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ENVIRONNEMENTALES ET SOCIALES
POUR LE SECTEUR DE L’ÉNERGIE
(PRECESSE)
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VERSION DÉFINITIVE
Décembre 2009
SEC DIARRA
SOMMAIRE
ABREVIATIONS ........................................................................................................................................ 7
INTRODUCTION ........................................................................................................................................ 8
LES MODELES DES DIFFERENTS ETATS FINANCIERS SONT JOINTS EN ANNEXE. ................................................... 298
PLANNING D’ARRETE DES COMPTES ANNUELS ................................................................................. 298
ABREVIATIONS
INTRODUCTION
Le présent manuel précise l’organisation, les principes de gestion, les tâches et les procédures
à appliquer dans le cadre de l’exécution du Projet de Renforcement des Capacités
Environnementales et Sociales pour le Secteur de l’Énergie (PRECESSE).
Une telle approche permet à chaque intervenant d’assimiler aisément la méthodologie de mise
en œuvre des opérations.
Le manuel devra être actualisé pour prendre en compte les futures mutations. Sa révision peut
être induite par les faits suivants :
- Chaque année, il recense tous les éléments éventuels de mise à jour qui sont
soumis par les organes de liaison et les institutions respectives qui interviennent
dans la mise en œuvre du Projet ;
- Une session de mise à jour est organisée par l’UCP regroupant tous les
représentants des acteurs impliqués dans la gestion du PRECESSE. Le projet
pourra dans la mesure du possible se faire assister par un consultant
- Les éléments de mise à jour doivent être portés à l’avis de la Banque Mondiale
avant leur entrée en vigueur.
Les investissements envisagés dans les secteurs de l’énergie et de l’exploitation minière sont
susceptibles de générer des avantages sociaux et économiques considérables, mais ils
suscitent en même temps, au niveau social et environnemental, des risques substantiels qui
exigent l'adoption de mesures d'atténuation appropriées, d'un programme de planification
transparent et de procédures de supervision
L’ampleur des questions suscitées par les investissements actuellement envisagés dans les
secteurs de l’énergie et de l’exploitation minière est au moins deux fois plus importante que
celle des risques liés au projet de centrale hydroélectrique de Lom Pangar, ou même à
l’oléoduc Tchad-Cameroun.
Le CAPECE a développé les compétences d’un certain nombre de personnes, mais n’a pas
renforcé les institutions environnementales et le personnel des ministères techniques mobilisé
par le CAPECE a eu tendance à rendre compte de ses travaux directement au CPSP plutôt
qu’aux administrations dont il relevait, ce qui sapait le renforcement des capacités
institutionnelles. Le Gouvernement du Cameroun a manifesté son intention de corriger cette
situation en appliquant pleinement les dispositions de la Loi de gestion environnementale de
1996. Il a créé en 2004 un ministère de l’Environnement et de la Protection de la Nature
(MinEP) qui est chargé d’élaborer, de coordonner et de contrôler la politique camerounaise en
matière d’environnement.
La nécessité d’accorder une plus grande priorité à la gestion des impacts sociaux des grands
projets d’infrastructure est une question fondamentale qui a été mise en évidence à l'occasion
du projet CAPECE, tout particulièrement en ce qui concerne: (i) les répercussions sur les
peuples autochtones (ministère des Affaires Sociales), (ii) l’acquisition foncière en vue de la
réinstallation involontaire de la population (ministère des Affaires foncières), (iii) les
répercussions sur la santé de la population implantée sur les sites (ministère de la Santé
Publique), et (iv) les impacts sur les ressources culturelles physiques (ministère de la Culture).
De surcroît, les ministères cités ci-dessus n’ont pas les capacités nécessaires pour traiter les
impacts qui entrent dans leur compétence et qui sont dus aux grands projets d’infrastructure.
Le dernier point que le CAPECE souligne, c’est la nécessité d’associer étroitement les
organisations de la société civile à la gestion des questions environnementales et sociales liées
aux grands projets d’infrastructure
Les principaux indicateurs de performance sont présentés à l’annexe 3 et incluent les quatre
indicateurs de niveau des objectifs de développement du projet (ODP) suivants :
• % de grands projets d’infrastructure (barrages, centrales électriques, lignes
électriques) dans le secteur énergétique (excepté pétrole/gaz et pipelines)
approuvés chaque année qui sont conformes aux meilleures pratiques et normes
internationales pour la gestion des problèmes environnementaux et sociaux.
• % des aménagements du secteur énergétique existants (y compris les centrales
électriques, les barrages et les lignes de transport d’électricité) pour lesquels tous
les impacts environnementaux et sociaux ont été traités (en mettant en œuvre des
actions d'atténuation convenues, en délivrant des permis et/ou des contraventions,
etc.).
• % des aménagements pour lesquels le rapport annuel de performance
environnementale est certifié conforme par le Ministère de l’Environnement et
Protection de la Nature.
• % des principales parties prenantes camerounaises ciblées (y compris les autorités
locales, les ONG et les journalistes) ayant une compréhension satisfaisante
Le projet est décomposé en trois composantes qui sont présentées dans les lignes qui suivent. :
Elle a pour finalité l’établissement des cadres de gestion des impacts sociaux associées aux
grands projets d’infrastructure, conformément aux meilleures pratiques internationales. En se
basant sur les leçons retenues du projet Tchad Cameroun, la composante renforcera les
ministères des Affaires Sociales, de la Santé, de la Culture ainsi que des Domaines et Affaires
Foncières, selon leurs mandats statutaires respectifs ainsi que les organisations de la société
civile y compris les coûts récurrents associés au renforcement des capacités.
Plus spécifiquement, cette composante inclura 5 sous composantes:
• Appuyer le Ministère des Affaires Sociales, qui est la structure gouvernementale en
charge des populations marginales, notamment les peuples autochtones, et la FEDEC
sous la supervision de ce Ministère ;
• renforcer la capacité au sein du ministère des Domaines et des Affaires Foncières et
aider à harmoniser la législation nationale sur la relocalisation involontaire et les
questions foncières ;
• fournir une assistance au ministère de la Santé afin de mieux gérer les impacts des
grands projets de Développement sur la santé de la population ;
• renforcer la capacité du ministère de la Culture qui est responsable du suivi des impacts
des projets sur les ressources culturelles physiques ;
• et renforcer la capacité de la société civile afin qu’elle puisse servir d’intermédiaire pour
les problèmes de société et de sentinelle pour assurer une application rigoureuse de la
réglementation nationale.
Elle vise un appui à l’Unité environnementale au sein du ministère de l'Énergie et de l'Eau pour
assurer que les problèmes environnementaux et sociaux liés aux grands projets d’infrastructure
du secteur énergie soient traités conformément aux meilleures pratiques internationales. Le
Ministère de l’Énergie et de l'Eau est la structure responsable du secteur énergétique ainsi que
de la supervision de la mise en œuvre du plan de développement à moindre coût.
Le projet appuiera l'Unité par une assistance technique, des petits travaux et la formation afin
que le Ministère puisse:
• suivre et conseiller les promoteurs sur la préparation des évaluations et des audits
environnementaux, ainsi que du Plan de gestion environnemental pour les projets
d'infrastructure du secteur énergétique, avant leur soumission au Ministère de
l'Environnement pour leur examen ;
• fournir des examens approfondis des évaluations d'impact environnemental pour les
projets du secteur énergétique qui sont soumis par les promoteurs ;
• participer au suivi de l’exécution des plans de gestion convenus et approuvés par le
ministère chargé de l’Environnement ;
• contribuer à la préparation de directives sectorielles environnementales et sociales pour
le secteur de l’électricité ;
• superviser la préparation d’une Evaluation Environnementale Stratégique pour le
secteur énergétique ;
• et organiser une plateforme de consultation entre la société civile, les opérateurs et le
bénéficiaire concernant le développement du secteur énergétique.
La contrepartie de l’Etat camerounais sera déterminée chaque année sur la durée du projet.
La mise en œuvre du projet repose sur le Bureau des évaluations environnementales au sein
du Département de la Planification Politique et Environnementale qui appuie le travail du
Comité interministériel sur l’environnement (CIE).
1.2.3. IDA
Le rôle de l’IDA, dans le cadre du projet, est de :
- la préparation des dossiers d’appel d’offres ainsi que les diverses conventions avec les
partenaires du projet ;
Elle peut faire appel à toutes autres personnes ressources dont les compétences et
expériences pourraient être utiles à l’accomplissement correct de sa mission.
Les entités d’exécution ont la responsabilité de tous les aspects techniques de leur composante
ou sous-composante, y compris la préparation des programmes de travail et des termes de
mandat, la supervision des consultants et les demandes de paiements à la fin des
consultances.
Chaque entité d’exécution comprend deux points focaux désignés par les ministères et
organisations auxquels ils appartiennent. La désignation des points focaux est constatée par un
texte du Ministre de l’Environnement et de la Protection de la Nature.
Ils sont responsables de la définition des priorités, des programmes de travail et du contenu ou
des activités de leurs composantes ou sous composantes respectives dans le projet.
Les points focaux bénéficient d’une indemnité mensuelle supportée par les fonds de
contrepartie du projet.
Toutes autres indemnités éventuelles sont exclusivement payées sur les fonds de contrepartie.
Les points focaux sont appuyés dans leur mission par un personnel d’appui.
Les points focaux au nombre de deux (2) par entité concernée seront responsables de
l’exécution technique des activités du projet au niveau du ministère dont ils dépendent. A ce
titre ils doivent :
Les entités représentées par les points focaux se réunissent une fois par mois sur convocation
du coordonnateur du projet. Toutefois, en cas d’urgence, ils peuvent se réunir à tout moment
toujours sur convocation du coordonnateur du projet. En cas d’indisponibilité des deux
représentants de l’entité, cette dernière doit faire parvenir son rapport à l’UCP avant la tenue de
la réunion. Les convocations indiquent l’ordre du jour, la date, le lieu et l’heure de la réunion. Le
secrétariat des séances est assuré par l’Unité de Coordination du projet.
Chaque réunion est sanctionnée par un compte rendu qui est distribué à tous les acteurs.
Les frais de fonctionnement des points focaux (à l’exception des indemnités mensuelles ou
autres indemnités éventuelles) sont supportés par le budget du Projet.
SPECIALISTE EN RESPONSABLE
PASSATION DES RESPONSABLE SUIVI -
MARCHES ADMINISTRATIF ET EVALUATION
FINANCIER
PERSONNEL
COMPTABLE D’APPUI
TITRE
COORDONNATEUR DU PROJET
SUPERIEUR HIERARCHIQUE :
STRUCTURES DEPENDANTES :
Ensemble des services placés sous sa hiérarchie tels que présentés dans l’organigramme.
DOCUMENTS UTILISES
TITRE
ASSISTANT ADMINISTRATIF
SUPERIEUR HIERARCHIQUE :
COORDONNATEUR DU PROJET
STRUCTURES DEPENDANTES :
NEANT
DOCUMENTS UTILISES
TITRE
SPECIALISTE DU SUIVI EVALUATION DU PROJET
SUPERIEUR HIERARCHIQUE :
COORDONNATEUR DU PROJET
STRUCTURES DEPENDANTES :
NEANT
DOCUMENTS UTILISES
TITRE
SUPERIEUR HIERARCHIQUE :
COORDONNATEUR DU PROJET
STRUCTURES DEPENDANTES :
SERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER
DOCUMENTS UTILISES
♦ Manuel d’exécution du projet
♦ Plan de passation des marchés
♦ Manuel de procédures administratives et comptables,
♦ Plan de travail annuel budgétisé
♦ Accords de crédit et de subvention,
♦ Conditions générales des bailleurs de fonds applicables à leurs financements,
♦ Document d’Evaluation du Projet
♦ Budget, rapport d’activité, ou tout autre document…
TITRE
COMPTABLE
SUPERIEUR HIERARCHIQUE :
RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER
STRUCTURES DEPENDANTES :
NEANT
DOCUMENTS UTILISES
♦ Manuel d’exécution du projet
♦ Plan de passation des marchés
♦ Manuel de procédures administratives et comptables,
♦ Plan de travail annuel budgétisé
♦ Accords de crédit et de subvention,
♦ Conditions générales des bailleurs de fonds applicables à leurs financements,
♦ Document d’Evaluation du Projet
♦ Budget, rapport d’activité, ou tout autre document…
♦ Lettre de décaissement,
♦ Plan comptable.
TITRE
SPECIALISTE EN PASSATION DES MARCHES
SUPERIEUR HIERARCHIQUE :
COORDONNATEUR DU PROJET
STRUCTURES DEPENDANTES :
NEANT
DOCUMENTS UTILISES
TITRE
ASSISTANT COMPTABLE
SUPERIEUR HIERARCHIQUE :
COMPTABLE DU PDSEN
STRUCTURES DEPENDANTES :
NEANT
DOCUMENTS UTILISES
♦ Manuel d’exécution du projet
♦ Plan de passation des marchés
♦ Manuel de procédures administratives et comptables,
♦ Plan de travail annuel budgétisé
♦ Accords de crédit et de subvention,
♦ Conditions générales des bailleurs de fonds applicables à leurs financements,
♦ Document d’Evaluation du Projet
♦ Budget, rapport d’activité, ou tout autre document…
♦ Lettre de décaissement,
♦ Plan comptable.
TITRE
SECRETAIRE DE L’UCP
SUPERIEUR HIERARCHIQUE :
COORDONNATEUR DU PROJET
PERSONNEL DEPENDANT :
NEANT
Gestion
• Gérer le stock de bons de carburant et tenir les documents y afférents.
Divers
• Gérer le dossier du personnel en veillant à ce que les pièces le constituant soient au complet et à jour.
• Apprêter les notes de services courantes (diverses annonces relatives au personnel et bureau).
• Apprêter la transmission des offres d’emploi, des appels d’offres et autres, et demander leurs insertions
et diffusions dans les diverses presses (orale et écrite) ;
• Organiser les missions des membres de l'UCP et assurer les formalités d’obtention de visa pour les
experts de la Banque en mission sur le projet et pour le personnel de l’UCP qui doit voyager. En faire le
suivi pour le renouvellement.
• Assurer régulièrement le classement des doubles du chrono et divers documents conformément aux
attributions y compris les fiches de présence, les fiches d’horaire de travail et demandes de fournitures
de bureau.
• Assurer la transmission des Bons de commande, et autres courriers de manière appropriée.
• Organiser les "Pause-Café" lors des séances de travail à l’UCP.
• Participer à l'élaboration des rapports d’activités périodiques du projet.
• Exécuter, à la demande du Coordonnateur, toutes autres tâches en général et des tâches d’appui
administratif en particulier
DOCUMENTS UTILISES
♦ Le manuel de procédures administratives, comptables et financières ;
♦ Décisions, notes de service ;
♦ Accords de prêts;
♦ brouillard de caisse,
♦ Courriers, cahiers de transmission,….
TITRE
CHAUFFEUR
SUPERIEUR HIERARCHIQUE
RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER
STRUCTURES DEPENDANTES
Néant
COMPETENCES ET QUALIFICATIONS
DOCUMENTS UTILISES
Pour la mise en œuvre de la composante 3 du PRECESSE, le décaissement au titre du Crédit IDA sera
déposé sur le Compte Désigné « CAA-IDA : PRECESSE/MINEE » ouvert à ECOBANK sous les
coordonnées ci-après :
Les modalités de fonctionnement de ce compte sont identiques à celles qui s’appliquent aux Comptes
Désignés ouverts pour le PDSEN (Cf. Procédures financières). Il faut préciser toutefois que les
demandes de paiement adressées à la C.A.A sont signées par le Coordonnateur du PDSEN après visa
du R.A.F de l’Unité MINEE.
Dans le souci de faciliter l’implémentation des activités confiées à l’Unité Environnementale du MinEE,
les Coordonnateurs du PDSEN (pour le MinEE) et celui du PRECESSE (pour le MinEP) devront
travailler en étroite collaboration, notamment pour ce qui est de la préparation des TDRs.
De manière pratique, le traitement des opérations relatives à la composante 3 se fera selon les
procédures décrites ci-après :
Les équipes techniques du MinEE prépare les TDRs de l’activité à réaliser et les soumette à
l’approbation du Coordonnateur du PDSEN pour validation ;
Après réalisation des travaux, le Coordonnateur du PDSEN informe son homologue du PRECESSE
afin qu’il procède au contrôle et à la réception ;
Le Coordonnateur du PRECESSE programme une descente sur le terrain, le cas échéant avec une
commission ad hoc, qui s’assure de la conformité des travaux effectués avant de signer un P.V
d’exécution (ou de réception) des travaux ;
Le P.V de réception signé est ensuite transmis au Coordonnateur du PDSEN pour mise en
paiement via le RAF de l’Unité Fiduciaire du MinEE.
