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MANUEL 5S POUR

L’AMELIORATION DE LA
QUALITE DES PRESTATIONS ET
DU CADRE DE VIE

DEGUENON Roméric
Biologiste Médical
Laboratoire / CHUZ-SL
Edition revue et augmentée
INTRODUCTION
Le manuel des 5S pour l’amélioration de la qualité des soins et du cadre de vie,
est un document qui fournit à tous, l’essentiel des informations pour la mise en
œuvre efficiente du concept japonais des « 5S ». C’est aussi un document
d’orientation pour les formations des 5S au niveau des centres de santé.
Parmi les meilleures pratiques reconnues et mises en œuvre pour l’amélioration
perpétuelle par les entreprises, les «5S » occupent une place de choix. Ce sigle
désigne à la fois une démarche, une méthode et cinq actions fondamentales à
mener. Le principe des 5S est très simple et leur mise en œuvre ne nécessite ni
connaissances particulières ni moyens importants. Pourtant, derrière cette
apparente simplicité se cache un outil puissant que peu d’entreprises ont réussi à
mettre pleinement en œuvre. En effet, la méthodologie 5S est très facile à
comprendre et justement parce que les 5S apparaissent évidents et pleins de bon
sens, nous y prêtons rarement une attention suffisante et nous faisons peu d’efforts
pour les mettre en pratique : le plus difficile n’est pas de démarrer une démarche
5S mais de la poursuivre, et ce, jour après jour afin qu’elle devienne une habitude.
Alors méfiez-vous de vous-même. Beaucoup de personnes savent ce que
signifient les 5S, elles peinent néanmoins à en donner une explication simple. Peu
savent les mettre en œuvre au-delà des trois premières étapes, les plus simples.
Moins nombreuses encore sont les personnes ayant réellement compris ce que
l’on pouvait en tirer et pourquoi il faut persévérer dans leur déploiement.
Enfin la méthode 5S est une démarche participative qui nécessite que l’ensemble
des personnes utilisant un environnement précis, soit présent lorsque la démarche
5S est entamée. En effet, qui peut décider à la place de quelqu’un de ce qui lui est
utile ou non ? Seuls les utilisateurs sauront le dire. De plus, cela nécessite de bien
connaître le travail à faire pour déterminer ce qu’il faut garder ou jeter et comment
organiser le lieu de la façon la plus rationnelle possible. Alors étant donné que la
répétition facilite l’assimilation, vous verrez durant la lecture de ce manuel que,
plusieurs idées reviennent et sont répétées de diverses manières. C’est fait exprès !
Bonne lecture donc ! Et au travail !

1. ORIGINES ET SIGNIFICATION DES 5S


A l’origine, la méthode « 5S » a été élaborée dans le cadre du système de
production de la société automobile ''Toyota'', le but étant l'amélioration des
conditions de travail des opérateurs et de l'environnement de l’atelier de
production. Cette démarche japonaise repose sur de petites améliorations faites au
quotidien mais indispensables.

Le terme « 5S » désigne une démarche qui rappelle cinq verbes d’action


(débarrasser, ranger, nettoyer, standardiser, progresser) et qui en japonais
commencent tous – dans les transcriptions en alphabet occidental– par la lettre
«S» (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke). La méthode ou plutôt la démarche
est désormais connue sous le nom générique de « 5S ».
Les différentes étapes de cette méthode sont donc Seiri -- Seiton -- Seiso --
Seiketsu -- Shitsuke. Cette démarche peut être traduite littéralement en français
par le mot ORDRE qui signifie : Ordonner, Ranger, Dépoussiérer, Rendre
évident, Etre rigoureux…

En terme plus simple, c'est le fait de débarrasser le poste de travail ou son


environnement immédiat des choses inutiles qui encombrent, de ranger les choses
utiles selon l’usage qui en est fait, de nettoyer, de garder le poste de travail en
ordre tout le temps avec une rigueur indispensable à l’accomplissement du travail
bien fait. Cette démarche basée sur un management participatif joue un rôle
essentiel dans la prévention des accidents, puisqu'à terme, il n'est plus nécessaire
de rappeler les règles de sécurité, car on note naturellement une plus grande
ouverture d'esprit vers l'application des consignes. D'autre part, elle ouvre la voie
au développement des activités de résolutions de problème et transforme
l’environnement de travail car les différentes étapes si elles sont conduites avec
méthode et rigueur, agissent sur l'état d'esprit du personnel à tous les niveaux
hiérarchiques.
En définitive, la méthode 5S peut se résumer ainsi :

