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Manuel d’utilisation

Comptabilité Analytique - Tome 2


Gestion des processus et états
Version 3.7
Septembre 2010
BFC-E Manuel d'utilisation Comptabilité Analytique - Tome 2

Mises à jour du document

Ce qui est nouveau


Thème Chapitre Page

Ce qui a évolué
Thème Chapitre Page
Contrôle d’autorisation lors de la saisie de pré-budget 5.1.1.2.3 13
de recette

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Table des matières


Mises à jour du document .................................................................................................................................... 2

Table des matières................................................................................................................................................. 3

A propos de ce manuel.......................................................................................................................................... 5

5 Transactions de gestion des processus......................................................................................................... 6


5.1 Gestion des pré-budgets et des enveloppes budgétaires des EOTP ........................................................ 6
5.1.1 Gestion des pré-budgets .................................................................................................................. 6
5.1.1.1 Transaction KP04 « Définir le profil du responsable budgétaire » - ........................................... 6
5.1.1.2 Transaction CJR2 « Saisie de pré-budget par nature comptable » .............................................. 8
5.1.1.3 Transaction CJR3 « Afficher pré-budget par nature comptable » ............................................. 17
5.1.1.4 Transaction CJ9BS « Copier du pré-budget en pré-budget » - Gestion individuelle ................ 19
5.1.1.5 Transaction CJ9B « Copier du pré-budget en pré-budget » - Gestion groupée......................... 22
5.1.2 Gestion des enveloppes budgétaires des EOTP............................................................................. 25
5.2 Gestion des écritures de correction....................................................................................................... 26
5.2.1 Transaction KB11N « Saisir un transfert manuel de coûts primaires».......................................... 26
5.2.2 Transaction KB14N « Annuler un transfert manuel de coûts primaires»...................................... 28
5.2.3 Transaction KB13N « Afficher un transfert manuel de coûts primaires» ..................................... 29
5.2.4 Transaction KB41N « Saisir un transfert manuel de produits ».................................................... 30
5.2.5 Transaction KB44N « Annuler un transfert manuel de produits » ................................................ 32
5.2.6 Transaction KB43N « Afficher Transfert manuel de produits » ................................................... 33
5.3 Gestion des Opérations de clôture ........................................................................................................ 34
5.3.1 Clôtures mensuelles ...................................................................................................................... 34
5.3.1.1 Pré requis aux clôtures mensuelles............................................................................................ 34
5.3.1.2 Gestion des poids budgétaires des unités .................................................................................. 35
5.3.1.3 Imputation des FMCAC ............................................................................................................ 44
5.3.1.4 Gestion des frais de structure .................................................................................................... 46
5.3.1.5 Gestion des temps chercheurs ................................................................................................... 55
5.3.1.6 Gestion des encours de contrats ................................................................................................ 61
5.3.1.7 Gestion des OIP dont le CNRS est Maître d’Oeuvre ................................................................ 61
5.3.2 Clôture Annuelle ........................................................................................................................... 68
5.3.2.1 Clôture annuelle des contrats .................................................................................................... 68
5.3.2.2 Gestion des reports .................................................................................................................... 68
5.3.3 Clôtures des OTP opérationnels .................................................................................................... 68
5.3.3.1 Clôture des contrats................................................................................................................... 68
5.3.3.2 Clôture des OIP ......................................................................................................................... 68

6 Etats.............................................................................................................................................................. 72
6.1 Utilisation des états............................................................................................................................... 72
6.2 Analyse financière des centres de coûts ................................................................................................ 75
6.2.1 Transaction KSB1 « Afficher les postes individuels de coûts réels » ........................................... 75
6.2.2 Transaction KSB2 « Afficher les postes individuels d’engagements pour centres de coûts » ...... 78
6.2.3 Transaction S_ALR_87013611 « Comparaisons pré-budget/réel sur centres de coûts»............... 81
6.2.4 Transaction S_ALR_87013612 « Comparaisons pré-budget/réel par domaine de centres de coûts
» 83

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6.3 Analyse financière des OTP .................................................................................................................. 84


6.3.1 Transaction CJI3 « Affichage des postes individuels de coûts réels par projet ».......................... 84
6.3.2 Transaction CJI4 « Affichage des postes individuels de coûts budgétés par projet » ................... 87
6.3.3 Transaction CJI5 « Affichage des postes individuels d’engagements par projet » ....................... 89
6.3.4 Transaction S_ALR_87013542 « Analyse comparative Réel/engagement/total/pré-budget des
OTP 91
6.3.5 Transaction S_ALR_87013533 « analyse comparative Pré-budget/réel/engagement »................ 93
6.4 Etat d’analyse en clôture ...................................................................................................................... 95
6.4.1 Transaction ZCO1SOP « Analyse du coûts complets chercheurs ».............................................. 95
6.4.2 Transaction ZCO1OAL « Analyse hiérarchique des natures comptables par centres de coûts ».. 97
6.4.3 Transaction ZCO1OAB « Analyse des centres de coûts par Natures comptables »...................... 99
6.4.4 Transaction S_ALR_87013543 « Analyse comparative Réel/pré budget/écart absolu/écart en % »
101
6.4.5 Transaction S_ALR_87013564 « Analyse comparative Pré Budget / Réel / Ecart ».................. 103

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A propos de ce manuel

Les conventions utilisées

Identifie des informations à lire et/ou à exécuter impérativement.

Identifie des remarques utiles mais sans incidence sur le cours de la


procédure exposée.

Identifie un renvoi vers un chapitre, une partie ou une page où est décrite
la suite de la procédure.

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5 Transactions de gestion des processus

5.1 Gestion des pré-budgets et des enveloppes budgétaires des


EOTP
5.1.1 Gestion des pré-budgets

Dans le cadre de BFC, le pré-budget analytique est géré uniquement pour les contrats à suivi
individualisé et les OIP.
Les montants de pré-budgets sont gérés par éléments d’OTP d’imputation et par natures comptables.
2 natures comptables sont utilisées pour la saisie du pré-budget des dépenses :
• 96000000 pour les dépenses de fonctionnement et d’investissement
• 96400000 pour les dépenses de personnel (CDD).

Pour la saisie du pré-budget des recettes, la nature comptable de recette du contrat est utilisée.

Le pré-budget d’un contrat (ou d’une OIP) est phasé par exercice (en fonction des clauses
contractuelles).
A la création d’un OTP, les pré-budgets de dépenses et recettes doivent être saisis en version 0 par
année sur la durée de vie du contrat. Ce document est une aide pour les préparations des décisions
modificatives et du budget primitif.
Seule la DFI écrira sur la version BP.
Lors de modification en cours de vie du contrat, les pré budgets sont modifiés en conséquence.

Le pré-budget des dépenses correspond au pré-budget des recettes auquel sont déduits :
• la part de rémanence de TVA (non récupérable)
• les frais de gestion.
• La prévision pour perte d’emploi (PPE)

5.1.1.1 Transaction KP04 « Définir le profil du responsable budgétaire » -

Le profil du responsable budgétaire doit être défini pour l’utilisation de toutes les transactions relatives
au pré-budget. Cette transaction permet de le choisir, mais il peut être mémorisé dans les paramètres
utilisateurs.

Procédure de référence :

Pour choisir un profil de responsable budgétaire, activez la transaction <KP04> à partir


du chemin « Comptabilité analytique / Budget analytique / Définition de profil / Définition
du profil resp. budgétaire / Def. Profil resp. budg.»

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n Dans la zone de saisie « Prof.resp.budg. », saisissez « ZSAP101 ». Ce profil est le seul


à utiliser dans BFC.
o Cliquez sur pour valider la transaction.

Cliquez sur pour mémoriser la valeur dans vos paramètres


utilisateur.

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5.1.1.2 Transaction CJR2 « Saisie de pré-budget par nature comptable »

Cette transaction permet de saisir ou de modifier les montants de pré-budget des éléments d’OTP par
nature comptable.
A la création d’un OTP, les pré-budgets de dépenses et recettes doivent être saisis en version 0 par
année sur la durée de vie du contrat. Ce document est une aide pour les préparations des décisions
modificatives et du budget primitif.
Seule la DFI écrira sur la version BP.

5.1.1.2.1 Saisie d’un pré budget de dépenses

Cette procédure de référence s’applique pour la saisie du pré-budget des


dépenses.

Pour gérer le pré-budget par nature comptables des EOTP, activez la transaction
<CJR2> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Budget analytique / Pré budget /
Saisie pré bud. Par nat. Compt. / PS : modifier pré-budgt n.c….»

La saisie en écrivant une tranche de nature comptable n’est pas la plus aisée, car elle propose des
combinaisons inexactes de saisies (Ex : sur un EOTP fonctionnement, le système propose la saisie
d’un montant avec une nature comptable 96400000).
Il est plus facile de procéder étape par étape : Saisie d’un pré budget pour un EOTP et une nature
comptable et revenir sur cet écran de sélection pour la saisie sur l’EOTP suivant et la nature comptable
adéquate.

2ème carré : «Saisir la période relative au pré-budget modifié ».


n Saisissez la version du pré-budget de destination. Il s’agit dans notre cas de la version

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« 0 ».
• La version BP permet de constituer une base d’information pour l’élaboration
du Budget Primitif du nouvel exercice. Elle est donc utilisée exclusivement
dans cette optique.
• La version 0 doit être obligatoirement gérée. C’est elle qui sert de base de
comparaison aux dépenses et recettes engagées et réalisées.
• La version XLA est utilisée dans l’interface de mise en place des crédits
dans les bases XLAB. C’est elle qui permet de contrôler la cohérence entre
le pré-budget et le budget d’un contrat ainsi que sa ventilation par EOTP.

Saisissez la période relative au pré-budget à modifier. La période correspond au mois. Il


faut également renseigner l’exercice comptable de référence.
Il est important que le pré-budget soit saisi sur la même période (mois) que
les mises en places de crédit correspondantes. Dans le flux d’interface de mise en
place des crédits vers XLAB, la somme des pré-budgets d’une période pour un
contrat et une unité doit être égale au montant mis en place pour cette unité et ce
contrat sur cette période.

Saisissez la tranche des codes d’éléments d’OTP concernés ou bien un seul élément
d’OTP. Il est possible de saisir à la place un groupe d’éléments d’OTP

La gestion des groupes d’éléments d’OTP est décrite dans


le manuel d’utilisation Comptabilité Analytique Tome 1 BFC-
MUT-COG-Tome1 chapitre 4.2.2.17.

Saisissez le fonds concerné.


