c
 

  
 
O profissional não é simplesmente alguém que executa funções que lhe foram
determinadas e sim alguém que consegue se diferenciar em meio a outros que muitas
vezes realizam as mesmas tarefas diárias. As empresas estão à procura deste tipo de
profissional para o seu quadro de pessoal, com o surgimento de padrões de qualidade, o
termo ³tempo é dinheiro´ torna-se cada vez mais real, pois a equação ³tempo x
qualidade´ tem que ser muito bem administrada. Com isso à procura por profissionais
que possam desenvolver multifunções sem que a qualidade possa ser colocada à parte
está cada vez maior.
A necessidade de profissionais com uma visão mais ampla de mercado e com
possibilidades de crescimento dentro de uma organização faz com que o auxiliar
administrativo seja bem mais valorizado.

O perfil esperado do auxiliar administrativo é quando a empresa inicia um processo

seletivo para contratar um profissional, leva em consideração para a escolha o seu perfil
em relação à empresa e a vaga a ser ocupada. Com isso, podemos afirmar que ³perfil
profissional´ é o conjunto das características encontradas em um candidato que possam
ser úteis à empresa. Eis algumas destas características: Competências, Discrição,
Cortesia, Responsabilidade, Sinceridade.

Comunicação é o Caminho para o Sucesso e é a maior arma para crescer ferramenta

indispensável, pode-se afirmar que a comunicação eficaz é a base para o crescimento
profissional nos dias atuais, comunicar-se bem no ambiente de trabalho, no dia-a-dia, e
saber tratar as pessoas de diversos níveis, desde o porteiro até o presidente, sem
arrogância e sem submissão, são fundamentais.
Quando se aprende a trabalhar a comunicação, torna-se a necessário colocá-lo em
prática para que suas chances de crescimento profissional aumentem, as ligações
importantes nessa área são: Voz, Postura, Olhar, Aparência, Oportunidades, Clareza,
Estudo, Bom Senso e Relacionamento

 

O mercado apresenta perspectivas de crescimento nesta área.

  

Nos últimos anos houve um aumento do número de empregos no mercado formal nesta
área, no entanto as preferências são dadas aos profissionais com alguma experiência, ou
que tenham cursos de especialização em vendas, computação, organização, recepção,
entre outros.
È 


Para ter sucesso nas dicas abaixo, lembre-se de antes seguir também as 10 dicas de
preparação para entrevistas, publicadas anteriormente aqui no Efetividade.net.

O que você deve fazer durante a entrevista:

1.Ê c
 
: troque um aperto de mão firme com seu entrevistador, mesmo
que seja do sexo oposto. Se você estava sentado quando ele entrou na sala,
levante-se para apertar sua mão. Se for uma banca e tiver até 3 pessoas, aperte a
mão de todas ao chegar. Se a banca tiver mais pessoas, aperte a mão do
responsável por ela e cumprimente os demais de forma geral. Nada de apertos de
mão ³moles´, e nem de apertar em excesso ± seja firme, apenas.
2.Ê  : sem prolongar o aperto de mão, aproveite o momento para dizer
claramente quem você é, mantendo o contato visual. Preste atenção no que o
entrevistador responder: você não deseja esquecer o nome dele, nem pedir para
que ele depois repita. Fuja de fórmulas prontas, seja cordial. ³Bom dia, meu
nome é Augusto Campos, como vai?´ é uma frase muito melhor do que as
inúmeras frases decoradas que já ouvi de candidatos. Lembre-se que seu
entrevistador estará procurando não apenas um profissional competente, mas
também uma pessoa agradável de conviver e de ter em sua equipe. Não passe
uma sensação de desânimo ou abatimento. Se lhe oferecerem café ou água,
aceite, e tome ao longo da entrevista, com naturalidade.
3.Ê ( : dedique o máximo de atenção à conversa com o
entrevistador. Esta é a hora da verdade ± não fique olhando pela janela, para o
relógio, rabiscando (mas tomar notas pode!) ou brincando com o lápis. Mesmo
que você consiga se concentrar mantendo o olhar distante, pense na imagem que
você estará transmitindo. Mantenha a postura, e o contato visual, de forma
natural e relaxada.
4.Ê 
: não exagere no volume, mas também não sussurre ou
murmure. Pronuncie todas as palavras, responda em frases completas, sem
reticências. Use a voz ativa, frases afirmativas, e que terminam com um claro
ponto final, e não com reticências verbais. Transmita confiança, determinação e
certeza.
5.Ê 4 : Se você cometer um equívoco ou notar que fez ou
disse algo errado, saiba lidar com isso: corrija com categoria, assuma que está ³a
mil´ devido a ter muito interesse na vaga, e que isto o levou a falhar, e mantenha
a calma. O bom entrevistador irá valorizar a forma como você lidou com a
situação adversa, mais do que irá se importar com o fato de você ter errado.
6.Ê c 
: Evite fazê-las. O entrevistador também deve evitar.
Mas se ele cometer alguma, mesmo se for ruim, sorria para demonstrar que você
entendeu, e por cortesia. Não ria de modo falso ± dê um sorriso, e deixe a
conversa prosseguir.
7.Ê ð: Ouça a pergunta até o fim, sem interromper. E se você
não entendeu, não tente enrolar ± peça que o entrevistador esclareça, e só então
responda.
8.Ê Ä 
: nunca tente fugir da resposta, ou enrolar. Seja claro e direto, e
responda rapidamente. Mas não exagere: quando uma pergunta puder ser
respondida apenas com um ³sim´, ou um ³não´, elabore o suficiente para dizer o
motivo ou complementar sua resposta. Demonstre seu interesse e iniciativa.
 ogue limpo: diga a verdade, não fuja de temas espinhosos, e jamais fale mal de
sua antiga empresa ou empregadores anteriores.
9.Ê   ao final da entrevista, em geral você ouvirá um convite a fazer
suas próprias perguntas. O entrevistador espera ouvir perguntas sobre salário,
horário e benefícios, mas você pode surpreendê-lo positivamente fazendo uma
pergunta objetiva sobre a atividade desempenhada, a situação do mercado ou
mesmo sobre como começou a carreira do próprio entrevistador nesta mesma
empresa, se ele tiver se identificado como trabalhando na mesma área onde é a
vaga. Mesmo que não seja aberto o espaço para perguntas, você pode fazê-las
com segurança ao se despedir ± mas não seja invasivo!
10.Êh  
 : pode ser sua última oportunidade de garantir uma
impressão positiva. Despeça-se com um sorriso, demonstrando sua tranquilidade
e segurança. Cumprimente o entrevistador, agradeça o seu tempo, e NÃO
procure confirmar neste momento os seus contatos, a não ser que o entrevistador
solicite ± eles precisam estar corretos no currículo que você enviou, e do qual
você deve ter cópias à mão, para o caso de ser solicitado.