Nous débarrassons les choses inutiles de notre poste de travail ou dans une pièce
de notre maison ou de notre appartement, Nous le/la/les rangeons, Nous le/la/les
nettoyons, Nous le/la/les gardons rangé(e) et Nous respectons ce rangement.

Le tableau ci-dessous donne une explication encore plus simple de ce merveilleux


concept japonais.

S1 Séparer Sélectionner l’utile, Supprimer l’inutile


(Supprimer) (y compris les mouvements inutiles)
S2 Situer Situer selon les catégories et décider pour tous les
(Systématiser) matériaux, les endroits où ils doivent être rangés (si
nécessaire avec étiquetages)
S3 Salubrité Nettoyer jusqu’à ce que chaque lieu de travail et chaque
(Scintiller) matériel scintille et qu’il n’y ait aucun déchet/aucun
microbe
S4 Standardiser Standardiser les 3 premiers S dans tous les unités et
services de la structure, afin d’en faire une habitude
quotidienne
S5 Suivre des règles Sensibiliser chaque individu pour qu’il puisse s’améliorer
(Se Discipliner) continuellement et suivre les règles (avec la supervision
et/ou la réunion interne et externe)

2. LES 5S ET LA DEMARCHE QUALITE …


Les 5S constituent un préalable à toute démarche d'amélioration. C’est donc la
première technique de management à mettre en œuvre ; elle demande
persévérance et détermination. La qualité ne peut prospérer dans des ateliers sales
et encombrés, dans des bureaux qui croulent sous des masses de dossiers avec des
postes de travail désordonnés et sales générant un environnement peu agréable et
peu propice à une activité efficace. Les 5S sont le fondement de toute démarche
qualité. Ce cycle des 5S est basé sur la roue de DEMING ou le principe PDCA
(Plan –Do – Check - Act c’est-à-dire Planifier – Faire - Vérifier – Agir) des
qualiticiens chevronnés et n'est pas sans intérêt dans le domaine de la santé.

3. LES BENEFICES DES 5S …

Avec les 5S, La qualité prospère, l'état d’esprit des employés change et les
résultats se traduisent par des habitudes de travail plus adaptées. On note
également une réduction du travail, une amélioration de la productivité et de la
qualité parce qu’un environnement agréable et pratique permet, par exemple, de
gagner du temps et d’augmenter notre qualité de vie (nous nous énervons moins
à chercher désespérément quelque chose dans l’urgence). La tenue d'un service
ou d’un bureau reflète à coup sûr la qualité du travail qui y est accompli. Les 5S
constituent ainsi donc un indicateur visuel de la qualité. Eh bien posons-nous
quelques questions de mises en situation :
Auriez-vous envie de vivre dans une entreprise où les personnes courent d’un bout
à l’autre de l’atelier pour chercher un outil, où le sol est taché d’huile ou autres
produits, où les machines sont sales, où les cartons et palettes traînent dans
l’atelier et où les rebuts s’accumulent ?

Et à la maison ? Imaginez une salle de bain où les serviettes de toilettes sales


s’entassent sur le sol avec les chaussettes et autres vêtements, où le sèche-cheveux
reste branché et le robinet de la baignoire pas totalement fermé, où les produits
solaires sont périmés, où la poubelle déborde de cotons tiges…

Votre fils a fait une chute à vélo, accepteriez-vous que le matériel chirurgical
n’ait pas été nettoyé ?

Un incendie se déclare dans votre immeuble, accepteriez-vous que les extincteurs


soient périmés ou non rangés à leur place ?

