SERVICE APRÈS-VENTE

U N É TAT D ’ E S P R I T C L I E N T
 3

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C O N S T I T U E U N E P L U S - VA L U E

Service – un produit comme un autre

Pour de nombreuses entreprises, le service est devenu un produit autonome,
indépendant des départements fabrication et assemblage. Face à une durée de
vie toujours plus courte des produits et faisant face à une concurrence crois-
sante, le service et l’entretien ne peuvent plus être calculés dans les coûts de
fabrication, mais doivent se présenter comme un produit à part entière et être
vendus comme tel. Un service après-vente parfait apporte des avantages mul-
tiples et durables à une entreprise: les prestations de service sont améliorées,
les coûts et l’engagement des collaborateurs sont optimisés.

Les attentes d’un SAV moderne sont grandes: les modules de gestion du ma-
tériel et du stock, de facturation, de contrôle des heures et de comptabilité
doivent être intégrés dans une solution performante. La clé de la réussite
dépend d’une intégration parfaite dans le système ERP.
ABACUS EST BEAUCOUP PLUS QU’UN SIMPLE LOGICIEL

Performant et efficace
Le logiciel ABACUS s’avère parfaitement efficace au quotidien dans plus de
35’000 entreprises issues des secteurs les plus divers. Son caractère universel
et ses performances font du programme ABACUS un instrument de travail
adapté aux entreprises de toutes tailles. Le logiciel ABACUS est utilisé par les
plus grandes et les plus renommées sociétés fiduciaires suisses qui le recom-
mandent sans hésiter.

Intégré et flexible
Grâce à la conception modulaire des programmes ABACUS et à la possibilité
d’opter pour une configuration à poste unique ou intégrée en réseau, l’appli-
cation peut être adaptée et étendue à tout moment. L’entreprise peut ainsi
ajuster les logiciels ABACUS à ses exigences croissantes. Le seul fait de pouvoir
adapter les programmes aux besoins des utilisateurs dans de nombreux
domaines garantit une parfaite adéquation du logiciel.

Une technologie des plus moderne

Fonctions qui, dans le cadre de ABACUS <digital erp>, sont également utili-
sées dans le Service après-vente:
> Création de contrats / ordres d’intervention dans le format PDF
> Attribution d’une signature digitale avec système à clé publique à tous les
documents pour une sécurité optimale conforme aux prescriptions légales
> Archivage électronique de l’ensemble des documents digitaux dans les
archives ou dossiers
> Puissant moteur de recherche AbaPilot pour effectuer des recherches ciblées
des données et des documents originaux
 5

Développement
Des améliorations permanentes permettent de garantir les investissements
effectués dans le logiciel et la formation.

Hotline
ABACUS offre un service d’assistance téléphonique rapide et compétent.

Partenaires commerciaux
Les distributeurs ABACUS ont plusieurs années d’expérience et possèdent tous
les compétences techniques et de gestion pour installer correctement le logi-
ciel et en assurer le suivi. Les partenaires qualifiés reçoivent le statut de parte-
naires “logo”. Ils suivent des stages annuels obligatoires, emploient un certain
PR
O
FE

quota de conseillers ABACUS et réalisent chaque année un chiffre d’affaires

SS
IO
N
A
L

minimum avec le logiciel ABACUS. En outre, ces partenaires assurent le suivi

S
CU
BA
A

de toute la gamme des produits et offrent une assistance téléphonique per-

manente.
H
Ä
N
D
LE
R
S

Formation
CU
BA
A

Une formation complète offre aux utilisateurs une prise en main rapide et une
utilisation productive des programmes.

Certification du logiciel
Le logiciel financier ABACUS a été contrôlé par une importante société d’ex-
pertise comptable sur le respect des normes comptables.
NOUVELLES OPPORTUNITÉS POUR LE SERVICE APRÈS-VENTE

L’époque où les prestations de service étaient con-

sidérées comme un mal nécessaire et étaient effec-
tuées incidemment par le département assemblage
ou fabrication est bien révolue. Le service doit être
compris et proposé comme une prestation de mar-
ché effective. Grâce au service après-vente, une
entreprise peut se profiler face à la concurrence et
se mettre en valeur.
 7

Service après-vente ABACUS – varié et flexible

La solution cible les petites et moyennes entreprises qui
veulent gérer un service après-vente orienté vers les
besoins et les attentes des clients. Les branches, dans les-
quelles le Service après-vente ABACUS est utilisé, sont
multiples:

> Prestataires de service (hard- et software)

> Gastronomie (distributeurs automatiques d’en-cas et de
café)
> Bureautique (photocopieurs et imprimantes)
> Lutte contre le feu
> Systèmes d’alarme
> Chauffage / ventilation / climatisation
> Archivage des documents
> Entretien des toitures
> Parkings

Intégré dans ABACUS <digital erp>

L’application “Service après-vente” est parfaitement inté-
grée dans la Gestion des commandes (vente et gestion du
matériel), AbaProject (gestion des projets et des presta-
tions) et dans la Gestion des adresses avec lesquels elle
partage également les données de base et les paramètres
du système.

L’imputation directe des opérations dans la Comptabilité

financière et des débiteurs ainsi que dans la Comptabilité
analytique répond aux exigences comptables.
S O L U T I O N S AV I N T É G R É E P O U R R É P O N D R E À T O U S L E S B E S O I N S

Grâce à la gestion structurée des informations importantes pour les

services et à la préparation des fonctions soutenant les procédures,
le Service après-vente (SAV) ABACUS contribue au bon fonctionne-
ment d’une gestion des services orientée vers la clientèle. Le logiciel
laisse ainsi une marge de manoeuvre pour créer des procédures de
service individuelles, tout en restant simple à utiliser.

