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INTRODUCTION GENERALE

Afin d’améliorer leurs échanges d’informations avec leurs partenaires d’affaires (fournisseurs, sous-
traitants, distributeurs), les entreprises utilisent depuis longtemps le système d’échanges de données
informatisées (EDI).
Ce système assure la rapidité et la fiabilité des transferts de données d’ordinateur à ordinateur, par un
réseau spécifique et selon des normes standardisées. Dont les avantages de ce système sont : zéro papier,
zéro délai et zéro erreur
Mais qu’est-ce-que réellement cet échange de données informatisées, et de quelle Façon peut-il
être utilisée au sein de chaque organisation ?

1. Présentation de l’EDI
 Définition de l’Edi

L’Échange de données informatisé (EDI) est un échange ordinateur-à-ordinateur de documents
commerciaux dans un format électronique standard entre les partenaires commerciaux.
Chaque terme de la définition est important :
Ordinateur-à-ordinateur – l’EDI remplace les lettres, les fax et les courriels. Même si un courriel est
envoyé par voie électronique, les documents qu’il permet d’échanger doivent tout de même être traités
par les personnes au lieu des ordinateurs. Cette manière d’échange qui implique des personnes ralentit
le traitement des documents et également provoque des erreurs. Au contraire, les documents EDI
peuvent être transmis directement vers l’application appropriée sur l’ordinateur du destinataire (par
exemple, le système de gestion des commandes) et le traitement commence ainsi immédiatement.
Documents commerciaux – Ce sont les documents échangés quotidiennement entre les entreprises.
Les documents échangés le plus souvent via l’EDI sont : les bons de commandes, factures, avis de
livraison, , versements bancaires.
Format standard – Comme les documents EDI sont traités par les ordinateurs à la place des personnes,
un format standard est nécessaire afin que l’ordinateur soit capable de lire et comprendre les documents
traités. Un format standard permet de définir le type et la forme d’information exigés. Plusieurs normes
en matière d’EDI sont actuellement en vigueur, notamment ANSI, EDIFACT, TRADACOMS et XML
Partenaires commerciaux – L’échange de documents EDI existe normalement entre deux différentes
entreprises qu’on appelle les partenaires commerciaux.
 Caractéristiques de l’EDI

L’EDI est le moyen pour deux entités d'échanger des informations selon un format standardisé, et
par le biais d'outils informatiques. Il ne nécessite pas forcément que les applications utilisées de part et
d’autre soient identiques.

L'EDI a été conçu pour remplacer la transmission des informations sur papier et pour pallier à
l'inefficacité des systèmes manuels. Son but est de réduire les interventions humaines dans le processus
de traitement de l'information. On parle alors de dématérialisation de l’information.
L'EDI repose sur le principe que les données originales ne doivent être entrées qu'une seule fois
dans le système, après quoi elles peuvent être transmises entres les parties intéressées par voie
électronique uniquement.

L'EDI est avant tout une procédure d'automatisation des opérations commerciales. Il ne s’agit pas du
tout d'une messagerie électronique, d'un télécopieur ou d'un système de transfert des informations sur
bande puisque ces trois systèmes requièrent tous une interface homme-machine (à une extrémité de
l'opération, du moins) et que de façon générale, l'utilisateur doit interpréter et réintroduire les données
échangées.

 Comment fonctionne l’EDI ?

Il existe 3 étapes avant l’envoi de documents EDI


Étape 1 : Préparation des documents à envoyer
La première étape consiste à recueillir et à organiser les données. Par exemple, au lieu d’imprimer un
bon de commande, votre système crée un fichier électronique contenant les informations nécessaires
pour la création d’un document EDI
Étape 2 : Traduction des documents au format EDI
L’étape suivante consiste à transférer vos données électroniques vers un logiciel de traduction afin de
convertir votre format interne de données au format EDI standard suivant de différents segments et
éléments de données correspondants. Vous pouvez acheter un logiciel de traduction EDI que vous
pourrez gérer et mettre à jour en interne.

