Introducción El presupuesto es la herramienta principal de un administrador administrativo

para la planificación, controlando y tomando decisiones con respecto a recursos y

operaciones. Por lo tanto, es fundamental para una gestión eficaz y eficiente de la función
administrativa que el presupuesto se desarrolla cuidadosamente y posteriormente
utilizado proactivamente para controlar actividades

Preparación del presupuesto

Todas las organizaciones tienen su propio enfoque distinto para la preparación
presupuestos, y se reconoció claramente el proceso adoptado.
esencial al principio.
Puede haber una tentación de tomar el presupuesto del año pasado y simplemente
ajustar para el próximo año en línea con la inflación. Si bien esto puede
tener algunas atracciones, rara vez es satisfactorio, ya que los negocios
los entornos externos a los seres humanos
y el rango preciso de actividades está sujeto a cambios. En adición,
costos rápidamente se vuelven obsoletos, como lo demuestra el reciente rápido
aumentos en los precios de la energía. Claramente, un enfoque más sofisticado
para preparar el presupuesto es obligatorio.

El desarrollo de un presupuesto debe comenzar con el plan de negocios

para el departamento o sección. Esto detallará las actividades del año
y especifique metas y objetivos claros. Este desglose da una
marco dentro del cual se aplican los ingresos (si corresponde) y los costos. los
los costos generalmente se detallan en los costos de personal, capacitación y desarrollo,
mantenimiento de activos fijos, costos de energía,
consumibles (como papelería), etc., según el tipo de
organización y sector industrial. Como el plan de negocios tendrá
indudablemente desarrollado con el apoyo de la administración
líderes de equipo, entonces generación, contribución de manera similar al desarrollo
del presupuesto. A partir de esto, se busca un presupuesto preliminar.
Inevitablemente, la salud general de los presupuestos de la organización
impacto sobre el desarrollo de un presupuesto realista. Si una organización
está creciendo más rápido de lo esperado, los costos adicionales pueden tener
para ser incorporado al plan. Por ejemplo, un presupuesto para personal temporal
puede tener que ser incluido en anticipación del tiempo personal completo posterior
equipo. Al mismo tiempo, si una organización está en declive, o
buscando ahorros de eficacia significativa, esto sea que ser reflejado
en cualquier otra presupuestaria. Las organizaciones pueden, por ejemplo, imponer
un presupuesto del 95% para los costos de personal, que limita a la capacidad de
gerentes para reemplazar el personal saliente.
Es importante reexaminar el primer borrador del presupuesto contra
el plan de negocios para ver si algo ha sido pasado por alto. Tambien es
importante en esta etapa para cualquier factor limitante, es decir, esos
que podría afectar o limitar el logro de los objetivos, como
nivel anticipado de ventas. Las líneas presupuestarias que pueden ajustarse
Para tomar esto en cuenta. Además, el borrador puede
ahora se compara con el presupuesto del año pasado para ver si oye
diferencia, que de nuevo puede resaltar una omisión, o al menos requerir
justificación para los altos directivos a lo largo del proceso de planificación.
Al adoptar este enfoque, los recursos aseguran que cada elemento
del gasto se concilia con el plan de negocios y, por lo tanto,
el presupuesto se convierte en una parte integral del plan. Como resultado, factores

afectando el entorno administrativo ya habrá sido

considerado, junto con el 'qué pasaría si', como el impacto de una
aumento significativo en las tasas de interés.
Los administradores administrativos pueden sentirse inclinados a construir un elemento
de 'holgura' en los costos en previsión de que el presupuesto sea
posteriormente reducido por el Director Financiero o el Comité de Presupuesto.
Sin embargo, esto debería ser resistido, ya que la conciliación del presupuesto
con el plan de negocios y la adopción de un enfoque basado en cero,
debería reducir la probabilidad de una asignación reducida. Sin embargo,
El Gerente Administrativo debe presentar la viabilidad efectiva del presupuesto
para enviar este mensaje Un ojo para la política que inevitablemente
rodear el proceso de presupuesto es siempre un activo!