Le logiciel ABACUS soutient les principales opérations du service après-vente:

> Gestion des ordres d’intervention
> Gestion des contrats de service
> Gestion des objets de service
 9

Les pages suivantes donnent un aperçu des multiples > Gestion des ordres d’intervention
possibilités du Service après-vente et de ses highlights.
Les modules en option sont désignés comme tels dans > Gestion des contrats
la description.
> Gestion des objets

> Intégration module de vente

> Extraits

Vous trouverez d’autres options en annexe:

> Gestion des avoirs

> Monnaies étrangères

> Interfaces

> AbaView Report Writer

> ABACUS Tool-Kit

> Outils ABACUS

Les configurations système actuelles requises sont dis-

ponibles sur la page d’accueil ABACUS
www.abacus.ch/downloads dans le document
“Recommandations système”.
GESTION DES ORDRES D’INTERVENTION

La gestion des ordres d’intervention permet de

suivre avec efficacité les mesures de service pré-
vues et imprévues. Elle inclut l’identification du
client et de l’objet, le contrôle des prestations
contractuelles, la diffusion des informations et la
gestion des priorités. La gestion des interventions
permet également de gérer la disponibilité des col-
laborateurs, l’attribution du matériel, le contrôle
du travail, les avis d’achèvement et les rapports
des prestations.
 11
Interventions prévues et imprévues
La gestion des interventions dispose de fonctions appropriées pour l’exécution
des ordres de maintenance prévus et des ordres de dépannage imprévus. Des
masques de saisie individuels et des workflows peuvent ainsi être définis pour
les différents genres d’intervention.

Saisie rapide des ordres de dépannage

Les messages de panne et d’erreur peuvent être saisis sous forme de texte ré-
digé dans des champs prévus spécialement à cet effet. Le collaborateur en
charge de l’intervention peut, à l’aide d’une fonction, insérer des commen-
taires avec un horodatage. Enfin, le dossier sert à classer les messages de
panne reçus sous forme de document ou les documents relatifs à l’ordre d’in-
tervention.

Temps de réaction et de réparation

Lors de la création de l’ordre d’intervention, les temps de réaction et de répa-
ration, définis dans le contrat, seront utilisés pour la planification. Ils aident
également à exécuter un ordre d’intervention conformément au contrat.

Historique
Toutes les actions effectuées pendant l’intervention seront protocolées. Cet
historique consigne des données comme le dernier traitement, un change-
ment de personne en charge, l’impression de documents, des changements de
statut avec une saisie des heures et de l’utilisateur. Il est ainsi possible, à tout
moment, de savoir quand l’intervention a été déclenchée, qui l’a déclenchée
et quelles en sont les étapes.
GESTION DES ORDRES D’INTERVENTION
Attribution de la personne en charge et du profil
Cette attribution permet de garantir que les ordres d’intervention seront trai-
tés par la personne compétente (personne en charge) ou par des groupes de
personnes (profils des personnes en charge). Chaque personne en charge ou
chaque membre d’un groupe de personnes peut ainsi voir et traiter les ordres
d’intervention qui lui sont attribués.

Avis d’achèvement et saisie des prestations

La durée des prestations, les pièces de rechange, les consommables, etc.
peuvent être saisis directement dans l’ordre d’intervention. Si l’application
AbaProject (gestion des projets / prestations) est installée, les heures saisies
seront directement transmises dans le contrôle des heures de l’employé et
dans le logiciel de Comptabilité des salaires.

Gestion du stock de service

Si la Gestion des commandes ABACUS est installée avec la gestion du stock, il
est alors possible de prélever le matériel utilisé pour l’intervention directement
depuis le stock. Des lieux de stock de service peuvent être définis spéciale-
ment. Ils ne pourront alors être gérés que par le Service après-vente. Ils peu-
vent être fixes ou mobiles (tels que les véhicules de service). Les lieux de stock
peuvent être liés à un employé ou à une adresse.

Actualiser l’historique de l’objet de service

Dès que des interventions ont été effectuées pour un objet, le système actua-
lise automatiquement l’historique de cet objet de service. Toutes les informa-
tions importantes relatives aux pannes, travaux de maintenance et réparations
sont donc visibles dans l’historique.

Facturation
La facturation d’un seul ordre d’intervention est possible, tout comme la fac-
turation des prestations et du matériel dans l’application AbaProject. Dans ce
dernier cas, les prestations seront transmises à AbaProject et y seront facturées
avec le projet.
HIGHLIGHTS
Identification des clients et des objets de service
13
avec la recherche plein texte
Dès l’appel téléphonique, le client et l’objet de service doi-
vent pouvoir être identifiés rapidement. La recherche plein
texte intégrée utilise des termes de recherche comme le
nom du correspondant téléphonique, le lieu, la désigna-
tion de l’objet ou le numéro de série. Ainsi, l’ordre d’in-
tervention peut être saisi immédiatement.

Workflow
Une fois créés, les ordres d’intervention suivent un proces-
sus qui peut se composer de différentes étapes. L’utilisa-
teur détermine, en grande partie, leur priorité d’exécution.
Les actions telles que le changement de statut, l’impression
de documents, l’exécution du programme, les décisions,
l’activation des temps de réaction et de réparation ainsi
que la facturation peuvent être définies dans un workflow.

Contrôle des ordres d’intervention

Pour que les temps de réaction et de réparation définis
avec le client soient respectés et qu’aucune intervention
ne soit oubliée, le système dispose d’une fonction de noti-
fication. Lorsqu’une valeur critique est atteinte, le système
envoie un e-mail aux personnes responsables avec les
informations sur l’ordre concerné.

