Procedimiento: Calificación de proveedores

Referencia: P-860-0002
Título: Calificación del Proveedores
Revisión: 9
Departamento/Área: 860-Gestion logística
Fecha de Elaboración: 22/07/2019
Estado: Vigente
Nº Total de Páginas: 8

Datos de la Edición anterior:

Título: Calificación del Proveedores
Referencia: P-860-0002.
Revisión: 8

ÍNDICE
1.- Objetivo
2.- Alcance
3.- Referencias
4.- Definiciones
5.- Responsables
6.- Descripción
7.- Control de versiones
8.- Anexos

MODIFICACIONES REALIZADAS SOBRE LA VERSIÓN ANTERIOR

APARTADO CAUSA DE LA REVISIÓN

AFECTADO
N.A. N.A.
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1.- OBJETIVO

Contar con un procedimiento documentado que permita establecer las actividades para
desarrollar el proceso de calificación de proveedores; que incluye las etapas de selección,
evaluación y re-evaluación de proveedores; y se realiza considerando la capacidad del
proveedor para suministrar productos o servicios de acuerdo con los requisitos de la
organización.

2.- ALCANCE

A todos los proveedores que proporcionan productos o servicios que tienen un impacto
sobre la prestación del servicio que brinda Grupo Eulen del Perú a sus clientes incluyendo
aquellos que puedan afectar la gestión de calidad, ambiental y la seguridad y salud en el
trabajo, así como el control y seguridad de las operaciones de la organización en sus
clientes relacionados con la cadena de suministro del comercio internacional.

3.- REFERENCIAS

a. Norma ISO 9001:2015 8.4. Control de los Productos y Servicios Suministrados

b. Norma ISO 14001:2014 4.1. Comprensión de las necesidades y expectativas
de las partes interesadas, 8.1. Planificación y Control Operacional.
c. Norma ISO 45001:2018 Clausula 8.1.4 Compras
d. Norma BASC V5 4.2. Partes Interesadas
e. Procedimiento de Compras (P-860-0001).
f. N-0001-820 Política de Contratación del Grupo Eulen del Perú

4.- DEFINICIONES

a. Proveedor

Organización o persona natural que proporciona un producto o servicios, de

acuerdo a lo requerido por Grupo EULEN del Perú. Los productos o servicios
que se adquieren se encuentran establecidos en el Anexo A del procedimiento
de Compras (P-860-0001).

b. Proveedor Crítico

Es aquel proveedor que provee productos críticos y que cumple con el proceso de
calificación de proveedores el cual incluye las etapas de selección, evaluación y re-
evaluación de proveedores. Estos proveedores abarcan un volumen significativo de
las compras totales y son analizados mensualmente. Asi también Se les considera a
los proveedores que suministran bienes y servicios, que tiene un impacto en la
gestión del Grupo EULEN con sus clientes.
(a) Estos tipos de servicios y bienes se incluyen en el listado de bien y
servicios críticos.
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c. Abreviaturas

Director Económico
DEF Jefe de Compras JC Usuario USU
Financiero
Asistente de
No Aplica N.A. AC
Compras

5.- RESPONSABLES

a. El Director Económico Financiero debe velar por el cumplimiento del presente

procedimiento.

b. EL Jefe de Compras debe velar por el cumplimiento del presente

procedimiento.

c. El Asistente de Compras es el responsable realizar la selección, evaluación y

re-evaluación de los proveedores, así como mantener actualización del
Formulario de proveedores.

d. Los usuarios de productos y servicios deben colaborar con la evaluación y re-

evaluación de los proveedores.

6.- DESCRIPCIÓN

Nº Resp Descripción Formulario

01 AC Contacto con Proveedor Carta
- Los proveedores se pueden identificar cuando: Proveedores
 El proveedor solicita su inclusión en nuestra base de
datos. Carta
 El Grupo EULEN del Perú tienen un requerimiento de Proveedores
compra y hace una búsqueda en el mercado, luego EULEN
procede a invitar al proveedor para participar en el SEGURIDAD
proceso de selección.
 Cuando los usuarios de productos o servicios pueden
solicitar al área de Compras se inicie la etapa de
selección de un proveedor, informando sus datos para
inicio de etapa.
- Solicitar información al proveedor mediante carta (Ver
Modelo de Carta de Presentación).
-
02 AC Selección del Proveedor Selección y
- Una vez que se cuente con los documentos o información Calificación de
del proveedor se procede a calificar los criterios Proveedor
establecidos para la selección del proveedor en el formato
“Selección y Calificación de Proveedor” Documentos del
- SI el proveedor resulta apto continúa con la siguiente Proveedor
actividad.
03 AC Evaluación del Proveedor Selección y
Una vez que se cuente con los documentos o información Calificación de
del proveedor se procede verificar o validar la información, Proveedor
que se encuentra descrita en el anexo N° 1, Requisitos de
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Nº Resp Descripción Formulario

