Contenido

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................ 2
1.1. Conceptos previos .................................................................................................... 3
1.2. Sistemas de información ........................................................................................... 4
1.3. Bibliotecas digitales .................................................................................................. 5
1.4. Importancia de las bibliotecas digitales en la investigación tecnológica.................... 6
1.5. Marco conceptual del desarrollo de software ........................................................... 7
1.6. Desarrollo de bibliotecas digitales............................................................................. 8
1.7. Tecnología de objetos ............................................................................................... 9
1.8. Automatización de Bibliotecas ................................................................................ 10
1.9. Bibliotecas Tecnológicas ......................................................................................... 13
1.10. Esquema de las funciones de una Biblioteca Pública. .......................................... 15
1.11. Esquema de una biblioteca especializada. ........................................................... 16
2. IMPLANTACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS SISTEMAS AUTOMATIZADOS EN
LAS BIBLIOTECAS ACADÉMICAS ............................................................................................. 18
2.1 El enfoque en espera de la aparición de los nuevos avances .................................. 19
2.2 El enfoque directo en favor de un sistema total...................................................... 20
2.3 El enfoque de la evolución hacía un sistema total ................................................... 21
2.4 Como crear la capacidad para la automatización .................................................... 22
2.5 Fases históricas del desarrollo de sistemas ............................................................. 26
2.6 Análisis, diseño y especificaciones .......................................................................... 28

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 1. INTRODUCCIÓN

Los continuos avances de la informática y las telecomunicaciones, además

del crecimiento global de la Web, han ayudado a la difusión de la
información alrededor de todo el mundo y a su acceso de manera
instantánea, provocando que la información se convierta en una de las
herramientas más importante para el crecimiento de cualquier
organización en el mundo.
Tal como lo menciona González “la utilización del computador como
elemento integrante de procesos de enseñanza y aprendizaje se remonta
a varias décadas atrás y ha ido cobrando una creciente importancia,
acentuada si cabe por la globalización de las comunicaciones y el acceso
a la información proporcionado por la extensión de la Internet y
especialmente de la Web (WWW)”.
Por lo anterior, el compartir información veraz, confiable y al alcance de
la mano, se ha convertido en una prioridad para los informáticos en estos
días, ya que, aunque la Web por sí solo es una fuente de información que
mucha gente utiliza, gran cantidad de ésta es insuficiente o de fuentes de
dudosa reputación que provoca que los resultados de las búsquedas de
información sean poco confiables.
Con el propósito de aprovechar las ventajas que ofrece la Web para
compartir información en línea, junto con técnicas de programación que
facilitan la creación de aplicaciones; se pueden ofrecer sistemas en línea
de recopilación, búsqueda y recuperación de información de alto nivel,
confiables y seguros, que apoyen la búsqueda de información de calidad.

2
Por tal motivo, es necesario el desarrollo de sistemas de información que
faciliten la búsqueda y recuperación de documentos científicos, aplicando
tecnologías Web, para lograr acervos confiables y útiles para personas
interesadas en recopilar información actual y de calidad.

1.1. Conceptos previos

Esta sección presenta algunas definiciones básicas de los conceptos más
relevantes. Un sistema se define como un conjunto de mecanismos y
herramientas que permiten la creación e interconexión de componentes
software, junto con una colección de servicios para facilitar las labores de
los componentes que residen y se ejecutan en él.
Schneider y Nierstrasz mencionan que “para hacer frente a los avances
en tecnología del hardware y a los rápidos cambios en requisitos, ha
habido una tendencia continua en el desarrollo de aplicaciones software
hacia los sistemas abiertos. Los sistemas abiertos se diferencian de los
cerrados (sistemas propietarios), en el sentido que no solo son abiertos
en términos de la topología (sistemas distribuidos) y plataforma
(hardware y software heterogéneo), sino particularmente en términos de
requisitos cambiantes: asumen que los requisitos evolucionan
rápidamente y no están cerrados ni tampoco completamente estables. El
punto esencial es que los sistemas abiertos definen una arquitectura
genérica reutilizable para una familia de aplicaciones.
Considerar sistemas abiertos como composiciones de componentes de
software reutilizables y configurables, se espera hacer mejor frente a los
requisitos de las aplicaciones actuales y en particular a los requisitos que
evolucionan rápidamente, como en ambientes Web. Una biblioteca digital
es un lugar virtual al que los usuarios pueden acudir para estudiar e
investigar individual o en forma colectiva. También se define como un
campo multidisciplinario que estudia la construcción y uso de espacios
virtuales para estudio, investigación y aprendizaje, (espacios
potencialmente colaborativos).
Otro concepto interesante es el propuesto por Sánchez donde menciona
que una biblioteca digital es “un enclave de información organizada y
validada que los usuarios pueden explotar y extender a través de una
variedad de mecanismos de recuperación e intercambio”. La terminología
demuestra ser una barrera en describir una biblioteca digital. Algunas
palabras tienen tales connotaciones sociales, profesionales, legales, o
técnicas que obstruyen la discusión entre la gente de variados campos.

3
 1.2. Sistemas de información
Los sistemas de información (SI) son como cualquier otro sistema dentro
de una empresa, en cuanto que tienen propósitos e interactúan con otros
componentes de la compañía. La tarea de los sistemas de información
consiste en procesar la entrada, mantener archivos de datos en relación
con la empresa y producir la información, informes y otras salidas. Los SI
están integrados por subsistemas que incluyen el hardware, software y
almacenamiento de datos para los archivos y bases de datos.
Procedimientos específicos describen los sistemas utilizados. El conjunto
particular de subsistemas, es decir, el equipo especifico, programas,
archivos y procedimientos, comprenden una aplicación de sistemas de
información.
Los sistemas de información tienen una enorme importancia, ya que toda
organización que se digne de serlo, depende en mayor o menor número,
de los sistemas de información. Estos proporcionan servicios a todos los
niveles de una organización y enlazan los componentes de forma tal que
trabajen con eficiencia para alcanzar el mismo objetivo. Existen muchos
tipos de sistemas de información, los más conocidos y utilizados
comercialmente son los administrativos.
Un sistema de información computarizado posibilita el procesamiento de
datos a una gerencia, además le proporciona a los gerentes la información
para tomar más decisiones y mejor fundamentadas. La capacidad de
procesamiento de datos, el manejo o el procesamiento de éstos, es solo
una faceta de un sistema de información. Un sistema de información pone
a disposición de quienes toman decisiones, las herramientas necesarias
para generar informes y la posibilidad de hacer consultas, asimismo, les
permite tener informes periódicos de rutina. Debido a que un sistema de
información ayuda a la gerencia a la toma de decisiones administrativas,
también suele ser llamado sistema de información administrativo
En las empresas, los analistas desarrollan preferentemente dos tipos
diferentes de sistemas de información: los sistemas de procesamiento de
transacciones y sistemas de decisiones administrativas
Por otro lado, una biblioteca digital es un sistema de información de
procesamiento de transacciones donde los usuarios introducen
información del documento científico que desean y el sistema da como
resultado un listado de documentos relacionados con el criterio de
búsqueda.

