2218 - Manual de Procesos y Procedimientos

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TERMINAL DE TRANSPORTES DE MN-GM-002

VALLEDUPAR S.A. Versión: 01
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Dirección: Carrera 7A No. 44 – 156 Local 101

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Clasificación de los Procedimientos

MACROPROCESO PROCESO PROCEDIMIENTOS
ESTRA
TEGIV
GESTIÓN PLANEACIÓN
OS
PLANEACIÓN
GERENCIAL GE REVISION POR LA DIRECCION
CONTROL OPERATIVO DE VEHICULOS
CONTROL ENTRADA DE VEHICULOS
TASAS DE USO
CONTROL SALIDA DE VEHICULOS
GESTIÓN OPERATIVA DE VEHÍCULOS MANEJO DE COMPARENDOS
MISIONALES
CONTROL SERVICIO NO CONFORME

GESTIÓN EVASIÓN TASA DE USO
OPERATIVA
ALCOHOLEMIA
CONTROL CARRETERA
CONTROL DE ARRENDAMIENTOS Y CONCESIONES
ADMINISTRACIÓN PQRS
GESTIÓN COMERCIAL
CONTROL DE VEHICULOS Y MOTOS INMOVILIZADOS
CONTROL DE VEHICULOS DE USUARIOS
PROCEDIMIENTO SELECCION DE PERSONAL
PROCEDIMIENTO INDUCCION Y REINDUCCIÓN DEL PERSONAL
PROCEDIMIENTO EVALUACION PERSONAL OPERATIVO Y ADMON
GESTIÓN TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO DESVINCULACION DE LABORAL
NOMINA
GESTIÓN PLANILLA UNICA INTEGRAL
ORGANIZACIONAL
LIQUIDACION VACACIONES Y PRIMA VACACIONAL
BIENES Y SERVICIOS
GESTIÓN CONTRACTUAL
SELECCION Y EVALUACION DE PROVEEDORES
APOYO
GESTIÓN DOCUMENTAL COMUNICACIÓN INTERNA

GESTION MANTENIMIENTO E INFRAESTRUCTURA MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES
TESORERÍA TESORERIA
GESTION CONTABLE Y PRESUPUESTO
ELABORACIÓN CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
GESTIÓN ELABORACIÓN CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL
FINANCIERA GESTIÓN
CONTABLE Y FINANCIERA ELABORACIÓN NOTAS DE CONTABILIDAD
FACTURACIÓN ARRENDAMIENTOS
CONCILIACION BANCARIA
RENTA Y PATRIMONIO
ASESORIAS DE CONTROL INTERNO
AUDITORIA INTERNA
EVALUACIÓN
CONTROL INTERNO
RENDICIÓN DE INFORMES
GESTIÓN
MEDICION ANALIS MANEJO DE RIESGOS
Y MEJORA
ELABORACIÓN PLANES DE MEJORAMIENTO
ACCIONES CORRECTIVAS
CALIDAD Y MEJORAMIENTO
ACCIONES PREVENTIVAS

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PROCEDIMIENTOS ESTRÁTEGICOS

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MACROPROCESO: GESTIÓN GERENCIAL

PROCESO: PLANEACIÓN
PROCEDIMIENTO: PLANEACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
1. OBJETIVO
Establecer los parámetros generales para realizar la planeación de procesos

de la empresa, planeación de proyectos y planeación del Sistema de Gestión
de Calidad.
2. ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS.
Aplica para todos los proyectos a desarrollar por la TERMINAL DE

TRANSPORTE DE VALLEDUPAR S.A.
3. RESPONSABLE.
El Comité de Calidad y Asesor de Gerencia:

o Realizar el direccionamiento estratégico de la entidad
o Establecer y revisar indicadores de gestión
Gerente: Aprobación de planes, proyectos y políticas.
4. CONDICIONES GENERALES.
4.1 Todos los procesos de realización deben planearse teniendo en cuenta:

- Requisitos legales y reglamentarios
- Los requisitos del cliente
- Los requisitos de la empresa
- Otros requisitos necesarios pero no expresados por el cliente
- Recursos necesarios
- Metodología a aplicar
4.2 Parte de la planeación de los procesos es establecer los niveles de

autoridad, responsabilidad, control y participación de los mismos. El
Comité de Calidad establece estos niveles por medio de la matriz de
responsabilidades PL-M-01.

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4.3 La Misión, Visión, Política de Calidad y Objetivos de Calidad deben

incluirse en el Manual de Calidad, publicarse en sitios visibles de la
Terminal y ser divulgados y explicados al personal.
4.4. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
El direccionamiento estratégico de la empresa comprende:
- Misión: Define que hace a empresa, cómo lo hace, con quien lo hace y
para que lo hace, esta misión debe ser establecida, divulgada, revisada y
ajustada cada vez que sea necesario por el comité de calidad. La misión
debe ser entendida por toda la organización.
- Visión: Define las metas de la empresa. Debe incluir la meta a cumplir y el

tiempo en el cual debe alcanzarse, así como la metodología para
alcanzarla. Esta visión debe ser establecida, divulgada, revisada y
ajustada cada vez que sea necesario por el comité de calidad. La visión
debe ser entendida por toda la organización.
- Política de calidad: Define la filosofía de la empresa en cuanto al manejo

de la calidad, debe incluir el enfoque al cliente y el mejoramiento continuo
de los procesos. La política de calidad debe ser establecida, divulgada,
revisada y ajustada cada vez que sea necesario por el comité de calidad.
La política de calidad debe ser entendida por toda la organización.
- Objetivos de calidad: Definen las metas de la organización en cuanto al

manejo de la calidad. Deben ser medibles y coherentes con la política de
calidad. Los objetivos de calidad deben ser establecidos, divulgados,
revisados y ajustados cada vez que sea necesario por el comité de calidad.
Deben ser entendidos por toda la organización. Así mismo se debe revisar
su cumplimiento.
La relación de los objetivos de calidad con los objetivos de los procesos

se registra en la matriz de relación de objetivos PL-M-02.
4.5. PLANEACIÓN DE PROYECTOS:
- La gerencia establece el proyecto a desarrollar en el formato PL-F-01 Plan

de Acción del Plan Estratégico

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- Se registran las fechas, actividades y recursos en el formato seguimiento

a proyecto PL-F-02.
- Se ejecuta el proyecto de acuerdo con los parámetros establecidos
- Se realiza seguimiento de la ejecución del proyecto se realiza de acuerdo

a su naturaleza y se registra en el formato seguimiento a proyecto PL-F-
01.
5. GLOSARIO
INDICADOR: Es la medida cuantitativa o la observación cualitativa que

permite identificar cambios en el tiempo y cuyo propósito es determinar qué
tan bien está funcionando un sistema.
INVERSIÓN: Son las erogaciones dirigidas a la formulación y acumulación de

capital fijo o social que se estima en la riqueza de la comunidad.
PLAN DE ACCIÓN: Prioriza los programas y proyectos del Plan de Desarrollo

que se ejecutaran en la vigencia de un año.
PROYECTO: Es la identificación de acciones para el cumplimiento de metas,

se requiere la utilización de recursos.

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6. FLUJOGRAMA
RESPONSABL DOCUMENTO
FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN
E SOPORTE
Inicio
1. El Gerente informa por medio de oficio a los
funcionarios, equipo de trabajo para la formulación del Gerente Circular
Plan de Desarrollo.
1. Conformar Equipo de
Trabajo
2. El Asesor de Gerencia con el equipo directivo define Metodología
directrices para la metodología a utilizar en la Asesor de
elaboración del Plan Estratégico y la presenta al Gerente Gerencia
para su ajuste y aprobación.
2. Definir
Metodología 3. El Gerente y el Asesor de Gerencia identifican los
grupos que están directa e indirectamente involucradas Acta
en las situaciones más relevantes, que pueden ser
problemas o experiencias exitosas que surgen en el Gerente
3. Identificar actores Desarrollo de la Entidad, los incluye como participantes Asesor de
y asignar tareas para la elaboración del Plan de Estratégico, se realiza el Gerencia
listado con los problemas que afectan a los usuarios.
Posteriormente se asignan tareas a los jefes de oficina y
funcionaros con el objeto de identificar problemas y
definir objetivos y estrategias.
4. El Asesor de Gerencia y el equipo de trabajo analizan

la situación actual del Terminal, teniendo en cuenta el
4. Realizar plan Estratégico anterior, la información financiera, el Asesor de Acta
Diagnostico avance de proyectos en ejecución, y la información de Gerencia Equipo
los usuarios. Analizan la información, priorizando los de Trabajo
problemas identificados con base en la realidad de la
entidad, se identifican las causas de los problemas
seleccionados.
5. Formular
Componente
Estratégico 5. Definir la misión, visión, principios, valores, objetivos, Asesor de Anteproyecto
lineamientos Estratégicos plan financiero y políticas a Gerencia
seguir, los programas y proyectos a desarrollar por las Equipo de
diferentes áreas de gestión de la entidad. Trabajo
6. Formular
componente 6. Según los programas y proyectos definidos en el
financiero. componente estratégico del Plan Estratégico, se asigna Asesor de Anteproyecto
la proyección de los recursos de las fuentes internas y Gerencia Jefe de
externas que componen el Presupuesto. Contabilidad

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DOCUMENTO
FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
SOPORTE
7. Elaborar Anteproyecto 8. Elaborar anteproyecto de plan Estratégico y presentarlo

al Gerente y Junta Directiva. De acuerdo al análisis del Asesor de Gerencia
Anteproyecto
proyecto el Gerente y Junta Directiva presenta las Equipo de trabajo
recomendaciones.
9. Realizar 9. Ajustes al Plan Estratégico de acuerdo con las

Ajustes y recomendaciones. Presentar Plan estratégico a Gerencia Asesor de Gerencia Proyecto
Presentar Plan y Junta Directiva.
FIN

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MACROPROCESO: GESTIÓN GERENCIAL

PROCESO: PLANEACIÓN
PROCEDIMIENTO: REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y directrices para realizar la Revisión por la

Dirección, de tal forma que permita revisar la conveniencia, adecuación,
eficacia, eficiencia y efectividad continua del Sistema de Gestión de Calidad
de la Terminal de Transportes de Valledupar
Este procedimiento aplica para la revisión del Sistema de Gestión de Calidad

de la Terminal de Transportes de Valledupar S.A. y comprende desde la
definición de las condiciones generales hasta la evaluación y seguimiento de
las decisiones y acciones surgidas de la revisión, incluyendo los registros
correspondientes.
3. RESPONSABLE.
El Gerente es responsable por el cumplimiento y aplicación de este proceso.

Responsables de Procesos son responsables por tener todos los informes
requeridos para la realización de la revisión del Sistema de Gestión de Calidad.
Comité de Calidad: Es responsable de la revisión anual del Sistema de
Gestión de Calidad de la entidad.
El Sistema de Gestión de Calidad de la Terminal de Transportes de Valledupar

S.A., es revisado con una frecuencia mínima de una vez al año, por el Comité
de Calidad.
Para la revisión del Sistema de Gestión de Calidad se tiene en cuenta la

siguiente información:
 Política y objetivos de calidad

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 Resultados de auditorías
 Retroalimentación del cliente
 Desempeño de procesos y conformidad de los servicios
 Informe de estado de las acciones correctivas y preventivas
implementadas
 Cambios que afectan al Sistema de Gestión de Calidad
 Recomendaciones para la mejora
 Planes de mejoramiento
 Mapas de riesgos
Los resultados de la revisión por la Dirección incluyen todas las decisiones y

acciones relacionadas con:
 La mejora de la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad

 La mejora del producto en relación con los requisitos del cliente, y
 Las necesidades de los recursos
La revisión por la Dirección se hace con la presencia de la mitad mas uno de

los miembros permanentes del Comité de Calidad y sus decisiones serán
tomadas por la mayoría.
Las actas de la revisión por la Dirección tienen una numeración secuencial

diferente a las de las reuniones ordinarias del Comité de Calidad.
El Gerente programa la Revisión por la Dirección del Sistema de Gestión de

Calidad, para lo cual informa al Representante de Calidad y a los dueños de
Procesos con un mes de anticipación y realiza la citación al Comité de Calidad
por medio de oficio indicando fecha, hora y lugar de la reunión.
Los dueños de procesos preparan el informe gerencial a presentar ante el

Comité para la revisión por la Dirección y se lo envían al Representante de
Calidad. Dicho informe debe contener como mínimo la siguiente información:
 Resultados de las auditorías de calidad o autocontroles realizados

 Retroalimentación de los usuarios
 Desempeño de los procesos y conformidad con el servicio
 Estado actual de las acciones preventivas y correctivas
 Acciones de seguimiento a los compromisos pactados en las anteriores
revisiones por la dirección

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 Cambios que puedan afectar el Sistema de Gestión de Calidad de la

entidad
 Recomendaciones para la mejora y riesgos actualizados e identificados
para la entidad
En el acta correspondiente se debe diligenciar el análisis de cada ítem y el

plan de acción con todas las decisiones y acciones relacionadas, asignándole
un responsable para la implementación de cada acción. Deben relacionarse
además las correspondientes conclusiones, indicando la conveniencia,
adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de
Calidad y las decisiones y acciones tomadas para describir la mejora del
servicio en relación con los requisitos de los usuarios y partes interesadas y
las necesidades de recursos definidas.
El representante de la Dirección es el responsable de socializar y

retroalimentar a los dueños de procesos las decisiones y los compromisos
adquiridos dentro de la revisión por la dirección con sus respectivos plazos de
ejecución.
- El representante de la dirección se asegura de hacerle seguimiento a las

acciones propuestas en la revisión por la Dirección de acuerdo con las
fechas establecidas en el Plan de Acción y según lo establecido en los
procedimientos para las acciones correctivas, preventivas y de mejora.

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5. FLUJOGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
1. Anualmente el Gerente programa la Revisión

del SGC, para lo cual informa con un mínimo de Gerente Circular
1. Convocar Reunión un mes de anticipación a cada responsable de
proceso para que recopile la información
requerida.
2. Preparar 2. Los dueños de los procesos recopilan la Metodología

Información información de su proceso y se aseguran de Dueños de Proceso
efectuar los informes de manera adecuada para
la misma.
3. Realizar reunión
3. Adelantar reunión de revisión por la Dirección.
Analizar el estado actual del Sistema de Gestión Comité de Calidad Informes de
de Calidad. Cada dueño de proceso presenta su Calidad
informe. Elaborar informe del estado actual de
Sistema de Gestión de Calidad
4. Elaborar Plan
de Acción
4. Elaborar plan de acción con base en el análisis
realizado y las necesidades o propuestas de Comité de Calidad Plan de Acción
mejora, que permita el ajuste y mejoramiento del
5. Socializar Plan Sistema de Gestión de Calidad.
de Acción
5. Los dueños de procesos deben socializar con Dueños de Proceso Listado de
los funcionarios que intervienen en el proceso, el Asistencia
plan de acción y se aseguran de tomar las
6. Realizar acciones que les corresponda.
Seguimiento al
Plan de Acción
6. Verificar el Cumplimiento del plan de acción Comité de Calidad Anteproyecto
7. Registrar
actividades
FIN
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7. Recopilar y mantener todos registros que

evidencien el cumplimiento de los requisitos de la Representante de la Registros
Alta Dirección
revisión por la Dirección, tales como: citaciones a
reunión, actas de reunión, plan de acción,
seguimiento al plan de acción, informe de revisión
por la Dirección y otras evidencias según sea el
caso.
PROCEDIMIENTOS MISIONALES

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MACROPROCESO: GESTIÓN OPERATIVA

PROCESO: GESTIÓN OPERATIVA DE VEHICULOS
PROCEDIMIENTO: CONTROL OPERATIVO DE VEHICULOS
1. OBJETIVO
Establecer los parámetros dentro de los cuales deben realizarse las

actividades relacionadas con el Control Operativo de los Vehículos de
transporte terrestre intermunicipal e interdepartamental de pasajeros que
ingresan y salen del Terminal de Transportes de Valledupar S.A.
2. ALCANCE
Aplica para el proceso Control Operativo de Vehículos.
3. RESPONSABILIDAD
El Jefe Operativo es responsable por el Control del proceso.

Los Supervisores son responsables por la verificación de las operaciones del
proceso, manejo de comparendos, control de registros y Control de la evasión
de tasa de uso y prueba de alcoholemia en las entradas y salidas de la ciudad.
Los Controlador Operativos son responsables por el Control de entrada y
salida de vehículos y el registro de formatos correspondientes.
Los Auxiliar Caja Conduce es de Caja Conduce son responsables de la
venta de la Tasa de uso.
Enfermera Jefe Son las responsables de la recesión de alcolimetría
4. CONDICIONES GENERALES
4.1 Las condiciones de este procedimiento se fundamentan en la

normatividad que a continuación se enuncia de acuerdo con el objeto
social del Terminal y sus actividades comerciales:

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Decreto 2762 del 20 de diciembre de 2001 del Ministerio de Transporte.

Resolución 2222 del 21 de febrero de 2002 del Ministerio de Transporte,
(artículos derogados: primero y cuarto, por la resolución 6398).
Resolución 4222 del 27 de marzo de 2002.
Resolución 6398 del 17 de mayo de 2002 del Ministerio de Transporte.
Resolución 4383 del 16 de octubre de 2008 del Ministerio de
Transporte.
4.2 Para el control Operativo de vehículos se manejan los siguientes turnos

de acuerdo al cargo:
 Supervisores:
06:00 a.m. a 02:00 p.m.

02:00 p.m. a 10:00 p.m.
10:00 p.m. a 06:00 a.m.
06:00 am. a 06:00 Pm
06:00 pm a 06:00 pm
 Controlador operativo cuando se encuentran en los operativos para la

evasión de la tasa de uso a las salidas de la ciudad:
06:00 a.m. a 02:00 p.m.

02:00 p.m. a 10:00 p.m.
06:00 a.m. a 06:00 Pm
 Enfermera Jefe para la prueba de alcoholemia:
3:00 a.m. a 11:00 a.m.

6:00 a.m. a 02:00 p.m.
10:00 a.m. a 6:00 p.m.
02:00 pm a 10:00 pm
03:00 am a 12:30 pm
12:30 pm a 10:00 pm
 Control Entrada y Salida
6:00 a.m. a 2:00 p.m.

2:00 p.m. a 10:00 p.m.
10:00 p.m. a 6:00 a.m.
6:00 a.m. a 6:00 p.m.

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6:00 p.m. a 6:00 a.m.
4.3. De acuerdo a lo establecido en el Manual de Funciones y el Manual de

Procedimientos, además las Competencias Laborales y el Plan de
Mejoramiento establecido por sitios de trabajo, el funcionario debe ceñirse
a toda esta reglamentación y normatividad.
5. FLUJOGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
1. El Controlador Operativo recibe el turno en la
Minuta Diaria, y permite el ingreso a los vehículos que
están afiliados a la terminal, en la planilla CO-F-02
1. Recibir Turno y control entrada de vehículos, los cuales son Minuta diaria
permitir ingreso de identificados por medio del logo de las distintas
Vehículos empresas y su número vial, esto aplica para taxis y
Controlador
buses, por los colores de cada empresa y el distintivo
Operativos
que llevan en la parte lateral de los vehículos " el
nombre de la empresa a la cual está afiliado el
vehículo".
INFRACCIÓN
SI Controlador
2. Quien identifica que se está cometiendo una Operativo,
2. Identificar infracción contra el manual operativo notifica el hecho Vigilantes, N/A
NO al Supervisor Supervisores, Jefe
infracción
Operativo
3. Se toma un registro fotográfico y se informa de la

Registro
3. Tomar infracción al conductor quien debe firmar el
Supervisor fotográfico
registro comparendo, en caso que no firme, se deja la
infracción
Fotográfico observación en el mismo.
4. El jefe operativo envía una carta y copia del

comparendo a la empresa transportadora informando
4. Notificar la infracción, adicionalmente el supervisor informa de Jefe Operativo,
Supervisor Carta y copia
infracción la infracción al conductor quien debe firmar el
comparendo
comparendo, en caso que no firme, se deja la
observación en el mismo.
El supervisor que este de turno registra el
comparendo en la Minuta Diaria.
5. Se entrega una copia del comparendo a la oficina

5. Entregar de conduce, para lo cual el conductor cuenta con tres
Comparendo días hábiles para presentar los descargos ante el jefe Jefe Operativo,
operativo, quien decide el manejo del comparendo, Supervisor Copia
de acuerdo con lo manifestado por el conductor. Si Comparendo
pasados los con tres días hábiles el conducto no
realiza el descargo del comparendo se bloquea al
conductor hasta que cancele el comparendo.
Tesorero,
6. Descargar 6. En caso de pago del comparendo, El conductor se Supervisor, Recibo de Pago
o anular acerca a pagaduría, donde se liquida el valor del Jefe Operativo
Comparendo
A Dirección: Carrera 7A No. 44 – 156 Local 101

FIN
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comparendo y se entrega el recibo de pago una vez

cancelado.
En caso que en los descargos el conductor justifique
el no pago del comparendo, el jefe operativo registra
el hecho en las observaciones del mismo y se lo pasa
al supervisor en turno para su anulación y El Jefe
operativo informa al supervisor en turno que anule x
comparendo, el cual se anota en la planilla CO-F- 11
relación de comparendos anulados
FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN DOCUMENTO

RESPONSABLE
SOPORTE
A
7. El Controlador Operativo verifica con el conductor el Controlador
número de pasajeros que trae y lo reporta en la planilla CO- Planilla CO-F-
Operativo
F-03 relación de pasajeros control entrada. 03
7. Controlar
Cantidad de
Pasajeros
8. El funcionario recibe el turno en la planilla CO-F-07
entrega de turno control salida, luego observa y pregunta si Controlador
el vehículo que va saliendo de las instalaciones viene de Operativo Planilla CO-F-
viaje verificando que no tenga pasajeros en su interior y si 07
VIAJA es necesario, pregunta a control entrada si el vehículo llego
NO de viaje.
SI 8. Controlar
Salida de 9. Los conductores presentan su planilla de viaje al
Vehículos Auxiliar Caja Conduce donde está registrada la placa, Auxiliar Caja
9. Ingreso de Planilla de viaje
número interno, empresa, destino, nombre del conductor Conduce
Datos etc.
FIN 10. El conductor cancela el valor correspondiente a derecho

a la tasa de uso y sigue para realizarse la prueba de Conductor Tasa de Uso
10. Venta de alcoholemia. Se imprime la tasa de uso en dos copias, se Auxiliar Caja
Tasa de Uso deja una copia en la salida, La segunda es para Conductor. Conduce
11. Enfermera Jefe solicita la tasa de uso al conductor para

ingresar el consecutivo al sistema y verificar la información Enfermera Jefe Resultado
del conductor y del vehículo, luego procede a realizar la prueba
11. Prueba de
prueba de alcoholemia. Alcoholemia
Alcoholemia
Anexa el resultado de la prueba al conduce.
12. Se coloca al conduce el sello de alcoholemia positivo y

el resultado impreso de la prueba, luego se diligencia la Enfermera Jefe Planilla CO-F-
planilla de reporte de conductores con alcoholemia positivo Policía de 05
RESULTADO CO-F-05, y se entrega el reporte al supervisor quien se Carretera o Policía
POSITIVO SI dirige a policía de carretera y a la empresa que este afiliado Interna
el conductor positivo para su reemplazo. Supervisor
12. Informe
Alcoholemia 13. Se realiza la prueba al segundo conductor que envía la
NO Positivo empresa y se llenan los datos en la planilla CO-F-06 Auxiliar Caja Planilla CO-F-
constancia de tasa de uso. Conduce 06
13. Realizar
Segunda
Prueba
14. Sello de Dirección: Carrera 7A No. 44 – 156 Local 101

Alcoholemia Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
B
Negativo Valledupar - Cesar
FIN
MN-GM-01
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En caso que la Policía de Carretera no reciba el formato, se

imprime un conduce autorizado, o se anula la tasa de uso
y se imprime con el nuevo conductor.
14. Se imprime la prueba y se firma la constancia de tasa

de uso CO-F-06, Seguidamente el supervisor da la orden Enfermera Jefe Planilla CO-F-
de salida del vehículo con el nuevo conductor quien es Supervisor 06
revisado por policía de carreteras en control salida y en los Controlador
puestos de control ¨vía la paz¨ y ¨ los cauchos. Operativo
FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENT

O SOPORTE
15. Control
Salida de 15. El funcionario recibe la tasa de uso y desprende Controlador Operativo Planilla CO-F-
Vehículos la parte cuyo nombre es portería luego anota los 08
datos en la planilla CO-F-08 control salida de
vehículos.
16. Control 16. El funcionario pregunta a los conductores

Pasajero Salida cuantos pasajeros llevan de viaje y si es taxi se Controlador Operativo Planilla CO-F-
realiza en forma visual y lo plasman en la planilla de 09
relación de pasajeros control salida CO-F-09.
17. Puesto de 17. El funcionario con el apoyo de policía de Auxiliar Operativo

Control K1 y Los carreteras detiene los vehículos en los controles ya N/A
Cauchos establecidos en el Km1 vía la Paz / en los cauchos
vía Bosconia
18. Verificar Tasa 18. El funcionario le pide al conductor la tasa de uso, Auxiliar Operativo Tasa de Uso
de Uso y Prueba se verifica la fecha del conduce, la hora y la prueba
de Alcoholemia de alcoholemia.
19. Una vez revisada la tasa de uso y no se Controlador Operativo N/A

RESULTADO SI encuentra ninguna anomalía deja que el vehículo
sigua con su ruta estipulada.
19. Continuar
NO Ruta
20. Si se presenta alguna anomalía en el conduce,
como no portar la tasa de uso, el conductor será Auxiliar Operativo Planilla CO-F-
devuelto para que compre su tasa de uso y se 21
FIN anotara en la planilla operativos puesto de control
CO-F-21; y Se ingresa placa en el dispositivo
Espectra, dejando el reporte de la evasión de tasa de
20. Regresar uso, de igual forma si el vehículo se inmoviliza o
Vehículo cualquier anomalía que pase será anotado en esta
planilla.
FIN

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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PROCEDIMIENTO: CONTROL ENTRADA DE VEHICULOS
1. OBJETIVO

actividades relacionadas con el control de los vehículos de transporte terrestre
intermunicipal e interdepartamental de pasajeros que ingresan al Terminal de
Transportes de Valledupar S.A.
Aplica para todos los vehículos que ingresan al Terminal.
3. RESPONSABLE.
El Jefe Operativo es responsable del Control del proceso.

