Vous êtes sur la page 1sur 11

Mecánica del

Proceso
Administrativo
Taller de Administración

José Antonio Domínguez Vela


Instituto Tecnológico Superior de
Xalapa- Ingeniería en Sistemas
Computacionales
Tabla de contenido
Introducción ................................................................................................................. 2

Planeación .................................................................................................................... 2

Elementos y principios de la planeación ............................................................................. 2


Visión ........................................................................................................................................................ 2
Misión ....................................................................................................................................................... 2
Objetivo ................................................................................................................................................... 3

Estrategias ........................................................................................................................... 3

Técnicas cuantitativas y cualitativas de planeación ............................................................. 4

Planeación estratégica, táctica y operativa ......................................................................... 4


Planeación estratégica:........................................................................................................................... 4
Planeación táctica: .................................................................................................................................. 4
Planeación operativa: ............................................................................................................................. 4

Análisis FODA ...................................................................................................................... 5

Organización ................................................................................................................ 6

Proceso de organización, tipos y técnicas de organización ................................................ 6


Proceso de Organización ....................................................................................................................... 6
Tipos de Organización ........................................................................................................................... 7
Tecnicas de Organizacion. ..................................................................................................................... 9
Introducción
La planeación es la fase inicial de todo proceso administrativo, toda organización
requiere de esta etapa preliminar para el logro de una eficiencia máxima. La
planeación es un proceso continuo, y por supuesto siempre está sujeto a cambios,
sujeto siempre al desarrollo constante de la empresa. Para desarrollar
adecuadamente la planeación es necesario llevar acabo una serie de etapas que son
conocidas también como elementos fundamentales de la planeación.

Planeación
La planeación o planeamiento es un accionar que está vinculado a planear. Este
verbo, por su parte, consiste en elaborar un plan.
Seleccionar proyectos y objetivos, así como las acciones para lograrlos, lo cual
requiere toma de decisiones, es decir, elegir una acción entre varias alternativas.

Elementos y principios de la planeación


Visión
La visión no es más que una proyección de lo que la organización desea ser en un
largo plazo, una declaración de la visión responde a esta pregunta: ¿Qué queremos
llegar a ser?

Misión
La misión no es más que el propósito fundamental que tiene la organización, empresa
o institución. En otras palabras la misión es una declaración de la razón de ser de una
empresa. Esta declaración debe responder a una pregunta clave: ¿Cuál es Nuestro
Negocio? En todo sistema social, las empresas tienen una función o tarea
fundamental que la sociedad misma le asigna. El Propósito común de toda empresa
o negocio, es la producción de bienes que satisfagan las necesidades de la sociedad,
o la prestación de servicios.
Objetivo
El punto de partida de la acción administrativa consecuentemente de la planeación,
es la fijación de objetivos. Un objeto es un fin a alcanzar. Si una organización o
empresa, dentro de su planeación no considera sus objetivos, simplemente esa
empresa será como un mero barco a la deriva del mar. Los
objetivos son claves, y deben ser siempre especificados dentro de la organización
misma, cada miembro del personal, debe saber qué objetivos se persiguen solo de
esa manera podrá enfocar sus esfuerzos a la realización de lo que la empresa quiere
alcanzar. Los objetivos de toda empresa, representa los resultados que la empresa
desea obtener. Fijando siempre un plazo, y por supuesto un curso de acción para
lograrlo. Las empresas, organización, proyectos, por muy micro o macro que estos
sean, si carecen de objetivos concretamente definidos, simplemente como empresa,
muy difícilmente tendrán éxito.

Estrategias
Determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la
implementación de cursos de acción y asignación de los recursos necesarios para
alcanzar esas metas.
El término estrategia es de origen griego. Estrategia. Estrategos o el arte del general
en la guerra, procedente de la fusión de dos palabras: stratos (ejército) y agein
(conducir, guiar).
En el diccionario Larouse se define estrategia como el arte de dirigir operaciones
militares, habilidad para dirigir, aquí se confirma la referencia sobre el surgimiento en
el campo militar, lo cual se refiere a la manera de derrotar a uno o a varios enemigos
en el campo de batalla, sinónimo de rivalidad, competencia; no obstante, es necesario
precisar la utilidad de la dirección estratégica no sólo en su acepción de rivalidad para
derrotar oponentes sino también en función de brindar a las organizaciones una guía
para lograr un máximo de efectividad en la administración de todos los recursos en
el cumplimento de la misión.
Técnicas cuantitativas y cualitativas de planeación
Cuantitativa (Análisis de series temporales): Ajusta una línea de tendencia a una
ecuación matemática y proyecta hacia el futuro por medio de esta ecuación. Aplican
un conjunto de reglas matemáticas a una serie de datos anteriores para predecir
resultados futuros. Cualitativa (Jurado de opinión): Combina y promedia las opiniones
de expertos. Utilizan el juicio y las opiniones de conocedores para predecir resultados
futuros.