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 1.3. Bibliotecas digitales
No cualquier sistema o lugar donde se concentre información puede
llamarse biblioteca digital, aunque esta sea un sistema de información.
Las siguientes situaciones no corresponden a una biblioteca digital:
Suscribirse a “bases de datos”, digitalización de materiales, colecciones
de CD’s, la Web y los motores de búsqueda, ya que estos por sí solos, no
contienen los siguientes componentes básicos:
• Colecciones digitales. Tesis digitales, artículos, reportes técnicos, data
warehouses , libros electrónicos y materiales digitalizados.
• Servicios digitales. Mecanismos para almacenamiento, recuperación,
visualización, recomendación, análisis, personalización, colaboración,
entre otros. En la Web existen una gran cantidad de bibliotecas digitales,
muchas Universidades que han decidido apoyar la educación ofreciendo
este servicio, así como empresas que comercian con información digital.
A continuación, se presentan algunas de las bibliotecas digitales más
reconocidas:
• ACM Digital Library, sitio publicado por la Association for Computing
Machinery para tener acceso a documentos digitales, publicaciones
concernientes al ACM, su uso esta restringidos a miembros ACM o
personas suscritas. Los servicios que proporciona esta biblioteca digital,
son la de búsqueda y descarga de artículos de literatura científica de sus
agremiados.
• IEEE Computer Society Digital Library, Con cerca de 100,000 miembros,
la IEEE Computer Society es la organización líder en el mundo de
profesionales de la computación. Tiene acceso a miles de artículos
digitales de la Computer Society. Esta sociedad esta dedicada al avance
de la teoría, práctica y aplicaciones de la computación y tecnologías del
procesamiento de información.
• elaleph.com, nombre derivado de un cuento de Jorge Luis Borges. En
este cuento, Borges define a El Aleph como: "el lugar donde, sin ninguna
posible confusión, todos los lugares del mundo se encuentran, vistos
desde todos los ángulos". Nace de una inquietud cultural y la necesidad
de conseguir textos en español en la Internet para investigación. En la
mayoría de los casos los documentos electrónicos son gratuitos.

5
 1.4. Importancia de las bibliotecas digitales en la
investigación tecnológica
Claramente, las bibliotecas digitales ofrecen muchos beneficios. En lo
ideal, un buscador de información puede tener acceso a los materiales
siempre y cuando los materiales existan. No habrá escasez de copias, la
recuperación puede ser instantánea y los materiales no decaerán, ni se
decolorarán. Un usuario no necesitaría desplazarse a la biblioteca más
cercana.
En breve, la idea de una biblioteca digital incluye solucionar muchas de
las ediciones técnicas y logísticas en bibliotecas actuales y búsqueda de
información. A pesar de esta promesa, si se considera a la biblioteca
digital de forma incorrecta, podría conducir a una problemática futura.
Los científicos en los inicios eran los habitantes de aquél ambiente.
Muchos de los científicos, en su sitio de investigación hablan añorando el
pasado, recordándose a ellos mismos en un sólo cuarto físico. Pero no
desean volver al pasado; no desean perder la independencia de sitios de
trabajo separados.
Aunque saben, que perderán la camaradería y la cohesión social
fomentados por la interacción en ese sitio Como con cualquier nueva idea
basada en la tecnología, ha habido una considerable controversia sobre
la definición y las posibilidades del término biblioteca digital. La
comunidad de la informática, reconoce las posibilidades de estas nuevas
técnicas. Sin embargo, como los tradicionalistas en la comunidad
bibliotecaria han podido precisar, se están ignorando ediciones
importantes.
Este papel promueve una vista de colecciones y las consecuencias a largo
plazo de su operación, basadas en una consideración de bibliotecas
digitales como instituciones sociales. Esto funciona contrariamente al
cuerpo sustancial de la investigación de biblioteca digital que se centra en
crear las colecciones iniciales y el abastecimiento de mecanismos de
acceso. Se cree que el problema se debe modificar para incluir ediciones
a largo plazo. Centralizando esas ediciones que rodean el mantenimiento
de las instituciones y de sus artefactos -- especialmente la colección de la
biblioteca -- las consideraciones importantes para el éxito a largo plazo
de bibliotecas digitales emergen.
Las bibliotecas digitales gozan de importancia, ya que cuentan con
muchas ventajas sobre las bibliotecas tradicionales.

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• La portabilidad de enormes cantidades de información, esto ayuda a que
la investigación científica y tecnológica se realice de manera dinámica e
interactiva.
• Los investigadores tienen al alcance de sus computadoras, acervos de
información de todas partes del mundo por medio de la Internet, que les
permite tener información actual de una inmensa variedad de temas.
• La reducción de espacio físico, donde se encontraba el acervo de
información en libros y papel.
• Evitar la no disponibilidad del material físico en la biblioteca.
• Optimización del tiempo de búsqueda de información, el cual se reduce
sustancialmente y se incrementa la calidad de resultados obtenidos. Las
bibliotecas universitarias, más que acumular materiales físicos, deben
contar con capacidades humanas y tecnológicas para facilitar el acceso a
la información. Se requiere promover una cultura de acceso, uso y
difusión de información actualizada y de calidad, así como el desarrollo
de servicios y ambientes que promuevan esta cultura y propicien la
generación de conocimiento
Los nuevos problemas provocados por la diseminación de información por
la popularización de la World Wide Web y la caída de los costos en los
dispositivos de almacenamiento digitales, han propiciado que la
publicación y multiplicación de documentos multimedia hayan provocado
un inmenso crecimiento en la cantidad de información almacenada, que
no solo ha rebasado la capacidad de recuperación de las bases de datos
comerciales, sino que se ha vuelto al desorden que suponía evitar ese tipo
de software. El cambio cultural necesario para adoptar el medio digital se
esta dando aceleradamente entre los propios académicos, de modo que
puede esperarse también una mayor demanda de mecanismos para
construir y explotar colecciones digitales. La colaboración global entre
instituciones interesadas y entidades de fomento es vital para satisfacer
significativamente las necesidades de información y para incrementar la
presencia de nuestras comunidades de docencia e investigación en el
medio digital.

1.5. Marco conceptual del desarrollo de software

Para el desarrollo de un software que cumpla con todas las normas de
calidad y funcionalidad y además que procure un alto rendimiento en su
uso cotidiano, es necesario cumplir con ciertas especificaciones en cuanto
a análisis, diseño e implementación. De nada sirve un software o sistema
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de información que provoque más problemas de los que resuelve, que sea
poco fiable o que contenga fallas que requieran grandes esfuerzos
económicos y tecnológicos para su resolución. Por tal motivo, las ramas
encargadas en el desarrollo de software, como la Ingeniería de Software,
las bases de datos distribuidas, la programación orientada a
componentes, la Ingeniería de requisitos y en sí mismo la tecnología
informática ha ido evolucionando para ofrecer herramientas más
efectivas, que faciliten el desarrollo, la distribución de sistemas altamente
competitivos, integrales que brinden seguridad al usuario al realizar
transacciones de cualquier índole. En este capítulo, se presenta como la
evolución del software ha reducido la complejidad de desarrollo y
aumentando la confiabilidad de los sistemas resultantes.

1.6. Desarrollo de bibliotecas digitales

Se mencionó que una biblioteca digital, para se le denomine como tal,
debe contar con dos elementos importantes: colecciones digitales y
servicios digitales. Estos elementos son la base para el desarrollo de la
biblioteca digital. Las bibliotecas digitales deben aprovechar todos sus
recursos para la manipulación de las colecciones digitales, esto es,
mediante la operación de tres tipos de datos: estructurados, no
estructurados y semi-estructurados; los cuales son considerados por los
sistemas de base de datos. Generalmente, los datos estructurados como
datos bibliográficos del documento (catálogo) y perfiles de usuario, son
manipulados por las bibliotecas digitales empleando un manejador de
base de datos.
Aunque asociados a datos estructurados que los describen (metadatos),
los documentos no estructurados de una colección plantean problemas
para hacer consultas acerca de su contenido. Por lo tanto, es necesaria la
realización de índices a texto completo de los documentos, donde se
apliquen modelos de recuperación de información clásicos, tales como
booleano, vectorial y probabilística.
• El sistema de recuperación de datos, una capa que interactúa
directamente con el manejador del lenguaje (en este caso PHP) para el
manejador de base de datos relacional.
• Una metodología que implementa el modelo de recuperación (booleano,
vectorial, semántica, entre otros), dependiendo de la abstracción de los
datos a utilizar.