Étape 3 : Connexion et transmission des documents EDI à votre partenaire


Une fois que vos documents commerciaux sont traduits au format EDI approprié, ils sont prêts à être
transmis à votre partenaire commercial. Il vous reste à déterminer par quel moyen vous vous
connecterez à vos partenaires commerciaux

 Les avantages de l’EDI

Remplacer les documents papier par des documents électroniques n´exigera pas nécessairement que
l’entreprise change sa manière d´opérer mais remplacer une commande papier par une commande
électronique n’offrira que plusieurs avantages évidents et impactera également la manière dont elle
commande ses fournitures.
L´EDI est l´outil qui peut permettre aux entreprises d´obtenir des améliorations spectaculaires en
matière de rapidité tout en bénéficiant d ´une plus grande exactitude lors du transfert d´informations
cruciales.
 L´EDI apporte un gain de rapidité
L´utilisation de l´EDI apportera des améliorations spécifiques et mesurables en matière de rapidité de
transfert de documents :
 Le processus prend quelques secondes ou quelques minutes au lieu de plusieurs jours
 Les données peuvent être immédiatement utilisées dans les applications internes de
l’entreprise. Une fois reçues, elles doivent uniquement être converties au format spécifique
requis par le logiciel d´application de l’entreprise destinataire. Elles seront donc
immédiatement utilisables
 Les cycles commerciaux plus courts offrent un avantage concurrentiel à l’entreprise.
 L´EDI améliore l´exactitude
L’EDI élimine tout besoin de copier les données d´un document papier dans un autre. En effet, lors
d´une commande manuelle typique, une personne saisit ou copie des informations au moins une fois à
partir du formulaire papier, ce qui implique un risque d´erreur dans le processus. Avec l´échange
électronique de données, l´exactitude peut être améliorée de manière considérable.
 Les données électroniques viennent généralement d´une base de données où elles ont fait
l´objet d´une validation préalable.
 Si la transmission de gros document échoue, les utilisateurs peuvent rapidement invoquer
des procédures de retransmission.
 L´acheteur reçoit rapidement une confirmation de la réception de la commande.
 L´EDI réduit les coûts
L’entreprise peut obtenir un grand nombre de réductions de coûts grâce à la mise en œuvre de l´EDI.
Ces réductions peuvent prendre la forme d´économies et de frais évités.
 L’EDI permet de réduire le coût des frais généraux en éliminant la manipulation humaine
dans des domaines tels que le tri et la distribution, dans la préparation administrative des
documents et la saisie des données .De plus avec l´EDI, les frais de papier, d´enveloppes,
de matériel d´expédition et de téléphone ainsi que les frais liés aux services de transport
utilisés pour prendre en charge la transmission des commandes et des documents papier
diminuent.
 Des économies substantielles peuvent aussi être obtenues grâce à une réduction des taux
d´erreurs, notamment au niveau des frais de personnel utilisé normalement pour détecter
les erreurs et au niveau des frais d´expédition.
 L’Echange de données informatisées réduit les coûts de stockage grâce à des cycles de
livraison et un traitement des commandes plus courts et en général à des niveaux de stock
plus bas.
 L´EDI améliore l´efficacité opérationnelle

En plus des améliorations en termes de rapidité, de coûts et d´exactitude.


 L´EDI peut également améliorer la productivité des opérations et renforcer les relations
avec les partenaires commerciaux.
 l´EDI peut améliorer la trésorerie. En effet celui-ci permet aux responsables de planifier la
trésorerie de manière plus précise en recevant et en exécutant les paiements plus tôt, ce qui
leur permet de profiter de remises nettes
 La planification et le traitement se verront améliorés. Les fournisseurs peuvent traiter les
commandes plus rapidement et les livraisons peuvent par conséquent être planifiées. Le
fabricant, lui, peut anticiper une livraison plus rapide de la marchandise et ainsi planifier
les tâches de production.
 Coût de l’EDI

Quelques grandes entreprises ont créé leurs propres réseaux EDI. Cela présente les avantages de la
gestion, du contrôle et de la sécurité internes mais cela ne doit pas être pris à la légère. Si vous décidez
à créer votre propre système EDI, vous devez, au minimum, investir dans :
 Un logiciel d’EDI
 Un logiciel de communication
 Un logiciel de mapping et de traduction
 La mise à jour, le support technique et la maintenance permanente
 Des spécialistes de l’EDI et du mapping
 Des méthodes de transmission EDI

Ces investissements ne sont qu’un premier pas. Vous aurez votre système EDI interne. Il est plus que
probable que vous devrez aider chacun de vos partenaires commerciaux à déployer ce système. Vous
devrez peut-être même le créer pour eux. Vous devrez effectuer ainsi pour chaque partenaire avec qui
vous souhaitez interagir via l’EDI. Et cela sera le cas tant que votre communauté de partenaires évoluera
et s’agrandira.

