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La gestion de la comptabilité client

LA GESTION DE LA COMPTABILITE CLIENT


DEDICACE...............................................................................................................................................3

REMERCIEMENTS...................................................................................................................................4

AVANT PROPOS......................................................................................................................................5

INTRODUCTION......................................................................................................................................6

PREMIERE PARTIE.............................................................................................................................7

PRESENTATION GENERALE DE.....................................................................................................7

« FESAC »...........................................................................................................................................7

I- HISTORIQUE ET SITUATION GEOGRAPHIQUE.....................................................................................9

1- Historique...................................................................................................................................9

2- Situation Géographique.............................................................................................................9

3- domaines d’activités..................................................................................................................9

II- ORGANIGRAMME ET FONCTIONNEMENT.......................................................................................10

1- Les différents services..............................................................................................................10

2- Présentations de L’Organigramme...........................................................................................11

3- La Direction Générale..............................................................................................................12

4- le secrétariat............................................................................................................................12

5- Le Service Technique................................................................................................................12

6- Le Service Comptable...............................................................................................................12

7- Le service commercial..............................................................................................................13

8- Le magasin..................................................................................................................................14

DEUXIEME PARTIE :........................................................................................................................15

LA GESTION DE LA COMPTABILITE CLIENT..................................................................15

INTRODUCTION....................................................................................................................................16

I- LES CONDITIONS POUR ETRE CLIENT DU GROUPE......................................................................16

« FESAC ».............................................................................................................................................16

II- LES DIFFERENTS TYPES DE CLIENTS..............................................................................................17

1) définition..................................................................................................................................17

2) classification des clients...........................................................................................................17

2_1) Les clients occasionnels......................................................................................................17

2_2) Les clients permanents........................................................................................................17

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II-PROCESSUS D’ETABLISSEMENTS DES FACTURES CLIENTS................................................................18

1) Les devis.......................................................................................................................................18

2) La facture pro format...................................................................................................................18

3) Les bons de commandes..............................................................................................................18

4) Le traitement des bons de commandes......................................................................................19

5) La facturation...............................................................................................................................19

IV- LE TRAITEMENT COMPTABLE DE LA FACTURE CLIENT...................................................................20

1) La réception des factures clients.................................................................................................20

2) La distribution..............................................................................................................................20

3) L’enregistrement..........................................................................................................................21

V-LE RECOUVREMENT..........................................................................................................................24

1- Les différentes types de relances clients.....................................................................................25

1.1 Les appels téléphoniques.......................................................................................................25

1.2 Les relance courriers.............................................................................................................26

1.3 Les relance face à face...........................................................................................................27

1.4 Les relances « mixtes »..........................................................................................................27

1.5 La mise en demeure et la sommation de payer....................................................................28

VI- LES REGLEMENTS............................................................................................................................30

1-1 Le règlement Par espèce................................................................................................................30

1-2 Le règlement par chèque.......................................................................................................31

1-3 Le règlement par virement....................................................................................................32

1-4 Le règlement par crédit documentaire..................................................................................32

VII – LE LETTRAGE.......................................................................................................................35

CONCLUSION...................................................................................................................................40

Suggestions..................................................................................................................................42

DEDICACE
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Je crois au succès, plus je travail, plus il est à moi.


A Dieu Tout Puissant qui chaque jour me donne la grâce de me battre et de
donner vie à mes rêves.
Je voudrais avoir une pensée pieuse pour ceux qui m’ont soutenu aussi bien sur
le plan matériel, financier, moral et spirituel.
Je dédie ce rapport à toute ma famille ainsi que ceux qui de près ou de loin
m’ont aidé à m’épanouir en l’occurrence :
- Au corps enseignant et administratif du groupe E.S.T.C.
- M Bleguin ABONDANCE
- La famille DOUMBIA
- Diby Simplice
- Nana Mayouré Simplice
- Zoetgnandé Abdoul Azziz
- Mes collègues et Ami(e)s
- Zoetgnandé Ousmanze Yabyouri
- Eby Kablan Théophile
Je salue tous les stagiaires (KABLAN THEO, BROU ROSINE, YAOU LUCIE, DENISE)
de la FESAC CI pour l’entente tout au long de la formation.

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REMERCIEMENTS

Je tiens en premier lieu à remercier toute l’équipe de FESAC, dont M.


BABALOLA SAMSON, Président Directeur Général, pour leur gentillesse et leur
accueil au sein de la société.

Je témoigne également ma gratitude à M.BLEGUIN Didier,

Directeur du service comptabilité, pour m’avoir transmis des connaissances et


des conseils très Instructifs en matière de gestion administratif et aussi pour
avoir été très disponible pour répondre à mes nombreuses questions. Son
expérience, me fut d’une grande aide lors de ces 6 semaines.

Mes remerciements vont également tout naturellement à Mlle KOUAKOU


Éveline, ma formatrice qui m’a transmis les connaissances théoriques
nécessaires mais surtout des conseils en matière d’organisation et d’aptitudes
professionnelles nécessaires à l’exercice de ce métier.

J’exprime enfin mes plus sincères remerciements à mon ami Doumbia Drissa

Qui m’ont été d’une aide précieuse en termes de soutien et d’écoute tout au
long de ce stage.

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AVANT PROPOS
Situé à vridi canal, non loin de collège néophyte l’école supérieure technique et
commerciale est spécialisée dans la formation des techniciens supérieurs et des
ingénieurs sur une durée de deux(2) à trois(3) ans.

