GUÍA DE APRENDIZAJE NO 31 –SOPORTES CONTABLES Y LIBROS DE

CONTABILIDAD

HERNÁNDEZ SANTIAGO ALEJANDRO

MORALES RODRIGUEZ BRAIAN NICOLÁS
OJEDA PERDOMO DIANA MARCELA
RODRIGUEZ BURGOS LEIDY KATERIN
RODRÍGUEZ RAMOS ANGIE TATIANA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

REGIONAL DISTRITO CAPITIAL
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
ECONOMÍA FINANCIERA Y DE GESTIÓN
TECNOLOGO EN GESTIÓN DE NEGOCIOS
FICHA 1750703 RUTA No.3
BOGOTÁ
2019

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GUÍA DE APRENDIZAJE NO 31 –SOPORTES CONTABLES Y LIBROS DE
CONTABILIDAD

HERNÁNDEZ SANTIAGO ALEJANDRO

MORALES RODRIGUEZ BRAIAN NICOLÁS
OJEDA PERDOMO DIANA MARCELA
RODRIGUEZ BURGOS LEIDY KATERIN
RODRÍGUEZ RAMOS ANGIE TATIANA

Desarrollo de estrategias de gestión para negocios encadenados en sectores

claves de desarrollo regional y nacional

Patricia Montufar Dulce

Contadora Pública
Instructor(a) para el proyecto formativo fase planeación

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

REGIONAL DISTRITO CAPITIAL
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
ECONOMÍA FINANCIERA Y DE GESTIÓN
TECNOLOGO EN GESTIÓN DE NEGOCIOS
FICHA 1750703 RUTA No.3
BOGOTÁ
2019

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 CONTENIDO

Pág.

3 ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE

APRENDIZAJE 4

3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL. 4

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios

para el aprendizaje. 9

3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO

(CONCEPTUALIZACIÓN Y TEORIZACIÓN). 10

3.3.1 Libro: Contabilidad Gerencial Fundamentos Principios e introducción a la

contabilidad. 10

Definición 10

Objetivos de la contabilidad 10

3.3.2 Mapa conceptual Documentos comerciales y soportes contables. 13

3.3.3 Mapa conceptual descripción y clasificación de los soportes y libros de

contabilidad. 14

3.3.4 Taller asignado por el tutor. 15

3.3.5 Describa ¿por qué son importantes las normas de archivo y conservación de
documentos en la contabilidad?. 15

3
 3 ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE
APRENDIZAJE

3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL.

 ¿Cuando compra o vende algún bien o servicio ha diligenciado o le

diligencian algún documento? Describa su experiencia.

Cuando se realiza una venta o compra de cualquier producto o servicio

de buena calidad es necesario verificar el estado del producto o servicio
que vamos a adquirir junto con los beneficios y condiciones adicionales
del tipo del producto o servicio. Así mismo se debe diligenciar un
documento que contenga la descripción del servicio o producto que
adquirimos, fecha de compra, garantía por algún tipo de daño o pérdida,
en el caso de que sea un producto es necesario que contenga su
respectivo mantenimiento todo con el fin de llevar a cabo una compra
segura y obtener su contrato.

 Explique la importancia del uso de documentos como la factura, pagaré,

consignación, letra de cambio,
Comprobante de ingreso, etc.

SOPORTES CONTABLES:

1. RECIBO DE CAJA: Es un soporte de contabilidad en el cual constan

de los ingresos en efectivos recaudados por la empresa donde el
original se entrega al cliente y las copias se archivan en una parte de
archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con un débito a la
cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto
del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos
parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos
diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la
factura.

2. COMPROBANTE DE INGRESO: Sirve de comprobante de todos los

ingresos monetarios y de constancia de los pagos recibidos. Se
diligencia cuando ingresan dineros en efectivo o cheque bien por
venta o por cualquier otro concepto.

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3. RECIBO DE CONSIGNACIÓN BANCARIA: Este es un
comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes
para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y
una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina
registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que
consigna. Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para
consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para
consignar remesas o cheques de otras plazas

4. COMPROBANTE DE DEPOSITO O RETIRO DE CUENTAS DE

AHORROS: Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado
unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que
sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de
ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una;
depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en
efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del
cliente.

5. FACTURA DE VENTA: La factura comercial es un soporte contable

que contiene además de los datos generales de los soportes de
contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos,
los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de
pago. Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de
venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original
se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la
contabilidad.