!

1.Ê â 
 : Mesmo que o anúncio da vaga responda a tudo que você gostaria de
saber, pesquise mais sobre a organização que está contratando, sobre o mercado
dela, oportunidades e concorrentes. Nada vai impressionar mais o seu
entrevistador ou banca do que perceber que você tem conhecimento de assuntos
correntes sobre o tema. Não se limite ao site da empresa, pesquise notícias e, se
possível, recorra a algum contato que conheça a organização.
2.Ê c" : Revise e reveja seu currículo, tenha uma cópia dele consigo no
momento da entrevista, e se alguma das suas respostas for divergir sdo que
constava no currículo que você enviou à empresa, explique a razão, pois seus
entrevistadores irão perceber, ainda que não falem nada a você na hora.
3.Ê ð
#: Na véspera, durma bem e se alimente de forma segura ;-)
4.Ê c
 $ Mesmo em casos de entrevistadores benevolentes, que
permitirão que você seja entrevistado mesmo chegando atrasado, a
impontualidade conta muitos pontos negativos. Planeje antes sua rota para
chegar a tempo. Dependendo da natureza da entrevista, você pode estar
entrevistado por chefes das áreas em que há vagas, e não tenha dúvida de que o
tempo deles é valioso. Planeje chegar 15 minutos mais cedo, e use o tempo extra
para relembrar ou revisar suas anotações, ou mesmo para trocar idéias com
outros candidatos ou com alguém da organização que esteja na sala de espera,
mesmo que casualmente. Eu sempre procuro passar na sala de espera antes das
entrevistas, me identifico claramente (sem pegadinhas) e espero para ver quem
tem iniciativa de conversar e fazer perguntas inteligentes.
5.Ê ã :Seja educado e civilizado, tanto na sala de espera quanto na entrevista.
Não masque chiclete, não fique olhando para o relógio, desligue o celular. Evite
fumar, e não abuse do cafezinho.
6.Ê %: Nunca fale mal de sua antiga empresa, empregadores, fornecedores
ou clientes ± nem mesmo na sala de espera, e principalmente na entrevista. Este
conselho serve também para a sua vida pessoal.
 7.Ê &: Use o bom senso na hora de escolher a roupa, e separe-a e revise-a já na
véspera. Mostre que você se dedicou para escolher uma roupa adequada a um
ambiente profissional e à imagem da organização. Mas não exagere!
8.Ê ã Obtenha ou prepare uma lista de perguntas típicas de
entrevistas de emprego, e convide alguém de sua confiança para praticar a lista
várias vezes. Se possível, grave e depois ouça. O ideal é chegar ao ponto em que
você responde a qualquer uma das perguntas básicas sem parar para pensar mais
do que alguns segundos nem dizer os típicos ³Ééééé´, ³Ahhhhh´, ³Bom«´.
Mas cuidado para não se precipitar ± você deve refletir, para responder
exatamente o que foi perguntado ± sem ser monossilábico. Interaja, mostre que
você tem conteúdo. Mas nunca exagere!
9.Ê  
": Planeje boas respostas (mas sempre totalmente
sinceras) para perguntas potencialmente difíceis, comos a lista de seus pontos
fortes e fracos, ou a razão pela qual você deixou seu último emprego. Uma boa
resposta para a questão dos pontos fracos começa com ³Eu percebi que não
estou tão bem quanto gostaria no aspecto X, e por isto ultimamente tenho
tentado corrigir isto fazendo Y´. Mas só é boa se for verdade mesmo.
10.Ê4 $Tenha boas perguntas preparadas. Se o seu entrevistador
abrir espaço para que você faça perguntas, e você não tiver nenhuma, isto pode
passar uma imagem de desinteresse ou de desatenção.

