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aide-mémoire

Novembre 2011
T a b le d e s matières dossier numérisé 25
n Consulter les documents numérisés 25
Quelques icônes 2 n Impression de documents numérisés 25
n Filtrer les documents 25
Structures et composantes 6
LISTES DE PATIENTS 10 Gestion des allergies et des intolérances 28
n Consulter les listes du système 10 n Consulter une allergie 28
n Consulter la liste des patients ayant n Saisir une allergie 29
un rendez-vous dans une clinique 11 n Évaluation des allergènes 29
n Consulter ses listes personnelles 12 n Éditer / corriger un allergène 30
n Consulter les listes de groupes de travail 12 n Confirmer une allergie ou une intolérance 30
n Consulter les listes des autres utilisateurs 13 n Résoudre une allergie 30
n Constituer sa liste par défaut 13 n Réactiver un allergène 31
n Créer une liste à partir d’une liste vide 13 n Documenter une erreur 31
n Distinguer les listes dynamiques et statiques 13
Saisir des paramètres cliniques 31
RECHERCHE DE PATIENTS 14
n Ouvrir une session Oacis et saisir des paramètres 31
n Distinguer les types de recherche 14
cliniques
n Ajouter un patient dans une liste 14
n Saisir tardivement des paramètres cliniques 32
n Retirer un patient d’une liste 15
n Documenter une erreur 33
RECHERCHE DANS LES DONNÉES CLINIQUES 16 n Corriger des paramètres cliniques 33
n Filtre automatique 16
n Filtre 16 CONSULTER LES PARAMÈTRES CLINIQUES 34
n Services de filtrage 18 n Historique des paramètres cliniques 34
n Réutilisation d’une recherche ou d’un filtre 18 n En-tête d’une fenêtre de Résultat Oacis 34
n Profil de résultat des Paramètres cliniques 34
TENDANCES, PROFILS ET GRAPHIQUES 19
à l’aide des tendances
n Afficher un tableau de résultats 19 n Tableau des paramètres cliniques 34
n Afficher un graphique à partir d’un tableau 20 n Sommaire du patient 35
de résultats
n Créer un profil personnalisé 20
SAISIR DES ÉCHELLES D’ÉVALUATION 35
IMPRESSION DE RAPPORTS 21 n Ouvrir une session Oacis et saisir les éléments 35
n Rapport d’analyses ou d’examens 21 d’une échelle d’évaluation
n Document numérisé 21 n Marquer en erreur un Total d’une Échelle 35
n Rapport de liste de patients 21 d’évaluation
n Rapports de l’utilisateur 22
n Rapport sur un patient particulier 22 CONSULTER LES ÉCHELLES D’ÉVALUATION 36
n Rapports de la documentation clinique 22
n Historique des Échelles d’évaluation 36
PARTAGE DE LISTE/ GROUPE DE TRAVAIL 23 n Profil de résultat de l’Échelles de Braden 36
à l’aide des tendances
n Créer ou configurer un groupe de travail 23
DEMANDE DE TRANSPORT 38
COMMENT UTILISER CE GUIDE
n Accéder aux demandes de transport 38
n Consulter le Statut des demandes pour une unité/ Les différentes fonctions du Système d’information cli-
service en particulier 38 nique Oacis sont présentées dans cet aide-mémoire
n Faire une demande de matériel de transport 38 sous la forme la plus abrégée possible en présentant
n Faire une demande de transport de patients 39 le chemin à suivre pour effectuer chacune des tâches.
n Faire une demande d’autres types de transport
prédéfinis 40 Ainsi, pour vous indiquer comment faire, les termes choisis
n Modifier une demande En attente 40
dans ce guide prendront différentes formes : le titre d’un menu
n Supprimer une demande En attente 40
ou d’un sous-menu, le nom d’une fenêtre, un élément dans
MESURES : CONTENTION ET ISOLEMENT (MCI) 42 une fenêtre, un titre d’onglet ou un bouton. Le symbole « > »
et le caractère gras vous indiquent une action à faire.
n Accéder au module MCI 42
n Ouvrir un nouveau formulaire 42
n Sections : Information générale, Évaluation, Exemple :  À partir du menu Liste de patients >
Interventions, Surveillance, Consentement, Sélectionner une liste > Unité >
Processus décisionnel 43 dans Paramètres de sélection
n Soumettre ou Enregistrer brouillon 46 changer l’empla­cement > OK > OK.
n Formulaire MCI Brouillon ou à approuver 46
n Consulter la liste des formulaires MCI pour
un patient 46
Concrètement cela équivaut à la description détaillée suivante :
n Actions possibles 47
n Fonctions «Cesser» & «Cesser et copier» 47 1. À partir du menu principal, cliquer sur Liste de patients ;
n Ajouter une déclaration 48 2. Cliquer sur le sous-menu Sélectionner une liste ;
n Consulter des rapports 48 3. Aller à l’élément Unité ;
4. À la rubrique Paramètres de sélection, changer
REMPLIR LE FORMULAIRE MCI 43 l’emplacement ;
5. Cliquer sur OK ;
HISTORIQUE DES DONNÉES DANS OACIS 49 6. Cliquer à nouveau sur OK dans la nouvelle fenêtre qui est
DISPONIBILITÉ DES RAPPORTS ET DES IMAGES 50 apparue.
POUR CERTAINS TYPES D’EXAMENS EN IMAGERIE
DONNÉES RÉCENTES NON TROUVÉES 51
POUR UN PATIENT
FERMETURE RÉUSSIE DE LA SESSION OACIS 52
COMMENT OBTENIR DE L’AIDE 52

1
QUELQUES ICÔNES Sélectionner un profil de résultats
Permet d’ouvrir la fenêtre des profils de résul-
Écran précédent tats (Tendances) lorsque le nom d’un patient
Permet le retour à l’écran précédent; est sélectionné (voir page 19).
c’est-à-dire à la dernière page visionnée.
Recherche résultats
Écran suivant Permet d’ouvrir la fenêtre de recherche de
Permet le retour à l’écran suivant. résultats à partir d’un module clinique (voir
pages 16 à 18).
Actualiser l’écran
Permet d’actualiser les données de l’écran consulté. Visualiseur de documents
Permet de consulter des documents
Sauvegarder numérisés à l’aide de fonctions de recherche
Permet de sauvegarder la liste de patients. avancées (voir pages 25 à 27)
Aperçu avant impression Boîte de réception de documents
Permet l’impression des données à l’écran. Permet d’ouvrir le module de complétion
Liste par défaut de dossier et indique le nombre de documents
Permet le retour à la liste de patients définie par à compléter.
l’utilisateur comme sa liste par défaut (voir page 13).
Tableau des paramètres
Liste courante Permet de consulter le tableau des paramètres
Permet le retour à la liste courante; c’est-à-dire cliniques (ex. Signes vitaux et autres mesures).
à la dernière liste de patients choisie. Voir page 34)
Sélectionner une liste
Permet d’ouvrir la fenêtre Sélectionner une liste. Paramètres cliniques
Permet de saisir des paramètres cliniques
Rechercher un patient (ex. Signes vitaux et autres mesures).
Permet de chercher et d’ajouter un ou plusieurs (Voir pages 31 à 33)
patients à la liste en cours (voir page 14).
Aide
Rechercher un patient unique Donne accès au guide complet de l’utilisateur.
Permet d’extraire rapidement les renseignements
relatifs à un patient sans ajouter celui-ci à une liste. Fermer la session
Sommaire du patient Cliquez sur cette icône seulement si vous
Permet d’accéder au sommaire du patient n’utilisez pas la biométrie.
lorsque le nom d’un patient est sélectionné Attention : Si vous utilisez la biométrie, fermez
(voir page 7). F3 les fenêtres d’Oacis ouvertes (excepté la fenêtre
principale), puis appuyez sur la touche F3.
Cardiologie
Si vous ne fermez pas ou fermez mal votre session, vous ne
Permet d’ouvrir la liste des ECG et d’autres rap-
pourrez pas accéder à Oacis sur un autre poste de travail et
ports du système MUSE lorsque le nom d’un
une autre personne pourrait utiliser Oacis en votre nom.
patient est sélectionné. Disponibilité dans Oacis:
ECG de 1 à 3 jours ouvrables après l’examen,
Holter de 1 à 7 jours ouvrables suivant
l’examen. (voir la capsule d’autoformation
sur le site www.chumontreal.com/oacis.)
2 3
Colonne avertissement Dans l’entête du patient
Contient des avertissements correspondant aux BRM: Indique qu’il est porteur d’une Bactérie Multi
indicateurs d’organismes multirésistants et de Résistante.
confi­­dentialité (R = porteur de SARM ou ERV, C.S.:indique la surface corporelle.
C = confidentiel). IMC: indique l’indice de masse corporelle.
RECHERCHE: indique que celui-ci est ou a été sous
Colonne code d’évacuation
protocole de recherche.
Contient le code attribué au patient en cas
d’évacuation d’urgence. Il est possible de
Rx-Vigilance
modifier le code en double-cliquant sur la ligne.
Rx Vigilance est une banque de données sur les
Colonne médecin médicaments et les pathologies. Vous pouvez y
MD accéder en double-cliquant sur le nom d’un médica-
Indique le nom du médecin tel qu’inscrit dans
le système d’admission. ment ou par le menu Référence.

