F1 AP2 Evidencia 6: Informe “Identificar los sistemas de información en una

empresa”

Presentado Por

Maryori Ramos Díaz

Instructor:

Carlos Andres Chilatra Lozano

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Tecnólogo Distribución Física Internacional
Bogotá D.C - Noviembre 2019
 Actividad de proyecto 2

Actividad de aprendizaje 1: Gestionar la información obtenida en el entorno de

acuerdo con las variables y parámetros requeridos para el desarrollo del flujo de
bienes en la organización

Identificar los sistemas de información en una empresa

La logística en Colombia opera como ciencia a partir de los cambios que se han
presentado en el país, con el fin de internacionalizar la variedad de alimentos, artículos
y productos que se producen al interior de él.

Todas las empresas cuentan con un área de logística para realizar la distribución de
sus productos y/o servicios. Sea grande o pequeña esta área, es vital para competir en
el mercado que hoy en día es tan exigente, además es importante tener en cuenta que
los tiempos de entrega cada vez deben estar más alineados con las necesidades de los
clientes, los costos de transporte deben reducirse y los sistemas de información deben
brindar una amplia gama de opciones que le permita a la empresa conocer
detalladamente todas sus operaciones e igualmente que le facilite a los clientes
acceder a toda la información que necesitan acerca de sus transacciones, por ejemplo
del estado de cuentas por pagar, ubicación de la mercancía, informes de ventas,
programación de recolecciones, entregas, cobertura, servicios especiales, entre otros.

De acuerdo a lo anterior, realice un informe teniendo en cuenta las siguientes

instrucciones:

1. Seleccione una empresa que cuente con buenos sistemas de información de

distribución física (página web, intranet, internet, entre otras) y que le permita tener
acceso a dicha información, si no puede acceder a ninguna, busque en internet la
empresa que va a ser objeto de estudio.

2. Es importante que pueda visualizar los componentes, las actividades y las TIC que
conforman los sistemas de información de la empresa seleccionada.

3. Indique el nombre de la empresa y su actividad económica.

Rta/ Dugotex SA / Fabricación y distribución de productos textiles

4. Formule cinco (5) preguntas que le faciliten identificar las actualizaciones de los
sistemas de información, por ejemplo:

 ¿Qué equipos utilizaban antes?

Rta/ Teléfono de bocina grande y estáticos
Fax para envió de documentos
Plantillas de asistencia manuales
 Computadores pesados y de gran tamaño

 ¿Qué equipos utilizan actualmente?

Rta/ Computadores livianos y con gran agilidad
Correo electrónico para recibo y envió de información
Se utilizan equipos con toma de huella para tomar asistencia
Pistolas para realizar inventarios
Teléfonos inteligentes e inalámbricos

 ¿Cómo tomaban los pedidos de los clientes cuando empezaron?

Rta/ cuando la empresa inicio se tomaban los pedidos mediante llamadas a los
clientes o fax y se registraban en libros manuales, de allí pasaron a utilizar el
programa Excel

 ¿Cómo lo hacen en la actualidad?

Rta/ En la actualidad se toman pedidos bajo cotizaciones u órdenes de servicio
que llegan atreves de los correos electrónicos, mensajes de whatsApp y se
registran en el programa Factory Software ERP.

 ¿Qué herramientas utilizaban antes para hacer informes de compras, ventas y

rotación de inventarios?
Rta/ Antes se utilizaban libros manuales para hacer informes de compras , e
inventarios donde posteriormente se pasaban a archivos de Excel.

 ¿Qué herramientas utilizan ahora?

Rta/ A la fecha bajo el programa Factory Software ERP instalado en el año 2006
los informes de compras, inventarios y ventas se descargan por fecha que se
requiera, brindando una información más confiable y veraz, disminuyendo el
tiempo de respuesta

5. Explique de qué manera la empresa ha renovado sus sistemas de información

desde su inicio hasta la actualidad y qué beneficios han experimentado con estos
cambios, para ello utilice el siguiente cuadro comparativo:

Antes Ahora Beneficios

Libros Manuales Archivos de Factory Este cambio permite un mayor
manejo de información, más
confiable, veraz y eficaz

Hojas de Kardex Contabilidad registrada Permite una consolidación de

en Factory información efectiva

Fax Correo electrónico Permite obtener la información

en el menor tiempo posible,
solo es necesario estar
 conectado a una red de
internet

Conteo de inventarios En la actualidad se Agilidad en los procesos de

manual realiza a través de inventarios, veracidad en la
pistolas que por información
referencia de producto
van sumando las
cantidades de cada
uno de ellos

Contabilidad Manual Contabilidad Gracias a este programa se

Sistematizada obtiene una información más
eficaz, confiable y como está
guardada bajo un programa
pude perdurar mucho tiempo y
no se pierde, ni se daña

6. Busque en la página web de la empresa opciones en las que tenga que realizar
entradas de información, luego inserte el enlace como un hipervínculo y adjunte los
pantallazos de mínimo seis opciones distintas de entrada. Explique para qué sirve
cada una.