O mercado de trabalho exige cada vez mais conhecimento e a concorrência aumenta

aceleradamente. Para nos diferenciar dos demais, não podemos ficar parados, esperando
alguém ͞olhar͟ para nós, temos que correr atrás, mostrar que somos capazes. Hoje não basta
ser bom, tem que ser o melhor.

Para ser um bom profissional, devemos ter alguns conhecimentos, são eles: técnico,
profissional e pessoal. Estar bem informado é necessário. Ler, pesquisar e anotar, elaborar
novos saberes, só nos trarão benefícios. Devemos estar abertos para as novidades, para
aprender, compartilhar idéias, opiniões, construir projetos, e o mais importante, se não deu
certo, reconstruir. Algumas competências são importantes para um bom profissional:

2


    

Habilidades (ter capacidade para realizar os mais diversos tipos de trabalho);
      
 

 


 



    

  
    




  

 


Sempre falar a verdade (ser sincero e verdadeiro)



          
 

!!!
Pontual e Organizado (chegar sempre 15 minutos antes do horário)
"
   



#

!
Enfim tratar todas as pessoas como gostaria de ser tratado.
±enhuma empresa, quer ter um funcionário que crie mil desculpas para não mudar, que se
feche para novas idéias com a justificativa de que não vai dar certo, ou que não faz parte de
seu trabalho. Isso não pode acontecer, quem não acompanha as novidades e se fecha para a
tecnologia, é automaticamente excluído do mercado de trabalho. O mercado de trabalho exige
cada vez mais conhecimento e a concorrência aumenta aceleradamente. Para nos diferenciar
dos demais, não podemos ficar parados, esperando alguém ͞olhar͟ para nós, temos que correr
atrás, mostrar que somos capazes. Hoje não basta ser bom, tem que ser o melhor.

Para ser um bom profissional, devemos ter alguns conhecimentos, são eles: técnico,
profissional e pessoal. Estar bem informado é necessário. Ler, pesquisar e anotar, elaborar
novos saberes, só nos trarão benefícios. Devemos estar abertos para as novidades, para
aprender, compartilhar idéias, opiniões, construir projetos, e o mais importante, se não deu
cert, reconstruir. Algumas competências são importantes para um bom profissional:

2


    

Habilidades (ter capacidade para realizar os mais diversos tipos de trabalho);
      
 

 


 



    

  
    




  

 


Sempre falar a verdade (ser sincero e verdadeiro)



          
 

!!!
Pontual e Organizado (chegar sempre 15 minutos antes do horário)
"
   



#

!
Enfim tratar todas as pessoas como gostaria de ser tratado.

±enhuma empresa, quer ter um funcionário que crie mil desculpas para não mudar, que se
feche para novas idéias com a justificativa de que não vai dar certo, ou que não faz parte de
seu trabalho. Isso não pode acontecer, quem não acompanha as novidades e se fecha para a
tecnologia, é automaticamente excluído do mercado de trabalho.

Características pessoais:
- Cortesia e capacidade de lidar com o público - essencial
- Discrição e sigilo profissional - essencial
- Capacidade de comunicação e trabalho em área de risco social e violência urbana
- Interesse por questões sociais ʹ desejável
- Iniciativa, dinamismo, e capacidade de trabalho em equipe
- Organização pessoal, bom gerenciamento de tempo e flexibilidade para auxiliar em outras
necessidades da equipe;
- Capacidade de lidar com situações de frustração e stress
A profissão de 
 é focada em realizar atividades fundamentais
em empresas públicas e privadas.

Suas principais funções estão relacionadas com o trabalho de escritório, sendo estas:

Ê ramitar entrada e saída de correspondência.

Ê Äecepção de documentos.
Ê Atender chamadas telefônicas.
Ê Atender ao público.
Ê Arquivar documentos.
Ê Vanter atualizada a agenda, tanto telefônica como de pendências.
Ê er conhecimento de uso de máquinas de escritório, de calculadoras a fotocopiadoras,
computadores e os programas usados.

Um assistente administrativo pode trabalhar em qualquer lugar que necessite de uma

pessoa que tenha a capacidade suficiente, podendo ser uma empresa privada, uma
administração pública ou qualquer outro lugar que precise de alguém para fazer as
funções descritas.

c
 
  
 

O auxiliar administrativo é um profissional que está presente em todas as empresas,

tendo como principal objetivo a execução de tarefas que ajudem na administração dos
negócios. A função vai se relacionar com assuntos financeiros, logísticos e outros
contextos do seu ramo de atuação.

Vários fatores são priorizados por um auxiliar administrativo, através do seu trabalho
ele concede o suporte necessário para que a empresa possa funcionar. O profissional é
muito mais que um secretário, ele pode cuidar tanto do atendimento aos clientes como
também auxiliar o controle de recursos financeiros do departamento onde atua.

Entre as características que esse profissional precisa apresentar, temos: cortesia,

capacidade de lidar com o estresse, interesse por questões sociais, comunicação
acentuada para lidar com as pessoas, dinamismo e iniciativa para se envolver em
diversas situações desafiantes dentro da empresa.

