;
• développer la capacité de gestion du processus d’évaluation environnementale, en
processus de suivi et de vérification des Plans de gestion et d’inspection
environnementales ;
• et préparer une évaluation d'options de financement institutionnel permanent.

 COMPOSANTE 2. Etablissement des cadres de gestion des impacts sociaux

Elle a pour finalité l’établissement des cadres de gestion des impacts sociaux associées aux
grands projets d’infrastructure, conformément aux meilleures pratiques internationales. En se
basant sur les leçons retenues du projet Tchad Cameroun, la composante renforcera les
ministères des Affaires Sociales, de la Santé, de la Culture ainsi que des Domaines et Affaires
Foncières, selon leurs mandats statutaires respectifs ainsi que les organisations de la société
civile y compris les coûts récurrents associés au renforcement des capacités.
Plus spécifiquement, cette composante inclura 5 sous composantes:
• Appuyer le Ministère des Affaires Sociales, qui est la structure gouvernementale en
charge des populations marginales, notamment les peuples autochtones, et la FEDEC
sous la supervision de ce Ministère ;
• renforcer la capacité au sein du ministère des Domaines et des Affaires Foncières et
aider à harmoniser la législation nationale sur la relocalisation involontaire et les
questions foncières ;

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 14


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• fournir une assistance au ministère de la Santé afin de mieux gérer les impacts des
grands projets de Développement sur la santé de la population ;
• renforcer la capacité du ministère de la Culture qui est responsable du suivi des impacts
des projets sur les ressources culturelles physiques ;
• et renforcer la capacité de la société civile afin qu’elle puisse servir d’intermédiaire pour
les problèmes de société et de sentinelle pour assurer une application rigoureuse de la
réglementation nationale.

 COMPOSANTE 3. Appui à l’Unité environnementale au sein du ministère de


l'Énergie et de l'Eau

Elle vise un appui à l’Unité environnementale au sein du ministère de l'Énergie et de l'Eau pour
assurer que les problèmes environnementaux et sociaux liés aux grands projets d’infrastructure
du secteur énergie soient traités conformément aux meilleures pratiques internationales. Le
Ministère de l’Énergie et de l'Eau est la structure responsable du secteur énergétique ainsi que
de la supervision de la mise en œuvre du plan de développement à moindre coût.

Le projet appuiera l'Unité par une assistance technique, des petits travaux et la formation afin
que le Ministère puisse:
• suivre et conseiller les promoteurs sur la préparation des évaluations et des audits
environnementaux, ainsi que du Plan de gestion environnemental pour les projets
d'infrastructure du secteur énergétique, avant leur soumission au Ministère de
l'Environnement pour leur examen ;
• fournir des examens approfondis des évaluations d'impact environnemental pour les
projets du secteur énergétique qui sont soumis par les promoteurs ;
• participer au suivi de l’exécution des plans de gestion convenus et approuvés par le
ministère chargé de l’Environnement ;
• contribuer à la préparation de directives sectorielles environnementales et sociales pour
le secteur de l’électricité ;
• superviser la préparation d’une Evaluation Environnementale Stratégique pour le
secteur énergétique ;
• et organiser une plateforme de consultation entre la société civile, les opérateurs et le
bénéficiaire concernant le développement du secteur énergétique.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 15


SEC DIARRA

1.1.5. COÛT DU PROJET


Le projet est cofinancé conjointement par l’IDA et l’Etat camerounais. La quote part de l’IDA est
synthétisée dans le tableau ci-dessous :

Local Étranger Total


(en millions (en millions (en
Coûts du projet par composante et/ou activité
de dollars de dollars millions de
EU) EU) dollars EU)

Renforcement des capacités du MinEP 2,00 5,40 7,40


Mise en place des cadres sociaux 2,50 5,70 8,20
MinAS 3,50
MinDAF 1,80
MinSanté 1,35
MinCulture 0,75
OSC 0,80
Appui en matière d’environnement au MinEE 1,00 1,50 2,50
Travaux d’Ekounou 0,30 0,30
Fonds de préparation du projet 0,00 0,60 0,60

Coûts de base total 5,50 13,50 19,00


Contingences physiques et financières 0,50 0,50 1,00
Total quote part IDA 6,00 14,00 20,00

La contrepartie de l’Etat camerounais sera déterminée chaque année sur la durée du projet.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 16


SEC DIARRA

1.2- CADRE INSTITUTIONNEL


La gestion du PRECESSE repose sur plusieurs organismes et acteurs. Le développement qui
suit énumère et indique leurs rôles dans la mise en œuvre du projet.

1.2.1. MINISTERE DE L’ECONOMIE DE LA PLANIFICATION ET DE


L’AMENAGEMENT DU TERRITOIRE

Il veille au respect de la mise en œuvre des termes de l’accord de crédit et de la convention de


maîtrise d’œuvre déléguée, ,
Il s’assure de la mobilisation des fonds de la contrepartie du Cameroun et le suivi du Projet à
travers respectivement le MinEP.
le suivi et la gestion des conventions signées entre l’Etat camerounais et l’IDA ;

1.2.2. MINISTERE DE TUTELLE DU PROJET

Le Ministère de L’Environnement assure la reconnaissance administrative du Projet, la


coordination entre les ministères et les Organisations de la Société Civile qui interviennent ou
qui sont impliqués dans la mise en œuvre du Projet.et entérine les actes officiels concernant le
Projet.

Le mandat du MinEP est de :

• Coordonner et suivre les institutions de coopération régionales ou internationales


impliquées dans les questions environnementales ;
• Déterminer avec les ministères et organismes techniques, des mesures visant à
rationaliser la gestion des ressources naturelles ;
• Informer le public sur les moyens de favoriser la participation, la gestion, la
protection et la restauration de l’environnement ;
• Elaborer les politiques environnementales pour les différents secteurs, en
coopération avec les ministères chargés de ces secteurs ;
• Négocier les conventions et accords internationaux pour la protection de
l’environnement et le respect de leur application.

La mise en œuvre du projet repose sur le Bureau des évaluations environnementales au sein
du Département de la Planification Politique et Environnementale qui appuie le travail du
Comité interministériel sur l’environnement (CIE).

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 17


SEC DIARRA

Le Bureau des évaluations environnementales sert de secrétariat technique du CIE,


coordonnera et facilitera la communication entre les membres du CIE en ce qui concerne les
évaluations et les audits environnementaux, et les PGE.
Plus précisément, le Bureau des évaluations environnementales a pour tâche de :
(i) préparer et gérer la correspondance et les communications avec les promoteurs,
(ii) gérer la documentation liée aux évaluations environnementales et aux audits (dont
la rédaction des projets de Termes de mandat et des projets d’évaluation
environnementale), aux PGE, aux permis et contraventions,
(iii) rédiger des examens et les résultats des auditions publiques,
(iv) requérir les opinions des institutions régulatrices subsidiaires sur les questions qui
ressortent de leur compétence,
(v) conseiller le ministère sur la délivrance des permis et des licences de pollution,
(vi) examiner chaque année les rapports de conformité préparés par les promoteurs, et
conduire les inspections sur le terrain pour vérifier la conformité,
(vii) déclencher des actions légales contre les contrevenants, et
(viii) préparer les certificats de conformité pour la signature du ministère.

1.2.3. IDA
Le rôle de l’IDA, dans le cadre du projet, est de :

 veiller au respect de ses procédures tout au long de la mise en œuvre du Projet ;


 procéder aux décaissements des fonds nécessaires à l’exécution du Projet, dans les
délais fixés ;
 assurer la supervision de la mise en œuvre du projet et de procéder, en temps
opportun, aux réajustements et aux nouvelles orientations souhaitées conjointement
avec le gouvernement ;
 mettre à la disposition de l’UCP les informations et les expériences pertinentes
existantes dans des projets similaires à travers le monde.

1.2.4. CAISSE AUTONOME D’AMORTISSEMENT


La CAA est chargée entre autres attributions, de la gestion des fonds d’emprunt et d’aide
extérieurs. A ce titre, elle reçoit les dossiers de paiement en provenance des Unités de Gestion
des Projets. En fonction des dispositions de la Banque Mondiale en matière de décaissement,
les dossiers relatifs aux décaissements de fonds de ce bailleur peuvent alors être transmis à la
Banque ou réglés sur place. La CAA joue également le rôle de comptable public dans le cadre
des paiements des dépenses sur ressources budgétaires (fonds de contrepartie).

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 18


SEC DIARRA

1.2.5. ORGANES DE MISE EN ŒUVRE DU PROJET

Les organes d’exécution du projet comprend :

• une unité de coordination

• sept entités d’exécution dans les ministères et organisations ci-après :

- Ministère des Affaires Sociales (MinAS)


- Ministère des Domaines et des Affaires Foncières (MinDAF)
- Ministère de la Santé Publique (MinSanté)
- Ministère de la Culture (MinCult)
- Ministère de l’Environnement et de la Protection de la Nature (MinEP)
- Ministère de l’Energie et de l’Eau (MinEE)
- Organisations de la Société Civile (OSC)

1.2.4.1 UNITE DE COORDINATION DU PROJET

L’UCP a pour principales missions :

- l’exécution, le contrôle et le suivi et évaluation de l’ensemble des activités du projet ;

- la consolidation du programme de travail, des budgets et la mise en œuvre des activités


du projet ;

- la préparation des dossiers d’appel d’offres ainsi que les diverses conventions avec les
partenaires du projet ;

- la préparation et la transmission à la CAA des requêtes pour la mobilisation des


ressources auprès de l’IDA ;

- la préparation des rapports d’activités périodiques et des rapports sur l’exécution


financière et physique du projet

- l’élaboration des états financiers et des rapports d’exécution du projet ;

- la préparation et le suivi des missions d’audit annuel ;

- la préparation des missions de supervision de l’IDA et du Gouvernement.

Elle peut faire appel à toutes autres personnes ressources dont les compétences et
expériences pourraient être utiles à l’accomplissement correct de sa mission.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 19


SEC DIARRA

1.2.4.2 ENTITÉS D’EXÉCUTION DU PROJET

Les entités d’exécution ont la responsabilité de tous les aspects techniques de leur composante
ou sous-composante, y compris la préparation des programmes de travail et des termes de
mandat, la supervision des consultants et les demandes de paiements à la fin des
consultances.

Chaque entité d’exécution comprend deux points focaux désignés par les ministères et
organisations auxquels ils appartiennent. La désignation des points focaux est constatée par un
texte du Ministre de l’Environnement et de la Protection de la Nature.

Ils sont responsables de la définition des priorités, des programmes de travail et du contenu ou
des activités de leurs composantes ou sous composantes respectives dans le projet.

Les points focaux bénéficient d’une indemnité mensuelle supportée par les fonds de
contrepartie du projet.

Toutes autres indemnités éventuelles sont exclusivement payées sur les fonds de contrepartie.

Les points focaux sont appuyés dans leur mission par un personnel d’appui.
Les points focaux au nombre de deux (2) par entité concernée seront responsables de
l’exécution technique des activités du projet au niveau du ministère dont ils dépendent. A ce
titre ils doivent :

• assurer la direction générale stratégique et la supervision de l’exécution des activités de


la composante ou sous composante ;
• assurer la communication et la concertation entre toutes les parties prenantes de la
composante ou sous composante ;
• approuver les programmes des travaux et les budgets annuels ;
• examiner les rapports d’étape et les rapports d’audits du Projet.

Les entités représentées par les points focaux se réunissent une fois par mois sur convocation
du coordonnateur du projet. Toutefois, en cas d’urgence, ils peuvent se réunir à tout moment
toujours sur convocation du coordonnateur du projet. En cas d’indisponibilité des deux
représentants de l’entité, cette dernière doit faire parvenir son rapport à l’UCP avant la tenue de
la réunion. Les convocations indiquent l’ordre du jour, la date, le lieu et l’heure de la réunion. Le
secrétariat des séances est assuré par l’Unité de Coordination du projet.

Chaque réunion est sanctionnée par un compte rendu qui est distribué à tous les acteurs.
Les frais de fonctionnement des points focaux (à l’exception des indemnités mensuelles ou
autres indemnités éventuelles) sont supportés par le budget du Projet.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 20


SEC DIARRA

1.2.5. ORGANIGRAMME DE L’UNITE DE COORDINATION DU PROJET

Les schémas ci-dessous présentent l’organigramme de structure du siège de l’unité de


coordination du projet tel qu’il sera implanté à Yaoundé lors de la phase de démarrage.

Il sera actualisé en fonction de l’évolution future du PRECESSE.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 21


SEC DIARRA

COORDONNATEUR Personnel de soutien


DU PROJET Secrétariat

SPECIALISTE EN RESPONSABLE
PASSATION DES RESPONSABLE SUIVI -
MARCHES ADMINISTRATIF ET EVALUATION
FINANCIER

PERSONNEL
COMPTABLE D’APPUI

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 22


SEC DIARRA

1.2.6. FICHES DE FONCTION


Des fiches de fonction sont élaborées dans le but de définir les niveaux de responsabilité des
intervenants clés au sein du projet, de décrire les tâches leur incombant et de préciser les
supports sur lesquels ils doivent s’appuyer pour exercer leur rôle.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 23


SEC DIARRA

TITRE
COORDONNATEUR DU PROJET
SUPERIEUR HIERARCHIQUE :

MINISTRE DE L’ENVIRONNEMENT ET DE LA PROTECTION DE LA NATURE

STRUCTURES DEPENDANTES :
Ensemble des services placés sous sa hiérarchie tels que présentés dans l’organigramme.

DESCRIPTIF DES TACHES


• Prépare, en collaboration avec les différents responsables du Projet (y compris points focaux), le
programme annuel des activités du PRECESSE.
• Fait approuver le programme annuel d’activités à l’instance de validation du PRECESSE.
• Assure la supervision et la coordination de l’ensemble des activités du Projet dans un esprit d’équipe.
• Etablit une relation étroite avec les services de l’administration et la coordination avec les projets
similaires ou complémentaires.
• Etablit une collaboration efficace avec les points focaux.
• Coordonne la préparation des cahiers de charges, les conventions et contrats entre le Projet et les
différents intervenants.
• Coordonne la réalisation des activités du projet en relation avec les différents partenaires : bailleurs de
fonds, points focaux, bénéficiaires et autres.
• Assure le suivi des activités du projet à l’aide de rapports produits périodiquement (trimestriels,
semestriels et annuels), de réunions de service et de visites sur terrain.
• Organise annuellement une rencontre bilan de concertation avec les différents partenaires.
• S’assure de la bonne exécution des procédures mises en place concernant notamment la gestion
financière, l’acquisition d’équipements et le recrutement de consultants.
• Assure la gestion courante du projet : correspondance, notes d’information, etc.
• Évalue les performances du personnel de l’UCP à l’aide du guide mis à sa disposition par le projet et
prépare des rapports d’évaluation des performances en conséquence.
• Répond à toute interpellation dont pourrait faire l’objet le projet de la part du gouvernement, des
bailleurs de fonds et des autres institutions dans les domaines relatifs au projet.
• Participe à des échanges, voyages d’étude et missions afin de créer une synergie avec d’autres
opérations similaires.

DOCUMENTS UTILISES

♦ Document d’Evaluation du Projet ;


♦ Le plan de travail annuel budgétisé approuvé ;
♦ Le programme d’activités ;
♦ Manuel d’exécution du projet
♦ Le manuel de procédures administratives, comptables et financières ;
♦ Les décrets, arrêtés et conventions ;
♦ Les accords de crédit ou de subvention.
♦ Le plan de passation des marchés

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 24


SEC DIARRA

TITRE
ASSISTANT ADMINISTRATIF

SUPERIEUR HIERARCHIQUE :
COORDONNATEUR DU PROJET

STRUCTURES DEPENDANTES :
NEANT

DESCRIPTIF DES TACHES

• tenir l’Agenda du Coordonnateur du Projet pour les audiences,


• programmer et préparer les réunions mensuelles de l’Unité de Coordination du Projet (UCP)
• assurer le secrétariat des dites réunions en élaborant les procès verbaux,
• assister la secrétaire dans l’enregistrement et l’acheminement du courrier dès l’arrivée à l’Unité de
Coordination du Projet (UCP),
• dispatcher les conventions et des avenants après signature du bénéficiaire,
• classer les conventions et avenants,
• classer les contrats de consultant,
• tenir un cahier de recensement de tous les contrats signés,
• faire la situation mensuelle de tous les contrats signés,
• tenir les documents confidentiels du Coordonnateur,
• suivre le classement de tous les documents du Projet,
• tenir une copie de toutes les correspondances des différents ministères et bailleurs de fonds,
• assurer toute tâche jugée utile par le Coordonnateur.

DOCUMENTS UTILISES

♦ Statuts et règlement intérieur du Projet ;


♦ Le manuel d’exécution du projet ;
♦ Le manuel de procédures administratives, comptables et financières ;
♦ Les accords de crédits ou de subvention ;
♦ Le plan de travail annuel budgétisé approuvé
♦ Les conditions générales des bailleurs de fonds applicables à leur financement ;
♦ Courriers, cahiers de transmission,….

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 25


SEC DIARRA

TITRE
SPECIALISTE DU SUIVI EVALUATION DU PROJET

SUPERIEUR HIERARCHIQUE :
COORDONNATEUR DU PROJET

STRUCTURES DEPENDANTES :
NEANT

DESCRIPTIF DES TACHES

- Concevoir les outils de collecte de données adaptés aux besoins du projet,


- Définir les indicateurs de suivi de gestion des activités par composante,
- Définir les indicateurs de suivi des réalisations et effets du projet,
- Compléter le cadre de suivi proposé par le manuel d’exécution du projet et compléter l’étude de référence,
- Définir un schéma de circulation de l’information et assurer la régularité du flux d’informations,
- Superviser les opérations de collecte de données et analyser les données recueillies,
- Préparer des rapports d’analyse destinés à attirer l’attention sur les points forts et faibles identifiés dans
l’exécution des activités et les éléments qui requièrent des décisions particulières,
- A partir du modèle de présentation de rapport définit dans le MEP, assurer la production à temps des
rapports trimestriels, semestriels et annuels,
- Contribuer aux activités de supervision, de revue à mi-parcours, de suivi et d’évaluation du projet,
- Participer au suivi technique général du projet,
- Participer à l’élaboration des plans annuels d’opérations,
- Superviser l’évaluation des performances du personnel,
- Travailler en collaboration étroite avec les responsables de l’ensemble des composantes,
- S’assurer que les critères d’impact du projet sont respectés dans l’exécution du programme,
• Accomplir toute tâche relevant de son domaine d’intervention qui pourrait lui être confiée par son supérieur
immédiat.

DOCUMENTS UTILISES

♦ Manuel d’exécution du projet


♦ Plan de passation des marchés
♦ Manuel de procédures administratives et comptables,
♦ Plan de travail annuel budgétisé
♦ Accords de crédit et de subvention,
♦ Conditions générales des bailleurs de fonds applicables à leurs financements,
♦ Document d’Evaluation du Projet
♦ Budget, rapport d’activité, ou tout autre document…

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 26


SEC DIARRA

TITRE

RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER

SUPERIEUR HIERARCHIQUE :
COORDONNATEUR DU PROJET

STRUCTURES DEPENDANTES :
SERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER

DESCRIPTIF DES TACHES


• Mettre en application le manuel de procédures de gestion administrative, financière et comptable et
proposer au besoin les améliorations de ce manuel au cours de l’exécution du Projet,
• Préparer le budget annuel et superviser son application,
• Elaborer le plan de trésorerie et gérer la trésorerie,
• Faire fonctionner et tenir à jour les comptes du PRECESSE (compte désigné IDA et le compte de projet
pour la contrepartie),
• Assurer la gestion administrative du personnel et du matériel ainsi que celle des contrats de fournitures
d’équipements et de services,
• Contrôler les imputations comptables,
• Contrôler les pièces comptables conformément aux dispositions de l’accord de crédit,
• Superviser la préparation des demandes de remboursement et de paiement et assurer leur envoi au(x)
bailleur(s) de fonds,
• Organiser un système d’archivage et de classement des pièces comptables et documents financiers du
projet,
• Élaborer les rapports administratifs, comptables et financiers devant servir à préparer les rapports
d’activités et ceux destinés au contrôle d’audit,
• Préparer et faciliter l’exécution des audits et les missions de supervisions du projet
• Centraliser et consolider toutes les informations relatives à l’administration générale, à la comptabilité,
aux marchés, à la logistique, à la trésorerie, aux financements, etc.,
• Participer à l’évaluation interne des activités du projet.
• Accomplir toute tâche relevant de son domaine d’intervention qui pourrait lui être confiée par son
supérieur immédiat.

DOCUMENTS UTILISES
♦ Manuel d’exécution du projet
♦ Plan de passation des marchés
♦ Manuel de procédures administratives et comptables,
♦ Plan de travail annuel budgétisé
♦ Accords de crédit et de subvention,
♦ Conditions générales des bailleurs de fonds applicables à leurs financements,
♦ Document d’Evaluation du Projet
♦ Budget, rapport d’activité, ou tout autre document…

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 27


SEC DIARRA

TITRE
COMPTABLE

SUPERIEUR HIERARCHIQUE :
RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER

STRUCTURES DEPENDANTES :
NEANT

DESCRIPTIF DES TACHES

• Etablir les chèques,


• Établir les rapprochements bancaires,
• Préparer les imputations comptables.
• Éditer électroniquement le journal, le grand livre, la balance et le bilan,
• Préparer et suivre les Demandes de Remboursement de Fonds (DRF),
• Assurer la comptabilité matière du projet,
• Préparer les états de salaire,
• Préparer le budget de fonctionnement du bureau du projet.
• Gérer les stocks (carburants et autres) et les immobilisations à travers le système d’information
TOMPRO,
• Mettre en œuvre le système d’archivage et de classement des pièces comptables et documents
financiers du projet
• Assister le RAF dans l’organisation de l’audit,
• Participer à l’élaboration des rapports trimestriels et annuels d’activités,
• Accomplir toute tâche relevant de son domaine d’intervention qui pourrait lui être confiée par son
supérieur immédiat.

DOCUMENTS UTILISES
♦ Manuel d’exécution du projet
♦ Plan de passation des marchés
♦ Manuel de procédures administratives et comptables,
♦ Plan de travail annuel budgétisé
♦ Accords de crédit et de subvention,
♦ Conditions générales des bailleurs de fonds applicables à leurs financements,
♦ Document d’Evaluation du Projet
♦ Budget, rapport d’activité, ou tout autre document…
♦ Lettre de décaissement,
♦ Plan comptable.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 28


SEC DIARRA

TITRE
SPECIALISTE EN PASSATION DES MARCHES

SUPERIEUR HIERARCHIQUE :
COORDONNATEUR DU PROJET

STRUCTURES DEPENDANTES :
NEANT

DESCRIPTIF DES TACHES

- Préparer et mettre à jour les avis généraux de passation de marchés (AGPM),


- Préparer les avis particuliers de passation de marchés (APM),
- Préparer les dossiers d’appel d’offres,
- Participer et suivre les opérations de dépouillement et d’évaluation des offres reçues en qualité
d’observateur
- Élaborer les projets de contrats et de marchés afférents au projet,
- Assurer le suivi de l’exécution et la mise à jour du plan de passation de marchés,
- S’assurer que le plan de passation de marchés est en conformité avec l’annexe de l’accord de crédit
(méthodes et seuil de financement),
- Assurer la mise en place et la mise à jour d’un système d’archivage, incluant toutes les pièces nécessaires à
la revue a posteriori des auditeurs et des missions de supervision,
- Tenir à jour la liste des marchés avec indication des méthodes et des étapes,
- Établir et suivre les bons de commandes,
- Suivre l’exécution des contrats de services et des marchés de fournitures,
- Tenir à jour une liste des fournisseurs et des prix courants des fournitures,
- Superviser la confection des dossiers d’appel d’offres et de cotation,
- Coordonner et suivre toutes les opérations de passation de marchés,
- Mettre en place un système d’archivage des dossiers de passation des marchés
- Renforcer les capacités du MINEP en passation des marchés
• Assister le Coordonnateur du Projet dans toute autre tâche relevant de sa compétence.

DOCUMENTS UTILISES

♦ Manuel d’exécution du projet,


♦ Le plan de passation des marchés,
♦ Le plan de travail annuel budgétisé
♦ Accords de crédits,
♦ Manuel de procédures administratives, financières et comptables,
♦ Lettre de décaissement,
♦ Base de données des fournisseurs.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 29


SEC DIARRA

TITRE
ASSISTANT COMPTABLE

SUPERIEUR HIERARCHIQUE :
COMPTABLE DU PDSEN
STRUCTURES DEPENDANTES :
NEANT

DESCRIPTIF DES TACHES


• Etablir les chèques,
• Établir les rapprochements bancaires,
• Préparer les imputations comptables.
• Éditer électroniquement le journal, le grand livre, la balance et le bilan,
• Assurer la comptabilité matières du projet,
• Préparer les états des honoraires et autres avantages,
• Préparer le budget de fonctionnement du bureau du projet.
• Gérer les stocks (carburants et autres) et les immobilisations à travers le système d’information
TOMPRO,
• Mettre en œuvre le système d’archivage et de classement des pièces comptables et documents
financiers du projet
• Assister le comptable du PDSEN dans l’organisation de l’audit,
• Participer à l’élaboration des rapports trimestriels et annuels d’activités,
• Accomplir toute tâche relevant de son domaine d’intervention qui pourrait lui être confiée par son
supérieur immédiat.

DOCUMENTS UTILISES
♦ Manuel d’exécution du projet
♦ Plan de passation des marchés
♦ Manuel de procédures administratives et comptables,
♦ Plan de travail annuel budgétisé
♦ Accords de crédit et de subvention,
♦ Conditions générales des bailleurs de fonds applicables à leurs financements,
♦ Document d’Evaluation du Projet
♦ Budget, rapport d’activité, ou tout autre document…
♦ Lettre de décaissement,
♦ Plan comptable.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 30


SEC DIARRA

TITRE
SECRETAIRE DE L’UCP

SUPERIEUR HIERARCHIQUE :
COORDONNATEUR DU PROJET
PERSONNEL DEPENDANT :
NEANT

DESCRIPTIF DES TACHES


Tâches administratives
• Faire le planning des activités du secrétariat
• Accueillir et orienter les visiteurs vers les différentes ailes des bureaux et membres du personnel
• Scanner et archiver électroniquement les documents
• Gérer les communications téléphoniques et assurer une orientation correcte des appels.
• Réceptionner le courrier ‘Arrivé’ au bureau, faire l’enregistrement et assurer le dispatching de manière
appropriée vers les agents de l’UCP après annotation du coordonnateur.
• Gérer le cahier du courrier ‘Départ’. Veiller à l’enregistrement du courrier départ et le faire suivre en
collaboration avec le planton
• Organiser les réunions et en concevoir l’ordre du jour avec le Coordonnateur et les autres membres de
l’UCP concernés.
• Tenir le secrétariat des réunions et en produire le compte rendu ou le procès verbal.
• Effectuer le suivi des tâches et recommandations issues des réunions.
• Tenir l'agenda du Coordonnateur
• Tenir à jour le répertoire des acteurs du Projet
• Faire les photocopies de tout document réalisé dans le cadre des activités du projet à la demande du
personnel et en classer une copie.

Gestion
• Gérer le stock de bons de carburant et tenir les documents y afférents.

Divers
• Gérer le dossier du personnel en veillant à ce que les pièces le constituant soient au complet et à jour.
• Apprêter les notes de services courantes (diverses annonces relatives au personnel et bureau).
• Apprêter la transmission des offres d’emploi, des appels d’offres et autres, et demander leurs insertions
et diffusions dans les diverses presses (orale et écrite) ;
• Organiser les missions des membres de l'UCP et assurer les formalités d’obtention de visa pour les
experts de la Banque en mission sur le projet et pour le personnel de l’UCP qui doit voyager. En faire le
suivi pour le renouvellement.
• Assurer régulièrement le classement des doubles du chrono et divers documents conformément aux
attributions y compris les fiches de présence, les fiches d’horaire de travail et demandes de fournitures
de bureau.
• Assurer la transmission des Bons de commande, et autres courriers de manière appropriée.
• Organiser les "Pause-Café" lors des séances de travail à l’UCP.
• Participer à l'élaboration des rapports d’activités périodiques du projet.
• Exécuter, à la demande du Coordonnateur, toutes autres tâches en général et des tâches d’appui
administratif en particulier

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 31


SEC DIARRA

DOCUMENTS UTILISES
♦ Le manuel de procédures administratives, comptables et financières ;
♦ Décisions, notes de service ;
♦ Accords de prêts;
♦ brouillard de caisse,
♦ Courriers, cahiers de transmission,….

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 32


SEC DIARRA

TITRE
CHAUFFEUR

SUPERIEUR HIERARCHIQUE
RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER

STRUCTURES DEPENDANTES
Néant

DESCRIPTION DES TACHES

• Assurer le déplacement du personnel ;


• Assurer l’entretien correct de son véhicule ;
• Renseigner et tenir le cahier de bord du véhicule à jour des approvisionnements en
carburant, dates d’entretien trajets effectués et kilométrages ;
• Informer immédiatement sa hiérarchie en cas de panne du véhicule.
• Assurer la transmission des courriers externes ;
• Assurer la transmission des courriers internes
• Veiller à ce que les registres soient signés par les destinateurs des courriers
• Assurer l’orientation des visiteurs
• Se mettre à la disposition de son chef hiérarchique pour toute autre tâche

COMPETENCES ET QUALIFICATIONS

• Titulaire d’un permis de conduire B


• Titulaire de BEPC, GCE O/L ou CAP ou tout autre diplôme équivalent
• Avoir au moins trois ans d’expérience dans un poste similaire
• Avoir une expérience en mécanique serait un atout.

DOCUMENTS UTILISES

• Manuel de procédures administratives.


• Cahier de bord des véhicules.
• Registre des transmissions des courriers.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 33


SEC DIARRA

ANNEXE SPECIALE PRECESSE MINEE

A.1.2 Relations avec les autres structures du MINEE

Dans le cadre de l’implémentation du Projet, le SPM du PDSEN/MINEE travaillera en étroite


collaboration avec la CPM du MINEE à l’occasion de la passation des marchés. Le rôle respectif des
uns et des autres est décrit dans les schémas 5.5.1 et 5.5.2. (cf. Procédures de passation des marchés
PDSEN).

A.1.3 Rappel du contexte

Dans le cadre de la mise en œuvre d’importants investissements dans le secteur de l’énergie, le


Gouvernement du Cameroun a convenu avec la Banque Mondiale d’un Projet de Renforcement des
Capacités Environnementales et Sociales pour le Secteur de l’Energie (PRECESSE) dont le coût global
s’élève à 20 millions de dollars U.E.

A.1.3.1 Dispositif institutionnel et de mise en œuvre


A.
Conformément aux dispositions de l’accord de crédit conclu avec l’IDA, « Le Ministère de
l’Environnement et de la Protection de la nature (MinEP) est responsable de la gestion générale et de la
coordination du PRECESSE. Il travaillera en étroite collaboration avec le MinEE en ce qui concerne le
contrôle et la supervision ». Autrement dit, la mise en œuvre de la composante 3 du PRECESSE
incombe à l’entité MinEE qui dépend de l’unité fiduciaire mise en place par le PDSEN pour ce qui est de
la gestion financière (comptabilité, budget, trésorerie) et de passations des marchés.

Il existe un manuel de Procédures Administratives, Comptables et Financières du PRECESSE. Celui-ci


s’applique spécifiquement pour la gestion des dépenses liées aux composantes 1 et 2 dudit Projet : les
dépenses de la composante 3 du PRECESSE étant gérée par les procédures décrites dans le Manuel
opérationnel du PDSEN.

A.1.3.2 Dispositif des flux financiers

Pour la mise en œuvre de la composante 3 du PRECESSE, le décaissement au titre du Crédit IDA sera
déposé sur le Compte Désigné « CAA-IDA : PRECESSE/MINEE » ouvert à ECOBANK sous les
coordonnées ci-après :

Code Banque Code Guichet Numéro de Compte Clé RIB


10029 00020 01016238442 13

Les modalités de fonctionnement de ce compte sont identiques à celles qui s’appliquent aux Comptes
Désignés ouverts pour le PDSEN (Cf. Procédures financières). Il faut préciser toutefois que les
demandes de paiement adressées à la C.A.A sont signées par le Coordonnateur du PDSEN après visa
du R.A.F de l’Unité MINEE.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 34


SEC DIARRA

A.1.3.3 Description du circuit d’information entre le MINEP et le MINEE

Dans le souci de faciliter l’implémentation des activités confiées à l’Unité Environnementale du MinEE,
les Coordonnateurs du PDSEN (pour le MinEE) et celui du PRECESSE (pour le MinEP) devront
travailler en étroite collaboration, notamment pour ce qui est de la préparation des TDRs.

De manière pratique, le traitement des opérations relatives à la composante 3 se fera selon les
procédures décrites ci-après :

 Les équipes techniques du MinEE prépare les TDRs de l’activité à réaliser et les soumette à
l’approbation du Coordonnateur du PDSEN pour validation ;

 Le Coordonnateur du PDSEN appose son visa et transmet les TDRs au Coordonnateur du


PRECESSE pour approbation ;

 Après validation (signature), le Coordonnateur du PRECESSE retourne les TDRs validés au


Coordonnateur du PDSEN pour exécution ;

 Après réalisation des travaux, le Coordonnateur du PDSEN informe son homologue du PRECESSE
afin qu’il procède au contrôle et à la réception ;

 Le Coordonnateur du PRECESSE programme une descente sur le terrain, le cas échéant avec une
commission ad hoc, qui s’assure de la conformité des travaux effectués avant de signer un P.V
d’exécution (ou de réception) des travaux ;

 Le P.V de réception signé est ensuite transmis au Coordonnateur du PDSEN pour mise en
paiement via le RAF de l’Unité Fiduciaire du MinEE.

Dans l’hypothèse des ateliers et séminaires, la procédure de Mise à Disposition décrite dans la 6ème
partie (6.2…..) sera utilisée selon les étapes ci-après :

 Les TDRs sont préparés par les équipes techniques du MinEE et validés par le Coordonnateur
PDSEN ;

 Le Coordonnateur du PDSEN transmet les TDRs au Coordonnateur du PRECESSE pour


approbation ;

 Approbation, les TDRs sont retournés au Coordonnateur du PDSEN qui les transmet au RAF de
l’unité fiduciaire du MinEE pour mise en paiement.

Nota : Tous les autres aspects (gestion budgétaire, trésorerie, établissement des DRF, etc) sont
générés selon les procédures décrites dans le manuel opérationnel du PDSEN.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 35


SEC DIARRA

II - PROCEDURES BUDGETAIRES

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 36


SEC DIARRA

2.1. PREPARATION DU BUDGET

L’objectif est de préparer pour chaque exercice

• un budget d'investissement et de fonctionnement pour le Projet de Renforcement des


Capacités Environnementales et Sociales pour le Secteur de l’Energie (PRECESSE).

Le budget constitue la traduction chiffrée du programme d'activité du PRECESSE. Ce budget


est établi par composante, par source de financement (IDA, Gouvernement de la République du
Cameroun) et par catégorie de dépenses.

La responsabilité de l’élaboration du budget incombe à l’unité de coordination du projet.


D’autres intervenants, selon leur niveau d’implication, participent à l’élaboration du budget :

• le Ministère de l’environnement et de la protection de la nature

• le Ministère de l’Energie, et de l’Eau,

• le Ministère des Affaires Sociales,

• le Ministère des Domaines et des Affaires Foncières,

• le Ministère de la Santé,

• le Ministère de la Culture,

• les organisations de la société civile et les organisations basées sur la communauté


(CSO/CBO).

Ces structures collaborent toutes à la préparation des prévisions budgétaires du Projet.

Le budget sera établi sur la base des activités à programmer pour l’année à venir
conformément aux accords de financement des bailleurs de fonds et aux activités du
PRECESSE.

Une phase de planification technique précède l’élaboration du budget. Elle se base sur les
activités décrites pour chaque composante dans le manuel d’exécution du Projet.

A long terme la planification est générale et les prévisions sont mises à jour périodiquement
(pour chaque phase du PRECESSE) sur la durée du projet (cinq ans) par les différents
intervenants en collaboration avec l’unité de coordination du projet.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 37


SEC DIARRA

La planification est glissante.

Les phases d’actualisation sont annuelles. Les organes de pilotage et d’orientation avec le
soutien de l’unité de gestion sont impliqués à ce niveau.

Le Budget annuel est élaboré en tenant compte de cette planification.

Les prévisions budgétaires seront établies sur la base des activités (plan d’action)
conformément à l’enveloppe budgétaire, aux contrats signés et aux accords de financement des
bailleurs de fonds.

Les projets de budget sont centralisés et consolidés par l’unité de coordination du projet pour
donner lieu à un projet de budget global annuel qui devra être discuté et approuvé par les
différentes instances.

La contribution nationale est inscrite au niveau du Budget de l’Etat et fait l’objet d’une
programmation conformément aux procédures budgétaires de l’Etat.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 38


SEC DIARRA

PRECESSE PREPARATION DU BUDGET REFERENCE


Manuel de procédures 2.1

Date de la révision : Page : 1

OBJET DE LA PROCEDURE

La procédure budgétaire est primordiale pour l’élaboration d’un budget projet pertinent. Elle doit
être participative et débuter suffisamment tôt pour permettre l’élaboration du budget consolidé
avant le début de l’exercice.

Le budget consolidé du projet est obtenu à partir des budgets des différentes parties prenantes à la
réalisation du projet.
La procédure décrite ci après est élaborée pour atteindre ces objectifs.

PRINCIPE D'APPLICATION

Les Ministères impliqués dans la gestion du projet devront élaborés un programme d’activité
annuel qui sera soumis à l’unité de coordination du projet.

Le programme d’activités annuel sera soumit à l’appréciation d’une commission mise en place à
cet effet.

DOCUMENTS SUPPORTS

Programme d’activités : prévoit les activités à exécuter avec une description des coûts et des
financements pour un exercice donné.
Budget
Manuel d’opération.

