A.

MOUSSAMIR 2017/2018
Master ICFF
Audit comptable
Supports de cours
Circuit Achats-Fournisseurs
Numéro Opération
1 Etablissement de la demande de réapprovisionnement
2 Enregistrement de la demande de réapprovisionnement
3 Classement du double de la demande de réapprovisionnement
4 Signature de la demande de réapprovisionnement
5 Remise de la demande de réapprovisionnement
6 Etablissement du bon de commande
7 Répartition des exemplaires bon de commande
8 Examen des commandes en cours et relance
9 Réception des marchandises
10 Vérification à la réception et classement
11 Etablissement du bon de réception et paraphe
12 Répartition des bons de réception
13 Classement des bons de commandes avec les bons de réception
14 Vérification des dossiers
15 Réception des factures
16 Contrôle des factures d'achat
17 Vérification des calculs
18 Indication des montants : HT, TVA et TTC
19 Paraphe des factures pour bon à payer
20 Regroupement et pré comptabilisation des factures
21 Classement des factures, bons de réception et bons de commande
22 Envoi du double pour la saisie
23 Enregistrement des achats et mise à jour des fournisseurs
24 Etablissement des avis de paiements
25 Préparation des chèques
26 Signature des chèques
27 Envoi des chèques et avis de paiement
28 Etablissement de l'état des règlements
29 Report sur un brouillard de banque
30 Comptabilisation des règlements
31 Lettrage des comptes fournisseurs
Transmission des journaux d'achat et des règlements au chef
32 comptable
33 Etablissement des pièces d'ajustement
34 Etablissement du grand livre général

Extrait du manuel de procédures comptable de la société « ABC »

Sté ABC / Direction Financière CYCLE : EXPLOITATION
Procédure : Date dernière mise à jour Rèf :
Achats de matières consommables JUILLET N C.2

III DEROULEMENT
III . 1 FLOW CHART

1
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Sté ABC / Direction Financière CYCLE : EXPLOITATION

Procédure : Date dernière mise à jour Rèf :
Achats de matières consommables JUILLET N C.1

III. 2 DESCRIPTION NARRATIVE

Etape 1 : Expression des besoins

• Chaque utilisateur exprime ses besoins de consommation des matières consommables en fonction des
prévisions budgétaires, qu’il transmet sur une demande d’achat au service approvisionnement.

2
• Le service approvisionnement contrôle la disponibilité du budget de l’achat demandée et soumet la demande
d’achat au visa au service technique pour accord.

Etape 2 : Consultation des fournisseurs

• Le service approvisionnement consulte au moins 3 fournisseurs des propositions de prix et des renseignements
des fournisseurs de matières consommables.

• Le service approvisionnement prépare en fonction des éléments ci-dessus une situation comparative des achats
à réaliser en termes de nature, quantité, prix, fournisseurs, etc...

• Le service approvisionnement soumet au demandeur le dossier pour étude et choix du fournisseurs en fonction
des conditions de qualité et de prix.

Etape 3 : Choix du fournisseur et lancement de la commande

• Le service approvisionnement effectue un contrôle de cohérence de l’étude du dossier et le soumet à

l’autorisation du service technique.

• Le service approvisionnement prépare pour les achats importés une lettre de crédit soumise à la signature du
service financier et de la direction générale pour l’ouverture d’un accréditif, et procède à l’ouverture d’une
assurance et du titre d’importation.

Etape 4 : Réception des achats

• Pour les achats importés, le transitaire effectue les formalités de dédouanement pour le compte de la société.

• Le magasin, en présence des représentants de la direction approvisionnement, réceptionnent les achats de

matières consommables et effectuent un contrôle des marchandises reçues avec les spécifications de la
commande et du bon de livraison du fournisseur.

• Le magasin établit un bon d’entrée des marchandises réceptionnées auquel il joint le bon de livraison, dont il
transmet une copie à :

- Le service approvisionnement ;
- Le service comptable.

Etape 5 : Comptabilisation de la prise en charge

• Le service comptable reçoit du service approvisionnement 3 exemplaires de la facture fournisseur accompagnés

d’un Bon d’Entrée, Bon de Commande et Bon de livraison et un ordre de paiement global.

• Le service comptable vérifie la cohérence et la conformité de l’ordre de paiement avec les pièces justificatives.

• Elle reçoit, au fur et à mesures, les factures des frais accessoires dont elle identifie la destination par rapport
aux achats effectués.

• Le service comptable effectue les contrôles suivants :

- Vérification des factures qui doivent être établies conformément aux règles en vigueur ;

3
 - Contrôle du bien-fondé des factures reçues ; existence d’un bon de commande, bon de livraison, bon
d’entrée, et rapprochement des différents documents ;
- Vérification du calcul arithmétique, de la TVA,
- Consultation des comptes fournisseurs concernés et des comptes Fournisseurs factures non parvenues.

• Le service comptable procède à l’enregistrement et à la saisie de l’écriture de prise en charge, et porte le cachet
comptabilisé sur la facture originale. Pour les achats importés, le montant de la facture fournisseurs est converti
sur la base du cours de change figurant sur la DUM.
• Le service comptable classe, par ordre numérique et par mois, la facture originale dans un chrono des achats.

Etape 6 : Règlement du fournisseur et comptabilisation

• Le service comptable dispose d’une copie de la facture fournisseurs accompagnée de la liasse Bon de
commande, Bon de livraison, Bon d’entrée magasin.

• Le service comptable effectue un contrôle de cohérence des documents reçus, vérifie l’échéancier de règlement,
le cas échéant, et établit un ordre de paiement et le moyen de règlement au profit du fournisseur.

• Le service comptable soumet le paiement à la signature du directeur financier puis du directeur général.