• 0 pour les EOTP des OIP dédiés aux dépenses sur Subvention d’Etat
• 1 pour les EOTP des contrats

Saisissez la tranche des natures comptables concernées. Ici pour les dépenses, deux
comptes sont concernés : le « 96000000 » pré budget de dépenses hors personnel
(fonctionnement, équipement, missions) et le « 96400000 »uniquement pour le pré
budget de dépenses de personnel.
o Cliquez sur le bouton d’option « basé sur formulaire » du cadre « Entrée » de manière à
obtenir la même structure de valeur lors de chaque session de budgétisation.
p Cliquez sur le bouton <Ecran de synthèse> pour accéder à l’écran de base de la
transaction.

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Attention la saisie en faisant appel à une tranche de nature comptable fait apparaître des combinaisons
non cohérentes !

n Saisissez les montants de pré-budget dans la colonne « Coûts p-budgété. » Il est


possible de saisir un montant par élément d’OTP. Dans l’entête de la zone de travail, la
zone non modifiable « Nature compt. » indique de quelle nature comptable il s’agit.

Pour remonter des crédits d’Xlab, il faut saisir un signe négatif devant le montant.
o Cliquez sur le bouton <Combinaison suivante> de la barre de menu pour aboutir à une
zone de travail constituée du même écran, mais concernant une nature comptable
différente.
p Cliquez sur le bouton <Enregistrer> de la barre de menu pour sauvegarder les
modifications apportées au pré-budget.

5.1.1.2.2 Modifier un pré budget de dépenses

Les tableaux ci-dessous décrivent les différents cas de figures possibles pour la modification des pré
budgets en distinguant les opérations à faire sur la version 0, sur la version XLAB ( dans BFC ) et
dans XLAB

Opérations sur la version 0 :

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Opérations sur la version XLAB de BFC:

Mise en place et opérations faire dans XLAB

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Utiliser la transaction CJR2 de création décrite ci-dessus.


Quelque soit le cas, les saisies décrites ci-dessous sont saisies dans une version 0, qui devra
être copiés dans la version XLA pour permettre la transmission des données à XLAB.

Pour modifier un montant sur un Elément d’OTP sur une même période :
- Saisir les mêmes combinaisons de données (version, période, exercice comptable, Elément
d’OTP, Fonds, Nature comptable)
- Cliquer sur écran de période,
- Modifier le montant,
- Sauvegarder.

Si un pré budget de dépenses a été saisi sur une période, que cette donnée n’a plus lieu
d’être ou que la mise en place de crédits n’a pas été réalisée sur cette période
Il faut procéder en 2 étapes :
1-Il faut modifier le pré budget initialement saisi pour le mettre à O,
- Saisir les mêmes combinaisons de données que lors de la saisie initiale (version,
période, exercice comptable, Elément d’OTP, Fonds, Nature comptable)
- Cliquer sur écran de période,
- Remplacer le montant saisie par un 0
- Sauvegarder.
2-Saisir la nouvelle combinaison de données (seule la période change)
- cliquez sur écran de période,
- Saisir le montant
- Sauvegarder.

Si la ventilation des montants du pré budget entre Elément d’OTP d’un projet est à
modifier avant mise en place des crédits.
1- Il faut modifier le pré budget initialement saisi.
- Saisir les mêmes combinaisons de données que lors de la saisie initiale (version,
période, exercice comptable, Elément d’OTP, Fonds, Nature comptable)
- Cliquer sur écran de période,
- Modifier le montant,
- Sauvegarder.

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Si la ventilation des montants du pré budget entre Elément d’OTP d’un projet est à
modifier après mise en place des crédits :
-1 Il faut remonter les crédits Xlab qui sont en excédent sur un des Eléments d’OTP (voir cas
ci-dessous)
2- A J+1 : Saisir la même combinaison de données que la veille
- Cliquer sur écran de période
- Remplacer le montant précédemment saisi par un 0
- Sauvegarder
Saisir la ou les nouvelles combinaisons de données (version, période, exercice
comptable, Elément d’OTP, Fonds, Nature comptable) sur lesquels il y a des mises en place de
crédits à faire.
- Cliquer sur écran de période
- Saisir le montant
- Sauvegarder

Pour remonter des crédits d’Xlab, il est nécessaire de modifier le ou les pré budgets
positionnés sur le projet.
1-Saisir les combinaisons de données (version, période, exercice comptable, Elément d’OTP,
Fonds, Nature comptable) cliquer sur écran de période,
- Saisir le montant avec un signe négatif en première position
- Sauvegarder.

5.1.1.2.3 Saisie du pré-budget des recettes

Cette procédure de référence s’applique pour la saisie du pré-budget des


recettes.

Pour gérer le pré-budget par nature comptables des EOTP, activez la transaction
<CJR2> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Budget analytique / Pré budget /
Saisie pré bud. Par nat. Compt. / PS :modifier pré-budgt n.c….»

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n Saisissez la version du pré-budget de destination. Il s’agit dans notre cas de la version


« 0 ». Pour le pré-budget de recettes la version XLA n’a pas d’intérêt.
Saisissez la période relative au pré-budget à modifier. La période correspond au mois
sur lequel il est prévu de constater la recette. Il faut également renseigner l’exercice
comptable de référence.
Saisissez la tranche des codes d’éléments d’OTP concernés ou bien un seul élément
d’OTP. Il est possible de saisir à la place un groupe d’éléments d’OTP.
Saisissez le fonds concerné (toujours 1 pour des recettes).
Saisissez la tranche des natures comptables concernées. Ici pour les recettes, la nature
comptable concernée est le compte comptable d’imputation de la facture (classe 7 ou
13).
o Cliquez sur le bouton d’option « basé sur formulaire » du cadre « Entrée » de manière à
obtenir la même structure de valeur lors de chaque session de budgétisation.
p Cliquez sur le bouton <Ecran de synthèse> pour accéder à l’écran de base de la
transaction.

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n Saisissez les montants de pré-budget dans la colonne « Coûts p-budgété. » Il est


possible de saisir un montant par élément d’OTP. Dans l’entête de la zone de travail, la
zone non modifiable « Nature compt. » indique de quelle nature comptable il s’agit.

Il est très important de saisir un montant négatif lorsqu’il s’agit du


pré-budget des recettes.

o Cliquez sur le bouton <Enregistrer> de la barre de menu pour sauvegarder les


modifications apportées au pré-budget.

Lors de la saisie d’un pré-budget de recette (sur une nature comptable


commençant par « 7 » ou « 13 »), un contrôle est effectué pour vérifier
que l’utilisateur a bien les droits sur la Délégation Régionale auquel
appartient l’EOTP de recette.
Si ce n’est pas le cas, un message bloquant d’autorisation apparaît.

5.1.1.2.4 Modifier un pré budget de recettes


Utiliser la transaction CJR2 de création d’un pré budget de recettes
Comme lors de la création, la copie vers la version XLA n’a pas d’intérêt dans le cadre des recettes.
Pour modifier un montant sur un Elément d’OTP sur une même période :
- Saisir les mêmes combinaisons de données (version, période, exercice comptable, Elément
d’OTP, Fonds, Nature comptable)
- Cliquer sur écran de période,
- Modifier le montant,
- Sauvegarder.
Si un pré budget de recette a été saisi sur une période, que cette donnée n’a plus lieu
d’être ou que l’émission de la facture se réalisera sur une autre période
Il faut procéder en 2 étapes :

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1-Il faut modifier le pré budget initialement saisi pour le mettre à O,


- Saisir les mêmes combinaisons de données que lors de la saisie initiale (version,
période, exercice comptable, Elément d’OTP, Fonds, Nature comptable)
- Cliquer sur écran de période,
- Remplacer le montant saisie par un 0
- Sauvegarder.
2-Saisir la nouvelle combinaison de données (seule la période change)
- cliquez sur écran de période,
- Saisir le montant
- Sauvegarder.

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5.1.1.3 Transaction CJR3 « Afficher pré-budget par nature comptable »

Cette transaction permet d’afficher les montants de pré-budget des éléments d’OTP par nature
comptable.

L’état S_ALR-87013533 permet d’avoir une vision sur un ou plusieurs


exercices sur une ou plusieurs périodes, sur les pré budgets de dépenses
et recettes, cf. 6.3.5

Procédure de référence :

Pour afficher le pré-budget par nature comptables des EOTP, activez la transaction
<CJR3> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Budget analytique / Pré budget /
Saisie pré bud. Par nat. Compt. / PS :afficher pré-budgt n.c….»

n Saisissez la version du pré-budget à afficher.


Saisissez la période relative au pré-budget à afficher. La période correspond au mois. Il
faut également renseigner l’exercice comptable de référence.
Saisissez la tranche des codes d’éléments d’OTP concernés ou bien un seul élément
d’OTP. Il est possible de saisir à la place un groupe d’éléments d’OTP.

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Saisissez le fonds concerné.


Saisissez la tranche des natures comptables concernées. Ici pour les dépenses, deux
comptes sont concernés : le 96000000 et le 96400000. Il est possible de saisir à la place
un groupe de natures comptables.
o Cliquez sur le bouton d’option « basé sur formulaire » du cadre « Entrée » de manière à
obtenir la même structure de valeur lors de chaque session d’affichage du budget.
p Cliquez sur le bouton <Ecran de synthèse> pour accéder à l’écran de base de la
transaction et obtenir l’affichage voulu.

L’écran de base de cette transaction d’affichage s’apparente à celui de la


transaction de modification, hormis le fait que les zones de saisie sont non
modifiables. Pour accéder à la transaction de modification, cf. 5.1.1.2

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5.1.1.4 Transaction CJ9BS « Copier du pré-budget en pré-budget » - Gestion


individuelle

Cette transaction permet de copier le pré-budget d’une version à une autre pour un projet.

A la création d’un OTP, le pré-budget de dépenses pour l’année en cours doit être copié de la version
0 vers la version XLA, pour permettre la descente des crédits dans Xlab au moment où le budget est
mis en place.

Pour les années suivantes, la copie du pré budget de dépenses d’une version 0 vers une version XLA,
peut être réalisée en masse en début d’exercice ou au fur et à mesure de l’exercice en cours.

Procédure de référence :

Pour copier le pré-budget d’un projet d’une version à une autre, activez la transaction
<CJ9BS> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Budget analytique / Pré budget /
Copie pré-bud.==> pré-bud. / OTP copier p-bdgt ds p-bdgt (indiv.) »

n Saisissez le code de la définition de projet relative au pré-budget à traiter.


Saisissez la version du pré-budget source.
Saisissez la période de référence de la copie. La période correspond au mois. Il faut
également renseigner l’exercice comptable source.
Saisissez la version du pré-budget cible, en l’occurrence ici « XLA », la période de
destination, ainsi que l’exercice comptable cible.
o Pour une copie entre les versions « 0 » et « BP », il est important de copier toutes les

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données du pré-budget.
Cliquez sur la case à cocher « Toutes donn. p-bdgt » du cadre « Données pré-bdgt »
pour copier toutes les données du pré-budget.

