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Séance du 13 Décembre 2017

Avec qui communiquer ?1


Introduction

« Le time to market » cher chez les entreprises commerciales c’est le temps pour les marchés
afin d’éviter la perte du temps et en même temps rentabiliser les efforts.

« Time is money », le temps c’est de l’argent, ou bien le proverbe arabe qui signifie
travaillant tout en parlant « Hadith et maghzel », ou « ou bien on travaille ou bien on parle ».

Cela dénote cet aspect important de la communication faut-il travailler seulement ou en meme
temps travailler et de bien travailler tout communicant mais d’une facon bénéfique qui plaide
pour le bon fonctionnement du projet.

Pour bien illusitrer cette situation voici l’exemple de la mise en place d’un nouveau système
informatique par une entreprise, croyons vouloir bien faire, en premier les collègues ne
voulons pas déranger leur collègue chargé du projet, une fois le projet commence à voir le
jour ce chargé du projet était submergé par un excès de communication, il faut dire qu’ « un
projet peut souffrir d’un excès ou d’un déficit plus ou moins pertinents de tous ceux que le
projet intéresse », la communication si elle n’est pas bien gérer est dévoreuse de temps .

A/ IDENTIFICATION DES ACTEURS

La question avec qui communiquer ? Un mille feuilles à plusieurs pates, c’est ce qu’on
appelle les couches successifs, il s’agit d’un nombre non négligeable d’interlocuteur, nous
pouvons identifier :

1- l’équipe de projet,

2 – les prestataires internes,

3 – les commanditaires,

4 – les sous-traitants,

5 – la hiérarchie de l’entreprise,

6 – les utilisateurs,

7 – le personnel de l’entreprise,

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Gerard Herniaux : gérer la communication du projet
8 – l’environnement de l’entreprise

Exercice :

Si on estime que vous êtes le chef du projet, cas du métro d’Alger vous êtes le MOD, qui est
le M d’ouvrage, Maitre d’œuvre, le bureau controle.etc. ?

Chaque équipe ne fonctionne pas de la même manière, ni ils ont les même objectifs, bref ils
ne sont pas sur les mêmes longueurs d’ondes.

L’exemple du chef de projet qui veut établir un lien officieux avec des ingénieurs travaillant
chez un futur sous-traitons, vouloir bien faire déguises ses relations sans que le responsable
directe est au courant de ces manouvres, regardez cette ambigüité dans la communication et le
gênes qu’elle procure.

Les conseils :

 Etablir une bonne étanchéité de lien ;


 Développer à l’intérieur de chaque couche les relations nécessaires ;
 Sachez bien avec qui communiquer pour mettre en place des méthodes.

B/ LES COUCHES DE COMMUNICATION

1/ L’équipe du projet

Personnes attachés au projet, pas forcément pour toute la durée, ca peut être partiellement,
c’est votre équipes directe ou votre coéquipier « personne associé à une autre personne dans
un attache commune »2, l’équipe est généralement soudé et stable.

Elle est la première source du projet, les membres de l’équipe ont la même vision, se référer à
la réalité du projet dont les autres ont une vision partielle plus ou moins déformée.

L’exemple du prix de vente, l’équipe doit se baser sur le cout du projet et non sur le prix de
vente, l’équipe doit se baser sur les échanges d’informations régulières et élaborer en
commun, travaillé ensemble sur un tableau de bord.

Penser à la dissolution de l’équipe après l’achèvement du projet, chez nous nous assistons à
un échec dans le travail d’équipe, nous profitons ni de l’échange, ni de tirer les vrais
enseignements.

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Dictionnaire Larousse
2/ Communication avec les prestataires internes.

Sont les services internes de l’entreprise qui interviennent ponctuellement sur le projet, ils
peuvent parfois entrer en concurrence avec les sous traitons, ses relations sont ambigües, ils
ne s’alignent plus facilement à la logique du chef de projet, surtout s’il s’agit d’une priorité

L’exemple d’une commande chez le BET de son entreprise ou carrément qui prend beaucoup
de temps à élaborer le travail, il ne veut pas s’ligner aux exigences du chef du projet, le
recours à un BET externe reste le seule refuge.

La solution : la communication ne consiste pas à suivre le travail des prestataires mais de les
sensibiliser aux impératifs du projet, (les faire comprendre de la démarche client fournisseur
est le meilleur moyen.

3/Les commanditaires

Sont ceux qui finances le projet, qui lui fournissent les moyens de sa réussite, et les moyens
pour atteindre les objectifs fixés par ce même commanditaire, il peut être notre client, le chef
de projet tente toujours de s’affranchir de leur tutelle.

Ils sont toujours là lorsqu’il s’agit de prendre les grandes décisions, ils peuvent corriger nos
objectifs, pendant la réalisation du projet et réussir à faire entériner nos choix, surtout lorsque
le commanditaire est responsable d’un nombre considérable de projets à titre d’exemple 59
opérations.

D’un autre coté le commanditaire est indispensable pour le pilotage stratégique et pour le
pilotage des opérations, surtout lorsqu’il s’agit de changement de cible ou des modifications
en cours de route qui oblige le recours à ce commanditaire,

4/Communication avec les sous-traitants :

Les sous traitants sont les prestataires externes à l’ETP, leurs travaux sont régis par des
contrats, ils interviennent tout le long du projet ou partiellement on croit que la
communication avec eux est simple, leurs objectifs bien sur honorer les contrats, mais ils ont
leur propres intérêts

L’exemple de l’ETP en mauvaise situation financière qui espère avoir des acomptes afin
d’impliquer les sous traitants en vue de mieux comprendre leurs problèmes et les impliquer
dans une visions du projet relation de partenariat au lieu de boire noir.

