Manuel de procédures

Surveillance de la température

Table de matières
Manuel de procédures pour la Surveillance de la température ...................................................................................................................................................... 1
Suivi de la température au dépôt de stockage de vaccins............................................................................................................................................................... 2
Les systèmes .................................................................................................................................................................................................................................... 5
Le manuel de procédures ................................................................................................................................................................................................................ 7
La mise en place du Log Tag TRED30-7 ........................................................................................................................................................................................ 7
Inspection de routine : vérification matin et soir ........................................................................................................................................................................ 9
Vérification de la température après un weekend ou des vacances ......................................................................................................................................... 12
Revue mensuel des températures au CSB pendant visite du surveillant .................................................................................................................................. 13
Rapport trimestriel de suivi de la température au niveau du district ....................................................................................................................................... 14
Annexe : analyse de données de la température ......................................................................................................................................................................... 16

1
Suivi de la température au dépôt de stockage de vaccins
Figure 1 : Températures de stockage de vaccins
Les vaccins doivent être stockés dans une chaîne de froid respectant les fourchettes
de température recommandée (figure 1).
Le système de suivi permettant de réaliser ceci a pour objet de :

 Détecter et réagir contre la mauvaise manipulation des vaccins.

 Détecter et réparer les défaillances/pannes des réfrigérateurs.
 Créer un historique pour:
o Faciliter le transport des vaccins.
o Evaluer la performance de modèles spécifiques de réfrigérateurs.

Le système de suivi de la température proposé dans les dépôts de vaccins de la

zone pilote du projet Optimize consiste en la mise en place d’un système d’enregistrement
de la température dans les réfrigérateurs et les glacières pour le transport de vaccins.
Ces enregistreurs de température sont capables d’inscrire et stocker des
enregistrements continus de la température qui sont téléchargeables sur l’ordinateur de
façon mensuelle.
Figure 2: Suivi de la température à Kasserine
Une fois sur l’ordinateur, les données sont analysées et des graphiques et rapports
peuvent être générés montrant les conditions de stockage lors du transport, par
équipement (modèle de réfrigérateur) et dans chaque structure. De cette façon nous
pouvons mesurer la performance de la manipulation de vaccins durant la
période de la démonstration et faire la comparaison avec les données de la période avant
le démarrage du projet.
Ces indicateurs comportent le pourcentage de jours durant lesquels le réfrigérateur assure
le stockage dans la fourchette de température entre +2°C et +8°C.
La fréquence et les moments de déclanchement des alarmes ‘haut’ et ‘bas’ seront aussi
enregistrés permettant de détecter les échecs de la chaîne du froid ainsi que la rapidité de
répondre à ces échecs.

2
Les enregistreurs de la température Log Tag
Le système de suivi de la température par les enregistreurs Log Tags permet d’enregistrer la température actuelle, garder la température journalière
pendant un mois ainsi que deux alarmes.
Deux types sont utilisés (voir figure 3). Le premier type possède une sonde interne utilisé pour le transport et l’autre type possède une sonde externe utilisé
pour la surveillance des réfrigérateurs des dépôts régionaux, de district et des CSB. Les deux types possèdent un écran d’affichage et sont identiques. La
partie basse de l’écran indique les jours durant lesquels l’ALARME est déclenchée. La figure 3 montre l’alarme se déclenchant Durant les 30 jours, mais la
figure 4 montre plus de scénario où l’alarme se déclenche pendant quelques jours.

3
L’afficheur du Log Tag est capable de montrer la température actuelle, le maximum et le minimum du jour et les 29 derniers jours précédents. (Voir figure
4). Le bouton ‘REVIEW’ permet de voir la température maximale, minimale et la durée (en heures) de chaque jour en défilant par jour. Chaque 24 heures
(jour), les données expirent à minuit, où tous les enregistrements sont recalés par un jour (exp : ‘aujourd’hui’ devient -1d c’est à dire hier) et le nouveau
jour ‘aujourd’hui ’ commence à enregistrer. Nous proposons plus de lecture au sujet de la surveillance de la température dans ce document.

Figure 4 : Les enregistrements des 30 derniers jours

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Les systèmes
Le système de suivi de la température planifié pour un système de distribution comme décrit plus haut comme suit : (Voir figure 5.)
 Les réfrigérateurs des dépôts de vaccins de la DRSB de Kasserine seront muni chacun de l’enregistreur de la température Log Tag TRED 7-30 qui
doit être téléchargé chaque mois par le responsable du dépôt régional. L’enregistreur va afficher la température actuelle, l’état de l’alarme et
permet de générer des graphiques et rapports chaque fois les données sont téléchargées. Les données sont transmises sur internet pour analyse.
 Les glacières des véhicules électriques de Kasserine seront munies de l’enregistreur Log Tag TRID 7-30 qui enregistrera la température durant la
mission de la livraison de vaccins Cet enregistreur affichera la température actuelle, l’état de l’alarme et peut procurer le graphique du transport de
la température et les rapports une fois les données sont téléchargées. Un Log Tag similaire, sans afficheur sera installé dans le véhicule pour
enregistrer la température ambiante du véhicule. Les données de ces deux enregistreurs seront téléchargées par le responsable du dépôt régional
au retour du véhicule de la mission de livraison de vaccins.