Ou encore, vous faites un petit tour dans les toilettes d’un restaurant avant de
manger, pour voir l’état d’entretien des locaux. Croyez-vous que vous aurez
encore envie de manger dans ce restaurant, même si la serveuse est mignonne et
aimable, si vous avez constaté que l’état de propreté laisse à désirer ? Ne ferez-
vous pas un parallèle avec ce que vous allez recevoir dans votre assiette quelques
minutes plus tard ?

En résumé, les 5S sont des gestes au quotidien, par exemple ranger la vaisselle à
sa place (ranger), mettre les habits sales dans le panier à linge (ranger), manger
les aliments en étant vigilant sur les dates de péremption (éliminer).

Consacrer un peu de temps aux 5 S permet de prévenir bien des désagréments,


voire des accidents. Ainsi, la pratique quotidienne des 5S, nous permet de :
- Éliminer le temps perdu à chercher ses outils, ses habits…
Exemples : le passeport au moment de partir en voyage, la cravate avant d’aller travailler, la
clef que nous cherchons d’un bout à l’autre de l’atelier parce que la dernière personne de
l’équipe précédente ne l’a pas rangée à sa place…

Nous trouvons l’information demandée par un client même lorsque le chargé est absent. Cela
nous permet de servir nos clients en temps et en heure (chaque chose à sa place).

- Améliorer la sécurité :
Prévention des incendies et des accidents (de la chute d’objets, des dérapages sur
les taches d’huile, de la pollution…)

Exemples : dans l’entreprise, allées de circulation non dégagées ; à la maison, fil du téléphone
qui traverse la salle à manger…

- Améliorer l’efficacité :
Exemple : "un bon ouvrier… prend soin de ses outils"
Les quelques minutes régulièrement passées à entretenir son matériel et à s’assurer qu’il est en
état sont largement gagnées lorsque nous sommes appelés à utiliser ce matériel. De plus, cet
entretien fait la différence lorsque nous sommes pressés et que, par exemple, nous avons une
commande urgente à livrer au client.
- Diminuer et prévenir les pannes :
Exemple : le syndrome du lundi matin ou du retour de vacances, où les machines ne veulent
plus redémarrer, parce que la poussière a eu le temps de se déposer au cours du week-end.

- Libérer de l’espace inutilement utilisé :


Nous pouvons donc mieux nous organiser parce que autant le temps c’est de l’argent, autant
l’espace c’est de l’argent (Time is money and space is money too)

- Inspirer confiance :
Exemple : un médecin, qui a une salle de soins bien rangée, inspire confiance.

- Eviter de courir :
Exemple : se dépêcher de faire le ménage, parce que nous venons de recevoir un coup de fil de
notre mère, qui nous annonce qu’elle sera là dans une heure. Ce qui fait que nous soulevons
tapis et petits meubles pour y glisser la poussière que nous croyons bien cachée, mais qu’elle
voit au premier coup d’œil.

- Avoir une meilleure qualité de vie :


C’est plus agréable de travailler dans un bureau ou de vivre dans un appartement ou une
maison propre.

4. LES PRINCIPES DES 5 S


Les 5S, règles de base de l’ordre de la discipline, sont les préliminaires
incontournables pour tout projet d’amélioration. Partant du principe que les pertes
sont des bénéfices potentiels, éliminer les pertes constitue un gain. Il n’y a pas
d’amélioration réelle de productivité ou de qualité si par ailleurs subsistent des
gaspillages. Les principes des 5S sont également axés sur le comportement et
l’attitude des individus c’est-à-dire l'initiative personnelle pour renforcer l’ordre,
la propreté et la rigueur.
Il faudra alors, fixer des objectifs clairs par zone de travail et promouvoir des
« Mots d ’ordre » tels que :
• Ne jamais provoquer de désordre
• Ne tolérer aucun désordre
• Nettoyer immédiatement ce qui a été sali
• Réécrire tout ce qui n'est plus lisible
• Dégager du temps pour faire les 5S
• Se conformer aux modes opératoires
• …

5. BUTS DES 5S
L'application des 5S a plusieurs buts. Le but principal de l’introduction de la
méthode 5S dans un centre de santé est de supprimer les gaspillages. La réduction
du gaspillage de physique aussi bien que le processus de prestation constituent
l’étape initiale vers l’amélioration de la qualité des services. Le tableau ci-dessous
illustre les exemples types de gaspillages qui affectent la qualité de la prise en
charge dans la structure sanitaire.

