30 outils

PO UR R É U S S IR LA

transformation
numérique
DE SES

événements
02

3
Introduction

5
La transformation numérique
de la collaboration

9
La transformation numérique de
l’attendee experience

12
Avant l’événement

14
Pendant l’événement

16
Après l’événement

18
Conclusion
Introduction
04
L
’arrivée d’Internet puis sa
démocratisation avec l’ADSL
au début des années 2000 a
bouleversé tous les secteurs d’activités.
Qu’il s’agisse de l’approche des métiers
ou de l’utilisation de nouveaux outils,
il est impensable de passer à côté des
évolutions technologiques numériques.
De révolutionnaires, elles sont devenues
la norme pour faire entrer notre quotidien
dans une nouvelle dimension.
Messagerie électronique, WiFi,
smartphones, travail collaboratif,
réseaux sociaux… On ne compte plus
les innovations ayant bousculé notre
manière de communiquer et de travailler.
L’événementiel n’échappe certainement
pas à la règle. Qu’il s’agisse de faire vivre
de nouvelles expériences aux invités ou
de moderniser les processus de création,
les évolutions sont nombreuses. À tel
point que l’on parle depuis quelques
années de transformation numérique
des événements.
Si le terme est à la mode, encore faut-il
savoir ce qu’il se cache derrière. D’une
manière générale, la transformation
numérique désigne un processus global
de modernisation des services et
activités d’une entreprise. En bref, il
s’agit tout simplement d’intégrer de
nouvelles technologies numériques à
chaque niveau  : messagerie instantanée,
utilisation intelligente de la donnée,
applications en cloud etc.
Si ces nouveautés se retrouvent en
événementiel principalement au niveau
de l’équipe organisatrice, d’autres ont
profondément changé la manière dont
un événement peut être appréhendé.
Dématérialisation des billets, sites
Internet dédiés, emails personnalisés,
interactions avec les intervenants en
direct, enquêtes de satisfaction… Bref,
cette transformation numérique se
retrouve à tous les stades du processus
événementiel.
Intégrer cette transformation à un
événement, c’est non seulement faciliter
l’organisation pour votre équipe mais
aussi faire vivre une expérience unique
et personnalisée à tous vos invités.
Cependant, si sur le papier, l’idée
de se lancer dans ce processus de
modernisation est séduisante, encore
faut-il en connaître les tenants et les
aboutissants afin d’éviter un changement
trop brutal qui ne sera pas maîtrisé.
C’est pour cela que nous avons créé
ce guide. À la fin, vous serez au fait de
toutes les techniques à employer pour
vous transformer étape par étape et
garantir une expérience unique à vos
invités tout en facilitant le processus
de création pour vos équipes.
Bonne lecture !
L A T R A N S F O R M AT I O N
NUMÉRIQUE DE LA

collaboration
06

On ne va pas se mentir, le travail en équipe n’a rien de nouveau,

depuis que l’Homme a compris que chasser un mammouth à 15
était franchement plus efficace que tout seul.

G
lobalement, c’est une notion
largement intégrée dans les
entreprises. En revanche, la
différence se fait au niveau des efforts
produits pour rendre cette collaboration
efficace et fluide. En événementiel, le
temps est un facteur déterminant dans Mieux travailler

la réussite de votre stratégie. Avec ces
nouvelles technologies, apprenez où
gagner en efficacité et productivité et
donnez les moyens à vos équipes de
réussir.
Mieux communiquer
P
arlons justement des solutions
cloud comme Gdrive ou Dropbox.
Elles permettent à l’ensemble
d’une organisation de bénéficier d’un
espace partagé pour collaborer à
plusieurs en temps réel sur différents
documents. Traitement de texte, tableur,
présentation… aucun outil bureautique
n’est oublié ! Ajouter des commentaires,

L
a base d’un projet réussi (et donc des suggestions ou modifier directement
d’un événement parfaitement un fichier devient un jeu d’enfant
exécuté) réside dans la permettant à tout le monde gagner du
communication. Si la multiplication temps pour se concentrer sur des tâches
des emails vous donne de l’urticaire, il à plus forte valeur ajoutée que l’envoi de
serait peut être temps de passer à une mails et de différentes versions. Finis les
messagerie instantanée. Slack ou encore fichiers excel budget_VDEF_V18 et tous
Google Hangouts vous permettront les mails qui vont avec.
d’accélérer vos communications et
de créer des groupes de destinataires
facilement. L’avantage de ces deux
solutions réside également dans le fait
de pouvoir réaliser des connexions avec
de nombreux outils afin de travailler à
plusieurs directement en cloud.