Séjour Colonne séjour Compendium des médicaments (CPS)


Indique le nombre de jours d’hospitalisation Accessible par le menu Référence. Une page
(ex. 15) ou le nombre d’heures passé à l’urgence web s’ouvre et permet de faire une recherche
(ex.15.25). dans la version électronique du CPS. La page
Colonne problème web doit être fermée dès la fin de son utilisation.
Problème
Indique la raison de l’admission.
Système d’imagerie
Indicateur temporel (compteur) PACS
3 jr Indique le laps de temps qui s’est écoulé depuis
À partir d’un rapport d’imagerie, il est possible
d’accéder directement aux images récentes de
l’entrée de la dernière donnée. Il est important l’examen sélectionné en cliquant sur le bouton
de noter que les indicateurs sont spécifiques PACS.
à chaque utilisateur et qu’ils n’indiquent pas si
d’autres utilisateurs ont consulté les données. Allergie et Intolérance
An = année, mo = mois, sm = semaine, jr = jour, Permet de consulter la liste des allergies et des
h = heure, m = minute. intolérances du patient (Voir les pages 28 à 31).
Caractère en gras
3 jr Indique qu’il y a des données non consultées
par l’utilisateur. CONSULTEZ LE www.chumontreal.com/oacis POUR
APPRENDRE À UTILISER OACIS, EN SAVOIR DAVANTAGE
Caractère en rouge
3 jr SUR LES NOUVEAUX MODULES ET DÉCOUVRIR DES TRUCS
Indique la présence d’au moins un résultat ET ASTUCES.
critique parmi les résultats de laboratoire
disponibles. Dans le cas de la microbiologie, cela
indique qu’un changement a été apporté à un
rapport final.

4 5
STRUCTURE ET COMPOSANTES Tout comme les autres modules, l’indicateur temporel
visite change en fonction de la disponibilité de
Toute l’information disponible dans Oacis est organisée et « nouveaux résultats ». Cependant, il correspond à une
regroupée en trois niveaux distincts afin de faciliter la consul- mise à jour des données démographiques pour le patient
tation des données cliniques. durant un séjour à l’hôpital. Notez qu’un rendez-vous
1er niveau > La liste de patients présente d’un côté les en clinique externe n’enclenche pas, à lui seul,
renseignements sur les patients et de l’autre les différents le compteur.
modules cliniques.
2e niveau > Les données cliniques pour un patient sont
Renseignements des patients regroupées par module clinique ou dans le Sommaire du
patient.

Un double-clic sur les renseignements du patient permet


d’accéder aux données démographiques de celui-ci.

NOTE : Lors de la consultation des modules cliniques, il faut


porter attention aux dates affichées dans les colonnes Fait le et
Modifié.

Indicateur temporel (compteur) Modules cliniques (colonne)

Laboratoire : Analyses de biochimie, d’hématologie,


d’immunologie et de virologie.

Microbiologie : Analyses de microbiologie.


Un double-clic sur un indicateur temporel affiche la liste des
données cliniques pour ce type de module clinique. Pathologie : Biopsie, frottis, spécimen et cytologie.

Imagerie (PACS) : Radiologie, angiographie, médecine


L’absence d’indicateur temporel dans le carré vis-à-vis la
nucléaire, tomodensitométrie, ultrasonographie, etc.
colonne image ne signifie pas que la liste imagerie du patient
est vide. Un indicateur apparaît seulement s’il y a présence Pharmacie (Rx Vigilance) : Profil pharmaceutique des
d’au moins un rapport avec le statut préliminaire. Pour les médicaments préparés et servis au CHUM, ainsi que la
rapports de médecine nucléaire (scintigraphie) seulement le liste de la médication prise à domicile pour les unités où
rapport dont le statut est final apparaît. l’information est disponible.

Doc : Documents numérisés figurant au dossier du patient.

Transcription : Protocoles opératoire, visites et consultations


en radio-oncologie, rapport de l’équipe d’intervention rapide
(EIR), toutes les lettres et rapports dictés (sauf en radiologie),
etc.

6 7
Visite : Historique des visites à l’urgence, des hospitalisations Trucs et astuces :
et des rendez-vous en clinique externe. Il est possible de changer de patient ou de module sans
Autres modules cliniques disponibles dans Oacis revenir à la liste de patient en utilisant les menus
Accessibles par le menu Dossier déroulants et les menus principaux.
(après avoir sélectionné un patient)

Allergies et Intolérances : permet d’accéder au module et de


documenter une allergie ou une intolérance.

Code d’évacuation : Permet d’accéder au module Code


d’évacuation afin d’attribuer un code au patient.

Demande d’impression de documents : Permet d’ouvrir le


formulaire électronique afin d’obtenir une copie imprimée
d’un document numérisé. Une fois complété, le formulaire
est acheminé aux archives par courriel.

Échelles d’évaluation : Permet d’accéder au module des Sommaire du patient


échelles afin de consulter le total de l’échelle de Braden Le sommaire du patient présente les dernières données
(dans l’historique) ou de compléter l’échelle pour le patient. disponibles depuis moins de 72 heures. S’il n’y en a pas, les 10
(voir page 36) dernières données sont affichées (laboratoire, imagerie,
Équipe d’intervention rapide (EIR) : Permet d’accéder au microbiologie, pharmacie, pathologie et la documentation
formulaire EIR à compléter suite à une intervention. clinique (S.V. et autres paramètres).

Mesures de contention et d’isolement (MCI) : Permet d’accéder


au formulaire et au registre en lien avec les mesures de
contention et d’isolement pour le patient (voir page 42).
Suivi chirurgical (PICS) : Permet d’accéder au formulaire
PICS à compléter suite à une intervention en chirurgie
plastique pour le patient.

Accessible par le menu Résultats


(après avoir sélectionné un patient)
Banque de sang (SIIATH) : Permet de consulter les
principales données sur les analyses de la banque de sang
et les produits sanguins reçus par le patient. Il est possible d’accéder au sommaire du patient par le
menu Sommaire ou dans le menu contextuel en faisant un
Accessible par le menu Demandes clic droit de la souris sur le nom du patient.
Demande de transport de patients: permet de demander le
transport d’un patient hospitalisé ou ayant un rendez-vous. 3e niveau > La fenêtre de détail d’une analyse, d’un examen
Demande de matériel de transport : permet d’obtenir du ou d’un document peut être consultée en double-cliquant
matériel destiné à transporter un patient. sur la ligne d’une donnée disponible dans un module
Demande d’autres types de transports prédéfinis : permet clinique (laboratoire, microbiologie, pharmacie, imagerie,
d’envoyer divers articles à différents endroits à partir de votre transcription, pathologie, document, cardiologie et visite).
unité. (voir page 40)
8 9
LISTES DE PATIENTS Rendez-vous par ressource : liste des patients qui ont un
rendez-vous dans une clinique à une date donnée selon le
code de ressource.
Il existe quatre types de listes de patients :
1. Listes du système mises à jour et générées Service : liste des patients hospitalisés dans un service selon
l’hôpital.
automatiquement.
2. Listes de l’utilisateur générées et sauvegardées à partir Unité : liste des patients admis dans l’unité sélectionnée
d’une liste du système ou créés à partir d’une liste vide. selon l’hôpital.
3. Listes des groupes de travail partagées entres plusieurs
utilisateurs (voir page 12). Listes d'attente opératoires : listes par chirurgien et par service.
4. Autres listes permet de rechercher des listes Listes opératoires : listes par chirurgien, par point de ser-
sauvegardées par d’autres utilisateurs. vice et par service.

n Consulter les listes du système n Consulterla liste des patients ayant


À partir du menu : Liste de patients > Sélectionner une liste un rendez-vous dans une clinique
> l’onglet Listes du système vous donne accès aux listes
dispo­nibles dans le système. À partir du menu : Liste de patients > Sélectionner une
liste > dans Listes du système choisir la liste Rendez-vous
> dans Paramètres de sélection, sélectionner votre clinique
> OK > enregistrer la liste .

