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Ecole supérieure de Commerce d’Alger

Présentation
d’Access 2007

Fenineche Khadidja
2013
Rappel sur les notions de bases de
données
• Une base de données est: Ensemble de données
structurées cohérentes pouvant être interrogées
pour répondre à un besoin donné de l’utilisateur final.

• Une base de données relationnelle lie plusieurs tables


à l’aide de champs spécifiques afin d’éviter la répétition
dans l’introduction des données, d’éviter les erreurs en
cas d’un changement d’une donnée, de réduire la taille
de la BDD.
Exemple de base de données
relationnelle Wilaya
Etudiant Cod- Nom-Wil
Matricule Nom Prenom Moybac Wilnais wil

1001902 HADJ NACER AHMED 10.50 01 01 Adrar

1006297 BOKRITA AHMED KHALIL 11.00 15 02 Chlef


3005791 TEMMOURI ASMA 12.50 02
03 Laghoaut
1011242 ZAHAF EL ABBAS 11.00 15
2055120 KHEDDA LIES 10.02 16 … …
3005321 AGHDOUD OUM EL KHEIR 11.50 06 … ….
Les champs qui relient les deux tables etudiant et wilaya sont: wilnais et cod-
wil. On ne met pas le nom de la wilaya dans la première table pour éviter les 16 Alger
erreurs d’écriture des noms de wilayas lors de la saisie par exemple, une erreur
de saisie –> erreur dans les résultats des requêtes. … …
Lors d’un changement d’un nom de wilaya, on ne change que dans la table
wilaya et non pas dans toutes les occurrences de celles-ci dans la table 48 Ghelizane
etudiant. En plus, la taille de la BDD est optimisée.
Etapes de conception d’une BDD
relationnelle
• MCD: Modèle conceptuel de données

Etudiant Wilaya
--------------- Est ---------------
Matricule né Cod-wil
Nom 1,1 0,n Nom-wil
Prenom
Moybac

• MLD: Modèle logique de données


Etudiant(matricule, nom, prenom, maybac, #cod-wil)
Wilaya(cod-wil, nom-wil)
• MPD: Modèle Physique de Données : tables implémentées en utilisant un
SGBD. A ce stade, on peut interroger la BDD à l’aide de langages tels SQL
Structured Query Language).
Définition d’un SGBD
• Un SGBD (Système de gestion de base de données)
est une application informatique qui permet
l’implémentation d’une BDD et l’accès facile à cette
dernière, sa mise à jour, la génération des états de
sortie à partir de la BDD, la sauvegarde des données,
le contrôle de l’intégrité des données, l’interrogation
de la BDD à travers des requêtes, sa sécurisation,…

•Exemples de SGBD: Oracle, mySQL, SQL server,


Paradox, Sybase, PosgresSQL, Interbase, FoxPro, DB2,
Informix, Ingress, Access, …
Access 2007?
• Intégré dans la suite Microsoft Office ( Word,
Excel, PowerPoint, Publisher, Access).
• C’est un SGBDR (pour les BDD relationnelles)
• Prise en main facile.
• Il a comme objets:
– tables,
– formulaires,
– états,
– requêtes,
– relations,
– macros
– et modules.
C’est quoi une table?
• Composante de la base de donnée (exemple
table étudiant), elle possède une structure et des
données de même nature (concernant une entité
donnée).
• Dans une table, les colonnes sont appelées
champs (de type différents) et les lignes des
enregistrements (contiennent les données).
• Chaque table possède un champ qui est désigné
comme clé primaire pour identifier les
enregistrements de manière unique (exemple
matricule d’un étudiant).
C’est quoi un formulaire?
• Un masque de saisie personnalisé pour introduire les
données dans la table (si l’on ne souhaite pas les
introduire en mode feuille de données). (image : self-access.com)
C’est quoi un état?
• C’est une sortie personnalisée d’une table ou d’une requête permet
de mieux présenter les informations que l’on souhaite consulter.
C’est quoi une requête?
• Elle Permet de sélectionner des données d’une ou plusieurs tables
de la BDD afin d’extraire les informations dont on a besoin.
• Le langage SQL est un langage de commandes qui facilite
l’interrogation des BDD (en plus de sa création, suppression, m-a-j).
• Exemple: donner la liste des étudiants qui ont la moyenne du bac
supérieure à 12:
Select * from etudiant
Where moybac > 12 ;
• Résultat:

Matricule Nom Prenom Moybac Wilnais


3005791 TEMMOURI ASMA 12.50 06
C’est quoi une relation?
Une relation permet d’établir le lien entre deux tables (clé
primaire, clé étrangère).
C’est quoi une macro, un module?
• Une macro permet d’exécuter plusieurs tâches sous Access lors de son lancement.
Elle évite la répétition de certaines actions qu’on fait souvent de manière
répétitive.
• Un module est un ensemble de procédures et de fonctions écrites en Visual Basic
(langage de programmation) pour automatiser certaines tâches ou répondre à
certaines exigences de calcul ou de programmation complexes.
Créer une nouvelle base de donnée
1 - Dans le bouton
office, cliquez sur
Nouveau (ou
cliquez sur base de
données vide si
l’icône appraît)

2- Puis, Donnez ici


le nom de votre
BDD (extension
accdb)

3 - Spécifier un
chemin pour la
sauvegarde de
la BDD et
cliquez sur
créer
Barre d’outil d’accès rapide
Le Ruban ensemble d’
onglets: Accueil, Créer,
Données externes et
Outils de base de
données.

Le volet de navigation: Liste tous


les objets utilisés: tables,
formulaires, états, requêtes, …
permet un accès rapide à ces Barre d’état: informations
derniers d’état et bouton de
changement d’affichage
Création de la structure de la table
1- Cliquez sur Accueil
2- Cliquez sur Affichage

3- Choisir le mode
création
3- Pour définir une clé
primaire cliquez
1- Introduire pour chaque champ: son
bouton droit de la
nom, son type et éventuellement une
souris sur le champ
description
concerné puis sur clé
primaire (ou onglet
création: clé primaire)
2-Pour chaque 4- Une fois terminé,
champ, vous pouvez enregistrer la table en
spécifier des lui donnant un nom à
propriétés (selon le l’aide de la barre
type de champ d’accès rapide ou
choisi) Ctrl+s
Types de données pour un champ
• Texte : Alphanumérique (nom, adresse, …). Taille < 255 caractères.
• Mémo : Texte long (on peut utiliser la mise en forme) . Taille < 65535. Utilisé
pour la description d’un produit, résumé d’un livre, …
• Numérique: ne contient que des chiffres.
• Monétaire : utilisé pour les prix, l’aspect monétaire en général.
• Date/Heure
• Oui/Non : Valeurs booléennes. Exemple, patient est-il assuré ou non?
• Pièce jointe : tout type de fichiers exemple photos.
• NuméroAuto: Nombre qui s’incrémente automatiquement à chaque création
d’un nouvel enregistrement (exemple numéro du patient dans un cabinet
médical).
• Lien hypertexte: e-mail, adresse d’un site ou page web.
• Assistant liste de choix: pour pouvoir choisir une valeur dans une liste.
• Objet OLE: Objet de Windows (document word, graphique).
Propriétés des champs
• Taille de champ: Nombre de caractère max d’un champ
(texte), nombre d’octets (numérique: octet, entier, entier
long, …). 1, 2, 4, 8, 12 ou 16 octets.
• Format: a la priorité sur le masque de saisie.
– Pour le numérique, monétaire, date/heure, oui/non (formats
prédéfinis: choisir dans une liste). Exemple: # ##0,00 (si on entre
2541,2595 il sera formaté en: 2 541,26)
– Pour le texte et mémo: format personnalisé, > majuscule, <
Minuscule.
• Légende: c’est le nom du champ qui apparaîtra dans les
formulaires et les états. Exemple: on nomme moybac : «
Moyenne du bac » dans la propriété légende.

• Décimal: pour les formats « numérique » et « monétaire »:


Liste nombre de décimales pour un champ sélectionné.
Propriétés des champs (suite)
• Masque de saisie: (Tapez sur F1 pour avoir la
liste des symboles pour le masque de saisie).
Symbole Utilisation
Exemples:
> Ou < Majuscule ou Minuscule
LLLL: introduire 4 lettres
L Lettre obligatoire obligatoires: vous, lien,..
? Lettre facultative LL??: ab, abc, abcd, …
L00: a21, v38, f20
0 Chiffre obligatoire L090: b2 1, b333, h2 2,…
9 Chiffre facultatif ###: +12, -15, , 454,
# Chiffre ou espace (entrée facultative, signes AAAAA: fetdg, f4ers,yut8r
plus et moins acceptés) >LLLL???: BONJOUR,
BONS, SANG, …
A Lettre ou chiffre obligatoire >L<LL: Bon, Ton, Mon, ..
a Lettre ou chiffre facultatif
& Caractère quelconque ou espace obligatoire
c Caractère quelconque ou espace facultatif
Propriétés des champs (suite)
• Valeur par défaut: Valeur que prend le champ même
s’il n’est pas saisi.
• Nouvelles valeurs: incrément, aléatoire
• Valide si: condition d’acceptation de l’entrée (exemple
si moybac > =0 et moybac <=20)
• Message si erreur: si « valide si » a échoué.
• Null interdit: Le champ ne doit pas être vide.
• Chaîne vide: Pour le texte et mémo, elle peut être
utilisée quand « null interdit » est activée. Dans ce cas,
il faut saisir « espace » avec le clavier dans le champ.
Propriétés des champs (suite)
• Index: sans doublon ou avec doublon. La clé primaire
est obligatoirement indexée sans doublons.
• Compression Unicode: compression et décompression
des données pour gain d’espace.
• Balises actives: permet d’envoyer un message ou ouvrir
un contact à partir de la feuille de données, un
formulaire ou une requête.
• Format du texte: Texte enrichi (HTML, mise en forme)
ou texte brut.
• Aligner le texte: général (texte à gauche, chiffres et
dates à droite). Gauche: tout à gauche, droite : tout à
droite, …. Distribué: réparti dans la longueur du
contrôle.
Saisie des données

Mode feuille de
données pour
saisir les données
Saisie des données

Touche droite de la souris pour ajouter


nouveau champs à n’importe quelle
position, ou supprimer un champ, couper,
copier, coller,…

Remarque:
• Si on veut supprimer le contenu du champ saisi appuyez sur « ECHAP ».
•Si on veut supprimer l’enregistrement en cours de saisie appuyer sur
« ECHAP » (deux fois) .
Trier les enregistrements
• Dans le menu accueil, appuyer sur:
A Z
Z A
Création d’un formulaire
Création d’un formulaire à l’aide de l’assistant:
- Cliquez sur l’onglet « créer »
- Dans la partie formulaire, sélectionner « autres formulaires »
- Cliquez sur assistant Formulaire
Création d’un formulaire (suite)

1- Sélectionner la table
pour laquelle sous
souhaitez créer un
formulaire

2- Cliquez ici pour rajouter les champs à


mettre dans le formulaire

3- Cliquez
sur suivant
Création de formulaire (suite)
1- Choisir colonne simple
puis cliquez sur suivant

2- Choisir par la suite


la mise en forme «
office » par exemple
Création de formulaire (suite)
Création de formulaire (suite)

Saisir ou modifier les


données ici

Le nouveau
formulaire apparaît
dans le volet de
navigation

Utiliser les boutons pour passer d’un


enregistrement à un autre
Création de formulaire (suite)
2- avec l’onglet « création »
tous les outils sont disponibles
pour modifier le formulaire
1- Avec le mode création, vous pouvez changer
l’apparence de votre formulaire (basculer entre mode
création et mode formulaire pour voir les modifications
Création d’état
Onglet créer puis on peut
créer un état simple avec
tous les champs ici

Ou utiliser l’assistant pour


mieux personnaliser votre
état
Création d’état
Avec l’assistant, vous
pouvez choisir à partir de
quelle table ou requête,
vous produisez votre état

Choisir les champs que


vous voulez montrer dans
l’état de sortie
Création d’état
Choisir un champ si vous
voulez faire un
groupement par exemple
série du bac
Création d’état
Trier les données par
exemple par nom
(croissant) par moyenne du
bac (décroissant)
Création d’état
Choisir la disposition qui vous plait
(tabulaire par défaut) et l’orientation sur
le papier (paysage si vous avez
beaucoup de colonnes)
Création d’état
• Choisir dans la fenêtre qui suit la forme de
votre état (office par défaut). (cliquez suivant)
• Nommez votre état et voir un aperçu de votre
état (laissez le bouton tel qu’il est devant
l’aperçu)
• Cliquez sur terminer.
• Une fois affiché, observez ce que vous voulez
changer et cliquer en haut à droite sur «
fermer l’aperçu »
Création d’état
En mode création, vous pouvez modifier
votre état comme vous le souhaitez en
cliquant sur les objets, et modifiant leur
taille, disposition, titre de l’état, couleur,
quadrillage, pied de page, …

Affichage: mode création


Création d’état
Exemple de résultat:
affichage: mode état