Mieux se rencontrer
Q
ui ne s’est jamais retrouvé dans
une réunion interminable où
l’on n’est rien de plus qu’un
spectateur ? Pour dynamiser cette
expérience, Eventdrive offre un panel de
fonctionnalités à la croisée des chemins
entre agenda, messagerie, partage de
documents, interactions et même gestion
de projets. Un moyen pour chacun
d’aller droit au but, de devenir acteur des
réunions pour une cohésion renforcée et
une efficacité démultipliée.
Mieux se coordonner
‘‘O
en est où sur le
rétroplanning ?” “Je ne
sais pas, c’est pas Yoda
qui s’en occupe ?” “Ah non, c’est Leïa je
crois.” Vous voyez où l’on veut en venir ?
Le genre de tracas qui fait perdre un
temps monstrueux parce que l’on ne sait
plus qui fait quoi, où, à quel moment et
où en est la personne. Les solutions de
gestion de projets sont là pour ça. Trello,
Asana, Basecamp, elles sont légion.
Visualisez en un coup d’oeil qui gère
telle tâche et l’état d’avancement. Non
seulement vous gagnez en productivité
mais vous diminuez aussi le risque
d’erreur et de retard en permettant
à chaque membre d’avoir une vision
d’ensemble du projet.
Mieux gérer
l’administratif
D
ocuments budgétaires,
factures, bons de commande…
Nombreux sont les fichiers
administratifs nécessaires à la préparation
d’un événement. Avec chacun d’eux
vient son lot d’étapes chronophages.
Création, distribution (email voire
courrier), réception, vérification, validation
etc. Chacun de ces moments de vie
du document est l’occasion de voir
apparaître quelques inconvénients : perte
de traçabilité, erreurs, statut inconnu.
Pour remédier à cela, mettez en place
un circuit de validation électronique
vous permettant non seulement de
dématérialiser vos papiers mais aussi
d’en assurer le meilleur suivi possible. En
cas d’erreur, d’incohérence ou d’oubli, le
système enverra des alertes pour limiter
le risque d’erreur à son minimum.
Mieux s’y retrouver
S
i l’on agrège tous ces points, ils
vont recouper une des grandes
tendances de la transformation
numérique des événements : la
centralisation de la donnée. Que met-on
derrière ce terme ? L’idée générale est
de récupérer le maximum de données
de tous vos canaux pour les regrouper
et les classer au sein d’une architecture
unique, accessible à tous. L’enjeu derrière
n’est autre que votre ROI. Plus vous en
savez sur vos cibles, plus vous pouvez
exploiter intelligemment cette donnée afin
d’offrir les réponses les plus précises et
personnelles à votre audience.
08
L A T R A N S F O R M AT I O N
NUMÉRIQUE DE

l’attendee
experience
10

Vous avez certainement déjà entendu parler de l’UX pour User

Experience. Cette notion basée sur la qualité de l’expérience
vécue par un utilisateur peut tout à fait se transposer au monde
événementiel. À ce moment-là, nous allons donc parler d’AX
pour Attendee Experience, soit l’expérience que vous allez offrir
à vos invités.

L
es nouveaux outils numériques
sont au coeur de cette notion et
c’est l’un des principaux défis
des event planners aujourd’hui. Il s’agit
de maximiser l’expérience de vos invités
tout au long de leur parcours : invitation,
inscription, déroulé, enquête
de satisfaction etc.
designer. Dans les faits, cela se traduit
par la réflexion de tout votre parcours
invité pour créer une expérience
unique et mémorable pour chacun de
vos participants. Et pour parvenir à
cela, vous avez à votre disposition de
nombreux outils.

Cartographiez
En quoi l’AX est votre expérience
importante ?