Pour une copie entre les versions « 0 » et « XLA » ou « BP et « XLA », seules les
données du pré-budget de dépenses sont pertinentes
Cliquez sur la case à cocher « Sélectionner données », puis sur le bouton « Sélection. »
du cadre « Données pré-bdgt »

Dans la fenêtre sélectionner l’option « Coûts second. Divers » et valider.


p Cliquez sur la case à cocher « Ne pas modifier » du cadre « Donn. p-bdgt prés. » pour
ne pas modifier les montants déjà existants en pré-budgetisation. Sélectionner
« Réinitialiser et écraser » pour copier par écrasement le pré-budget ainsi que mettre à
zéro tous les autres montants non recopiés.
q La case à cocher « Liste détaillée » permet d’obtenir, après exécution de la transaction,
une liste détaillée des données recopiées.
r Cliquez sur le bouton <Exécuter> de la barre de menu pour lancer la copie.

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n Un tableau récapitulatif vous informe de la bonne exécution de la copie. Le résultat de la


copie est détaillé par élément d’OTP et par nature comptable.
o Cliquez sur le bouton <Retour> de la barre de menu pour sortir de la transaction.

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5.1.1.5 Transaction CJ9B « Copier du pré-budget en pré-budget » - Gestion groupée

Cette transaction permet de copier le pré-budget d’une version à une autre pour un plusieurs projets.

A titre d’exemple, cette transaction peut être utilisée en début d’exercice, début de mois pour copier
en masse les pré-budget de la version 0 vers la version XLA pour permettre la descente des crédits
vers XLAB au moment où le budget sera mis en place ou pour copier en masse les pré-budgets de la
version 0 vers la version BP en vue de la préparation budgétaire pour la DFI.

Procédure de référence :

Pour copier le pré-budget de plusieurs projets d’une version à une autre, activez la transaction
<CJ9B> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Budget analytique / Pré budget / Copie pré-
bud.==> pré-bud. / copier p-bdgt OTP ds p-bdgt (groupé) »

Les boutons permettent de Créer, Modifier ou Afficher une variante de sélection. La


procédure ci-dessous décrit la création d’une variante.
Les options de traitement sont identiques à celles décrites pour la gestion individuelle (transaction
CJ9BS). La gestion de la variante de sélection permet de travailler sur plusieurs OTP.

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Utilisez le bouton « sélections définies par l’utilisateur » pour affiner vos critères de sélection en

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utilisant par exemple le domaine d’activité ( DR) ou le code division ( laboratoire).

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5.1.2 Gestion des enveloppes budgétaires des EOTP

L’utilisation du budget des projets et le « contrôle de disponibilités » ne sont plus appliqués dans BFC.

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5.2 Gestion des écritures de correction


5.2.1 Transaction KB11N « Saisir un transfert manuel de coûts
primaires»

Cette fonction permet d’enregistrer un transfert de coût primaire d’un objet analytique vers un autre.
Cela permet essentiellement de corriger dans le module CO les écritures qui ont été enregistrées de
façon incorrecte dans les services en amont. On peut utiliser cette transaction par exemple pour
corriger une imputation faite sur un mauvais EOTP.

Attention parallèlement, il peut être nécessaire de faire une correction


dans le module budget.

Procédure de référence :

Pour saisir un transfert de coût primaire, activez la transaction <KB11N> à partir du


chemin « Comptabilité analytique / Ecritures analytiques / Ecriture de correction /
Transfert de coûts / Saisir le transfert manuel de coûts primaires »

Permet de choisir entre


une saisie individuelle et
une saisie sous forme de
liste

n L’utilisateur traitera dans un premier temps les données de saisie.

Pour transférer des coûts imputés d’un EOTP vers un autre EOTP, il est nécessaire de
changer la variante de saisie, utiliser EOTP/Ordre. En revanche, si l’on souhaite
transférer d’un centre de coût vers un autre on utilise la variante centre de coûts
o Il définira dans un second temps une variante de saisie, clé identifiant une variante de
saisie unique pour une écriture CO au réel.
En fonction de la variante choisie les objets émetteur et récepteur seront différents.
Par la variante de saisie, on détermine les zones devant être affichées ou accessibles

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pour passer une écriture CO au réel.

O/F/A : Obligatoire, Facultatif, Affichage (grisé, non modifiable par l’utilisateur)

Nom de zone Description O/F/A Actions utilisateur et valeurs Remarques

Date pièce O Aujourd’hui

Date cpt. O Date à laquelle l’opération doit


être intégrée en comptabilité
analytique

Période F Proposé automatiquement

Texte pce F

Ctrcts anc., Anc. Fonds, Anc Dofct O Centre de coûts émetteur Emetteur
(exemple), (fonds (0 ou 1) et
Domaine fonctionnel (N/A) n’ont
pas d’influence)

Permettent de
saisir tous les
coûts au sein du
Nat.cpt. O Une nature comptable primaire
système de
comptabilité
analytique.

Montant O Le montant du transfert Exemple

CtrCts nv., Nv. Fonds, Nouv Dofct O Centre de coûts récepteur Récepteur
(exemple), (fonds (0 ou 1) et
Domaine fonctionnel (N/A) n’ont
pas d’influence)

Texte F

O Ecriture ÎEnregistrer
Cliquez sur < Enregistrer > une fois toutes les données saisies.

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5.2.2 Transaction KB14N « Annuler un transfert manuel de coûts


primaires»

Pour annuler un transfert de coût primaire, activez la transaction <KB14N> à partir du


chemin « Comptabilité analytique / Ecritures analytiques / Ecriture de correction /
Transfert de coûts / Annuler le transfert manuel de coûts primaires »

Permet de choisir entre


une saisie individuelle et
une saisie sous forme de
liste

n Saisir la pièce à annuler


o Les données remontent automatiquement.

Nom de zone Description O/F/A Actions utilisateur et valeurs Remarques

Date pièce O A renseigner

Date cpt. O A renseigner

Pce à annuler O A renseigner

Texte pce F

O Ecriture ÎEnregistrer
Cliquez sur < Enregistrer > une fois les données saisies.

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5.2.3 Transaction KB13N « Afficher un transfert manuel de coûts


primaires»

Pour afficher un transfert de coût primaire, activez la transaction <KB13N> à partir du


chemin « Comptabilité analytique / Ecritures analytiques / Ecriture de correction /
Transfert de coûts / Afficher le transfert manuel de coûts primaires »

Permet de choisir entre


une saisie individuelle et
une saisie sous forme de
liste

n L’utilisateur saisira le numéro de pièce à afficher


o Les données remontent automatiquement.

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5.2.4 Transaction KB41N « Saisir un transfert manuel de produits »

Cette fonction permet d’enregistrer un transfert de coût produit d’un objet analytique vers un autre.
Cela permet essentiellement de corriger dans le module CO les écritures qui ont été enregistrées de
façon incorrecte dans les services en amont.

Procédure de référence :

Pour saisir un transfert de produit, activez la transaction <KB41N> à partir du chemin


« Comptabilité analytique / Ecritures analytiques / Ecriture de correction / Transfert de
produits / Saisir le transfert manuel de produits »

Permet de choisir entre


une saisie individuelle et
une saisie sous forme de
liste

A défaut de renseigner le champ « DocRéf », l’utilisateur aura la possibilité de


renseigner manuellement les champs.

n L’utilisateur traitera dans un premier temps les données de saisie. Il pourra soit
renseigner le champ « DocRéf » ce qui permettrait de remonter automatiquement les
données ou renseigner l’ensemble des champs.
o Il définira dans un second temps une variante de saisie, clé identifiant une variante de
saisie unique pour une écriture CO au réel.
En fonction de la variante choisie les objets émetteur et récepteur seront différents.
Par la variante de saisie, on détermine les zones devant être affichées ou accessibles
pour passer une écriture CO au réel.

Nom de zone Description O/F/C Actions utilisateur et valeurs Remarques

Date pièce O A renseigner

Date cpt. O Date de prise en compte dans


la comptabilité analytique

DocRéf O A renseigner Permet de remonter


automatiquement
les données

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Période F

Texte pce F

Elt d’OTP, Anc. Fonds, Anc Dofct O Indiquer les objets émetteurs Emetteur
(fonds et domaine fonctionnel
n’ont pas d’incidence

Nature comptable de produit


Nat.cpt. O
(classe 7 – catégorie de NC 11)

Montant O Le montant du transfert

Elt d’OTP, Nv. Fonds, Nouv Dofct O Indiquer les objets récepteurs Récepteur
(fonds et domaine fonctionnel
n’ont pas d’incidence

Texte F
Cliquez sur < Enregistrer > une fois toutes les données saisies.

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5.2.5 Transaction KB44N « Annuler un transfert manuel de produits »

Pour annuler un transfert de produit, activez la transaction <KB44N> à partir du chemin


« Comptabilité analytique / Ecritures analytiques / Ecriture de correction / Transfert de
produits / Annuler le transfert manuel de produits »

Permet de choisir entre


une saisie individuelle et
une saisie sous forme de
liste

n L’utilisateur traitera les données de saisie qui permettront de faire remonter toutes les
données de poste.
o Les données remontent automatiquement.
Cliquez sur < Enregistrer > une fois les données saisies.

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5.2.6 Transaction KB43N « Afficher Transfert manuel de produits »

Pour afficher un transfert de produit, activez la transaction <KB43N> à partir du chemin


« Comptabilité analytique / Ecritures analytiques / Ecriture de correction / Transfert de
produits / Afficher le transfert manuel de produits »

Permet de choisir entre


une saisie individuelle et
une saisie sous forme de
liste

n L’utilisateur saisira le numéro de pièce


o Les données remontent automatiquement.

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5.3 Gestion des Opérations de clôture

5.3.1 Clôtures mensuelles

La clôture analytique se déroule en 3 étapes:


1. L’imputation des FMCAC sur les délégations (cf § 5.3.1.3 Imputation des FMCAC).
2. La répartition globale des unités centrales vers les délégations régionales (cf § 5.3.1.4.4
Transaction KSU5 « Exécuter les répartitions globales réelles »),
3. La répartition globale des délégations vers les laboratoires.
(La gestion des temps chercheurs, des encours de contrats et la gestion des OIP décrites dans les §
5.3.1.5 à 5.3.1.7 ne sont pour le moment pas utilisées au CNRS).

Mais au préalable à ces étapes de clôtures, des contrôles doivent être réalisés.

5.3.1.1 Pré requis aux clôtures mensuelles

Afin que les opérations analytiques de clôture mensuelle (et annuelle) se déroulent correctement, il
est nécessaire que certains pré-requis soient remplis. .