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procédure comprend six tâches :

- préparation du budget au niveau des points focaux


- préparation du budget au niveau de l’ UCP
- approbation du budget au niveau de l’ UCP
- consolidation du budget
- approbation du budget.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 39


SEC DIARRA

PRECESSE PREPARATION DU BUDGET REFERENCE


Manuel de procédures 2.1.1
Tâche :
Date de la révision : Préparation du budget au niveau des points focaux Page : 2

Références Opérations
Les points focaux :

1 - Arrêtent la date de mise à jour du programme d’activités


2 - Définissent le cadre de la mise à jour
3 - Passent en revue toutes les activités en cours
4 - Déterminent leur exécution actuelle
5 - Planifient leur exécution à la clôture de l’exercice
6 - Evaluent les activités restant à exécuter sur le précédent plan
7 - Déterminent les nouvelles activités à programmer
8 - Evaluent la faisabilité des différentes activités
9 - Inscrivent les activités retenues dans le programme d’activité pour
l’année à venir et met à jour le précédent plan
10 - Evaluent le coût des activités qui se poursuivent en tenant compte
de leur niveau de réalisation à la fin de l’exercice
11 - Evaluent le coût des nouvelles activités
12 - Déterminent les coûts agrégés des activités
13 - Inscrivent ces coûts au titre du budget annuel des points focaux
dans le respect de l’enveloppe allouée
14 - Envoient une copie du programme d’activité à la coordination du
projet pour approbation
15 - Gardent une copie
16 - Fournissent une copie à tout partenaire intéressé par le suivi.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 40


SEC DIARRA

PRECESSE PREPARATION DU BUDGET REFERENCE


Manuel de procédures 2.1.2
Tâche :
Date de la révision : Préparation du budget au niveau de l’UCP Page : 3

Références Opérations
Les cadres de l’UCP

1 - Arrêtent la date de mise à jour du programme d’activités


2 - Définissent le cadre de la mise à jour
3 - Passent en revue toutes les activités en cours
4 - Déterminent leur exécution actuelle
5 - Planifient leur exécution à la clôture de l’exercice
6 - Evaluent les activités restant à exécuter sur le précédent plan
7 - Déterminent les nouvelles activités à programmer
8 - Evaluent la faisabilité des différentes activités
9 - Inscrivent les activités retenues dans le programme d’activité pour
l’année à venir et met à jour le précédent plan
10 - Evaluent le coût des activités qui se poursuivent en tenant compte
de leur niveau de réalisation à la fin de l’exercice
11 - Evaluent le coût des nouvelles activités
12 - Déterminent les coûts agrégés des activités
13 - Inscrivent ces coûts au titre du budget annuel de la région dans le
respect de l’enveloppe allouée
14 - Envoient une copie du programme d’activité au Coordonnateur
pour approbation,
15 - Gardent une copie

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 41


SEC DIARRA

PRECESSE PREPARATION DU BUDGET REFERENCE


Manuel de procédures 2.1.3
Tâche :
Date de la révision : Consolidation du budget du projet Page : 4

Références Opérations

Le coordonnateur de l’Unité de Coordination :

1 - reçoit et compile le budget des différents points focaux


2 - effectue les travaux d’analyse
3 - intègre ses propres programmations et
4 - élabore le budget consolidé du programme

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 42


SEC DIARRA

PRECESSE PREPARATION DU BUDGET REFERENCE


Manuel de procédures 2.1.4
Tâche :
Date de la révision : Approbation du budget du projet Page : 5

Références Opérations

Le Coordonnateur du l’UCP :

1 - Envoie une copie du programme d’activité consolidé aux points


focaux
2 - propose la date de réunion du comité
3 - définit l’ordre du Jour,
4 - lance les avis de convocation.

Les points focaux sous la présidence du Coordonnateur :

- se réunissent,
5 - examinent le budget,
6 - analysent les activités programmées,
7 - proposent des corrections éventuelles,
8 - décident éventuellement des améliorations appropriées,
9 - valident le budget.

Le Coordonnateur de l’UCP :

11 - Envoie le budget consolidé à la Banque pour approbation,


12 - Le budget serait approuvé par la banque avant le début de chaque
exercice budgétaire.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 43


SEC DIARRA

2.1.1. CALENDRIER D’ELABORATION BUDGETAIRE DE L’IDA


Le calendrier d’élaboration du budget de l’ensemble du Projet est présenté dans le tableau qui suit.

Période Phase Tâches Intervenants Documents Contrôles à effectuer


supports

Entre le 1er /09 Lancement de la procédure Le Coordonnateur : Coordonnateur Manuel d’exécution et S’assurer que les ressources
et le 05/09/N au niveau de chaque entité - adresse une note de cadrage accompagnée manuel de procédures mobilisables
d’exécution d’un projet de calendrier aux points focaux et administratives financière et sont en phase avec le PPM
à ses principaux comptable du approuvé et
collaborateurs PRECESSE l’accord de crédit.
précisant : les
objectifs à atteindre ;
les moyens
mobilisables pour
chaque activité ; les
résultats attendus

Le point Focal (ou Coordonnateur) : Points focaux/ - Etat ’exécution S’assurer que le programme de
Entre le 06/09 Réunion préparatoire des - présente le programme de travail par Coordonnateur du budget de N-1 travail prend en compte les
et le 15/09/N entités d’exécution composante / SPM/RAF/ RSE - Programme de travail de recommandations des
- expose les objectifs poursuivis sur l’exercice l’année à venir précédentes missions de la
- communique le calendrier de réalisation des - Compte rendu des Banque
actions identifiées missions d’évaluation de la
Banque

Entre le 16/09 Collecte et traitement des En fonction du programme de travail arrêté, le PF (ou - Programme de travail S’assurer que les montants
et le 15/10/N informations au niveau de RAF, en collaboration avec les autres Coordonnateur)/ retenus pour l’évaluation du
chaque entité d’exécution responsables : RAF/SPM RSE - estimations de coûts. programme de travail
- prépare une évaluation des activités correspondent à la réalité.
programmées
- vérifie la cohérence globale des chiffres
obtenus
- soumet le budget provisoire au Point Focal

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 44


SEC DIARRA

Période Phase Tâches Intervenants Documents Contrôles à effectuer


supports

Le Point Focal (ou Coordonnateur) :


- réunit ses principaux collaborateurs ayant Point Focal (ou - Budget provisoire des Vérifier que la version papier du
Entre le 16/10 Discussions budgétaires, participé à l’élaboration du budget provisoire ; Coordonnateur.)/ entités d’exécution budget est effectivement visée
et le 25/10/N amendement et mise en forme - recueille les avis des uns et des autres sur la RAF / SPM et RSE - Autres sources par le Point Focal et le RAF.
du Budget provisoire des version provisoire du budget ; d’informations nouvelles.
entités d’exécution - après discussion, valide les amendements à
faire ;
- établit un compte rendu de réunion.

Le RAF :
Entre le 26/10 Transmission du Budget - met à jour le Budget provisoire en tenant -Budget provisoire les S’assurer que la version du
et le 31/10/N provisoire au Coordonnateur compte des résolutions de la précédente entités d’exécution budget à envoyer au
du réunion ; Point Focal / - Compte rendu de réunion Coordonnateur comprend les
- saisie la version modifiée sous format Excel ; RAF amendements proposés.
- transmet (en version fichier et papier) le
budget les entités d’exécution au
Coordonnateur après validation du Point Focal
des entités d’exécution

Après réception des budgets provisoires des


Entre le 01er/11 entités d’exécution le Coordonnateur, avec Budgets provisoires des S’assurer que le budget consolidé
et le 05/11/N Consolidation des Budgets l’assistance du RAF de PRECESSE, Coordonnateur entités d’exécution et du correspond au cumul des budgets
des entités d’exécution - fait une compilation des données reçues des / RAF-PRECESSE PRECESSE des entités d’exécution.
entités d’exécution
- intègre ses propres données (PRECESSE) ;
- élabore un budget global du PRECESSE

Entre le 06/11 Réunion d’analyse de Le Coordonnateur : Coordonnateur/ Point -Budget provisoires des S’assurer que le budget consolidé
et le 15/11/N cohérence du Budget global - réunit tous les Points Focaux, SPM et RAF Focal/ RAF/ entités d’exécution; ne présente pas d’incohérence
pour échanger sur la mouture du budget SPM/RSE - Budget consolidé par par rapport aux objectifs visés.
devant être soumise à IDA ; PRECESSE
- anime les discussions durant la réunion ; - PPM
- dresse un compte rendu des délibérations.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 45


SEC DIARRA

Période Phase Tâches Intervenants Documents Contrôles à effectuer


supports

Entre le 16/11 Transmission du Budget Après correction éventuelle du budget - Budget consolidé du Établissement et signature de la
et le 20/11/N consolidé provisoire à IDA provisoire, le Coordonnateur transmet la Coordonnateur PRECESSE feuille de présence par tous les
version validée ainsi que le compte-rendu de participants à la réunion.
la réunion à IDA pour ANO - Compte rendu de réunion

Entre le 1er/12 La Banque Mondiale : Chargé du Projet à la - Budgets des entités Cohérence globale du budget
et le 10/12/N Avis de IDA sur le Budget - effectue des contrôles d’usage ; Banque mondiale d’exécution avec les objectifs du Projet.
provisoire - en cas d’anomalies relevées, elle la - Budget consolidé du
communique au Coordonnateur pour PRECESSE
correction ; - PPM
- sinon, transmet son ANO au Coordonnateur. - Accord de crédit

Entre le 15/12 Notification du Budget Dès réception de l’ANO de la Banque Coordonnateur Lettre de non objection de RAS
et le 20/12/N approuvé mondiale, le Coordonnateur transmet à la Banque mondiale
chaque Point Focal :
- une copie du budget approuvé ;
- une copie de l’ANO.
- A.N.O
Entre le 21/12 Saisie du Budget approuvé Le Point Focal transmet le budget approuvé Le RAF - Budget approuvé Rapprochement entre les
et le 25/12/N dans TOMPRO au RAF qui se charge de le saisir dans données saisies et les données
Tompro. sur papier.
Le RAF du PRECESSE, en plus du budget de
son entité, s’occupera du budget consolidé.

01er /01/ N+1 Mise en exécution du PTBA A partir de ce moment, toutes les dépenses RAF / Comptable - Budget approuvé S’assurer que chaque dépense
réalisées par l’entité d’exécution doivent être - Fiche d’imputation des correspond à une ligne
imputées sur une ligne budgétaire dépenses budgétaire.
régulièrement approuvée pour l’entité
d’exécution

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 46


SEC DIARRA

2.1.2 CALENDRIER D’ELABORATION BUDGETAIRE DE LA CONTREPARTIE


Période Phase Tâches Intervenants Documents Contrôles à effectuer
supports

Le Coordonnateur : Manuel d’exécution et S’assurer que les ressources


- adresse une note de cadrage accompagnée Coordonnateur manuel de procédures mobilisables
Entre le 1er /08 Lancement de la procédure d’un projet de calendrier aux points focaux et administratives financière et Doivent servir au financement des
et le 05/08/N au niveau de chaque entité à ses principaux comptable du activités de la contrepartie.
d’exécution collaborateurs PRECESSE
précisant : les
objectifs à atteindre ;
les moyens
mobilisables pour
chaque activité ; les
résultats attendus

Elaboration de mémoires de dépenses La loi de finance Manuel S’assurer que les dépenses sont
Coordonnateur d’exécution et manuel de correctement évaluées.
Entre le 06 /08 Préparation de mémoire de RAF procédures administratives
et le 20/08/N dépenses Points focaux financière et comptable du
SPM et RSE PRECESSE

Signer les mémoires des dépenses La loi de finance S’assurer que les mémoires sont
Elaborer la lettre d’accompagnement Coordonnateur Mémoires des dépenses transmis
Entre le 21/08 Transmission des mémoires mobilisables pour
et le 27/08/N de dépenses et de budget au chaque activité ; les
MINEPAT résultats attendus

Assister à la pré-conférence Budget


Entre le 10/09 Participation à la pré- Coordonnateur S’assurer que le budget a été
et le 20/09/N conférence budgétaire soumis à pré-coférence

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 47


SEC DIARRA

PROGRAMME D’ACTIVITE

Année

Points focaux :

Date de rédaction

Codification Activités

Composante Sous - Activité cercle 1 cercle 2 cercle N


Composante

Les Points focaux

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 48


SEC DIARRA

BUDGET POINTS FOCAUX

Année

Points focaux :

Date de rédaction

Codification Coût Financement


Composante Sous - Activité Cercle 1 Cercle 2 Cercle N
Composante
B1 Bn B1 Bn B1 Bn

B : bailleur

Les points focaux

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 49


SEC DIARRA

PROGRAMME D’ACTIVITE CONSOLIDE

Année

Unité de Coordination du Projet :

Date de rédaction

Codification Activités

Composante Sous - Activité Point Point Point Focal Point Focal


Composante focal 1 focal 2 3 N

Le Coordonnateur de l’UCP

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 50


SEC DIARRA

BUDGET CONSOLIDE DU PROGRAMME

Année

Date de rédaction

Codification Coût Financement


Compo- Sous - Activité Point focal 1 Point focal 2 Points focal 3
sante Compo
sante
B1 Bn B1 Bn B1 Bn

B : bailleur

Le Coordonnateur de l’UCP

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 51


SEC DIARRA

2.2. EXECUTION DU BUDGET

Le Suivi de l’exécution du budget est primordial pour le PRECESSE. Sur le plan comptable et
financier il permet de situer les affectations de crédits et l’exécution des activités.

Toute dépense consentie est imputée selon un plan budgétaire. Cette imputation permet de suivre
régulièrement l’exécution du budget par activité, nature et par financement.

La procédure explique comment s’effectue le suivi du budget.

A chaque niveau d’exécution le comptable a la responsabilité du suivi budgétaire. Il fournit


régulièrement à l’ordonnateur l’état d’exécution du budget. Ce dernier peut également lui
demander de fournir l’état d’exécution du budget sur la base de critère précis.

Au niveau du PRECESSE l’enregistrement devrait être fait selon la saisie unique des pièces avec
une multiple imputation.

Il s’effectue au moment des écritures comptables.

Le comptable a la faculté d’éditer plusieurs types d’états budgétaires en fonction des exigences de
gestion et des besoins exprimés par les structures décentralisées et les partenaires.

Il pourrait imprimer :

- l’exécution du budget global par postes, par comptes généraux, par lignes
- l’exécution du budget par mois
- l’exécution du budget par site
- l’exécution budgétaire par catégorie financière, par activités etc.
- la récapitulation de l’exécution du budget.

Il est effectué encours d’année une revue mensuelle du programme annuel. Il ne s’agit pas
d’une évaluation d’impact mais plutôt d’une évaluation opérationnelle dont l’objectif est de
vérifier la disponibilité et la mobilisation des ressources nécessaires à l’atteinte des objectifs
fixés et l’état d’avancement des activités programmées pour l’année.

La revue permet de répondre aux questions suivantes :

- quels sont les acquis et les leçons à tirer depuis le début de l’année ?
- quels sont les contraintes et les goulots d’étranglement ?
- quels sont les ajustements et les solutions envisageables ?

Le suivi d’exécution du budget sera assuré concomitamment par les points focaux et l’UCP.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 52


SEC DIARRA

PRECESSE EXECUTION DU BUDGET REFERENCE


Manuel de procédures 2.2

Date de la révision : Page : 1

OBJET DE LA PROCEDURE

La part relative à chaque point focal et par composante dans le Programme d’activité étant connu,
il est opportun de situer en cours d’exercice l’utilisation des fonds.

La procédure suivante a pour objectif de formaliser les tâches exécutées en vue de la production
d’états d’utilisation du budget.

PRINCIPE D'APPLICATION

Les saisies informatiques ont lieu au niveau de l’UCP.

Les pièces comptables seront recensées et imputées au niveau de l’UCP.

DOCUMENTS SUPPORTS

Brouillards : document d’imputation permettant d’indiquer les différents codes (budgétaires,


financières, analytiques…).

Autres pièces justificatives.

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procédure comprend deux tâches :

- collecte et transmission de la base de données pour consolidation


- traitement comptable et édition des états.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 53


SEC DIARRA

PRECESSE EXECUTION DU BUDGET REFERENCE


Manuel de procédures 2.2.1
Tâche :
Date de la révision : Confection et transmission de la base de données pour Page : 2
consolidation

Références Opérations

Le MinEE :

1 - exécute les différentes opérations prévues


2 - passe les écritures comptables en renseignant les imputations
3 comptables,
4 - archive l’ensemble des brouillards avec les pièces comptables.

5 - Périodiquement, transfert la base de données à l’UCP pour


consolidation.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 54


SEC DIARRA

PRECESSE EXECUTION DU BUDGET REFERENCE


Manuel de procédures 2.2.2
Tâche :
Date de la révision : Traitement Page : 3

Références Opérations
Le comptable de l’UCP :

1 - reçoit la base de données pour intégration,


2 - importe les écritures comptables dans la base pour consolidation,
3 - élabore les états d’exécution mensuelle ; trimestrielle et
semestrielle.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 55


SEC DIARRA

2.3. SUIVI ET CONTROLE DU BUDGET

PRECESSE SUIVI ET CONTROLE DU BUDGET REFERENCE


Manuel de 2.3.
procédures

Date de la révision : Page : 1

OBJET DE LA PROCEDURE
Assurer le suivi et le contrôle des engagements et des décaissements des dépenses en vue de
la production des rapports d’exécution financière

PRINCIPE D’APPLICATION

La procédure s’applique quotidiennement avant l’engagement de toute dépense,


mensuellement et trimestriellement pour la production des rapports d’exécution financière.
L’engagement d’une dépense se fait sur la base d’une demande d’achat signée par le
coordonnateur;
Le contrôle quotidien des engagements et le suivi budgétaire/analytique sont assurés par le
RAF ;
En cas de dépassement budgétaire, seul le Coordonnateur de UCP, après avis positif de la
Banque Mondiale, autorise l’engagement de nouvelles dépenses sur le budget ou autorise des
réaffectations d’une ligne budgétaire à une autre à la demande du responsable du budget
concerné.

Après la fin du cycle de préparation du budget, la configuration de saisie budgétaire doit être
définie pour tenir compte des différents plans de gestion du projet à savoir :
- l’axe comptable,
- l’axe budgétaire
- l’axe analytique,
- l’axe géographique
- l’axe financier

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 56


SEC DIARRA

Le budget de trésorerie doit être élaboré et saisi dans le même contexte dans le système.

La fiabilité des informations fournies dans les tableaux de bord requiert la tenue à jour de la
comptabilité. Toutes les dépenses doivent être ventilées selon les axes ci-dessous :

• sur quelle catégorie de dépenses ?


• pour quel but ?
• pour quel objectif ?
• pour quelle activité ?
• pour quelle entité ?

Des tableaux de bord sont édités par le logiciel de gestion intégrée TOMPRO selon les axes
définis ci-dessus.
• L’UCP doit élaborer des rapports mensuels, trimestriels et annuels (technique et
financier).
• Les points focaux doivent fournir des rapports techniques et financiers de l’état
d’exécution des activités qu’ils ont en charge
• Pour un meilleur suivi budgétaire et analytique, le coordonnateur de l’UCP doit
effectuer périodiquement des visites de terrain pour mieux assurer le contrôle
continu de la mise en œuvre des activités sur le terrain.
Le logiciel permet d’élaborer un tableau de bord de suivi budgétaire à travers la
combinaison de plusieurs critères.
Suivi quotidien

Le contrôle budgétaire intervient à l’étape de l’engagement de la dépense à partir des


demandes d’achat émises.
Dans la phase d’exécution du budget, le RAF :
• Effectue un contrôle des budgets disponibles avant tout engagement de
dépenses :
o le bien ou le service à acquérir est inscrit au budget
o la ligne budgétaire est suffisante

• Rejette la demande, si la ligne budgétaire est inexistante ou insuffisante


• Poursuit la procédure d’achat ou de règlement si la ligne budgétaire est suffisante

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 57


SEC DIARRA

Suivi mensuel

Le RAF :
• Produit les tableaux de bord budgétaires mensuels permettant de suivre de façon fiable
l’exécution des budgets par catégorie de dépenses, par but, par objectif, par activité et par
entité,
• Fournit avant le 10 de chaque mois à chaque point focal l’état d’exécution du budget pour le
mois écoulé ainsi que les dépenses cumulées depuis le début de l’année.

Suivi trimestriel

Mécanisme de suivi
• Grâce au logiciel TOMPRO, le RAF, édite les tableaux de bord trimestriels pour le suivi analytique
et budgétaire par catégorie de dépenses, par but, par objectif, par activité et par entité ;
• Les tableaux de bord sont édités tous les trimestres et intégrés dans la présentation des rapports
financiers trimestriels ;
• Le RSE reçoit du RAF les tableaux de bord consolidés de l’ensemble du projet.

Rédaction des rapports

Sur la base des tableaux de bord édités, le RAF rédige un rapport financier comprenant
notamment :
• Une analyse globale de la situation financière et des performances par rapport aux objectifs de la
Période ;
• Une analyse détaillée du point d’exécution des budgets par catégorie de dépenses, par but, par
objectif et par activité, par entité;
• Une analyse des déboursements par catégorie de dépenses ;
• Une analyse de la situation de trésorerie ;
• La situation des dettes ;
• La situation des engagements en cours ;
• La situation de mise en œuvre du plan de passation de marchés

A ces différents éléments s’ajoutent tous les extras vérifiables de la comptabilité.

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procédure comprend une tâche :


• Suivi périodique (mensuel, trimestriel, semestriel et annuel)

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 58


SEC DIARRA

PRECESSE EXECUTION DU BUDGET REFERENCE


Manuel de procédures 2.3
Tâche :
Date de la révision : Suivi période Page : 3

Références Opérations

Le comptable de l’UCP :

1 - A partir du logiciel TOMPRO


2 - Fixe la période d’analyse
3 - Détermine les critères d’analyse (budget, activité, financement etc)
4 - Edite le tableau de suivi approprié
5 - Procède au contrôle et à l’analyse des données
6 - Diligente la correction éventuelle
7 - Transmet au RAF pour supervision et validation

Le RAF

8 - Reçoit le tableau de bord de suivi budgétaire,


9 - Apprécie les résultats du suivi budgétaire,
10 - Formule et transmet les observations à prendre en compte

Le comptable

11 - Reçoit les observations,


12 - Procède à la correction subséquente

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 59


SEC DIARRA

2.4. REVISION DU BUDGET

PRECESSE REVISION DU BUDGET REFERENCE


Manuel de 2.4.
procédures

Date de la révision : Page : 1

OBJET DE LA PROCEDURE

Au cours de l'année, pour des raisons particulières ou lorsque les conditions l’exigent, les points
focaux ou l’UCP peuvent être amenés à modifier leur budget. C'est l'objet de la présente
procédure.

PRINCIPE D'APPLICATION

La révision du budget est possible au cours de l'année. Elle ne devrait toutefois intervenir que
dans des cas particuliers. Les points focaux et l’UCP doivent faire de sorte que les prévisions
budgétaires soient les plus fiables possibles. Toute révision budgétaire doit être validée par la
Banque Mondiale.

La procédure de révision suit la même logique que la procédure d'approbation décrite ci haut.

DOCUMENTS SUPPORTS

- Budget approuvé ;
- Etat d’exécution du budget ;
- Propositions de révision.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 60


SEC DIARRA

CHAPITRE III : - PROCEDURES DE GESTION DU COURRIER

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 61


SEC DIARRA

3.1.1 PRESENTATION DE LA FONCTION

Le courrier, par son archivage adéquat permet à une structure de se constituer une base de
données indispensable à sa gestion.

La gestion optimale du courrier est celle qui assure au responsable l’identification du


destinataire et de la provenance de tout courrier envoyé ou reçu.

Les correspondances entre les entités publiques et l’UCP se feront par les chefs de
départements ministériels. Toutefois pour les besoins de célérité, des copies avancées signées
par au moins l’un des points focaux devront être adressées à l’UCP.

Les rapports physiques seront transmis suivant la procédure de transmission du courrier


physique.

Les procédures qui suivent assurent ces différentes attributions tout en permettant de
rationaliser le coût de gestion du courrier.

Elles comprennent :

- le traitement du courrier au départ,


- le traitement du courrier à l’arrivée,
- le traitement du courrier confidentiel,
- le traitement du courrier électronique,
- la gestion du téléphone et de la télécopie.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 62


SEC DIARRA

3.1.2 TRAITEMENT DU COURRIER AU DEPART

PRECESSE TRAITEMENT DU COURRIER AU DEPART REFERENCE


Manuel de 3.1.2
procédures

Date de la révision : Page : 1

OBJET DE LA PROCEDURE

La procédure de traitement du courrier au départ permet de codifier les expéditions de courrier du


Projet. Elle assure la formalisation de l’ensemble des tâches afférentes à cette opération. Les
différents documents supports permettent l’archivage adéquat du courrier envoyé.

PRINCIPE D'APPLICATION

Aucun courrier ne doit être envoyé sans l’accord du Coordonnateur du PRECESSE. Celui-ci
mentionne son accord par la signature de tous les courriers à envoyer. En son absence, il désigne
par note de service le responsable de la structure qui aura la délégation de pouvoir. Le champ de
cette délégation est précisé par note de service.

DOCUMENTS SUPPORTS

- Registre de courrier au départ : porte les mentions suivantes : date d’expédition, numéro
d’ordre, destinataire, objet. Il se présente sous la forme d’un cahier pré imprimé scindé en
colonnes, il permet d’annoter les différents courriers envoyés par le Projet avec une
indication de leurs destinataires ; un registre du courrier départ peut être individualisé par
partenaire (par exemple CAA, Banque mondiale, entité) pour la gestion des courriers.
- Cahier de transmission : registre à colonnes contenant les indications sur la nature du
courrier envoyé, le destinataire, la date d’envoi et le réceptionnaire. Une colonne
émargement y est prévue. Elle reçoit la signature du destinataire.

Les spécimens de ces documents sont joints à la fin du chapitre.

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procédure comprend trois tâches :

- préparation,
- archivage,
- envoie.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 63


SEC DIARRA

PRECESSE TRAITEMENT DU COURRIER AU DEPART REFERENCE


Manuel de 3.1.2
procédures
Tâche :
Date de la révision : Préparation Page : 2

Références Opérations

L’initiateur du courrier :

1 - saisit le courrier,
2 - la transmet au secrétariat pour arrangement.

Secrétaire de l’UCP:

3 - effectue la mise en forme du courrier,


4 - transmet au responsable de l'initiateur pour visa

Le Responsable:

5 - après éventuellement quelques observations sur le courrier,


6 - transmet le courrier auprès du secrétariat du Coordonnateur.

Secrétaire du Coordonnateur:

7 - transmet le courrier au Coordonnateur pour observations.

Le Coordonnateur :

8 - après éventuellement quelques observations,


9 - transmet le courrier à l'assistance pour la mise sur papier entête.

Secrétaire du Coordonnateur

10 - imprime le courrier sur papier entête,


11 - transmet au Coordonnateur pour signature.

Le Coordonnateur :
12 - signe le courrier,
13 - le transmet à son secrétaire

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 64


SEC DIARRA

PRECESSE TRAITEMENT DU COURRIER AU DEPART REFERENCE


Manuel de 3.1.2
procédures
Tâche :
Date de la révision : Archivage Page : 3

Références Opérations

Secrétaire du Coordonnateur

1 - fait deux copies du courrier,


2 - classe une copie dans le chrono des départs,
3 - envoie une copie à l’initiateur pour son classement.

L’initiateur :

4 - reçoit sa copie du courrier,


5 - signe une décharge sur la copie de l'assistante,
6 - effectue le classement de sa copie dans son dossier.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 65


SEC DIARRA

PRECESSE TRAITEMENT DU COURRIER AU DEPART REFERENCE


Manuel de 3.1.2
procédures
Tâche :
Date de la révision : Expédition Page :4

Références Opérations

Secrétaire du Coordonnateur

1 - reçoit le courrier signé,


2 - l’enregistre dans le registre des courriers au départ,
3 - l’enregistre dans le cahier de transmission,
4 - le prépare pour l’envoie par l’utilisation d’enveloppe, plis colis
appropriés,
5 - le donne au coursier pour l’envoi.

Le coursier :

6 - achemine le courrier au lieu indiqué,


7 - fait signer par le correspondant une décharge (dans le cahier de
transmission et sur une copie de la lettre),
7bis - ou joint le papier OK au courrier s'il s'agit d'un fax,
8 - retourne la décharge à l’assistante.

Secrétaire du Coordonnateur

9 - reçoit le cahier de transmission,


10 - s’assure qu’il a été signé,
11 - classe le cahier de transmission.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 66


SEC DIARRA

MODELE DE REGISTRE « COURRIER DEPART »

Date N° Destinataire Objet Observation


Expédition d’ordre

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 67


SEC DIARRA

MODELE DE « CAHIER DE TRANSMISSION»

Date N° Destinataire Référence Décharge


Expédition d’ordre

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 68


SEC DIARRA

3.1.3 TRAITEMENT DU COURRIER A L’ARRIVEE

PRECESSE TRAITEMENT DU COURRIER A L’ARRIVEE REFERENCE


Manuel de 3.1.3
procédures

Date de la révision : Page : 1

OBJET DE LA PROCEDURE

La réception des courriers en provenance de l’extérieur se fait selon une procédure qui simplifie les
tâches exécutées tout en maintenant les contrôles indispensables permettant de sécuriser cette
opération.

La procédure formalise les tâches, précise le rôle de chaque acteur et codifie les étapes de
manière à permettre le suivi de l’opération.

PRINCIPE D'APPLICATION

- Le courrier reçu est d’abord examiné par le Coordonnateur du PRECESSE qui en assure
ensuite l’imputation aux membres du personnel.
- En cas d’absence du Coordonnateur du PRECESSE ce dernier transmet à un autre agent
habilité, ses prérogatives par note de service. La durée de cette délégation est également
précisée dans la note.
- Tout courrier reçu est archivé au secrétariat en plus du second archivage par la personne
traitant le dossier.

DOCUMENT SUPPORT

- registre de courrier arrivée : cahier scindé en colonnes permettant de suivre de manière


chronologique l’ensemble des courriers reçus par le PRECESSE ainsi que leur provenance.
Un registre du courrier arrivée peut être individualisé par partenaire (par exemple CAA,
Banque mondiale, entité) pour la gestion des courriers. Le Spécimen de ce document est
fourni à la fin du chapitre.

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procédure comporte deux principales tâches :

- réception,
- imputation.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 69


SEC DIARRA

PRECESSE TRAITEMENT DU COURRIER A L’ARRIVEE REFERENCE


Manuel de 3.1.3.
procédures
Tâche :
Date de la révision : Réception Page :2

Références Opérations

Secrétaire du Coordonnateur

1 - reçoit le courrier,
2 - enregistre dans le registre de courrier arrivée en mentionnant la
date de réception au moyen de cachets courrier arrivé, dateur et
numéroteur,
3 - classe le courrier dans le trieur du Coordonnateur du PRECESSE
ou de la personne habilitée pour ce faire,
4 - dépose le trieur sur le bureau du responsable.

Le Coordonnateur du PRECESSE ou la personne habilitée

5 - reçoit le courrier,
6 - le traite,
7 - impute le courrier au destinataire.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 70


SEC DIARRA

PRECESSE TRAITEMENT DU COURRIER A L’ARRIVEE REFERENCE


Manuel de 3.1.3
procédures
Tâche :
Date de la révision : Imputation Page : 3

Le Secrétaire du coordonnateur:

1 - reçoit le courrier avec les consignes d’imputation,


2 - fait une copie du courrier,
3 - classe dans le registre courrier arrivée l’original,
4 - transmet sous décharge au près du secrétariat du destinataire la
copie du courrier.

Le Secrétaire de l’UCP:

5 - reçoit le courrier,
6 - le mentionne dans son cahier,
7 - le transmet sous décharge au responsable, qui à son tour
l’imputera à la personne chargée du dossier.

Le destinataire :

8 - reçoit la copie du courrier sous décharge,


9 - diligente le traitement approprié au courrier.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 71


SEC DIARRA

MODELE DE REGISTRE « COURRIER ARRIVEE »

Date N° Référence Expéditeur Objet Observation


Arrivée D’ordre

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 72


SEC DIARRA

3.1.4 TRAITEMENT DU COURRIER CONFIDENTIEL

PRECESSE TRAITEMENT DU COURRIER CONFIDENTIEL REFERENCE


Manuel de 3.1.4
procédures

Date de la révision : Page : 1

OBJET DE LA PROCEDURE

Le courrier confidentiel eu égard à sa particularité, doit subir un traitement spécifique.

La présente procédure permet de codifier les principales tâches exécutées en la matière.

PRINCIPE D'APPLICATION

- le Coordonnateur du PRECESSE est seul habilité à ouvrir le courrier confidentiel ou, à défaut,
il désignera par note de service l’agent chargé de le suppléer,
- il décidera de la suite à donner au traitement du courrier,
- il classera les courriers confidentiels reçus à son propre niveau,
- il a la faculté de confier à son Assistante de Unité de Coordination du Projet (UCP) la
préparation du courrier confidentiel à expédier.

DOCUMENTS SUPPORTS

Les mêmes documents utilisés dans la gestion du courrier classique seront utilisés pour le
traitement du courrier confidentiel.

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procédure comporte deux tâches :

- traitement au départ,
- traitement à l’arrivée.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 73


SEC DIARRA

PRECESSE TRAITEMENT DU COURRIER CONFIDENTIEL REFERENCE


Manuel de 3.1.4
procédures
Tâche :
Date de la révision : Au départ Page : 2

Références Opérations
Le Coordonnateur du PRECESSE :

1 - définit le caractère confidentiel du courrier,


2 - enregistre le courrier dans son registre courrier confidentiel au
départ,
3 - fait une copie du courrier,
4 - classe une copie dans son classeur de courrier confidentiel au
départ,
5 - dépose auprès de l’initiateur une copie pour ses archives,
6 - prépare l’original au moyen d’enveloppe, plis ou colis adéquats,
7 - appose la mention « confidentiel» sur le courrier préparé,
8 - donne à l’Assistante de direction pour expédition,

ou

6bis - transmet le courrier à l’Assistante de direction pour la préparation


de l’expédition.

Secrétaire du Coordonnateur

9 - reçoit le courrier,
10 - l’enregistre dans son registre en indiquant la mention
« confidentiel»,
11 - diligente l’expédition selon la procédure au départ,

Ou

L’assistant(e) du service :

6ter - reçoit le courrier,


6quater - le prépare au moyen d’enveloppe, de plis ou de colis adéquats,
7bis - y appose la mention « confidentiel »,
10bis - l’enregistre dans son registre en indiquant la mention,
« confidentiel»,
11bis - fait expédier conformément à la procédure de courrier au départ le
courrier préparé expédie le courrier.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 74


SEC DIARRA

PRECESSE TRAITEMENT DU COURRIER CONFIDENTIEL REFERENCE


Manuel de 3.1.4
procédures
Tâche :
Date de la révision : A l’arrivée Page : 3

Références Opérations

Secrétaire du Coordonnateur

1 - reçoit le courrier confidentiel,


2 - l’enregistre comme confidentiel dans son registre,
3 - le transmet fermé au Coordonnateur du PRECESSE ou à son
délégué désigné.

Le Coordonnateur ou son délégué désigné :

4 - reçoit le courrier,
5 - procède à son ouverture,
6 - l’enregistre dans son registre de courrier confidentiel reçu,
7 - le traite,
8 - décide de son imputation,
9 - effectue une copie,
10 - classe l’original dans son classeur,
11 - impute la copie au destinataire pour le traitement.

Le destinataire :

12 - reçoit le courrier,
13 - traite selon la procédure de courrier reçu.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 75


SEC DIARRA

3.1.5 TRAITEMENT DU COURRIER ELECTRONIQUE

PRECESSE TRAITEMENT DU COURRIER ELECTRONIQUE REFERENCE


Manuel de 3.1.5
procédures

Date de la révision : Page : 1

OBJET DE LA PROCEDURE

Le traitement du courrier électronique, tant à la réception qu’à l’envoi se fait selon les procédures
adéquates permettant un niveau de contrôles indispensables assurant la sécurité des opérations.

Le courrier électronique est un moyen de communication reconnue au même titre que les autres
formes de correspondances au sein du PRECESSE.

Afin de faciliter la circulation de l’information entre les acteurs du projet, un groupe comportant les
adresses des destinataires des courriers devra être créé. La liste pourra être revue pour tenir
comptes des éventuels mouvements des acteurs.

La procédure formalise les tâches, précise le rôle de chaque acteur et codifie les étapes de
manière à permettre le suivi de l’opération.

PRINCIPE D'APPLICATION

Le traitement du courrier électronique se fait suivant les mêmes procédures décrites en 312 et 313,
à l'exception des courriers reçus ou envoyés directement par les chefs de services à partir de leur
adresse électronique professionnelle.

DOCUMENT SUPPORT

- registre de courrier arrivé,


- registre courrier départ,
- cahier de transmission.

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procédure concerne principalement le traitement du :

- courrier au départ,
- courrier à l’arrivée.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 76


SEC DIARRA

3.1.5.1 TRAITEMENT DU COURRIER AU DEPART

PRECESSE TRAITEMENT DU COURRIER ELECTRONIQUE REFERENCE


Manuel de AU DEPART 3.1.5.1
procédures

Date de la révision : Page : 1

OBJET DE LA PROCEDURE

Le courrier électronique est un des moyens les plus utilisés pour les échanges d'information ou de
correspondance. Les procédures qui suivent visent à formaliser les différentes étapes dans le
traitement de ce type de courrier.

PRINCIPE D'APPLICATION

Chaque chef de service ou de département à une adresse électronique pour les échanges de
correspondances professionnelles.

Chaque agent est responsable des courriers qui viennent directement à partir de son adresse.

Il est tenu de procéder à un classement à son niveau.

Au cas où la correspondance concerne un autre collaborateur, une copie lui est transmise avec
une décharge.

Le courrier électronique envoyé pour solliciter un avis de non objection du bailleur est
obligatoirement envoyé par le Coordonnateur.

DOCUMENTS SUPPORTS

- Registre du courriel au départ

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procédure comprend une tâche :

- Préparation, envoi et archivage.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 77


SEC DIARRA

PRECESSE TRAITEMENT DU COURRIER ELECTRONIQUE REFERENCE


Manuel de AU DEPART 3.1.5.1
procédures
Tâche :
Date de la révision : Préparation, envoie et copie Page : 2

Références Opérations

L’initiateur du courrier :

1 - saisit le courrier,
1 bis - obtient l’accord du Coordonnateur
2 - l'expédie au correspondant tout en faisant copie au
coordonnateur,
3 - tire deux copie du courrier,
4 - le classe dans son chrono des courriers départ.
5 - Transmet sous décharge une copie à la secrétaire du
coordonnateur pour classement

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 78


SEC DIARRA

3.1.5.2 TRAITEMENT DU COURRIER A L’ARRIVEE

PRECESSE TRAITEMENT DU COURRIER ELECTRONIQUE REFERENCE


Manuel de A L’ARRIVEE 3.1.5.2
procédures

Date de la révision : Page : 1

OBJET DE LA PROCEDURE

La réception des courriers électroniques en provenance de l’extérieur se fait selon une procédure
qui simplifie les tâches exécutées tout en maintenant les contrôles indispensables permettant de
sécuriser cette opération.

La procédure formalise les tâches, précise le rôle de chaque acteur et codifie les étapes de
manière à permettre le suivi de l’opération.

PRINCIPE D'APPLICATION

L’Assistante de Direction consulte dès son arrivée, chaque matin, la boite de réception des
messages et transmet la copie au Coordonnateur du Projet.

Le courrier reçu est d’abord examiné par le Coordonnateur qui en assure ensuite l’imputation aux
membres du personnel.

En cas d’absence du Coordonnateur ce dernier transmet à un autre agent habilité, ses


prérogatives par note de service. La durée de cette délégation est également précisée dans la
note.
Tout courrier reçu est archivé au secrétariat en plus du second archivage par la personne traitant
le dossier.

Toutefois, les courriels reçus par les responsables à partir de leur adresse professionnelle sont
obligatoirement portés à la connaissance du coordonnateur avant leur traitement.

DOCUMENT SUPPORT

- Registre de courriel arrivée.