N° Types de gaspillages Exemples


1 Gaspillage par Le temps pour la recherche des matériaux de bureau,
l’emplacement documents, matériaux médicaux, clés.
2 Gaspillage par Les malades attendent longtemps devant la pharmacie, la
le temps d‘attente maternité ou la pédiatrie.
3 Gaspillage par les Donner le mauvais médicament, donner un mauvais
erreurs médicales
traitement.
4 Gaspillage par Le stockage d‘objets inutiles, stockage des articles inutiles.
le stockage L’oubli de ceux qui sont dans les magasins ou armoires.
5 Gaspillage par Le déplacement inutile des travailleurs ou des malades (à
le déplacement cause de mauvaises indications, d’un mauvais planning ou
d’une mauvaise organisation de l’espace de travail ).

Chaque ‘'S'’ a un objectif qui lui est propre :


- Alléger l'espace de travail de ce qui y est inutile (S1) ;
- Organiser l'espace de travail de façon efficace (S2) ;
- Améliorer l'état de propreté des lieux (S3) ;
- Prévenir l'apparition de la saleté et du désordre (S4)
- Encourager l’autodiscipline (S5).
L'ensemble du système permet d'ailleurs de :
- Améliorer les conditions de travail et le moral du personnel car il est plus
agréable de travailler dans un lieu propre et bien rangé
- Réduire les dépenses en temps et en énergies
- Réduire les risques d'accidents et/ou sanitaires
- Améliorer la qualité de la production
- Améliorer la gestion de la production

6. MISE EN ŒUVRE – REALISATION ET PROMOTION


DES 5S

Les différents points pour la mise en œuvre des 5S sont :


- Implication de la hiérarchie (engagement total de la direction)
• Participer en groupe de travail
• Pratiquer des audits rapides et favoriser la créativité individuelle et
collective
• Identifier, prioriser et planifier la mise en œuvre des actions
correctives
- Rédaction des méthodes de résolution de problèmes (améliorations et
maintenance préventive)
- Augmentation du rendement des équipements en considérant que les tâches
peuvent être effectuées par tout le monde
Pour la réalisation systématique de chaque action, il faut :
- Avoir des objectifs précis
- Formaliser et optimiser les règles
- Responsabiliser le personnel
- Former et motiver le personnel
- Identifier les conditions anormales de travail
- Créer un environnement de travail ordonné en élevant le niveau de
compétence du management
- Créer un environnement de travail propre en le nettoyant
- Créer un environnement de travail permettant de pratiquer le management
par observations en détectant les sources de salissures.

Pour promouvoir les activités 5S, il faut :


- Répertorier les activités à mener
- Planifier les actions
- Editer un manuel de recommandations
- Exécuter une tâche à la fois mais l'exécuter totalement
- Favoriser le management par l'observation
- Rechercher les causes des effets
- Evaluer le résultat des actions menées
Le résultat se mesure autant en productivité qu'en satisfaction du personnel au
regard des efforts qu'ils ont faits pour améliorer les conditions de travail.
Du point de vue organisation économique, les 5S favorisent ainsi :
• La création d’un environnement de travail propice
• La simplification de processus
• L’augmentation du service rendu et sa qualité
• La diminution des coûts
• La suppression des barrières interpersonnelles de communication
Du point de vue humain, les 5S favorisent :
• L’augmentation des suggestions et de la créativité.
Pour la pérennisation des 5S, il faut :
• Consacrer 5 mn 1 fois par jour
• Consacrer 10 mn 1 fois par semaine
• Consacrer 1 heure 1 fois par mois
• Consacrer 2 heures à un moment précis (trimestre par exemple)

Avant de retrousser nos manches, comprenons d’abord que nous donnons au poste
de travail sa signification la plus large, celle de l’environnement où l’on exécute
une activité. Il peut s’agir d’une machine, d’un établi, d’un bureau, d’une zone
dans un entrepôt, un magasin de stockage. La notion de poste de travail englobe
également son environnement immédiat : l’espace autour, allées, couloirs…

La mise en œuvre des 5S peut passer par la règle PQQOQCC (Pourquoi ?


