PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA Código : PBE.

01

Versión : 03
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE MINUTAS
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Revisó: Jefe SCC / Profesional en Nutrición SCC / Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Febrero 27 de 2008
Coordinación de Calidad Resolución N° 294

OBJETIVO ALCANCE

Describir las actividades a realizar en la elaboración de las minutas diarias para Aplica para los Servicios de Comedores, Combo Saludable, Servicio de
los servicios de alimentación ofrecidos a la Comunidad Universitaria, por la Alimentación Especial y Cafetería ofrecidos por la Sección de Comedores y
Sección de Comedores y Cafetería, con el fin de promover en los usuarios de Cafetería, adscrita a la División de Bienestar Universitario.
cada servicio estilos de vida saludables.

NORMATIVA
 Tabla de recomendaciones de consumo diario. ICBF. 2003. Por la cual se establecen las recomendaciones de consumo diario de calorias y nutrientes para la población
colombiana.
 Resolución 3803 del 22 de agosto 2016. Por la cual se establecen las Recomendaciones de ingesta de Energía y Nutrientes (RIEN), para la población colombiana y se
dictan otras disposiciones.
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

 DBU: División de Bienestar Universitario.

 I.C.B.F: Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
 Minuta: Conjunto de alimentos y/o preparaciones consideradas en un tiempo de comida.
 R.I.E.N: Recomendaciones de ingesta de Energía y Nutrientes
 SCC: Sección de Comedores y Cafetería.

CONSIDERACIONES

 La elaboración de minutas se realiza una vez a la semana y es entregada al almacenista , Supervisoras turno de cocina y a los Auxiliares tanto del Servicio de Comedores,
Combo Saludable, como de Cafetería y Servicio de Alimentación Especial, a más tardar el día jueves de la semana anterior a la aplicación de la minuta diseñada .
 Se utiliza un listado de minutas elegibles, con sus preparaciones y cada uno de los ingredientes , se calcula el número de raciones para cada tiempo de comida y se
determina la cantidad necesaria de elementos a solicitar.
 Los siguientes documentos son elaborados por la profesional en Nutrición y Dietética para todos los tiempos de comida y todos los servicios de alimentación así: Minuta
diaria y Recetas con la cantidad de alimentos para los usuarios.
- Para el Servicio de Cafetería se elabora el ciclo de minuta para el almuerzo corriente y vegetariano.
- Para el Servicio de Comedores se diseña la minuta para el desayuno, almuerzo y Comida.
- Para el servicio de Combo Saludable se diseña la minuta para el almuerzo.
- Para el servicio de Alimentación Especial se diseña la minuta para desayuno, almuerzo, comida y refrigerios, cuando a juicio del Profesional de Nutrición se
requiera.
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PROCESO EXTENSIÓN ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA
- CONSULTORIO JURÍDICO Código: PBE.01

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CONSIDERACIONES

 Los contratos de comestibles usados para los servicios de Comedores y Combo Saludable pertenecen al fondo común de la SCC 3132.
 Los contratos de comestibles usados para los servicios de Cafetería y Servicio de Alimentación Especial pertenecen al fondo e special de la SCC 7072.
 Diariamente y al finalizar la jornada laboral, la persona encargada de programar los servicios de Alimentación Especial debe diligenciar el formato FBE.41 Consolidado
Diario de Solicitudes Servicio de Alimentación Especial y entregarlo al Auxiliar de comedores encargado del servicio .
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Inicio/Fin Actividad Dec isión Documento Procesamiento en S.F. o Procedimiento predefinido Conector Conector de página
intranet
TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA

INICIO

Resolución 3803
1.Determina las calorías y nutrientes recomendados para Profesional en del 22 de agosto
1.Determina los una alimentación balanceada al inicio del año de servicio con 1Jornada nutrición 2016.Recomendaci
parámetros nutricionales base al documento de referencia. ones de ingesta de
Energía y
Nutrientes (RIEN),
¿El servicio de A para la población
alimentación es NO
Pág.6 colombiana
programado?

SI
2. Efectúa la revisión periódica del Sistema de Comedores Profesional en Sistema de
para determinar el número de usuarios activos y así evitar ½ Hora nutrición y Auxiliar Información de
2. Revisa los históricos pérdidas de alimentos, basados en el comportamiento del de Servicios de BU Comedores
uso del servicio en semestres anteriores se pronostica la
demanda del semestre en curso.

3. Verifica saldos en cada uno de los contratos de

comestibles con el fin de conocer las cantidades
3. Revisa los contratos y Profesional en
porcentaje de ejecución apropiadas a solicitar en cada uno de ellos. Archivo en Excel
Nota: La Profesional de Nutrición debe consultar con el nutrición con contratos
1 hora
Almacenista, si esté se encuentra al día en la inclusión de
facturas en el Sistema de Información Financiero de la
Universidad, para mantener actualizados los saldos de los
contratos.

Profesional en Libro interactivo

4. Revisa existencias en los 4. Revisa el inventario del cual se dispone en el almacén 1 hora
nutrición de Excel
inventarios para con base en esta información hacer los pedidos de
insumos correspondientes.

