1º FPBásica T.A.B.O.

T5: La correspondencia I

Tema 5: La Correspondencia en la Empresa I - Cartas

INTRODUCCIÓN.
Las empresas son entidades que necesitan relacionarse con su entorno, para ello utilizan tanto
elementos de comunicación Oral como escrita, siendo las Comunicaciones escritas por sus ventajas las más
utilizadas actualmente, ya que además constituyen una prueba fiel de la comunicación y puede archivarse y
compartirse en cualquier momento.
En este tema, aprenderemos las partes de una Carta Comercial tal y como se redactan en las
empresas.

1.- PARTE 1: INICIO.

La carta comercial se divide en 3 partes; Inicio, contenido y Final. En esta primera pregunta, vamos
a ver con detenimiento cada una de las partes del Inicio, así como ejemplos de distintos tipos que serán
útiles para cuando tengamos que escribir una carta comercial.

1.a.- MEMBRETE,
Ya dijimos que comprendía el nombre comercial de la empresa, la dirección, el teléfono, correo
electrónico, página web, C.I.F.:, …
Lo normal es escribir el membrete al inicio de la carta y en la parte superior, pero podemos
encontrarnos casos donde el membrete aparezca en Vertical al lado Izquierdo del folio, lo cual es más
original, aunque igualmente válido. (Lo veréis en el anexo de Cartas del tema).

1.b.- DESTINATARIO,
Aquí aparecen los datos de la persona o empresa que va a recibir la MARCO GENERAL, S.L.
carta. Se recomienda poner los siguientes datos dentro de un recuadro que A/A : Manuel Gómez Gómez
enmarque la dirección, por ejemplo; C/ El bierzo, 132
(33210)- GIJÓN
Asturias

1.c.- REFERENCIA,
Cuando nuestra carta es para responder a otra carta que una empresa
Nos ha mandado, se suelen poner 2 Referencias, Una Nuestra y la otra suya, así, si hay cualquier problema,
pueden localizar su referencia de manera rápida.
Para poner NUESTRA REFERENCIA utilizamos las siguientes formas:

n/rfa.: LB/vt N/Rfa.: LB/ vt N/Escrito: 19.02.15

Para poner SU REFERENCIA utilizaremos cualquiera de las siguientes formas:

s/Rfa.: LB/vt S/Rfa.: LB/ vt s/Escrito: 19.02.15

1.d.- ASUNTO,
Breve descripción del motivo de la carta. Algunos ejemplos son:
Asunto: invitación a inauguración. Asunto: mercancías defectuosas Asunto: reclamación efecto impagado
Asunto: solicitud de información. Asunto: devolución mercancías defectuosas Asunto: revisión condiciones de pago
Asunto: confirmación de pedido. Asunto: envío de Factura
Asunto: modificación del pedido Nº 123/098 Asunto: envío de catálogo 2015

1.e.- FECHA,
Tenemos dos opciones;
@ poner la Fecha directamente en el siguiente formato; 23 de febrero de 2015.
@ Poner la palabra FECHA: seguida de la fecha con Números; Fecha: 23.02.2015

Si en el MEMBRETE, se pone la población desde donde se escribe la carta, no es necesario ponerla al lado de
la fecha. Ahora bien, si en el Membrete, no se nombra a la población, sí debemos escribirla antes de la fecha, como en
el siguiente ejemplo: Gijón, 23 de febrero de 2015.

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10.2.- PARTE 2: CONTENIDO DE LA CARTA.

Aunque el Saludo lo consideramos parte del Inicio, vamos a incluirlo en este tema en el contenido
de la carta, porque es donde empieza nuestro escrito realmente. Además del Saludo, en esta parte,
veremos el texto y la Despedida.