Dans l’hypothèse des ateliers et séminaires, la procédure de Mise à Disposition décrite dans la 6ème
partie (6.2…..) sera utilisée selon les étapes ci-après :
Les TDRs sont préparés par les équipes techniques du MinEE et validés par le Coordonnateur
PDSEN ;
Approbation, les TDRs sont retournés au Coordonnateur du PDSEN qui les transmet au RAF de
l’unité fiduciaire du MinEE pour mise en paiement.
Nota : Tous les autres aspects (gestion budgétaire, trésorerie, établissement des DRF, etc) sont
générés selon les procédures décrites dans le manuel opérationnel du PDSEN.
II - PROCEDURES BUDGETAIRES
• le Ministère de la Santé,
• le Ministère de la Culture,
Le budget sera établi sur la base des activités à programmer pour l’année à venir
conformément aux accords de financement des bailleurs de fonds et aux activités du
PRECESSE.
Une phase de planification technique précède l’élaboration du budget. Elle se base sur les
activités décrites pour chaque composante dans le manuel d’exécution du Projet.
A long terme la planification est générale et les prévisions sont mises à jour périodiquement
(pour chaque phase du PRECESSE) sur la durée du projet (cinq ans) par les différents
intervenants en collaboration avec l’unité de coordination du projet.
Les phases d’actualisation sont annuelles. Les organes de pilotage et d’orientation avec le
soutien de l’unité de gestion sont impliqués à ce niveau.
Les prévisions budgétaires seront établies sur la base des activités (plan d’action)
conformément à l’enveloppe budgétaire, aux contrats signés et aux accords de financement des
bailleurs de fonds.
Les projets de budget sont centralisés et consolidés par l’unité de coordination du projet pour
donner lieu à un projet de budget global annuel qui devra être discuté et approuvé par les
différentes instances.
La contribution nationale est inscrite au niveau du Budget de l’Etat et fait l’objet d’une
programmation conformément aux procédures budgétaires de l’Etat.
OBJET DE LA PROCEDURE
La procédure budgétaire est primordiale pour l’élaboration d’un budget projet pertinent. Elle doit
être participative et débuter suffisamment tôt pour permettre l’élaboration du budget consolidé
avant le début de l’exercice.
Le budget consolidé du projet est obtenu à partir des budgets des différentes parties prenantes à la
réalisation du projet.
La procédure décrite ci après est élaborée pour atteindre ces objectifs.
PRINCIPE D'APPLICATION
Les Ministères impliqués dans la gestion du projet devront élaborés un programme d’activité
annuel qui sera soumis à l’unité de coordination du projet.
Le programme d’activités annuel sera soumit à l’appréciation d’une commission mise en place à
cet effet.
DOCUMENTS SUPPORTS
Programme d’activités : prévoit les activités à exécuter avec une description des coûts et des
financements pour un exercice donné.
Budget
Manuel d’opération.
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
Références Opérations
Les points focaux :
Références Opérations
Les cadres de l’UCP
Références Opérations
Références Opérations
Le Coordonnateur du l’UCP :
- se réunissent,
5 - examinent le budget,
6 - analysent les activités programmées,
7 - proposent des corrections éventuelles,
8 - décident éventuellement des améliorations appropriées,
9 - valident le budget.
Le Coordonnateur de l’UCP :
Entre le 1er /09 Lancement de la procédure Le Coordonnateur : Coordonnateur Manuel d’exécution et S’assurer que les ressources
et le 05/09/N au niveau de chaque entité - adresse une note de cadrage accompagnée manuel de procédures mobilisables
d’exécution d’un projet de calendrier aux points focaux et administratives financière et sont en phase avec le PPM
à ses principaux comptable du approuvé et
collaborateurs PRECESSE l’accord de crédit.
précisant : les
objectifs à atteindre ;
les moyens
mobilisables pour
chaque activité ; les
résultats attendus
Le point Focal (ou Coordonnateur) : Points focaux/ - Etat ’exécution S’assurer que le programme de
Entre le 06/09 Réunion préparatoire des - présente le programme de travail par Coordonnateur du budget de N-1 travail prend en compte les
et le 15/09/N entités d’exécution composante / SPM/RAF/ RSE - Programme de travail de recommandations des
- expose les objectifs poursuivis sur l’exercice l’année à venir précédentes missions de la
- communique le calendrier de réalisation des - Compte rendu des Banque
actions identifiées missions d’évaluation de la
Banque
Entre le 16/09 Collecte et traitement des En fonction du programme de travail arrêté, le PF (ou - Programme de travail S’assurer que les montants
et le 15/10/N informations au niveau de RAF, en collaboration avec les autres Coordonnateur)/ retenus pour l’évaluation du
chaque entité d’exécution responsables : RAF/SPM RSE - estimations de coûts. programme de travail
- prépare une évaluation des activités correspondent à la réalité.
programmées
- vérifie la cohérence globale des chiffres
obtenus
- soumet le budget provisoire au Point Focal
Le RAF :
Entre le 26/10 Transmission du Budget - met à jour le Budget provisoire en tenant -Budget provisoire les S’assurer que la version du
et le 31/10/N provisoire au Coordonnateur compte des résolutions de la précédente entités d’exécution budget à envoyer au
du réunion ; Point Focal / - Compte rendu de réunion Coordonnateur comprend les
- saisie la version modifiée sous format Excel ; RAF amendements proposés.
- transmet (en version fichier et papier) le
budget les entités d’exécution au
Coordonnateur après validation du Point Focal
des entités d’exécution
Entre le 06/11 Réunion d’analyse de Le Coordonnateur : Coordonnateur/ Point -Budget provisoires des S’assurer que le budget consolidé
et le 15/11/N cohérence du Budget global - réunit tous les Points Focaux, SPM et RAF Focal/ RAF/ entités d’exécution; ne présente pas d’incohérence
pour échanger sur la mouture du budget SPM/RSE - Budget consolidé par par rapport aux objectifs visés.
devant être soumise à IDA ; PRECESSE
- anime les discussions durant la réunion ; - PPM
- dresse un compte rendu des délibérations.
Entre le 16/11 Transmission du Budget Après correction éventuelle du budget - Budget consolidé du Établissement et signature de la
et le 20/11/N consolidé provisoire à IDA provisoire, le Coordonnateur transmet la Coordonnateur PRECESSE feuille de présence par tous les
version validée ainsi que le compte-rendu de participants à la réunion.
la réunion à IDA pour ANO - Compte rendu de réunion
Entre le 1er/12 La Banque Mondiale : Chargé du Projet à la - Budgets des entités Cohérence globale du budget
et le 10/12/N Avis de IDA sur le Budget - effectue des contrôles d’usage ; Banque mondiale d’exécution avec les objectifs du Projet.
provisoire - en cas d’anomalies relevées, elle la - Budget consolidé du
communique au Coordonnateur pour PRECESSE
correction ; - PPM
- sinon, transmet son ANO au Coordonnateur. - Accord de crédit
Entre le 15/12 Notification du Budget Dès réception de l’ANO de la Banque Coordonnateur Lettre de non objection de RAS
et le 20/12/N approuvé mondiale, le Coordonnateur transmet à la Banque mondiale
chaque Point Focal :
- une copie du budget approuvé ;
- une copie de l’ANO.
- A.N.O
Entre le 21/12 Saisie du Budget approuvé Le Point Focal transmet le budget approuvé Le RAF - Budget approuvé Rapprochement entre les
et le 25/12/N dans TOMPRO au RAF qui se charge de le saisir dans données saisies et les données
Tompro. sur papier.
Le RAF du PRECESSE, en plus du budget de
son entité, s’occupera du budget consolidé.
01er /01/ N+1 Mise en exécution du PTBA A partir de ce moment, toutes les dépenses RAF / Comptable - Budget approuvé S’assurer que chaque dépense
réalisées par l’entité d’exécution doivent être - Fiche d’imputation des correspond à une ligne
imputées sur une ligne budgétaire dépenses budgétaire.
régulièrement approuvée pour l’entité
d’exécution
Elaboration de mémoires de dépenses La loi de finance Manuel S’assurer que les dépenses sont
Coordonnateur d’exécution et manuel de correctement évaluées.
Entre le 06 /08 Préparation de mémoire de RAF procédures administratives
et le 20/08/N dépenses Points focaux financière et comptable du
SPM et RSE PRECESSE
Signer les mémoires des dépenses La loi de finance S’assurer que les mémoires sont
Elaborer la lettre d’accompagnement Coordonnateur Mémoires des dépenses transmis
Entre le 21/08 Transmission des mémoires mobilisables pour
et le 27/08/N de dépenses et de budget au chaque activité ; les
MINEPAT résultats attendus
PROGRAMME D’ACTIVITE
Année
Points focaux :
Date de rédaction
Codification Activités
Année
Points focaux :
Date de rédaction
B : bailleur
Année
Date de rédaction
Codification Activités
Le Coordonnateur de l’UCP
Année
Date de rédaction
B : bailleur
Le Coordonnateur de l’UCP
Le Suivi de l’exécution du budget est primordial pour le PRECESSE. Sur le plan comptable et
financier il permet de situer les affectations de crédits et l’exécution des activités.
Toute dépense consentie est imputée selon un plan budgétaire. Cette imputation permet de suivre
régulièrement l’exécution du budget par activité, nature et par financement.
Au niveau du PRECESSE l’enregistrement devrait être fait selon la saisie unique des pièces avec
une multiple imputation.
Le comptable a la faculté d’éditer plusieurs types d’états budgétaires en fonction des exigences de
gestion et des besoins exprimés par les structures décentralisées et les partenaires.
Il pourrait imprimer :
- l’exécution du budget global par postes, par comptes généraux, par lignes
- l’exécution du budget par mois
- l’exécution du budget par site
- l’exécution budgétaire par catégorie financière, par activités etc.
- la récapitulation de l’exécution du budget.
Il est effectué encours d’année une revue mensuelle du programme annuel. Il ne s’agit pas
d’une évaluation d’impact mais plutôt d’une évaluation opérationnelle dont l’objectif est de
vérifier la disponibilité et la mobilisation des ressources nécessaires à l’atteinte des objectifs
fixés et l’état d’avancement des activités programmées pour l’année.
- quels sont les acquis et les leçons à tirer depuis le début de l’année ?
- quels sont les contraintes et les goulots d’étranglement ?
- quels sont les ajustements et les solutions envisageables ?
Le suivi d’exécution du budget sera assuré concomitamment par les points focaux et l’UCP.
OBJET DE LA PROCEDURE
La part relative à chaque point focal et par composante dans le Programme d’activité étant connu,
il est opportun de situer en cours d’exercice l’utilisation des fonds.
La procédure suivante a pour objectif de formaliser les tâches exécutées en vue de la production
d’états d’utilisation du budget.
PRINCIPE D'APPLICATION
DOCUMENTS SUPPORTS
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
Références Opérations
Le MinEE :
Références Opérations
Le comptable de l’UCP :
OBJET DE LA PROCEDURE
Assurer le suivi et le contrôle des engagements et des décaissements des dépenses en vue de
la production des rapports d’exécution financière
PRINCIPE D’APPLICATION
Après la fin du cycle de préparation du budget, la configuration de saisie budgétaire doit être
définie pour tenir compte des différents plans de gestion du projet à savoir :
- l’axe comptable,
- l’axe budgétaire
- l’axe analytique,
- l’axe géographique
- l’axe financier
Le budget de trésorerie doit être élaboré et saisi dans le même contexte dans le système.
La fiabilité des informations fournies dans les tableaux de bord requiert la tenue à jour de la
comptabilité. Toutes les dépenses doivent être ventilées selon les axes ci-dessous :
Des tableaux de bord sont édités par le logiciel de gestion intégrée TOMPRO selon les axes
définis ci-dessus.
• L’UCP doit élaborer des rapports mensuels, trimestriels et annuels (technique et
financier).
• Les points focaux doivent fournir des rapports techniques et financiers de l’état
d’exécution des activités qu’ils ont en charge
• Pour un meilleur suivi budgétaire et analytique, le coordonnateur de l’UCP doit
effectuer périodiquement des visites de terrain pour mieux assurer le contrôle
continu de la mise en œuvre des activités sur le terrain.
Le logiciel permet d’élaborer un tableau de bord de suivi budgétaire à travers la
combinaison de plusieurs critères.
Suivi quotidien
Suivi mensuel
Le RAF :
• Produit les tableaux de bord budgétaires mensuels permettant de suivre de façon fiable
l’exécution des budgets par catégorie de dépenses, par but, par objectif, par activité et par
entité,
• Fournit avant le 10 de chaque mois à chaque point focal l’état d’exécution du budget pour le
mois écoulé ainsi que les dépenses cumulées depuis le début de l’année.
Suivi trimestriel
Mécanisme de suivi
• Grâce au logiciel TOMPRO, le RAF, édite les tableaux de bord trimestriels pour le suivi analytique
et budgétaire par catégorie de dépenses, par but, par objectif, par activité et par entité ;
• Les tableaux de bord sont édités tous les trimestres et intégrés dans la présentation des rapports
financiers trimestriels ;
• Le RSE reçoit du RAF les tableaux de bord consolidés de l’ensemble du projet.
Sur la base des tableaux de bord édités, le RAF rédige un rapport financier comprenant
notamment :
• Une analyse globale de la situation financière et des performances par rapport aux objectifs de la
Période ;
• Une analyse détaillée du point d’exécution des budgets par catégorie de dépenses, par but, par
objectif et par activité, par entité;
• Une analyse des déboursements par catégorie de dépenses ;
• Une analyse de la situation de trésorerie ;
• La situation des dettes ;
• La situation des engagements en cours ;
• La situation de mise en œuvre du plan de passation de marchés
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
Références Opérations
Le comptable de l’UCP :
Le RAF
Le comptable
OBJET DE LA PROCEDURE
Au cours de l'année, pour des raisons particulières ou lorsque les conditions l’exigent, les points
focaux ou l’UCP peuvent être amenés à modifier leur budget. C'est l'objet de la présente
procédure.
PRINCIPE D'APPLICATION
La révision du budget est possible au cours de l'année. Elle ne devrait toutefois intervenir que
dans des cas particuliers. Les points focaux et l’UCP doivent faire de sorte que les prévisions
budgétaires soient les plus fiables possibles. Toute révision budgétaire doit être validée par la
Banque Mondiale.
La procédure de révision suit la même logique que la procédure d'approbation décrite ci haut.
DOCUMENTS SUPPORTS
- Budget approuvé ;
- Etat d’exécution du budget ;
- Propositions de révision.
Le courrier, par son archivage adéquat permet à une structure de se constituer une base de
données indispensable à sa gestion.
Les correspondances entre les entités publiques et l’UCP se feront par les chefs de
départements ministériels. Toutefois pour les besoins de célérité, des copies avancées signées
par au moins l’un des points focaux devront être adressées à l’UCP.
Les procédures qui suivent assurent ces différentes attributions tout en permettant de
rationaliser le coût de gestion du courrier.
Elles comprennent :
OBJET DE LA PROCEDURE
PRINCIPE D'APPLICATION
Aucun courrier ne doit être envoyé sans l’accord du Coordonnateur du PRECESSE. Celui-ci
mentionne son accord par la signature de tous les courriers à envoyer. En son absence, il désigne
par note de service le responsable de la structure qui aura la délégation de pouvoir. Le champ de
cette délégation est précisé par note de service.
DOCUMENTS SUPPORTS
- Registre de courrier au départ : porte les mentions suivantes : date d’expédition, numéro
d’ordre, destinataire, objet. Il se présente sous la forme d’un cahier pré imprimé scindé en
colonnes, il permet d’annoter les différents courriers envoyés par le Projet avec une
indication de leurs destinataires ; un registre du courrier départ peut être individualisé par
partenaire (par exemple CAA, Banque mondiale, entité) pour la gestion des courriers.
- Cahier de transmission : registre à colonnes contenant les indications sur la nature du
courrier envoyé, le destinataire, la date d’envoi et le réceptionnaire. Une colonne
émargement y est prévue. Elle reçoit la signature du destinataire.
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
- préparation,
- archivage,
- envoie.
Références Opérations
L’initiateur du courrier :
1 - saisit le courrier,
2 - la transmet au secrétariat pour arrangement.
Secrétaire de l’UCP:
Le Responsable:
Secrétaire du Coordonnateur:
Le Coordonnateur :
Secrétaire du Coordonnateur
Le Coordonnateur :
12 - signe le courrier,
13 - le transmet à son secrétaire
Références Opérations
Secrétaire du Coordonnateur
L’initiateur :
Références Opérations
Secrétaire du Coordonnateur
Le coursier :
Secrétaire du Coordonnateur
OBJET DE LA PROCEDURE
La réception des courriers en provenance de l’extérieur se fait selon une procédure qui simplifie les
tâches exécutées tout en maintenant les contrôles indispensables permettant de sécuriser cette
opération.