 Les types d’EDI

L’Échange de données informatisé (EDI) est une transmission structurée de données entre des
entreprises par voie électronique. Il existe plusieurs types d’EDI et plusieurs approches pour fonctionner
le système EDI au sein d’une communauté de partenaires commerciaux. Que ce soit vous découvriez
l’EDI ou que vous souhaitiez étendre une infrastructure EDI actuelle afin d’intégrer des partenaires
commerciaux à travers les frontières, il existe un type d’EDI adapté à vos besoins commerciaux, vos
équipements et votre budget. De nombreuses grandes entreprises ont, dans ce domaine, adopté des
solutions hybrides afin de se connecter à leurs partenaires commerciaux en fonction de la taille et de la
fréquence de leurs transactions
Voici une présentation des différentes méthodes existantes :

 EDI Direct/Point-à-point : l’EDI direct, parfois appelé EDI Point-à-point, il s’agit d’une
alternative au réseau VAN, qui crée une connexion unique entre deux partenaires
commerciaux. Selon cette méthode, vous vous connectez à chaque partenaire commercial
individuellement. Ce modèle peut être extrêmement complexe à cause de l’éventail des
protocoles de communication qui peuvent être utilisés et pris en charge.
 EDI via VAN : Un réseau à valeur ajoutée (VAN) est un réseau privé sur lequel des
documents électroniques transitent entre deux partenaires commerciaux. Le fournisseur de
réseau VAN gère le réseau et met à la disposition aux entreprises les boîtes aux lettres grâce
auxquelles elles peuvent envoyer et recevoir des documents EDI
 EDI via AS2 : AS2 est un protocole de communication Internet qui nous permet de
transmettre des données via Internet en toute sécurité. L’EDI via le protocole AS2 allie la
fonctionnalité de l’EDI à l’accessibilité de l’Internet
 EDI via FTP/VPN, SFTP, FTPS : FTP par VPN, SFTP et FTPS font partie des protocoles
de communication les plus fréquemment utilisés pour échanger des documents EDI par
Internet. Ils permettent soit de connecter des partenaires commerciaux directement (EDI
Direct), soit de les connecter via un fournisseur de réseau EDI
 Web EDI : Contrairement à l’EDI via AS2, le Web EDI utilise un navigateur Internet
standard. Les entreprises utilisent des formulaires en ligne différents pour échanger des
informations avec leurs partenaires commerciaux. Le Web EDI offre une solution EDI
simple et abordable aux petites et moyennes entreprises qui n’ont que rarement besoin de
ce service.
 EDI Mobile : Les utilisateurs ont, en règle générale, accès à l’EDI soit via un réseau privé
tel qu’un réseau à valeur ajoutée VAN, soit via Internet, afin d’envoyer et de recevoir des
documents commerciaux. L’adoption de l’EDI Mobile est limitée en partie à cause de
questions de sécurité entourant les appareils mobiles dans une infrastructure EDI, mais
uniquement du fait des appareils mobiles eux-mêmes.
 Externalisation de l’EDI : L’externalisation de l’EDI (aussi appelée Services Gérés) est
une option connaissant une croissance exponentielle qui permet aux entreprises d’avoir
recours à des ressources externes afin d’assurer la gestion quotidienne de leur
environnement EDI.
 Logiciel EDI : Pour les entreprises qui préfèrent garder le contrôle sur leur environnement
EDI au lieu de confier à des tiers la gestion de leur infrastructure EDI ou d’avoir recours à
des solutions EDI hébergées, la mise en œuvre d’un logiciel EDI sur un réseau derrière un
pare-feu sera l’option priorité.
 L’EDI selon les industries