Rta/ https://dianeandgeordi.com/

A través de esta entrada de

información se permite suscribirse a
al pagina, donde al correo ingresado
llegara información sobre los
productos vendidos. (Ofertas,
Promociones, descuentos etc.)

A través de esta entrada de

información se permite enviar
mensajes y ponerse en contacto con
los asesores de servicio al cliente
para aclara dudas e inquietudes al
momento de una compra o para
hacer algún reclamo
 Por medio de esta entrada podemos
crear una cuenta con todos nuestros
datos personales para que se realicen
las compras y consultas de productos
de una manera mas personalizada.

Por medio de esta entrada podemos

Buscar los productos de nuestra
necesidad.

7. Luego investigue acerca de la herramienta intranet:

 ¿Para qué sirve? Una Intranet es una plataforma digital cuyo objetivo asistir a
los trabajadores en la generación de valor para la empresa, poniendo a su
disposición activos como contenidos, archivos, procesos de negocio y
herramientas; facilitando la colaboración y comunicación entre las personas y los
equipos.

Las intranets son herramientas para la gestión de información y la

comunicación interna, que permiten mejorar y agilizar la dinámica
organizacional. Brindan, además, un ambiente fértil para la creación,
intercambio y gestión del conocimiento entre los trabajadores.

Intranet se usa dentro de grandes empresas para dar acceso a todos los
empleados (a veces, incluso a sucursales en el extranjero) a la información
y servicios de los sistemas informáticos internos. Todo los diferentes
tipos de sistemas se pueden conectar a la intranet. De esta manera, por
ejemplo, la integración con un sistema de gestión documental se encarga de
que los trabajadores tengan una visión de la información de la empresa y
puedan colaborar con los documentos. También, las plataformas de
comunicación para los proyectos o, incluso, para eventos sociales se pueden
configurar durante y después del trabajo.
 ¿Cómo se utiliza? Una Intranet pone información vital al alcance de todos los
empleados con acceso a ella. Otra característica que vale la pena mencionar es
la consistencia, porque la información es la misma a lo largo y ancho de la
empresa. Al proveer información instantánea y segura en formato electrónico, se
elimina el tiempo y costo asociado a la publicación, duplicación y distribución
asociados a la documentación en papel.

 ¿Quién puede acceder? A este espacio de trabajo privado y digital solo puede
acceder el personal de esa empresa.

 ¿Cómo se actualiza la información que se encuentra allí? La compañía puede

crear una cuenta de manera que cada empleado tenga un usuario y de esta
manera estar actualizando la información.

8. Busque información de la herramienta extranet:

Una extranet es una red privada que permite el acceso controlado a proveedores
o también, un conjunto autorizado de clientes o socios. Una extranet es un
subconjunto dentro de una intranet. Permite el acceso de un grupo específico a
una parte de la intranet de una empresa, sin necesidad de otorgar acceso a
todos los empleados.

 ¿Para qué sirve? nos permitan crear una red privada virtual entre las personas
externas a la organización, para proporcionar acceso al correo corporativo, a los
portales internos y a las aplicaciones sólo disponibles para los usuarios de dicha
organización

 ¿Cómo se utiliza? y ¿Qué información se puede encontrar?

Con la implantación de una extranet en una empresa privada, en una

organización, en una universidad o en una asociación, se construye una red
integral de información que puede integrarse en los procesos corporativos de
diversas formas:

 Tráfico de datos: una extranet facilita el intercambio electrónico de datos, a

menudo referido como EDI por las siglas en inglés de Electronic Data
Interchange, en los documentos (formularios de pedido, albaranes de entrega)
que se envían los socios comerciales. Con esto, los datos pueden compartirse
más allá de los límites de la empresa y procesarse sin necesidad de editarlos
manualmente. De este modo, los datos pueden enviarse sin depender de
sistemas de gestión de mercancías.

 Gestión de datos: en una red de este tipo los datos pueden actualizarse con
 rapidez y ponerse a disposición de los usuarios autorizados, lo que garantiza la
actualidad y la transparencia del procesamiento de los datos.

 Cooperación: una extranet facilita el uso común de aplicaciones de software y

con ello la colaboración con otras empresas.

 Comunicación de información: de esta forma pueden anunciarse novedades

de interés para ciertos usuarios.

 Gestión del conocimiento: los socios pueden compartir el uso de programas de

formación o desarrollar aplicaciones en común.