La procédure formalise les tâches, précise le rôle de chaque acteur et codifie les étapes de
manière à permettre le suivi de l’opération.
PRINCIPE D'APPLICATION
- Le courrier reçu est d’abord examiné par le Coordonnateur du PRECESSE qui en assure
ensuite l’imputation aux membres du personnel.
- En cas d’absence du Coordonnateur du PRECESSE ce dernier transmet à un autre agent
habilité, ses prérogatives par note de service. La durée de cette délégation est également
précisée dans la note.
- Tout courrier reçu est archivé au secrétariat en plus du second archivage par la personne
traitant le dossier.
DOCUMENT SUPPORT
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
- réception,
- imputation.
Références Opérations
Secrétaire du Coordonnateur
1 - reçoit le courrier,
2 - enregistre dans le registre de courrier arrivée en mentionnant la
date de réception au moyen de cachets courrier arrivé, dateur et
numéroteur,
3 - classe le courrier dans le trieur du Coordonnateur du PRECESSE
ou de la personne habilitée pour ce faire,
4 - dépose le trieur sur le bureau du responsable.
5 - reçoit le courrier,
6 - le traite,
7 - impute le courrier au destinataire.
Le Secrétaire du coordonnateur:
Le Secrétaire de l’UCP:
5 - reçoit le courrier,
6 - le mentionne dans son cahier,
7 - le transmet sous décharge au responsable, qui à son tour
l’imputera à la personne chargée du dossier.
Le destinataire :
OBJET DE LA PROCEDURE
PRINCIPE D'APPLICATION
- le Coordonnateur du PRECESSE est seul habilité à ouvrir le courrier confidentiel ou, à défaut,
il désignera par note de service l’agent chargé de le suppléer,
- il décidera de la suite à donner au traitement du courrier,
- il classera les courriers confidentiels reçus à son propre niveau,
- il a la faculté de confier à son Assistante de Unité de Coordination du Projet (UCP) la
préparation du courrier confidentiel à expédier.
DOCUMENTS SUPPORTS
Les mêmes documents utilisés dans la gestion du courrier classique seront utilisés pour le
traitement du courrier confidentiel.
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
- traitement au départ,
- traitement à l’arrivée.
Références Opérations
Le Coordonnateur du PRECESSE :
ou
Secrétaire du Coordonnateur
9 - reçoit le courrier,
10 - l’enregistre dans son registre en indiquant la mention
« confidentiel»,
11 - diligente l’expédition selon la procédure au départ,
Ou
L’assistant(e) du service :
Références Opérations
Secrétaire du Coordonnateur
4 - reçoit le courrier,
5 - procède à son ouverture,
6 - l’enregistre dans son registre de courrier confidentiel reçu,
7 - le traite,
8 - décide de son imputation,
9 - effectue une copie,
10 - classe l’original dans son classeur,
11 - impute la copie au destinataire pour le traitement.
Le destinataire :
12 - reçoit le courrier,
13 - traite selon la procédure de courrier reçu.
OBJET DE LA PROCEDURE
Le traitement du courrier électronique, tant à la réception qu’à l’envoi se fait selon les procédures
adéquates permettant un niveau de contrôles indispensables assurant la sécurité des opérations.
Le courrier électronique est un moyen de communication reconnue au même titre que les autres
formes de correspondances au sein du PRECESSE.
Afin de faciliter la circulation de l’information entre les acteurs du projet, un groupe comportant les
adresses des destinataires des courriers devra être créé. La liste pourra être revue pour tenir
comptes des éventuels mouvements des acteurs.
La procédure formalise les tâches, précise le rôle de chaque acteur et codifie les étapes de
manière à permettre le suivi de l’opération.
PRINCIPE D'APPLICATION
Le traitement du courrier électronique se fait suivant les mêmes procédures décrites en 312 et 313,
à l'exception des courriers reçus ou envoyés directement par les chefs de services à partir de leur
adresse électronique professionnelle.
DOCUMENT SUPPORT
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
- courrier au départ,
- courrier à l’arrivée.
OBJET DE LA PROCEDURE
Le courrier électronique est un des moyens les plus utilisés pour les échanges d'information ou de
correspondance. Les procédures qui suivent visent à formaliser les différentes étapes dans le
traitement de ce type de courrier.
PRINCIPE D'APPLICATION
Chaque chef de service ou de département à une adresse électronique pour les échanges de
correspondances professionnelles.
Chaque agent est responsable des courriers qui viennent directement à partir de son adresse.
Au cas où la correspondance concerne un autre collaborateur, une copie lui est transmise avec
une décharge.
Le courrier électronique envoyé pour solliciter un avis de non objection du bailleur est
obligatoirement envoyé par le Coordonnateur.
DOCUMENTS SUPPORTS
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
Références Opérations
L’initiateur du courrier :
1 - saisit le courrier,
1 bis - obtient l’accord du Coordonnateur
2 - l'expédie au correspondant tout en faisant copie au
coordonnateur,
3 - tire deux copie du courrier,
4 - le classe dans son chrono des courriers départ.
5 - Transmet sous décharge une copie à la secrétaire du
coordonnateur pour classement
OBJET DE LA PROCEDURE
La réception des courriers électroniques en provenance de l’extérieur se fait selon une procédure
qui simplifie les tâches exécutées tout en maintenant les contrôles indispensables permettant de
sécuriser cette opération.
La procédure formalise les tâches, précise le rôle de chaque acteur et codifie les étapes de
manière à permettre le suivi de l’opération.
PRINCIPE D'APPLICATION
L’Assistante de Direction consulte dès son arrivée, chaque matin, la boite de réception des
messages et transmet la copie au Coordonnateur du Projet.
Le courrier reçu est d’abord examiné par le Coordonnateur qui en assure ensuite l’imputation aux
membres du personnel.
Toutefois, les courriels reçus par les responsables à partir de leur adresse professionnelle sont
obligatoirement portés à la connaissance du coordonnateur avant leur traitement.
DOCUMENT SUPPORT
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
Références Opérations
Le Secrétaire du Coordonnateur :
6 - reçoit le courrier,
7 - l'impute au destinataire.
Secrétaire du Coordonnateur
Le Secrétaire de l’UCP :
5 - reçoit le courrier,
6 - l’enregistre dans son cahier,
7 - l’envoie chez le responsable de service, qui l’imputera à la
personne chargée du dossier.
Le destinataire :
COURRIER ARRIVEE
ACTEURS PROCEDURES DOCUMENTS
Réception
Classement Trieur
COURRIER DEPART
Coordonnateur Signature
OBJET DE LA PROCEDURE
La télécopie et le téléphone sont plus fréquemment utilisés dans les relations avec l’extérieur. Leur
gestion doit être codifiée afin de permettre leur rationalisation.
PRINCIPE D'APPLICATION
Les communications avec l’extérieur par voie de télécopie doivent être gérées avec efficacité.
Les originaux des messages expédiés doivent être classés par ordre chronologique dans un
dossier spécifique « Fax envoyés » et doivent être traités conformément aux procédures des
courriers « départs ».
Les messages reçus par télécopie doivent être classés dans un dossier spécifique « Fax
Reçus » et doivent être traités conformément aux procédures des courriers à l’arrivée. (cf. 3.1.1
et 3.1.2)
Cette règle permet d’établir les conditions d’appel urbain, interurbain et international. La mise en
place de ces règles est essentielle en vue de limiter au minimum le coût des communications
téléphoniques ;
La personne chargée de gérer les communications téléphoniques utilise un registre des appels.
Le modèle de ce registre est joint en fin de chapitre.
DOCUMENT SUPPORT
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
Références Opérations
Secrétaire du Coordonnateur
1 - reçoit l’appel,
2 - le transfère directement au destinataire final,
ou en cas d’absence,
PRECESSE
Le……………………………………… à …H…mn
Message reçu de……………………………………………….
Destiné à ………………………………………………………..
Objet……………………………………………………………..
……………………………………………………………………
Disposition à prendre………………………………………..
A téléphoné
Est venu
Va rappeler
Urgent
Le Personnel intéressé :
Le Secrétaire de l’UCP
2 - compose le numéro,
3 - passe la communication à l’intéressé,
4 - renseigne le registre des communications sortantes (heure
d’appel, numéro d’appel, destinataire, le nom de l’intéressé ayant
demandé l’appel).
PRECESSE
Date :
IDENTIFICATION
- nom du projet,
- nature du document (sur 2 caractères),
- identification du document
STRUCTRURE
Il peut être convenu que tout document doit comporter les éléments suivants sur la page de garde :
• le titre du document,
• la référence du document,
• la date de dernière mise à jour,
• le numéro de version de l'application concernée par le document,
• l'indice de révision du document (numéro chronologique) par rapport à la version de
l'application,
• l’état du document (ex : travail),
• le nom de l’auteur (ou des auteurs),
• l’objet du document (présentation rapide du contenu)
• le titre du document,
• la référence,
• la date de dernière mise à jour,
• le numéro de page / nombre de pages total.
Une table des mises à jour des documents (après la page de garde) permet de retracer les différentes
étapes qu’a suivies le document et se décompose de la façon suivante :
Chaque document comprend un sommaire, qui reprend les titres des chapitres et des différents
paragraphes et précise les numéros de pages correspondants.
NB : GESTION DE LA DATE
Tant que le document est en cours de production, et non diffusé pour vérification ou validation, la date
utilisée peut être la date système de l’ordinateur (celle du jour). Dès que le document fait l’objet d’une
diffusion, la date (en page de garde et sur chaque page est figée à la date de dernière mise à jour.
Pour certains documents, il est important de faire apparaître clairement les évolutions d'une révision à
l'autre du document. A cet effet, l'option Outils/Suivi des modifications de Word est utilisée.
Les corrections de fautes d'orthographe, de frappe ou de mise en page ne doivent pas apparaître avec
des marques de révision. Pour cela, effectuer ce type de modifications sur le document initial avant de
le dupliquer.
Attention :
Le document original choisi pour effectuer la révision, est fonction du destinataire auquel s'adresse
cette révision :
Tout nouveau document est produit sur PC, avec les logiciels WORD, EXCEL, Powerpoint ou autres
logiciels équivalents.
CLASSEMENT
Tous les documents émis dans le projet sont référencés dans un journal de la documentation qui
comporte les éléments suivants :
• référence du document,
• date de création,
• auteur(s),
• titre,
• outil de production du document (word, excel... – Power point)
Un exemplaire papier de chaque document du projet est disponible dans l'armoire de la documentation
du projet. Une feuille d'emprunt permet de connaître la localisation des documents sortis de l'armoire.
REPERTOIRES
Les documents du projet sont accessibles en consultation à tous les membres de l'équipe projet sur
serveur, dans un répertoire clairement identifié par le nom du projet.
Un sous répertoire est créé par nature de document à gérer. Les noms de ces répertoires reprennent
les codes de la nature du document.
- nature de document
- identification du document
La nature du document est rappelée dans le nom de fichier afin qu'il n'y ait pas de confusion entre des
documents ayant la même identification mais pas la même nature
Dérogation : la nature du document peut ne pas être inclue dans le nom du fichier si aucune confusion
n'est possible entre 2 documents.
Le répertoire du projet est sauvegardé chaque soir par la procédure automatique du serveur.
Lorsque le développement d'une version de l'application est terminée, la documentation est archivée.
Les courriers physiques entrant et sortant feront l’objet également d’une sauvegarde électronique. La
secrétaire de l’UCP devra quotidiennement scanner les courriers physiques après traitement comme
décrit dans la procédure de gestion des courriers à l’arrivée et au départ.
Les dernières révisions des documents applicables sont transférées dans un nouveau répertoire
identifié par le numéro de la prochaine version.
Lorsque l'accès immédiat à un document n'est plus indispensable, le document est archivé par sécurité.
Si le document est périmé, le responsable de la documentation veille à informer tous les détenteurs du
document de sa cessation d'applicabilité.
Cette procédure a pour objet de formaliser la gestion des ressources humaines au sein du
projet.
- le coordonnateur,
- le RAF,
- le SPM
- le RSE
- le comptable, et
- le personnel d’appui.
Les points focaux comprennent deux représentants par entité d’exécution (MINEP, MINEE,
MINAS, MINDAF, MINSANTE, MINCULTURE, et les OSC).
- au recrutement du personnel,
- à leur rémunération,
- aux missions et déplacements,
- aux sanctions.
4.1.1 RECRUTEMENT
OBJET DE LA PROCEDURE
La procédure décrite ci-dessous précise les règles indispensables à respecter pour atteindre un
bon résultat en matière de recrutement.
PRINCIPE D'APPLICATION
La sélection des candidats s’opérera par un comité mise en place par le maitre d’ouvrage..
Pour un recrutement, il est opportun de passer par les étapes de présélection sur dossier, de
sélection sur test et de faire passer les candidats en entretien oral. Pour un poste donné trois
candidats doivent être retenus pour l’entretien oral.
Chaque salarié recruté doit constituer un dossier contenant les points suivants : une lettre de
motivation, un Curriculum Vitae, une copie certifié conforme de l’acte de naissance, une copie
certifié conforme de la carte national d’identité, un extrait de casier judiciaire datant de moins de
trois mois, un certificat médical attestant de l’aptitude à travailler, la copie certifiée conforme des
diplômes obtenus, les pièces justificatives de sa situation matrimoniale et deux photos d’identité
Le dossier est mis à jour à chaque occasion touchant l’état civil (mariage, naissance…) ou la
situation professionnelle du salarié (avancement, promotion…).
Les relations de travail au sein du projet peuvent être gérées par un règlement intérieur qui
précisera les horaires de travail, les conditions de sécurité et d’assurance du personnel…
DOCUMENTS SUPPORTS
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
Références Opérations
Le Comité :
Références Opérations
Le Comité :
Le personnel présélectionné :
4 - subit le test.
Le Comité :
Les candidats :
Le Comité :
Le Coordonnateur du Projet:
Références Opérations
Le Coordonnateur:
1 - fait élaborer par son assistant un contrat de travail,
2 - le soumet pour appréciation au candidat sélectionné.
Le candidat :
ou
Le Coordonnateur :
5 - reçoit le contrat,
6 - le signe.
Ou
5bis - entame les discussions avec le candidat pour aplanir les points de
désaccord,
5ter - fait signer le contrat par le candidat,
6bis - le signe à son tour,
7 - donne une copie au candidat et garde une copie pour le Projet,
8 - demande au salarié de constituer son dossier administratif.
Le salarié :
9 - constitue son dossier,
10 - le dépose auprès du RAF.
Le RAF :
11 - vérifie le contenu,
12 - met régulièrement à jour les dossiers.
PRECESSE REFERENCE
Manuel de RECRUTEMENT DU PERSONNEL
4.1.1
procédures
Tâche :
Date de la révision : Formalités déclaratives Page :7
Références Opérations
Le Coordonnateur:
Le RAF :
Poste à pourvoir
Date
Décision de recrutement
Motivation de la décision
OBJET DE LA PROCEDURE
- de dotation au carburant,
- la prise en charge de frais de téléphone,
.
Eu égard à l’incidence financière significative que peuvent avoir ces avantages, Il est important de
codifier l’ensemble des tâches exécutées dans le processus d’élaboration des états des avantages
accordés.
PRINCIPE D'APPLICATION
Cette dotation ne tient pas compte des frais de carburant des missions de terrain. Les frais de
carburant destinés à des missions de terrain seront évalués en fonction du kilométrage
parcouru à savoir 10 litres de carburant au 100 km.
Chaque mois les états des avantages accordés sont préparés par le comptable selon une
procédure réglementée
Les déclarations sociales et fiscales sont effectuées selon une périodicité mensuelle.
Les primes et gratifications peuvent être versées au personnel sur la base des critères qui seront
définis par L’UCP en commun accord avec le bailleur.
DOCUMENTS SUPPORTS
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
Références Opérations
OBJET DE LA PROCEDURE
Les activités du PRECESSE couvrent tout le territoire national. Le personnel du Projet est amené à
diligenter des missions sur les sites pour évaluer le déroulement des activités.
La gestion administrative et financière de ces missions mérite d’être formalisée. C’est l’objectif de
la présente procédure.
PRINCIPE D'APPLICATION
La planification annuelle de la mission découle de budgétisation des activités. Elle devrait être
disponible pour permettre aux acteurs de mieux programmer leur activité.
Un plan d’activités soutenu par un TDR de la mission est préalablement soumis à l’UCP sur les
missions programmées durant une périodicité à fixer qui peut être soit mensuelle soit trimestrielle.