N
’oubliez jamais que vos invités
vont passer par plusieurs
étapes engageantes avec votre
événement. Il va donc falloir optimiser
cette expérience avant même l’inscription
et surtout une fois votre manifestation
terminée. On pourrait définir l’AX comme
l’ensemble des rencontres, réponses,
interactions d’un participant avant,
pendant et après un événement.
En tant qu’event planner, vous allez
donc découvrir votre nouveau poste : AX
Il faut d’abord commencer par
cartographier votre expérience. L’idée
ici est de décomposer chaque étape du
parcours invité, du début à la fin du suivi.
L’erreur à ne pas commettre serait de
débuter la segmentation à ce moment-là.
Vous pourrez la faire intervenir plus tard, le
concept étant pour le moment d’identifier
ce que désire un participant type et de
définir l’expérience globale et idéale.
On pourrait résumer cette carte avec le
diagramme suivant :
 T AV
N Faites A
E
Préparez connaître

N
EM

T
la suite l’événement

L’É
ÉN

VÉ
’ÉV

Enregistrez

NE
SL

Cultivez votre les

MEN
événement
APRÈ

inscriptions

T
Succès de Finalisez
Recueillez la l’événement les derniers
satisfaction préparatifs

Faites-leur
vivre Accueillez
une expérience vos invités
unique

PE
ND NT
ANT L
’ÉVÉNEME
12

Avant l’événement
A 
vec ce diagramme, vous avez L’EMAIL
une première vue d’ensemble. Le moyen le plus simple et qui doit être
Rentrons maintenant dans les un réflexe, l’invitation par email avec un
détails pour chaque étape. lien vers le site dédié. Faites en sorte que
son design soit cohérent avec celui de
votre site. Cela crée de la fluidité dans le
FAITES CONNAÎTRE
parcours mais aussi de la réassurance.
VOTRE ÉVÉNEMENT
N’oubliez pas de personnaliser le
Si vous pensiez que votre AX débutait au
message avec les nom et prénom pour
moment de l’inscription, vous aviez oublié
maximiser vos taux d’ouverture et de clic.
l’étape essentielle de la notoriété. En effet,
comment avoir des inscriptions si votre
LES RÉSEAUX SOCIAUX
événement n’est pas connu ? Logique.
Pour se faire, commençons par créer un Ils sont devenus incontournables
site web dédié à votre manifestation. et il paraît compliqué de les oublier
aujourd’hui. En fonction de votre cible,
choisissez les réseaux en conséquence
C’est l’un des premiers contacts que
et adaptez votre message à chaque
vos invités auront avec vous donc ne
plateforme. On ne communique pas de
négligez pas son design et sa clarté.
la même manière sur LinkedIn que sur
Véritable vitrine il doit donner envie aux
Facebook. Pour donner plus de portée à
invités d’en savoir plus, répondre à toutes
votre événement, vous pouvez envisager
les questions pratiques (programme,
de sponsoriser vos posts pour maximiser
intervenants, accès etc.). Mobilité oblige,
votre visibilité. Pensez à créer également
n’oubliez pas de rendre ce site web
un hashtag dédié pour communiquer
responsive. Ce serait dommage de
avant, pendant et après votre événement.
perdre des participants à cause d’une
mauvaise expérience sur smartphone.
PUBLICITÉ :