Une fois constituée, cette liste figurera dans les Listes de


Congé (< 15 jours) : liste des patients ayant eu leur congé l’utilisateur. En changeant la date, vous obtiendrez la liste des
dans les derniers 15 jours selon l’hôpital. patients d’une autre journée.
Consultation à l’urgence : liste des consultations demandées
à l’urgence selon l’hôpital et /ou selon une spécialité. Attention : la liste de toutes les cliniques du CHUM est organisée
de façon hiérarchique et regroupe des milliers d’intervenants et
Listes des consultations à l’urgence : La date dans la cliniques de la façon suivante : 1) Nom de l’hôpital et du centre
colonne Réalisé indique que le patient a été vu par le d’activité ; 2) Lieu physique; 3) Spécialité ou sous-clinique;
spécialiste et est en investigation. Lorsque le patient est pris 4) Nom de la ressource.
en charge par le service de la spécialité, le nom est doublé
et l’inscription « en charge » apparaît dans la colonne
Réalisé. Cela indique que le patient sera hospitalisé.

Définie par l’utilisateur : liste vide permettant de créer une


liste personnelle (voir page 12).
Listes diverses : liste créée selon les demandes particulières
reçues.
Médecin traitant : liste des patients admis par le médecin De plus, à la fin de toutes les ressources et cliniques de la
traitant selon le système d’admission. liste Rendez-vous, se trouve la liste de tous les médecins du
Poste de travail : liste des patients définie en fonction de la CHUM. À partir de cet endroit, vous pouvez avoir accès à
localisation du poste de travail sur une unité de soins. tous les rendez-vous associés à un médecin.

Rendez-vous : liste des patients qui ont un rendez-vous dans La liste Rendez-vous par ressource permet de trouver une
une clinique à une date donnée selon le centre d’activité. clinique directement en défilant ou en tapant le code de res-
source dans la fenêtre de sélection.

10 11
n Consulter les listes des autres utilisateurs

À partir du menu Liste de patients > Sélectionner une


liste > l’onglet Autres listes > Rechercher > taper le nom
de la personne > Rechercher > cliquez sur le nom de
l’utilisateur > bouton OK > cliquez sur la liste recherchée
pour visualiser. Vous pouvez enregistrer la liste au besoin.
Une fois enregistrée, cette liste devient une liste
Pour un médecin, le système devrait générer automatiquement personnelle.
les listes des cliniques à son nom. Ces listes se retrouvent sous
l’onglet Listes de l’utilisateur (voir page 12).

n Consulter ses listes personnelles


n Définir sa liste par défaut
À partir du menu : Liste de patients > Sélectionner une
liste > l’onglet Listes de l’utilisateur vous donne accès à vos À partir de la fenêtre Sélectionner une liste, vous pouvez
listes personnelles. établir une liste par défaut qui s’affiche à l’ouverture d’Oacis
en cochant la case Faire de cette liste ma liste par défaut.

Faire de cette liste ma liste par défaut

n Créer une liste à partir d’une liste vide


Liste des rendez-vous du jour : liste des patients rencontrés
du­rant une journée par un médecin en clinique externe (seul À partir du menu : Liste de patients > Sélectionner une
le mé­decin concerné peut accéder à cette liste à partir de cet liste > dans Listes du système choisir la liste Définie par
onglet). l’utilisateur > OK > sélectionner l’icône (voir page 14) >
Effectuer les recherches > double-cliquer sur le nom des
patients à ajouter > OK > enregistrer la liste .
n Consulter les listes de groupes de travail

À partir du menu : Liste de patients > Sélectionner une liste


NOTE : Cette liste n’est pas dynamique, c’est-à-dire que l’ajout
> l’onglet Listes des groupes de travail vous donne accès
et le retrait de patients doivent être faits manuellement.
aux listes des groupes de travail dont vous êtes membre (voir
page 23 pour la création d’un groupe de travail).
n Distinguer les listes dynamiques et statiques

Les listes systèmes sont des listes dynamiques, c’est-à-dire


qu’elles sont tenues à jour par le CHUM. Lors du congé d’un
patient, le nom de celui-ci n’apparaît plus sur les listes
systèmes.

Ainsi, une liste que vous avez bâtie entièrement à partir d’une
liste système (sans ajout) est entièrement dynamique.

12 13
Une liste personnelle, constituée à partir de la liste Définie NOTE : Puisqu’un patient peut avoir plus d’un numéro de dos-
par l’utilisateur, donc à partir d’une liste vide, est statique. sier à travers le CHUM, son nom et sa date de naissance peu-
Vous devez alors effectuer manuellement les ajouts ou vent apparaître plusieurs fois dans le module de recherche.
les retraits de patients. Cependant, les résultats pour les
patients présents sur cette liste sont toujours disponibles et Lorsque les dossiers d’un même patient sont regroupés dans
actualisés. Oacis, le nom du patient est indiqué en retrait pour marquer
son appartenance au dossier qui le précède. Il est donc pos-
Si on retire un patient d’une liste dynamique et qu’on la sau- sible de choisir dans ce groupe n’importe lequel des noms à
vegarde, le nom du patient ne réapparaîtra pas sur cette liste ajouter peu importe l’identification.
s’il revient au CHUM. Il faut alors penser à remettre le
patient dans la liste à partir de la fenêtre Recherche de
patient.

n Supprimer une liste personnelle

À partir du menu Liste de patients > Gérer la liste >


Supprimer la liste de l’utilisateur> Sélectionner la liste
à supprimer > Supprimer la liste. Attention, la suppres-
sion d’une liste est définitive. Conseil: puisqu’on ne peut
supprimer la liste affichée, sélectionner préalablement la
liste que vous ne voulez absolument pas supprimer.

RECHERCHE DE PATIENTS Lors d’une recherche de patient avec un numéro de dossier


inactif, le résultat de la recherche vous indiquera le numéro
de dossier actif pour le patient et le numéro inactif entre
n Distinguer les types de recherche parenthèse.

La fenêtre Recherche de patient facilite la ges-


tion des patients qui font partie d’une liste.
Vous pouvez ajouter des patients à une liste,
en retirer, tout comme vous pouvez rechercher
un patient par son nom, son numéro de dossier
médical et son emplacement.

Quant à elles, les modalités de recherche de n Retirer un patient d’une liste


patient unique diffèrent des modalités de la
recherche de patients en vous permettant À partir d’une liste de noms de patients : sélectionner le
d’extraire rapidement les renseignements relatifs ou les noms à retirer > cliquer avec le bouton droit de la
à un patient sans ajouter celui-ci à une liste. souris et sélectionner Retirer le patient à la fin de la liste >
enregistrer la liste .
n Ajouter un patient dans une liste
Ouvrir une liste > cliquer sur l’icône > effectuer la
recherche à partir du critère désiré (Nom, dossier, endroit,
RAMQ) > double-cliquer sur le nom des patients à ajouter >
OK > enregistrer la liste .