La formation de Brevet de Technicien Supérieur (BTS) en Finance Comptabilité


et Gestion des Entreprises dure trois (3) ans pour les non bacheliers et deux (2)
ans pour les bacheliers. Elle se prépare essentiellement en deux phases :

 Une phase théorique portant sur les enseignements reçus à l’école.

 Une phase pratique se caractérisant par un stage en entreprise.

C’est au sein de cet établissement que nous avons suivi deux années de
formation dans la filière Finance Comptabilité et Gestion des Entreprises(FCGE)
durant lesquelles nous avons reçu un enseignement de qualité sur le Système
Comptable Ouest Africain (SYSCOA) qui nous a permis d’être admissibles au
Brevet de Technicien Supérieur (BTS). Réussite qui m’a valu un stage à la société
« Froid et Services Air Conditionner»

Tout cela est sanctionné par un diplôme d’Etat en fin de cycle (BTS) permettant
de confronter les connaissances théoriques à la pratique.

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INTRODUCTION

L’entreprise est une unité de production, c'est-à-dire un ensemble de


ressources mises en œuvre pour la production d’un bien ou d’un service.
L’existence d’une entreprise suppose en effet l’existence d’un patrimoine et
l’existence d’un personnel ou d’une équipe chargée de faire fructifier ce
patrimoine.
Le principal objectif de ce stage se résume comme suit :
 Découvrir le monde du travail
 Évaluer les compétences théoriques acquises durant toute la formation
 Mettre en pratique les acquis théoriques
 Développer le savoir-faire et le savoir être
 Développer ses connaissances professionnelles
 Améliorer la qualité de ses travaux
 Saisir la valeur du travail en équipe, le respect de la hiérarchie et des lois
internes de la société
 Etc.…..
Par ailleurs, la croissance des clients de « FESAC » dans nos sociétés modernes
est la conséquence inhérente au développement d’un service de comptabilité
en vue d’assurer le suivi des comptes clients pour un meilleur assainissement
de la gestion financière.
Pour mener à bien les différentes étapes que j’ai suivies durant toute la période
de stage, le thème qui nous a été soumis est : « LA GESTION DE LA
COMPTABILITE CLIENT ». Dans une première partie, nous verrons la description
de « FESAC » à travers ses installations, ses activités, dans une deuxième partie,
nous analyserons le thème de notre rapport de stage.

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PREMIERE PARTIE

PRESENTATION GENERALE DE
« FESAC »

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Fiche technique

NUMERO D’ENREGISTREMENT AU REGISTRE DU COMMERCE : CI-ABJ-2015-B-


27925

NATIONALITE : IVOIRIENNE

RAISON SOCIALE : FESAC

SIEGE SOCIAL : ABIDJAN

DATE DE CREATION : 09/12/2015

FORME JURIDIQUE : SARL PLURI-PERSONNELLE

NOMBRE DE SALARIES : 6

GREFFE : palais de justice Abidjan

ACTIVITE : CLIMATISATION, FROID, ELETRICITE, VENTE D’APPAREILS

PRODUIT : split et accessoire

MONTANT DU CAPITAL : 1 000 000

CHIFFRE D’AFFAIRES (CA) : 7 000 000

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I- HISTORIQUE ET SITUATION GEOGRAPHIQUE


1- Historique

Le groupe FESAC est une SARL (Société A Responsabilité Limitée) au capital de


cinq cent mille. La structure est née du partenariat entre privés ivoiriens et
nigérienne » le 1er mars 2016.

2- Situation Géographique

« FESAC » est située à Koumassi remblais, Kahira, 10BP 1901 Abidjan 10.

Certes, c’est une jeune entreprise, mais elle a l’image d’une structure
soucieuse de son développement. Elle fait, de la qualité de ses services et de
ses prestations, une priorité.

3- domaines d’activités

a. Froid

b. Climatisation et Chauffage

c. Vente de matériels de froids, climatisation et froid

A- Froid

En froid industriel et commercial, FESAC vous apporte la solution à travers


l’installation et la vente de matériel. Vous avez des besoins et nous y répondons
au mieux en vous conseillant et en étant votre interlocuteur privilégié tout au
long de votre projet.

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Refroidisseur de liquide, chambre froide, vitrine réfrigérée, petit matériel,
machine à glaçons, le groupe FESAC met à la disposition de tout client pour la
pose et le dépannage.

(Nous vous invitons à découvrir quelques-unes de nos réalisations en annexe …)

B- Climatisation et Chauffage

Multi split ou mono split, la climatisation réversible permet de climatiser et/ou


de chauffer plusieurs pièces de façon indépendante. Chaque unité est adaptée
à la configuration et au volume de la pièce, et se raccorde à un groupe
extérieur. Elle existe également en version gainable, l’unité intérieure est
prévue pour être installée avec un réseau de gaine de ventilation. Tous ces
systèmes sont équipés de technologies «Inverter» permettant d’adapter à tout
moment la puissance de la machine aux besoins du bâtiment.

Votre environnement définira vos besoins en termes de climatisation : Vous


avez besoin de climatiser : Une seule pièce Plusieurs pièces De grands espaces

Vous avez besoin de contrôler tous les espaces

Particuliers, professionnels des métiers de bouche, commerçants, nous vous


installons et vous dépannons sur votre système de climatisation.