Homologación de proveedores. Documentos del
(*) Si es aplicable, de acuerdo al tipo de proveedor1, Proveedor
consultar si éste se encuentra en la Lista Clinton a través
de la web BASC. De encontrarse se da por terminado el Informe de
proceso de selección Visita al
- Adicionalmente el asistente de compras debe : Proveedor

 Verificar las referencias comerciales, Acuerdo de

comunicándose con los representantes de los Seguridad
clientes del proveedor y solicitando información con
relación al desempeño del proveedor, en lo
relacionado a:

o Capacidad de atención (Entrega y respuesta

oportuna como: consultas, cotizaciones,
quejas o reclamos)
o Capacidad de cumplimiento con los
requisitos contractuales de los productos y/o
servicios
o Garantía de los productos y/o servicios
 Verifica la Calidad de Producto/Servicio.- Para ello
debe coordinar con el usuario su apreciación con
respecto a los las características requeridas para
producto/servicio (Ejemplo: Muestras, Información o
Especificaciones técnicas, MSDS - Hojas de
seguridad de producto, Competencia del personal
certificada, , otros según sea el caso)
 Verificar el cumplimiento con la Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo, Gestión Ambiental
y la Gestión de Control y Seguridad (BASC).
- Sólo para el caso de Proveedores Críticos aplicados a
BASC, se realiza una visita a sus instalaciones, debiendo
realizar las verificaciones requeridas en el formato
Informe de Visita al Proveedor, así como obtener copia de
su certificado BASC u otro programa administrado por
una autoridad aduanera nacional o internacional, de lo
contrario si a la fecha no se cuenta, el Acuerdo de
Seguridad debidamente firmado.
- Finalmente califica cada criterio acorde a lo establecido el
Formulario Selección y Calificación de Proveedor

- En el caso de ser solicitado por el Gerente o Director del

área, se procederá a realizar la homologación simplificada
, lo cual consiste en que el proveedor sólo deberá incluir
04 puntos y esto es definido para proveedores que no son
recurrentes y que solo serán utilizados para servicios
esporádicos. La aprobación e ingreso en el sistema será
aprobado por el Gerente o Director del área y validado
por el área de compras; esto último en caso exista alguna
observación importante con respecto a su situación. De

1 Aplicable para proveedores dentro del alcance del SIG (BASC), que prestan servicios en las instalaciones o CDS del Grupo
EULEN, y/o aquellos que de una u otra manera pueda afectar la seguridad de las operaciones, instalaciones e información de
la organización.
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Nº Resp Descripción Formulario

igual manera deberá pasar revisión por parte del área del
sistema de gestión. Los requisitos son estipulados en el
anexo N°1 : Requisitos de Homologación de proveedores
04 AC ¿Proveedor calificado como apto? N.A.
- Sí: va a la actividad 04.
- No: Fin.
Si fuera el caso, que el proveedor es el único en el mercado
que ofrece los productos requeridos por el Grupo EULEN
del Perú, se debe solicitar al DEF la autorización para
continuar con las etapas de calificación, sin dejar de
comunicar al proveedor sus falencias, para que tome
acción.
05 AC Formulario del Proveedor Formulario de
- Se debe ingresar al proveedor en el Formulario de Proveedores
Proveedores Calificados, donde registra sus datos e
información de calificación.
06 AC Re-evaluación del Proveedor Re-evaluación
USU - Se realiza anualmente una re-evaluación a los del Proveedor
proveedores críticos. En esta reevaluación el AC
conjuntamente con el USU, revisa los Formularios de Informe de
conformidad en las “ORDENES DE COMPRA” y Auditoria
“REPORTE DE INCIDENCIAS” y con la finalidad de
controlar y verificar que los proveedores se encuentren en Acuerdo de
la capacidad de satisfacer los requisitos de la Seguridad
organización a futuro.
- Se califica los criterios de re-evaluación considerados en
el Formulario Re-evaluación del Proveedor y se tomará
acciones acordes a los resultados.
- Para los proveedores no críticos, la frecuencia de
evaluación será cada 2 años
- Para los proveedores críticos aplicados a BASC, se
realizará una auditoria de segunda parte a fin de evaluar
la conformidad de los requisitos establecidos para los
asociados de negocios en BASC, a fin de realizar la
renovación del acuerdo de seguridad

08 AC Requisitos para vetar a un proveedor

Según el desempeño del proveedor en el desarrollo de su

servicio, se puede determinar su retiro de la base de datos
por las siguientes causales:_

- Presentar incumplimiento en los requisitos de

homologación del proveedor.
- Tener 02 o más incumplimientos con referencia al
servicio contratado.
- Falta grave con referente al desempeño en temas
de Seguridad y Salud y Medio Ambiente, los cuales
identifiquen un riesgo alto a la salud y seguridad de sus
trabajadores, de EULEN y del mismo cliente.

