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V2.

1 du 28/02/18 Par Maarch

Guide de visite
Sphère privée

Maarch RM v2.1
Sommaire
1 INTRODUCTION....................................................................................... 3
2 PRÉREQUIS............................................................................................. 4
3 UN PETIT TOUR DANS L’ADMINISTRATION................................................. 5
3.1 CARTOGRAPHIE DES ENTITÉS DE TEST.................................................................................... 5

3.2 UTILISATEURS, GROUPES ET ORGANISATIONS............................................................................. 6

3.3 GESTION DU STOCKAGE.................................................................................................... 7

3.4 AUTRES FONCTIONS D’ADMINISTRATION TECHNIQUE..................................................................... 8

3.5 PROFILS D’ARCHIVAGE..................................................................................................... 8


4 VERSER UNE ARCHIVE MANUELLEMENT.................................................. 10
4.1 VERSEMENT D’UN PAQUET DE REPRISE PAPIER......................................................................... 10

4.2 RATTACHEMENT MANUEL D’UNE SOUS-ARCHIVE........................................................................ 12

5 VERSER EN MASSE DES DOCUMENTS...................................................... 13


6 RECHERCHER ET CONSULTER LES ARCHIVES............................................ 15
6.1 CLASSEMENT DES ARCHIVES............................................................................................. 15

7 GÉRER LES ARCHIVES............................................................................ 17


7.1 MODIFIER LA DURÉE DE CONSERVATION................................................................................ 17

7.2 PROCÉDER À L’ÉLIMINATION............................................................................................. 19

7.3 LE PLANIFICATEUR DE TÂCHES........................................................................................... 19

8 JOURNALISATION................................................................................... 21
Guide de visite
Sphère privée Maarch RM
1 INTRODUCTION
Maarch RM est le tout nouveau produit issu des laboratoires Maarch. Basé sur un framework
puissant spécialisé dans la gestion documentaire d’entreprise, il suit à la lettre les dernières
normes en termes d’archivage à valeur probatoire et en particulier celles disposant de grilles
d’évaluation précises et strictes :
• Grille de conformité pour l’agrément du Service Interministériel des Archives de France
(SIAF)
• Norme de certification NF-461, attestant la conformité avec la norme AFNOR NFZ42-
013/ISO 14641
Attention, le produit seul ne permet pas d’obtenir automatiquement un agrément ou une
certification : c’est ce que vous en ferez qui sera jugé. Mais techniquement, tout y est.
Au niveau opérationnel, le Système d’Archivage Électronique (SAE) Maarch RM permet de :
• réguler les versements dans le SAE au travers de conventions portant sur la provenance,
la fréquence et les formats des archives et de leurs métadonnées ;
• conserver de grandes quantités de ressources électroniques (documents, courriels,
vidéos, archives etc.) avec toutes les garanties d’intégrité et de pérennité ;
• communiquer rapidement ces ressources au travers d’interfaces natives ou
d’applications métier ;
• disposer de pistes d’audit fiables et opposables sur l’ensemble des archives et des
journaux de production ;
• gérer le cycle de vie des archives (déplacement, tri, destruction, restitution, conversion
de format).
Maarch RM est le moteur de plateformes SAE ayant reçu un agrément SIAF et une certification
NF-461 : la base archivistique établie dans la première version ne change pas. Dans cette
seconde version nous avons enrichi le produit au niveau fonctionnel et opérationnel.
Ce guide de visite permet d’explorer rapidement les grandes fonctionnalités de l’outil dans des
cas d’usage typiques de la sphère privée.
Nous allons ainsi vous montrer comment on peut :
• définir des profils d’archive structurés
• reprendre des archives papier ou électronique pour les verser simplement dans le SAE
• verser simplement des lots de documents à archiver
• classer les archives dans des dossiers métier
• retrouver les archives et gérer leur cycle de vie

Bonne visite !!

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Sphère privée Maarch RM
2 PRÉREQUIS
Ce guide de visite s’applique à la version sphère privée de Maarch RM. Pour le suivre, deux
possibilités vous sont offertes.
D’une part, il vous est possible de télécharger une image Docker et ainsi de profiter d’un
environnement plus malléable vous offrant une plus grande liberté d’action, notamment d’un
point de vue technique. La documentation pour télécharger et paramétrer Docker, ainsi
que pour démarrer un conteneur de Maarch RM, est accessible à cette adresse :
http://wiki.maarch.org/Image_docker_de_démonstration

D’autre part, nous vous donnons accès à un environnement de démonstration en ligne,


paramétré pour vous permettre de découvrir rapidement les fonctionnalités et le
fonctionnement de l’application. Cette dernière est accessible à cette adresse :
https://demo.maarchrm.com/

La démonstration en ligne ne permet pas l’injection par lot ni d’appliquer totalement le cycle de
vie car pour cela vous devez disposer de l’accès au serveur. Pour pouvoir réaliser ces actions,
utilisez une image Docker.