6. COMPROBANTE DE PAGO O DE EGRESO: Llamado también

orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de
contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de
dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se
elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario
de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor
control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que
el titulo valor se entrega al beneficiario.

7. LETRA DE CAMBIO: Este documento negociable o título valor es

una orden incondicional de pago que da una persona llamada
"girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al
portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha
determinada.

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 8. PAGARÉ: Es un título valor mediante el cual una persona se obliga
a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este
documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.

9. RECIBO DE CAJA MENOR: El recibo de caja menor es un soporte

de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no
requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo
denominado caja menor que puede ser entre $100.000 ó $200.000 ó
$500.000, de acuerdo con las necesidades de la empresa.

10. NOTA DE CONTABILIDAD: Es el documento que se prepara con el

fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable
como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.

11. COTIZACIÓN: Es un documento que contiene información

suministrada por un vendedor a solicitud de un cliente referente a los
artículos o servicios que se ofrecen en venta, así como las
condiciones bajo las cuales se plantea la negociación; el objetivo de
esta es la de facilitar al cliente la toma de decisiones acerca de la
mejor opción por esta razón se debe realizar varias cotizaciones
antes de realizar un negocio.

12. PEDIDO: Es una solicitud formal del bien, es el que se formula una
vez estudiadas las cotizaciones. En este documento se especifican
los datos necesarios para identificar los artículos solicitados y demás
condiciones de compra definidas en la cotización.

13. Remisión: Una vez que el vendedor recibe el pedido procede al

despacho de la mercancía o a prestar el servicio solicitado, elabora
una remisión en el cual se detallan los artículos enviados con todas
sus características, permitiéndole así al comprador la confrontación
de la mercancía recibida con la solicitud de pedido.

 ¿Conoce algunas características y diseño de un documento o soporte

contable?

CARACTERISTICAS DEL DISEÑO CONTABLE

El diseño de un sistema contable ofrece control compatibilidad flexibilidad y una
relación aceptable de costo. Un buen sistema de contabilidad le da a la
administración control sobre las operaciones de la empresa llevando acabo

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métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones
proteger sus archivos y asegurar exactitud de sus registros contables.
CUALIDADES DEL DISEÑO CONTABLE
Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable
debe ser comprensible, útil y en ciertos casos se requiere que además de la
información sea comparable.
 La información es comprensible cuando es clara y fácil de comprender.
 La información es útil cuando es pertinente y confiable.
 La información es pertinente cuando posee el valor de realimentación,
valor de predicción y es oportuna.
 La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida
en la cual represente fielmente los hechos económicos.
La importancia de la contabilidad en función de los usuarios de la información.
La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la
necesidad de llevar un control de sus negociaciones financieras. Así mismo
obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio.

 Cuando usted se dirige a un banco a realizar alguna transacción

bancaria diligencia unos documentos. Enumere algunos y describa su
importancia.

El Pagaré

El pagaré, es un título de crédito o título valor que contiene la promesa

incondicional de una persona a la cual se le denomina suscriptora, de que
pagará a una segunda persona llamada beneficiaria o tenedora, una suma
determinada de dinero en un determinado plazo de tiempo.

Este requisito obedece a la formalidad de los títulos de crédito.

El pagaré, a diferencia de la letra de cambio, posee una promesa de pagar una

suma incondicional en moneda nacional o su equivalente internacional. La
suma se debe expresar en número(s) y en palabras, junto en la moneda en que
se efectuará el pago. Si se paga en moneda extranjera, se debe indicar el día
de pago el equivalente entre las monedas. Este requisito es lo que la distingue
de los otros títulos de crédito.

 Nombre del Beneficiario: Se debe identificar a la persona a quien debe

hacerse efectivo el pagaré. Puede ser a favor de una persona física o
persona jurídica.
 Fecha y lugar del pago: La fecha de vencimiento corresponde al día en
que el título será pagado. El vencimiento debe ser una fecha. El pagaré
debe indicar el lugar en que se debe presentar para su pago.

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  Fecha y lugar en que se suscribe: La fecha se usa para indicar el día
exacto de pago y para registros contables para adquirirse.
 Firma del Suscriptor: No se exige el nombre del suscriptor, sino
solamente su firma, y no admite otro medio para sustituirla, sino la firma
de otra persona, que suscriba a ruego o en nombre del girador. No se
admitirá el uso de marcas o huellas digitales.