El Supervisor es responsable Verificación de las operaciones del proceso,
manejo de comparendos y control de registros.
Controlador Operativo son responsables del Control de entrada y salida de
vehículos.
4.1. Las condiciones de este procedimiento se fundamentan en la

normatividad que a continuación se enunciará de acuerdo con el objeto
 Decreto 2762 del 20 de diciembre de 2001 del ministerio de transporte.

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 Resolución 2222 del 21 de febrero de 2002 del Ministerio de transporte,

 Resolución 4222 del 27 de marzo de 2002.
 Resolución 6398 del 17 de mayo de 2002 del Ministerio de Transporte.
 Resolución 4383 del 16 de octubre de 2008 del Ministerio de
Transporte.
4.2. Para el control de entrada se manejan cinco turnos diferentes:
6:00 a.m. a 2:00 p.m.

2:00 p.m. a 10:00 p.m.
10:00 p.m. a 6:00 a.m.
6:00 a.m. a 6:00 p.m.
6:00 p.m. a 6:00 a.m.
4.3 Se considera propiedad del cliente los vehículos que ingresan al

Terminal, y se controlan de la siguiente manera:
 Identificación: Se realiza por medio de la planilla de control de ingreso

del vehículo.
 Protección: Los vehículos que se encuentran dentro del Terminal son

protegidos y salvaguardados por medio de las actividades realizadas
por la empresa de celaduría privada y la policía nacional.
 Informe de daños: En caso de daño de algún vehículo, se registra en

el cuaderno de novedades de la vigilancia o en informes especiales
emitidos por la policía, de éstos informes se envía copia a la empresa
transportadora y al conductor del vehículo.
4.4 Diariamente, el supervisor recoge los registros generados en el control

de entrada y mensualmente los entrega al jefe operativo, quien realiza
las estadísticas correspondientes.
4.5 Cada mes se publica el Horario Laboral realizado en el formato CO-F-16

donde se programan los turnos de los funcionarios del Área Operativa,
dicho horario está sujeto a cualquier modificación por las eventualidades
que se puedan presentar, se publica el último día de del mes.

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4.6 El reporte de los turnos realizados por cada funcionario del Área
Operativa se realiza en el formato CO-F-13 Control de Tiempo y se envía
cada 15 días 2 días antes de la quincena a la oficina de Talento Humano
para la realización de la Nómina.
5. FLUJOGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
1. Recibir Turno 1. El Controlador Operativo entrante recibe el turno

Controlador
verificando y firmando los datos de la Minuta Diaria. Minuta Diaria
Operativo
2. Se verifica que el vehículo tenga permitida la

2. Verificar entrada a las instalaciones del terminal. En caso de Controlador Control
Entrada no contar con el permiso El funcionario de entrada le Operativo
hace saber al conductor que no está autorizado para Supervisor
entrar y seguidamente se dispone a retirarlo de las
instalaciones, si se hace necesario se pide apoyo a la
3. Registrar Vehículo policía interna
3. Si el vehículo es particular, Se registran los datos

del vehículo en la planilla de control de entrada de Controlador Planilla CO-F-
4. Entregar Turno vehículos CO-F-02 y se registra el número de Operativo 02 y CO-F-03
pasajeros en el formato relación de pasajeros CO-F-
03.
FIN 4. El Controlador Operativo saliente entrega el turno

registrando los datos de la Minuta Diaria. Controlador Minuta Diaria
Operativo

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PROCEDIMIENTO: TASA DE USO
1. OBJETIVO

actividades relacionadas la emisión de la tasa de uso para los despachos del
Terminal de Transportes de Valledupar S.A.
Aplica para todos los despachos del Terminal.
3. RESPONSABLE.

vehículos.
El Tesorero-Pagador es responsable del Control a la Venta de tasa de uso y
dinero recaudado.
Los Auxiliares de conduce son responsables de la emisión de tasa de uso

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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Transporte.
 Resolución 07811 del 20 de septiembre de 2001.
4.2. Para la venta de las tasas de uso se manejan los siguientes turnos:
06:00 a.m. a 02:00 p.m.

02:00 p.m. a 10:00 p.m.
10:00 p.m. a 06:00 a.m.
06:00 am. a 06:00 Pm
06:00 pm a 06:00 pm
4.3. El Tesorero - Pagador recoge el dinero recaudado en la oficina de

conduces los días lunes miércoles y viernes y primera hora, para
realizar la consignación.
4.4. Cada mes se publica el Horario Laboral realizado en el formato CO-F-

16 donde se programan los turnos de los funcionarios del Área
Operativa, dicho horario está sujeto a cualquier modificación por las
eventualidades que se puedan presentar, se publica el último día de del
mes.
4.5. El reporte de los turnos realizados por cada funcionario del Área
Operativa se realiza en el formato CO-F-13 Control de Tiempo y se
envía cada 15 días 2 días antes de la quincena a la oficina de Talento
Humano para la realización de la Nómina.

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5. FLUJOGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
1. El auxiliar entrante recibe el turno verificando y

Auxiliar Caja Minuta Diaria
firmando los datos de la Minuta diaria entrega de turno
1. Recibir Turno Conduce
conduces CO-F-04 en la dependencia de conduce.
2. Solicita la planilla de viaje al conductor para verificar Auxiliar Caja Registro

2. Ingresar Datos el destino de viaje, los datos de conductor y del Conduce Sistema
vehículo, se ingresan al sistema los datos de la planilla
¨Conduce¨
3. Registrar Vehículo 3. Se imprime la tasa de uso en dos copias, se

entregan al conductor quien debe dejar una copia en Auxiliar Caja Tasa de Uso
la salida. El conductor cancela el valor Conduce Formato CO-
correspondiente al Conduce. F-18
Si el auxiliar se equivoca al momento de digitar el
4. Entregar Turno conduce se anula y reporta en el Formato CO-F-18
Conduces Anulados
4. El auxiliar saliente imprime del sistema el cierre de

FIN turno y entrega el turno registrando los datos de la Auxiliar Caja Minuta Diaria
Minuta Diaria, Se introduce el dinero recaudado en la Conduce
caja fuerte.

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PROCEDIMIENTO: CONTROL SALIDA DE VEHICULOS
1. OBJETIVO

actividades relacionadas con el control de los vehículos de transporte terrestre
intermunicipal e interdepartamental de pasajeros que salen al Terminal de
Aplica para todos los vehículos que salen del Terminal.
3. RESPONSABLE.

vehículos.

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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normatividad que a continuación se enunciará de acuerdo con el
objeto social del Terminal y sus actividades comerciales:

Transporte.
4.2. Para el control de salida se manejan cinco turnos diferentes:
6:00 a.m. a 2:00 p.m.

2:00 p.m. a 10:00 p.m.
10:00 p.m. a 6:00 a.m.
6:00 a.m. a 6:00 p.m.
6:00 p.m. a 6:00 a.m.
4.3. Se considera propiedad del cliente los vehículos que ingresan al


del vehículo.


4.4. Diariamente, el supervisor recoge los registros generados en el control

de entrada y mensualmente los entrega al jefe operativo, quien realiza
las estadísticas correspondientes.

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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eventualidades que se puedan presentar, se publica el último día de
del mes.
5. FLUJOGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
1. Recibir Turno 1. El Controlador Operativo entrante recibe el turno

Controlador
verificando y firmando los datos de la Minuta Diaria. Minuta Diaria
Operativo
2. Se solicita al vehículo el conduces y se verifica que

2. Verificar Salida tenga el sello o reporte de alcoholemia negativo y que Controlador Control
todos los datos concuerden con los del vehículo, Operativo
adicionalmente se realiza el conteo de pasajeros.
3. Registrar Datos 3. Se registran los datos del vehículo en la planilla de

control de salida de vehículos CO-F-08 y se registra Controlador Planilla CO-F-
el número de pasajeros en el formato relación de Operativo 08 y CO-F-09
pasajeros en control de salida CO-F-09
4. Entregar Turno
4. El Controlador Operativo saliente entrega el turno
registrando los datos de la Minuta Diaria. Controlador Minuta Diaria
Operativo
FIN

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PROCEDIMIENTO: MANEJO DE COMPARENDOS
1. OBJETIVO

actividades relacionadas con el control del cumplimiento del Manual Operativo
del Terminal de Transportes de Valledupar S.A.
Aplica para todos los vehículos que ingresan y salen del Terminal.
3. RESPONSABLE.

El Supervisor es responsable de la Verificación de las operaciones del
proceso, manejo de comparendos y control de registros.
Controlador Operativo y Auxiliares Operativos son responsables del
Informe de infracciones

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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Transporte.
4.2. Los supervisores manejan los siguientes turnos:
3:00 a.m. a 11:00 a.m.

6:00 a.m. a 02:00 p.m.
10:00 a.m. a 6:00 p.m.
02:00 pm a 10:00 pm
03:00 am a 12:30 pm
12:30 pm a 10:00 pm


del vehículo.




Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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mes.
5. FLUJOGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
1. Identificar Infracción 1. Identificar y Reportar que se está cometiendo una Controlador

N/A
infracción contra el manual operativo notificando del hecho Operativo
al supervisor Supervisor
2. Se toma un registro fotográfico y se informa de la

2. Registrar infracción al conductor quien debe firmar el comparendo, en Supervisor Comparendo
Infracción caso que no firme, se deja la observación en el mismo.
3. El supervisor envía al jefe operativo una carta informando

del vehículo infractor con el comparendo. Se registra Supervisor Carta, copia y
información en la minuta diaria. comparendo
3. Notificar Infracción
4. Se entrega una copia del comparendo a la oficina de

conduce, para lo cual el conductor cuenta con tres días Supervisor Copia
hábiles para presentar los descargos ante el jefe operativo, Comparendo
quien decide el manejo del comparendo, de acuerdo con lo
manifestado por el conductor. Si pasados los con tres días
hábiles el conducto no realiza el descargo del comparendo
4. Entregar se envía informe a la empresa transportadora.
Comparendo
5. En caso de pago del comparendo, Tesorería entrega
copia del recibo al jefe operativo, quien informa del pago
supervisor y este registra en la minuta. Supervisor
5. Descargar o Dirección: Carrera 7A No. 44 – 156 Local 101

anular Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
comparendo Valledupar - Cesar
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Jefe Operativo Recibo de Pago

En caso que en los descargos el conductor justifique el no Tesorería comparendo
pago del comparendo, el jefe operativo registra el hecho en Planilla CO-F-
las observaciones del mismo y se lo pasa al supervisor en 11
turno para su anulación y El Jefe operativo informa al
supervisor en turno que anule x comparendo, el cual se
anota en la planilla CO-F- 11 relación de comparendos
anulados

PROCEDIMIENTO: SERVICIO NO CONFORME
1. OBJETIVO
Establecer el mecanismo de control del servicio no conforme del Terminal de

Aplica para todos los servicios que no cumplan con las especificaciones
requeridas.
3. RESPONSABLE.
El Jefe Operativo Manejo de no conformes de las actividades de control

operativo de vehículos, control operativo de instalaciones.
Tesorero Manejo de no conformes de las actividades de control de
arrendamientos.
a. Se consideran no conformidades en Control de vehículos:

- Doble cobro de multas o cobro de multas injustificadas: Para este caso
se anula la multa físicamente y en el sistema.
- Expedición incorrecta de la tasa de uso: Para este caso se anula la tasa
de uso físicamente y en el sistema.

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b. Se consideran no conformidades en el control operativo de

instalaciones:
- Restricción en el uso de una de las áreas de la Terminal de
Transportes
c. Se consideran no conformidades en el proceso de control de
arrendamientos:
- Doble cobro
- Falta de cobro
- Consignación no reportada
d. En el puesto de trabajo control de salida se puede detectar el servicio
no conforme frente al proceso control operativo de vehículos CO-F-10
“Servicio no conforme”, el cual será revisado mensualmente en comité
de calidad para tomar las medidas adecuadas.
e. Cada mes se publica el Horario Laboral realizado en el formato CO-F-
mes.
f. El reporte de los turnos realizados por cada funcionario del Área
5. FLUJOGRAMA
a. Procedimiento anulación de comparendos
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
1. Identificar Servicio No 1. Se identifica el servicio no conforme, es decir la doble

Conforme emisión de comparendos o comparendos injustificados. Jefe Operativo N/A
2. El sancionado presenta sus descargos, el jefe operativo Jefe Operativo N/A

2. Presentar los analiza y si dan lugar a un servicio no conforme se
Descargos procede a solicitar la anulación del comparendo, registrando
en el espacio de observaciones.
3. Anular
Comparendo Dirección: Carrera 7A No. 44 – 156 Local 101
Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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4. Anular
Comparendo
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3. Se realiza la anulación del comparendo en el sistema Jefe Operativo Sistema
4. Se registra la anulación del comparendo en el formato Jefe Operativo Formato CO-F-

"Relación de anulación de comparendos CO-F-11" 11
b. Procedimiento anulación de tasas de uso
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
1. Identificar Servicio No 1. Se identifica el error en la emisión de la tasa de uso, el Auxiliar caja

Conforme cual puede ser causado por error en la digitación de los Planilla
conduce
datos o por error en los datos de la planilla.
2. Se escribe anulado a la tasa de uso y se anula en el Auxiliar caja Tasa de Uso

2. Anular Tasa de sistema, con la opción anulación de conduces; de acuerdo conduce anulada
Uso con el manual de usuario "Conduces"
3. Se emite la nueva tasa de uso de acuerdo con el manual Auxiliar caja Tasa de uso
3. Anular de usuario "Conduces" conduce
Comparendo
4. Se registra el hecho en el formato "Tasas de uso anuladas Auxiliar caja Formato CO-F-
OP-F-12" y se entrega al jefe operativo con las copias de los conduce 12
4. Anular conduces.
Comparendo
FIN

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PROCEDIMIENTO: EVASIÓN TASA DE USO
1. OBJETIVO

Aplica para llevar las estadísticas mensuales de vehículos que evaden la tasa
de uso, control de vehículos autorizados por fallas mecánicas y relación de
vehículos despachados.
3. RESPONSABLE.

Supervisor es responsable de la verificación de las operaciones del proceso
y control de registros.


Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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4.2. Los supervisores manejan los siguientes turnos:
06:00 a.m. a 02:00 p.m.

02:00 p.m. a 10:00 p.m.
10:00 p.m. a 06:00 a.m.
06:00 am. a 06:00 Pm
06:00 pm a 06:00 pm

Identificación: Se realiza por medio de la planilla de control de ingreso

del vehículo.
Protección: Los vehículos que se encuentran dentro del Terminal son

por la empresa de vigilancia privada y la policía nacional.
Informe de daños: En caso de daño de algún vehículo, se registra en


mes.

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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5. FLUJOGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
1. Identificar Evasión 1. Los controladores operativos de entrada y salida

Tasa de Uso detectan el vehículo sospechoso que no ha comprado
el derecho de uso, se verifica con el supervisor en Controlador
turno que valla hacia la empresa del vehículo infractor, Operativo
quien verifica si ya diligencio su planilla de viaje la cual Auxiliar Operativo N/A
es nuestro soporte para realizar el reporte dentro de la Supervisor
PAGO
SI planilla CO-F-20 vehículos reportados por evasión de
tasa de uso.
NO
2. Cancelar Tasa 2. El Controlador operativo de entrada notifica al
de Uso N/A
supervisor la entrada del vehículo que esta reportado
por evasión de tasa de uso, el supervisor le informa de Controlador
la infracción al conductor y luego se acercan los dos a Operativo
la dependencia de conduce a cancelar su derecho a Auxiliar Operativo
FIN uso pendiente, luego el supervisor les informa a los Supervisor
control tanto de entrada como de salida que el vehículo
ya cancelo, los porteros se disponen a colocar el
numero del conduce en la planilla CO-F-20 y la
notificación de cancelado
3. Reportar a Sistema
6. Si el conductor no quiere pagar el derecho a
empresa
uso, se le pasara un comunicado a la Jefe Operativo
empresa, informándole de la infracción que
tiene el vehículo y de no cancelar la
FIN
Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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infracción, no se le podrá vender tasa de uso

hasta tanto no ponerse paz y salvo con la
terminal.

PROCEDIMIENTO: ALCOHOLEMIA
1. OBJETIVO

actividades relacionadas la emisión del control de alcoholemia para los
despachos del Terminal de Transportes de Valledupar S.A.
Aplica para todos los despachos del Terminal.
3. RESPONSABLE.

vehículos.
El Tesorero-Pagador es responsable del Control a la Venta de tasa de uso y
dinero recaudado.
Los Auxiliares Conduce son responsables de la emisión de tasa de uso

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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Enfermera son responsables de la toma de la prueba y generar el resultado
a. Las condiciones de este procedimiento se fundamentan en la

normatividad que a continuación se enunciará de acuerdo
con el objeto social del Terminal y sus actividades
comerciales:

Transporte.
 Resolución 07811 del 20 de septiembre de 2001
 Los turnos de la Enfermera Jefe para la prueba de alcoholemia son:
3:00 a.m. a 11:00 a.m.

10:00 a.m. a 6:00 p.m.
02:00 pm a 10:00 pm
03:00 am a 12:30 pm
12:30 pm a 10:00 pm
b. Las pruebas de Alcoholimetría de 10pm a 10am son

realizadas por los supervisores.
c. Diariamente, el supervisor recoge los registros generados

por el control de alcoholemia y mensualmente los entrega al
jefe operativo, quien realiza las estadísticas
correspondientes.
d. El Terminal de Transportes de Valledupar cuenta con tres

alcosensores portátiles y de escritorio que son calibrados de

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acuerdo con las especificaciones del fabricante y se protegen

contra daños o desajustes con una manipulación adecuada.
e. Los niveles para establecer que el resultado del Alco-Test es

positivo vienen dados de acuerdo con las características del
alcosensor.
f. El reporte de los turnos realizados por cada funcionario del

Área Operativa se realiza en el formato CO-F-13 Control de
Tiempo y se envía a Contabilidad para la realización de la
Nómina.
5. FLUJOGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
1. Recibir Turno Enfermera Jefe Minuta Diaria

1. La enfermera Jefe entrante recibe el turno verificando y
firmando los datos de la Minuta diaria
2. Digitar
Consecutivo 2. Digitar Consecutivo del conduce en el sistema y verifica Enfermera Jefe Sistema
la información del conductor, actualizando los datos
necesarios.
3. Realizar 3. Prepara la máquina y solicita al conductor colocar pajilla

Prueba y soplar. Enfermera Jefe N/A
4. Por radio se informa a Control Salida para que el vehículo no

RESULTADO salga de las instalaciones. Se coloca al conduce el sello de alcotest Formato CO-F-05
positivo, se diligencia la planilla de reporte de conductores con Enfermera Jefe
alcotest positivo CO-F-05, se informa al Supervisor para que éste
informe a la empresa y haga firmar la planilla por ésta e informe a
4. Informar
policía de carreteras.
Prueba
Negativo Positiva
5. Se realiza la prueba al segundo conductor que envía la empresa Enfermera Jefe Formato CO-F-06
5. Realizar y se llenan los datos en la planilla CO-F-06 constancia de tasa de
uso, y seguidamente se despacha al conductor nuevo
Nueva
Prueba

6. Imprimir Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
Prueba Valledupar - Cesar
Negativa
Positivo

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6. El auxiliar imprime la constancia de la prueba realizada al Enfermera Jefe

conductor y la anexa al conduce ¨transportador¨ o se sella
¨alcohotest negativo.
7. La Enfermera Jefe saliente cierra el turno de alcoholemia con la

planilla CO-F-15 entrega diaria de turno en alcoholemia, luego Enfermera Jefe Formato CO-F-14
cierra la planilla de boquillas CO-F-14 planilla de cierre diario de Formato CO-F-15
turnos para control de boquillas, y por ultimo imprime la última
constancia de la prueba del alcohomonitor y se la anexa a la planilla
CO-F-14 cierre diario de turnos para control de boquillas, para llevar
un conteo de pruebas realizadas en el turno.

PROCEDIMIENTO: CONTROL CARRETERA
1. OBJETIVO

Aplica para el control de vehículos.
3. RESPONSABLE.

Supervisor es responsable de la verificación de las operaciones del proceso
y control de registros.
Controlador es responsable de la verificación de las operaciones del proceso
y control de registros

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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4.8 Los supervisores manejan los siguientes turnos:
06:00 a.m. a 02:00 p.m.

02:00 p.m. a 10:00 p.m.
10:00 p.m. a 06:00 a.m.
06:00 am. a 06:00 Pm
06:00 pm a 06:00 pm
4.9 Se considera propiedad del cliente los vehículos que ingresan al

Identificación: Se realiza por medio de la planilla de control de ingreso

del vehículo.
Protección: Los vehículos que se encuentran dentro del Terminal son

por la empresa de vigilancia privada y la policía nacional.
Informe de daños: En caso de daño de algún vehículo, se registra en

4.10 Cada viernes se publica el Horario Laboral realizado en el formato CO-F-

16 donde se programan los turnos de los funcionarios del Área Operativa,

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
Valledupar - Cesar
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dicho horario está sujeto a cualquier modificación por las eventualidades

que se puedan presentar.
4.11 El reporte de los turnos realizados por cada funcionario del Área
Operativa se realiza en el formato CO-F-13 Control de Tiempo y se envía
a Contabilidad para la realización de la Nómina.
5. FLUJOGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
1. Realizar Pare al 1. El controlador operativo realiza el pare al conductor Controlador

Vehículo junto con la policía de carretera en el evento que se Operativo N/A
encuentren realizando acompañamiento
2. Verificar
Documentos 2. Se solicita al conductor la documentación y se
verifica la tasa de uso, la prueba de alcoholimetría y la Controlador N/A
planilla de viaje que expide la empresa a la cual está Operativo
afiliado el vehículo
CUMPLE
NO 3. Si se presenta alguna anomalía de no portar los
documentos como la tasa de uso, el conductor debe Controlador
SI regresar y comprar la tasa de uso de igual forma con Operativo Formato KM1
3. Reportar a caja
conduce la planilla de viaje, si es en casos extremo el vehículo Auxiliar Caja
será inmovilizado, todo estos reporte se escriben en conduce
Formato KM1. Se reporta la novedad al supervisor y al
auxiliar de caja conduce así mismo Se ingresa placa
4. Reportar a en el dispositivo Espectra, dejando el reporte de la
supervisor y empresa evasión de tasa de uso. En caso que el vehículo se dé

FIN Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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4. Reportar
Novedad de
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a la fuga se anexa en el formato y se verifica con el

auxiliar de caja conduce.
4. Auxiliar conduce reporta a supervisor y este a su Auxiliar Caja

vez reporta al jefe operativo para enviar informe a la conduce Informe
empresa a la cual pertenece el vehículo, para que Supervisor
realicen el respectivo descargo máximo en 3 días o la Jefe Operativo
respectiva sanción máxima de 10 veces la tasa de
uso.
5. Si el conductor cumple con todo los papeles Controlador Novedad

requeridos se deja seguir con su ruta normal de viaje. Operativo

PROCESO: GESTIÒN COMERCIAL
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ARRENDAMIENTOS Y CONCESIONES
1. OBJETIVO
Llevar a cabo los trámites necesarios para administrar la relación contractual

entre el arrendador (TERMINAL DE TRANSPORTE DE VALLEDUPAR S.A.)
y arrendatarios de taquilla, locales comerciales, parqueaderos, concesiones y
unidades sanitarias de conformidad con la normatividad en la materia y de
acuerdo a lo establecido en la ley.
Aplica para todos los arrendatarios y concesionarios de la Terminal de

3. RESPONSABLE.
Asesor de Gerencia es responsable de informar y recepcionar la

documentación exigida, verificará la veracidad de los datos proporcionados

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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por los solicitantes para arrendamiento y de los codeudores propuestos por

éstos
El Jefe de Contabilidad y Presupuesto es responsable del control del

proceso y del manejo de la información de los clientes (nuevos y antiguos) y
de emitir las facturas.
Tesorero, Pagador y Sistemas es responsable del manejo de los recaudos y

la realización de informes.
La Auxiliar de Contabilidad y Tesorería es responsable de la impresión de

la facturación, recibo de pagos y la expedición del recibo de caja.
a. En caso de mora en los pagos de arrendamiento, el Jefe de

Contabilidad y Presupuesto debe comunicar al Gerente para que este
envíe una notificación al arrendatario cobro prejurídico, en caso que no
se realice la cancelación el Gerente procede a notificar al Asesor
Jurídico Externo para que adelante los trámites necesarios de cobro
prejurídico y jurídico a que haya lugar.
b. El Gerente del Terminal de Transporte de Valledupar S.A. será el único

funcionario autorizados para la celebración de contratos de
arrendamiento.
c. Los contratos de arrendamiento que se celebren, tendrán una duración

máxima de un año, con posibilidad de ser renovados, salvo acuerdo
superior.
d. Los interesados en arrendar un inmueble deberán presentar ante la

Gerencia del Terminal de Transporte de Valledupar los requisitos
contemplados en el Formato de Documentos para Arriendo CA-F-03
e. Los contratos de Arrendamiento con sus respectivos soportes son

archivados en Tesorería.
f. La Secretaria de Gerencia envía una copia a Contabilidad quien lo

ingresa al sistema y emite las facturas correspondientes; A
Copropiedad para lo pertinente; y Oficia a jefe Operativo para entrega
de llaves a Arrendatario.