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3 UN PETIT TOUR DANS L’ADMINISTRATION

Utilisateur : superadmin
Mot de passe : superadmin

superadmin est l’administrateur technique de la solution. À partir du menu « engrenage »,


nous allons passer en revue les grandes fonctions d’administration technique.

3.1 Cartographie des entités de test


La démo est chargée avec des données de référence pour les utilisateurs, les organisations, les
groupes, etc.
Dans le menu « engrenage », sélectionner « Organisation/Organigramme » et déplier les
services.
Nous opérons au sein de l’organisation ACME, dans laquelle Bernard BLIER est l’un des
administrateurs fonctionnels du SAE :

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3.2 Utilisateurs, groupes et organisations
Les utilisateurs sont administrables à partir du menu Sécurité/Utilisateurs.
Sélectionner le profil de Bernard BLIER (dans les listes, utilisez le filtre, c’est pratique !).
Dans l’écran qui suit vous pouvez modifier les caractéristiques de l’utilisateur, le désactiver, le
verrouiller et demander un nouveau mot de passe.

Les utilisateurs sont inscrits dans des rôles, au sein desquels sont gérés les privilèges (ce que je
peux faire avec Maarch RM) et le périmètre (les données auxquelles j’ai le droit d’accéder).
Par exemple :
• service versant
• producteur d’archives
• archiviste ⇒ c’est le cas de Bernard BLIER
Allons dans l’écran d’administration des rôles (Menu : Sécurité/Rôles) et voyons comment sont
définis les privilèges pour le rôle Archiviste :

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Les privilèges sont finement sélectionnables au sein de grandes fonctions métier. Cliquez sur le
groupe de privilèges métier pour obtenir le détail.
Comment limiter l’accès aux archives ?
Dans le monde des archives, la restriction d’accès se fait par rapport aux services producteurs
ou versants. C’est en positionnant un utilisateur dans l’organisation que l’on va aussi jouer sur
son périmètre documentaire.
À la demande, Maarch RM dispose d’une mécanique de filtrage par d’autres critères (exemple :
factures < 10.000€), à utiliser en mode projet et après s’être assuré que l’on ne peut pas rester
dans les bonnes pratiques archivistiques.

3.3 Gestion du stockage


Les normes d’archivage imposent du stockage en Y, où les archives sont écrites simultanément
sur au minimum 2 sites de dépôt. La redondance doit être gérée par le SAE, qui garde en
mémoire les différentes instances de l’archive. C’est très différent d’une réplication au niveau
de la baie de stockage qui n’a pas cette vision métier et où les risques de réplication d’une
anomalie sont importants.
Dans sa forme la plus basique, un site de dépôt est un espace sur un système de fichiers
partagés. Une fois les sites déclarés, il faut créer des grappes de dépôt, avec mention de la
priorité d’écriture et de lecture (Menu : Gestion du stockage/Grappes de stockage) :

L’attestation de versement n’est émise qu’après contrôle de la complétude d’écriture sur tous
les sites de priorité d’écriture en niveau 1.

