TALLER 2 – IDENTIFICACION DEL PROBLEMA

Fase 1 - Identificar el problema y presentar posibles soluciones

Objetivo: Determinar y ubicar el problema

Metodología

 Debe estudiar las referencias bibliográficas de la unidad 1, que se

encuentra en el entorno de conocimiento.
 Se sugiere revisar el material de estudio complementario que tiene el
curso.
 Resolver este taller. 

 Colocar su respuesta a cada pregunta diligenciando el cuestionario y
subirlo al entorno de Seguimiento y evaluación.

Estructura:

A continuación, se presentan un cuadernillo con 10 preguntas de selección

múltiple con única respuesta y debe seleccionar la respuesta correcta y
colocarla en el archivo Excel adjunto llamado “Taller1-problema_
Respuestas.xls”, una vez diligenciado, debe subirlo por el entorno de
seguimiento y evaluación para ser valorado y retroalimentado, en el
siguiente enlace: Fase1 - Identificar el problema y presentar posibles
soluciones - Entrega de la actividad.

Podrá subir el archivo en el entorno de Seguimiento y evaluación cuantas

veces sea necesario siempre y cuando no se haya vencido la actividad.

Valoración:

El taller tiene un total de 70 puntos. Cada pregunta equivale a: 7 (siete)

puntos si está correcta, si no es correcta tiene una valoración de 0 (cero).

Modalidad actividad: Individual

Como metodología de desarrollo del curso se propone aprendizaje

por problemas de acuerdo con esto se plantea la siguiente
situación:

Responder las siguientes preguntas:

Sistema Gestión de Matriculas de la UPD

La universidad Publica Departamental es una universidad de modalidad

presencial y funciona desde el Enero de 1980. Actualmente, cuenta con
su sede principal en la ciudad de Bogotá y sus sedes (Seccionales) en las
ciudades de Cali, Medellín, Barranquilla e Ibagué. Actualmente, la
universidad cuenta con la siguiente estructura:

Figura 1. Estructura Organizacional - Universidad Pública

Los procesos que se manejan dentro del área de Dirección de Promoción,

Admisiones y Matricula son:

 Matriculas
 Grados
 Homologación

La universidad actualmente trabaja de forma manual en cada una de sus

sedes, ya que , debido a que sus directivas hasta el momento no veían
la necesidad de realizar este tipo de inversión, pero en vista que el manejo
del volumen de la información es tan alto se hace necesario dar a
situaciones que han generado problemas con los tiempos de
comunicación, con la perdida de información, con el espacio requerido
para archivar las carpetas de los estudiantes y con la generación oportuna
de los listados de los recaudos, de los docentes y de los estudiantes por
cursos. Otra consecuencia, es el traumatismo en las contrataciones de
los docentes (Tiempo Completo, Medio Tiempo y Hora Catedra).

La universidad desde la gerencia financiera ha solicitado a los Ingenieros

de Requisitos del Curso de Análisis de Sistemas, realizar un sistema de
información para la gestión de matriculas centralizado con el fin de
soportar las operaciones que necesita realizar el personal de registro y
control, Docentes y estudiantes, para la matricula y la gestión de las
carpetas académicas, de cada sede.

De acuerdo con lo anteror, el sistema deberá permitir:

1. Proceso de Inscripción. Todos los estudiantes nuevos o antiguos

deben realizar el proceso de inscripción. En el proceso de
Preinscripción debe registrar los datos básicos del estudiante, el
programa academico al que aspira, las pruebas de estado y la ciudad
donde se va a matricular. Nota: Cuando el estudiante es nuevo debe
ingresar toda la información requerida, pero si el estudiante es antiguo
le exigirá la actualización de datos en la inscripción.

Carque de soportes en formato PDF:

 Cedula al 150%
 Acta diploma bachillerato, si es para pregrado
 Diploma Bachiller, si es para pregrado
 Resultado pruebas del estado (ICFES)

Para el caso de Postgrados, Maestrias:

 Acta diploma pregrado

 Diploma Pregrado

El sistema debe validar al cargar cada archivo, que no tenga tamaño

mayor a 300 Kb. Si el tamaño es mayor el sistema no permitirá el
cargue del documento.