14 15
RECHERCHE DANS LES DONNÉES CLINIQUES Exemple 2 : Rechercher les résultats élevés ou bas pour un patient

Il est également possible de faire une recherche pour tout


n Filtre automatique résultat élevé ou bas en plaçant la lettre B, pour un résultat
bas, et la lettre H, pour un résultat élevé, dans la même case
La fonction Filtre automatique permet de comparer rapidement qui a été utilisée dans l’exemple 1 des résultats critiques.
des données semblables à partir d’un module clinique. Par
exemple, double-cliquer sur le mot glucose, dans le module Exemple 3 : Rechercher les médicaments prescrits dans une
de laboratoire, permet d’obtenir tous les résultats de glucose classe de médicament pour un patient.
pour un même patient. Cette fonction est disponible chaque fois
qu’un en-tête de colonne est identifié par un « (F) ». Aller au module de pharmacie du patient, puis à partir du
menu : Résultats > Recherche Résultats > onglet Filtre >
Un double-clic sur le nom d’une donnée dans une colonne vis-à-vis « Classe » choisir « commence par » et entrer les
marquée par « (F) » active le filtre automatique. premiers numéros d’une classe > OK.

n Filtre

La fonction Filtre est l’équivalent de la fonction de recherche,


disponible dans la plupart des logiciels. Elle permet de faire
des recherches à l’aide de critères spécifiques, en fonction des
paramètres composant les listes de données cliniques, comme
une date, une classe, une note, etc.
Vous remarquerez que chaque médicament présenté dans
Exemple 1 : Rechercher les résultats de laboratoire critiques la liste du module clinique de pharmacie est précédé par le
pour un patient (représenté par un * dans la colonne « Note ») numéro de la classe de médicament attribué par la RAMQ. Vous
pouvez utiliser tout ou une partie de ce même numéro dans vos
Aller au module de laboratoire du patient, puis à partir du recherches de classes et de sous-classes de médicaments.
menu : Résultats > Recherche Résultats > onglet Filtre >
vis-à-vis « Note » choisir « contient » et ajouter un astéris-
que (*) > OK.

16 17
n Services de filtrage TENDANCES, PROFILS ET GRAPHIQUES

La fonction Services de filtrage permet de filtrer le contenu


Pour consulter les résultats de laboratoire sous forme de
d’une liste d’un module clinique à partir d’une ou de plusieurs
tableaux et de graphiques, Oacis propose un certain nombre
données se trouvant dans cette liste. Par exemple, un clinicien
qui chercherait le résultat des analyses albumine et acide de profils prédéfinis que vous pouvez modifier à votre goût.
folique parmi les résultats de laboratoire d’un patient pourrait
utiliser cette fonction pour accéder rapidement à une liste de
toutes les analyses du patient. n Afficher un tableau de résultats
Avant d’accéder aux Services de filtrage, allez à la page du Pour y accéder : cliquez avec le bouton de droite de la souris
module clinique désiré, puis à partir du menu : Résultats sur le nom d’un patient à partir de la liste des patients, puis
> Recherche Résultats > onglet Services de filtrage >
sélectionnez Tendances (ou à partir du menu : Sommaire >
sélectionnez le ou les élément(s) désiré(s) > cliquez sur la
Tendances > Sélectionner un profil de résultats).
flèche qui pointe vers la droite pour faire déplacer le ou les
élément(s) dans le service de filtrage > OK.
Ensuite, sélectionnez le profil prédéfini correspondant à vos
besoins.

Un tableau de résultats s’affiche:

n Réutilisation d’une recherche ou d’un filtre


Tant et aussi longtemps que vous n’avez pas annulé les critères
de votre recherche ou de votre filtre, vous pouvez réutiliser votre
sélection et l’appliquer au dossier des autres patients accessibles
par le menu déroulant situé dans la partie supérieure gauche de
la fenêtre de la liste d’un module clinique.
Vous pouvez facilement revenir à une liste non
filtrée en cliquant sur la flèche retour en arrière,
jusqu’à ce que vous reveniez à votre liste non
modifiée.
18 19
n Afficherun graphique à partir d’un tableau IMPRESSION DE RAPPORTS
de résultats
n Rapport d’analyses ou d’examens
Ouvrir un profil puis sélectionner le bouton Graphique .
Pour revenir aux données sous forme de tableau, sélectionner
Pour imprimer la liste des données cliniques d’un module ou
le bouton .
Données pour imprimer la page de détails en microbiologie, cliquer sur
l’icône situé sur la barre d’outils puis sur l’icône .

Pour imprimer les conclusions et/ou les différents comptes-


rendus de rapport en pathologie, ou les rapports en imagerie et
en transcription, veuillez cliquer sur le bouton .
n Document numérisé (voir page 25)
n Rapport de liste de patients (Rapports généraux)

Du menu Rapports > Sélectionner un rapport s’ouvre


une fenêtre qui donne accès à des rapports généraux
imprimables contenant les noms des patients d’une unité,
d’un service, du médecin traitant, les allergies des patients
d’une unité, etc. Veuillez noter que le rapport du médecin
traitant est disponible seulement pour les médecins.

n Créer un profil personnalisé

Pour créer un profil de résultats personnalisé, veuillez suivre


les étapes suivantes :
1. C
 hoisir un patient qui a déjà passé les analyses que vous voulez
ajouter à votre profil.
2. Sélectionner un profil déjà existant ou un profil vide « Défini
par l’utilisateur ».
3. À partir du bouton Ajouter un élément, la fenêtre
Rechercher un élément s’ouvrira.
4. Sélectionner les Éléments : Laboratoire et le Département
contenant les analyses recherchées (ex: biochimie ou
hématologie).
5. Lancer la recherche.
6. Sélectionner les éléments et les ajouter un à un.
7. Fermer la fenêtre de recherche.
8. Enregistrer le nouveau profil.

Vos profils personnalisés se retrouvent sous l’onglet Utilisateur


de la fenêtre Sélectionner un profil de résultats.

20 21
n Rapports de l’utilisateur PARTAGE DE LISTE/ GROUPE DE TRAVAIL

Du menu Rapports > Rapports de l’utilisateur permet


La fonction Groupe de travail permet de partager des listes
d’imprimer le rapport de la liste affichée ou une liste
de patients avec d’autres utilisateurs. L’utilisateur qui crée
personnelle sélectionnée dans la liste déroulante.
le groupe de travail en est le propriétaire. Tous les utilisateurs
ajoutés au groupe deviennent des membres pouvant consulter
n Rapport sur un patient particulier et maintenir à jour les listes partagées.
Après avoir préalablement sélectionné un patient, puis le Par exemple, des cliniciens pourraient créer une liste de
menu Rapports > Sélectionner un rapport, la fenêtre qui patients à voir durant leur garde de la fin de semaine ou à
s’affiche donne accès à des rapports sur un patient rencontrer pour un protocole de recherche.
particulier soit; le profil ou divers types d’ordonnances
pharmaceutiques.
n Créer ou configurer un groupe de travail

Le menu : Utilisateur > Groupes de travail ouvre la fenêtre


Gestion des groupes de travail qui suit :

2) Ajouter les listes à partager et


1) Créer le groupe les droits d’accès

3) Ajouter les utilisateurs et


leurs droits d’accès 4) Enregistrer

n Rapports de la documentation clinique

Après avoir préalablement sélectionné un patient, puis le


menu Rapports > Sélectionner un rapport > Rapports de la
documentation clinique, s’ouvre une fenêtre qui donne accès
aux rapports sommaires des modules: allergies et intolérances,
paramètres cliniques et échelle de Braden, pour le patient
sélectionné (données des dernières 24 heures par défaut
ou durée modifiable pour l’épisode de soin). Le rapport
Résumé de transfert contient les dernières données de ces
trois modules.

22 23
Groupes de travail : cette partie sert à créer le nom du DOSSIER NUMÉRISÉ
groupe de travail. Le nom du propriétaire du groupe y est
inscrit. Il est le seul à pouvoir supprimer le groupe.
n Consulter les documents numérisés
Objets partagés par le groupe : cette partie sert à sélection-
À partir du visualiseur de documents
ner la ou les listes devant être partagées au sein de votre groupe
Sélectionner un patient en cliquant une fois sur la ligne > cliquer
de travail. Seul le propriétaire d’une liste ajoutée peut changer
sur l’icône
les droits d’accès pour l’ajout ou le retrait de patients à sa liste.
Le type de droit d’accès permet de déterminer si l’ensemble
> double-cliquer sur la ligne du document à consulter > ajuster
des utilisateurs peuvent seulement voir la liste (lecture
la fenêtre du visualiseur.
seulement), ajouter des éléments à la liste (enregistrements
et ajouts) ou ajouter et supprimer des éléments (enregis-
À partir de la liste des documents
trement, ajouts et suppressions).
Double-cliquer sur l’indicateur numérique situé dans la colonne
DOC, vis-à-vis le nom du patient > double-cliquer sur la ligne du
Membres du groupe : cette partie sert à sélectionner les
document à consulter
membres, à leur conférer les droits d’accès sur l’ajout et/
ou le retrait de listes et d’utilisateurs. Seul le propriétaire du
groupe peut changer les droits d’accès des membres. De plus, n Impression de documents numérisés
cette section permet exceptionnellement d’inscrire une date de
fin d’adhésion aux membres. Pour obtenir une copie papier de documents numérisés,
compléter une demande électronique aux archives en
Enregistrer tout : il est important d’enregistrer tous les change- utilisant la fonction du menu Dossier > Sélectionner Demande
ments apportés dans la gestion du groupe de travail pour qu’ils d’impression de documents. Une fois complété, le
puissent être vus par les autres membres du groupe. formulaire est acheminé par courriel.

n Filtrer les documents


n Travailler dans une liste de groupe

Il est préférable qu’un seul membre à la fois apporte des À partir du visualiseur de documents
modifications à la liste. En effet, lorsqu’une liste est ouverte
pour modification par plusieurs membres en même temps,
seule la modification apportée par la dernière personne
ayant modifié la liste sera enregistrée.