Fort d’une bonne connaissance du réseau des sociétés de froid, « FESAC »


ambitionne de se constituer en un pôle important de CLIMATISATION en
Afrique

II- ORGANIGRAMME ET FONCTIONNEMENT

1- Les différents services

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Pour la rédaction de cette partie j’ai effectué de nombreux entretiens
individuels pendant lesquels chaque salarié m’a expliqué concrètement en quoi
consistaient ses missions. Deux demi-journées de prises de notes et d’échanges
avec les salariés m’ont permis de parvenir à cette description précise de leur
activité. J’ajoute que ces entretiens individuels me paraissaient indispensables
étant stagiaire dans l’Entreprise, je devais donc connaître précisément quelles
étaient les missions des équipes en place ainsi que les profils et les
personnalités des salariés afin de déterminer l’adéquation entre les
personnalités des employés présents dans la Société.

2- Présentations de L’Organigramme

Le groupe FESAC a un fonctionnement simple comme vous pourrez en juger


à partir de l’organigramme ci-dessous.

 A la tête il y a un Directeur Général


 On distingue ensuite l’assistante de direction : responsable du service
technique,

 Le secrétariat

 Le Comptable

 Au même niveau, on a également, l’agent commercial chargé de la


clientèle, et enfin on trouve

 le magasinier.

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3- La Direction Générale
Elle est détenue par monsieur BABALOLA SAMSON, qui est chargé de prendre
des décisions pour l’orientation de différentes opérations. Il coordonne et
supervise aussi les travaux effectués par tout l’autre service. Monsieur SAMSON
gère la trésorerie de la Société et s’occupe des clients importants.

4- le secrétariat
Le Service administratif est en partie géré par la standardiste surtout en ce qui
Concerne les devis et les prises de commandes de fournitures pour la Société.

Elle réceptionne et filtre les appels de tous les services notamment le Service
Commercial et le service technique. Il est assuré par mademoiselle EVELINE
KOUAKOU qui se charge de la rédaction et de l’enregistrement du courrier, de
l’archivage des dossiers.

5- Le Service Technique
Il est également tenue par monsieur Aristide DJUE, aidée dans sa tâche par
monsieur DJUE Franck.

6- Le Service Comptable
Il est géré par monsieur Bleguin Didier, qui est chargé :
 De la création des comptes clients.
 Analyses des comptes clients
 Gestion des comptes clients
 La facturation (établir des factures)
 La création des comptes fournisseurs
 Analyses des comptes fournisseurs
 Gestion des comptes fournisseurs

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 Enregistrement et comptabilisation des factures
 Comptabilisation des opérations de banque
 Tenue du livre de paie

 comptabilisation de paie

 de gérer la relation avec des organismes financiers et juridiques

 état des rapprochements bancaires

 achat et gestion des carburants

 achat et gestion des fournitures de bureau

 du recouvrement c'est-à-dire à relancer les clients à la date d’échéance.

7- Le service commercial

Monsieur Paul ASSI a en charge la Direction Commerciale de la Société, il traite


les campagnes de publicité ainsi que le suivi des clients et la recherche de
nouveaux prospects afin de leur proposer un référencement dans les
catalogues. Ceux-ci gèrent également les dossiers des annonceurs. Plus
concrètement les missions essentielles du service commercial sont de
renseigner et conseiller les clients par téléphone ou par mails sur les produits à
vendre ; gérer les appels pour les prises de commandes ; effectuer le suivi des
litiges clients ; assurer le service après-vente relatif aux commandes ;
prospecter, développer et fidéliser sur le marché un portefeuille de nouveaux
prospects ; garantir l’image de l’entreprise sur le marché ; gérer les appels pour
les prises de commandes ; assurer le service après-vente relatif aux produits ;

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effectuer des études de la concurrence et des veilles concurrentielles. Identifier
et référencer de nouveaux prospects.

8- Le magasin

Il est tenu par Monsieur DJUE Franck. Ce service a en charge

 La gestion au quotidien des stocks

 Le suivi des évolutions des stocks

 Le déchargement des centenaires et le rangement des ouvrages

Il gère aussi le transit c'est-à-dire :

 L’établissement de la DAI (déclaration Anticipé d’Importation), des


licences d’importation.

 Les suivis des expéditions

DIRECTEUR GENERAL

SERVICE COMPTABLE SERVICE TECHNIQUE

MAGASINIER COMMERCIAL SECRETARIAT

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DEUXIEME PARTIE :

LA GESTION DE LA
COMPTABILITE CLIENT

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INTRODUCTION
La comptabilité client s’occupe des opérations financières entre le groupe
FESAC et les clients d’une part ; et d’autre part entre elle et les intermédiaires
(courtiers, agents commerciaux...).

En générale, elle a pour attribution :


 La saisie et le lettrage des règlements
 Le paiement des commissions aux intermédiaires
 L’analyse des comptes clients
 La correspondance avec la clientèle.

I- LES CONDITIONS POUR ETRE CLIENT DU GROUPE


« FESAC »
Afin d’assurer le fonctionnement transparent et d’aider à la poursuite de
l’amélioration de son activité, le groupe FESAC reçoit tout type de clients c’est-
à-dire les clients bas de gamme et haut de gamme. Il y a des clients qui peuvent
sur le champ payer leurs pro-forma et leurs équipements et le groupe FESAC va
pour l’installation. Par contre, il y a des clients qui veulent aller sur un autre
mode de payement, celui de l’échelonnement. C’est-à-dire que FESAC fait sortir
un pro-forma suite à une étude technique qui permet au groupe de déterminer
les besoins du client.