2.a.- SALUDO;
Es una fórmula de cortesía antes del texto. Dependiendo de a quien vaya dirigida la carta y quien la
escriba debemos tener distintos tipos de saludo, los veremos en la siguiente tabla:
EMISOR DESTINATARIO EJEMPLOS
Muy Sr. Mío:
Estimado Sr.: Estimado Sr. García:
 Persona  Persona Estimada Sra.:
Distinguido Sr./Sra.:
Muy señores míos:
Estimados Sres.:
 Persona  Empresa Estimadas Sras.:
Distinguidos Sres./Sras.:
Muy señor nuestro:
Estimado Sr.:
 Empresa  Persona Estimada Sra.:
Distinguido Sr./Sra.:
Muy señores nuestros:
Estimados Sres.:
 Empresa  Empresa Estimadas Sras.:
Distinguidos Sres./Sras.:

2.b.- CUERPO DE LA CARTA,

Es la parte más importante del escrito, ya que es donde expresamos el mensaje completo que
queremos transmitir. Por eso es importante empezar el texto de manera educada y cordial.
Algunos ejemplos para empezar a escribir, dependiendo del motivo de nuestra carta serán:

CUANDO VAMOS A RESPONDER A UNA CARTA QUE NOS HAN MANDADO:

℘ En respuesta a su carta con fecha …
℘ Correspondemos a su atenta carta del día …
℘ En relación a su (carta, reclamación, pedido, solicitud de información, … )
℘ Ha llegado a nuestra empresa su carta del día …

CUANDO LA CARTA ES INICIATIVA NUESTRA (no respondemos a nada)

℘ El motivo de nuestra carta es …
℘ Tenemos el placer de comunicarle …
℘ Nos es grato informarle de …
℘ Nos dirigimos a usted/ ustedes para …
℘ Con motivo de … nos dirigimos a ustedes para …
℘ Nos ponemos en contacto con usted/ ustedes para …
℘ Nos ponemos en contacto con usted/ustedes con el objeto de …
℘ Como ustedes sabrán, … , por este motivo hemos decidido ponernos en contacto con ustedes …

SOLICITUD DE INFORMACIÓN:
℘ Conociendo a su empresa, les agradeceríamos que nos informarán de …
℘ Hemos sabido que su empresa se dedica a … , por este motivo, necesitamos nos envíen
información acerca de …
℘ Les agradeceríamos nos informasen sobre …
℘ Nos dirigimos a ustedes para solicitarles información acerca de …, ya que necesitamos …

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EN RESPUESTA A UNA PETICIÓN QUE NOS HAN REALIZADO, QUEJA O SUGERENCIA.

℘ Tenemos el agrado de responderles a la solicitud recibida por ustedes con fecha …
℘ Nos dirigimos a ustedes para informarles sobre la petición que usted/ustedes nos hicieron
acerca de …
℘ Una vez estudiada detenidamente su (petición, queja, reclamación, sugerencia, … ) lamentamos
comunicarle/ comunicarles …
℘ Una vez estudiada detenidamente su (petición, queja, reclamación, sugerencia, … ) nos es grato
comunicarle / comunicarles …
℘ Una vez analizada su … nos es grato/ lamentamos comunicarle que …

2.c.- DESPEDIDA,
Es una frase educada y con cortesía para indicar el final de nuestro escrito.
Lo normal es utilizar una frase corta, por ejemplo;
Atentamente,
Muy atentamente,
Les saluda atentamente,
Reciban un cordial saludo,
Aunque si queremos que guarde relación con el contenido de la carta, podemos utilizar otras
formas como por ejemplo;
En espera de sus prontas noticas, les saluda atentamente.
Con nuestro agradecimiento anticipado, reciban un cordial saludo.
En espera de su conformidad, les saluda atentamente.
Dándoles las gracias por anticipado, reciban un saludo.
Esperando noticias suyas, me despido atentamente/ nos despedimos atentamente.
Agradeciéndoles de antemano su atención, les saludo atentamente.

10.3.- PARTE 3 – FINAL DE LA CARTA.

En esta parte vamos a incluir la Antefirma, Firma, Anexos y Posdatas. Vamos a poner ejemplos
solamente de los 2 primeros ya que los últimos no tienen nada en particular.

