Colegio Ruben Castro Vifia del Mar INFORME DE AUDITORIA COLEGIO RUBEN CASTRO VINA DEL MAR Priscila Rojo Gatica Contador Piiblico AuditorInforme de Auditoria Rubén Castro — Vifia del Mar Coley Con el objeto de dar cumplimiento a lo requerido por el Centro de Padres del Colegio Rubén Castro de Vifia del mar, se informa lo siguiente: Objetivo de la Revisién: Verificar que las cuentas entregadas por el Centro general de Padres afio 2012, cuente con los respaldos que acrediten sus Ingresos y Gastos, evaluando la pertinencia y confiabilidad de los registros. Metodologia de trabajo: © Se revisaron todos los ingresos y egresos con sus respectivos respaldos. © Se realizé el recalculo de las cifras, corroborando que los gastos descritos correspondieran a actividades realizas en al ambito de lo requerido por el colegio. * Se verificd que los gastos contardn con las autorizaciones, a través de firma, para ser realizados. © Se evalu la pertinencia de los gastos realizados en el periodo 2012. © Se analizé el libro de actas con los acuerdos alli tomados. Antecedentes Solicitados a través de mail de fecha 13.08.13 Recibidos * Respaldo documental del Saldo Inicial de Caja afio 2012 (Cuotas, eventos, aporte colegio, etc.) © Contrato de concesién casino © Libro de Actas sobre acuerdos tomados © Cartolas del periodo au © Clave de acceso al banco para solicitar movimientos bancarios por el periodo Auditado. © Instructivos respecto de politicas de gasto (montos maximos, y forma de pago) © Manuales de procedimientos para formas de operar respecto de la solicitud de presupuestos para ejecutar obras y/o compras mayores a determinados montos © Politicas para respaldo de gastos (viaticos, alimentacién, movilizacién, bencina, trastados, etc. © Chequeras utilizadas afto 2011, 2012 y 2013. '* Politicas relativas a Formas de operar respecto de los dineros recibidos (ingresos a caja) ~ Contratos de trabajo (Paramédico, Asistente social, secretarias, etc.) Parcialmente Recibidos Total de ingreso y egresos con todos sus respaldos afio 2012 (Informacién fisica y digital) ‘ado de pagos recibidos por concepto de matricula afios 2011 y 2012 (En Excel y documental) ‘© Libro Banco / Diario Cotizaciones previsionales CANCELADAS por parte del CCPP ‘* Antecedentes “proyecto sécalo”, cotizaciones, autorizaciones, contratos, estados de pago, etc. ‘ado (Enero ~ Diciembre 2012) ays Auditoria Colegio Rubén Castro Pagina 2Se hace presente que la revisién fue realizada con los documentos entregados, no teniendo evidencia suficiente de que éstos sean los tinicos existentes. Antecedentes Generales / Limitaciones de la Auditoria No existe un traspaso con toda la documentacion necesaria, desde la Directiva saliente a la nueva Directiva afio 2013-2014. Lo anterior resulta una préctica inadecuada, considerando que no se cuenta con las cartolas para realizar una conciliacion bancaria, falta informacién respecto a gastos importantes, tales como el Proyecto Zécalo, donde no se tuvo acceso a la licitacién, se entrega un resumen de los ingresos y ‘egresos no cuadrados, no hay traspaso de bienes de inventario, etc. Hallazgos de Auditoria 1) La planilla resumen de Ingresos y gastos con fecha de corte 31.12.12, es errada, y presenta un saldo irreal, Dice que se tiene un saldo final de: Total 10.580.086.- Cheques por cobrar 124.000. Saldo Mostrado 10.456.086.- Debiendo ser: Saldo Inicial 7.620.704.- Ingresos 2012 35,463,998. Total 43,084.702.- Egresos 2012 35.015.474.- Cheques por pagar 2.769.648.- Cheques a fecha 124,000. 5.175.580. 2) Las planillas con los egresos, no cuadran con los egresos fisicamente recibidos, 0 existen datos erréneos, por ejemplo; Existen 2 cheques que fueron anulados, sin embargo aparecen como egresos en los datos recibidos. w Comprobante| Fecha | Monto | Nomers del Concepto de Egreso im 1396 |10-12-12| 78.703|s/Nombre_| Cheque N° 9464062. 