Il arrive que nous fassions face à certains clients qui n’ont pas la totalité de la
somme en main. Ils viennent nous voir et nous discutons ensemble d’un mode
de payement.

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La gestion de la comptabilité client

Ce qui est intéressant avec FESAC, c’est que nous essayons de comprendre tout
le monde et apportons des solutions à tout type de problème dans notre
domaine.

Pour être clients du groupe « FESAC », il faut au préalable prendre contact avec
le service commercial et ensuite une équipe va sur le site pour une étude
technique.

II- LES DIFFERENTS TYPES DE CLIENTS

1) définition

Les clients sont les tiers auxquels les entreprises vendent des biens ou services,
objet de son activité.

2) classification des clients

Compte tenu de la diversité des activités le groupe FESAC entretiens des


relations avec plusieurs clients .Ses clients peuvent être classé selon la
fréquence des prestations de services demandé.

2_1) Les clients occasionnels

Dans le commerce, un client occasionnel est un client qui ne viendra qu’une fois
par exemple chez FESAC se sont les clients qui n’ont aucun contrat établit avec
le groupe FESAC, sont classés dans ce lot, ceux qui viennent rarement pour des
travaux de dépannage.

2_2) Les clients permanents

Les clients permanents : ce sont des clients très fréquents.

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Parmi ceux-ci, nous avons :

Les entreprises : considérées comme des clients exceptionnels avec lesquelles


le groupe « FESAC » a un partenariat.

Elles demandent l’installation et l’entretient de climatiseurs. Elles bénéficient à


ce titre des réductions exceptionnelles. Le taux de la commission applicable au
montant HT varie en fonction des commandes

L'Etat, ses démembrements, et les ambassades: ce sont Des clients habituels.


Ces clients se caractérisent par leur attachement. Un client permanent est un
client qui a non seulement un contrat mais le contrat est à durée indéterminé.

Chez le groupe FESAC l’on ne se limite pas qu’à la vente des matériaux. Avec
l’accord des clients, ils signent aussi un contrat d’entretien de ces matériaux.

II-PROCESSUS D’ETABLISSEMENTS DES FACTURES CLIENTS

1) Les devis

Le "devis" est un document écrit dans le texte duquel un fournisseur propose


de vendre un bien à un certain prix qu'il s'engage à ne pas modifier tant que
l'acheteur n'a pas exprimé son intention de renoncer à en faire l'acquisition.

2) La facture pro format

C’est un document établi par le fournisseur ; ce document contient les points


clés de sa proposition commerciale. N’engage pas juridiquement les parties
commerciales (le fournisseur et le client).

3) Les bons de commandes

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Dans le commerce, une commande est une intention, soit verbale soit écrite,
d'engager une transaction commerciale pour des produits ou services

particuliers. Du point de vue de l'acheteur, elle exprime l'intention d'acheter et


est appelée une commande d'achat. ... Un bon de commande est un document
établi par le client dans lequel il détaille les articles commandés et toutes les
conditions utiles à la bonne exécution de la commande.

Le bon de commande contient :

• - Nom et adresse du fournisseur

• - Date et numéro de la commande, ainsi que le mot commande

• - Détails des marchandises commandées

• - Prix unitaire et global Conditions de livraison, de paiement et signature de


l’acheteur

4) Le traitement des bons de commandes

Ce travail est assuré par le service commercial sous la supervision du service


communication. Il consiste à accomplir le service demandé par la clientèle.

Les bons sont photocopiés en deux(2) exemplaires : Un exemplaire est gardé


dans les archives de la comptabilité ; Le deuxième exemplaire est transmis au
délégué commercial.

5) La facturation

Elle est faite généralement après l’accomplissement des prestations


demandées. Ainsi, les bons de commande sont transmis au service Facturation.
Avant d’établir les factures ; il faut que les prestations de service soient
conformes à la commande. Après ces préalables ; les facturiers établissent les
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factures à l’aide d’un logiciel Excel conçu à cet effet. Une facture est réalisée en
plusieurs exemplaires (un original et cinq copies).Ces exemplaires sont transmis

au service financier, et au service commercial. Ceux-ci procèdent à une


vérification, la facture originale et deux copies sont cachetées et signées par le
comptable. La facture originale et les copies sont réparties ainsi qu’il suit : La
facture originale et deux(2) copies auxquelles est joint-le Bon de commande,
sont remises au service Comptabilité précisément à l’assistant comptable ;
pour leur distribution. Une copie de la facture et du bon de commande restent
dans les archives du service Facturation. Une copie de la facture et du bon sont
transmises à la Comptabilité pour servir aux traitements comptables.

IV- LE TRAITEMENT COMPTABLE DE LA FACTURE


CLIENT

1) La réception des factures clients

La réception de ces factures au service Comptable est constatée par leur


enregistrement dans un fichier de suivi individuel des clients.

2) La distribution

Elle s’effectue de deux (2) manière : directe ou indirecte La distribution directe :


elle consiste à remettre directement les factures aux clients sur place.

Cette méthode est très rare La distribution indirecte : elle est la plus utilisée et
consiste à remettre les facture aux agents de recouvrements qui vont les
déposer et suivre le recouvrement(le service commercial ou le service
comptabilité).Chaque agent a un nombre déterminé de client à suivre.

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3) L’enregistrement

Cette étape est la plus importante à la comptabilité. C’est un travail très


fastidieux, car il demande beaucoup d’attention pour éviter des erreurs de
saisie. Cette saisie informatique s’effectue d’abord dans le brouillard des ventes
qui comporte des écritures non encore validées constatant les ventes.