Les TDR d’une formation ou de la mission doit comprendre les principaux éléments suivants :
- le contexte et justification,
- les objectifs de la mission,
- les résultats attendus,
- les bénéficiaires/participants (nombre, provenance,)
- le programme de déroulement de la formation
- le lieu,
- le budget de la formation.
Aucune mission ou déplacement du personnel du Projet ne doit être mené sans un ordre de
mission signé de la hiérarchie.
Le Responsable Administratif et Financier devrait être informé au moins 15 jours à l'avance avant
le départ en mission en vue de la prise des dispositions conséquentes.
Les frais de carburant destinés à des missions de terrain seront évalués en fonction du
kilométrage parcouru à savoir 10 litres de carburant au 100 km.
Une dotation en espèce sera remise aux chauffeurs pour faire face à des situations imprévues dues à
un cas de force majeur (crevaison, maladie, accident).
Les frais de mission attribués au personnel de l’UCP et des points focaux sont répartis ainsi
qu’il suit:
Mission à l’étranger
Le barème à appliquer est celui du taux du PNUD. Pour les missions à l’étranger, l’UCP doit
obtenir la non objection du bailleur par rapport à l’activité. Le bénéficiaire devra obtenir
l’autorisation de sortie auprès des services du premier ministre.
Le projet peut décider de prendre en charge ses partenaires lors de certaines missions. Les
conditions de cette prise en charge sont précisées par le Coordonnateur par note de service.
DOCUMENTS SUPPORTS
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
- Préparation,
- Rapport des missions.
Références Opérations
Le Coordonnateur
Le RAF :
Références Opérations
Le Comptable :
Le responsable de mission :
Références Opérations
Le responsable de mission :
Le Comptable :
6
7 - reçoit les fiches,
- contrôle la réalité des justificatifs en rapport avec le déroulement
8 de la mission,
- diligente l’encaissement du solde selon les procédures
d’encaissement,
8bis ou
- libelle un chèque pour verser le reliquat au responsable de
9 mission,
- enregistre ces opérations selon les schémas comptables prévus.
NORMALE – Normal…………...
OBJET DE LA PROCEDURE
Dans le cadre de la réalisation de ses activités, le projet est amené à organiser des ateliers et des
séminaires de formation.
La gestion administrative et financière de ces ateliers et séminaires mérite d’être formalisée. C’est
l’objectif de la présente procédure.
PRINCIPE D'APPLICATION
Pour une meilleure mobilisation des acteurs au cours des ateliers et séminaires organisés par le
projet, le coordonnateur de l’UCP devra envoyer une lettre d’invitation signée aux entités dans un
délai raisonnable avec copie adressée aux points focaux.
Le Choix de l’hôtel devant abriter les travaux des ateliers est fait sur la base d’appel à la
concurrence. Il sera constitué un fichier d’au moins trois hôtels par ville (Kribi, Douala, Limbé…)
présélectionnés au préalable pour l’organisation de différents ateliers et séminaires du Projet.
Le PRECESSE négociera au préalable les prix de l’hébergement (chambre simple avec petit
déjeuner).
Pour garantir l’efficacité des ateliers et séminaires organisés par le PRECESSE, tous les
participants seront logés à l’hôtel où les travaux se dérouleront. Par conséquent, une
réservation de groupe sera faite au nom du Projet de Renforcement des capacités
Environnementales et Sociales pour le Secteur Énergie «PRECESSE».
Les repas (déjeuners et pause-café) des participants pendant les séminaires seront servis en
groupe et pris en charge par le PRECESSE.
Une allocation forfaitaire journalière sera remise à chaque participant pour couvrir les repas
du soir et autres dépenses selon la répartition suivante:
Les frais de transport terrestre ou ferroviaire seront remboursés aux participants résidant hors
de la ville sur présentation des justificatifs (ticket de transport pour ceux qui empruntent le
transport public, facture de carburant pour ceux qui utilisent leur véhicule). Le montant de
carburant sera évalué selon le critère de 12 litres au 100 km parcouru multiplié par le prix
affiché à la pompe des stations service.
Les autres frais (boissons hors repas, bar, téléphone, buanderie…) ne sont pas pris en charge
par le PRECESSE.
DOCUMENTS SUPPORTS
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
- Préparation,
- Compte rendu.
Références Opérations
L’Initiateur de l’activité
Le Coordonnateur du projet
4 - reçoit le TDR
5 - vérifie et analyse la pertinence
6 - apporte éventuellement de correction appropriée
7 - transmet au RAF le budget de la formation (perdiems et autres
8 frais connexe) pour disposition à prendre
- sur consigne du Coordonnateur élabore un ordre de mission
9
Le RAF
La CCA
13 - reçoit la demande
14 - procède au décaissement,
15 - transmet au projet pour exécution
Références Opérations
Le RAF
16 - reçoit la mise la disposition de fonds
17 - photocopie les documents de paiement et de l’ordre de mission
18 - prend les contactes nécessaires à la réalisation de l’atelier
(localité, lieu, hébergement, moyens de déplacement,
restauration)
19 - définit les moyens matériels nécessaires (la logistique, la
documentation, les supports pédagogiques de communication
etc.)
20 - transmet les copies des documents de paiement au comptable
Le Comptable :
Références Opérations
Le responsable de mission :
Le Comptable :
OBJET DE LA PROCEDURE
L’évaluation et la sanction sont des critères d’une bonne politique de gestion des ressources
humaines.
Cependant elles sont délicates et des contestations risquent d’apparaître en raison souvent de son
caractère qui peut parfois paraître subjectif.
Par conséquent il est important de préciser les conditions dans lesquelles peuvent intervenir la
sanction et l’évaluation pour les membres du personnel.
La procédure suivante décrit les étapes du processus en codifiant les rôles de chaque acteur et en
précisant les règles significatives.
PRINCIPE D'APPLICATION
Les dispositions du code du travail en matière de sanction s’appliquent au PRECESSE pour ce qui
concerne le personnel contractuel.
Une équipe d’évaluation constituée de personne ressource est mise place par le coordinateur pour
procéder à l’évaluation annuelle du personnel.
La période d’évaluation est fixée au 10 ème mois de la première et de la deuxième année.
Le dossier des employés est régulièrement mis à jour en fonction des événements postérieurs.
Un règlement intérieur précisera les conditions générales de travail (les horaires de service, les
heures supplémentaires…)
En cas de doute, il est recommandé de recourir aux services d’un conseil extérieur qualifié.
DOCUMENTS SUPPORTS
1. Constat de faute : document manuscrit utilisé par le RAF décrivant la faute commise et
ses circonstances.
2. Fiche d’évaluation
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
Références Opérations
Le Coordonnateur :
5 - prend connaissance,
6 - apprécie la gravité,
7 - demande au RAF d’effectuer le constat.
Le RAF :
Références Opérations
Le Coordonnateur :
Le RAF :
7 - reçoit la lettre,
8 - la classe dans le dossier du salarié,
9 - prends les dispositions nécessaires pour la gestion financière de
la sanction (suspension, licenciement…).
Références Opérations
Le Coordonnateur :
DOSSIER D’EVALUATION
Objectifs collectifs
5- Engagement personnel
. Implication
. Disponibilité
6- Autres
Supplément Maîtrise et Encadrement
7- Capacité de management
.Capacité à transmettre l’information
ascendante et descendante
.Capacité d’écoute
.Capacité de rendre compte
.Capacité de transmission du savoir
.Capacité de planification et d’organisation
.Capacité à faire adhérer l’équipe aux
objectifs
Force de persuasion et capacité de
négociation
CONSTAT DE FAUTE
Structure responsable
Salarié concerné
Date de la faute
Date
OBJET DE LA PROCEDURE :
Conformément au code du travail camerounais, chaque travailleur a droit à 2,5 jours de congés par mois payés après une année
de travail. Les procédures qui suivent visent à fixer les différentes étapes de cette procédure.
PRINCIPE D'APPLICATION
Au début de l'année, le Coordonnateur envoie une correspondance à tous les agents pour leur
demander de proposer la période qui les convient pour leur congé.
Les périodes fixées par les agents ne sont qu'à titre indicatif. Le Coordonnateur a la possibilité de
reporter les congés d'un agent si les contraintes du travail l'exigent.
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
Références Opérations
Le RAF
Les Agents
4 - reçoivent la correspondance,
5 - propose la période de congés souhaitée.
6 - la fait parvenir au RAF
Le RAF
PRECESSE
Noms et prénoms Entité Périodes proposées par les Périodes retenues par
agents l’UCP
OBJET DE LA PROCEDURE
Le personnel peut s’absenter pour des raisons diverses (Evènement familial, maladie….).
L’objectif de cette procédure est de préciser les responsabilités en vue d’éviter les abus.
PRINCIPES D'APPLICATIONS
Toute absence doit être justifiée au Coordonnateur. Celui-ci doit être informé par tous les moyens
(courriers, téléphones….).
L’agent est tenu de fournir les justificatifs de la raison évoquée pour l’absence.
La pièce justificative de l’absence est classée au dossier de l’agent. Elle pourra servir à déduire le
nombre de jours des congés.
Sauf en cas d’urgence, l’agent doit remplir la fiche de permission au moins 24 heures avant le jour
prévu.
FICHE DE PERMISSION
Date : ………………………….
Observations du COORDONNATEUR
OBJET DE LA PROCEDURE
Les agents du PRECESSE peuvent cesser leur fonction pour des raisons diverses. Celles ci
peuvent être liées à une décision du PRECESSE ou du salarié.
Les procédures qui suivent précisent les différents acteurs intervenants dans la cessation d'activité
d'un agent.
PRINCIPE D'APPLICATION
- l’admission à la retraite,
- la démission,
- le licenciement,
- la révocation,
- le décès.
Le licenciement et/ou la révocation sont décidés par l’emprunteur sur proposition de l’UCP et
soumis à l’avis du bailleur en ce qui concerne les cadres. Le licenciement peut être décidé dans les
cas suivants :
Dans chaque cas, les parties doivent agir conformément aux dispositions du code de travail du
Cameroun.
Le Coordonnateur doit préparer les différents actes permettant de constater cette cessation de
fonction (lettre de licenciement, soldes de tout compte…).
5.1 IMMOBILISATIONS
5.1.1 PRESENTATION DE LA FONCTION
Une immobilisation est un bien durable non destiné à passer en consommation de l’exercice,
mais à être utilisé durant plusieurs années, comme moyen permanent d’exploitation.
- les logiciels
- les études et recherche
- le matériel et mobilier
- le matériel roulant,
- les équipements informatiques,
- les aménagements et installations réalisés dans les bureaux.
Par convention expresse, et compte tenu du seuil de signification retenu, les biens durables
dont la valeur d’origine ne dépasse pas 200 000 FCFA (Deux Cent mille francs CFA) doivent
être directement inscrites en charge.
La fonction décrite dans les lignes qui suivent vise à mettre en œuvre les modes opératoires de la
gestion des immobilisations.
OBJET DE LA PROCEDURE
Les procédures qui suivent visent à préciser par des tâches simples les dispositions utiles à mettre
en œuvre pour sécuriser le patrimoine du Projet.
PRINCIPE D'APPLICATION
Toutes les formalités administratives de mise en service pour les immobilisations sont effectuées
par le Projet,
Le comité chargé de la réception des biens au niveau du Projet est constitué du Responsable
Administratif et Financier, du Spécialiste en Passation des Marchés, du Responsable du Suivi-
Evaluation et un des deux points focaux.
Les immobilisations à l’entrée dans le patrimoine sont codifiées pour faciliter leur suivi. Ce code
tient compte de :
- Leur nature (MA pour matériel et agencement, MI pour matériel informatique, MR pour
matériel de transport etc.…)
- Leur affectation (01 pour la Coordination etc.….)
- Leur date d’acquisition (01pour l’année 2001, 02 pour l’année 2002 etc.….)
- Leur source de financement (01 pour l’Etat, 02 pour l’IDA etc.…)
- Le numéro d’ordre.
DOCUMENTS SUPPORTS
2. Bon de réception ;
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
Références Opérations
Le comptable :
Références Opérations
Le Coordonnateur:
Le RAF :
PRECESSE
PRECESSE
PROCES VERBAL D’AFFECTATION
Sous composante
Responsable
Date d’affectation
5.1.3 SORTIES
Les sorties des immobilisations prennent en compte les procédures relatives à la destruction, le
vol et la mise en rebut
5.1.3.1 DESTRUCTION
OBJET DE LA PROCEDURE
PRINCIPE D'APPLICATION
Les immobilisations doivent être toutes couvertes par des polices d’assurance efficaces contre les
destructions.
Toute immobilisation détruite doit être identifiée et la destruction constatée par un procès-verbal
dûment établi. Le responsable de l’immobilisation doit le signaler immédiatement au
Coordonnateur.
Le procès-verbal de destruction est signé par le RAF, ou par le Coordonnateur et enfin le
responsable de l’immobilisation.
Après constat le Coordonnateur est seul habilité à donner une suite à la destruction de
l’immobilisation.
DOCUMENTS SUPPORTS
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
- le constat,
- le traitement.
Références Opérations
1 - constate sa destruction,
2 - s’enquiert des conditions de cette destruction,
3 - prévient le Coordonnateur par courrier.
Le Coordonnateur :
4 - reçoit le courrier,
5 - l’impute au RAF pour traitement.
Références Opérations
Le RAF :
ou
PRECESSE
PROCES-VERBAL DE DESTRUCTION
Structure responsable
Immobilisation concernée
Date de la destruction
Date
5.1.3.2 VOL
OBJET DE LA PROCEDURE
Le risque de vol des immobilisations ne peut être écarté. En cas de survenance d’un cas de vol il
est indispensable que des garanties minimales soient prises pour permettre au PRECESSE
d’obtenir réparation du préjudice subi.
PRINCIPE D'APPLICATION
Les immobilisations doivent être toutes couvertes par des polices d’assurance efficaces contre les
vols.
Toute immobilisation dérobée frauduleusement doit être identifiée et le vol constaté par un procès-
verbal dûment établi. Le responsable de l’immobilisation doit le signaler immédiatement au
Coordonnateur.
Après constat les autorités de police ou judiciaires doivent être contactées afin de diligenter une
enquête appropriée.
DOCUMENTS SUPPORTS
Procès-verbal de vol : constate la disparition d’un élément immobilisé du patrimoine. Fiche à tenir
manuellement et à mettre à la disposition du Comptable et du RAF.
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
- le constat,
- le traitement.
Références Opérations
Le Coordonnateur :
4 - reçoit le courrier,
5 - l’impute au RAF pour traitement,
6 - contacte les autorités policières ou judiciaires pour diligenter une
enquête.
Références Opérations
Le RAF:
L’agent administratif :
Ou
PRECESSE
Structure responsable
Immobilisation concernée
Date du Vol
Date
OBJET DE LA PROCEDURE
Du fait de l’utilisation, certaines immobilisations peuvent se révéler hors d’usage. Elles doivent être
mises au REBUT.
PRINCIPE D'APPLICATION
Toute immobilisation hors d’usage doit être identifiée et constatée par un procès-verbal dûment
établi. Le responsable de l’immobilisation doit le signaler immédiatement au Coordonnateur.
Le procès-verbal de mise au rebut est signé par le Coordonnateur ou son délégué désigné.
DOCUMENTS SUPPORTS
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
- le constat,
- le traitement.
Références Opérations
Le Coordonnateur :
4 - reçoit le courrier,
5 - l’impute au RAF pour traitement.
Références Opérations
Le RAF :
L’agent administratif :
ou
PRECESSE
Structure responsable
Immobilisation concernée
Date
5.1.4 INVENTAIRE
OBJET DE LA PROCEDURE
La meilleure technique de validation de la réalité des éléments du patrimoine est de confirmer leur
existence physique. Cette confirmation est faite à l’occasion de la prise d’inventaire périodique.
La procédure permettra une correcte exécution des travaux d’inventaire depuis la phase de
préparation jusqu’à l’exploitation des résultats.
PRINCIPE D'APPLICATION
DOCUMENTS SUPPORTS
2. Fiche des écarts d’inventaire : précise les écarts entre les existants physiques et les
soldes théoriques tels que relevés sur les fiches d’immobilisation.
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
Références Opérations
Le Coordonnateur :
Références Opérations
Le RAF :
Références Opérations
Le RAF :
PRECESSE
RAF………………….
Responsable de ………………………..
Date : ………………………..
PRECESSE
Signature Livreur
OBJET DE LA PROCEDURE
Cette procédure a pour but de sécuriser les véhicules acquis dans le cadre du projet ainsi que
leurs utilisations judicieuses dans le cadre strict des activités du Projet.
PRINCIPE D'APPLICATION
Les véhicules doivent porter le nom du Projet, et immatriculé IT et être utilisés uniquement dans le
cadre des activités du projet. Les étiquettes comprenant le nom du projet, l’entité et la source de
financement, seront confectionnées et collées sur les véhicules.
