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Questionnaire du controle interne par procesus

: Processus Achat

 Des délégations d’autorisations d’engagements de dépenses sont elles mises en place au sein de la
société ?
 Des délégations de pouvoirs en place pour engager des dépenses sont-elles mises en place au sein de la
société ?
 Existe-t-il un formulaire spécifique d’autorisation d’engagement de dépenses au sein de la société ?
 Le principe de séparation des tâches est t il respecter ?
 Une procédure d’achat a t elle été mise en place ?
 L’efficacité de la procédure d’engagements et de commandes d’achats est-elle mesurée ?
 L’ensemble des achats au sein de la société est-il centralisé et géré par des employés spécialisés (i. e.
les acheteurs) ?
 Les dépenses sont elles bien suivies ?
 La Direction Générale donne-t-elle son appui au Service Achats ou aux personnes responsables des
achats pour sensibiliser et orienter les employés vers des bonnes pratiques d’achats ?
 Les responsables achats ou employés chargés des achats ont-ils une vision claire et globale des
différents types de dépenses au sein de la société (éléments stockés, non stockés, achats immobilisés,
etc.) ?
 La société a-t-elle défini des objectifs quantifiables pour le service achats ou les employés chargés des
achats ? Ces objectifs sont-ils réalistes ? Les responsables achats ou les employés chargés des achats
sont-ils motivés avec des bonus sur des objectifs à atteindre ?
 Le Département Achats ou les employés chargés des achats ont-ils des outils de suivi performants pour
quantifier la réalisation des objectifs ?

Définition des besoins

Eléments stockés :

 La définition des besoins d’achat est-elle basée sur des informations fiables ?
 La définition des besoins est-elle effectuée avec la participation du Département Planning ou du service
effectuant le planning ?
 La quantité minimum à commander a-t-elle été prise en compte lors de la définition des besoins ?
 Le temps de transport ou lead-time a-t-il été pris en compte lors de la définition des besoins ?
 Le principe de « stock de sécurité » a-t-il été pris en compte lors de la définition des besoins ?
 La définition des besoins a-t-elle été effectuée en s’appuyant sur un cahier des charges clair et
détaillé ?
 Les acheteurs ou employés responsables des achats travaillent-ils en concertation étroite avec les
utilisateurs/ demandeurs tout au long du processus achat ?

Mise en concurrence

 Des mises en concurrence sont-elles effectuées régulièrement pour des achats significatifs (au-delà
d’un certain montant) ?
 Des nouveaux fournisseurs sont-ils régulièrement inclus dans les appels d’offre ?
 En cas d’achats récurrents, des négociations annuelles sont-elles réalisées ?
 Les acheteurs ou employés responsables des achats sont ils suffisamment formés pour réaliser la phase
de négociation avec succès ?
 Les fournisseurs sont-ils évalués a minima annuellement afin d’incorporer le résultat de l’évaluation
lors des futurs appels d’offres ?

Sélection des fournisseurs

 La sélection d’un fournisseur prend-elle en considération les prix et les conditions commerciales
(conditions de paiement) et délai de livraison ?
 La société fait elle une visite annuelle de ses principaux fournisseurs ?
 La sélection d’un fournisseur prend-elle en compte sa santé financière ?
 Le choix d’un fournisseur prend-il en considération le niveau de dépendance du fournisseur avec la
société cliente ?
 Lorsqu’il s’agit de contrats très importants, une clause d’audit aux frais du fournisseur est-elle prévue ?
 Des actions sont-elles prises immédiatement vis-à-vis des fournisseurs défaillants ou mauvaises
prestations ?
 Existe-t-il une liste formalisée de fournisseurs interdits ?

Les bons de commandes

 Le bon de commande est-il émis par le responsable achats ou les employés chargés des achats ?
 Le bon de commande a-t-il un numéro séquentiel ?
 Le bon de commande fait-il mention de la quantité, prix unitaire et valeur ?
 Les bons de commandes sont-ils archivés physiquement et incluent-ils entre autres : bon de
commande, information sur l’appel d’offres, critères pour la sélection du fournisseur, etc. ?
 Une copie du bon de commande est-elle transmise au Service Comptable ? ‘
 Les biens reçus sont-ils systématiquement rapprochés du bon de commande ‘
 La livraison partielle est elle possible ’
 En cas d’écart entre le bon de commande d’achat et la livraison existe-il une procédure spécifique pour
gérer une telle situation ‘
 Les factures sont-elles transmises au Service Comptable dès leur réception ‘
 Un cachet avec la date de réception est-il systématiquement apposé sur la facture après leur réception

 Une facture originale est-elle identifiée comme telle avec la mention « facture originale ou similaire »
dès sa réception ‘
 Les factures de dépenses sont-elles comptabilisées en utilisant systématiquement des comptes de tiers

 La facture originale est-elle systématiquement utilisée lors de l’enregistrement comptable ‘
 Les avances payées aux fournisseurs, le cas échéant, sont-elles suivies et prises en compte par le
Service Comptable (Service Comptabilité Fournisseurs) lors du traitement administratif du paiement de
la facture ‘

Processus Management

Organigramme

 Existe-t-il un organigramme à jour précisant les liens hiérarchiques existants entre chacun des postes ?
 Cet organigramme est-il bien distinct de tout autre organigramme (par
 exemple à vocation plus descriptive « statutaire », ou plus descriptif des
 effectifs)?
 Cet organigramme comporte-t-il une cotation des risques ?
 L’organigramme est-il publié et facilement accessible ?

