DOCUMENTO DE REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

C A M B I O E N LA S V A LI D A C I O N E S D E FE C H A S ,
PESTAÑA DE JEFES Y BOTÓN DE AUTOLIQUIDACIONES

GARANTIAS

Implementación Técnica

2019
 DESARROLLO DE SOFTWARE
DOCUMENTO REQUERIMIENTOS FUNCIONALES
TIPO DE DOCUMENTO: INTERNO

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Nombre: Yeimy Vargas Nombre: Nombre:

1 07/10/2019
Cargo: Soporte Funcional Cargo: Cargo:

Descripción: Creación de documento

VERSIÓN FECHA ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Nombre: Yeison Nombre:

Nombre:
3.1 13/11/2019 Guaqueta
Cargo:
Cargo:
Cargo: Desarrollador

Descripción: Ajustes según indicaciones Gerencia de proyectos

D07_GCL_IT Requerimientos Funcionales Versión: 3.1 –07/06/2017

Elaboró: Lady Galvis Torres Revisó: Diana Cepeda Aprobó: Alejandro López
Cargo: Asist. de Procesos Cargo: Gerente de Proyectos Cargo: Gerente General
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TIPO DE DOCUMENTO: INTERNO

El sistema presenta el formulario de nueva garantía.

Se debe asociar el estado en el que se encuentra la garantía, cuyas opciones son:

Pendiente, Con requerimiento, Aprobado y Aprobado condicionalmente. Además, el
nombre de quién la revisa.

En el registro de tomador/beneficiario/asegurado se cuenta con los campos Tipo,

Afectado, Identificación, Razón Social.

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Elaboró: Lady Galvis Torres Revisó: Diana Cepeda Aprobó: Alejandro López
Cargo: Asist. de Procesos Cargo: Gerente de Proyectos Cargo: Gerente General
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TIPO DE DOCUMENTO: INTERNO

Validación de fechas en el formulario de garantías.

Actualmente el sistema de información cuenta con validaciones restrictivas en las fechas, estas
validaciones son:

 La fecha de expedición de la garantía no puede ser superior a la fecha actual.

 La fecha inicial de la vigencia de la garantía no puede ser menor a la fecha de expedición

de la garantía.

 La fecha inicial de la vigencia de la garantía no puede ser mayor a la fecha final de la

vigencia de la garantía.

 La fecha inicial de la vigencia de la garantía no puede ser menor a la fecha inicial de la

Resolución.

 La fecha de expedición del Anexo/Certificado no puede ser inferior a la fecha de

expedición la garantía.

Sin embargo, se presentan casos en los que estas validaciones impiden el cargue de las pólizas
debido a que se presentan los casos mencionados.

Autoliquidaciones y Pagos

El sistema de información cuenta con el modulo expedientes en el cual se muestra el Servicio,

Expediente, Naturaleza, Actividad, Identificación Tercero, Razón Social, Observaciones y Última
modificación. Se requiere que junto a esta información se muestren las autoliquidaciones o pago
de las obligaciones asociadas al expediente puesto que esta consulta agiliza el cálculo de la
garantía.
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Elaboró: Lady Galvis Torres Revisó: Diana Cepeda Aprobó: Alejandro López
Cargo: Asist. de Procesos Cargo: Gerente de Proyectos Cargo: Gerente General
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TIPO DE DOCUMENTO: INTERNO

Cuando la garantía se encuentre en estado "Revisado"

 Si la fecha final de vigencia del jefe, es menor o igual que la fecha actual, no se debe
mostrar el jefe en el listado."

Cuando la garantía se encuentre en estado "Aprobado"

 Si la fecha final de vigencia del jefe, es menor o igual que la fecha de aprobación, no se
debe mostrar el jefe en el listado.

3.2 Validación de fechas en el formulario de garantías.

Se requiere ingresar validación en las fechas del formulario de garantías.

 La fecha de expedición de la garantía no puede ser superior a la fecha actual.

- Validación restrictiva: “La fecha de expedición no puede ser superior a la fecha actual”

 La fecha inicial de la vigencia de la garantía no puede ser menor a la fecha de expedición

de la garantía.

- Validación informativa: “La fecha inicial de la vigencia no puede ser menor a la fecha de
expedición"

 La fecha inicial de la vigencia de la garantía no puede ser mayor a la fecha final de la

vigencia de la garantía

- Validación Restrictiva: “La fecha inicial de la vigencia no puede ser mayor a la fecha final
de la vigencia"

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Elaboró: Lady Galvis Torres Revisó: Diana Cepeda Aprobó: Alejandro López
Cargo: Asist. de Procesos Cargo: Gerente de Proyectos Cargo: Gerente General
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TIPO DE DOCUMENTO: INTERNO

El listado de pagos debe contar con los campos:

 Fecha inicial

 Fecha final de periodo

 Valor autoliquidado

 Concepto: Concesión o Espectro

Los datos deben tomarse de las tablas de autoliquidaciones y recaudo.

3.4 Alerta de Vencimiento de Garantía

El sistema de información de garantías realizara diariamente un procedimiento que verifique la

fecha final de las garantías, lo cual disparará una alerta de las que estén a sesenta (60) días
calendario de su vencimiento.

Estas alertas se enviarán al correo institucional del ministerio de los jefes de cada dependencia.

 Dirección de comunicaciones

 Subdirección de industria para las comunicaciones

 Subdirección de radio difusión sonora

 Subdirección de asuntos postales

 Dirección de Vigilancia y control

 Subdirección de vigilancia y control de comunicaciones

 Subdirección de vigilancia y control de radio

 Subdirección de vigilancia y control de asuntos postales

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Elaboró: Lady Galvis Torres Revisó: Diana Cepeda Aprobó: Alejandro López
Cargo: Asist. de Procesos Cargo: Gerente de Proyectos Cargo: Gerente General
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TIPO DE DOCUMENTO: INTERNO

3.5 Reporte de Garantías vencidas

El sistema integral de reportes – SIR, debe generar reportes de las garantías que se encuentran
vencidas. Este reporte debe contar con los siguientes campos:

 Identificación

 Expediente

 Resolución

 Clase de Trámite

 Fecha Expedición

 Fecha Ejecutoria

 Fecha Inicial

 Fecha Final

 Tipo de Garantía

 Número Garantía

 Fecha Expedición

 Vigencia desde:

 Vigencia hasta:

 Fecha Expedición Anexo

 Estado de la Garantía

 Aseguradora

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Cargo: Asist. de Procesos Cargo: Gerente de Proyectos Cargo: Gerente General