Liaison automatique au contrat de service

Lors de la saisie d’une prestation sur un ordre d’interven-
tion, le système contrôle automatiquement si cette pres-
tation est couverte par un contrat. Si c’est le cas, il pro-
pose que la position ne soit pas facturée. Le contrat
couvrant la prestation sera consigné sur la position de
l’ordre d’intervention. Il est ainsi possible d’évaluer la ren-
tabilité des contrats.
G E S T I O N D E S C O N T R AT S

La fonction principale de la gestion des contrats

est la vente et la gestion des prestations de service
ou des accords contractuels. Il est donc possible de
créer des offres de prestations qui seront ensuite
reprises dans un contrat valable. Cette fonction
couvre la facturation, le renouvellement, la rési-
liation et l’archivage du contrat de service.
 15
Objets de service sous contrat
Diverses prestations de service peuvent être saisies dans un contrat pour un ou plusieurs objets
d’un client. Chaque position de contrat se compose d’un objet et d’une prestation de service par-
ticulière. Si une telle combinaison est saisie dans les données de base des prix, le système propose
le prix ou le temps de travail correspondant.

Définitions des prix

Les prix des prestations de service peuvent être définis pour des combinaisons entre des types d’ob-
jets et des prestations. Cette spécificité SAV permet d’utiliser les mêmes prestations pour différents
types d’objets et de définir en même temps différents prix. En plus du prix dans une monnaie
déterminée, il est également possible de calculer un pourcentage de la valeur de l’objet ou d’indi-
quer le temps nécessaire à l’intervention en heures et minutes. Dans ce dernier cas, le temps de
travail sera multiplié par le taux indiqué dans le contrat.

Offres et contrats
Le système différencie les offres de contrat et les contrats actifs. Une offre peut être convertie en
un nouveau contrat ou en une extension d’un contrat existant.

Définition libre pour la facturation

Pour chaque contrat, il est possible de fixer une facturation avec une fréquence librement défi-
nissable (facturation annuelle, mensuelle ou trimestrielle). Le contrat sera alors facturé selon ce
schéma.

Validité / durée variable

La validité ou durée d’un contrat peut être définie. Sans autre mention, cette durée est valable éga-
lement pour les positions du contrat. Si besoin est, il est possible d’indiquer une date de début et
de fin pour chaque position du contrat. Cela peut être par exemple utile si des prestations sont
ajoutées ou supprimées pendant la durée du contrat.
G E S T I O N D E S C O N T R AT S
Définitions de résiliation
Des définitions libres de types de résiliation avertissent l’utilisateur si une par-
tie essaie de résilier le contrat à une période non autorisée. Les définitions
concernent les préavis de résiliation, les délais de blocage et les dates de rési-
liation.

Imprimer les contrats et offres de contrat

Avec Report Writer AbaView ou Microsoft Word, il est possible d’imprimer les
véritables contrats ainsi que les offres de contrat. Grâce à l’interface Word,
l’édition du contrat peut être contrôlée comme pour une lettre en série. Les
documents AbaView peuvent également être présentés librement selon les
besoins de l’utilisateur.

Générer des ordres de maintenance

Les travaux à exécuter périodiquement peuvent être saisis dans les contrats de
maintenance avec la fréquence d’exécution et le collaborateur responsable.
Des ordres de maintenance individuels ou groupés peuvent être créés auto-
matiquement pour ces contrats. La génération peut être limitée selon le colla-
borateur et la période d’exécution.

Renouvellement et nouveau calcul

À leur date d’expiration, les contrats peuvent être renouvelés. L’utilisateur
décide si une nouvelle offre de contrat doit être proposée ou si un contrat sub-
séquent doit être créé. Si le contrat est renouvelé, les prix peuvent également
être recalculés.

Facturation du contrat
Les possibilités de facturer chaque contrat séparément, d’effectuer des fac-
tures en série selon des critères de sélection bien définis comme la fréquence
de facturation, la période de facturation ou le client de service font partie des
nombreuses fonctions de la facturation. Si des positions doivent être ajoutées
au contrat ou retirées, il est possible de les prendre en compte dans une fac-
turation ultérieure ou une note de crédit.
HIGHLIGHTS
Facturation et note de crédit au prorata
17
Des positions de contrat ajoutées ou retirées pendant la
durée du contrat peuvent être facturées ultérieurement
ou créditées au jour près. Il peut s’agir de ventes complé-
mentaires sur un contrat existant ou d’appareils défec-
tueux qui ont été retirés. La fonction au prorata détermine
le montant échu et crée une position de facturation ou de
note de crédit correspondante.

Prix flexible du service

Les prix pour les prestations de service dépendent directe-
ment de l’objet de service et de sa configuration. Le sys-
tème accepte de telles définitions qui peuvent être utili-
sées pour des prix fixes ou des calculs de pourcentages de
la valeur de l’objet. Une date “valable dès” est toujours
incluse dans la définition des prix de service.

Contrôle des contrats

Le système dispose d’une très bonne fonction de notifica-
tion qui permet de ne pas perdre de vue les contrats de
maintenance arrivant à expiration ou devant être exécu-
tés. Cette fonction permet d’informer par mail les per-
sonnes responsables sur le statut du contrat. Si vous le
souhaitez, les détails du contrat peuvent être envoyés par
mail en format PDF.