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procédure comporte deux principales tâches :


- réception
- imputation.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 79


SEC DIARRA

PRECESSE TRAITEMENT DU COURRIER ELECTRONIQUE REFERENCE


Manuel de A L’ARRIVEE 3.1.5.2
procédures
Tâche :
Date de la révision : Réception Page : 2

Références Opérations

Le Secrétaire du Coordonnateur :

1 - consulte la boite de réception des messages,


2 - édite tous les messages reçus,
3 - enregistre dans le registre de courrier arrivée en mentionnant la
date de réception au moyen de cachets courrier arrivé, dateur et
numéroteur,
4 - classe le courrier dans le trieur du Coordonnateur ou de la
personne habilitée pour ce faire,
5 - dépose le trieur sur le bureau du responsable.

Le Coordonnateur ou une personne habilitée pour ce faire:

6 - reçoit le courrier,
7 - l'impute au destinataire.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 80


SEC DIARRA

PRECESSE TRAITEMENT DU COURRIER ELECTRONIQUE REFERENCE


Manuel de A L’ARRIVEE 3.1.5.2
procédures
Tâche :
Date de la révision : Imputation Page : 3

Secrétaire du Coordonnateur

1 - reçoit le courrier avec les consignes d’imputation,


2 - fait deux copies du courriel,
3 - classe dans le chrono arrivé l’original,
4 - dépose au près du secrétariat du destinataire la copie du courrier
avec une décharge.

Le Secrétaire de l’UCP :

5 - reçoit le courrier,
6 - l’enregistre dans son cahier,
7 - l’envoie chez le responsable de service, qui l’imputera à la
personne chargée du dossier.

Le destinataire :

8 - reçoit la copie du courrier,


9 - diligente le traitement approprié du courrier.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 81


SEC DIARRA

SCHEMAS DE CIRCULATION DE COURRIER

COURRIER ARRIVEE
ACTEURS PROCEDURES DOCUMENTS
Réception

Secrétariat Numérotation Registre courrier


arrivée

Classement Trieur

Coordonnateur Examen & Imputation Post-it

Secrétariat Analyse & distribution

Agents UCP /entité Traitement

Secrétariat Classement Classeur

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 82


SEC DIARRA

COURRIER DEPART

ACTEURS PROCEDURES DOCUMENTS

Agents de la UCP/Entité Rédaction

Secrétariat Saisie, Préparation &


Présentation à la signature

Visa de l’agent demandeur

Coordonnateur Signature

Secrétariat Traitement Registre départ


Enregistrement

L’agent de liaison Expédition & décharge Cahier de transmission

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 83


SEC DIARRA

3.1.6 GESTION DE LA TELECOPIE ET DU TELEPHONE

PRECESSE TÉLÉCOPIE ET TÉLÉPHONE REFERENCE


Manuel de 3.1.6.
procédures

Date de la révision : Page : 1

OBJET DE LA PROCEDURE

La télécopie et le téléphone sont plus fréquemment utilisés dans les relations avec l’extérieur. Leur
gestion doit être codifiée afin de permettre leur rationalisation.

PRINCIPE D'APPLICATION

Les communications avec l’extérieur par voie de télécopie doivent être gérées avec efficacité.

Les originaux des messages expédiés doivent être classés par ordre chronologique dans un
dossier spécifique « Fax envoyés » et doivent être traités conformément aux procédures des
courriers « départs ».

Les messages reçus par télécopie doivent être classés dans un dossier spécifique « Fax
Reçus » et doivent être traités conformément aux procédures des courriers à l’arrivée. (cf. 3.1.1
et 3.1.2)

Le Coordonnateur établit une règle d’accès aux communications téléphoniques ;

Cette règle permet d’établir les conditions d’appel urbain, interurbain et international. La mise en
place de ces règles est essentielle en vue de limiter au minimum le coût des communications
téléphoniques ;

La personne chargée de gérer les communications téléphoniques utilise un registre des appels.
Le modèle de ce registre est joint en fin de chapitre.

DOCUMENT SUPPORT

- Fiche de réception des communications,


- Cahier de communications téléphoniques.

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procédure comprend deux tâches :

- la gestion des communications téléphoniques entrantes,


- la gestion des communications téléphonique sortantes.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 84


SEC DIARRA

PRECESSE TÉLÉCOPIE ET COMMUNICATION RÉFÉRENCE


Manuel de TÉLÉPHONIQUE 3.1.6.
procédures
Tâche :
DATE DE REVISION : Communication téléphonique entrante Page : 2

Références Opérations

Secrétaire du Coordonnateur

1 - reçoit l’appel,
2 - le transfère directement au destinataire final,

ou en cas d’absence,

3 - prend le message sur la fiche des réceptions des communications


téléphoniques,
4 - remet la fiche à l’intéressé dès son retour.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 85


SEC DIARRA

PRECESSE

FICHE DE RECEPTION DES COMMUNICATIONS

Le……………………………………… à …H…mn
Message reçu de……………………………………………….
Destiné à ………………………………………………………..
Objet……………………………………………………………..
……………………………………………………………………
Disposition à prendre………………………………………..

A téléphoné

Est venu

Va rappeler

Urgent

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 86


SEC DIARRA

PRECESSE TÉLÉCOPIE ET COMMUNICATION RÉFÉRENCE


Manuel de TÉLÉPHONIQUE 3.1.6.
procédures
Tâche :
DATE DE REVISION : Communication téléphonique sortante Page : 4

Le Personnel intéressé :

1 - demande au standard un numéro d’appel,

Le Secrétaire de l’UCP

2 - compose le numéro,
3 - passe la communication à l’intéressé,
4 - renseigne le registre des communications sortantes (heure
d’appel, numéro d’appel, destinataire, le nom de l’intéressé ayant
demandé l’appel).

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 87


SEC DIARRA

PRECESSE

CAHIER DE COMMUNICATION TELEPHONIQUE

Date :

Noms Numéros Destination Heures


appelant appelés (services) d’appel

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 88


SEC DIARRA

3.1.7 DOCUMENTATION ET ARCHIVAGES


3.1.7.1 OBJET ET DOMAINE D’APPLICATION

La documentation d’un projet a une importance primordiale : c’est l’outil de communication et de


dialogue entre les membres de l’équipe projet et les intervenants extérieurs Elle assure aussi la
pérennité des informations au sein du projet.

Afin d’organiser la gestion de la documentation produite ou reçu par le projet, il convient au


préalable d’identifier tous les types de documents relatifs aux diverses étapes d’un projet, de les
référencer de manière homogène pour ensuite définir un mode de gestion commun à tous les
acteurs du projet.

3.1.7.2 IDENTIFICATION ET STRUCTURES DE LA DOCUMENTATION

IDENTIFICATION

Afin d’assurer l’efficacité de la gestion de la documentation, il faut prévoir un mécanisme normalisé


d’identification des documents (homogénéité).
Ainsi, chaque document reçoit une référence unique au sein du projet, constituée de plusieurs champs
Cette référence apparaît en page de garde et sur chacune des pages du document de la manière
suivantes :

- nom du projet,
- nature du document (sur 2 caractères),
- identification du document

STRUCTRURE

Il peut être convenu que tout document doit comporter les éléments suivants sur la page de garde :

• le titre du document,
• la référence du document,
• la date de dernière mise à jour,
• le numéro de version de l'application concernée par le document,
• l'indice de révision du document (numéro chronologique) par rapport à la version de
l'application,
• l’état du document (ex : travail),
• le nom de l’auteur (ou des auteurs),
• l’objet du document (présentation rapide du contenu)

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 89


SEC DIARRA

D’autre part, sur chaque page du document préciser :

• le titre du document,
• la référence,
• la date de dernière mise à jour,
• le numéro de page / nombre de pages total.

Une table des mises à jour des documents (après la page de garde) permet de retracer les différentes
étapes qu’a suivies le document et se décompose de la façon suivante :

• le numéro de version de l'application concernée par le document


• la date de dernière mise à jour de cette révision,
• l’objet de la mise à jour du document par rapport à la révision précédente.

Chaque document comprend un sommaire, qui reprend les titres des chapitres et des différents
paragraphes et précise les numéros de pages correspondants.

NB : GESTION DE LA DATE
Tant que le document est en cours de production, et non diffusé pour vérification ou validation, la date
utilisée peut être la date système de l’ordinateur (celle du jour). Dès que le document fait l’objet d’une
diffusion, la date (en page de garde et sur chaque page est figée à la date de dernière mise à jour.

3.1.7.3 GESTION DES VERSIONS REVISIONS


Chaque modification de version d’un document doit être soumise aux mêmes dispositions d’approbation
que les documents initiaux.

L’auteur de la modification est responsable :


• du respect du cycle de vérification et validation,
• de la modification de l'indice de révision,
• de la diffusion de la nouvelle version,
• de la sauvegarde des modifications.

Pour certains documents, il est important de faire apparaître clairement les évolutions d'une révision à
l'autre du document. A cet effet, l'option Outils/Suivi des modifications de Word est utilisée.

Les corrections de fautes d'orthographe, de frappe ou de mise en page ne doivent pas apparaître avec
des marques de révision. Pour cela, effectuer ce type de modifications sur le document initial avant de
le dupliquer.

Attention :

Le document original choisi pour effectuer la révision, est fonction du destinataire auquel s'adresse
cette révision :

• soit le destinataire aura en main toutes les révisions successives du document ;


• soit le document transmis fera la somme de toutes les relectures successives.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 90


SEC DIARRA

3.1.7.4 OUTILS DE PRODUCTION DE LA DOCUMENTATION

Tout nouveau document est produit sur PC, avec les logiciels WORD, EXCEL, Powerpoint ou autres
logiciels équivalents.

CLASSEMENT

Tous les documents émis dans le projet sont référencés dans un journal de la documentation qui
comporte les éléments suivants :

• référence du document,
• date de création,
• auteur(s),
• titre,
• outil de production du document (word, excel... – Power point)

NB : Chaque auteur de document est responsable de la mise à jour du journal de la documentation du


projet.

Un exemplaire papier de chaque document du projet est disponible dans l'armoire de la documentation
du projet. Une feuille d'emprunt permet de connaître la localisation des documents sortis de l'armoire.

3.1.7.5 GESTION PHYSIQUE DES FICHIERS CONTENANT LES DOCUMENTS

REPERTOIRES

Les documents du projet sont accessibles en consultation à tous les membres de l'équipe projet sur
serveur, dans un répertoire clairement identifié par le nom du projet.
Un sous répertoire est créé par nature de document à gérer. Les noms de ces répertoires reprennent
les codes de la nature du document.

NOMS DES FICHIERS

Le nom de chaque fichier rappelle la référence du document :

- nature de document
- identification du document

La nature du document est rappelée dans le nom de fichier afin qu'il n'y ait pas de confusion entre des
documents ayant la même identification mais pas la même nature

Dérogation : la nature du document peut ne pas être inclue dans le nom du fichier si aucune confusion
n'est possible entre 2 documents.

Remarque : lorsqu'il est nécessaire de sauvegarder plusieurs révisions de documents, l'indice de


révision est ajouté en fin du nom de fichier.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 91


SEC DIARRA

3.1.7.6 PROCEDURES DE SAUVEGARDE ET ARCHIVAGE

Le répertoire du projet est sauvegardé chaque soir par la procédure automatique du serveur.
Lorsque le développement d'une version de l'application est terminée, la documentation est archivée.

Les courriers physiques entrant et sortant feront l’objet également d’une sauvegarde électronique. La
secrétaire de l’UCP devra quotidiennement scanner les courriers physiques après traitement comme
décrit dans la procédure de gestion des courriers à l’arrivée et au départ.

Les dernières révisions des documents applicables sont transférées dans un nouveau répertoire
identifié par le numéro de la prochaine version.

Lorsque l'accès immédiat à un document n'est plus indispensable, le document est archivé par sécurité.
Si le document est périmé, le responsable de la documentation veille à informer tous les détenteurs du
document de sa cessation d'applicabilité.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 92


SEC DIARRA

IV - PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 93


SEC DIARRA

Cette procédure a pour objet de formaliser la gestion des ressources humaines au sein du
projet.

4.1 PRESENTATION DE LA FONCTION

L’équipe du projet comprent le personnel de l’UCP et les points focaux.

L’Unité de Coordination du projet comprend les personnels clé :

- le coordonnateur,
- le RAF,
- le SPM
- le RSE
- le comptable, et
- le personnel d’appui.

Les points focaux comprennent deux représentants par entité d’exécution (MINEP, MINEE,
MINAS, MINDAF, MINSANTE, MINCULTURE, et les OSC).

Cette fonction ressources humaines fait l’objet des procédures relatives :

- au recrutement du personnel,
- à leur rémunération,
- aux missions et déplacements,
- aux sanctions.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 94


SEC DIARRA

4.1.1 RECRUTEMENT

PRECESSE RECRUTEMENT REFERENCE


Manuel de 3.2.1.1
procédures

Date de la révision : Page : 1

OBJET DE LA PROCEDURE

Le recrutement constitue la phase la plus délicate de la gestion du personnel. Le PRECESSE doit


être doté de ressources humaines adaptées à ses besoins en terme de compétences, de
disponibilité et de rémunération.

La procédure décrite ci-dessous précise les règles indispensables à respecter pour atteindre un
bon résultat en matière de recrutement.

PRINCIPE D'APPLICATION

Le PRECESSE peut à cet effet utiliser plusieurs canaux :

- utiliser les informations obtenues à partir des dépôts de candidature spontanée;


- diffuser un appel à candidature par voie de presse ;
- faire appel à des bureaux de recrutement de la place ;
- combiner deux ou plusieurs de ces canaux dans le respect strict des procédures de
passation des marchés de la Banque Mondiale (directives de mai 2004).

La sélection des candidats s’opérera par un comité mise en place par le maitre d’ouvrage..

Pour un recrutement, il est opportun de passer par les étapes de présélection sur dossier, de
sélection sur test et de faire passer les candidats en entretien oral. Pour un poste donné trois
candidats doivent être retenus pour l’entretien oral.

Chaque salarié recruté doit constituer un dossier contenant les points suivants : une lettre de
motivation, un Curriculum Vitae, une copie certifié conforme de l’acte de naissance, une copie
certifié conforme de la carte national d’identité, un extrait de casier judiciaire datant de moins de
trois mois, un certificat médical attestant de l’aptitude à travailler, la copie certifiée conforme des
diplômes obtenus, les pièces justificatives de sa situation matrimoniale et deux photos d’identité

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 95


SEC DIARRA

Le dossier est mis à jour à chaque occasion touchant l’état civil (mariage, naissance…) ou la
situation professionnelle du salarié (avancement, promotion…).

Les relations de travail au sein du projet peuvent être gérées par un règlement intérieur qui
précisera les horaires de travail, les conditions de sécurité et d’assurance du personnel…

DOCUMENTS SUPPORTS

1. Fiche de sélection des candidats : matérialise la sélection en spécifiant les aptitudes


de chaque candidat dans une perspective de recrutement

2. Contrat de travail : acte juridique précisant l’ensemble des engagements réciproques


entre l’entité et chaque salarié. Il contient l’objet de la mission de l’employé, sa
rémunération, le cadre juridique relatif à ses relations avec l’employeur…

3. Fiche de déclaration à la CNPS ou bulletin d’embauche,

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procédure comprend quatre tâches :

- l’identification des candidats,


- la sélection,
- les formalités administratives,
- les formalités déclaratives,

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 96


SEC DIARRA

PRECESSE RECRUTEMENT DU PERSONNEL REFERENCE


Manuel de 4.1.1
procédures
Tâche :
Date de la révision : Identification des candidats Page :3

Références Opérations

Le Coordonnateur ou le Responsable de service:

1 - décide le canal à utiliser pour le recrutement,


2 - utilise ce canal avec l’aide du personnel (ou d’un bureau),
3 - recense les offres de candidature,
4 - convoque un comité de recrutement.

Le Comité :

5 - examine les offres,


6 - effectue une présélection des candidats,
7 - retient les candidats parmi lesquels la sélection s’opérera.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 97


SEC DIARRA

PRECESSE RECRUTEMENT DU PERSONNEL REFERENCE


Manuel de 4.1.1.
procédures
Tâche :
Date de la révision : Sélection Page :4

Références Opérations

Le Comité :

1 - élabore un test de sélection,


2 - prévient les candidats présélectionnés,
3 - les invites à venir passer le test de sélection.

Le personnel présélectionné :

4 - subit le test.

Le Comité :

5 - recense les résultats du test,


6 - sélectionne les trois meilleurs candidats,
7 - les convoque pour un entretien oral.

Les candidats :

8 - passent à l’entretien oral avec le comité ou quelques membres


désignés.

Le Comité :

9 - analyse les résultats de l’entretien,


10 - les confronte avec le test,
11 - effectue un classement par ordre de mérite,
12 - remet le résultat au Coordonnateur.

Le Coordonnateur du Projet:

13 - désigne le candidat retenu,


14 - l’informe de son recrutement.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 98


SEC DIARRA

PRECESSE RECRUTEMENT DU PERSONNEL REFERENCE


Manuel de 4.1.1
procédures
Tâche :
Date de la révision : Formalités administratives Page :6

Références Opérations
Le Coordonnateur:
1 - fait élaborer par son assistant un contrat de travail,
2 - le soumet pour appréciation au candidat sélectionné.

Le candidat :

3 - accepte les termes du contrat,


4 - le signe et le retourne au Coordonnateur pour signature.

ou

4bis - émet des réserves sur le contrat,


4ter - le retourne pour négociation avec le Coordonnateur.

Le Coordonnateur :

5 - reçoit le contrat,
6 - le signe.

Ou
5bis - entame les discussions avec le candidat pour aplanir les points de
désaccord,
5ter - fait signer le contrat par le candidat,
6bis - le signe à son tour,
7 - donne une copie au candidat et garde une copie pour le Projet,
8 - demande au salarié de constituer son dossier administratif.

Le salarié :
9 - constitue son dossier,
10 - le dépose auprès du RAF.

Le RAF :

11 - vérifie le contenu,
12 - met régulièrement à jour les dossiers.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 99


SEC DIARRA

PRECESSE REFERENCE
Manuel de RECRUTEMENT DU PERSONNEL
4.1.1
procédures
Tâche :
Date de la révision : Formalités déclaratives Page :7

Références Opérations

Le Coordonnateur:

1 - demande au RAF de déclarer le salarié à la sécurité sociale.

Le RAF :

2 - procède à la déclaration du salarié auprès de la CNPS dans le


mois de l’embauche,
3 - classe la copie de la déclaration dans le dossier du salarié.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 100


SEC DIARRA

FICHE DE SELECTION CANDIDATS

Poste à pourvoir

Date

Composante ou service bénéficiaire

Candidats Evaluation sur Résultat Test Evaluation à Observations


dossier l’entretien

Décision de recrutement

Motivation de la décision

Le responsable de la commission Un Membre de la commission

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 101


SEC DIARRA

4.2 AVANTAGES ACCORDES AU PERSONNEL


PRECESSE REFERENCE
Manuel de AVANTAGES ACCORDES AU PERSONNEL 4.2
procédures
Date de la révision : Page : 1

OBJET DE LA PROCEDURE

Les avantages accordés au personnel de l’équipe de projet sont constitués :

- de dotation au carburant,
- la prise en charge de frais de téléphone,
.
Eu égard à l’incidence financière significative que peuvent avoir ces avantages, Il est important de
codifier l’ensemble des tâches exécutées dans le processus d’élaboration des états des avantages
accordés.

PRINCIPE D'APPLICATION

.Les dotations forfaitaires de carburant allouées au personnel pour permettre le déplacement du


personnel de l’Unité de coordination et des points focaux en vue de faciliter leurs déplacements
courants et leur participation aux différentes réunions sont fixées ainsi qu’il suit:

N° Responsables Montant Montant


ordre hebdomadaire mensuel
01 Coordonnateur 15 000 60 000
02 RSE 10 000 40 000
03 RAF 10 000 40 000
04 RPM 10 000 40 000
05 Comptable 10 000 40 000
06 Points focaux 10 000 40 000

Cette dotation ne tient pas compte des frais de carburant des missions de terrain. Les frais de
carburant destinés à des missions de terrain seront évalués en fonction du kilométrage
parcouru à savoir 10 litres de carburant au 100 km.

Les allocations forfaitaires mensuelles de téléphone attribuées au personnel en complément de


l’utilisation du téléphone fixe de bureau pour des raisons de service sont fixées et réparties
ainsi:

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 102


SEC DIARRA

N° ordre Responsables Montant mensuel


01 Coordonnateur 60 000
02 RSE 40 000
03 RAF 40 000
04 RPM 40 000
05 Comptable 40 000
06 Points focaux 40 000
07 Secrétaire Coordonnateur 15 000
08 Secrétaire UCP 10 000
09 Chauffeurs UCP 5 000

Chaque mois les états des avantages accordés sont préparés par le comptable selon une
procédure réglementée

Les déclarations sociales et fiscales sont effectuées selon une périodicité mensuelle.

Les primes et gratifications peuvent être versées au personnel sur la base des critères qui seront
définis par L’UCP en commun accord avec le bailleur.

DOCUMENTS SUPPORTS

Etat: récapitulatif des avantages accordés.

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procédure comprend une tâche :

- établissement de l’état récapitulatif des avantages

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 103


SEC DIARRA

PRECESSE REMUNERATION DU PERSONNEL REFERENCE


Manuel de 4.2
procédures
Tâche :
Date de la révision : Etablissement récapitulatif des avantages Page : 3

Références Opérations

Chaque mois le RAF en collaboration avec le comptable :

1 - procède à l’acquisition des tickets de carburant et des cartes


téléphonique suivant la procédure de passation de marché
2 - établit l’état récapitulation des avantages d’après la clé de
répartition validée par l’IDA en deux copies et contenant les
informations relatives au Projet (intitulé et adresse), les
bénéficiaires (nom, poste occupé) et les avantages (période,
nature et montant, date et émargement…).
3 - le fait signé par le Coordonnateur
4 - procède à la distribution et reçoit la signature des bénéficiaires
5 - procède à l’enregistrement conformément au schéma comptable

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 104


SEC DIARRA

4.3. MISSIONS ET DEPLACEMENTS

PRECESSE MISSIONS ET DEPLACEMENTS REFERENCE


Manuel de 4.3
procédures
Date de la révision : Page : 1

OBJET DE LA PROCEDURE

Les activités du PRECESSE couvrent tout le territoire national. Le personnel du Projet est amené à
diligenter des missions sur les sites pour évaluer le déroulement des activités.

La gestion administrative et financière de ces missions mérite d’être formalisée. C’est l’objectif de
la présente procédure.

PRINCIPE D'APPLICATION

La planification annuelle de la mission découle de budgétisation des activités. Elle devrait être
disponible pour permettre aux acteurs de mieux programmer leur activité.

Un plan d’activités soutenu par un TDR de la mission est préalablement soumis à l’UCP sur les
missions programmées durant une périodicité à fixer qui peut être soit mensuelle soit trimestrielle.

Les TDR d’une formation ou de la mission doit comprendre les principaux éléments suivants :

- le contexte et justification,
- les objectifs de la mission,
- les résultats attendus,
- les bénéficiaires/participants (nombre, provenance,)
- le programme de déroulement de la formation
- le lieu,
- le budget de la formation.

Aucune mission ou déplacement du personnel du Projet ne doit être mené sans un ordre de
mission signé de la hiérarchie.

Le Responsable Administratif et Financier devrait être informé au moins 15 jours à l'avance avant
le départ en mission en vue de la prise des dispositions conséquentes.

Le Mission à l’intérieur du pays

Les frais de carburant destinés à des missions de terrain seront évalués en fonction du
kilométrage parcouru à savoir 10 litres de carburant au 100 km.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 105


SEC DIARRA

Une dotation en espèce sera remise aux chauffeurs pour faire face à des situations imprévues dues à
un cas de force majeur (crevaison, maladie, accident).

Les frais de mission attribués au personnel de l’UCP et des points focaux sont répartis ainsi
qu’il suit:

N° ordre Responsables Montant hors de Yaoundé


01 Coordonnateur 50 000
02 RSE 50 000
03 RAF 50 000
04 RPM 50 000
05 Comptable 50 000
06 Points focaux 50 000
07 Secrétaire Coordonnateur 30 000
08 Secrétaire UCP 30 000
09 Chauffeurs UCP 20 000
10 Chauffeurs focaux 20 000

Mission à l’étranger

Le barème à appliquer est celui du taux du PNUD. Pour les missions à l’étranger, l’UCP doit
obtenir la non objection du bailleur par rapport à l’activité. Le bénéficiaire devra obtenir
l’autorisation de sortie auprès des services du premier ministre.

Le projet peut décider de prendre en charge ses partenaires lors de certaines missions. Les
conditions de cette prise en charge sont précisées par le Coordonnateur par note de service.

DOCUMENTS SUPPORTS

1. TDR de la mission : document comprenant les éléments justifiant l’objet et les


caractéristiques essentiels de la mission. Le modèle de l’ordre de mission est celui
de l’administration
2. Fiche de budget de mission : sert de support au décaissement de l’avance sur les
missions.
3. Ordre de mission : établis et signés par le Coordonnateur du Projet ou son
représentant désigné pour le personnel de l’UCP et par le Ministre ou son
représentant pour le personnel des entités.
4. Autorisation de sortie : une autorisation de sortie délivrée par le service du premier
ministre
5. Texte de mise en stage : l’arrêté de mise en stage du ministre de la fonction
publique

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 106


SEC DIARRA

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procédure comprend deux tâches :

- Préparation,
- Rapport des missions.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 107


SEC DIARRA

PRECESSE MISSION ET DEPLACEMENT DU PERSONNEL REFERENCE


Manuel de 4.3
procédures
Tâche :
Date de la révision : Préparation Page : 4

Références Opérations

Le Coordonnateur ou le personnel de l’UCP :

1 - élabore un ordre de mission,


2 - précise les conditions de déroulement,
3 - transmet l’ordre de mission au Coordonnateur
3bis - Pour les missions réalisées par le Coordonnateur, où en son
absence, une personne serait désignée par note de service

Le Coordonnateur

4 - Vérifie et signe l’ordre de mission,


5 - Transmet l’ordre de mission au RAF, pour la prise de mesures.

Le RAF :

6 - reçoit l’ordre de mission,


7 - demande au chef de mission d’élaborer son budget prévisionnel à
transmettre dans les plus brefs délais,
8 - fait faire une copie de l’ensemble pour classement,
8bis - gère la logistique,
- fait établir le mandat au nom du responsable de mission sur la
base du budget présenté,
9 - délivre un mandat complémentaire pour rembourser le reliquat dû
au responsable de mission.
10 - transmet les documents au comptable.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 108


SEC DIARRA

PRECESSE MISSION ET DEPLACEMENT DU PERSONNEL REFERENCE


Manuel de 4.3
procédures
Tâche :
Date de la révision : Préparation Page : 5

Références Opérations

Le Comptable :

1 - effectue une copie des mandats et de l’ordre de mission,


2 - procède à l’enregistrement comptable de ces frais selon le
3 schéma prévu dans les procédures comptables,
4 - élabore une fiche d’avance à justifier,
5 - passe l’écriture comptable de l’avance,
6 - donne le dossier au responsable de mission pour signature.

Le responsable de mission :

7 - reçoit les chèques et les fiches,


8 - signe la fiche de budget de mission,
9 - garde une copie pour la justification.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 109


SEC DIARRA

PRECESSE MISSION ET DEPLACEMENT DU PERSONNEL REFERENCE


Manuel de 4.3
procédures
Tâche :
Date de la révision : Rapport des missions Page : 6

Références Opérations

Le responsable de mission :

1 - élabore un rapport d’exécution adressé au Coordonnateur du


PRECESSE au plus tard 5 jours ouvrables après la fin de la
2 mission,
- réunit les justificatifs de budget de mission accompagné de l’ordre
3 de mission visé au départ et à l’arrivé,
4 - remplit la fiche de justification,
5 - tire le solde,
- dépose le dossier au près du comptable avec le solde des
sommes avancées ou un reliquat à lui verser.

Le Comptable :
6
7 - reçoit les fiches,
- contrôle la réalité des justificatifs en rapport avec le déroulement
8 de la mission,
- diligente l’encaissement du solde selon les procédures
d’encaissement,
8bis ou
- libelle un chèque pour verser le reliquat au responsable de
9 mission,
- enregistre ces opérations selon les schémas comptables prévus.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 110


SEC DIARRA

MINISTERE MINEP REPUBLIQUE DU CAMEROUN


MINISTRY REPUBLIC OF CAMEROON
____________________________ ____________
Paix – Travail – Patrie
SERVICE: Inspection Générale Peace – Work – Fatherland
____________________________ __________________
Situation des crédits ______________
ORDRE DE MISSION
IMPUTATION BUDGETAIRE MISSION ORDER Dotation ____________________
Budgetary charge _____________
Chap. ___ Art. ___ Parag. __ _______ Dépenses engagées __________
N° ____________________________
Exercice 20______ 20 ____ Engagement proposé _________
M.
nom - name Reliquat disponible __________

Prénom – first name

Grade: _______________________________________ Affectation _____________________________


Rank Unit
Matricule : ________________________________ Situation de famille : ______ __ Indice ___________
Service number Family situation Index
Se rendra à _____ Kribi_________________ __ en passant par _________________________________
Wil visit via

Motif et références : ____________________________________________________________________


Purpose and references
_____________________________________________________________________________________

Accompagné de ____ ____________ __________________________________


Accompagnied by nom, prénom- name, first name
Moyen de transport : ______Véhicule privé_______________________________________________
Means of transport
Date de départ : 25 août 2008____________ Date de retour : ______23 septembre 2008________
Date of departure Date of return date – heure - hour

DELIVRE PAR NOUS _______________________________________________


ISSUED BY US nom – name grade – rank
Cachet function - function
Official stamp A (At) ____Yaoundé_______________________ le (on the) ________________________
(Signature)

DECOMPTES DES AVANCES -- DETAILS OF ADVANCES Indication des réquisitions


AU DEPART -- AT DEPARTURE EN ROUTE délivrées au départ
INDEMNITE JOURNALIERE NOMBRE TAUX DECOMPTE NOMBRE TAUX DECOMPTE Indication of requisitions issued on
Daily allowance Number Rate Sub - total Number Rate Sub - total departure
Normale –Normal
Réduite – Reduced
Partielle - Partial
TOTAL TOTAL

ARRETE A LA SOMME DE ____________________________ PAYE A LA SOMME DE __________________________


CLOSED AT THE SUM OF PAID AT THE SUM OF
___________________________________Payée à titre d’avance ____________________ à titre de ____________________
Paid as advance for
A (At) _____________________, le (on the) _______________
A (At) __________________, le (on the) _______________
Le (The) _____________________________________________
(signature) Le (The) _________________________________________
(signature)

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 111


SEC DIARRA

REPUBLIQUE DU CAMEROUN FEUILLE DE DEPLACEMENT MINISTERE DE L’ECONOMIE ET DES


REPUBLIC OF CAMEROON TRAVELLING WARRANT FINANCES
Paix – Travail – Patrie ======o======= MINISTRY OF ECONOMY AND FINANCE
Peace – Work - Fatherland
IMPUTATION BUDGETAIRE DEPLACEMENT (1) TEMPORAIRE DEFINITIF DIRECTION DE L’ADMINISTRATION
Budgetary charge Type of movement Touring Transfer GENERALE
Chap ------ Art ---- Parag ------- GENERAL ADMINISTRATION
Exercice 20….. 20……… DEPARTEMENT

VISAS CERTIFICATION SUCCESSIVE OBSERVATIONS


AU DEPART A L’ARRIVEE des conditions de logement et de nourriture Remarks
On departure On arrival successive certification of board and lodging conditions
de …Yaoundé…………… à ……………...... Signature (et cachet – and official stamp)
from le………………………… at
on the le ………………..
à ……………….…heures at on the
hours à …………..heures
at hours
de ……………………… à ………………... Signature (et cachet – and official stamp)
from le………………………… at
on the le ………………..
à ……………….…heures at on the
hours à …………..heures
at hours
de …………… à ………………... Signature (et cachet – and official stamp)
from le………………………… at
on the le ………………..
à …………………heures on the
at hours à …………..heures
at hours
de ……………………… à ………………... Signature (et cachet – and official stamp)
from le………………………… on the at
à …………………heures at le ………………..
hours on the
à …………..heures
at hours
REGLEMENT DEFINITIF --- FINAL SETTLEMENT
INDEMNITE JOURNALIERE NOMBRE TAUX DECOMPTE ARRETE LE DECOMPTE FINAL A LA SOMME DE :
Daily allowance Number Rate Sub - total Final balance concluded at the sum of :

NORMALE – Normal…………...

REDUITE – Reduced …………..

PARTIELLE - Partial ………….

A (At) ______________ le (on the) ________

TOTAL ………… Le (the) ________________________

AVANCES OU ACOMPTES A DEDUIRE --- - (Signature)


Advances or instalments to be deducted ___________________________
POUR ACQUIS
Received
RESTE A PAYER …………………………………… =
Remainder to be paid (Signature)

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 112


SEC DIARRA

4.4. GESTION DES ATELIERS & SEMINAIRES

PRECESSE GESTION DES ATELIERS & SEMINAIRES REFERENCE


Manuel de 4.4
procédures
Date de la révision : Page : 1

OBJET DE LA PROCEDURE

Dans le cadre de la réalisation de ses activités, le projet est amené à organiser des ateliers et des
séminaires de formation.

La gestion administrative et financière de ces ateliers et séminaires mérite d’être formalisée. C’est
l’objectif de la présente procédure.

PRINCIPE D'APPLICATION

Pour une meilleure mobilisation des acteurs au cours des ateliers et séminaires organisés par le
projet, le coordonnateur de l’UCP devra envoyer une lettre d’invitation signée aux entités dans un
délai raisonnable avec copie adressée aux points focaux.

Le Choix de l’hôtel devant abriter les travaux des ateliers est fait sur la base d’appel à la
concurrence. Il sera constitué un fichier d’au moins trois hôtels par ville (Kribi, Douala, Limbé…)
présélectionnés au préalable pour l’organisation de différents ateliers et séminaires du Projet.

Le PRECESSE négociera au préalable les prix de l’hébergement (chambre simple avec petit
déjeuner).

Pour garantir l’efficacité des ateliers et séminaires organisés par le PRECESSE, tous les
participants seront logés à l’hôtel où les travaux se dérouleront. Par conséquent, une
réservation de groupe sera faite au nom du Projet de Renforcement des capacités
Environnementales et Sociales pour le Secteur Énergie «PRECESSE».

Les repas (déjeuners et pause-café) des participants pendant les séminaires seront servis en
groupe et pris en charge par le PRECESSE.

Une allocation forfaitaire journalière sera remise à chaque participant pour couvrir les repas
du soir et autres dépenses selon la répartition suivante:

• 25 000 Francs CFA pour les villes de Douala, Kribi et Limbe;


• 20 000 Francs CFA pour les autres villes.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 113


SEC DIARRA

Les frais de transport terrestre ou ferroviaire seront remboursés aux participants résidant hors
de la ville sur présentation des justificatifs (ticket de transport pour ceux qui empruntent le
transport public, facture de carburant pour ceux qui utilisent leur véhicule). Le montant de
carburant sera évalué selon le critère de 12 litres au 100 km parcouru multiplié par le prix
affiché à la pompe des stations service.

Dès l’acquisition des véhicules de PRECESSE, les déplacements se feront en groupe et en


commun dans les véhicules du projet et les frais de carburant seront supportés par
PRECESSE.

Les autres frais (boissons hors repas, bar, téléphone, buanderie…) ne sont pas pris en charge
par le PRECESSE.

DOCUMENTS SUPPORTS

1. TDR de la mission : document comprenant les éléments justifiant l’objet et les


caractéristiques essentiels de la mission. Le modèle de l’ordre de mission est celui de
l’administration
2. Ordre de mission : établis et signés par le Coordonnateur du Projet ou son représentant
désigné pour le personnel de l’UCP et par le Ministre ou son représentant pour le
personnel des entités.
3. Fiche de présence : document recensant les informations sur les participants.

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procédure comprend deux tâches :

- Préparation,
- Compte rendu.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 114


SEC DIARRA

PRECESSE GESTION DES ATELIERS & SEMINAIRES REFERENCE


Manuel de 4.4
procédures
Tâche :
Date de la révision : Préparation Page : 3

Références Opérations

L’Initiateur de l’activité

1 - s’assure de la disponibilité des fonds à cet effet,


2 - conçoit le TDR de l’atelier ou du séminaire ainsi que le budget
prévisionnel
3 - soumet à l’appréciation du Coordonnateur pour avis et visa,

Le Coordonnateur du projet

4 - reçoit le TDR
5 - vérifie et analyse la pertinence
6 - apporte éventuellement de correction appropriée
7 - transmet au RAF le budget de la formation (perdiems et autres
8 frais connexe) pour disposition à prendre
- sur consigne du Coordonnateur élabore un ordre de mission
9
Le RAF

- reçoit les documents


10 - s’assure de la logistique
11 - prépare l’état de paiement,
12 - transmet à la CAA pour décaissement

La CCA
13 - reçoit la demande
14 - procède au décaissement,
15 - transmet au projet pour exécution

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 115


SEC DIARRA

PRECESSE GESTION DES ATELIERS & SEMINAIRES REFERENCE


Manuel de 4.4
procédures
Tâche :
Date de la révision : Préparation Page : 4

Références Opérations

Le RAF
16 - reçoit la mise la disposition de fonds
17 - photocopie les documents de paiement et de l’ordre de mission
18 - prend les contactes nécessaires à la réalisation de l’atelier
(localité, lieu, hébergement, moyens de déplacement,
restauration)
19 - définit les moyens matériels nécessaires (la logistique, la
documentation, les supports pédagogiques de communication
etc.)
20 - transmet les copies des documents de paiement au comptable

Le Comptable :

21 - ,reçoit les copies des documents


22 - procède à l’enregistrement comptable de ces frais selon le
schéma prévu dans les procédures comptables,

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 116


SEC DIARRA

PRECESSE GESTION DES ATELIERS & SEMINAIRES REFERENCE


Manuel de 4.4
procédures
Tâche :
Date de la révision : Compte rendu Page : 5

Références Opérations

Le responsable de mission :

1 - élabore un rapport d’exécution adressé au Coordonnateur du


PRECESSE,
2 - réunit les justificatifs de budget de mission accompagné de l’ordre
de mission visé au départ et à l’arrivé,
3 - remplit la fiche de justification,
4 - tire le solde,
5 - dépose le dossier au près du comptable avec le solde des
sommes avancées ou un reliquat à lui verser.

Le Comptable :

6 - reçoit les fiches,


7 - contrôle la réalité des justificatifs en rapport avec le déroulement
de l’atelier
8 - diligente l’encaissement du solde selon les procédures
d’encaissement,
ou
8bis - libelle un chèque pour verser le reliquat au responsable de
mission,
9 - enregistre ces opérations selon les schémas comptables prévus.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 117


SEC DIARRA

4.5 EVALUATION ET SANCTIONS

PRECESSE EVALUATION ET SANCTION REFERENCE


Manuel de procédures 4.5

Date de la révision : Page : 1

OBJET DE LA PROCEDURE

L’évaluation et la sanction sont des critères d’une bonne politique de gestion des ressources
humaines.
Cependant elles sont délicates et des contestations risquent d’apparaître en raison souvent de son
caractère qui peut parfois paraître subjectif.
Par conséquent il est important de préciser les conditions dans lesquelles peuvent intervenir la
sanction et l’évaluation pour les membres du personnel.
La procédure suivante décrit les étapes du processus en codifiant les rôles de chaque acteur et en
précisant les règles significatives.