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3.4 Autres fonctions d’administration technique
Vous pouvez parcourir rapidement les autres fonctions d’administration technique :
• Journal > Journal de l’application : permet la consultation des événements de
l’application selon différents critères
• Journal > Formats d’événements : les événements sont enregistrés dans le journal
en français ou dans n’importe quelle langue, selon un formalisme défini par événement.
Cet écran permet de modifier le formatage et d’intégrer dans les messages les variables
d’environnement utiles.
• Sécurité > Comptes de services : un SAE est très fréquemment alimenté par des
processus automatiques. Ce menu permet d’attribuer un jeton à une application afin de
l’identifier en tant qu’acteur reconnu du SAE.
• Planificateur : sont ici listées toutes les tâches exécutées en batch sur le système,
comme la destruction des archives à éliminer, ou l’indexation en plein-texte. Ces tâches
sont ensuite planifiées dans le menu de l’archiviste.
• Organisation > Types d’organisation : pour déclarer des types d’organisation.
• Organisation > Contacts : cet écran permet de déclarer les contacts que l’on peut
trouver dans les organisations gérées (<> des utilisateurs).
• Format > Liste des formats : vous trouverez ici la liste de tous les formats connus et
référencés par les Archives Royales de Grande-Bretagne qui sont à l’origine de la
classification PRONOM.
Maarch RM est équipé d’une détection et d’une validation des formats selon ce
référentiel. Pour détecter le format d’un fichier, glissez ce dernier dans la zone de dépôt.
• Format > Règles de conversion : dans ses fonctions de gestion de la pérennité, un
SAE doit fournir une gestion des conversions de format, au versement et dans le temps.
• Gestion de l’archive > Niveaux de service : selon les flux, vous allez appliquer
différents traitements : détection et validation de format, contrôle antivirus, conversion
au dépôt, journalisation des consultations, indexation en plein-texte. Cet écran permet de
choisir ces traitements ainsi que la grappe de stockage dédiée (qui peut être par
exemple plus ou moins rapide). L’échantillonnage est relatif au contrôle périodique des
archives et permet de détecter un problème d’intégrité avant que l’utilisateur ne s’en
aperçoive.

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3.5 Profils d’archivage
Utilisateur : bblier
Mot de passe : maarch

En tant qu’archiviste, Bernard BLIER administre fonctionnellement le SAE.


Allons tout d’abord dans la gestion des profils d’archivage (Menu : Gestion de l’archive > Profils
d’archive).
Le profil d’archive regroupe un ensemble de règles prédéfinies applicables aux dépôts
d’archives, en termes de confidentialité, de conservation et de constitution des métadonnées. Il
évite de préciser ces règles pour chaque archive versée dans le système d’archivage, ce qui
pourrait s’avérer long et fastidieux.
Regardons ensemble le profil DOSIP : Dossier Individuel du Personnel :

Dans le cas où les métadonnées descriptives sont conservées dans une base de données
relationnelle, la classe de description fournit un jeu de métadonnées disponibles en base de
données pour le profil d’archivage. On peut ensuite sélectionner quelles données sont utilisées
par les archives et lesquelles sont obligatoires.
Il est aussi possible de conserver les métadonnées dans un format balisé XML (xsd ou
RelaxNG).
La règle de conservation pour le profil permet de déterminer :
• la date de référence pour le calcul du délai de conservation
• la durée de conservation théorique
• le sort final
La structure d’archive indique quel type d’archive est éligible en tant que sous-archive de ce
profil. Ce sont typiquement les sous-chemises du dossier.

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4 VERSER UNE ARCHIVE MANUELLEMENT
Utilisateur : ggrand
Mot de passe : maarch

Georges GRAND est employé de la Direction des Ressources Humaines (DRH). À ce titre, il
doit gérer et maintenir les dossiers du personnel qui sont archivés électroniquement chez
ACME.

4.1 Versement d’un paquet de reprise papier


Dans cet exemple, nous avons constitué à la numérisation un paquet « zip » contenant
différents documents PDF, tous préfixés par leur code profil.
En effet, Maarch RM permet d’imprimer des séparateurs code-barre aisément lisibles par les
logiciels de pilotage de scanner. Cette option est disponible dans la liste des profils, en se
connectant avec l’archiviste Bernard Blier.
Pour effectuer l’opération, commencez par télécharger le conteneur de démo de reprise de
numérisation depuis l’adresse suivante :
https://maarchrm.com/download/ERCOLANI.zip

Cliquez sur la Direction des Ressources Humaines à gauche, puis sur le bouton « + » pour
ajouter une nouvelle archive. Maarch RM vous propose l’unique profil maître autorisé pour cette
activité : le Dossier Individuel du Personnel

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L’écran d’indexation pour ce profil est généré dynamiquement. Suivez les instructions pour le
renseigner :
– Cliquer ou déposer le conteneur
ERCOLANI.zip : le nom du fichier est
reporté sur le nom de l’archive
– Saisir l’identifiant (pouvant
correspondre à une boite d’archive
papier dans laquelle le dossier
papier sera placé), la date du
dossier.
– Saisir Nom complet et Matricule,
qui sont les champs métier associés
à ce profil
– Ajouter un champ (ici nous avons
ajouté le champ « Texte » avec un
libellé « Commentaire » et la valeur
« Exemple du guide de visite »)
– Cliquer sur « Importer »

Après versement, nous obtenons une archive structurée en sous-archives. Les documents PDF
sont contenus dans les sous-archives et une fonction de pré-visualisation en affiche les 2
premières pages.