3.a.- ANTEFIRMA,
Contiene la empresa y el puesto de trabajo de quien firma.
INDUSTRIAS TELLO, TELFASA ARRIVES D.O.
Jefe de Ventas Gerente Secretaria de Dirección

3.b.- FIRMA,
Es el Garabato de quien firma, y debajo el nombre y apellidos. Si lo deseamos, podemos poner
delante del nombre la abreviatura Fdo.: , como por ejemplo:
Personas   Empresas
Atentamente,

Álvaro Gil García

Fdo.: Vanesa Pinto García Jefe de RR.HH
3.c.- OTRAS FORMAS DE FIRMA Y DE ANTEFIRMA.
Ya hemos dicho que no hay ningún reglamento especial para escribir cartas, y por tanto las formas
que estamos viendo en este tema son sólo orientativas, así podemos encontrarnos también con estas
maneras de firmar:
SALINAS DEL NORTE, SALINAS DEL NORTE SALINAS DEL NORTE,
Jefe de ventas
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Fdo.: Álvaro Gil Gómez Álvaro Gil Gómez
Fdo.: Álvaro Gil Gómez Jefe de ventas Jefe de ventas

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EJEMPLO1: Carta comercial completa.

C/ Antonio de Nebrija, nº 15
(06010)-Badajoz
BADAJOZ
CIF: A06/0017934
Tlf: (924)55.81.02 Email: fpbadm@educarex.es

Ref.: MC/gc
Badajoz, 08 de enero de 2019
Asunto: Solicitud de Información

Estimados Señores:

Somos una empresa dedicada a fabricar y vender todo tipo de material de

oficina para la provincia de Badajoz. Llevamos en el mercado más de 10 años por lo
que somos un referente para la zona por ofrecer nuestros productos con una calidad
excelente y una buena relación calidad – precio.
El motivo de la presente carta es ofrecernos como posible proveedor para su
empresa, ya que hemos conocido que vende productos con características similares
al resto de nuestros clientes.

Para invitarles a conocer nuestro amplio catálogo, calidades e informarles

sobre nuestros precios y ofertas permanentes, uno de nuestros comerciales visitará
su empresa la semana próxima. Si ustedes tienen algún inconveniente o quisieran
concertar la entrevista en un horario concreto, les adjuntamos nuestros teléfonos
de contacto y correo electrónico.

Esperando que la información que le hemos suministrado sea de su interés.

Reciban un cordial saludo.

FPBAdm, S.A.
(MATERIAL DE OFICINA)
FPBAdm, S.A.
Gerente Tlf.: 924.55.81.02 Extensión 012

EMAIL: fpbadm@educarex.es
Fdo.: María Corvillo

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10.4.- SIGLAS, ABREVIATURAS Y ACRÓNIMOS.

a.- SIGLAS,
Se forman por las letras iniciales de las distintas palabras que queremos abreviar. Por ejemplo;
Boletín Oficial del Estado tiene como siglas: BOE.
Las letras que forman las siglas no irán separadas ni por espacios ni por Puntos.
Bien: BOE Mal: B.O.E.
Estarán escritas SIEMPRE en Mayúsculas.
Bien: BOE Mal: Boe
Las Siglas no se ponen en Plural.
Bien: ONG, ATS,NIF, DNI Mal: ONGs, ATSs, NIFs, DNIs
Cuando en una carta escribamos por primera vez lo que significa la sigla, lo haremos con todas las
letras, y el resto de veces que nos refiramos a ella, será la sigla lo que debemos escribir.

b.- ABREVIATURAS,
Representan una o varias palabras mediante un grupo de letras, siempre se pone punto al final de
la abreviatura. Al final de esta pregunta, aparece un cuadro con las abreviaturas más utilizadas en las cartas
y escritos comerciales.
Ejemplo: Señor  Sr. Don  D. Doctor  Dr.

c.- ACRÓNIMOS,
Es una palabra formada por las iniciales de un conjunto de palabras, por ejemplo:
Ministerio de Economía y Hacienda  MEH Aeropuertos Españoles y navegación aérea = AENA
Ministerio de Medio Ambiente  MMA
Compañía Española de Petróleo, SA  CEPSA

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5.- CLASIFICACIÓN DE LAS CARTAS COMERCIALES.

Según El contenido de las cartas pueden clasificares en 3 bloques diferentes:

a.- De informe, donde se solicita información de alguna cosa.
b.- De pedido, cuando pedimos mercancías, modificamos, confirmamos el pedido o las condiciones.
c.- De reclamación, bien por mercancía defectuosa, cantidad errónea, impagos, etc.