1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil

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TIEMPO DOCUMENTOS DE
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5. Consulta y selecciona en la base de datos de minutas, las

recetas e insumos requeridos para cada uno de los menús Minuta patrón
½ Jornada Profesional en
5. Consulta la base de de la semana.
datos de minutas nutrición
Ruta: Escritorio>Carpeta Minutas>Minutas >Selecciono
la minuta de interés (Cafetería, Combo Saludable,
Alimentación especial, Comedores) >Enter>Visualizar

6. Cálcula de las cantidades
de insumos y alimentos a
utilizar en la preparación
6. Realiza el cálculo ingresando (fechas del día de las
minutas, número de usuarios por cada tiempo de comida ), Profesional en
½ Jornada nutrición
para que haciendo uso de herramientas informáticas,
calcule las cantidades de insumos y alimentos a utilizar en la
preparación.

Minuta

7. Diligencia el formato FBE 04 (Control de Pedidos y

Profesional en FBE.04 Control
D
7. Diligencia el formato Salidas de Almacén), con las cantidades necesarias de
FBE 04 2 horas nutrición y/o Auxiliar de Traslado de
productos comestibles necesarios para la producción de las
Estudiantil Insumos y
minutas.
Productos

Formato FBE 04

1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil

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B
¿Servicio de Alimentación SI
Especial? Pág.6

NO
8. Entrega la minuta para cada servicio y tiempo de comida Profesional en FBE.04 Control
8. Entrega de minuta y al almacenista, las Supervisoras de Cocina y Auxiliares de
formato FBE 04 al personal 1 hora nutrición y/o Auxiliar de Traslado de
encargado
Comedores y Cafetería. De forma adicional al almacenista Estudiantil Insumos y
le es entregado el formato FBE.04 para realizar los pedidos Productos
necesarios de alimentos e insumos.

9. Publica las minutas

a la Comunidad 9. Publica las minutas en las carteleras de comedores y
1 y ½ hora Profesional en
Universitaria
Cafetería, redes sociales y envía por correo nutrición y/o Auxiliar
comedor@uis.edu.co interno la minuta para cada semana. Estudiantil
Nota:
Para ver el menú de la semana en la red social Facebook,
el usuario puede acceder ha:
FIN
 Comedores:
https://www.facebook.com/ComedorUIS
 Combo saludable:
https://www.facebook.com/CombosUIS
 Cafetería:
https://www.facebook.com/
cafeteria.bienestaruniversitario

1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil

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TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA

¿El servicio es de
atención inmediata?

NO

¿Hay productos B
SI
suficientes? Pág.6

NO
SI 10.Realiza el pedido al proveedor por medio de correo Profesional en
½ hora nutrición y/o Auxiliar
D 10. Realiza pedido a electrónico o llamada telefónica.
Pág.4 proveedor Nota: Diligencia el formato FBE 34 (Pedido Diario de Administrativo
Insumos y productos), este se envía vía correo electrónico
únicamente al proveedor de frutas y hortalizas.

Procedimieto PBE 30

11. Elaboración del Formato FBE 40 (Solicitud y Recibo 15 minutos Profesional en FBE.40 Solicitud y
11. Diligencia el formato Servicio de Alimentación Especial), con los respectivos nutrición y/o Aux Recibo Servicio de
FBE 40 datos del cliente, productos, cantidad, fecha y hora de Adminisdtrativo Alimentación
entrega del servicio. Especial
Nota: Para cada Servicio de alimentación Especial se
diligencia un Formato FBE 40.

Formato FBE 40

1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil

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TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA

Profesional en
12. Efectúa la entrega de la minuta y los formatos FBE 40 y 15 minutos
12. Envía documentos al
nutrición y/o Auxiliar
FBE 41 al auxiliar de Comedores encargado de Servicio de Administrativo
personal encargado
Alimentación Especial.

FIN

1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil

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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIÓN

01 Creación del Documento

Febrero 27 de 2008

 Inclusión de tiempos estimados

 Inclusión en el objetivo de la palabra almuerzo para el servicio de Combo Saludable
 Inclusión den el alcance de la palabra Combo Saludable
Noviembre 09 de 2016  Ajuste y ampliación de las consideraciones
02
 Eliminación de definiciones y abreviaturas del V .C.T y Macronutrientes
 Cambio total de las actividades
 Eliminación de los formatos FBE 08 Y FBE 03 los cuales no existían en la intranet.

 Inclusión en el objetivo el Servicio de Alimentación Especial.

 Inclusión en el alcance el Servicio de Alimentación Especial.
 Eliminación en consideraciones el termino Orden de producción.
 Inclusión en consideraciones el Servicio de Alimentación Especial entre los documentos elaborados
por la profesional de Nutrición y Dietética.
 Eliminación de actividades : 2 (Programación de la minuta), 3(Consulta de Minuta), 4(Calculo de las
cantidades de insumos y alimentos a utilizar en la preparación), 5 (Generación y entrega de la orden
de producción) y el documento orden de producción.
 Inclusión de las actividades: 2 (Revisa los históricos), 3 (Revisa los contratos y porcentaje de
03 Mayo 23 de 2019 ejecución), 4 (Revisa las existencias en los Inventarios), 5 (Consulta la base de datos de minutas), 6
(Calcula las cantidades de insumos y alimentos a utilizar en la preparación), 7 (Diligenciamiento del
formato FBE 04), 8 (Entrega de minuta y formato FBE 04 al personal encargado), 10 (Realiza pedido
a proveedor), 11 (Diligencia el formato FBE 40), 12 (Envía documentos al personal encargado).
 Inclusion de los formatos FBE 04 y FBE 40.
 Inclusión del enlace al procedimiento PBE 30 (Procedimiento de Atención al Servicio de
Alimentación Especial).
 Cambio de la definición de Minuta.
 Eliminación en consideraciones de el concepto Libro de Excel.