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Manuel utilisateur

Comptabilité analytique et budgétaire


SOMMAIRE
I. Les Menus ..................................................................................................................................... 3
1. Le menu principal ................................................................................................................ 3
2. Signets .................................................................................................................................. 5
3. Changer son mot de passe .................................................................................................... 6
II. Création d’un compte analytique ............................................................................................... 7
III. Création d’une section ............................................................................................................... 11
IV. Création d’une pyramide des sections...................................................................................... 12
V. Création d’une clé de répartition à priori ................................................................................ 15
VI. Création d’une clé de répartition à postériori ......................................................................... 15
VII. Répartition analytique par clé de répartition à priori ............................................................ 16
VIII. Répartitions analytiques .................................................................................................... 17
IX. Interdiction des imputations ..................................................................................................... 18
X. Saisie des prévisions budgétaires .............................................................................................. 20
XI. Consultation ................................................................................................................................ 21

Guide utilisateur – Module Finance


Version 1.0
GFI MAROC 2019
I. Les Menus

1. Le menu principal

Une fois connecté, vous allez se retrouver avec votre menu principal :

C’est le menu qui vous a été donné en fonction des tâches que vous aurez à effectuer. Ce menu n’est pas
modifiable par vous-même et il vous permet d’accéder facilement aux signets, à la fonctionnalité de
recherche de personnalisation des pages, et au centre d’aide en ligne.

Avec la solution Sage X3, vous avez la possibilité d’ouvrir plusieurs onglets à la fois en cliquant sur l’icône

« accueil » qui se trouve au niveau de l’en-tête de la page :

Ainsi, vous pouvez, par exemple ,saisir un budget et ouvrir un autre onglet pour la consultation.

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- Recherche

Deux possibilités s’offrent pour effectuer la recherche des fonctions :

- A partir de la loupe (en haut de la page) : vous cliquez sur cette icone et saisissez la fonction en
question

- Plan du site : vous permet désormais accéder à l’ensemble des fonctions depuis n’importe quel écran.

Cliquez sur « plan du site » en bas de la page et recherchez la fonction que vous souhaitez par le raccourci de
clavier « Ctrl+F».

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2. Signets

Sur l’en-tête de votre menu, vous pouvez transférer une fonction vers la liste des favoris :
En vous positionnant sur la fonction en question, puis en sélectionnant l’icône de l’étoile en tête du
menu et en cliquant sur « ajouter aux signets », cette fonction sera ajoutée à la liste et devient
facilement accessible .

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Pour supprimer une fonction des favoris, faire click sur le triangle noir sur la barre menu supérieure
« gérer les signets » puis cliquer sur et la fonction est supprimée des favoris.

3. Changer son mot de passe

Aller à la fonction « Changement mot de passe » dans votre menu :

CHEMIN : EXPLOITATION > UTILISATEURS > CHANGEMENT MOT DE PASSE

Saisir l’ancien mot de passe


Saisir deux fois le nouveau mot de passe et enregistrer.

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II. Création d’un compte analytique

CHEMIN : DONNEES DE BASE => TABLES COMPTABLES => COMPTES

Cette fonction vous permettra de définir les caractéristiques d'un compte qui sera utilisé pour
enregistrer les écritures de la comptabilité analytique.

La liste gauche :

On retrouve dans la liste gauche l’ensemble des comptes créés.

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Pour passer d’une page à une autre, il faut cliquer sur afin de visualiser les autres comptes
comptables :

La sélection rapide

Avec des listes gauches, vous pouvez effectuer des sélections rapides, des picking, des possibilités de
filtrage.
Via clic sur le filtre :
➢ <= ou >= : il retourne tous les comptes qui contiennent cette partie du chiffre.
➢ Commence par : il retourne tous les comptes qui commencent par ce chiffre.
➢ = : Retourne le compte indiqué

Exemple :

Compte comptable qui contient 3421.

Ecran d’en tête :

L’en-tête permet de saisir le compte et son intitulé.

Avant de créer le compte analytique, choisissez le plan comptable analytique (PCA) à travers le
bouton Plan dans la liste droite.