PRINCIPE D'APPLICATION

Les dispositions du code du travail en matière de sanction s’appliquent au PRECESSE pour ce qui
concerne le personnel contractuel.
Une équipe d’évaluation constituée de personne ressource est mise place par le coordinateur pour
procéder à l’évaluation annuelle du personnel.
La période d’évaluation est fixée au 10 ème mois de la première et de la deuxième année.
Le dossier des employés est régulièrement mis à jour en fonction des événements postérieurs.
Un règlement intérieur précisera les conditions générales de travail (les horaires de service, les
heures supplémentaires…)

En cas de doute, il est recommandé de recourir aux services d’un conseil extérieur qualifié.

DOCUMENTS SUPPORTS

1. Constat de faute : document manuscrit utilisé par le RAF décrivant la faute commise et
ses circonstances.
2. Fiche d’évaluation

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procédure comprend trois tâches :


- appréciation de la faute,
- administration de la sanction
- Evaluation du personnel.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 118


SEC DIARRA

PRECESSE SANCTION REFERENCE


Manuel de 4.5
procédures
Tâche :
Date de la révision : Appréciation Page : 2

Références Opérations

Le responsable d’un service :

1 - constate une faute de la part d’un membre de son personnel,


2 - juge de l’importance de la faute,
3 - décide de lui donner un caractère formel,
4 - contacte le Coordonnateur dans les vingt quatre heures.

Le Coordonnateur :

5 - prend connaissance,
6 - apprécie la gravité,
7 - demande au RAF d’effectuer le constat.

Le RAF :

8 - reçoit la consigne du Coordonnateur,


9 - se rend sur place,
10 - s’entretient avec le salarié fautif,
11 - remplit la fiche de constat.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 119


SEC DIARRA

PRECESSE SANCTION REFERENCE


Manuel de 4.5
procédures
Tâche :
Date de la révision : Administration Page :3

Références Opérations

Le Coordonnateur :

1 - reçoit une copie de la fiche de constat,


2 - apprécie le caractère de la faute,
3 - adresse une demande d’explications à l’acteur concerné,
4 - détermine la sanction appropriée,
5 - fixe la sanction par une note de service et une lettre adressée au
salarié,
6 - adresse une copie de la lettre au RAF pour traitement.

Le RAF :

7 - reçoit la lettre,
8 - la classe dans le dossier du salarié,
9 - prends les dispositions nécessaires pour la gestion financière de
la sanction (suspension, licenciement…).

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 120


SEC DIARRA

PRECESSE EVALUATION REFERENCE


Manuel de 4.5
procédures
Tâche :
Date de la révision : Evaluation du personnel Page :4

Références Opérations

Le Coordonnateur :

1 - Constitue une équipe restreinte


2 - Fixe les dates et les heures de rencontre,
3 - Reçoit les collaborateurs individuellement,
4 - Echange avec eux sur leurs attentes, leurs performances par
rapport aux TDR de leurs postes respectifs,
5 - A la fin de l’entretien, un bilan est dressé et un contrat de
performance signé avec le collaborateur pour l’année prochaine,
6 - A titre indicatif une prime de motivation peut être versée.

Evaluation des agents de soutien

7 - Les agents de soutien sont évalués en présence de leurs


supérieurs hiérarchique.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 121


SEC DIARRA

DOSSIER D’EVALUATION

Nom du salarié : Emploi occupé :

Date de prise de fonction :

Entretien effectué par : Date de l’entretien :

RAPPEL DES OBJECTIFS DE L’ANNEE ECOULEE

Rappel des objectifs


(se limiter à 4 ou 5 objectifs essentiels, Résultats et interprétation des écarts
factuels et mesurables)

 Objectifs collectifs

 Objectifs individuels Réalisation des objectifs clairement définis

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 122


SEC DIARRA

B2 FICHE D’EVALUATION NOM :


CRITERES A B C
(Liste non exhaustive)
1- Connaissance du métier et savoir
faire
. Maîtrise des travaux liés au poste de
travail comportant :
- la connaissance technique,
- la méthodologie,
- la capacité à rédiger les rapports
2-Capacité relationnelle
. Travail en équipe / collaboration avec ses
collègues
. Capacité d’écoute
. Capacité de mise en œuvre des
recommandations de la Unité de
Coordination du Projet (UCP)
3- Activité efficacité et dynamisme
. Rythme de travail
. Taux d’erreur
.Capacité d’auto formation
4- Autonomie
. Prise d’initiative / de risque
. Capacité d’analyse et de proposition

5- Engagement personnel
. Implication
. Disponibilité

6- Autres
Supplément Maîtrise et Encadrement
7- Capacité de management
.Capacité à transmettre l’information
ascendante et descendante
.Capacité d’écoute
.Capacité de rendre compte
.Capacité de transmission du savoir
.Capacité de planification et d’organisation
.Capacité à faire adhérer l’équipe aux
objectifs
Force de persuasion et capacité de
négociation

A : Excellent B : Bon C : Passable

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 123


SEC DIARRA

SYNTHESE DE LA TENUE DU POSTE

 Poste très bien tenu  Poste bien tenu

 Poste partiellement tenu  Poste non tenu

 La durée d’occupation du poste est insuffisante pour porter une appréciation

Conclusion générale de l’évaluateur


…………………………………………………………………………………………………………..

Point de vue de l’agent sur les conclusions de l’évaluateur


…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

Signature de l’évaluateur Signature de l’agent

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 124


SEC DIARRA

CONSTAT DE FAUTE

Structure responsable

Salarié concerné

Date de la faute

Description précise des conditions de la faute

Date

Signature responsable Signature du Coordonnateur Signature du


salarié.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 125


SEC DIARRA

4.6 DEPARTS EN CONGES

PRECESSE DEPARTS EN CONGES REFERENCE


Manuel de 4.6
procédures
Tâche :
Date de la révision : Départ en congés Page : 1

OBJET DE LA PROCEDURE :

Conformément au code du travail camerounais, chaque travailleur a droit à 2,5 jours de congés par mois payés après une année
de travail. Les procédures qui suivent visent à fixer les différentes étapes de cette procédure.

PRINCIPE D'APPLICATION

Au début de l'année, le Coordonnateur envoie une correspondance à tous les agents pour leur
demander de proposer la période qui les convient pour leur congé.

Les périodes fixées par les agents ne sont qu'à titre indicatif. Le Coordonnateur a la possibilité de
reporter les congés d'un agent si les contraintes du travail l'exigent.

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procédure comprend une tâche

- la programmation des congés.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 126


SEC DIARRA

PRECESSE DEPARTS EN CONGES REFERENCE


Manuel de 4.6
procédures
Tâche :
Date de la révision : Programmation des congés Page : 2

Références Opérations

Le RAF

1 - prépare la correspondance à envoyer aux agents,


2 - la fait signer par le Coordonnateur,
3 - la fait expédier aux agents

Les Agents

4 - reçoivent la correspondance,
5 - propose la période de congés souhaitée.
6 - la fait parvenir au RAF

Le RAF

- reçoit les propositions de période des agents


7
- compile la situation,
8
- soumet à l’approbation du Coordonnateur
9
Le Coordonnateur

- apporte des éventuelles corrections


10
- transmet à l’Assistante Administrative
11
Le RAF
12 - corrige sur la base des observations du Coordonnateur
13 - fait signer le Coordonnateur
14 - affiche le programme signé

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 127


SEC DIARRA

PRECESSE

PROPOSITIONS DE DEPART EN CONGES

Noms et prénoms Entité Périodes proposées par les Périodes retenues par
agents l’UCP

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 128


SEC DIARRA

4.6 GESTION DES ABSENCES ET PERMISSIONS

PRECESSE GESTION DES ABSENCES & PERMISSION REFERENCE


Manuel de 4.6
procédures
Date de la révision : Page : 1

OBJET DE LA PROCEDURE

Le personnel peut s’absenter pour des raisons diverses (Evènement familial, maladie….).
L’objectif de cette procédure est de préciser les responsabilités en vue d’éviter les abus.

PRINCIPES D'APPLICATIONS

Toute absence doit être justifiée au Coordonnateur. Celui-ci doit être informé par tous les moyens
(courriers, téléphones….).

L’agent est tenu de fournir les justificatifs de la raison évoquée pour l’absence.

La pièce justificative de l’absence est classée au dossier de l’agent. Elle pourra servir à déduire le
nombre de jours des congés.

Sauf en cas d’urgence, l’agent doit remplir la fiche de permission au moins 24 heures avant le jour
prévu.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 129


SEC DIARRA

FICHE DE PERMISSION

Date : ………………………….

Mr, Mlle, Mme (Nom de l’agent…………………………………………………………


Fonction ……………………………………………………………………………………
Motif de la permission …………………………………………………………………
Durée demandée : ….............................................................................................
Durée accordée ………………………………………………………………………

Signature de l’agent Visa du RAF. Visa du Coordonnateur

Observations du COORDONNATEUR

(Préciser le traitement à faire par le Comptable de l’absence)


déduction des congés
déduction des salaires
pas de déduction
etc…

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 130


SEC DIARRA

4.7 CESSATIONS DE FONCTIONS


PRECESSE CESSATIONS DE FONCTION REFERENCE
Manuel de 4.7
procédures
Date de la révision : Page : 1

OBJET DE LA PROCEDURE

Les agents du PRECESSE peuvent cesser leur fonction pour des raisons diverses. Celles ci
peuvent être liées à une décision du PRECESSE ou du salarié.

Les procédures qui suivent précisent les différents acteurs intervenants dans la cessation d'activité
d'un agent.

PRINCIPE D'APPLICATION

Les cessations de fonction concernent :

- l’admission à la retraite,
- la démission,
- le licenciement,
- la révocation,
- le décès.

La démission résulte de la volonté de l’agent de quitter définitivement l’entreprise. Cette démission


ne devient définitive après l’expiration de la période de préavis convenue avec l’unité de gestion.

Le licenciement et/ou la révocation sont décidés par l’emprunteur sur proposition de l’UCP et
soumis à l’avis du bailleur en ce qui concerne les cadres. Le licenciement peut être décidé dans les
cas suivants :

- la suppression des postes,


- l’incapacité professionnelle,
- une faute lourde.

Dans chaque cas, les parties doivent agir conformément aux dispositions du code de travail du
Cameroun.

Le Coordonnateur doit préparer les différents actes permettant de constater cette cessation de
fonction (lettre de licenciement, soldes de tout compte…).

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 131


SEC DIARRA

V – PROCEDURES DE GESTION DU PATRIMOINE

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 132


SEC DIARRA

Le patrimoine du PRECESSE, est constitué des immobilisations et des stocks de


consommables détenus au titre des activités.

Les immobilisations acquises dans le cadre du projet sont la propriété de l’ETAT.

5.1 IMMOBILISATIONS
5.1.1 PRESENTATION DE LA FONCTION

Les immobilisations constituent un élément substantiel du patrimoine d’une structure.

Une immobilisation est un bien durable non destiné à passer en consommation de l’exercice,
mais à être utilisé durant plusieurs années, comme moyen permanent d’exploitation.

Les immobilisations sont acquises par l’unité de coordination.


Celles acquises dans le cadre de la mise en œuvre des différentes entités d’exécution sont
affectées aux points focaux et autres structures impliqués dans la gestion du projet par le
Coordonnateur. Ce dernier doit informer par courrier l’entité tout en précisant que ces biens
affectés doivent être strictement utilisés dans le cadre des activités du projet. Ces
immobilisations seront reversées à l’entité d’exécution à la fin du projet.

Dans le cas du PRECESSE, les immobilisations comprennent:

- les logiciels
- les études et recherche
- le matériel et mobilier
- le matériel roulant,
- les équipements informatiques,
- les aménagements et installations réalisés dans les bureaux.

Par convention expresse, et compte tenu du seuil de signification retenu, les biens durables
dont la valeur d’origine ne dépasse pas 200 000 FCFA (Deux Cent mille francs CFA) doivent
être directement inscrites en charge.

Toute immobilisation doit être bien gardée, conservée et protégée.


Les cautions et autres immobilisations financières doivent être conservées dans un coffre fort.
Toute immobilisation doit être assurée contre certains risques, notamment incendie des locaux
dans lesquelles elle se trouve, le vol, la destruction, les dégâts des eaux.

La fonction décrite dans les lignes qui suivent vise à mettre en œuvre les modes opératoires de la
gestion des immobilisations.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 133


SEC DIARRA

Les procédures décrites sont les suivantes :

- l’entrée dans le patrimoine,


- la sortie (la destruction, le vol, la mise au rébus)
- l’inventaire,
- la gestion des véhicules

5.1.2 ENTREE DANS LE PATRIMOINE

PRECESSE ENTREE DES IMMOBILISATIONS DANS LE REFERENCE


Manuel de PATRIMOINE 5.1.2
procédures

Date de la révision : Page : 1

OBJET DE LA PROCEDURE

L’acquisition des immobilisations s’effectue selon la procédure des approvisionnements.

Les procédures qui suivent visent à préciser par des tâches simples les dispositions utiles à mettre
en œuvre pour sécuriser le patrimoine du Projet.

PRINCIPE D'APPLICATION

Toutes les formalités administratives de mise en service pour les immobilisations sont effectuées
par le Projet,
Le comité chargé de la réception des biens au niveau du Projet est constitué du Responsable
Administratif et Financier, du Spécialiste en Passation des Marchés, du Responsable du Suivi-
Evaluation et un des deux points focaux.

Les immobilisations à l’entrée dans le patrimoine sont codifiées pour faciliter leur suivi. Ce code
tient compte de :

- Leur nature (MA pour matériel et agencement, MI pour matériel informatique, MR pour
matériel de transport etc.…)
- Leur affectation (01 pour la Coordination etc.….)
- Leur date d’acquisition (01pour l’année 2001, 02 pour l’année 2002 etc.….)
- Leur source de financement (01 pour l’Etat, 02 pour l’IDA etc.…)
- Le numéro d’ordre.

D’autres caractéristiques seront retenues à l’initiative du PRECESSE.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 134


SEC DIARRA

DOCUMENTS SUPPORTS

1. Registre des immobilisations : récapitule pour chaque catégorie d’immobilisation les


informations nécessaires à leur traitement administratif. Il peut être tenue à partir d'un
tableur ;

2. Bon de réception ;

3. Procès verbal d’affectation.

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procédure comprend deux tâches :


- la réception,
- l’affectation

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 135


SEC DIARRA

PRECESSE ENTREE DES IMMOBILISATIONS DANS LE REFERENCE


Manuel de PATRIMOINE 5.1.2.1
procédures
Tâche :
Date de la révision : Réception Page : 1

Références Opérations

Le comptable :

1 - constate la réception des immobilisations en délivrant le bon de


réception,
2 - définit le code de l’immobilisation,
3 - remplit et met à jour le registre des immobilisations.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 136


SEC DIARRA

PRECESSE ENTREE DES IMMOBILISATIONS DANS LE REFERENCE


Manuel de PATRIMOINE 5.1.2.2
procédures
Tâche :
Date de la révision : Affectation Page : 1

Références Opérations

Le Coordonnateur:

1 - arrête la date d’affectation de l’immobilisation,


2 - informe par courrier le point focal,

Le RAF :

1 - organise la séance d’affectation sur instructions du


Coordonnateur,
2 - émet le procès-verbal,
3 - fait signer le procès-verbal par le point focal,
4 - fait signer le procès-verbal par le Coordonnateur,
5 - donne copie du procès-verbal au comptable pour classement

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 137


SEC DIARRA

PRECESSE

REGISTRE DES IMMOBILISATIONS

Date Code Nature Localisation Désignation Financement Valeurs

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 138


SEC DIARRA

PRECESSE
PROCES VERBAL D’AFFECTATION

Sous composante

Responsable

Date d’affectation

Référence Désignation Quantité Observation

Le Coordonnateur Le Point focal

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 139


SEC DIARRA

5.1.3 SORTIES

Les sorties des immobilisations prennent en compte les procédures relatives à la destruction, le
vol et la mise en rebut

5.1.3.1 DESTRUCTION

PRECESSE DESTRUCTION DES IMMOBILISATIONS REFERENCE


Manuel de 5.1.3
procédures

Date de la révision : Page : 1

OBJET DE LA PROCEDURE

La dispersion des immobilisations les expose à un risque important de destruction. La présente


procédure a pour objet la spécification des tâches exécutées pour le traitement de la disparition
des immobilisations et pour permettre leur prise en charge comptable.

PRINCIPE D'APPLICATION

Les immobilisations doivent être toutes couvertes par des polices d’assurance efficaces contre les
destructions.

Toute immobilisation détruite doit être identifiée et la destruction constatée par un procès-verbal
dûment établi. Le responsable de l’immobilisation doit le signaler immédiatement au
Coordonnateur.
Le procès-verbal de destruction est signé par le RAF, ou par le Coordonnateur et enfin le
responsable de l’immobilisation.

Après constat le Coordonnateur est seul habilité à donner une suite à la destruction de
l’immobilisation.

DOCUMENTS SUPPORTS

Procès-verbal de destruction : document permettant d’identifier les immobilisations détruites.

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procédure comprend deux tâches :

- le constat,
- le traitement.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 140


SEC DIARRA

PRECESSE DESTRUCTION DES IMMOBILISATIONS REFERENCE


Manuel de 5.1.3.1
procédures
Tâche :
Date de la révision : Constat Page : 2

Références Opérations

Le responsable d’une immobilisation :

1 - constate sa destruction,
2 - s’enquiert des conditions de cette destruction,
3 - prévient le Coordonnateur par courrier.

Le Coordonnateur :

4 - reçoit le courrier,
5 - l’impute au RAF pour traitement.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 141


SEC DIARRA

PRECESSE DESTRUCTION DES IMMOBILISATIONS REFERENCE


Manuel de 5.1.3.2
procédures
Tâche :
Date de la révision : Traitement Page :3

Références Opérations

Le RAF :

1 - reçoit les instructions du Coordonnateur,


2 - constate la destruction sur place,
3 - émet le procès-verbal,
4 - fait signer le procès-verbal par le responsable,
5 - fait signer le procès-verbal par le Coordonnateur,
6 - donne copie du procès-verbal au comptable pour la mise à jour
des documents,
ou
6bis - met à jour lui même les documents.
7 - reçoit le procès-verbal,
8 - transmet le PV à au comptable pour la clôture de la fiche
d’immobilisation et la mise à jour du registre des immobilisations.

ou

9 - clôture la fiche d’immobilisation,


10 - met à jour le registre des immobilisations,
11 - reçoit le procès-verbal et une copie de la fiche individuelle soldée,
12 - constate la sortie de l’immobilisation.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 142


SEC DIARRA

PRECESSE

PROCES-VERBAL DE DESTRUCTION

Structure responsable

Immobilisation concernée

Date de la destruction

Description précise des conditions de la destruction

Date

Signature responsable Signature RAF Signature du Coordonnateur

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 143


SEC DIARRA

5.1.3.2 VOL

PRECESSE VOL DES IMMOBILISATIONS REFERENCE


Manuel de 5.1.3.2
procédures

Date de la révision : Page : 1

OBJET DE LA PROCEDURE

Le risque de vol des immobilisations ne peut être écarté. En cas de survenance d’un cas de vol il
est indispensable que des garanties minimales soient prises pour permettre au PRECESSE
d’obtenir réparation du préjudice subi.

PRINCIPE D'APPLICATION

Les immobilisations doivent être toutes couvertes par des polices d’assurance efficaces contre les
vols.

Toute immobilisation dérobée frauduleusement doit être identifiée et le vol constaté par un procès-
verbal dûment établi. Le responsable de l’immobilisation doit le signaler immédiatement au
Coordonnateur.

Le procès-verbal de vol, est signé par le Coordonnateur, ou par le RAF.

Après constat les autorités de police ou judiciaires doivent être contactées afin de diligenter une
enquête appropriée.

DOCUMENTS SUPPORTS

Procès-verbal de vol : constate la disparition d’un élément immobilisé du patrimoine. Fiche à tenir
manuellement et à mettre à la disposition du Comptable et du RAF.

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procédure comprend deux tâches :

- le constat,
- le traitement.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 144


SEC DIARRA

PRECESSE VOL DES IMMOBILISATIONS REFERENCE


Manuel de 5.1.3.2
procédures
Tâche :
Date de la révision : Constat Page :2

Références Opérations

Le responsable d’une immobilisation :

1 - constate son vol,


2 - s’enquiert des conditions de ce vol,
3 - prévient le Coordonnateur par courrier dans les quarante huit
heures de son constat.

Le Coordonnateur :

4 - reçoit le courrier,
5 - l’impute au RAF pour traitement,
6 - contacte les autorités policières ou judiciaires pour diligenter une
enquête.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 145


SEC DIARRA

PRECESSE VOL DES IMMOBILISATIONS REFERENCE


Manuel de 5.1.3.2
procédures
Tâche :
Date de la révision : Traitement Page : 3

Références Opérations

Le RAF:

1 - reçoit les instructions du Coordonnateur,


2 - constate le vol sur place,
3 - émet le procès-verbal,
4 - fait signer le procès-verbal par le responsable,
5 - fait signer le procès-verbal par le Coordonnateur,
6 - transmet une copie du procès-verbal au Comptable pour la mise à
jour des documents,

L’agent administratif :

7 - clôture la fiche d’immobilisation,


8 - met à jour le registre des immobilisations,

Ou

7 bis - reçoit le procès-verbal,


8 bis - clôture la fiche d’immobilisation,
9 - met à jour le registre des immobilisations,
10 - constate la disparition de l’immobilisation.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 146


SEC DIARRA

PRECESSE

PROCES VERBAL DE VOL

Structure responsable

Immobilisation concernée

Date du Vol

Description précise des conditions du Vol

Date

Signature responsable Signature Coordonnateur Signature RAF

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 147


SEC DIARRA

5.1.3.3 MISE AU REBUT

PRECESSE MISE AU REBUT DES IMMOBILISATIONS REFERENCE


Manuel de 5.1.3.3
procédures

Date de la révision : Page : 1

OBJET DE LA PROCEDURE

Du fait de l’utilisation, certaines immobilisations peuvent se révéler hors d’usage. Elles doivent être
mises au REBUT.

Cette opération doit faire l’objet de formalisation.

Les étapes décisives de la mise au rébus sont ci dessous décrites.

PRINCIPE D'APPLICATION

Toute immobilisation hors d’usage doit être identifiée et constatée par un procès-verbal dûment
établi. Le responsable de l’immobilisation doit le signaler immédiatement au Coordonnateur.

Le procès-verbal de mise au rebut est signé par le Coordonnateur ou son délégué désigné.

Après constat le Coordonnateur jugera de la reforme éventuelle de l’immobilisation.


En cas de ventes, les procédures réglementaires en vigueur au plan national doivent être respectées.

DOCUMENTS SUPPORTS

1. Procès-verbal de mise au rébus.

2. Fiche individuelle et registre des immobilisations.

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procédure comprend deux tâches :

- le constat,
- le traitement.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 148


SEC DIARRA

PRECESSE MISE AU REBUT DES IMMOBILISATIONS REFERENCE


Manuel de 5.1.3.3
procédures
Tâche :
Date de la révision : Constat Page : 2

Références Opérations

Le responsable d’une immobilisation :

1 - constate la non fonctionnalité,


2 - s’enquiert des raisons de cette situation,
3 - prévient le Coordonnateur par courrier de la mise hors d’état de
marche de l’immobilisation.

Le Coordonnateur :

4 - reçoit le courrier,
5 - l’impute au RAF pour traitement.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 149


SEC DIARRA

PRECESSE MISE AU REBUT DES IMMOBILISATIONS REFERENCE


Manuel de 5.1.3.3
procédures
Tâche :
Date de la révision : Traitement Page : 3

Références Opérations

Le RAF :

1 - reçoit les instructions du Coordonnateur,


2 - constate la non fonctionnalité sur place,
3 - émet le procès-verbal,
4 - fait signer le procès-verbal par le responsable,
5 - fait signer le procès-verbal par le Coordonnateur,
6 - donne copie du procès-verbal au Comptable pour la mise à jour
des documents.
7 - reçoit le procès-verbal,
8 - transmet le PV à l’agent administratif.

L’agent administratif :

9 - met à jour le registre des immobilisations,


10 - transmet l’information au comptable.

ou

7 bis - reçoit le procès-verbal,


8 bis - met à jour le registre des immobilisations.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 150


SEC DIARRA

PRECESSE

PROCES-VERBAL DE MISE AU REBUT

Structure responsable

Immobilisation concernée

Date de la mise au rébus

Description précise des Raisons de la Mise au rébus

Date

Signature responsable Le Coordonnateur RAF

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 151


SEC DIARRA

5.1.4 INVENTAIRE

PRECESSE INVENTAIRE DES IMMOBILISATIONS REFERENCE


Manuel de 5.1.4
procédures

Date de la révision : Page : 1

OBJET DE LA PROCEDURE

La meilleure technique de validation de la réalité des éléments du patrimoine est de confirmer leur
existence physique. Cette confirmation est faite à l’occasion de la prise d’inventaire périodique.

La procédure permettra une correcte exécution des travaux d’inventaire depuis la phase de
préparation jusqu’à l’exploitation des résultats.

PRINCIPE D'APPLICATION

Le RAF est responsable de la planification des travaux d’inventaire.

L'inventaire est effectué au 31 décembre de chaque année.

DOCUMENTS SUPPORTS

1. Fiche d’inventaire : document retraçant les résultats de l’inventaire tout en permettant de


donner une appréciation sur l’état physique de chaque élément inventorié.

2. Fiche des écarts d’inventaire : précise les écarts entre les existants physiques et les
soldes théoriques tels que relevés sur les fiches d’immobilisation.

3. Bon de réception provisoire : constate la réception des immobilisations pendant les


travaux d’inventaire.

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procédure comprend trois tâches :

- la préparation de la prise d’inventaire,


- la réalisation de la prise d’inventaire,
- la réception des biens pendant l’inventaire.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 152


SEC DIARRA

PRECESSE PRISE D’INVENTAIRE DES IMMOBILISATIONS REFERENCE


Manuel de 5.1.4
procédures
Tâche :
Date de la révision : Préparation Page :2

Références Opérations

Le Coordonnateur :

1 - prévoit la date des travaux d’inventaire en fonction des différents


lieux par note de service courant Novembre,
2 - informe le RAF pour qu’il prenne les dispositions utiles.

Avant le début de tous travaux d’inventaire

Le RAF et chaque responsable des immobilisations :

3 - procèdent à l’aménagement de l’espace d’inventaire,


4 - listent (par numéro d’ordre, désignation et localisation) toutes les
immobilisations à la date déterminée,
5 - numérotent et servent les fiches d’inventaire vierges
6
7 - s’assure que les aires de stockage sont bien délimitées,
- détermine un endroit où seront entreposés les biens reçus
8 pendant l’inventaire,
- prévient tous les acteurs (mi décembre).

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 153


SEC DIARRA

PRECESSE PRISE D’INVENTAIRE DES IMMOBILISATIONS REFERENCE


Manuel de 5.1.4
procédures
Tâche :
Date de la révision : Réalisation Page :3

Références Opérations

Le RAF :

1 - procède au comptage des immobilisations sur leurs lieux de


localisation en spécifiant leur état,
2 - remplit la fiche d’inventaire signée par le responsable de
l’immobilisation,
3 - effectue la collecte des fiches et transcrit le résultat de l’inventaire
sur une fiche récapitulative,
4 - fait signer par le responsable la fiche récapitulative des articles,
5 - détermine les écarts entre les stocks théoriques et les comptages
physiques à partir de la fiche des écarts,
6 - transfert les fiches récapitulatives et les fiches des écarts à la
comptabilité pour le traitement comptable.
7 - reçoit les documents,
8 - les confronte aux soldes comptables,
9 - procède aux régularisations comptables nécessaires selon les
écritures comptables prévus à cet effet dans les procédures
comptables.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 154


SEC DIARRA

PRECESSE PRISE D’INVENTAIRE DES IMMOBILISATIONS REFERENCE


Manuel de 5.1.4
procédures
Tâche :
Date de la révision : Réception des biens pendant l’inventaire Page : 4

Références Opérations

Le RAF :

1 - procède à la réception des immobilisations,


2 - émet un bon de réception provisoire,
3 - fait stocker les biens dans un espace distinct de l’aire de stockage
des biens inventoriés,
4 - à la fin de l’inventaire lance la procédure d’entrée.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 155


SEC DIARRA

PRECESSE

VERIFICATION DE LA PRISE D’INVENTAIRE AU 31 DECEMBRE 20xx

Fiche des écarts

DESIGNATION STOCK STOCK DIFFERENCES


PHYSIQUE THEORIQUE
Code Localisation

RAF………………….
Responsable de ………………………..
Date : ………………………..

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 156


SEC DIARRA

PRECESSE

MODELE BON DE RECEPTION PROVISOIRE

Bon de réception Provisoire N°.......................

Date Désignation Quantité

Signature Livreur

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 157


SEC DIARRA

5.1.5 GESTION DU MATERIEL ROULANT

PRECESSE GESTION DU MATERIEL ROULANT REFERENCE


Manuel de 5.1.5
procédures
Date de la révision : Page : 1

OBJET DE LA PROCEDURE

Cette procédure a pour but de sécuriser les véhicules acquis dans le cadre du projet ainsi que
leurs utilisations judicieuses dans le cadre strict des activités du Projet.

PRINCIPE D'APPLICATION

Les véhicules doivent porter le nom du Projet, et immatriculé IT et être utilisés uniquement dans le
cadre des activités du projet. Les étiquettes comprenant le nom du projet, l’entité et la source de
financement, seront confectionnées et collées sur les véhicules.

Toute panne ou dysfonctionnement constaté sur le véhicule doit être porté à la connaissance du
Coordonnateur du projet. Des contrôles sont établis pour tous les véhicules du Projet. Un carnet de
bord, est disponible pour chaque véhicule et tenu par le chauffeur. Un modèle de carnet de bord
figure en fin de chapitre. Chaque véhicule doit disposer d’un dossier comprenant :

Elément de la commande, Facture, l’historique des entretiens effectués, carnet de bord,


assurance, autorisation de circuler, carte grise, vignette, visite technique, note d’affectation du
chauffeur. Les originaux de pièces sont gardés dans le coffre fort. Seules les copies certifiées sont
utilisées par les chauffeurs.

Directives en matière de gestion de véhicule :

- seul le chauffeur recruté est autorisé à conduire le véhicule du Projet ;


- les véhicules sont utilisés exclusivement pour les activités du projet ;
- le chauffeur ne prend à bord du véhicule aucun passager non autorisé par un ordre de
mission ;
- utiliser la ceinture de sécurité et faire obligation à tous les passagers ;
- les véhicules sont garés au niveau du projet à la fin de la journée sur le parc de l’UCP et
entités du projet ;
- le chauffeur doit procéder à l’entretien quotidien et régulier du véhicule
- le chauffeur doit mettre à jour quotidiennement le carnet de bord du véhicule ;
- les horaires règlementaires pour rouler le véhicule du Projet sont : 07 h à 19 h ;
- le chauffeur ne peut voyager sans ordre de mission ;

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 158


SEC DIARRA

- faire viser régulièrement (hebdomadairement) le cahier de bord par son supérieur


hiérarchique ;
- procéder à la révision du véhicule après chaque 5000 km parcourus dans un garage
agréer par le Projet ;

Avant d’effectuer toute mission, les chauffeurs de véhicules doivent remplir un certain nombre
de conditions à savoir :

- contrôler l’état du véhicule et prendre les mesures nécessaires en cas de besoin à sa


maintenance
- vérifier la présence de toutes les pièces indispensables qu’il faut mettre dans le
véhicule à savoir :
o une lampe torche ;
o une trousse de première nécessité comprenant une boîte à pharmacie ;
o un carnet de bord et un stylo,
o une trousse d’urgence comprenant au moins un pneu de secours, un extincteur,
un cric, une chaîne ou une croche pour tracter ;
o une trousse de pièces de rechange d’urgence renfermant des fusibles, des
ampoules, des tuyaux de radiateur et serre-joints, etc.
- veiller au verrouillage systématique des portières au démarrage.

Il contient de veiller à l’enregistrement des renseignements suivants :

- date et kilométrage,
- travail effectué ou carburant acheté.
Les rapprochements sont effectués essentiellement par le Responsable Administratif et Financier.
Un dossier est ouvert pour chaque véhicule et doit contenir une copie des pièces (assurance, carte
grise, fiche technique, etc.)

Le RAF ou le point focal veille au respect des dates de renouvellement des polices d’assurance et
de visites techniques et toute autre pièce nécessaire.

Pendant le voyage, les règles élémentaires de conduite doivent être respectées. Toutefois, au
cas où des impondérables de la route surviendront, il faut suivre scrupuleusement les règles du
jeu, lesquelles sont indiquées dans les procédures ci dessous. Au nombre de ces
impondérables, on peut citer les cas de :

- panne,
- accident,
- contrôle routier etc.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 159


SEC DIARRA

Les entretiens des véhicules sont effectués :

- aux stations services pour les vidanges et graissage ;


- chez les concessionnaires pour les opérations particulières nécessitant l’intervention de
spécialistes ou auprès d’un garage agrée.

A chaque entretien d’un véhicule (vidange, changement de filtre, pièces détachées,


pneumatiques…), le chauffeur du véhicule remplit la fiche d’entretien du cahier de bord du véhicule
en inscrivant la date, la nature des travaux réalisés son nom et sa signature.

DOCUMENTS SUPPORTS

- Le cahier de bord
- Fiche de rapport d’accident automobile,
- canevas de rapport d’un accident,
- Fiche de demande de carburants
- Fiche d’utilisation de la dotation en moyens de communication

Ces documents figurent en fin de chapitre

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procédure comprend six tâches :

- Révision et vidange
- Entretien et Réparation
- Demande d’autorisation d’utilisation du Matériel roulant
- Sécurisation des passagers
- Gestion des impondérables de route
- Rapport de fin de mission.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 160


SEC DIARRA

PRECESSE GESTION DU MATERIEL ROULANT REFERENCE


Manuel de 5.1.5
procédures
Tâche :
Date de la révision : Révision et vidange Page : 3

Références Opérations

Le Responsable Administratif et financier ou l’entité

1 • vérifie à travers les chauffeurs le kilométrage effectué après la


dernière vidange,
2 • veille à ce que les matériels roulants soient envoyés en
révision périodique après chaque 5000km,
3 • veille à la tenue régulière du cahier de bord du véhicule

Le chauffeur après chaque entretien d’un véhicule

4 • contrôle régulièrement si le véhicule a parcourus 5.000 km


depuis la dernière vidange
5 • signale au RAF ou à l’entité si la périodicité de révision et de
vidange est arrivée
6 • soumet le véhicule à l’entretien périodique,
7 • remplit la fiche d’entretien du cahier de bord du véhicule en
inscrivant la date, la nature des travaux réalisés son nom et sa
signature.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 161


SEC DIARRA

PRECESSE GESTION DU MATERIEL ROULANT REFERENCE


Manuel de 5.1.5
procédures
Tâche :
Date de la révision : Entretien et Réparation Page : 4

Références Opérations

Le chauffeur

1 • Constate une panne de véhicule,


2 • Informe le Coordonnateur du projet ou le point focal.

Le Coordonnateur du projet ou le point focal

3 • S’assure de la réalité de la panne,


4 • demande au RAF de prendre les dispositions nécessaires.

Le Responsable Administratif et financier

5 • établit un bon de travail,


6 • fait réparer le véhicule par le garage qualifié (sélectionné
conformément aux procédures de sélection des fournisseurs).

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 162


SEC DIARRA

PRECESSE GESTION DU MATERIEL ROULANT REFERENCE


Manuel de 5.1.5
procédures
Tâche :
Date de la révision : Demande d’autorisation d’utilisation de véhicule Page : 5

Références Opérations

Avant tout déplacement

Le Chauffeur

1 • demande au RAF une autorisation d’utiliser le véhicule


2 • S’assure de l’existence à bord du véhicule des pièces
suivantes :
- une lampe torche
- une trousse de première nécessité comprenant les
médicaments urgents
- un carnet de bord
- un lot de fiche de route et de stylos
- une trousse d’urgence
- une trousse de pièces de rechange d’urgence

3 • Informe le R.A.F de l’itinéraire et remplit la fiche de route.

Le Responsable Administratif et financier ou l’entité

4 • Constate la présence effective des pièces indispensables à


avoir dans le véhicule
5 • Vérifie la conformité de la fiche de route ainsi que celle du
carnet de bord
6 • Fait le plein en carburant
7 • signe la fiche et autoriser le déplacement

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 163


SEC DIARRA

PRECESSE GESTION DU MATERIEL ROULANT REFERENCE


Manuel de 5.1.5
procédures
Tâche :
Date de la révision : Sécurisation des passagers Page : 6

Références Opérations

Le Chauffeur

1 • verrouille les portières avant le démarrage des véhicules


2 • s’assure que les personnes à bord mettent leur ceinture de
sécurité
3 • Veille à chaque descente à ne rien laisser de visible sur les
sièges du véhicule
4 • Veille à la surveillance des locaux et véhicules de jours
comme de nuit pour éviter tout incident (cambriolage, vols

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 164


SEC DIARRA

PRECESSE GESTION DU MATERIEL ROULANT REFERENCE


Manuel de 5.1.5
procédures
Tâche :
Date de la révision : Gestion des impondérables de route Page : 7

Références Opérations

Le Chauffeur

1 • veille au respect des signalisations routières,


2 • Gère les impondérables,

En cas d’accident

3 • reste calme et ne pas paniquer


4 • quitte la route
5 • applique au besoin les premiers soins
6 • appelle les secours

En cas de panne

7 • reste calme et ne pas paniquer


8 • quitte la route
9 • essaye de déceler la panne
10 • s’oriente vers un endroit offrant plus de sécurité
11 • répare le véhicule avec les pièces de rechange à bord
12 • appelle au besoin la police ou la gendarmerie

En cas de contrôle routier

13 • ralentit le véhicule,
14 • s’arrête sans descendre
15 • s’assure de la nature des agents
16 • abaisse au plus à 2,5cm les vitres
17 • présente les pièces demandées
18 • assiste aux éventuelles fouilles du véhicule

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 165


SEC DIARRA

PRECESSE GESTION DU MATERIEL ROULANT REFERENCE


Manuel de 5.1.5
procédures
Tâche :
Date de la révision : Rapport de fin de mission Page : 8

Références Opérations

Le Chauffeur trois jours au plus tard

1 • remplit toutes les fiches indispensables (Dotations, route, etc.)


2 • établit un rapport sommaire de tout le voyage
3 • dépose auprès du secrétariat

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 166


SEC DIARRA

MODELE DE CARNET DE BORD DE VEHICULE

Ministère ou structure de tutelle du projet

Nom du projet

Numéro de projet

Année

Adresse

Adresse
Plaque
CARNET DE BORD DE VEHICULE D’immatriculation

Achat de Nom Objet Date :
DATE / Heure Kilométrage carburant Paraphe Nom paraphe du
du chauffeur
passager

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 167


SEC DIARRA

5.2 STOCKS
5.2.1 PRESENTATION DE LA FONCTION

Les stocks constituent la seconde catégorie des éléments corporels du patrimoine du


PRECESSE.

Ils doivent bénéficier de la même attention que les immobilisations.

Par stock, il faut entendre :

- les petits matériels,


- les tickets de carburant,
- les fournitures de bureau.