Toute panne ou dysfonctionnement constaté sur le véhicule doit être porté à la connaissance du
Coordonnateur du projet. Des contrôles sont établis pour tous les véhicules du Projet. Un carnet de
bord, est disponible pour chaque véhicule et tenu par le chauffeur. Un modèle de carnet de bord
figure en fin de chapitre. Chaque véhicule doit disposer d’un dossier comprenant :
Avant d’effectuer toute mission, les chauffeurs de véhicules doivent remplir un certain nombre
de conditions à savoir :
- date et kilométrage,
- travail effectué ou carburant acheté.
Les rapprochements sont effectués essentiellement par le Responsable Administratif et Financier.
Un dossier est ouvert pour chaque véhicule et doit contenir une copie des pièces (assurance, carte
grise, fiche technique, etc.)
Le RAF ou le point focal veille au respect des dates de renouvellement des polices d’assurance et
de visites techniques et toute autre pièce nécessaire.
Pendant le voyage, les règles élémentaires de conduite doivent être respectées. Toutefois, au
cas où des impondérables de la route surviendront, il faut suivre scrupuleusement les règles du
jeu, lesquelles sont indiquées dans les procédures ci dessous. Au nombre de ces
impondérables, on peut citer les cas de :
- panne,
- accident,
- contrôle routier etc.
DOCUMENTS SUPPORTS
- Le cahier de bord
- Fiche de rapport d’accident automobile,
- canevas de rapport d’un accident,
- Fiche de demande de carburants
- Fiche d’utilisation de la dotation en moyens de communication
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
- Révision et vidange
- Entretien et Réparation
- Demande d’autorisation d’utilisation du Matériel roulant
- Sécurisation des passagers
- Gestion des impondérables de route
- Rapport de fin de mission.
Références Opérations
Références Opérations
Le chauffeur
Références Opérations
Le Chauffeur
Références Opérations
Le Chauffeur
Références Opérations
Le Chauffeur
En cas d’accident
En cas de panne
13 • ralentit le véhicule,
14 • s’arrête sans descendre
15 • s’assure de la nature des agents
16 • abaisse au plus à 2,5cm les vitres
17 • présente les pièces demandées
18 • assiste aux éventuelles fouilles du véhicule
Références Opérations
Nom du projet
Numéro de projet
Année
Adresse
Adresse
Plaque
CARNET DE BORD DE VEHICULE D’immatriculation
N°
Achat de Nom Objet Date :
DATE / Heure Kilométrage carburant Paraphe Nom paraphe du
du chauffeur
passager
5.2 STOCKS
5.2.1 PRESENTATION DE LA FONCTION
Pour ceux qui ne sont pas directement consommés leur gestion est effectuée par le Comptable
ou un de ses agents chargés des stocks.
Les acquisitions de stocks dans le cadre de la mise en œuvre des différentes entités
d’exécution sont affectées aux points focaux.
OBJET DE LA PROCEDURE
Les tâches utiles pour atteindre cet objectif sont précisées dans la procédure décrite ci dessous.
PRINCIPE D'APPLICATION
Toute réception de stock doit transiter par le RAF qui actualise sa fiche de stock.
Les consommations directes doivent être limitées. Même dans ce cas, le RAF inscrit
simultanément en entrée et en consommation l’opération.
DOCUMENTS SUPPORTS
1. Fiche de stock : document recensant par type tous les stocks du PRECESSE.
3. Bon de réception
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
- la réception,
- la réception de biens non conformes.
- L’affectation
Références Opérations
Ou
L’agent administratif :
Références Opérations
Le RAF ou le bénéficiaire :
Le fournisseur :
Le RAF ou le bénéficiaire :
ou
Le RAF ou le bénéficiaire :
PRECESSE
FICHE DE STOCK
Désignation :
Références Opérations
Le Coordonnateur:
Le RAF :
5.2.3 CONSOMMATION
PRECESSE REFERENCE
Manuel de CONSOMMATION DES STOCKS 5.2.3
procédures
OBJET DE LA PROCEDURE
La description de cette opération est faite par l’intermédiaire des tâches mentionnées dans les
lignes ci-dessous.
PRINCIPE D'APPLICATION
Les différents services du Projet s’adressent à la direction de l’UCP pour leur fourniture de biens
préalablement stockés et gérés par l’agent administratif.
Les sorties de stock sont considérées comme des consommations. Il ne doit pas y avoir de
stockage intermédiaire au niveau des services propres du Projet.
Tous les véhicules devraient être couverts par une police d’assurance adéquate,
Certaines sorties peuvent être constatées pour cause d'avarie. Mais l'avarie devrait être constatée
par un procès verbal établi suivant la procédure décrite au point 5.1.5.2.
Le projet doit recruter un agent administratif pour une meilleure coordination des tâches
administratives.
DOCUMENTS SUPPORTS
1. Bon de consommation : fiche à la disposition des différents services pour matérialiser les
demandes de biens stockés.
2. Fiche de stock
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
- la demande de bien,
- la sortie des stocks,
- la demande insatisfaite,
- la gestion des véhicules,
Références Opérations
1 - constate un besoin,
2 - délivre un bon de consommation à l’adresse du RAF ou de son
agent administratif.
Références Opérations
L’agent administratif :
Le bénéficiaire :
Références Opérations
Le RAF :
Le RAF :
PRECESSE
BON DE CONSOMMATION
Service bénéficiaire
Responsable
Date
Le Responsable Le RAF
5.2.4 INVENTAIRE
OBJET
La meilleure technique de validation de la réalité des éléments du patrimoine est de confirmer leur
existence physique. Cette confirmation est faite à l’occasion de la prise d’inventaire périodique.
La procédure permettra une correcte exécution des travaux d’inventaire depuis la phase de
préparation jusqu’à l’exploitation des résultats.
PRINCIPE D'APPLICATION
Le RAF est responsable de la planification des travaux d’inventaire, l’inventaire est effectué sous
sa responsabilité.
La périodicité de l’inventaire est annuelle. Les inventaires ont donc lieu le 31 décembre de chaque
année.
DOCUMENTS SUPPORTS
Fiche d’inventaire ; document retraçant les résultats de l’inventaire tout en permettant de donner
une appréciation sur l’état physique de chaque élément inventorié.
Fiche des écarts d’inventaire : précise les écarts entre les existants physiques et les soldes
théoriques tels que relevés sur les fiches de stock.
Bon de réception provisoire : constate la réception des stocks pendant les travaux d’inventaire.
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
Références Opérations
Le RAF:
Références Opérations
Le RAF :
Références Opérations
Le RAF :
PRECESSE
VERIFICATION DE LA PRISE D’INVENTAIRE AU 31 DECEMBRE 20xx
RAF …………………
Comptable ………………………..
Date : ………………………..
Année : _______________
Nombre
Personnes
Bénéfic Entretien
Itinérair
Heures Kilométrage Kms Combustibles Signature
Date Chauffeur Parcourus
Conduites iaire es
Dép Arr Dép Arr
Essen. Gasoil
Compt bénéf
(service) (1) (1)
5.2.5 VALORISATION
PRECESSE REFERENCE
VALORISATION DES STOCKS
Manuel de 5.2.5
procédures
OBJET
PRINCIPE D'APPLICATION
Les éléments inventoriés doivent faire l’objet de valorisation, et prendre en compte les
dépréciations éventuelles.
DOCUMENTS SUPPORTS
2. Factures de la période
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
PRECESSE REFERENCE
Manuel de 5.2.5.1
VALORISATION DES STOCKS
procédures
Tâche :
Date de la révision : Centralisation de l’inventaire Page : 1
Références Opérations
PRECESSE REFERENCE
Manuel de 5.2.5.2
VALORISATION DES STOCKS
procédures
Tâche :
Date de la révision : Valorisation Page :1
Références Opérations
PRECESSE REFERENCE
Manuel de RENOUVELLEMENT DES STOCKS 5.2.6
procédures
OBJET
PRINCIPE D'APPLICATION
Le renouvellement des stocks est fait suivant la procédure de passation des marchés du Projet.
Le délai d’approvisionnement, la disponibilité des produits et la rotation des stocks sont des
éléments d’appréciation pour le lancement de cette procédure.
DOCUMENTS SUPPORTS
1. Fiche de stock
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
- constat,
- décision de la Direction,
PRECESSE REFERENCE
Manuel de 5.2.6.1
RENOUVELLEMENT DES STOCKS
procédures
Tâche :
Date de la révision : Constat Page :1
Références Opérations
L’agent administratif :
Le RAF :
PRECESSE REFERENCE
Manuel de RENOUVELLEMENT DES STOCKS 5.2.6.2
procédures
Tâche :
Date de la révision : Décision de l’UCP Page :1
Références Opérations
Le RAF :
Le RAF :
8 - reçoit l’autorisation,
9 - lance la commande suivant la procédure de passation de marchés
du Projet.
Les procédures décrites ci-après sont encadrées par l’annexe 3 de l’accord de crédit.
Nonobstant les dispositions de l’article 3 ci-dessus, le Code des Marchés Publics ne s’applique
aux marchés conclus dans le cadre des conventions internationales signées par l’Etat qu’en ses
dispositions non contraires aux dites conventions.
Les dispositions du Code des Marchés Publics relatives à la passation, à l’exécution, aux
organes de passation et de contrôle des Marchés Publics ne sont pas applicables aux
prestations de montant inférieur à cinq (5) millions de francs CFA.
L’Unité de Coordination du Projet et les points focaux doivent veiller à ce que les achats soient
diligentés dans les conditions d’économie, d’efficacité et de transparence.
Les procédures ci-dessus présentent de manière explicite le rôle précis des acteurs dans les
différentes étapes d’intervention, la présentation des documents supports utilisés ainsi que la
description détaillée de l’ensemble des tâches pour la passation des marchés.
Les points focaux et l’UCP expriment leurs besoins au coordonateur du projet au troisième
trimestre de chaque année.
Les besoins recensés, sont arrêtés par le Coordonnateur avec le concours du RAF et de
l’ensemble des points focaux. Les dates et les étapes clés de la passation de marchés sont
également spécifiées.
Les plans de passation des marchés sont centralisés par le SPM du PRECESSE en vue de leur
exécution après leur approbation.
La mise à jour des plans d’approvisionnement est effectuée en même temps que l’adoption des
budgets.
Le programme informatique de l’UCP devrait permettre de suivre les achats et assurer une
restitution des informations principales.
- coûts,
- quantité
- qualité,
- délais de livraison,
- Stocks disponibles.
Les prix pouvant être obtenus pour toute l’année sont négociés sur la base d’une demande de
renseignement de prix annuel et confirmé ou renégocié au moment de la passation de la
commande après application de la procédure d’appel d’offres.
Pour les sélections de consultants, le fichier est constitué à partir des demandes de
manifestation d’intérêt publiées par l’UCP en concertation avec les points focaux.
Les modes de passation des marchés prévus par l’accord de financement sont :
L’appel d’offres est le mode d’acquisition le plus ouvert. C’est la procédure transparente par
excellence.
Elle assure par conséquent la bonne exécution dans des conditions économiques favorables
(prix, délais…) des opérations d’acquisition des biens et services.
Dans le cadre des marchés gérés par l’UCP, une commission est mise en place.
Les procédures de passation de marchés par appel d’offres visent l’attribution de Marchés de
travaux et de fournitures.
Pour les sélections de consultants, plusieurs méthodes sont utilisables en fonction du type de
prestations attendues :
Les procédures de passation de marchés par appel d’offres régissent l’attribution de Marchés
de travaux et de fournitures.
L’adjudication vise les marchés passés avec un prix plafond tenu secret au-delà duquel le
marché ne peut être attribué. La primauté est donnée au prix. Les appels d’offres sont observés
pour les autres marchés.
DOCUMENTS SUPPORTS
Les documents supports utilisés dans le cadre d’un appel d’offres sont les suivants :
- Le Procès-verbal d’analyse des offres rend compte des conclusions relatives à l’examen
des propositions formulées par les soumissionnaires.
Cette procédure s’applique pour les acquisitions de biens et services pour lesquels l’appel à la
concurrence n’est pas pertinente, en particulier lorsque :
- Les prix unitaires ont été déjà négociés de façon globale avec le fournisseur dans le
cadre d’un programme de passation de commande, après appel à la concurrence ;
DOCUMENTS SUPPORTS
Les documents supports utilisés dans le cadre de passation de marché à entente directe :
La FEDEC est un intermédiaire financier placé sous la responsabilité du MINAS. Ses activités
seront exécutées par une ONG dont le recrutement sera effectué par l’UCP suivant les termes
de références élaborés par le MINAS.
Les paiements de la FEDEC seront effectués par l’UCP après avis du MINAS.
Pour accroître l’efficacité des procédures de passation de marchés la Banque Mondiale donne
son avis préalablement à l’engagement de la procédure dans les cas suivants :
S’ASSURER QUE LES SEUILS LISTES DANS CE TABLEAU SONT CONFORMES A LA LEGISLATION CAMEROUNAISE
S’ASSURER QUE LA POSTION DU TABLEAU S’INSERE DANS L’ORDRE LOGIQUE D’UTILISATION DU MANUEL
Inférieur à 50 000 $
Examen rétrospectif
Cas des petits travaux
TRAVAUX Les 3 premiers contrats
50 000 $ à moins de 500 000 $ Tous les contrats de plus de
500 000 $ US
500 000 $ et plus Tous les contrats
La description des services est soumise à
Inférieur à 50 000 $ l’examen préalable et approuvé sur son
SERVICES AUTRES
lien avec le programme annuel de travail
QUE LES
La description des services est soumise à
CONSULTANTS
50 000 $ à moins de 200 000 $ l’examen préalable approuvé sur son lien
avec le programme annuel de travail
TRAVAUX DANS LES
SOUS-PROJETS ET Inférieur à 50 000 $
AVEC LES OP
Les TDR de consultant sont
soumis à l'accord préalable
Contrats individuels de 100 000 $
Inférieur à 200 000 $ US et plus Examen rétrospectif des autres contrats
SERVICES DE Contrats de bureau d’études de
CONSULTANTS 100 000 $ US et plus
Les seuils actuels de revue préalables sont en cours de révision par la Banque mondiale au
moment de l'élaboration du Manuel de procédures pour être porté à :
• 5 millions US$ pour les travaux (qui correspondra en même temps au seuil de
passage à l'appel d'offres international),
• 500 000 US$ pour les fournitures (qui correspondra en même temps au seuil de
passage à l'appel d'offres international),
• 200 000 US$ pour les firmes de consultants et
• 100 000 US$ pour les consultants individuels.
Ces seuils seront utilisés pour actualiser le plan de passation des marchés et répercutés sur le
manuel dès notification officielle de leur application par la Banque mondiale.
La consultation de fournisseurs est matérialisée par une fiche de sélection des fournisseurs.
C’est un document scindé en colonnes contenant les informations significatives de chaque offre et
permettant d’apprécier les différentes propositions en vue de la sélection. Les responsables sur
cette base décident et argumentent le choix du fournisseur.
6.3.1.4 CONTRACTUALISATION
Les différents modes de passation conduisent au choix du fournisseur qui est matérialisé par
une lettre de marché, contrat ou un bon de commande. Le contrat, plus sécurisant, fixera les
conditions de déroulement du marché, les conditions de réception et de paiement. Il doit fixer, le
cas échéant, les garanties à donner par le fournisseur quant à sa capacité à conduire le marché
et à le terminer à la satisfaction du prescripteur.
Ouvrir un dossier correspondant au marché qui vient d’être signé et coller sur la page de
couverture de la chemise, une fiche de suivi de marché qui lui permet de faire un suivi plus
rapide du dossier. Sur cette fiche sont mentionnées les rubriques suivantes :
- Nature du marché
- Financement et catégorie
- Attributaire
- Approbation
- Délais d’exécution
- Retenues de garanties
- Pénalités de retard
- Avance de démarrage et modalités de récupération de l’avance
- Règlements effectués
Les factures relatives à ces marchés arrivent au secrétariat de l’Unité de Coordination du Projet,
qui, après enregistrement, les transmet au coordonnateur pour visa puis au spécialiste
concerné pour vérification. Ce dernier y appose la mention « Bon pour services rendus » ou
« reçu conforme » pour les fournitures et sa signature.
Après retour de ces factures visées, elles sont transmises au spécialiste en passation des
marchés.
Celui-ci doit :
Le spécialiste en passation des marchés met à jour la fiche de suivi et procède régulièrement à
la vérification de ces fiches avec le service comptable.