Workflow individuel
Un contrat commence par une offre de contrat et se ter-
mine par son archivage. Les étapes intermédiaires à exé-
cuter sont définies, en grande partie, par l’utilisateur. Les
actions telles que le changement de statut, l’impression
des documents, l’exécution du programme, les décisions,
la modification du prix / renouvellement du contrat et la
reprise d’une offre peuvent être définies dans un work-
flow.
GESTION DES OBJETS

Toujours savoir, quoi, quand, où, quelle configu-

ration, chez quel client, quels contrats de service,
avec quelles prestations et pour quelle durée. Tou-
tes ces informations sont fournies rapidement et
simplement dans la gestion des objets de service.
 19
Clients du service
Chaque objet de service est attribué à un client. Si une adresse existe déjà dans
le système, elle peut être simplement activée en tant que client de service. Les
nouvelles adresses de clients peuvent être directement saisies dans le pro-
gramme.

Lieux
Plusieurs lieux peuvent être attribués à un client de service pour avoir, par
exemple, une structure de filiales. Des personnes de contact peuvent être attri-
buées à chaque client et lieu. Les lieux postaux indiquent où se trouvent les
objets de service du client. Cette information est nécessaire pour la localisation
et l’exécution de l’ordre d’intervention.

Emplacements de l’objet
Les emplacements divisent un lieu en espaces plus petits. Chaque objet de ser-
vice peut être attribué à un emplacement. La structure des emplacements est
hiérarchique et peut avoir plusieurs niveaux. Les emplacements peuvent, mais
ne doivent pas, être définis.

Nombreuses données sur les objets de service

Un objet de service est clairement identifié par son numéro, son ID (clé de
recherche), sa désignation ou son numéro de série. De nombreuses autres
données peuvent être également gérées pour décrire l’objet de service.

Liaison aux articles

Un objet de service est lié à la donnée de base des articles. Des liaisons entre
la gestion du matériel / du stock et le Service après-vente peuvent être créées.
GESTION DES OBJETS
Structure de l’installation / arborescence des objets
Les objets de service peuvent être placés dans une arborescence détaillée.
Cette structure à plusieurs niveaux se forme à partir de différents types d’ob-
jet avec leurs propriétés. L’objet de service représente le niveau le plus bas de
la hiérarchie.

L’objet d’installation regroupe par exemple plusieurs objets de service d’une

installation. Une structure permet de garder une vue d’ensemble des objets et
de simplifier les extraits.

Données individuelles et design des masques

La base des objets peut être étendue et personnalisée. En plus des types de
champs normaux, d’autres champs de texte rédigé peuvent être définis et uti-
lisés. Le design personnalisé des masques permet d’adapter le masque de sai-
sie aux besoins de l’utilisateur.

Dossier pour la gestion des documents

Il est possible d’attribuer des images, des documents PDF, Word, Excel ou tout
autre document à chaque niveau de la structure des objets. Les enregistre-
ments se trouvant dans les dossiers peuvent être affichés à tout moment dans
un aperçu (pour les types de fichier normaux) ou dans le programme d’origine.

Contrats et facturation
Pour chaque objet, les contrats en cours seront affichés sous forme de tableau
avec indication des prestations contractuelles, de la durée du contrat et des
facturations effectuées. Un simple lien permet de passer directement au
contrat ou au traitement de facturation.
HIGHLIGHTS
Historique de l’objet comme système d’information
21
Les informations les plus importantes d’un objet se trou-
vent dans son historique. Il regroupe toutes les activités
relatives à l’objet. Par exemple, il indique qu’il y a eu une
panne et précise comment elle a été réparée.

Données des objets sur l’axe temporel

Les propriétés d’un objet (ex.: la version du logiciel, l’état,
etc.) peuvent être modifiées au cours du temps, le pro-
priétaire ou le client peut changer. Afin que l’historique de
l’objet ne soit pas perdu, ces changements seront gérés
sur un axe temporel.

Structure variable de l’objet

La structure en arborescence des objets permet d’organi-
ser les objets de service selon leur fonction et de les repré-
senter de un à neuf niveaux. Une vue d’ensemble claire
est donc toujours possible même avec un grand nombre
d’objets. De plus, les différents niveaux peuvent être utili-
sés dans les extraits comme critère de regroupement.

Établir un ordre d’intervention ad hoc

La gestion des objets contient de nombreuses informa-
tions qui peuvent être importantes lors d’un entretien
avec le client, par exemple lors d’un message de panne. À
l’aide d’une fonction spéciale, qui peut être également
effectuée via une touche du clavier, il est possible de sai-
sir un ordre d’intervention directement pour l’objet choisi
avec toutes les indications nécessaires. Il suffit ensuite de
le compléter et de le déclencher.
MODULE DE VENTE – GESTION DES COMMANDES INTÉGRÉE

Dès la vente d’appareils, de logiciels ou de tout

autre bien de consommation, les bases du service
après-vente devraient être posées. L’option “Inté-
gration vente” relie parfaitement le module de
vente de la Gestion des commandes ABACUS à l’ap-
plication Service après-vente.
 23
Génération automatique des objets
Les articles de la base des produits peuvent être marqués de façon à ce qu’un
objet de service soit automatiquement créé dans la base des objets du client
lors d’une vente. Un assistant peut, au choix, aider l’utilisateur dans cette
tâche. Cette fonction permet d’éviter une saisie manuelle ultérieure de l’objet
et l’attribution au client.

> Définition flexible de transfert

Grâce à une définition flexible pour le transfert des valeurs de champ, il est
possible de déterminer quelles données de la commande client seront copiées
dans quels champs de la base des objets de service. Des informations indivi-
duelles sur un objet de service, comme un numéro de série, seront directement
transférées de la commande client dans les données de base des objets. Les
paramètres peuvent être définis séparément pour la commande client, la com-
mande de projet et la commande de caisse. Certaines données de base comme
la liaison aux articles, la quantité ou le numéro de série seront automatique-
ment transférées.