1397 [10-12-12 100.000|s/nombre [Cheque N° 9464063, Auditoria Colegio Rubén Castro Pagina 3 Ray,Existe un egreso por $100.000.- sélo en la planilla y no respaldado en las carpetas. al eh eee ae es 1427 - 100.000 |S/Nombre | Gasto +3) Existen gastos del equipo directivo, relacionados con almuerzos, celebraciones, consumo de casino y reuniones de planificacidn, no autorizados por la asamblea. Se desconoce la politica o la normativa que rige su pertinencia, se revis6 libro de actas, no existiendo constancia de forma de operar en éstos items. (ANEXO 1) 7 Be aa aoe = (aoeecreme | 1342 09-11-12 | 169.450 | Consumo aio 2012, hasta septiembre 2012 1403 10-12-12 10.500 _| Pizza propina reunién de planificacién Auditoria Colegio Rubén Castro Pagina 44). No existe claridad de la forma en que se norma los gastos relacionados al concepto “Apoyo en roondas”. Se descanoce cémo se selecciona a las personas que cum) (ANEXO 2) 5) No existe evidencia respecto a los montos cancelados a Don José Cortés, por concepto de sueldo. No existen boletas de honorarios, ni recibos de dinero. (ANEXO 3) 6) En relacién a la atencién sicol6gica y sicopedagégica, no hay evidencia de la regulacién de éstos montos, por ejemplo criterios de seleccién de beneficiarios y motivos. Por otra parte existen 2 comprobantes de egreso por el mismo monto, misma fecha, mismos beneficiarios, sin embargo una sola boleta asociada. (ANEXO 4) 7) No hay respaldo del monto pagado a PREVIRED, por concepto de cotizaciones previsionales. Berries) real |e terat caterers epee vese [soar | asaee|pewed taas | sooz-2 | aaa | reed wast | 0008-2 | 50886 reves 1289 [owas | s0096| proved sais | soxn.2 | 50826 reves 1ae3 | oon 2 | s0026 eres ss [aes [856 roees 8) No existe evidencia de a forma en que procede el beneficio “Movilizacién directores”. Se revis6 el libro de actas, no existiendo autorizacién de la asamblea para este gasto. (ANEXO 5) eri Fecha | Monto |Nombredel que recibe de Egreso 1108__| 21-02-12 | _ 40.000 | orieta Gonzdtez 1123 13-03-12 | 125.000 | Evelyn Barrientos 1134_| 30-03-12 | 125,000 | evelyn Barrientos 1165__| 27-04-12 | 125.000 | Evelyn Barrientos 1203 __| 30-05-12 | 125,000 | Evelyn Barrientos 1217 29-06-12 | 125,000] tucia soto 1244 | 30-07-12 | 110.000 | tucia Soto 1280_| 31-08-12 | 110.000 | tucia Soto 4311 28-09-12 |_110.000| Lucia Soto 1337 31-20-12 | 125,000 tucia Soto | 1398 10-12-12 | 125,000] tucia soto Total 1.245.000 Auditoria Colegio Rubén Castro Pagina 5‘Se hace presente que los 2 ultimos meses registrados, se incluye a este beneficio, la Sra. Lucia Soto, secretaria del Centro de Padres. Se estima que éste gasto no aprobado por la asamblea, no corresponde, ya que a la citada persona, se le paga una remuneracién mensual. 9) No existe claridad en la contratacién de un miembro del directorio como secretaria. El valor a anual pagado por éste concepto el afio 2012 fue de $ 2.654.930.- ANEXO 6 10) Se desconoce cémo se norma el siguiente gasto. Se revisé el libro de actas y no se encuentra autorizado por la asamblea. Ta [comprobante| Fecha | Monto |Nombre det Concepto oe ‘que recibe 1312 __|26-09-12| 320.000 | “Hernan Fle [Pago de wraslado de accidentados aio 2011 y 2012 11) Existen una serie de gastos no regulados, ni aprobados por la asamblea. No se encontré constancia de la normativa que regula las siguientes situaciones: ‘Wwnto Concento womee | ANEXO Becas i 600.000 7 Movilizaci6n becados 632.000 3 Canastas faniares / Nevidefias 278.000, 9 Reparto de utlidades Kermesse | 2.568.263 | 10 Teléfono jo 539.549 a1 ‘Aporte Grupo Scout 100.000 32 Lavado de cortinas, manteles y fundas 200 2 Reposicién libro de Biblioteca 35,000 2 12) En relacién al proyecto z6calo, se recibieron antecedentes incompletos, no teniendo la posibilidad de revisar el proceso licitatorio. De los antecedentes aportados se pudo obtener la siguiente informa Se presentaron 2 ofertas, con los siguientes presupuestos: Luis Aguilera: $10.832.665.