È Ê

 

É organizar os diversos setores existentes dentro de uma empresa, através
da criação de métodos, planejamento de atividades e orientações que tragam
soluções para qualquer tipo de problema administrativo. Lida com cálculos de
despesas e buscam garantir a circulação das informações e orientações para
assim evitar desperdícios e gastos desnecessários. No CEAP o aluno conta
com o Núcleo de Estágio Supervisionado, que facilita o ingresso do
acadêmico no mercado de trabalho e a Empresa Júnior, onde o aluno tem a
oportunidade de aliar a teoria à prática.

  

 


- Capacidade de decisão, negociação, organização e planejamento

- Habilidade de adaptação a novas situações, mediar conflitos e resolver
problemas práticos;
- Dinamismo, iniciativa, objetividade, espírito empreendedor e
autoconfiança;
- Senso de responsabilidade e noções de prioridade.

 


São muitas as opções para atuação desses profissionais, pois além de poder
atuar em empresas, órgãos públicos, ou como empresários e consultores, o
Administrador pode optar por outras áreas como: finanças, marketing,
tecnologia e informação, recursos humanos, administração hospitalar,
escolar, agroindustrial e muitas outras. Eis abaixo algumas áreas de atuação
e especialidades:

-
 
: organiza e dirige uma empresa, atuando
em todas as áreas;
-
  
: desenvolve projetos, controla a produção
e dá assistência ao produtor do campo;
-
 
!": supervisionar e fiscalizar a entrada de
recursos e distribuição de direitos entre os produtores;
- !#: trabalha especificamente com o mercado
internacional, balança de comércio, taxas alfandegárias, importações e
exportações;
- ! 
: controla finanças, contabilidade, técnica de organização e
métodos administrativos. Realiza auditorias;
- $ 
 : trabalha com o mercado, fazendo
pesquisas, orientando lançamento de produtos, orientação de vendas e
publicidade;
-
 %  : trabalha com mercado de capitais, bolsa de
valores, aplicações, investimentos de empresas;
- &
: controla a entrada e saída de suprimentos e os custos da
produção;
- '( : faz seleção, treinamento e admissão de pessoal,
define políticas de carreira, salário e benefícios, negocia com sindicatos;
-
 
)*: planejamento estratégico das
operações de ONG¶s (Organizações Não Governamentais), como fundações e
entidades filantrópicas, com vistas a capacitação de recursos e sua aplicação
em projetos sociais, ambientais e educacionais, entre outros.h
h

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 h

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 *"
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0 1"
#$#"
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*"
%(+((&-
#
%(+))//

Auxiliar Administrativo também é chamado de Auxiliar de Escritório, a não ser
que tenha um direcionamento específico, como:
Auxiliar Administrativo Financeiro
Auxiliar Administrativo de Compras
Auxiliar Administrativo de Vendas, etc...

234#
h#035""6"
Executar serviços de apoio nas áreas de recursos humanos, administração,
finanças e logística; atendem fornecedores e clientes, fornecendo e recebendo
informações sobre produtos e serviços; tratar de documentos variados,
cumprindo todo o procedimento necessário referente aos mesmos; preparar
relatórios e planilhas; executar serviços gerais de escritório.

7"35"
Para os profissionais que desejam especializar-se nesta área, as opções de
programas são diversas, passando por temas como gestão empresarial,
negócios internacionais, métodos quantitativos, economia de empresas,
operações logísticas, marketing e tecnologia, entre outros. Estudos voltados
para o meio ambiente e para a administração universitária também se
encaixam em alguns programas do país. São aceitos como alunos destes
cursos os profissionais graduados em Administração de Empresas, Direito,
Ciências Contábeis, Ciências Econômicas e Engenharia.

7"35"890
Para atuar como auxiliar administrativo, é preciso ter no mínimo o Ensino
Védio completo, de preferência na área técnica, além de noções em
informática.
±a maioria das empresas, estar realizando um curso Superior conta muitos
pontos a favor.

#0"#:;"
O mercado não apresenta perspectivas de crescimento nesta área.

<#0 "7!"9!#
 ±os últimos anos houve um aumento do número de empregos no mercado
formal nesta área, no entanto as preferências são dadas aos profissionais com
alguma experiência, ou que tenham cursos de especialização em vendas,
computação, organização, recepção, entre outros.

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88
7
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Essa profissão tem história para contar desde as antigas civilizações egípcias , quando
pelos séculos IV e V, surgem referências sobre a profissão de escriba. Os escribas eram
homens de confiança do rei ou imperador e eram os letrados do reino. Por possuírem o
conhecimento da escrita era eles que, como secretários do rei (imperador), redigiam
ordens e cartas, organizavam e classificavam arquivos e muitas vezes eram eles os
encarregados do cumprimento ou da supervisão da execução de uma ordem ou lei
(norma).

Os escribas originaram os secretários (as), que por sua vez, deram origem aos
Assistentes Administrativos.

2
   
  




Essa é uma profissão cujas atividades estão focadas em funções vitais da empresa, pois
estão diretamente relacionadas com o bom funcionamento administrativo, com a gestão
do negócio.