Administrar el presupuesto
Una vez que se ha acordado la asignación presupuestaria, es importante
establecer vínculos claros con la persona responsable del presupuesto en
el departamento de finanzas. Se espera que esto se convierta en un efectivo
relación de trabajo a lo largo del tiempo, y brindar un punto de contacto para
consultas o problemas a medida que surgen.
En esta etapa es útil examinar el formato de informe presupuestario.
Por ejemplo, cómo se transmiten las cifras y cómo son años
costos distribuidos (mensual o anualmente)? El formato a menudo puede ser
modificado para que sea más informativo para el administrador del presupuesto y
otros recipientes
Incluir el presupuesto como un elemento permanente mensual en el equipo
agenda de la reunión. Esto apoyará la responsabilidad colectiva del
equipo, en lugar de ver el presupuesto como la única responsabilidad de
el Gerente Administrativo. También aporta un mayor conocimiento al
investigación de las diferencias (diferencias entre el presupuesto y el
real), y el resultado del equipo puede ser correcto
acciones (como la reducción del gasto en fotocopias).
Asignar suficiente tiempo cada mes para analizar el presupuesto
declaración - es un documento importante. Al recibir el
declaración mensual del presupuesto, se debe hacer un control rápido de todos
elementos para asegurarnos de que se hayan asignado correctamente Es fácil para
una factura que debe codificarse erróneamente en el centro de costos incorrecto, y usted no
¡Quiero cubrir los costos de otro departamento! Para los que
varianzas (positivas y negativas) para determinar la causa, y considerar
cualquier acción gerencial necesaria. Esto puede variar desde hacer
nada en este momento, aparte de monitorear la situación,
a través de la actualización del presupuesto o plan de negocios. Cualquier tendencia
desarrollar durante los meses también debe ser investigado, y las acciones
considerado antes de que ocurra un problema sustancial.
A medida que transcurre el tiempo contable, emerge una imagen más amplia. Eso
puede ser necesario para 'vire' (mover cantidades) a través del presupuesto
encabezados en línea con los patrones de gasto real (por ejemplo, una
gastar en horas extras puede corresponder a un gasto inferior en la agencia
personal). Un cambio dramático en los patrones comerciales o cambios imprevistos
en el entorno empresarial, podría ser necesario volver a dibujar el
presupuesto o plan de negocios. Sin embargo, esto normalmente necesita personas mayores
participación y autorización de la gerencia.
PARTE 2

