INSTITUTO DE VALORIZACIÓN MUNICIPAL

SISTEMA DE GESTION CALIDAD

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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PROCESO Sistema de valorización y cobro

PROCEDIMIENT Levantamiento de información y proceso
O
OBJETIVO Entrevista para recaudar información de cada desempeño
realizado

No ACTIVIDAD DOC./ REGISTRO ENCARGADO

1 Recepción de presupuesto de obra

2 Visitar al campo donde se efectuara la obra para

verificar cual es la obra (revisión del entorno y las
posibles zonas de influencia) ( informe sobre tipo de
obra, información predial, censos)
3
Estudio de distribución (identificación de la
metodología a emplear para aplicación del sistema)

4 Presentación del proyecto a la comunidad

5 Elaborar acta de compromiso para ser diligenciada por

parte de la comunidad

6 Recepción de acta de compromiso y evaluar la

aceptación de la comunidad

7 asistir a junta directiva para aprobación de obra

8 Comunicación a técnica para realizar la Ejecución de

obra
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PROCESO Sistema de valorización y cobro

PROCEDIMIENT Levantamiento de información y proceso
O
OBJETIVO Entrevista para recaudar información de cada desempeño
realizado

No ACTIVIDAD DOC./ REGISTRO ENCARGADO

9 Recepción de información de costos de obra de técnica

e información financiera de contratistas

10 Realizar liquidación definitiva da obra

11 Asistir a la junta directiva para aprobación de riegos y

condiciones de financiación y cobro

12 Emitir actos administrativos para realizar el cobro

13 Iniciar procesos de citación y notificación para que la

comunidad se entere de la contribución

14 Facturación y cobro
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PROCESO Recepción de presupuesto de obra

PROCEDIMIENT
O
OBJETIVO

No ACTIVIDAD DOC./ REGISTRO ENCARGADO

Petición/solicitud Dirección
1 Recepción de presupuesto de obra: Dirección
Consta de la entrega del presupuesto de obra que se
realizara especifica los siguientes puntos Aux.administrativo
 Informe de obra Dirección
 Total preliminar
 Costo directo
 A.U.I Mensajería
 Costo total de la obra

El presupuesto es entregado por los contratistas al Mensajería

área técnica donde es revisado para luego ser enviado Caja (INVAP)
a la subdirección de factorizacion e informática la cual
lo analiza para ser aprobado de estar acorde el costo
total de la obra para anexar
 Gastos de administración 30%
 Intereses de tiempo de ejecución de obra 6%

este monto total se aplica el proceso de riego luego

se le aplica un estudio final que consta de los
siguientes pasos:
act./compromiso Junta comunal
 Solicitud de la comunidad.
Notificación
 Análisis de costos de obra.
 Descripción de cantidades.
 Resolución de convenio.
 Elaboración de contribución de predios.
 Autorización junta defectiva.
 Compromiso de pago. Acta Junta comunal
 Elaboración de facturas. /compromiso /invap
 Envió de la factura. Contrato /envió
 Pago de la factura factura
Dueño del predio
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PROCESO Visita del campo donde se efectúa la obra

PROCEDIMIENT
O
OBJETIVO Visita ocular para verificar entorno y posible influencia de la
obra a realizar

No ACTIVIDAD DOC./ REGISTRO ENCARGADO

2
Verificar solicitud de disponibilidad presupuestal Acta /registro de Subdirección
identificando quien la silicita. disponibilidad técnica
 Ver proceso de solicitud de disponibilidad
presupuestal.

Visita al campo donde se efectúa la obra para verificar Auxiliar

(revisión del entorno y las posibles zonas de influencia) administrativo
(informe sobre tipo de obra, información predial,
censo).
 Esta visita se divide en dos procesos No (1) Informe de Inspector de
que pertenece al área técnica (Dirigirse al revisión de obra obras.
manual de procesos de la subdirección
técnica)