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Après, cliquez sur Nouveau et saisissez le numéro du compte comptable et l’intitulé qui
ne doit pas dépasser les 30 caractères.

➢ Onglet « Généralités » :

▪ Intitulé court : Intitulé utilisé dans certains écrans ou états lorsqu'il n'y a pas assez de place pour
visualiser l'intitulé long
▪ Devise : Il s'agit de la devise de tenue de compte. Si la devise est spécifiée, les écritures seront
saisies uniquement dans cette devise. Si aucune devise n'est spécifiée, toute devise pourra être
acceptée en saisie d'écritures.
▪ Actif : Cette case permet de préciser si la fiche courante doit être active ou pas.
▪ Société/site/groupe : Si cette zone est renseignée, le compte sera accessible uniquement pour le
site, la société ou le groupe désigné.

▪ Période validité : Ces dates définissent la période pendant laquelle le compte peut être utilisé
pour la comptabilisation d'une écriture
▪ Classification : choisissez la classe du compte

▪ Compte par défaut : Il s'agit du compte par défaut qui sera suivi sur un autre plan. Si ce champ
n'est pas renseigné, le compte du plan 'destination' sera suivi mais sans association par défaut.
Lorsque le compte courant est suivi sur un autre plan, il est possible de lui associer un compte
par défaut sur le plan destination. Cette ligne permet de définir les règles de propagation du
compte courant vers un autre plan. Il reste facultatif e si vous ne souhaitez pas disposer d'une
valeur par défaut.

▪ Crible du compte : Un crible délivre une autorisation stricte ou ouverte.


Si le code indiqué dans la zone précédente est repris intégralement dans la zone Crible, le compte
ne sera pas modifiable, et une correspondance stricte existera entre le compte du plan de
comptes courant et celui du plan de comptes destination.

▪ Imputation obligatoire : L'imputation sur un compte est obligatoire lors de la création d’un
compte analytique ce qui signifie que le suivi sur le plan de compte indiqué ici sera obligatoire
en saisie des écritures comptables.

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▪ Code interdiction : Saisissez un code interdiction directement à ce niveau ou paramétrez ce
code au niveau du code d'interdiction compte-compte ou compte-section.

Afin de s'assurer de la cohérence des imputations, vous pouvez interdire la saisie des comptes
associés avec certaines sections, de comptes avec d'autres comptes ou de sections avec d'autres
sections.

Le principe est de définir des couples de 'codes d'interdiction' incompatibles lors de l'imputation.
Lorsqu'un compte et une section possèdent des codes incompatibles, ils ne peuvent être utilisés
ensembles pour l'imputation d'une même ligne d'écriture.

➢ Onglet « Analytique » :

▪ Suivi budgétaire : en cochant cette case, la saisie budgétaire est autorisée sur ce compte.

▪ Saisie unité d’œuvre : L'imputation en valeur, qu'elle soit analytique ou budgétaire, peut être
complétée par une imputation en quantité, sur la base de l'unité d'œuvre associée au compte
analytique. Si c’est le cas, cochez Saisie unité d’œuvre.

▪ Clé de répartition : Les clés de répartitions analytiques permettent de ventiler automatiquement


le montant d'une ligne d'écriture de comptabilité sur plusieurs lignes analytiques selon des
coefficients de pondération et ceci grâce à une saisie unique. Si vous utilisez la même clé de
répartition pour un compte, choisissez-la au niveau de ce champ pour qu’elle apparaisse par
défaut au niveau de l’imputation comptable.

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▪ Axe : Ce champ permet de saisir ou de sélectionner tout axe analytique paramétré dans la base.
Par défaut les codes axes chargés sont issus du paramétrage du plan de comptes associé, dès lors
que le compte répond à un crible défini dans le plan de compte. Cette liste est modifiable. Un
axe déclaré dans cette liste implique que le compte en cours est suivi sur cet axe.
A contrario, le fait qu'un axe ne soit pas déclaré dans cette liste implique que le compte courant
ne pourra pas l'imputer.

▪ Sections par défaut : Il est possible de préciser pour chaque axe une section par défaut qui sera
proposée lors de la saisie d'une écriture sur ce compte analytique.