El Cheque

Es uno de los instrumentos con los cuales se moviliza la mayor cantidad de

dinero en un país, por medio del cual una persona (librador o cuenta
correntista), tiene derecho a disponer de la provisión de fondos que tiene en
cuenta corriente bancaria, bien a favor de sí mismo o de un tercero.

Condiciones para el pago de un Cheque.

 Debe estar bien emitido, es decir, estar fechado para la fecha de la

presentación o anterioridad.
 La cantidad en números debe ser igual a la cantidad expresada en
letras.
 No debe tener enmiendas.
 La firma del emisor debe ser igual a la que tiene registrada el Banco en
su espécimen de firma.
 El emisor debe tener fondos suficientes para efectuar el pago.

 Cheque a la Orden: El girado a nombre de una persona física o jurídica,

haciendo constar su nombre y apellido, o la razón social nombre de la
entidad, en el mismo cheque. El tenedor, puede endosar libremente el
documento, sin otro requisito que el de firmar al dorso del documento.
 Cheque al Portador: Constituye por su facilidad de cobro y transmisión
una especie de billete de banco emitido por un particular, ya que, contra
la simple presentación por cualquiera, el banco abona o paga la cantidad
indicada en el mismo documento. Por su naturaleza, no requiere fórmula
escrita de endoso; se transmite con la simple entrega material.
 Cheque no Endosable: Es aquel que sólo puede ser pagado a su titular
u original beneficiario, y que sólo puede ser transmitido en la forma y con
los efectos de una cesión o venta ordinaria.

Tipos de cheques

 Cheque de Gerencia: Es aquel emitido por un Banco contra sí mismo, es

decir, el Banco es librado y librador al mismo tiempo.
 Cheque Propio o Personalizado: Es el diseñado e impreso por personas
o empresas a cargo y riesgo de ellas mismas, siendo sus características
especiales el poseer el nombre del interesado, la dirección, el capital

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 social, el logotipo de la empresa, etc. Estos están bajo la custodia y
responsabilidad del cliente.
 Cheque de Viajero: Es un medio de pago utilizado por quienes efectúan
viajes a escala tanto nacional como internacional. El adquiriente compra
los cheques de viajero en su banco habitual y dispone de ellos
presentándolos en su oficina bancaria que tenga relación de
corresponsalía con el banco vendedor.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos

necesarios para el aprendizaje.

Estos serán los conceptos que se identificarán en esta guía:

a. Documentos soporte: Concepto, naturaleza, características y

clasificación de los soportes de contabilidad.
b. Documentos no contables: cotización, pedido, remisión.
c. . Libros de contabilidad: clases, obligación, registro, exhibición y Forma
de llevarlos.
d. y conservación de documentos y soportes contables.
e. Normas legales de archivo
Tablas de valoración y retención documental.

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 3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO
(CONCEPTUALIZACIÓN Y TEORIZACIÓN).

3.3.1 Libro: Contabilidad Gerencial Fundamentos Principios e introducción a la

contabilidad.

La Contabilidad es un sistema para clasificar los hechos económicos que

ocurren en un negocio, todo comenzó con la comercialización de bienes y
servicios desde la etapa primitiva con el trueque y los inicios de la economía, de
tal manera que, se constituya en el eje central para llevar a cabo los diversos
procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento
económico que implica el constituir una empresa determinada. El siguiente
resumen contiene una visión inicial en torno a la reseña histórica de la
contabilidad, su definición, objetivos, importancia, diferencia entre éste y la
administración, sus principios y procedimientos contables, entre otros aspectos
relacionados con el tópico tratado.

Origen de la contabilidad:

La Contabilidad se realiza desde la antigüedad, cuando el hombre se vio

obligado a llevar registros y controles de sus propiedades ya que la memoria no
bastaba para guardar tanta información. Se ha demostrado a través de la historia
que en épocas como la egipcia o romana, se empleaban técnicas contables que
se derivaban del intercambio comercial, el inicio de la literatura contable queda
circunscrito a la obra del franciscano Fray Luca Paccioli de 1494 titulado “La
Summa de Arithmética, Geometría Proportioni et Proportionalitá”, en donde se
considera el concepto de partida doble por primera vez.

En la actualidad, en los sistemas de información empresarial, la contabilidad

sobresale como uno de los sistemas más notables y eficaces para dar a conocer
la información de las empresas y sus resultados de operación, el concepto ha
evolucionado de gran manera, de forma tal que es imprescindible ésta disciplina
dentro del entorno empresarial.