> Classement structuré

Lorsque l’inventaire du client est classé dans une structure complexe, le sys-
tème classe automatiquement et au bon endroit les nouveaux objets de ser-
vice. L’utilisateur n’a pas besoin d’intervenir.
MODULE DE VENTE – GESTION DES COMMANDES INTÉGRÉE
Vendre directement les prestations de service
Les prestations de service peuvent être proposées et vendues en même temps
que la vente de produits commerciaux. L’intégration permet d’établir automa-
tiquement des offres de contrat à partir d’offres de vente et des contrats à par-
tir de commandes client. Les frais pour la première période de facturation du
contrat seront facturés directement dans le cadre de la commande client.
HIGHLIGHTS
Assistant pour l’option “Intégration vente”
25
Selon la configuration, l’assistant crée les données de base
des clients service, les lieux, les objets et les contrats en
cinq étapes. L’utilisateur peut encore modifier la désigna-
tion et le classement des objets dans la structure des
objets.

Établissement et extension automatique du contrat

Les prestations de service peuvent être proposées et ven-
dues en même temps que les produits commerciaux. Le
système établit alors en arrière-plan une offre de contrat
ou un contrat. Il est également possible d’étendre des
contrats existants avec la vente d’autres produits.

Facturation du contrat via la commande client

Pour que le client ne reçoive pas deux factures pour l’ar-
ticle acquis et pour les frais du contrat de service, il est
possible de les facturer ensemble. Les frais contractuels
seront facturés séparément dès la période suivante.

Transfert des numéros de série

Les numéros de série peuvent être traités dans le système
dès l’imputation du stock de la Gestion des commandes
lors d’une entrée ou d’une sortie de stock. Si un article
avec un numéro de série ou de lot devient un objet de ser-
vice, cette référence est alors attribuée à l’objet. Il est
donc possible de retrouver à tout moment la provenance
d’un numéro de série ou de lot et de retracer son histo-
rique.
EXTRAITS

Pour que l’activité de service puisse être gérée de

manière optimale, le programme propose des
extraits personnalisables. Combinés à des critères
de sélection riches et variés, ils permettent d’éta-
blir des listes et des ratios pertinents. La multitu-
de de données contenue dans le programme
“Service après-vente” devient une source d’infor-
mation précieuse.
 27
Listes des contrats
Il est possible d’afficher divers extraits sur les contrats et offres de contrat:
contrats à facturer, contrats à exécuter, contrats arrivant à expiration et tous
les contrats ou offres de contrat actifs. Ces extraits peuvent être préparés à
une date particulière et par client.

Listes des objets

Tous les objets de service d’un client ou les détails sur un objet particulier peu-
vent être imprimés sous forme de listes. Des modèles portant sur les objets de
service, les dates et les clients peuvent être utilisés pour des extraits sélectifs.

Présentation libre
Tous les extraits peuvent être adaptés aux besoins individuels à l’aide du
Report Writer. Des informations supplémentaires peuvent ainsi être ajoutées
ou des données inutiles peuvent être retirées. Une adaptation des extraits au
Corporate Design de l’entreprise est également possible.

Tri et sélection individualisés

Des indices et sélections librement définissables ou des critères de filtre per-
mettent à l’utilisateur de personnaliser facilement ses listes quant à l’ordre
d’affichage des données.
HIGHLIGHTS
Contrats arrivant à expiration
28
Cet extrait montre tous les contrats arrivant à expiration
dans une période définie. Il peut être également utilisé
comme base pour le renouvellement du contrat.

Ordres d’intervention à exécuter

Sur la base des fréquences de maintenance indiquées
dans le contrat, cet extrait montre tous les travaux à exé-
cuter pour une période définie.

Répartition des produits

28
À l’aide des objets de service saisis dans le système, un
extrait peut être établi sur la répartition et le nombre d’ob-
jets. Le numéro de l’article sert de critère de sélection. La
liste affiche alors un total par article. Il est donc possible
de retrouver où un type particulier d’appareil est installé.

Objets de service par client

L’extrait montre en détail, en fonction de la date et par
client, tous les objets de service installés avec indication
du lieu et de l’emplacement de l’objet. Cet extrait donne
un aperçu rapide des installations d’un client.
LOGICIELS INTÉGRÉS POUR RÉPONDRE À TOUS LES BESOINS

Produits tiers / Programmes

Systèmes
Solutions de messagerie
de saisie des heures
individuelles Intranet, Internet

Moteur de recherche
Interfaces E-Business
Syst. de notification E-Commerce Workflow
standards EBPP
Scanning des rapports

Gestion Gestion
des commandes de la production

Service
Gestion de projets /
après-vente /
prestations
SAV

Comptabilité Comptabilité
des débiteurs des créanciers

Comptabilité Gestion
financière / des adresses /
analytique CRM

Comptabilité
Electronic Banking
des immobilisations

Comptabilité Ressources
des salaires Humaines

Archivage /
Gestion
Signature
de l’information
électronique
 Ge
st
io
n
de
s
av
oi
rs

GESTION DES AVOIRS

L’option “Avoirs” comprend les fonctions suivantes:

> Différents types d’avoirs: paiement anticipé, prestations convenues et plafond des coûts
> Avoir en montant et en quantité
> Délimitation comptable correcte
> Prélèvement par SAV et AbaProject avec affichage du reste de l’avoir
> Notification sur les avoirs arrivant à expiration et sur les avoirs utilisés partiellement
> Programme d’extrait et de contrôle

Montants et quantités
Pour couvrir les différents besoins, l’option permet de définir aussi bien des quantités que des montants rela-
tifs aux avoirs. Une unité (heures, pièces, etc.) définit les avoirs en quantité. L’avoir sera alors géré dans cette
unité. L’avoir en montant sera défini et géré dans la monnaie indiquée dans le contrat.