III. Création d’une section

CHEMIN : DONNEES DE BASE => TABLES COMPTABLES => SECTIONS

Pour créer une section analytique, commencez par choisir l’axe en cliquant sur « Axe » au niveau de
la liste droite.

Pour une nouvelle création, vous avez le choix soit de commencer la création en cliquant sur le
bouton « Nouveau » ou de dupliquer une section créée. La création par duplication nécessite
uniquement de modifier le code de la section et l’intitulé.

Pour une nouvelle création, remplissez les champs suivants :

▪ Actif : cette case permet de préciser si la fiche courante doit être active ou pas.

▪ Société/Site/Groupe : si cette zone est renseignée, le compte sera accessible uniquement pour le
site, la société ou le groupe désigné.

▪ Dates de validité : ces dates définissent la période pendant laquelle le compte peut être utilisé
pour la comptabilisation d'une écriture.

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▪ Code interdiction : Pour les interdictions compte/compte et compte/section, vous avez le choix
soit de les saisir à travers la fonction « codes interdictions » (données de base=> tables
comptables=> codes interdictions) ou de les imputer directement au niveau de la section/compte
concerné. Le principe est de définir des couples de 'codes d'interdiction' incompatibles lors de
l'imputation. Lorsqu'un compte et une section possèdent des codes incompatibles, ils ne peuvent
être utilisés ensembles pour l'imputation d'une même ligne d'écriture.

▪ Report à nouveau : si vous sélectionnez la case à cocher Report à nouveau, le solde de la


section courante est reporté pour les pièces comptables de cette section (si elles incluent des
reports à nouveau). Cela permet à toutes les pièces d'une section d'être reportées d'une période à
l'autre.

▪ Suivi budgétaire : en cochant cette case, vous pouvez construire un budget sur cette section.

▪ Imputable : Ce champ indique si la section peut recevoir des écritures.


Si ce n'est pas le cas, cette section sera réservée à la comptabilité budgétaire, dans la mesure où
elle est budgétisable.

▪ Autres axes : Il est possible d'initialiser la valeur d'un axe par rapport à un autre. En désignant
des axes et sections associées, la section courante peut être utilisée pour initialiser les axes en
question.

Une fois vous renseignez tous les champs, cliquez sur « créer » dans la liste droite. Puis, sur

« actualiser » pour que votre création apparaisse au niveau de la liste droite.

IV. Création d’une pyramide des sections

CHEMIN : DONNEES DE BASE => TABLES COMPTABLES => PYRAMIDES DE SECTIONS

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Pour créer une nouvelle pyramide des sections, renseignez les champs :

- Pyramide : saisissez un code de la pyramide qui sera utilisé ultérieurement au niveau de toutes
les restitutions

- Intitulé et intitulé court.

- Axe analytique : choisissez l’axe où seront rattachées les sections analytiques.

Vous pouvez maintenant créer des groupes de sections en cliquant sur le bouton gauche de la souris
au niveau du sommet de la pyramide et ainsi affecter pour chaque groupe la ou les sections
souhaitées.

➢ Génération automatique de la pyramide des sections :

Cette fonction permet de générer ou de régénérer automatiquement une pyramide de sections.

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- Niveau pyramide : valeur numérique saisie dans les différents champs disponibles permet de
hiérarchiser les groupes présentés dans la pyramide.

- Longueur sections : La valeur numérique saisie dans les différents champs disponibles permet
d'indiquer le nombre de caractères de chaque niveau de la pyramide.
Par exemple, si le nombre saisi est 4 pour le niveau 40, la longueur des groupes est de quatre
caractères. Si je garde uniquement deux niveaux : 10 et 20 et je mets successivement dans la
longueur 0 et 9 :

J’obtiendrais le résultat suivant :

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Si par exemple, j’ai deux sections « PROJET0001 » et « PROJET0002 » et que j’ai déjà mis « 9 »
dans la longueur des sections du niveau 20. Le système prendra les 9 premiers caractères des codes
des sections : « PROJET000 », il créera ces 9 caractères en tant que groupe en ajoutant « * », après il
affectera à ce groupe les deux sections PROJET0001 et PROJET0002.