Tout d’abord, avant de procéder à la clôture analytique, la clôture comptable doit être terminée sur les
périodes comptables supérieures à 12 car en effet, le module comptabilité analytique ne comprend
que 12 périodes.

Avant toute clôture, il faut :


• contrôler et corriger si nécessaire les structures : centres de coûts, groupes de centres de
coûts, hiérarchie, natures comptables, groupes de natures comptables,
Ö vérifier le groupe de centres de coûts «TOTAL_CNRS », et les groupes de
centres de coûts utilisés dans les cycles de répartition : « SCES-CTRX »,
« TOT_UA_DEL », « DRxxADMIN ».
Ö vérifier le groupe de natures comptables « RG_DEL-REG »,

Gestion des référentiels décrite dans le manuel d’utilisation Comptabilité


Analytique Tome 1 Référentiels § 4.1.

• contrôler la cohérence des règles d’imputation pour la structure FMCAC (9CACCNRS).

Gestion de la structure décrite dans le manuel d’utilisation Comptabilité


Analytique Tome 1 Référentiels § 4.2.

Pour contrôler la cohérence des règles d’imputation, il faut utiliser la transaction (par le client
lourd) KOSRLIST_PR (cf §5.3.1.3 Imputation des FMCAC).

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• créer les cycles de répartition : cycle de répartition globale des unités centrales vers les
délégations régionales (« SCxxxx » où xxxx = exercice) et cycle de répartition globale des
délégations vers les unités de recherche (« yyxxxx » où yy = délégation et xxxx =
exercice). Cf 5.3.1.4.1 Transaction KSU1 « Création d’un cycle de répartition globale »
• extraire et charger les poids budgétaires, c'est-à-dire les dépenses par unité sur l’exercice
précédent. Ces étapes sont décrites dans le paragraphe suivant.

5.3.1.2 Gestion des poids budgétaires des unités

5.3.1.2.1 Transaction KP46 « Charger les poids budgétaires des unités »

Les ratios statistiques permettent de mémoriser des valeurs. Celles-ci peuvent être utilisées comme
clés de répartition.

Dans le cadre de BFC, le ratio statistique PDSBDG est utilisé pour mémoriser les poids budgétaires
des unités. Le poids budgétaire d’une unité correspond au montant total des dépenses engagées par
l’unité sur l’exercice précédent.

Le chargement de ces données est un préalable aux traitements mensuels de répartition des frais
administratifs du CNRS.

Pour extraire les dépenses de l’année N-1 par centre financier, la transaction standard (en client
lourd) est : FMRP_RFFMTO10X – Liste. Il suffit de lancer cette transaction pour chaque délégation
(groupe de centres financiers =00xx avec xx la délégation), sur les comptes budgétaires de dépenses
(NA, NB1, NB2, NB3, NC), et sur l’exercice N-1.

Mettre en forme le résultat pour ne conserver que le centre financier et l’engagement réel (budg
paiement).
Une fois le fichier extrait, il faut vérifier que tous les centres financiers récepteurs ont bien un poids
budgétaires et, si des poids sont négatifs, mettre ces montants à zéro. .

Avant de charger les poids budgétaires, il faut faire la correspondance entre les centres financiers et
les centres de coûts. Pour cela, il faut utiliser la requête DIVISION (groupe utilisateur
ZSTRUCTURES) via la transaction SQ01.
Menu : Référentiels-Référentiel achat-UFOT-structures-Affichage référentiels achat UFOT structures

Procédure de référence :

Avant de commencer la pré budgétisation, vous devez sélectionner le


profil du responsable budgétaire (ZSAP101).

Cf. 5.1.1.1 pour la sélection du profil du responsable budgétaire

Pour charger les poids budgétaires des unités, activez la transaction <KP46> à partir du chemin
« Comptabilité analytique / Budget analytique / Gestion des poids budgétaires / Gestion des valeurs
ratios. / Modifier données budg. ratios. »

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Le fichier Excel à télécharger doit être au format suivant :

Puis compléter le fichier.


Enregistrer le fichier (attention : avoir un chemin d‘accès court).

Pour extraire le format du fichier, sur la même transaction, avec le périmètre analytique 9000 et le profil de
responsable budgétaire ZSAP101, saisissez les zones à remplir puis cliquez sur Ecran de synthèse :

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Puis sauvegarder une copie de ce fichier par le menu « Enregistrer une copie sous … ».

Sélectionner le schéma souhaité à partir du chemin suivant :


Menu Æ Saut Æ Schéma suivant / Schéma précédent
n
Le schéma approprié est le « Z1-301 »
Le schéma de pré budgétisation va piloter les critères de sélection de l’écran initial et la grille de saisie
des données pré budgétées.
o L’intégration des données destinées à être pré budgétées s’effectue via Excel.

Pour cela il faut utiliser un fichier excel au format CSV (séparateur point-virgule). Pour convertir un
fichier excel en format CSV il faut aller dans fichier, enregistrer sous puis sauvegarder son fichier en
suivant la procédure décrite ci-dessous :

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II faut bien utiliser la même structure pour le fichier Excel, sinon


l’exportation ne se déroulera pas correctement.

Le fichier doit être rempli conformément au format défini. L’opération s’effectue à travers le chemin
d’accès Menu Æ Autres fonctions Æ Planif. Excel Æ Téléchargement

Le fichier doit être au format CSV et positionné sur le bureau.


L’intégration des données s’effectue comme suit :

Le rapatriement du fichier à télécharger se fait en cliquant sur l’aide à la recherche de la zone « chemin du
fichier ». Acceptez les deux avertissements en cliquant « oui » puis rapatriez le chemin.

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n L’utilisateur a la possibilité d’importer soit un fichier seul soit un répertoire de fichiers.


Il introduira ensuite le chemin d’accès du fichier, ainsi qu’une description de fichier correspondant à
une configuration particulière du fichier Excel.
La description de fichier appropriée est « 01_1P3_ZSAP101_001Z1-301 »
o cliquez sur <Exécuter>
Les centres de coûts pour lesquels vous avez budgété un ou plusieurs ratios statistiques peuvent
maintenant servir de récepteurs dans les cycles de répartition.

Si le téléchargement s’est bien déroulé vous obtenez l’écran suivant :

En revanche si une erreur s’est produite lors du téléchargement vous obtenez le résultat suivant :

Lorsqu’une erreur s’est produite, il est possible d’analyser ces erreurs en cliquant sur la ligne
« téléchargement a échoué ». On obtient alors un protocole indiquant les points à corriger.

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La version de pré budget utilisée ici est « RS ».

Pour contrôler le chargement, il est possible d’utiliser l’état d’analyse des poids budgétaires qui est
décrit ci-dessous.

5.3.1.2.2 Transaction ZCO1KSL « Analyse des poids budgétaires »

Cet état permet de lister les poids budgétaires des différentes unités.

Pour lister les poids budgétaires des unites, activez la transaction <ZCO1KSL> à partir
du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Reporting /
Analyse Clôture / Analyse poids budgétaires »

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n Saisir les valeurs comptables


o Saisir les données de gestions dont on souhaite analyser les coûts
L’écran suivant apparaît :

n Affichage du résultat de la requête avec des données d’en tête.

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5.3.1.2.3 Transaction KP47 « Afficher les poids budgétaires des unités »

Pour afficher les poids budgétaires des unités, activez la transaction <KP47> à partir du
chemin « Comptabilité analytique / Budget analytique / Valorisation du temps chercheur /
Gestion prix de cession des act. / Afficher données budg. ratios »

n Pour afficher les données via cette transaction, il est nécessaire de changer de profil de
responsable budgétaire.
Menu / Options / Def. Profil resp. budg.
Le profil à choisir est « SAPALL »
Version = « RS »
Période 1 à 12
Exercice = Exercice concerné
Centre de coûts = Sélection individuelle ou multiple via une fourchette de valeurs
ou un groupe de centres de coûts
Ratio statistique = PDSBDG
o Cliquez sur « Ecran de synthèse ».

Les options Autres / Combinaison suivante ou Combinaison précédente permettent de


passer d’un centre de coûts à l’autre.

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5.3.1.3 Imputation des FMCAC

Dans le cadre du projet BFC, les dépenses enregistrées sur les EOTP de la structure FMCAC
doivent être reversées mensuellement sur les centres de coûts des DR.
Les projets 9ADO, IN2P3, et TGIR ne sont pas à déverser.

Cette opération est possible lorsque les règles d’imputation sont correctement gérées sur les
EOTP de FMCAC d’imputation.
Pour vérifier les règles d’imputation, il est nécessaire d’utiliser en client lourd la transaction
KOSRLIST_PR (variante « 9CAC »). Sur la restitution, il faut vérifier que tous les EOTP ont
bien une règle d’imputation et qu’elle est cohérente.

Pour déterminer le montant à déverser, lancer la Transaction S_ALR_87013542 « Analyse


comparative Réel/engagement/total/pré-budget des OTP à partir du chemin « Comptabilité
analytique / Clôture et reporting analytique / Reporting / Analyse financière OTP /
Réel/eng./total/p-bdgt dev.per.ana », sur le projet « 9CACCNRS » qui doit regrouper tous les
CAC et sur la nature comptable DEPENSES.
Ce montant devra être équivalent à celui de la liste détaillée lors de l’imputation en mode
« Test ». Ainsi la vérification étant réalisée, on pourra lancer l’imputation en réel.
Après l’imputation réelle, on pourra relancer ce même état pour vérifier que le montant restant à
déverser est bien nul.
Il est possible aussi de lancer une imputation en mode « Test » sur une période déjà traitée car
dans ce cas, le résultat est « vide ».

Cette opération d’imputation peut être réalisée via la transaction CJ88 ou CJ8G dans le menu « Comptabilité
analytique / Clôture et reporting analytique / Clôture contrats et OIP / Lancement des imputations ».

La variante de sélection de la CJ8G présentée ici est constituée dans l’optique où l’opération est
centralisée.
Toutes les structures FMCAC sont gérées simultanément.
Rappel : Cette opération génère des écritures analytiques et non comptables.

Projet : La définition de projet est 9CACCNRS


Après avoir créé ou modifié la variante, il faut cliquer sur le bouton « retour » de la barre de menu afin
de revenir à l’écran de la transaction CJ8G. Ensuite il faut cliquer sur « exécuter »

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Le résultat se présente de la façon suivante. Si des erreurs se sont produites, un voyant rouge
apparaît dans le tableau. Il est possible d’avoir une description des erreurs via le bouton
« messages ». Il est conseillé d’exécuter une première fois en mode test.

Les écrans ci-dessous s’obtiennent en double cliquant sur la zone imputation effectuée.