Leur niveau doit faire l’objet de suivi.

Pour ceux qui ne sont pas directement consommés leur gestion est effectuée par le Comptable
ou un de ses agents chargés des stocks.

Il réceptionne les stocks et met à jour les fiches de stock.

Les acquisitions de stocks dans le cadre de la mise en œuvre des différentes entités
d’exécution sont affectées aux points focaux.

La fonction de gestion des stocks est constituée des procédures suivantes :

- le traitement des entrées,


- le traitement des consommations,
- l’inventaire,
- la valorisation,
- le renouvellement.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 168


SEC DIARRA

5.2.2 ENTREE EN MAGASIN

PRECESSE ENTREE DES STOCKS REFERENCE


Manuel de 5.2.2
procédures

Date de la révision : Page : 1

OBJET DE LA PROCEDURE

Le PRECESSE doit s’employer à mettre en œuvre les diligences minimales permettant de


sécuriser ses stocks dès leur réception.

Les tâches utiles pour atteindre cet objectif sont précisées dans la procédure décrite ci dessous.

PRINCIPE D'APPLICATION

Les acquisitions s’effectuent conformément aux procédures d’achat.

Toute réception de stock doit transiter par le RAF qui actualise sa fiche de stock.

Les consommations directes doivent être limitées. Même dans ce cas, le RAF inscrit
simultanément en entrée et en consommation l’opération.

DOCUMENTS SUPPORTS

1. Fiche de stock : document recensant par type tous les stocks du PRECESSE.

2. Bon de réception provisoire

3. Bon de réception

4. Procès verbal d’affectation

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procédure comprend trois tâches :

- la réception,
- la réception de biens non conformes.
- L’affectation

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 169


SEC DIARRA

PRECESSE ENTREE DES STOCKS REFERENCE


Manuel de 5.2.2.1
procédures
Tâche :
Date de la révision : Réception des biens Page :1

Références Opérations

Le RAF ou l’Agent administratif :

1 - reçoit le bien et délivre le bon de réception conformément à la


procédure des approvisionnements,
2 - stocke le bien,
3 - actualise sa fiche de stock en inscrivant la réception dans la
colonne des entrées,
4 - informe le Coordonnateur de la réception afin qu’il la porte à la
connaissance de l’initiateur de la commande.

Ou

L’agent administratif :

1bis - est informé par le service bénéficiaire de la réception d’un bien


commandé,
1ter - reçoit le bon de réception,
3bis - actualise sa fiche de stock par une inscription en entrée et en
consommation,
4bis - informe le RAF de la réception du bien.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 170


SEC DIARRA

PRECESSE ENTREE DES STOCKS REFERENCE


Manuel de 5.2.2.2
procédures
Tâche :
Date de la révision : Réception des biens non conformes Page :2

Références Opérations

Le RAF ou le bénéficiaire :

1 - constate la livraison non conforme sur le plan quantitatif,


2 - délivre un bon de réception provisoire,
3 - invite le fournisseur à livrer les quantités manquantes,
4 - s’abstient de signer le bon de livraison du fournisseur.

Le fournisseur :

5 - procède aux livraisons supplémentaires.

Le RAF ou le bénéficiaire :

6 - reçoit les quantités manquantes,


7 - lance la procédure de réception énoncée au 5221.

ou

Le RAF ou le bénéficiaire :

1bis - constate une qualité non conforme du bien livré,


3bis - retourne le bien au fournisseur,
4bis - informe le Coordonnateur pour lancer la procédure financière
appropriée.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 171


SEC DIARRA

PRECESSE
FICHE DE STOCK

Désignation :

Stock de commande ______________ Stock de sécurité ____________

Document de LIBELLE Mouvement


Date référence
Entrées sorties stock

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 172


SEC DIARRA

PRECESSE ENTREE DES STOCKS REFERENCE


Manuel de 5.2.2.3
procédures
Tâche :
Date de la révision : Affectation Page : 1

Références Opérations

Le Coordonnateur:

1 - arrête la date d’affectation des stocks,


2 - informe par courrier le point focal,

Le RAF :

1 - organise la séance d’affectation sur instructions du


Coordonnateur,
2 - émet le procès-verbal,
3 - fait signer le procès-verbal par le point focal,
4 - fait signer le procès-verbal par le Coordonnateur,
5 - donne copie du procès-verbal au comptable pour classement

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 173


SEC DIARRA

5.2.3 CONSOMMATION

PRECESSE REFERENCE
Manuel de CONSOMMATION DES STOCKS 5.2.3
procédures

Date de la révision : Page : 1

OBJET DE LA PROCEDURE

La description de cette opération est faite par l’intermédiaire des tâches mentionnées dans les
lignes ci-dessous.

PRINCIPE D'APPLICATION

Les différents services du Projet s’adressent à la direction de l’UCP pour leur fourniture de biens
préalablement stockés et gérés par l’agent administratif.

Les sorties de stock sont considérées comme des consommations. Il ne doit pas y avoir de
stockage intermédiaire au niveau des services propres du Projet.

Tous les véhicules devraient être couverts par une police d’assurance adéquate,

Certaines sorties peuvent être constatées pour cause d'avarie. Mais l'avarie devrait être constatée
par un procès verbal établi suivant la procédure décrite au point 5.1.5.2.

Le projet doit recruter un agent administratif pour une meilleure coordination des tâches
administratives.

DOCUMENTS SUPPORTS

1. Bon de consommation : fiche à la disposition des différents services pour matérialiser les
demandes de biens stockés.

2. Fiche de stock

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procédure comprend quatre tâches :

- la demande de bien,
- la sortie des stocks,
- la demande insatisfaite,
- la gestion des véhicules,

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 174


SEC DIARRA

PRECESSE CONSOMMATION DES STOCKS REFERENCE


Manuel de 5.2.3.1
procédures
Tâche :
Date de la révision : Demande de biens Page :2

Références Opérations

Le responsable d’un service du PRECESSE :

1 - constate un besoin,
2 - délivre un bon de consommation à l’adresse du RAF ou de son
agent administratif.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 175


SEC DIARRA

PRECESSE CONSOMMATION DES STOCKS REFERENCE


Manuel de 5.2.3.2
procédures
Tâche :
Date de la révision : Sortie des stocks Page : 3

Références Opérations

L’agent administratif :

1 - reçoit le bon de consommation,


2 - prépare la livraison,
3 - signe le bon de consommation,
4 - prévient le service bénéficiaire de la disponibilité du bien.

Le bénéficiaire :

5 - prend livraison de l’article souhaité,


6 - récupère une copie du bon de consommation signé par l’agent
administratif.

Le RAF ou son agent administratif :

7 - classe sa copie du bon de consommation,


8 - met à jour sa fiche de stock.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 176


SEC DIARRA

PRECESSE CONSOMMATION DES STOCKS REFERENCE


Manuel de 5.2.3.3
procédures
Tâche :
Date de la révision : Demande de biens insatisfaite Page : 4

Références Opérations

Le RAF :

1 - reçoit le bon de consommation,


2 - constate l’indisponibilité de l’article en quantité ou en qualité,
3 - lui retourne le bon de consommation,
4 - prévient le responsable de passation des marchés pour qu’il
programme l’achat.

Le responsable des passations de marché :

5 - prépare l’achat conformément à la procédure des


approvisionnements.

Le bénéficiaire s’il le souhaite :

6 - prépare un bon de consommation pour la quantité disponible


7 - le transmet au RAF.

Le RAF :

8 - reçoit le nouveau bon,


9 - lance la procédure de sortie décrite au 5232.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 177


SEC DIARRA

PRECESSE

BON DE CONSOMMATION

Service bénéficiaire

Responsable

Date

Désignation Spécificité technique Quantité Observation

Le Responsable Le RAF

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 178


SEC DIARRA

5.2.4 INVENTAIRE

PRECESSE INVENTAIRE DES STOCKS REFERENCE


Manuel de 5.2.4
procédures

Date de la révision : Page : 1

OBJET

La meilleure technique de validation de la réalité des éléments du patrimoine est de confirmer leur
existence physique. Cette confirmation est faite à l’occasion de la prise d’inventaire périodique.

La procédure permettra une correcte exécution des travaux d’inventaire depuis la phase de
préparation jusqu’à l’exploitation des résultats.

PRINCIPE D'APPLICATION

Le RAF est responsable de la planification des travaux d’inventaire, l’inventaire est effectué sous
sa responsabilité.

La périodicité de l’inventaire est annuelle. Les inventaires ont donc lieu le 31 décembre de chaque
année.

DOCUMENTS SUPPORTS

Fiche d’inventaire ; document retraçant les résultats de l’inventaire tout en permettant de donner
une appréciation sur l’état physique de chaque élément inventorié.

Fiche des écarts d’inventaire : précise les écarts entre les existants physiques et les soldes
théoriques tels que relevés sur les fiches de stock.

Bon de réception provisoire : constate la réception des stocks pendant les travaux d’inventaire.

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procédure comprend trois tâches :

- la préparation de la prise d’inventaire,


- la réalisation de la prise d’inventaire,
- la réception des biens pendant l’inventaire.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 179


SEC DIARRA

PRECESSE PRISE D’INVENTAIRE DES STOCKS REFERENCE


Manuel de 5.2.4.1
procédures
Tâche :
Date de la révision : Préparation Page :1

Références Opérations

Avant le début des travaux d’inventaire,

Le RAF:

1 - fait procéder à l’aménagement de l’espace d’inventaire,


2 - liste (par numéro d’ordre, désignation et localisation) tous les
stocks à la date du 31/12,
3 - numérote et sert les fiches d’inventaire vierges,
4 - s’assure que les aires de stockage sont bien délimitées,
5 - détermine un endroit où seront entreposés les biens reçus
pendant l’inventaire,

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 180


SEC DIARRA

PRECESSE PRISE D’INVENTAIRE DES STOCKS REFERENCE


Manuel de 5.2.4.2
procédures
Tâche :
Date de la révision : Réalisation Page :2

Références Opérations

Le RAF :

1 - procède au comptage des stocks sur leurs lieux de localisation en


spécifiant leur état,
2 - transcrit le résultat de l’inventaire sur une fiche récapitulative,
3 - fait signer par le Comptable la fiche récapitulative des articles,
4 - détermine les écarts entre les stocks théoriques et les comptages
physiques à partir de la fiche des écarts et les valorise,
5 - transfert les fiches récapitulatives les fiches des écarts à la
comptabilité pour le traitement comptable.
6 - reçoit les documents,
7 - les confronte aux soldes comptables,
8 - diligente les régularisations nécessaires selon les procédures
comptables prévues à cet effet.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 181


SEC DIARRA

PRECESSE PRISE D’INVENTAIRE DES STOCKS REFERENCE


Manuel de 5.2.4.3
procédures
Tâche :
Date de la révision : Réception des biens pendant l’inventaire Page :3

Références Opérations

Le RAF :

1 - procède à la réception des stocks,


2 - émet un bon de réception provisoire,
3 - fait stocker les biens dans un espace distinct de l’aire de stockage
des biens inventoriés,
4 - à la fin de l’inventaire lance la procédure d’entrée en stock.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 182


SEC DIARRA

PRECESSE
VERIFICATION DE LA PRISE D’INVENTAIRE AU 31 DECEMBRE 20xx

Fiche des écarts

DESIGNATION STOCK STOCK DIFFERENCES


PHYSIQUE THEORIQUE
Code Localisation

RAF …………………
Comptable ………………………..
Date : ………………………..

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 183


SEC DIARRA

FICHE D’UTILISATION DE VEHICULE

Bureau comptable responsable :________________

Marque/Type du véhicule : ________________


Numéro de plaque : ________________
Mois : ________________

Année : _______________

Nombre
Personnes
Bénéfic Entretien
Itinérair
Heures Kilométrage Kms Combustibles Signature
Date Chauffeur Parcourus
Conduites iaire es
Dép Arr Dép Arr
Essen. Gasoil
Compt bénéf
(service) (1) (1)

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 184


SEC DIARRA

5.2.5 VALORISATION

PRECESSE REFERENCE
VALORISATION DES STOCKS
Manuel de 5.2.5
procédures

Date de la révision : Page : 1

OBJET

La procédure permettra une bonne exploitation des résultats de l’inventaire.

PRINCIPE D'APPLICATION

Les éléments inventoriés doivent faire l’objet de valorisation, et prendre en compte les
dépréciations éventuelles.

Le principe de permanence des méthodes oblige la structure à adopter et à mettre en œuvre


une méthode de valorisation des stocks.

La méthode proposée est celle du Coût Moyen Unitaire Pondéré (CMUP).

DOCUMENTS SUPPORTS

1. Fiche d’inventaire ; document retraçant les résultats de l’inventaire tout en permettant de


donner une appréciation sur l’état physique de chaque élément inventorié.

2. Factures de la période

3. Données récentes sur les prix du marché.

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procédure comprend deux tâches :

- exploitation des résultats de l’inventaire,


- valorisation.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 185


SEC DIARRA

PRECESSE REFERENCE
Manuel de 5.2.5.1
VALORISATION DES STOCKS
procédures
Tâche :
Date de la révision : Centralisation de l’inventaire Page : 1

Références Opérations

Le RAF en collaboration avec le comptable :

1 - regroupent l’ensemble des fiches d’inventaire,


2 - effectuent un classement selon la nature des stocks,
3 - recherchent les prix des biens sur la période à partir des factures.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 186


SEC DIARRA

PRECESSE REFERENCE
Manuel de 5.2.5.2
VALORISATION DES STOCKS
procédures
Tâche :
Date de la révision : Valorisation Page :1

Références Opérations

Le RAF en collaboration avec son comptable :

1 - effectuent une catégorisation des stocks par nature,


2 - pondèrent les quantités respectives achetées selon la nature par
les prix sur la période concernée,
3 - effectuent une sommation de ce résultat (1),
4 - effectuent une sommation des quantités de la période (2),
5 - déterminent le prix moyen unitaire par le rapport (1)/(2).

CMUP = Somme (Qn x Pn)


Somme (Qn)

6 - valorisent la quantité de stocks inventoriée par le CMUP calculé,


7 - effectuent les corrections nécessaires des états financiers (cf
procédures comptables).

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 187


SEC DIARRA

5.2.6 RENOUVELLEMENT DE STOCK

PRECESSE REFERENCE
Manuel de RENOUVELLEMENT DES STOCKS 5.2.6
procédures

Date de la révision : Page : 1

OBJET

Permettre à la structure d’assurer une gestion saine de ses stocks.

PRINCIPE D'APPLICATION

Le renouvellement des stocks est fait suivant la procédure de passation des marchés du Projet.

Le délai d’approvisionnement, la disponibilité des produits et la rotation des stocks sont des
éléments d’appréciation pour le lancement de cette procédure.

DOCUMENTS SUPPORTS

1. Fiche de stock

2. Rapport de gestion de l’agent administratif

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procédure comprend trois tâches :

- constat,
- décision de la Direction,

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 188


SEC DIARRA

PRECESSE REFERENCE
Manuel de 5.2.6.1
RENOUVELLEMENT DES STOCKS
procédures
Tâche :
Date de la révision : Constat Page :1

Références Opérations

L’agent administratif :

1 - constate le faible niveau de son stock,


2 - informe le RAF par note écrite,

Le RAF :

3 - reçoit la dite note,


4 - vérifie les données chiffrées,
5 - notifie son accord pour la préparation du dossier de demande de
cotation,
ou
5bis - émet des réserves à prendre en compte,
7 - transmet le document à l’agent administratif pour la préparation du
dossier de demande de cotation

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 189


SEC DIARRA

PRECESSE REFERENCE
Manuel de RENOUVELLEMENT DES STOCKS 5.2.6.2
procédures
Tâche :
Date de la révision : Décision de l’UCP Page :1

Références Opérations

Le RAF :

1 - reçoit la note avec le bon de commande,


2 - notifie son accord en signant le bon,
3 - transmet les documents au Coordonnateur pour appréciation.
4
Le Coordonnateur :

5 - reçoit les documents,


6 - vérifie l’opportunité,
7 - donne son accord,
ou
7 bis - émet des réserves à prendre en compte.

Le RAF :

8 - reçoit l’autorisation,
9 - lance la commande suivant la procédure de passation de marchés
du Projet.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 190


SEC DIARRA

VI - PROCEDURES PASSATION DES MARCHES

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 191


SEC DIARRA

6.1. REGLEMENTATION APPLICABLE

Les procédures décrites ci-après sont encadrées par l’annexe 3 de l’accord de crédit.

1. Tous les marchés de fournitures, travaux et services (à l’exception des services de


consultants) doivent être passés conformément aux dispositions de la Section I des
« Directives Concernant la Passation des Marchés Financés par les Prêts de la
Banque et les Crédits de l’IDA » publiées par la banque en mai 2004 et révisées en
octobre 2006.

2. Tous les contrats de services de consultants sont attribués conformément aux


dispositions des Sections I et IV des « Directives : Sélection et Emploi de
Consultants par les Emprunteurs de la Banque mondiale » publiées par la banque
en mai 2004 et révisées en octobre 2006.

3. L’article 4 du décret n° 2004/275 du 24 septembre 2004 portant code des marchés


publics stipule que :

Nonobstant les dispositions de l’article 3 ci-dessus, le Code des Marchés Publics ne s’applique
aux marchés conclus dans le cadre des conventions internationales signées par l’Etat qu’en ses
dispositions non contraires aux dites conventions.

Les dispositions du Code des Marchés Publics relatives à la passation, à l’exécution, aux
organes de passation et de contrôle des Marchés Publics ne sont pas applicables aux
prestations de montant inférieur à cinq (5) millions de francs CFA.

Le spécialiste en Passation de Marché, en collaboration avec Le Responsable Administratif et


Financier et les points focaux, sous la supervision du Coordonnateur, se chargeront d’élaborer
la politique d’approvisionnement et de suivi des marchés passés par le PRECESSE. L’équipe
fiduciaire sous la supervision du coordonateur se chargera également du suivi sur le terrain en
accord avec le Coordonnateur, des exécutions et du suivi administratif des dossiers.

La responsabilité de la préparation du plan de passation des marchés de toutes les


composantes du PRECESSE incombe au SPM de l’unité de coordination du PRECESSE.
Toutefois la mise en œuvre du plan de passation des marchés de la composante 3 (MINEE)
revient à l’unité fiduciaire du PDSEN avec compte rendu au coordinateur du PRECESSSE.

L’Unité de Coordination du Projet et les points focaux doivent veiller à ce que les achats soient
diligentés dans les conditions d’économie, d’efficacité et de transparence.

Ceci confère à cette fonction une importance particulière.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 192


SEC DIARRA

Les procédures ci-dessus présentent de manière explicite le rôle précis des acteurs dans les
différentes étapes d’intervention, la présentation des documents supports utilisés ainsi que la
description détaillée de l’ensemble des tâches pour la passation des marchés.

Les spécimens de documents sont annexés aux procédures.

Plusieurs structures rentrent contribuent au processus de passation des marchés.

1) L’Autorité chargée des marchés publics


2) La Commission Spéciale de Passation des Marchés créée par décret du Premier Ministre, Chef de
Gouvernement dont les conditions de création, les attributions, la composition et le fonctionnement sont
régies par les articles 112 à 128 du Code des marchés Publics,;
3) Le Maître d’ouvrage à qui incombe :
- l’initiative et la conduite de la passation des marchés ;
- le suivi de l’exécution physico-financière des marchés;
4) L’Agence de Régulation des Marchés Publics qui assure la régulation, le suivi et l’évaluation du
système des march’es publics conformément aux dispositions de l’article 154 du Code des marchés
Publics;
5) Les organes de contrôle des marchés publics, à savoir les Commissions Spécialisées de Contrôle
des Marchés (CSCM) telles que régies aux articles 129 à 147 du du Code des marchés Publics qui
regroupent :
- les Commissions Spécialisées de Contrôle des Marchés de Routes et autres infrastructures,
saisies pour les marchés des travaux d’un montant supérieur à un milliard de FCFA et pour
ceux des études, fournitures et prestations de services s’y rattachant ;
- la commission spécialisée de Contrôle des Bâtiments et des Equipements Collectifs,
compétente pour les travaux de bâtiments, les fournitures et installations annexes, les études,
les prestations de maîtrise d’œuvre et autres prestations géotechniques et topographiques. Elle
est saisie pour les marchés des travaux d’un montant supérieur à cinq cent millions de FCFA et
pour ceux des études, fournitures et prestations de services s’y rattachant ;
- la Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés, des Approvisionnements Généraux,
compétente pour la fourniture du matériel de bureau, les autres fournitures ne relevant pas de
la compétence d’une autre Commission de Contrôle de Marchés, les études, les définitions, les
choix de matériels informatiques, et la réalisation des logiciels. Elle est saisie pour les marchés
de fournitures d’un montant supérieur à cent cinquante millions de FCFA et pour ceux des
études s’y rattachant ;

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 193


SEC DIARRA

- la Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés des Services et de Prestations


Intellectuelles. Elle est saisie pour les marchés d’un montant supérieur à cent millions de FCFA.
6) L’observateur indépendant qui a pour attributions :
- d’évaluer le déroulement du processus de passation des marchés en signalant aux autres
organes les manquements au respect de la réglementation, au respect de la transparence et
aux principes d’équité
- de signaler les pratiques contraires à la bonne gouvernance dans le processus de passation
des marchés

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 194


SEC DIARRA

6.2. PLAN DE PASSATION DE MARCHES

La planification des approvisionnements est annuelle. Le rapport de gestion du PRECESSE pour


le troisième trimestre de chaque année doit préciser le plan de passation des marchés de
l’exercice à venir. Le SPM se charge de la collecte des informations de base nécessaires à la
confection du plan.

Les points focaux et l’UCP expriment leurs besoins au coordonateur du projet au troisième
trimestre de chaque année.

Les besoins recensés, sont arrêtés par le Coordonnateur avec le concours du RAF et de
l’ensemble des points focaux. Les dates et les étapes clés de la passation de marchés sont
également spécifiées.

Le plan de passation prévoit :

- l’établissement des listes de fournitures et études,

- la répartition des responsabilités,

- le choix des modes d’approvisionnement et la définition de leur objet,

- la fixation des dates, étapes et calendriers d’approvisionnement,

- la programmation du contrôle des approvisionnements.

Les plans de passation des marchés sont centralisés par le SPM du PRECESSE en vue de leur
exécution après leur approbation.

La mise à jour des plans d’approvisionnement est effectuée en même temps que l’adoption des
budgets.

Le programme informatique de l’UCP devrait permettre de suivre les achats et assurer une
restitution des informations principales.

La constitution des fichiers de fournisseurs découle de la programmation des


approvisionnements. Elle permet d’établir une base de données pertinente qui facilitera les
acquisitions de biens et services ultérieurs.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 195


SEC DIARRA

Elle facilite également la budgétisation en donnant des éléments de référence en matière de


valorisation des biens. L’actualisation du fichier est réalisée au moins une fois par an dans le
cadre de la préparation des budgets prévisionnels, sur la base d’une demande de
renseignement sur les critères suivants :

- coûts,
- quantité
- qualité,
- délais de livraison,
- Stocks disponibles.

Les prix pouvant être obtenus pour toute l’année sont négociés sur la base d’une demande de
renseignement de prix annuel et confirmé ou renégocié au moment de la passation de la
commande après application de la procédure d’appel d’offres.

Pour les sélections de consultants, le fichier est constitué à partir des demandes de
manifestation d’intérêt publiées par l’UCP en concertation avec les points focaux.

6.3. MODES DE PASSATION DE MARCHES


6.3.1. TYPOLOGIE DES MODES DE PASSATION DE MARCHES

Les modes de passation des marchés prévus par l’accord de financement sont :

6.3.1.1 APPEL D’OFFRES

L’appel d’offres est le mode d’acquisition le plus ouvert. C’est la procédure transparente par
excellence.
Elle assure par conséquent la bonne exécution dans des conditions économiques favorables
(prix, délais…) des opérations d’acquisition des biens et services.

Dans le cadre des marchés gérés par l’UCP, une commission est mise en place.

L’appel d’offres peut être restreint ou ouvert, national ou international.

a) Appel d’offres International


b) Appel d’offres national
c) Appel d’offres restreint pour les travaux ou équipements spécifiques de grande
importance ou complexes et les fournitures ou services spécialisés

Les procédures de passation de marchés par appel d’offres visent l’attribution de Marchés de
travaux et de fournitures.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 196


SEC DIARRA

Pour les sélections de consultants, plusieurs méthodes sont utilisables en fonction du type de
prestations attendues :

♦ la sélection fondée sur la qualité technique,


♦ la sélection en fonction d’un budget limité,
♦ la sélection en fonction du coût le plus bas,
♦ la sélection fondée sur les qualifications des consultants,
♦ la sélection en source unique,
♦ les consultants individuels.

Les procédures de passation de marchés par appel d’offres régissent l’attribution de Marchés
de travaux et de fournitures.

L’appel à la concurrence est diligenté selon la procédure d’adjudication ou selon la procédure


d’appel d’offres.

L’adjudication vise les marchés passés avec un prix plafond tenu secret au-delà duquel le
marché ne peut être attribué. La primauté est donnée au prix. Les appels d’offres sont observés
pour les autres marchés.

DOCUMENTS SUPPORTS

Les documents supports utilisés dans le cadre d’un appel d’offres sont les suivants :

- Dossier d’appel d’offres : document contenant toutes les informations nécessaires


concernant le marché : objet, références techniques, exigence de délais, conditions
financières…

- Approbation du dossier : lettre servant de support à l’avis d’approbation par le bailleur,

- Le Procès-verbal d’analyse des offres rend compte des conclusions relatives à l’examen
des propositions formulées par les soumissionnaires.

- Le bon ou Procès-verbal de réception illustre la réception des biens et services. Le


principe de la comptabilité publique en la matière est clair. Il soumet le paiement à la
réception. La réception constitue pour ce faire la condition de paiement du fournisseur.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 197


SEC DIARRA

6.3.1.2 PASSATION DE MARCHE PAR ENTENTE DIRECTE (PROCEDURE DE GRE A GRE)

La procédure du gré à gré désigne un mode d’acquisition ou on décide de consulter et de traiter


directement avec un fournisseur donné sans faire jouer la concurrence au préalable. Il est par
conséquent spécifique et doit toujours être une procédure d’exception.

Cette procédure s’applique pour les acquisitions de biens et services pour lesquels l’appel à la
concurrence n’est pas pertinente, en particulier lorsque :

- La détention est exclusive pour un fournisseur donné ;

- Les prix unitaires ont été déjà négociés de façon globale avec le fournisseur dans le
cadre d’un programme de passation de commande, après appel à la concurrence ;

- Les articles ou prestations sont homologués ;

- La préservation des intérêts de la structure d’exécution recommande un fournisseur


bien spécifique, par exemple pour assurer la bonne exécution d’un autre marché ;

- Les circonstances exceptionnelles, par exemple en réponse à des catastrophes


naturelles.
- Suivant ce principe et sur la base du fichier des fournisseurs, certains articles et services
expressément désignés peuvent faire l’objet de cette procédure.
-
- Néanmoins, et en tout état de cause, la commission de passation des marchés s’assurent
en permanence que l’évolution des conditions du marché de l’offre ne justifie pas une
consultation et une renégociation des prix.
-
- Elles s’assureront également que le fournisseur offre toutes les conditions de garantie pour
l’exécution correcte du marché.
-
- Les marchés de fourniture doivent par contre être toujours passés dans le cadre d’une
procédure de sélection.

DOCUMENTS SUPPORTS

Les documents supports utilisés dans le cadre de passation de marché à entente directe :

1) Bon de commande ou contrat


2) Bon de livraison ou attestation de service fait

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 198


SEC DIARRA

6.3.2. CAS SPECIFIQUE DE LA FEDEC

La FEDEC est un intermédiaire financier placé sous la responsabilité du MINAS. Ses activités
seront exécutées par une ONG dont le recrutement sera effectué par l’UCP suivant les termes
de références élaborés par le MINAS.

Les dispositions du manuel de procédures du PRECESSE relatives à la passation, à


l’exécution, aux organes de passation et de contrôle de marchés publics sont applicables aux
intermédiaires financiers et aux sous projets du PRECESSE

Les paiements de la FEDEC seront effectués par l’UCP après avis du MINAS.

6.3.3. EXAMEN PAR LA BANQUE DES DECISIONS CONCERNANT LA PASSATION DES


MARCHES

Pour accroître l’efficacité des procédures de passation de marchés la Banque Mondiale donne
son avis préalablement à l’engagement de la procédure dans les cas suivants :

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 199


SEC DIARRA

CONTRATS DEVANT ETRE SOUMIS A L'EXAMEN DU BAILLEUR

S’ASSURER QUE LES SEUILS LISTES DANS CE TABLEAU SONT CONFORMES A LA LEGISLATION CAMEROUNAISE

S’ASSURER QUE LA POSTION DU TABLEAU S’INSERE DANS L’ORDRE LOGIQUE D’UTILISATION DU MANUEL

CONTRATS SOUMIS A L’EXAMEN DE L’IDA ?


Type de produit SEUIL EN $ US
Examen préalable Examen rétrospectif

Moins de 50 000 $ 
50 000 $ à moins de 100 000 $ 
Equipement de bureau et 
Fournitures véhicules
(INCLUANT LES La description des services
50 000 $ à moins de100 000 $
VEHICULES) (spécifications) de tous les contrats
100 000 $ à moins de 200 000 Les 3 premiers contrats (les
La description des services de tous les
$ autres : examen rétrospectif)
contrats
Autres fournitures/équipements
200 000 $ et plus Tous les contrats

Inférieur à 50 000 $ 
 Examen rétrospectif
Cas des petits travaux
TRAVAUX Les 3 premiers contrats
50 000 $ à moins de 500 000 $ Tous les contrats de plus de
500 000 $ US
500 000 $ et plus Tous les contrats
La description des services est soumise à
Inférieur à 50 000 $ l’examen préalable et approuvé sur son
SERVICES AUTRES
lien avec le programme annuel de travail
QUE LES
La description des services est soumise à
CONSULTANTS
50 000 $ à moins de 200 000 $ l’examen préalable approuvé sur son lien
avec le programme annuel de travail
TRAVAUX DANS LES
SOUS-PROJETS ET Inférieur à 50 000 $
AVEC LES OP
Les TDR de consultant sont
soumis à l'accord préalable
Contrats individuels de 100 000 $
Inférieur à 200 000 $ US et plus Examen rétrospectif des autres contrats
SERVICES DE Contrats de bureau d’études de
CONSULTANTS 100 000 $ US et plus

Les TDR sont soumis à l’accord


200 000 $ et plus préalable Liste de consultation (short list)

FORMATION, Les TDR de consultant sont


SEMINIARES, Toutes les valeurs soumis à l'accord préalable Le reste à l’examen rétrospectif
VOYAGES D’ETUDES

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 200


SEC DIARRA

Les seuils actuels de revue préalables sont en cours de révision par la Banque mondiale au
moment de l'élaboration du Manuel de procédures pour être porté à :

• 5 millions US$ pour les travaux (qui correspondra en même temps au seuil de
passage à l'appel d'offres international),
• 500 000 US$ pour les fournitures (qui correspondra en même temps au seuil de
passage à l'appel d'offres international),
• 200 000 US$ pour les firmes de consultants et
• 100 000 US$ pour les consultants individuels.

Ces seuils seront utilisés pour actualiser le plan de passation des marchés et répercutés sur le
manuel dès notification officielle de leur application par la Banque mondiale.

La consultation de fournisseurs est matérialisée par une fiche de sélection des fournisseurs.
C’est un document scindé en colonnes contenant les informations significatives de chaque offre et
permettant d’apprécier les différentes propositions en vue de la sélection. Les responsables sur
cette base décident et argumentent le choix du fournisseur.

6.3.1.4 CONTRACTUALISATION

Les différents modes de passation conduisent au choix du fournisseur qui est matérialisé par
une lettre de marché, contrat ou un bon de commande. Le contrat, plus sécurisant, fixera les
conditions de déroulement du marché, les conditions de réception et de paiement. Il doit fixer, le
cas échéant, les garanties à donner par le fournisseur quant à sa capacité à conduire le marché
et à le terminer à la satisfaction du prescripteur.

6.3.1.5 SUIVI ET ARCHIVAGES DES MARCHES

A la clôture de la procédure de passation de marché, le SPM s’emploiera à organiser ses


archives et à les mettre à jour de manière à pouvoir justifier du respect de toutes les règles
édictées.

A chaque attribution de marché, le spécialiste en passation des marchés en charge de la


passation des Marchés doit :

 Ouvrir un dossier correspondant au marché qui vient d’être signé et coller sur la page de
couverture de la chemise, une fiche de suivi de marché qui lui permet de faire un suivi plus
rapide du dossier. Sur cette fiche sont mentionnées les rubriques suivantes :

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 201


SEC DIARRA

- Nature du marché
- Financement et catégorie
- Attributaire
- Approbation
- Délais d’exécution
- Retenues de garanties
- Pénalités de retard
- Avance de démarrage et modalités de récupération de l’avance
- Règlements effectués

Les factures relatives à ces marchés arrivent au secrétariat de l’Unité de Coordination du Projet,
qui, après enregistrement, les transmet au coordonnateur pour visa puis au spécialiste
concerné pour vérification. Ce dernier y appose la mention « Bon pour services rendus » ou
« reçu conforme » pour les fournitures et sa signature.

Après retour de ces factures visées, elles sont transmises au spécialiste en passation des
marchés.

Celui-ci doit :

 Vérifier qu’elles sont conformes aux clauses du marché.


 Y apposer son visa.
 En garder une copie qu’il classe dans le dossier du marché concerné
 Met dans le circuit pour le règlement de la ou des factures.

Mise à jour et contrôle des fiches de marchés

Le spécialiste en passation des marchés met à jour la fiche de suivi et procède régulièrement à
la vérification de ces fiches avec le service comptable.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 202


SEC DIARRA

6.4. SCHEMAS
6.4.1 PLANIFICATION DES MARCHES

ACTEURS PROCEDURES DOCUMENTS

UCP Planification annuelle


Plan annuel
Accompagné du
Budget

Mise à jour

Bailleur lAvis de N.O. Au moment de


l’approbation du
Budget

UCP

Contractualisation

UCP Chaque mois

Exécution

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 203


SEC DIARRA

6.4.2 CONSTITUTION DU FICHIER FOURNISSEUR

ACTEURS PROCEDURES DOCUMENTS

Recensement des biens et


Services à acquérir
UCP et points focaux

Sélection des fournisseurs

La Commission Approbation de la sélection

Consultation des fournisseurs Fiche de sélection

La Commission
Recensement des offres Offres
& dépouillement

La Commission Approbation &


Constitution du fichier
Information des
fournisseurs
Fichier sur Excel

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 204


SEC DIARRA

6.4.3 SELECTION DE FOURNISSEURS

ACTEURS PROCEDURES DOCUMENTS

La Commission Préparation & Sélection Dossier d’appel


D’offres, de
Consultation

IDA Avis de N.O.

Publicité

Commission de dépouillement Recensement & Analyse PV de dépouillement


Fiche de sélection

Désignation de l’attributaire

IDA Avis de N.O.

Coordonnateur via RAF


Information Contrat, let
De l’attributaire Notification. Visa

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 205


SEC DIARRA

6.4.4 ENGAGEMENT

ACTEURS PROCEDURES DOCUMENTS

Le RAF Invitation à démarrer ou à livrer Bon de commande

SPM, Comptable Livraison PV de réception


Fournisseur Exécution des prestations
Bénéficiaire
Où commission désignée.

Coordonnateur, RAF
Et Comptable Paiement Mandat

Les procédures décrites ci-dessous examinent les aspects suivants :

1. Planification des Marchés,


2. Approbation de la Planification des Marchés,
3. Constitution du fichier des fournisseurs,
4. Passation de marché de gré à gré,
5. Passation de marché par appel d’offres,
6. Engagements,
7. Réception et paiement du fournisseur,

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 206


SEC DIARRA

6.5 PROCEDURES
PRECESSE REFERENCE
Manuel de procédures PASSATIONS DES MARCHES 6.5
Tâche :
Date de la révision : Planification des Marchés Page : 1

Références Opérations

le SPM en collaboration avec les points focaux :

1 - Recensent les besoins d’achats actualisés de l’ensemble des


parties prenantes du projet,

- Préparent le PPM (incluant les contrats de services) et son


2 actualisation régulière sont des éléments majeurs pour le bon
fonctionnement du projet,
3 - Elaborent le PPM en concertation et en cohérence avec le PTA et
le budget annuel,
4
- Soumettent le plan de passation des marchés au Coordonnateur;

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 207


SEC DIARRA

PRECESSE REFERENCE
Manuel de procédures PASSATIONS DES MARCHES 6.5
Tâche :
Date de la révision : Approbation de la Planification des Marchés Page : 1

Références Opérations

L’UCP :

1 - transmet les plans de passation des marchés à l’IDA pour avis de non
objection

L’IDA :
2
- Reçoit le plan de passation des marchés,
3
- Examine les modalités de passation des marchés proposées par l’UCP,
4
ou - Effectue des observations, et les transmets à l’UCP pour prises en
charges,
4bis
- donne son avis de non objection sur le plan de passation des marchés,
5
- Transmet le plan annuel validé à l’UCP,
6
- Après approbation par le Conseil d’administration, l’emprunteur prépare
un Avis général de passation de marché exhaustif (GPN) qui sera publié
sur le site du United Nations Development Business (UNDB) et sur celui
de Development Gateway Market (DgMarket) pour annoncer les
missions majeures de conseil et tout appel d’offre international (AOI).
L’avis général de passation de marché comprendra tous les AOI pour
les contrats de fournitures et les grands contrats de consultance (c’est-
à-dire ceux qui sont estimés à 200 000 dollars EU ou plus).

L’UCP
7
- Le Coordonnateur reçoit le plan de passation des marchés validé par
8 l’IDA,
- L’impute au SPM pour prise en charge et suivi,

Le SPM

- Doit veiller au respect du plan de passation des marchés.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 208


SEC DIARRA

PRECESSE REFERENCE
Manuel de procédures PASSATIONS DES MARCHES 6.5
Tâche :
Date de la révision : Constitution de fichier fournisseur Page : 1

Références Opérations

En fonction des besoins recensés :

- La Commission de passation des marchés remplit pour chaque


1 fournisseur pressenti par produit, un formulaire de demande de
renseignements,
2 - Le SPM enregistre la demande dans le registre de consultation.

A la réception des réponses suivant que la consultation est lancée par


l’UCP ou par le PDSEN(ajouter cette abréviation dans laliste ees
abréviations) pour la composante 3,

3 L’UCP :

4 - reçoit les plis fermés et transcrit les dates de réponse dans le registre
de suivi des consultations,
5 - procède au dépouillement et classe les résultats par catégorie de
produits,
- valide les nouveaux fournisseurs et prestataires de services,

6 Le SPM :

- procède à la mise à jour du fichier des fournisseurs autorisés.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 209


SEC DIARRA

PRECESSE REFERENCE
Manuel de procédures PASSATIONS DES MARCHES 6.5
Tâche :
Date de la révision : Gré à gré Page : 1/2

Références Opérations

Le RAF et le SPM :

1 - identifie le fournisseur,
2 - transmet ce choix au Coordonnateur pour approbation.