El Jefe de compras o Gerente de Producto podrán solicitar

su retiro del sistema y esta solicitud será aprobada por el
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Nº Resp Descripción Formulario

Director Económico Financiero.

Posterior a eso, ningún área de la organización podrá:

- Generar algún tipo de compras, incluyendo caja

chica.
- Retiro del sistema de Proveedores
- Bloqueo de pagos (en caso de existir algún
pendiente).
- Comunicación formal por parte de compras a los
Gerentes y Directores de todas las áreas de la
organización
- Incluir en la lista de proveedores vetados (colgado
en carpeta compartida).

7.- CONTROL DE VERSIONES

Ver Est. Fecha Parte Afectada

02 I/S 12-03-12 - Se cambió en más del 60% de páginas”.
03 I/S 13-11-12 - (S) Se suprimió del punto (6)(b)(01) del guión 2 lo siguiente:
- “
 Referencia de clientes (3)
 Información de productos (Presentación, Catálogos, Lista de
Precios, Especificaciones Técnicas, Muestras, Hojas de
Seguridad, Competencia y EPP´s de personal).
 Otros, según aplique.”
- (S) Se suprimió del punto (6)(b)(04) de la columna “Evaluación”, en
la fila de “Referencia comercial”, la frase: “Verificar las referencias
comerciales, comunicándose con los representantes de los clientes
y solicitando información con relación al desempeño del proveedor”.
- (I) Se incluyó del punto (6)(b)(04) de la columna “Evaluación”, en la
fila de “Referencia comercial”, la frase: “Verificar la Ficha RUC para
comprobar si el cliente se encuentra activo”.
04 I/S 27-11-12 - Se cambió en más del 60% de páginas”.
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Ver Est. Fecha Parte Afectada

05 I/S 28-01-13 - -(I) Se incluyo en el párrafo (6)(5) los tres primeros guiones
- “
- El Proveedor aprobado es apto cuando obtiene un puntaje mayor o
igual a 50. Para esto :
- Si es Sí: va a la actividad 06.
- Si es No: Fin”
06 I/S 20-03-13 - (S) Se suprimió en el párrafo (6)(7) primer guión “…un seguimiento
semestral de los proveedores críticos a los que se han contratado o
utilizado, donde…”
- (I) Se incluyó en el párrafo (6)(7) primer guión “…una evaluación al
mes del desempeño de todos los proveedores nuevos. En el cual
…”
- (I) Se incluyó en el párrafo (6)(7) tercer guión y segunda fila “…se le
comunica las deficiencias al proveedor y se le realiza una
reevaluación a los 3 meses, contados desde la última vez que fue
reevaluado.”
- (S) Se suprimió del párrafo (6)(7) el cuarto guión Actualizar el
Formulario de Proveedores.”
- (I) Se incluyó en el párrafo (6)(7) cuarto guión
- “Evaluación de los proveedores críticos (Cada mes):
- La evaluación de estos proveedores estratégicos será realizada con
el formato de Evaluación de proveedores críticos por ser de vital
importancia para la empresa. De igual forma serán evaluados
normalmente como los otros proveedores.”
07 I 18-12-13 - En (4)(b) ingresa
“Los proveedores críticos se seleccionarán respetando los dos
criterios siguientes:
 Los proveedores que alcancen determinado volumen de
compras superior al 35% del total anual de nuestras compras.
 Proveedores que por motivos estratégicos sean designados por
el comité de gestión.”
07 I/S 18-12-13 - En (6)(7) se suprime
- …. al mes… En la cual
- En (6)(7) ingresa
- …anualmente … proveedores. En esta reevaluación
08 I/S 29-12-14 - Se cambió en más del 60% de páginas”.
09 I/S 22-07-19 - Se cambió en más del 60% de páginas”.
Incluir (I), Suprimir (S)
8.- ANEXOS

Anexo N° 1, Requisitos de Homologación de proveedores

HOMOLOGACIÓN
REQUISITO ESTÁNDAR SIMPLIFICADA OBSERVACIÓN

Ficha de proveedor x x

Ficha RUC x x Debe considerarse proveedor con mínimo un año de activo en la SUNAT.

Debe considerarse apto, solo en el caso de tener mínimo los último 03 meses en
Reporte Sentinel x x
calificación positiva o neutral.
Certificados de Calidad y/o Cartas de
x Se debe presentar un mínimo de 3 cartas
Recomendación
Carta de Compromiso en materia de
x
Calidad, SST y MA.

Licencia de funcionamiento x

DNI Representantes x Debe considerarse los mismos representantes descritos en la ficha RUC

Carta de compromisos x Firmada por el representante legal de la empresa.

SCTR Personal x Será revisado por el área SIG.

Matriz IPER / IAAS x Será revisado por el área SIG.

Procedimientos de trabajo x Será revisado por el área SIG.

Acuerdo de Seguridad (*) x x