 Proceso No (2) correspondiente ala

subdirección de factorizacion e informática Auxiliar
Informe de administrativo
 Para este caso el área de factorizacion e revisión de obra
informática, lleva acabo la revisión de la obra
más que todo desde el punto de vista
financiero. Teniendo en cuenta los siguientes
pasos:
 Visita ala comunidad que solicito la obra con el Auxiliar
propósito de verificar dirección, características Informe de administrativo
del sector, visita /personal
 Analiza y mide el estado de los predios si son
abitados (poblados en un 40/ 50/ 60/ 70/) con
el fin de determinar si es viable.
Analiza la capacidad de pago con la información
del anterior estudio del predio
Auxiliar
administrativo
 Análisis profundo de los predios, verificando su
población.
 Informe del estudio anterior teniendo en cuenta
las características, de la información y se dirige
al sub. Dirección de factorizacion e informática
 Procedimiento Auxiliar
 administrativo

Auxiliar
a) aplicación de riego administrativo
b) verificación de predios
c) medición de estado de los predios
d) capacidad de pago
e) predios beneficiados
f) informe ala subdirección de factorizacion e
informática.
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PROCESO Estudio de distribución

PROCEDIMIENT
O
OBJETIVO

No ACTIVIDAD DOC./ REGISTRO ENCARGADO

3 Estudio de distribución (identificación de la

metodología a emplear para aplicación del sistema)

Se determina el costo total de la obra con el propósito

de revisar la incidencia que esta genera y realizar el
riego exacto que puede ser

 Riego directo : cuando la obra actúa o

beneficia directamente con el predio (frente
ala obra)
 Reflejo :cuando la obra actúa directamente con
el predio

Con lo anterior el riego se aplica mediante un promedio

de área para distribuir el monto

pendiente mas información

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PROCESO Presentación del proyecto ala comunidad

PROCEDIMIENT Información ala comunidad de la obra solicitada
O
OBJETIVO Presentación ala comunidad consta de las características y
las condiciones de la obra y explicación del riego

No ACTIVIDAD DOC./ REGISTRO ENCARGADO

4 Presentación del proyecto ala comunidad:

 Se realiza una citación ala comunidad por Acta/registro de Factorizacion
parte el instituto de valorización municipal asistencia e informática
(INVAP) :
 La presentación de la información a la
comunidad consta, de las características y las
condiciones de la obra, comenzando con la
explicación del riego y la preforma para Registro/presentación Auxiliar
continuar con el análisis de cuotas que ya esta administrativo
realizado por el sistema de valorización a
quien fue solicitada la obra.
 Posteriormente se analiza el gravamen de Registro de gravamen
cuotas con la comunidad las cuales ya fueron Auxiliar
generadas por el instituto. administrativo
 El gravamen secundario se encarga la
comunidad en el pago de la obra aplicando un
sistema de pagos que facilita el instituto así
 Pago de contado con 10,20,30 por ciento de
descuento Subdirección
 O por cuotas con 0/ de descuento. factorizacion e
informática
 Para terminar se realiza la preforma de riego
analizando la carta de aceptación y acta de
aceptación, para un estudio solicitado
Auxiliar
descuentos de 50-60/
administrativo
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PROCESO Elaborar actas de compromiso para ser diligenciadas

PROCEDIMIENT Diligenciar la acta de petición
O
OBJETIVO Lograr que la entidad realice la obra solicitada por la
comunidad

No ACTIVIDAD DOC./ REGISTRO ENCARGADO

5 Elaborar el acta de compromiso para ser diligenciada

por parte de la comunidad: Acta/ registro Junta comunal
de la
comunidad

Toda la documentación que se realiza en este proceso Recepción / Secretaria

la diligencia la comunidad (consulta en el archivo del oficios global /archivo
instituto de valorización municipal)
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PROCESO actas de compromiso y evaluar la aceptación de la

comunidad
PROCEDIMIENT Recepcionar las actas que la comunidad genere
O
OBJETIVO Aceptar que las obras se realicen y acuerdo mutuo con la
comunidad

No ACTIVIDAD DOC./ REGISTRO ENCARGADO

Secretaria
6 Recepción del acta de compromiso y evaluación de la global
aceptación de la comunidad. Acta /registro de
recepción
A) Se realiza en el instituto de valorización
municipal
B) Directamente en la secretaria general para
posteriormente remitirla a dirección con el Dirección
propósito de análisis y su posterior aprobación
de el acta
C) Luego es destinada alas sub. direcciones de Acta/ registros
factorizacion e informática ,y técnica para su Subdirección
análisis y revisión de predios y demás de
gestiones como se argumenta anteriormente factorizacion e
(puntos 2,3,4) informática
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PROCESO Junta directiva para aprobación de obra