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• Interfaces de usuario, plataforma de visualización: Navegadores Web
y/o aplicaciones locales para la consulta, carga y descarga de los
documentos. Aunque una biblioteca digital puede tener otros servicios y
características, los puntos anteriormente descritos son la base para lograr
una biblioteca digital funcional y que cumpla con los objetivos de este tipo
de sistemas.

1.7. Tecnología de objetos

Un enfoque orientado a objetos para el desarrollo de software se propuso
por primera vez a finales de los años 60. Sin embargo, las tecnologías de
objetos han necesitado casi veinte años para llegar a ser ampliamente
usadas
Dentro de la orientación a objetos, hay muchos conceptos fundamentales
que contribuyen a modelar un sistema. Desde gente de todo el mundo
que trabaja en términos de objetos, modelos de negocios y software
basados en objetos, los cuales reflejan la realidad de forma natural
vivimos en un mundo de objetos.
Estos objetos existen en la naturaleza, en entidades hechas por el
hombre, en los negocios y en los productos que usamos. Ellos pueden ser
clasificados, descritos, organizados, combinados, manipulados y creados.
Por esto no es sorprendente que se proponga una visión orientada a
objetos para la creación de software de computadora, una abstracción
que modela el mundo de forma tal que nos ayuda a entenderlo y
gobernarlo mejor. En tiempos recientes, la orientación a objetos (OO), el
uso de objetos con datos y funcionalidad, ha demostrado ser una forma
de pensamiento muy efectiva.
La OO es un medio de expresión e implementación, en lugar de una
arquitectura o un diseño. La OO es efectiva por que los objetos pueden
representar las partes del mundo real de las aplicaciones, y estrechar la
brecha conceptual entre los componentes del mundo real y las
componentes del software. Al colocar cada elemento de funcionalidad, es
posible organizar, diseñar y mantener las aplicaciones de manera mucho
más sencilla. Las tecnologías de objetos llevan a reutilizar. La reutilización
(de componentes de software) lleva a un desarrollo de software más
rápido y programas de mejor calidad. El software orientado a objetos es
más fácil de mantener debido a que su estructura es inherentemente
descompuesta.

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Esto lleva a menores efectos colaterales cuando se necesita hacer
cambios y provoca menos frustración en el ingeniero del software y en el
cliente. Adicionalmente, los sistemas orientados a objetos son más fáciles
de adaptar y escalar (por ejemplo, pueden crearse grandes sistemas
ensamblando subsistemas reutilizables).
Como en la vida, en la tecnología nada puede ser del todo perfecto y la
orientación al objeto no es la excepción, en esta tecnología también
existen problemas que se convierten en obstáculos para el desarrollo
orientado a objetos. Aksit y Bergmans concluyen que los orígenes de
estos problemas pueden ser reconocidos. En primer lugar, algunos
problemas, por ejemplo, el de las estructuras del dominio del problema,
excesivos objetos del dominio, la descomposición temprana, la
concordancia contra repartir y la identificación del subsistema son
inherentes a los métodos orientados al objeto para el desarrollo de
software. Se presentan debido al tamaño y a la complejidad del dominio
del problema, y a la manera en que se realiza el modelado.
En segundo lugar, algunos problemas son debido al proceso del desarrollo
orientado al objeto. A pesar de los problemas encontrados se puede ser
optimista sobre el uso de los métodos de desarrollo orientados al objeto.
Con la experiencia en el uso de los métodos orientados al objeto y con la
expectativa de que la mayoría de los problemas identificados puedan ser
solucionados, por lo menos parcialmente, dan como resultado que las
tecnologías orientadas al objeto tengan más ventajas que desventajas
para el desarrollo de software. Para el desarrollo de software OO, es
necesario aplicar métodos orientados a objetos, que faciliten el diseño y
el análisis del sistema. Uno de los más completos y robustos MOO es UML,
que es la más reciente y poderosa notación o metodología orientada a
objetos para el modelado integral de sistemas de software, por esta
razón, UML será utilizado para el desarrollo de la biblioteca digital, pero
antes, se presentan algunos fundamentos de este lenguaje

1.8. Automatización de Bibliotecas

En años recientes una parte de la humanidad ha visto como los métodos
tradicionales para acceder a la información se han visto sometidos a
constantes cambios e innovaciones teniendo como resultado un extenso
mundo de conocimiento que ha revolucionado las formas de aprendizaje
y ha permitido que la sociedad acceda a mayores fuentes de saber por
medio de la introducción de las tecnologías de la información y las
comunicaciones (TIC"s).

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Toda biblioteca necesita de un sistema de ordenamiento que facilite la
organización, la localización y la conservación del material y de otros
recursos que pueden estar en impreso. Desde la biblioteca más pequeña
e individual hasta la más grande de las bibliotecas del mundo, todas
comparten un común denominador; en todas estas bibliotecas existe
algún mecanismo que permite saber qué es lo que hay y donde está
localizado. Sin este tipo de ordenamiento la biblioteca no existe.
Las bibliotecas siempre han estado al tanto de nuevas tecnologías que
permitan desempeñar de una manera mejor su papel de brindar
información. Además las infraestructuras informáticas y
de telecomunicaciones que actualmente poseen
diversas instituciones tanto públicas como privadas, permiten pensar en
llevar a otro nivel el uso de estas.
Las bibliotecas deben llevar a cabo una administración de los recursos con
los que cuentan y para ello se necesita de un mecanismo que garantice
que la información esté debidamente actualizada.
En algunos casos se requiere además, conocer en tiempo real la ubicación
de los distintos medios dentro de las instalaciones de la biblioteca Pública.
Por otro lado, una de las tareas que aún se ejecuta manualmente en la
biblioteca Pública es el control de los préstamos de los diferentes
elementos que son parte de la biblioteca Pública. Tarea que a su vez se
vuelve tediosa y consume parte del tiempo que podría aprovecharse en
actividades de actualización de información de la misma.
MISIÓN
Ofrecer todos los servicios de información existentes a
la comunidad santaneca y su entorno, sobre el acceso a todas las
personas, independientemente de su edad, raza, sexo, religión ó
condición social; a fin de crear espacios de desarrollo cultural en
cada individuo y consolidar el programa de fomento al hábito de la
lectura en jóvenes, adultos y en especial a los niños y niñas.
VISIÓN
Ser una institución rectora de los servicios bibliotecarios en
la comunidad santaneca y su entorno, facilitando a niños y niñas,
jóvenes, adultos y adultos mayores, diversos servicios bibliográficos,
audiovisuales y el programa de fomento a la lectura.
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Acciones de la biblioteca Pública:
• Colecciona materiales documentarios en diversos soportes, los cuales
ponen a disposición de sus usuarios, organizados técnicamente y con el
apoyo profesional adecuado para su mejor aprovechamiento;
• Incorporan los nuevos procedimientos y tecnologías que posibilitan un
rápido y eficiente acceso a la información y al conocimiento;
• Brindan servicios de extensión cultural a toda la comunidad.
Con el propósito de tener una biblioteca con información actualizada y
brindar información rápida y veraz de los diferentes medios bibliográficos
de la biblioteca, es necesario que cuente con un sistema acorde que
brinde en un tiempo prudencial de 2 minutos como máximo, toda
requerimiento que necesiten los usuarios de los recursos bibliográficos.
Para cumplir con este requerimiento se requería de la creación de un
sistema para la administración de la información de los distintos medios
bibliográficos. Para esto, es necesario que el sistema sea lo más confiable
posible. Así mismo el procesamiento debe ser computacionalmente
eficiente.
El Sistema bibliotecario para la biblioteca Pública de Santa Ana tiene como
objeto Proveer servicios de información y gestión del conocimiento a la
comunidad de esta ciudad, para apoyo de la docencia y de la
investigación.
La creación de un sistema para la administración de la información de los
distintos medios de la biblioteca Pública de Santa Ana, se utilizará para la
clasificación de los libros así como los diferentes medios que posee la
biblioteca como lo son: revistas, videos, fotografías, libros.
Este sistema será de mucha utilidad para ubicar un libro y otros medios
de la biblioteca rápidamente, este sistema facilitara conocer la circulación
de los libros y préstamos, la adquisición de nuevos adquisiciones,
información de la hemeroteca y los procesos técnicos por ejemplo
catalogación y clasificación de los ejemplares.
Los beneficios sociales que un proyecto serio y estructurado de Biblioteca
Digital, en el cual se involucren diferentes sectores de un ente académico,
un ente privado o un ente de carácter estatal o del gobierno, son simples
y fácilmente demostrables. La finalidad principal de un proyecto de este
tipo es la generación, administración y disposición de conocimiento para
una comunidad determinada.
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 1.9. Bibliotecas Tecnológicas
Al introducir las tecnologías de información en las bibliotecas han surgido
diferentes terminologías que comúnmente son utilizadas de manera
indistinta y confusa. Para el presente proyecto es necesario aclarar las
diferencias entre los términos biblioteca electrónica, biblioteca virtual y
Biblioteca Digital, ya que estos tres términos manejan características
diferentes.
Biblioteca electrónica, es aquella que cuenta
con sistemas de automatización que le permiten una ágil y correcta
administración de los materiales que resguarda, principalmente en papel.
Así mismo, cuenta con sistemas de telecomunicaciones que le permitirán
acceder a su información, en formato electrónico, de manera remota o
local. Proporciona principalmente catálogos y listas de las colecciones que
se encuentran físicamente dentro de un edificio.
Biblioteca virtual, es aquella que hace uso de la realidad virtual para
mostrar una interfaz y emular un ambiente que sitúe al usuario dentro de
una biblioteca tradicional. Hace uso de la más alta tecnología multimedia
y puede guiar al usuario a través de diferentes sistemas para encontrar
colecciones en diferentes sitios, conectados a través de sistemas de
cómputo y telecomunicaciones.
Biblioteca Digital, es un repositorio de acervos y contenidos digitalizados,
almacenados en diferentes formatos electrónicos por lo que el original en
papel, en caso de existir, pierde supremacía. Generalmente, son
bibliotecas pequeñas y especializadas, con colecciones limitadas a sólo
algunos temas.