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g. El Gerente de la entidad debe enviar carta con 60 días de anticipación

a arrendadores actuales para aviso de cumplimiento de contrato y con
15 días antes de finalizar el contrato para actualizar los documentos del
contrato. En caso que el arrendatario no aporte los documentos se da
por terminado el contrato.
h. Tanto nuevos como viejos arrendatarios deben actualizar los

documentos para proceder a realizar el contrato.
5. FLUJOGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
1. Entregar el formato de solicitud de arrendamiento CA- Secretaria de

F-03 a los arrendatarios e informar el costo de Gerencia Formato CA-F-0
1. Entregar Requisitos
arrendamiento.
2. Recibir solicitud con la documentación requerida, Formato CA-F-0

Registro: CA-F-03. En caso que si aporte los documentos Secretaria de
2. Recibir solicitados se continúa con el paso 3. En caso contrario Gerencia
Documentos se comunica al interesado que no cumple con el lleno de
los requisitos.
3. Elaborar Contrato 3. Elaboración proyecto de contrato: con las normas

vigentes Secretaria de Contrato
Gerencia
4. Revisar y 4. Entrega proyecto de contrato de arrendamiento para su Secretaria de Contrato

Firmar revisión, aprobación y fecha de firma. Gerencia
Gerente
Arrendatario
5. Custodiar y
5. Se custodia y comunica el contrato Secretaria de N/A
comunicar
Gerencia,
Tesorero
6. Facturar

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
7. Remitir
Facturas
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6. Elaborar y enviar facturas de cobro mensual a los Jefe de Formato CA-F-

arrendamientos del de acuerdo con el formato CA-F-01. Contabilidad y 01
Presupuesto
7. Aportar copias de las facturas a Tesorería para su

Cobro. Jefe de Copia Facturas
Contabilidad y
Presupuesto
DOCUMENTO
SOPORTE
8. Realizar Cobro 8. Utilizar los mecanismos de cobro que brinden a la

empresa la seguridad del pago de la cartera morosa Tesorero Pagador N/A
9. Elaborar
Recibo de Caja 9. Al momento de recibir el pago elabora un recibo de Tesorero Pagador Recibo de Caja
caja
10. Registrar el ingreso recibido para su consignación y

10. Registrar Pago descargue en el libro auxiliar para tener exactitud de la Tesorero Pagador Libro Auxiliar
situación de los arrendatarios.
11. Remitir Copias 11. Enviar copias del recibo de caja para los que la
de recibo requieran: Arrendatario, Contabilidad (para movimiento Tesorero Pagador Copias Recibo
del mes) y Tesorería de Caja
12. Notificar 12. Notificar a Gerencia el Atraso del Pago de los Tesorero Pagador Comunicado
Atraso arriendo
FIN Dirección: Carrera 7A No. 44 – 156 Local 101

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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PROCESO: GESTIÒN COMERCIAL
PROCEDIMIENTO: PETICION, QUEJAS, RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
1. OBJETIVO
Garantizar que las quejas, reclamos y sugerencias presentadas por los

usuarios ante la Terminal de Trasportes de Valledupar S.A., se desarrollen
dentro de un orden específico, conforme a los requisitos legales aplicables a
esta entidad.
El procedimiento inicia con la recepción de las quejas, reclamos y sugerencias

presentadas por los usuarios de la Terminal de Trasportes de Valledupar S.A.,
termina con la respuesta y el seguimiento a las mismas. Las PQRS pueden
estar relacionadas con cualquiera de los procesos y servicios prestado por la
entidad.
3. RESPONSABLE.

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
Valledupar - Cesar
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La secretaria de gerencia será la responsable de recepcionar las quejas,

reclamos y sugerencias, y de enviarla a las dependencias para su respectivo
trámite.
Los Jefes de Oficinas ejecutoras deben garantizar el respectivo trámite a los

PQRS que son competencias de su Dependencia, y que le son remitidas.
El Jefe de Control Interno es responsable de hacerle seguimiento a la oportuna

respuesta por parte de la entidad a las PQRS presentadas por los usuarios.
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES.
PETICIÓN: es el derecho fundamental que tiene toda persona a presentar

solicitudes respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o
particular y a obtener su pronta resolución.
QUEJA: Es la manifestación de inconformidad que se da a conocer a las

autoridades por un hecho o situación irregular de un servidor público o de un
particular a quien se le ha adjudicado la prestación de un servicio público o por
la deficiencia o negligente atención que presta una autoridad administrativa
RECLAMO: Es la manifestación de inconformidad por la prestación de un

servicio o proceso.
SUGERENCIA: Es un consejo o propuesta que formula un ciudadano para el

mejoramiento de las funciones, metas y objetivos de la entidad.
5. NORMATIVIDAD
Constitución Política de 1991, art 23.
Decreto 2641 del 17 de Diciembre de 2012.
Decreto 0019 de 10 de enero de 2012 de la Presidencia de la Republica, “por

el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos
y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.
NTC ISO 9001: 2008; Norma Técnica Colombiana. Sistema de Gestión de la

Calidad Requisito 7.2.3 Comunicación con el Cliente

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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6. FLUJOGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
1. Se Recibe la queja, reclamo ó sugerencia presentada por el
Inicio usuario en el formato registro de QRS y la registra en la Planilla para
el Control de Solicitudes. Cuando la solicitud sea presentada en oficio
debe manejar radicado de acuerdo con lo establecido en el
Procedimiento de Gestión Documental. Una vez recibida la
información lo remite a la oficina de control interno.
Nota 1: La Queja, Reclamo o Sugerencia también podrá ser recibida

mediante el buzón de sugerencias de la entidad. Mensualmente se
PQRS
revisa la información de los buzones de sugerencias; se registra en Asistente de
1. Recibir PQRS los formatos respectivos y le envía la relación a las dependencias Gerencia
competentes para el trámite en el formato registro de QRS Nota 2:
Semanalmente jefe de control interno se solicita al funcionario de
sistemas reporte de las QRS reportadas a través de la Página Web
de la entidad.
2. Asistente de Gerencia una vez recibida la información le envía Asistente de PQRS

copia a la dependencia competente el formato y las evidencias que Gerencia Libro Radicador
2. Remitir PQRS presenta el peticionario para su trámite.
3. Tramitar la PQRS

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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4. Consolidar PQRS
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3. El funcionario asignado analiza la solicitud y procede a darle

trámite. Si es viable realiza las actividades requeridas para cumplir Funcionario Respuesta
PQRS
con la solicitud y elabora respuesta al usuario y envía copia a la
Oficina de Control Interno. Si no es viable realiza respuesta al usuario
justificando la no viabilidad y envía copia a la Oficina de Control
Interno
4.Mensualmente se consolida la información de las PQRS de todas

las dependencias, si hay anomalías en los registros se remite a la Jefe de Control Informe PQRS
Interno Mensual
dependencia responsable de solucionar para dar claridad a las
inconsistencias
5. El jefe de control interno, solicitara a la asistente de gerencia el

consolidado semestral de PQRS. Posteriormente realizara una
Jefe de control Informe PQRS
evaluación aleatoria a las respuestas dadas por la administración a
interno/ Asistente de Semestral
los derechos de petición formulados por los usuarios, con el fin de Gerencia
determinar si estos se cumplen con los requisitos de oportunidad y
materialidad establecidos por la ley y la jurisprudencia sobre el tema,
y de manera consecuente, establecer la necesidad de formular
planes institucionales de mejoramiento, lo cual se plasmara en el
informe respectivo que se remitirá al gerente.

PROCESO: GESTIÓN COMERCIAL
PROCEDIMIENTO: CONTROL VEHÍCULOS Y MOTOS
INMOVILIZADOS
1. OBJETIVO
Establecer el mecanismo de control de los vehículos y motos inmovilizados del

Terminal de Transportes de Valledupar S.A.
Aplica para el proceso Control de Vehículos y motos inmovilizados.
3. RESPONSABLE.
ASESOR DE GERENCIA será responsable del control de vehículos y motos

inmovilizados.

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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Con el fin de saber el estado en que está ingresando el automotor se debe

tomar un registro fotográfico antes de ser bajado y ubicados en el patio
municipal.
Cuando el ingreso es de un carro se verifica que este tenga los sellos de

seguridad, logrando con esto la no violación de las pertenencias del usuario
infractor que estén en el interior del mismo.
El usuario o infractor realiza el inventario de su vehículo en el momento de
ingresar al parqueadero municipal de vehículos inmovilizados, acompañado
por el personal de patio.
Para la salida a la moto, carro o bicicleta el usuario debe de entregar su orden

de salida. Esta orden de salida es emitida por la Secretaria De Tránsito
Municipal, Secretaria de Gobierno, Superintendencia de puertos y transportes,
ordena que se debe ser avalados por la Secretaria de Tránsito Municipal, y De
Transporte, entidad encargada de realizar la liquidación de pago tanto de las
infracciones de tránsito, como el de grúas y parqueo.
Esta orden de salida debe de ser entregada en nuestras instalaciones, luego

debe ser verificada en el sistema para comprobar que se realizó el pago y por
ultimo debe venir en un correo institucional emitido por la secretaría de tránsito,
donde autorizan que el automotor debe ser entregado.
En el momento de retirar el carro, moto o bicicleta, se debe presentar la

fotocopia de la cedula de la persona que va retirar el automotor y fotocopia de
la tarjeta de propiedad del automotor la persona encargada del patio verifica
que la placa corresponda a la de la orden de salida.
5. FLUJOGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
1. Tomar Registro 1. Se debe tomar un registro fotográfico antes de que el

Fotográfico vehículo, moto o bicicleta sea bajado y ubicado en el patio Registro
municipal. Fotográfico
2. Ubicar Vehículo
N/A
3. Realizar Inventario Dirección: Carrera 7A No. 44 – 156 Local 101

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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2. El carro, moto o bicicleta es ubicado de manera

secuencial, dependiendo de la fecha de ingreso o del
motivo por la cual está ingresando
3. El usuario o infractor realiza el inventario de su

vehículo en el momento de ingresar al parqueadero Inventario
municipal de vehículos inmovilizados, acompañado por el
personal de patio.
4. Se debe recibir la orden de salida de la moto, carro o Orden de salida

bicicleta.
5. Verificar en el sistema la orden de salida para

comprobar que se realizó el pago y se debe verificar el Correo
correo institucional emitido por la secretaría de tránsito, Electrónico
donde autorizan que el automotor debe ser entregado
6. En el momento de entregar el vehículo se debe verificar

que la placa corresponda a la de la orden de salida. N/A

PROCESO: GESTIÓN COMERCIAL
PROCEDIMIENTO: CONTROL VEHÍCULOS USUARIOS
1. OBJETIVO
Establecer el mecanismo de control de los vehículos y motos de los usuarios

Aplica para el proceso Control de Vehículos y motos de los usuarios.
3. RESPONSABLE.
Asesor de gerencia, es responsable del control de vehículos y usuarios.

Operador de Parqueadero, es responsable del manejo de los recaudos.

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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Supervisor Operativo, es responsable del acompañamiento en la entrega de

los recaudos
Tesorero, es responsable del manejo de los recaudos y la realización de
informes.
El operador del parqueadero debe recibir turno 15 minutos antes de su horario,

con el fin de recibir y verificar el dinero recaudado por el turno saliente,
registrando en la planilla valor recibido y las firmas correspondientes del turno
entrante y saliente.
El valor de la base de caja es de $100.000.oo M/cte (Cien Mil Pesos M/cte),

este valor se debe verificar junto con el recaudo.
Los turnos de los operadores del parqueadero son:

03:00 a.m. a 12:30 p.m.
12:30 p.m. a 10:00 p.m.
Los vehículos fuera del sistema se deben registra en una planilla con los
respectivos datos del vehículo y al final de cada turno se debe ingresar el valor
correspondiente como recaudo al sistema.
5. FLUJOGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
1. El operador del parqueadero recibe y verificar el dinero Operador

1. Recibir Recaudo recaudado en el turno saliente, registrando el valor en la planilla Parqueadero Planilla
y firmando la misma.
2. El operador del parqueadero recibe turno, ingresa al sistema Operador Sistema

2. Recibir turno con su respectivo Usuario y Contraseña. Parqueadero
3. En el momento de ingreso del vehículo, el operador del

parqueadero ingresa la placa y tipo de vehículo al sistema. Una Operador Factura
3. Expedir Tiquete vez ingresada la información el sistema imprime Parqueadero
automáticamente el tiquete con la información de fecha, hora de
entrada, matrícula y código de barras.
4. Expedir Factura
Recibir Pago

5. Recibir Pago Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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4. Al momento de la salida del vehículo se solicita el tiquete, el Operador N/A

cual se pasa por el lector de códigos de barra, este imprime la Parqueadero
factura con el respectivo valor para el pago del servicio.
5. Una vez se recibe el pago del servicio se da la orden de salida Operador N/A
al vehículo en el sistema. Se oprime el botón de la máquina para Parqueadero
subir la palanquera.
6. Al finalizar el turno, se realiza el conteo del dinero recaudado Operador Sistema

para el cierre, se verifica el valor del sistema, se aparta el valor Parqueadero
de la base y se ingresa el valor del recaudo en el sistema.
7. Se realiza el cierre de turno y se llama al supervisor operativo

para recibir el dinero recaudado durante todas las jornadas, el Operador Planilla
cual se registra en la planilla y se firma por el operador de Parqueadero
parqueadero y por el supervisor operativo.
8. Operador de parqueadero lleva y entrega el dinero al auxiliar Operador

de caja conduce, quien verifica el dinero recaudado y registra en Parqueadero Minuta
la minuta el valor recibido e ingresa en la caja fuerte. Auxiliar Caja
Conduce
9. Jefe de Tesorería recoge el dinero de la caja fuerte y realiza Jefe Tesorería Consignación
consignación del dinero recaudado.

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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PROCEDIMIENTOS DE APOYO
MACROPROCESO: GESTIÓN ORGANIZACIONAL

PROCESO: GESTIÓN TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN DE PERSONAL
1. OBJETIVO
Este Procedimiento proporciona las instrucciones para la selección adecuada

del recurso humano competente con base en la educación, formación,
habilidades y experiencias apropiadas, que se vinculará para labores
directivas, operativas, administrativas, de apoyo adicional y en práctica.
2. ALCANCE
Es aplicable a todo el personal que realice trabajos que afecten la calidad del
servicio.
3. RESPONSABILIDAD

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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JEFE DE TALENTO HUMANO: Es el órgano responsable de garantizar la

excelencia en la prestación del servicio con personal que posea la educación,
formación, competencias y experiencia apropiadas, de acuerdo con el carácter
del cargo que desempeñe.
4. GLOSARIO
JUNTA DIRECTIVA: Máxima instancia de la institución, dueños y o

propietarios de la misma.
ALTA DIRECCIÓN: Grupo de personas que dirigen y controlan al más alto

nivel la entidad. Como son: Asamblea, Gerente, Operativo y Administrativo,
PERSONAL ADMINISTRATIVO: Empleado de la entidad que ejecuta

funciones de carácter de soporte o apoyo para contribuir a la misión.
PERSONAL DE APOYO ADICIONAL: Personal que sirve de apoyo para

subsanar vacantes en tiempos de vacaciones y/o permisos o casos fortuitos,
este a su vez es nombrado por resoluciones.
PRACTICANTE: Aprendiz a quien la entidad le facilita sus instalaciones, para

desarrollar sus conocimientos prácticos ocupacionales y cumplir con la
obligatoriedad de la fase práctica, para su programa.
NÓMINA: Es una la lista conformada por el conjunto de trabajadores, con

relación de subordinación y vínculo laboral, a los cuales se les va a remunerar
por los servicios que éstos le prestan al patrono.
HONORARIOS: Es una la lista conformada por el personal de apoyo adicional

sin vínculo de subordinación, a los cuales se les va a remunerar por los
servicios que éstos le prestan al patrono o por la labor que realizan para un
período determinado.
CALIFICACION: Proceso para demostrar la capacidad para cumplir los

requisitos especificados.
CONTRATOS DE TRABAJO: Es aquel por el cual una persona física

denominada el trabajador se obliga a prestar servicios personales para una
persona física o jurídica denominada el empleador bajo la dependencia y
subordinación de éste quien, a su vez, se obliga a pagar por estos servicios
una remuneración determinada.

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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CONTRATOS POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS: Modelo de contrato

mediante el cual una de las partes se compromete a prestar una serie de
servicios a otra, que, a su vez, se compromete a pagar un precio a cambio.
CONTRATOS EN PRÁCTICA: Facilitar la obtención de práctica ocupacional

adecuada a los estudios cursados por el aprendiz trabajador.
COMPETENCIA: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y

aptitudes.
5. ACCIONES Y METODOS
El procedimiento de selección de personal por prestación de servicios,

nómina, servicio de apoyo adicional y aprendiz en práctica, será gestionado
por junta directiva, así:
5.1. PLANEACION DE LOS TALENTO HUMANO
Finalizado cada periodo, la alta dirección enviara a junta directiva informe

de las necesidades de recurso humano, así con base en la programación
el gerente define dichas necesidades, la cual es tomada de base para
definir el recurso humano de apoyo operacional.
5.2. SELECCIÓN DEL RECURSO HUMANO
5.2.1. Preselección de las Hojas de Vida
En éste paso se verificará que todas las hojas de vida presentadas se ajustan
al perfil requerido del cargo. Las que no cumplan con ésta primera condición
serán descartadas y los interesados no podrán continuar con el cumplimiento
de las etapas posteriores.
5.2.2. Pruebas de Idoneidad
Cuando la entidad así lo determine se aplicarán a los aspirantes pruebas de

idoneidad previamente elaboradas para evaluar la compatibilidad entre el
solicitante y los requerimientos del puesto.
5.2.3. Entrevista Psicológica y prueba Psicotécnica

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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La entidad definirá los alcances de ésta entrevista y de la prueba

correspondiente teniendo en cuenta las responsabilidades inherentes al cargo
que se pretende proveer. Así mismo definirá el funcionario que realizará éstas
dos acciones. Podrá cuando lo considere pertinente prescindir de la aplicación
de pruebas psicotécnicas. En los casos que el entrevistador considere
necesario ampliar la información sobre las actitudes, comportamiento
personal, estabilidad laboral y otros aspectos de la personalidad del candidato,
debe solicitar al psicólogo de la institución la realización de una entrevista. El
resultado de esta entrevista será tenido en cuenta para continuar o no con el
proceso de selección.
Esta entrevista es definitiva, y por tanto debe hacerse con sumo cuidado.
1. Experiencia: En ella se busca conocer con detalle los cursos que el

candidato ha dictado sobre el tema de interés para la entidad. Si no ha tenido
experiencia, el entrevistador debe conocer su actividad laboral, cargos y
funciones desempeñadas, evaluar los sistemas, herramientas técnicas que
emplea, solvencia en el lenguaje técnico que emplea y referentes bibliográficos
de apoyo que recomienda para la actividad.
2. Formación académica: El entrevistador debe preguntar sobre aspectos

específicos del área a contratar, sus contenidos y los sistemas didácticos y
metodológicos necesarios para desarrollar y estimular los procesos de
aprendizaje del cliente. Debe hacerse particular insistencia en la bibliografía
que conoce el candidato, su opinión sobre diferentes temas como la
educación, señalar las ventajas y desventajas de cada una de ellas así como
la forma y metodología de lectura que se propone para el puesto.
-Temas Generales a tratar en la entrevista:
1. Nombre, edad, estado civil y otros aspectos generales como procedencia,

lugar de residencia, etc.
2. Educación, título de pregrado. Universidad de donde egresó, fecha de

Terminación de la carrera, aspectos generales sobre su proceso de educación
Tales como si desarrolló actividades de monitorías o cursos especiales
Trabajos de investigación o de actividades culturales y deportivas durante el
período de vida universitaria. Se debe pedir información detallada sobre los
estudios de postgrado: toda esta Información es de vital importancia para
establecer cuál es el grado de vinculación con la Universidad, las
manifestaciones de la calidad de su trayectoria universitaria.

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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3. Experiencia laboral. Empresas y cargos ocupados desde el momento de

terminar sus estudios, y breve descripción de las funciones desempeñadas en
los dos o tres últimos cargos. Las responsabilidades expresadas en manejo de
recursos, materiales, dinero, personal e información. Se debe establecer con
claridad el orden cronológico de sus empleos anteriores y el tiempo de
permanencia en cada cargo y empresa. Es muy importante determinar los
procesos de promoción y ascenso que ha tenido el entrevistado en sus
diferentes empleos y las razones por las cuales se retiró.
5.2.4. Entrevistas de Selección
Se realizarán básicamente dos entrevistas de selección la primera de las

cuales será con su potencial superior inmediato y la segunda con el Gerente.
De ambas entrevistas se elaborará un informe según formato preestablecido
por la entidad el cual servirá de base para la decisión de contratación.
5.2.5. Entrevista con el Gerente
Cuando se pretenda suplir cargos Directivos necesariamente los aspirantes

deberán someterse a un proceso de entrevista con el Gerente de la entidad la
cual podrá ser una entrevista no estructurada pero tendrá en cuenta en ella las
observaciones derivadas de la entrevista y prueba psicológica y las
observaciones resultantes de las otras entrevistas.
5.2.6. Verificación de datos y referencias
La entidad verificará las referencias laborales y dejará evidencia escrita del

nombre de la persona que las confirmó así mismo cuando lo estime pertinente
verificará las referencias personales. En el caso de existir alguna inexactitud
en la información laboral suministrada por el informante el aspirante será
descartado de plano y se interrumpirá el procedimiento de selección para él.
5.2.7. Selección del Aspirante
Cuando se trate de personal Operativo o Administrativo de la entidad la

escogencia del aspirante lo hará independientemente el Gerente de la entidad
y su vinculación quedará sujeta al examen médico de aptitud.
También en éste como en el caso anterior su vinculación quedará supeditada

al resultado de la prueba médica de aptitud. En éste proceso de selección para

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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suplir dificultades derivadas de la no aceptación del cargo de parte del

aspirante seleccionado se podrá elaborar una lista de elegibilidad en orden
descendente la cual será tenida en cuenta por quien elabore el proceso de
contratación.
El proceso de selección consiste en una serie de pasos específicos que se

emplean para decidir qué solicitantes deben ser contratados. El proceso de
selección se basa en tres elementos esenciales. La información que brinda el
análisis del puesto proporciona la descripción de las tareas, las
especificaciones humanas y los niveles de desempeño que el puesto requiere.
Estos tres elementos determinan en gran medida la efectividad del proceso de

selección. Debe además tenerse en cuenta en éste proceso los siguientes
elementos: La oferta limitada de empleos, los aspectos éticos, las políticas de
la entidad y el marco legal en el cual se circunscribe la actividad.
Para proceder a esta acción la junta directiva, a través de la Jefe de Talento

Humano recibe las hojas de vida, las que son analizadas con el fin de verificar
que el recurso humano operativo y administrativo, de apoyo adicional,
practicantes y por prestación de servicios profesionales que se va a
seleccionar cumple con los requisitos mínimos exigidos por la entidad:
Formación para el caso del personal operativo y administrativo restante nivel
técnico; experiencia, habilidades y actitud acorde con las exigencias del puesto
de trabajo. En esta etapa además a los aspirantes a contratar se le verifica
las siguientes competencias:
Competencias Técnicas:
 Formación profesional en área a fin

 Habilidades lingüísticas, interpretativas, argumentativas y
propositivas
 Capacidad para comprender, armonizar e interpretar en forma
sistémica y holística la realidad política, cultural, social, económica y
ambiental colombiana
 Liderazgo para trabajo en equipo
 Habilidad para solucionar problemas y conflictos de intereses y
trabajo en equipo
 Dominio de los referentes técnico-científicos y legales vigentes
relacionados con la norma de competencia objeto de formación
 Conocimientos en informática y manejo del Internet
 Conocer las generalidades del SGC

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Competencias Actitudinales
Coherente entre lo que piensa, dice y hace

Respetuoso de lo que piensan los demás
Comprometido con la entidad
Generador de procesos de autoformación, convivencia y trabajo en
equipo
 Responsable frente a la planeación, la ejecución y la evaluación del
trabajo asignado
 Con actitud para facilitar la apropiación y práctica de los principios y
valores éticos universales
.
Para el caso de los practicantes la selección se realiza teniendo en
cuenta los parámetros mencionados en el procedimiento pedagógico
aprendiz.
En esta fase la entidad como constancia y corroboración de lo anterior,
ha través de Jefe de Talento Humano, diligencia el formato lista de
chequeo de hoja de vida, el que adjunta a la hoja de vida.
6. NORMATIVIDAD:
 Norma NTC 5555

