MANUAL DE BUENAS PRACTICAS DE

LA EMPRESA GUM DEDICADA A LA

FABRICACIÓN Y OPERACIÓN DE
EQUIPO DE ROBÓTICA
ESPECIALIZADO
ÍNDICE
PROLOGO ............................................................................................................................................ 3
OFICIOS ............................................................................................................................................... 4
Llegada De Un Documento A La Empresa...................................................................................... 4
Creación De Asunto ........................................................................................................................ 4
Creación de una carpeta................................................................................................................. 5
Finalización del Asunto ................................................................................................................... 5
PROLOGO
La adquisición de nuevos contratos para la empresa y su consecuente expansión por
parte del sector público y privado es de esperarse en una empresa que maneja
diversos controles en su administración interna, dichos controles pueden verse
afectados pues el incremento de la producción de equipo de robótica especializado
y su operación ha generado un nuevo reto para la comunicación entre áreas.
La aplicación de buenas prácticas reduce significativamente la mala comunicación
entre áreas y promueve un seguimiento de información relacionada con los temas
que se tratan dentro de la empresa, esto tiene como consecuencia el incremento de
la calidad de los productos pues se tiene un control preciso sobre equipos, personal
y procesos involucrados en la fabricación y operación del equipo de robótica
especializado.
El manual de buenas prácticas presente adjunta los procedimientos necesarios con
el fin de garantizar la calidad del producto, pretende orientar al personal de las
diferentes áreas en la mejora de sus actividades, evitando conflictos, retrasos y mala
gestión de la información, mejorando significativamente uno de los problemas
principales que se irá incrementando conforma la empresa se expanda y adquiera
más contratos, la comunicación.
OFICIOS
Llegada De Un Documento A La Empresa
A la llegada un documento se debe:
1. Registrar la llegada en el sistema del repartidos tomando en cuenta los
siguientes datos.
 Compañía y/o institución proveniente.
 El sistema automáticamente guardara la fecha, hora y día, verificar que
sean correctas.
 Área a la que va dirigido el documento.
 Persona a la que va dirigido el documento.
 Tipo de documentación
 Descripción de lo recibido
2. Generar el comprobante de entrega.
3. Imprimir el comprobante con los datos.
4. Firmarlo y entregarlo al repartidor.
5. Verificar que el sistema hay notificado a destinatario de un paquete próximo
entregar.
6. Una vez entregado el paquete verificar que en el sistema aparezco como
entregado

Creación De Asunto
Una vez recibido el paquete con la documentación.
1. Si la información es informativa o publicitaria.
a. Se registra en el sistema si es o no.
2. Si la información implica la necesidad de que el departamento realice alguna
acción.
a. Se crean un asunto
b. Se registra si el asunto es externo o interno.
c. Se describe la actividad del asunto.
d. El responsable a tender el asunto.
e. La fecha de creación del asunto hora y día se realiza automáticamente,
verificar que sea correcta, de lo contrario llamar a mantenimiento.
f. Enviar el asunto a la persona responsable mediante el sistema y una firma
electrónica.
 g. El estatus del asunto debe de cambiar a “en proceso” en cuanto el
responsable haya confirmado mediante el sistema que ha recibido el asunto
y que ya está resolviéndolo.
h. El estatus del asunto debe de cambiar a finalizado en cuanto el responsable
haya marcado en el sistema como finalizado.

Creación de una carpeta

Una vez que el responsable se le haya notificado mediante el sistema la asignación
de un nuevo asunto, este debe de cambiar el estatus del asunto a “en proceso”,
esto no sucederá de manera automática, pues depende de cada responsable el
manejo de sus tiempos, de tardarse más de dos días en cambiar el estatus se le
enviara una segunda notificación.

 Por cada asunto el sistema creara una carpeta donde se deberán ir subiendo los
archivos relacionado con el asunto.
 Se generará un reporte, automáticamente con la subida de archivos, se
generará la hora, la fecha y el día que se subió el archivo, y se podrá o no poner
una descripción.
 Se podrá poner las actividades relacionadas y su descripción, igualmente ele
sistema cargará automáticamente la hora fecha, verificar que sea correcta de lo
contrario llamar a mantenimiento.
 En caso de requerir ayuda de otras áreas el asunto podrá ser compartido con las
demás áreas, igualmente se enviará una notificación y se esperará que el
estatus del asunto cambie en cuanto el área a colaborar haya asignado aun
responsable

Finalización del Asunto

El asunto solo finalizara cuando todas las áreas marquen como finalizado el asunto
y los responsables marque como finalizado el asunto después de haberlo evaluado
dentro del sistema