2. Proceso Convenios por descuentos. El registro de descuentos

sobre las matriculas, teniendo en cuenta que la universidad tiene
convenios establecidos con distintas instituciones a nivel regional y
 nacional. Los descuentos tiene un valor máximo del 15%. Para la
aplicación de dichos descuentos el aspirante (estudiante) debe traer la
copia donde se pueda visualizar el numero de identificación y su
nombre completo.

Se requiere que el sistema permita la configuración de los convenios y

la aplicación de dichos convenios a los estudiantes.

3. Proceso de Matricula: Despues de la inscripción y de la aplicación de

los descuentos (opcional), el nuevo sistema deberá de mostrar la
oferta académica de los cursos de acuerdo al programa donde está
inscrito el estudiante. Si el estudiante es nuevo debe mostrar la oferta
del primer periodo académico completa. Si es antiguo debe mostrar
la oferta académica de los cursos que debe realizar de acuerdo al
periodo académico.

Si el estudiante requiere inscribir otros cursos diferentes a la de la

oferta academica presentada, deberá solicitar a Registro y control la
habilitación de los cursos siempre y cuando esten ofertados y cumpla
con los requisitos de cursos.

Al realizar la matricula, el sistema debe validar que no sobre pase mas

de 21 créditos académicos y no sea menor de 10 creditos académicos.

En la matricula de acuerdo al curso seleccionado por el estudiante, el

sistema debe mostrar el valor del credito y el total de los creditos de
cada curso. Por ejemplo, si el curso tiene tres creditos y cada credito
tiene un precio de $100.000, el sistema deberá mostrar el total a pagar
por el curso: $300.000.

Nota: Cada curso debe tener asignado un valor de credito.

Cuando un estudiante viene de otra institución, puede solicitar realizar

un proceso de homologación, en este caso en registro y control deberá
habilitar toda la oferta academica para la selección de los cursos a
matricular.

Cuando el estudiante ha realizado la selección de los cursos, podrá

realizar la generación del recibo de pago. El sistema debe permitir la
generación del recibo de pago. Este se podrá imprimir o se podrá
realizar el pago en línea.

Para realizar los pagos en la entidades financieras del sistema debe

permitir la configuración de las entidades financieras. Estas deben
 aparecer en la impresión del recibo de pago y en la funcionalidad de
los pagos en línea.

4. Proceso Legalización de Matricula y cargue de los cursos a los

estudiantes: La legalización de la matricula y cargue de los cursos
se realiza cuando la universidad valida en el módulo de gestión
financiera que el recaudo fue cargado a favor de la universidad.

A todos los estudiantes, la universidad deberá generar el acta de

matricula de forma electronica. Si el estudiante es de primer perido,
deberá generar e imprimirla para legalizar la carpeta en registro y
control. Cuando el estudiante es antiguo esta opción es opcional.

Para el cargue de los cursos seleccionados al generar el recibo de pago,

solo se valida con el recaudo de la matricula. Estos cursos son
habilitados para que los estudiantes puedan visualizarlos en la
plataforma académica, despúes del cierre de la matricula.

Es importante que el sistema previamente pueda crear la configuración

de los programas académicos, periodos academicos, los cursos y los
Docentes.

5. Proceso Consulta de los cursos a los Docentes y cargue de

notas: El sistema deberá permitir al coordinador de cada programa
académico asignar a cada curso los Docentes y los estudiantes.

Los Docentes podrán consultar los cursos y los estudiantes asignados

a cada curso. También le permitirá realizar el registro de notas de cada
estudiante. El Docente tiene tres momentos de evaluación: El inicial,
el intermedio y el final. El momento inicial y final tiene solo una nota.
El momento intermedio puede tener mas de una nota.

Los estudiantes pueden realizar la consulta de sus notas y las

observaciones de cada uno de los trabajos entregados, desde la
plataforma de consultas. Los estudiantes deben tener usuario y
contraseña para poder ingresar al módulo de consulta.