V. Création d’une clé de répartition à priori

CHEMIN : DONNEES DE BASE => TABLES COMPTABLES =>REPARTITIONS A PRIORI

La répartition permet de ventiler un montant saisi en comptabilité générale sur plusieurs sections
analytiques.

- Répartition : définissez un code de répartition.

- Intitulé/intitulé court : définissez un intitulé de la répartition.

- Axe : sélectionnez l’axe de votre répartition

- Coefficients/Section : saisissez les coefficients pour calculer le montant à affecter aux sections
définies ci-après. Il ne s’agit pas d’un pourcentage, le système calculant lui-même les poids
relatifs des différentes lignes par rapport au montant de l'écriture comptable.

VI. Création d’une clé de répartition à postériori

CHEMIN : PARAMETRAGE => FORMULAIRES COMPTABLES => REPARTITIONS A POSTERIORI

Les schémas de répartition analytique permettent d'affecter, à posteriori, des charges ou des produits
dont les critères définitifs d'imputation ne sont pas connus au moment de la transaction.

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- Allocation : choisissez un code de la répartition.

- Intitulé.

- Type : le type de répartition conditionne la méthode de calcul du montant qui sera imputé sur la
ou les sections de destination. Dans votre cas, choisissez le type « saisie ».

- Axe : Choisissez l'axe concerné par cette répartition.

- Section à répartir : choisissez la section à répartir, qui sera soldé après la répartition.

Vous pouvez utiliser "*" pour répartir toutes les sections de l’axe déjà saisi.

- Compte à répartir : choisissez le compte à répartir, qui sera soldé après la répartition

- %: saisissez un pourcentage du montant à répartir.


Si ce pourcentage est inférieur à 100%, la section analytique ne sera pas soldée totalement.

- Section réceptrice : indiquer la section qui recevra la répartition.

- Non report sections autres axes : Si cette case est flaguée, lors du traitement, seules les sections
de l'axe à répartir sont renseignées. Sinon, les sections des autres axes présents sont renseignées
sur les lignes d'écriture générées.

VII. Répartition analytique par clé de répartition à priori

CHEMIN : COMPTABILITE => S AISIE PIECES

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Les différents clés de répartition à priori paramétrés seront utilisés au niveau du champ « répartition »
dans les lignes de la pièce comptable, à condition que cette pièce comptable ait toujours l’état
« provisoire ».

VIII. Répartitions analytiques

CHEMIN : COMPTABILITE => TRAITEMENTS COURANTS => REPARTITIONS ANALYTIQUES

Ce traitement courant permet de lancer le calcul des répartitions analytiques en se basant sur les clés
de répartition à postériori paramétrés.

- Référentiel : Ce champ permet de définir le type de référentiel concerné par le solde de la


répartition analytique.

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- Allocation : sélectionnez la clé de répartition à postériori.

- Site : choisissez le site concerné par la répartition.

- Tous utilisateurs : cochez cette case si vous souhaitez que les données associées à tous les
utilisateurs soient concernées. Sinon, seul l'utilisateur dont le code est renseigné est concerné (à
défaut l'utilisateur courant).

- Période à répartir : choisissez les dates comptables à prendre en compte pour calculer les
montants à répartir.

- Période pour calcul : ce champ est utilisé seulement pour les schémas de répartition utilisant les
types de répartition « calculé Montant » ou « Calculé Quantité ».

- Type de génération : choisissez le type des pièces qui seront générées

▪ Réelle : une pièce réelle est une pièce qui est intégrée directement au niveau des
consultations et des éditions.

▪ Simulation active/inactive : la pièce de simulation est intégrée aux écrans de consultations et


aux éditions si on l’active.

- Etat écritures : précisez l’état des écritures générées, provisoire ou définitif.

- Transaction : mettez STDCO.

- Type de pièce : choisissez le type de pièce où sera comptabilisée la pièce comptable, ça doit être
obligatoirement analytique.

- Journal : choisissez le journal où sera imputée la pièce comptable.

- Libelle écriture.

- Date comptable : date de comptabilisation des écritures.

IX. Interdiction des imputations

CHEMIN : DONNEES DE BASE => TABLES COMPTABLES => CODES INTERDICTION

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Choisissez le couple d’interdiction souhaité : compte/compte, compte/section ou section/section.