PROCEDIMIENT Reunión con con la junta directiva
O
OBJETIVO Determinar en la junta la viabilidad de la obra solicitada por la
comunidad

No ACTIVIDAD DOC./ REGISTRO ENCARGADO

Acta de
7 Asistir a junta directiva para aprobación de obra : aprobación de Dirección
Reunión que asiste las subdirecciones obra/ obra

A) Factorizacion e informática Secretaria

B) Administrativa y financiera global
C) Área técnica

Reunión que se realiza con el propósito de analizar la Acta /informe Dirección

petición comunitaria.luego de revisar los estudios
realizados en los predios. por factorizacion con el
propósito de entregar el monto total de la obra.al área
administrativa y financiera quien determina si hay
disponibilidad presupuestal de lo contrario se
determina otro tipo de mecanismos para obtener los
rublos de construcción de la obra
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PROCESO Comunicación a técnica para ejecución de obra

PROCEDIMIENT Dictamen de dirección luego de la reunión de junta directiva
O
OBJETIVO Analizar en junta los estudios realzados para el comienzo de
una obra de solicitud comunitaria

No ACTIVIDAD DOC./ REGISTRO ENCARGADO

8 Comunicación a técnica para realizar la ejecución de la Acta/registro de junta Dirección

obra:
La realiza directamente la dirección del instituto
después de la junta directiva para analizar:
 petición comunitaria
 actos administrativos
 estudio financiero
 estudio de viabilidad de ejecución de obra

luego de estos pasos el área jurídica convoca a junta Registro/convocatoria Área jurídica
final para comenzar la obra luego del dictamen de
dirección
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PROCESO Costos de obra e información financiera de contratistas

PROCEDIMIENT Recepción de costos por parte de los contratistas que realizan
O la obra
OBJETIVO Análisis de la información financiera que suministran los
contratistas que cubren la ejecución de la obra

No ACTIVIDAD DOC./ REGISTRO ENCARGADO

9 Recepción de información de costo de obra a técnica

e información financiera de contratistas: Informe Secretaria
preliminar global

(revisar el manual de procesos y procedimientos

correspondientes al área de sub. dirección técnica)
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PROCESO Liquidación definitiva de obra

PROCEDIMIENT Ejecutada la obra se recibe de área técnica las actas de obra
O
OBJETIVO Liquidación final incluyendo todos los procesos
administrativos e incurridos de los predios

No ACTIVIDAD DOC./ REGISTRO ENCARGADO

10 Realizar liquidación definitiva de obra:

Luego de ejecutada la obra se recibe del área técnica Actas de /obra Sub. Directora
las actas de obra las cuales argumentan las siguientes técnica
inversiones.

 Estudio de diseños
 Contratos de prestación de servicios Diseños/planos Contratistas
 Compra de predios /técnica
 Compensación de predios afectados por los
diseños

Con datos en estas inversiones se liquida un monto

preliminar para anexar otros costos incurentes así

 Intereses de financiación
 Costos financieros incurridos en créditos
 Costos de información y estudios técnicos de
obras
 Liquidación definitiva incluyendo procesos
administrativos incurridos prediales

Para el monto final determinan la sumatoria total

aplican la distribución y luego el riego
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PROCESO Aprobación de riegos y condiciones de financiación y cobro

PROCEDIMIENT
O
OBJETIVO

No ACTIVIDAD DOC./ REGISTRO ENCARGADO

11 Asistir ala junta directiva para aprobación de riegos y

condiciones de financiación y cobro

pendiente información
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PROCESO Emisión de actos administrativos para realizar el cobro

PROCEDIMIENT Se realizan mediante la información de obra
O
OBJETIVO Notificar la deuda de obra comunitaria mediante información,
personal, citación, por edicto.