5/Communication avec l’hiérarchie de l’entreprise.

C’est les supérieurs de l’ETP, nos chefs, ils ont autorités sur les membres de l’équipe, dans un
objectif de bon souci de la marche globale de l’ETP.

Comment nous transmettrons les informations, qu’elles soient favorable ou mauvaise, ils
essayent coute que coute de diversifier les sources de collectes d’informations, l’exemple de
l’informaticien qui n’a pas mit un mot de son programme alors qu’il indique un avancement
normal :
 On compte sur elle pour débloquer la situation ;
 On craint qu’elle s’immisce dans les activités courantes et prenne des initiatives
incommode vu son éloignement du terrain ;

6/Communication avec les utilisateurs.

L’utilisateur est la personne appelée à utiliser le produit, le service, il peut être l’acheteur,
l’usager, le prestataire, pour l’objet il peut s’agir d’un objet physique, services, logiciels.

On croit toujours connaitre les besoins de l’usager, par gain de temps, on essaye de les
convaincre ou de les persuader pour acheter, pour utiliser,

L’exemple, des appareils de validation de billet de bus ou de tramway, l’exemple de


l’installation de nouveaux matériels de contrôle ou un matériel pour un nouvel usage mais
dont l’usager ignore absolument cette utilisation, regarder l’incommodité que peut procurer ce
genre de situation lorsque ce même usager n’est pas associer dé le départ.

Il faut une démarche de communication avec l’usager communiqué avec l’utilisateur tout le
long de leurs travaux.

Une démarche d’analyse fonctionnelle est fort demandée

7/Communication avec le personnel de l’entreprise.

Beaucoup de personnes se sente étrangers à un projet, il arrive qu’ils n’entendent jamais de la


confidentialité du projet, ses pratiques peuvent être payé lourdement si on aura besoins de
l’aide des autres, surtout lorsqu’on a besoins d’autres compétences, qui s’impliquent et
connaissent et s’intéressent aux projet.

L’exemple d’un chef de projet qui consulte plus une 30 personne mais dé qu’on voudrait
officialiser les relations, ces personnes refusent le rôle craignant d’être trop souvent déranger
si elles se laissent se reconnaitre, on craint d’avoir une situation à deux vitesses :

 Participant au projet soumis à leurs contraintes


 Participant qui fonctionnent sur le rythme de spectateur, le dicton arabe ; « hafdh
elmim tahfdek » ;

Le projet doit être porté par toute l’entreprise, mobilisé le personnel par le biais de la
communication intense et varié (article dans le journal interne de l’entreprise) et le principe
des portes ouvertes

8/Communication avec l’environnement de l’entreprise

Il englobe tous l’univers externe à l’entreprise mis à part les sous-traitant on peut citer les
fournisseurs, client, banquier, concurrents, on estime qu’ils ont des liens indirecte, mais ils
peuvent influencer les cours du projet ou à l’inverse nous voulons leurs adhésion à notre
projet pour la bonne réussite.
Si on prend l’exemple de neutralisation d’amiante, nous sommes devons une chaine d’acteur,
il s’agit de notamment :

 Les associations de défense (association de quartier) ;


 Les administrations (ministères, environnement,…etc.) ;
 Les producteurs d’amiantes ;
 Les propriétaires de locaux ;
 Les écologistes (défenseurs de l’environnement);
 Les entreprises de bâtiment en quête de marché et les contraintes de confinement
d’amiante

Bref comment communiquer avec ce beau monde, trouver les compromis acceptable entre les
intérêts parfois contradictoires.

C/ Gestion de la communication

Donc une communication volumineuse

1/ inventorier les acteurs concerné ;

2/ fixer les objectifs ;

3/élaborer les messages à faire passer ;

4/de définir les actions à réaliser ;

5/ d’analysé les risques ;

6/d’organiser les actions ;

7/ de mettre en place de dispositif d’évaluation ;

8/ de réaliser la communication et d’en mesurer les effets.

L’exemple de la firme aéronautique qui voudrait bien faire d’adopter un plan de formation
pour le personnel, ce dernier s’estime menacer par un licenciement d’où un climat de tension
et de méfiance, ce n’est que par suite à une communication transparente que le climat s’apaise
et le personnel a bien compris l’objectif de cette formation afin de réduire le temps de
montage et de réparation de machines donc un gain de temps et d’argent.

1/ Etanchéité entre les couches

Eviter qu’il ya mélange des informations, on mélange des différents couches dans la
communication, certaines informations ne sont pas communiquer de la même manière si on
est membre de l’équipe, sous traitant ou personnel de l’entreprise.

L’exemple d’un sous-traitants ayant conçu un banc au profit d’un industriel en regardant le
journal interne du chef de projet de cet industriel indiquant sa préférence au prestataire
interne, d’où un climat de tension entre les deux partenaires, sa méfiance le poussa à des
manouvres secrètes qui empoisonnèrent les relations et ce n’est qu’à la fin du projet qu’il ya
réconciliation spectaculaire mais tardive.

C’est à cause de nos communications informelle qu’il peut y avoir de trouble, savoir dans
quelle couches on est pour cette raison il est impératif que le chef de projet à l’image d’un
aiguilleur, modérateur :

 Son rôle sur le projet


 Les objectifs de communication
 L’état des relations obtenu
 Les évaluations prévisibles
 Les actions coercitives

Savoir aiguiller les messages et marquer nettement les frontières d’interprétation pour leurs
destinations

2/ Evolutions attendus

Dans le passé qualifier de projet les grandes opérations était rares ou la communication n’était
qu’implicite mais elle n’ pas nommé la relation entre une bonne communication et
l’aboutissement des opérations.

Il ne suffit pas uniquement de connaitre mais bien communiquer.