L’EDI est utilisé dans plusieurs pans de l’industrie. Il permet de résoudre des problèmes liés aux
processus commerciaux et aux secteurs industriels. Ces quarante dernières années, plusieurs normes
industrielles en matière de communication et de documents ont connu une évolution, des associations
et groupes de travail sectoriels ont été créés et de nombreux réseaux privés ont été mis en place afin de
répondre aux besoins spécifiques à diverses industries
 L’industrie automobile
L’EDI est utilisé dans l’industrie automobile depuis plus de 40 ans. Le bon fonctionnement des lignes
de production actuelles repose sur l’échange continu de documents commerciaux entre les
constructeurs et leurs Supply chain qui possède une structure « segmentée ». Beaucoup de processus
commerciaux utilisés dans la production de véhicules ont été développés à partir d’un système conçu
par Toyota au Japon.

L’industrie automobile utilise divers protocoles de communication tels que le FTP mais, en Europe, le
principal protocole de communication utilisé actuellement est l’OFTP (Odette File Transfer Protocol)

En plus des normes plus traditionnelles telles qu’ANSI X12 et EDIFACT, plusieurs normes régionales
sont utilisées par les constructeurs automobiles en Europe. Par exemple, en France, la norme ODETTE
est largement utilisée par des constructeurs tels que PSA et, en Allemagne, l’organisme VDA a élaboré
une série de normes en matière de documents qui sont spécifiquement adaptées à BMW, Daimler AG
et VW.

 L’industrie des services financiers


Toutes les industries utilisent une version de la Supply Chain pour suivre le flux de marchandises
et de services qu’elles produisent et utilisent. Les services financiers n’échappent pas à cette règle.
Les transactions financières font partie intégrante de la supply chain physique. En connectant des
partenaires commerciaux depuis le passage des commandes jusqu’à leur règlement, la supply chain
financière draine le flux des informations financières dans le sens inverse du flux des biens et
services.
Les sociétés spécialisées en services financiers offrent à leurs clients, que ce soit particuliers ou
entreprises, tout un éventail de produits et services, inclus les services de dépôt, de gestion de
valeurs mobilières, de cartes de crédit et à destination des commerçants, d’assurance et à destination
des employeurs. Dans le cas des professionnels, cette industrie s’appuie sur sa capacité à gérer des
flux d’informations complexes qu’il s’agisse du traitement des factures clients et fournisseurs, du
traitement post-marché des opérations sur titres, de la transmission des fichiers de règlement ou du
traitement des demandes d’éligibilité aux avantages sociaux de groupe. Longtemps, bon nombre de
ces processus étaient manuels et nécessitaient énormément de papier. Cependant, l’introduction de
technologies telles que l’EDI a permis à l’industrie des services financiers d’automatiser plusieurs
de ses processus quotidiens entre différentes contreparties.
 L’industrie de la haute technologie