Planeación estratégica, táctica y operativa

Planeación estratégica: la realizan los directivos de una empresa, para analizar


factores internos y externos y su repercusión en los objetivos de la compañía. Suele
trazarse a largo plazo, en general varios años, y consiste en el diseño detallado de su
inserción en el mercado, de su comunicación con los medios y de sus campañas
publicitarias.

Planeación táctica: suele relacionarse con la toma de decisiones a corto plazo, en


general para sobrellevar una crisis inesperada. Cuando un producto vende menos de
lo previsto, por ejemplo, es necesario actuar, sea bajando el precio o mejorando la
oferta mediante la inclusión de accesorios o la elaboración de paquetes (bundles).
Estas acciones deben estar de acuerdo con el plan estratégico que se trazó en un
principio.

Planeación operativa: se refiere a la organización de los recursos y del personal de


una compañía para la resolución de problemas. Es esencial para toda empresa, ya
que traza el plan de acción y la relación que tendrán los distintos departamentos
entre sí para el desarrollo de las tareas en un tiempo generalmente estipulado por el
departamento directivo. En grupos de trabajo compuestos por un equipo y su líder,
éste recibe proyectos y sus correspondientes fechas de entrega, y decide cómo se
procederá, qué integrante se ocupará de cada tarea, etcétera.
Análisis FODA
El Análisis DAFO (en inglés, SWOT - Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats),
también conocido como Matriz ó Análisis "DOFA" o también llamado en algunos
países "FODA" es una metodología de estudio de la situación competitiva de una
empresa en su mercado (situación externa) y de las características internas (situación
interna) de la misma, a efectos de determinar sus Debilidades, Oportunidades,
Fortalezas y Amenazas.

La situación interna se compone de dos factores controlables: fortalezas y


debilidades, mientras que la situación externa se compone de dos factores no
controlables: oportunidades y amenazas.

Es la herramienta estratégica por excelencia más utilizada para conocer la situación


real en que se encuentra la organización.

Durante la etapa de planificación estratégica y a partir del análisis DOFA se debe


poder contestar cada una de las siguientes preguntas:
 ¿Cómo se puede explotar cada fortaleza?
 ¿Cómo se puede aprovechar cada oportunidad?
 ¿Cómo se puede detener cada debilidad?
 ¿Cómo se puede defender de cada amenaza?

Este recurso fue creado a principios de la década de los setenta y produjo una
revolución en el campo de la estrategia empresarial. El objetivo del análisis DAFO es
determinar las ventajas competitivas de la empresa bajo análisis y la estrategia
genérica a emplear por la misma que más le convenga en función de sus
características propias y de las del mercado en que se mueve.

El análisis consta de cuatro pasos:


 Análisis Externo (también conocido como "Modelo de las cinco fuerzas de
Porter")
 Análisis Interno
 Confección de la matriz DAFO
 Determinación de la estrategia a emplear

Organización
La organización administrativa es el proceso de planificar, controlar, dirigir y organizar
los recursos propios de una empresa, con la finalidad de alcanzar los objetivos de la
misma. Se encarga de coordinar los diferentes departamentos, conjuntamente con
los empleados que laboran en cada uno de estos.
Esta etapa del proceso administrativo se basa en la obtención de eficiencia que solo
es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos
que forman parte del grupo social.
Después de establecer los objetivos a alcanzar, en la etapa de organización, es
necesario determinar que medidas utilizar para lograr lo que se desea, y de esto se
encarga la etapa de organización.