• Le service comptable transmet l’original du moyen de paiement directement au fournisseur et conserve la liasse
pour enregistrement comptable du règlement.

• La service comptable classe la liasse par mois et par banque.

IV DISPOSITIF COMPTABLE
IV - 1 PRINCIPES COMPTABLES ET METHODES D’EVALUATION APPLIQUES

• Les achats sont comptabilisés sur la base des factures reçues des fournisseurs. Seul le montant hors taxes, pour
les achats locaux, est porté en charges, le montant de la TVA est porté au compte « Etat TVA récupérable ».

• Les achats sont comptabilisés, à leur entrée en charges, au coût d’acquisition, qui comprend le prix d’achat
figurant sur la facture et les frais accessoires d’achat, à savoir ; les frais de douanes, de fret, de transport,
d’assurance, et de transit.

• En fin d’exercice, les achats ayant fait l’objet de réception physique dans les magasins de la société, et pour
lesquelles les factures des fournisseurs ne sont pas encore parvenues, font l’objet d’une comptabilisation dans
les charges de l’exercice, évaluée selon les données de la commande ou de toute autre pièce probante.

• En fin d’exercice, les achats n’ayant pas fait l’objet de réception physique dans les magasins de la société, et
pour lesquelles les factures des fournisseurs sont parvenues, font l’objet d’une régularisation (si elles ont déjà
été prises en charges) pour les exclure des charges de l’exercice.

• A la fin de l’exercice, les soldes des comptes des fournisseurs étrangers libellés en devises, font l’objet d’une
évaluation de la créance due convertie au cours de change à la date de clôture. Sur cette base, sont constatées
les écritures d’écart de conversion actif et passif qui doivent être contre-passer à l’ouverture de l’exercice
suivant.

• Seules les pertes de change latentes font l’objet d’une provision pour risques et charges. Les gains de change
sont constatés dès leur réalisation.

4
5
6
•
IV - 2 NOMENCLATURE DES COMPTES :

þ Comptes de fournisseurs

341 Fournisseurs débiteurs, avances et acomptes

3411xxxx Fournisseurs débiteurs individualisés

441 Fournisseurs et comptes rattachés

4411xxxx Fournisseurs individualisés
4415xxxx Fournisseurs effets à payer individualisés
44171612 Fournisseurs factures non parvenues ** **
44171613 Fournisseurs factures non parvenues autres charges
externes
44171614 Fournisseurs factures non parvenues autres charges
externes
44171617 Fournisseurs factures non parvenues Sce. bancaires
44171631 Fournisseurs factures non parvenues charges d’intérêts.

þ Comptes de charges

612 Achats consommés de matières et de fournitures

61221 Achats matières consommables locaux

61222 Achats matières consommables importées
61223 Achats de combustibles

7
61224 Achats de produits d’entretien
61225 Achats de fournitures d’atelier et d’entretien
6125 Achats non stockés de matières et fournitures
6126 Achats travaux, études et prestation de services
6128 Achats matières et fournitures sur exercices antérieurs
6129 R.R.R obtenus /achats consommés de matières et fournitures

IV . 3 SCHEMAS D’ECRITURES COMPTABLES

þ Comptabilisation de l’achat de marchandises revendues en l’état ou de matières premières

− Achats locaux

612xxxxxx Compte d’achat concerné X

613 ou Frais d’approche concernés
614xxxxxx
34552xxxx Comptes de TVA récupérables concernés X

4411xxxx Compte de fournisseurs individualisés X

Comptabilisation sur la base de la facture

− Achats importés

612xxxxxx Compte d’achat concerné X

613 ou Frais d’approche concernés
614xxxxxx
34552xxxx Comptes de TVA récupérables concernés X
4411xxxx Compte de fournisseurs individualisés X
Comptabilisation sur la base de la facture et conversion en dirhams
du montant en devise suivant le cours de change figurant sur la DUM.

þ Comptabilisation du règlement

− Achats locaux

4411xxxx Fournisseurs individualisés X

5141xx Banque concernée X
Comptabilisation à la date d’émission du moyen de paiement

− Achats importés

4411xxxx Fournisseurs individualisés X

5141xx Banque concernée X
Comptabilisation à la date et sur la base du cours de change
figurant sur l’avis de débit.

8
 − Régularisation du règlement des achats importés en cours d’exercice

633xx Perte de change X

4411xx Fournisseur concerné X
En cas de perte de change
4411xx Fournisseur concerné X
733xx Gains de change X
En cas de gain de change

Cette régularisation est constatée sur la base de l’analyse des comptes fournisseurs effectuée par Le service
comptable et de l’écart de change dégagé.

þ Constatation des écritures de régularisation de fin d’année

− Achats réceptionnés, facture non encore reçue

612xxxxxx Achats concernés X

613 ou Frais accessoires concernés
614xxxxxx

4417xx Fournisseurs factures non encore parvenues X

− Achats non réceptionnés, facture reçue (déjà comptabilisée).

4417xx Fournisseur concerné X

611 ou Achats concernés X
612xxxxxx
Si l’écriture de prise en charge est déjà constatée.

Ces deux écritures doivent être extournée à l’ouverture de l’exercice suivant.

9
 * Constatation des écritures d’écart de conversion

37 Ecart de conversion actif X

4411xx Fournisseur concerné X

6393xx Dotations aux provisions pour risques et charges financiers X

450 Provision pour risques et charges X

En cas de perte de change latente c’est-à-dire d’augmentation de la dette fournisseurs par application du cours de
change à la date de clôture.

4417xx Fournisseur concerné X

47 Ecart de conversion passif X
En cas de gain de change latent

Les écritures d’écart de conversion sont contre-passées à l’ouverture de l’exercice suivant.

10