- Constructor Muro: $10.236.635.- Se adjudico a esta ultima por presentar menor valor, y la empresa hizo una rebaja, dejando como valor total de la licitacién $8.232.109.- En el transcurso de la obra surgieron algunas diferencias con lo programado, incrementandose el presupuesto en $855.641.- debiéndose haberse pagado la $9.087.750.- Se observan situaciones no adecuadas en los procesos de licitacién, toda vez que los valores presentados no fueron los finalmente pagados. En base a la revision del libro de actas, se informa que no se conté con autorizacién de la asamblea para la realizacién de éste gasto. Auditorfa Colegio Rubén Castro Pagina 6Se pudo revisar un documento que informa que con fecha 20.03.12, el Centro de Padres del Colegio Rubén Castro, recibe de la Pontificia Universidad Catdlica, un préstamo por la suma de $7.169.795, lo que sumado al aporte del colegio por $3.748.093- nos da la suma de '$10.917.888.- valor exacto de la lcitacidn adjudicada segtin éste documento. (ANEXO 16) El valor que aparece en los documentos de respaldo, tenidos a la vista es de $8.232.109.-, més el adicional de $855.641, lo que genera un total de $9.087.750. Por lo anterior sefialado, existe $ 1.830.138. no respaldado. Se desconoce el valor total del Proyecto y como se pagard en el futuro. abe hacer presente que en el periodo 2012, sélo fue pagada una cuota de éste proyecto, no existiendo constancia de que se tengan los recursos para pagar lo que falta, y asi dar ‘cumplimiento a lo comprometido por el Centro de Padres saliente Por otra parte existen otros gastos, relacionados con éste proyecto, necesarios de mencionar. N* Comprobante Nombre del que a Fecha | Monto Concepto 1107 21-02.12| 200.000 maria Fernandez /Abono Proyecto Zécalo 1139 0304-12] 60.000 | Luis Martinez Retiro escombros 26calo 1140 05-04-12] 6.580 Evelyn Barrientos _| Foco y Ampolieta zdcalo ‘Confeccién de invitaciones a1ag 13-04-12| 42.000 | Gonzalo Brito inauguracién de z6calo. 2153 14-04-12] 226.800 | Hecho en casa Céctel inauguracién de z6calo 1156 20-04-12 50.000 | Luis Antillanca ‘Reparacién tabique 26calo 1168 27-04-12 | 2,000.000 | Pucv Pago 1° cuota préstamo z6calo | 1421 28-12-12] 300.000 | Luis Bustos Cataldo _| Diferencia instalacién eléctrica 26calo TOTAL 2.885.380 No es posible determinar si $ 200.000 - Abono Proyecto Zécalo $ 300.000 -Diferencia instalacién eléctrica 26calo, son adicionales o parte del pago del total del proyecto. 13) En relacién al contrato de concesién del casino, éste fue firmado con fecha 12 de marzo del 2013, y se acordaba entregar 95 almuerzos semanales, y la suma en efectivo de $689,700.~ por arriendo del periodo 05.03.13 al 05.04.13. Con fecha 14.03.13 se realiza una rebaja considerable en el monto acordado, rebajéndose a $230.000.- y 90 almuerzos semanales. ‘Se desconoce el motivo que llevo a esta toma de decisién. 14) Se adjunta anexo 13, 14 y 15 con gastos no aprobados por fa asamblea, correspondiente a actividades habituales, que se sugiere normar. Auditoria Colegio Rubén Castro Pagina 715) Finalmente, existen 2 boletas nica de depésito, @ nombre de Evelyn Barrientos- Titular cuenta Banco BBVA, cuyo origen es desconocido y que se requiere aclarar a que corresponde. Fecha Banco | Nombre Titular_| Monto 07-02-2013 | BBVA | Evelyn Barrientos | 826.216 07-02-2013 | BBVA | Evelyn Barrientos | 1.040.000 Total 1.866.216 CONCLUSIONES © Laactual directiva del Centro de Padres, no ha recibido los antecedentes minimos necesarios para iniciar su periodo de forma clara y adecuada. © No