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Organização e
Funcionamento da Secretaria
Governador
Cid Ferreira Gomes
Vice Governador
Domingos Gomes de Aguiar Filho
Secretária da Educação
Maria Izolda Cela de Arruda Coelho
Secretário Adjunto
Maurício Holanda Maia
Secretário Executivo
Antônio Idilvan de Lima Alencar
SUMÁRIO
Organização – Conceito
Definições
Segundo Maximiano (1992) uma organização é uma combinação de esforços individuais que
tem por finalidade realizar propósitos coletivos. Por meio de uma organização torna-se possível
perseguir e alcançar objetivos que seriam inatingíveis para uma pessoa. Uma grande empresa
ou uma pequena oficina, um laboratório ou o corpo de bombeiros, um hospital ou uma escola
são todos exemplos de organizações, que costumam se classificar desde micro - organizações,
a pequena, a médias, a grandes e até mega - organizações.
Uma organização é formada pela soma de pessoas, amparadas pelas máquinas e outros
equipamentos que facilitam o trabalho, recursos financeiros e outros. A organização então é o
resultado da combinação de todos estes elementos orientados a um objetivo comum.
Organizar compreende atribuir responsabilidades às pessoas e atividades aos órgãos
(unidades administrativas). A forma de organizar estes órgãos chama-se de
departamentalização. Do grego "organon", organização significa instrumento, utensílio.
É tarefa de todos que atuam na unidade escolar, participar de sua organização. A divisão de
responsabilidades e a conjugação de esforços são atitudes indispensáveis para o êxito das
ações desenvolvidas na unidade escolar.
Assim sendo, o planejamento, a execução e a avaliação são ações que devem ser realizadas
em conjunto por todos, de forma que seus reflexos sejam percebidos por toda a comunidade
escolar.
esses profissionais subsídios para o desenvolvimento dos trabalhos da Secretaria Escolar, que
devem se pautar nos seguintes princípios:
A escola é uma organização que, como muitas outras, lida com pessoas. Sua peculiaridade
está em ser a primeira instituição que os cidadãos, ainda crianças, conhecem depois da família.
Mais ainda, uma instituição que, em complemento às famílias, tem a missão de educar. A
experiência na escola pode desenvolver ou não os sentimentos de confiança e satisfação de
pertencer à sociedade e de exercer a cidadania.
O Secretário é um dos elementos a quem a Diretoria delega poderes. Sua posição é tão
importante que um dos requisitos para a autorização de funcionamento de uma escola é a
existência de um secretário credenciado.
O secretário de escola credenciado deve ser portador do registro de secretário, instituído pela
Portaria Ministerial nº 1.960, de 20 de novembro de 1954. Já nessa época, foram estabelecidas
condições para a obtenção desse registro, entre elas a de preparação em curso específico,
supervisionado pela antiga Diretoria do Ensino Secundário.
Atualmente, compete aos Estados, através dos Conselhos Estaduais de Educação, fixar
normas específicas a esse respeito, através de Resoluções. Estas, em geral, determinam que a
função de Secretário de estabelecimento de ensino fundamental e médio deve ser exercida por
pessoa habilitada em curso específico de formação de secretariado e portadora de registro
profissional em órgão próprio do MEC.
Prevê-se exceções a essas normas, em locais onde haja carência de pessoal habilitado.
Nestes casos, a função de Secretário pode ser exercida por professor primário que preencha
as seguintes condições:
Tenha título de professor expedido por estabelecimento credenciado;
Tenha curso de treinamento ou aperfeiçoamento de secretário;
Seja aprovado em exame de suficiência.
Preenchidas essas condições, é fornecida ao candidato à função uma autorização a título
precário, após prova de conhecimentos específicos.
XII. Organizar e manter atualizado o arquivo com os atos oficiais da vida legal da escola,
referentes à sua estrutura e funcionamento;
XIII. Atender a comunidade escolar, na área de sua competência, prestando informações e
orientações sobre a legislação vigente e a organização e funcionamento deste estabelecimento
de ensino, conforme disposições do Regimento Escolar;
XIV. Zelar pelo uso adequado e conservação dos materiais e equipamentos da secretaria;
XV. Orientar os professores quanto ao prazo de entrega do Livro Registro de Classe com os
resultados da frequência e do aproveitamento escolar dos alunos;
XVI. Cumprir e fazer cumprir as obrigações inerentes às atividades administrativas da
secretaria, quanto ao registro escolar do aluno referente à documentação comprobatória, de
adaptação, aproveitamento de estudos, progressão parcial, classificação, reclassificação e
regularização de vida escolar;
XVII. Organizar o livro-ponto de professores e funcionários, encaminhando ao setor competente
a sua frequência, em formulário próprio;
XVIII. Comunicar imediatamente à direção toda irregularidade que venha ocorrer na secretaria
deste estabelecimento;
XIX. Participar de eventos, cursos, reuniões, sempre que convocado, ou por iniciativa própria,
desde que autorizado pela direção, visando ao aprimoramento profissional de sua função;
XXI. Fornecer dados estatísticos inerentes às atividades da secretaria escolar, quando
solicitado;
XXII. Zelar pelo sigilo de informações pessoais de alunos, professores, funcionários e famílias;
XXIII. Manter e promover relacionamento cooperativo de trabalho com seus colegas, com
alunos, com pais e com os demais segmentos da comunidade escolar;
XXIV. Participar das atribuições decorrentes do Regimento Escolar e exercer as específicas da
sua função.