Le conteneur a été accepté par le SAE car il ne contient que des profils connus et rattachés au
profil maître. Chaque sous-archive est autonome du point de vue de la gestion : son cycle de
vie est indépendant de celui de l’archive parente.

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4.2 Rattachement manuel d’une sous-archive
À partir de notre archive nouvellement versée, ajoutons une nouvelle sous-archive.
Cliquez sur l’archive puis appuyez sur le « + » de droite : la liste des sous-profils rattachés à
DOSIP apparaît :

Cette fois, plutôt que de charger un conteneur, sélectionnez un ou plusieurs fichiers et


complétez l’indexation.
Après importation, la nouvelle sous-
archive du dossier est immédiatement
accessible et contient 2 pièces.

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5 VERSER EN MASSE DES DOCUMENTS
L’image Docker de Maarch RM comporte des données de test, présentes dans :
/var/www/laabs/data/maarchRM/samples/100_invoices

C’est un lot de 100 factures PDF accompagnées de leur fichier d’index au format JSON.
Il existe différents format de bordereaux de versement, dont SEDA (Standard d’Échange de
Données pour l’Archivage) et MEDONA (Modalisation des Échanges de Données pour
l’Archivage). Pour ce démonstrateur de la sphère privée on premise, un simple fichier de
description au format texte est largement suffisant.
Génération d’une clé pour le versement de masse
Avant de pouvoir importer en masse les factures, il faut attribuer un jeton à l’application
versante. Vous n’aurez à réaliser cette opération qu’une fois, sur une nouvelle installation.
Sous superadmin/superadmin, allez dans Sécurité > Comptes de service, puis éditez le compte
de service Systeme. Intégrez-le au Service « Service des Archives » et générez une clé avant
d’enregistrer.

La clé générée doit être reportée sur l’image Docker dans


/var/www/laabs/data/maarchRM/batch/0-token.txt :
AUTH=phdF9WkJuTKkDuPXoqDZuOjLMAFGC6Zru9T2pCmR5ZzEVAKD8OVzdjX1SJu3mljOTOBOvzdaY0Q=

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Lancement du versement de masse
Dans l’image Docker, sous l’utilisateur maarch, tapez les commandes suivantes :
# Import de masse d'un lot de 100 factures ­ Bordereau texte JSON
cd /var/www/laabs/data/maarchRM/batch
./import.sh     /var/www/laabs/data/maarchRM/samples/100_invoices
/var/www/laabs/data/maarchRM/samples/100_invoices/index.txt

Ce batch enchaîne de façon automatique les 3 grandes étapes du processus de versement :


1. Transfert : envoi dans le sas d’un bordereau – contrôles
2. Validation : acceptation du transfert par l’archiviste
3. Traitement : constitution des AIP et écriture en Y
Ce qu’il faut retenir

• Le batch d’exemple livré enchaîne automatiquement les 3 étapes indispensables au


versement archivistique, mais il est possible de les exécuter de façon dissociée.
• Les détections et contrôles de format ont été désactivés pour ce flux.
• Les normes exigent que l’écriture en Y s’effectue au plus tôt dans le processus de
versement, ce qui est le cas. La grappe peut contenir autant de sites de dépôt que
vous le souhaitez. La validation du transfert ne se fait qu’après vérification du succès
de l’écriture sur au moins 2 sites de la grappe.

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6 RECHERCHER ET CONSULTER LES ARCHIVES

Utilisateur : ddur
Mot de passe : maarch

Dominique DUR est employée au service Comptabilité Client de l’organisation ACME, où elle
dispose du droit de consultation des factures client versées dans le système.

Effectuez des recherches sur les noms des clients ou les n° de factures.

6.1 Classement des archives


Utilisateur : ggrand
Mot de passe : maarch

Georges GRAND est l’opérateur qui a versé des dossiers du personnel. Il peut bien entendu
effectuer des recherches, mais peut aussi classer les archives dans le cadre de ses activités
métier.
Cliquez sur La Direction des Ressources Humaines, puis sur le « + » le plus à gauche, afin
d’ « Ajouter un dossier ».

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Le dossier apparaît sous la branche.
Vous pouvez créer en cascade autant de
niveaux que souhaité.