Quoi ? Qui ? Où ? Quand ? comment ? combien ?)
Les deux premières questions (Pourquoi et Quoi) ont été étayées plus haut. Pour
la suite, nous avons :

• Qui ?
C'est à chaque personne de les appliquer. Les 5S ne peuvent pas réussir si tout le
monde n'y adhère pas. Il n’y a pas de spectateur.
Qui est concerné ? Toutes les personnes qui vivent ou qui travaillent et/ou vivent
dans un environnement précis.

Qui pourrait aider à le résoudre ?

Quelqu’un qui a le sens pratique et qui n’est pas conservateur de nature.


Quelqu’un qui n’a pas de souvenir sur l’environnement choisi, et qui pourra, sans
état d’âme, aider la personne ou le groupe à sélectionner les objets à garder, en
leur posant des questions pertinentes.

Qui risque d’être gêné par la résolution du problème ?

Les personnes qui aiment vivre dans un environnement désordonné.

• Où ?
Dans n’importe quelle partie de son appartement (aussi petit soit-il), de sa maison,
de son bureau ou de son atelier.
• Quand ?
Dès aujourd’hui. Cela ne demande, en effet, aucun matériel. Cela nécessite juste
d’avoir envie de démarrer une démarche 5S. c’est si simple que ça !

• Comment se manifeste le problème à résoudre ?


Nous ne retrouvons plus un document, un outil, un objet précieux, une assiette,
les clés de la voiture…

• Combien ça coûte ce problème ?


- de précieuses minutes de notre vie à chercher un objet qui s’est
mystérieusement … volatilisé
- des maux d’estomac parce que nous nous sommes énervés de ne pas
retrouver l’objet avant le départ en week-end ou en vacances… et que
nous avons été obligés, soit de nous en passer, soit de racheter son frère
jumeau.

Une dernière question pourrait être, Quel objectif nous fixons-nous ? (Ici, le mot
objectif renvoie plutôt à la taille de la zone à traiter. Puisqu’il est impossible de
tout faire à la fois…

Voyons un peu les étapes des 5S :


✓ Seiri = Débarrasser/ Éliminer :
Débarrasser signifie "dégager ce qui embarrasse". Cela signifie donc faire le tri
entre ce qui est utile et ce qui ne l’est pas. Faire le tri des objets, du courrier, des
mails ; sinon, il y a risque de ne pas avoir la bonne information à temps…
Des informations ou des objets, gardés pour rien, occupent de l’espace. Pour plus
de facilité et parce qu’il est difficile de jeter, nous pouvons nous fixer un objectif,
par exemple une étagère de l’armoire à vêtements, un des placards de notre
cuisine, notre bureau (table)…
Appuyez-vous sur le PQQOQCC. Il faut aussi définir un périmètre à taille
humaine (pour ne pas se décourager) et prendre objet après objet dans le périmètre
que vous avez défini et se poser la question :
Es ce que nous nous servons de cet objet ?
Oui ! qui l’utilise et quelles en est la fréquence d’utilisation ?
Non ! alors nous avons trois choix possibles à savoir : réemployer l’objet à
d’autres fins, recycler l’objet ou simplement le jeter.
Je ne sais pas ! dans ce cas, il faudra mettre une affiche ou un post-it sur cet objet
pour se donner le temps d’observation et de réflexion sur le devenir de cet objet.
Ainsi chaque fois que quelqu’un aura besoin de cet objet, il marquera son nom et
sa date d’utilisation. Cette méthode pourrait nous aider dans la prise de décision
ultérieure. En effet, après quelques jours d’utilisation, nous regardons les noms
qui figurent sur l’affiche. Trois cas sont possibles :
• Un seul nom est inscrit : l’objet est utile, il sera mieux à la portée de son
utilisateur
• Plusieurs noms sont inscrits : l’objet est utile ; il doit être dans une zone
accessible à tous les utilisateurs
• Aucun nom n’est inscrit : dans ce cas, retour à la rubrique « non ».

