Hoy en día los cambios en el entorno laboral han dado un giro de casi 360°, con la

finalidad de optimizar métodos de productividad de mofo que se ejerzan formas de

eficientizar la búsqueda de información a través de una excelente implementación
en la estructura de organización y ordenamiento archivístico.

Por tal manera, toda información documental constituye un recurso necesario e

importante, que se genera a través de la gestión correcta de los procesos
gubernamentales, siendo que es parte vital y fundamental de la estructura
administrativa para la toma de decisiones para proveer de un alto nivel de
competitividad, mejoramiento y funcionamiento en las instalaciones
gubernamentales y archivísticas existentes.

Por ello, el éxito de una institución gubernamental no sólo depende de la manera

en que utiliza los recursos materiales, financieros, administrativos y humanos con
que cuenta, sino también de la forma en que se aprovechan los activos intangibles
como la información contenida en los documentos que a diario se generan.

Si se toma en cuenta que la memoria documental de una institución se genera de

acuerdo a sus funciones, entonces el contar con archivos que documenten todas
las actividades de la Administración Pública de manera organizada y
sistematizada, se convierte en un indicio necesario para lograr la consulta veraz y
oportuna de la información, que permitirá conducir correctamente los esfuerzos
administrativos y lograr la debida transparencia gubernamental.

En este sentido, donde los archivos conservan información documental

insustituible, se ha buscado la ejecución de acciones encaminadas a fortalecer el
proceso de gestión de los documentos administrativos, particularmente en lo
referente a la organización y sistematización de los Archivos de Trámite así como
de Concentración que existen en las unidades administrativas correspondientes.
Es aquí donde mencionamos que la correcta gestión y organización de los
Archivos implica una clasificación archivística de los documentos y expedientes,
de acuerdo a una estructura del cual han sido creados o recibidos y que permita
su búsqueda y localización expedita, de modo que se garantice su disponibilidad e
integridad.

Por ello y en respuesta a las acciones emprendidas, en lo relativo a la

modernización de los servicios archivísticos y documentales, se han reformado
artículos y lineamientos pertenecientes a lo que incurra con los archivos y se han
elaborado estrategias o cuadros de clasificación que establecen las bases que
rigen las actividades inherentes a la clasificación coherente y homogénea de los
documentos generados y recibidos, conformado por una estructura jerárquica y
funcional documental de un Archivo, con base en las atribuciones y funciones del
órgano productor, en el que se establece un principio de diferenciación y
estratificación de los diversos grupos documentales que conforman el acervo de
un ente público.

Dichas estrategias se deben a quienes producen y resguardan información, no

cuentan con los conocimientos teóricos y prácticos que les permitan adelantar la
organización técnica de la documentación producto de la gestión documental. A
esto, podemos mencionar algunos principios básicos que se deben considerar
para una mejor organización del archivo. El principio de procedencia se lleva a
cabo cuando inician a separar los documentos generados en cada dirección, área
o departamento de una institución, indicando que dicha información no se puede
mezclar; posterior el principio de orden de origen es aquella que define el orden
cronológico y la ubicación física de la documentación individual dentro de cada
expediente de acuerdo al fechado de recibido, entregado, creado o tramitado.

Con base a lo anterior, la organización de todo archivo debe valuarse en procesos

archivísticos como lo son la clasificación documental que es donde se identifican y
se conforman las carpetas de acuerdo con las funciones asignadas a cada
departamento; la valoración documental que consiste en determinar el valor
administrativo, legal, fiscal, contable, histórico, cultural, científico de los
documentos con el objetivo de determinar el tiempo de conservación; la
descripción documental en el cual se identifican los elementos que caracterizan al
expediente como nombre de la serie, fechas, números de folios, entre otros para
una mejor localización y recuperación de información contenida en la
documentación de cada expediente.

Por tanto, podemos decir que lo importante a aplicar para un buen funcionamiento
de los archivos es la ordenación, ya que no contradicen las nociones necesarias
por implementar, debido a que con ella, damos utilidad a toda documentación
permitiendo que la información sea recuperable, y posteriormente, agruparlos de
una forma racional para convertirlos en unidades inteligibles de acuerdo con las
funciones desarrolladas.

Debemos considerar que la ordenación está sujeta a factores de formación,

puesto que, siguen un proceso de fases para que se cumpla el correcto
funcionamiento de una mejor clasificación documental que permita identificar con
rasgos generales y específicos la búsqueda de todo documento existente.

Esto conlleva a que crear y aplicar las bases metodológicas para la implantación
de un Sistema de Clasificación Archivística, permita la codificación de los
documentos y expedientes de las unidades administrativas con el propósito de
optimizar su organización, satisfacer las necesidades de información de la
comunidad usuaria interna y externa y dar cumplimiento a lo establecido en las
disposiciones jurídicas y administrativas relacionadas con la administración de
documentos vigentes para el Sistema Nacional de Archivos.

Por ello, es importante recalcar como punto final y como se viene comentando en
párrafos anteriores, que la organización de un archivo responde a necesidades de
proporcionar una estructura lógica a la parte documental que refleje las
actividades desarrolladas así como facilitar la localización de los documentos;
pues gracias a los documentos se dan los resultados indispensables de los
procesos administrativos que la asesoría lleva a cabo en el desempeño de sus
funciones y por eso la organización del archivo es producto de los procesos
mediante los cuales se crean los diversos tipos de documentos, de forma que su
búsqueda sea ágil y siempre encuentre la respuesta justa.

Por tal motivo la elaboración de un cuadro de clasificación que dé cabida a todos

los tipos documentales y refleje la estructura deseada donde las secciones y
series documentales sean producidos como resultado de un mismo procedimiento
administrativo o jurídico.

Mediante lo anterior, se lleva a realizar la instalación física de los documentos en

el depósito de las instalaciones de cada archivo, mediante cajas archivadoras u
otro sistema, de groso modo que va a posibilitar la localización de los documentos
a través de un control determinado
El cuadro de clasificación

Una vez llevando a cabo todo el procedimiento correspondiente, ésta será la

herramienta fundamental que permitirá la planificación sistemática del resto de las
operaciones de tratamiento de los documentos, desde la eliminación de los
mismos con un calendario de conservación hasta la elaboración de los
instrumentos de descripción mediante un control de inventarios.

Con esto, se reflejan algunas ventajas respecto a un minucioso y controlado

sistema de clasificación uniforme como son constituir una clave para la
implantación de un sistema de gestión integral de la documentación que será la
base primordial sobre la que se apoyen los otros elementos del sistema de
calendario de conservación y de inventario; se utiliza el mismo cuadro de
clasificación para toda la documentación del archivo de oficina; se facilita un
manejo ágil y efectivo de la documentación administrativa; se agiliza el acceso a
los expedientes gestionados por más de una persona y simplifica su consulta; se
facilita el intercambio de información, entre otros

Por ende, todo esto obliga a todo el personal a un conocimiento más profundo de
las tareas y las actividades que se desarrollan y también del funcionamiento de las
diversas áreas, precisando la supervisión y actualización constante de los
movimientos de los expedientes.
BIBLIOGRAFIA

Archivo General de la Nación, Ley General de Archivos, Primera Edición, 2019.

Hugo J. Técnicas documentales de Archivo. Ediciones del Sur. 2003.