Una biblioteca es un lugar destinado al depósito de información

registrada, principalmente en forma de libros. No obstante, aunque la
palabra biblioteca deriva de la latina bibliotheca y ésta a su vez lo hace
del vocablo griego biblion (libro), la interpretación moderna del término
hace referencia a cualquier recopilación de datos almacenada en muchos
otros formatos: microfilmes, revistas, grabaciones, películas,
diapositivas, cintas magnéticas y de vídeo, medios electrónicos como CD-
ROM y DVD y otros formatos que vienen imponiéndose recientemente
como lo son los documentos digitales.
En la siguiente figura, encontramos un esquema general de una biblioteca

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Características
La biblioteca se constituye en un sistema de información cuyo objetivo
principal es permitir a sus usuarios el acceso a los documentos primarios
y la localización de la información bibliográfica en otros tipos de
documentos secundarios.
Tres son las características esenciales que diferencian una biblioteca de,
por ejemplo, un banco de datos o centros
de documentación interPúblicaes.
• En la utilización de una biblioteca resulta imprescindible la iniciativa del
usuario o lector. Cuando el usuario precisa información es su obligación
pedirla y, la mayoría de las veces, realizar el mismo el procedimiento de
búsqueda. En este caso, el bibliotecario actuará cuando el usuario precise
y solicite sus servicios mediante consulta.
• La finalidad primera de la biblioteca consiste en comunicar,
esencialmente, documentos y no la información que se desprende de
ellos, pues en la biblioteca, a diferencia de otros centros documentales
será el propio usuario quien disfrutará de la labor de encontrar en los
documentos la información que necesita.
• Contrariamente a sistemas de bases de datos la biblioteca proporciona
la información en estado bruto. Es decir, que la información última que
poseerá el usuario no estará elaborada por la biblioteca sino presentada
tal y cual aparece en su forma original. Tarea del usuario será el elaborar
su propia información partiendo del contenido de documentos que a veces
serán completos o incompletos (Suplirán totalmente o parcialmente su
necesidad de información), en muchos casos encontrará contradicciones
de un autor a otro, información redundante, heterogénea, precisa, entre
otros, pero por lo mismo, útiles para material de estudio, investigación o
docencia.

Los tipos de colecciones bibliográficas son tan diversos como pueden serlo
sus fines y su público. La mayoría de los países desarrollados disponen de
una amplia tipología de bibliotecas. En general, todas ellas están
vinculadas a escala Pública a través de asociaciones profesionales,
acuerdos de préstamo y otros programas de cooperación e intercambio,
en muchas ocasiones extensivos a otros países.

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Bibliotecas Públicas
Las denominadas "bibliotecas Públicas" están financiadas con fondos
públicos y cumplen una doble finalidad: por un lado esta el de
proporcionar material bibliográfico de investigación para
cualquier disciplina, y por otro esta el conservar y difundir el patrimonio
cultural de cada país. En general, cada país tiene una biblioteca que es
considerada "Pública" y cuyos objetivos son los antes reseñados.

1.10. Esquema de las funciones de una Biblioteca

Pública.
Bibliotecas académicas y universitarias
Dentro de esta categoría encontramos las bibliotecas de las facultades,
escuelas y demás unidades académicas de las universidades y centros
de enseñanza superior. Estas están al servicio de sus estudiantes y tienen
como función primordial apoyar los programas educativos y de
investigación de las instituciones en que se encuentran integradas, de las
que obtienen su financiación.
Bibliotecas públicas
Las bibliotecas públicas pretenden responder a la amplia gama de
necesidades que pueden demandar sus usuarios. Además de obras
literarias clásicas, sus fondos pueden estar integrados por textos que
proporcionan información sobre servicios sociales, obras de referencia,
discos, películas y libros recreativos.
Muchas de ellas patrocinan y organizan actos culturales complementarios,
como conferencias, debates, representaciones teatrales, conciertos
musicales, proyecciones cinematográficas y exposiciones artísticas. En
este sentido, deben ser mencionados los servicios infantiles, sección
característica de las bibliotecas públicas que promueve sesiones literarias
y procura la existencia de una pequeña biblioteca infantil.
Dado que el objetivo de las bibliotecas públicas es satisfacer las
necesidades del mayor número posible de ciudadanos, también suelen
contar con máquinas de lectura y audición, así como con libros impresos
en formatos especiales para personas que padecen problemas de visión.
La financiación de estas bibliotecas proviene del estado y en ocasiones
son auspiciadas por entidades públicas y privadas.

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Bibliotecas escolares
Al igual que las bibliotecas académicas, las bibliotecas escolares
complementan los programas de las instituciones a las que pertenecen,
aunque también disponen de libros no académicos para fomentar el hábito
de la lectura. Muchas cuentan con distintos medios audiovisuales y
electrónicos. Su financiación procede de las instituciones escolares en las
que están integradas.
Bibliotecas especializadas
Las bibliotecas especializadas están diseñadas para responder a unas
necesidades profesionales concretas. Por ello, suelen depender
de empresas, sociedades, organizaciones e instituciones específicas, que
proporcionan a sus empleados y clientes estos servicios durante
su trabajo. La formación del personal de una biblioteca especializada
incluye conocimientos tanto de la materia que cubren sus colecciones
como de bibliotecología y documentación.