Definición

La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las

operaciones mercantiles de un negocio, con el fin de interpretar sus resultados
siendo esta la principal herramienta con la que los gerentes o directores pueden
orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y
estadísticos. Estos datos permiten conocer el estado de la compañía, en datos
como; cobros y pagos, las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De
manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa.

Objetivos de la contabilidad

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 Proporcionar información a sus directivos con relación a la naturaleza del valor
de las cosas que el negocio adeuda y los activos que se posee. Sin embargo, su
primordial objetivo es suministrar información precisa y basada en registros
técnicos de las operaciones realizadas.

Lo anteriormente mencionado es regularmente auditado por un ente de control

gubernamental con las características a continuación mencionadas.

 Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la

diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.
 Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos
propuestos.
 Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y razonada
con relación a la información suministrada, esta deberá cumplir con un
objetivo administrativo y uno financiero:
 Administrativo: ofrecer información a los usuarios internos para suministrar y
facilitar a la administración, la planificación, toma de decisiones y control de
operaciones. Para ello, comprende información histórica presente y futura de
cada departamento en que se subdivida la organización de la empresa.
 Financiero: proporcionar información a usuarios externos de las operaciones
realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que también
se le denomina contabilidad histórica.

La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la

necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras.
Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra
parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para
obtener información de carácter legal.

Procedimientos contables: Los principios contables se refieren a conceptos

básicos o conjuntos de proposiciones directrices a las que debe subordinarse
todo desarrollo posterior. Su misión es la de establecer delimitaciones en los
entes económicos, las bases de la cuantificación de las operaciones y la
presentación de la información financiera.

Principios de la contabilidad: Se establecieron para ser aplicados a la

denominada contabilidad financiera y, por extensión, se suelen aplicar también
a la contabilidad administrativa. La contabilidad administrativa se planeará de
acuerdo a las necesidades o preferencia de cada empresa, la cual podrá imponer
sus propias regulaciones. La contabilidad financiera deberá planearse para
proporcionar información cuantitativa, comparativa y confiable a sus usuarios
externos.

Procedimientos Contables: el manejo de registros constituye una fase o

procedimiento de la contabilidad, mantenimiento de los registros que conforma

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un proceso en extremo importante, toda vez que el desarrollo eficiente de las
otras actividades contables depende en alto grado, de la exactitud e integridad
de los registros de la contabilidad relacionados a continuación:

Cuentas Débito y crédito, cargos y créditos a las cuentas, cuentas de activos,

cuentas de pasivo y capital, resumen del funcionamiento de los débitos y
créditos, registros de las operaciones, cuentas por cobrar y por pagar,
determinación de los saldos de las cuentas, balanza de comprobación, relación
de la contabilidad con otras disciplinas.

La contabilidad tiene diversos libros que son indispensables para toda empresa
los cuales son:

Libro Diario, Libro de Inventarios y Libro Mayor.

Existen también los llamados “Libros Auxiliares” tales como, el Libro de Caja, el
Diario Auxiliar de Ventas, el Diario de Cuentas Corrientes, Documentos por
Pagar, Bancos, Etc.

Artículos del código de comercio y de la ley de impuestos sobre la renta

relacionados con la contabilidad mercantil.

Artículo 32. – Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad,

la cual comprenderá, obligatoriamente, el Libro Diario, el Libro Mayor y el de
Inventarios.

Artículo 33. – El Libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin

que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en
los lugares donde los haya, o al Juez ordinario de la mayor categoría en la
localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en primer folio
de cada libro nota de los que éste tuviere, fechada y firmada por el Juez y su
Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en todas las demás
hojas el Sello de la oficina.

Artículo 34. – En el Libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que
haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el
acreedor y quién es el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán
mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en
este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar todas
las operaciones, día por día.

Artículo 35. – Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará
en el libro de inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto
muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados
o no a su comercio. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de
ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios
obtenidos, así como cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición
suspensiva con la anotación de la respectiva contrapartida.

12
3.3.2 Mapa conceptual Documentos comerciales y soportes contables.

13
3.3.3 Mapa conceptual descripción y clasificación de los soportes y libros de
contabilidad.

14
 3.3.4 Taller asignado por el tutor.