Figure 5: Utilisation des équipements de la surveillance de la température

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 Les réfrigérateurs des dépôts du district seront munis chacun de l’enregistreur de la température Log Tag TRED 7-30 qui doit être téléchargé
chaque mois par le responsable du dépôt du district. L’enregistreur va afficher la température actuelle, l’état de l’alarme et permet de générer des
graphiques et rapports chaque fois les données sont téléchargées. Les données sont transmises sur internet pour analyse.
 Les glacières des véhicules électriques des districts Hassi El Frid, Foussana et Feriana seront munies de l’enregistreur Log Tag TRID 7-30 qui
enregistrera la température durant la mission de la livraison de vaccins Cet enregistreur affichera la température actuelle, l’état de l’alarme et peut
procurer le graphique du transport de la température et les rapports une fois les données sont téléchargées. Un Log Tag similaire, sans afficheur
sera installé dans le véhicule pour enregistrer la température ambiante du véhicule. Les données de ces deux enregistreurs seront téléchargées par
le responsable du dépôt du district au retour du véhicule de la mission de livraison de vaccins.
 Les réfrigérateurs des dépôts de vaccins de tous les CSBs des districts de Hassi El Frid, Foussana et Feriana seront munis chacun de l’enregistreur
de la température Log Tag TRED 7-30 qui doit être téléchargé chaque mois par le responsable du dépôt du district lors de la visite de la supervision
et de la livraison de vaccins. L’enregistreur va afficher la température actuelle, l’état de l’alarme et permet de générer des graphiques et rapports
chaque fois les données sont téléchargées.

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Le manuel de procédures
Tâche Responsable Quand ? Remarques, instructions

1 Superviseur En fin de la
La mise en place du Log Tag formation
TRED30-7
1.1 Superviseur : Lorsque le
 Mettre la sonde à résponsable Log Tag est
l’intérieur du du depot fourni.
réfrigérateur. (niveau Installation de la sonde (détecteur)
 Déposer le Log Tag à regional),
l’extérieur du 1. Attacher la sonde au
surveillant
réfrigérateur. côté bas du 2ème
 Attacher la sonde au (district), étagère au milieu.
LogTag. infirmier 2. Passer la sonde à
(CSB)… travers la charnière
et la placer à
l’extérieur de la 3.
porte en avant ou à 2.
côté du réfrigérateur. 1.
3. Attacher le LogTag à
la porte avec la
skotch double côté
et connecter le fil
conducteur de la
sonde.

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1.2  Ouvrir le formulaire du Superviseur Avant le
rapport d’alarme. démarrage
de la
surveillance

Création d’un rapport d’alarme

Chaque fois une alarme
est déclanchée, remplir
dans le rapport :
A. Date/temps
B. Si alarme “haut” :
Température maximale
atteinte.
C. Durée de l’alarme.
D. Cause: Voir la liste si
dessous – et action
prise.
E. Si alarme “bas”:
Température minimale
atteinte.
F. Durée de l’alarme
G. Cause: Voir la liste si
dessous – et action
prise.