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FACTURE CRÉATION DE LA FACTURE

ÉLÉMENTS A PROCÉDURE CLASSEMENT


PRENDRE EN
CONSIDÉRATION

- création de la facture
(transformation du bon de
livraison en facture)

- duplicata de la facture

- recherche du bon de
livraison et du bon de

commande dans le dossier


"en attente de

facturation"

- contrôle de la facture

- enregistrement
comptable de la facture

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- classement de la facture, du
bon de livraison et de la

commande dans les dossiers


"client".

- classement chronologique de
la facture originale

- factures à envoyer en
deux exemplaires au client

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V-LE RECOUVREMENT
Les impayés constituent l’une des premières causes de vulnérabilité des
entreprises. Les principaux corps de métier identifiés comme Petites et
moyennes entreprises (PME) et Très petites entreprises (TPE) évoluent
généralement dans les secteurs suivants : le commerce (quincaillerie, pressing,
prêt-à-porter, etc.), la manufacture, les menuiseries, la restauration, les salons
de coiffure, les garages auto et motos, le transport par bus, la discothèque, les
télécabines, les cybers cafés, etc. Le dirigeant d’une petite entreprise, n’a pas
toujours le temps ou les moyens humains et financiers de gérer le risque
clients. L’enjeu est dès lors de savoir comment maitriser son compte clients
pour ne pas se retrouver à long terme aux prises avec à de graves difficultés
financières. Il a paru intéressant de procéder à une analyse qui déterminerait
comment recouvrer facilement vos créances, comment accroitre l’efficacité du
recouvrement amiable et contentieux des créances dans les TPE. C’est un
processus stratégique clé permettant de générer de bonnes habitudes et une
culture de remboursement auprès des clients. Le recouvrement peut être
considéré aussi comme une activité commerciale dont l’objectif principal est de
générer des revenus pour l’institution par la conversion des pertes en revenus.
Le processus de recouvrement est à considérer comme étant une partie
essentielle du cycle de crédit et non pas seulement comme la dernière étape.
Au cours de la procédure de recouvrement, les institutions reçoivent des
retours d’information sur les politiques générales et les activités spécifiques de
chaque sous-processus : promotion, évaluation, approbation et décaissement.

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1- Les différentes types de relances clients

1.1 Les appels téléphoniques

Pour instaurer un dialogue, comprendre les raisons du non-paiement et aboutir


à un accord, rien ne vaut le contact direct. La relance téléphonique étant
couteuse en temps et en argent et Ne pouvant s’appliquer à toute la clientèle,
nous établissons la liste des personnes à appeler en priorité en fonction du
montant de la dette et du niveau de risques du client. Intervenant quelques
jours après la date d’échéance du paiement, cette relance est effectuée par le
service comptable qui a conclu l’affaire. Au préalable, nous veillons à bien
préparer cet entretien téléphonique. Nous préparons une fiche pour chaque
client, sur laquelle nous inscrirons son nom, ses coordonnées, la date et le
montant de la facture en attente de paiement. Une fois cette fiche établie, il y a
quelques principes important en matière d’entretiens téléphoniques : une voix
à bon escient : une voix trop forte ou agressive peut provoquer une résistance
de la part de l’interlocuteur et nuire à l’aboutissement d’un accord. A l’inverse,
une voix faible aura peu de chances d’atteindre son objectif par son manque de
conviction. Alors il faut réguler également le débit de parole : ni trop rapide
(nuit à la qualité de l’écoute) ni trop lent (révélant un manque d’assurance). Il
faut développer une écoute active, resté concentrer et ne pas hésiter à
ponctuer les paroles de l’interlocuteur par des « effectivement », « en effet »
qui indiqueront que vous suivez attentivement ses paroles. Mais surtout rester
courtois et déterminé. Si le client se montre agressif, ne pas rentrer dans son
jeu ; garder un ton neutre car agressivité ou ironie de notre part ne feraient
qu’amplifier le problème.

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Pour désamorcer le conflit, écoutez attentivement les remarques du client,


reformulez les objectivement et surtout reconnaissez vos propres torts. Dans ce
cas assurez-vous que vous avez le problème bien en main et qu’il sera vite
résolu.
Une fois ces principes en tête, vous pouvez vous saisir du téléphone. Pour
obtenir une relance efficace, ne brulez pas les étapes. Énoncez d’abord
clairement et de manière concise, les raisons de votre appel et demandez des
explications puis tachez d’identifier la raison du non-paiement. Si les raisons
invoquées par votre client ne vous semblent pas convaincantes, utilisez les
techniques de reformulation et de questionnement pour connaitre la véritable
cause. Enfin, ne raccrochez pas sans avoir obtenu une promesse de votre
interlocuteur. Si celui-ci se montre réticent, cadrez le par des questions où il ne
peut répondre que par l’affirmative (vous êtes honnête et respectez vos
engagements ?, nous avons toujours bien travaillé ensemble ?...) et n’hésitez
pas à annoncer les répercussions que pourrait avoir son manque de
coopération (« nous ne continuerons pas à vous livrer tant que la facture ne
sera pas réglée… »).

