2.

Participantes

La segunda p, participantes, se refiere a los individuos invitados a asistir a una reunión. Para
organizar una reunión eficaz, es importante determinar el tamaño, la composición y las
habilidades de los participantes. Las reuniones pueden fracasar por la asistencia de demasiados
o muy pocos participantes. Si una reunión es demasiado grande, la discusión podría ser
superficial y difusa; en realidad, pocos miembros tendrían la oportunidad de participar. Si una
reunión es demasiado pequeña, no se compartirá suficiente información, y los problemas no se
resolverán adecuadamente. Los números nones de participantes funcionan mejor porque los
números pares tienen mayor proclividad a ocasionar que el grupo se polarice. La composición
de la reunión se refiere a las tres principales dimensiones duales: ❏ Homogeneidad-
heterogeneidad

❏ Competencia-cooperación

❏ Actividad-proceso

Un grupo homogéneo está compuesto por miembros con antecedentes, personalidades,

conocimientos o valores similares. Los grupos homogéneos producen menos conflictos y
desacuerdos, pero sus resultados pueden ser anodinos y sin imaginación. Por otro lado, los
grupos heterogéneos suscitan mayores diferencias entre los individuos, que conducen a críticas
y disputas, pero también potencialmente a soluciones más novedosas y complejas para los
problemas. Respecto a la dimensión de competencia y cooperación, las investigaciones sobre su
efecto en las reuniones de solución de problemas son reveladoras. Los grupos cuyos miembros
trabajan hacia una meta común y que adoptan una posición cooperativa se desempeñan en
forma más eficaz y sus miembros tienen niveles más altos de satisfacción que los grupos cuyos
miembros están luchando por satisfacer las necesidades individuales o que buscan metas en
competencia. Los grupos cooperativos también demuestran una comunicación interpersonal
más eficaz, divisiones más completas de las tareas, mayores niveles de participación y mejor
desempeño en las actividades. En lo que se refiere a la dimensión de actividad y proceso, las
reuniones son más eficaces si cuentan con participantes que generen un equilibrio entre
actividades y procesos. Los participantes orientados a las actividades son “todo negocios”.
Tienen poca tolerancia para las bromas o para discusiones de sentimientos y amistades. La tarea
se cumple en forma eficiente, pero la satisfacción podría ser baja. Los participantes orientados
al proceso enfatizan la participación y el espíritu de equipo. Son sensibles a los sentimientos y a
la satisfacción de los participantes. Podrían sacrificar los logros a favor de la alegría de los
miembros. (Esto suele convertirse en una mala elección; la mayor satisfacción proviene de los
logros). En el caso de los participantes en una reunión, es aconsejable que no dejen de utilizar
su estilo (tarea o proceso) acostumbrado, sino que más bien “hagan lo que no se está haciendo”.
Si hay demasiado proceso, se podría enfatizar la actividad. Si existe el pensamiento de “todo por
la tarea”, entonces añada un poco de proceso. Las habilidades son las competencias que los
participantes llevan a la reunión. Podemos pensar en conjuntos de habilidades generales y
específicas. En general, los cuatro conjuntos de habilidades genéricas que Cohen, March y Olsen
(1972) identifican deben estar presentes en la reunión al mismo tiempo. Primero están los que
conocen los problemas: los participantes que tienen cierto conocimiento del problema que se
discute. En segundo lugar están los que aportan soluciones: los participantes que son creativos
e imaginativos, pero que tal vez no conozcan los problemas. En tercer lugar están los
controladores de los recursos: los participantes que autorizan el dinero, al personal y los
recursos necesarios para la mayoría de las decisiones, por lo que es indispensable incluirlos. Por
último, están los “encargados de tomar decisiones en busca de trabajo”: los “arzobispos
organizacionales” que “bendicen” o confirman las decisiones. Si todos estos conjuntos de
habilidades coinciden en el mismo espacio al mismo tiempo, y el proceso es bueno, la
probabilidad de una decisión de alta calidad (oportuna, creativa y participativa) es enorme. En
términos de habilidades específicas, el conocimiento específico que podría necesitarse en una
situación particular podría evaluarse cuando se planea la reunión, utilizando la regla de las
mitades, que se mencionará más adelante en este capítulo. Es verdad que los individuos pueden
duplicar sus funciones, y satisfacer más de una de estas categorías. Eso está bien. Sólo asegúrese
de contar con todas.

5. Perspectiva

La última p es la perspectiva. La perspectiva nos hace ver las reuniones desde la distancia.
Significa evaluar cada junta de trabajo y, cada cierto tiempo, valorar las decisiones y el proceso
de las series de reuniones. Al final de cada una, por ejemplo, podría utilizarse la metodología
mdi para hacer una evaluación rápida y sencilla. Se entrega una hoja de papel a cada participante
y se pide a todos que respondan debajo de cada una de las tres letras M, D, I. M significa
“mantener” (lo que salió bien en la reunión y que debemos conservar o ampliar); D significa
“detener” (lo que fue improductivo de esta reunión y debe detenerse o eliminarse); I significa
“iniciar” (lo que no sucedió en esta reunión y que deba iniciarse). Es probable que se reciban
respuestas irrelevantes (por ejemplo, “mejores bocadillos”), pero si se buscan patrones serios
de retroalimentación, las reuniones podrían mejorarse constantemente. La siguiente semana se
entregan los resultados (en forma de resumen) a los participantes y se les informa la manera en
que se está utilizando su retroalimentación para mejorar las reuniones.