IV. Participar de eventos, cursos, reuniões, sempre que convocado, ou por iniciativa própria,
desde que autorizado pela direção, visando ao aprimoramento profissional de sua função;
V. Controlar a entrada e saída de documentos escolares, prestando informações sobre os
mesmos a quem de direito;
VI. Organizar, em colaboração com o(a) secretário(a) escolar, os serviços do seu setor;
VII. Efetivar os registros na documentação oficial como Ficha Individual, Histórico Escolar,
Boletins, Certificados, Diplomas e outros, garantindo sua idoneidade;
VIII. Organizar e manter atualizado o arquivo ativo e conservar o arquivo inativo da escola;
IX. Classificar, protocolar e arquivar documentos e correspondências, registrando a
movimentação de expedientes;
X. Realizar serviços auxiliares relativos à parte financeira, contábil e patrimonial deste
estabelecimento, sempre que solicitado;
XI. Coletar e digitar dados estatísticos quanto à avaliação escolar, alimentando e atualizando o
sistema informatizado;
XIII. Zelar pelo sigilo de informações pessoais de alunos, professores, funcionários e famílias;
XIV. Manter e promover relacionamento cooperativo de trabalho com seus colegas, com
alunos, com pais e com os demais segmentos da comunidade escolar;
Existe uma tendência dos registros serem digitados no computador em programas próprios e
arquivados no disco rígido ou em disquetes. Por questão de segurança, o acesso a estes
programas deve ter uma senha e deve haver uma cópia atualizada destes arquivos.
O Secretário, por condições legais e regimentais, exerce uma ação ao mesmo tempo
centralizadora e abrangente, porque seu setor relaciona-se com todos os demais setores
envolvidos no processo pedagógico e na vida escolar.
Presteza de informações.
COM OS PAIS E
COMUNIDADE EM GERAL Busca de soluções
Respeito ao sigilo profissional
Técnicas de arquivamento
Um arquivo bem organizado deve permitir, quando necessário, que outro auxiliar da secretaria
o consulte facilmente. Há várias alternativas de organização e, muitas vezes, a combinação de
dois critérios é a solução mais útil.
1. Palavra por palavra, letra por letra, até o final de Ex.: Lourdes, Lurdes ou Márcia,
cada palavra. Maria, etc.
2. O último sobrenome e, só depois, o nome. Ex.: Coralina, Cora; Franco, Siron;
Obs.: As partículas de, da, do, d', não são Rosa, João Guimarães
consideradas.
3. Prefixos escritos com maiúsculas porque Ex.: Da Vega, Lopes; De Gaulle,
integram o sobrenome. (General) Di Marco, João
4 - Como precedente, o sobrenome isolado e igual Ex.: Holanda, (depois) Holanda, B., (e
a outro seguido de inicial ou de outro nome por depois) Holanda, Buarque
extenso
5 - Abreviaturas por extenso quando se sabe o que Ex.: C.B.F. = Confederação Brasileira
elas significam. de Futebol
6 - Nomes de empresas e instituições Ex.: Banco do Estado de Goiás;
governamentais como se apresentam Ministério da Educação; Souza e
Souza S.A.
Observações
1 - Títulos honoríficos, artigos iniciais, etc:, não devem ser considerados para efeito de
arquivamento e devem vir depois do nome, entre parênteses. Ex.: British Brodcasting
Corporation (the); Nascimento, Nilton (Professor); Rezende, Iris (Governador); Sarney, José (
Presidente)
Exceção > Se o artigo integrar o nome, faz-se a entrada pelo artigo. Ex.: A Garota de Ipanema
2 - Sobrenomes com as palavras: São, Santo, Santa são indispensáveis:
Ex.: > Santa Rosa, José (Professor)
3 - Nomes de idiomas pouco conhecidos entre nós são arquivados como se encontram:
Ex.: > Yasunari Kawabata; Yukio Mishima
4 - Reuniões, congressos, conferências e semelhantes, quando precedidas por ordem
numérica, são arquivadas como se apresentam. A ordem numérica aparece no final, entre
parênteses:
Ex.: Conselho de classe (3º); Encontro Nacional de Orientadores Educacionais (V); Jornada
Pedagógica (1ª)
Protocolo e Registro
Uma boa memória é imprescindível para todos aqueles que lidam com o público, porque
permite atender bem e criar um ambiente de cordialidade com todos os membros da
comunidade escolar e da comunidade em geral.
Lembretes:
Escrituração Escolar
Com a liberdade introduzida pela Lei 9394/96, cabe aos colégios a organização de seus
próprios modelos de registro. Há, entretanto, alguns registros que são exigidos pelos
Conselhos Estaduais de Educação e outros que não podem faltar em uma secretaria de escola:
Livros (ou arquivos) de
Matrícula;
Resultados finais;
Resultados de recuperação;
Resultados de adaptação;
Atas de reuniões;
Dependências (quando houver);
Atas de exames (quando houver).
Referencias Bibliográficas
Terra adorada,
Entre outras mil,
És tu, Brasil,
Ó Pátria amada!
Dos filhos deste solo és mãe gentil,
Pátria amada, Brasil!