ð ' ' 



Ê Atendimento ao público (presencial ou por telefone)

Ê Äeceber e remessar correspondências e documentos
Ê Äedação, tramitação e arquivo de documentos
Ê Controlar as contas à pagar
Ê Emissão de notas fiscais
Ê Enviar documentos para o departamento contábil e fiscal
Ê Vanter organizados arquivos e cadastros
Ê Vanter atualizada a agenda, tanto telefônica como de pendências.
Em algumas empresas pelo desenho de cargos e/ou descrição da função, muitas vezes,
pode o desempenho esperado pelo assistente administrativo pode abranger a elaborar e
apresentação de relatórios (financeiros, por exemplo); a coordenação de compras e
ainda o controle do departamento de recursos humanos.

2
     
  




O Assistente Administrativo deve possuir habilidades para utilizar máquinas que estão
presentes na rotina de um escritório: computadores e alguns softwares de edição de
textos, cálculos e apresentações, as fotocopiadoras, calculadoras (financeiras ou
científicas).

2       

  




O mercado de trabalho nessa área é amplo, visto que muitas novas empresas, pequenas
ou não, são registradas anualmente. A maioria dessas empresas oferece vagas para
assistentes administrativos, pois precisa ter talentos para as funções do administrativo-
financeiro.

Assim, um assistente administrativo pode trabalhar em qualquer área, seja uma empresa
privada ou de administração pública. Escolas, hotéis, clínicas, hospitais também se
enquadram entre essas empresas, sendo bem vasto mercado de trabalho que precisa de
profissionais capazes de realizar as funções de um assistente.

Para se destacar no mercado de trabalho, a pró-atividade é um ponto muito importante.

Outra dica é manter-se em desenvolvimento contínuo, buscando sempre estar
atualizado. Uma boa dica é participar de cursos de formação. Afinal, anualmente é
grande o número de vagas de emprego e concursos públicos ofertado para assistente
administrativo, consulte o programa do nosso curso



  
     
  

Se duas pessoas de igual capacitação técnica estiverem concorrendo a um lugar no

mercado de trabalho, qual delas se sairá melhor? A que melhor souber se apresentar e
tratar as pessoas

Tão importante quanto ser especialista no que se faz

é ter uma boa postura profissional. Ninguém está
livre de cometer gafes, mas ficar atento a alguns
detalhes de comportamento evita deslizes que, em
determinadas situações, podem ocasionar µprejuízos¶
graves. Afinal, para iniciar um bom trabalho, nada como começar com uma boa
impressão, e para isso, a etiqueta empresarial é essencial.

A etiqueta empresarial permite ao profissional tornar-se agradável, viver com mais

segurança e espontaneidade. Ela mostra que a boa apresentação pessoal, tanto no que se
refere a atitudes quanto ao modo de se vestir, é o resultado do balanceamento ideal entre
o bom gosto e o bom senso. A mesma capacidade que o profissional tem para ocupar o
cargo deve transparecer na sua preocupação em se autoproduzir para exercer sua função
adequadamente.

A coordenadora do cursos de Secretariado Executivo Bilíngüe da Metodista, Ana Maria

Santana Martins, defende que todo profissional bem-sucedido sabe que é indispensável
estar preparado para as mais diversas situações do convívio social. ³É a inauguração de
uma unidade de trabalho, o almoço de negócios, jantares, viagens e inúmeras outras
possibilidades que podem se transformar em oportunidade e conseqüente sucesso
profissional ou um vexame, por não saber como se comportar adequadamente diante
dessas situações´, revelou a professora.

Os especialistas costumam dizer que se duas pessoas de igual capacitação técnica

estiverem competindo por um lugar no mercado de trabalho, terá mais chances de
sucesso aquela que melhor souber se apresentar e tratar as pessoas. O conhecimento e a
prática das normas que regem o comportamento no mundo dos negócios geram
benefícios imediatos, facilitam o trato com clientes, ajudam os profissionais a se
portarem com confiança e naturalidade em qualquer circunstância da vida profissional,
melhorando o relacionamento entre colegas ou entre chefes e subordinados da mesma
empresa.

³As pessoas que não dominam a etiqueta profissional, na maioria das vezes, nem se dão
conta das gafes que cometem, denunciando sua falta de traquejo e refinamento,
prejudicando sua carreira e arranhando a imagem da empresa onde trabalham´, contou a
professora Ana Maria. ³O mundo de hoje é das pessoas que fazem acontecer, daquelas
que se comprometem, se engajam em causas justas, dos que têm vontade de aprender e
de serem cada vez melhores.´

h
  

  