Maintenant que votre site est en ligne,
vous allez pouvoir communiquer auprès
de vos cibles. Ne lésinez pas sur les
moyens là-aussi et en fonction de votre
audience, mettez tout en oeuvre pour
vous faire connaître :
Que ce soit de l’affichage, des encarts en
print ou du publirédactionnel sur Internet,
si votre budget le permet, n’hésitez pas
à investir en publicité pour accroître la
notoriété de votre événement.
  NREGISTREZ
E   DERNIERS PRÉPARATIFS
LES INSCRIPTIONS
Si le site web, l’emailing et les réseaux
sociaux sont une des premières étapes
incontournables de la transformation
numérique de l’événementiel,
l’enregistrement des inscriptions a lui
aussi bien évolué. C’est d’ailleurs la suite
logique de ces premiers outils.
Vous pouvez utiliser chacun de ces
moyens pour récupérer les inscriptions de
vos invités en prévoyant un espace sur
votre site web et/ou un lien direct depuis
vos emails et/ou vos publications social
media.
N O TRE C O N SE IL
Mettez en place un workflow
d’emails pour relancer les
personnes qui ne se seraient
pas encore inscrites. Vous
serez certain ainsi de
maximiser vos chances de
recueillir des inscriptions.
Votre événement approche à grands
pas et il est temps de faire les derniers
ajustements. Côté invité, vous pouvez
commencer à faire monter l’excitation
avec un workflow d’emails présentant
certains intervenants ou conférences par
exemple. C’est aussi le moment de faire
en sorte que tous vos participants soient
dans les meilleures conditions pour se
rendre à votre manifestation.
Prévoyez un mail récapitulatif avec toutes
les informations utiles :
• Lieu, date et heure
• Billet d’accès numérique/à imprimer
• Plan d’accès
• Programme détaillé
• Téléchargement de l’application de
votre événement
Côté organisation, vérifiez bien que tout
est paré pour votre venue. La connexion
WiFi/4G fonctionne-t-elle ? La sécurité
est-elle suffisante pour permettre à vos
invités de profiter de votre événement en
toute tranquillité ? N’hésitez pas à faire
des répétitions et tests en conditions
réelles pour anticiper le maximum
d’imprévus.
14
Pendant l’événement
C 
‘est le grand jour ! Tout est prêt
pour accueillir vos invités et
leur faire vivre une expérience
incroyable. Dans cette partie, on vous
explique comment mettre en place
un événement utilisant les dernières
technologies pour faire vivre un moment
unique à vos participants tout en les
impliquant dans votre manifestation.
ACCUEILLEZ VOS INVITÉS
L’accueil est un point central de la
satisfaction de vos invités. Avec le mail
récapitulatif que vous avez envoyé, tout le
monde sait où il doit se rendre et à quelle
heure avec son badge. Finies donc les
longues files d’attente où il faut vérifier
chaque invité à la main. Avec le badge
numérique, un simple scan et voilà votre
participant prêt à profiter pleinement de
votre expérience.
N O TRE C O N SE IL
Si vous avez une application
pour votre événement,
profitez-en pour envoyer des
notifications à vos invités. Par
exemple, vous pouvez leur
communiquer directement à
quelle porte se rendre s’il y a
plusieurs entrées.
  FAITES-LEUR VIVRE
UNE EXPÉRIENCE UNIQUE
La transformation numérique de
l’événementiel a du bon. Elle a amené
avec elle une véritable révolution dans
notre manière d’appréhender et de
participer à un événement. Focus sur
trois points pour faire de ce moment, une
rencontre exceptionnelle.
L’APPLICATION D’ÉVÉNEMENT
Nous vous en parlions juste au-dessus,
mais l’application d’événement est
presque devenue un incontournable
tant les possibilités qu’elle offre sont
nombreuses. Véritable petit guide
numérique de votre manifestation elle
doit permettre :
• D’envoyer des notifications : rappel
de début d’une conférence, mise à jour
du programme, signaler un imprévu…
Bref un moyen simple et efficace de tenir
vos invités au courant en temps réel.
• Informations utiles : programme
complet, description des intervenants,
plan du lieu, informations de connexion
au WiFi… Elle doit pouvoir renseigner
tout le monde sur tous les aspects
pratiques de votre événement.
• Participation à l’événement : qu’il
s’agisse de poser des questions en
direct aux intervenants, de partager
ses impressions en temps réel ou de
répondre à des quiz, votre application
doit pouvoir engager chacun de vos
participants.
• Fil social media : le partage sur les
réseaux sociaux est une composante
incontournable des événements
aujourd’hui. Avec une application
dédiée, vous permettez à vos invités
de rester au sein de l’écosystème
social media de l’événement sans qu’ils
n’aient besoin de changer d’app.
• Networking : les sessions de
networking peuvent devenir une
vraie réussite avec une application.
Permettez à vos invités de se contacter
directement au sein de votre app pour
 qu’ils ne retrouvent que les gens qui
les intéressent et selon leur bon vouloir.
Laisser le choix est un premier pas vers
une satisfaction accrue.

  RÉSEAUX SOCIAUX
Vous avez déjà effectué votre promo
sur les réseaux, maintenant permettez
à vos invités de se joindre la fête. La
création d’un hashtag dédié pour votre
événement voire même par conférence,
permettra non seulement aux personnes
d’échanger entre elles mais vous donnera
également un outil de mesure en plus.