De plus, tous les membres doivent réouvrir la liste pour voir


les modifications apportées.

NOTE : Il est préférable de donner tous les accès à au


moins un membre du groupe autre que le propriétaire. De
cette manière, si le propriétaire désire quitter, le membre
désigné pourra gérer le groupe. Attention, il ne pourra pas
changer les droits des nouveaux membres. Pour effectuer
une demande de changement de propriétaire d’un groupe,
adressez-vous à l’équipe de formation Oacis. Veuillez com-
muniquer avec l’équipe de formation Oacis pour toutes
demandes ou questions sur les groupes de travail.

24 25
Pour effectuer une recherche de documents, il suffit NOTE : Avant d’utiliser les filtres de la section B, il est impor-
d’utiliser les filtres contenus dans les sections A et B de la tant de vérifier si un filtre a été sélectionné dans la section
figure ci-dessus. Les résultats de la recherche apparaissent A. Selon le filtre de la section, la recherche de la section B
automatiquement dans la section C. s’effectuera dans la liste complète des documents pour un
patient ou dans la liste des documents rattachés à une de
Section A ses visites.

Pour afficher :
- tous les documents enregistrés au nom du patient : À partir de la liste de documents
sélectionner le nom du patient; Utiliser les mêmes outils que
- les documents produits lors d’une visite du patient : pour les listes de données, soit :
sélectionner la date de la visite; - le filtre automatique (F), voir page 16
- le filtre et le service de filtrage voir pages 18
- les documents généraux (non reliés à une visite) :
sélectionner Documents (Il est aussi possible de trier la liste en cliquant dans les
en-têtes de colonnes.)
Section B

B1. Sélectionner un filtre dans la barre d’outils. Pour plus d’information sur le dossier numérisé
consulter la capsule d’autoformation sur le site
Catégorie : regroupement des documents de même nature www.chumontreal.com/oacis
(c’est-à-dire classés sous des types de document similaires).
Ex. : tous les documents de la catégorie Ordonnance.
Type de document : regroupement des documents classés
Mise en garde: Le nom de la personne qui a ouvert
sous le même nom. Ex. : toutes les observations médicales.
la session Oacis s’affiche lors de la sauvegarde des don-
Classification : regroupement des documents sur lesquels nées saisies. Ne laissez personne travailler avec vos identi-
un seul groupe de professionnels consigne des données. fiants. Protégez votre signature électronique!
Ex. : tous les documents des soins infirmiers.
Spécialité de la visite : regroupement des documents
produits lors des visites d’un patient dans une spécialité.
Ex. : tous les documents produits lorsque le patient était
sous la responsabilité de l’urologie.

B2. A
 u besoin, préciser la recherche en sélectionnant un
des sous-éléments de l’ensemble.

26 27
GESTION DES ALLERGIES ET DES INTOLÉRANCES n Saisir une allergie

Accéder au module Allergies et intolérances d’Oacis


n Consulter une allergie à partir du module allergies
Cliquer sur l’onglet Entrer un allergène > sélectionner un
et intolérances d’OACIS allergène à partir de la section Recherche d’allergène:
Accéder module allergies Regarder d’abord la liste de l’onglet Habituel.
Cliquer, avec bouton de droite de la souris, sur le nom Si l’allergène recherché n’y est pas > faire une recherche
du patient pour ouvrir le menu contextuel ou à partir du en cliquant sur l’onglet Médicaments ou Autres allergènes >
menu Dossier > Allergies et intolérances ou double cliquer procéder à la recherche > double-cliquer sur l’allergène
sur le bouton dans l’entête du patient d’un module clinique pour le sélectionner.
d’Oacis.

NOTE: lors d’une recherche d’un


médicament, il est important de
déterminer si la recherche est faite
avec un nom générique ou de
marque.

Voir un allergène ayant un statut actif


Cliquer sur l’onglet Médicaments ou Autres allergènes > Compléter l’information requise
onglet Confirmée et soupçonnée. (source, la date et la réaction)
Voir toutes les entrées dans le module Pour sélectionner la date > cliquer sur le bouton date. Il est
(allergène actif, inactif et erroné) possible de choisir seulement année et mois ou année en
Cliquer sur l’onglet Médicaments ou Autres allergènes > cliquant sur la flèche à côté d’YMD ou en cliquant
onglet Historique des allergies. directement sur l’année et réécrire l’année désirée.
Fermer le module Ajouter une note clinique au besoin pour clarifier certains
Cliquer sur le bouton Sauvegarder et fermer ou le bouton détails relatifs à l’allergène.
Fermer > retour à la page précédente dans Oacis. Choisir une réaction parmi les options proposées. S’il n’y a
pas de correspondance, choisir Autre réaction > décrire la
réaction > cliquer sur le bouton Ajouter.
S’assurer d’être dans votre session Oacis, d’avoir le
bon patient et le bon allergène > cliquer sur le bouton
Sauvegarder.
n Évaluation des allergènes
Aucune allergie connue
Sélectionner l’option Aucune allergie connue > sélectionner
la source > bouton Sauvegarder
Réévaluer les allergies et les intolérances
Pour mettre en bloc tous les allergènes ayant un statut actif
ainsi que les allergies et les intolérances confirmées >
cliquer sur le bouton Allergies réévaluées.

28 29
n Éditer/corriger un allergène n Réactiver un allergène
On édite un allergène lorsqu’on doit apporter un On utilise cette fonction afin de documenter à nouveau
changement dans l’information précédemment inscrite. une allergie préalablement résolue. Cliquer sur l’onglet
Médicaments ou Autres allergènes > onglet Historique
Cliquer sur l’onglet Médicaments ou Autres allergènes >
des allergies > sélectionner l’allergène inactif > bouton
onglet Confirmée ou Soupçonnée > sélectionner l’allergène
Afficher/Éditer l’information sur l’allergène > bouton
> bouton Afficher/Éditer l’information sur l’allergène >
Réactiver. Réviser les informations sur l’allergène sans
apporter les modifications > bouton Sauvegarder.
changer la date de début.
Réviser les informations sur l’allergène sans changer la date
de début.
n Documenter une erreur
n Confirmer une allergie ou une intolérance On utilise cette fonction lorsqu’on a commis une erreur en
documentant un allergène (mauvais allergène ou mauvais
Les médecins et les résidents utilisent cette fonction pour patient) ou si le patient s’est trompé.
confirmer que les réactions à un allergène représentent une
allergie ou une intolérance. Cliquer sur l’onglet Médicaments ou Autres allergènes >
onglet Confirmée ou soupçonnée > sélectionner l’allergène
Cliquer sur l’onglet Médicaments ou Autres allergènes > bouton Afficher/Éditer l’information sur l’allergène >
> onglet Historique des allergies > sélectionner bouton Erreur > choisir la raison > bouton Sauvegarder.
l’allergène > bouton Afficher/Éditer l’information
sur l’allergène > bouton Confirmer > choisir l’option
Pour plus d’information sur le module de gestion
allergie ou intolérance > choisir la sévérité et la cau-
des allergies et intolérances, consultez les capsules
salité (pour allergie seulement) > bouton Sauvegarder.
d’autoformation sur le site
Pour confirmer l’allergie ou l’intolérance au moment de
www.chumontréal.com/oacis
l’entrée d’un allergène suivre les étapes Saisir une allergie
et cliquer sur le bouton Confirmer plutôt que Sauvegarder
> choisir l’option allergie ou intolérance > choisir la
SAISIR DES PARAMÈTRES CLINIQUES
sévérité et la causalité (pour allergie seulement) > Bouton
Sauvegarder. n Ouvrir une session Oacis et saisir des paramètres
cliniques
n Résoudre une allergie S’assurer que la session Oacis est ouverte à votre
nom  > sélectionner le patient .
Les médecins, les pharmaciens et les résidents utilisent cette Pour accéder aux paramètres cliniques, cliquer sur l’icône
fonction pour résoudre ou exclure une allergie (les réactions Paramètres cliniques (OU clic droit sur la ligne d’un
à l’allergène ne sont pas associées à une allergie ou une patient > paramètres cliniques dans le menu contextuel OU
intolérance). Menu Dossier  > paramètres cliniques)
Cliquer sur l’onglet Médicaments ou Autres allergènes >
onglet Confirmée ou soupçonnée > sélectionner l’allergène >
bouton Afficher/Éditer l’information sur l’allergène > bouton
Résoudre > choisir la raison > bouton Sauvegarder.