fueron entregadas a la nueva Directiva cartolas del afio 2012 y/o clave para operar con el banco. ‘© Los egresos, en algunos casos, presentan respaldos ilegibles e insu © La planilla resumen de ingresos y gastos, no cuadra. ‘© Existe una serie de gastos relacionados con almuerzos, onces, celebraciones, etc., realizados por la directiva anterior, no aprobados por la asamblea y que resultan excesivos. '* Se cancela mensualmente a Asistente Social, sin existir la respectiva boleta de honorarios. ‘¢ Se cancela mensualmente por concepto “Movilizacién Directores”, no existiendo constancia de la aprobacién de la asamblea, de éste concepto. © Elafio 2012, se contrata un miembro del directorio para realizar la labor de secretaria, Se cancela el pago de accidentados afio 2011 y 2012, no existiendo constancia en los libros de acta, de que se haya autorizado este gasto. ‘© Existe una serie de gastos no normados en su forma de entrega y monto. ‘© En relacién al proyecto Zécalo, se observan situaciones poco claras. Se requiere conocer la licitacion completa, determinar cuanto es lo que se debe por éste concepto, y como se realizaran los pagos futuros. ‘* No hay constancia del cambio de condiciones en el contrato de concesién del casino, toda vez que las nuevas resultan menos ventajosas para el colegio. Los comprobantes de egreso revisados cuentan con el VB" en todos los casos, monto y fecha. Auditoria Colegio Rubén Castro Pagina 8 WYSUGERENCIAS ‘A modo general, se estima necesario establecer instrucciones respecto a distintas politicas de gasto. Por ejemplo: © La movilizacion de los directores, debe ser aprobada por la asamblea, tal ver se puede establecer un monto fijo para determinadas fechas y/o reembolsar contra una boleta, con un tope previamente fijado. © El consumo de alimentos por parte del directorio debe ser acotado, a aquello que por las necesidades propias del cargo sea prudente de adquirir. Dejando en claro si se permitirén las celebraciones y/o comidas de camaraderia. ‘© La forma en la que se elige a las personas que apoyan el uso de microondas, debe estar normado, de manera que sea incuestionable la forma de acceder a esta fuente de ingreso. © Laatencién sicolégica y sicopedagégica, debiese estar normada en términos de monto y forma de acceder, una buena practica seria establecer parémetros para acceder a este beneficio, y fijar montos estandares de ayuda. © Enrelacién a la labor de secretaria, se sugiere mantener una persona no perteneciente al directorio. Los Directores son elegidas para representar alos apoderados ad-honorem, por lo que podria cuestionarse esta contratacion. ‘© Los pagos a personal que presta servicios, tales como sicélogos, sicopedagogos y asistente social, siempre deberan ser respaldados por su respectiva boleta de honorarios. © Cualquier gasto no contemplado en la normativa, debe ser consultado a la asamblea, en caso de no poder realizar esta consulta, se debe respaldar explicitando en detalle la necesidad e informado en la siguiente reunién de Presidentes, © No se deben establecer compromisos futuros, que comprometan a las directivas siguientes, Finalmente, se sugiere crear un manual de buenas pricticas que incluya lo anterior, y otros casos que pudiesen ser relevantes, Auditoria Colegio Rubén Castro Pagina 9 SySe hace presente que se trabajo con los antecedentes aportados en 4 carpetas, mas informacion respecto a egresos e ingresos similar a un libro diario, proporcionado por la directiva del Centro de Padres que solicito esta revisién. ‘Ademas se reviso carpeta con antecedentes del proyecto 26calo, contrato de concesién de casino yllibro de actas. Atentamente, Vitia del Mar, 13 de Noviembre de 2013, Auditoria Colegio Rubén Castro Pagina 10 MyANEXOS Anuditoria Colegio Rubén Castro Pagina 11