L’imputation des FMCAC génère des écritures analytiques de transfert de l’EOTP 9CACxxnn (xx =
unité qu convoque et nn = DR concernée par l’EOTP) vers le centre de coût de la DR.
Le menu « Autres / chargement émetteur »

Permet de visualiser les natures comptables d’origine dans l’émetteur


Le menu « Autres / chargement récepteur »

Permet de voir la nature comptable secondaire utilisée pour l’écriture de transfert

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L’annulation est possible par la même transaction puis Menu > Annuler. Le système créé des pièces
inverses. On ne peut pas annuler une seule pièce, le niveau le plus fin est le n° d’EOTP. On fait
l’annulation sur un EOTP puis on relance sur le même EOTP.

5.3.1.4 Gestion des frais de structure

La gestion des frais de structure est décomposée en deux étapes, après le chargement des poids
budgétaires et l’imputation des FMCAC :
1° La répartition des charges des unités administratives du siège vers les délégations régionales
2° La répartition des charges des délégations régionales vers les unités de recherche de chaque
région.
Ces deux opérations sont réalisées à l’aide de la même transaction (KSU5, Exécuter les répartitions
globales réelles).

Pour permettre l’automatisation de ces déversements, il est nécessaire de créer des cycles de
répartitions globales. La création de ces cycles se fait par copie des cycles créés pour l’année
précédente.

5.3.1.4.1 Transaction KSU1 « Création d’un cycle de répartition globale »

Procédure de référence :

Pour créer un cycle de répartition globale, activez la transaction <KSU1> à partir du chemin
« Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Répartitions globales / Gest. Cycle
répart. Glob. Des coûts réels / Créer répart. Globale au réel »

n Il est conseillé de créer un cycle par copie de celui de l’exercice précédent.


La codification d’un cycle est la suivante :
• SCaaaa pour le cycle pour le déversement des frais des unités administratives du
siège vers les DR (SC Services centraux)
• aaaa = exercice
• Nnaaaa pour le cycle de déversement des frais de la délégation régionale nn (nn :
N° de la délégation et aaaa = exercice)
La date de validité est le premier jour de l’exercice.

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o Les données sont reprises du modèle d’origine. Il faut adapter la date de fin de validité.
p Indiquer une désignation.
Le bouton « 1.SEGMENT » permet de passer aux données du segment.

n La codification du segment reprend la codification du cycle suivi de Sxxx (xxx = N0 chrono)


o Dans le cadre de BFC, le traitement utilise les schémas d’imputation et non la « NC répart.
Glob »
Les schémas d’imputation utilisés sont :
• « Z3 » Pour le cycle de répartition des unités admin. Du siège vers les DR
• « Z4 » pour les cycles de répartition des DR vers les labos
p Règle émetteur, = Montants enregistrés
% émetteur, = 100 %.
q Base de réf.récepteur
• Règle récepteur = Parts variables
• Type parts var. = Ratios statist. Val. P-budgt

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Onglet Emett/récepteur :
pour un cycle de répartition des charges des unités administratives du siège vers les délégations
régionales.

n Définition des centres de coûts EMETTEURS


• Le groupe SCES-CTRX pour le cycle de répartition des unités admin.
Centrales vers les DR
o Définition des centres de coûts RECEPTEURS
• Le groupe TOT_UA_DEL pour le cycle de répartition des unités admin.
Centrales vers les DR

Onglet Emett/récepteur :

Ci-dessous : exemple de création du cycle de répartition des charges de la délégation régionale 17 vers
les unités de recherche qui lui sont rattachées.

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n Définition des centres de coûts EMETTEURS


• Le groupe DRxxADMIN pour le cycle de répartition des DR vers les unités de
recherche de la DR
• Sur le groupe de nature comptable RG_DEL_REG
o Définition des centres de coûts RECEPTEURS
• Le groupe LABODRxx pour le cycle de répartition des DR vers les unités de
recherche de la DR

n On retrouve les données définies dans le premier onglet « E-tt-segm ».


o Non géré
Sauvegarder

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n On retrouve les données définies dans le premier onglet « E-tt-segm ».


o Le ratio statistique utilisé est « PDSBDG » et les valeurs de ce ratio sont saisies sur la version
de pré-budget « RS »
L’onglet facteur de pondération n’a pas besoin d’être géré.

Sur cet exemple, il existe un 2e segment : on y accède par les menus Segment Précédent ou

Segment Suivant
Ce segment différe sur l’onglet Emtt./récepteur :

n Définition des centres de coûts EMETTEURS


• Le groupe DRxxADMIN pour le cycle de répartition des DR vers les unités de
recherche de la DR
• Sur la nature comptable 9210000001 (FMCAC)
o Définition des centres de coûts RECEPTEURS
• Le groupe UNITE-RECH pour le cycle de répartition des DR vers les unités de
recherche de la DR

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5.3.1.4.2 Transaction KSU2 « Modifier cycle de répartition globale réel »

Pour modifier un cycle de répartition globale, activez la transaction <KSU2> à partir du


chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Répartitions globales /
Gest. Cycle répart. Glob. Des coûts réels / Modifier répart. Globale au réel »

L’utilisateur saisi la référence du cycle qu’il souhaite traiter.


Les données remontent automatiquement.
Le déroulement de la transaction est identique à celui de la création (KSU1)

5.3.1.4.3 Transaction KSU3 « Afficher cycle de répartition globale réel»

Pour afficher un cycle de répartition globale, activez la transaction <KSU3> à partir du


chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Répartitions globales /
Gest. Cycle répart. Glob. Des coûts réels / Afficher répart. Globale au réel »

L’utilisateur saisi la référence du cycle qu’il souhaite afficher


Les données remontent automatiquement.
Le déroulement de la transaction est identique à celui de la création (KSU1)

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5.3.1.4.4 Transaction KSU5 « Exécuter les répartitions globales réelles »


Avant de lancer un cycle, il faut :
• le lancer en mode « Test »
• vérifier le montant sur la liste détaillée ou sur une des listes Emetteurs ou Récepteurs
• pour vérifier que le montant à déverser corresponde bien au montant de la liste détaillée,
lancer l’état ZCO1OAB (cf 6.4.3 Transaction ZCO1OAB « Analyse des centres de coûts
par Natures comptables ») ou KSB1 (cf § 6.2.1 Transaction KSB1 « Afficher les postes
individuels de coûts réels »), ou S_ALR_87013611 (cf 6.2.3 Transaction
S_ALR_87013611 « Comparaisons pré-budget/réel sur centres de coûts»)..

Après l’exécution du cycle, relancer l’état pour vérifier que les montants sont bien nuls sur la nature
comptable « CTRLREPGLO »

Procédure de référence :

Pour exécuter les cycles de répartition globale, activez la transaction <KSU5> à partir du chemin
« Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Répartitions globales / Exec. Cycl répart.
Glob. Des coûts réels / Exécuter répart. Globale au réel »
L’exécution de la répartition des frais des unités administratives centrales vers les délégations régionales est
centralisée. Elle doit être réalisée en premier.
L’exécution de la répartition des frais des unités administratives régionales vers les laboratoires est exécutée
par chaque délégation régionale.

Chaque cycle sera donc exécuté séparément.

n L’utilisateur saisira les paramètres suivants :


Période : Mois à clôturer
exercice comptable : Exercice de la période à clôturer

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o L’utilisateur définira un type d’exécution. Au cas où l’opération serait longue Il est conseillé d’exécuter
l’opération en arrière plan afin de ne pas bloquer sa session pendant l’exécution.

p Indiquer le cycle à traiter.


Cliquer sur <Exécuter>

n Un message apparaît indiquant que le test a été effectué sans erreur. S’il y a des erreurs, il est possible
de cliquer sur cette zone pour en connaître la cause.
o Tableau récapitulatif de la répartition.
L’utilisateur aura la possibilité de visualiser le détail en double cliquant sur la ligne ou sur « Détail ».
Le tableau de synthèse donne le détail des montants répartis par émetteur / récepteur, ainsi que la
nature comptable secondaire de répartitions (942xxxxx).

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5.3.1.5 Gestion des temps chercheurs

5.3.1.5.1 Pré-requis : Gestion des taux de valorisation des chercheurs

La gestion des taux de valorisation des chercheurs est décrite dans le


manuel d’utilisation Contrats BFC-MUT-CTR

5.3.1.5.1.1 Transaction KP26 « Chargement des taux de valorisation des chercheurs»

Cette procédure permet de charger les taux de valorisation des chercheurs. Ces taux sont mémorisés
par couple « centre de coût de l’unité de recherche – Type d’activité (grade des chercheurs) ».
Le chargement de ces taux est un préalable à la procédure de saisie des activités des chercheurs sur
certains contrats.

Avant de commencer la pré budgétisation, vous devez sélectionner le


profil du responsable budgétaire (ZSAP101).

La procédure de sélection du profil de responsable budgétaire est décrite


dans le manuel d’utilisation Comptabilité Analytique Tome 1 BFC-MUT-
COG-Tome1

Procédure de référence :

Pour charger les taux de valorisation des chercheurs, activez la transaction <KP26> à
partir du chemin « Comptabilité analytique / Budget analytique / Valorisation du temps
chercheur / Gestion prix de cession des act. / Modifier données budg. Types d’act. »

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n Sélectionner le schéma souhaité à partir du chemin suivant :


Menu Æ Saut Æ Schéma suivant / Schéma précédent.
Le schéma approprié est le « Z1-201-2 »
Le schéma de pré budgétisation va piloter les critères de sélection de l’écran initial et la
grille de saisie des données pré budgétées.
o L’intégration des données destinées à être pré budgétées s’effectue via Excel.
Le fichier doit être rempli conformément au format défini. L’opération s’effectue à travers
le chemin d’accès Menu Æ Autres fonctions Æ Planif. Excel Æ Téléchargement
L’intégration des données s’effectue comme suit :

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n L’utilisateur a la possibilité d’importer soit un fichier seul soit un répertoire de fichiers.


Pour les gros volumes, il est conseillé de gérer un répertoire de fichier contenant :
1 fichier par grade / Ile de France
1 fichier par grade / hors Ile de France
Il introduira ensuite le chemin d’accès du fichier, ainsi qu’une description de fichier
correspondant à une configuration particulière du fichier Excel.
La description de fichier appropriée est « 01_1P2_ZSAP101_001Z1-201-2 »
o cliquez sur <Exécuter>

Les données à renseigner dans le fichier Excel sont les suivantes :

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5.3.1.5.1.2 Transaction KP27 « Afficher les taux de valorisation des chercheurs »

Pour afficher les taux de valorisation des chercheurs, activez la transaction <KP27> à
partir du chemin « Comptabilité analytique / Budget analytique / Valorisation du temps
chercheur / Gestion prix de cession des act. / Afficher données budg. Types d’act. »

n Pour afficher les données via cette transaction, il est nécessaire de changer de profil de
responsable budgétaire.
Menu / Options / Def. Profil resp. budg.
Le profil à choisir est « ZSAP101 »

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n Pour afficher les données via cette transaction, il est nécessaire de changer de profil de
responsable budgétaire.
Menu / Options / Def. Profil resp. budg.
Le profil à choisir est « ZSAP101 »
Version = « 0 »
Période 1 à 12
Exercice = Exercice concerné
Centre de coûts = Sélection individuelle ou multiple via une fourchette de valeurs
ou un groupe de centres de coûts
Type d’activité = Sélection individuelle ou multiple via une fourchette de valeurs
ou un groupe de types d’activité
o Cliquez sur « Ecran de synthèse ».