Prenons l’exemple d’interdiction section/section :

- Sélectionnez les deux axes sur lesquels vont porter les interdictions : une fois sélectionné, dans la
liste gauche de l’écran apparaissent les sections associés aux axes sélectionnés.

- Dans le tableau « interdiction » champs code, spécifiez les codes d'interdiction paramétrés dans
les tables diverses 321 et 322. Les deux colonnes de gauche correspondent à la première section,
les deux colonnes de droite correspondent à la deuxième section.
Après l'enregistrement, les codes interdiction seront reportés automatiquement dans les
zones « Code interdiction » des fiches des sections concernées.

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X. Saisie des prévisions budgétaires

CHEMIN : COMPTABILITE => BUDGETS => S AISIE BUDGETS

Pour saisir un budget, commencez par choisir la transaction de saisie :

- Par période : la saisie détaillée des budgets permet de saisir, consulter et modifier un budget, établi
pour un compte et une ou plusieurs sections sur une borne de dates. C'est l'approche la plus "fine" : le
budget est établi pour chaque période contenue dans un intervalle de dates.

- Par compte : la gestion des budgets par compte permet de saisir, visualiser et mettre à jour le budget
établi pour un compte pour les bornes de sections définies.

Le code de la transaction dépend du type de saisie (par période, par compte ou par section).

Après la sélection de la transaction, définissez vos critères sur le tableau :

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- Le code du budget.
- La société : par défaut, la société du dossier.
- Version : la version du budget.
- Période début et fin : Indiquer la période sur laquelle la saisie budgétaire va se faire.
- Section début et fin : Indiquez une borne de sections afin de remplir automatiquement les lignes du
tableau de saisie du budget.

Enregistrer vos critères puis commencez à saisir.

XI. Consultation

1. Balance analytique

CHEMIN : COMPTABILITE => CONSULTATION => BALANCE ANALYTIQUE

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Cette fonction permet de consulter et d’imprimer la balance analytique, c’est le seul chemin sur x3
qui permet d’imprimer la balance analytique.

- Société : choisissez la société.

- Référentiel : sélectionnez le référentiel analytique.

- Dates de début et de fin : définissez les périodes de la consultation.

- Budget :sélectionnez le budget souhaité

- Version : sélectionnez la version du budget.

- Colonnes : vous pouvez choisir les critères d’affichage par cette liste de choix :

- Niveaux de totalisation :

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▪ Type : choisissez entre compte et section.

▪ Axe : choisissez l’axe concerné.

▪ Pyramide : c’est un champ non obligatoire. Choisissez la pyramide permettant de demander


une consultation suivant une pyramide de comptes ou sections.

▪ Niveau : renseignez le niveau de définition d'un groupe de comptes ou d'un groupe de


sections. Dans le cas de la consultation du budget d’exploitation, le même niveau du
regroupement paramétré au niveau du budget doit être renseigné dans ce champ.

▪ Début/Fin : Si vous ne renseignez rien au niveau de ce champ, la totalisation portera sur


toutes les sections/comptes.

Une fois que les critères sont sélectionnés, cliquez sur OK.

Vous pouvez consulter les engagements et les pré-engagements en cliquant sur le bouton « actions »

sur la ligne du tableau. ou de les consulter directement par la fonction


engagements (Comptabilité => pièces => engagements).

2. Sections

CHEMIN : COMPTABILITE => CONSULTATION => S ECTIONS

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Renseignez les critères suivants :

▪ Société.

▪ Site.

▪ Axe : l’axe concerné par la consultation.

▪ Section : la section de l’axe renseigné.

▪ Dates .

Après, lancez votre recherche par le bouton « recherche » dans la liste droite de l’écran.

Les boutons Suite et Retour permettent de naviguer entre les différentes pages de données.

Le solde qui apparaît en en-tête est affiché en devise société. Le détail de ce solde par période peut
être consulté directement sur l'onglet "Solde".

Il est alors possible de se positionner avec le curseur sur une ligne, puis de déclencher selon les
cas le zoom correspondant, qui permet de descendre au détail des lignes d’écritures.

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