1.11. Esquema de una biblioteca especializada.

SERVICIOS BIBLIOTECARIOS
Generalmente, las bibliotecas actuales dividen sus actividades en dos
categorías: las relativas a procedimientos de tipo interno (servicios
técnicos, que suponen la adquisición, catalogación, clasificación,
organización y tratamiento físico del material bibliotecario) y las
referentes al trato directo con los usuarios (servicios públicos).
Adquisición
El servicio de adquisiciones de una biblioteca obtiene su material a partir
de varias fuentes: editoriales, mayoristas de libros, intercambio de
material bibliográfico con otras bibliotecas y donaciones.
Catalogación y clasificación
Una vez que el material bibliográfico ha sido adquirido, se envía al
departamento de catalogación, que determina cómo será descrito y dónde
será ubicado en el conjunto de los fondos de la biblioteca. Se prepara
entonces la descripción que tendrá la obra dentro del catálogo y
se marca el material con el nombre de la biblioteca y el código de
localización (o signatura). En el supuesto de que se trate de material
destinado a préstamo, se le impondrá una etiqueta, o bien una especie
de sobre donde insertar la tarjeta de identificación. Se indica entonces en

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el catálogo de la biblioteca que el material está disponible y la obra que
acaba de ser adquirida se ubica en el lugar asignado y se genera una
especie de alerta o boletín a los usuarios para enterarlos obre el nuevo
material.
Gran parte del trabajo de los servicios técnicos es administrativa. Tareas
como archivar, abrir paquetes, escribir a máquina, marcar y colocar las
obras en las estanterías, no requieren una formación específica (en el
caso de algunas bibliotecas académicas y universitarias, estas gestiones
son realizadas por los propios estudiantes).
Encuadernación y conservación
Además de adquirir y catalogar el material de la biblioteca, los servicios
técnicos son también responsables de su presentación física y de su
conservación. A lo largo de la segunda mitad del siglo XX las bibliotecas
han otorgado mucha importancia al problema que supone el deterioro
progresivo sufrido por el papel y por los libros. Por ello, seleccionan el
material que necesita un tratamiento especial para prolongar su vida útil.
Tal decisión implica la elección de la encuadernación, del material de
envoltura, del método de almacenamiento y de los sistemas de
calefacción e iluminación en los que se conservarán las obras. El acierto
en estas elecciones contribuye a la mejor preservación de los volúmenes.
Como medida de seguridad, en el caso de material importante o de
extrema fragilidad, la biblioteca puede fotografiar o escanear su contenido
y conservarlo así en microfilmes, microfichas o en formatos digitales.
Consulta
Los servicios de consulta, por medio de los cuales se ayuda a los usuarios
a encontrar información, constituyen una de las actividades más
especializadas que deben afrontar los bibliotecarios; exige destreza en el
campo de la comunicación, estar familiarizado con las fuentes de la
información y una amplia cultura general.
En los últimos años, los bibliotecarios encargados de esta misión han
intentado anticiparse a las preguntas de los usuarios y responderlas
mediante la elaboración de catálogos, prospectos, carteles y
presentaciones audiovisuales que proporcionan orientaciones útiles. En
las instituciones académicas, dichos bibliotecarios ofrecen cursos de
formación bibliográfica, utilización de los fondos de la biblioteca
y metodología de investigación.

17
Dado que el computador ha revolucionado las presentaciones de los
catálogos, los bibliotecarios encargados de los servicios de consulta han
tenido que incorporar a sus obligaciones las derivadas de asistir a los
lectores en la utilización de nuevas tecnologías.
Durante la mayor parte del siglo XX, los catálogos han estado compuestos
por cajones de fichas, de 8 cm x 13 cm, impresos o mecanografiados

2.IMPLANTACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE
LOS SISTEMAS AUTOMATIZADOS EN
LAS BIBLIOTECAS ACADÉMICAS
Puesto que la mayor parte de los sistemas computadorizados en las
bibliotecas académicas hoy en día se encuentran en etapas
de desarrollo o de operación inicial durante las cuales son frecuentes las
mejoras son frecuente. es difícil hacer una separación clara entre
la función de desarrollo y la función administrativa o de dirección. El
desarrollo, la administración y las operaciones se enlazan y en muchos
casos las realiza el mismo personal.
Esta situación cambiará con el paso del tiempo, pero por el momento es
acertado considerar que los sistemas de las bibliotecas automatizadas se
caracterizarán por la inestabilidad y el cambio durante los próximos años.
Sin embargo, este artículo no intenta distinguir entre las funciones de
desarrollo y de administración, sino que labor dará en forma sencilla
algunos de los factores que deben considerar los bibliotecarios y los
administradores cuando consideren, como lo harán en forma inevitable,
la introducción de sistemas computadorizados en sus bibliotecas o en la
ampliación de las operaciones mecánicas existentes.
En primer lugar, se explorarán los enfoques alternativos a
la automatización de las bibliotecas. Después, se tratará sobre algunos de
los elementos importantes que pertenecen a un programa exitoso, tales
como la creación de una organización, un personal y un servicio.
La selección de proyectos específicos y el asunto de los costos se
mencionará también brevemente.

18
 2.1 El enfoque en espera de la aparición de los
nuevos avances
Este enfoque se basa en la hipótesis de que prácticamente todos los
sistemas bibliotecarios computadorizados se encuentran en una etapa
experimental o de investigación y desarrollo con una justificación
económica cuestionable, y de que no es necesario ni económico para las
bibliotecas emprender un trabajo de desarrollo difícil y costoso. Los que
abogan por este enfoque sugieren que la automatización de las bibliotecas
no es una carrera por llegar a la Luna y dicen que es lógico esperar hasta
que los pioneros hayan desarrollado algunos sistemas normalizados,
útiles y económicos que puedan instalarse y operarse en otras bibliotecas
a un costo razonable.
Para muchas bibliotecas, especialmente las más pequeñas, esta es una
posición razonable que adoptar durante los próximos años. Es un enfoque
cauteloso que reduce al mínimo los costos y los riesgos. Es distinto en el
caso de las bibliotecas más grandes, ya que no toma en consideración el
hecho de que pronto, para poder manejar las cargas de trabajo
crecientes, tendrán que desarrollar su capacidad de seleccionar, adaptar.
aplicar, operar y mantener sistemas que fueron desarrollados en otras
partes. El desarrollo de esta capacidad tomará tiempo y será más difícil
debido a la ausencia de interés y actividad previa de automatización
dentro de la institución que lo está adaptando. Los costos se pospondrán
y tal vez se reduzcan debido a que los últimos en iniciar podrán ahorrarse
parte del proceso, como es el caso de los países en los que
la revolución se produjo en forma tardía.
Sin embargo, será necesario actuar con valor y astucia política para que
un administrador de biblioteca pueda mantener su posición frente a las
presiones de automatización que provienen de todos los sectores, tanto
internos como de fuera de la institución.
Un error básico en el enfoque a esperar el desarrollo es la consideración
de que llegará un momento en que la situación de la automatización de
las bibliotecas se haya estabilizado de tal forma que uno pueda entrar en
el campo con confianza. Esto probablemente no se dará en muchos años,
si es que llega a suceder algún día, porque con cada nuevo avance existe
otra promesa a la vuelta de la esquina. ¿Cuánto tiempo puede esperar-
separar que el sistema sea perfecto y se pueda "enchufar" fácilmente?, Y
¿cómo se reconoce este sistema cuando se le vea? Existe el peligro real
de quedarse a la zaga si se permanece en esta posición, y una gran

19
biblioteca podría encontrarse con que es difícil recuperar el terreno
perdido.