6.4. SCHEMAS
6.4.1 PLANIFICATION DES MARCHES
Mise à jour
UCP
Contractualisation
Exécution
La Commission
Recensement des offres Offres
& dépouillement
Publicité
Désignation de l’attributaire
6.4.4 ENGAGEMENT
Coordonnateur, RAF
Et Comptable Paiement Mandat
6.5 PROCEDURES
PRECESSE REFERENCE
Manuel de procédures PASSATIONS DES MARCHES 6.5
Tâche :
Date de la révision : Planification des Marchés Page : 1
Références Opérations
PRECESSE REFERENCE
Manuel de procédures PASSATIONS DES MARCHES 6.5
Tâche :
Date de la révision : Approbation de la Planification des Marchés Page : 1
Références Opérations
L’UCP :
1 - transmet les plans de passation des marchés à l’IDA pour avis de non
objection
L’IDA :
2
- Reçoit le plan de passation des marchés,
3
- Examine les modalités de passation des marchés proposées par l’UCP,
4
ou - Effectue des observations, et les transmets à l’UCP pour prises en
charges,
4bis
- donne son avis de non objection sur le plan de passation des marchés,
5
- Transmet le plan annuel validé à l’UCP,
6
- Après approbation par le Conseil d’administration, l’emprunteur prépare
un Avis général de passation de marché exhaustif (GPN) qui sera publié
sur le site du United Nations Development Business (UNDB) et sur celui
de Development Gateway Market (DgMarket) pour annoncer les
missions majeures de conseil et tout appel d’offre international (AOI).
L’avis général de passation de marché comprendra tous les AOI pour
les contrats de fournitures et les grands contrats de consultance (c’est-
à-dire ceux qui sont estimés à 200 000 dollars EU ou plus).
L’UCP
7
- Le Coordonnateur reçoit le plan de passation des marchés validé par
8 l’IDA,
- L’impute au SPM pour prise en charge et suivi,
Le SPM
PRECESSE REFERENCE
Manuel de procédures PASSATIONS DES MARCHES 6.5
Tâche :
Date de la révision : Constitution de fichier fournisseur Page : 1
Références Opérations
3 L’UCP :
4 - reçoit les plis fermés et transcrit les dates de réponse dans le registre
de suivi des consultations,
5 - procède au dépouillement et classe les résultats par catégorie de
produits,
- valide les nouveaux fournisseurs et prestataires de services,
6 Le SPM :
PRECESSE REFERENCE
Manuel de procédures PASSATIONS DES MARCHES 6.5
Tâche :
Date de la révision : Gré à gré Page : 1/2
Références Opérations
Le RAF et le SPM :
1 - identifie le fournisseur,
2 - transmet ce choix au Coordonnateur pour approbation.
Le Coordonnateur :
3 - analyse le choix,
4 - ordonne au SPM la préparation du bon de commande ou l’ordre de
service,
Le Coordonnateur :
Le SPM:
PRECESSE REFERENCE
Manuel de procédures PASSATIONS DES MARCHES 6.5
Tâche :
Date de la révision : SHOPPING Page : 2/2
Références Opérations
Le SPM :
Les fournisseurs :
Le SPM :
Le Coordonnateur :
9
10 - approuve la proposition d’attribution,
- demande la préparation de la commande.
Le SPM :
11
- met à jour ses dossiers.
PRECESSE REFERENCE
Manuel de procédures PASSATIONS DES MARCHES 6.5
Tâche :
Date de la révision : Appel d’offres Page : 1/5
Références Opérations
Préparation du dossier
Le SPM:
Le coordonateur
PRECESSE REFERENCE
Manuel de procédures PASSATIONS DES MARCHES 6. 5
Tâche :
Date de la révision : Appel d’offres Page : 2/5
Références Opérations
Approbation du dossier,
Le Bailleur :
1 - reçoit le dossier,
2 - examine les conditions à la lumière des prescriptions de l’annexe
3 de l’accord de crédit,
3 - donne son avis,
ou
La Commission :
Le Président de la commission :
PRECESSE REFERENCE
Manuel de procédures PASSATIONS DES MARCHES 6. 5
Tâche :
Date de la révision : Appel d’offres Page : 3/5
Références Opérations
Le SPM :
Le Président de la commission :
13 - vérifie que le quorum est atteint, présente les plis aux membres de
la commission,
14 - procède à l’ouverture des plis et lit à haute et intelligible voix :
. le nom du soumissionnaire, le prix de l’offre,
. le délai de livraison / exécution, le montant de la garantie,
de l’offre le taux du rabais éventuel.
15 - Le président de la commission signe le procès verbal d’ouverture
des plis du registre infalsifiable avec tous les membres de la
commission de Passation des marchés y compris le rapporteur de la
Commission.
Le président de la commission ;
19 - transmet les propositions d’attribution au maître d’ouvrage
après examen par la commission
Le maître d’ouvrage :
PRECESSE REFERENCE
Manuel de procédures PASSATIONS DES MARCHES 6.6.5
Tâche :
Date de la révision : Appel d’offres Page : 4/5
Références Opérations
Le rapporteur:
Le Président :
24 - suspend la séance,
25 - désigne un rapporteur,
26 - rappelle les dispositions essentielles du dossier d’appel d’offres,
27 - fait procéder à l’analyse des offres.
Le rapporteur :
28 - rédige le rapport d’analyse des offres,
29 - le soumet aux membres de la commission pour adoption.
Le Président de la commission :
30 - soumet le rapport d’évaluation aux membres de la commission
pour adoption,
Le Coordonateur
31 - soumet le rapport d’évaluation au Bailleur en cas de revue
préalable.
PRECESSE REFERENCE
Manuel de procédures PASSATIONS DES MARCHES 6.6.5
Tâche :
Date de la révision : Appel d’offres Page : 5/ 5
Références Opérations
Le Coordonnateur :
Le SPM :
PRECESSE REFERENCE
Manuel de procédures PASSATIONS DES MARCHES 6.6.6
Tâche :
Date de la révision : Engagement Page : 1
Références Opérations
Le SPM :
PRECESSE REFERENCE
Manuel de procédures PASSATIONS DES MARCHES 6.6.7
Tâche :
Date de la révision : Réception – Paiement Page : 1
Références Opérations
Le fournisseur :
PRECESSE REFERENCE
Manuel de procédures PASSATIONS DES MARCHES 6.6.7
Tâche :
Date de la révision : Réception – Paiement Page : 2/2
Références Opérations
Le Coordonnateur :
Le Comptable :
Le RAF :
Projet : Projet de Renforcement des Capacités Environnementales et Sociales pour le Secteur de l'Energie
Pays : Cameroun
Plan de Passation de Marché : TRAVAUX
MONTANT METHODE PRE PREFERENCE REVUE TRANSMISSION DATE DATE DATE RECEPTION
Composante
Projet : Projet de Renforcement des Capacités Environnementales et Sociales pour le Secteur de l'Energie
Pays : Cameroun
Plan de Passation de Marché : Services Consultants
MONTANT METHODE REVUE DATE DE DATE DATE SIGNATURE RAPPORT
DESCRIPTION ESTIMAT. DE SELECTION A PRIORI PREPARATION DE SOUMISSION DU FINAL
Composante 1
Composante 2
Composante 3
Projet : Projet de Renforcement des Capacités Environnementales et Sociales pour le Secteur de l'Energie
Pays : Cameroun
Plan de Passation de Marché : Services Autres que Services de Consultants
MONTANT METHODE PRE PREFERENCE REVUE A PREPARATION DATE DATE DATE RECEPTION
DESCRIPTION ESTIMAT. DE QUALIFICATION NATIONALE PRIORI & SOUMISSION D'INVITATION SOUMISSION SIGNATURE DES
*000 US$ P. MARCHE (oui/non) POSTERIORI PAR AG. EXEC. MARCHE FOURNITURES
Composante 1
Composante 2
Composante 3
Projet : Projet de Renforcement des Capacités Environnementales et Sociales pour le Secteur de l'Energie
Pays : Cameroun
Plan de Passation de Marché : Fournitures
MONTANT METHODE PRE PREFERENCE PREPARATION DATE DATE DATE RECEPTION
REVUE
DESCRIPTION ESTIMAT. P. MARCHE QUALIFICATION NATIONALE A PRIORI & SOUMISSION D'INVITATION SOUMISSION SIGNATURE
*000 US$ A POSTERIORI PAR AG. EXEC. RAPPORT EVALUATION MARCHE DEFINITIVE
Composante 2
Composante 3
Financement
Coût estimé
Mode de passation
DAO transmis au Bailleur
DAO approuvé
Publication
Ouverture des plis
Rapport évaluation
Rapport approuvé
Projet de Contrat
Contrat approuvé
Signature contrat
Notification fournisseur
Bon de commande
Démarrage
Achèvement attendu
Réception
Exécution physique
Exécution physique en %
Retard en jours
Paiement
Paiement en %
Le Responsable
DEMANDE ANNUELLE
N° de R.C.
TERMES ET CONDITIONS
PRECESSE Fournisseur
Mode de règlement
Délai de livraison
NOTE : Cette demande doit être retournée sous pli fermé à l’adresse ci-dessus indiqué
AU PLUS TARD LE : ____________________________________
Objet
Date
Décision d’attribution
Motivation de la décision
Le RAF
PRECESSE
BON DE COMMANDE
N°
Date Commande :
Bénéficiaire :
Marchés :
TOTAL HT
TVA
TOTAL TTC
Signature Coordonnateur
Chaque ressource est mobilisée et gérée suivant les procédures spécifiques de chaque bailleur.
Trois types de compte bancaires sont ouverts pour la gestion du projet.
Les fonds doivent servir exclusivement au financement des composantes (1, 2 et 3) du Projet ;
Un compte Désigné-IDA et deux comptes de contrepartie ont été ouverts dans une institution
financière (à Yaoundé) agrée par les bailleurs. Ils auront pour vocation de recevoir les fonds en
provenance des bailleurs. Ces comptes seront gérés par la C.A.A ;
L’IDA effectuera des premières avances de fonds dans le compte désigné du projet. Les
dépenses effectuées feront l’objet d’un remboursement sur la base des Demandes de Retrait
de Fonds (DRF) et sur présentation des états de dépenses qui seront approuvés ;
Les demandes de retrait ultérieures sont élaborées sur la base des instructions contenues dans
la lettre de décaissement et dans l’accord de financement ;
L’emprunteur veillera à ce que tous les montants déposés dans le Compte Désigné-IDA soit
comptabilisé et qu’il soit rendu compte de l’utilisation avant la date limite de Décaissement ;
Les principaux flux financiers du Projet sont illustrés dans la figure ci-après :
Les fonds IDA sont mobilisés pour financer les dépenses éligibles conformément aux
dispositions de l’accord de crédit.
Le décaissement des fonds de l’IDA devra respecter les termes de la Lettre de décaissement
négociée avec le Gouvernement du Cameroun, d’une part, et les Directives de la Banque
Mondiale pour les décaissements applicables aux Projets (Version de Mai 2006), d’autre part.
Tous les décaissements sont effectués :
- l’avance initiale
- a Demande de Remboursement de Fonds (DRF),
- la Demande de Paiement Direct (DPD),
- l’engagement spécial.
Une première tranche de fonds est mise à la disposition du projet par la Banque Mondiale pour
financer les premières activités du projet. Elle est évaluée sur la base du programme d’activité de
six (6) mois validé préalablement par l’IDA. Ce fonds est logé dans un compte ouvert auprès d’une
banque agrée par l’IDA. Le compte marche sous la signature du Directeur de la Caisse Autonome
d’Amortissent ou de son Adjoint.
2. Le Directeur de la CAA ou son Adjoint est le signataire des états certifiés des
dépenses.
4. La demande doit être établie lorsque la dernière avance de Fonds de Roulement mis à
disposition ait été utilisée à hauteur de quatre mois de dépenses agrées et que les
avances précédentes aient été intégralement justifiées..
5. Le réapprovisionnement s’effectue sur la base d’une requête appuyée des justificatifs des
dépenses effectuées. Ces pièces justificatives doivent concerner les dépenses éligibles
sur la contribution du bailleur concerné.
- un titre de paiement qui selon le cas, peut être une pièces suivantes : une facture
acquittée ou un reçu du fournisseur, un relevé bancaire, un état de rapprochement
bancaire, un avis de paiement de la banque commerciale ou un avis de débit
lorsque le paiement est fait au vu d’une lettre de crédit non garantie par la banque,
tout autre document exigé par la Banque
- La préparation de la DPD
- Le contrôle et la validation de la DPD
- La transmission de la DPD à l’IDA
- Le paiement direct du Tiers par l’IDA
- L’information du Projet
- Si le montant facturé est inférieur à 20% de l’avance initiale, le paiement se fait par le
biais du Compte Désigné domicilié dans une banque commerciale à Yaoundé ;
- Si le montant demandé est supérieur ou égal à 20% de l’avance initiale, le paiement
(direct) se fait via le Compte Spécial du Crédit domicilié à Washington. Dans ce cas, le
comptable remplit la DPD.
La demande de paiement
Le formulaire rempli en ligne
la facture
le bon de commande et/ou le contrat
le bon de livraison ou le PV de réception
l’avis de non objection
L’état de DPD sur le compte Spécial ne comporte pas le formulaire « électronique ».
Avance de démarrage
Le paiement à un fournisseur de biens et/ou de services peut être fait avant la livraison de biens
ou l’exécution de travaux ou des services pour lui permettre de couvrir des dépenses de
fabrication ou des frais de mobilisation. Cette méthode de paiement, convenue entre l’UCP et le
fournisseur doit être appuyée par une garantie de bonne exécution du contrat. Outre les
documents usuels cités ci-dessous, le fournisseur est tenu de joindre à sa facture une caution
bancaire d’une banque agréée par la Banque Mondiale et couvrant intégralement le montant de
l’avance demandée. Le montant et la devise de la caution doivent être les mêmes que ceux de
la demande de paiement.
Les documents justificatifs requis pour une demande de paiement direct sont :
Pour les contrats de génie civil, l’emprunteur est tenu de joindre un certificat de travaux exécuté
dûment signé par le Contrôleur des travaux.
• Contrôle arithmétique,
ENGAGEMENT SPECIAL
L’engagement spécial permet de payer les fournisseurs pour les biens et services importés au
moyen d’une « lettre de crédit » exigeant des garanties de retrait (voir lettre de décaissement).
Il est prévu la constitution des Comptes Projet dont l’alimentation sera assurée par l’Etat du
Cameroun.
Les fonds de contrepartie seront logés dans des comptes bancaires et serviront à financer
respectivement :
- Les indemnités des points focaux,
- La mise en œuvre de la composante 1.
- La mise en œuvre de la composante 3.
OBJET DE LA PROCEDURE
La plupart des dépenses du PRECESSE s’effectuent par chèques et/ou par virement bancaire.
Les procédures décrites ci-dessous visent à forcer ces opérations.
PRINCIPE D'APPLICATION
Tout paiement par chèque doit être justifié par une pièce probante. Le Responsable Financier,
est chargé de cette vérification. Le projet établit la demande de paiement et adresse à la CAA
La CAA établit l’ordre de paiement et adresse à la banque
DOCUMENTS SUPPORTS
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
Les étapes de ce système de paiement sont détaillées dans les procédures qui suivent.
Références Opérations
Le comptable
2 - Vérifie la conformité des documents (factures, contrat, rapport ou
attestation de service faits),
3 - Vérifie les différents calculs,
4 - Établit la demande de paiement, le vise.
5 - Le soumet au RAF pour vérification .
Le RAF :
6 - vérifie la conformité des documents,
7 - vise le décompte et signe le mandat,
8 - transmet le mandat et les pièces au Coordonnateur pour
vérification et signature.
Le Coordonnateur :
9 - reçoit les documents, effectue son contrôle,
10 - signe le mandat,
11 - Le transmet au comptable.
Le Comptable :
12 - Reçoit les documents signés, fait les copies,
13 - Transmet le mandat à la CAA pour liquidation,
14 - Traite les pièces comptables et procède au classement.
Références Opérations
Le comptable :
Références Opérations
Le Comptable :
Le RAF :
ou
9 bis
- demande au comptable de corriger les irrégularités décelées.
Le comptable :
Références Opérations
Le RAF
Le Coordonnateur :
La CAA :
Le Comptable :
7 - reçoit la copie,
8 - la classe pour suivre le traitement de la demande,
9 - enregistre l’écriture d’engagement selon le schéma prévu par les
procédures comptables.
Le RAF
Références Opérations
Le bailleur :
1 - reçoit la demande,
2 - vérifie la conformité,
3 - paie le fournisseur,
4 - envoie l’avis de paiement à l’Unité de Coordination.
Le Comptable :
Il est prévu la constitution d’un Compte Projet dont l’alimentation sera assurée par l’Etat du
Cameroun.
