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Application des outils Lean et Six-

Sigma dans le cadre d’un laboratoire


central automatisé
Ph. Biol. Catherine Fillée
Prof. Marianne Philippe

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CLINIQUES UNIVERSITAIRES SAINT-LUC
Choix du projet

Projet en 2 parties :
Etude de l’impact du lead time du laboratoire dans le
processus de prise en charge des patients dans un
centre de traitement ambulatoire.
• CTA : Impact importante des dysfonctionnements au sein du
laboratoire dans la prise en charge globale du patient
• 2 filières du laboratoire impliquées : biochimie – hématologie

– Value stream mapping sur un scope défini : échantillons


urgents processés 24h/24 au laboratoire central automatisé
• Scope élargi au laboratoire : biochimie – hématologie –
coagulation – marqueurs cardiaques
• Analyse globale du flux (préanalytique – analytique –
postanalytique)

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CLINIQUES UNIVERSITAIRES SAINT-LUC
Projet Lean : Première phase

Conclusions
Importance du préanalytique dans le lead time
global du laboratoire:
– Hématologie : phase préanalytique = 94 % du
processus
– Biochimie : phase préanalytique = 70 % du processus

Amélioration
• Aide d’un “sweeper” pour collecter les
échantillons de biochimie
• One piece flow versus batch flow
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CLINIQUES UNIVERSITAIRES SAINT-LUC
Proposition d’amélioration avec le sweeper

As-Is : « Batch » To be : Pull

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CLINIQUES UNIVERSITAIRES SAINT-LUC
Proposition d’amélioration avec le sweeper

Comparison before/after improvement

100,0
TAT Before optimisation
p < 0,001 After optimisation

80,0

Preanalytical Step
p < 0,001

60,0
minutes

Analytical step

40,0 NS
Centrifugation
Collect
p < 0,001 p < 0,001 NS
Sorting
20,0
p < 0,001

0,0
T421/T422 T422/T424 T424/T426 T426/T427 T427/T429 T421/T427 T421/T429
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CLINIQUES UNIVERSITAIRES SAINT-LUC
Value stream mapping des échantillons
urgents au sein du laboratoire central
automatisé

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CLINIQUES UNIVERSITAIRES SAINT-LUC
Projet et objectifs

• Projet : Optimisation des flux d’échantillons urgents (biochimie, marqueurs


cardiaques, COFO et hémostase) de la phase pré-analytique à la validation
du résultat.

• Scope : Réduire les TAT des demandes d’analyses urgentes (analyse


approfondie du pré-analytique des échantillons des 4 filières).

• Objectifs et KPI (Key performance indicator) :


– Atteindre un TAT (de la réception des cartouches de pneumatique à la
mise à disposition du résultat dans Medical Explorer) de :
• TAT Biochimie (indicateur : potassium) : P90 de 85* min à < 45 min
• TAT Marqueurs cardiaques (indicateur : troponine) : P90 de 63* min à < 45 min
• TAT COFO (indicateur : hémoglobine) : P90 de 32* min à < 20 min
• TAT hémostase (indicateur : INR) : P90 de 51* min à < 45 min
– Rendre le travail plus serein dans le Corelab
* Données janvier 2009

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Phase de formation et d’analyse –
Janvier 2010 à mai 2010

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CLINIQUES UNIVERSITAIRES SAINT-LUC
Plan : Analyse VSM actuel

• Collecte des données


– TAT en continu
– Volumes d’échantillons et répartition sur le nychtémère
– OEE (Overall equipment effectiveness) pour les automates
– Niggles : participation du personnel
– Objectivation des zones de « stockage » d’échantillons
– Diagrammes « spaghetti »
– Analyse des appels téléphoniques

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TAT TAT Potassium 10h-17h Spaghetti
2:24:00

2:09:36

1:55:12

1:40:48

1:26:24
TAT K 10h
TAT K 17h
TAT

1:12:00
Cible 45 min
Cible 60 min
0:57:36

0:43:12

0:28:48

0:14:24

0:00:00
2

6
/1
/1

/1
/1

/2
/2

/2

/3
/3
/3

/4

/4
/4

/5
/5
/5

/6
5/

5/

2/

9/

7/

7/
11
18

23
28

12
19

26

12
19
26

16

23
30

14
21
31

14
Date

Echantillons réceptionnés au CGL le 05-10-2009

450

Reception of 400

samples 350
Nombre de demandes réceptionnées

300

250

200

150

100

50

0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
Tranche horaire

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Plan : Analyse VSM actuel

• Pour chaque flux d’échantillons :


– Identification des étapes du processus (manuel/automatisé)
– Identification des zones de « stockage » d’échantillons
– Transport des échantillons
– Flux d’informations
– Volumes d’échantillons par tranche horaire, URG/Non URG
– Temps d’attente
– Temps incompressibles

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Flux biochimie

16-66

Fournisseur Client
Clinicien 20-32 Clinicien
315 dem/h 1-5
0-2 0-0 0-28 5-55 28-45

Encodage Préanalytique
Tri primaire Centrifugation Analytique Validation
Réception 9m 5m Tri secondaire 5.5m

Pneumatique 60 %
Télélift 25 % Transmission manuelle
Pedibus 15 %
Transmission informatique

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VSM actuel

Fournisseur Client
Clinicien Clinicien

Encodage Préanalytique
Tri primaire Centrifugation Analytique Validation
Réception Tri secondaire

Temps global : 51.95’ – 144.8’


Biochimie Valeur ajoutée : 20.15’ – 30.5’
Gaspillage : 41 – 82 %

Temps global : 40.55’ – 94.4’