Ê Pontualidade é ponto de honra

Ê Äoupas discretas, sem modismos
Ê ±unca se esqueça de que a primeira impressão é a que fica
Ê enha sempre cartões profissionais disponíveis
Ê Porta aberta não significa "entre"
Ê Pare à porta, sorria, peça licença. Ao ser autorizado entre, cumprimente com um "bom
dia" ou expressão adequada para o horário, mas só estenda a mão se o interlocutor o
fizer primeiro, e só se sente se for convidado por ele
Ê Ao conversar olhe nos olhos
Ê Aprenda a ouvir
Ê ±ão se distraia durante a conversa
Ê Postura: não cruze os braços, não se sente de qualquer jeito jogando o corpo na
cadeira (mesmo se estiver cansado), como também não se sente na beirada da
cadeira. Ao sentar-se esteja bem acomodado, porém ereto e de forma adequada
O auxiliar, ou assistente, administrativo é o profissional que trabalha na área
administrativa de uma empresa de qualquer tipo, auxiliando o administrador
em suas atividades rotineiras e no controle e gestão financeira. Esse
profissional coordena atividades administrativas, financeiras e de logística da
unidade, organiza os arquivos, controla os recebimentos e remessas de
correspondências e documentos, redige cartas, gerencia informações, cuida as
contas à pagar, entre outras atribuições. Esse profissional realiza atividades
com certa autonomia, mas sempre sob supervisão.Quais as características
desejáveis para ser um auxiliar administrativo?

* atenção a detalhes
* capacidade de concentração
* capacidade de lidar com o público
* capacidade de organização
* metodologia
* dinamismo
* determinação
* conhecimento de assuntos gerais
* saber trabalhar sob pressão
* saber administrar bem o tempo
* saber lidar com números
* boa comunicação
* boa memória
* bom humor
* paciência
* confiabilidade
* responsabilidade
* pró-atividade

Qual a formação necessária para ser um auxiliar administrativo?

Por ser uma profissão de apoio e assistência, não há uma formação necessária,
porém, a maioria das empresas exige que o profissional tenha, no mínimo,
ensino médio completo. ambém para um estudante de administração, é
muito interessante atuar como auxiliar administrativo, pois ele aprende na
prática conceitos teóricos passados na faculdade, além de estar sendo
supervisionado por um profissional da área que pode ajudar e tirar dúvidas
conceituais sempre que necessário. É exigido, geralmente, que o profissional
tenha boa comunicação, conhecimentos do idioma inglês e de informática,
além da constante atualização por meio de cursos e palestras da área.

Principais atividades
As funções do auxiliar administrativo são muito parecidas com as de uma
secretária e, em muitas empresas, as atribuições são as mesmas.

* receber e remessar correspondências e documentos

* controlar as contas à pagar
* controlar os recebimentos da empresa
* emitir notas fiscais
* preparar e encaminhar documentos
* tirar cópias
* coordenar trabalho de logística da empresa
* enviar documentos para o departamento contábil e fiscal
* atender telefonemas e esclarecer dúvidas sobre o financeiro
* elaborar e apresentar relatório financeiro
* coordenar o departamento de compras
* manter organizados arquivos e cadastros
* muitas vezes, controlar o departamento de recursos humanos

Vercado de trabalho
O mercado de trabalho nessa área é amplo, visto que muitas novas empresas
abrem todos os anos, além de que a maioria das empresas deve ter um setor
que cuida do financeiro e administrativo. Para se destacar no mercado de
trabalho, a pró-atividade é um ponto muito importante, além da vontade de
se desenvolver e se atualizar.

Curiosidades
±as antigas civilizações egípcias e mesopotâmicas, por volta dos séculos IV e V,
tem-se registro da profissão de escriba. Eram homens de confiança do rei ou
imperador e possuíam o maior domínio da escrita do reino. Eles redigiam
ordens e cartas, classificavam arquivos e se encarregavam de sua execução.
Esses escribas eram os antigos secretários do reino.
O inventor da máquina de escrever, Christopher Sholes permitiu que sua filha,
Lílian Sholes, testasse seu invento publicamente, e ela se tornou a primeira
mulher a ultrapassar tal barreira. ±o centenário do nascimento de Lílian, no
dia 30 de setembro, as fábricas de máquinas de escrever lançaram um
concurso para selecionar a melhor datilógrafa. Com o passar dos anos, esse dia
foi dedicado a todas as mulheres que assumiram a função de secretária.
h 
 

 


  


  2

Segundo o Vinistério do rabalho e Emprego (VE) são profissionais que ##0 #!3"
# apoio nas áreas de recursos humanos, de administração, de finanças e de logística.

Podem ter as seguintes 234#: atender fornecedores e clientes, fornecendo e recebendo

informações sobre produtos e serviços; tratar de documentos variados, cumprindo todo o
procedimento necessário referente aos mesmos. Atuar na concessão de microcrédito a
microempresários, atendendo clientes em campo e nas agências, prospectando clientes nas
comunidades, dentre outras.

As 0"<# @0 requeridas para se trabalhar neste setor são: demonstrar iniciativa, trabalhar
em equipe, demonstrar flexibilidade, capacidade de negociação, empatia, observação,
persistência, facilidade de comunicação, credibilidade, criatividade e autocontrole.
à
à

 

  
 
 
Os assistentes administrativos estão empregados numa enorme variedade de industriase
executam serviços ligados ao secretariado. O trajeto para ser assistente administrativo é muito
diversificado. O aspirante a assistente administrativo deve ser mais do que um especialista em
computador, uma vez que a maior parte deste tipo de trabalho é feito no computador. Deverá
ler muito para descobrir mais sobre a profissão e como se tornar um.

O que um Assistente Administrativo Faz?