Paiement anticipé avec délimitation comptable

Le type classique de l’avoir est le paiement anticipé. Le client paie à l’avance pour une prestation de service
et utilise l’avoir sur une période définie.

L’avoir sera défini et facturé dans le contrat. Lorsque l’avoir se présente sous la forme d’un paiement anticipé,
le montant facturé sera imputé sur un compte de paiement anticipé. Par conséquent, l’écriture de produit sera
seulement effectuée lors du prélèvement de l’avoir. Charges et produits sont ainsi correctement délimités.

Prélèvement de l’avoir
Le prélèvement de l’avoir peut s’effectuer dans le programme Service après-vente ou lors de la saisie dans le
programme AbaProject. Lors du prélèvement, l’utilisateur verra s’afficher le reste de l’avoir. Si le reste du mon-
tant est insuffisant pour couvrir les prestations effectuées, l’avoir peut être à découvert ou la partie non cou-
verte peut être facturée séparément.

Notifications
Les notifications automatiques par e-mail garantissent que les avoirs arrivant à expiration et les avoirs presque
utilisés puissent être reconnus à temps. Le seuil de tolérance peut être contrôlé. À partir de quel moment doit-
on informer sur l’état de l’avoir (par ex. 95% de l’avoir est utilisé).

Extraits
Un programme de contrôle autorisant les écritures de correction et un rapport permettent d’afficher chaque
avoir avec ses prélèvements et ses rajouts. Lors de la création du rapport, les données peuvent être extraites
de manière sélective selon l’avoir, le client et la période.
 M
on
na
ie
s
ét
ra
ng
èr
es

MONNAIES ÉTRANGÈRES

L’option “Monnaies étrangères” permet de saisir les spécifications du service, contrats

de service et ordres d’intervention dans différentes monnaies.

Table des monnaies étrangères

Dans la table des monnaies étrangères centralisée pour toutes les applications ABACUS
sont définies plus de 150 monnaies étrangères selon leur code ISO.

Table des cours

La table des cours contient les cours d’imputation et d’évaluation liés à la date du jour
pour toutes les monnaies actives.

Si le système gère plusieurs mandants, la table des cours peut être définie pour chacun
d’eux ou de manière centralisée pour tous les mandants. En plus des cours globaux
d’imputation et d’évaluation, il est également possible de définir des cours d’évaluation
spécifiques aux débiteurs, créanciers, actifs, passifs et au compte de résultat.

Spécifications du service
Les définitions de prix pour les prestations de service peuvent être gérées dans diffé-
rentes monnaies. Le prix d’une prestation peut donc être indiqué séparément dans
chaque monnaie.

Contrats et ordres d’intervention

La monnaie du client est automatiquement reprise et enregistrée lors de la saisie d’un
contrat ou d’un ordre d’intervention. Lors de la détermination du prix des prestations
de service sur le contrat ou l’ordre d’intervention, le prix sera automatiquement recher-
ché et repris dans la monnaie correspondante. Si aucun prix n’est trouvé dans la mon-
naie du client, le programme convertit le prix dans la monnaie du contrat ou de l’ordre
d’intervention. Pour la conversion, le programme utilise un cours de change des mon-
naies étrangères défini dans le contrat ou l’ordre d’intervention.
 In
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INTERFACES

L’interface AbaConnect du Service après-vente permet d’importer et d’exporter les données sur les clients, les
objets de service, les ordres d’intervention et les contrats.

Les fonctions suivantes sont disponibles:

> Interface fichier dans le format XML
> Interface WebService via HTTP/SOAP (Simple Object Access Protocol)

Mode de fonctionnement
Une définition d’interface sera préparée avec un mappage standard pour les différents types de données
(clients de service, objets de service, interventions et contrats). Les champs de la base de données pouvant
être importés et exportés sont définis dans le mappage, ainsi que les actions autorisées (importation et/ou
exportation). Les mappages peuvent être copiés et adaptés aux besoins des clients. L’échange des données
s’effectue dans le format XML.

Interface fichier
L’interface fichier se prête à l’échange simple de données car elle est très facile à utiliser. Cette interface
exporte et importe les fichiers XML dont la structure doit correspondre à un des mappages existants.

WebService
L’interface WebService peut être utilisée pour la connexion professionnelle de systèmes externes ou périphé-
riques en vue d’échanger des données. Les interfaces d’AbaConnect peuvent ainsi être utilisées directement
avec les protocoles HTTP et SOAP. Cette technologie permet à une application étrangère d’utiliser les inter-
faces AbaConnect sans qu’une programmation soit nécessaire.

Données des clients de service

Cette interface permet d’importer et d’exporter les données relatives aux clients de service, aux lieux et emplace-
ments des objets.

Données des objets de service

Toutes les données relatives aux objets de service peuvent être importées et exportées, y compris la structure
de l’objet et les données de l’axe temporel.

Contrats
Cette interface est disponible pour l’exportation des données contractuelles avec les positions.

Ordres d’intervention
Cette interface est disponible pour l’exportation et l’importation des données relatives aux ordres d’interven-
tion avec les positions.
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ABAVIEW REPORT WRITER /
DESIGNER DE FORMULAIRES

AbaView est un générateur de formulaires et de rapports dis-

posant de multiples fonctions. AbaView permet de créer des listes personnalisées dans tous les programmes
ABACUS, excepté la Comptabilité financière.

AbaView pour le Service après-vente

AbaView peut être utilisé dans le Service après-vente aussi bien pour la présentation des documents externes
(documents des clients) que pour des extraits personnalisés. Les documents peuvent être adaptés aux besoins
des clients, au niveau de leur contenu et de l’identité visuelle de l’entreprise.