1.2 Les relance courriers


Pour toute facture impayée, dès le dépassement du délai, nous n’hésitons pas à
relancer le client, qu’il soit fidèle ou non. Une lettre de relance est une lettre
envoyée par un créancier, qui vise à rappeler à son destinataire qu’il a une
dette. Lorsque le créancier transmet un document ou une lettre recommandée
avec demande d’avis de réception, il pourra soit conserver la preuve de son
envoi, même en l’absence de retour de l’avis de réception, soit établir
juridiquement l’envoi de la lettre : la charge de la preuve de non réception
incombe alors au destinataire.

Des modèles de lettre graduées et adaptées à une relance client seront


annexés au présent document. Il est cependant important d’y retrouver
certaines mentions telles :

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L’identité du créancier Graduelles L’adresse exacte du débiteur Le bref rappel


de l’origine de la créance. Le montant exact de ladite créance. Rester courtois
pour la sauvegarde de la relation d’affaires. Il importe également d’utiliser les
lettres types pour les mauvais payeurs répétitifs. Rédigez des lettres
personnalisées pour confirmer des accords complexes et échelonnées dans le
temps.

1.3 Les relance face à face

Une entreprise sur cinq meurt chaque année en raison du retard ou du défaut
de paiement de ses clients. La visite à domicile ou relance en face à face a pour
but de créer une communication directe avec son débiteur. Il sera question au
préalable de bien préparer la rencontre, les questions à lui poser pour l’amener
à prendre l’engagement ferme de nous octroyer ce qui vous est dû dans les
meilleurs délais. Être convaincant et le décider astucieusement.

1.4 Les relances « mixtes »

Pour optimiser la relance amiable et encaisser plus rapidement tout en gardant


intacte la relation commerciale, on a opté pour des relances mixtes. La relance
varie suivant les différents profils de payeurs. Lorsqu’on se retrouve face à un
impayé, il importe d’essayer de catégoriser le client afin de sélectionner les
relances appropriées à son cas.

Payeur négligent : Il prend toujours ou parfois quelques jours, attend d’être


relancé, a égaré la facture, vous répond que le chèque est « à la signature », il
faut le relancer très commercialement, mais rapidement, avec un suivi plutôt
serré sur la transmission et la réception de la facture, et sur les délais de
paiement.

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Mauvais payeur : qui a les moyens de vous payer, connait la valeur de l’argent
et sait l’employer à son profit : il veut payer le plus tard possible voire jamais si
vous lui en laissez l’occasion.

Pour ce cas nous usons d’au moins deux types de relances (relance mixte) à
l’instar des rappels téléphoniques et correspondances fermes pour qu’il
ressente la pression d’honorer à ses engagements. Nous recourons sans tarder
au contentieux.

Insolvable : il ne peut pas vous payer, du moins pour le moment si ses


difficultés de trésorerie ne sont que passagères. Faire monter la pression s’il
s’agit d’une petite somme ; nous mixons les relances pour obtenir rapidement
un paiement partiel et tenter de mettre en place un échelonnement.

Payeur administratif : il paie toujours très lentement, en raison de la


complexité de ses circuits ou d’une hypertrophie de paperasse : comprendre
ses circuits et nouer de bonnes relations avec les personnes chargées de
l’ordonnancement pour parvenir de manière astucieuse à mieux aligner votre
paiement. Pour être efficaces, les relances doivent obéir à quelques règles :
être différenciées suivant le type de client, le montant et l’ancienneté du
retard ; être graduelles et brièvement cadencées ; être crédibles (les menaces
mises à exécution).

1.5 La mise en demeure et la sommation de payer

La mise en demeure, prémices d’une procédure contentieuse, présente


plusieurs atouts.

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Elle permet de lancer un dernier ultimatum au client, d’être certain que


Celui-ci prendra connaissance du courrier et de poser les bases d’une démarche
axée sur une pression psychologique plus forte.

Au-delà de ces aspects pratiques, c’est également le moyen juridique de


constater le refus opposé aux précédentes demandes de paiement, de faire
courir des intérêts moratoires, de solliciter des dommages intérêts, et d’établir
la preuve de notre volonté d’être payé. La mise en demeure constitue le dernier
stade amiable (aucun procès n'est encore engagé, la prescription n'est pas
interrompue) et le premier stade judiciaire (Les intérêts légaux vont courir à
partir de sa date), elle est obligatoire avant toute assignation sauf à faire
signifier préalablement une sommation interpellatrice d'huissier bien plus
coûteuse mais parfois plus impressionnante). Le crédit manager ou le juriste
mettra en place le plan d'actions écrites et téléphoniques. Les relances doivent
être faites dès avant l’échéance et ainsi il sera pris en charge intégralement la
gestion du compte client.

En cas de silence de la part du débiteur, ou à défaut de réaction litigieuse


sérieuse, la procédure amiable doit être interrompue. C’est le rôle de la mise en
demeure ou de la sommation de payer. Si les simples courriers envoyés à votre
client sont sans effet, il ne nous reste plus qu’à utiliser des moyens plus
convaincants. Deux solutions s’offrent à nous : envoyer une mise en demeure
de payer, par lettre recommandée avec accusé de réception signée du
dirigeant ; ou lui faire parvenir une sommation de payer par voie d’huissier de
justice. En pratique, ces deux actes ont souvent les mêmes effets. Toutefois une
sommation de payer peut avoir plus d'impact par son côté «officiel». Elle
présente également l'avantage d'être signifiée directement entre les mains du
client, alors que le courrier recommandé de la mise en demeure peut ne pas
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être réclamé. Dans le cas d'une mise en demeure, il faut préciser dans la lettre
recommandée le montant de la facture mais également les intérêts de retard.
En théorie, le montant des intérêts de retard exigible est celui stipulé sur les
factures et conditions générales de vente.