Os assistentes administrativos são o coração de uma determinada organização. Äealizam uma
vasta gama de tarefas e, muitas vezes, interagem com o público. Algumas posições de
assistente administrativo são para iniciantes na empresa e outras estão reservadas àqueles
com experiência e/ou treinamento. Quem esta começando pode executar uma variedade de
tarefas de escritório que ajudarão a apoiar vários departamentos na empresa. Como arquivo,
escrever à máquina, atender ao telefone, fotocópias e envio de faxes.

Os assistentes administrativos preparam relatórios, folhas de cálculo e outros documentos que

possam ser necessários para as reuniões. Assistentes administrativos com experiência podem
marcar viagens dos executivos ou outro pessoal na empresa, coordenar conferências e
reuniões e mantêm os demais informados sobre esses assuntos.

O caminho do assistente administrativo é tão diverso como os tipos de industrias onde eles
atuam. Por exemplo, os assistentes administrativos de empresas podem cuidar das marcações
de viagens. Já os assistentes administrativos para outras industrias, como as seguradoras,
podem passar os seus dias de fazendo apenas tarefas administrativas. Eles, também,
interagem com o público ou atendem, exclusivamente, o setor interno servindo de apoio aos
vários departamentos dentro da empresa.

Onde rabalham os Assistentes Administrativos?

O assistente administrativo atua numa série de setores. Quase toda empresa que possui um
escritório terá pelo menos um assistente administrativo. Porém, existem assistentes
administrativos que trabalham aonde a princípio não esperaríamos encontrá-los. Como os
supermercados, restaurantes e lojas comerciais. Se você estiver procurando uma posição
como assistente administrativo tenha em mente estes lugares. Este tipo de indústria pode ser
a porta de entrada para um assistente administrativo em começo de carreira.

ambém existem trabalhos de assistente administrativo na área da saúde. Algumas posições

exigem um certo conhecimentos de medicina. Os assistentes administrativos na área da saúde
fazem marcação de consultas, arquivo, prepararm documentos, atendem o telefone e
encaminham as chamadas entre outras tarefas.

Educação e Formação/reinamento

Há várias opções a serem consideradas no trajeto de preparação para ser um assistente

administrativo. Vesmo que não exija uma formação acadêmica formal, como em outras
carreiras, quanto maior o grau de instrução, melhor será o seu salário e a oferta de trabalho
como assistente administrativo. Se você estiver começando a faculdade e têm aulas de
computação pode conseguir uma posição iniciante numa empresa como assistente
administrativo. Se terminou os estudos ou esta afastado do mercado de trabalho pode
considerar uma escola vocacional ou cursos oferecidos na sua comunidade.

Esses programas duram alguns meses ou até mais de um ano e irão prepará-lo para trabalhar
num escritório. Você irá aprender tudo sobre as práticas de escritórios e os mais recentes
programas de computadores utilizados no mercado. Pode combinar o curso com uma
especialidade, do tipo em medicina ou advogacia. Ou obter uma formação geral. Vuitos destes
cursos oferecem estágios nas empresas facilitando o seu caminho para um trabalho futuro.

Certificados

Para reforçar sua capacitação profissional, pode obter um certificado conhecido como
͞certificado de assistente administrativo͟ - CAP, oferecido para os que são aprovados num
exame pela Associação Internacional de Assistentes Administrativos ʹ IAAP.

Com este certificado profissional, o assistente administrativo será respeitado pelos

empregadores e potenciais empregadores como alguem sério em relação a sua carreira.Seu
salário será melhor do que em comparação com aqueles que não possuem.

Os interessados em realizar este exame, podem encontrar detalhes no website do IAAP. A

combinação de experiência e educação são necessárias para realizar este exame. Para aqueles
que não possuem uma formação acadêmica exige-se uma experiência de quatro anos no
mercado.

Este certificado é válido por cinco anos. Após este período será necessário uma re-certificação
para manter o certificado válido. Sem dúvida, realizar o exame é um objetivo que vale a pena.
Consulte o website do IAAP para maiores detalhes sobre as exigências e recursos referentes ao
exame do CAP.

Outro certificado a ser considerado é o ͞Vicrosoft Office Specialist͟- VOS. Como muitos
escritórios usam as aplicações da microsoft, como word e o excel, este certificado é de peso.
Pode fazer a diferença entre obter ou não um trabalho. Diferente do certificado da CAP, não é
exigido experiência ou grau superior. Para ser aprovado nos exames têm que estar muito bem
preparado no seu conhecimento dos programas de software. Para mais informação sobre este
certificado visite o website da Vicrosoft.

Competências ±ecessárias para ser Assistente Administrativo

Quase todos os cargos de assistente administrativo vão exigir conhecimentos básicos de

práticas de escritório. O salário é proporcional ao nível de experiência e/ou educação. Quanto
maior a sua qualificação melhor o seu retorno financeiro.
Datilografia é uma das exigencias básicas ao cargo. Geralmente, pedem uma habilidade de 50
palavras por minuto. Além disso, a maioria exige conhecimentos sobre programas de
processamento de texto e aplicações para folhas de pagamento. Os assistentes administrativos
que orientam reuniões podem precisar de experiência com software o para apresentações.
Aqueles que planejam entrar neste campo profissional devem ser o mais experiente possível
com computadores e aplicações de software.