Le Coordonnateur :

3 - analyse le choix,
4 - ordonne au SPM la préparation du bon de commande ou l’ordre de
service,

Le Coordonnateur :

5 - soumet le dossier à la Banque Mondiale pour examen préalable si le


seuil l’exige,
6 - ordonne ensuite au SPM la préparation du bon de commande.

Le SPM:

7 - met à jour ses dossiers conformément au système de classement des


dossiers de passation des marchés.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 210


SEC DIARRA

PRECESSE REFERENCE
Manuel de procédures PASSATIONS DES MARCHES 6.5
Tâche :
Date de la révision : SHOPPING Page : 2/2

Références Opérations

Le SPM :

1 - consulte le fichier fournisseurs,


2 - sélectionne au moins trois fournisseurs pour le bien ou le service
désiré,
3 - leur demande de formuler leur offre (facture pro forma etc.)

Les fournisseurs :

4 - font leurs offres.

Le SPM :

5 - reçoit les offres,


6 - les analyse en en présence des membres de la comission,
7 - le comité élabore le tableau de sélection des fournisseurs et
8 soumet le résultat à l’approbation du Coordonnateur
- .

Le Coordonnateur :
9
10 - approuve la proposition d’attribution,
- demande la préparation de la commande.

Le SPM :
11
- met à jour ses dossiers.

Le SHOPPING devra respecter les principes d’économie, de


rendement, d’efficience et de transparence prônés par l’IDA

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 211


SEC DIARRA

PRECESSE REFERENCE
Manuel de procédures PASSATIONS DES MARCHES 6.5
Tâche :
Date de la révision : Appel d’offres Page : 1/5

Références Opérations

Préparation du dossier

Le SPM:

1 - Constitue le dossier d’appel d’offres :


2 - apprécie les conditions de l’appel d’offres,
3 - transmet le dossier au coordonateur le dossier
Le coordonateur :

- Transmet le dossier au maître d’ouvrage:


LE MAITRE D’OUVRAGE

- Transmet le dossier à la commission spéciale de passation des


marchés
La commission spéciale de passation des marchés

- Examine le dossier d’appel d’offre


- Transmet le dossier examiné au maître d’ouvrage

Le coordonateur

Transmet le dossier pour avis de non objection à l’IDA

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 212


SEC DIARRA

PRECESSE REFERENCE
Manuel de procédures PASSATIONS DES MARCHES 6. 5
Tâche :
Date de la révision : Appel d’offres Page : 2/5

Références Opérations

Approbation du dossier,

Le Bailleur :

1 - reçoit le dossier,
2 - examine les conditions à la lumière des prescriptions de l’annexe
3 de l’accord de crédit,
3 - donne son avis,

ou

4 - formule des recommandations d’amélioration à prendre en compte


avant la publication de l’avis d’appel d’offres.

La Commission :

5 - reçoit les recommandations,


6 - fait prendre les dispositions pour leur prise en compte,
7 - réexpédie si nécessaire le dossier remanié pour avis à la Banque
Mondiale.

Le coordonateur (PRECESSE ou PDSEN suivant le cas) :

8 - procède à l’insertion de l’avis d’appel d’offres dans des journaux à


grande audience nationale et/ou internationale afin d’inviter les
candidats intéressés à se procurer le dossier,

Le Président de la commission :

9 - signe la décision de création de la sous commission d’analyse des


offres,
10 - informe les autres membres de la commission.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 213


SEC DIARRA

PRECESSE REFERENCE
Manuel de procédures PASSATIONS DES MARCHES 6. 5
Tâche :
Date de la révision : Appel d’offres Page : 3/5

Références Opérations

Le SPM :

11 - reçoit et ventile la décision,


12 - remet les plis reçus des fournisseurs au Président de la
commission

Le Président de la commission :

13 - vérifie que le quorum est atteint, présente les plis aux membres de
la commission,
14 - procède à l’ouverture des plis et lit à haute et intelligible voix :
. le nom du soumissionnaire, le prix de l’offre,
. le délai de livraison / exécution, le montant de la garantie,
de l’offre le taux du rabais éventuel.
15 - Le président de la commission signe le procès verbal d’ouverture
des plis du registre infalsifiable avec tous les membres de la
commission de Passation des marchés y compris le rapporteur de la
Commission.

Le président transmet le dossier à la sous-commission d’analyse

La sous commission d’analyse :


16 - Analyse les offres
17 - Fait des propositions d’attributions
18 - Transmet les propositions au président de la commission

Le président de la commission ;
19 - transmet les propositions d’attribution au maître d’ouvrage
après examen par la commission

Le maître d’ouvrage :

20 - Attribue, publie les résultats, signe et notifie le marché

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 214


SEC DIARRA

PRECESSE REFERENCE
Manuel de procédures PASSATIONS DES MARCHES 6.6.5
Tâche :
Date de la révision : Appel d’offres Page : 4/5

Références Opérations

Le rapporteur:

- fait signer la liste de présence,


21 - prépare le procès verbal d’ouverture des plis,
22 - donne lecture du procès verbal d’ouverture des plis,
23 - soumet le procès verbal d’ouverture des plis aux membres de la
commission et aux soumissionnaires.

Le Président :
24 - suspend la séance,
25 - désigne un rapporteur,
26 - rappelle les dispositions essentielles du dossier d’appel d’offres,
27 - fait procéder à l’analyse des offres.

Le rapporteur :
28 - rédige le rapport d’analyse des offres,
29 - le soumet aux membres de la commission pour adoption.

Le Président de la commission :
30 - soumet le rapport d’évaluation aux membres de la commission
pour adoption,

Le Coordonateur
31 - soumet le rapport d’évaluation au Bailleur en cas de revue
préalable.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 215


SEC DIARRA

PRECESSE REFERENCE
Manuel de procédures PASSATIONS DES MARCHES 6.6.5
Tâche :
Date de la révision : Appel d’offres Page : 5/ 5

Références Opérations

Le Coordonnateur :

32 - notifie l’attribution du marché au soumissionnaire retenu,


33 - Publie dans un journal à grande audience où dans une revue
spécialisée à l’instar du journal de l’Agence de Régulation des
Marchés Publics (ARMP), l’acte de notification relative à
l’attribution du marché au soumissionnaire retenu.
34 - transmet le projet de marché à l’IDA pour avis,
35 - envoie le projet de marché au soumissionnaire pour signature,
36 - envoie le projet de marché pour enregistrement,
37 - notifie le marché signé au soumissionnaire pour exécution,
38 - transmet une copie du marché au SPM pour la saisie au niveau
des engagements.

Le SPM :

39 - reçoit la copie du dossier,


40 - met à jour ses dossiers conformément au système de classement
des dossiers de passation des marchés.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 216


SEC DIARRA

PRECESSE REFERENCE
Manuel de procédures PASSATIONS DES MARCHES 6.6.6
Tâche :
Date de la révision : Engagement Page : 1

Références Opérations

Le SPM :

1 - prépare les dossiers, élabore la lettre de marché le contrat et le


bon de commande en sept exemplaires signés par le
coordonateur
2 - garde une copie pour ses archives.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 217


SEC DIARRA

PRECESSE REFERENCE
Manuel de procédures PASSATIONS DES MARCHES 6.6.7
Tâche :
Date de la révision : Réception – Paiement Page : 1

Références Opérations

Le fournisseur :

1 - procède à la livraison ou l’exécution des prestations.

Le RAF, le SPM et le bénéficiaire ou une commission restreinte de


réception peut être désignée :

2 - constatent la livraison ou l’exécution des prestations par la


signature du bordereau de livraison ou du procès-verbal de
réception
Le SPM :

3 - Le SPM confectionne la liasse de paiement comprenant l’original


du bordereau de livraison et du procès verbal de réception dûment
signé par les membres de la dite commission dont fait partie la
composante bénéficiaire, la lettre de marché enregistrée en sept
(7) exemplaires dont au moins trois (3) enregistrées par le
Cocontractant, la facture en sept (7) exemplaires, un dossier
administratif en cours de validité à la circulaire d’exécution du
budget de l’année en cour, la décision d’attribution du marché
dûment signée par le maître d’ouvrage, le procès verbal
d’ouverture des plis, le procès verbal portant attribution dudit
marché. Toutefois, la liasse complète de paiement est envoyée au
coordonateur

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 218


SEC DIARRA

PRECESSE REFERENCE
Manuel de procédures PASSATIONS DES MARCHES 6.6.7
Tâche :
Date de la révision : Réception – Paiement Page : 2/2

Références Opérations

Le Coordonnateur :

4 - reçoit les documents et les examine,


5 - les renvoie ensuite au RAF pour prise en charge par le
Comptable.

Le Comptable :

6 - reçoit le bordereau de livraison ou le procès verbal de réception,


7 - reçoit la facture du fournisseur conformément à la procédure de
courrier
8 - s’assure de l’existence d’un bon de commande et d’un bon de
réception conforme,
9 - enregistre l’opération d’achat conformément aux schémas
comptables,
10 - entame la procédure financière de paiement du fournisseur (cf
procédures financières).

Le RAF :

11 - met à jour ses dossiers.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 219


SEC DIARRA

PLAN DE PASSATION ANNUELLE

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 220


SEC DIARRA

Projet : Projet de Renforcement des Capacités Environnementales et Sociales pour le Secteur de l'Energie
Pays : Cameroun
Plan de Passation de Marché : TRAVAUX

MONTANT METHODE PRE PREFERENCE REVUE TRANSMISSION DATE DATE DATE RECEPTION

DESCRIPTION ESTIMAT. DE QUALIFICATION NATIONALE & SOUMISSION D'INVITATION SOUMISSION SIGNATURE


A PRIORI
*000 US$ P. MARCHE
Oui/Non Oui/Non A POSTERIORI
PAR AG. EXEC. RAPPORT EVALUATION MARCHE DEFINITIVE

Composante

Sous total. Composante

TOTAL PPM TRAVAUX

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 221


SEC DIARRA

Projet : Projet de Renforcement des Capacités Environnementales et Sociales pour le Secteur de l'Energie
Pays : Cameroun
Plan de Passation de Marché : Services Consultants
MONTANT METHODE REVUE DATE DE DATE DATE SIGNATURE RAPPORT
DESCRIPTION ESTIMAT. DE SELECTION A PRIORI PREPARATION DE SOUMISSION DU FINAL

(US$) A POSTERIORI & SOUMISSION L'INVIT. ET OUVERT. (T) CONTRAT

Composante 1

Sous total. Composante 1 -

Composante 2

Sous total. Composante 2

Composante 3

Sous total. Composante 3

TOTAL SERVICES DE CONSULTANTS

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 222


SEC DIARRA

Projet : Projet de Renforcement des Capacités Environnementales et Sociales pour le Secteur de l'Energie
Pays : Cameroun
Plan de Passation de Marché : Services Autres que Services de Consultants
MONTANT METHODE PRE PREFERENCE REVUE A PREPARATION DATE DATE DATE RECEPTION

DESCRIPTION ESTIMAT. DE QUALIFICATION NATIONALE PRIORI & SOUMISSION D'INVITATION SOUMISSION SIGNATURE DES

*000 US$ P. MARCHE (oui/non) POSTERIORI PAR AG. EXEC. MARCHE FOURNITURES

Composante 1

Sous total. Composante 1

Composante 2

Sous total. Composante 2

Composante 3

Sous total. Composante 3

TOTAL PPM Services non consultant

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 223


SEC DIARRA

Projet : Projet de Renforcement des Capacités Environnementales et Sociales pour le Secteur de l'Energie
Pays : Cameroun
Plan de Passation de Marché : Fournitures
MONTANT METHODE PRE PREFERENCE PREPARATION DATE DATE DATE RECEPTION
REVUE
DESCRIPTION ESTIMAT. P. MARCHE QUALIFICATION NATIONALE A PRIORI & SOUMISSION D'INVITATION SOUMISSION SIGNATURE

*000 US$ A POSTERIORI PAR AG. EXEC. RAPPORT EVALUATION MARCHE DEFINITIVE

Sous total. Composante 1

Composante 2

Sous total. Composante 2

Composante 3

Sous total. Composante 3

TOTAL PPM FOURNITURES

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 224


SEC DIARRA

ETAT DE SUIVI DES MARCHES


Période

DESCRIPTION Marché N° Marché N°


Portant sur Portant sur

Financement
Coût estimé
Mode de passation
DAO transmis au Bailleur
DAO approuvé
Publication
Ouverture des plis
Rapport évaluation
Rapport approuvé
Projet de Contrat
Contrat approuvé
Signature contrat
Notification fournisseur
Bon de commande
Démarrage
Achèvement attendu
Réception

Exécution physique

Exécution physique en %
Retard en jours

Paiement

Paiement en %

Le Responsable

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 225


SEC DIARRA

DEMANDE ANNUELLE

Nom et adresse du fournisseur :


------------------------------------------------ DEMANDE N° _____
------------------------------------------------
------------------------------------------------ DATE : / /
Site :
Quantité Désignation Référence Nomenclature Qualité. Prix proposé
Fourniture PRECESSE Proposée

(Espace grisé à être complété par le fournisseur)

N° de R.C.

TERMES ET CONDITIONS
PRECESSE Fournisseur

Mode de règlement
Délai de livraison

Responsable Bénéficiaire Responsable Administratif Ordonnateur des dépenses


Date : Date : Date :
Visa : Visa : Visa :

NOTE : Cette demande doit être retournée sous pli fermé à l’adresse ci-dessus indiqué
AU PLUS TARD LE : ____________________________________

Inscrire le numéro de la Demande sur l’enveloppe de réponse.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 226


SEC DIARRA

FICHE DE SELECTION FOURNISSEURS

Objet

Date

Fournisseurs Evaluation technique Evaluation financière Autres Observations


caractéristiques de
l’offre

Décision d’attribution

Motivation de la décision

Le RAF

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 227


SEC DIARRA

PRECESSE

BON DE COMMANDE

Date Commande :

Bénéficiaire :

Marchés :

Nomenclature No d’ordre Article Quantité Prix Montant Observations


Unitaire

TOTAL HT
TVA
TOTAL TTC

Signature Coordonnateur

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 228


SEC DIARRA

VII - PROCEDURES FINANCIERES

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 229


SEC DIARRA

7.1 PRESENTATION DE LA FONCTION


Le PRECESSE bénéficie de deux sources de financement à savoir :

- les ressources IDA,


- les fonds de contrepartie de l’Etat du Cameroun

Chaque ressource est mobilisée et gérée suivant les procédures spécifiques de chaque bailleur.
Trois types de compte bancaires sont ouverts pour la gestion du projet.

Les procédures financières traitent les aspects suivants :

- La mobilisation des ressources


- La gestion de la trésorerie

Cette procédure vise à assurer :

- un meilleur suivi de la gestion des ressources financières du PRECESSE ;


- un suivi de la mobilisation des ressources du PRECESSE conformément aux
dispositions de l’accord de crédit ;
- un suivi de l’utilisation des ressources financières du PRECESSE aux seuls besoins
du Projet ;
- que seules les personnes habilitées procèdent aux décaissements des fonds du
Projet.

7.1.1 CADRE DE LA GESTION FINANCIERE

Les fonds doivent servir exclusivement au financement des composantes (1, 2 et 3) du Projet ;
Un compte Désigné-IDA et deux comptes de contrepartie ont été ouverts dans une institution
financière (à Yaoundé) agrée par les bailleurs. Ils auront pour vocation de recevoir les fonds en
provenance des bailleurs. Ces comptes seront gérés par la C.A.A ;

L’IDA effectuera des premières avances de fonds dans le compte désigné du projet. Les
dépenses effectuées feront l’objet d’un remboursement sur la base des Demandes de Retrait
de Fonds (DRF) et sur présentation des états de dépenses qui seront approuvés ;

Les demandes de retrait ultérieures sont élaborées sur la base des instructions contenues dans
la lettre de décaissement et dans l’accord de financement ;

Les demandes de retrait de fonds (Disbursement Request) et les demandes de paiement


doivent être numérotées chronologiquement en commençant par le numéro 1 ;

L’emprunteur veillera à ce que tous les montants déposés dans le Compte Désigné-IDA soit
comptabilisé et qu’il soit rendu compte de l’utilisation avant la date limite de Décaissement ;

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 230


SEC DIARRA

7.1.2 FLUX FINANCIERS DU PRECESSE

Les principaux flux financiers du Projet sont illustrés dans la figure ci-après :

Compte du crédit IDA 44 77-CM Fonds de contrepartie


Washington Etat du Cameroun

Compte désigné A Compte désigné B Compte Compte FCP


CAA CAA FCP Composante 1

Paiement via CAA Paiement via la


Paiement via le CAA des fournisseurs CAA frais
des indemnités des
des biens et des services des fonctionnement non
P.F
composantes éligible IDA

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 231


SEC DIARRA

7.2 LA MOBILISATION DES RESSOURCES


7.2.1 LA MOBILISATION DES RESSOURCES DE L’IDA

Les fonds IDA sont mobilisés pour financer les dépenses éligibles conformément aux
dispositions de l’accord de crédit.

Le décaissement des fonds de l’IDA devra respecter les termes de la Lettre de décaissement
négociée avec le Gouvernement du Cameroun, d’une part, et les Directives de la Banque
Mondiale pour les décaissements applicables aux Projets (Version de Mai 2006), d’autre part.
Tous les décaissements sont effectués :

- soit à partir du Compte Spécial (Paiement Direct)


- soit à partir des Comptes Désignés (Paiement via la CAA).

SUPPORTS DE MOBILISATION DES FONDS

L’approvisionnement en ressources financières à partir de l’IDA pour la gestion du projet est


supporté par l’avance initiale,

TYPES DE MOBILISATION DE FONDS

Les procédures traitent les types de mobilisation de fonds suivants :

- l’avance initiale
- a Demande de Remboursement de Fonds (DRF),
- la Demande de Paiement Direct (DPD),
- l’engagement spécial.

Une première tranche de fonds est mise à la disposition du projet par la Banque Mondiale pour
financer les premières activités du projet. Elle est évaluée sur la base du programme d’activité de
six (6) mois validé préalablement par l’IDA. Ce fonds est logé dans un compte ouvert auprès d’une
banque agrée par l’IDA. Le compte marche sous la signature du Directeur de la Caisse Autonome
d’Amortissent ou de son Adjoint.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 232


SEC DIARRA

DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF)

1. La responsabilité de l’élaboration de la DRF incombe au Coordonnateur.

2. Le Directeur de la CAA ou son Adjoint est le signataire des états certifiés des
dépenses.

3. La fréquence de l’établissement des DRF est fonction du rythme de décaissement.

4. La demande doit être établie lorsque la dernière avance de Fonds de Roulement mis à
disposition ait été utilisée à hauteur de quatre mois de dépenses agrées et que les
avances précédentes aient été intégralement justifiées..

5. Le réapprovisionnement s’effectue sur la base d’une requête appuyée des justificatifs des
dépenses effectuées. Ces pièces justificatives doivent concerner les dépenses éligibles
sur la contribution du bailleur concerné.

6. Selon le cas, peuvent servir de justificatifs :

- la facture du fournisseur ou un certificat précisant l’origine des biens et services

- un exemplaire du contrat d’achat ou de bon de commande

- un exemplaire de la lettre de crédit (le cas échéant)

- un titre de paiement qui selon le cas, peut être une pièces suivantes : une facture
acquittée ou un reçu du fournisseur, un relevé bancaire, un état de rapprochement
bancaire, un avis de paiement de la banque commerciale ou un avis de débit
lorsque le paiement est fait au vu d’une lettre de crédit non garantie par la banque,
tout autre document exigé par la Banque

- un document d’expédition, le cas échéant

- une attestation bancaire faisant apparaître le taux d’échange appliqué pour


l’opération pour l’opération, lorsque la monnaie de règlement est différente de
celle utilisée pour la tenue du compte spécial.

DEMANDE DE PAIEMENT DIRECT (DPD)

La méthode du paiement direct consiste à effectuer le décaissement sur la Banque de


l’emprunteur à un des bénéficiaires suivants :

a) un fournisseur pour des biens fournis ou à fournir ;


b) un entrepreneur ou un consultant pour les travaux ou services faits ou à faire ;
c) un sous-traitant opérant dans le cadre d’un contrat et pour lequel, la banque a donné
son avis de non objection.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 233


SEC DIARRA

La mise en œuvre de ce procédé de mobilisation des ressources comprend 5 étapes :

- La préparation de la DPD
- Le contrôle et la validation de la DPD
- La transmission de la DPD à l’IDA
- Le paiement direct du Tiers par l’IDA
- L’information du Projet

Après réception de la facture, le comptable vérifie sa conformité et son éligibilité au paiement


direct par rapport aux termes de l’accord de crédit. En tout état de cause, les conditions
suivantes doivent être respectées :

- Si le montant facturé est inférieur à 20% de l’avance initiale, le paiement se fait par le
biais du Compte Désigné domicilié dans une banque commerciale à Yaoundé ;
- Si le montant demandé est supérieur ou égal à 20% de l’avance initiale, le paiement
(direct) se fait via le Compte Spécial du Crédit domicilié à Washington. Dans ce cas, le
comptable remplit la DPD.

L’état de DPD comprend les éléments suivants :

 La demande de paiement
 Le formulaire rempli en ligne
 la facture
 le bon de commande et/ou le contrat
 le bon de livraison ou le PV de réception
 l’avis de non objection
L’état de DPD sur le compte Spécial ne comporte pas le formulaire « électronique ».

Avance de démarrage

Le paiement à un fournisseur de biens et/ou de services peut être fait avant la livraison de biens
ou l’exécution de travaux ou des services pour lui permettre de couvrir des dépenses de
fabrication ou des frais de mobilisation. Cette méthode de paiement, convenue entre l’UCP et le
fournisseur doit être appuyée par une garantie de bonne exécution du contrat. Outre les
documents usuels cités ci-dessous, le fournisseur est tenu de joindre à sa facture une caution
bancaire d’une banque agréée par la Banque Mondiale et couvrant intégralement le montant de
l’avance demandée. Le montant et la devise de la caution doivent être les mêmes que ceux de
la demande de paiement.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 234


SEC DIARRA

Documents justificatifs d’un paiement direct

Les documents justificatifs requis pour une demande de paiement direct sont :

- l’original de la facture ou de décompte du fournisseur précisant ou certifiant


l’origine des biens et/ou services ;
- un exemplaire du contrat ou du bon de commande et une copie de l’avis de
non objection de la banque en faveur du contrat et ce, lors d’une première
demande ou d’une avance ;
- une caution bancaire couvrant la totalité du contrat (en l’absence d’un procès
verbal)
- un procès verbal de réception provisoire des biens fournis, un rapport ou une
attestation de bonne exécution des travaux ou des services.

Pour les contrats de génie civil, l’emprunteur est tenu de joindre un certificat de travaux exécuté
dûment signé par le Contrôleur des travaux.

VERIFICATIONS DES DEMANDES DE RETRAIT DE FONDS

Après l’établissement de la DRF ou de la DPD, par le Comptable, le Coordonnateur et le RAF


veillent au contrôle des documents confectionnés en respectant la démarche suivante :

1. Vérification de la numérotation séquentielle des demandes ;

2. Contrôle du remplissage des formulaires ;

3. Contrôle de l’existence et la régularité des pièces justificatives ;

4. Contrôle de l’éligibilité des dépenses selon l’accord de crédit ;

5. Vérification des états récapitulatifs :

• Contrôle arithmétique,

• Contrôle de l’existence et de la régularité de toutes les pièces


justificatives ayant servi à la préparation des états certifiés de
dépenses.

6. Vérification de l’état de rapprochement du compte spécial.

ENGAGEMENT SPECIAL

L’engagement spécial permet de payer les fournisseurs pour les biens et services importés au
moyen d’une « lettre de crédit » exigeant des garanties de retrait (voir lettre de décaissement).

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 235


SEC DIARRA

7.2.2 LA MOBILISATION DES FONDS DE CONTREPARTIE

Il est prévu la constitution des Comptes Projet dont l’alimentation sera assurée par l’Etat du
Cameroun.

Les fonds de contrepartie seront logés dans des comptes bancaires et serviront à financer
respectivement :
- Les indemnités des points focaux,
- La mise en œuvre de la composante 1.
- La mise en œuvre de la composante 3.

Un arrêté ministériel fixera les modalités d’allocation des fonds.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 236


SEC DIARRA

7.3. MODALITES DE DECAISSEMENT DE FONDS


7.3.1 MODALITE DE DECAISSEMENT DE FONDS IDA

PRECESSE MODALITE DE DECAISSEMENT DE FONDS IDA REFERENCE


Manuel de procédures 7..3.1

Date de la révision : Page : 1

OBJET DE LA PROCEDURE

La plupart des dépenses du PRECESSE s’effectuent par chèques et/ou par virement bancaire.
Les procédures décrites ci-dessous visent à forcer ces opérations.

PRINCIPE D'APPLICATION

Tout paiement par chèque doit être justifié par une pièce probante. Le Responsable Financier,
est chargé de cette vérification. Le projet établit la demande de paiement et adresse à la CAA
La CAA établit l’ordre de paiement et adresse à la banque

Le compte désigné est gérer par la Caisse Autonome et d’Amortissement du Cameroun.

DOCUMENTS SUPPORTS

1. Avis de débit de la banque.


2. Bon de commande, Factures, bons de réception, attestation de services faits, décomptes,
3. Document de sélection du prestataire (PV d’analyse, PV d’attribution, ordre de service,
notification…)

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

- Paiement des dépenses ;


- Traitement.
- Elaboration de DPD
- Expédition de la DPD
- Paiement ;

Les étapes de ce système de paiement sont détaillées dans les procédures qui suivent.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 237


SEC DIARRA

PRECESSE MODALITE DE DECAISSEMENT DE FONDS IDA REFERENCE


Manuel de procédures 7..3.1
Tâche :
Date de la révision : Paiement des dépenses Page : 1

Références Opérations

L’Unité de Gestion du Projet (UCP) :


1 - Reçoit les factures des fournisseurs ou des prestataires de
services,

Le comptable
2 - Vérifie la conformité des documents (factures, contrat, rapport ou
attestation de service faits),
3 - Vérifie les différents calculs,
4 - Établit la demande de paiement, le vise.
5 - Le soumet au RAF pour vérification .

Le RAF :
6 - vérifie la conformité des documents,
7 - vise le décompte et signe le mandat,
8 - transmet le mandat et les pièces au Coordonnateur pour
vérification et signature.

Le Coordonnateur :
9 - reçoit les documents, effectue son contrôle,
10 - signe le mandat,
11 - Le transmet au comptable.

Le Comptable :
12 - Reçoit les documents signés, fait les copies,
13 - Transmet le mandat à la CAA pour liquidation,
14 - Traite les pièces comptables et procède au classement.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 238


SEC DIARRA

PRECESSE MODALITE DE DECAISSEMENT DE FONDS IDA REFERENCE


Manuel de procédures 7..3.1
Tâche :
Date de la révision : Traitement Page :2

Références Opérations

Le comptable :

1 - reçoit une copie de l’ordre de paiement adressé à la banque par la


CAA,
2 - s’assure de la conformité des montants,
3 - procède à l’enregistrement conformément aux procédures
comptables,
4 - procède au classement de la copie de l’ordre de paiement ou de
l’ordre de virement dans le chrono de banque.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 239


SEC DIARRA

PRECESSE MODALITE DE DECAISSEMENT DE FONDS IDA REFERENCE


Manuel de procédures 7..3
Tâche :
Date de la révision : Elaboration de la DPD Page :3

Références Opérations

Le Comptable :

1 - sélectionne la période de la demande,


2 - sélectionne le bailleur de fonds concerné,
3 - procède au tri des mouvements concernés à partir de son
programme informatique,
4 - élabore la demande par catégorie financière en deux copies,
5
- transmet la demande au RAF pour supervision et signature.

Le RAF :

5 - vérifie la numérotation séquentielle de la demande,


6 - contrôle le remplissage de la demande,
7 - contrôle l’existence et la régularité des pièces justificatives,
8 - contrôle l’éligibilité des dépenses au crédit,
9 - donne son aval à l’expédition de la demande,

ou
9 bis
- demande au comptable de corriger les irrégularités décelées.

Le comptable :

10 - corrige les irrégularités,


11 - introduit la demande au contrôle du Coordonnateur via le RAF.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 240


SEC DIARRA

PRECESSE MODALITE DE DECAISSEMENT DE FONDS IDA REFERENCE


Manuel de procédures 7..3
Tâche :
Date de la révision : Elaboration de la DPD Page :4

Références Opérations

Le RAF

1 - Consulte à travers les identifiants du projet « client connections »,


2 - S’assure que les fonds sont disponibles,
3 - S’assure de l’éligibilité des dépenses,

Le Coordonnateur :

4 - envoie la demande de paiement à la CAA,


5 - retourne une copie au comptable.

La CAA :

6 - Se charge de la transmettre à l’IDA,

Le Comptable :

7 - reçoit la copie,
8 - la classe pour suivre le traitement de la demande,
9 - enregistre l’écriture d’engagement selon le schéma prévu par les
procédures comptables.

Le RAF

10 - S’assure que la demande de paiement est enregistrée dans le


système,
11 - Effectue les différents contrôles pour s’assurer que les demandes
enregistrées dans la forme 384 ne feront pas l’objet de rejet.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 241


SEC DIARRA

PRECESSE MODALITE DE DECAISSEMENT DE FONDS IDA REFERENCE


Manuel de procédures 7..3
Tâche :
Date de la révision : Paiement de la DPD Page : 5

Références Opérations

Le bailleur :

1 - reçoit la demande,
2 - vérifie la conformité,
3 - paie le fournisseur,
4 - envoie l’avis de paiement à l’Unité de Coordination.

Le Comptable :

5 - reçoit l’avis de paiement via Coordinateur et RAF,


6 - enregistre l’opération selon le schéma prévu par les procédures
comptables,
7 - lance la mise à jour des demandes de paiement que tous les
mouvements y figurant soient marqués et ne réapparaissent plus
lors de l’établissement de prochaines demandes (utilisation du
programme informatique),
8 - met à jour la situation de la convention de financement.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 242


SEC DIARRA

7.3.2 MODALITE DE DECAISSEMENT DE FONDS DE CONTREPARTIE

Il est prévu la constitution d’un Compte Projet dont l’alimentation sera assurée par l’Etat du
Cameroun.

Les décaissements effectués sur les comptes de contrepartie gérés par la CAA sont destinés à
financer :

- les indemnités des points focaux qui sont les dépenses éligibles à la charge de l’Etat
camerounais conformément à l’accord de crédit,

- les activités non éligibles de la composante 1 – MINEP tels que les paiements des
indemnités des membres de la commission des marchés, les rémunérations du
personnel d’appui mis à la disposition du projet.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 243


SEC DIARRA

7.4 LA GESTION DE TRESORERIE


7.4.1 LA BANQUE
7.4.1.1 PRESENTATION DE LA FONCTION

En dehors des petites dépenses inférieures ou égales à 25 000 FCFA, toutes les autres
dépenses du PRECESSE transitent les comptes bancaires ouverts à cet effet. La Caisse
Autonome d’Amortissement doit ouvrir un Compte désigné auprès d’une banque commerciale
jugée acceptable par l’IDA conformément aux dispositions de l’accord de Financement.

Les différents comptes bancaires sont

Libellés des comptes Banque RIB


CAA – IDA N°4477 CM ECOBANK CAMEROUN SA N° 100290002001015833697-02
PRECESSE/MINEP
CAA –FCP PRECESSE ECOBANK CAMEROUN SA N° 100290002001014833696-86
CAA –FCP PRECESSE COMMERCIAL BANK N° 100080003037130723601-86
COMPOSANTE 1 CAMEROON

Le Compte désigné doit être suivi de manière régulière.

Les opérations de banque sont décrites suivant les procédures ci-après :

- L’alimentation du compte désigné ;


- Les décaissements ;
- L’état de rapprochement.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 244


SEC DIARRA

7.4.1.2 ALIMENTATION DU COMPTE DÉSIGNÉ

PRECESSE ALIMENTATION DU COMPTE DÉSIGNÉ REFERENCE


Manuel de procédures 7.4.1.2
Date de la révision : Page : 1

OBJET DE LA PROCEDURE

Le compte désigné est alimenté pour la première fois, par une avance versée par la Banque
Mondiale, à la demande du Gouvernement Camerounais. Le compte désigné ne peut recevoir ni
les fonds de contrepartie, ni d’autres ressources de quelque origine que ce soit.

Il est strictement interdit de mettre le compte désigné à découvert.

A l’inverse, les fonds peuvent générer des produits financiers qui sont ,alors propriété du projet et
dont l’utilisation est laissée à l’initiative de l’emprunteur, lequel peut en affecter tout ou partie au
financement des dépenses éligibles.

PRINCIPE D'APPLICATION

Dès que les fonds utilisés représentent le tiers de l'avance mise à disposition sur le compte
désigné, le RAF doit déclencher la procédure de réalimentation financière.

Conformément au Document d’évaluation du Projet, celle-ci peut être effectuée selon deux
procédures /

1. Méthode de la demande de remboursement de fonds (DRF)


2. Méthode du rapport financier intermédiaire (RFI)

La procédure de réalimentation se fait :

- à un rythme mensuel pour la DRF.


- à un rythme trimestriel pour le RFI.

DOCUMENTS SUPPORTS

1. Avis de crédit de la Banque Mondiale (ou)


2. Ordres de virement,
3. DRF
4. RFI

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 245


SEC DIARRA

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procédure comprend quatre tâches:

- Alimentation par DRF,


- Traitement des DRF,
- Alimentation par RFI,
- Traitement des RFI,

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 246


SEC DIARRA

PRECESSE ALIMENTATION DU COMPTE DÉSIGNÉ REFERENCE


Manuel de 7.2.2.2
procédures
Tâche :
Date de la révision : Alimentation par DRF Page :2

Références Opérations

La banque :

1 - constate l’alimentation du compte ouvert dans ces livres,


2 - crédite le compte désigné du PRECESSE,
3 - prévient le Projet de l’opération (transmet un avis de crédit).

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 247


SEC DIARRA

PRECESSE ALIMENTATION DU COMPTE DÉSIGNÉ REFERENCE


Manuel de 7.2.2.2
procédures
Tâche :
Date de la révision : Traitement des DRF Page : 3

Références Opérations

Le Coordonnateur :

1 - reçoit l’avis de crédit,


2 - l’impute au RAF.

Le RAF :

3 - reçoit l’avis de crédit,


4 - le transmet au comptable.

