UNIVERSIDAD CONTINENTAL

ESCUELA DE POSGRADO

GOBIERNO ABIERTO

PROYECTO: “UGEL YAULI TE INFORMA”

INTEGRANTES:

- Leily Sharon Landeo Soto

- Pether Sonidy De La Cruz Bejarano
- Pedro Chihuan Cuadrado
- Javier Rolando Rodríguez Huarcaya

HUANCAYO – DICIEMBRE DE 2018

 RESUMEN EJECUTIVO

La Unidad de Gestión Educativa Local Yauli-La Oroya es una instancia de ejecución

descentralizada del Gobierno Regional con autonomía en el ámbito de su competencia. Uno
de los servicios que brinda es realizar y controlar los diferentes trámites administrativos,
respecto a la solicitud de cada usuario.

La modernización de la Unidad de Gestión Educativa Local Yauli-La Oroya, así como las
propuestas de gobierno abierto, requiere cambios organizacionales, culturales y
relacionales en la institución. Visto desde esa percepción se plantea la implementación de
una Plataforma Única interrelacionada con los usuarios internos y externos para los diversos
procedimientos administrativos.

Con la implementación de este sistema los usuarios accederán las 24 horas al Portal Web
de la institución, para poder realizar el seguimiento de los procedimientos administrativos
solicitados, agilizando la recepción de sus solicitudes, reduciendo los tiempos de espera,
eliminando privilegios y tratos preferenciales, asimismo teniendo la certeza de la ubicación
de su documento.

Ello promoverá la colaboración interna y externa para la óptima gestión del servicio que
brinda la Unidad de Gestión Educativa Local Yauli-La Oroya, promoviendo la innovación y
potenciando el Portal Web con el que cuenta la institución.
1.1. Impacto en Transparencia:

- La implementación de la Plataforma Única, mostrará la calidad de sistematización

del procedimiento administrativo solicitado, siendo este trámite más dinámico.
- La satisfacción será mayor del usuario interno y externo, respecto a la atención
oportuna del procedimiento administrativo solicitado, mejorando la eficiencia
del trabajo de cada funcionario de la Ugel Yauli – La Oroya.
- El 80% de los usuarios que cuentan con acceso a internet, podrán acceder a la
Plataforma Única, para realizar el seguimiento del procedimiento administrativo
solicitado.

1.2. Impacto en Participación Ciudadana:

- Mejorará la calidad de atención mediante los mecanismos de acceso a la

información del procedimiento administrativo, a través del portal web de
institución.
- Ampliará el uso de las TIC’s en facilitar la información de los procedimientos
administrativos solicitados por la ciudadanía.

1.3. Impacto en Colaboración:

- La implementación de la Plataforma Única desarrollará espacios de colaboración

entre los usuarios internos y externos en un 100%. Ya que esto exigirá a los
trabajadores de la Ugel Yauli – La Oroya respetar el tiempo que estipula la Ley
para la atención del trámite documentario, generando la eficiencia de la labor del
trabajador de la institución.
- La plataforma única contendrá los resultados en los cuales se encuentra el
trámite documentario, señalando la Oficina y el porcentaje de avance y/o
culminación, según corresponda, de la solicitud ingresada.
- Se obtendrá la información en tiempo real, mediante la interoperabilidad entre
entidades (Ugel Yauli, Banco de la Nación, Universidades Públicas y Privadas).
Es decir, por ejemplo, realizar convenios con todas las universidades a nivel
nacional para que el certificados de estudios que solicitan, lo acepten con la firma
digital autorizada por la Dirección de la Ugel Yauli – La Oroya, sin necesidad de
presentar el original.

1.4. Impacto en Reducción de Tiempos:

- La interacción entre las oficinas que forma parte de la Ugel Yauli – La Oroya, hará
que los procedimientos administrativos solicitados sean más dinámicos y su
respuesta a los usuarios será en menor tiempo y con calidad de servicio. Es decir,
por ejemplo, al tramitar un certificado de estudios, con el trámite tradicional se
 tomaba 10 días hábiles es obtener dicho documento. Con la implementación de
la Plataforma Única se expedirá el certificado de estudios en 04 días hábiles.
- La implementación de la Plataforma Única permitirá a los usuarios verificar el
estado de su trámite en tiempo real, a través del Portal Web, evitando realizar
viajes y gastos innecesarios de transporte para dicho fin.