Proceso de organización, tipos y técnicas de organización

Proceso de Organización
El proceso de organizacion consiste en los siguientes seis pasos:
 Establecer los objetivos de la empresa.
 Formular objetivos, políticas y planes de apoyo.
 Identificar y clasificar las actividades necesarias para lograrlos.
 Agrupar esta actividad de acuerdo con los recursos humanos y materiales
disponibles, y la mejor forma de usarlos, según las circunstancias.
 Delegar en el jefe cada grupo la autoridad necesaria para desempeñar las
actividades
 Vincular los grupos en forma horizontal y vertical, mediante relaciones de
autoridad y flujos de información.
Tipos de Organización
Organización formal
Es un sistema de tareas bien determinadas, cada una de estas tiene en si una
determinada cantidad especifica de autoridad, responsabilidad y deber de rendir
cuentas.
Esta organización facilita la determinación de objetivos y políticas, es una forma de
organización fija y predecible, lo que permite a la empresa anticipar sus futuros
logros.
Ventajas.
 La comunicación directa y rápida mejora las relaciones en la empresa.
 Su seña de identidad es la especialización.
 Cada órgano es el encargado de una actividad concreta.
Desventajas.
 Subordinados: Existen problemas de delegación de autoridad y delimitación
de responsabilidades. o Tensión y conflictos: existe una tendencia hacia ellos
ya que la competencia y rivalidad extremas puede derivar en posiciones casi
irreconcilliables.
 Especialistas: La competencia entre ellos puede ser muy elevada por lo que en
ocasiones perjudica a la empresa.
 Objetivos: Ante la subordinación múltiple se producen problemas de
comunicación ante un problema, ya que el empleado no sabe exactamente a
quién acudir, lo que genera baja productividad y desorientación o confusión
en determinados momentos.
 Mandos: Pierden autoridad con respecto a la organización lineal, ya que la
disciplina se modera.
Es conveniente aplicarla en las siguientes circunstancias:
 Pequeñas empresas con especialistas muy bien compenetrados dirigidos de
forma eficaz y con unos objetivos concretos y seriamente determinados.
 En ciertos momentos la organización puede delegar determinadas
autoridades funcionales a órganos especializados.
Organización Lineal
Se originó con los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica de la era
medieval.
Es una organización muy simple y de conformación piramidal, donde cada jefe recibe
y transmite todo lo que sucede en su área, cada vez que las líneas de comunicación
son rígidamente establecida.
Ventajas:
 Estructura sencilla y fácilmente comprensible por cualquiera.
 Suele ser indicado para pequeñas empresas.
 Su implantación es fácil y goza de una gran estabilidad.
 Se define claramente la responsabilidad de cada empleado.
Desventajas:
 Las excesivas relaciones formales pueden ser demasiado rígidas e inflexibles
para mantenerse en el tiempo. o la flexibilidad es muy limitada, algo no muy
aconsejable hoy en día.
 La dirección suele ser única y directa, por lo que pueden aparecer tendencias
autoritarias.
 Da demasiada importancia a los jefes, ya que los considera la base de la
organización.
 No fomenta mucho la especialización, muy demandada en la actualidad.
 Si la empresa crece, con esta organización corre el riesgo de colapso.
Suele ser aplicada en las siguientes circunstancias:
 En una empresa pequeña que no necesita especialistas en tareas muy técnicas.
 En organizaciones de corta duración, donde lo que importa es hacer el trabajo,
sin tener muy en cuenta su calidad.
 En la creación de una organización.
 Si las tareas que se llevan a cabo son rutinarias y estandarizadas.
 Si la tendencia es a externalizar servicios.
Organizacion Linea-Staff
Se trata de la mezcla entre la organización lineal y funcional, para conseguir las
ventajas de ambas y reducir sus inconvenientes, formando la organización jerárquica-
consultiva. Los órganos de línea tienen autoridad lineal y escalar, mientras que los
órganos staff se centran en asesorar a los diversos departamentos. La estructura lineal
se basa en la autoridad única, respondiendo cada órgano ante una autoridad
superior.
Ventajas:
 Por un lado tiene asesoría especializada mientras que por otro posee
autoridad única.
 Si se realiza correctamente, se produce una actividad conjunta y coordinada
de los órganos de línea y los órganos staff.
Desventajas:
 El asesor staff es un teórico, técnico con preparación profesional, mientras que
el hombre de línea es mucho más práctico.
 El empleado de línea puede interpretar que el trabajador staff lo único que
quiere es quitarle prestigio y autoridad.
 El trabajador staff recomienda y asesora, pero no asume responsabilidades
inmediatas.
 La asesoría se contempla con un gasto, a veces innecesario por parte del
personal de línea, que es avalado por ciertos informes o planes presentados
por los órganos staff, que lo único que buscan es justificar su coste.
Hay que estudiar cada caso en particular para determinar si es conveniente o no
su aplicación y en qué medida se le da más importancia a la organización en línea o
staff. Dependiendo de la situación se podrá tender más hacia una o hacia otra.

Tecnicas de Organizacion.
Organigramas
Por su objeto:
 Estructurales: Muestran solo la estructura administrativa.
 Funcinales: indican en el cuerpo de la grafica ademas de las unidades y sus
relaciones, las principales funciones de los departamentos.
 Especiales: Se destaca alguno.
Por su area:
 Generales: Presentan toda la organizacion; se llaman tambien cartas.
 Departamentales: Representan la organizacion de un departamento o seccion.
Por su contenido:
 Esquematicos: Contienen solo los organos principales, se elaboran para el
publico, no contiene detalles.
 Analiticos: Son mas detallados.

Manuales
 De politicas departamentales.
 De bienvenida.
 De organizacion.
 De procedimientos.
 De contenido multiple.
 De Tecnicas.

Diagramas de procedimiento o de flujo


 Grafica de flujo de operaciones.
 Grafica esquematica de flujo.
 Grafica de ubicacion de equipo.
 Grafica de distribucion de formas.