 Código Sustantivo del Trabajo
 Decreto 1748 de 1995
 Resolución 2013 de 1986
 Ley 789 de 2002
7. FLUJOGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
1. Se reciben las hojas de vida de las personas que

1. Recibir Hojas de Vida Jefe Talento
cumplen con los requisitos del cargo. Hojas de Vida
Humano
2. Seleccionar
Personal

3. Solicitar
Documentos Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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4. Elaborar Acto
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2. Se realiza la selección de la persona que va a ocupar la Jefe Talento N/A

vacante. Humano
3. Se solicitan los documentos respectivos para hacer la Jefe Inmediato – Documentos

vinculación laboral Funcionario Vinculación
4. Se elabora el acto administrativo por el cual se hace el Jefe Inmediato - Acto

nombramiento. Funcionario Administrativo
5. Se realiza personalmente la notificación del decreto de Jefe Inmediato - Notificación

nombramiento. Funcionario
6. Se emite el acta de posesión a l despacho Gerencia Gerente – Acta de

para realizar la respectiva aceptación del cargo. Funcionario Posesión
7. Presentar a la persona ante el funcionario quien va a ser

el jefe inmediato, a los demás compañeros y dar a conocer Jefe Talento
todo lo relacionado con la inducción. Humano

PROCEDIMIENTO: INDUCCIÓN REINDUCCIÓN
1. OBJETIVO
Proporcionar los parámetros necesarios que permitan una adecuada

adaptación del personal nuevo a la entidad, facilitando y familiarizándolo con
las responsabilidades y requisitos del cargo. Adicionalmente generar y
promover motivación, compromiso y sentido de pertenencia del personal
antiguo de la entidad.
2. ALCANCE
Es aplicable a todo el personal nuevo y antiguo de la entidad.
3. RESPONSABILIDAD

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JEFE DE TALENTO HUMANO: Es el órgano responsable de garantizar que

exista en la entidad cultura organizacional, un mayor sentido de pertenencia e
identidad de los funcionarios para un optimo servicio de calidad y excelencia.
4. GLOSARIO
INDUCCIÓN: Proceso mediante el cual se integra al personal nuevo de la

entidad, brindándole la información y conocimientos, responsabilidades y
demás relacionados con el cargo y con la entidad.
REINDUCCIÓN: Proceso continuo de la inducción, el cual se realiza por medio

de capacitación y profundización de la inducción.
5. NORMATIVIDAD:
 Ley 190: Artículo 64: Todas las entidades públicas tendrán un

programa de inducción para el personal que ingrese a la entidad,
y uno de actualización cada dos años, que contemplarán -entre
otros- las normas sobre inhabilidades, incompatibilidades, las
normas que riñen con la moral administrativa, y en especial los
aspectos contenidos en esta Ley.
6. FLUJOGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
1. Identificar parámetros de la entidad para la inducción. Jefe Talento

1. Identificar Parámetros N/A
Humano
2. Identificar 2. Se identifican los componentes de capacitación y Jefe Talento Manual de

Componentes entrenamiento de acuerdo al cargo, manuales de Humano funciones,
funciones, procedimientos del área. Manual de
procedimientos
3. Elaborar Programa
de Inducción 3. Elaborar el Programa de Inducción y socializar con el Jefe Talento Programa de
personal nuevo. Humano Inducción
4. Elaborar Inducción
4. Desarrollar la inducción y entrenamiento al personal Jefe Talento Listado de
nuevo. Humano Asistencia
5. Realizar
Evaluación

6. Realizar
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Seguimiento
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7. Identificar Temas
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5. Realizar la evaluación de cumplimiento de objetivos de Jefe Talento Evaluación de

la inducción. Humano Inducción
6. Se realiza seguimiento a la evaluación de cumplimiento Jefe Talento Informe de

de objetivos de la inducción. Humano Seguimiento
7. Se identifica temas de capacitación de acuerdo a las

evaluaciones de desempeño, cumplimiento de objetivos Jefe Talento Solicitud
de la inducción, solicitudes de jefes de área. Humano capacitación
Jefe Talento
8. Identificar parámetros y personal para reinducción. Humano N/A
9. Realizar el programa de reinducción del personal Jefe Talento Programa

Humano Reinducción
Listado de
10. Realizar reinducción y evaluar el cumplimiento de los Jefe Talento asistencia,
objetivos de la misma. Humano evaluación
reinducción
11. Realizar seguimiento a la evaluación de cumplimiento Jefe Talento
de objetivos de la reiducción, capacitación o Humano Informe de
entrenamiento. seguimiento
12. Implementar acciones preventivas, correctivas y de Jefe Talento Acciones

mejora a la inducción y reinducción. Humano preventivas,
correctivas y de
mejora.

PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DE PERSONAL
1. OBJETIVO
Garantizar que el personal que sea evaluado cumpla con los requisitos legales
y reglamentarios mínimos exigidos para desempeñar el cargo.
2. ALCANCE
Este procedimiento será de aplicación exclusivamente a acciones de

evaluación.
3. RESPONSABILIDAD

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4. GLOSARIO
EDUCACION: Grado de escolaridad requerido para desempeñar un cargo
EXPERIENCIA: Es el tiempo laborado con anterioridad al cargo que se va a

desempeñar
HABILIDAD: Característica biológica o aprendida que permite a una persona

hacer algo mental o físico.
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO: Es un modelo que permite establecer, por

medio de una calificación objetiva, el nivel de dominio del trabajador, de las
competencias laborales determinadas para el desarrollo de sus funciones y el
cumplimiento de metas en el periodo establecido.
EVALUAR: Acción de calificar, con base a observaciones y evidencias

objetivas, el nivel de desempeño de los trabajadores.
DESEMPEÑO: Punto de convergencia o de puesta en juego de varios

elementos relevantes ante una situación, que da sentido, límites y alcance a
la competencia de una persona.
5. ACCIONES Y METODOS
Evaluar el desempeño de una persona significa evaluar el cumplimiento de sus

funciones y responsabilidades, así como el rendimiento y los logros obtenidos
de acuerdo con el cargo que ejerce, durante un tiempo determinado y de
conformidad con los resultados esperados por la entidad.
La evaluación del desempeño pretende dar a conocer a la persona evaluada,

cuáles son sus aspectos fuertes o sus fortalezas y cuáles son los aspectos que
requieren un plan de mejoramiento o acciones enfocadas hacia el crecimiento
y desarrollo continuo, tanto personal como profesional, para impactar sus
resultados de forma positiva.

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Una vez que se ha establecido la necesidad de personal se realiza el análisis

y evaluación del trabajo con el fin de determinar los requerimientos que debe
satisfacer la persona para ocuparlo eficientemente, así como el tipo de
contratación que se realizará y la forma de remuneración de la actividad. El
análisis del puesto de trabajo y su evaluación nos permiten establecer las
características del recurso humano y su valor.
5.1. EVALUACION
5.1.1. Evaluación de Desempeño
En este paso la evaluación aplica para el personal operativo y administrativo,

orientado sobre la forma en que debe desempeñar su trabajo, para que éste
satisfaga las expectativas de la entidad.
5.1.2. Evaluación del Grado de Satisfacción
En esta gestión de igual manera se toma el formato, grado de satisfacción del

aspirante al cargo. Se presenta el informe y se toman las acciones
pertinentes.
5.1.3. Evaluación de las necesidades de información y actualización

del personal operativo y administrativo.
La comunicación se involucra en todos los procesos de la entidad como parte

integral para el giro adecuado del servicio; razón por la cual la entidad
reconoce la comunicación como oportunidad de contribuir al fortalecimiento de
la cultura organizacional, en la entidad además se establecen y se respetan
canales de interacción para facilitar el logro de los objetivos institucionales;
finalmente cabe resaltar que la entidad adopta en forma real, perceptible y
generalizada la práctica de valor: las comunicaciones claras, relevantes,
adecuadas y oportunas son esenciales para el logro de los siguientes
objetivos:
Marco Conceptual: La comunicación eficaz es mecanismo indispensable en

toda relación humana y en todo proceso de prestación de servicios. Es un
derecho tener acceso a la información pertinente a nuestras responsabilidades
y al mismo tiempo, es un deber buscarla.
 Valor con Criterios de Aplicación: Las comunicaciones claras,

relevantes, adecuadas y oportunas.

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 Marco de Actuación: propicia y estimula procesos de comunicación de

doble vía para lograr dialogo positivo, coordinar eficientemente sus
procesos y garantizar coherencia organizacional. En Talento Humano
creemos que las comunicaciones claras, relevantes, adecuadas y
oportunas entre todo su recurso humano son esenciales para alcanzar
los objetivos organizacionales. Los resultados de los procesos
comunicacionales son debidamente formalizados, evaluados y
registrados como memoria institucional.
5.1.4. Evaluación de la Eficiencia de la Formación
En esta fase de la gestión se vuelve a aplicar formato de grado de satisfacción

del aspirante al cargo, si la inconformidad sigue, se espera que culmine el
contrato y no se vuelve a tener a la persona en cuenta. De esta manera la
entidad comprueba que el personal no es conciente de su responsabilidad, o
no demuestra la capacidad para alcanzar los resultados deseados y para
contribuir al logro de los objetivos y al cumplimiento de la misión.
Para la evaluación de las personas que ocuparán los cargos en la entidad, se

establecen los siguientes aspectos básicos:
5.1.5. Requerimientos académicos e Intelectuales:
Los aspectos académicos corresponden a las condiciones específicas de

preparación profesional o técnicas para el desempeño del cargo al que se
encuentra aspirando; estas condiciones son certificadas por las instituciones
educativas y, para el caso de los profesionales, se solicita que sean
certificadas por entidades debidamente reconocidas por el estado colombiano
o, en el caso de las extranjeras, que los títulos se encuentren convalidados
ante el Ministerio de Educación de Colombia o las entidades autorizadas.
Además presentar copia de la Tarjeta Profesional.
Los aspectos intelectuales se refieren a las características personales de

interrelación, empatía, trato a las personas, respeto y tolerancia, que influyen
sobre el desempeño del profesional frente al cargo.
5.1.6. Responsabilidad y ética:

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Corresponde a las características personales que le permiten al profesional

conocer sus derechos y deberes, cumplir de manera permanente con los
deberes inherentes al cargo, manejar los recursos de la entidad con equidad y
racionalidad y, en su interacción con la entidad, ejercer la honorabilidad, la
lealtad y la justicia.
5.1.7. Habilidades:
Son las condiciones personales que, aunadas con la formación académica del
profesional, le cualifican en su pericia para el desempeño de sus actividades
en la entidad.
5.1.8. Condiciones de Ajuste en el trabajo:
Se refiere a la tolerancia, la capacidad de trabajo en equipo, el trabajo bajo

presión, la posibilidad de trabajar en horas extras y la necesaria cordialidad y
calidez para con el personal de la entidad.
5.1.9. Funciones generales y específicas:
Son los procedimientos, actividades y tareas propias del cargo que se

encuentran establecidas en el Manual de funciones y requisitos mínimos de la
entidad.
5.1.10. Requisitos físicos:
Son las condiciones físicas necesarias para desempeñar el cargo en

condiciones normales de horario y ambiente físico existente en la entidad.
6. NORMATIVIDAD:
 Ley 100
 Régimen Laboral Colombiano
 Reglamento Interno de Trabajo
 Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial
7. FLUJOGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
1. Verificar Normatividad
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2. Analizar Valledupar - Cesar
Funciones
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Normatividad
1. Verificar normatividad con respecto a los cambios Jefe Talento
generados para evaluación de desempeño. Humano
2. Se debe analizar las funciones desarrolladas por los Jefe Talento Manual de
funcionarios de carrera en el cargo y establecer los Humano funciones
compromisos.
3. Definir los criterios de desempeño entre jefe inmediato Jefe Inmediato – Criterios de
y funcionario, el cómo y el qué se espera del desempeño Funcionario desempeño
del empleado a evaluar.
4. Definir evidencias del desempeño como prueba de Jefe Inmediato - Evidencias de

dicho desempeño del funcionario en relación con su Funcionario desempeño
trabajo.
5. Se firma compromisos sobre el cargo de carrera Jefe Inmediato - Compromiso

administrativa y todo el contenido que este enmarca. Funcionario
6. Realizar la evaluación de desempeño a los cargos de Jefe Inmediato - Evaluación de

carrera administrativa, aplicando procedimiento Funcionario desempeño
establecidos según normatividad vigente.

PROCEDIMIENTO: DESVINCULACION LABORAL
1. OBJETIVO
Adelantar los trámites relacionados con la cesación de un funcionario en el

ejercicio de las funciones públicas en la Terminal de Transportes de Valledupar
s.a., ya sea Operativos, provisionales y/o de libre nombramiento y remoción o
por solicitud de renuncia presentada por un Funcionario.
2. ALCANCE
Inicia con la solicitud de desvinculación de un funcionario por las siguientes

causales: renuncia de un Funcionario, por declaratoria de insubsistencia de un
cargo de libre nombramiento y remoción, de carrera administrativa o
provisional o por abandono del cargo y termina con el archivo de los

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documentos respectivos en la hoja de vida del Funcionario desvinculado y

archivada en historias laborales inactivas.
3. RESPONSABILIDAD

4. GLOSARIO
Desvinculación de Personal o Retiro del servicio: Cuando se da la

desvinculación de personal o el retiro del servicio implica la cesación del
ejercicio de funciones públicas.
Las cáusales de retiro del servicio contempladas en la Ley 909 de 2004,
artículo 41 de los empleados de libre nombramiento y remoción y de carrera
administrativa son las siguientes:
a) Por declaratoria de insubsistencia del nombramiento en los empleos de libre
nombramiento y remoción;
b) Por declaratoria de insubsistencia del nombramiento, como consecuencia
del resultado no satisfactorio en la evaluación del desempeño laboral de un
empleado de carrera administrativa;
c) Por razones de buen servicio, para los empleados de carrera administrativa,
mediante resolución motivada; (declarado inexequible).
d) Por renuncia regularmente aceptada;
e) Retiro por haber obtenido la pensión de jubilación o vejez;
f) Por invalidez absoluta;
g) Por edad de retiro forzoso;
h) Por destitución, como consecuencia de proceso disciplinario;
i) Por declaratoria de vacancia del empleo en el caso de abandono del mismo;
j) Por revocatoria del nombramiento por no acreditar los requisitos para el
desempeño del empleo, de conformidad con el artículo 5° de la Ley 190 de
1995, y las normas que lo adicionen o modifiquen;
k) Por orden o decisión judicial;
l) Por supresión del empleo;
m) Por muerte;
n) Por las demás que determinen la Constitución Política y las leyes.
Declaratoria de insubsistencia del nombramiento: el nominador puede

declararla en los siguientes casos:

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a) En los empleos de libre nombramiento y remoción: Las autoridades

nominadoras tienen la facultad discrecional para dejar sin efecto el
nombramiento hecho a un funcionario público con el propósito de hacer cesar
su vinculación laboral y se efectúa mediante acto no motivado (inciso 2
parágrafo 2 del artículo 41 de la Ley 909 de 2004).
b) En los empleos de carrera administrativa: el nombramiento del empleado
de carrera administrativa deberá declararse insubsistente, mediante
resolución motivada del Jefe de la entidad, cuando haya quedado en firme una
calificación de servicios no satisfactoria y solo se produce con relación a la
calificación anual o a la extraordinaria.
c) Para los funcionarios nombrados en provisionalidad: De acuerdo con el
parágrafo 2 del artículo 41 de la ley 909 de 2004 “la competencia para el retiro
de los empleos de carrera de conformidad con las causales consagradas por
la Constitución Política y la Ley y deberá efectuarse mediante acto motivado.
El empleado provisional cebe conocer siempre porque se le desvincula, para
efectos de que ejerza su derecho de contradicción (Corte Constitucional).
Según el artículo 10 del Decreto 1227 de 2005 los empleados nombrados en
provisionalidad también pueden ser retirados por insubsistencia del
nombramiento mediante resolución motivada.
d) Renuncia: Es un acto unilateral, libre y espontáneo del empleado, mediante
el cual expresa su voluntad de dejar el cargo que ocupa, para que la
administración aceptando esa solicitud lo desvincule del servicio. La renuncia
debe ser libre, espontánea, inequívoca y constar por escrito. La renuncia se
produce cuando el empleado manifiesta en forma escrita e inequívoca su
voluntad de separarse definitivamente del servicio.
La renuncia se acepta por escrito y debe determinar la fecha de retiro y el

empleado no podrá dejar de ejercer sus funciones antes del plazo señalado,
so pena de incurrir en las sanciones a que haya lugar por abandono del cargo.
La fecha que se determine para el retiro no podrá ser posterior a treinta (30)
días después de presentada la renuncia; al cumplirse este plazo podrá
separarse de su cargo sin incurrir e abandono de empleo
Presentada la renuncia, la aceptación de ésta por parte de la administración

se hará mediante acto administrativo, ya sea por Decreto o Resolución, en el
que se consignará la fecha a partir de la cual se hace efectiva. Mientras se
acepta la renuncia el funcionario renunciante no podrá omitir sus funciones.
Las renuncias protocolarias son un medio decoroso y de cortesía para hacer

menos traumática la separación del servicio respecto de los empleados de
libre nombramiento y remoción que desempeñen funciones en la cúpula

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administrativa y busca evitar la medida de insubsistencia que en el medio

laboral es considerada nociva en la calificación de la hoja de vida porque
suscita inquietudes y dudas respecto de la historia de servicios a la
administración.
e) Retiro por derecho a pensión de jubilación o de vejez y por invalidez

absoluta: Estas causales de retiro del servicio tienen una regulación especial
dentro del tema del régimen de seguridad social, materia a cargo del Ministerio
de la Protección Social, de conformidad con la Circular Interna N. 00024 de
marzo 15 de 2004, expedida por el mismo.
f) Retiro por edad o retiro forzoso: Todo empleado que cumpla la edad de
sesenta y cinco(65) años será retirado del servicio y no podrá ser reintegrado.
Los empleados que cesen en el desempeño de sus funciones por razón de la
edad, se harán acreedores a una pensión de vejez, de acuerdo a lo que sobre
el particular establezca el régimen de prestaciones sociales para los
empleados públicos.
g) Destitución: Es la separación unilateral del funcionario por parte de la

Administración, como consecuencia de una sanción disciplinaria. Se trata
entonces de la sanción disciplinaria más grave de las previstas en la legislación
vigente, y es aplicable a los funcionarios de carrera como a los de libre
nombramiento y remoción y provisionales que incurren en faltas graves y para
su aplicación correcta han de observarse las normas propias del proceso
disciplinario, consagradas en el Código Disciplinario Único.
Cuando se presenta la destitución se dan consecuencias como: la terminación
de la relación del servidor público con la administración, sin que importe que
sea de libre nombramiento y remoción, de carrera o elección o provisional; la
desvinculación del cargo, en los casos previstos en los artículos 110 y 278,
numeral 1, de la Constitución Política; la terminación del contrato de trabajo y
en todos los casos anteriores, la imposibilidad de ejercer la función pública en
cualquier cargo o función, por el termino señalado en el fallo, y la exclusión del
escalafón o carrera.
h) Declaración de vacancia del empleo en el caso de abandono de cargo:

La no asistencia sin justificación del funcionario a laborar, durante determinado
tiempo, es casual para que a administración declare la vacancia del cargo y
por ende su abandono por parte del empleado titular del mismo.
i)Supresión del Empleo: Está contemplada en el artículo 44 de la Ley 909 de

2004, como una de las causales de retiro del servicio de los empleados de

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carrera. La supresión de cargos en el sector público es un instrumento de

administración de personal, mediante el cual la autoridad competente, ante la
necesidad de reestructurar la entidad, o trasladar las funciones a otros
organismos, o modificar la planta de personal, procede a eliminar de la misma
uno o varios cargos, lo que conlleva la separación de la persona que lo
estuviere desempeñando y consecuentemente la desvinculación laboral con
la entidad.
5. NORMATIVIDAD:
El retiro del servicio o desvinculación laboral está regido por la siguiente

normatividad:
 Decreto Ley 2400 de 1968 Por el cual se modifican las normas que regulan la
Administración del personal civil y se dictan otras disposiciones.
 Decreto Reglamentario 1950 de 1973: Por el cual se reglamentan los decretos-leyes

2400 y 3074 de 1968 y otras.
Ley 190 de 1995, artículo 5: Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la
moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar
la corrupción administrativa.
 Ley 734 de 2002, Código Único Disciplinario
 Ley 790 de 2002: Por la cual se expiden disposiciones para adelantar el programa
de renovación de la administración pública y se otorgan unas facultades
extraordinarias al Presidente de la República.
 Ley 909 de 2004, Título VII, artículos 41 a 46.
6. FLUJOGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
1. Se recibe oficio del funcionario que renuncia y es

1. Recibir Oficio Jefe Talento Oficio de
remitida a Gerencia para la correspondiente aceptación.
Humano renuncia
2. Elaborar Acto 2. El Jefe Recursos Humanos elabora acto administrativo Jefe Talento Proyecto Acto
Administrativo donde se acepta la renuncia o se declara insubsistente. Humano Administrativo
3. Revisar y Aprobar

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4. Realizar Valledupar - Cesar
Invitación
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3. Revisa y aprueba la renuncia y el acto administrativo, Asesor Jurídico Acto

en caso de ser aprobada se da visto bueno y pasa para Administrativo
firma del Gerente. aprobado
4. Se realiza oficio de Notificación personal donde se Jefe Talento Acto

presenta el acto administrativo por el cual se acepta la Humano Administrativo
renuncia o se declara insubsistente.
5. El jefe inmediato solicita al funcionario diligenciar acta Jefe Inmediato - Acta de Entrega
de entrega de puesto, para proceder a la liquidación. Funcionario
6. Se procede a elaborar la correspondiente liquidación de Jefe de Liquidación

prestaciones sociales a que haya lugar, se elabora Contabilidad
resolución y se remite a gerencia para su respectiva firma
7. Una vez firmada la resolución, se envía copia a Gerente Recibo de Pago

Tesorería para que realice la respectiva gestión de pago.
8. Se notifica resolución de liquidación a Gerencia. Jefe Talento Resolución de

Humano Liquidación

PROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO
PROCEDIMIENTO: NOMINA
1. OBJETIVO
Liquidarlos días laborado en el período a pagar así como horas extras,

domingos, festivos y recargos nocturnos trabajados por los funcionarios de la
entidad y las respectivas novedades.
2. ALCANCE
Aplica para todos los funcionarios de planta de la Terminal de Transporte de

Valledupar S.A.

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3. RESPONSABILIDAD
Gerente de la Entidad: es responsable por el cumplimiento y aplicación de

este proceso.
Jefe de Talento Humano: es responsable de elaborar la nómina.
Auxiliar de Contabilidad: es responsable de efectuar el comprobante de
pago.
Tesorero Pagador: es responsable de efectuar el pago.
Para la elaboración de la nómina la Terminal de Transporte de Valledupar

S.A, se fundamenta en el Régimen del Empleado Oficial, en concordancia
con los Estatutos de la empresa y la Ley.
5. FLUJOGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
1. Revisar y Digitar los Controles de tiempo

1. Revisión de Jefe de Talento
Controles suministrados por el área Operativa. Controles
Humano
2. Digitar Jefe de Talento Novedades

2. Digita las novedades, días laborados, las libranzas y
Novedades Humano Libranzas
demás descuentos
3. Digitar 3. Digitar las observaciones reportadas y la relación de Jefe de Talento Novedades

observaciones y libranzas descontadas Humano Libranzas
libranzas
Jefe de Talento
Nómina
Humano
4. Revisión de la 4. Revisa la Nómina antes de imprimir.
Nomina
5. Imprimir
nómina Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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6. Elaborar DIS y
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Jefe de Talento
5. Imprime la Nómina CP-F-07 con copia para el Nómina
Humano
Comprobante de Egreso y Contabilidad.
6. Enviar al área de contabilidad y presupuesto para la

elaboración de la disponibilidad y registro presupuestal.
Jefe de Talento
Humano

PROCEDIMIENTO: PLANILLA INTEGRAL ÚNICA (SOI)
1. OBJETIVO
Pago de los aportes de seguridad social en salud, pensión y aportes

parafiscales, a través del Sistema Operativo Integral (SOI).
2. ALCANCE
Aplica para todos los funcionarios que presten sus servicios a la Terminal de
Transporte de Valledupar S.A.
3. RESPONSABILIDAD

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
Valledupar - Cesar
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El Jefe de Talento Humano es responsable de la Elaboración y Control

del Proceso.
El Tesorero y Pagador es responsable de efectuar el pago de los
aportes parafiscales.

social de la Terminal de Transporte de Valledupar S.A. y sus actividades
comerciales:
Decreto 3667 DE 2004
5. FLUJOGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
1. Elaborar
Planilla 1. Elaborar la planilla integral única, digitando el salario
Jefe de Talento Planilla Única
base de liquidación.
Humano Electrónica
2. Verificar Jefe de Talento

Información 2. verificar que todos los empleados que laboraron en el N/A
Humano
periodo liquidado se incluyan en la planilla.
3. Obtener
Planilla. 3. Se obtiene la planilla integral única, del periodo a Jefe de Talento Planilla Única
pagar. Humano Electrónica
Reporte de
4. Realizar Tesorero Pagador
Pago
Pago
Electrónico

5. Imprimir y
archivar Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
planilla Valledupar - Cesar
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4. Se realiza el pago electrónico a través del portal del

Banco correspondiente e imprime el resultado de la
operación.
5. Se imprimen las planillas y se archiva. Jefe de Talento Planillas Única

Humano Físico

PROCESO: GESTION TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACION DE VACACIONES Y PRIMA
VACACIONAL
1. OBJETIVO
Pago del derecho adquirido de quince (15) días hábiles de vacaciones y quince
(15) días de prima de vacaciones por cada año de servicio en la empresa o
proporcional al tiempo laborado, de conformidad al Régimen del Empleado
Oficial.
2. ALCANCE

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
Valledupar - Cesar
MN-GM-01
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Aplica para todos los funcionarios de la TERMINAL DE TRANSPORTES DE

VALLEDUPAR S.A.
3. RESPONSABILIDAD
El Jefe de Talento Humano es responsable del Control del Proceso,

es responsable de la elaboración y control de la liquidación de las
vacaciones y prima vacacional.
Las condiciones de este procedimiento se fundamentan en la normatividad que
se relaciona a continuación, de acuerdo con el objeto social de la Terminal de
Transporte de Valledupar S.A. y a sus actividades comerciales:
Decreto Ley 1045 de 1978. Artículos 8, 17 y 25

Régimen del Empleado Oficial
5. FLUJOGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
1. Recibir la autorización de las vacaciones de la
gerencia de la entidad, verifica la acusación de las
1. Recibir
Autorización y vacaciones y liquida los días a disfrutar de
Jefe de Talento
Liquidación vacaciones y primas de vacaciones. Autorización
Humano
2. Liquidar seguros
y parafiscales 2. Liquidar el gasto correspondiente a seguridad y
parafiscales que le corresponden a la empresa, la Jefe de Talento
Liquidación
firma y la envía al área de contabilidad y Humano
presupuesto.
3. Revisar y Firmar
para DIS y RPP

4. Elaborar DIS y Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
RPP Valledupar - Cesar
MN-GM-01
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3. Firmar para la elaboración del certificado de

disponibilidad CP-F-01 y Registro presupuestal CP- Jefe de Talento
Liquidación
P-02. Humano
Certificado de
4. Elabora el Certificado de Disponibilidad CP-F-01 Disponibilidad CP-F-
y Registro Presupuestal CP-P-02 01
Auxiliar Contabilidad
Registro
Presupuestal CP-P-
02
Certificado de
5. Firma los Certificados de Disponibilidad CP-F-01 Disponibilidad CP-F-
y Registro Presupuestal CP-P-02 Jefe de Contabilidad 01
y Presupuesto Registro
Presupuestal CP-P-
02
6. Radicar en el libro de Disponibilidades y Auxiliar de Resolución de pago

Registros Presupuestales y envía a la Gerencia para Contabilidad GR-F-04
la Resolución de pago GR-F-04

PROCESO: GESTIÒN CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: BIENES Y SERVICIOS
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos generales para realización de la contratación de
bienes y servicios en la TERMINAL DE TRANSPORTES DE VALLEDUPAR
S.A.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para las adquisiciones realizadas por la
TERMINAL DE TRANSPORTES DE VALLEDUPAR S.A.
3. RESPONSABILIDAD
El Gerente es responsable por la aprobación de las compras.