Les décaissements effectués sur les comptes de contrepartie gérés par la CAA sont destinés à
financer :
- les indemnités des points focaux qui sont les dépenses éligibles à la charge de l’Etat
camerounais conformément à l’accord de crédit,
- les activités non éligibles de la composante 1 – MINEP tels que les paiements des
indemnités des membres de la commission des marchés, les rémunérations du
personnel d’appui mis à la disposition du projet.
En dehors des petites dépenses inférieures ou égales à 25 000 FCFA, toutes les autres
dépenses du PRECESSE transitent les comptes bancaires ouverts à cet effet. La Caisse
Autonome d’Amortissement doit ouvrir un Compte désigné auprès d’une banque commerciale
jugée acceptable par l’IDA conformément aux dispositions de l’accord de Financement.
OBJET DE LA PROCEDURE
Le compte désigné est alimenté pour la première fois, par une avance versée par la Banque
Mondiale, à la demande du Gouvernement Camerounais. Le compte désigné ne peut recevoir ni
les fonds de contrepartie, ni d’autres ressources de quelque origine que ce soit.
A l’inverse, les fonds peuvent générer des produits financiers qui sont ,alors propriété du projet et
dont l’utilisation est laissée à l’initiative de l’emprunteur, lequel peut en affecter tout ou partie au
financement des dépenses éligibles.
PRINCIPE D'APPLICATION
Dès que les fonds utilisés représentent le tiers de l'avance mise à disposition sur le compte
désigné, le RAF doit déclencher la procédure de réalimentation financière.
Conformément au Document d’évaluation du Projet, celle-ci peut être effectuée selon deux
procédures /
DOCUMENTS SUPPORTS
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
Références Opérations
La banque :
Références Opérations
Le Coordonnateur :
Le RAF :
Le comptable :
5 - enregistre la pièce,
6 - classe l’avis de crédit dans le classeur approprié.
SCHEMA PROCEDURES
Elaboration
Signature
UCP et envoi à la RFI
PRECESSE Banque mondiale
IDA RFI
Réception RFI,
examen et
approbation Analyse
Alimentation
UCP Compte désigné
Réception avis
De crédit &
Enregistrement
comptable
Références Opérations
Références Opérations
Références Opérations
Références Opérations
Références Opérations
Le Coordonnateur :
Références Opérations
Références Opérations
L’UCP,
2 - le comptable de l’UCP
PRECESSE
DEMANDE DE RETRAIT DE FONDS N° 0001 du .../.../………. au …./…./………
ETAT RÉCAPITULATIF (2F)
FINANCEMENT IDA CREDIT - CATEGORIE :
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
TOTAL DE LA
CATEGORIE
Commentaires :
Nous certifions par la présente que les dépenses ci-dessus sont conformes aux dispositions de l'accord de crédit IDA N° 4477-CM,
Toutes les pièces justificatives sont disponibles à l'UCP du PRECESSE pour vérification
LE DIRECTEUR DE LA CAA
Composante
ENCAISSEMENT
IDA
ETAT EN
DPD IDA
INTERET CREDITEUR
Financement total
VIREMENT EN COURS
DEPENSE
RENFORCEMENT DU MINISTERE EN CHARGE DE L’ENVIRONNEMENT
ETABLISSEMENT DES CADRES DE GESTION DES EXTERNALITES SOCIALES
Total des dépenses
Encaissements moins dépenses
Evolution nette de l'encaisse
Solde d'ouverture de l'encaisse
SOLDE D'OUVERTURE
COMPTE SPECIAL IDA
COMPTE PROJET
Total de l'encaisse d'ouverture
Encaisse nette disponible
Soldes de clôture de l'encaisse
COMPTE SPECIAL IDA
COMPTE PROJET
Solde total de clôture de l'encaisse
1. INVESTISSEMENT
2. FONCTIONNEMENT
Total
Montant des
Montant cumulatif
réalisations %
des réalisations
Composante budgétaires du du coût total Progrès réalisés
budgétaires
1er trimestre 2006 prévu
(en FCFA)
(en FCFA)
1. RENFORCEMENT DU
MINISTERE EN CHARGE
DE L’ENVIRONNEMENT
2. ETABLISSEMENT DES
CADRES DE GESTION DES
EXTERNALITES SOCIALES
3. APPUI A L’UNITE
ENVIRONNEMENTALE AU
SEIN DU MINISTERE DE
L’ENERGIE ET DE L’EAU
TOTAL
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
SQC Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Durée de vie du
Composante/Activité de projet /ii Prévu Effectif Ecart Prévu Effectif Ecart Révisé
projet
Date de la révision :
Page : 1
OBJET DE LA PROCEDURE
La fréquence des opérations bancaires et leur incidence financière rendent le suivi des comptes
bancaires indispensable.
PRINCIPE D'APPLICATION
A la fin de chaque mois, le RAF fait élaborer par le comptable un état de rapprochement
bancaire par comparaison entre les transactions enregistrées en comptabilité et les documents
reçus de la banque.
L’état de rapprochement bancaire du mois M doit être disponible une (1) semaine après la
fin du mois (M+1).
DOCUMENTS SUPPORTS
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
- Préparation,
- Confection de l’état de rapprochement.
Références Opérations
Références Opérations
Le comptable :
Le RAF :
7 - vise l’état de rapprochement,
8 - le transmet au comptable.
Le comptable :
9 - reçoit la fiche de rapprochement visé,
10 - enregistre dans la comptabilité les opérations justifiées selon les
procédures comptables,
11 - met à jour sa fiche d’état de rapprochement.
Pour faire face à un certain nombre de dépenses prévisionnelles. L’UCP doit établir au
préalable une liste prévisionnelle de ses besoins et soumettre à la CAA pour la mise à
disposition des fonds.
Les procédures décrites ci-dessous visent à renforcer les opérations liées à la gestion de la
mise à disposition des fonds.
Elles comprennent :
OBJET DE LA PROCEDURE
La mise à disposition doit être diligentée pour permettre de faire face aux petites dépenses.
Chaque mouvement doit cependant être renforcé par des documents prévus à cet effet. Les
procédures relatives aux opérations concernant la préparation et le traitement des besoins sont
ci-après explicitées.
PRINCIPE D’APPLICATION
Les dépenses doivent être recensées selon leur échéancier de paiement. La procédure de mise
à disposition est applicable pour honorer les paiements des dépenses de faible valeur. Un état
de paiement doit être établit. La mise à disposition est adressée à la CAA.
DOCUMENTS SUPPORTS
- la préparation et ,
- le traitement.
Références Opérations
Le comptable:
Références Opérations
Le RAF de l’UCP
Le Coordonnateur :
7 - reçoit la demande visée par le RAF
8 - vérifie les supports
9 - signe
10 - le retourne au RAF.
Le RAF :
La CAA
14 - reçoit la demande,
15 - vérifie la conformité des documents,
16 - Etablis le chèque au nom du RAF
OBJET DE LA PROCEDURE
Les décaissements à travers la mise à disposition ne doivent pas être réguliers en vue d’éviter
les abus. L’UCP doit au maximum individualisé les paiements par cheque des dépenses. Les
procédures décrites ci-dessous visent cet objectif.
PRINCIPE D’APPLICATION
Seules les dépenses figurant dans les états de paiements doivent faire l’objet de décaissement.
L'utilisation de la précédente demande devrait être justifiée avant toute nouvelle demande de
mise à disposition.
DOCUMENTS SUPPORTS
1. Pièces justificatives
2. Brouillard de mise à disposition
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
-- le traitement.
Références Opérations
Le RAF :
1 - reçoit la lettre de la CAA
2 - fait faire deux copies,
3 - effectue le retrait sur le compte,
4 - procède aux paiements des dépenses conformément à l’état
prévisionnel
5 - recense les justificatifs
6 - soumet la liasse de justificatif au comptable pour traitement
Le comptable
- .
La comptabilité est traitée par un logiciel spécialisé de gestion des projets TOMPRO Gestion
financière dont le mode d'utilisation est décrit dans le Manuel de l’utilisateur. Ce logiciel
comprend les modules suivants
Paramètres système
comptabilité générale
comptabilité analytique
suivi budgétaire,
gestion des immobilisations
gestion des marchés et engagements
suivi des conventions
suivi des décaissements
états financiers
utilitaires
Les comptes annuels doivent être sincères et réguliers afin de donner une image fidèle du
patrimoine, de la situation financière et des activités du projet.
8.1.3.2. SINCERITE
Les comptes doivent refléter la réalité du fonctionnement du PRECESSE. Par conséquent, ils
seront établis de bonne foi, sans intention, de tromper le lecteur des états financiers.
8.1.3.3. REGULARITE
- L’accord de crédit
-Les normes Comptables.
Les états financiers du PRECESSE sont établis en supposant que le Projet poursuivra
normalement ses activités sans intension de les stopper ou de les réduire de manière significative.
Les états financiers seront établis d'un exercice à l'autre sans changement ni dans l’application
des principes comptables initialement adoptés, ni dans les modes d'évaluation retenues.
Les biens acquis à titre onéreux sont comptabilisés à leur coût d'acquisition à leur date d’entrée
dans le patrimoine du projet.
Les biens acquis en devises sont comptabilisés dans l'unité monétaire légale du pays par
conversion de leur coût en devises, sur la base du cours de change du jour de l'acquisition.
Cette valeur est maintenue au bilan jusqu'à la date de consommation, de cession ou de
disparition des biens.
1. Les pièces comptables sont les supports de base destinés à soutenir juridiquement les
transactions effectuées par le PRECESSE.
3. Chaque enregistrement comptable doit être supporté par une F.I.C. à laquelle sont
agrafées les pièces comptables subséquentes.
4. Après enregistrement, la F.I.C. et les documents annexés sont classés par type de
journal.
saisi le Totaux
6. Toute pièce justificative de dépense doit faire l’objet de contrôles de réalité, de sincérité,
et de conformité avant comptabilisation puis paiement. Sans être exhaustifs, ces
contrôles porteront sur :
7. Le RAF doit s’assurer que les contrôles ci dessus ont été exercés par le comptable,
faute de quoi il prend l’initiative de lui faire retourner les documents.
8. Les factures reçues des fournisseurs font l’objet d’une numérotation interne en continue.
Les originaux sont classés dans le dossier individuel du fournisseur. Une copie est
classée comme pièce justificative dans le classeur des pièces comptables d’achat, la
deuxième copie sert de support à la justification de la DRF émise.
8.1.5 2. JOURNAUX COMPTABLES
Les journaux comptables retracent les écritures enregistrées. Chacune de celles-ci doit
comporter :
- la date de l'opération,
- le numéro de compte utilisé,
- le numéro de pièce comptable,
- un libellé explicatif,
- les imputations budgétaire, analytique, financière et géographique
- le montant inscrit au débit ou au crédit.
Les journaux :
JOURNAL D'ACHATS :
Les principales factures remises par les fournisseurs portent sur les acquisitions suivantes :
JOURNAL DE TRESORERIE :
Les décaissements tels que les paiements faits par l’UCP en règlement des factures fournisseurs,
les frais de mission, les frais financiers ;
Les encaissements tels que ceux en provenance des bailleurs, les produits financiers etc.
La comptabilité du PRECESSE est tenue en temps réel, de manière à disposer instantanément des
informations nécessaires à la prise de décision.
Les éléments du tableau de bord en relation avec la comptabilité dont la production mensuelle
est obligatoire sont les suivants :
Soit M la fin d’un mois d’activité. Le planning d’exécution des travaux à conduire est le suivant :
A la réception de l’avance initiale dans le compte désigné, l’écriture suivante est passée dans le
journal de banque correspondant :
52 Avce initiale X
IDA
Avce initiale
102… IDA X
EMISSION DE LA DRF
Avant l’émission de la DRF, il convient de faire le point sur la répartition des sommes utilisées
par catégories de dépenses. Ce travail conduit à passer l’écriture suivante sur le journal
d’opérations diverses :
A la réception de l’avis de crédit de la banque attestant du remboursement effectif des fonds par l’IDA,
l’écriture suivante est enregistrée :
52 Avis de crédit n° X
DRF N°. X
4581 encaissée
EMISSION DE LA DPD
Avant l’émission de la DPD, il convient de faire le point sur la répartition des sommes utilisées
entre celles relatives aux investissements et celles concernant le fonctionnement. Ce travail
conduit à passer l’écriture suivante sur le journal d’opérations diverses :
Le Comptable :
2 ou 6 Intitulé de l’achat X
COMPTES LOCAUX
La comptabilisation de l’avance de démarrage obtenue d’un attributaire de marché ayant produit une
caution bancaire en garantie de l’avance à percevoir est traitée comme suit :
Chèque n°xx
52 X
Le compte 409 positionné à l’actif du bilan constate la créance du projet sur le fournisseur durant toute
la période d’exécution du contrat.
ALIMENTATION DE LA CAISSE
581100 Chèque N° X
52 Chèque N° X
RECEPTION A LA CAISSE
57 Pièce de X
caisse N°
581100
Virement X
interne
Les écritures relatives à ces opérations sont comptabilisées comme suit dans le journal
d’opérations diverses :
661 * * * Honoraires X
665 Primes X
Les chèques émis en paiement des honoraires et des déclarations Fiscales sont comptabilisés
dans le journal de banque approprié.
447 IR X
52 Chèque n°..
X
Il s’agit d’opérations portant sur la mise au rebut, le vol ou la destruction d’un bien durable.
812000 * * * VCN X
X
245100 Matériel de T.
X
521 Bque X
822 Produit
* * * cession X
AJUSTEMENTS BANCAIRES
2. Les schémas d’écritures présentés ne sont pas exhaustifs mais indiquent les opérations
les plus couramment décelées après établissement des états de rapprochement
bancaire.
AGIOS BANCAIRES
67 * * * Intérêt X
63 800 * * * Commissions X
bancaires
521 100 Banque X
Il peut s’agir par exemple, de la réception de fonds d’une DRF dont le comptable n’a pas reçu l’avis de
crédit avant les travaux d’inventaire.
Les comptes de tiers (classe 4) retracent les opérations non encore dénouées.
Les soldes de comptes doivent être analysés et expliqués individuellement.
RECLASSEMENT
401 XX X
401 YY X
Les erreurs d’imputation peuvent également porter sur les codes budgétaires, bailleurs
BANQUE : ------------------------
Numéro de compte
Mois de :__________________
Solde comptable
Justifications
Solde de la Banque
Le Comptable Date :
INVENTAIRE DE CAISSE
1. Le solde du compte de caisse doit être ramené à son solde physique déterminé à la suite de
l’inventaire.
3. Le solde physique est conforme au solde du brouillard de caisse: dans cette hypothèse aucune
écriture n’est à enregistrer.
4. Le solde physique est inférieur ou supérieur au solde du brouillard : le comptable recherche l’origine
de l’écart puis enregistre l’une ou l’autre des écritures suivantes d’ajustement selon qu’il s’agisse
d’un déficit non recouvrable ou d’un excédent inexpliqué. :
1. Les stocks (fournitures, médicaments, consommables, carburants, etc.) font l’objet de prises
d’inventaires périodiques (cf procédures de gestion du patrimoine).
3. Les écritures d’enregistrement de l’inventaire des stocks ne font pas l’objet d’imputation
budgétaire, financière et analytique.
stock X
33
33 Stock X
831 X
33
X
Les charges et les produits nés au cours d’un exercice donné doivent être rattachés à cet exercice et ne
doivent pas être transférés sur l’exercice suivant.
Le comptable :
Recense les dépenses relatives aux missions, aux formations et autres activités ayant fait
l’objet de versement d’avances à régulariser.
Il examine les ordres de mission ainsi que les autres supports de justification des dépenses afin
de déterminer la durée de l’activité réputée chevaucher sur deux exercices comptables.
Il évalue prorata temporis la partie imputable à l’exercice dont les comptes doivent être arrêtés et
comptabilise les sommes appropriées selon le schéma suivant :
Ci-dessous les différents états devant être produits par l’unité de coordination du projet :
3. Etablissement du grand-livre
8.3. CONSOLIDATION
8.3.1 PRINCIPE ET SCHEMA DE CONSOLIDATION
PRINCIPE
L’UCP et le MINEE tiennent leur comptabilité sur site et produisent leurs états financiers
périodiques requis par la gestion du projet.
Toutefois, pour le reporting de l’ensemble du projet, tous les comptes doivent être consolidés
par le coordonnateur et le RAF du PRECESSE pour diffusion aux concernés. La périodicité de
consolidation des données est mensuelle. Les données comptables financières et techniques de
MINEE seront transmises à l’UCP par fichier numérique avec accusé de réception.
L’archivage des pièces comptables et l’audit des activités de MINEE se feront au niveau de cette entité.