Délégations de pouvoirs

 Existe-t-il une liste descriptive à jour des activités (et éventuellement des sous activités) ?
 Pour chaque activité ou sous activité sensible existe-t-il un seul et unique responsable qui a le contrôle
sur toutes ces activités et qui a les moyens d’assumer ses responsabilités,
 À chaque poste de l’organigramme hiérarchique correspond-il un document écrit à jour des fonctions
déléguées ?
 Chaque lettre de mission est-elle cosignée contractuellement en deux exemplaires par le donneur
d’ordre et le délégué ?
 Chaque poste de l’organigramme comporte-t-il dans la lettre de mission un énoncé quantitatif à jour
des objectifs annuels ?
 Chaque poste de l’organigramme comporte-t-il dans la lettre de mission la désignation à jour des
conséquences du non respect des objectifs ?

Formation du personnel

 Les besoins de formation ont-ils été recensés avec les intéressés ?


 Existe-t-il un suivi de la satisfaction, en délai et en qualité, des besoins de formation ayant reçu une
réponse favorable ?
 Lors de formation individuelle d’un collaborateur à un nouveau savoir faire, ou une nouvelle
connaissance, organise-t-on à son retour une séance de retransmission pour ses collègues de travail ?
Contrôle

 Chaque hiérarchique connaît-il avec précision la hauteur de risques de chacun de ces actes et de
chacune des activités qu’il a déléguées ?

 En conséquence, le suivi de chacun de ces risques (indicateurs et tableaux de bord spécifiques) est-il
assuré jusqu’au plus haut niveau adéquat avec la hauteur de chacun de ces risques ?
 Chaque hiérarchique, à quel que niveau que ce soit, a-t-il une connaissance technique précise et
complète des procédures de Contrôle Interne ?
 Applique-t-on systématiquement pour toute activité sensible le principe de la séparation des tâches ?
 Existe-t-il une documentation explicite à jour des procédures ?
 La documentation terminologique (glossaires, lexiques, etc.) des termes employés dans le métier
existe-t-elle, est-elle à jour et répond-elle aux besoins des agents ?
 Les questionnaires d’analyse de risques existent-ils ?
 S’assure-t-on de l’adéquation entre les besoins théoriques et l’équipement réel ?
 Dispose-t-on de méthodes appropriées pour analyser et maîtriser les risques localement ?
 Dispose-t-on d’un catalogue complet des grands scénarios de sinistres (en général) transversaux
(incendie des locaux, indisponibilité longue et grave du système d’information, grève longue des
transports publics, etc.) ?

Trésorerie
 Des délégations de pouvoirs spécifiques ont-elles été formalisées pour les personnes impliquées dans
les opérations de trésorerie ?
 Toutes les transactions de trésorerie réalisées sont elles systématiquement recensées et formellement
encadrées par des délégations de pouvoirs ?
 Si la situation nette de trésorerie de la société est en position excédentaire, la trésorerie a-t-elle reçu
des instructions écrites approuvées par la Direction pour l’utilisation de ces excédents ?
 Si la situation nette de trésorerie de la société est en position excédentaire, des règles d’utilisation des
excédents ont elles été définies et formalisées au sein d’une procédure : type d’investissements
autorisés, seuils et limites d’utilisation?

Processus Organisation Comptable et Financière

– La séparation des tâches et fonctions permet elle un contrôle indépendant ?

– Les opérations sont elles correctement approuvées, engagées ?

– Les principes de comptabilisation, de contrôle des opérations et de leurs flux sont ils documentés ?

– Le processus et circuit d’information sont il clairement définit? Les circuits en place permettent ils
une centralisation rapide des données vers la comptabilité et une homogénéisation des traitements
comptables ?

– Existe-t-il des contrôles de la mise en œuvre des circuits d’informations existants ?

– Existe-t-il un calendrier de clôture des opérations comptables ?

– Les différents acteurs de l’arrêté des comptes sont ils identifiés ?

– La direction comptable dispose t elle d’une autorité lui permettant de faire valoir la règle
comptable ?

– Existe-t-il des procédures permettant de s’assurer de l’effectivité des contrôles en place, de tracer
les différents écarts par rapport à la norme et les actions correctrice à mettre en place ?

– L’effectif de la fonction comptable est il suffisant et adapté à la complexité des opérations ?

Processus Ressources humaines

– Existe-t-il des organigrammes formalisés au sein de la société ?

– Sont-ils régulièrement mis à jour et diffusés à l’ensemble du personnel ?


– Avant d’initier le processus de recrutement, les demandes de recrutement font-elles l’objet d’un
format d’approbation spécifique ?

– Les directions Ressources Humaines, Finance et Opérations sont elles impliquées dans le processus
de validation des demandes de recrutement ?

– Les parties variables de la paie sont-elles systématiquement intégrées lors de la préparation de la


paie ?

– L’état récapitulatif de la paie est-il édité une seule fois ?

– La procédure de comptabilisation de la paie est-elle formalisée ?

– Des contrôles sont-ils régulièrement réalisés sur les saisies comptables automatiquement générées
par le système de paie ?

– Les virements bancaires relatifs à la paie des employés sont-ils réalisés par la Direction des
Ressources Humaines ?

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