5.3.1.5.1.3 Transaction KSBT « Lister les taux de valorisation des chercheurs »

Pour lister les taux de valorisation des chercheurs, activez la transaction <KSBT> à
partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Reporting /

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Analyse financière centres de coûts / Centres : prix des Types d’activités »

n Saisir les données de gestion dont on souhaite analyser les prix


o Saisir les paramètres de sélection

Possibilité de visualiser le détail


d’une ligne.

n Récapitulatif des paramètres de sélection


o Liste des données contenues dans la base de données du système. Affichage du
résultat de la requête

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5.3.1.5.2 Gestion des temps chercheurs

La gestion des temps chercheurs est décrite dans le manuel d’utilisation


Contrats - BFC-MUT-CTR

5.3.1.6 Gestion des encours de contrats

La gestion des encours de contrats est décrite dans le manuel d’utilisation


Contrats - BFC-MUT-CTR

5.3.1.7 Gestion des OIP dont le CNRS est Maître d’Oeuvre

5.3.1.7.1 Transaction CJ88 ou CJ8G « valorisation des OTP des OIP (individuel ou
groupé) »

Première étape : remontée des dépenses et recettes effectuées au niveau de l’en tête de l’OTP.

5.3.1.7.1.1 Transaction CJ8G « Imputation des OTP – Gestion des OIP – valorisation
de l’EOTP en tête »
Afin de pouvoir valoriser l’immobilisation en cours associée à une structure OIP, il est
nécessaire de transférer les charges affectées aux différents EOTP de plus bas niveau vers
l’EOTP de plus haut niveau.
Cette opération est possible lorsque les règles d’imputation sont correctement gérées sur les
EOTP de l’OIP
Cette opération peut être réalisée via la transaction CJ88 ou CJ8G.

La variante de sélection de la CJ8G présentée ici est constituée dans l’optique où l’opération est
réalisée par DR. Toutes les structures OIP d’une DR sont gérées simultanément.
Rappel : Cette opération génère des écritures analytiques.

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Projet : la fourchette complète des OIP : 1000 à 1999


Elément OTP : 10001 à 1999999 : Ainsi les EOTP de niveau 1 ne sont jamais sélectionnées.
En sélections libres :
• Le profil projet de la définition de projet = OIP (OIP dont le CNRS est maître d’œuvre)
• le domaine d’activité de la définition de projet pour limiter aux OIP dont la DR est pilote.
• La zone « Elt d’imputation » des EOTP afin de ne traiter que les EOTP pouvant recevoir
des charges dans « données de base élt d’OTP"

Après avoir créé ou modifié la variante, il faut cliquer sur le bouton « retour » de la barre de menu afin
de revenir à l’écran de la transaction CJ8G. Ensuite il faut cliquer sur « exécuter »

Le résultat se présente de la façon suivante. Si des erreurs se sont produites, un voyant rouge
apparaît dans le tableau. Il est possible d’avoir une description des erreurs via le bouton
« messages ». Il est conseillé d’exécuter une première fois en mode test.

Les écrans ci-dessous s’obtiennent en double cliquant sur la zone « imputation effectuée »

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L’imputation des EOTP de plus bas niveau vers l’en tête de la structure entraîne la création de pièces
analytiques.
Le bouton « EMETTEURS »

Permet de visualiser les natures comptables d’origine.


Le bouton « RECEPTEURS »

Permet de voir la nature comptable secondaire utilisée pour le transfert analytique.


Après cette opération où l’en tête de l’OTP mémorise les charges remontées des EOTP de plus bas
niveau, il est nécessaire de valoriser l’immobilisation en cours (IEC). Cette opération est décrite dans
le paragraphe suivant.

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5.3.1.7.2 Transaction CJ88 ou CJ8G « valorisation des immobilisations en cours


(individuel ou groupé) »

Deuxième étape : Valorisation de la fiche immobilisation en cours.

5.3.1.7.2.1 Transaction CJ8G « Imputation des OTP – Gestion des OIP – valorisation
de L’IEC » (Immobilisation En Cours)
La valorisation de l’immobilisation en cours se fait à partir des EOTP en tête des structures OIP.
L’opération décrite au Erreur ! Source du renvoi introuvable. doit avoir été réalisée au
préalable.
Cette opération peut être réalisée via la transaction CJ88 ou CJ8G.

La variante de sélection de la CJ8G présentée ici est constituée dans l’optique où l’opération est
réalisée par DR. Toutes les structures OIP d’une DR sont gérées simultanément.
Rappel : Cette opération génère des écritures comptables.

Projet : la fourchette complète des OIP : 1000 à 1999


Elément OTP : 1000 à 1999 : Ainsi seules les EOTP de niveau 1 sont sélectionnées.
En sélections libres :
• Le profil projet de la définition de projet = OIP (OIP dont le CNRS est maître d’œuvre)
• le domaine d’activité de la définition de projet pour limiter aux OIP dont la DR est pilote.

Après avoir créé ou modifié la variante, il faut cliquer sur le bouton « retour » de la barre de menu afin
de revenir à l’écran de la transaction CJ8G. Ensuite il faut cliquer sur « exécuter »

Le résultat se présente de la façon suivante. Si des erreurs se sont produites, un voyant rouge
apparaît dans le tableau. Il est possible d’avoir une description des erreurs via le bouton
« messages ». Il est conseillé d’exécuter une première fois en mode test.

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Les écrans ci-dessous s’obtiennent en double cliquant sur la zone « imputation effectuée »

La valorisation de l’immobilisation en cours entraîne la création de pièces comptables.


Le bouton « EMETTEUR »

Permet de visualiser la nature comptable d’origine (nature comptable secondaire utilisée lors de la
centralisation des charges vers l’EOTP en tête).
Le bouton « RECEPTEUR »

Permet de voir l’immobilisation en cours valorisée.


Le bouton « PIECES DE GEST. CPTAB. »

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Permet d’accéder aux pièces comptables et analytiques créées

5.3.1.7.2.2 Transaction CJ8G « Imputation des OTP – Gestion des OIP – Mise en
service des immobilisations »
La mise en service de l’immobilisation se fait à partir de la structure OTP ayant permis la
gestion de l’OIP.
Cette opération peut être réalisée via la transaction CJ88. En général cette opération ne
demande pas de traitement groupé.
Elle nécessite au préalable :
• la création de la ou des fiches immobilisations définitives

La procédure de création des fiches immobilisations définitive est décrite


dans le manuel d’utilisation Comptabilité Tome 1B - BFC-MUT-CPT-
tome1B

• l’affectation des postes de valorisation.

La procédure d’affectation des postes individuels de valorisation aux


immobilisations définitives est décrite dans le paragraphe 5.3.3.2.2

En sélection, indiquer le numéro de l’EOTP en -tête


Le type de traitement à utiliser est « IMPUTATION GLOBALE »

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L’exécution fait apparaître une fenêtre d’information, il faut la valider. Elle mentionne
l’immobilisation définitive qui sera valorisée.

La mise en service de l’immobilisation entraîne la création de pièces comptables.


Le bouton « EMETTEUR »

Permet de visualiser la natures comptable d’origine (nature comptable secondaire


utilisée lors de la centralisation des charges vers l’EOTP en tête).
Le bouton « RECEPTEUR »

Permet de voir l’immobilisation définitive valorisée.


Le bouton « PIECES DE GEST. CPTAB. »
Permet d’accéder aux pièces comptables et analytiques créées

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5.3.2 Clôture Annuelle


La clôture annuelle comprend les opérations de clôture mensuelle plus quelques opérations propres à
la fin et à l’ouverture d’exercice. Nous détaillons ici les opérations spécifiques à la clôture annuelle.

5.3.2.1 Clôture annuelle des contrats

La clôture annuelle des contrats est décrite dans le manuel d’utilisation


Contrats BFC-MUT-CTR

5.3.2.2 Gestion des reports


5.3.2.2.1 Transaction CJCO « Report de budget des projets »

L’utilisation du budget des projets et le « contrôle de disponibilités » ne sont plus appliqués dans
BFC.

5.3.2.2.2 Transaction CJCF « Report des engagements de projet »


L’utilisation du budget des projets et le « contrôle de disponibilités » ne sont plus appliqués dans
BFC.

5.3.3 Clôtures des OTP opérationnels


5.3.3.1 Clôture des contrats
Les opérations permettant de clôturer un contrat se déroulent en différentes étapes.

Dans un premier temps, il est nécessaire de changer le statut de l’OTP afin qu’il ne soit plus possible
de lui affecter des dépenses ou des recettes. Cette opération correspond à la Clôture Technique du
contrat. Lorsque le contrat est « clôturé techniquement », l’opération de clôture mensuelle de calcul de
l’encours (si le contrat est concerné par les mises en cours) procède alors à l’annulation des encours.

Une fois passée la clôture mensuelle, le contrat doit changer de statut afin de bloquer toute opération
de comptabilisation. Cette opération correspond à la Clôture définitive du contrat.

Ces changements de statut sont réalisés conformément à la procédure de


gestion des statuts décrite dans le manuel d’utilisation Comptabilité
Analytique Tome 1 - BFC-MUT-COG-Tome1

5.3.3.2 Clôture des OIP


Les opérations permettant de clôturer une OIP se déroulent en différentes étapes.

Dans un premier temps, il est nécessaire de changer le statut de l’OTP afin qu’il ne soit plus possible
de lui affecter des dépenses ou des recettes. Cette opération correspond à la Clôture Technique de
l’OIP.

Si l’OIP est gérée par le CNRS, il est nécessaire de préparer la mise en service de l’immobilisation

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Une fois réalisée la mise en service de l’immobilisation, l’OIP doit changer de statut afin de bloquer
toute opération de comptabilisation. Cette opération correspond à la Clôture définitive de l’OIP.