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1.3  Démarrer le LogTag
2
Inspection de routine :
vérification matin et soir
2.1 Lire le LogTag; verifier la
temperature actuelle, enregistrer
sur le formulaire correspondant
 S’il n’y a pas de signal
d’ALARME et la
température actuelle est
comprise entre +2C et
+8C, la vérification est
accomplie, pas d’action à
entreprendre.
 S’il n’y pas de signal
d’ALARME et la
température actuelle est
en dehors de l’intervalle
+2C et +8C, prendre une
action : vérifier la
Lors du
démarrage
de la Démarrer le LogTag
surveillance 1. READY (prêt) confirme que le
1.
LogTag est prêt à démarrer.
2. Appuyer sur la bouton “START”
(démarrer) et tenir jusqu’à ce
que le mot ‘STARTING’ arrête
2.
de clignoter.
3. Libérer le bouton “START” et
vérifier que le mot
‘RECORDING’ (enregistrement)
apparaît. 3.
Chef du quotidienne
dépôt, ment
infirmier..
Lire le LogTag ‘aujourd’hui’
1. S’il n’y a pas de signal d’ALARME et la
température actuelle est comprise entre
+2C et +8C, la vérification est accomplie, 1.
pas d’action à entreprendre.
2. S’il n’y pas de signal d’ALARME et la
température actuelle est en dehors de
l’intervalle +2C et +8C, prendre une action :
vérifier la température dans une heure.
3. Si l’ALARME montre sur le Log-tag, note
. . La flèche indique alarme ‘Haut’ : 2.
Appuyer sur le bouton ‘REVIEW’ une fois
afin de visualiser la température maximale
et la durée de l’alarme. Remplir le
formulaire d’alarme.
Pour l’alarme ‘Haut’, lire la PCV.
Pour l’alarme ‘bas’, faire le test d’agitation. 3.
9
 température dans une
heure. Si 13h? est ce q’uil
doit attendre ? (A
discuter avec l’équipe).
2.2  Si l’ALARME montre sur Chef du Si l’alarme a
le LogTag, note. . La dépôt, été visualisée
flèche indique alarme infirmier.. sur le LogTag
‘Haut’ : Appuyer sur le
bouton ‘REVIEW’ une fois
afin de visualiser la
température maximale et
la durée de l’alarme.
Remplir le formulaire
d’alarme.
Pour l’alarme ‘Haut’, lire la PCV.

2.3  Si l’ALARME du LogTag Chef du Si l’alarme a

montre la fleche ‘alarme dépôt, été visualisée
basse’, faire le test infirmier.. sur le LogTag
d’agitation. VOIR PAGE SUIVANTE
 Supprimer le signal d’ALARME
en appyuant sur le bouton
CLEAR pendant 2 seconds
jusqu’à ce que le
clignotement s’arrête.
Pour l’alarme ‘bas’, faire le
test d’agitation

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11
3
Vérification de la température après
un weekend ou des vacances
3.  Si le signal d’ALARME apparaît sur le Chef du Après les
1 Log Tag: dépôt, vacances Inspection des alarmes après les jours
a. Chercher le(s) jour(s) du « week infirmier.. fériers/vacances…
end » ou des vacances pendant Temperature MAX et durée de l’ALARME
1. Si l’ALARME est signalée sur le Log-tag,
lequel l’alarme s’est déclenchée. regarder le(s) jour(s) de son Signal d’ALARME

b. Vérifier les détails de la déclanchement durant le weekend ou les

vacances.
température maximale et sa durée. 2. L’ALARME signale yesterday (hier), (-1d)
c. Refaire de a. à c. pour chaque jour depuis 8 jours (-8d). Aller vers ces jours en
appuyant sur le bouton ‘REVIEW’ de façon
de déclenchement de l’alarme. répétitive jusqu’à ce que ‘-1d’ clignote.
 Quand les alarmes sont vérifiés, 3. La flèche indique ‘Alarme haut’: La
températute maximale est de 12.5C° et la
supprimer le signal d’ALARME en durée de 12.30h (de condition d’alarme)
appuyant sur le bouton CLEAR pendant montrés dans le formulaire d’alarme.
2 seconds jusqu’à ce que le Pour l’alarme ‘haut’, vérifier la PCV.
Pour l’alarme ‘bas’, effectuer le test
clignotement s’arrête. d’agitation.
Jour du déclanchement de l’alarme

3.  Si l‘ALARME du Log Tag affiche une Chef du Lorsque

2 ‘alarme haute’, la flèche est , vérifier dépôt, le jour
la PCV. infirmier.. de
l’alarme
est
atteint
3.  Si l‘ALARME du Log Tag affiche une Chef du Lorsque
3 ‘alarme haute’, la flèche est , faite le dépôt, le jour
test d’agitation. infirmier.. de
l’alarme

12
 est
atteint
3.  Quand les alarmes sont vérifiées, Chef du Quand la
4 supprimer le signal d’ALARME en dépôt, vérificati
appuyant sur le bouton CLEAR pendant infirmier.. on est
2 seconds jusqu’à ce que le achevée
clignotement s’arrête. NOTE:
seulement le signal d’ALARME doit
disparaître et non pas le jour ou les
données.
4
Revue mensuel des températures au
CSB pendant visite du surveillant
4. Le surveillant apportera avec lui un ordinateur Surveillant Chaque
1 portable et un câble liaison avec votre Log et Chef du mois
Tag. Des que le Log Tag est lie avec dépôt,
l’ordinateur, un graphique se présentera avec l’infirmier..
l’enregistrement de toutes les températures
du mois précédent. A Partir de ce graphique et
le rapport qui se présentera vous pourrez
discuter les points les suivantes :
 Chaque incident de l’alarme : pourquoi
il était déclenché, quelles sont les
réponses côté contrôles et
corrections ?
 Même sans alarme : est ce qu’il y avait
des jours où les températures étaient
en dehors des limites de +2/+8C ?
Pourquoi ? Est ce que les déviations de température dues aux fausses
Votre rapport d’alarmes est remplis (rappeler) procédures ou faiblesses des réfrigérateurs (âge, condition) ?