Las corporaciones también pasan mucho tiempo presupuestando

y no hay suficiente planificación de tiempo. Cuando comienzas el temporada de
presupuesto, deberías estar pensando en cómo obtener más negocios valor del proceso.
La mayoría de las compañías que preparan una anual presupuesto se han visto frustrados
en los últimos años como volatilidad extrema en los mercados y el la economía ha
prestado su ruído preparado presupuestos cada vez más obsoletos. Frustración tan
crecido que tan estamos considerando alternativas al ritual anual. Las alternativas han
llegado hace mucho tiempo porque las empresas necesitan hacer una planificación más
dinámica para apoyar la toma de decisiones ágil en una entorno económico volátil. Una
década o hace mucho, un gran día en los intercambios extranjeros los mercados vieron
una oscilación de lo más un décimo de un centavo. Hoy, mueve varios centavos en uno
día no hijo infrecuentes. Precios de productos básicos Han cambiado un 20 por ciento o
más en una pareja Las tasas de interés son históricamente bajas, ¿Pero, por cuánto
tiempo más? Es probable que la volatilidad del negocio se mantendrá históricamente alto,
mientras que la previsibilidad se mantendrá baja. En esto medio ambiente, una
planificación más eficaz puede hacer una diferencia entre el rendimiento promedio y
resultados superiores a la media. El presupuesto es una parte esencial del funcionamiento
una empresa y es una piedra angular del bien gobernancia. Sin embargo, porque la
dignidad tiene prioridad sobre la planificación de operaciones comerciales de una manera
integrada, las empresas no pueden lograr su potencial. Aunque las personas a menudo
usan las palabras planificación y presupuesto de manera intercambiable, son dos
procesos diferentes con dos diferentes objetivos. Presupuestación es de hecho un tipo de
planificación, pero es en total financiero planificación: se trata de crear un plan para
administración financiera por un período de tiempo lo que es una espera gastar y cómo
esperar fmance gastos. La planificación, por otro lado, es mucho empresa más amplia. Se
trata de crear un programa de acción la estrategia y los objetivos de la organización. En
otras palabras, el presupuesto se trata de dinero, mientras que la planificación se trata de
cosas-unidades .sold, Requerimiento de personal, envíos de camiones y así Budgetin
resuelve lo que es posible Presupuestar es
acerca de no fallar, mientras que la planificación se trata
subsiguiente.
Afirmamos que las empresas necesitan poner
más énfasis en la planificación y menos en
presupuestando La gente a menudo piensa que está planeando
cuando en realidad son en su mayoría presupuestos
porque combinan los dos procesos en
algo que llamamos "presupuesto y planificación".
Desafortunadamente, este proceso generalmente oscurece
la parte de planificación de eso. Presupuesto y planificación
también limita sustancialmente la utilidad de la
proceso de presupuesto anual como un verdadero rendimiento
herramienta de gestión: un rol clave que ha adquirido
durante el último medio siglo.
La tecnología de la información juega un papel importante
papel en la formación de la planificación de las corporaciones
y procesos presupuestarios. Nuestra investigación muestra
que la mayoría de las empresas todavía usan computadoras de escritorio
hojas de cálculo como su principal herramienta de planificación,
sin darse cuenta de que estas hojas de cálculo severamente
limitar la precisión y efectividad de su
planes. El software de planificación dedicado es necesario
primer paso para ir más allá de la presupuestación y la planificación,
pero solo comprar software no es
suficiente. Organizaciones que quieren ser más
ágil también debe adoptar una planificación de trimestres
proceso

uno que mira continuamente adelante cinco o seis cuartos a la vez. Para hacer esto, deben
mejorar la eficiencia y acortar la duración de su planificación proceso, que es imposible de hacer
con el escritorio hojas de cálculo; las hojas de cálculo son demasiado engorrosas, propenso a
errores y difícil de administrar en un nivel suficientemente profundo de detalle o suficientemente
amplia amplitud de participación para permitir planes para servir como una herramienta de gestión
útil. Para ser una herramienta de control financiero útil, los modelos operativos basados en
controladores utilizados para crear los planes operativos también debe conducir balances proforma
y flujo de caja declaraciones. En otras palabras, cambios en el las suposiciones operativas deben
ser directamente vinculado por lo que es posible determinar su impacto en los niveles de capital de
trabajo, de modo que es posible, por ejemplo, para las finanzas departamento para comprender el
impacto de gasto de capital proyectado, interés futuro tasas y pagos de la deuda en la estructura
del balance general, los flujos de efectivo y los préstamos requisitos. La planificación efectiva
también significa considerar una amplia gama de contingencias y determinar la respuesta más
apropiada a cada.

software dedicado facilita

este proceso. Por ejemplo, si a corto plazo
las tasas de interés se duplicarían en la próxima
año, ¿cómo debería responder su empresa?
Si bien es fácil ver la amenaza en este escenario,
¿Qué opciones tienes hoy?
puede mitigar los riesgos y darle una ventaja
en la competencia? Cuáles son las implicaciones
de las diversas opciones de respuesta para todos
partes de la empresa? Si tienes el derecho
software y el proceso correcto, es mucho
más fácil de encontrar las respuestas.
Para estar seguro, las empresas aún pueden necesitar
preparar un presupuesto anual para los prestamistas o el
Junta Directiva. Pero eso no es un problema:
Usando un software dedicado pueden rápidamente
y derivan fácilmente del cuarto trimestre fiscal
planificar un presupuesto con un estado de resultados
y hojas de balance.
La planificación es esencial para el éxito empresarial
especialmente en el negocio volátil de hoy
ambiente. La capacidad de adaptarse rápidamente a
cambio se ha convertido en una competencia esencial
habilidad. Ahora es el momento adecuado para dejar de "presupuestar y planificar
"y hacer fundamental
cambios en su proceso para enfatizar la
aspectos operacionales de la planificación. lîF