Le comptable :

5 - enregistre la pièce,
6 - classe l’avis de crédit dans le classeur approprié.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 248


SEC DIARRA

ALIMENTATION COMPTE DÉSIGNÉ BASÉE SUR RFI

SCHEMA PROCEDURES

ACTEURS PROCEDURES DOCUMENTS

Elaboration

UCP Elaboration RFI


Et les responsables des Rapport Financier
Composantes

Signature
UCP et envoi à la RFI
PRECESSE Banque mondiale

IDA RFI
Réception RFI,
examen et
approbation Analyse

Alimentation
UCP Compte désigné

Réception avis
De crédit &
Enregistrement
comptable

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 249


SEC DIARRA

PRECESSE TRAITEMENT DES RFI REFERENCE


Manuel de 7.2.2.2
procédures
Tâche :
Date de la révision : Arrêté trimestriel des comptes Page : 4

Références Opérations

Le RAF en collaboration avec le Comptable à la fin de chaque


trimestre, à partir des applications du logiciel de gestion financière et
comptable

1 - Procède à l’arrêt des comptes

2 - Fait le rapprochement du grand livre du compte désigné aux


relevés bancaires

3 - Procède à l’analyse des comptes comptables afin d’avoir des


soldes sincères

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 250


SEC DIARRA

PRECESSE TRAITEMENT DES RFI REFERENCE


Manuel de 7.2.2.2
procédures
Tâche :
Date de la révision : Suivi trimestriel du budget Page : 5

Références Opérations

Le RAF en collaboration avec le Comptable, à partir des applications


du logiciel, à la fin de chaque trimestre et conformément au budget
annuel approuvé :

1 - Procède à l’arrêt du suivi budgétaire des activités des


composantes et celles liées au fonctionnement de l’UCP,

2 - Détermine le coût décaissé de chaque activité

3 - Fait un rapprochement avec les coûts prévisionnels

4 - Elabore un état intégrant les coûts décaissés des activités, leurs


coûts prévisionnels, le budget disponible et le taux de
décaissement de la période.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 251


SEC DIARRA

PRECESSE TRAITEMENT DES RFI REFERENCE


Manuel de 7.2.2.2
procédures
Tâche :
Date de la révision : Suivi trimestriel des activités Page : 6

Références Opérations

Le Responsable suivi-évaluation en collaboration avec les


responsables des composantes à la fin de chaque trimestre et
conformément au plan d’action annuel approuvé :

1 - Détermine le niveau de réalisation physique des activités qui est


exprimé en unité, en quantité et en pourcentage de réalisation par
rapport aux prévisions

2 - Indique le niveau d’atteinte des objectifs suivant les résultats


obtenus de l’évaluation des indicateurs techniques rattachés aux
différentes activités

3 - Formule des observations pertinentes sur les facteurs bloquants


ou goulots d’étranglements empêchant l’avancement normal des
activités

Avec l’appui du RAF :

4 - Elabore un état intégrant les coûts décaissés des activités, leurs


coûts prévisionnels, le budget disponible et le taux de
décaissement de la période.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 252


SEC DIARRA

PRECESSE TRAITEMENT DES RFI REFERENCE


Manuel de 7.2.2.2
procédures
Tâche :
Date de la révision : Suivi trimestriel de la passation des marchés Page : 7

Références Opérations

Le SPM en collaboration avec les responsables de composantes, à la


fin de chaque trimestre et conformément au planning annuel approuvé

Décrit par type de marché :

- Le type de consultation retenu


1 - Les différentes phases du processus de passation
2 - La date du début et de fin prévue par phase
3 - La date de démarrage et de fin effective de chacune des phases
4 - Mentionne les retards accusés sur les différentes phases

5 - Formule des explications suffisantes sur les faits ayant entraîné


des retards dans le processus de passation des marchés

6 - compile les différents rapports (financiers et techniques) avec


l’appui des responsables de composantes en un seul rapport au
nom des activités financées sur le compte désigné du crédit IDA.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 253


SEC DIARRA

PRECESSE TRAITEMENT DES RFI REFERENCE


Manuel de 7.2.2.2
procédures
Tâche :
Date de la révision : Expédition de RFI Page : 8

Références Opérations

Le Coordonnateur :

1 - Approuve le RFI du PRECESSE et le signe

2 - Envoi le RFI à la Banque Mondiale suivant les procédures de


gestion des courriers de départ

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 254


SEC DIARRA

PRECESSE TRAITEMENT DES RFI REFERENCE


Manuel de Réception RFI par la Banque Mondiale 7.2.2.2
procédures
Tâche :
Date de la révision : Analyse et remboursement Page : 9

Références Opérations

La Banque Mondiale à la réception du Rapport Financier Intermédiaire


du PRECESSE :

1 - effectue des contrôles de cohérence et de la pertinence des


données contenant le RFI

2 - demande au PRECESSE toutes informations complémentaires et


nécessaires pour la validation du rapport

3 - accepte le RFI et met à disposition à travers le compte désigné le


montant des prévisions à 6mois.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 255


SEC DIARRA

PRECESSE TRAITEMENT DES RFI REFERENCE


Manuel de Remboursement du Compte désigné du 7.2.2.2
procédures PRECESSE
Tâche :
Date de la révision : Renseignement des documents comptables Page : 10

Références Opérations

L’UCP,

1 - reçoit un avis de crédit attestant que le compte désigné a été


approvisionné par le bailleur de fonds IDA

2 - le comptable de l’UCP

3 - procède à la saisie de l’opération d’alimentation du compte


désigné
4
- classent les pièces comptables pour archivage.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 256


SEC DIARRA

PRECESSE
DEMANDE DE RETRAIT DE FONDS N° 0001 du .../.../………. au …./…./………
ETAT RÉCAPITULATIF (2F)
FINANCEMENT IDA CREDIT - CATEGORIE :

Nom et adresse Montant Total des Montant Payé au


Description Sommaire Montant Total des Factures
de l`Entrepreneur Monnaie et Montant Factures dont le Moyen du
Art. N° des Fournitures, Couvertes par la Demande % Eligibilité Numéro et date de règlement
ou du Total du Marché Financement est Compte désigné
Travaux ou Services (net de retenues)
Fournisseur Autorisé (le cas échéant)

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

TOTAL DE LA
CATEGORIE

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 257


SEC DIARRA

Commentaires :
Nous certifions par la présente que les dépenses ci-dessus sont conformes aux dispositions de l'accord de crédit IDA N° 4477-CM,
Toutes les pièces justificatives sont disponibles à l'UCP du PRECESSE pour vérification

LE DIRECTEUR DE LA CAA

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 258


SEC DIARRA

PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES SOCIALES ET ENVIRONNEMENTALES POUR LE SECTEUR DE L’ENERGIE


CREDIT N° …
Tableau N°… Utilisation des fonds par composantes et activités
durant la période du 1er janvier au 31 mars N
(en FCFA)
EFFECTIF PREVU ECART DOC. EVAL. Budget
COMPOSANTES Trimestre Cumul à ce Trimestre en Cumul à ce Trimestre Cumul Durée révisé du
en cours jour cours jour en cours à ce jour du projet CREDIT*
1. RENFORCEMENT DU MINISTERE EN CHARGE DE
L’ENVIRONNEMENT

2. ETABLISSEMENT DES CADRES DE GESTION DES


EXTERNALITES SOCIALES

3. APPUI A L’UNITE ENVIRONNEMENTALE AU SEIN DU


MINISTERE DE L’ENERGIE ET DE L’EAU

DEPENSES TOTALES DU PROJET


Taux de change :
* Cette colonne est basée sur la réévaluation des coûts du projet

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 259


SEC DIARRA

PLAN DE PASSATION DU PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES SOCIALES ET


ENVIRONNEMENTALES POUR LE SECTEUR DE L’ENERGIE

MONTANT METHODE PRE PREFERENCE PREPARATION DATE DATE DATE RECEPTION


REVUE
DESCRIPTION ESTIMAT. DE SELECTION QUALIFICATION NATIONALE A PRIORI & SOUMISSION D'INVITATION SOUMISSION SIGNATURE DEFINITIVE

*000 US$ P. MARCHE A POSTERIORI PAR AG. EXEC. MARCHE

Composante

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 260


SEC DIARRA

PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES SOCIALES ET ENVIRONNEMENTALES POUR LE SECTEUR DE L’ENERGIE

Sources et utilisations des fonds Modèle ATLANTIS

Trimestre finissant le 31/03/N

LIBELLE Trimestre Cumulatif

ENCAISSEMENT
IDA
ETAT EN
DPD IDA
INTERET CREDITEUR
Financement total
VIREMENT EN COURS
DEPENSE
RENFORCEMENT DU MINISTERE EN CHARGE DE L’ENVIRONNEMENT
ETABLISSEMENT DES CADRES DE GESTION DES EXTERNALITES SOCIALES
Total des dépenses
Encaissements moins dépenses
Evolution nette de l'encaisse
Solde d'ouverture de l'encaisse
SOLDE D'OUVERTURE
COMPTE SPECIAL IDA
COMPTE PROJET
Total de l'encaisse d'ouverture
Encaisse nette disponible
Soldes de clôture de l'encaisse
COMPTE SPECIAL IDA
COMPTE PROJET
Solde total de clôture de l'encaisse

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 261


SEC DIARRA

PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES SOCIALES ET ENVIRONNEMENTALES POUR LE SECTEUR DE L’ENERGIE


CREDIT N° …
Tableau … Tableau des Ressources et Emplois
Période du 1er janvier au 31 mars N
en F.CFA
Trimestre Cumulatif
Fonds reçus
Fonds IDA (compte désigné)
Fonds Projet

Total des Fonds reçus

1. INVESTISSEMENT

2. FONCTIONNEMENT

Total des Emplois


Excédents des fonds reçus sur les emplois
Solde d'ouverture
Comptes en banque IDA
Compte en banque Fonds Projet

Montant net de l'encaisse disponible


composition :
Comptes en banque IDA solde 31/03/N
Compte en banque Fonds Projet solde 31/03/N

Total

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 262


SEC DIARRA

PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES SOCIALES ET


ENVIRONNEMENTALES POUR LE SECTEUR DE L’ENERGIE
CREDIT N° …
Tableau … Etat d'avancement des activités
(01 janvier au 31 mars N)

Montant des
Montant cumulatif
réalisations %
des réalisations
Composante budgétaires du du coût total Progrès réalisés
budgétaires
1er trimestre 2006 prévu
(en FCFA)
(en FCFA)

1. RENFORCEMENT DU
MINISTERE EN CHARGE
DE L’ENVIRONNEMENT

2. ETABLISSEMENT DES
CADRES DE GESTION DES
EXTERNALITES SOCIALES

3. APPUI A L’UNITE
ENVIRONNEMENTALE AU
SEIN DU MINISTERE DE
L’ENERGIE ET DE L’EAU

TOTAL

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 263


SEC DIARRA

PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES SOCIALES ET ENVIRONNEMENTALES POUR LE SECTEUR DE L’ENERGIE


CREDIT N° …

Tableau … Sélection de Consultants


(contrats soumis à examen préalable)
Pour la période finissant le 31 Mars N

Montant Ouvert. prop. Fin


Méthode Prévisions Début Montant Nom du
Estimé Expédition Tech./ Récep. CV Fin de de Signature Fin
N° de réf. Descript° de et Publicité préparation du contrat Cons. /
(en DP ou l'évaluation l'évaluat° du contrat du travail
sélection réalisations Doc. DP (F.CFA) de la société
F.CFA) Dossiers Cab. . finale

Prévu

Effectif

Prévu

Effectif

Prévu

SQC Effectif

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 264


SEC DIARRA

PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES SOCIALES ET ENVIRONNEMENTALES POUR LE SECTEUR DE L’ENERGIE


CREDIT N° …

Tableau … Passation des marchés pour les équipements et fournitures


(contrats non soumis à examen préalable)
Pour la période finissant le 31 Mars N

Montant Ouvert. prop. Fin Montant


Méthode Prévisions Début Fin Nom du
Estimé Expédition Tech./ Récep. Fin de de Signature du
N° de réf. Descript° de et Publicité préparation du Cons. /
(en DP CV ou l'évaluation l'évaluat° du contrat contrat
sélection réalisations Doc. DP travail de la société
F.CFA) Dossiers Cab. . finale (F.CFA)

Prévu

Effectif

Prévu

Effectif

Prévu

Effectif

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 265


SEC DIARRA

Utilisation des fonds par activité de projet (Modèle I)

Trimestre Cumulatif PAD PAD

Durée de vie du
Composante/Activité de projet /ii Prévu Effectif Ecart Prévu Effectif Ecart Révisé
projet

Total ACTIVITES PRECESSE

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 266


SEC DIARRA

7.4.3 ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE

PRECESSE ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE REFERENCE


Manuel de procédures 7.4.3

Date de la révision :
Page : 1

OBJET DE LA PROCEDURE

La fréquence des opérations bancaires et leur incidence financière rendent le suivi des comptes
bancaires indispensable.

La procédure détaille les tâches et les responsabilités de chaque acteur.

PRINCIPE D'APPLICATION
A la fin de chaque mois, le RAF fait élaborer par le comptable un état de rapprochement
bancaire par comparaison entre les transactions enregistrées en comptabilité et les documents
reçus de la banque.

L’état de rapprochement bancaire du mois M doit être disponible une (1) semaine après la
fin du mois (M+1).

DOCUMENTS SUPPORTS

1. Relevé bancaire : Il est établi par la banque.

2. Fiche d’état de rapprochement : document permettant la réconciliation entre les comptes


bancaires tenus par le projet et le solde du compte du projet à la banque.

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procédure comprend deux tâches :

- Préparation,
- Confection de l’état de rapprochement.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 267


SEC DIARRA

PRECESSE ETAT DE RAPPROCHEMENT REFERENCE


Manuel des 7.4.3
Procédures
Tâche 1 :
Date de la révision : Préparation Page :2

Références Opérations

Le comptable, à la fin de chaque mois :

1 - arrête ses comptes bancaires,


2 - réclame à la banque les relevés bancaires,
3 - obtient ces informations,
4 - réunit ses fiches de rapprochement.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 268


SEC DIARRA

PRECESSE ETAT DE RAPPROCHEMENT REFERENCE


Manuel de procédures 7.4.3
Tâche :
Date de la révision : Confection de l’état de rapprochement bancaire Page : 3

Références Opérations

Le comptable :

1 - porte sur la fiche les soldes comptables et bancaires et les différentes


opérations en suspens,
2 - obtient un solde rapproché identique des deux côtés,
3 - arrête les soldes,
4 - réclame les pièces justificatives des opérations prises en compte par la
banque et non enregistrées (frais bancaires, virement reçu…),
5 - obtient ces justificatifs,
6 - remet la fiche d’état de rapprochement au RAF pour visa.

Le RAF :
7 - vise l’état de rapprochement,
8 - le transmet au comptable.

Le comptable :
9 - reçoit la fiche de rapprochement visé,
10 - enregistre dans la comptabilité les opérations justifiées selon les
procédures comptables,
11 - met à jour sa fiche d’état de rapprochement.

Le mois suivant, le comptable :


12 - vérifie en premier lieu l’apurement des suspens des mois précédents.

Au cas où ces suspens persistent, le Comptable :

13 - entame des actions de recherche afin d’en expliquer la raison et de


procéder aux régularisations éventuelles.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 269


SEC DIARRA

7.4.2 MISE A DISPOSITION DE FONDS


7.4.2.1 PRESENTATION DE LA FONCTION

Pour faire face à un certain nombre de dépenses prévisionnelles. L’UCP doit établir au
préalable une liste prévisionnelle de ses besoins et soumettre à la CAA pour la mise à
disposition des fonds.

Les procédures décrites ci-dessous visent à renforcer les opérations liées à la gestion de la
mise à disposition des fonds.

Elles comprennent :

- La préparation et traitement des besoins ;


- Le paiement.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 270


SEC DIARRA

7.4.2.2 PREPARATION ET TRAITEMENT DES BESOINS

PRECESSE PREPARATION ET VALIDATION DES BESOINS REFERENCE


Manuel de procédures 7.2.1.2

Date de la révision : Page :1

OBJET DE LA PROCEDURE

La mise à disposition doit être diligentée pour permettre de faire face aux petites dépenses.
Chaque mouvement doit cependant être renforcé par des documents prévus à cet effet. Les
procédures relatives aux opérations concernant la préparation et le traitement des besoins sont
ci-après explicitées.

PRINCIPE D’APPLICATION

Les dépenses doivent être recensées selon leur échéancier de paiement. La procédure de mise
à disposition est applicable pour honorer les paiements des dépenses de faible valeur. Un état
de paiement doit être établit. La mise à disposition est adressée à la CAA.

DOCUMENTS SUPPORTS

1. Demande de mise à disposition :


2. Etat prévisionnel des dépenses accompagné des justificatifs des dépenses
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procédure comprend deux tâches :

- la préparation et ,
- le traitement.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 271


SEC DIARRA

PRECESSE APPROVISIONNEMENT DE LA CAISSE REFERENCE


Manuel de procédures 7.2.1.2.1
Tâche :
Date de la révision : Préparation Page : 2

Références Opérations

Le comptable:

1 - récence les dépenses arrivées en échéance


2 - établit un état récapitulatif des dépenses
3 - élabore la demande de mise à disposition,
4 - transmet la demande au RAF pour visa.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 272


SEC DIARRA

PRECESSE APPROVISIONNEMENT DE LA CAISSE REFERENCE


Manuel de procédures 7.2.1.2.2
Tâche :
Date de la révision : Traitement Page : 3

Références Opérations

Le RAF de l’UCP

1 - reçoit la demande de mise à disposition


2 - diligence le contrôle et vérification subséquente
3 - apprécie la justification,
4 - procède à correction appropriée
5 - donne son aval et vise la demande de mise à disposition,
6 - soumet à la signature du coordonnateur

Le Coordonnateur :
7 - reçoit la demande visée par le RAF
8 - vérifie les supports
9 - signe
10 - le retourne au RAF.

Le RAF :

11 - reçoit la demande signée,


12 - fait faire deux copies,
13 - transmet l’original à la CAA pour prise en charge,

La CAA
14 - reçoit la demande,
15 - vérifie la conformité des documents,
16 - Etablis le chèque au nom du RAF

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 273


SEC DIARRA

7.4.2.3 PAIEMENT DES DEPENSES

PRECESSE PAIEMENT DES DEPENSES REFERENCE


Manuel de procédures 7.5.1.3

Date de la révision : Page : 1

OBJET DE LA PROCEDURE

Les décaissements à travers la mise à disposition ne doivent pas être réguliers en vue d’éviter
les abus. L’UCP doit au maximum individualisé les paiements par cheque des dépenses. Les
procédures décrites ci-dessous visent cet objectif.
PRINCIPE D’APPLICATION

Seules les dépenses figurant dans les états de paiements doivent faire l’objet de décaissement.
L'utilisation de la précédente demande devrait être justifiée avant toute nouvelle demande de
mise à disposition.

DOCUMENTS SUPPORTS

1. Pièces justificatives
2. Brouillard de mise à disposition

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

La procédure comprend une tâche :

-- le traitement.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 274


SEC DIARRA

PRECESSE PAIEMENTS DES DEPENSES REFERENCE


Manuel de 7.5.1.3
procédures
Tâche :
Date de la révision : traitement Page :2

Références Opérations

Le RAF :
1 - reçoit la lettre de la CAA
2 - fait faire deux copies,
3 - effectue le retrait sur le compte,
4 - procède aux paiements des dépenses conformément à l’état
prévisionnel
5 - recense les justificatifs
6 - soumet la liasse de justificatif au comptable pour traitement

Le comptable
- .

7 - reçoit les supports


8 - procède à saisie conformément au schéma prévu dans la
procédure comptable
9
- édite les fiches d’imputation comptable
10
- procède au classement des pièces justificatives

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 275


SEC DIARRA

BROUILLARD DE MISE A DISPOSITION

Dates N° pièces Libellés Entrées Sorties Soldes

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 276


SEC DIARRA

VIII - PROCEDURES COMPTABLES

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 277


SEC DIARRA

8.1. ORGANISATION COMPTABLE ET SYSTHEME COMPTABLE


8.1.1. CONFIGURATION COMPTABLE

La comptabilité du PRECESSE est tenue par l’Unité de coordination du Projet.

Le Comptable de l’UCP sous la supervision du RAF est responsable de la tenue des


comptes relatifs d’une part aux activités financées sur le compte désigné et d’autre part
celles financées sur le compte du projet.
L’UCP procédera à la consolidation des comptes en intégrant la comptabilité de la
composante 3 du MinEE.

La comptabilité du PRECESSE serait tenue dans un système de gestion intégrée. Pour ce


faire, un logiciel de gestion intégrée de la comptabilité des projets en License multi-sites
avec la version consolidation est conseillé.

8.1.2. COMPTABILITE INFORMATISEE

o Le système retenu est celui d’une comptabilité d’engagements permettant de constater


les créances et les dettes dès leur naissance.
o Les fonds reçus des bailleurs sont traités de la manière suivante :
o a partie qui finance les immobilisations est inscrite en subventions
d’investissements,
o la partie qui finance les charges est inscrite en subventions d’exploitation.
o La partie non utilisée est inscrite dans le compte subvention à régulariser.
o Les dépenses du projet sont comptabilisées au cours de l’année en nature et sont
transférées à l’actif du bilan par composante.
o Les dotations aux amortissements ne sont pas calculées sur les immobilisations
utilisées par le projet. Par conséquent les subventions d’investissements ne sont pas
rapportées au résultat. La comptabilité est tenue en Franc de la Communauté
Financière Africaine (FCFA).

La comptabilité est traitée par un logiciel spécialisé de gestion des projets TOMPRO Gestion
financière dont le mode d'utilisation est décrit dans le Manuel de l’utilisateur. Ce logiciel
comprend les modules suivants

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 278


SEC DIARRA

 Paramètres système
 comptabilité générale
 comptabilité analytique
 suivi budgétaire,
 gestion des immobilisations
 gestion des marchés et engagements
 suivi des conventions
 suivi des décaissements
 états financiers
 utilitaires

L’organisation comptable est centralisée au niveau du site de l’UCP (siège).

Le référentiel comptable OHADA sera applicable à la comptabilité des agences d’exécutions.


Toutefois quelques adaptations seront apportées pour le rendre conforme à la comptabilité de
projet non générateur de revenus.

8.1.3. REGLES COMPTABLES


8.1.3.1. CONCEPT D’IMAGE FIDELE

Les comptes annuels doivent être sincères et réguliers afin de donner une image fidèle du
patrimoine, de la situation financière et des activités du projet.

8.1.3.2. SINCERITE

Les comptes doivent refléter la réalité du fonctionnement du PRECESSE. Par conséquent, ils
seront établis de bonne foi, sans intention, de tromper le lecteur des états financiers.

8.1.3.3. REGULARITE

La comptabilité du PRECESSE sera tenue en conformité avec les dispositions réglementaires


et en particulier :

- L’accord de crédit
-Les normes Comptables.

8.1.4. PRINCIPES COMPTABLES

Les principes comptables retenus sont les suivants :


8.1.4.1. CONTINUITE DE L'EXPLOITATION

Les états financiers du PRECESSE sont établis en supposant que le Projet poursuivra
normalement ses activités sans intension de les stopper ou de les réduire de manière significative.

Le PRECESSE a une durée de cinq ans renouvelable.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 279


SEC DIARRA

8.1.4.2. PERMANENCE DES METHODES COMPTABLES

Les états financiers seront établis d'un exercice à l'autre sans changement ni dans l’application
des principes comptables initialement adoptés, ni dans les modes d'évaluation retenues.

8.1.4.3. PRINCIPE DU COUT HISTORIQUE

Les biens acquis à titre onéreux sont comptabilisés à leur coût d'acquisition à leur date d’entrée
dans le patrimoine du projet.
Les biens acquis en devises sont comptabilisés dans l'unité monétaire légale du pays par
conversion de leur coût en devises, sur la base du cours de change du jour de l'acquisition.
Cette valeur est maintenue au bilan jusqu'à la date de consommation, de cession ou de
disparition des biens.

8.1.4.4. PRINCIPE DE PRUDENCE

Les comptes seront tenus dans le respect des règles suivantes :

• Réalité et sincérité des pièces comptables,


• Soutien de chaque inscription comptable par une documentation acceptable,
• Correcte évaluation des différentes rubriques des états financiers.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 280


SEC DIARRA

8.1.5. PIECES ET DOCUMENTS COMPTABLES


8..1.5.1. PIECES COMPTABLES

1. Les pièces comptables sont les supports de base destinés à soutenir juridiquement les
transactions effectuées par le PRECESSE.

Elles sont constituées par :

• les contrats signés avec d'autres partenaires,


• les bordereaux de versement à la banque,
• les extraits de compte bancaire,
• les justificatifs de dépenses en numéraires,
• les bordereaux de déclarations de charges fiscales et sociales,
• les bulletins de salaire,
• les factures fournisseurs
• les fiches de DRF ou de DPD
• les états d’inventaire
• rapport financier
• les reçus de caisse

2. La Fiche d’Imputation Comptable (F.I.C), également dénommée Pièce d’Imputation


Comptable (P.I.C.) est systématiquement servie à partir des documents énumérés ci
dessus. Elle sert ensuite de support à la saisie informatique des données comptables et
financières.

3. Chaque enregistrement comptable doit être supporté par une F.I.C. à laquelle sont
agrafées les pièces comptables subséquentes.

4. Après enregistrement, la F.I.C. et les documents annexés sont classés par type de
journal.

Ci-dessous un modèle de F.I.C

Date Num. Date


PRECESSE Site Journal Engagement compta pièce pièce

Compte Auxi. Analytique Budget Fin+Cat Géo. Libellé Débit Crédit

saisi le Totaux

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 281


SEC DIARRA

5. Le classement, se fait selon le mode chronologique inversé, la pièce la plus ancienne au


fonds du classeur, et la plus récente en surface. Les documents sont séparés par des
intercalaires permettant le regroupement mensuel des pièces.

6. Toute pièce justificative de dépense doit faire l’objet de contrôles de réalité, de sincérité,
et de conformité avant comptabilisation puis paiement. Sans être exhaustifs, ces
contrôles porteront sur :

• l’existence d’un contrat ou d’une commande,


• la conformité de la pièce au contrat ou au bon de commande,
• la vérification que la livraison est faite ou que le service est rendu,
• le contrôle arithmétique de la pièce,
• la vérification de la prévision budgétaire,
• le contrôle de l’éligibilité de la dépense.

7. Le RAF doit s’assurer que les contrôles ci dessus ont été exercés par le comptable,
faute de quoi il prend l’initiative de lui faire retourner les documents.

8. Les factures reçues des fournisseurs font l’objet d’une numérotation interne en continue.
Les originaux sont classés dans le dossier individuel du fournisseur. Une copie est
classée comme pièce justificative dans le classeur des pièces comptables d’achat, la
deuxième copie sert de support à la justification de la DRF émise.
8.1.5 2. JOURNAUX COMPTABLES

Les journaux comptables retracent les écritures enregistrées. Chacune de celles-ci doit
comporter :

- la date de l'opération,
- le numéro de compte utilisé,
- le numéro de pièce comptable,
- un libellé explicatif,
- les imputations budgétaire, analytique, financière et géographique
- le montant inscrit au débit ou au crédit.

Les journaux :

JOURNAL D'ACHATS :

Il reçoit les opérations relatives à la constatation des dépenses de fonctionnement ou


d’investissement.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 282


SEC DIARRA

Les principales factures remises par les fournisseurs portent sur les acquisitions suivantes :

• Achats de fourniture, de tickets de carburant…


• Achats d'immobilisations,
• Dépenses de fonctionnement telles que loyers, téléphone, électricité, assurance,
entretien, fournitures diverses.

JOURNAL DE TRESORERIE :

Le journal de trésorerie constate :

Les décaissements tels que les paiements faits par l’UCP en règlement des factures fournisseurs,
les frais de mission, les frais financiers ;

Les encaissements tels que ceux en provenance des bailleurs, les produits financiers etc.

Il est ouvert un journal de trésorerie par compte bancaire.

JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES :

Il enregistre les écritures correctives ainsi que les opérations spécifiques :

• centralisation des salaires et charges,


• dotations aux amortissements,
• déclarations fiscales et sociales.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 283


SEC DIARRA

8.1.6. PLANNING DES TRAVAUX COMPTABLES

La comptabilité du PRECESSE est tenue en temps réel, de manière à disposer instantanément des
informations nécessaires à la prise de décision.

8.1.6.1. PRODUCTION DES ELEMENTS DU TABLEAU DE BORD MENSUEL

Les éléments du tableau de bord en relation avec la comptabilité dont la production mensuelle
est obligatoire sont les suivants :

- Grand livre, balances générale et auxiliaires ;


- Situation de trésorerie (banques et caisse) ;
- Etat mensuel des DRF et DPD ;
- Etat mensuel de l’exécution budgétaire ;
- Etat des engagements de dépenses.

Soit M la fin d’un mois d’activité. Le planning d’exécution des travaux à conduire est le suivant :

TRAVAUX MENSUELS PAR DELAI (J)


Edition des grands livres, journaux balances Raf & Compta M+ 3
Etats de rapprochement des banques Raf & Compta M+ 5
Ecritures d’ajustement Raf & Compta M+ 7
Edition des documents mensuels (Demande de Retrait des Fonds) et Raf & Compta M+ 8
présentation au Coordonnateur du projet
Elaboration des documents de synthèse des DRF, DPD…. Raf & Compta M+ 10
Examen par le Coordonnateur du projet et transmission aux partenaires. UCP M+11

Le Responsable administratif et financier du projet est tenue au respect du planning ci-dessus.


Le Coordonnateur du projet est informé de toute difficulté d’exécution. Celui-ci se prendra des
décisions appropriées relevant de sa compétence.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 284


SEC DIARRA

8.1.6.2 PLANNING D’ARRETE DES COMPTES ANNUELS

1. Soit N la date de clôture des comptes annuels, celle-ci correspondant au 31 Décembre,

2. Le planning d’arrêté des comptes de fin d’exercice du PRECESSE est le suivant :

TRAVAUX ANNUELS PAR DELAI (J)


Inventaire de caisse, des immobilisations, et des stocks Raf & Compta N
Rapprochements entre inventaires et inscriptions Comptables Raf & Compta N+ 5
Etats de rapprochement bancaire, situation des DRF & DPD Raf & Compta N+20
Edition du récapitulatif annuel des salaires Raf & Compta N+25
Edition et analyse des grand livres, balances Raf & Compta N+35
Ecritures d’inventaires et de régularisation. Production des grand livres et Raf & Compta N+40
balances analysés
Examen des documents par le Coordonnateur du projet et la préparation des UCP N+45
éléments de son rapport
Production des états de synthèse et éléments définitifs du tableau de bord. Raf & Compta N+60
Transmission des états de synthèse au Coordonnateur de PRECESSE Raf & Compta N+65
Transmission des documents à l’auditeur. Rapport financier et rapport de UCP N+ 80
synthèse
Rapport des auditeurs Auditeur N+ 150

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 285


SEC DIARRA

8.1.7. SCHEMAS D’ECRITURES COMPTABLES


8.1.7.1. METHODES DE COMPTABILISATION

1. Les opérations sont enregistrées chronologiquement et sans retard de manière à


disposer de données comptables actualisées en temps réel.
2. La performance de l’organisation comptable est mesurée à partir des critères suivants :

- Exhaustivité : toutes les opérations font l’objet d’un enregistrement comptable,


- Réalité : tout enregistrement est justifié par une opération,
- Exactitude : il n’y a pas d’erreur dans la comptabilisation des montants,
- Bonne période : chaque opération est enregistrée dans la période à laquelle elle
se rattache.

8.1.7.2. RECEPTION DES FONDS

ENCAISSEMENT PAR LE PRECESSE DE L’AVANCE INITIALE

A la réception de l’avance initiale dans le compte désigné, l’écriture suivante est passée dans le
journal de banque correspondant :

Compte N° Code Poste Code Fin. + Libellé Débit Crédit


Général Auxiliaire Activité Budgétaire Catégorie

52 Avce initiale X
IDA

Avce initiale
102… IDA X

EMISSION DE LA DRF

Avant l’émission de la DRF, il convient de faire le point sur la répartition des sommes utilisées
par catégories de dépenses. Ce travail conduit à passer l’écriture suivante sur le journal
d’opérations diverses :

Compte N° Code Poste Code Fin. + Libellé Débit Crédit


Général Auxiliaire Activité Budgétaire Catégorie
DRF N°.. émise
4581 X
Dotation Initial
1021 X
Dotation
1022 complémentaire X

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 286


SEC DIARRA

PAIEMENT DE LA DRF PAR L’IDA

A la réception de l’avis de crédit de la banque attestant du remboursement effectif des fonds par l’IDA,
l’écriture suivante est enregistrée :

Compte N° Code Poste Code Fin. + Libellé Débit Crédit


Général Auxiliaire Activité Budgétaire Catégorie

52 Avis de crédit n° X

DRF N°. X
4581 encaissée

EMISSION DE LA DPD

Avant l’émission de la DPD, il convient de faire le point sur la répartition des sommes utilisées
entre celles relatives aux investissements et celles concernant le fonctionnement. Ce travail
conduit à passer l’écriture suivante sur le journal d’opérations diverses :

Compte N° Code Poste Code Fin. + Libellé Débit Crédit


Général Auxiliaire Activité Budgétaire Catégorie

4583 DPD N°.. émise X


X
1028 Autres dotation
(DPD) X

8.1.7.3. ACQUISITION DES BIENS ET SERVICES

Le Comptable :

• Reçoit les pièces Comptables et effectue le contrôle de cohérence adéquat ;

• Procède aux imputations dans le respect des plans comptables conçus ;

• Remplit la FIC selon le schéma ci-dessous :

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 287


SEC DIARRA

Compte N° Code Poste Code Fin. + Libellé Débit Crédit


Général Auxiliaire Activité Budgétaire Catégorie

2 ou 6 Intitulé de l’achat X

401 Nom du f/sseur X

8.1.7.4. REGLEMENT DES FACTURES

COMPTES LOCAUX

1. Le règlement de la dette envers les fournisseurs se fait par mandat.


2. Les références du paiement sont portées sur la facture et l’écriture suivante est passée
dans le journal de banque correspondant.

Compte N° Code Poste Code Fin. + Libellé Débit Crédit


Général Auxiliaire Activité Budgétaire Catégorie

401 Nom four, réf. Fact. X


Chèque n° xx
52 X

VERSEMENT D’UNE AVANCE DE DEMARRAGE

La comptabilisation de l’avance de démarrage obtenue d’un attributaire de marché ayant produit une
caution bancaire en garantie de l’avance à percevoir est traitée comme suit :

Compte N° Code Poste Code Fin. + Libellé Débit Crédit


Général Auxiliaire Activité Budgétaire Catégorie

409 Avance de dém.. X

Chèque n°xx
52 X

Le compte 409 positionné à l’actif du bilan constate la créance du projet sur le fournisseur durant toute
la période d’exécution du contrat.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 288


SEC DIARRA

PAIEMENT DE LA DPD PAR L’IDA

A la réception de l’avis de la banque confirmant le paiement direct du fournisseur par l’IDA,


l’écriture suivante est comptabilisée sur le journal d’opérations diverses. :

Compte N° Auxiliaire Code Poste Code Fin. + Libellé Débit Crédit


Général Activité Budgétaire Catégorie

401 Avis de crédit X



4583 X
DPD N°..
réglée

8.1.7.5. OPERATIONS DE CAISSE

ALIMENTATION DE LA CAISSE

L’alimentation de la caisse par retrait de la banque est comptabilisée ainsi :

Compte N° Code Poste Code Fin. + Libellé Débit Crédit


Général Auxiliaire Activité Budgétaire Catégorie

581100 Chèque N° X

52 Chèque N° X

RECEPTION A LA CAISSE

Compte N° Code Poste Code Fin. + Libellé Débit Crédit


Général Auxiliaire Activité Budgétaire Catégorie

57 Pièce de X
caisse N°
581100
Virement X
interne

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 289


SEC DIARRA

8.1.7.6. COMPTABILISATION DES HONORAIRES ET PRIMES DU AU PERSONNEL

COMPTABILISATION DE L’ENGAGEMENT DES CHARGES LIEES AUX PERSONNEL

A la fin de chaque mois, le personnel transmet sa note honoraire au comptable et un état


récapitulatif des sommes précomptées au titre de l’Impôt sur le Revenu est établi.

Les écritures relatives à ces opérations sont comptabilisées comme suit dans le journal
d’opérations diverses :

Compte N° Code Poste Code Fin. + Libellé Débit Crédit


Général Auxiliaire Activité Budgétaire Catégorie

661 * * * Honoraires X

665 Primes X

422 Rému. dues X


447 IR X

PAIEMENT DES HONORAIRES

Les chèques émis en paiement des honoraires et des déclarations Fiscales sont comptabilisés
dans le journal de banque approprié.

Compte N° Code Poste Code Fin. + Libellé Débit Crédit


Général Auxiliaire Activité Budgétaire Catégorie

422 Rému. dues X

447 IR X

52 Chèque n°..
X

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 290


SEC DIARRA

8.1.7.7. OPERATIONS PARTICULIERES

OPERATIONS SUR IMMOBILISATIONS.

Il s’agit d’opérations portant sur la mise au rebut, le vol ou la destruction d’un bien durable.

REFORME D’UN MATERIEL DE TRANSPORT

Compte N° Code Poste Code Fin. + Libellé Débit Crédit


Général Auxiliaire Activité Budgétaire Catégorie

812000 * * * VCN X

X
245100 Matériel de T.
X

L’écriture ci-dessus constate la sortie de l’actif du bien reformé.


L’encaissement du prix de cession est comptabilisé ainsi :
Compte N° Code Poste Code Fin. + Libellé Débit Crédit
Général Auxiliaire Activité Budgétaire Catégorie

521 Bque X
822 Produit
* * * cession X

AJUSTEMENTS BANCAIRES

1. A la suite de la confection de l’établissement des états de rapprochement bancaires,


certains ajustements comptables sont nécessaires afin de tenir compte par exemple des
prélèvements opérés par la banque au titre des agios et frais de services bancaires non
connus ou de mouvements financiers divers en cours de mois.

2. Les schémas d’écritures présentés ne sont pas exhaustifs mais indiquent les opérations
les plus couramment décelées après établissement des états de rapprochement
bancaire.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 291


SEC DIARRA

AGIOS BANCAIRES

Compte N° Code Poste Code Fin. + Libellé Débit Crédit


Général Auxiliaire Activité Budgétaire Catégorie

67 * * * Intérêt X

521 100 Banque X

SERVICES BANCAIRES DIVERS

Compte N° Code Poste Code Fin. + Libellé Débit Crédit


Général Auxiliaire Activité Budgétaire Catégorie

63 800 * * * Commissions X
bancaires
521 100 Banque X

TRANSFERT FINANCIER RECU MAIS NON COMPTABILISE

Il peut s’agir par exemple, de la réception de fonds d’une DRF dont le comptable n’a pas reçu l’avis de
crédit avant les travaux d’inventaire.

Compte N° Code Poste Code Fin. + Libellé Débit Crédit


Général Auxiliaire Activité Budgétaire Catégorie

521 100 Banque X

458 100 DRF émise X

8.1.7.8. ANALYSE DES COMPTES DE TIERS

Les comptes de tiers (classe 4) retracent les opérations non encore dénouées.
Les soldes de comptes doivent être analysés et expliqués individuellement.

Le mode opératoire est le suivant :

• Edition du grand livre auxiliaire des comptes de tiers,


• Rapprochement entre les écritures du débit et celles du crédit,
• Confection Utilisation d’une feuille de travail expliquant le solde du compte,
• Identification et correction comptables des erreurs et anomalies telles que les
reclassements comme indiqués dans les schémas ci-dessous :

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 292


SEC DIARRA

RECLASSEMENT

Compte N° Code Poste Code Fin. + Libellé Débit Crédit


Général Auxiliaire Activité Budgétaire Catégorie

401 XX X

401 YY X

Les erreurs d’imputation peuvent également porter sur les codes budgétaires, bailleurs

DOUBLE REGLEMENT DE FOURNISSEUR

Une telle situation doit être rarissime dans la mesure où :

- Seule la facture originale du fournisseur a été comptabilisée

- Le paiement du fournisseur est effectué au vu de cet original.

Après mise en œuvre de la procédure de restitution par le fournisseur du second paiement,


l’écriture suivante est comptabilisée :

Compte N° Code Poste Code Fin. + Libellé Débit Crédit


Général Auxiliaire Activité Budgétaire Catégorie

521 100 Encaisst double X


règlt
401
Fournisseur… X

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 293


SEC DIARRA

FICHE D’ANALYSE DE COMPTE

BANQUE : ------------------------
Numéro de compte

Mois de :__________________

LIBELLES DEBIT CREDIT Date de Observations


l’opération

Solde comptable

Justifications

Solde de la Banque

Le Comptable Date :

8.1.7.9. COMPTABILISATION DES OPERATIONS D’INVENTAIRES

INVENTAIRE DE CAISSE

1. Le solde du compte de caisse doit être ramené à son solde physique déterminé à la suite de
l’inventaire.

2. L’inventaire aboutit à deux situations possibles

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 294


SEC DIARRA

3. Le solde physique est conforme au solde du brouillard de caisse: dans cette hypothèse aucune
écriture n’est à enregistrer.

4. Le solde physique est inférieur ou supérieur au solde du brouillard : le comptable recherche l’origine
de l’écart puis enregistre l’une ou l’autre des écritures suivantes d’ajustement selon qu’il s’agisse
d’un déficit non recouvrable ou d’un excédent inexpliqué. :

Compte N° Code Poste Code Fin. + Libellé Débit Crédit


Général Auxiliaire Activité Budgétaire Catégorie

831 100 * * * Ecart caisse X

571 100 Caisse X

Compte N° Code Poste Code Fin. + Libellé Débit Crédit


Général Auxiliaire Activité Budgétaire Catégorie

571 100 Caisse X

841 100 * * Ecart caisse X

COMPTABILISATION DES STOCKS

1. Les stocks (fournitures, médicaments, consommables, carburants, etc.) font l’objet de prises
d’inventaires périodiques (cf procédures de gestion du patrimoine).

2. Les stocks font ensuite l’objet d’une valorisation au coût d’achat.

3. Les écritures d’enregistrement de l’inventaire des stocks ne font pas l’objet d’imputation
budgétaire, financière et analytique.

4. Les principaux schémas comptables sont les suivants :

ANNULATION DU STOCK INITIAL

Compte N° Code Poste Code Fin. + Libellé Débit Crédit


Général Auxiliaire Activité Budgétaire Catégorie

603 Variation de stock X

stock X
33

Cette écriture est enregistrée pour chaque type de stock.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 295


SEC DIARRA

COMPTABILISATION DU STOCK FINAL

Compte N° Code Poste Code Fin. + Libellé Débit Crédit


Général Auxiliaire Activité Budgétaire Catégorie

33 Stock X

603 Variation de stock


X

Cette écriture est également enregistrée pour chaque type de stock.

CONSTATATION DE LA DISPARITION DE STOCKS

Compte N° Code Poste Code Fin. + Libellé Débit Crédit


Général Auxiliaire Activité Budgétaire Catégorie

831 X

33
X

RATTACHEMENT DES CHARGES ET DES PRODUIT A L’EXERCICE D’ORIGINE

Les charges et les produits nés au cours d’un exercice donné doivent être rattachés à cet exercice et ne
doivent pas être transférés sur l’exercice suivant.

Les principaux schémas d’écritures de rattachement sont les suivant :

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 296


SEC DIARRA

FRAIS DE MISSION, DE SEMINAIRES, DE FORMATION EN COURS

Le comptable :

Recense les dépenses relatives aux missions, aux formations et autres activités ayant fait
l’objet de versement d’avances à régulariser.

Il examine les ordres de mission ainsi que les autres supports de justification des dépenses afin
de déterminer la durée de l’activité réputée chevaucher sur deux exercices comptables.