L’EDI est utilisé dans l’industrie de la haute technologie depuis de nombreuses années.
La chaîne de valeur de la haute technologie est devenue extrêmement complexe puisque beaucoup
d’entreprises de cette industrie font confiance à ses partenaires externes pour les aider à concevoir
et fabriquer leurs produits. Suite à sa nature, l’industrie de la haute technologie, a une volonté
beaucoup plus forte d’expérimenter et d’échanger des transactions commerciales par voie
électronique, qu’aucune d’autres industries.
 L’industrie de la grande distribution
Si un pan de l’industrie a totalement adopté l’EDI, c’est bien le secteur de la grande distribution.
Elle est à la pointe de l’utilisation de l’EDI avec l’objectif d’améliorer l’efficacité et de créer des
organisations flexibles. Depuis plus de 30 ans, ce secteur remplace les processus physiques par des
documents électroniques. L’étude réalisée par GS1 sur l’industrie de la grande distribution au
Royaume-Uni a montré que 87 % des entreprises utilisaient des bons de commandes basés sur l’EDI
et que 84 % utilisaient les factures basées sur cette même technologie, ce qui leur permettait
d’économiser 775 millions d’euros chaque année.
 Mise en œuvre de l’EDI
Mettre en œuvre l’EDI au sein d’une entreprise et de tout réseau de partenaires commerciaux peut
s’avérer complexe. Pour cela il faut adopter une approche systématique pour créer un programme
EDI efficace.
 Étape 1 : Développer la structure organisationnelle
L’EDI est un investissement conséquent et de développer, dès le départ, une structure
organisationnelle adaptée aura des répercussions positives tout au long de l’évolution du
programme. Dont les principaux éléments de cette structure
Le coordinateur EDI : Professionnel de l’informatique possédant une expérience significative en
EDI.
Le comité de pilotage : Présidé par le coordinateur EDI, ce comité est, en règle générale, composé
des directeurs des services des unités commerciales concernées, du directeur informatique et des
représentants juridiques
Le représentant de la direction : Comme dans tout projet informatique d’envergure, la direction
doit montrer son implication si elle souhaite que le déploiement de l’EDI soit une réussite
Une équipe EDI dédiée : L’équipe EDI sera chargée du déploiement du système en lui-même.
 Étape 2 : Effectuer une analyse stratégique
Cette analyse permet d’identifier les applications professionnelles les plus susceptibles de profiter
de la mise en œuvre de l’EDI et fixe les priorités dans ce domaine. Pour cela, les facteurs à prendre
en compte incluent le nombre de fournisseurs, clients ou autres partenaires commerciaux et le
volume et le type de transactions. Cela inclut une description du système actuel dans chaque
domaine fonctionnel et une présentation de la manière dont l’EDI va l’améliorer.
 Étape 3 : Réaliser une analyse en profondeur
L’analyse stratégique met en lumière les postes, au sein de votre entreprise, qui profiteront le plus
de l’EDI. Toutefois, plusieurs autres facteurs doivent être pris en compte avant de choisir sur quel
cycle commercial focaliser son attention dans un premier temps. Voici quelques-uns de ces facteurs
Quelle partie de l’entreprise est la mieux préparée pour l’EDI ?
Dans quel cycle la mise en œuvre de l’EDI coûtera le moins ?
Dans quel cycle les économies seront les plus importantes / l’augmentation de la rentabilité
sera la plus élevée ?
Pour répondre à ces questions, un autre type d’analyse est nécessaire. Beaucoup d’entreprises
utilisent deux outils efficaces :
 L’analyse coûts-avantages (ACA)
 L’analyse EDI
 Étape 4 : Développer une solution EDI spécifique à votre entreprise
Les conclusions de la phase d’analyse offrent à une entreprise les connaissances nécessaires à
l’élaboration des spécifications générales du système EDI. Cela inclut :

 Le volume de trafic EDI attendu et l’infrastructure informatique nécessaire à sa prise en


charge
 La capacité de l’infrastructure réseau interne à prendre en charge les données EDI
 Les connexions réseau nécessaires à la gestion du trafic avec les partenaires commerciaux
 La programmation nécessaire pour s’assurer que les systèmes internes sont conformes aux
données exigées par les partenaires commerciaux et aux normes en matière d’EDI
 Le degré de personnalisation nécessaire à l’intégration des systèmes internes et EDI
Grâce à ces informations, il est possible de concevoir un système EDI. Deux facteurs sont
particulièrement importants à cet égard : le traducteur EDI et le modèle de communications
 Étape 5 : Choisir le bon fournisseur de réseau EDI (VAN)
Le choix d’un fournisseur de réseau EDI doit se baser plus sur vos besoins commerciaux que sur
ses compétences techniques. De nombreux facteurs doivent être pris en compte. Cela inclut

 Que souhaitez-vous que le fournisseur de réseau EDI fasse ?


 Quelle est la portée de ce fournisseur ?
 Quelle est sa structure tarifaire ?
 Quelle influence le fournisseur a-t-il au sein de votre secteur ?
 Le fournisseur de réseau EDI sera-t-il toujours là dans le futur ?