Nota: considere la lista de eventos como guía:

1. El estudiante se matricula en un conjunto de asignaturas

2. El estudiante paga la matricula en el banco (con el recibo
generado)
3. El banco comunica los pagos realizados por los estudiantes a
secretaria
 4. Los docentes imprimen las listas de matriculados
5. Los docentes consultan los estudiantes matriculados
6. Los docentes introducen las notas de los estudiantes
7. El estudiante consulta los datos de su expediente

Contestar las siguientes preguntas:

Determinar el problema

1. De acuerdo al contexto de la universidad, el problema que se está

presentando es:

Seleccione una respuesta:

a) No se lleva un control adecuado de los procesos académicos.

b) Falta un sistema de información que permita integrar el registro de
las operaciones y control en los procesos manuales que se realizan
el área “Dirección de promoción, admisión y matriculas”,
c) El Software actual es muy limitado y presenta algunas veces
inconsistencias en los datos de los estudiantes.
d) Desconocimiento del programa
e) Falta de control en los ingresos y egresos de la universidad.

Determinar la causa

2. De acuerdo a la problemática presentada en la empresa “La

Colmena”, una posible causa que lleva a que se presenta el problema
es:

Seleccione una respuesta:

a) Existe mucho traumatismo en la recepción de las carpetas, porque
no se cuenta con el personal suficiente en registro y control s
b) La universidad no cuenta con un departamiento de comunicaciones.
c) No se cuenta con el apoyo de los empleados de Registro y control.
d) La universidad no ha invertido en la infraestructura tecnológica y
financiera necesaria para sistematizar los procesos de matricula.

Determinar la consecuencia

3. De acuerdo a la problemática presentada en la empresa “La Colmena”,

una consecuencia que genera el problema es:
 Seleccione una respuesta:
a) Perdida de información
b) Demora en la generación de los listados de los cursos, los recaudos,
los estudiantes y docentes.
c) Traumatismo en la contratación de los empleados.
d) Todas las anteriores.

El área problema

4. De acuerdo al contexto dado en la empresa, las áreas donde se

presentan los problemas son: (Ver organigrama)

Seleccione una respuesta:

a) Área Dirección de promoción, Admisión y Matricula
b) Área Dirección de Planeación y Finanzas
c) Área Dirección de Audotoría
d) Área Oficna de Comunicación

Proceso

5. De acuerdo al problema, los procesos que se ven involucrados en la

situación problema es:

Seleccione una respuesta:

a) Contratación tutores.
b) Inscripciones y generación de recibos de pagos.
c) Asignación de cursos, docentes y estudiantes
d) Todas las anteriores.

Actores Directos

6. Pensando en la situación actual, un actor (persona) directamente

relacionado con el problema son:

Seleccione una respuesta:

a) Secretaria de Registro y Control, docentes, estudiantes
b) Gerente Financiero
c) Ingeniero de Sistemas
d) Ninguno de los anteriores

Actores Indirectos
7. Pensando en la situación actual, un actor (persona) indirectamente
relacionado con el problema son:

Seleccione una respuesta:

a) Gerente Financiero
b) Secretaria de Registro y Control
c) Rector
d) Docentes y estudiantes

Solución

8. Que solución de carácter informático le sugiere al Gerente Financiero:

Seleccione una respuesta:

a) Aplicación Web que administre los servicios de la empresa La
Universidad Publica Departamental.
b) Tercerizar los procesos de Matriculas.
c) Contratar más personal
d) Crear un aplicativo móvil, una app para manejar por celular o
tableta, para administrar los productos y servicios de la empresa
“La Colmena”

Delimitación

9. Una delimitación que usted le colocaría a la solución propuesta a la

Universidad Publica Departamental:

Seleccione una respuesta:

a) Manejar todo lo referente a los procesos operativos de matriculas
de la Universidad Publica Departamental.
b) Manejar toda la información de la oficina de talento humano
c) Manejar la información contable de la Universidad.
d) Manejar todo lo referente a la selección y clasificación de los
servicios prestados en la universidad.

Justificación

10. Por qué es importante construir la solución a la Universidad Publica

Departamental, que beneficio puede aportar:

Seleccione una respuesta:

a) Controlar ingresos y egresos
b) Contratar más empleados
c) Llevar un control de los procesos de inscripción y matriculas y
mejorar la agilidad en el tiempo.
d) Satisfacción del proveedor