Las empresas también pueden integrar otras funciones para facilitar el

intercambio con el exterior, como serían un buscador, un directorio de personal o
un servicio de mensajería, aunque también cabría pensar en funciones
interactivas como las encuestas o las votaciones

 ¿Quién puede acceder? La extranet permite el acceso a clientes y proveedores.

La compañía otorga que puedan acceder a determinadas áreas del sitio.

 ¿Tiene algún costo? Si tiene gastos de adquisición y mantenimiento

9. Luego de observar cómo funcionan algunas de las actividades de los sistemas de

información de la empresa que eligió, dé respuesta a los siguientes interrogantes:

 ¿Cuáles son las diferencias más importantes entre internet, extranet e intranet?

Diferencias:

-La mayor diferencia la encontramos en que la Intranet se refiere a una red

privada e interna de una organización o compañía a través de la cual se
comparte información, archivos, etc, que quedan dentro de la empresa. A todos
estos datos y recursos solo tienen acceso los empleados de dicha organización,
a las cuales se les ha dado permiso para utilizar la información y los recursos.
En cambio cuando hablamos de Extranet estamos haciendo referencia a una red
que nos permite estar conectados con otras redes externas a la empresa,
permitiendo una comunicación cercana, ágil y fluida. Es decir, la Extranet
permite el acceso tanto a los empleados como a personas autorizadas de fuera
de la empresa.
-Otra diferencia es el tipo de datos que podemos encontrar en ellas y cómo
 accedemos.
-La Intranet necesita una mayor seguridad e implica acceso a tiempo real a lo
datos.
-La Intranet y la Extranet no son elementos opuestos, sino que son
complementarios.
-El internet es la red de redes en la cual los usuarios tiene objetivos diferentes.

 ¿Cuáles TIC considera usted que utiliza la empresa? Mencione cada una de
ellas de acuerdo a la clasificación en la cadena logística y justifique su
respuesta.

Rta/
Antivirus: Protege los datos privados de las empresas, puesto que la información es
uno de sus activos más importantes de manera es recomendable tener uno de estos en
las organizaciones y se puede adquirir libre o licenciado.

Conectividad: Es una de las tic que cualquier empresa debe tener independientemente
de su tamaño, dado que le permitirá estar actualizado de la información y el vinculo con
sus clientes, proveedores vía correo electrónico o una red interna que les permita
compartir información y recursos digitales.

Software contable, financiero, administrativo, de cartera : Es ideal que todas las

empresas incorporen estas tecnologías como parte fundamental ya que además de
automatizarles las labores repetitivas y optimizar el tiempo también son recordatorios
de las obligaciones legales.

Pag Web: es la imagen de la empresa en el ciberespacio, la cual permite suministrar

información corporativa, persuadir a clientes potenciales y entablar una conversación
cercana con los proveedores y clientes además con esta tecnología ya se puede
negociar en otros campos como el electrónico.

Telefonía IP: Permiten abaratar los costos de comunicación, tanto en llamadas a larga
distancia como líneas móviles, puesto que son llamadas que se hacen sin costos entre
los computadores que tengan conexión a internet en cualquier lugar del mundo. una de
esas herramientas son el skype.

10. Teniendo en cuenta el tema “Justo a tiempo y los sistemas de información”, dé

respuesta a los siguientes interrogantes.

 ¿Por qué cree que es importante el tema de justo a tiempo en la empresa?

Es importante Fabricar los productos estrictamente necesarios, en el momento

preciso y en las cantidades debidas: hay que comprar o producir solo lo que se
necesita y cuando se necesita, con esto no solo se maximizan los recursos si no
que se eliminan desperdicios en cada proceso desde las compras hasta la
distribución.

 ¿Cree usted que la empresa ha implementado el justo a tiempo en sus

procesos? Rta/ La empresa si ha implementado el justo a tiempo, una de sus
prioridades es tener el producto necesario para el desarrollo de su actividad
eliminando los excesos de inventarios y materias primas que generan costos
altos y que no agregan un valor adicional al producto , como también realizando
la entrega oportuna a sus clientes, por este motivo en el área de compras de la
compañía solo se cotiza y compra lo necesario para su fabricación, sean
eliminando los excesos de inventarios tanto en las tiendas como en la fabrica.
 Bibliografía

https://dianeandgeordi.com/
https://www.innovaportal.com/innovaportal/v/75/1/innova.front/que-es-una-intranet
https://www.happeo.com/es/guia-intranet
https://es.wikipedia.org/wiki/Extranet
https://www.gestiopolis.com/que-es-justo-a-tiempo/
https://sites.google.com/site/monidayana19/las-tecnologias-de-informacion-y-
comunicacion-tic/nnnn