 Étape 6 : Intégrer l’EDI à votre entreprise

Lors du développement de la plupart des systèmes EDI, la difficulté majeure consiste à les intégrer
aux applications déjà présentes au sein de l’entreprise. Les données exigées par les partenaires
commerciaux et les normes en matière d’EDI doivent être « mappées » avec les données présentes
dans les systèmes existants.
. L’intégration est, en règle générale, composée de trois activités majeures :

 La partie « analyse des données » du mappage


 Le mappage via le logiciel EDI
 La création d’une interface personnalisée ou d’exits utilisateur

 Étape 7 : Intégrer les données à votre entreprise


Avant d’intégrer des données aux différentes activités, vous devez effectuer une analyse en
profondeur de ces données. Il est plus sage de commencer ce processus au point final de ces
données. Par exemple, si vous souhaitez utiliser l’EDI pour vos bons de commande, la première
chose à faire est de comprendre les exigences du système de traitement des commandes.
 Étape 8 : Réaliser au mapping des données
Une fois l’analyse des données terminée et leurs structures comprises, la « carte » (Mapp) du logiciel
de traduction EDI est définie. Pour la plupart des suites logicielles EDI ou des services de réseau
VAN, le coordinateur EDI sera en mesure de définir cette carte.

 Étape 9 : Créer un projet pilote


Une fois qu’une entreprise a développé et testé son système EDI au mieux qu’elle le peut, d’autres
tests du système doivent être réalisés sous la forme d’un projet pilote avec un certain groupe de
partenaires commerciaux sélectionnés. Cette phase est primordiale. Elle permet à une entreprise
d’affiner son système, de présenter ses avantages qui peuvent obtenus et de s’assurer qu’il peut être
intégré par les partenaires commerciaux.
 Étape 10 : Mettre en œuvre l’EDI auprès des partenaires commerciaux
Si vous êtes à l’initiative de ce projet auprès de vos partenaires commerciaux (par exemple si vous
souhaitez que tous vos fournisseurs reçoivent vos bons de commande via EDI et renvoient des factures
EDI), vous devez disposer du personnel compétent pour concevoir, gérer et maintenir le programme de
mise en œuvre au sein de la communauté de vos partenaires commerciaux.

 Etude de cas
 Introduction
Les établissements scolaires privés ont un réel besoin d’échanger des informations avec leurs
partenaires (MEN). Ces informations peuvent correspondre à des données scolaire (élève, parent). Pour
communiquer, les moyens traditionnels peuvent être utilisés (téléphone, fax, courrier) mais ces moyens
nécessitent une intervention humaine importante. Afin de réduire le temps de traitement des différents
processus métiers, il a été pensé d’échanger des données de façon informatisée

Dans ce cadre on a élaboré un EDI capable d’adresser tous les besoins en matière de contrôle, de
traitement et de transmission des données conformément aux normes EDI/XML. Cette solution vise à
faciliter l’interfaçage du logiciel de gestion scolaire de l’ECAM (SGSECAM) Avec le système de
gestion scolaire de MEN (MASSAR) en mode EDI/XML sans procéder à la double saisie des données.

 La mise en œuvre

 Le principe de fonctionnement de la procédure EDI

 Un fichier au format normalisé contient les éléments de la demande d’inscription et le saisi


des notes
 Le fichier est ensuite envoyé à la direction pédagogique, selon un mode d'échange fixé.
 Le demandeur reçoit différents niveaux de retour (accusé de réception, fichier au format
normalisé contenant les comptes rendus applicatifs des demandes d’inscription,…).

 L’interfaçage d’échange
L’échange de donnée entre le système de gestion scolaire de l’ECAM et le système de gestion
Scolaire (MASSAR) de MEN il va être par interfaçage comme la figure ci-dessus

 Conclusion

L’utilisation du système d’échange de données informatisées est bénéfique pour les entreprises qui
décident de s’engager totalement dans son utilisation. Il permet de supprimer les coûts qu’ils soient
matériels, humains,… mais aussi d’engendrer une nouvelle organisation qui est et qui doit être beaucoup
plus simple à manier pour les gérants de l’entreprise. De plus, cette organisation permet au final de
répondre aux attentes des clients de façon plus rapide et plus précise. En définitif, même si la mise ne
place de ce système EDI est assez complexe et demande du temps au démarrage, cela reste un
investissement avantageux pour le futur