Valeur ajoutée : 26.15’ – 29’
M. Cardi. Gaspillage : 28 – 73 %

Temps global : 26.3’ – 101.48’


Hémostase Valeur ajoutée : 15.15’ – 27.33’
Gaspillage : 0 – 85 %

Temps global : 3.4’ – 29.5’


COFO Valeur ajoutée : 2’ – 19.5’
Gaspillage : 0 – 93 %
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Temps attente/Stock Process avec valeur ajoutée
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Modifications - Améliorations
1. Réorganisation du préanalytique
 Un flux unique dédicacé au Corelab
 Une zone unique de centrifugation (coagulation/biochimie/marqueurs
cardiaques)
 Une zone unique pour le tri des échantillons = Zone tampon
 Une équipe unique pour le traitement préanalytique: équipe mixte (4 flux)
 8 tours de collectes des échantillons/heure (sweeper)

2. Nouvelle architecture du Corelab


 Simplification et diminution des transports
 Table de tri organisée en « supermarché »

3. Réorganisation de l’activité préanalytique


 Régulation du chargement des automates de biochimie basé sur un nombre
de tubes maximum à l’entrée

4. Rédaction de nouvelles procédures de travail

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Architecture du Corelab
As Is To be

Preanalytic

Centrifugation

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Table préanalytique : Organisation en supermarché

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Résultats – 3 mois de recul

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Résultats

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CLINIQUES UNIVERSITAIRES SAINT-LUC
TAT P90 en minutes

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0:00:00
0:28:48
0:57:36
1:26:24
1:55:12
2:24:00
2:52:48
3:21:36
10/5
12/5
14/5
16/5
18/5
20/5
22/5
24/5
26/5
28/5
30/5
1/6
3/6
5/6
7/6
9/6
11/6
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17/6
19/6
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25/6
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29/6
1/7
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9/7
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Date
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21/7
23/7
25/7
27/7
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2/8
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20/8
Evolution du TAT Potassium (P90 en minutes)

22/8
24/8
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CLINIQUES UNIVERSITAIRES SAINT-LUC
Tout
7h-9h
9h-11h

Objectif
11h-13h

Linéaire (Tout)
Linéaire (7h-9h)
Linéaire (9h-11h)
Linéaire (11h-13h)
T A T P 9 0 e n m in u te s

0:00:00
0:28:48
0:57:36
1:26:24
1:55:12
2:24:00
2:52:48

1 0 /5
1 2 /5
1 4 /5
1 6 /5
1 8 /5
2 0 /5
2 2 /5
2 4 /5
2 6 /5
2 8 /5
3 0 /5
1 /6
3 /6
5 /6
7 /6
9 /6
1 1 /6
1 3 /6
1 5 /6
1 7 /6
1 9 /6
2 1 /6
2 3 /6
2 5 /6
2 7 /6
2 9 /6
1 /7
3 /7
5 /7
7 /7
9 /7
1 1 /7
1 3 /7
1 5 /7

Date
1 7 /7
1 9 /7
2 1 /7
2 3 /7
2 5 /7
2 7 /7
2 9 /7
3 1 /7
2 /8
4 /8
6 /8
8 /8
1 0 /8
1 2 /8
1 4 /8
1 6 /8
1 8 /8
Evolution du TAT Troponine (P90 en minutes)

2 0 /8
2 2 /8
2 4 /8
2 6 /8
2 8 /8
3 0 /8
1 /9
3 /9
5 /9
7 /9
9 /9
1 1 /9
1 3 /9
1 5 /9
1 7 /9
1 9 /9
2 1 /9
Tout
7h-9h
9h-11h

Objectif
11h-13h

Linéaire (Tout)
Linéaire (7h-9h)
Linéaire (9h-11h)
Linéaire (11h-13h)
TAT P90 en minutes

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0:00:00
0:14:24
0:28:48
0:43:12
0:57:36
1:12:00
1:26:24
1:40:48
1:55:12
10/5
12/5
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16/5
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20/5
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30/5
1/6
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7/6
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13/6
15/6
17/6
19/6
21/6
23/6
25/6
27/6
29/6
1/7
3/7
5/7
7/7
9/7
11/7
13/7
15/7
17/7

Date
19/7
21/7
23/7
25/7
27/7
29/7
31/7
2/8
4/8
6/8
8/8
10/8
12/8
14/8
16/8
18/8
20/8
22/8
24/8
Evolution du TAT Hémoglobine (P90 en minutes)

26/8
28/8
30/8
1/9
3/9
5/9
7/9
9/9
11/9
13/9
15/9
17/9
19/9
21/9
CLINIQUES UNIVERSITAIRES SAINT-LUC
Objectif
HB Tout
HB 7h-9h
HB 9h-11h
HB 11h-13h

Linéaire (HB Tout)


Linéaire (HB 7h-9h)
Linéaire (HB 9h-11h)
Linéaire (HB 11h-13h)
Conclusions

• Travail d’équipe
• Implication du plus grand nombre
• Propositions sur base d’informations chiffrées
• Appel à la créativité de chacun
• Mais surtout … motiver, expliquer, encadrer, coacher… au quotidien
pour assurer la pérénnité du projet et des mesures prises

Merci…
– A chaque membre du groupe « Lean » (Pascale, Laurence, Daphné,
Christiane, Louis, Pascal, Stéphane) pour son implication, sa
motivation, ses idées créatives
– A notre sponsor pour la confiance qu’il fait au groupe et ses conseils
sages et judicieux
– A chaque membre du personnel pour ses remarques… très positives ou
un peu moins…

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