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
Valledupar - Cesar
MN-GM-01
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La Jefa de la Unidad de Apoyo a la Gestión Contractual y del Sistema de

Calidad es responsable por el procedimiento y la gestión de compras.
Los Responsables de Procesos son responsables por requisiciones de
material y verificación en el proceso de los mismos.
4.1 Todas las compras de papelería, materiales, insumos, herramientas y

equipos que se realicen en la TERMINAL DE TRANSPORTES DE
VALLEDUPAR S.A., deben tramitarse a través del Área de Contratación.
4.2 Los proveedores de la TERMINAL DE TRANSPORTES DE
VALLEDUPAR S.A. son seleccionados, evaluados y aprobados por el
comité de evaluación de acuerdo a Resolución.
4.3 LA TERMINAL DE TRANSPORTES DE VALLEDUPAR S.A., utiliza un
área de almacenamiento adecuada para evitar el daño o deterioro del
material.
4.4 Al inicio de cada año se elabora el plan de compras teniendo en cuenta
las compras realizadas el año anterior y los proyectos de la empresa, este
plan se irá actualizando de acuerdo con las necesidades que surjan en la
empresa.
5. FLUJOGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
1. Se realiza la solicitud de compra, por medio del

Dueño del Proceso
formato BS-F-07 Requisición interna, y el Estudio de Formato BS-F-
1. Realizar Pare al Conveniencia y Oportunidad respectivo en el formato 08
Vehículo BS-F-08
2. Verificar
2. Revisa y aprueba las solicitudes, en caso de ser
Documentos
aprobada la entrega a Contratación. Cuando las Gerente Solicitud
cantidades están por encima del promedio, el
solicitante debe justificar el pedido y éste debe ser
aprobado por la Gerencia. En el caso de la obras, el
APROBAD
A NO
SI
Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
FIN Valledupar - Cesar
3. Entregar propuesta
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Gerente solicita al interventor de obras el presupuesto

oficial.
3. Se realiza la entrega de la propuesta en la oficina de

Contratación, y esta solicita a Contabilidad la Contratación.
Disponibilidad Presupuestal. Jefe Contabilidad Propuesta
En el caso de que la contratación sea para obra
pública, se pasa del punto 3 al 7, luego al 8, 4,5,6,9,10
y se sigue igual el resto del proceso
4. Cuando el valor a contratar supera los 4 SMLMV

pero es menor del 10% de la menor cuantía, el
Gerente de la entidad realiza las invitaciones a Gerente Formato BS-F-
personas naturales o jurídicas que puedan satisfacer 10 Invitación a
la necesidad a presentar propuesta en el formato BS- Proponentes
F-10 Invitación a Proponentes. En caso contrario se
pasa al punto 5 y de este al 7.
5. Se realiza la evaluación a las ofertas presentadas,

se verifica y certifica si dicha oferta se ajusta a los Contratación Formato BS-F-
requerimientos de la entidad y a los precios del 11
mercado en el formato BS-F-11 Estudio de Mercadeo.
6. Se notifica a los Proponentes de la propuesta

Ganadora. Contratación
Formato BS-F-
09
DOCUMENTO
SOPORTE
A
7. El proponente entrega en la Oficina de Contratación
los documentos habilitantes, quien los recibe y remite
a la Jefa de Unidad de Apoyo a la Gestión Contractual
7. Recibir documentos y del Sistema de Calidad, quien a su vez los relaciona Oficina de
habilitantes en el formato BS-F-13, Listado de Recibo de Contratación Formato BS-F-
Documentos Habilitantes. En caso de alguna no 13
conformidad en los documentos, se debe comunicar al
proponente para que sea subsanada, indicando dicha
no conformidad en el mismo formato.
8. Elaborar CDP

9. Notificar al Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
Proponente Valledupar - Cesar
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8. Contabilidad elabora y entrega a la Oficina de Jefe De Formato CP-F-

Contratación el formato CP-F-01 Certificado de Contabilidad 01
Disponibilidad Presupuestal.
9. Se notifica a la persona de la propuesta escogida en

el formato BS-F-12 Notificación Propuesta Ganadora, Contratación.
informándole que debe aportar los documentos Formato BS-F-
habilitantes necesarios para la elaboración del 12
contrato.
10. El proponente entrega en la Oficina de

Contratación los documentos habilitantes, se
relacionan en el formato BS-F-13, Listado de Recibo Formato BS-F-
de Documentos Habilitantes. En caso de alguna no Contratación 13
conformidad en los documentos, se debe comunicar al
proponente para que sea subsanada, indicando dicha
no conformidad en el mismo formato.
11. Se elabora la Orden en el formato BS-F-14, o el BS-F-14

contrato de Mínima Cuantía en el formato BS-F-15, o Contratación BS-F-15
el Contrato en el formato CP-F-16 y se envía BS-F-16
contabilidad y presupuesto
6. Contabilidad y Presupuesto expide el Registro

Presupuestal en el formato CP-F-O2 y lo envía a Jefe De
Contratación. Contabilidad Formato CP-F-
O2

RESPONSABLE
SOPORTE
13. Se notifica al contratista con el fin de que proceda Formato BS-F-

13. Notificar a la firma y legalización del contrato, en el formato BS- Contratación 17
contratista
F-17 Notificación a Contratista.
14. Se comunica al interventor del contrato, Contratación Formato BS-F-

14. Notificar anexando copia del mismo, en el formato BS-F-18. 18.
Interventor
Contratación Formato BS-F-

15. El contratista procede a aportar Garantía y demás
20
requisitos que la Ley y el Manual de Contratación de
15. Recibir
Documentos
Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
Valledupar - Cesar
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la entidad, exigen para darle inicio a la ejecución del

objeto del contrato, los cuales entrega a la Oficina de
Contratación, quien a su vez los relaciona en el
formato BS-F-20 Listado Recepción Documentos
Ejecución. En caso de alguna no conformidad en los
documentos, se debe comunicar al proponente,
indicando la no conformidad en el mismo formato.
16. Aprobación de la Póliza de Garantía mediante acto Aprobación

administrativo. Contratación Póliza
17. Si la forma de pago es con anticipo, se elabora la Formato GR-F-

Resolución de pago en el formato GR-F-04. De lo Contratación 04.
contrario se procede al paso 20.
18. Se relacionan los documentos en el formato BS-F-

21 Listado de Chequeo de Documentos para remitir a Contratación Formato BS-F-
Tesorería Pago Anticipo o Pago Único y se envía la 21
cuenta a Tesorería - Pagaduría.
19. Se realiza la Verificación de los documentos de la Tesorero -

cuenta si todo esta correcto procede al paso 20, de lo Pagador
contrario regresa la cuenta a la Oficina de
Contratación.

RESPONSABLE
SOPORTE
20. Elaborar Tesorero Cheque o Pago

20. Se elabora el Comprobante de Egreso y el cheque
comprobante Pagador Electrónico
el cual se entrega al contratista o pago electrónico.
de egreso
21. Si a ello hubiera lugar, el Interventor en común Tesorero

21. Elaborar Formato BS-F-
acuerdo con el contratista elabora el Acta de Inicio en Pagador
Acta de Inicio 24.
el formato BS-F-24.
22. Ejecutar
Contrato

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
Valledupar - Cesar
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22. El contratista ejecuta el contrato, bajo la vigilancia

del interventor, el cual recibe el objeto contratado,
Interventor y
verificando la cantidad solicitada contra la entregada,
Dueño de
así como la conformidad con las especificaciones de N/A
proceso
la orden o contrato. En el caso de ser necesario
verificar el funcionamiento del producto, el solicitante
es quien lo realiza.
23. En caso de que el objeto del contrato recibido esté

incompleto, no cumpla con las especificaciones o se Interventor Notificación
encuentre material defectuoso, se notifica por escrito
al contratista, solicitando la correcta entrega del objeto
contratado. De igual manera se informa a la Gerencia
24. Se elabora la Constancia de Recibo BS-F-22, el

Ingreso al Almacén BS-F-23, Acta de Recibo Final Interventor Formato BS-F-
BS-F-27 o el Acta de Liquidación Final BS-F-28, 22/ 23/ 27/ 28
según el caso.
25. El contratista entrega en la oficina de contratación

actas, pago de parafiscales y demás documentos, Interventor formato BS-F-29
necesarios para el segundo pago o el pago total, quien
los relaciona en el formato BS-F-29 Listado de
Chequeo de Documentos para Remitir a Tesorería
Segundo o Único Pago. En caso de alguna no
conformidad en los documentos, se debe comunicar
al contratista, indicando la no conformidad en el
mismo formato.

RESPONSABLE
SOPORTE
26. Elaborar Formato GR-F-

26. Se elabora la Resolución de pago total o final en Gerencia
Resolución de 04
el formato GR-F-04 y se remite la cuenta a Tesorería.
pago
27. Se envía la cuenta a Tesorería - Pagaduría. N/A

27. Enviar Contratación
cuenta
28. Se elabora el Comprobante de Egreso y el cheque Tesorero Comprobante
el cual se entrega al contratista o pago electrónico. Pagador Egreso
28. Realizar
Pago
Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
Valledupar - Cesar
FIN
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PROCESO: GESTIÒN CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES
1. OBJETIVO
Establecer los parámetros generales para la Selección, Evaluación y
Aprobación de Proveedores de la TERMINAL DE TRANSPORTES DE
VALLEDUPAR S.A.
2. ALCANCE

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
Valledupar - Cesar
MN-GM-01
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Este procedimiento aplica para los proveedores de productos críticos para el

sistema de calidad de la TERMINAL DE TRANSPORTES DE VALLEDUPAR
S.A.
3. RESPONSABILIDAD
Comité de calidad: Selección y evaluación de proveedores
4. NORMATIVIDAD
Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Decretos 019,
Decreto 1510 de 2013.
5.1 La selección y evaluación de proveedores aplica solo para aquellos que

suministran productos o servicios considerados críticos para el
funcionamiento de los procesos de la empresa, estos productos se
encuentran en el Listado de Productos y Servicios Críticos BS-L-01, así
como para aquellos con contrato de arrendamiento que presten servicios
críticos dentro de la Terminal, como son: Parqueadero, Unidades
Sanitarias, Guardaequipajes, Servicio de Taxis y Carromaleteros.
5.2 Se considera proveedores de bienes aquellos que suministran productos

tangibles para el desarrollo del objeto social de la empresa. Se considera
proveedores de servicios aquellos que suministran productos intangibles
fundamentales para el desarrollo del objeto social de la empresa.
5.3 Los criterios aplicables para la selección y evaluación de proveedores

dependen del tipo de proveedor.

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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6. INSTRUCCIÓN
6.1 SELECCIÓN DE PROVEEDORES: Los proveedores son seleccionados de

acuerdo con su reconocimiento en el mercado, precio dentro de los estándares
generales, calidad y tiempos de entrega, adicionalmente, para cada tipo de
proveedor se tienen unos criterios específicos como son:
6.1.1 Criterios de selección para proveedores:
A. Persona Natural:
CRITERIO SOPORTE
Formato Único de Hoja de vida de la
Hoja de vida
Función Pública Persona Natural
Declaración Juramentada de Declaración Juramentada de Bienes y
Bienes y Rentas Rentas
Mayoría de edad Copia de la cédula de ciudadanía
Situación militar definida Libreta militar
Tarjeta profesional y/o Diploma de la
Profesional en el área
carrera afine con el objeto a contratar.
Tener inscrita por lo menos una
actividad económica relacionada R.U.T.
con el objeto a contratar
Encontrarse inscrito en Cámara de Certificado de existencia y
Comercio (Si posee) Representación Legal (Si posee)
Experiencia laboral que identifique Certificados laborales que identifiquen la
la idoneidad para realizar el objeto idoneidad para realizar el objeto del
a contratar contrato (Ley 190 de 1.995)
Encontrarse afiliado al sistema de
Copia comprobante último pago
salud
Encontrarse afiliado al sistema de
Copia comprobante último pago
pensiones
No registrar sanciones, ni Certificado de Antecedentes Disciplinarios
inhabilidades vigentes de la Procuraduría General de la Nación
No tener asuntos pendientes con
Certificado Judicial
las autoridades judiciales

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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B. Persona Jurídica:
CRITERIO SOPORTE
Formato Único de Hoja de vida de la
Hoja de vida
Función Pública Persona Jurídica
Copia Cédula Representante Legal
Certificado de Existencia y
Representación
Encontrarse legalmente constituido
R.U.T. (Tener inscrita por lo menos una
actividad económica relacionada con el
objeto a contratar)
Pago de los aportes de sus empleados a
los sistemas de salud, riesgos
profesionales, pensiones, aportes a las
Encontrarse al día con aportes
cajas de compensación familiar, Servicio
legales
Nacional de Aprendizaje (SENA), y al
Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar (ICBF)
Certificado Ordinario de Antecedentes
No registrar sanciones, ni Disciplinarios de la Procuraduría General
inhabilidades vigentes de la Nación tanto del Representante
Legal como de la Persona Jurídica
No tener asuntos pendientes con Certificado Judicial del Representante
las autoridades judiciales Legal
6.1.4 Los proveedores que cumplan con los requisitos de selección podrán ser
contratados e ingresar al Listado de Proveedores Aprobados BS-L-02.
6.2 EVALUACIÓN Y RE-EVALUACIÓN DE PROVEEDORES: La evaluación de

los proveedores de la TERMINAL DE TRANSPORTES DE VALLEDUPAR S.A.
se lleva a cabo bajo los siguientes criterios:
6.2.1. La evaluación y re-evaluación de proveedores se realiza semestralmente.
6.2.2. La evaluación y re-evaluación de proveedores es efectuada por el comité de

calidad, para lo cual se debe tener en cuenta el comportamiento del
proveedor durante el periodo, basándose en las especificaciones del
contrato, ordenes, comunicaciones recibidas y enviadas a cada proveedor.

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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6.2.3. El registro de la evaluación y re-evaluación de proveedores se realiza en los

siguientes formatos:
BS-F-01 Evaluación General de Proveedores (proveedores críticos)
BS-F-02 Evaluación de Parqueadero
BS-F-03 Evaluación de Unidades Sanitarias
BS-F-04 Evaluación Guarda-equipajes
BS-F-05 Evaluación del Servicio de Taxis
BS-F-06 Evaluación Carro-maleteros
6.2.4. En caso que el proveedor presente una falta grave durante el periodo, se
comunica por escrito inmediatamente y se deja la observación en la
respectiva “Evaluación de proveedores”
6.2.5. La calificación de cada uno de los criterios es de 1 a 5 puntos siendo:
5: Excelente
4: Bueno
3: Aceptable
2: Deficiente
1: Malo
6.2.6. Los proveedores eliminados son aquellos que obtienen una calificación total
menor a 3 puntos, aquellos clasificados en periodo de prueba con
observación de falta grave, o aquellos clasificados durante dos periodos
consecutivos en periodo de prueba. En este caso, se debe cambiar al
proveedor del producto o servicio y se comunica por escrito al proveedor
actual los motivos de su eliminación.
6.2.7. Los proveedores en periodo de prueba son aquellos que obtienen una
calificación total entre 3 y 3.9. En este caso, se comunica por escrito al
proveedor los resultados de su evaluación y se advierte que con dos periodos
de prueba consecutivos será eliminado.
6.2.8. Los proveedores validados son aquellos que obtienen una calificación total
igual o mayor a 4.

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO: COMUNICACIÓN INTERNA
1. OBJETIVO
Asegurar que se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro de la

organización y que la comunicación se efectúa considerando la eficacia del sistema
de gestión de la calidad.
2. ALCANCE
Aplica para efectuar las comunicaciones internas de la empresa.
3. RESPONSABILIDAD
Gerente:
- Establecer los procesos que incentiven a los empleados de la empresa a
comunicarse en todos los niveles de la empresa.
- Realizar actos administrativos y resoluciones
Secretaria de Gerencia: Radicación y distribución de la correspondencia de origen

externo.
Responsables de procesos: Establecer el mecanismo mas adecuados para que la

comunicación de su proceso sea altamente eficiente.
4.1 Los elementos de la comunicación interna son:
Emisor: Persona que emite el mensaje y es responsable de verificar la

efectividad del mismo.
Canal: Medio utilizado para transmitir el mensaje, puede ser escrito

(Memorandos, carteleras) o verbal (comunicación personal o telefónica o por
radios).
Mensaje: Idea que desea transmitir el emisor.
Receptor: Persona que recibe el mensaje y responsable de la ejecución de

su contenido.
Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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4.2 La verificación de la efectividad del mensaje se realiza de acuerdo su

clasificación:
4.2.1 Informativo: Son aquellos en los cuales el emisor notifica al receptor

de un hecho o tema en particular. Estos mensajes siempre deben
darse por escrito. La verificación se realiza solicitando la lectura previa
del memorando antes de la firma de recibido del mismo.
La cartelera se utiliza para mensajes informativos de menor
importancia, la verificación de su efectividad se realiza, manteniendo
el mensaje por el término adecuado y haciendo un sondeo aleatorio
de la lectura y entendimiento del mismo.
Estos mensajes son enviados por medio de circulares.
4.2.2 Ejecución: Son aquellos en los cuales el emisor solicita una acción
específica por parte del emisor o alguno de sus subalternos. Estos
mensajes siempre deben darse por escrito. La verificación se realiza
por medio del registro que se genera al realizar la acción.
Los medios para divulgar este mensaje son:
 Memorandos: Se utilizan para llamados de atención o solicitudes

especiales a funcionarios.
 Resoluciones: Texto emitido deliberadamente por un organismo

administrativo del gobierno que se relaciona con su
funcionamiento interior o que expresa su opinión o su voluntad
acerca de un punto determinado.
 Actos administrativos Es toda decisión ejecutoria de cualquier ente

estatal, o de un particular, en ejercicio de la función administrativa,
y que, por lo mismo, es una declaración de voluntad que crea,
modifica o extingue una situación jurídica, que en el ordenamiento
jurídico y la doctrina colombiana, puede ser particular y concreta o
general.
4.2.3 Comunicación de origen externo: La recepcionista radica la

correspondencia recibida en el libro radicador y se remite al
funcionario correspondiente, quien firma el libro una vez recibido el
documento.
 Para la comunicación recibida telefónicamente, la recepcionista

registra el mensaje y su comunicación.
Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
Valledupar - Cesar
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5. FLUJOGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
1. El emisor escoge el canal de comunicación por

1. Escoger Canal de medio del cual va a transmitir el mensaje
Comunicación (Comunicación verbal personal, telefónicamente, por Emisor N/A
radio, memorando, publicación en carteleras),
teniendo en cuenta el grado de importancia del
mismo.
2. Emitir Mensaje
2. Se emite el mensaje, procurando que su contenido Emisor Mensaje
abarque todo lo que se desea transmitir y que el Libro radicador
lenguaje utilizado sea claro y entendible.
3. Recibir mensaje
3. Se recibe el mensaje verificando que se haya Receptor Copia de
entendido completamente el objetivo y contenido del Recibido
mismo. Libro radicador
4. Ejecutar acción
4. Se ejecuta la acción solicitada en el mensaje, de Receptor o Respuesta

acuerdo con los parámetros establecidos para cada Funcionario Mensaje
proceso. encargado
5. Verificar
ejecución
5. Se verifica la ejecución de la acción de acuerdo al Emisor N/A
contenido del mismo
CUMPLE NO
OBJETIVO 6. Se toman las acciones adecuadas para garantizar
el cumplimiento inmediato del contenido del Emisor N/A
SI mensaje, y se verifican nuevamente.
6. Tomar
acciones
FIN

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
Valledupar - Cesar
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PROCESO: MANTENIMIENTO E INFRAESTRUCTURA
PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES
1. OBJETIVO
Establecer los parámetros dentro de los cuales deben realizarse las actividades de
mantenimiento de instalaciones y equipos de las diferentes zonas de la Terminal de
Aplica para todas las instalaciones y equipos que afectan la calidad de los servicios
de la Terminal de Transportes de Valledupar S.A.
3. RESPONSABLE.
El Jefe Operativo es responsable del Control del Proceso.
a. La actividad de mantenimiento aplica para las siguientes áreas:

- Patio de operaciones.
- Bahías de ascenso
- Bahías de descenso
- Casetas de control
- Edificio
- Zonas verdes
b. La Copropiedad maneja el mantenimiento de las zonas comunes del edificio,

esto se controla por medio del procedimiento de selección y evaluación de
proveedores CP-I-01.
c. Semestralmente, el Jefe Operativo elabora el programa de mantenimiento de

equipos en el formato MI-F-01, y el programa de mantenimiento de
instalaciones en el formato MI-F-02, los cuales deben ser aprobados por la
Gerencia.

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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d. El registro del mantenimiento de los equipos se realiza en la respectiva hoja

de vida del equipo MI-F-03
e. El registro del mantenimiento de instalaciones se realiza en el formato

Programa de Mantenimiento de instalaciones MI-F-02.
f. Semestralmente, se informa al comité de calidad sobre el desarrollo del

programa de mantenimiento y en caso de ser necesario tomas acciones de
mejora, éstas se realizan de acuerdo al procedimiento CM-P-06 Acciones
Correctivas y Preventivas.
5. FLUJOGRAMA
RESPONSA DOCUMENT
FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN
BLE O SOPORTE
Inicio
1. Semestralmente, el Jefe Operativo elabora el programa

de mantenimiento de equipos en el formato MI-F-01, y el Programa
1. Elaborar Programa de Jefe Operativo
programa de mantenimiento de instalaciones en el Mantenimiento
Mantenimiento
formato MI-F-02.
Programa
2. Aprobar 2. Se presentan los formatos y el programa de
Mantenimiento
Programa de mantenimiento a Gerencia para su respectiva aprobación Gerente
Formato MI-F-01,
Mantenimiento del Gerente.
Formato MI-F-02
3. Realizar el mantenimiento de acuerdo a lo programado

3. Realizar y registrarlo en el formato Programa de Mantenimiento de Jefe Operativo Formato MI-F-02
Mantenimiento instalaciones MI-F-02.
4. Informar al 4. Semestralmente, se informa al comité de calidad sobre

Comité el desarrollo del programa de mantenimiento y en caso de Jefe Operativo
ser necesario tomas acciones de mejora
FIN

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MACROPROCESO: GESTIÓN FINANCIERA

PROCESO: TESORERIA
PROCEDIMIENTO: TESORERIA Y PAGADURIA
1. OBJETO
Lograr seguridad en todas las operaciones del efectivo de la empresa, buscando

adicionalmente el cumplimiento en los diversos compromisos económicos y legales
que adquiera la empresa.
2. ALCANCE
Esta instrucción aplica para los recaudos y pagos de dinero realizados por la
TESORERÍA del TERMINAL DE TRANSPORTES DE VALLEDUPAR S.A.
3. RESPONSABLES
El Tesorero es responsable por el manejo del dinero en lo pertinente al recaudo y

aplicación del mismo así como del cumplimiento de las disposiciones legales y el
pago oportuno de las mismas. También le aplica la introducción correcta en el
sistema del código contable adecuado y la manipulación de los documentos
soportes.
El Jefe de Contabilidad y Presupuesto es responsable por supervisión de la

correcta codificación contable al sistema y elaboración de informes y estados
financieros.
El Gerente es responsable por la revisión y aprobación de los informes financieros.
4. CONDICIONES GENERALES:
4.1. Anulación del Recibo de Caja

Un recibo de caja es anulado cuando presenta enmendaduras, tachones o borrones
ó un error en su elaboración. En este caso, se debe anotar en el original y sus
copias respectivas, la leyenda de ANULADO, técnica que aplica siempre que el
comprobante o recibo de caja tenga numeración continua e impresa.
4.2. Destino del Recibo de Caja

 La primera copia se le entregará a cada cliente.
 El original del Recibo de Caja se debe conservar en la tesorería y archivarse
por orden estrictamente numérico y cronológico. La segunda copia se
archiva con el movimiento del mes correspondiente.
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4.3. Cuadre de Caja.