Os assistentes administrativos usam outras máquinas de escritório. Se procurar um trabalho

como assistente administrativo deverá estar familiarizado com o uso do fax, fotocopiadora,
scanner, balança para correio e outras. Elas não são dificiéis de usar, mas se você nunca as viu
antes pode se intimidar.

Como Obter um Cargo de Assistente Administrativo?

Anúncios de trabalho para o cargo de assistente administrativo podem parecerem

desencorajadores para os menos experientes. Uma das maneiras de entrar neste meio é
através das agências de emprego temporário. Elas oferecem vagas para todos os níveis de
conhecimento.

Algumas agências oferecem cursos para aqueles que se registram com elas. As aulas são
agendadas em horário comercial e oferecidas através do uso de programas de computadores.
Como os horários coincidem com os de trabalho, pode ser difícil conciliar os dois, no caso de
você já ter um. Se você puder achar um modo de não trabalhar vale à pena investir o seu
tempo na sua aprimoração.

Vesmo se já tiver experiência como assistente administrativo, recorrer a uma agência de

empregos pode ser uma ótima maneira de obter um trabalho. Elas oferecem uma variedade
de cargos administrativos o que lhe proporcionará escolher aquilo que mais gosta de fazer.
Além disto, muitas empresas que usam os serviços de uma agência, acabam por contratar o
funcionário após um período de treinamento.

Devido a flexibilidade oferecida pelas agências de emprego temporário, se você desejar

trabalhar apenas meio período durante um tempo prolongado sem ser contratado de modo
permanente pode fazer isto.

Entidades Profissionais

A ͞Associação de Profissionais Administrativos e Executivos͟(AEAP) e a ͞Associação

Internacional de Assistentes Administrativos (IAAP) são duas das mais conhecidas organizações
comerciais para os assistentes administrativos. Como já foi dito o IAAP, supervisiona o exame
CAP, que oferece um certificado profissional aos assistentes administrativos. Você não precisa
ser um membro da entidade para realizar o exame. ±o entanto, os sócios ganham desconto.
Existem outros benefícios para os membros dessa organização.

Como membro do IAAP, você pode se beneficiar de vários recursos. Äealizam conferências
anuais oferecendo workshops e cursos de atualização em relação às tendências do mercado e
novas tecnologias. ambén, oferece uma vasta rede de contatos profissionais.

A AEAP é outra organização para se associar. Aqui, você pode encontrar muitos recursos para
o desenvolvimento de sua carreira. Como um banco de dados de ofertas de emprego.
ambém, dão informação sobre a média salarial. A AEAP, mantêm um website onde você
encontrará um fórum interativo para se comunicar com outros profissionais da sua área.

Esta organização também realiza uma conferência anual e oferece vários workshops para
ajudar os assistentes administrativos no desenvolvimento de suas carreiras. Estas conferências
são realizadas por todo os Estados Unidos em diferentes épocas do ano. Vesmo com a taxa de
inscrição elevada é um investimento válido para os assistentes administrativos que querem
aprimorar suas carreiras. Ambas oferecem uma enorme fonte de recursos úteis.

O que você pode fazer para ser um assistente administrativo?

Para obter um emprego ou melhorar seus conhecimentos profissionais, existe muita coisa que
você pode aprender sozinho se você têm um computador. Por exemplo, se você precisa
melhorar sua datilografia, seja na velocidade ou na exatidão, existe um programa de
computador que ajuda você a ir do nível básico ao avançado. Estes programas são úteis,
porque incluem cronómetros e exercícios práticos.Uma vez que aprende é uma questão de
prática.

Para aprender processamento de texto ou aplicações para folhas de cálculo, existem

programas de software que você pode comprar. Se desejar aprender as aplicações do
Vicrosoft Office, como o word e o excel pode obter sessões explicativas online no site da
Vicrosoft. Se você está quer aprender ou desenvolver estas qualificações profissionais você
precisa ter o programa no seu computador em casa para praticar a vontade. A princípio pode
parecer um gasto, mas considere como um investimento para a sua carreira. Um assistente
administrativo que seja especialista nestas aplicações de software não terá dificuldade em
encontrar um emprego mesmo que nunca tenha tenha uma educação formal.

Seu Futuro Como Assistente Administrativo

Se você gosta de trabalhar num escritório, você pode ter uma carreira como assistente
administrativo. Pode começar numa posição banal, mas através da combinação de seus
estudos e experiência pode avançar para uma posição executiva. A maioria das posições de
assistente administrativo de tempo integral são em empresas que possuem bons pacotes de
benefícios, incluindo seguro de saúde, planos de aposentadoria e férias pagas. Vuitas dessas
empresas oferecem incentivos para continuar os estudos ʹ e eles pagam!

Para o assistente administrativo com sua carreira em mente o céu é o limite. Aprenda tudo o
que puder sobre a maioria das práticas nos escritórios e seus procedimentos.

Quanto mais souber sobre o uso dos programas de computadores, mais poderá progredir.
Vesmo que não queira fazer uma faculdade, existem muitos cursos que você pode fazer para
ajudá-lo a avançar na sua carreira. Boa sorte e desfrute sua carreira como assistente
administrativo.