1.5. Impacto en Reducción de Costos Humanos y Materiales:

- La reducción del costo humano será en la disminución en la contratación de

personal administrativo (secretarias), ya que con la implementación del sistema
ayudara a los usuarios a acceder en tiempo real el seguimiento de sus trámites
documentarios, reduciendo los tiempos de espera e incrementando la
comodidad y satisfacción al usuario.
- La reducción de materiales de escritorio (papel bond, tóner, energía eléctrica y
otros), en su utilización, ya que el usuario podrá realizar los seguimientos a través
de la Plataforma Única, el cual ya no será necesario de reiterar las solicitudes
registradas.

1.6. Beneficios de la solución de la Implementación de la Plataforma Única:

- Mayor acceso a la información del procedimiento administrativo solicitado del

usuario externo.
- Control del seguimiento de su documentación al inicio, intermedio y al final de su
procedimiento.
- Facilitará la toma de decisiones del usuario externo, respecto a las acciones a
tomar de su procedimiento administrativo, solicitando mayor información al área
de donde se derivó.
- Se promueve la calidad del servicio que se otorga al usuario.
- El cumplimiento, por parte de los trabajadores de la Ugel Yauli – La Oroya, de
manera oportuna respecto al trámite solicitado.

1.7. Principales responsable beneficiarios de la solución propuesta:

- El personal administrativo que laboran en la Ugel Yauli – La Oroya.

- Los directores de las diversas instituciones educativas de la jurisdicción de la
provincia de Yauli.
- El personal administrativo de las instituciones educativas de la jurisdicción de la
provincia de Yauli.
- Los docentes de las instituciones educativas de la jurisdicción de la provincia de
Yauli.
- La población estudiantil de la jurisdicción de la provincia de Yauli.
1.8. Principales riesgos que podría impedir la implementación de la solución propuesta
de Gobierno Abierto:

- Falta de disponibilidad presupuestaria para la implementación de la Plataforma

Única.
- Falta de un profesional capacitado para el manejo de la Plataforma única,
respecto a la actualización diaria de este.
- Desconocimiento de la tecnología por parte de los usuarios externos e internos.
- Falta de difusión del uso del Portal Web de la Ugel Yauli – La Oroya.

1.9. Descripción de las Herramientas de Gobierno Abierto incluiría en la

Implementación de la solución de Gobierno Abierto Propuesta:

1.9.1. Innovación abierta.

- Al implementar la Plataforma Única trasformará el servicio respecto al

procedimiento administrativo que realizan los usuarios internos y
externos, mejorando las necesidades al público.

1.9.2. Portal de transparencia.

- La Plataforma Única, será de libre acceso que permite a los usuarios que
han realizado su procedimiento administrativo, ante la Ugel Yauli – La
Oroya, disponer en tiempo real, el seguimiento correspondiente de lo
solicitado. A través del Portal Web de la institución, desde cualquier lugar
donde se encuentre.

1.9.3. Herramientas de visualización de datos.

- Permitirá la transparencia colaborativa entre el usuario y la Ugel Yauli –

La Oroya, permitiendo explorar las vías de colaboración, más allá de lo
tradicional, trasformando los procesos administrativos.

1.10. Contribución que las TIC’s realizan a la solución de Gobierno Abierto Propuesta:

- Las TIC’s forman parte de los cambios a nivel tecnológico, económico y social. Ello
implica el uso de diferentes herramientas que harán más fácil el proceso de
gestión de datos. La Plataforma Única será una implementación de innovación
para los procedimientos administrativos que realiza la Ugel Yauli – La Oroya y el
usuario.
- La implementación de la Plataforma única, implicará el uso de los lenguajes de
programación, herramientas para compartir archivos (DROPBOX, GOOGLE DRIVE,
Otros), SQL Server, .NET Microsoft, Windows Server.
 - Por otro lado, podemos destacar el uso de las TIC’s en el proyecto de la
implementación de la Plataforma Única de Procedimientos Administrativos de la
Ugel Yauli – La Oroya, tales como:
o La creación de entorno de trabajo a través del Google APPS, EDMODO.
o Y la implementación de recursos para comunicar y colaborar con los
usuarios como PADLET, el cual permitirá crear enlace de comunicación
con los usuarios, a través de videos informativos. entre otros.

1.11. Actores (dependencias) responsables de implementar la solución propuesta:

- Dirección de la unidad de gestión educativa local – yauli la oroya.

- Área de gestión administrativa.
- Área de gestión institucional.

1.12. Aliados (otras entidades públicas y/o privadas) que contribuirían a la consecución
de la solución propuesta:

- Ministerio de educación
- Gobierno Locales
- Banco de la Nación

1.13. Tiempo estimado de ejecución.

- El tiempo de ejecución de es de un año (01), que consisten la implementación,

capacitación y difusión

1.14. Costo estimado hasta la implementación de solución de gobierno abierto.

- El costo del proyecto a implementar es de S/.60,000.00 soles.