Nous pouvons maintenant déposer notre dossier du personnel ERCOLANI versé précédemment
dans cette branche, tout simplement par glisser/déplacer.
* Attention pour que ce soit effectif le titre de la branche doit s’afficher en gros.

Le rangement dans les dossiers n’a aucun impact sur la gestion du cycle de vie de l’archive. Il
s’agit uniquement d’un classement métier.

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7 GÉRER LES ARCHIVES
Utilisateur : bblier
Mot de passe : maarch

Bernard Blier est archiviste. Il dispose de fonctionnalités avancées, en particulier pour gérer le
cycle de vie des archives électroniques dont il est responsable.
Bernard Blier décide de détruire toutes les factures de l’année 2007. Pour rappel, ces dernières
étaient à l’origine prévues pour une durée de vie de 10 ans, suivie d’un sort final
« conservation ». Les factures de vente devront aujourd’hui n’être conservées que 5 ans,
passant d’un code « documents comptables » au code « documents de gestion ». Il n’est plus
nécessaire de les garder en archive.

7.1 Modifier la durée de conservation


Dans un premier temps, nous allons effectuer une recherche sur les factures de l’année 2007.
Sélectionnez « Facture de vente » dans le « Profil d’archive », puis renseignez la date du
document : du 01-01-2007 au 31-12-2007.

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Sur la liste de résultats, nous allons opérer une sélection multiple, en cliquant sur la case à
cocher de tête de liste :

Dans les actions globales, sélectionnez « Modifier règle de conservation », qui va s’appliquer
pour tous les documents cochés. Changez ensuite comme suit la règle de conservation pour les
factures :

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Il faut indiquer :
• une date de départ du calcul
• le code correspondant
Les archives concernées passent en surbrillance rose : elles sont arrivées à échéance.

7.2 Procéder à l’élimination


L’élimination s’effectue seulement sur des archives échues.
Sélectionnez les 12 archives précédemment modifiées et activez l’action « Demander
l’élimination » : le statut des archives passe à « En cours d’élimination ».

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7.3 Le planificateur de tâches
Le planificateur de tâches est une fonctionnalité qui permet d’exécuter automatiquement des
opérations.
Pour l’afficher sur l’écran, allez dans le menu « engrenage » > « Planificateur ».
Pour l ‘exécuter de manière automatique, vous devez renseigner les champs obligatoires (*),
autrement dit, entrer le nom, la tâche, l’exécutant mais également l’heure de début.

Vous pouvez également forcer l’exécution des tâches en cliquant sur « Exécuter » ; la dernière
date d’exécution apparaît alors.

Dans notre exemple, Bernard Blier (bblier) l’utilise pour détruire les archives précédemment
éliminées, le statut des archives change et devient « Éliminée ».

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8 JOURNALISATION
Utilisateur : bblier
Mot de passe : maarch

Maarch RM comprend un système de journalisation normalisé sur deux axes :


• Journal du cycle de vie des archives
• Journal des événements du système (audit)

Le journal de cycle de vie des archives est alimenté dès qu’une opération de création, de
modification ou de suppression d’un profil d’archivage est effectuée ou qu’une nouvelle
attestation électronique est générée pour une archive.
Le journal d’audit de l’application consigne toutes les opérations effectuées par les
utilisateurs ou par le système et notifiées dans l’application comme étant significatives,
notamment :
• connexion d’un utilisateur
• tentative de connexion infructueuse
• ajout, modification ou suppression dans les référentiels via les panneaux d'administration
• étapes du cycle de vie des archives
• étapes des traitements par lots sur un élément à traiter
• stockage sur support d’un document numérique
• etc.
Ces journaux sont disponibles en intégralité depuis le menu « Journal ».

Les journaux sont eux-mêmes archivés quotidiennement après avoir été chaînés à leurs
précédents respectifs et ce afin de se prémunir des tentatives de fraude sur les archives. Les
journaux archivés sont visibles dans le menu « Journal ».
Les contrôles d’intégrité opérés en batch et à la demande reposent en partie sur les journaux :
Maarch RM retrouve les signatures d’origine des documents dans ces derniers.
Pour des questions d’optimisation, le contrôle d’intégrité à la consultation se fait uniquement
en base.

Pour la démonstration l’intégralité des batchs sont exécutés toutes les 15 minutes.
Si vous avez besoin d’information concernent le traitement par lot, ce lien pourrait vous être
utile :
http://wiki.maarch.org/Maarch_RM/Traitements_par_lot

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