El cierre de caja se realiza cada día por medio consiste en verificar que el
valor total recaudado corresponda a la sumatoria de los valores registrados
en la planilla.
Si existen diferencias entre los valores del cierre de caja, se precede así:
 Si el total de lo recaudado es menor de la sumatoria de los valores registrados

en los comprobantes de ingreso o recibo de caja, hay faltantes, en este caso
la diferencia debe ser reintegrada por la responsable del manejo de la caja.
 Si el total de lo recaudado es mayor a la sumatoria de los valores registrados,

hay sobrantes, en este caso se elaborará un recibo de caja por el valor de
la diferencia correspondiente, la cual se considera contablemente como un
pasivo mientras se establece su origen.
4.4. Expedición de certificados de retención a proveedores

- Seleccionar la información de la retención efectuada a los proveedores, por
medio del sistema.
- Elaborar los certificados de retención en la fuente para cada proveedor
- Entregar los certificados a los proveedores, mediante firma en copia del
respectivo certificado, dentro de los plazos estipulados por la Ley.
- Archivar en orden cronológico las respectivas copias
4.5. Anulación de Cheque girados.
Cheques girados y no reclamados.

Los cheques elaborados y no reclamados por el beneficiario dentro de los 60 días
serán anulados mediante un acta que suscriba el Tesorero y el Gerente.
El valor de los cheques girados y anulados será debitado a la cuenta corriente

respectiva y acreditado por el mismo valor en la cuenta Acreedores porque el pago
no se ha hecho efectivo y la obligación continúa vigente.
Cheques girados y reclamados pero no cobrados.

Los cheques no cobrados por el beneficiario, en los seis meses siguientes a su
elaboración prescriben, por tanto serán anulados mediante un acta por el Tesorero
y el Gerente. (Art.730 CC prescripción de cheques).
 Art. 730._ Las acciones cambiarias derivadas del cheque prescriben: Las
del último tenedor, en seis meses, contados desde la presentación; las de

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los endosantes y avalistas, en el mismo término, contado desde el día

siguiente a aquel en que paguen el cheque.
El valor del cheque anulado será debitado a la cuenta corriente y acreditado por el
mismo valor a la cuenta de acreedores.
Cheques extraviados en tesorería. Serán reportados a la entidad bancaria y a la

comunidad para que se abstengan de realizar cualquier transacción con el
documento referido, la TESORERÍA levantara un acta anulando el cheque y si es
pertinente se iniciara la investigación para establecer responsabilidades previa
denuncia ante la autoridad competente.
Cheque Anulados por error.

Los cheque que por: Mala elaboración, error de impresión y orden de no pago, se
determina la necesidad de anular el cheque directamente. Se elabora dos (2) copia
Original para Archivo y la Copia para Control Interno, debe registrar en el libro de
banco que corresponda la fecha de anulación el número y el valor, se recorta el
número del cheque y se anexa con la original de la acta.
4.7. MANEJO DE RECURSOS Y DOCUMENTOS

Los dineros recaudados en tesorería serán consignados por lo menos tres veces en
la semana y los excedentes de tesorería pueden ser invertidos en CDT y en otras
inversiones financieras con el ánimo de tener alguna rentabilidad sobre estos
dineros y de tener bajos saldos en las cuentas corrientes.
Cuentas Bancarias:
Es responsabilidad de la Tesorería el correcto manejo de los dineros consignados
y de darles una destinación exclusiva al pago de las obligaciones contraídas por la
entidad. Así mismo las cuentas corrientes podrán ser manejadas en cualquier
establecimiento bancario siempre y cuando se garantice la calidad y seguridad de
los servicios, rapidez y eficiencia en las transacciones y bajos costos de operación.
Conciliaciones Bancarias:
Contabilidad enviara mensualmente copia de las conciliaciones bancarias a la
Tesorería para que ésta proceda a efectuar los ajustes en los libros auxiliares.
Dinero en Caja:
Los dineros recaudados por la Tesorería únicamente deben ser consignados en las
cuentas bancarias a nombre de la entidad. No pueden ser utilizados en ninguna
circunstancia para pagos en efectivo o para una destinación diferente a su objeto,
cualquiera sea su índole o cuantía.
Los egresos de caja únicamente se originan por las consignaciones en cuentas
corrientes o ahorros según sea el caso.
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Títulos valores y garantías:

La custodia de los títulos valores y pólizas es responsabilidad de la Tesorería
observando las siguientes actividades:
 Asesorar a la gerencia respecto a la colocación del disponible y no permitir
acumulación de efectivo en cuentas corrientes.
 Guardar, custodiar, proteger y administrar todos los títulos valores.
 Establecer un control utilizando un formato que indique la fecha de
constitución, cuantía, tasa de interés, y fecha de vencimiento.
 Velar por el oportuno recaudo de los rendimientos financieros y por la
redención o prorroga de plazo de los títulos o certificados.
 Guardar y custodiar las pólizas de seguro que se constituyan.
En el evento de pérdidas de cheques, libretas de ahorro o títulos valores; y si en el

lapso comprendido entre la pérdida y el momento de informarse a la entidad
financiera se hicieran efectivo un cheque o cualquier otro documento, se efectuara
un retiro en la cuenta de ahorro o se redime un título valor, se hará efectiva la póliza
de manejo que ampara al funcionario responsable.
Libros:
El Tesorero es la responsable por el adecuado manejo de los libros de bancos así
como de mantenerlos actualizados obteniendo saldos diarios que serán
confrontados con los saldos arrojados por el sistema.
En los libros auxiliares no deben aparecer:
- Alteraciones en los asientos o registros
- Espacios en blanco que faciliten alteraciones, modificaciones o adiciones a los
registros.
- Interlineaciones, raspaduras o correcciones en los registros.
Anticipos:
Se entiende por anticipo la cantidad de dinero que se entrega al contratista o
proveedor para iniciar una obra o entrega de bienes y servicios de acuerdo al
contrato. Su legalización se hace de acuerdo a lo estipulado en el mismo y mediante
la presentación de los documentos que justifiquen su inversión, en ningún caso esta
legalización podrá efectuarse después de la vigencia del contrato.
Los anticipos entregados no podrán exceder del 50% del valor del contrato, previa
constitución de la respectiva póliza.
Empleados de manejo:
El Tesorero es el funcionario responsable del correcto manejo y administración de
los dineros de la entidad. También comparten esta responsabilidad aquellos
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funcionarios que en el desempeño de sus funciones, recauden, paguen o

administren dineros y valores.
Los funcionarios responsables del manejo y custodia de los bienes deberán
constituir una póliza de garantía.
Prohibiciones para los empleados de manejo:

- Destinar los dineros recaudados a sufragar gastos de la entidad
- Asumir parcialmente pagos que deben efectuarse con fondos de la caja menor
- Tomar en préstamo para si o para otras personas el dinero que recaude o
maneje
- Guardar en la caja dineros o valores de propiedad particular
- Utilizar el efectivo para cambiar cheques, vales, títulos o valores a particulares o
trabajadores, exceptuando que corresponda a las cuentas bancarias de la
Empresa, solo se cambiaran cheques de otras cuentas con previa autorización
de la Gerencia.
Apertura De Cuenta De Ahorro Y/O Cuenta Corriente

Determina la necesidad de abrir una cuenta de acuerdo a exigencias de la entidad.
Elabora oficio numerado y con especificaciones solicitando la necesidad de a
cuenta.
O: Banco
C: Gerencia
C: Tesorero
Revisa Oficio y firma autorizando la apertura de la cuenta, firma oficio como
responsable de firmar cheques y envía oficio al Banco.
Recibir oficio e iniciar trámite para apertura de cuenta, los funcionarios responsables
de firmar cheques de la empresa se identifican con su documento de identidad,
conforme a los datos de oficio y registran firmas con sus respectivos sellos
Recibe número de cuenta corriente y chequera
Traslado De Fondo
Surge la necesidad del pago por: Vencimiento de obligaciones por la empresa y
otros conceptos, Una vez vencida una obligación que tenga un tratamiento especial,
se verifican los saldos reales en libros de bancos y se confirman telefónicamente
con la Entidad Bancaria
Determina:
Si hay la cantidad que se requiere trasladar o si el saldo del banco lo permite se
efectúa el traslado de una Entidad Bancaria a otra
Se procede trasladar los valores de una cuenta a otra para cumplir con las
obligaciones. Se imprime el comprobante del traslado.
Confirma que se haya efectuado el traslado.
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5. FLUJOGRAA
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
1. Verificar la legalidad de la cuenta, si no Jefe de Tesorería y

1. Verificar Cuenta Auxiliar de
cumple con los requisitos se hace la devolución
a gerencia. Tesorería Orden de Pago
NO
CUMP Devuelve a
Gerencia
SI
2. Liquidación Cuenta, se revisa la Jefe de Tesorería Soportes de

2. Liquidar Cuenta
documentación para el pago y se procede a Cuenta
liquidar la cuenta.
3. Establecer
Disponibilidad de Fondos 3. Establecer la disponibilidad de fondos, Se Jefe de Tesorería N/A
verifican saldos para autorizar el pago.
4. Elaborar Comprobante Jefe de Tesorería

de Egreso 4. Elaborar el comprobante de egreso. Comprobante de
Egreso
5. Elaborar Cheque o
5. Elaborar el cheque o transferencia Jefe de Tesorería Cheque o
Transferencia
Electrónica electrónica y hacer el asiento en el libro auxiliar Reporte de pago
de bancos. por
Transferencia
6. Informar al Jefe de Tesorería N/A
Beneficiario del pago
6. Informar al beneficiario del pago.
7. Entregar el cheque al Auxiliar de

beneficiario 7. Entregar el cheque al beneficiario o persona Tesorería Cheque
autorizada.
8. Incluir pago en planilla

de egresos Jefe de Tesorería y
8. El Jefe de Tesorería elabora el pago y Reporte de pago
Auxiliar de Tesorería lo registra en la planilla de Auxiliar de y registro en
egresos. Tesorería planilla de
egresos
FIN

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5.1 Recaudación de ingresos:

- Recibir relación, recaudar y custodiar el efectivo por concepto de venta de
conduces, Arriendo de bienes inmuebles, comparendos, y otros.
- Elaborar recibo de caja en el sistema diseñado para tal fin SISTEMA DE
CONTROL FINANCIERO (MODULO DE TESORERIA).
- Registrar recibos de caja y consignaciones en el libro de BANCO
5.2 Elaboración del resumen de recaudo

- Expedir los recibos de caja desde el software
- Elaborar consignación mínimo tres veces en la semana por intermedio de una
firma transportadora de valores.
- Registrar el recaudo total en el BOLETÍN DIARIO DE TESORERÍA.
- Comparación de saldos arrojados por el sistema y el saldo registrado en libros,
con el fin de confrontar los saldos para determinar mediante arqueo si el dinero
en efectivo corresponde con el saldo.
Para control sobre los ingresos, el recibo de caja debe contener información
específica sobre:
 Numeración continua y preimpresa.

 Lugar y fecha de expedición.
 Nombre e identificación del contribuyente o de quien efectúa el pago.
 Monto cancelado (en número y en letras).
 Origen ó concepto del ingreso.
 Firma del funcionario responsable.
5.3 Pagos a terceros.

Se recibe la cuenta y determina que reúna los requisitos y que contengan los
documentos requeridos para el pago, si estos NO los cumple se devuelve a
Secretaria de Gerencia.
SI cumple con los requisitos se da un visto bueno para la elaboración de
Comprobante y el cheque. Se ingresa los datos del titular al SISTEMA DE
CONTROL FINANCIERO (MODULO DE TESORERÍA), adicional a esto se incluye
el No del Registro Presupuestal y la Resolución de Pago. Con el valor a pagar y las
Retenciones aplicadas al valor del Contrato.
Se firma el cheque y el comprobante posteriormente se coloca el sello de PÁGUESE
AL PRIMER BENEFICIARIO. (Si es necesario).
5.4. Pago de nómina

- Se realiza el pago por medio del PORTAL EMPRESARIAL, se ingresa uno por
uno y el valor a consignar, al finalizar se genera el comprobante de egreso
realizando todas las deducciones y retenciones.
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- Elabora oficio al banco donde se autoriza el débito de la cuenta por el valor total
de la nómina y se anexa la relación de empleados, cuando no se puede realizar
por medio del PORTAL EMPRESARIAL.
- Expide planillas de pago de nómina por empleado, con deducciones y el neto a
pagar y entregar copia al funcionario.
- Registra el valor de la nómina en el libro auxiliar de bancos.
- Registrar el pago en el libro de bancos
5.5. Pago de aportes parafiscales y de seguridad social en salud y pensión
Cuando el Jefe de Recursos Humanos ha liquidado el formulario electrónico en el

SOI del pago de Aportes Parafiscales y pago de Seguridad Social, se procede a
pagar este pago por medio del PORTAL EMPRESARIAL.
Se escoge la cuenta de la cual se realiza este pago y se efectúa, se imprime los
DOS (2) comprobante que genera el PORTAL Y SOI.
5.6. Otros pagos (Avances, anticipos, reintegros, etc.)

- Recibir del gerente autorización para proceder a tramitar el avance, anticipo o
reintegro, con los documentos que soporta la solicitud de pago.
- Verificar la legalidad de los documentos
- Verificar el valor del anticipo
- Elaborar cheque y comprobante de egreso
- Registrar el cheque en el libro auxiliar de bancos
- Firmar cheques con sus comprobantes de egreso
- Registrar el pago en la relación de egresos
- Entregar el cheque al beneficiario o persona debidamente autorizada.
6. REALIZACIÓN DE PAGOS
La tesorería debe establecer mecanismos que permitan atender oportunamente las

obligaciones contraídas por la terminal de transportes. Para ello, se deben
considerar las siguientes verificaciones:
 Identificar las cuentas por pagar, según el concepto de gasto que origina la
obligación de pago.
 Clasificar y agrupar cada cuenta según el concepto de gasto: servicios
personales, gastos generales, inversiones, retenciones, etc.
 Establecer la legalidad de la cuenta a cancelar según los requisitos
establecidos por la Terminal de Transportes.
 Verificar los documentos que soportan la cuenta (autorización de gasto,
reconocimiento del pago, cotizaciones, facturas, etc.).

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 Determinar prioridades y procedimientos para efectuar el pago de las

obligaciones, según los criterios que defina la administración (por orden de
fecha de la cuenta, por tipo de gasto, por beneficiario, etc.).
 Efectuar el pago.

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PROCESO: GESTIÓN CONTABLE Y FINANCIERA
PROCEDIMIENTO: GESTIÓN CONTABLE Y PRESUPUESTO
1. OBJETO
Establecer los parámetros generales para el manejo de las actividades contables y

presupuestal de La Terminal de Transportes de Valledupar S.A.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para el proceso de Gestión Contable y presupuesto.
3. RESPONSABLES
El Tesorero – Pagador. Es responsable por el ingreso de información contable al

sistema y del manejo y custodia de los soportes contables.
El Jefe de Contabilidad y Presupuesto. Es responsable por el ingreso de

información contable y presupuestal al sistema, que en el área se generen,
elaboración de informes y estados financieros y el cumplimiento de rendición de
información a las entidades pertinentes que lo soliciten.
El Gerente. Es responsable por la revisión y aprobación de los informes financieros.
4. GENERALIDADES
4.1. NORMATIVIDAD APLICADA
Este documento está basado en las siguientes normas legales:

- Normas de General aceptación en Colombia
- Ley 298/96
- Código de Comercio, artículos. 36, 48
- Resolución 4444 de 1995
- Circular externa 017 de 1997
- Resolución 400/2000 y demás normas emanadas de la Contaduría General de
la Nación.
- Resolución 062 del 20 de diciembre de 2002, emanada de la Contraloría
Municipal de Valledupar.
- Resolución 414 del 2014, Expedida por el Contador General de la Nación.

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4.2 CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE PUBLICA
- Racional
- Universal
- Medible
- Comparable
4.3 REQUISITOS DE LA INFORMACION CONTABLE PÚBLICA
- Oportuna
- Objetiva
- Consistente
- Relevante
- Verificable
- Comprensible
4.4 PRESENTACIÓN FORMAL DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
La administración de la TERMINAL DE TRANSPORTE DE VALLEDUPAR S.A.,

debe preparar y presentar Estados Financiero de propósito general y especial.
Los Estados Financieros de propósito general son: El Balance General, el Estado
de Resultados, Estado de Cambio en el Patrimonio, Estado de Cambio en la
Situación Financiera y Estado de Flujo de Efectivo; los dos primeros se deben emitir
por períodos de un mes y los demás anualmente. Los Estados Financieros se
deben preparar y presentar en forma comparativa con los del periodo
inmediatamente anterior siempre que tales períodos hayan tenido una misma
duración.
Los siguientes criterios generales deben ser considerados en la presentación de los
estados financieros:
- En el balance general los activos y pasivos se deben clasificar según la

expectativa de realización o de liquidación en término de tiempo y valores, en
este sentido son activos corrientes aquellas sumas que sean realizables o
exigibles, respectivamente, en un plazo no mayor a un año.
- La clasificación y el grado de detalle de las cuentas.
- Un resumen por separado de las principales prácticas contables.
- No podrán incluirse en el Balance General, bajo el rubro “Otras Cuentas”,
“Cuentas Diversas” u otras denominaciones similares, sumas que representen
más del 5% del activo total.

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4.5 RENDICION DE CUENTAS
4.5.1. Informe anual a la Asamblea General de Socios. La Terminal de

Transportes de Valledupar S.A. debe presentar a la Asamblea General de
Accionistas, informe anual sobre los estados financieros de La Terminal. A este
informe deben anexarse los siguientes documentos en original:
- Informe del Gerente (Informe de gestión) a la Asamblea y Junta Directiva

- Presentación de Estados Financieros, de acuerdo a disposiciones contempladas
en la Ley 298/96 y resolución 400 de 2000 de Contaduría General de la Nación.
- Notas a los estados financieros
- Dictamen del Revisor Fiscal
- Proyecto de distribución de utilidades
4.5.2 Rendición de Cuentas:
Informe trimestral a la Contaduría General de la Nación. La Terminal de

Transportes de Valledupar S.A. debe presentar informes trimestrales a la
Contaduría General de la Nación, según lo dispuesto en el parágrafo del artículo 3º
de la resolución 4444 de 1995 y la Circular Externa 017 de 1997.
Son de obligatorio cumplimiento los informes C.G.N. 96.001, C.G.N. 96.002, CGN
98.003 y demás información solicitada por la Contaduría General de la Nación.
Informe anual a la Contraloría Municipal. En cumplimiento a la Resolución
Reglamentaria No. 062 del 20 de diciembre de 2002.
Informe trimestral a la Contraloría General de la Republica. Programación y
ejecución de ingresos y gastos.
4.6. NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

Las notas como presentación de las prácticas contables y revelación de las
operaciones financieras, comerciales y administrativas de La Terminal de
Transportes de Valledupar S.A. son parte integral de todos y cada uno de los
Estados financieros. Las mismas deben prepararse por la administración.
- Cada nota debe aparecer identificada mediante número o letra y debidamente

titulada, con el fin de facilitar su lectura y su cruce con los estados financieros
respectivos.
- Cuando sea práctico y significativo, las notas se deben referenciar

adecuadamente en el cuerpo de los estados financieros.

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- Las notas deben ser presentadas en una secuencia lógica, guardando en cuanto
sea posible el mismo orden de los estados financieros.
- Las notas no son sustitutas del adecuado tratamiento contable de los estados
financieros.
4.7 NORMAS TÉCNICAS
4.7.1. NORMAS GENERALES
- Reconocimiento de los hechos económicos: Identificar, registrar o incorporar

formalmente a la contabilidad los hechos económicos realizados.
- Contabilidad por causación: Reconocer los hechos económicos en el periodo

en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado en
Efectivo o su equivalente.
- Medición al valor histórico: Los hechos económicos se reconocen inicialmente

por su valor histórico, aplicando cuando fuere necesario la norma básica de la
prudencia. Dicho valor cuando sea el caso debe ser ajustado al valor actual o al
valor de realización.
- Moneda funcional: La moneda funcional es el peso colombiano.
- Provisiones y contingencias: Se deben contabilizar provisiones para cubrir

pasivos estimados, contingencias de pérdidas probables. Las provisiones deben
ser justificadas, cuantificables y confiables. Una contingencia es una condición
o circunstancia existente que implican duda respecto a una posible ganancia o
pérdida, duda que se resolverá en último término cuando uno o más eventos
futuros ocurran o dejen de ocurrir.
- Clasificación: Los hechos económicos se deben clasificar de acuerdo a su

naturaleza de manera que se registren en las cuentas adecuadas.
- Diferidos: Deben contabilizarse como diferidos, los ingresos hasta que la

obligación correlativa esté total o parcialmente satisfecha y los gastos hasta que
el correspondiente beneficio económico este total o parcialmente consumido o
perdido.
- Asientos: Los hechos económicos se deben ingresar al sistema, en idioma

castellano, por el sistema de partida doble, los cuales automáticamente quedan
registrados en los libros.
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- Verificación de las afirmaciones: Antes de emitir los Estados Financieros, se

debe cerciorar que se cumplan satisfactoriamente las afirmaciones, explicitas e
implícitas en cada uno de sus elementos: Existencia, integridad, derechos y
obligaciones, evaluación, presentación y revelación.
- Ajustes: Antes de emitir los Estados Financieros se deben realizar los ajustes
necesarios como son: Cumplir con las normas técnicas de asignación, registrar
los hechos económicos que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos mal
elaborados.
- Cierre Contable: Antes de la divulgación de los Estados Financieros se debe

cerrar las Cuentas de Resultados y transferir su saldo a la cuenta adecuada del
Patrimonio.
4.7.2 NORMAS ESPECÍFICAS
- Disponible. Comprende los recursos de liquidez inmediata, total o parcial, con

que cuenta el Terminal de Transportes de Valledupar S.A. y que puede utilizar
para fines generales o específicos, está integrado por Caja y depósitos en
instituciones financieras.
- Inversiones. Las inversiones están representadas en títulos valores y demás

documentos a cargo de otros entes económicos, conservados con el fin de
obtener rentas fijas o variables, de controlar otros entes o de asegurar el
mantenimiento de relaciones con éstos.
Cuando se tiene el propósito de convertirlos en efectivo antes de un año, se
denominan inversiones Temporales; las que no cumplen con estos requisitos se
denominan inversiones Permanentes.
Las inversiones se deben contabilizar por el valor histórico o costo, el cual debe
incluir los costos ocasionados por su adquisición, tales como comisiones,
honorarios e impuestos, cuando sea el caso, debe ser ajustado al final del
periodo al valor de realización mediante provisiones o valorizaciones.
- Deudores. Son los Avances y Anticipos entregados, Anticipos por Impuestos y

Contribuciones, Cuentas por Cobrar a los diferentes arrendatarios de la Terminal
de Transporte de Valledupar S.A.
- Propiedad, planta y equipo. Las propiedades planta y equipo representan los

bienes tangibles adquiridos, construidos, o en proceso de construcción, con la
intención de emplearlos en forma permanente para la prestación de servicios y
utilizarlos en la administración del Terminal de Transportes de Valledupar S.A.,
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no destinados para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida útil
excede de un año.
El valor histórico de estos activos, incluye todas las erogaciones y cargos

necesarios hasta colocarlos en condiciones de utilización. El valor histórico se
debe incrementar con el de las adiciones, mejoras y reparaciones, que aumentan
significativamente la vida del activo.
La Terminal de Transportes de Valledupar S.A., tendrá como política incrementar
el valor histórico cuando se hagan adiciones o mejoras al activo.
Se entiende por vida útil, el lapso durante el cual se espera que la propiedad o
equipo contribuya a la generación de ingresos.
Para determinar la vida útil, el Terminal de Transportes de Valledupar S.A.,
deberá considerar entre otros factores, los siguientes:
- El deterioro por el uso

- La acción de factores naturales
- La obsolescencia por avances técnicos
La Terminal de Transportes de Valledupar S.A., tendrá como política aplicar las

siguientes vidas útiles:
Edificaciones 50 años
Muebles 10 años
Maquinaria y Equipos 15 años
Equipo de oficina 10 años
Computadores 5 años
Software 5 años
Vehículos 10 años
Equipo Médico y Científico 10 años
Equipo de Comunicación y Accesorio 10 años
La Terminal de Transporte de Valledupar S.A, utilizará como método de

depreciación el de línea recta.
Al cierre del periodo, el valor neto de estos activos, debe ajustarse a su valor
de realización, registrando las provisiones o valorizaciones.
Pueden exceptuarse de esta disposición aquellos activos cuyo valor ajustado
sea inferior a veinte salarios mínimos mensuales.
- Activos diferidos. Son activos que se van a utilizar o recibir en varios períodos
posteriores, no recuperables que cubren más de un periodo de operación y
corresponden a Gastos pagados por anticipado.
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Los gastos pagados por anticipado, representan los pagos hechos por La
Terminal de Transportes para atender servicios que cubren uno o más períodos
y son susceptibles de recuperación, tales como Seguros y Otros,
Los gastos pagados por anticipado, están sujetos a amortización; esta
amortización se debe efectuar durante el período en el cual se reciben los
servicios.
4.7.3. CUSTODIA DE LA INFORMACION FINANCIERA:

La Información financiera se guardará en el Archivo Central de la empresa y en
medio magnético y el manejo del software contable y presupuestal estará bajo
la responsabilidad del Jefe de Contabilidad y Presupuesto.