30 31
Par défaut Oacis affiche l’heure du moment de l’ouverture n Documenter une erreur
du module. Il est important de saisir la date et l’heure
Sélectionner l’onglet Historique  > sélectionner l’onglet
réelles où les paramètres cliniques ont été colligés. Au
Signes vitaux ou Autres Paramètres  > double-cliquer
besoin changer l’heure en cliquant sur l’icone représentant
sur le paramètre clinique erroné  > vérifier en bas de
un calendrier à droite du champs Date et heure. 
page qu’il s’agit bien du paramètre clinique erroné et cli-
Sélectionner l’onglet Saisie  > sélectionner l’onglet quer sur le bouton Erreur .
Signes vitaux ou Autres paramètres  > entrer les Note : Vous ne pouvez mettre en erreur les données
données dans les champs appropriés > vérifier entrées par un autre utilisateur. L’erreur sera répertoriée
(bon patient) et sauvegarder les paramètres cliniques  dans l’Historique.

n Corriger des paramètres cliniques


Cocher la case Attention et saisir une Note clinique S'utilise, au besoin, pour saisir la valeur réelle d'une
lorsqu'un ou plusieurs paramètres cliniques sont à donnée qui était préalablement erronée (voir Documenter
surveiller. Les paramètres cliniques sauvegardés en même une Erreur).
temps s'afficheront en rouge dans l'onglet Historique
(Ex: Tableau ci-dessous). Sélectionner l’onglet Saisi > Statut Corrigé  > changer
la date/heure au besoin > entrer la donnée réelle dans le
champ approprié > vérifier et Sauvegarder.
La donnée s'affichera avec le statut Corrigé dans l'onglet
n Saisir tardivement des paramètres cliniques Historique.
Saisir la date et l’heure réelles où les paramètres
cliniques ont été colligés  > sélectionner l'épisode de
soin au besoin  > sélectionner Saisi tardivement dans
le champ Statut  > entrer les données dans les champs
appropriés > vérifier et Sauvegarder.

32 33
CONSULTER LES PARAMÈTRES CLINIQUES
n Historique des paramètres cliniques
Affiche les données de l’épisode de soins en cours
Sélectionner l’onglet Historique > sélectionner l’onglet
Signes vitaux ou Autres Paramètres > double-cliquer sur
un paramètre pour afficher les détails au bas de l’écran.
n En-tête d’une fenêtre de Résultat Oacis
Les derniers paramètres cliniques taille, poids, S.C.
(Surface corporelle) et IMC (Indice de masse corporelle)
sont affichés dans l’en-tête du patient, suivi de la date de la
collecte.
Sélectionner l’onglet Signes vitaux ou Autres
n Profil de résultats des Paramètres cliniques
paramètres  > consulter le Tableau des paramètres cli-
à l’aide de Tendances
niques. Un double-clique sur un élément permet d’ouvrir
Menu Sommaire > Tendances >Sélectionner un profil le détail . Consulter les paramètres cliniques les plus
de résultats > onglet Système > Paramètres cliniques > récents à partir de l’écran en bas de page .
Données ou Graphique Consulter les paramètres cliniques en mode Graphique .

n Sommaire du patient
Sélectionner le patient > clic droit sur la ligne d’un patient
> Sommaire du patient > onglet Documentation clinique.

SAISIR DES ÉCHELLES D’ÉVALUATION CLINIQUES


n Saisir les éléments d’une échelle d’évaluation
S’assurer que la session Oacis est ouverte à votre nom 
> sélectionner le patient  > accéder au module Échelles
d’évaluation (Menu contextuel, menu Dossier )
n Tableau des paramètres cliniques
Sélectionner le patient  > accéder au Tableau des
Paramètres cliniques  (menu Sommaire ou icône
Tableau des paramètres cliniques)

34 35
Trucs et Astuces
La touche Tabulation permet de se déplacer d’un
champ à l’autre. En mode saisie, utiliser la barre
d’espacement pour sélectionner des boutons radio.
Dans les listes déroulantes, taper la première lettre
du mot à sélectionner ou utiliser les flèches de
déplacement suivi de la touche Entrée ou Tabulation
pour ouvrir les listes et sélectionner des éléments.

Sélectionner l’onglet Saisie  > sélectionner l’onglet Échelle Trucs et Astuces


de Braden  > sélectionner un élément par catégorie à l’aide Il est possible d’ajouter des paramètres cliniques ou
des boutons radio  > vérifier et Sauvegarder  le total. les totaux de l’échelle de Braden à un profil
n Marquer en erreur un Total d’une Échelle personnalisé de résultats de LABORATOIRE.
d’évaluation Suivre les étapes décrites à la page 20.

Sélectionner l’onglet Historique > double-cliquer sur le


Total erroné > vérifier en bas de page qu’il s’agit bien du
total erroné et cliquer sur le bouton Erreur. Trucs et Astuces
Lors de la saisie de paramètres cliniques ou d’échelles
Note : Vous ne pouvez mettre en erreur les données d’évaluation, la correction de l’heure s’effectue à
entrées par un autre utilisateur. L’erreur sera répertoriée l’aide des flèches de déroulement dans le calendrier.
dans l’Historique. Vous pouvez utiliser la mise en surbrillance.
n Corriger une échelle de Braden Pour corriger l’heure ou les minutes, double-cliquer
sur les deux (2) chiffres. Une fois mises en surbrillance,
S’utilise, au besoin, pour saisir la valeur réelle d’une échelle corriger les minutes à l’aide des flèches de
qui était préalablement erronée (voir Documenter une Erreur). déroulement ou saisissez-les à l’aide de votre clavier.
Sélectionner l’onglet Saisie > Statut Corrigé > changer
la date/heure au besoin > refaire l’échelle > vérifier et
Sauvegarder.
Trucs et Astuces
La donnée s’affichera avec le statut Corrigé dans l’onglet
Historique. Si vous devez changer l’heure et les minutes: cliquer
devant le premier chiffre de l’heure puis, à l’aide
CONSULTER ÉCHELLES D’ÉVALUATION du clavier numérique, taper les 4 chiffres. Exemple,
1345 pour indiquer 13h45.
n Historique des Échelles d’évaluation
Accéder au module Échelles d’évaluation (Menu contex-
tuel, menu Dossier) > sélectionner l’onglet Historique >
double cliquer sur un Total pour en afficher les détails
dans l’écran du bas.
n Profil de résultat de l’Échelle de braden à l’aide
des tendances
Tendance > Échelle de Braden > Données ou Graphique.

36 37
DEMANDE DE TRANSPORT n Faire une demande de transport de patients

Sélectionner un patient dans la liste > menu Demandes >


n Accéder aux demandes de transport sélectionner Demande de transport de patients

> Sélectionner le patient en cliquant UNE FOIS sur la ligne  Par défaut, le Site, l’unité/service et la chambre-lit du
d’un patient. La ligne s’affiche alors en surbrillance. patient sélectionné s’affichent dans le champ Origine

> Cliquer sur le menu Demandes  Sous Destination > saisir l’Unité/Service.
Sélectionner la Salle au besoin.

 Retour à l’unité: Utiliser ce bouton DANS LE CAS où


le patient doit voyager du point de destination au point
d’origine. Les informations du point d’Origine seront
transférées à la section Destination > dans la section
Origine, saisir l’Unité/Service, la Chambre-lit;
n Consulter le Statut des demandes pour une unité/ sélectionner la Salle au besoin.
service en particulier
 Sélectionner le type de Précautions à prendre pour le
Consulter le Statut des demandes (en attente ou en transport) transport du patient > choisir Non s’il n’y a aucune
en temps réel avant une saisie permet d’éviter les doublons précaution nécessaire.
> sous Statut des demandes > dans l’onglet Par patient
OU Par unité/service > sélectionner un des types de  Sélectionner le Nombre de préposés nécessaire à la
demande. tâche > cliquer sur Sauvegarder > un message pour
enregistrer la demande apparaîtra > OUI permet d’en
n Faire une demande de matériel de transport registrer la requête.