2.2 El enfoque directo en favor de un sistema total

Este enfoque hacia la automatización de las bibliotecas se basa en la
hipótesis de que, puesto que una biblioteca es una unidad operacional
total y todos sus diferentes operadores están interrelacionadas,
la lógica de la situación demanda que se considere como una unidad por
parte de los diseñadores de sistemas; por ello, es necesario diseñar un
sistema único integrado o total que incluya todas las operaciones que se
puedan manejar mecánicamente en la biblioteca. Tal sistema debería
hacer un uso más eficiente y económico de la capacidad de
la computadora. Esto no requiere que todo el sistema esté diseñado e
implantado 4 mismo tiempo, sino que permite el tratamiento de cada
tarea como uno de una serie de módulos, en los que cada uno puede
implantarse por separado, aun cuando se haya diseñado como parte de
un conjunto. Varias grandes bibliotecas han escogido este método y, si
bien se ha realizado mucho progreso, estos esfuerzos están todavía en
etapa de desarrollo. El sistema de la universidad de Chicago es el más
avanzado.
A diferencia del enfoque evolucionista que considera que mucho se puede
lograr con fondos locales, personal de la organización procesamiento por
lotes y hasta una segunda generación de computadoras, el enfoque del
sistema total debe basarse en equipo complejo en línea así como en el
procesamiento por lotes. Este equipo es costoso; también es complejo y
requiere de un personal capacitado y experimentado en sistemas y de
expertos programadores para diseñar, implantarlo y operario en forma
efectiva. Puesto que los costos de desarrollo que implica este enfoque son
considerables, y rebasan los recursos disponibles aun de las mayores
bibliotecas, las bibliotecas que están intentando este método han buscado
y recibido apoyos financieros importantes de agencias que otorgan
subvenciones.
El enfoque de los sistemas totales tiene la lógica a su favor: se enfoca
hacia la meta correcta y la meta se alcanzará en última instancia. La
dificultad principal, sin embargo, es la selección del momento para
hacerlo. Los diseñadores de estos sistemas intentan brincarse el proceso
de desarrollo pasando directamente a una etapa intermedia en la cual los
diversos sistemas manuales antiguos serían convertidos en sistemas
computadorizados en línea o procesos de lotes, y la experiencia y

20
el conocimiento adquirido de esta formase utilizaría para llevar
el diseño un paso más adelante hacia un sistema total, refinado, usando
tanto las técnicas de proceso de lote como en línea. El problema es que
ni entendemos totalmente los sistemas manuales actuales ni las
implicaciones de los nuevos sistemas avanzados. Estamos tratando de
rebasar las fronteras tanto de la automatización de las bibliotecas como
de la tecnología computadorizada. Tal vez se gane la apuesta, pero es
muy dudoso que los primeros modelos de un sistema bibliotecario total
resulten viables económica y técnicamente. Lo más que se puede esperar
es que funcionen lo suficientemente bien para servir de prototipos para
modelos posteriores.
Si bien los intentos audaces por realizar un sistema total promoverán sin
duda la causa de la automatización de las bibliotecas en general, las
bibliotecas pioneras tal vez sufran graves fracasos en el proceso y el
administrador prudente debería sopesar cuidadosamente los riesgos y las
ventajas de este ¿enfoque para su biblioteca en particular.

2.3 El enfoque de la evolución hacía un sistema

total
Este enfoque consiste básicamente en un punto de vista conservador, a
largo plazo, del problema de la automatización de una biblioteca grande
y compleja. La meta final es la misma que en el caso del enfoque de
sistemas totales descrito en la sección anterior, pero el método para
alcanzar el objetivo es diferente. En el enfoque de sistemas totales,
los objetivos se definen, las misiones para realizar estos objetivos se
diseñan y se computadorizan, por lo general en una serie de módulos. En
el enfoque evolucionista, la biblioteca pasa de sistemas tradicionales
manuales: sistemas mecánicos cada vez más complejos, por etapas
sucesivas, para lograr un sistema total con el menor gasto de esfuerzo
y dinero y la menor interrupción de las operaciones y de
los servicios actuales.
En la primera etapa, la biblioteca emprende el diseño y la implantación
de una serie de sistemas básicos para computadorizar
varios procedimientosusando su propio personal y su equipo disponible.
Esto es una operación en cierta forma interna y la idea básica es elevar
el nivel de operación (circulación, adquisiciones, entradas a catálogo,
etcétera) a partir de los sistemas manuales existentes a sistemas
mecánicos económicos y sencillos hasta lograr computadorizar partes
importantes de los sistemas convencionales.

21
En el proceso, la biblioteca tendrá que crear un personal capacitado, un
departamento o unidad de procesos de datos con
un presupuesto detenido, algo de equipo y un espacio para poder
trabajar. En resumen, una capacidad interna para realizar trabajo con
sistemas complejos. Durante esta primera etapa, la biblioteca trabajará
con equipo probado y paquetes de programas -probablemente de la
segunda generación. Mientras tanto, las computadoras de la tercera
generación con programas de tiempo compartido y en línea se están
afinando y preparando para su uso en situaciones operativas reales.
En algún momento la biblioteca misma, los programas y el equipo
de computación así como el estado de la técnica de automatización de la
biblioteca habrán avanzado a tal punto que será factible emprender la
tarea de rediseñar los sistemas sencillos de la primera etapa y
transformarlos en un nuevo sistema integrado durante la segunda etapa
en la que se aprovecharán los diseños y la experiencia operativa obtenida
con los sistemas anteriores.

2.4 Como crear la capacidad para la

automatización
Sin tomar en consideración el enfoque seleccionado, existen ciertos
prerrequisitos para tener éxito en un esfuerzo por lograr la
automatización, y estos requisitos pueden agrupar se bajo la rúbrica de
"crear la capacidad". Para crear esta capacidad se necesita tiempo y
dinero. Consiste en personal, equipo, espacio, una organización con un
presupuesto definido y una cierta cantidad de conocimiento que puede
adquirirse por lo general mediante la realización de una serie de
proyectos.
El éxito depende en gran medida de qué tan bien se usen estos recursos,
es decir, de la estrategia global y de la naturaleza y selección del
momento de los varios movimientos que se hacen. Mucho ya se ha dicho
en cuanto a la creación de la capacidad en la sección sobre los enfoques
hacia la automatización, y lo que sigue no es sino una ampliación de
algunos puntos presentados y una recapitulación de otros.
Puesto que no se hace nada sin la gente, se desprende que la
concentración, capacitación y mantenimiento de personal competente es
el único elemento más importante en el esfuerzo de automatización de la
biblioteca. El número de personas de sistemas bibliotecarios capacitado y
experimentado es todavía extremadamente pequeño en relación con las