Ces changements de statut sont réalisés conformément à la procédure de


gestion des statuts décrite dans le manuel d’utilisation Comptabilité
Analytique Tome 1 - BFC-MUT-COG-Tome1

5.3.3.2.1 Transaction CJIC « Clôture des OIP dont le CNRS est maître d’œuvre -
Affectation aux immobilisations définitives »

Pour permettre la mise en service des immobilisations en cours valorisées par un processus OIP dont
le CNRS est maître d’œuvre, il est nécessaire d’affecter les différentes écritures de valorisation de
l’OTP aux immobilisations définitives concernées et préalablement créées.
Procédure de référence :

Pour affecter aux immobilisations définitives les pièces de valorisation de


l’immobilisation en cours, activez la transaction <CJIC> à partir du chemin
« Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Clôture contrats et OIP /
Projet invest. Des postes ind. / PI projets gestion d’imputation »

n L’utilisateur introduira les données de gestion nécessaires pour effectuer l’imputation. Il


sélectionnera un élément d’OTP.
EOTP en tête de la structure OIP
o Définir les données d’imputation.
Un tableau d’évaluation permet de déterminer les valeurs d’une immobilisation à des fins
particulières (bilan etc.).
Pour le CNRS : Tableau d’évaluation = 01

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n Les postes qui apparaissent dans ce tableau proviennent de la valorisation mensuelle de


l’en tête de l’OTP à partir des imputations effectuées sur les EOTP de plus bas niveau.
La nature comptable 92100000 est la nature comptable secondaire utilisée dans cette
optique.
o Un double clic sur une ligne permet d’afficher le détail du poste.
Sur tous les écrans, le menu Autres / Modifier mise en forme permet d’enrichir les
écrans de consultation.
Pour affecter tout ou partie des postes à une ou plusieurs immobilisations définitives, il
faut marquer les postes (les touches « shift » et « Ctrl » permettent de marquer plusieurs
postes
activer le chemin Menu / Traiter / Imputation finale /Saisir rg. Répartit.

n Pour les postes précédemment sélectionnés il est possible de rentrer l’affectation à une
ou plusieurs immobilisations définitives. Dans ce cas, la répartition se fait par
pourcentage.
La catégorie de récepteur est « IMM »
Le récepteur est la fiche d’immobilisation.
Une fois réalisée l’opération pour tous les postes, le retour à l’écran de présentation des
postes montre que ceci sont en statut vert.

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n Sauvegarder

5.3.3.2.2 Transaction CJ88 ou CJ8G « valorisation des immobilisations définitives


(individuel ou groupé) »

La description de cette procédure est intégrée à la description des


transactions d’imputation des OTP cf. 5.3.2

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6 Etats

6.1 Utilisation des états

Il est possible de personnaliser les interrogations d’états. Pour cela il faut utiliser les options de sélections.
Utilisez des plages de sélection comme indiquée ci-dessous.

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Vous avez aussi la possibilité d’utiliser la sélection multiple.

Vous pouvez aussi sélectionnez plusieurs intervalles via l’onglet


Une fois vos sélections multiples définies, vous pouvez voir qu’elles sont actives depuis l’écran initial en raison d’un
carré vert dans l’icône de la flèche jaune matérialisant cette sélection multiple

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Vous avez aussi la possibilité de définir d’autres sélections via code division, domaine d’activité.

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La création de variante est décrite dans le manuel d’utilisation Eléments


Généraux – BFC-MUT-ELG, la personnalisation des états et la
modification de la mise en forme étant décrites dans ce même manuel

L’export sous Excel est décrit dans le manuel d’utilisation Eléments


Généraux – BFC-MUT-ELG

6.2 Analyse financière des centres de coûts


6.2.1 Transaction KSB1 « Afficher les postes individuels de coûts
réels »

Pour accéder à l’état d’analyse des postes individuels de coûts réels sur centres de
coûts, activez la transaction <KSB1> à partir du chemin « Comptabilité analytique /
Clôture et reporting analytique / Reporting / Analyse financière centres de coûts /
Centres : postes individuels réels »

Cet état ne permet d’analyser que les dépenses réalisées directement sur centres de
coûts.

n Saisir les données de gestions dont on souhaite analyser les coûts réels :

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• centres de coûts ou groupe de centres


• nature comptable ou groupe de natures comptables
o Saisir les données comptables (date comptable)
Une mise en forme /ZCNRS a été créée, qui permet de visualiser car centres de coûts ou
groupe de centres, les pièces comptables saisies, par natures comptables, par fournisseur,
avec rappel des pièces de références (commandes, services faits)
L’écran suivant apparaît :
Mise en forme avec la variante /ZCNRS

n L’utilisateur retrouvera le récapitulatif des éléments de sélection


o Liste des données contenues dans la base de données du système. Affichage du résultat de la
requête.
Détails Possibilité pour l’utilisateur de voir le détail

L’affichage du détail d’une ligne :

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Pièce Possibilité pour l’utilisateur de voir afficher la pièce pour une ligne donnée

Le menu Autre(s) permet de


• Modifier la mise en forme
• Réaliser des filtres, des tris…
• Exporter sous tableur

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6.2.2 Transaction KSB2 « Afficher les postes individuels


d’engagements pour centres de coûts »

Pour accéder à l’état d’analyse des postes individuels d’engagements sur centres de coûts,
activez la transaction <KSB1> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting
analytique / Reporting / Analyse financière centres de coûts / Centres : postes indiv.
Engagements »

Cet état ne permet d’analyser que les engagements liés à des dépenses réalisées directement
sur centre de coûts (par exemple les engagements individuels faits sur contrats banalisés)

n Saisir les données de gestions dont on souhaite analyser les coûts réels :
• centres de coûts ou groupe de centres
• nature comptable ou groupe de natures comptables
o Saisir les données comptables (date de chargement escompté)

Exemple pour retrouver la liste des engagements individuels faits sur contrats banalisés
(imputés sur le PACR du laboratoire ), interroger :
groupe de centres de coûts : LABODRXX
Nature comptable : 64400000
Sélectionner un intervalle de date de chargement escompté
Vous pouvez cocher la zone Uniq. Postes non soldés
Mise en forme : /Feur-n°pièc

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L’écran suivant apparaît :

n L’utilisateur retrouvera le récapitulatif des éléments de sélection


o Liste des données contenues dans la base de données du système.
Affichage du résultat de la requête.
Détails Possibilité pour l’utilisateur de voir le détail
L’affichage du détail d’une ligne qui ne doit pas être une ligne de cumul :

Vous avez la possibilité de voir le détail de la pièce d’engagement en double cliquant sur une montant du
tableau :

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Pièce Possibilité pour l’utilisateur de voir afficher la pièce d’engagement pour une ligne donnée :
• Demande d’achat
• Commande d’achat

Le menu Autre(s) permet de


• Modifier la mise en forme
• Réaliser des filtres, des tris…
• Exporter le document sous tableur

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6.2.3 Transaction S_ALR_87013611 « Comparaisons pré-budget/réel


sur centres de coûts»
Même si le pré-budget des centres de coûts n’est pas géré actuellement dans BFC, cet état a été
conservé. Il permet d’analyser par nature comptable les dépenses enregistrées sur les centres de
coûts.
Cet état ne permet d’analyser que les dépenses imputées directement sur centres de coûts.

Pour accéder à l’état d’analyse comparative réel pré-budget sur centres de coûts,
activez la transaction < S_ALR_87013611> à partir du chemin « Comptabilité analytique
/ Clôture et reporting analytique / Reporting / Analyse financière centres de coûts /
Centres : Réel/PBudget/Ecart »

n Définir la période d’analyse


o Le choix d’un groupe de centres de coût permet de délimiter le périmètre de l’analyse
Le choix d’un groupe de natures comptables permet de structurer l’état par nature
comptable et de délimiter le périmètre d’analyse.
L’écran suivant apparaît :

n La hiérarchie qui apparaît ici correspond au groupe de centres de coûts saisi lors de la
sélection. Elle permet à l’utilisateur de sélectionner le niveau d’agrégation de l’analyse.

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analyse plus fine


o Affichage du résultat de la requête avec des données d’en tête.
En double cliquant sur une ligne, l’utilisateur sélectionnera le type d’état qu’il souhaite exécuter pour
l’analyse des données.

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6.2.4 Transaction S_ALR_87013612 « Comparaisons pré-budget/réel


par domaine de centres de coûts »

Cet état ne permet d’analyser que les dépenses imputées directement sur centres de coûts.

Pour accéder à l’état d’analyse comparative réel pré-budget sur centres de coûts,
activez la transaction < S_ALR_87013611> à partir du chemin « Comptabilité analytique
/ Clôture et reporting analytique / Reporting / Analyse financière centres de coûts /
Domaine : Centres de coûts »

n Définir la période d’analyse


o Le choix d’un groupe de centres de coût permet de délimiter le périmètre de l’analyse
Le choix d’un groupe de natures comptables permet de structurer l’état par nature
comptable et de délimiter le périmètre d’analyse.
L’écran suivant apparaît :

n Affichage du résultat de la requête avec des données d’en tête.


En double cliquant sur une ligne, l’utilisateur sélectionnera le type d’état qu’il souhaite exécuter pour
l’analyse des données.

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6.3 Analyse financière des OTP


6.3.1 Transaction CJI3 « Affichage des postes individuels de coûts réels
par projet »

Pour accéder à l’état d’analyse des postes individuels de coûts réels sur EOTP, activez
la transaction < CJI3> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting
analytique / Reporting / Analyse financière OTP / Projets : Postes indiv. Coûts réels »

n Saisir un profil BD (Base de données)


o Saisir les données de gestion de projets
p Saisir la/les nature(s) comptable(s) pour une analyse plus fine ou un groupe de natures
comptable
q Saisir la période d’analyse

La mise en forme « /Z Analys de » a été développée pour le CNRS


Le bouton sélections définies par l’utilisateur permet de sélectionner plus finement les
projets.
• Par DR pilote ou par unité pilote
• Par profil de projet (type de contrat, type d’OIP)

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L’écran suivant apparaît :

Avec la mise en forme standard on obtient le tableau suivant :

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n Affichage du résultat de la requête par nature comptable avec des données d’en tête.
o Par double clic, il est possible d’afficher la pièce. Celle-ci sera différente en fonction de son
origine.

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6.3.2 Transaction CJI4 « Affichage des postes individuels de coûts


budgétés par projet »

Pour accéder à l’état d’analyse des postes individuels de pré-budget sur EOTP, activez
la transaction < CJI4> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting
analytique / Reporting / Analyse financière OTP / Projets : Postes indiv. Cts pré-budget »

Le profil à choisir est « 000000000001 »

n Saisir un profil BD (Base de données)


o Saisir les données de gestion de projets
p Saisir la/les nature(s) comptable(s) pour une analyse plus fine ou un groupe de natures
comptable
q Saisir la période d’analyse

Le bouton sélections définies par l’utilisateur permet de sélectionner plus finement les
projets.
• Par DR pilote ou par unité pilote
• Par profil de projet (type de contrat, type d’OIP)

L’écran suivant apparaît :

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n Affichage du résultat de la requête par éléments d’OTP avec des données d’en tête.
o L’utilisateur aura la possibilité d’afficher le détail d’une ligne.