VI- LES REGLEMENTS


Le groupe FESAC permet à ses clients de régler leurs factures selon leurs modes
de paiement.

Ainsi on peut régler par : espèces, virement, chèques ou part crédit


documentaire. Chaque règlement fera l’objet de saisie et de traitement
approprié.

1) LA SAISIE DU REGLEMENT

La saisie, du règlement se fait dans les journaux (caisse ; banque ou opérations


divers), pour le solde du montant de la facture selon les modes de règlement.
A la saisie du règlement, le compte client (411….) est crédité par le débit du
compte de liaison. Cette écriture est passée automatiquement par la machine.
571000 pour la caisse 521000 pour la banque 565000 pour les crédits
d’escomptes

1-1 Le règlement Par espèce

Chaque soir, après contrôle des pièces justificatives issues des ventes locales, le
caissier joint les espèces reçues dans la journée puis les achemine au service
comptabilité ; précisément à la section trésorerie. A partir des reçues
réceptionnées ; cette section procède à une vérification du montant encaissé
avec celui d’un état de règlement tiré à l’ordinateur

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1-2 Le règlement par chèque

Le chèque est un document ou un papier imprimé par lequel un ordre est


donné au banquier de payer à vue ou à terme une certaine somme à une
personne physique ou morale appelée porteur ou bénéficiaire.

Les chèques constituent les principaux modes de règlement des clients à


FESAC .Ces chèques sont bancaires ou postaux et sont acheminés au service de
la caisse ou il est constaté le règlement sur les pièces caisse faisant ressortir le
non du client, les numéros du chèque et de la facture réglée et la date du
règlement. Ces pièces sont ensuite transmises aux comptables chargés de
constater le règlement sur le fichier de suivi des clients. Puis ; vérifier si le verso
du chèque est bien rempli. Ensuite un classement s’impose pour le remplissage
des bordereaux ; c’est –à – dire tous les chèques d’une même banque sont
ensemble afin de vérifier leur domiciliation. Il faut distinguer deux(2) types de
domiciliation _ La domiciliation à Abidjan (compensable sur place) _La
domiciliation hors Abidjan.

Les chèques domiciliés à Abidjan

Ces chèques sont appelés CHEQUES SUR PLACE : ils sont compensables dans les
banques sur Abidjan. Exemple : BICICI ; GTBANK

Les chèques domiciliés hors Abidjan Ces chèques sont appelés CHEQUES HORS
PLACE : ils sont compensables dans les banques de l’intérieures du pays et à
l’étranger .Exemple SIB

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1-3 Le règlement par virement

Le virement c’est lorsqu’un client demande à sa banque de virer une certaine


somme d’argent sur le compte du vendeur. Comme précédemment expliqué, le
virement est effectué dans le cas des ventes à l’exploitation. Les documents
sont directement transmis par FESAC au client par courrier(DHL) qui nous fait
un virement direct sur le compte de la société. Ces documents sont :

° 2 factures de vente originale.

° 2 B/L originales

° 1 engagement de change

1-4 Le règlement par crédit documentaire

Le crédit documentaire est une opération par laquelle une banque dite
(émettrice) agissant à la demande et sur ordre de son client (donneur d’ordre)
est tenue d’effectuer un paiement à un tiers (bénéficiaire) ou d’accepter, de
payer les traites tirées par ce bénéficiaire, contre remise des documents
stipulés.

La banque émettrice peut aussi autoriser une autre banque (notificatrice) à


effectuer ladite opération à sa place.

Le concours du banquier émetteur sollicité par l’importateur peut être envisagé


sous deux formes :

1. L’importateur provisionne le crédit. Le banquier agit donc comme simple


intermédiaire et se contente de garantir le payement à son correspondant ou
directement à l’importateur ;

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2. Le vendeur après accord de son banquier ne provisionne que partiellement


ou pas du tout le crédit. Le banquier finance l’opération et garantit le
payement.
Le crédit documentaire fait intervenir au moins quatre (4) partenaires : Le
donneur d’ordre (acheteur – importateur).

Il se rapproche de son banquier.

Sous réserve de l’accord de ce dernier, lui demande d’ouvrir un crédit


documentaire au bénéfice de son fournisseur en précisant la forme « révocable
» ou « irrévocable » et le montant et dans le strict respect des clauses du
contrat de vente.

La banque émettrice (banquier de l’acheteur). Sur instruction de son client,


ouvre un crédit documentaire en faveur du vendeur. Elle utilise ensuite les
services d’une banque correspondante dans le pays d’exportation.

La banque modificatrice (banque intermédiaire située au pays d’exportation).


Elle est chargée d’aviser l’exportateur de la disponibilité du crédit documentaire
ouvert en sa faveur. Elle lui rappelle la liste des documents à présenter ainsi que
les conditions particulières à remplir.

Le bénéficiaire du crédit documentaire (vendeur – exportateur). Pour obtenir le


Paiement de sa créance, il doit simplement présenter les documents conformes
et dans le délai imparti.

COMPTABILISATION Au règlement de la facture de vente ; le compte du client


est soldé par le débit d’un compte de liaison quel que soit le mode de
règlement 571000

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REGLEMENT EN ESPECE

Compte Compte Libellés Débit Crédit


débité crédité

571000 Règlement/espèce ……………


……..
411…. Client…… …………………
………

REGLEMENT PAR CHEQUE

Compte Compte crédité Libellés Débit Crédit


débité
513000 Chèques à encaisser ………………
……..
………………
…………
411….. Client…
Compte Compte crédité Libellés Débit Crédit
débité

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52100 Banques ………………
..
51300 Chèque à encaisser ………………
…..