Exemples pour les deux types de document:

Documents externes Extraits personnels
> Contrats et offres de contrat > Fiches d’inventaires clients
> Ordres d’intervention > Fiche de base des employés
> Ordres de maintenance > Extraits de contrat
> Avis de visite > Extraits d’avoir
> Notifications clients (e-mail, poste)

Structure des documents

Elle définit la présentation et l’édition d’un document. Le document se divise en sections. Des textes standards
sont définis dans chaque section contenant les champs à éditer.

Les sections suivantes se distinguent:

> L’en-tête de rapport, qui contient les données relatives aux adresses, aux clients et les informations sur les
contrats et ordres d’intervention
> L’en-tête de page, qui est utilisée à partir de la deuxième page et qui peut contenir les mêmes informations
que l’en-tête de rapport
> Le détail, qui contient les données des positions comme le produit, la quantité, l’unité, le prix, le rabais et
les textes
> Le total, qui sera édité à la fin du dernier détail et qui contient des informations comme le montant du
contrat ou le rabais total
> Le pied de page, qui sera édité sur les documents de plusieurs pages et jusqu’à la dernière page
> Le pied de page du rapport, qui termine le document et qui contient, par ex., les lignes pour la signature
ou les conditions contractuelles

Plus de 30 tables
Plus de 30 tables peuvent être utilisées pour les documents et les extraits dans le Service après-vente. Ci-des-
sous, un petit extrait du catalogue des tables du Service après-vente:
> Données de base des objets de service > Facturations des contrats et ordres d’intervention
(fixe ou selon la date) > Définitions de la modification / renouvellement du prix
> Structure de l’objet > Définitions de résiliation
> Ordres d’intervention (en-tête et positions) > Workflow des contrats et ordres d’intervention
> Prix des services > Contrats et offres de contrat (en-tête et positions)
> Définitions des avoirs et écritures d’avoir > Clients de service, lieux et emplacements des objets
Relations
Grâce aux relations entre les tables, AbaView peut utiliser des données provenant de différentes tables et de
différentes applications dans un rapport. De nouvelles relations peuvent être créées ou des relations existantes
peuvent être modifiées.

Sélection des données

Les données à éditer peuvent être sélectionnées selon des critères librement définissables. Il est possible d’as-
socier plusieurs critères de sélection à l’aide d’opérateurs logiques comme “ET” et “OU”.

Fonctions de présentation
En plus d’éléments de présentation tels que les illustrations, le tramage, les titres de colonnes et les fonctions
d’encadrement automatique, différents éléments de mise en page peuvent être utilisés comme l’en-tête / pied
de page, le détail, le titre / total à n’importe quel niveau et des textes standards librement définissables.

La présentation dispose des fonctions suivantes:

> Polices Truetype et polices d’imprimantes
> Supprimer, insérer, déplacer des champs
> Agrandir, réduire la taille des champs
> Renommer les champs
> Utilisation de variables système comme
date du jour etc.
> Attributs des polices (gras, italique, etc.)
> Utilisation d’expressions complexes
> Champs de somme au choix
> Tous les types de tabulateurs
> Éléments graphiques comme les lignes, numéro de page,
rectangle ou ellipse

Formats de fichiers supportés

Les formats de fichiers suivants peuvent être traités et combinés les uns aux autres:
> Tables ABACUS > ANSI, ASCII
> Pervasive.SQL > xFlex
> Source des données ODBC > dBase
> ADO > Paradox
> BDE > Lotus 1-2-3
> Fichier SQL > DIF, SYLK

Formats d’édition supportés

L’édition des données peut s’effectuer dans les formats suivants:
> Rapport AbaView > Excel 4
> PDF > ODBC
> ADF > BDE
> xFlex > ADO
> RTF > dBase
> HTML > Paradox
> XML > Lotus 1-2-3
> ANSI, ASCII > DIF
> Microsoft Excel > Windows Meta File
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To
ol-K
ABACUS TOOL-KIT it

ABACUS Tool-Kit est le système de base des applications ABACUS. Pour compléter la convivialité et l’efficaci-
té des programmes, ABACUS Tool-Kit vous permet de bénéficier des technologies les plus modernes:

Système de menus ABACUS

Avec l’AbaMenu moderne, les programmes ABACUS disposent d’un menu principal qui permet un passage
facile et rapide d’une application à l’autre ou à un programme tiers.

> Un choix de programmes en fonction du mandant

Par mandant, seules les applications ABACUS ouvertes dans le mandant concerné sont affichées dans le menu
avec les programmes correspondants.

> Un choix de programmes en fonction de l’utilisateur

L’AbaMenu n’affiche à l’utilisateur que les programmes pour lesquels il possède les droits d’accès.

> Menus de programme en fonction des rôles

Un ou plusieurs rôles peuvent être attribués à un utilisateur. Ils définissent les programmes à afficher, lorsque
l’utilisateur ouvre sa session. Il a ainsi le choix entre les divers programmes dont il a besoin pour effectuer les
tâches prévues par le rôle sélectionné.

> Fonction QuickSearch

Des programmes, ainsi que des données émanant des bases de données ABACUS peuvent être recherchés et
interrogés à l’aide de mots-clés.

> Recherche dans des manuels

Il est possible de rechercher online dans les manuels au moyen de mots-clés.

> Favoris
Les programmes les plus utilisés peuvent être mémorisés par l’utilisateur sous ses favoris.