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6.3.3 Transaction CJI5 « Affichage des postes individuels


d’engagements par projet »

Pour accéder à l’état d’analyse des postes individuels d’engagements sur EOTP,
activez la transaction < CJI5> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et
reporting analytique / Reporting / Analyse financière OTP / Projets : Postes indiv.
engagements »

Le profil à choisir est « 000000000001 »

n Saisir un profil BD (Base de données)


o Saisir les données de gestion de projets
p Saisir la/les nature(s) comptable(s) pour une analyse plus fine ou un groupe de natures
comptable.
Par exemple pour retrouver les engagements de personnel, interroger sur la nature
comptable 64400000 Rémunération de personnel sur conventions
q Saisir la période d’analyse
Le bouton sélections définies par l’utilisateur permet de sélectionner plus finement les
projets.
• Par DR pilote ou par unité pilote

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• Par profil de projet (type de contrat, type d’OIP)

La mise en forme « /Z CNRS » a été développée pour le CNRS qui permet d’afficher les
commandes et engagement par n° de fournisseur, nature comtpable, pièce de référence
L’écran suivant apparaît :

n Affichage du résultat de la requête par éléments d’OTP avec des données d’en tête.
o L’utilisateur aura la possibilité d’afficher le détail des pièces d’origines.

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6.3.4 Transaction S_ALR_87013542 « Analyse comparative


Réel/engagement/total/pré-budget des OTP

Pour accéder à l’état d’analyse comparative pré-budget/réel/engagement des EOTP,


activez la transaction < S_ALR_87013542> à partir du chemin « Comptabilité analytique
/ Clôture et reporting analytique / Reporting / Analyse financière OTP / Réel/eng./total/p-
bdgt dev.per.ana »

Le profil BD à sélectionner est « 000000000001 »

n Saisir un profil BD (Base de données)


o Saisir les données de gestion de projets
p Saisir la période d’analyse et la version de pré-budget
q Saisir la/les nature(s) comptable(s) pour une analyse plus fine et structurée
Le bouton sélections définies par l’utilisateur permet de sélectionner plus finement les
projets.
• Par DR pilote ou par unité pilote
• Par profil de projet (type de contrat, type d’OIP)

L’écran suivant apparaît :

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n Affichage du résultat de la requête par éléments d’OTP avec des données d’en tête.
L’utilisateur peut descendre dans l’arborescence pour avoir le détail des écritures sur
chaque EOTP. Les données affichées correspondent aux données imputées sur la ligne
d’OTP en surbrillance de la partie gauche de l’écran. Si la ligne en surbrillance est au
niveau le plus haut de la structure, les chiffres affichés cumulent les imputations des
niveaux inférieurs.
o L’utilisateur aura la possibilité d’afficher les postes individuels d’une écriture.
A partir des postes individuels il peut remonter au détail des pièces

La colonne «Réel » correspond aux dépenses facturées et services faits sur l’OTP
La colonne « Engagements » correspond aux commandes d’achat non soldées imputées
sur l’OTP.
La colonne «Total » représente la somme des colonnes « engagements et réel »
La colonne « Pré-budget » comprend les montants saisis en pré-budget sur les natures de
dépenses prévues à cet effet.

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6.3.5 Transaction S_ALR_87013533 « analyse comparative Pré-


budget/réel/engagement »

Pour accéder à l’état d’analyse comparative pré-budget/réel/engagement des EOTP,


activez la transaction < S_ALR_87013533> à partir du chemin « Comptabilité analytique
/ Clôture et reporting analytique / Reporting / Analyse financière OTP / P-
bdgt/réel/engt/P-bdgt res./engagé »

n Saisir un profil BD (Base de données)


o Saisir les données de gestion de projets
p Saisir la période d’analyse et la version de pré-budget
q Saisir la/les nature(s) comptable(s) pour une analyse plus fine et structurée
Le bouton sélections définies par l’utilisateur permet de sélectionner plus finement les
projets.
• Par DR pilote ou par unité pilote
• Par profil de projet (type de contrat, type d’OIP)

L’écran suivant apparaît :

Gestion des processus et états Page 93 sur 104


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n Affichage du résultat de la requête par éléments d’OTP avec des données d’en tête.
o L’utilisateur a la possibilité d’afficher les postes individuels par période d’une écriture en
double cliquant dans la zone 1 sur la variation possible « période » Un tableau récapitule
l’ensemble des écritures par exercice.

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6.4 Etat d’analyse en clôture


6.4.1 Transaction ZCO1SOP « Analyse du coûts complets chercheurs »

Cet état permet d’avoir une vision globale de toutes les dépenses engagées par un laboratoire de
recherche.
• Dépenses de personnel sur son centre de coûts paye
• Charges liées aux répartitions des frais des unités administratives centrales et régionales
• Dépenses liées aux contrats
• Dépenses sur l’EOTP 9ADO.

Pour accéder à l’état d’analyse du coût complet des chercheurs, activez la transaction <
ZCO1SOP > à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique /
Reporting / Analyse Clôture / Analyse coûts complets chercheurs »

n Saisir la période d’analyse


o Saisir un groupe de centre de coûts permettant de sélectionner le ou les unités de
recherche à analyser.
Un groupe de nature comptable doit être créé afin de regrouper les natures de dépenses
conformément aux critères de décomposition de coûts complets des chercheurs.
L’écran suivant apparaît :

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n Affichage du résultat de la requête par centres de coûts avec des données d’en tête.
o La liste de natures comptables devrait être hiérarchisée à partir du groupe de natures
comptables saisi dans l’écran de sélection.

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6.4.2 Transaction ZCO1OAL « Analyse hiérarchique des natures


comptables par centres de coûts »

Pour accéder à l’état d’analyse des natures comptables par centres de coûts, activez la
transaction < ZCO1OAL > à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting
analytique / Reporting / Analyse Clôture / Analyse hiérarchique natures comptables »

n Saisir la période d’analyse


o Saisir un groupe de centre de coûts permettant de sélectionner le ou les unités de
recherche à analyser.
Un groupe de nature comptable afin de délimiter et structurer l’analyse.
L’écran suivant apparaît :

n Affichage du résultat de la requête par centres coûts avec des données d’en tête.
o Sélectionner une nature comptable pour une analyse des coûts plus fine.
L’écran suivant apparaît :

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n Affichage du détail des lignes.

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6.4.3 Transaction ZCO1OAB « Analyse des centres de coûts par Natures


comptables »

Pour accéder à l’état d’analyse des centres de coûts par natures comptables, activez la
transaction < ZCO1OAB > à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture et reporting
analytique / Reporting / Analyse Clôture / Analyse hiérarchique des unités»

n Saisir la période d’analyse


o Saisir un groupe de centre de coûts permettant de sélectionner le ou les unités de
recherche à analyser.
Un groupe de nature comptable afin de délimiter et structurer l’analyse.
L’écran suivant apparaît :

La colonne « engagement » correspond aux demandes d’achat et commandes imputées (et non soldées)
La colonne « Réel » correspond aux factures saisies et services faits imputées
La colonne « Réel stat » correspond aux factures et services faits imputés sur des natures comptables
autres que des dépenses et recettes.
n Affichage du résultat de la requête par nature comptable avec des données d’en tête.
o Sélectionner un centre de coût pour une analyse des coûts plus fine.
L’écran suivant apparaît :

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n Affichage du détail des lignes.

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6.4.4 Transaction S_ALR_87013543 « Analyse comparative Réel/pré


budget/écart absolu/écart en % »

Pour accéder à l’état d’analyse comparative pré-budget/réel/ écart absolu/écart en %


des EOTP, activez la transaction < S_ALR_87013543> à partir du chemin
« Comptabilité analytique / Clôture et reporting analytique / Reporting / Analyse
financière OTP / Réel/p-bdgt/écart absolu/écart en % »

Le profil BD à sélectionner est « 000000000001 »

n Saisir un profil BD (Base de données)


o Saisir les données de gestion de projets
p Saisir la période d’analyse et la version de pré-budget
q Saisir la/les nature(s) comptable(s) pour une analyse plus fine et structurée
Le bouton sélections définies par l’utilisateur permet de sélectionner plus finement les
projets.
• Par DR pilote ou par unité pilote
• Par profil de projet (type de contrat, type d’OIP)

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L’écran suivant apparaît :

n Affichage du résultat de la requête par éléments d’OTP avec des données d’en tête.
L’utilisateur peut descendre dans l’arborescence pour avoir le détail des écritures sur
chaque EOTP. Les données affichées correspondent aux données imputées sur la ligne
d’OTP en surbrillance de la partie gauche de l’écran. Si la ligne en surbrillance est au
niveau le plus haut de la structure, les chiffres affichés cumulent les imputations des
niveaux inférieurs.
o L’utilisateur aura la possibilité d’afficher les postes individuels d’une écriture.
A partir des postes individuels il peut remonter au détail des pièces
La colonne «Réel » correspond aux dépenses facturées et services faits sur le projet, par
nature comptable
La colonne « pBudb.proj » comprend les montants saisis en pré-budget sur par nature
comptable.
La colonne «Ecart abs. » représente l’écart en Euro entre les deux montants précédents.
La colonne « Ecart % » représente l’écart en Pourcentage entre les deux montants
précédents.

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6.4.5 Transaction S_ALR_87013564 « Analyse comparative Pré Budget


/ Réel / Ecart »

Pour accéder à l’état d’analyse comparative Pré Budget / Réel / Ecart, activez la
transaction < S_ALR_87013564> à partir du chemin « Comptabilité analytique / Clôture
et reporting analytique / Reporting / Analyse financière OTP / Analyse Produit »

Ce « reporting » affiche uniquement les montants de Pré Budget / Réel / Ecart pour les
produits affectés à l’OTP et sur tous les exercices, alors que, le « reporting »
S_ALR_87013543 (6.4.4) affiche les dépenses et les produits par nature comptable de
l’OTP.

n Saisir un profil BD (Base de données)


o Saisir les données de gestion de projets
Le bouton sélections définies par l’utilisateur permet de sélectionner plus finement les
projets.
• Par DR pilote ou par unité pilote
• Par profil de projet (type de contrat, type d’OIP)

L’écran suivant apparaît :

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n Affichage du résultat de la requête par éléments d’OTP avec des données d’en tête.
o L’utilisateur a la possibilité d’afficher les postes individuels par période d’une écriture en
double cliquant dans la zone 1 sur la variation possible « période » Un tableau récapitule
l’ensemble des écritures par exercice.

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