22
necesidades de la demanda creciente. Para atraer un bibliotecario con
conocimiento en computación experimentado y aun para retener uno sin
experiencia que tenga un buen potencial, las bibliotecas tienen que pagar
más de lo que pagan a los miembros de aquel personal que cuenta con
una experiencia comparable en otras líneas de trabajo bibliotecario. Esto
es simplemente la ley de laoferta y de la demanda. Para atraer gente del
campo de la computación se necesitarán, de la misma
forma, salarios más altos. Además, el personal de sistemas de la
biblioteca, debido a la velocidad del desarrollo en el campo y la forma en
que nuevas invenciones se comunican, tendrá que recibir más tiempo y
fondos para cursos de capacitación y para viajes y participación a
conferencias que el resto del personal.
La cuestión de quién realizará la automatización de las bibliotecas -los
bibliotecarios o los expertos en computación. Existen muchos
bibliotecarios que han adquirido la experiencia necesaria en computación
y muchos especialistas en computación que han adquirido el conocimiento
necesario de las funciones de biblioteca.
La clave real del problema reside en seleccionar gente que se comprometa
totalmente con la automatización de la biblioteca cualesquiera que sean
sus antecedentes. La gente de computación que se encuentra en comisión
temporal puede tener un desempeño deficiente debido a que su
compromiso profesional es hacia el mundo de la computación más que
hacia las bibliotecas.
Un grupo de automatización de bibliotecas puede incluir varios tipos
diferentes de personas con clases y niveles muy diferentes de calificación.
El director o el administrador del proyecto preferentemente debería ser
un bibliotecario creativo y experimentado que haya adquirido experiencia
con equipos y técnicas de proceso de datos electrónicos y que tenga una
idea general del estado global de la técnica de la automatización de las
bibliotecas, incluyendo su potencial y dirección de desarrollo.
Existen varios niveles de analistas y programadores de sistemas para
bibliotecas y el número y el tipo necesario dependerá del enfoque y de la
etapa de un esfuerzo de automatización de una biblioteca en particular.
El factor crítico no es el número sino la calidad. Hay muchos casos en
donde uno o dos especialistas en sistemas creativos v dinámicos han
logrado con mucho los esfuerzos de grupos mucho mayores tanto en
calidad como en la cantidad de su trabajo. Alguno de los trabajos de
automatización de bibliotecas más efectivos fueron realizados por las

23
personas que combinaran las capacidades del analista de sistemas con
las del experto programador y que pueden realizar un proyecto completo
por sí mismos. Una biblioteca que tiene una o dos personas de sistemas
de este tipo, realmente capaces, y si se les permite realizar su trabajo al
máximo, se encuentra en buen camino para lograr el éxito en la
automatización.
Organización
Cuando la actividad de la automatización en la biblioteca ha progresado
hasta un punto en que el departamento de sistemas está integrado por
varios profesionales y empleados permanentes, puede ser aconsejable
hacer un lugar permanente para el departamento en
una estructura organizacional normal de la biblioteca. El mejor arreglo
puede ser formar una unidad o departamento separado en igualdad con
los departamentos tradicionales tales como adquisiciones, catalogado y
servicios al público.
Este departamento de sistemas tendría dos funciones: desarrollar nuevos
sistemas y operar sistemas ya implantados; y uniría, para obtener
una economía y una eficiencia óptimas, la mayor parte de los equipos de
proceso de datos de la biblioteca así como del personal de sistemas.
Requeriría de un espacio adecuado propio y -sobre todo- un presupuesto
regular, de tal forma que los programas permanentes y de largo plazo
puedan desarrollarse y sostenerse en algo mas que una base ad hoc.
Existen otras ventajas de tener un departamento o unidad de sistemas
establecido. Proporciona un sentido de identidad y un espíritu al personal;
permite que trabajen en forma más efectiva con otros departamentos y
ser aceptados por ellos como un hecho permanente en la biblioteca, lo
que disminuye la resistencia a la automatización. No nos engañemos: él
grupo de sistemas será una parte creciente y permanente del personal de
la biblioteca, porque no existe algo así como un sistema estable,
terminado. (Hay un dicho en el mundo de la computación que afirma "si
funciona, es obsoleto". >
La unidad de sistemas debe ser flexible y creativa. No debe preocuparse
tan sólo por operaciones rutinarias ni sumergirse en su carga de trabajo
diaria, como es demasiado frecuentemente el caso con los departamentos
tradicionales, que pierden, en consecuencia, su capacidad de ver sus
operaciones con claridad e innovar. Parte del esfuerzo de sistemas debe
dedicarse a sistemas operacionales, pero otra parte debe enfocarse hacia

24
la formulación y el desarrollo de nuevos proyectos. El personal creativo
no debe desperdiciarse realizando operaciones rutinarias.
Costos
El precio de realizar un trabajo de desarrollo original en el campo de la
automatización de la biblioteca es extremadamente alto, tanto, que en la
mayor parte de los casos dicho trabajo no puede emprenderse sin un
apoyo importante proveniente de fuentes externas. Aun cuando el apoyo
financiero esté disponible, la institución tiene que contribuir con una parte
considerable del costo total de cualquier esfuerzo de desarrollo, y este
costo no es solamente una cuestión de dinero; requiere la asignación de
los recursos humanos limitados de la biblioteca. A principios de la
automatización de las bibliotecas, se enfocó la atención hacia el alto costo
de la computadora y de los equipos periféricos. El costo de los programas
del funcionamiento del sistema y de la programación tendía a
subestimarse. La experiencia ha mostrado, sin embargo, que los costos
de programas son iguales o mas elevados que los costos del equipo.
El desarrollo de los sistemas, es decir, los que no tienen antecedentes, es
el tipo más costoso de automatización de biblioteca, y la mayoría de las
bibliotecas tendrán que seleccionar cuidadosamente las áreas en las
cuales realizan su trabajo original.
Para las bibliotecas que se contentan con adoptar sistemas existentes, los
costos del esfuerzo de sistemas, mientras sigan siendo altos, son
considerablemente inferiores y los riesgos se reducen también. Estos
costos, sin embargo, tal vez tendrán que ser cubiertos totalmente por la
institución, puesto que es improbable que fuentes externas
de financiamiento se puedan obtener para este tipo de trabajo.
La justificación de 13s sistemas bibliotecarios computadorizados basada
solo en los costos sigue siendo difícil porque los sistemas mecánicos no
solamente reemplazan a los sistemas manuales sino que por lo general
realizan un mayor número de actividades diferentes; por ello, es muy
difícil compararlos con los antiguos sistemas manuales, que por lo común
no realizaban el trabajo en forma adecuada como se suponía que lo
hacían y cuyos costos de operación con frecuencia eran desconocidos. En
términos generales, y cuando menos a corto plazo, los sistemas
computadorizados no ahorran dinero a una institución si se incluyen todos
los costos de desarrollo e implantación. Proporcionarán registros y
sistemas mejores y más confiables, son esenciales para permitir que las
bibliotecas puedan manejar entradas y cargas de trabajo incrementadas.
25
 2.5 Fases históricas del desarrollo de sistemas
A principios de los años sesenta diversas bibliotecas tanto en
Norteamérica como en los Reinos Unidos comenzaron ha experimentar
con ordenadores. En los Estados Unidos gran parte de este trabajo fue
llevado ha cabo en bibliotecas especializadas y universitarias. En 1961 H.
P. Luhn de IBM desarrollo un programa para producir índices de palabras
claves de los títulos de los artículos que aparecían en Chemical Abstracts,
y la Douglas Aircraft Corporation comenzó a producir fichas catalograficas
por ordenado. En el Reino Unido de las bibliotecas públicas han estados
siempre tan presentes en el desarrollo de sistemas automatizadas como
la universitarias y especializadas. En 1965 los distritos Metropolitanos de
Londres fueron reorganizados y los bibliotecarios jefes se enfrentaron al
problema de producir un catálogo colectivo de sus fondos.
A mediados de los años sesenta la Library of congress (LC) de Estados
Unidos comenzó a experimentar en la producción de
registros MARC (legibles por maquinas). En Gran Bretaña la Bristhish
National Bibliography ( BNB) coopero en el desarrollo de la estructura
de registro MARC y hoy en día muchos piases de todo el mundo utilizan
este formato en la producción de sus bibliografías nacionales.
A comienzo de los años sesenta muchas bibliotecas comenzaron ha
utilizar el sistema informático del centro de que dependían y a desarrollar
sistemas locales, generalmente generados e implantados por personal del
centro de cálculo.
Los años sesenta presenciaron un gran crecimiento de los servicios
cooperativos y de los servicios compartidos de las bibliotecas. En el Reino
Unidos de los mayores sistemas de cooperación aparecidas tras
las inversiones iniciales de OSTI fueron, BLCMP ( library services Ltd ) (
anteriormente Birminganm Libraries Co-operative Automation Project) y
SWALCAP ( South – Western Academic Libraries Co- operartive
Automation Projetc).
A mediados de los años setenta diversos organismos como la biblioteca
nacional de medicina estadounidense, la Lockheed Missiles corporation
comenzaron ha ofrecer servicios de consultas en líneas de determínales
remotos sobre una gran variedad de revistas e índices legibles por
computadoras. A finales de los años setenta diversa bibliotecas
comenzaron a complementar las facilidades informáticas recibidas del
centro de que dependían con un miniordenador instalado en la biblioteca.
Este miniordenador podía utilizarse para diversas funciones siendo la más
26
popular el acceso en línea a los ficheros de un sistema automatizado de
circulación y préstamos.
Otra tendencia de los años ochenta y noventa es el desarrollo de paquete
de programas y equipos, que pueden utilizarse conjuntamente, o no, con
los ficheros bibliográficos centralizados de la entidad que se trate.
Muchos de los autores opinan que en un futuro no muy lejano, los
bibliotecarios resultaran afectados por la automatización no de sus
propios procesos sino de la industria editorial. Muchos escritores en los
últimos años han desarrollado escritos y publicaciones sobre la probable
evolución del sistema CESS (comprehensive Electronic Service System).
En el que se prevé una condición de los procesos tradicionales de
transacción bibliográfica y los crecientes sistemas avanzados de oficina.
Estudio de Viabilidad
Antes de instalar o utilizar una computadora en las bibliotecas deben
encargarse un estudio formal que asegure la viabilidad del nuevo sistema.
Los términos del estudio deben ser definidos por el personal bibliotecario
involucrado y los limites, se han de tiempo, económicos, de personal o
políticos también deberán ser identificados. En teoría el estudio de
viabilidad no debe ser realizado por una sola persona, sino por un grupo
que incluiría bibliotecarios y personal con experiencia en informática,
aunque probablemente algunos miembros del equipo necesitaran
dedicarle más tiempo que otros
Unos de los primeros pasos del estudio son establecer,
independientemente del sistema existente las necesidades
de información y los objetivos ideales del sistema. Las técnicas utilizadas
para reunir este tipo de datos se basan en cuestionarios, entrevistas, y
observaciones directas y las técnicas apropiadas a escoger dependerá del
tamaño y el carácter de la biblioteca o centro de documentación que se
trate.
El paso siguiente en el estudio es obtener información suficiente sobre el
sistema que se esté utilizando, sea o no automatizado para compararlo
con el nuevo sistema y determinar sus interrelaciones con el resto de la
biblioteca y con el organismo de que forma parte. Las características del
sistemas utilizado que deben ser identificada y documentadas son:
formatos utilizados, información grabada, tamaño de fichero, métodos y
frecuencias del proceso, participación del personal, participación de los
usuarios y costes