> Gestion des dossiers

Cette fonction permet d’archiver automatiquement tous les extraits ABACUS, les documents originaux tels
que p. ex. bons de livraison, factures ou également documents Word, Excel, etc. Si l’on dispose des droits
d’accès nécessaires, il est ensuite très facile de retrouver, consulter et présenter ces documents.
AbaVision
AbaVision est un complément intégrant entièrement les logiciels ABACUS et Microsoft Excel. En s’appuyant
sur les Business Objects d’ABACUS (ABO), Excel devient un véritable Management Informations System (MIS)
avec un accès online aux transactions et écritures comptables.

Il n’est plus nécessaire de transmettre les informations du logiciel financier vers Microsoft Office et vice versa.
Grâce à cette nouvelle intégration bidirectionnelle (deux voies de communication), on peut, par exemple, éta-
blir son budget soit sous Excel, soit sous ABACUS. Les données seront toujours mises à jour automatique-
ment.

Utilisation pratique pour les utilisateurs d’AbaVision:

> Possibilité de réaliser un système de gestion de l’information (MIS) avantageux et souple avec Excel et
ABACUS
> Nouvelles possibilités de préparation, d’affichage et d’échange de données et d’informations
> Suppression des redondances entre Excel et ABACUS par la mise à jour automatique des feuilles de calcul
Excel. Les sources d’erreurs survenant à la saisie ou à la transmission sont ainsi évitées
> Accès online aux données ABACUS
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OUTILS ABACUS

Archivage
En plus de la gestion des dossiers, gratuitement à votre disposition dans le cadre de l’ABACUS Tool-Kit, le
module “Archivage ABACUS” vous propose un classement électronique complet des extraits et documents
créés dans les différents programmes ABACUS ou dans des programmes externes.

> Directement intégré dans le logiciel ABACUS

L’Archivage ABACUS est entièrement intégré dans les programmes ABACUS. Lors de l’impression d’un rap-
port, une copie électronique du document peut automatiquement être sauvegardée dans l’archive corres-
pondante. Des décomptes de TVA définitifs, des bilans, des décomptes de salaire etc. sont ainsi directement
archivés, indépendamment de l’utilisateur qui a édité l’extrait. Simplicité et sécurité – l’intégrité des données
est donc garantie.

> Archivage depuis les programmes Office

L’intégration de l’archivage ABACUS dans les programmes Microsoft Office offre la possibilité d’enregistrer
des documents Word, des tables Excel et des présentations PowerPoint directement depuis l’environnement
Office dans les archives ABACUS.

> Numérisation et archivage de documents originaux

Le module en option AbaScan permet de digitaliser tous les documents dont les originaux sont sur papier, tels
que bons de livraison, factures de fournisseur, esquisses d’atelier, etc. Les documents ainsi digitalisés peuvent
alors être enregistrés dans l’archive souhaitée. Ces documents sont également dotés automatiquement d’une
indexation plein texte permettant une recherche rapide au moyen du moteur de recherche AbaSearch.

> Complet et invariable

Tous les extraits, documents et données sauvegardés dans des archives sont enregistrés de façon invariable.
Vous ne pouvez plus les supprimer ou les modifier de façon sélective.

> Codage et droits d’accès

Les données sont codées lors de l’enregistrement et l’accès aux données est réglé de façon à ce que seules
les personnes autorisées puissent consulter les informations et que personne ne puisse supprimer des don-
nées archivées.

La sécurité est assurée, à la fois, par un mot de passe pour chaque archive et par les droits d’accès de la ges-
tion des utilisateurs.

> Recherche aisée d’informations

Un moteur performant de recherche plein texte permet de retrouver le document souhaité, même parmi des
milliers d’autres, après un court instant. Ce système vous offre également:
- une recherche de fragments de mots
- une combinaison de différents éléments de texte
AbaPilot: Système de navigation et de recherche
Avec AbaPilot, l’utilisateur ABACUS dispose d’un accès rapide
et direct à toutes les données et informations enregistrées
dans le logiciel ABACUS.

Lors de la saisie d’un terme de recherche, tous les enregistre-

ments correspondants sont affichés avec toutes les informa-
tions, données et tous les documents associés (Word, Excel,
originaux digitalisés).

Un clic de la souris suffit à afficher des informations détaillées

sur les enregistrements. Dans le cas de données ABACUS, le programme de saisie ABACUS correspondant
peut être lancé directement afin de pouvoir éventuellement modifier les données.

AbaNotify:
Système d’information et de notification
AbaNotify permet à toutes les personnes l’envoi par e-mail
planifié dans le temps ou la sauvegarde de listes ABACUS ou
de rapports AbaView. La préparation de listes et de rapports
peut être faite par responsable d’objet, avec envoi ou sauve-
garde. Divers formats de fichiers, comme PDF, XLS, DOC,
HTML, TXT sont supportés.
Le programme signale immédiatement les évènements tels
que création, modification ou suppression d’un enregistre-
ment.
L’exportation et le regroupement de modifications de base de
données sous les formats XML, HTML, TXT, DAT sont possibles.
AbaNotify peut reprendre divers automatismes propres aux applications, comme le contrôle des allocations
expirées, les permis de séjour ou le contrôle des prochains anniversaires dans la Comptabilité des salaires. Si
des modifications sont effectuées sur des données salariales délicates, AbaNotify peut également les notifier.
ABACUS Research SA, Business Software
Ecknauer + Schoch ASW / OS 200-9.09

En Budron H14, CH-1052 Mont-sur-Lausanne

Téléphone 021 654 25 25, Fax 021 654 25 20
www.abacus.ch info@abacus.ch

ABACUS Research AG, Betriebswirtschaftliche Software

Ziegeleistrasse 12, CH-9301 Wittenbach-St. Gallen
Telefon 071 292 25 25, Fax 071 292 25 00
www.abacus.ch info@abacus.ch