Menu Demandes > sélectionner Demande de matériel de NB: Utiliser le bouton Fermer pour quitter la demande
transport > sans la soumettre.
 Sous Destination > saisir votre Site, Unité/Service et
la Salle au besoin NOTE : SUITE À LA SAUVEGARDE D’UNE DEMANDE DE
 Choisir le Type de matériel de transport – Quantité > TRANSPORT DE PATIENT
cliquer sur Sauvegarder > un message pour enregistrer la un numéro de demande
demande apparaîtra > OUI permet d’enregistrer la requête. sera généré.

Si requis dans votre


service, vous devez alors :

> Inscrire, ce numéro sur le haut du formulaire d’envoi


«Servox GT Demande de Transport Interne»

> Clicher le formulaire d’envoi avec la carte du patient

> Déposer le formulaire d’envoi sur le dossier du patient

38 39
n Faireune demande d’autres types de transport
prédéfinis

Sélectionner le menu Demandes > Sélectionner Demande Trucs et astuces :


autres types de transport prédéfinis >
Sélectionner un patient dans la liste > sélectionner le
 Saisir votre Site et Unité/ Service sous Origine menu Demandes > sélectionner Demande matériel de
transport OU autre types de transport prédéfinis > par
 Sous Destination saisir l’Unité/service défaut l'unité/service du patient sélectionné s'affiche dans
le champ Origine ou Destination selon la demande.
 Choisir le Type de transport prédéfini > Choisir
le nombre de préposés nécessaire > cliquer sur
Sauvegarder pour confirmer la demande > un
message pour enregistrer la demande apparaîtra > OUI

n Modifier une demande En attente



 Dans l’onglet Par patient ou Par unité/service >
sélectionner une demande «En attente» > appuyer
sur Modifier > OUI pour que les paramètres de la
demande de transport s’affichent > modifier les
éléments de la demande

 > Cliquer sur Sauvegarder > un message apparaîtra


pour enregistrer la demande > OUI.

*Le bouton Non permet de retourner à l’écran sans


qu’aucun paramètre ne soit modifié.

n Supprimer une demande En attente

Dans l’onglet Par patient ou Par unité/service >


sélectionner une demande «En attente» > sélectionner
Supprimer > appuyer sur OUI.

*Il n’est pas possible de modifier ou supprimer une


demande « En transport »

40 41
MESURES : CONTENTION ET ISOLEMENT (MCI) REMPLIR LE FORMULAIRE MCI

NB : Les champs suivis d’un * doivent obligatoirement être


n Accéder au module MCI remplis.

Sélectionner un patient de n Section : Information générale


votre liste > menu Dossier La date et l’heure de création du formulaire apparaissent par
> choisir Mesures : défaut.
contention et isolement  Confirmer la date et l’heure de l’application de la mesure;
(MCI). pour les modifier > Cliquer sur le calendrier
 Vérifier les coordonnées du patient
OU

Sélectionner un patient de
votre liste > clic droit sur
le nom du patient > choi-
sir Mesures : contention et isolement (MCI). n Section : Évaluation
La fenêtre du module MCI apparaîtra à l’écran.
 Cocher le ou les risques identifiés
n Ouvrir un nouveau formulaire  Dans le cas où le risque identifié n’apparaît pas dans les
options > cocher la case Autre > documenter ce risque
Sélectionner Nouveau formulaire > cliquer sur Choisir. dans le champ texte de l’encadré
 Décrire brièvement la problématique ayant mené à la
Un nouveau formulaire s’ouvrira pour le patient sélec- décision d’utiliser une mesure de contrôle pour le
tionné. patient > inscrire le texte dans l’encadré DESCRIPTION
DU PROBLÈME
 Indiquer si les résultats des mesures préventives et
Note : Lorsque vous ouvrez un formulaire, vous n’êtes alternatives tentées sont documentées au dossier >
plus dans Oacis. N’utilisez pas les flèches de navigation cocher la case Oui OU Non
«précédente» et «suivante» car vous quitterez le module  Indiquer le type de situation > cocher la case Planifié
MCI, les données non sauvegardées ne seront pas conservées (situation non urgente) OU Non planifié (situation
et vous devrez recommencer. Si vous désirez consulter des urgente)
données dans Oacis, minimisez la fenêtre MCI.  Indiquer la période de validité maximale de la décision >
sélectionner le nombre d’heures à l’aide du menu
déroulant

42 43
n Section : Interventions n Section : Surveillance

 Indiquer si des contentions sont appliquées en position Indiquer la fréquence de la surveillance initiale >
couchée >  Sélectionner le délai à l’aide du menu déroulant >
 Si OUI est coché> Indiquer le ou les types de  Au besoin, remplir le champ Préciser au besoin.
contentions utilisées >
 Utiliser AUTRE si la contention utilisée n’est pas dans
la liste et remplir le champ Préciser >
 Indiquer s’il y a des conditions particulières à
l’application
 Indiquer si des contentions sont appliquées en position
assise > n Section : Consentement
 Si OUI est coché> Indiquer le type de contentions
utilisées>  Indiquer le statut du consentement au dossier > cocher
 Utiliser AUTRE si la contention utilisée n’est pas dans le statut du consentement. Note : Dans une situation
la liste et remplir le champ Préciser> non planifiée (urgente), l’obtention du consentement
 Indiquer s’il y a des conditions particulières à n’est pas obligatoire.
l’application
 Indiquer si le patient est en isolement > cocher Non OU
le type d’isolement
 Inscrire s’il y a des conditions particulières
d’application
n Section : Processus décisionnel

 Dans le champ : professionnel > inscrire votre code p


Pour rechercher un code p, double-cliquer dans le champ
de saisie du code p > une fenêtre apparaîtra > remplir les
champs Nom et Prénom.
 Ensuite > Cocher la case Approbation située à côté de
votre code p pour approuver le formulaire. Pour que le
formulaire soit valide, en l’absence d’une prescription
médicale, un deuxième professionnel  doit donner son
approbation . Pour ce faire, cette personne doit
accéder au formulaire à partir de sa propre session Oacis
et cocher la case approbation. Cependant, s’il y a une
prescription médicale au dossier, inscrivez plutôt le code
p du médecin  (ou double-cliquez pour le trouver) et
cocher la case  Appliquée selon ordonnance médicale.

44 45
n Soumettre ou Enregistrer brouillon n Actions possibles

 Pour soumettre ou enregistrer un brouillon > remonter Crayon : Modifier un formulaire de décision.
en haut du formulaire >
si vous êtes un professionnel et que le formulaire est Dossier vert : Accéder au registre permettant l’ajout
rempli > sélectionner Soumettre. de déclarations à l’intérieur de la période de validité
 Si vous êtes un professionnel et que le formulaire n’est du formulaire ou la modification de déclarations
pas rempli ou si vous êtes un agent administratif > pendant les 7 jours suivants.
sélectionner Enregistrer brouillon > le formulaire sera
conservé dans «Formulaire MCI brouillons». Dossier rouge : Accéder au registre permettant la
visualisation des déclarations uniquement, la période
de validité du formulaire étant échue.

Imprimer un formulaire de consentement issu du


formulaire de décision.
n Formulaire MCI Brouillon ou à approuver
Crayon vert : Formulaire de consentement provenant
d’un formulaire de décision où la case « En attente »
Sélectionner un patient de votre liste > menu Dossier > choi-
a été cochée dans la section « Consentement ».
sir Mesures : contention et isolement (MCI) > sélectionner
«Formulaire MCI brouillon» OU «Formulaire MCI à approu-
Crayon rouge : Formulaire de consentement
ver» > cliquer sur Choisir.
provenant d’un formulaire de décision où la case
« Obtenue » ou « Refusée » a été cochée dans la
Selon ce que vous avez choisi, la liste des formulaires MCI
section « Consentement ».
brouillons ou des formulaires MCI à approuver s’affichera
pour l’utilisateur de la session Oacis en cours.
Le bouton Transfert apparaît lorsqu’un patient a été
transféré dans votre unité et qu’un formulaire de
n Consulter la liste des formulaires MCI pour décision encore valide a été rempli dans l’unité
un patient d’origine. Cliquez sur cette icône pour actualiser le
formulaire de décision pour votre unité.
Sélectionner le patient > menu Dossier > choisir Mesures :
contention et isolement (MCI). n Fonctions «Cesser» & «Cesser et copier»
Sélectionner Liste des formulaires > cliquer sur Choisir. Sélectionner un formulaire existant >  Sélectionner une
raison de cessation à l’aide du menu déroulant >  Cliquer
La liste des formulaires brouillons ainsi que la liste des formu- sur «Cesser» ou «Cesser et Copier» tel qu’indiqué, selon la
laires ayant été soumis pour le patient sélectionné s’affichera. raison choisie.