3.3.5 Describa ¿por qué son importantes las normas de archivo y conservación
de documentos en la contabilidad?.

Los archivos son vitales y más que necesarios para las personas y las
organizaciones de una sociedad por que promueven el conocimiento y preservan
nuestra memoria La importancia de los archivos en la sociedad. Para una buena
organización de los documentos de una empresa, hace falta una actitud positiva,
querer organizarlo verdaderamente y dedicarle el tiempo necesario el tiempo que
no se dedique a archivar se debe emplear en buscar papeles allá donde se
encuentran la labor de organizar y gestionar un documento de una empresa debe
ser llevado a cabo por un profesional con el fin de tener un sistema de archivos
que funciona son siempre positivos y duraderos y merecen ese esfuerzo para
tenerlo organizado y sus documentos localizados . De ahí la importancia de que
esta labor sea organizada por un profesional.

1. Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria.

2. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se

transmite de generación en generación.

3. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen

para preservar su valor y su significado.

4. Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan

la seguridad y la transparencia de las actuaciones administrativas.

5. Juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a

la constitución salvaguarda la memoria individual y colectiva.

6. El libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la

sociedad, promueve la democracia, protege los derechos de los ciudadanos
y mejora la calidad de vida.

Documentos que se deben conservar

1. Movimientos contables (facturas cuentas de cobro, notas de débito

etc.)
2. Gestión humana ( historias laborales ,afiliación a seguridad social e
historia médica)
3. Calidad –seguridad y salud (actas de reunión capacitaciones, control
de asistencias permisos de asistencias )
4. Referente al proyecto (contratos planos y planimetrías, actas de
reunión, informe de avance, correspondencia enviada y recibida etc.)

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 LA NECESIDAD DE RECONOCIMIENTO DE LOS ARCHIVOS

 El carácter único de los archivos como fieles testimonios de las

actividades administrativas, culturales e intelectuales y como reflejo de la
evolución de las sociedades.

 El carácter esencial de los archivos para garantizar una gestión eficaz,

responsable y transparente, para proteger los derechos de los
ciudadanos, asegurar la memoria individual y colectiva y para
comprender el pasado, documentar el presente para preparar el futuro.

 La diversidad de los archivos para dejar constancia del conjunto de

actividades de la humanidad.

 La multiplicidad de soportes en los que los documentos son creados y

conservados: papel, audiovisual, digital y otros de cualquier naturaleza.

 El papel de los archiveros, profesionales cualificados, con formación

inicial y continuada, sirven a la sociedad garantizando el proceso de
producción de los documentos, su selección y su conservación para
facilitar su uso.

 La responsabilidad de todos – ciudadanos, gestores y responsables

públicos, propietarios y/o custodios de archivos públicos y privados,
archiveros y otros profesionales del campo de la información – en la
gestión de los archivos.

o El compromiso conjunto de trabajo en los archivos

o Se adopten y se apliquen políticas y normas legales en materia de

archivos.

o Todos los organismos públicos o privados que producen y utilizan

documentos en el ejercicio de sus actividades valoren y ejerzan
eficazmente la gestión de sus archivos.

o Se doten los recursos adecuados para asegurar la correcta gestión de

los archivos, incluyendo profesionales debidamente cualificados.

o Los archivos sean gestionados y conservados en condiciones que

aseguren su autenticidad, fiabilidad, integridad y uso.

o Los archivos sean accesibles a todos, respetando las leyes sobre esta
materia y las relativas a los derechos de las personas, de los creadores,
de los propietarios y de los usuarios.

o Los archivos sean utilizados para contribuir al desarrollo de la

responsabilidad de los ciudadanos.

Un sistema de archivo es debe cumplir tres funciones básicas:

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- Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan en
el negocio.
- Guardar de manera ordenada el material reunido.
- Poder sacar los documentos o archivos rápidamente cuando sea necesario.
- Un sistema de archivo puede hacerse por departamentos o estar
centralizado. La ventaja del archivo centralizado, es que es de mayor eficacia
(responsabilidad de una sola persona) y la ventaja del archivo por
departamento es que la secretaria se familiarizará tanto con el sistema que
podrá guardar y sacar los papeles con mayor velocidad.

17
 Bibliografía.

https://actualicese.com/normatividad/2001/decretos/D2649-93/1D2649-93.htm
https://books.google.com.co/books?id=ZFYSrjK_xOgC&printsec=frontcover&hl
=es#v=onepage&q&f=false
https://www.supersociedades.gov.co/ss/drvisapi.dll?MIval=sec&dir=46&id=3348
&m=td&a=td&d=depend

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