SCHEMA DE CONSOLIDATION
Etats financiers
PRECESSE
Dans les opérations comptables du PRECESSE, il n’y a pas de prestation réciproque entre les
agences d’exécution.
Aussi, la consolidation proprement dite sera une addition des états financiers. Il n’y aura aucun
retraitement à faire dans le cadre de la consolidation.
ANNEXES :
PLAN COMPTABLE
STRUCTURE
1er Niveau Classe
2ème Niveau Sous classe
3ème Niveau Compte Général
Code Libellé
1 COMPTE DES RESSOURCES DURABLES
20 Charges immobilisées
21 Immobilisations incorporelles
PLAN COMPTABLE
232300 Construct°
24 Matériels et outillages
27 Autres immobilisat°financieres
3 COMPTES DE STOCKS
33 Stocks
PLAN COMPTABLE
4 COMPTES DE TIERS
42 Personnel
PLAN COMPTABLE
449800 Etat Demand. de subvent°
45 Organismes internatx
471110 Avce/Mission
PLAN COMPTABLE
5 COMPTES DE TRESORERIE
51 Valeurs à l'encaissemt
52 Banque
57 Caisse
571100 Caisse
PLAN COMPTABLE
608300 Emballages
61 Transport
62 Services ext A
624300 Maintenance
PLAN COMPTABLE
63 Sces ext B
631850 Agios
637100 Gardiennage
638300 Réceptions
64 Impôts et taxes
PLAN COMPTABLE
646400 Vignettes
65 Autres charges
66 Charges de personnel
PLAN COMPTABLE
71 Subvent° d'expltat°
75 Autres prdts
83 Charges HAO
84 ProduIRPP HAO
86 Reprise HAO
PRECESSE
BILAN - ACTIF (1/2)
Bilan arrêté au 31/12/N
ACTIF IMMOBILISE
CHARGES IMMOBILISEES
Comptes refléchis Coordiantion
IMMOBILISATIONS INCORPORELLES
Brevets, Licences & Logiciels
Autres Immobilisations Incorporelles
IMMOBILISATIONS CORPORELLES
Batiments Coordination
Installat° Agencemt Technique
Matériels & Mobiliers
Matériels de Transport
*** TOTAL ACTIF IMMOBILISE ***
ACTIF CIRCULANT
Stoks de Fournitures
Fournisseurs Avances Versées
Créance/Bailleurs
Autres Créances
*** TOTAL ACTIF CIRCULANT ***
TRESORERIE
Banques, Chèques Postaux & Caisse
*** TOTAL TRESORERIE ***
(PRECESSE)
BILAN - PASSIF (2/2)
Bilan arrêté au 31/12/N
PASSIF CIRCULANT
Dettes Fournisseurs
Dettes fiscales et Sociale
Autres Dettes
*** TOTAL PASSIF CIRCULANT ***
TRESORERIE PASSIF
Banque Crédit de Trésorerie
*** TOTAL TRESORERIE PASSIF ***
PRECESSE
Tableau Emplois/Ressources
EMPLOIS RESSOURCES
A INVESTISSEMENT F DOTATIONS
A100 IMMOBILISATION INCORPORELLE F100 DOTATION IDA
A200 IMMOBILISATION CORPORELLE F200
F300 DOTATION ETAT
B FONCTIONNEMENT F400 DPD RECUES IDA
B100 ACHAT
B200 TRANSPORT
B300 SERVICE EXTERIEUR A H DETTES
B400 SERVICES EXTERIEURS B H100 DETTES FOURNISSEURS
B500 IMPOTS ET TAXES
B600 AUTRES CHARGES
B700 CHARGES DU PERSONNEL
D CREANCES
D100 DPD EMISES
E TRESORERIE
E100 BANQUES
E200 CAISSE
2. Ces audits devront être coordonnés et ne pas gêner l’exécution des activités sur le
terrain.
2. Il doit mettre toutes leurs ressources humaines à la disposition des experts, ainsi que
des locaux pour répondre à toute demande de documents, de renseignements afin de
faciliter les tâches des Experts et Auditeurs.
4. Les intervenants extérieurs, dûment accrédités par l’UCP du PRECESSE ont accès à
tous les documents détenus par les services techniques et financiers du projet, sans
exception. Les documents sollicités par les intervenants extérieurs doivent faire l’objet
d’une décharge afin d’éviter le risque déperditions de certains documents.
• A l’UCP du PRECESSE,
• Au Ministère
• Et à l’IDA.
3. L’objectif général de l’audit est de donner une assurance raisonnable et un avis motivé
que les ressources du projet sont gérées conformément aux normes internationales,
règles de gestion, règlements, pratiques et procédures en vigueur ainsi qu’aux
dispositions inscrites dans les documents du projet. En particulier, l’audit devra être
diligenté selon les termes de référence établit par l’UCP et validés par la Banque
mondiale. A cet effet, le cabinet sélectionné devra vérifier que les entités nationales
chargées de l’exécution et/ou du suivi et coordinations du projet ont géré les ressources
y afférentes selon les normes et procédures en vigueur. Afin d’assurer une gestion
efficace des programmes, l’Auditeur doit vérifier la mise en œuvre des
recommandations des audits précédents par les entités nationales, et formuler des
recommandations visant l’amélioration de la gestion du projet.
4. L’audit doit débuter suffisamment tôt pour que le rapport d’audit soit parvenu au siège
de la Banque mondiale au plus tard le 30 juin de l’année suivant l’exercice sous revue.
Le planning de production des rapports d’audit sur les comptes annuels du PRECESSE est le
suivant :
TRAVAUX ANNUELS PAR DELAI (J)
Planification des missions d’Audit UCP N+90
Accueil des Auditeurs UCP N+ 95
Déroulement de l’Audit sur le terrain Auditeurs N+105
Transmission des rapports provisoires à l’UCP Auditeurs N+115
Analyse et examen des rapports d’Audit UCP N+120
Transmission des observations sur les rapports provisoires aux Auditeurs UCP N+125
Production des rapports définitifs Auditeurs N+140
Validation des rapports et transmission des rapports à l’IDA UCP N+145
Traitement des recommandations des Auditeurs UCP N+180
L’UCP est responsable de la mise sur pied d’un véritable système de contrôle interne du projet.
Le contrôle interne vise le dispositif mis en place au sein des structures de gestion du projet
pour assurer la sécurité du patrimoine et des transactions et la fiabilité du système
d'information. Il consiste en la mise en place de procédures qui se caractérisent par :
l’auto contrôle dans l’exécution des tâches, soit la vérification par le responsable de
l’opération qu’il a bien respecté les procédures établies ;
le contrôle hiérarchique des opérations, soit la vérification par le supérieur hiérarchique
;
le contrôle croisé entre services, parties prenantes d’une opération (vérification des
services rendus ou fournis par le service utilisateur, par exemple);
la vérification transversale des opérations effectuées à posteriori, soit la vérification
que toutes les étapes du processus ont été faites selon les procédures établies et que
le service ou le produit a été fournie.
Les missions de supervision seront menées au moins deux fois par an et porteront sur
l’évaluation des risques du Projet.
Les objectifs des missions de supervision seront, entre autres :
• d’intervenir dans une optique de facilitation des travaux ;
• de s’assurer du bon ancrage et de la stratégie d’implantation et d’intervention ;
• d’évaluer les résultats obtenus par activité et les comparer aux prévisions ;
Une revue sera menée régulièrement pour s’assurer que les dépenses encourues par le projet
remplissent les conditions du financement de l’IDA. Le Rapport sur l’Etat d’avancement de la
mise en œuvre inclura les notations de la gestion financière qui seront préparées par le
Spécialiste de gestion financière du Pays.
Les recommandations issues de ces missions devront être opérationnalisées et faire l’objet d’un
plan de mise en œuvre et de suivi. Les rapports de suivi y relatifs seront transmis chaque fin de
trimestre à l’IDA.
10.1. GARANTIES
Les garanties sur les travaux, ouvrages et infrastructures sont décrites dans le décret du code
des marchés publics applicables au Cameroun.
Ce décret stipule que tout titulaire d’un marché est tenu de fournir :
Le cautionnement définitif ne saurait être inférieur à deux pour cent (2%) et supérieur à cinq
pour cent (5%) du montant initial du marché, augmenté le cas échéant, du montant des
avenants.
La retenue de garantie est constituée lorsque le marché est assorti d’une période de garantie
ou d’entretien. Elle ne peut être supérieure à dix pour cent (10%) du montant initial du marché,
augmenté le cas échéant, du montant des avenants.
Elle n’est pas exigible pour les marchés de service et de prestations intellectuelles.
Le cautionnement définitif doit être constitué dans les vingt (20) jours qui suivent la notification
du marché et, en tout cas, avant le premier paiement. En cas d’existence d’une caution de
soumission, le cautionnement définitif doit être constitué avant que la caution de soumission
n’expire.
Au titre de la retenue de garantie, une partie des sommes dues au titre du marché est bloquée
jusqu’à ce que la totalité du marché soit exécutée.
Les modalités et l’époque de restitution des cautionnements sont fixées par les cahiers des
clauses administratives générales, sous réserve des dérogations qui pourraient être introduites
par le cahier des clauses administratives particulières.
Le cautionnement peut être remplacé par la garantie d’une caution d’un établissement bancaire
agréé conformément aux textes en vigueur, et émise au profit du Maître d’Ouvrage ou du Maître
d’Ouvrage Délégué ou par une caution personnelle et solidaire.
Les petites et moyennes entreprises (PME) à capitaux et dirigeants nationaux peuvent produire
à la place du cautionnement, soit une hypothèque légale, soit une caution d’un établissement
bancaire ou d’un organisme financier agréé de premier rang conformément aux textes en
vigueur.
Tout organisme ayant produit une caution personnelle et solidaire, est tenu de s’engager à
verser, sur ordre du Maître d’Ouvrage ou du Maître d’Ouvrage Délégué et jusqu’à concurrence
du montant garanti, les sommes dont le co-contractant de l’Administration viendrait à se trouver
débiteur au titre du marché.
A l’expiration du délai de trente (30) jours fixés à l’alinéa (1) ci-dessus, l’organisme compétent
est tenu de restituer le cautionnement ou de libérer la caution concernée, sur simple demande
du cocontractant de l’Administration.
A l’expiration du délai de trente (30) jours, la caution cesse d’avoir effet, même en l’absence de
main levée, sauf si le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué a dûment signifié au
co-contractant qu’il n’a pas honoré toutes ses obligations.
Dans ce cas, il ne peut être mis fin à l’engagement de la caution que par main levée délivrée
par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué.
Les entreprises titulaires d’un marché d’un montant au plus égal à trente (30) millions de francs
CFA peuvent être dispensées par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué de
l’obligation de fournir les cautionnements prévus à l’article 67 du Code des marché publics.
Les conditions de souscription de la police d’assurance sont prévues par ARTICLE 73.- Il est
interdit, sauf dérogation expresse du Ministre en charge des assurances, de souscrire une
assurance directe d’un risque concernant une personne, un bien ou une responsabilité situé au
Cameroun auprès d’une entreprise étrangère qui ne s’est pas conformée aux prescriptions de
l’article 326 du Code des Assurances de la CIMA.
Toute cession en réassurance à l’étranger portant sur soixante quinze pour cent (75%) d’un
risque concernant une personne, un bien ou une responsabilité situé au Cameroun à l’exception
des branches mentionnées aux paragraphes 4, 5, 6, 11 et 12 de l’article 328 du Code des
assurances visé à l’alinéa (1) ci-dessus est soumise à l’autorisation du Ministre en charge des
Assurances.
Tout adjudicataire de nationalité étrangère ou de droit étranger ayant souscrit dans son pays
d’origine une police d’assurance contre le risque à l’exportation, est tenu de transmettre ladite
police au Maître d’Ouvrage ou au Maître d’Ouvrage Délégué et à la Caisse Autonome
d’Amortissement, le cas échéant, dans un délai maximum de deux (2) mois à compter de la
date de notification du marché.
est tenu d’informer les autorités et l’organisme visés à l’alinéa (3) ci-dessus de toute déclaration
de menace de sinistre.
Les dispositions du présent article concernent les titulaires des marchés et non les
soumissionnaires.
Les dispositions relatives au contrôle de l’exécution sont décrites dans les articles 80 à 82 du
code des marchés publics.
Les entreprises soumissionnaires doivent s’engager dans leurs offres, à se conformer à toutes
dispositions législatives et réglementaires ou toutes dispositions résultant des conventions
collectives relatives notamment aux salaires, aux conditions de travail, de sécurité, de santé et
de bien être des travailleurs intéressés.
Pour les marchés égaux ou supérieurs aux seuils ci-après, la maîtrise d’œuvre est exercée par
une personne physique ou une personne morale de droit privé :
Pour les marchés dont les montants sont inférieurs aux seuils ci-dessus, les maîtres d’ouvrage
ne disposant pas de compétences requises doivent faire appel à une maîtrise d’œuvre externe
à ses services.
Pour les marchés de prestations intellectuelles dont les montants sont supérieurs ou égaux à
cent (100) millions de FCFA, la maîtrise d’œuvre se fait sous forme de commission de suivi et
de recette technique. Cette commission comprend, entre autres, des membres externes
Sous réserve des dispositions découlant des accords ou conventions de prêt ou des
conventions internationales, tout règlement relatif à un marché public intervient par transfert
bancaire sur un établissement bancaire ou un organisme financier de droit camerounais agréé
de premier rang conformément aux textes en vigueur ou par crédit documentaire.
Tout tirage sur crédit de financement extérieur est soumis au visa préalable de la Caisse
Autonome d’Amortissement.
Toute modification de domiciliation bancaire ne peut être réalisée que par voie d’avenant.
10.4. AVANCES
Le versement des avances visées ci-dessus doit être prévu dans le marché concerné.
Cette avance doit être cautionnée à cent pour cent (100%) par un établissement bancaire de
droit camerounais ou un organisme financier agréé de premier rang conformément aux textes
en vigueur.
Elle est remboursée par déduction sur les acomptes à verser au titulaire pendant l’exécution du
marché, et suivant des modalités définies dans ledit marché.
La totalité de l’avance doit être remboursée au plus tard dès le moment où la valeur en prix de
base des prestations réalisées atteint quatre vingt pour cent (80%) du montant du marché.
Les avances sont versées au co-contractant de l’Administration suivant des modalités fixées
dans le cahier des clauses administratives générales.
10.5. ACOMPTES
Sauf dérogation prévue dans le cahier des clauses administratives particulières, le co-
contractant de l’Administration peut obtenir le paiement d’acomptes périodiques.
Les modalités de paiement des acomptes sont fixées dans le cahier des clauses administratives
particulières.
- qu’ils soient lotis d’une manière telle que leur destination ne fasse l’objet d’aucun
doute ;
- qu’ils puissent être contrôlés par le Maître d’ouvrage, le Maître d’Ouvrage Délégué
ou le Maître d’œuvre désigné à cet effet ;
b) l’exécution des prestations prévues dans le marché, sous réserve de la preuve de leur
paiement par le co-contractant de l’Administration lorsque ces prestations ont été
exécutées par des sous-traitants.
Le montant d’un acompte ne peut excéder la valeur des prestations auxquelles il se rapporte,
déduction faite des avances remboursées. Cette valeur est appréciée en fonction des
dispositions prévues dans le marché.
Dans le cas d’acomptes versés en fonction de phases techniques d’exécution, le marché peut
fixer le montant de chaque acompte de manière forfaitaire, sous forme de pourcentage du
montant initial du marché.
Les versements d’acomptes doivent intervenir au moins tous les trois (03) mois lorsque se
trouvent réalisées les conditions indiquées à l’article 84 du présent Code.
Les acomptes peuvent s’échelonner pendant la durée d’exécution du marché, suivant les
termes périodiques, ou en fonction de phases techniques d’exécution, tels que définis dans le
marché.
Les versements d’acomptes interviennent dans les trente (30) jours à compter de la date de
transmission au comptable compétent des constatations ouvrant droit à paiement.
Les cahiers des clauses administratives générales précisent les délais ouverts au Maître
d’Ouvrage ou au Maître d’Ouvrage Délégué ou, le cas échéant, au Maître d’Œuvre pour
procéder aux constatations ouvrant droit à acompte.
Le taux des intérêts moratoires prévus ci-dessus est le taux d’intervention sur les appels
d’offres de la Banque des Etats de l’Afrique Centrale (BEAC), majoré d’un (1) point.
Pour les paiements à effectuer en une monnaie autre que le franc CFA, le taux des intérêts
moratoires correspond au taux d’escompte pratiqué par la Banque d’émission de cette
monnaie, majoré au plus d’un (1) point.
Les intérêts moratoires ne sauraient s’appliquer sur des montants comprenant déjà des
indemnités pour retard de paiement.