REGLEMENT PAR CREDIT DOCUMENTAIRE

Compte Compte Libellés Débit Crédit


débité crédité

565000 Escompte de crédit o ………………



411…… Client …………
. ………..

PRISE EN COMPTE DE LA RECETTE PAR LA COMPTABILITE GENERALE

Compte Compte Libellés Débit Crédit


débité crédité

……………
521000 Banques

565000
Escompte de crédit o ………… …………………

VII – LE LETTRAGE

Le lettrage est une opération comptable qui consiste à rapprocher des montants dans
un compte de tiers (comptes de classe 4).

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En générale, sont lettrés les comptes clients ainsi que les comptes fournisseurs.

Cette manipulation comptable présente un intérêt indéniable : la vérification du


règlement effectif des factures émises ou reçues.

Le lettrage des comptes clients et fournisseurs peut s’effectuer de manière


automatique ou manuelle. Paiement de la commission de l’intermédiaire.

Comptabilisation de la commission exigible

Compte débité Compte Libellés Débit Crédit


crédité

4712 Commission exigible intermed. ……..

………
571000 Règlement espèces commission

Ou

……..
521200 Règlement chèque commission

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Annexe I

Modèles de lettres de relance

Abidjan, le ……………………….

A Monsieur………….……………..

Société……….……………………. B.P………………………………….

Objet : Retard de paiement de facture Monsieur,

Sauf erreur ou omission de notre part, nous constatons que votre compte client
présente à ce jour un solde débiteur de ……………FCFA.

Ce montant correspond à notre facture suivante restée impayée : Numéro


Date Montant L’échéance étant dépassée, nous vous demandons de bien
vouloir régulariser cette situation par retour de courrier. Dans le cas où votre
règlement aurait été adressé entre temps, nous vous prions de ne pas tenir
compte de la présente.

Vous remerciant par avance, nous vous prions d’agréer, Monsieur, l’expression
de nos salutations distinguées.

Signature.

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Modèles de lettres de relance

Korhogo, le ……………

A Monsieur………...….….

Société………….………… B.P…………………………KORHOGO

Objet : Rappel de paiement de factures

Monsieur,

Nous constatons avec regret que vous n’avez pas donné de suite à notre
précédent rappel et que votre compte reste toujours débiteur de
…………………………………… FCFA, correspondant à nos factures suivantes,
impayées à ce jour :

Numéro Date Montant

Aussi, nous suspendons la livraison de nos produits jusqu’au règlement de


l’intégralité de la somme sus visée.

Comptant sur votre prompte réaction, veuillez agréer Monsieur, l’expression de


nos salutations les meilleures.

Signature.

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Modèles de lettres de relance

Bouaké, le ………………..

A Monsieur le Directeur de………

B.P…………………………

Objet : Mise en demeure de payer avant poursuites judiciaires

Monsieur le Directeur,

Faisant suite à nos précédentes relances des (mentionner les dates des
relances faites), nous constatons avec peine que votre société n’a toujours pas
procédé au règlement de notre facture n°………. échue le 5 juillet 2016.

En conséquence, nous vous mettons en demeure de nous régler la somme de


…………….. FCA dans un délai de 8 (huit) jours à réception de la présente.

A défaut, notre service contentieux se chargera d’en obtenir le recouvrement


par voie de justice.

Nous vous rappelons que le présent courrier fait courrier les intérêts légaux et
conventionnels.

Veuillez agréer Monsieur le Directeur, l’expression de nos salutations


distinguées.

Signature et cachet.

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CONCLUSIO
N

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Ce stage fut une expérience très riche dans beaucoup de domaines et j’estime
qu’il m’a été donné une très intéressante opportunité à travers ce stage puisque
j’ai pu avoir accès à des missions passionnantes et au cours desquelles mon
esprit d’initiative et ma capacité d’organisation ont été des atouts majeurs pour
l’accomplissement des tâches variées qui m’ont été confiées. Ce stage m’a donc
apporté beaucoup autant professionnellement qu’humainement.

A cet égard, sur le plan professionnel j’ai pu acquérir une grande capacité
de travail et j’ai pu prouver mes capacités à m’adapter rapidement puisque j’ai
dû être opérationnelle dès le deuxième jour afin de faire les déclarations et
gérer l’administration des dossiers en cours. Aussi, il m’a permis d’améliorer
mes capacités d’organisation dans la gestion des priorités, essentielle au bon
exercice de ce métier. J’ajoute que j’ai appris également qu’une grande
conscience professionnelle ainsi qu’un respect très rigoureux de la
confidentialité sont les pierres angulaires de toute personne désireuse
d’exercer une fonction dans la comptabilité. Sur un plan plus large cette
expérience m’a permis également de prendre conscience de la difficulté de la
position de la fonction notamment en terme de gestion au sein de l’Entreprise.

Sur le plan humain j’ai pu acquérir une plus grande confiance en moi et
davantage d’assurance, ce qui me faisait sans doute défaut avant de réaliser ce
stage.

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Suggestio
ns
Je suggère qu’ils continuent dans ce sens et que la direction pense à agrandir

FESAC CI et diversifier l’activité de l’entreprise pour qu’ils puissent accroitre leur

chiffre d’affaire et le résultat dans l’avenir.

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