ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE ARCHIVOS

GESTIÓN DOCUMENTAL
Docente: Marlene Salazar Ramos

Programa Ciencia de la Información y la Documentación,

Bibliotecología y Archivística
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

UNIDAD TEMÁTICA NRO. 3

DOCENTE: MARLENE SALAZAR RAMOS

PRIMER SEMESTRE 2017

 PRESENTACIÓN.

La adecuada gestión documental de una entidad, es determinante para la conservación de su

memoria institucional; más aún cuando se trata de entidades del orden público, ya que existe un
marco jurídico riguroso y de obligatorio cumplimiento que rige la actividad archivística desde la
producción del documento hasta su destino final.
Ya hemos estudiado el Marco Normativo, Qué es un Programa de Gestión Documental (PGD);
Concepto, Objetivo y alcance; y Procesos de un PGD. Para está unidad los invito a estudiar y conocer
la implementación de un PGD.

JUSTIFICACIÓN DEL ESPACIO ACADÉMICO:

La gestión documental está enmarcada dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo
así todo lo relacionado con el ciclo vital de los documentos; entre otros aspectos también está
enmarcada la obligación de elaborar y aplicar las Tablas de Retención Documental; éstas, se
constituyen en un instrumento archivístico que permite identificar en cada entidad de acuerdo
con sus funciones y procedimientos, los documentos que se producen, reciben y se deben
conservar, con sujeción al principio de eficiencia que rige la función administrativa y al de
racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración
pública, agentes dinamizadores de la acción estatal y sustento natural de sus procesos
informativos1
Por ello es de vital importancia que los Estudiantes del Programa de ciencia de la información
y la documentación, bibliotecología y archivística, tengan conocimiento de manera de
implementar un PGD con el conocimiento de que en nuestro país se hace obligatoria que las
entidades del sector público diseñen e implementen programas de gestión documental,
orientados a la normalización de la documentación como soporte para la administración, en el

1
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual de Archivística Primera Fase. Guía para la Implementación de un Programa
de Gestión Documental. Compilado por: Triana Torres, Jorge William.
servicio al ciudadano y como proceso fundamental para garantizar la preservación del
patrimonio documental del país.

PREGUNTA PROBLEMATIZADORA.

¿Conoce Usted los pasos que debe seguir para la implementación de un Programa de Gestión
Documental?

OBJETIVO GENERAL

Desarrollar en el Estudiante las capacidades requeridas para adquirir los conocimientos

sobre la implementación de un PGD, y los pasos que se llevan a cabo para la
implementación de un Programa de Gestión Documental

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Conocer e identificar los procesos que se llevan a cabo en un Programa de Gestión

Documental, mediante el análisis y aplicación del documento ABC para la implementación
de un PGD. Bogotá : Archivo General de la Nación,

CONTENIDOS

Bases para su Conceptualización

1. Implementación de un PGD

2. Pasos para su implementación

RECURSOS

Los recursos disponibles para el desarrollo de esta unidad serán:

1. Documentos publicados en la carpeta “Material del Apoyo / Unidad 3” en el ambiente de

aprendizaje virtual “Moodle”.

2. Guía temática para el desarrollo de la Unidad 3.

3. Otros recursos Bibliográficos ya sean los citados en la Bibliografía del microcurrículo o los
investigados por los estudiantes, siempre y cuando efectúen las respectivas citaciones.

PROCESO

Aspectos claves del proceso

1. El proceso de socialización se orientará y guiará por el instructor a partir de los Espacios

habilitados para dicho fin en la plataforma Moodle.

2. El Estudiante deberá bajar la Guía correspondiente a la respectiva Unidad.

3. El Estudiante deberá leer los documentos, publicados por el docente sobre el tema que se
está trabajando en esta Unidad.

4. Todos los integrantes del grupo deben participar en el proceso de principio a fin y
desarrollar la totalidad de las actividades.

5. Los productos realizados deberán ser enviados únicamente a través de la plataforma Moodle
en las fechas previstas y en el respectivo espacio habilitado para la actividad
ESPECIFICACIONES DE CADA ACTIVIDAD:

A partir de documentos publicados e investigados por su propia cuenta, Usted deberá realizar
la siguiente actividad:

ACTIVIDAD 1: ESTUDIO DE CASO

Nombre de la actividad Implementación de un PGD/ 15%

Tipo de actividad Taller Práctico de Aplicación en Grupo : Estudio de

Caso
Fecha de Inicio y entrega Martes 14 de Marzo a Lunes 27 de Marzo de 2017

En esta ocasión realizaremos un Estudio de caso :

Que es un Estudio de caso: “Técnica en la que los alumnos analizan situaciones

profesionales presentadas por el profesor, con el fin de llegar a una
conceptualización experiencial y realizar una búsqueda de soluciones eficaces”
(Fernández March, 2006).
INSTRUCCIONES:

 Analizar el caso.
 Presentar la propuesta de implementación de un Programa de Gestión
Documental; para este caso en particular.
 Para ello Usted deberá conocer los pasos a seguir en la implementación de
un PGD, los cuales encontrara en documentos de Apoyo.
 Este caso en particular se resuelve mediante la implementación de un PGD
 Para más ilustración sobre los estudios de caso les anexo documento
 Cualquier duda por mensajería interna.
 Elaborar en documento Word
 Subir a plataforma
 EVALUACIÓN.

Los aspectos más relevantes en la evaluación del desempeño serán:

• Originalidad y reflexión en torno a las actividades que se propongan

• Aplicación de los conceptos
• Puntualidad y estética en la presentación de los trabajos
• Buena redacción, coherencia y ortografía

¿Qué es necesario tener en cuenta?

1. Leer cuidadosamente la guía General

2. Estudiar los materiales de la unidad
3. Tener máxima responsabilidad y cumplimiento en la entrega de las actividades.
4. Realizar los trabajos a conciencia, recuerde que su formación es de carácter profesional
y así mismo sus trabajos deben ser el reflejo de su aprendizaje.
5. Los productos realizados deberán ser enviados a través de la plataforma Moodle. No se
recibirán trabajos ni por correo interno, ni por correo del tutor.

Nota: Este ¨ABC¨ es una herramienta complementaria. No pretender reemplazar lo establecido en

el Manual Implementación de un Programa de Gestión Documental - PGD, por lo cual se sugiere
consultar dicho documento en:
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Productos%20SINAE
%202013/PGD2.pdf
 CRONOGRAMA

Actividad Forma de Fechas Valor

entrega

Unidad 3 Taller práctico de Inicio : Martes 14 de Marzo 15%

aplicación en Final : Lunes 27 de
Implementación
Grupo :Estudio Marzo
de un PGD
de Caso

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.

ABC de la implementación de un Programa de Gestión Documenta PGD

http://www.secretariatransparencia.gov.co/prensa/2016/Documents/ABC-para-la-
implementacion-de-un-programa-de-gestion-documental-PDG_web.pdf