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5
Rapport trimestriel de suivi de la
température au niveau du district
5.1 Les indicateurs de suivi de la température Qui ?
suivants sont nécessaires pour le rapport
trimestriel de chaque district:
1. Les trois indicateurs sont:
a. Le nombre d’enregistrement
d’alarme “Haut” et “Bas” durant
la période:
 Au CSB
 Au dépôt du district
 Dans les glacières
b. Le % des jours par mois passés
par le réfrigérateur en
enregistrant des températures
dans la fourchette entre +2°C et
+8°C.
c. Le % des missions de livraison
mensuelle de vaccin où les
températures dans les glacières
est comprise entre +2°C et +8°C.
2. La liste des alarmes “haut” et “bas” par
date, par centre, la cause et le remède.
3. Remarques liées aux points suivants:
a. L’incidence et les causes de
l’alarme.
b. Les causes possibles d’un cumul
d’alarmes dans un centre de
santé bien déterminé.
c. L’action prise suite aux
procédures de la vérification de

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 la PCV et le test d’agitation.
 Les fichiers des données des Log Tag pour
l’ensemble de la période (trimestre)
doivent être sauvegardés, compressés
dans un seul fichier et envoyé par email à
Dr Ramzi Ouchichi, OMS Tunis.

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Annexe: MdP analyse de données de la température

1 Qui ? Quand ? Remarques/clarifications

Téléchargement des enregistrements des
LogTags
1.1 Les enregistrements de la température dans chaque Superviseur Chaque mois Discussion avec l’équipe de travail à chaque site visité.
réfrigérateur par les Logtag TRED 30-7 sont téléchargés
dans le dépôt de vaccins. Les fichiers sont stockés dans
les laptops (ordinateurs portables) :
 Procédure de démarrage : les fichiers de
données de Log-tag sont copiés et envoyés par
email à Ramzi.louhichi@yahoo.fr
Procédure automatisée et installée dans le laptop du
 Au cours de trois mois, la procédure devient
superviseur régional ou du district.
automatique et il n’y aura pas besoin d’envoyer
des emails. Seulement le Laptop nécessite
d’être connecté par Wi-Fi.
1.2 Les enregistreurs Logtag TRID 30-7 sont fournis dans Superviseur Chaque mois La glacière doit être vérifiée s’il y a alarme à chaque
chaque depôt de vaccin (régional/district) pour approvisionnement en vaccin.
enregistrer les conditions de transport et de livraison
de vaccins pour chaque circuit. Les enregistrements
sont téléchargés par chaque superviseur tous les mois
(les fichiers sont regroupés/stockés dans les laptop) :
 Procédure de démarrage: les données des
fichiers Log-tag sont copiés et envoyés par
email à Ramzi.louhichi@yahoo.fr Procédure automatisée et installée dans le laptop du
superviseur régional ou du district.
 Au cours de trois mois, la procédure devient
automatique et il n’y aura pas besoin d’envoyer
des emails. Seulement le Laptop nécessite
d’être connecté par Wi-Fi.

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1.3 Un enregistreur Logtag TRIX sera installé dans chaque
véhicule pour enregistrer sa température ambiante lors
du transport des vaccins.
Les données seront téléchargées et analysées une seule
fois à la fin du projet.
2 Gestion et analyse de données
2.1 Les données sont retirées des fichiers Log-tag,
analysées par un logiciel approprié produisant des
rapports de façon mensuelle et trimestrielle.
3 Rapports soumis mensuellement à sharepoint pour la
région de Kasserine et les trois districts du projet pour
consultation.
Installé, téléchargé et analysé une seule fois.
Superviseur Une année
Rapports produits pour stockage:
Mensuellement
Ramzi  par district, par région et par modèle de
Louhichi réfrigérateur
 Pour les principaux indicateurs:
o % observations entre +2/+8C
o Numbre d’alarme à la congélation
o Numbre d’alarme au réchauffement
o Dépassements (observations) =<-0.5C
o Dépassements (observations) =>+20C
Rapports produits pour le transport:
 par district pour tous les circuits, par région
 Pour les principaux indicateurs:
o % observations entre +2/+8C
o Numbre d’alarme à la congélation
o Numbre d’alarme au réchauffement
o Dépassements (observations) =<-0.5C
o Dépassements (observations) =>+20C
Ramzi Mensuellement Ces rapports permettent d’avoir un aperçu sur :
Louhichi  La performance des équipements des centres de
santé, districts et de la région.
 La performance des modèles des équipements
(à comparer entre eux).
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