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5. FLUJOGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
Jefe de
1. Recibir Soportes
Contabilidad y
Soportes. 1. Contabilidad revisa los soportes en el sistema Contables
Presupuesto
Jefe de
2. Verificar los datos procesados por tesorería en los
2. .Verificar Contabilidad y N/A
soportes contables.
datos. Presupuesto
3. Se realizan los ajustes necesarios y se pone en Jefe de

3. Ajustar conocimiento al área de Tesorería para evitar que se Contabilidad y N/A
datos. siga generando errores. Presupuesto
4. Se procede en el módulo contable a revisar la Jefe de

4. Modulo información mediante un balance de prueba y se Contabilidad y Sistema
contable.
realizan los ajustes pertinentes. Presupuesto
5. Imprimir Jefe de
5. Se Imprime: Libros auxiliares, mayor y balance, libro Libros
Contabilidad y
diario columnario. Contables
Presupuesto
6. Estados Jefe de Estados

financieros 6. Elaborar estados financieros y notas contables. Contabilidad y Financieros
Presupuesto Notas Contables
7. Se afecta la ejecución presupuestal. Jefe de Ejecución

7. Ejecución
Presupuestal. Contabilidad y Presupuestal
Presupuesto
8. Realizar 8. Se realiza el informe para Gerencia. Jefe de Informe

Informe Contabilidad y
Presupuesto
FIN

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PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL
1. OBJETIVO
Garantizar la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación

en el presupuesto de la vigencia fiscal, así como darle cumplimiento al principio
constitucional de legalidad del gasto público del Terminal de Transporte de
Valledupar S.A.
2. ALCANCE
Aplica para el proceso Gestión Contable y Presupuesto de la Terminal de

3. RESPONSABILIDAD
El Jefe de Contabilidad y Presupuesto es responsable del Control del Proceso

y de la elaboración de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal.

social del Terminal de Transporte de Valledupar S.A. y sus actividades
comerciales:
Presupuesto de la Terminal de Transporte de Valledupar S.A. aprobado.

Decreto Ley 115 de 1996

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5. FLUJOGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
Formato BS-F-
1. Recibir Auxiliar de
Viabilidad 1. Recibe de la Gerencia o de la oficina de Contratación 09.
Contabilidad
la viabilidad BS-F-09.
2. .Elaborar
CDP 2. Elaborar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal Auxiliar de Formato CP-F-
CP-F-01, teniendo en cuenta la afectación de las Contabilidad 01
apropiaciones presupuestales que correspondan.
3. Revisar y
firmar Jefe de
3. Revisar y verificar la codificación de las cuentas
Contabilidad y N/A
presupuestales afectadas y firmar.
Presupuesto
4. Radicar en
libro 4. Radicar en el libro de consecutivos de Auxiliar De Libro de
disponibilidades. Contabilidad Consecutivos
5. Enviar a la
5. Envía a la unidad de apoyo a la gestión contractual Auxiliar De CDP
secretaría
para la elaboración del contrato o a la secretaria de Contabilidad
Gerencia para la elaboración de la resolución de pago.
FIN

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PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN CERTIFICADO DE REGISTRO
PRESUPUESTAL
1. OBJETIVO
Afectar en forma definitiva la apropiación, garantizando que solo se utilizara para

tal fin.
2. ALCANCE
Aplica para todos los pagos o egresos de la Terminal de Transporte de Valledupar

S.A.
3. RESPONSABILIDAD
El Jefe de Contabilidad y Presupuesto es responsable del Control del Proceso y

de la elaboración del Registro Presupuestal.
Presupuesto aprobado de la Terminal de Transporte de Valledupar S.A.

Decreto Ley 115 de 1996

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5. FLUJORGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
1. Recibir
cuenta 1. Recibe de la unidad de Apoyo a la Gestión Contractual Auxiliar de Contrato o
o de la Gerencia el contrato o la cuenta. Contabilidad Cuenta
2. .Elaborar
Registro
Presupuestal 2. Elaborar el certificado de Registro Presupuestal CP-
Auxiliar de Formato CP-F-
F-02, teniendo en cuenta que se debe digitar el número
Contabilidad 02
de la disponibilidad que corresponde al contrato o a la
cuenta.
3. Verificar y
firmar
3. Revisar y verificar que se afecten las apropiaciones

Jefe de
que corresponden al certificado de Disponibilidad
Contabilidad y N/A
4. Radicaren Presupuestal y la respectiva firma.
Presupuesto
Libro
4. Radicar en el libro de consecutivos de Certificado de Auxiliar de Libro de

5. Enviar a la
Registro Presupuestal. Contabilidad Consecutivos
secretaría
5. Envía a la secretaria de Gerencia o a la Jefe de la Auxiliar de Registro

FIN Unidad de Apoyo a la Gestión Contractual. Contabilidad Presupuestal

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PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN NOTAS DE CONTABILIDAD
1. OBJETIVO
Registrar contablemente los diferentes movimientos que puedan presentarse y que

no se realicen en su momento directamente en el sistema.
2. ALCANCE
Aplica para todas las operaciones financieras de la Terminal de Transporte de

Valledupar S.A.
A través de las Notas de Contabilidad se corrigen los Comprobantes de Egresos,

Recibos de Caja, Consignaciones a que haya lugar. Las Notas de Contabilidad
permiten hacer los ajustes necesarios para el cierre contable mensual.
A través de las Notas de Contabilidad se contabilizan las notas créditos y débitos

de los diferentes Bancos, Provisiones de Prestaciones Sociales, Depreciación,
Seguros causados, etc.
3. RESPONSABILIDAD
El Jefe de Contabilidad y Presupuesto es responsable del Control del Proceso y

de la elaboración, digitación y control de las Notas de Contabilidad.
Las condiciones de este procedimiento se fundamentan en El Régimen de

Contabilidad Pública y Manual de Procedimientos de la Contaduría General de la
Nación.

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5. FLUJOGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
1. Elaborar en borrador las diferentes notas de

1. Recibir cuenta
contabilidad. Jefe de Notas de
Contabilidad y Contabilidad
Presupuesto
2. Elaborar
Registro Notas de
Auxiliar de
Presupuestal 2. Digitar en el sistema las notas de contabilidad CP-F- Contabilidad
Contabilidad
03. CP-F-03
3. Verificar y firmar
3. Verificar a través de la revisión en los libros auxiliares Jefe de
Programa
del programa S.C.F. si se digito correctamente. Contabilidad y
S.C.F.
Presupuesto
4. Radicar en
Libro Notas de
Auxiliar de
4. Imprime las notas de contabilidad CP-F-03. Contabilidad
Contabilidad
CP-F-03
5. Envío a la
secretaría 5. Firmar las notas de contabilidad CP-F-03. Jefe de
Notas de
Contabilidad y
Contabilidad
Presupuesto
CP-F-03
6. Archivar Notas
de Contabilidad
6. Archivar las notas de contabilidad CP-F-03 en el Auxiliar de Notas de
movimiento del mes correspondiente. Contabilidad Contabilidad
CP-F-03
FIN

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PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN DE ARRENDAMIENTOS
1. OBJETIVO
Llevar un control del pago del canon de arrendamiento mensual de las taquillas,
locales comerciales, baños y duchas, parqueaderos, concesiones, área de
publicidad, carro maleteros y guarda maletas, de propiedades de la Terminal de
2. ALCANCE
Aplica para todos los arrendatarios de la Terminal de Transporte de Valledupar S.A.
3. RESPONSABILIDAD
El Jefe de Contabilidad y Presupuesto es responsable del Control del

Proceso.
La Auxiliar de Contabilidad y Tesorería es responsable de la elaboración
de las Facturas.
Las condiciones de este procedimiento se fundamentan en la normatividad que a

continuación se enunciará de acuerdo con el objeto social del Terminal de
Transporte de Valledupar S.A. y sus actividades comerciales:
Artículo 618 del Estatuto Tributario.

Ley 527 de 1997
Ley 962 de 2005.
Decreto 1165 de 1996 Art. 13
4.1 El soporte que se utiliza para la elaboración de las facturas mensualmente, es

el contrato de arrendamiento.

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5. FLUJOGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
1. Recibir copias de los contratos de los arrendatarios. Auxiliar de Copias de
Contabilidad Contratos
1. Recibir copias de
Contratos
Auxiliar de
2. Se registra la información de los arrendatarios en el Sistema
Contabilidad
sistema.
2. Registrar en el
sistema a los
arrendatarios
3. Elaborar las CP-F-04 facturas de cobros mensuales a
CP-F-04
los arrendatarios de la Terminal de Transporte de Auxiliar de
facturas de
3. Elaborar Facturas Valledupar S.A. Contabilidad
cobros
Jefe de
4. Verificar y Firmar 4. Verificar los Valores, arrendatarios y firmar. Contabilidad y N/A
Presupuesto
5. Enviar las facturas de cobro CP-F-04 a los

5. Enviar factura a arrendatarios de la Terminal de Transporte con el Mensajero Copias de
los arrendatarios mensajero y suministra copias de estás a la facturas de
dependencia de Tesorería para su cobo y verificar sus cobro CP-F-04
pagos.
FIN

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PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA
1. OBJETIVO
Compararlos saldos en libro con los saldos en bancos a través de los extractos
bancarios, con el propósito de llevar un control de los dineros que ingresan y salen
de la empresa.
2. ALCANCE
Aplica como control de los saldos según los libros con los saldos de los extractos
bancarios de cada una de las cuentas corriente y de ahorro que tiene la TERMINAL
DE TRANSPORTE DE VALLEDUPAR S.A.
3. RESPONSABILIDAD
El Jefe de Contabilidad y Presupuesto es responsable del Control del

Proceso.
La Auxiliar de Contabilidad y Tesorería es responsable de la elaboración
y control de las conciliaciones bancarias.
Confrontación de los saldos de los libros auxiliares con los saldos de los extractos
bancarios en un período determinado.
4.1 Al finalizar el mes se solicitan las colillas de los cheques y las consignaciones
del mes a trabajar para llevar estos datos al libro auxiliar de bancos y poder
comparar con el extracto bancario.
4.2 Terminado el proceso de comparación de valores de los libros con los extractos,
se elabora la conciliación, la cual es pasada al sistema y archivada en su
respectiva carpeta.

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5. FLUJOGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
Extractos
Inicio bancarios
Libro Auxiliar
1. Recibir Los extractos bancarios y la impresión del Bancos
Libro Auxiliar de Bancos, consignación y colillas de Consignaciones
1. Recibir extractos Auxiliar Contable
y auxiliares cheques girados. Cheques
Girados
2. Registrar en los 2. Pasar al Libro Auxiliar Manual de Bancos los Auxiliar Contable Libro Auxiliar
libros auxiliares movimientos del mes. Manual de
Bancos
Extractos
3. Cruzar valores 3. Cruzar los valores registrados en los libros de Bancos bancarios
con los extractos Bancarios, consignaciones, notas Auxiliar Contable Libro Auxiliar
débitos y créditos, se corrigen los valores mal Bancos
registrados y se anotan aquellos que falte en los libros. Consignaciones
Cheques
4. Relacionar Girados
cheques pendientes
y elaborar 4. Determinar los cheques pendientes de cobro y Auxiliar Contable Borrados
conciliación elaborar la conciliación Bancaria en borrador. Conciliación
Bancaria
5. Comparación de 5. Comprar la conciliación en borrador con los libros Auxiliar Contable Programa
Libros auxiliares de Bancos del programa C.S.F. C.S.F.
6. Transcripción en
6. Transcribe en el sistema la conciliación Bancaria CP- Auxiliar Contable Conciliación
el sistema F-05 del mes correspondiente. Bancaria CP-F-
05
7. Revisar la conciliación y firmar.

7. Revisión y firma. Jefe de
Contabilidad y
Presupuesto,
Tesorero-Pagador
FIN

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PROCESO: GESTION CONTABLE Y FINANCIERA
PROCEDIMIENTO: DECLARACION DE RENTA Y PATRIMONIO
1. OBJETIVO
Registrar en el formulario de Declaración de Renta y Complementario la situación

financiera de la empresa; con el propósito de rendir un informe a la Administración
de Impuestos y Aduanas Nacionales en un determinado período.
2. ALCANCE
Aplica a la Renta líquida gravable (la cual puede ser calculada por el sistema
ordinario de la depuración de la Renta o por el sistema de renta presuntiva).
3. RESPONSABILIDAD
El Jefe de Contabilidad y Presupuesto es responsable de la elaboración y control

del proceso así como de la elaboración del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal y el Registro Presupuestal.
El Gerente es responsable de la presentación, firma y pago.
El Tesorero es responsable del pago.
El Revisor Fiscal es responsable de la revisión y firma.

social de la Terminal de Transporte de Valledupar S.A y sus actividades
comerciales:
Estatuto Tributario
Ley 1111 de diciembre 27 de 2006

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5. FLUJOGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
1. Toma la información del balance General y del
estado de actividad financiera, económica y social
1. Tomar
información al 31 de Diciembre una vez finalizado el año fiscal. Jefe de Contabilidad
N/A
y Presupuesto
2. Procede el diligenciamiento de información con

2. .Diligenciar relevancia Tributaria 1732, trasladando la Jefe de Contabilidad
N/A
información información del Balance General y estado de y Presupuesto
actividad financiera, económica, social y ambiental.
3. Generar
archivo XML 3. Se genera el archivo XML, se presenta a la DIAN,
Jefe de Contabilidad
para cargar XML al formulario 110, donde se genera Archivo XML
y Presupuesto
automáticamente la declaración de renta y
complementarios.
4. revisar
Declaración De 4. Revisar la Declaración de rentas y Jefe de Contabilidad
renta Declaración de
complementarios. y Presupuesto
Renta
Y revisor fiscal
5. Realizar Firma Gerente y Revisor

electrónica y 5. Firman electrónicamente y se presenta. N/A
Fiscal
presentar
Certificado de
disponibilidad CP-
6. Elaborar CDP 6. Elabora el certificado de disponibilidad CP-F-01 y Auxiliar F-01 y registro
Y RP registro Presupuestal CP-F-02. Presupuestal CP-
F-02.
Certificado de
7. Firma la disponibilidad y registro presupuestal. disponibilidad CP-
7. Firmar CDP y Jefe de Contabilidad F-01 y registro
RP y Presupuesto Presupuestal CP-
F-02.
8. Radiar en 8. Radica en el libro de disponibilidad y registros

libro presupuestales y envía a la secretaria de gerencia Auxiliar Libro de
para la resolución de pago. disponibilidad y
registros
presupuestales
FIN

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PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIÓN

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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MACROPROCESO: GESTIÓN MEDICION ANALIS Y MEJORA

PROCESO: CONTROL INTERNO
PROCEDIMIENTO: ASESORIAS CONTROL INTERNO
1. OBJETIVO
Brindar una asesoría por parte del Jefe de la oficina de Control Interno y los de las
dependencias involucradas en un proceso que presente deficiencias, este
procedimiento busca facilitar la identificación de necesidades, el planteamiento de
soluciones y mejorar la efectividad del mismo, acorde con las normas vigentes en la
TERMINAL DE TRANSPORTE DE VALLEDUPAR S.A.
Este procedimiento es aplicable a todas las Asesoría y/o acompañamientos y finaliza

con la implementación de acciones de mejoramiento recomendadas por parte de
la dependencia objeto en la TERMINAL DE TRANSPORTE DE VALLEDUPAR S.A.
3. RESPONSABLE.
Control Interno: Es el responsable de asesorar y acompañar las dependencias en

la TERMINAL DE TRANSPORTE DE VALLEDUPAR S.A y proporcionar su
efectividad.
El concepto de asesoría cuando se requiera será enviado formalmente a través de

oficio suscrito por el Jefe de la Oficina de Control Interno de la TERMINAL DE
TRANSPORTE DE VALLEDUPAR S.A, o mediante el correo electrónico
institucional.
El concepto de asesoría se rendirá teniendo en cuenta lo estipulado en el artículo

25 del Código Contencioso Administrativo

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5. FLUJOGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
1. Planear Asesoría y/o 1. Se Planea la Asesoría y/o Acompañamiento, se define

Acompañamiento el objetivo y el alcance. N/A
Se Analiza la situación crítica observada o planteada. Jefe de Control
Se Analiza la situación actual y la confronta frente a las Interno
funciones, procesos y normas vigentes
2. Brindar 2. Ejecución de las actividades de acuerdo a la

metodología de los diferentes programas sociales.: El Jefe de Control
Asesoría y/o
Jefe de la Oficina de Desarrollo Social o quien haga sus Interno
N/A
Acompañamiento
veces, realiza la programación de actividades de los
diferentes programas sociales.
3. Realizar 3. Cuando se considere necesario: Redactan Jefe de Control Correo

Informe documentos sobre la situación y las recomendaciones Interno Electrónico
pertinentes. Concepto
4. La dependencia objeto de asesoría y/o Jefe de Área o

4. Ejecutar acompañamiento implementa las acciones de Dependencia
Acciones mejoramiento recomendadas
FIN

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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PROCEDIMIENTO: AUDITORIA INTERNA
1. OBJETIVO
El objetivo de la Auditoría Interna es servir como herramienta de Control a las

actividades Institucionales desarrolladas con la finalidad de detectar desviaciones y
retroalimentar los procesos para el cumplimiento de la misión de la TERMINAL DE
TRANSPORTE DE VALLEDUPAR S.A, y asesorar a los Directivos para la toma de
decisiones a fin de cumplir las metas planeadas.
De igual forma se ejecuta con el fin de realizar un examen sistemático, objetivo e

independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de gestión.
Este procedimiento es aplicable a todos los procesos necesarios en la TERMINAL DE

TRANSPORTE DE VALLEDUPAR S.A, para el cumplimiento de los Objetivos
Estratégicos Institucionales y lo dispuesto es la Normatividad y dispuesto en el
decreto 2762 del 2001.
3. RESPONSABLE.
Control Interno: Es el responsable de programar y ejecutar el Plan Anual de

Auditorias y de verificar el cumplimiento de las acciones propuesta de los planes
de mejoramiento.
Los procedimientos de Auditoría Interna como los planes, métodos, principios,

normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por
la Terminal de Transportes de Valledupar S. A, se aplican con el fin de procurar que
todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la
información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales
y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a
las metas u objetivos previstos en el Plan Estratégico Institucional y los Planes de
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acción de cada Área, en cumplimiento de su Misión Institucional, Económica, Social

y Ambiental y las acciones de mejoramiento que debe poner en marcha la entidad,
generadas en los procesos de Autoevaluación, Evaluación Independiente y de
Control Fiscal.
Los procedimientos de la Evaluación Independiente de la oficina de Control interno

están enmarcados dentro de lo establecido por el Modelo Estándar de Control
Interno MECI 2014, Decreto 0943 de 2014 y la Norma Técnica de la Calidad en la
Gestión Pública, NTCGP 1000:2009, ley 872 de 2003, dentro del Subsistema DE
CONTROL DE EVALUACION, Componente Evaluación Independiente y de los
Elementos
 EVALUACION INDEPENDIENTE AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

Con la finalidad desarrollar el elemento dentro del componente Evaluación
Independiente la correspondiente al Sistema de Control se aplicara la guía de
evaluación diseñada para la implementación.
La auditoría interna de calidad se debe realizar de acuerdo a los procesos y

procedimientos, así como los manuales de funciones, políticas de operación y
objetivos establecidos en la Terminal de Transportes de Valledupar S.A.
5. GLOSARIO
Auditorías Especiales: Proceso sistemático, independiente y documentado para

obtener evidencias de casos especiales eventuales que se requieran a nivel interno
de la entidad o por solicitud de los entes de control.
Auditoría Interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para

obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la
extensión en que se cumplen los criterios definidos para la Auditoría interna.
Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados

como referencia.
Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
Conclusiones de la Auditoría: Resultados de la Auditoría que proporciona el

equipo auditor tras considerar los objetivos de la Auditoría y todos los hallazgos de
la Auditoría.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

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Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una Auditoría.
Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
información que son pertinentes para los criterios de Auditoría y que son
verificables.
Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la

Auditoría recopilada frente a los criterios de Auditoría.
Listas de verificación: Derrotero con los elementos a ser auditados y que permite
ir registrando durante su ejecución, las diversas observaciones y hallazgos
encontrados.
No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Plan de la Auditoría: Conjunto de una o más Auditorías planificadas para un

periodo de tiempo determinado o dirigidas hacia un propósito específico.
6. NORMATIVIDAD
Constitución de 1991 artículo 269. En las Entidades Públicas, las autoridades

correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus
funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que
disponga la Ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de
dichos servicios con empresas privadas colombianas.
Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno
en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.
Decreto1826 de1994, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993

Decreto 1537 de 2001, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993
en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de
control interno de las entidades y organismos del Estado.
Ley 1474 de 2011, Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la
efectividad del control de la gestión pública
Decreto 943 de 2014, por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno
MECI.
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7. FLUJOGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio 1. Programar las Auditorías Internas de Calidad: Al iniciar

cada vigencia se realiza la programación de auditorías
teniendo en cuenta el estado e importancia de los Plan Anual
procesos. Auditoria
Se debe determinar el área, proceso o actividad que será
1. Elaborar Plan Anual auditada se analiza la normatividad relativa al tema, leyes,
de Auditoria decretos, resoluciones estatutos, reglamentos, etc. Se Jefe de Control
analizan las operaciones, la dinámica, actividades y la Interno
organización de estas, revisando las medidas o controles
internos, la consistencia o debilidades de ellas y evaluar
su utilidad y conveniencia.
2. Revisar Plan 2. Revisar Plan de Auditoria: El Gerente revisa y aprueba Gerente Correo
Anual de Auditoria el Plan de Auditoría Interna. Electrónico y/o
Comunicado
3. El Jefe de Control Interno revisa la información

3. Revisar Listas de
relacionada con el MECI y con el proceso a auditar Jefe de Control
documentación de chequeo
incluyendo la normatividad legal aplicable y prepara las Interno
Auditoría
listas de chequeo de tal forma que permita cumplir los
objetivos y el alcance definidos en el Plan de Auditoría
Interna
4. Realizar
Reunión de 4. El Jefe de Control Interno coordina la reunión de Jefe de Control N/A
Apertura de apertura con los responsables de proceso y funcionarios Interno
Auditoria del proceso auditado.
5. El Jefe de Control Interno de acuerdo con las evidencias

5. Revisar encontradas, define las No Conformidades y Jefe de Control N/A
Hallazgos observaciones. Interno
6. El Jefe de Control Interno realiza la reunión de cierre

con los funcionarios de los procesos auditados. Responsable de N/A
6. Realizar Proceso
Informando y validando con los funcionarios sobre las
Reunión de Cierre
de Auditoria oportunidades de mejora y las No conformidades
encontradas. Se entrega copia del informe preliminar para
que se realice la contradicción a la que haya lugar y se
Solicita la correspondiente aplicación de las Acciones para
los hallazgos encontrados.
7. Realizar
Informe de 7. El Jefe de Control Interno elabora el Informe de
Auditoría Interna con las respectivas observaciones, no Responsable de Informe de
Auditoria
conformidades y conclusiones de la respectiva auditoría, Proceso Auditoria
el cual es entregado a cada funcionario en la fecha
A Dirección: Carrera 7A No. 44 – 156 Local 101

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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acordada para que se tomen las acciones pertinentes y se

envía una copia al Gerente para su conocimiento
DOCUMENTO
SOPORTE
8. Elaborar Plan de 8. El Funcionario auditado deberá elaborar y suscribir

plan de mejoramiento con las acciones pertinentes, el Plan de
Mejoramiento Funcionarios
cual será remitido a la oficina de control interno Mejoramiento
9. El Jefe de Control Interno Verificar las

9. Realizar recomendaciones formuladas de las diferentes áreas Jefe Control Interno N/A
Seguimiento responsables de ejecutarlas. Evalúa las mejoras o
impactos positivos y la utilidad en la implementación de
dichas recomendaciones e informar de los resultados a
la Alta Dirección y al responsable del proceso .Revisa el
Programa de auditoría interna para adicionar las
mejoras para la siguiente vigencia
10. Elaborar informe 10. Se realiza el informe de conformidad con el Jefe Control Interno Informe Final
procedimiento de Rendición de informes
11. Si al terminar la auditoria se advierten Reporte de

irregularidades o presuntos actos de corrupción en Jefe Control Interno Denuncias
cumplimiento de lo dispuesto en el Estatuto
11. Realizar Anticorrupción se colocara en conocimiento de los
Denuncias organismos de control y de la Alta Dirección.
FIN