46 47
n Ajouter une déclaration
HISTORIQUE DES DONNÉES DANS OACIS
Pour ajouter une déclaration afin d’attester le temps Module Détail Depuis
d’utilisation de contention et/ou de l’isolement au cours Visite Plus de 10
de votre quart de travail ans
Laboratoire 28 avril 2006
>Sélectionner le dossier vert sur la ligne du Glycémie capillaire (ADBD) Juin 2011
formulaire de la mesure à déclarer > vérifier la date et Microbiologie 26 mai
la modifier au besoin en utilisant le calendrier > ajouter le 2007
temps d’utilisation durant le quart de travail > cliquer sur Indicateur POS pour
Soumettre les SARM et ERV 8 déc. 2008
Pharmacie 2 mars
Actions possibles 2006
Crayon : Modifier une ou Transcription Protocole opératoire 1 novembre
des déclaration(s) pour 2007
une date sélectionnée Consultation 1 novembre
en radio-oncologie 2007
Poubelle : Supprimer les Rapport EIR 22 février
déclarations pour une 2009
date sélectionnée Rapport oncologie Novembre 2009
Rapport PICS Mars 2010
Rapports, lettres,
Note: il est possible d’inscrire l’heure dans les champs correspondances et
appropriés avec ou sans ponctuation. Exemple; pour inscrire autres documents
3 heures et 30 minutes, deux options s’offirent à vous transcrits dans dicta-
3:30 ou 330 phone. Cardiologie,
chirurgie, cytoscopie,
endoscopie, néphro- 15 juin 2010
n Consulter des rapports logie, neurophysiologie,
pneumologie, poly-
Il est possible de consulter différents types de rapports somnographie, psy-
concernant l’application MCI. Pour y accéder : menu rapport chiatrie, radio-oncologie
> Choisir Rapports MCI > Sélectionner le rapport désiré > résumé de dossier,
Cliquer sur Choisir transplantation, urologie.
Imagerie Rapport écrit 2004
Les rapports disponibles Image via l’afficheur Celles des derniers
sont les suivants : 6 à 8 mois environ
EEG et EMG Avril 2008
- Bilan d’utilisation des Pathologie Rapport simple 2004
MCI/Unité Rapport contenant une Juin 2010
- Brouillons MCI/Unité image signée=numérisée
- MCI à approuver/Unité Doc Documents numérisés Janvier 2010
- MCI en cours/Unité Cardiologie ECG et Holter produits 2000
au CHUM depuis 2000

48 49
HISTORIQUE DES DONNÉES DANS OACIS (suite) DONNÉES RÉCENTES NON TROUVÉES
Module Détail Depuis POUR UN PATIENT
Banque Principales données 2004
Lors de la consultation des données d’un patient, il est pos-
de sang provenant du SIIATH
sible que l’on ne retrouve pas de résultats récents provenant
(Traceline)
d’un autre hôpital. Cette situation atypique et peu fréquente
Allergies et Entrée progressive 8 novembre 2010
se produit lorsque les informations d’identification d’un
intolérances
même patient ne sont pas parfaitement identiques dans les
Paramètres Entrée progressive février 2011
trois hôpitaux du CHUM. Dans un tel cas, la liaison automa-
cliniques des SV et autres
tique des dossiers du patient ne peut se faire.
mesures
Mesures de Entrée progressive février 2011 On peut tout de même consulter ces données en faisant
contentions une recherche par nom. Si l’on constate que les dossiers
et d’isolement
du patient n’ont pas été liés, comme dans l’illustration ci-
Demande de Demande ponctuelle, pas 6 octobre 2011 dessous, il faut sélectionner chacun des noms dans une liste.
transport d’historique conservé

DISPONIBILITÉ DES RAPPORTS ET DES IMAGES


PoUR CERTAINS TYPES D’EXAMENS EN IMAGERIE
Examen Type Rapport Image
écrit récente
(transcrit)

Angiographie Angiographie oui non


coronarienne

Échographie Ultrasononographie non oui


cardiaque
avec doppler*
Voici comment procéder :
Du menu Liste de patients > Sélectionner une liste > Liste
Doppler Ultrasononographie oui non
définie par l’utilisateur > Icône Recherche de patient >
veineux
Recherche patient selon : Nom du patient > taper le nom
et le prénom du patient > repérer le patient > dou­ble-cliquer
EMG oui (mais le non
sur chacun des noms susceptibles de correspondre au même
tableau ne
patient. Ouvrir ensuite les données démographiques pour
s’affiche pas)
comparer les numéros de RAMQ, afin de vérifier qu’il s’agit
bien la même personne. Par la suite, appeler au soutien
EEG oui non
Oacis au 26166, option 3 pour demander une liaison de
dossiers.
Examen avec
le statut non oui
«Extérieur/
sans
interprétation»*
* Sauf les échographies cardiaques qui peuvent être numérisées (selon les
étapes de déploiement de la numérisation) et les Holter sont disponibles
dans le module Cardiologie.
50 51
FERMETURE RÉUSSIE DE LA SESSION OACIS Superutilisateurs
Si vous utilisez la biométrie et que vous désirez fermer votre Les superutilisateurs sont des personnes-ressources qui travail-
session, vous devez vous assurer, avant d’appuyer sur la lent au sein des unités; ils ont été formés spécialement pour
touche F3, que toutes les fenêtres secondaires sont fermées aider les gens sur le terrain et pour répondre à vos questions.
(ex.: fenêtre « recherche de patients », « Sélectionner une
liste » ou « Enregistrer les modifications apportées à cette
liste »).

COMMENT OBTENIR DE L’AIDE

Formateurs
Un seul numéro : le 26166, pour obtenir un soutien à
l’utilisation d’Oacis toujours plus performant et individualisé
ou pour prendre rendez-vous pour une formation. Du lundi au
vendredi de 8h30 à 12h00 et de 13h00 à 16h30, un formateur
clinique répond à vos interrogations sur l’utilisation d’Oacis
et sur la formation en ligne. Il saura aussi vous informer sur
les nouveautés offertes par le système. Vous pouvez égale-
ment contacter les formateurs par courriel à l’adresse : oacis.
chum@ssss.gouv.qc.ca

Site internet Oacis


Oacis étant un portail clinique en constante évolution, vous
êtes invités à visiter souvent le site http://www.chumontreal.
com/oacis, pour vous former et vous informer sur les nouveaux
modules et les nouvelles fonctions disponibles dans Oacis.

Formation en ligne
Un module d’autoformation (e-learning) est disponible en ligne
24 heures sur 24 pour tous les cliniciens et étudiants du CHUM.
Tout clinicien ou étudiant possédant le privilège de consulter
les résultats des patients peut se former entièrement grâce à la
formation en ligne au www.chumontreal.com/oacis.
Après la formation, les cliniciens n’ont qu’à composer le poste
26222 pour obtenir leur mot de passe, de 9 h à 12 h et de 13 h
à 16 h, les jours ouvrables.

Capsules d’autoformation, trucs et astuces


Visionnez les capsules d’autoformation pour vous
familiariser avec les nouveautés dans Oacis (nouvelles
fonctions, nouveaux modules). Consultez les trucs et astuces
pour optimiser rapidement votre utilisation d’Oacis, au
www.chumontreal.com/oacis.

52 53
docu men t produ i t par
CENTRE HOSPITALIER
DE L’UNIVERSITÉ DE MONTRÉAL
Direction des ressources humaines

en collab orati on av ec
Direction des ressources technologiques
Direction des communications

Novembre 2011• Version 3

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formation Internet
Disponible 24 heures / 24 pour tous
les cliniciens et étudiants du CHUM
une seule adresse :
www.chumontreal.com/oacis

RENDEZ-VOUS / SOUTIEN / INFORMATION


un seul numéro:

26166