No ACTIVIDAD DOC./ REGISTRO ENCARGADO

12 Emitir actos administrativos para realizar el cobro :

Para realizar el cobro (resultado del impuesto de

gravamen) se realiza mediante la información de la Registro de obra Subdirección /
obra ,grebamen,volor de la deuda por comsepto de Factorizacion e
obras comunitarias la información es puerta a puerta informática
con la persona propietaria del predio con el fin de
notificar la deuda de obra comunitaria con las Auxiliar
siguientes condiciones : administrativo

 Información personal con el propietario

 Citación para la información. de no encontrarse Acta /
la persona notificación Contrato/entrega
 Si la persona no asiste se realiza el proceso
de (edicto)
 Luego se determina la realización del acta de
gravamen la cual consta de de estudios
anteriores (tiempo de inicio y tiempo de fin de la obra,
costos de obra, intereses de costos de obra,
compensaciones,) los anteriores estudios
se Acta Subdirección /
realizan para dictaminar el acta de imposición Factorizacion e
de gravamen con respecto ala obra informática
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PROCESO Notificación y citación para la contribución

PROCEDIMIENT Comunicación e información de obras forma personal
O
OBJETIVO Informar valor de deuda de la obra comunitaria a los
residentes del sector.

No ACTIVIDAD DOC./ REGISTRO ENCARGADO

13 Iniciar el proceso de citación y notificación para que la Notificación/factura

comunidad se entere de la contribución: Auxiliar
/administrativo

todo riego en instituto de valorización municipal Contrato

presenta dos procesos que se determinan así

Acta/registro de
 Aprobación de la comunidad : el cual se aprobación Acción
obtiene luego de dar la información /comunal
especificada en la presentación del proyecto
ala comunidad (mirar procesos No 4 y los
tramites especificados en la norma numeral
5,6)

Acta/registro de
 Aprobación de la junta directiva: El cual se aprobación Dirección/
obtiene luego de la reunión de junta donde se Junta directiva
analiza la información obtenida de obra (mirar
procesos No 7,8,9,10,11,12) esto con el único
propocitode determinar el proceso final para
comenzar la notificación y facturación predial
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PROCESO facturación y cobro

PROCEDIMIENT Recaudo por comsepto de obras comunitárias
O
OBJETIVO Recolectar a través de recaudo la inversión del instituto en las
obras comunitarias

No ACTIVIDAD DOC./ REGISTRO ENCARGADO

Ayudante de
14 Facturación y cobro Formato/factura factorizacion

Ayudante de
01 Solicitar el impuesto predial o el numero predial a la factorizacion
persona quien desea solicitar paz y salvo o factura Pago/paz y salvo
Ayudante de
02 Recepcionar el impuesto predial factorizacion
Recibo/dinero
Ayudante de
03 Digitar el numero predial en el sistema FOX PRO para factorizacion
su respectiva verificación
Ayudante de
04 Revisar en el sistema FOX PRO si el usuario tiene factorizacion
deuda por algún predio en el instituto

05 Si el predio esta al día se pregunta al usuario para que

transacción necesita el paz y salvo y seguir al paso No Formato recibo /
06.y si es paz y salvo extraordinario diligenciar recibo oficial de caja Ayudante de
oficial de caja y seguir el paso No 06 factorizacion
Si el predio no esta al día y tiene una deuda pendiente
se informa que para expedir paz y salvo se debe Ayudante de
cancelar la totalidad de la deuda y se procede así: Formato factura factorizacion
a) Imprimir fartura (ver formato de factura)
Ayudante de
Formato factura factorizacion
b) colocar sus respectivos sellos a la factura
Ayudante de
factorizacion
c) cobrar su respectivo valor de la deuda
Ayudante de
factorizacion
d) descargar en el programa FOX PRO el valor de la
factura cancelada
Formato factura Ayudante de
e) Separar el cupón de la factura para entregarse: la factorizacion
factura al usuario y el cupón anexarlo al arqueo de
caja. Ayudante de
Paz y salvo factorizacion
06 Imprimir paz y salvo cobrando el costo de este
 Ayudante de
Paz y salvo factorizacion
07 Firma del paz y salvo por el funcionario quien lo expidió

Ayudante de
08 Entrega de paz y salvo original al usuario factorizacion
Paz y salvo
Ayudante de
factorizacion
09 Descargar datos de factura o paz y salvo en formato de
hoja de calculo para arqueo de caja. Formato arqueo Ayudante de
de caja factorizacion
010 Realizar oficio de entrega de cupones y paz y salvos
Ayudante de
Anexar copia de paz y salvo, recibo oficial de caja Oficio de entrega factorizacion
y cupones de pago para el arqueo final del día