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 Planification des audits Qualité ;

 Déclenchement de l’audit Qualité : plan de l’audit Qualité ;


 Préparation de l’audit : check-list ou questionnaire d’audit Qualité ;
 Réunion d’ouverture de l’audit Qualité ;
 Entretiens et examen des preuves : notes d’audit ;
 Synthèse de l’audit Qualité : fiches d’écart d’audit ;
 Réunion de clôture de l’audit Qualité : procès-verbal de clôture de l’audit Qualité ;
 Rapport de l’audit Qualité ;
 Suivi post-audit Qualité : plans d’actions Qualité.

Première étape : planifiation


Il faut identifier les activités :

Méthodologie de conduite d’un audit qualité

La norme ISO 19011:2011 ne spécifie pas d’exigences mais donne des lignes
directrices pour l’audit des systèmes de management. Dans son chapitre intitulé «
Réalisation d’un audit », la norme ISO 19011:2018 donne les lignes pour planifier et
réaliser l’audit d’un système de management.

Déclenchement de l’audit qualité :

Ce déclenchement, émis par le responsable du programme d'audit vers le


responsable d'audit, peut être formalisé l’émission de l’ordre de mission par
courrier, courrier électronique, ou bien être implicite au travers du programme
d'audit.

Il s’agit de :
- nommer les auditeurs et le responsable d’audit ;
- de rappeler les objectifs, le champ et les critères d’audit ;
- de confirmer la faisabilité de l’audit (disponibilité des
personnes, temps suffisant pour préparer et réaliser
l’audit…) ;
- d’établir les premiers contacts entre les auditeurs et les
audités, (Comité Technique ISO/TC 176, 2012:16-17
Préparation de l’audit qualité :

La préparation est la phase primordiale de l’audit, de sa réussite dépend en grande


partie celle de l’audit. L’auditeur fait une revue documentaire pour prendre
connaissance des documents nécessaires à la conduite de l'audit (politique,
procédures, enregistrements…). Il est utile de s'assurer auprès de l'audité de la
nature et de l'accessibilité aux documents concernés.
Après avoir fait valider le programme d’audit par la direction, l’auditeur prépare de façon
opérationnelle l’audit en établissant :

le plan d’audit en collaboration avec l’audité car il lui permet de s’organiser en


conséquence (s'assurer de la disponibilité des personnes devant être interrogées et
des installations auditées). Ce plan d'audit qui comprend les objectifs et le champ
d’audit, les critères d’audit et les documents de référence, les dates, les lieux et les
horaires des activités audit, les rôles et responsabilité de l’auditeur ; sera adressé
quelques jours avant l'audit, à l'audité qui doit le valider et au responsable du
programme d’audit.
 La structure du questionnement : il permettra lors de l'audit d'aborder de
façon logique tous les sujets qui lui semblent importants sans rien oublier.
Pour cela, plutôt qu'un questionnaire trop rigide, il est conseillé d'établir
une liste des points à aborder, en privilégiant la souplesse d'utilisation du
document. Il est conseillé de préparer quelques questions ouvertes en
début d’interviews sur des sujets bien maîtrisés par l’audité, afin qu’une
relation de confiance s’établisse.
 Des guides d’audit, des formulaires préétablis ou supports d’enregistrement
des écarts, des services audités, des personnes rencontrées etc. qui lui
permettrons de plus facilement collecter les données, (Comité Technique
ISO/TC176, 2012:17- 19).

Réalisation de l’audit qualité


Cette phase comprend les étapes suivantes : la réunion
d’ouverture, l’audit sur site, la réunion de synthèse.
 la réunion d’ouverture : permet aux participants (équipe d'audit et audités
prévus sur le plan d'audit) de se présenter et de définir leur rôle dans le
cadre de l'audit. L'objectif de l'audit est rappelé, le plan d'audit est confirmé
ou modifié en fonction des éventuels aléas. C’est aussi l’occasion de
rappeler qu’un audit n’a pas pour objectif de trouver des écarts ou des
fautes, ne se fait pas dans une logique de sanctions, mais a comme objectif
de faire progresser l’organisme et d’aider les audités à travailler dans de
meilleures conditions.

 L’audit sur site : en fonction de la maturité du système de management,


l’audit sera menée en salle puis sur le terrain. L’audit en salle permet
d’examiner les enregistrements, l’audit sur le terrain permet d’évaluer les
pratiques et les dispositions techniques mises en œuvre. C’est au cours de
l’audit sur le terrain que les entretiens seront organisés avec les personnes
initialement prévues dans le plan d’audit, mais aussi celles choisies par
l’auditeur en fonction de critères déterminés au cours de l’audit (intérimaires,
dernier recrutés, sous-traitants, niveau hiérarchique différent, fonctions
importantes non identifiées lors de l'élaboration du plan d'audit…).
L’auditeur recueille les preuves du fonctionnement ou du dysfonctionnement
du système et établit des constats d’audit. Il note les écarts documentaires et
les écarts d’application, les non-conformités, les points forts et les axes
d’amélioration.

 La réunion de synthèse: l'équipe d'audit ou l'auditeur seul s’isole pour


passer en revue les constats d'audit et rédiger les écarts qui seront
présentés en réunion de clôture.
Il est nécessaire d’avoir un consensus entre les audités et l’auditeur sur les
écarts, (Comité Technique ISO/TC 176, 2012:19-24).

La restitution et le suivi des conclusions :


La phase de restitution et de suivi des conclusions se décompose en trois
parties :

« la réunion de clôture » : a lieu en présence du responsable du secteur audité ou


du pilote de processus et éventuellement de la direction. L'auditeur informe les
participants des constats qu'il a faits et s'assure de leur bonne compréhension par
l'audité, de façon à permettre que des actions correctives adaptées soient mises en
œuvre. Il présente d’abord les points forts, ensuite les points sensibles ou
opportunités d’améliorations identifiées, puis les écarts identifiés. L’auditeur
précise le délai de remise du rapport d’audit et les modalités de suivi des écarts. La
réunion de clôture est l’occasion pour l’auditeur de retirer les observations non
pertinentes ;

« la constitution du rapport » : le rapport doit refléter fidèlement la restitution faite


en réunion de clôture. La rédaction du rapport doit être telle que celui-ci se tienne
à la lecture, même pour des personnes n'ayant pas participé à l'audit. Ceci signifie
que tous les éléments nécessaires à la compréhension d'un écart soient rapportés :
le critère, la preuve obtenue. Il est essentiel d'apporter des descriptions factuelles,
précises et étayées des situations (ex : lieux, quantités, etc.) Le rapport d’audit doit
être une synthèse mettant facilement en avant les conclusions d’audit.

« le suivi des actions correctives » : l’auditeur complète le rapport d’audit avec les
actions d’amélioration proposées par les responsables audités. D’abord il établit un
planning de mise en place des actions, répartit les tâches et les délais de réalisation
souhaités car le responsable audité ne doit pas être en charge de toutes les actions.
Ensuite il définit clairement qui a la responsabilité du suivi entre le responsable
qualité et le responsable d’audit. Enfin, il vérifie que les responsables audités ont
bien respecté leurs engagements puis il réunit périodiquement les intéressés pour
effectuer un bilan. »
Schéma récapitulatif 1:

Source :Comité Technique ISO/TC 176 (2012:16)

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Comité Technique ISO/TC 176 (2012:16)