  ENGAGEZ VOS INVITÉS

Nous en parlions dans les fonctionnalités
de l’application, mais l’engagement de
vos invités est une pièce incontournable
de votre AX. Différents moyens s’offrent à
vous  :
• La création de quiz en live : pour
permettre à vos invités de ne plus être
seulement spectateur des conférences
et autres ateliers.
• Live wall : un grand écran se mettant à
jour en temps réel. Il permet de retrouver
par exemple un fil social media, les
commentaires les plus engageants,
les photos les plus aimées de votre
événement etc. En bref, un espace qui
met vos participants à l’honneur tout au
long de la manifestation.
Il existe pléthore de moyens d’engager vos
invités. Pour vous inspirer, n’hésitez pas
à consulter la success story de Sigfox qui
a réussi à engager 400 collaborateurs à
travers le monde lors de ses événements
internes.

JE M’INSPIRE
16
Après l’événement
N
ous y voilà, c’est terminé ! Vous
pensez que votre événement a
été une véritable réussite ? Nous
vous le souhaitons et c’est le moment
d’en avoir le coeur net. Cette partie sera
consacrée à la collecte de la satisfaction
et à la deuxième vie de votre événement,
qui commence maintenant.
  R ECUEILLEZ LA SATISFACTION
Pour être certain de la réussite de votre
événement, plusieurs données sont à
prendre en compte. La première n’est
autre que la satisfaction globale. Vous
pouvez la recueillir par mail ou via votre
application d’événement pour savoir
ce que les invités ont pensé de ce
moment : conférences, intervenants,
lieu, restauration, accès etc. Passez
chaque composante en revue. Cela vous
permettra de voir vos points forts et ceux
qui ont encore besoin d’optimisations.
La deuxième donnée relève de
l’engagement global. Quelles ont été
les retombées sur les réseaux sociaux
(nombre de like, de commentaires, de
tweet, de photos, vidéos…) ? C’est là
que votre hashtag prend une deuxième
importance. En comptabilisant le nombre
de mentions, vous pouvez analyser
la portée de votre événement. Vous
pouvez également regarder le nombre de
téléchargements de votre application, son
utilisation etc. Tant d’indications qui vous
aideront à vous améliorer et à voir vos
forces.
Enfin, il ne vous reste plus qu’à regarder
le ROI de votre événement. En fonction
de vos objectifs, comparez vos attentes
aux résultats. Les chiffres mentent
rarement et c’est sur cet indicateur que
vous verrez la véritable réussite de votre
manifestation.
  CULTIVEZ VOTRE ÉVÉNEMENT
Ce n’est pas parce qu’il est fini que
votre événement doit mourir. Vous
pouvez par exemple prévoir une série
d’emails mettant en avant les meilleures
interventions. Un moyen de garder le
contact avec vos invités mais également
de permettre à ceux ayant eu un
empêchement de rattraper l’événement.
C’est le moment aussi de relancer
les invités n’ayant pas fait de retours
sur votre événement. Vous pourrez
ainsi enrichir encore un peu plus
les enseignements à tirer de votre
événement.
  PRÉPAREZ LA SUITE
Rattachez votre événement à votre
stratégie événementielle complète en
ré-invitant vos premiers participants à
de nouvelles manifestations pouvant leur
correspondre suite à leur participation et
au recueil de leurs impressions.
Vous pouvez également relancer ceux
qui n’ont pas pu venir avec des formules
comme : “On s’est ratés la dernière fois,
on se donne une seconde chance ?”
Un événement ne doit pas vivre seul mais
être intégré à toute votre stratégie. Les
emails et votre site dédié sont parfaits
pour prolonger la durée de vie de votre
manifestation et ainsi engager encore
plus de personnes.
18

Conclusion

L
a transformation numérique de
l’événementiel s’inscrit dans un
projet global de numérisation
des entreprises. La mise en place
de technologies en interne doit vous
permettre de mieux communiquer et
travailler avec toutes vos équipes et
prestataires. Pensez à faire vos bascules
d’une méthode à une autre tranquillement
en formant les parties prenantes afin
d’éviter les effets de bord : stress, non
adoption, mauvaises utilisations etc.

Ces méthodes internes sont là pour

accompagner un projet plus global qui
doit vous permettre de faire vivre une
expérience unique à vos invités grâce aux
outils présentés plus haut.

Ces derniers doivent vous aider à

maximiser l’engagement de tous vos
participants et leur proposer un parcours
simple à la hauteur de leurs attentes.
C’est ainsi que vous leur ferez vivre un
événement unique et adapté tout en
maximisant l’attendee experience.