27
Durante la redacción del estudio suele recomendarse también la visita de
ciertos miembros de la plantilla a otras bibliotecas similares que utilizan
sistemas automatizados parecidos al investigado. Estas visitas no solo
dan ideas sobre los equipos utilizados y su forma de trabajar, sino que
proporcionan también
Una oportunidad de discusión sobre el conjunto del sistemas tema y con
suerte la cristalización de las ideas si se utiliza toda la información
recogida será posible definir las necesidades del sistema y perfilar las
posibles soluciones.
Al final del estudio de viabilidad debe redactarse un informe para su
presentación al comité gestor pertinente. Un informe de este tipo debe
contener:
 Una breve descripción general del sistema actual.
 El mejor método para ofrecer la solución y al menos un método
alternativo.
 Una descripción del trabajo a desarrollar
 El coste del sistema actual y un coste propuesto.
 Los beneficios de los nuevos sistemas.
 Implicación de los distintos niveles de las bibliotecas espacios
necesarios u política institucional.

2.6 Análisis, diseño y especificaciones

La fase de análisis es una continuación más profunda del trabajo de
investigación llevado a cabo durante el estudio de viabilidad. un examen
crítico del sistema puede basarse en las cuestiones, que?, Porque?,
Como?, Donde?, Cuando?, y quién?
La fase de diseño se supone una evaluación critica de los resultados del
análisis y de soluciones alternativas propuesta durante el estudio de
viabilidad debe ser realizada en profundidad. Las diversas soluciones
pueden suponer la adscripción a un sistema de cooperación bibliotecaria,
la recepción de servicios de un proveedor especializado la adquisición de
un paquete de programa que corran en el ordenador del organismo al que
pertenezca, la adquisición de un microordenador y los programas
necesarios para trabajar en la biblioteca o el encargo de un programa
especial para ella. El siguiente paso del diseño depende mucho del tamaño

28
de la biblioteca, de la función a informatizar, de la solución adoptada, del
dinero disponible etc.
En muchos casos el mejor acercamiento es el contacto con
los proveedores potenciales mediante una petición de ofertas. Conseguir
del proveedor el mejor trato para la organización cuando este ha de
basarse en una combinación de precio, tiempos competencia técnica,
experiencia previa, fiabilidad, tamaño, estatus financiero y de potencial
del proveedor.
La información que debe incluir una petición de oferta es:
 Una introducción de objetivos y alcance.
 Facilidades existentes o proyectadas para participar en el nuevo
sistema, si es apropiado.
 Descripción general de sistema o equipo requerido, según el
apéndice de las especificaciones.
 Un calendario para el cumplimiento del contrato.
 Una lista de requisitos obligatorios y deseables.
 Datos sobre la información requerida al proveedor y fecha en la cual
debe proporcionarla.
El principal resultado de la fase de diseño es un informe que especifique
hasta el máximo las funciones, automatizadas o no del nuevo sistema,
esto se suele conocer como especificaciones del sistema.
Los Usuarios
Planificar e implantar con éxito un sistema técnicamente bueno no
asegura automáticamente éxito. Bibliotecas similares que instalan
sistemas parecidos pueden obtener resultados muy diversos que
dependen de la reacción del personal y los usuarios a través del acceso
en línea al cataloga de las bibliotecas o de la consulta, entonces habrá
que ofrecerles una información asistida por ordenador.
Los nuevos sistemas se implantan a menudo en las bibliotecas con el fin
de mejorar los servicios al usuario, por lo tanto, resulta muy importante
que los lectores de la biblioteca los conozcan. Las técnicas para
promocionar los nuevos servicios o mejorar el existente abarcan
la edición de una hoja informativa, la publicación en
los medios adecuados y la realización de demostraciones generales.

29
Los objetivos y los costos de implantación del nuevo sistema también
deben ser conocido por el usuario.
Seguramente cualquier sistema nuevo se disonará para satisfacer
necesidades. Sin embargo, en muchos casos puede parecer necesaria la
presencia de intermediario por no estar el sistema suficientemente
orientado a los usuarios.

30
 EXAMEN N°

NOMBRE Y APELLIDO: __________________________________________________________

CODIGO: ____________
FECHA: ____________

CUESTIONARIO

 ¿QUÉ SE DICE DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN?

 COMENTE DE LAS BIBLIOTECAS DIGITALES
 ¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE LAS BIBLIOTECAS DIGITALES EN LA
INVESTIGACIÓN TECNOLÓGICA?
 COMENTE DE LA IMPLANTACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS SISTEMAS
AUTOMATIZADOS EN LAS BIBLIOTECAS ACADÉMICAS

31