5.A.- CARTAS DE INFORME;

Los informes que podemos pedir en este tipo de cartas pueden ser de varios tipos,
@ Informes COMERCIALES,
Son cartas dirigidas a otras empresas del mismo sector, misma actividad, donde se solicita
información sobre clientes, proveedores, posibles competidores, etc. Los aspectos que se solicitan están
relacionados con la solvencia económica, seriedad, etc.
Deben escribirse con precisión, indicando el motivo de la solicitud y haciendo siempre referencia a
la CONFIDENCIALIDAD con la que trataremos los datos.

@ Informes Personales,
Cartas dirigidas a las empresas donde se solicita información sobre personas a las que conocen por
haber prestado allí un servicio. El motivo más utilizado es para informarse de cómo trabaja un antiguo
trabajador que nos interesa ahora a nosotros.

EJEMPLO DE CARTA DE INFORME:

MEMBRETE
Fecha DATOS DEL RECEPTOR DE LA CARTA.
Asunto,
Saludo;
Les rogamos que, con la mayor brevedad posible, nos remitan informes comerciales de la empresa …… con domicilio en …… de ………

Esta petición viene motivada por el pedido que nos ha realizado dicha firma y por ser la primera vez que tenemos relaciones comerciales con la empresa.

Nos gustaría transmitirles que los informes recibidos serán tratados confidencialmente y, como en anteriores ocasiones, el importe de dicho estudio se lo cargaremos en
su cuenta al finalizar el mes.

Agradeciendo de antemano su colaboración, atentamente.

FPBAdm, S.A.
Jefe de ventas

Manuel Vicente

5.B.- CARTAS DE PEDIDO.

b.1.- SOLICITUD DE INFORMACIÓN, dirigidas a proveedores habituales o futuros, solicitando

información sobre sus productos, con el propósito de hacer algún pedido.
Se deben exponer claramente la clase de información que deseamos, las condiciones de la venta, si
hemos visto alguna oferta interesante, etc. EJEMPLO:
MEMBRETE
Fecha DATOS DEL RECEPTOR DE LA CARTA.
Asunto: SOLICITUD DE INFORMACIÓN
Saludo;
Nos complace ponernos en contacto con ustedes, con el objeto de solicitarles información sobre los productos que
fabrican / venden, ya que desearíamos estudiar la posibilidad de hacer un pedido.
Rogamos nos remitan un catálogo de sus artículos, indicándonos plazos de entrega, formas de pago, el medio de
transporte para enviar la mercancía, los precios y posibles descuentos de los que podríamos beneficiarnos.

Agradeciendo de antemano su colaboración, atentamente.

FPBAdm, S.A.
Jefe de compras
María Asensio Romero

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B.2.- PEDIDO EN FIRME, una vez que el cliente recibe la información que solicitó anteriormente, decide
hacer un pedido al proveedor. El pedido se hace por escrito y DEBE IR FIRMADO.
Para que no se produzcan situaciones equivocadas, debe figurar en la carta con todo detalle:
Artículo, referencia, cantidad deseada, precio unitario, importe total, forma de pago, descuentos, plazo de
entrega y lugar de recepción de la mercancía.

MEMBRETE
Habiendo recibido la información que les solicitamos en una carta anterior, donde nos remitían un catálogo de sus productos, nos es grato
comunicarles que vamos a realizar el siguiente pedido a su empresa:
Cantidad Artículo Código Precio Ud. Descuento

Condiciones del pedido:

#Precios sin IVA
# Forma de Pago: Letra de cambio aceptada a 60 días fecha de factura.
# Plazo de entrega: 7 días desde la aceptación del pedido. # Forma de envío: Empresa de Transportes MRQ.
Agradeciendo de antemano su colaboración, atentamente.
FPBAdm, S.A. - Jefe de compras (María Asensio Romero)

B.3.- ACEPTACIÓN DEL PEDIDO, es el tipo de escrito que remite el vendedor al cliente donde le
comunica la aprobación o la aceptación del pedido formulado. Es una carta sencilla, donde se indica que el
pedido se ha aceptado, por lo que no es necesario repetir las condiciones del pedido, a no ser que se haya
producido alguna incidencia.
En el caso de que se prevea alguna condición que varíe el pedido que hizo el cliente, debemos
comunicárselo lo antes posible.
Si un proveedor por la información que tiene sobre un cliente, o porque sabe que no va a poder
atenderlo, decide rechazar el pedido, deberemos redactar un texto donde el cliente no se sienta ofendido
de forma que no afecte a futuras relaciones.
MEMBRETE
Fecha DATOS DEL RECEPTOR DE LA CARTA.
Asunto,
Saludo;
Nos es grato comunicarle que hemos recibido su pedido de fecha 08 de Eneero del presente año. Manifestamos total conformidad ante el mismo.
Su pedido será atendido en un plazo no superior a 10 días, remitiéndose por el medio de transporte de la empresa MRQ.
Les agradecemos la confianza que han depositado en nuestra empresa, atentamente.
FPBAdm, S.A.
Jefe de ventas