Il évalue prorata temporis la partie imputable à l’exercice dont les comptes doivent être arrêtés et
comptabilise les sommes appropriées selon le schéma suivant :

Compte N° Code Poste Code Fin. + Libellé Débit Crédit


Général Auxiliaire Activité Budgétaire Catégorie

605 300 * * * Carburant X


627 720 * * * Perdiems X
638 400 * * * Hôtel X

471 200 Charge à payer X

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 297


SEC DIARRA

8.2. ETATS FINANCIERS

Ci-dessous les différents états devant être produits par l’unité de coordination du projet :

1. Le bilan, et l’état annexé


2. Les états certifiés de dépenses
3. Le tableau des emplois et ressources,
4. L’état d’exécution budgétaire,
5. Le suivi de l’utilisation des crédits
6. Le Rapport intérimaire de Suivi Financier

La séquence applicable à leur élaboration est la suivante :

1. Saisie des pièces comptables dans les journaux auxiliaires

2. Centralisation au journal général

3. Etablissement du grand-livre

4. Etablissement de la balance générale et des balances auxiliaires

5. Analyses des comptes et passation des écritures correctives

6. Comptabilisation des écritures d’inventaires

7. Réception des données du MinEE pour consolidation.

8. Elaboration des états financiers

Les modèles des différents états financiers sont joints en annexe.

PLANNING D’ARRETE DES COMPTES ANNUELS

1. Soit N la date de clôture des comptes annuels, celle-ci correspondant au 31 Décembre,

2. Le planning d’arrêté des comptes de fin d’exercice du PRECESSE est le suivant :

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 298


SEC DIARRA

TRAVAUX ANNUELS PAR DELAI (J)


Inventaire de caisse, des immobilisations, et des stocks Raf & Compta N
Rapprochements entre inventaires et inscriptions Comptables Raf & Compta N+ 5
Etats de rapprochement bancaire, situation des DRF & DPD Raf & Compta N+20
Edition du récapitulatif annuel des salaires Raf & Compta N+25
Edition et analyse des grands livres, balances Raf & Compta N+35
Ecritures d’inventaires et de régularisation. Production des grands livres et Raf & Compta N+40
balances analysés
Examen des documents par le Coordonnateur du projet et la préparation des UCP N+45
éléments de son rapport
Production des états de synthèse et éléments définitifs du tableau de bord. Raf & Compta N+60
Transmission des états de synthèse au Coordonnateur de PRECESSE Raf & Compta N+65
Transmission des documents à l’auditeur. Rapport financier et rapport de UCP N+ 80
synthèse
Rapport des auditeurs Auditeur N+ 150

8.3. CONSOLIDATION
8.3.1 PRINCIPE ET SCHEMA DE CONSOLIDATION

PRINCIPE

L’UCP et le MINEE tiennent leur comptabilité sur site et produisent leurs états financiers
périodiques requis par la gestion du projet.

Toutefois, pour le reporting de l’ensemble du projet, tous les comptes doivent être consolidés
par le coordonnateur et le RAF du PRECESSE pour diffusion aux concernés. La périodicité de
consolidation des données est mensuelle. Les données comptables financières et techniques de
MINEE seront transmises à l’UCP par fichier numérique avec accusé de réception.
L’archivage des pièces comptables et l’audit des activités de MINEE se feront au niveau de cette entité.

SCHEMA DE CONSOLIDATION

Etats financiers
PRECESSE

Etats financiers Etats financiers


UCP MINEE

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 299


SEC DIARRA

8.3.2 REGLES DE CONSOLIDATION

Dans les opérations comptables du PRECESSE, il n’y a pas de prestation réciproque entre les
agences d’exécution.

Aussi, la consolidation proprement dite sera une addition des états financiers. Il n’y aura aucun
retraitement à faire dans le cadre de la consolidation.

TRAITEMENT REALISE PAR TOMPRO

Le système mis en place par TOMSOFT permet un transfert automatique de la comptabilité du


MINEE vers la comptabilité PRECESSE tenue à L’Unité de Coordination du Projet.

Le plan comptable étant le même, le RAF n’aura, aucune écriture à passer.

Le coordonnateur et le RAF de l’UCP disposeront automatiquement d’une balance et des états


budgétaires et analytiques, intégrant toutes les données du PRECESSE

TRAVAUX A REALISER PAR LE COORDONNATEUR ET LE RAF DU PRECESSE

Le coordonnateur et le RAF du PRECESSE n’auront que les états financiers à préparer.


Les travaux d’analyse et de justificatif des comptes auront déjà été réalisés par le MINEE. Le
coordonnateur et le RAF du PRECESSE récupéreront auprès du MINEE les analyses de
comptes et les justificatifs dont ils ont besoin.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 300


SEC DIARRA

ANNEXES :

ANNEXE 1 : PLAN COMPTABLE


ANNEXE 2 : MODELE ETATS FINANCIERS

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 301


SEC DIARRA

ANNEXE 1 : PLAN COMPTABLE

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 302


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PLAN COMPTABLE

STRUCTURE
1er Niveau Classe
2ème Niveau Sous classe
3ème Niveau Compte Général

Code Libellé
1 COMPTE DES RESSOURCES DURABLES

10 Capital par dotation

102110 Avce Initiale IDA

102111 Dotation initiale État


14 Subvent° d'invest & fonction

141110 Subvent° d'investis IDA

141111 Subvent° d'invest Etat

149800 Subvent° rapportée au résultat

16 Emprunt et dettes assimilees

162000 Emprunt et dettes /ets de cred

168000 Autres emprunts et dettes ass

2 COMPTE D'ACTIFS IMMOBILISES

20 Charges immobilisées

201100 Charges immobilisées

21 Immobilisations incorporelles

213100 Logiciel Coordinat°

218000 Autres immob incorp

219000 Immo inc en cours

23 Bâtiment, inst thq et amenagmt

231000 Bâtiment admin./sol propres

232000 Bâtiment admin./sol autroui

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 303


SEC DIARRA

PLAN COMPTABLE

232300 Construct°

234000 Installat° thq

235000 Aménagement de bureau

238000 Autres installat° et amenagmt

239000 Bâtiments et installat° & cour

24 Matériels et outillages

244100 Matériel de Bureau

244200 Matériel Informatique

244300 Matériel Bureautique

244400 Mobilier de Bureau

245100 Matériel Automobile

245800 Autres Matériels de Transp

247000 Aménagemt et Agengemt Mat

249000 Matériel en cours

25 Avances et acomptes verses

251100 Avce et acpte verse/imm corp

252100 Avce et acpte verse/imm inc

27 Autres immobilisat°financieres

275100 Depôt pour loyer d'avce

275200 Depôt pour électricité

275300 Depôt pour eau

275500 Depôt téléphone et télex

278000 Autres imm fciere

3 COMPTES DE STOCKS

33 Stocks

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 304


SEC DIARRA

PLAN COMPTABLE

334100 Fourniture de bureau

338000 Autres mat et approv

4 COMPTES DE TIERS

40 Fournisseurs & compte rattache

401100 Frs ordinaire

401200 Fournisseurs étrangers

401310 Consultants nationaux

401320 Consultant internationaux

408100 Frs fact non parvenu

409100 Frs avce et acpte verse

42 Personnel

421100 Persl avce

421200 Persl acpte

422000 Persl remunerat° due

424100 Asstce medical


44 Etats et collectivites Pub

442100 Impôts et Taxes d'Etat

447100 Impôt sur le Revenu

447200 Taxe de logemt

447300 Contribut° forfait

447310 Taxe de format° professl

448700 Prdts à recevoir

449300 Etat fds de dotat° à recevoir

449400 Etat subv invest à recevoir

449500 Etat subv explt° à recevoir

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 305


SEC DIARRA

PLAN COMPTABLE
449800 Etat Demand. de subvent°

449810 Etat subvent° à recevoir

45 Organismes internatx

458110 DRF émises IDA

458210 DRF à recevoir IDA

458310 DPD émise IDA

458410 DPD IDA à recevoir

458510 DRF à émettre IDA

458910 Charges à payer IDA

47 Debiteurs et crediteurs divers

471100 Débiteur divers

471110 Avce/Mission

471200 Crdtrs divers

471300 Suvbvention à régulariser

471310 Subvent° à regulariser IDA

471320 Subvent° à regul. Don Japonais

476000 Chges constate d'avce

477000 Prdts cstate d'avce

48 Créances et dettes HAO

481100 Frs imm inc

481200 Frs imm corp

481800 Facture non parvenue

481900 Retenue de garantie

485000 Créance sur cess° imm

49 Depreciat° & risque provisione

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 306


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PLAN COMPTABLE
5 COMPTES DE TRESORERIE

51 Valeurs à l'encaissemt

513000 Cheque à encaisser

52 Banque

521110 Compte désigné IDA

521111 Compte Projet Etat

521120 Compte désigné PPF

53 Etablissements fciers & Ass

57 Caisse

571100 Caisse

58 Regie d'avce & vrmt de fds

581100 Virement interne

585100 Viremt de fds

6 COMPTES DE CHARGES ORDINAIRES

60 Achats et variation de stocks

601100 Innovat° et Diffus° des TTIT

601200 Améliorat° des Performences

601300 Accès au Financement

601400 Infrastructures Commerciales

603300 Variat° stock fture bureau

603800 Variat° autres fture bureau

604300 produit d'entretien

604700 Fourniture de bureau

605100 Cons° electricite

605200 Carburant et lubrifiant pièces

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 307


SEC DIARRA

PLAN COMPTABLE

605400 Fourniture entretien non stock

605500 Fture de bureau non stockée

605600 Petit et outillage

605800 Petit travaux

608300 Emballages

61 Transport

614000 Transport du personnel

616100 Frais postaux

616200 Courriers express

618000 Autres frais de trans

618100 Voyages et déplacement

62 Services ext A

622100 Location de terrain

622200 Location de bâtiment

622300 Location Matér et Outill

622800 Location salles

622810 Location Véhicule

624100 Entret / répar des biens immo

624200 Entrét / Répar des biens Mob.

624220 Entretien et rep véhicules

624300 Maintenance

624800 Autres entrét et répar

625200 Assur. Matér. de transpo

625800 Autres Primes d'assur

626100 Etudes et Réch

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 308


SEC DIARRA

PLAN COMPTABLE

626500 Documentation Génér

626600 documentation Tech

627100 Annonces Insert

627200 Frais catall. Imprim. Publi

627710 frais d'organi. Seminair atel.

627800 Autres charges de publicité

628100 Frais de téléphone

628200 Frais de telex

628800 Abonn. Internet

63 Sces ext B

631800 Frais bancaires

631850 Agios

632300 Rémunération des Transit.

632410 Honoraires assistc tech expatr

632420 Honoraires assistc tech local

632430 Honoraire comptable

632500 Frais d'acte et contentieux

632800 Divers frais

637100 Gardiennage

637110 Service Entret/Nettoyage Bur.

638210 Frais de demenag.charges assim

638300 Réceptions

638400 Frais de mission et perdiem

64 Impôts et taxes

641110 Taxes de logement

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 309


SEC DIARRA

PLAN COMPTABLE

641310 Contribution Forfaitaire

641510 Taxes dse format°profess.

646000 Droit d'enrégistrement

646200 Timbres Fiscaux

646400 Vignettes

646800 Autres droit

647000 Amendes et Pénal. Fisca.

647800 Autres amendes

648000 Autres Impôts et Taxes

65 Autres charges

658100 Jétons de présence

658800 Caisse Mission

658900 Réalimen° caisse menues dépens

66 Charges de personnel

661100 Honoraires personnel

661200 Primes et Gratifications

661250 Indemnités de Solidarité

661300 Congés Payés

661400 Indemnités de Préavis de licen

661700 Avances en Nature

663100 Indtés ffait. versées. aux per

668400 Medecine du travail et pharm.

668500 Main d'oeuvre temporaire

67 Frais financiers et chges ass

674000 Autres Intérêts

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 310


SEC DIARRA

PLAN COMPTABLE

7 PRODUIT DES ACTIVITES

71 Subvent° d'expltat°

718100 Subvention d'exploitat° IDA

718200 Subvention d'exploitat° Etat

75 Autres prdts

758000 Prdts divers

77 Revenus fnciers et prdts ass

778000 Int reçus

78 Transfert des charges d'explt°

781100 Transfert de charges

79 Reprise des provisions

8 AUTRES CHARGES ET AUTRES PRODT

81 VCN des cess° imm

811000 VCN des Imm incorp

812000 VCN Immob corporelles

82 Prdts des cess° d'imm

821000 Pdts Cess Immob Incorporelles

822000 Pdts des cess° Imm corporelles

83 Charges HAO

831000 Charges hors activités ordin.

84 ProduIRPP HAO

841000 ProduIRPP HAO

86 Reprise HAO

865000 Reprise Subvent invest

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 311


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ANNEXE 2 : MODELE ETATS FINANCIERS

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 312


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Période du 01/01/N au 31/12/N

PRECESSE
BILAN - ACTIF (1/2)
Bilan arrêté au 31/12/N

Exercice en cours Exercice Précédent


Libellés
Brut Amortissement Net Net

ACTIF IMMOBILISE
CHARGES IMMOBILISEES
Comptes refléchis Coordiantion
IMMOBILISATIONS INCORPORELLES
Brevets, Licences & Logiciels
Autres Immobilisations Incorporelles
IMMOBILISATIONS CORPORELLES
Batiments Coordination
Installat° Agencemt Technique
Matériels & Mobiliers
Matériels de Transport
*** TOTAL ACTIF IMMOBILISE ***
ACTIF CIRCULANT
Stoks de Fournitures
Fournisseurs Avances Versées
Créance/Bailleurs
Autres Créances
*** TOTAL ACTIF CIRCULANT ***
TRESORERIE
Banques, Chèques Postaux & Caisse
*** TOTAL TRESORERIE ***

TOTAL GENERAL ACTIF

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 313


SEC DIARRA

Période du 01/01/N au 31/12/N

(PRECESSE)
BILAN - PASSIF (2/2)
Bilan arrêté au 31/12/N

Libellés Exercice en cours Exercice Précédent

CAPITAUX PROPRES & RESSOURCES ASSIMILEES


INVESTISSEMENTS
Avance Initiale IDA
Dotation État
Dotation IDA
Résultat de l'Exercice
Subvention d'investissement IDA
Subvention d'investissement État
Autres Subvention d'investissement
Subvention à regulariser

*** TOTAL CAPITAUX PROPRES & RESSOURCES ASSIMILEES

PASSIF CIRCULANT
Dettes Fournisseurs
Dettes fiscales et Sociale
Autres Dettes
*** TOTAL PASSIF CIRCULANT ***
TRESORERIE PASSIF
Banque Crédit de Trésorerie
*** TOTAL TRESORERIE PASSIF ***

TOTAL GENERAL PASSIF

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 314


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PRECESSE

Tableau Emplois/Ressources

Etat exprimé en FCFA


Période du 01/01/200….. au 31/12/200……

EMPLOIS RESSOURCES

Code Libellé Montant Code Libellé Montant

A INVESTISSEMENT F DOTATIONS
A100 IMMOBILISATION INCORPORELLE F100 DOTATION IDA
A200 IMMOBILISATION CORPORELLE F200
F300 DOTATION ETAT
B FONCTIONNEMENT F400 DPD RECUES IDA
B100 ACHAT
B200 TRANSPORT
B300 SERVICE EXTERIEUR A H DETTES
B400 SERVICES EXTERIEURS B H100 DETTES FOURNISSEURS
B500 IMPOTS ET TAXES
B600 AUTRES CHARGES
B700 CHARGES DU PERSONNEL

D CREANCES
D100 DPD EMISES

E TRESORERIE
E100 BANQUES
E200 CAISSE

TOTAL GENERAL EMPLOIS 0 TOTAL GENERAL RESSOURCES 0

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 315


SEC DIARRA

IX - AUDIT ET REVISION DES COMPTES

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 316


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9.1. REVISION DES COMPTES ET AUDIT FINANCIER


1. Conformément à l’accord de crédit et au manuel de procédure du PRECESSE, l’UCP
donnera toute la latitude à l’Association et à toutes les parties intéressées pour conduire
les missions d’Audit.

2. Ces audits devront être coordonnés et ne pas gêner l’exécution des activités sur le
terrain.

9.2. DISPONIBILITE LORS DES AUDITS


1. L’équipe de l’UCP est le principal interlocuteur des experts chargés des audits
techniques, financiers et de la révision des comptes.

2. Il doit mettre toutes leurs ressources humaines à la disposition des experts, ainsi que
des locaux pour répondre à toute demande de documents, de renseignements afin de
faciliter les tâches des Experts et Auditeurs.

3. Les interventions des experts extérieurs chargés du contrôle et de la supervision sont


organisées de telle sorte qu’elles ne perturbent pas les tâches courantes du personnel.
Toutefois le personnel doit offrir aux différents intervenants leur totale et permanente
disponibilité et procéder à toute communication sollicitée et/ou donner des réponses
concrètes à toute interrogation.

4. Les intervenants extérieurs, dûment accrédités par l’UCP du PRECESSE ont accès à
tous les documents détenus par les services techniques et financiers du projet, sans
exception. Les documents sollicités par les intervenants extérieurs doivent faire l’objet
d’une décharge afin d’éviter le risque déperditions de certains documents.

9.3. DESTINATAIRE DES RAPPORTS D’AUDIT

Les rapports d’Audit sont destinés :

• A l’UCP du PRECESSE,
• Au Ministère
• Et à l’IDA.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 317


SEC DIARRA

9.4. AUDIT CONTRACTUEL EXTERNE


1. Une fois par an, le projet est audité sur le plan financier par une firme retenue à la suite
d’un appel d’offres international.

2. L’auditeur se prononce sur :

- la pertinence des états financiers,


- l’efficacité du système de contrôle interne,
- l’efficience du système d’information,
- la bonne utilisation des ressources mises à la disposition du projet.

3. L’objectif général de l’audit est de donner une assurance raisonnable et un avis motivé
que les ressources du projet sont gérées conformément aux normes internationales,
règles de gestion, règlements, pratiques et procédures en vigueur ainsi qu’aux
dispositions inscrites dans les documents du projet. En particulier, l’audit devra être
diligenté selon les termes de référence établit par l’UCP et validés par la Banque
mondiale. A cet effet, le cabinet sélectionné devra vérifier que les entités nationales
chargées de l’exécution et/ou du suivi et coordinations du projet ont géré les ressources
y afférentes selon les normes et procédures en vigueur. Afin d’assurer une gestion
efficace des programmes, l’Auditeur doit vérifier la mise en œuvre des
recommandations des audits précédents par les entités nationales, et formuler des
recommandations visant l’amélioration de la gestion du projet.

4. L’audit doit débuter suffisamment tôt pour que le rapport d’audit soit parvenu au siège
de la Banque mondiale au plus tard le 30 juin de l’année suivant l’exercice sous revue.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 318


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PLANNING DE PRODUCTION DES RAPPORTS D’AUDIT

3. Soit N la date de clôture des comptes annuels, celle-ci correspondant au 31 Décembre,

Le planning de production des rapports d’audit sur les comptes annuels du PRECESSE est le
suivant :
TRAVAUX ANNUELS PAR DELAI (J)
Planification des missions d’Audit UCP N+90
Accueil des Auditeurs UCP N+ 95
Déroulement de l’Audit sur le terrain Auditeurs N+105
Transmission des rapports provisoires à l’UCP Auditeurs N+115
Analyse et examen des rapports d’Audit UCP N+120
Transmission des observations sur les rapports provisoires aux Auditeurs UCP N+125
Production des rapports définitifs Auditeurs N+140
Validation des rapports et transmission des rapports à l’IDA UCP N+145
Traitement des recommandations des Auditeurs UCP N+180

9.5. AUDIT INTERNE

L’UCP est responsable de la mise sur pied d’un véritable système de contrôle interne du projet.
Le contrôle interne vise le dispositif mis en place au sein des structures de gestion du projet
pour assurer la sécurité du patrimoine et des transactions et la fiabilité du système
d'information. Il consiste en la mise en place de procédures qui se caractérisent par :
 l’auto contrôle dans l’exécution des tâches, soit la vérification par le responsable de
l’opération qu’il a bien respecté les procédures établies ;
 le contrôle hiérarchique des opérations, soit la vérification par le supérieur hiérarchique
;
 le contrôle croisé entre services, parties prenantes d’une opération (vérification des
services rendus ou fournis par le service utilisateur, par exemple);
 la vérification transversale des opérations effectuées à posteriori, soit la vérification
que toutes les étapes du processus ont été faites selon les procédures établies et que
le service ou le produit a été fournie.

9.6. SUPERVISION DE L’IDA

Les missions de supervision seront menées au moins deux fois par an et porteront sur
l’évaluation des risques du Projet.
Les objectifs des missions de supervision seront, entre autres :
• d’intervenir dans une optique de facilitation des travaux ;
• de s’assurer du bon ancrage et de la stratégie d’implantation et d’intervention ;
• d’évaluer les résultats obtenus par activité et les comparer aux prévisions ;

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 319


SEC DIARRA

• d’évaluer le niveau d’exécution des plans d’actions et des budgets ;


• d’examiner la régularité et la conformité des pièces et documents comptables ainsi
que leur cohérence avec les rapports d’activités.

Une revue sera menée régulièrement pour s’assurer que les dépenses encourues par le projet
remplissent les conditions du financement de l’IDA. Le Rapport sur l’Etat d’avancement de la
mise en œuvre inclura les notations de la gestion financière qui seront préparées par le
Spécialiste de gestion financière du Pays.
Les recommandations issues de ces missions devront être opérationnalisées et faire l’objet d’un
plan de mise en œuvre et de suivi. Les rapports de suivi y relatifs seront transmis chaque fin de
trimestre à l’IDA.

9.7. CONTRÔLE DE L’ETAT

Le Gouvernement du Cameroun pourra diligenter des missions de contrôle et d’audit


conformément aux dispositions légales en vigueur.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 320


SEC DIARRA

9.8. TABLEAU DE CONTROLE DES RISQUES


Procédures Acteurs Les points de contrôle
Procédure Coordonnateur - Vérifier de la préparation du budget
Budget Points focaux - contrôler la participation de l’ensemble des acteurs à l’élaboration du
RAF
budget
- Vérifie que le Budget a été saisi dans les bases de données informatiques
- s’assure du respect des délais
- vérifie que le budget a fait l’objet d’approbation
- vérifie que le budget approuvé est répercuté aux entités pour exécution
- vérifie que l’agent de consolidation fournit les états d’exécution budgétaire
aux demandeurs
- vérifie le respect des délais d’envoi des états de suivi budgétaire aux
demandeurs
- vérifie la disponibilité des états dans les sites
Passation des Coordonnateur - vérifier qu’un dossier est ouvert pour suivre chaque marché
marchés RAF - Vérifier si le plan de passation de marché est élaboré dans les délais requis
- Contrôle des procédures de sélection des fournisseurs
- Contrôle de l’approbation de la procédure
- Contrôle de la réception des biens
- vérifie la réalité des réceptions en rapprochant le bon de commande, la
lettre de marché au PV de réception ou bon de livraison (BL)
- s’assure que les personnes habilitées ont participé à la réception des
biens
- vérifie le respect par le fournisseur des délais de livraison
- vérifie que le fournisseur a bien livré les biens qui ont été commandés
(contrôle de conformité)
Gestion du Coordonnateur - s’assure que chaque élément acquis a fait l’objet d’un PV de réception ou
patrimoine RAF bon de livraison (BL)
Auditeur externe
- vérifie l’existence d’un ordre d’entrée chez le comptable
- vérifie l’existence d’une fiche individuelle d’immobilisation pour chaque
matériel acquis
- vérifie que les immobilisations acquises sont codifiées
- vérifie l’existence de fiche individuelle de suivi auprès du comptable
matières
- vérifie la mise à jour du registre des immobilisations
- vérifie les conditions physiques d’exploitation (localisation, utilisation…) et
s’assure qu’elles sont optimales
- s’assure des conditions de sécurité prises pour leur sauvegarde
(protection contre les vols, incendies, dégâts des eaux, poussières…)
- vérifie pour le matériel de transport l’existence de police d’assurance
complète ou d’une attestation de propriété de l’Etat
- vérifie l’existence de fiche de stock auprès du comptable matières
- s’assure que les consommations font l’objet de bon de sortie
- vérifie l’utilisation des ordres de sortie pour chaque destockage vers les
agents
- prépare l’inventaire avec le comptable matières (calendrier)
- s’assure de la correcte tenue d’inventaire du patrimoine
- Apprécie le respect des procédures d’inventaires

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 321


SEC DIARRA

Procédures Acteurs Les points de contrôle


Procédures Coordonnateur - vérifie que les demandes de fonds ont été approuvées par les personnes
financières RAF habiletés
Auditeur externe
- vérifie que les demandes ont été formalisées (existence de requête, de
demande d’appels de fonds, de demande de mise à disposition de fonds)
- vérifie le visa de la CAA
- rapproche la requête à l’avis de crédit de la banque
- s’assure que les avis de crédit au titre de l’avance initiale sont justifiés par
la convention de financement
- vérifie qu’à chaque demande de remboursement de fonds correspondent
les états de dépense adéquats et les états de rapprochement bancaire
- s’assure du respect de la forme des demandes de décaissement
- s’assure que chaque demande de décaissement est autorisée par les
personnes habiletés
- rapproche les demandes de paiement direct aux factures fournisseur
- vérifie l’éligibilité de chaque dépense sur les fonds qui sont demandés en
remboursement
Gestion du Coordonnateur - vérifie le respect des procédures de recrutement en obtenant pour
personnel RAF chaque embauche la fiche de sélection, le compte rendu de l’entretien
Auditeur externe
oral et les résultats de l’évaluation technique
- réclame les dossiers de personnel et s’assure de la présence des
documents d’embauche (contrats, …), des documents administratifs et
d’Etat civil
- Vérifie l’adéquation du fichier du personnel avec les dossiers
- réclame les Etats des honoraires et des avantages du personnel
- rapproche les Etats avec les contrats de prestation et notes de services et
s’assure de leur cohérence
- rapproche les Etats aux écritures comptables et s’assure que
l’enregistrement est exhaustif
- rapproche les Etats aux pièces de paiement et vérifie que les montants
sont concordants
Procédures Coordonnateur - vérifie le respect des délais des travaux comptables
comptables RAF - fait tirer la balance générale des comptes
Auditeur externe
- vérifie que la comptabilité est à jour et que les enregistrements sont
justifiés
- vérifie si les données du projet sont consolidées régulièrement
- vérifie le respect des délais de transmission des données par la MINEE

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 322


SEC DIARRA

X – CONTRÔLE ET GESTION DES TRAVAUX

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 323


SEC DIARRA

10.1. GARANTIES
Les garanties sur les travaux, ouvrages et infrastructures sont décrites dans le décret du code
des marchés publics applicables au Cameroun.
Ce décret stipule que tout titulaire d’un marché est tenu de fournir :

a) un cautionnement garantissant l’exécution intégrale des prestations, ci-après désigné


«cautionnement définitif » ;
b) un cautionnement garantissant la bonne exécution du marché et le recouvrement des
sommes dont il serait reconnu débiteur au titre du marché, ci-après désigné «retenue de
garantie ».

Le cautionnement définitif ne saurait être inférieur à deux pour cent (2%) et supérieur à cinq
pour cent (5%) du montant initial du marché, augmenté le cas échéant, du montant des
avenants.

La retenue de garantie est constituée lorsque le marché est assorti d’une période de garantie
ou d’entretien. Elle ne peut être supérieure à dix pour cent (10%) du montant initial du marché,
augmenté le cas échéant, du montant des avenants.

Elle n’est pas exigible pour les marchés de service et de prestations intellectuelles.

Le cautionnement définitif doit être constitué dans les vingt (20) jours qui suivent la notification
du marché et, en tout cas, avant le premier paiement. En cas d’existence d’une caution de
soumission, le cautionnement définitif doit être constitué avant que la caution de soumission
n’expire.

Au titre de la retenue de garantie, une partie des sommes dues au titre du marché est bloquée
jusqu’à ce que la totalité du marché soit exécutée.

La durée de validité du cautionnement correspondant doit dépasser suffisamment les délais


prévus pour l’achèvement des prestations, pour couvrir la période de garantie ou d’entretien
indiquée dans le marché.

Les modalités et l’époque de restitution des cautionnements sont fixées par les cahiers des
clauses administratives générales, sous réserve des dérogations qui pourraient être introduites
par le cahier des clauses administratives particulières.

Le cautionnement peut être remplacé par la garantie d’une caution d’un établissement bancaire
agréé conformément aux textes en vigueur, et émise au profit du Maître d’Ouvrage ou du Maître
d’Ouvrage Délégué ou par une caution personnelle et solidaire.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 324


SEC DIARRA

Les petites et moyennes entreprises (PME) à capitaux et dirigeants nationaux peuvent produire
à la place du cautionnement, soit une hypothèque légale, soit une caution d’un établissement
bancaire ou d’un organisme financier agréé de premier rang conformément aux textes en
vigueur.

Tout organisme ayant produit une caution personnelle et solidaire, est tenu de s’engager à
verser, sur ordre du Maître d’Ouvrage ou du Maître d’Ouvrage Délégué et jusqu’à concurrence
du montant garanti, les sommes dont le co-contractant de l’Administration viendrait à se trouver
débiteur au titre du marché.

Lorsque le co-contractant de l’Administration a rempli ses obligations contractuelles, le


cautionnement est restitué ou la caution visée à l’article 70 libérée, consécutivement à une
mainlevée délivrée par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué, dans un délai de
trente (30) jours à compter de l’expiration du délai de garantie ou, lorsque le marché ne
comporte pas un tel délai, suivant la réception des travaux, fournitures ou services.

A l’expiration du délai de trente (30) jours fixés à l’alinéa (1) ci-dessus, l’organisme compétent
est tenu de restituer le cautionnement ou de libérer la caution concernée, sur simple demande
du cocontractant de l’Administration.

A l’expiration du délai de trente (30) jours, la caution cesse d’avoir effet, même en l’absence de
main levée, sauf si le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué a dûment signifié au
co-contractant qu’il n’a pas honoré toutes ses obligations.

Dans ce cas, il ne peut être mis fin à l’engagement de la caution que par main levée délivrée
par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué.

Les entreprises titulaires d’un marché d’un montant au plus égal à trente (30) millions de francs
CFA peuvent être dispensées par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué de
l’obligation de fournir les cautionnements prévus à l’article 67 du Code des marché publics.

10.2. POLICE D’ASSURANCES

Les conditions de souscription de la police d’assurance sont prévues par ARTICLE 73.- Il est
interdit, sauf dérogation expresse du Ministre en charge des assurances, de souscrire une
assurance directe d’un risque concernant une personne, un bien ou une responsabilité situé au
Cameroun auprès d’une entreprise étrangère qui ne s’est pas conformée aux prescriptions de
l’article 326 du Code des Assurances de la CIMA.

Toute cession en réassurance à l’étranger portant sur soixante quinze pour cent (75%) d’un
risque concernant une personne, un bien ou une responsabilité situé au Cameroun à l’exception
des branches mentionnées aux paragraphes 4, 5, 6, 11 et 12 de l’article 328 du Code des
assurances visé à l’alinéa (1) ci-dessus est soumise à l’autorisation du Ministre en charge des
Assurances.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 325


SEC DIARRA

Tout adjudicataire de nationalité étrangère ou de droit étranger ayant souscrit dans son pays
d’origine une police d’assurance contre le risque à l’exportation, est tenu de transmettre ladite
police au Maître d’Ouvrage ou au Maître d’Ouvrage Délégué et à la Caisse Autonome
d’Amortissement, le cas échéant, dans un délai maximum de deux (2) mois à compter de la
date de notification du marché.

est tenu d’informer les autorités et l’organisme visés à l’alinéa (3) ci-dessus de toute déclaration
de menace de sinistre.

Les dispositions du présent article concernent les titulaires des marchés et non les
soumissionnaires.

10.3. CONTROLE DE L’EXECUTION

Les dispositions relatives au contrôle de l’exécution sont décrites dans les articles 80 à 82 du
code des marchés publics.

Les entreprises soumissionnaires doivent s’engager dans leurs offres, à se conformer à toutes
dispositions législatives et réglementaires ou toutes dispositions résultant des conventions
collectives relatives notamment aux salaires, aux conditions de travail, de sécurité, de santé et
de bien être des travailleurs intéressés.

Elles demeurent, en outre, garantes de l’observation des clauses de travail, et responsables de


leur application par tout sous-traitant ou sous-commandier.

L’exécution des marchés publics fait l’objet de contrôle par :


a) le Maître d’Ouvrage et, le cas échéant, le Maître d’Ouvrage Délégué ou le Maître
d’œuvre selon les modalités précisées dans les cahiers des clauses administratives
générales ;
b) l’auditeur indépendant ;
c) les autres corps de contrôle prévus par les lois et règlements en vigueur.

Pour les marchés égaux ou supérieurs aux seuils ci-après, la maîtrise d’œuvre est exercée par
une personne physique ou une personne morale de droit privé :

a) Travaux : 100.000.000 F CFA ;


b) Fournitures : 500.000.000 F CFA.

Pour les marchés dont les montants sont inférieurs aux seuils ci-dessus, les maîtres d’ouvrage
ne disposant pas de compétences requises doivent faire appel à une maîtrise d’œuvre externe
à ses services.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 326


SEC DIARRA

Pour les marchés de prestations intellectuelles dont les montants sont supérieurs ou égaux à
cent (100) millions de FCFA, la maîtrise d’œuvre se fait sous forme de commission de suivi et
de recette technique. Cette commission comprend, entre autres, des membres externes

Sous réserve des dispositions découlant des accords ou conventions de prêt ou des
conventions internationales, tout règlement relatif à un marché public intervient par transfert
bancaire sur un établissement bancaire ou un organisme financier de droit camerounais agréé
de premier rang conformément aux textes en vigueur ou par crédit documentaire.

Tout tirage sur crédit de financement extérieur est soumis au visa préalable de la Caisse
Autonome d’Amortissement.

Toute modification de domiciliation bancaire ne peut être réalisée que par voie d’avenant.

Les opérations effectuées par le co-contractant de l’Administration et susceptibles de donner


lieu à versement d’avances, d’acomptes ou à paiement pour solde, sont constatées par tout
moyen laissant trace écrite par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué ou, le cas
échéant, par le Maître d’œuvre, suivant les modalités prévues par le cahier des clauses
administratives générales.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 327


SEC DIARRA

10.4. AVANCES

Des avances peuvent être accordées au co-contractant de l’Administration, en vue de la


réalisation des opérations nécessaires à l’exécution des prestations prévues dans le marché.

Le versement des avances visées ci-dessus doit être prévu dans le marché concerné.

Le co-contractant de l’Administration peut, sur simple demande adressée au Maître d’Ouvrage


ou au Maître d’Ouvrage Délégué et sans justificatif, obtenir une avance dite «de démarrage»
ou « pour approvisionnement de matériaux » dont le montant ne peut excéder vingt pour cent
(20%) du prix initial TTC du marché de travaux ou de prestations intellectuelles et trente pour
cent (30 %) pour les marchés de fournitures.

Cette avance doit être cautionnée à cent pour cent (100%) par un établissement bancaire de
droit camerounais ou un organisme financier agréé de premier rang conformément aux textes
en vigueur.

Elle est remboursée par déduction sur les acomptes à verser au titulaire pendant l’exécution du
marché, et suivant des modalités définies dans ledit marché.

La totalité de l’avance doit être remboursée au plus tard dès le moment où la valeur en prix de
base des prestations réalisées atteint quatre vingt pour cent (80%) du montant du marché.

Les avances sont versées au co-contractant de l’Administration suivant des modalités fixées
dans le cahier des clauses administratives générales.

Le versement prévu ci-dessus intervient postérieurement à la mise en place des cautions


exigibles, conformément aux dispositions du présent Code.

10.5. ACOMPTES
Sauf dérogation prévue dans le cahier des clauses administratives particulières, le co-
contractant de l’Administration peut obtenir le paiement d’acomptes périodiques.

Les modalités de paiement des acomptes sont fixées dans le cahier des clauses administratives
particulières.

Tout paiement d’acompte est subordonné à l’une des prestations suivantes :

a) dépôt sur le chantier ou annexe du chantier, de matériaux, matières premières ou objets


fabriqués destinés à l’exécution du marché, sous réserve :

- qu’ils aient été acquis en toute propriété par le co-contractant de l’Administration, et


effectivement payés par lui ;

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 328


SEC DIARRA

- qu’ils soient lotis d’une manière telle que leur destination ne fasse l’objet d’aucun
doute ;
- qu’ils puissent être contrôlés par le Maître d’ouvrage, le Maître d’Ouvrage Délégué
ou le Maître d’œuvre désigné à cet effet ;

b) l’exécution des prestations prévues dans le marché, sous réserve de la preuve de leur
paiement par le co-contractant de l’Administration lorsque ces prestations ont été
exécutées par des sous-traitants.

Le montant d’un acompte ne peut excéder la valeur des prestations auxquelles il se rapporte,
déduction faite des avances remboursées. Cette valeur est appréciée en fonction des
dispositions prévues dans le marché.

Dans le cas d’acomptes versés en fonction de phases techniques d’exécution, le marché peut
fixer le montant de chaque acompte de manière forfaitaire, sous forme de pourcentage du
montant initial du marché.

Les versements d’acomptes doivent intervenir au moins tous les trois (03) mois lorsque se
trouvent réalisées les conditions indiquées à l’article 84 du présent Code.

Les acomptes peuvent s’échelonner pendant la durée d’exécution du marché, suivant les
termes périodiques, ou en fonction de phases techniques d’exécution, tels que définis dans le
marché.

Les versements d’acomptes interviennent dans les trente (30) jours à compter de la date de
transmission au comptable compétent des constatations ouvrant droit à paiement.
Les cahiers des clauses administratives générales précisent les délais ouverts au Maître
d’Ouvrage ou au Maître d’Ouvrage Délégué ou, le cas échéant, au Maître d’Œuvre pour
procéder aux constatations ouvrant droit à acompte.

10.5. INTERETS MORATOIRES


Les intérêts moratoires sont prévus dans les articles 87 et 88 du code des marchés publics.

Lorsqu’il est imputable au Maître d’Ouvrage ou au Maître d’Ouvrage Délégué ou au comptable


assignataire, le défaut de paiement dans les délais fixés par le cahier des clauses
administratives particulières, ouvre et fait courir de plein droit au bénéfice du titulaire du Marché,
des intérêts moratoires calculés depuis le jour suivant l’expiration desdits délais, jusqu'au jour
de la délivrance de l’avis dit ‘‘de règlement’’ du comptable assignataire.

Le taux des intérêts moratoires prévus ci-dessus est le taux d’intervention sur les appels
d’offres de la Banque des Etats de l’Afrique Centrale (BEAC), majoré d’un (1) point.

Pour les paiements à effectuer en une monnaie autre que le franc CFA, le taux des intérêts
moratoires correspond au taux d’escompte pratiqué par la Banque d’émission de cette
monnaie, majoré au plus d’un (1) point.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 329


SEC DIARRA

Le montant des intérêts moratoires est calculé par application de la formule :

I = M x (n/360) x (i) dans laquelle :

• M = montant toutes taxes comprises (TTC) des sommes dues au titulaire


• n = Nombre de jours calendaires de retard
• i = taux d’intervention sur les appels d’offres de la BEAC majoré d’un
point ou taux d’escompte pratiqué par la Banque d’émission de la
monnaie considérée majoré au plus d’un (1) point, selon le cas.

Les intérêts moratoires ne sauraient s’appliquer sur des montants comprenant déjà des
indemnités pour retard de paiement.

Les intérêts moratoires sont imposables.

PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 330