Attention ! Dans certains pays, l’utilisation de certains objets vont de pairs avec
les saisons. Il faudra en tenir compte pour le S2.
Lors de cette première étape, il s'agit d'éliminer de l'espace de travail toute chose
qui n'y a pas sa place. Ainsi,
• Tout ce qui ne sert pas ou plus depuis un moment (un an par exemple)
est jeté ou recyclé si possible ;
• De ce qui reste, tout ce qui sert au moins une fois par mois est remis
à l'écart (au magasin par exemple)
• De ce qui reste, tout ce qui sert au moins une fois par semaine est
remis à proximité (dans une armoire par exemple)
• De ce qui reste, tout ce qui sert au moins une fois par jour est au poste
de travail
• De ce qui reste, tout ce qui sert au moins une fois par heure est au
poste de travail et directement à portée de main
• Et ce qui sert fréquemment dans la journée est directement sur
l'opérateur lui-même (stylo, stéthoscope, garrot…).
Cette hiérarchisation du matériel de travail conduit logiquement au Seiton.

Remarque :
La première étape est un processus sans fin. Si vous recommencez la phase "éliminer" sur la
même zone, vous constaterez que vous trouverez encore des choses à jeter. N’oublions surtout
pas que SEIRI va de pair avec SEITON…

Seiton = Ranger
Cette étape consiste à ranger tout ce qui est nécessaire ou utile et qui provient de
SEIRI. On peut utiliser des méthodes de management visuel mais souvent le plus
simple leitmotiv de SEITON est : "Une place pour chaque chose et chaque chose
à sa place".
Lors de cette étape, on cherche à aménager l'espace de travail de façon à éviter les
pertes de temps et d'énergie qui sont parfois causes de la baisse de la productivité.
Les règles de Seiton sont :
• Arranger de façon rationnelle le poste de travail
• Définir les règles de rangement
• Rendre évident la place des objets
• Les objets d'utilisation fréquente doivent être prêts de leur utilisateur
• Classer les objets par ordre d'utilisation
• Mettre en pratique le FIFO (First In, First Out)
Avec les 5S, nous améliorons l’ergonomie de notre poste de travail (que ce soit la
cuisine familiale ou le soin à un malade…). Pour le S2, il faut faire en sorte de
• Diminuer la pénibilité,
• Réduire nos pas (et donc diminuer la fatigue à la fin de la journée),
• Éviter de porter des charges lourdes…
Sans en avoir l’air, nous pratiquons ainsi du HOSHIN (optimisation des flux) et
nous améliorons également la sécurité. Pour effectuer cette étape, demandons-
nous comme indiqué plus haut :
Ce que nous utilisons le plus souvent, et de quelle manière. Qui les utilise le plus,
si ces objets sont dans une zone collective et utilisés par plusieurs personnes et
dans quel ordre ?
Nous pouvons demander à un observateur de nous aider, en nous faisant part de
ses remarques sur notre manière de chercher et d’utiliser les objets.
Cette étape nous permet de nous "économiser" par la suite. Rien de plus fatiguant
que de se contorsionner pour aller chercher les verres ou le pot de confiture sur la
2e étagère au-dessus de l’évier… passons à présent à SEISO

SEISO (scintiller, nettoyer)


Cette étape est souvent négligée, car les personnes n’en voient pas l’utilité et ne
prennent pas au sérieux le nettoyage. Ils disent qu’ils ne sont pas des "femmes de
ménage". Ceci n’est absolument pas un jugement de valeur, mais une remarque
moult fois entendue ! En effet, une fois l'espace de travail dégagé (SEIRI) et
ordonné (SEITON), il est beaucoup plus facile de le nettoyer. Le non –respect de
la propreté peut en effet avoir des conséquences considérables en provoquant des
anomalies ou le dysfonctionnement des appareils. Quelques règles du SEISO :
• Décrasser, inspecter, détecter les anomalies
• Remettre systématiquement en état (une étiquette détachée par exemple
doit être systématiquement remis…)
• Supprimer l'anomalie à la source.
De façon plus précise, cette étape permet de :
• Rendre notre environnement agréable à l’œil : il est plus agréable de
travailler dans un service de soins au sol propre ou dans un garage dont le
sol brille.
• Prévenir les risques d’accidents : en nettoyant les étagères de notre
bureau, bibliothèque, salon, nous nous rendons compte que le rayon
commence à se fissurer. Nous pouvons le renforcer ou le remplacer, avant
qu’il ne se casse et que les livres assomment la personne qui ouvrira la
bibliothèque à ce moment-là.
Lorsque nous détectons des anomalies, nous corrigeons si cela nous est possible
ou nous avertissons. Ce nettoyage ne doit pas être confondu avec "le nettoyage
général de fin de mois ou de trimestre". Les outils de nettoyage doivent être
adaptés au type de nettoyage effectué et doivent être disposés à un endroit précis
puisque chaque chose doit être à sa place. De plus, en procédant régulièrement à
un nettoyage de ces outils, nous leur garantissons une durée de vie plus longue.
Qui veut aller loin, ménage sa monture…