Manuel Vicente

B.4.- COBRO DEL PEDIDO, La envía el Proveedor al cliente adjuntando el documento que han originado
la venta, es decir la factura comercial. La mayoría de las veces se envía sólo la factura. No obstante, se
pueden acompañar a una carta a modo de aviso o recuerdo sobre la forma de pago.
MEMBRETE
Muy señores nuestros:
Adjuntamos la Fra. Nº 023/907 correspondiente a su pedido con fecha 08 de enero cuyo importe
asciende a 1234,6€.
Les recordamos que para su cobro, hemos puesto en circulación un efecto con vencimiento el 25 de
mayo, domiciliado en el Banco …., oficina …. De su localidad, así mismo el CCC es: ____ ____ __ __
__________

Agradeciendo de antemano su colaboración, atentamente.

FPBAdm, S.A.
Jefe de ventas
Manual Vicente

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C.- CARTAS DE RECLAMACIÓN.

c.1.- RECLAMACIÓN DEL PEDIDO, escrito que envía el cliente al proveedor donde se exponen
cuestiones como las incidencias o desperfectos que ha observado en la mercancía al recibirla.
Se puede tener una reclamación por la cantidad recibida, una reclamación en el tipo de productos
recibidos o bien en el estado o defectos que presenten los productos.
Este tipo de cartas hay que redactarlas con corrección, siendo educados y serios, enfatizando en el
motivo de la reclamación.
Si el cliente tiene razón, el proveedor deberá escribir una carta reconociendo su error y pidiendo
disculpas y posibles soluciones al problema surgido.
Por el contrario, si el cliente no tiene la razón, se redactará el escrito, haciéndole ver que el error es
suyo y que la empresa no ha tenido nada que ver en ello.

MEMBRETE
Saludo;
Con fecha de hoy, hemos recibido el Pedido nº 023 y en él observamos que falta un bulto de los 3 que forman el
pedido.
Probablemente, haya sido motivado por un error en su departamento de almacén, por lo que nos vemos en la
necesidad de rogarles que realicen las gestiones pertinentes para solucionar el problema anteriormente citado.
Agradeciendo de antemano su colaboración, atentamente.
FPBAdm, S.A.
Supervisor de almacén
(Ángel Cruz Sanz)

c.2.- RECLAMACIÓN DE IMPAGADOS, se redacta cuando el cliente no ha cumplido con las

condiciones de pago que tiene pactadas en el pedido con el proveedor.
Este tipo de cartas resultan ingratas y desagradables para ambas partes, sobre todo cuando el
cliente no es la primera vez que no paga.
Su redacción tiene que ser breve y se debe notar la firmeza del proveedor para cobrar la cantidad
de la deuda. También es conveniente resaltar el agrado que nos produce si hay colaboración por su parte.
Las facilidades en el pago, irán disminuyendo a medida que pase el tiempo y no paguen, por este
motivo, las frases y las órdenes deben ser firmes, no pidiendo por favor ni dando gracias por nada.
MEMBRETE
Fecha DATOS DEL RECEPTOR DE LA CARTA.
Asunto,
Saludo;
Hemos recibido devuelto nuestro efecto con vencimiento el 25 de mayo, cuyo importe asciende a … €.
Suponemos que dicha devolución ha sido motivada por causas ajenas a su voluntad.
Este impago ha originado unos gastos de devolución hacia la entidad bancaria que ascienden a … € según fotocopia bancaria
adjunta y que procederemos a cargar en su cuenta.
Le rogamos que con la mayor brevedad posible, se pongan en contacto con nosotros para buscar una solución a respecto.

FPBAdm, S.A.
Jefe de ventas
Manual Vicente

http://g-administrativa.blogspot.com
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