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PROCEDIMIENTO: RENDICIÓN DE INFORMES
1. OBJETIVO
Establecer los parámetros a seguir para la preparación de Informes que debe

elaborar y entregar la Oficina de Control Interno en los términos y periodos
establecidos a las partes interesadas como el Gobierno Nacional y las entidades de
control administrativo, fiscal y legal, en cumplimiento de la normatividad vigente.
Este procedimiento se aplica desde la planeación, alistamiento, determinación de fuentes

de información, preparación de mecanismos para delimitar los conceptos, contenidos,
periodicidad de acuerdo a las especificaciones requeridas por las partes interesadas y
finaliza con las acciones de entrega de la información a las mismas.
3. RESPONSABLE.

efectividad.
Los Informes que generalmente deben rendir las Oficinas de Control Interno a las
diferentes instancias y autoridades, con sus respectivas fechas de entrega, son los
siguientes:
Informes Pormenorizados del Estado de control interno: La ley 1474 de 2011

establece en su Artículo 9°. Reportes del responsable de control interno.
Modifíquese el artículo 14 de la Ley 87 de 1993, que quedará así: El jefe de la
Unidad de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces en una entidad de
la rama ejecutiva del orden nacional será un servidor público de libre nombramiento
Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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y remoción, designado por el Presidente de la República. Modificado por el art. 231,

Decreto Nacional 019 de 2012. Este servidor público, sin perjuicio de las demás
obligaciones legales, deberá reportar al Director del Departamento Administrativo
de la Presidencia de la República, así como a los Organismos de Control, los
posibles actos de corrupción e irregularidades que haya encontrado en el ejercicio
de sus funciones. El jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno deberá
publicar cada cuatro (4) meses en la página web de la entidad, un informe
pormenorizado del estado del control interno de dicha entidad, so pena de incurrir
en falta disciplinaria grave. Los informes de los funcionarios del control interno
tendrán valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y
fiscales cuando las autoridades pertinentes así lo soliciten. - Informe pormenorizado
del estado de Control Interno - marzo. - Informe pormenorizado del estado de
Control Interno - julio. - Informe pormenorizado del estado de Control Interno -
noviembre.
Ejecutivo anual del Sistema de Control Interno: Se presenta al Representante

legal de la Terminal de Transportes de Valledupar S.A., su presentación es Anual,
antes del 30 de enero de cada año por la Oficina de Control Interno, quien lo reporta
al jefe del organismo para que a su vez lo remita al Consejo Asesor de Control
Interno, según parámetros establecidos por dicho consejo. Nota: El representante
legal debe remitir este informe al Consejo Asesor en materia de Control Interno
antes del 16 de febrero del mismo año. (literal c, Art. 5 Dto. 2145/99) y hace parte
de la Rendición de Cuenta de la entidad a la Contraloría General de la República.
Decreto 2145/99 Art. 8, literal c.
Informe Anual de evaluación del Sistema de Control Interno Contable: Se

presenta al Representante legal de la Terminal de Transportes de Valledupar S.A.,
Se presenta de forma Anual, antes del 30 de enero del año siguiente del periodo
evaluado, Nota: La Oficina participa en la elaboración de uno de los componentes
de este informe. Nota: Este informe debe ser enviado por el representante legal de
la entidad a la Contaduría General de la Nación a más tardar el 15 de febrero del
año siguiente al periodo evaluado. Resolución 196/2001, Art. 12 Contaduría General
de la Nación
Informe de Seguimiento al Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano: la

Oficina Asesora de Control Interno, rinde informe de seguimiento al avance de las
actividades desarrolladas por la Terminal de Transportes de Valledupar S.A. se
presenta de forma cuatrimestral. Ley 1474 de 2011, artículo 9 Decreto 19 de 2012,
artículo 231 (Modifica el segundo inciso del art. 9 de la Ley 1474)
Efectividad del Control Interno Contable: Se presenta al Representante legal de

la Terminal de Transportes de Valledupar S.A., cada cuatro meses, por lo menos
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tres veces al año, (mayo 31,septiembre 30, enero 31) del periodo examinado
Eventuales: Cuando se amerite comunicar una debilidad significativa del Sistema
de Control Interno, Resolución 196 /2001, Art. 12 Contaduría General de la Nación.
Seguimiento de Quejas y Reclamos o atención al usuario: Se presenta al

Representante legal de la Terminal de Transportes de Valledupar S.A., se presenta
de forma Semestral al 31 de Julio y 31 de Enero de cada año, Ley 190/ 1995 Art.
53.
Informe Austeridad en el Gasto: Se presenta al Representante legal de la entidad

y este a su vez se encarga de presentarlo a los organismos de control respectivos,
de forma trimestral, Decreto 1737 de 1998, articulo 22 Circular No. 02 de 29 de
marzo de 2004 del Alto Consejero Presidencial y Director del Departamento
Administrativo de la Función Pública Circular Conjunta 002 del 3 de octubre de 2008
DAPRE y DAFP, Decreto No. 984 de 14 de mayo de 2012 (Modifica el art. 22 de
Decreto 1737).
Informe Derechos de Autor: se presenta a la Unidad Administrativa Especial

Dirección Nacional de Derecho de Autor de forma anual, con su respectiva
Verificación, recomendaciones, seguimiento y resultados sobre el cumplimiento de
las normas en materia de derechos de autor referente al software.
Informe de avance del Plan General y demás actividades de la oficina: Se

presenta al Representante legal Comité de Coordinación de Control Interno, Periodo
determinado en la Planeación de la entidad. Ley 87/93, Art.12 Decreto. 2145/ 99 art.
8, literal e.
Informe Final según actividad desarrollada: Se presenta al Representante legal

Jefe de área auditada o proceso correspondiente, de forma permanente, Ley 87/ 93,
art 12 Decreto 2145/99 art. 7, literal 6.
5. NORMATIVIDAD
Ley 87 de 1993, la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en
las entidades y organismos del estado y se dictan.

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6. FLUJOGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
1. Planear y preparar 1. Se debe Analizar contexto estratégico identificando la N/A

información requerida cadena de valor organizacional; delimitar los conceptos, Jefe de Control
contenido, periodicidad y partes interesadas de acuerdo Interno
con las especificaciones dadas por cada entidad que
requiere la información.
2. Establecer las fuentes generadoras tanto de

información primaria como información secundaria, Jefe de Control Informes
registros y documentación necesaria y/o solicitarlos a las Interno, jefes de entregados
2. Establecer las áreas y dependencias según los mecanismos de oficina
fuentes de consecución, captura, procesamiento y generación de
información datos y registros que permitan que la información de la
entidad y de cada proceso sea adecuada a las
necesidades específicas de las partes interesadas y
según los requerimientos exigidos.
Elaborar un cronograma de actividades y Solicitar la
información requerida estableciendo fecha de entrega
de la misma.
3. Analizar la información recibida de las diferentes Jefe de Control Informes,

3. Verificar la registros,
áreas y/o Dependencias, comprobando que la Interno
información de datos,
información recibida sea acorde a los requerimientos de
acuerdo a los formatos
las partes interesadas y la razonabilidad, oportunidad y
requerimientos suministrados
consistencia de la misma. En caso de inconsistencias en
la información suministrada por las unidades, se por las
coordina con las mismas para su corrección. áreas y/o
dependencias
4. Elaborar 4. Elaborar los informes compilando los registros, datos, Informes

Informes cuadros y documentación soporte requerida Jefe de Control elaborados y
Interno suscritos
5. Entregar la información a las entidades Jefe de Control Informes

5. Entregar o gubernamentales, territoriales, de control o partes Interno definitivos
Publicar Informes interesadas (gerente, dependencias). de acuerdo a las
especificaciones y periodicidad establecido y/o publicar
la información correspondiente en la página web de la
entidad.
FIN
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PROCEDIMIENTO: MANEJO DE RIESGOS
1. OBJETIVO
Establecer las medidas para la apropiada administración de los Riesgos

identificados en los procesos de la Terminal de Transportes de Valledupar S.A.
Este procedimiento se aplica todos los procesos del Sistema de Control Interno de
la Terminal de Transportes de Valledupar S.A., desde la capacitación al equipo de
trabajo para la identificación, análisis y establecimiento de controles de los riesgos
en cada proceso hasta el seguimiento y evaluación de las acciones implementadas
para contrarrestarlos.
3. RESPONSABLE.

efectividad.
4. GLOSARIO
Administración de Riesgos: Es el proceso continuo basado en el conocimiento,

evaluación, manejo de los riesgos y sus impactos que mejora la toma de decisiones
organizacionales.
Análisis De Riesgos: Estudio de los eventos que tienen efectos sobre la actividad
de una entidad.
Control De Riesgos: La parte de administración de riesgos que involucra la

implementación de políticas, estándares, procedimientos y cambios físicos para
eliminar o minimizar los riesgos adversos.
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Identificación de Riesgos: El proceso mediante el cual se reconoce que existe un

riesgo y se definen explícitamente sus causas y características.
Mapa de Riesgos: Representación gráfica de los resultados de un método

sistemático y continuamente actualizado de detección, análisis y valoración de los
riesgos laborales. Su objetivo es eliminar, reducir o asumir conscientemente los
riesgos de la manera más eficaz, para eliminarlos, cuando ello sea posible,
reducirlos en su caso, al menos, asumirlos conscientemente.
Riesgo: La posibilidad de que suceda algo que tendrá un impacto sobre los
objetivos. Se lo mide en términos de consecuencias y probabilidades.
5. NORMATIVIDAD
Ley 1474 de 2011, Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la
efectividad del control de la gestión pública.

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6. FLUJOGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
1. Capacitación y formación al equipo de trabajo: N/A

1. Capacitar Jefe de Control
Funcionarios Capacitar a los funcionarios en la identificación y
administración de riesgo en cada proceso. Interno
2. Identificación de Riesgos: Identificar riesgos internos

2. Identificar y externos existentes y potenciales que impidan el Responsable de Formato
Riesgos cumplimiento de los objetivos institucionales, así como Proceso Identificación de
las posibles causas y consecuencias de su ocurrencia. Riesgos
3. Análisis de Riesgos: Analizar riesgo de acuerdo al Formato Análisis

3. Analizar Riesgos impacto y probabilidad de ocurrencia del mismo, Responsable de de Riesgos
clasificar y priorizar de acuerdo a la tabla de valoración Proceso
contenida en la Guía de Administración de Riesgos de
la DAFP.
4. Identificar y 4. Control de Riesgos: Identificar y establecer el efecto Formato

Establecer de los controles existentes para aminorar el riesgo, Responsable de Control de
Controles valorar el riesgo ante dichos controles y establecer Proceso Riesgos
nuevas estrategias a implementar.
5. Consolidad 5. Mapa de Riesgos: Consolidar mapa de riesgos de los Mapa de

Mapa de Riesgos procesos conforme al análisis de riesgos. Responsable de Riesgos
Proceso
6. Elaborar Plan 6. Elaboración Plan de Manejo de Riesgos: Elaborar Formato Plan

Manejo de Plan de Manejo de Riesgos de tal forma que se logren Responsable de de manejo de
Riesgos identificar los controles para prevenir o aminorar el Proceso riesgos
impacto de los riesgos existentes.
7. Elaborar y
Revisar Políticas
de Administración
de Riesgo Dirección: Carrera 7A No. 44 – 156 Local 101
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7. Elaborar y Revisar Políticas de Administración de Políticas de

Riesgos: Elaborar y Revisar las políticas de Responsable de Administración
Administración de Riesgo, de acuerdo con la valoración Proceso de Riesgos
de los mismos, de tal forma que sea posible la toma de
decisiones adecuadas y fijar los Lineamientos de la
administración de riesgos.
DOCUMENTO
SOPORTE
8. Mapa de Riesgos: Consolidar mapa de riesgos de la Responsable de Mapa de

8. Consolidar Mapa de
entidad y el Plan de Manejo del mismo. Proceso, Control Riesgos
Riesgos
Interno
9. Seguimiento: Realizar seguimiento a la

implementación y ejecución de los compromisos Responsable de Formato
9. Realizar adquiridos para el control de los riesgos identificados en Proceso, Control Seguimiento y
Seguimiento el proceso. Por lo cual se debe enviar a los responsables Interno Monitoreo de
de cada proceso el formato de seguimiento y monitoreo Riesgos
para su diligenciamiento, estableciendo acciones,
resultados del periodo a evaluar y análisis de los
resultados.
10. Verificación del Plan de Manejo de Riesgos: Realizar N/A

10. Verificar Plan verificaciones sobre la marcha del Plan de Manejo de Responsable de
Manejo de Riesgos Riesgos e identificar las situaciones o factores que Proceso, Control
influyan en la aplicación de las acciones preventivas. Interno
11. Detección de Nuevos Riesgos: Coordinar con los Mapa de

Jefes o responsables del Proceso la formulación del Responsable de Riesgos
11. Detectar Plan de Manejo de Riesgos para incluir las acciones y Proceso, Control Formato Plan
Nuevos Riesgos combatir los nuevos riesgos identificados. Interno de Manejo de
Riesgos
12. Elaborar Informe de avance en el manejo de riesgos: Informe de

Elaborar Informe de avance en el manejo de riesgos, Jefe de Control Avance en el
12. Elaborar dando a conocer a los responsables de proceso, los Interno Manejo de
Informe Manejo de resultados de verificación y/o monitoreo al cumplimiento Riesgos
Riesgos de las acciones a seguir durante el trimestre.
FIN
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PROCESO: CALIDAD Y MEJORAMIENTO
PROCEDIMIENTO: ELABORACION PLANES DE MEJORAMIENTO
1. OBJETIVO.
Este procedimiento tiene por objeto establecer los lineamientos básicos para la elaboración
de los planes de mejoramiento por proceso que son responsabilidad de cada líder del
respectivo proceso, en la Terminal de Transportes de Valledupar S.A.
Este procedimiento aplica para todos los procesos de la administración central incluye la
participación directa del Gerente de la terminal. Inicia con el informe final de auditoría y
termina con la suscripción del plan de mejoramiento.
3. RESPONSABLE.

efectividad en compañía de los encargados de cada proceso.
PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS: Elemento de control, que contiene los

planes administrativos con las acciones de mejoramiento que a nivel de los procesos y de
las áreas responsables dentro de la organización pública, deben adelantarse para fortalecer
su desempeño y funcionamiento, en procura de las metas y resultados que garantizan el
cumplimiento de los objetivos de la Entidad en su conjunto.

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5. NORMATIVIDAD
Decreto 1537 del 2001, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en
cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno
de las entidades y organismos del Estado.
6. FLUJOGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
1. Una vez el ente de control o la oficina de control interno emite
el informe final producto de auditoría se debe realizar la Responsable de Informe final de
formulación del plan de mejoramiento (5 días Contraloría) (10 proceso auditoria
1. Formular Plan de días oficina de control interno)
Mejoramiento
2. Socializar y suministrar los formatos para el diligenciamiento

de los planes de mejoramiento por procesos a los líderes de Jefe de Control Informes
2. Socializar de cada proceso. Interno entregados
formatos
3. Identificar claramente las observaciones y/o las debilidades Responsable de Listado de

que se pretenden subsanar respecto del proceso específico, proceso asistencia a
3. Identificar de analizando las causas de su ocurrencia. sensibilización
debilidades
4. Definir el objetivo general y los objetivos específicos del Plan Responsable de Documento
de Mejoramiento. Establecer las responsabilidades de la alta proceso Observaciones y
4. Definir objetivos y dirección en su ejecución. debilidades del
responsabilidades del proceso
Plan
5. Diligenciar el Formato Plan de Mejoramiento teniendo en
cuenta: hallazgo, las observaciones surgidas en cada proceso
de evaluación. Definir y consignar las acciones a implementar Responsable de Formato Plan de
para subsanar las observaciones efectuadas al proceso proceso Mejoramiento
específico. Definir el objetivo que pretende atender la acción de
5. Diligenciar Formato mejora, describir las actividades que se van a llevar a cabo en
Plan de Mejoramiento cumplimiento de la acción de mejoramiento. Establecer las
Procesos unidades de medidas para el cumplimiento de las metas, indicar
la cantidad de unidades, los períodos en las cuales se verificará
el cumplimiento de las acciones propuestas.
6. Suscribir del Plan

de Mejoramiento

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7. Realizar Valledupar - Cesar
Seguimiento
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6. En los planes de mejoramiento por procesos producto de

auditorías internas El responsable del proceso deberá Responsable de Plan de
presentar el y suscribir el plan en los Plazos que determine proceso Mejoramiento
Control Interno para suscribir el Plan de Mejoramiento. En los Jefe de control interno suscrito
planes de mejoramiento ante los entes de control deberá
suscribirlo el Gerente y el jefe de control interno
7. Una vez presentado el plan de mejoramiento se realiza Jefe de control interno Formato
seguimiento al cumplimiento de las acciones. La Oficina de seguimiento
control interno deberá presentar a las Contralorías 2 informes planes de
de seguimiento en el año. mejoramiento.

PROCEDIMIENTO: ACCIONES CORRECTIVAS
1. OBJETIVO.
Determinar los pasos a seguir para la aplicación de acciones correctivas y

preventivas para eliminar las causas de no conformidades existentes y potenciales
en los procesos del Sistema de Calidad.
Aplica para todos los procesos del sistema de gestión de calidad.
3. RESPONSABLE.
Los Responsables de Procesos y los Auditores son responsables de

identificar no conformidades. Implementar acciones de mejora
El Jefe de la Unidad de Apoyo a la Gestión Contractual y del Sistema de

Calidad es responsable de realizar el seguimiento a las acciones
4.1 Acción correctiva: Acción que se toma para eliminar la causa de una no
conformidad detectada para que ésta no se vuelva a presentar.
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4.2 Las no conformidades pueden ser detectadas por medio de:

a. Auditorias (internas, externas)
b. Informes de no conformidades en proceso.
c. Revisiones de la Gerencia.
d. Quejas y reportes del cliente.
e. Cualquier otra fuente que de cómo resultado una no conformidad.
4.3 Cuando se genera una no conformidad que sea responsabilidad directa de un

proveedor, se envía un reporte al responsable y se realiza seguimiento del
mismo por medio del monitoreo del desempeño de proveedores que se realiza
en el proceso de compras.
5. FLUJOGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
1. Se determina la no conformidad. Se registra en el formato Coordinador de Formato "Seguimiento
"Seguimiento de acciones" CM-F-12 Calidad de acciones" CM-F-12
1. Identificar No
Conformidad
2. Se determinan y analizan las causas de la no
conformidad. Se registra en formato "Seguimiento de Responsable de Formato "Seguimiento
acciones" CM-F-12 Proceso de acciones" CM-F-12
2. Determinar y Coordinador de
Analizar Causas Calidad
3. Define la necesidad de tomar acciones para asegurarse Responsable de

3. Definir necesidad que las no conformidades no vuelven a ocurrir, Proceso Formato "Seguimiento
de Acción estableciendo las acciones a seguir y se registran en el Coordinador de de acciones" CM-F-12
formato CM-F-12 “Seguimiento de acciones”. Calidad
4. Implementar Acción 4. Implementa la acción dentro del plazo establecido en el Responsable de Formato "Seguimiento
formato CM-F-12 “Seguimiento de Acciones”. Proceso de acciones" CM-F-12
5. Registrar Acciones 5. Se registran las acciones tomadas en los formatos Coordinador de Formato "Seguimiento
respectivos y en el formato CM-F-12 “Seguimiento de Calidad de acciones" CM-F-12
acciones”.
6. Verificar 6. Se verifica la efectividad de las acciones tomadas para Coordinador de N/A

efectividad de las garantizar que no se vuelve a presentar la no conformidad Calidad
Acciones
FIN
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PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS
1. OBJETIVO
Determinar los pasos a seguir para la aplicación de acciones para eliminar las
causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia en los
procesos del Sistema de Calidad.
2. ALCANCE
Aplica para todos los procesos del sistema de gestión de calidad.
3. RESPONSABILIDAD
Los Responsables de Procesos y los Auditores son responsables de

identificar no conformidades potenciales. Implementar acciones de mejora
El Jefe de la Unidad de Apoyo a la Gestión Contractual y del Sistema de

Calidad es responsable de realizar seguimiento a las acciones
4.1 Acción preventiva: Acción que se toma para eliminar la causa de una no
conformidad potencial para evitar que se presente.

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4.2 La información de entrada de las acciones preventivas son las no

conformidades potenciales, las cuales son problemas que de no solucionarse a
tiempo pueden convertirse en no conformidades.
5. FLUJOGRAMA
DOCUMENTO
SOPORTE
Inicio
1. Se determina la no conformidad potencial. Se registra en Coordinador de Formato "Seguimiento
el formato "Seguimiento de acciones" CM-F-12 Calidad de acciones" CM-F-12
1. Identificar No
Conformidad
Potencial 2. Se determinan y analizan las causas de la no Responsable de
conformidad potencial. Se registra en formato "Seguimiento Proceso Formato "Seguimiento
de acciones" CM-F-12 Coordinador de de acciones" CM-F-12
2. Determinar y Calidad
Analizar Causas
3. Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la Responsable de
ocurrencia de no conformidades, estableciendo las Proceso Formato "Seguimiento
3. Determinar acciones a seguir y se registran en el formato CM-F-12 Coordinador de de acciones" CM-F-12
Acciones “Seguimiento de acciones”. Calidad
4. Implementa la acción dentro del plazo establecido en el Responsable de Formato "Seguimiento

4. Implementar Acción formato CM-F-12 “Seguimiento de acciones”. Proceso de acciones" CM-F-12
5. Se registran las acciones tomadas en los formatos Coordinador de Formato "Seguimiento

5. Registrar Acciones respectivos y en el formato CM-F-12 “Seguimiento de Calidad de acciones" CM-F-12
acciones”.
6. Se verifica la efectividad de las acciones tomadas para Coordinador de N/A

6. Verificar garantizar que sean apropiadas a los efectos de los Calidad
Efectividad de las problemas potenciales.
Acciones
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LUIS ENRIQUE GALVIS NÚÑEZ

Gerente
Elaboró Revisó Aprobó

Teléfonos: 5853376 – 5841441-5841551
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2218 - Manual de Procesos y Procedimientos

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TERMINAL DE TRANSPORTES DE MN-GM-002

Dirección: Carrera 7A No. 44 – 156 Local 101

Dirección: Carrera 7A No. 44 – 156 Local 101

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Clasificación de los Procedimientos

CONTROL SERVICIO NO CONFORME

GESTIÓN DOCUMENTAL COMUNICACIÓN INTERNA

Dirección: Carrera 7A No. 44 – 156 Local 101

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Dirección: Carrera 7A No. 44 – 156 Local 101

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

MACROPROCESO: GESTIÓN GERENCIAL

Establecer los parámetros generales para realizar la planeación de procesos

2. ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS.

Aplica para todos los proyectos a desarrollar por la TERMINAL DE

El Comité de Calidad y Asesor de Gerencia:

Gerente: Aprobación de planes, proyectos y políticas.

4.1 Todos los procesos de realización deben planearse teniendo en cuenta:

4.2 Parte de la planeación de los procesos es establecer los niveles de

Dirección: Carrera 7A No. 44 – 156 Local 101

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4.3 La Misión, Visión, Política de Calidad y Objetivos de Calidad deben

4.4. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

El direccionamiento estratégico de la empresa comprende:

- Visión: Define las metas de la empresa. Debe incluir la meta a cumplir y el

- Política de calidad: Define la filosofía de la empresa en cuanto al manejo

- Objetivos de calidad: Definen las metas de la organización en cuanto al

La relación de los objetivos de calidad con los objetivos de los procesos

4.5. PLANEACIÓN DE PROYECTOS:

- La gerencia establece el proyecto a desarrollar en el formato PL-F-01 Plan

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

- Se registran las fechas, actividades y recursos en el formato seguimiento

- Se ejecuta el proyecto de acuerdo con los parámetros establecidos

- Se realiza seguimiento de la ejecución del proyecto se realiza de acuerdo

INDICADOR: Es la medida cuantitativa o la observación cualitativa que

INVERSIÓN: Son las erogaciones dirigidas a la formulación y acumulación de

PLAN DE ACCIÓN: Prioriza los programas y proyectos del Plan de Desarrollo

PROYECTO: Es la identificación de acciones para el cumplimiento de metas,

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4. El Asesor de Gerencia y el equipo de trabajo analizan

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7. Elaborar Anteproyecto 8. Elaborar anteproyecto de plan Estratégico y presentarlo

9. Realizar 9. Ajustes al Plan Estratégico de acuerdo con las

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MACROPROCESO: GESTIÓN GERENCIAL

Establecer los lineamientos y directrices para realizar la Revisión por la

2. ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS.

Este procedimiento aplica para la revisión del Sistema de Gestión de Calidad

El Gerente es responsable por el cumplimiento y aplicación de este proceso.

El Sistema de Gestión de Calidad de la Terminal de Transportes de Valledupar

Para la revisión del Sistema de Gestión de Calidad se tiene en cuenta la

 Política y objetivos de calidad

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Los resultados de la revisión por la Dirección incluyen todas las decisiones y

 La mejora de la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad

La revisión por la Dirección se hace con la presencia de la mitad mas uno de

Las actas de la revisión por la Dirección tienen una numeración secuencial