Les trois étapes les plus simples de 5S viennent de passer ; les deux dernières
étapes sont liées à chaque personne et à sa capacité à ériger les 5S en habitudes
en respectant tout ce qui a été établi comme norme ou standard. Passons à l’étape
4 : SEIKETSU

SEIKETSU / Standardiser
Il s’agit ici, d’établir des règles de travail, de les essayer avant de les valider.
Ces règles doivent être simples, visuelles ou écrites.
Nous pouvons aussi en profiter pour mettre en place des "détrompeurs", c’est-à-
dire un système nous empêchant de commettre des erreurs.
Exemple : Si vous insérez votre carte bancaire dans le mauvais sens, que se passe-t-il ? Votre
carte est rejetée. Ceci est un exemple de système anti-erreur.
Dans notre cas, nous pouvons, par exemple, fabriquer des casiers de rangement pour notre balai,
seau, brosse… de tailles différentes suivant les objets. Nous ne pourrons donc plus nous tromper
dans le rangement et nous saurons toujours où remettre les outils même si nous confions cette
tâche à un nouveau membre de notre personnel ou à notre frère qui vient nous rendre visite pour
la première fois dans notre nouvel appartement.
SEIKETSU rappelle simplement que l'ordre et la propreté sont à maintenir tous
les jours…

SHITSUKE : Respecter / Faire respecter / Progresser


Cette étape est celle du contrôle rigoureux de l'application du système des 5S. Si
celui-ci est appliqué sans la rigueur nécessaire, il perd en effet toute son efficacité
(les exemples existent autour de nous). Une vérification fiable des 4 premiers ‘'S’'
et le soutien du personnel impliqué sont les moteurs de cette étape. Nous
respectons au quotidien les règles que nous avons définies. Sinon, il n’y a aucun
intérêt de l’avoir fait et formalisé. Nous faisons respecter les règles par notre
entourage. Si quelqu’un ne les respecte pas, nous lui expliquons pourquoi c’est
important d’appliquer les 5S, avec une petite démonstration simple et nous restons
vigilants (les 5S sont non punitifs).
Nous progressons en améliorant les règles et en faisant progresser les standards :
nous créons de nouveaux standards. Pour cela, nous appliquons la méthode du
PDCA ou celle du Kaizen (méthodes permettant d’avancer à petits pas).

7. FACTEURS CLES DE REUSSITE


Pour la mise en œuvre effective et la réussite de la pratique des 5S dans une
structure, il faut deux facteurs clés : une attitude positive et un leadership adéquat.
L’attitude positive peut être définie comme l’optimisme qui est la tendance à
voir et à prendre toute situation du bon côté…
En terme plus simple avoir une attitude positive, c’est être prêt à toujours
aller de l’avant quelques soient les difficultés…
Le tableau ci-dessous compare deux types d’attitude ; celle du vainqueur et celle
du perdant. De quel côté êtes-vous ?

Attitude de vainqueur Attitude de perdant


1. Le Vainqueur fait toujours partie de la 1. Le Perdant fait toujours partie du problème.
réponse
2. Le Vainqueur a toujours un programme. 2. Le Perdant a toujours une excuse.
3. Le Vainqueur dit « Laissez‐moi le faire à 3. Le Perdant dit « Ce n’est pas mon travail ».
votre place ».
4. Le Vainqueur dit « Cela peut être difficile 4. Le Perdant dit « C’est possible mais trop
mais c’est possible». difficile ».
5. Quand le Vainqueur commet une erreur, il 5. Quand le Perdant commet une erreur, il dit
dit « Je me suis trompé ». « Ce n’était pas de ma faute ».
6. Le Vainqueur voit les possibilités et le 6. Le Perdant voit les problèmes et le passé.
potentiel.
7. Le Vainqueur croit en la notion de 7. Le Perdant croit que pour qu’il puisse
victoire commune. gagner, quelqu’un doit perdre.
8. Le Vainqueur utilise des arguments 8. Le Perdant utilise des faux arguments mous
solides avec des mots feutrés. mais avec des mots durs.
9. Le Vainqueur fait avancer les choses. 9. Le Perdant laisse faire les choses.
10. Le Vainqueur travaille dur pour obtenir 10. Le Perdant reste assis dans la salle
un résultat. climatisée et demande le résultat.
11. Le Vainqueur dit comme il n’y a pas 11. Le Perdant dit je ne peux pas faire 5S car
d’espace, je fais 5S il n’y a pas d’espace
12. Le Vainqueur pratique SEPARER et 12. Le Perdant n’essaie pas de pratiquer
SITUER pour ne pas perdre de temps en SEPARER et SITUER; il perd du temps.
cherchant les choses.
13. Le Vainqueur sait que « Le temps, c’est 13. Le Perdant gaspille le temps pour perdre
de l’argent » le « L’argent ».
14. Le Vainqueur utilise les matériaux 14. Le Perdant cherche toujours des matériaux
existants pour améliorer la situation. inexistants.
15. Le Vainqueur demande comment pêcher 15. Le Perdant demande des poissons.
des poissons

Le leadership est un thème très complexe mais une définition simple peut être
celle-ci : le leadership, c’est « le processus par lequel un individu influence
un groupe d’individus en vue d’atteindre un but ou un objectif précis et
commun ».

8. OUTILS DE SUPERVISION DES 5S


Aucune activité ne peut prospérer sans contrôle ou supervision. La supervision
devrait être organisée 4 fois dans l’année et se faire sur la base de Fiches
d’évaluation.
(à éditer)

CONCLUSION
En résumé :
1) J’élimine les objets inutiles en me demandant si je peux les réemployer ou les
recycler. Sinon je les jette.
2) Je range tout ce qui reste, après élimination, plus ou moins loin de moi, en
fonction de la fréquence, du lieu d’utilisation et de la facilité de manutention.
3) Ensuite je nettoie et j’inspecte pour détecter les fuites, salissures…
4) Je standardise.
5) Je respecte les règles et j’améliore les standards (PDCA).

Le respect des 5S permet de donner une bonne image de votre entreprise ou de


votre maison. Un environnement propre et agréable est votre meilleure publicité.

N'oublions en aucun cas que toute entreprise comporte ses difficultés qui
nous aident à aller de l'avant !
5S = Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place
ILLUSTRATIONS
Avec le schéma ci-dessus, la recherche d’une carte ne serait plus difficile, de
même que le rangement puisque qu’il y a eu systématisation. C’est ce standard
que la mise en œuvre des 5S peut nous permettre d’avoir dans nos services,
bureaux, appartement ou autre cadre de vie…
9. BIBLIOGRAPHIE

1. 5S consulté sur www.wikipedia.org


2. Méthode 5S '' un préalable à toute démarche d'amélioration continue'' Joel
LAGET / Cristian MASSON Février 2005
3. Les 5S, http://www.idecq.fr/qualité/item/179-les-5s.html
4. Méthodologie 5S, http://www.qualiteonline.com/dossier-39-methodologie-
5s.html
5. lexique de la méthode des 5S, http://www.cfa62.fr
6. Concept 5S
7. S1 Seiri et Seiton S2
8. S3 Seiso
9. S4 Seiketsu et S5 Shitsuke
10.La technique 5S
11.Manuel illustratif des 5S pour l’amélioration de la qualité des soins et des
services dans un centre de santé (République du Sénégal – Juillet 2013)