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MODULE

SYSTÈME D’INFORMATION DES


RESSOURCES HUMAINES
(SIRH)
PLAN DU COURS
• PREMIERE PARTIE : les notions de base
• CHAPITRE I : COMPRENDRE LA NOTION
DE SIRH
• I. Le concept de Système d'Information (SI).
• II. Le concept de la fonction RH
• CHAPITRE II : LE DEPLOIEMENT DU SIRH
AU SEIN DU SI.
• I. Qu’est ce qu’un SIRH ?
• II. Le fonctionnement du SIRH.
Introduction
• De nos jours les organisations affrontent, simultanément, de
multiples mutations, mondialisation, changement des modes de
travail, évolution des règlementations liées au travail,
bouleversement du marché de l’emploi, apparition et, disparition
de métiers, difficultés de recrutement de certains profils,
instabilité de l’emploi. Depuis les années 1960, les grandes
entreprises ont progressivement mis en place SIRH afin d’aider le
service des RH à être plus stratégique et performant. L’entreprise
et ses collaborateurs, doivent pouvoir maîtriser au mieux ces
évolutions grâce au SIRH. L’information est donc vitale pour tout
processus de prise de décision. Ainsi aucun plan, programme,
projet ou action ne peut être exécuté de manière rationnelle sans
information. Le SIRH peut Etre défini comme un système
d’information qui fournit des données et informations
compréhensives sur tous les aspects de développement des RH
et capable d’être utilisé de manière régulière et continue.
• Le SIRH est devenu un outil incontournable des professionnels de
la GRH pour les tâches administratives (paie, GTA, déclarations
sociales…) en raison des volumes de traitement, de l’évolution
permanente de la législation et des règles, et de la complexité des
traitements.
• Le SIRH est également une opportunité pour améliorer certains
processus et les services que la DRH propose à ses clients internes
et ainsi crédibiliser son apport de valeur ajoutée au sein de
l’entreprise : gestion des carrières et de la mobilité, gestion des
talents, formation, recrutement, gestion de la rémunération et de
la masse salariale…
• L’informatique a beaucoup évolué au cours des trente dernières
années. La GRH a été pionnière dans les années 1970-80 avec le
traitement de la paie. Aujourd’hui, le SIRH bénéficie d’un nouvel
essor avec les nouvelles technologies de l’information et de la
communication (NTIC).
1.1. Quelques Définitions: Concepts de base

 Donnée:
 Décrit les caractéristiques quantitative et qualitative;
 N’a pas de signification inhérente en elle-même.
 Banque de données:
 Assure le stockage, la sauvegarde et la mise à jour des
données;
 Est Capable d’apporter ensemble des données de
différentes sources à partir de la même place;
 Est Capable de disséminer l’information pour être
utilisée par différents utilisateurs.
Information
- Donnée quand elle est agrégée, traitée et
interprétée devient information;
- C’est ce qu’une donnée a à révéler en termes de
signification et de but.

Savoir
- Le savoir est la production et l’application utile de
l’information
CHAP I: Les Deux types de SIRH
1.1.Le SIRH: niveau Macro (National)
Il requiert les données ci-après:
- Structure et répartition de la population;
- Structure et répartition de la population active;
- Structure et répartition de l’emploi;
- Structure et répartition du chômage;
- Structure et répartition du sous-emploi;
- Données économiques, incluant les paramètres
et coefficients;
- Données sur l’éducation et la formation.
 1.2 Le SIRH: niveau Micro (Local),
 Il concerne les collectivités locales, les organisations, les
associations…dont les périmètres sont de différentes sortes, que nous
classons en trois catégories:
▪ La gestion administrative : c'est-à-dire l’administration du personnel, la
paie, la rémunération, la gestion des temps , la planification, etc.

▪ La GRH proprement dite GRH ;

▪ Les applications liées à la formation à distance.

De manière spécifique le SI RH est donc un système d’information


dédié, adapté et pertinent pour les ressources humaines. C’est
l’interface entre la gestion des ressources humaines et les
technologies de l’information et de la communication.
Au regard de la littérature, Nous
observons deux courants de pensée, l’un
considère le SIRH selon sa capacité à
traiter de l’information quels que soient
les moyens nécessaires, l’autre
l’appréhende en fonction de ses capacités
technologiques au sens large,
notamment au travers du rôle qu’il joue
au sein de processus plus globaux.
Chapitre II : Comprendre la notion de SIRH
• 2. 1. Le concept de Système d'Information (SI)
• 2.1.1. Définition du terme Information
• Selon LAUDON K. et LAUDON L., « le terme information recouvre
les données qui sont présentées sous une forme utile et utilisable
par les personnes ».
• Pour Jacques ARSAC, « une information est une formule écrite
susceptible d’apporter une connaissance. Elle est distincte de cette
connaissance. ».
• Les informations nous permettent donc de compléter nos
connaissances sur des événements, des personnes ou des objets.
Elles peuvent exister sous plusieurs formes : écrites, picturales,
orales ou sonores voire tactiles ou olfactives. En informatique,
cette information est également appeler « donnée ». Elle va être
conservée, traitée ou transmise à l'aide d'un support.
• Pour qu’une information soit fonctionnelle, il faut qu’elle
soit utilisable et de qualité. Pour s’en assurer, elle doit
remplir trois conditions :
 La dimension temporelle : l’information doit être
régulièrement mise à jour et surtout être accessible et
disponible à tout moment.
 Le contenu : l’information doit être fiable, exacte et
précise. Elle doit provenir de sources sûres et vérifiées.
Elle doit aussi être pertinente, adaptée et utile.
 La forme : L’information doit être claire. Son
organisation doit permettre sa bonne compréhension.
Cette condition a été facilitée grâce aux nouvelles
technologies de l’information en permettant de les
présenter sous des formes et supports variés.
Remarque
• L’information au sein d’une entreprise possède de
multiples sources. Elles peuvent être internes comme les
documents comptables et financiers, les documents
sociaux, les notes de services, les informations
concernant les salariés ou bien externe comme les
médias, les factures, la publicité, les lettres.
• L’information est donc considérée comme un outil de
communication externe et interne, elle est très
importante au sein des entreprises.
• L’information permet d'assurer la coordination des
différents services qui composent l'entreprise. Elle
contribue ainsi à la cohésion sociale. Les entreprises
doivent donc mettre en place des moyens qui vont leur
permettre une bonne gestion de la masse
d’informations qui circule en son sein.
2.1,2 Définition d’un système
• Pour Jean-Louis Le Moigne un système, c’est :
 Quelque chose : un objet réalisable appartenant au monde réel, et
non à une idée.
 Dans quelque chose : Le système va interagir avec son environnement.
On ne peut pas se concentrer sur une seule chose, il faut prendre en
compte toutes les interactions.
 Pour quelque chose : Il faut connaître la finalité poursuivie par
l'organisation : recherche d'un profit ou un service à rendre.
 Fait quelque chose : L'activité de l'organisation va l'amener à sa
finalité. Pour cela, il faut que l'activité crée de la valeur ajoutée. Le
facteur de création de valeur est l'humain.
 Par quelque chose : Pour que l'homme soit performant, il faut
structurer les actions des acteurs et faire circuler les flux nécessaires à
ces actions.
 Qui se transforme dans le temps : L'action de création de valeur
ajoutée évolue, notamment parce que c'est un processus de
transformation de ressources.
• Pour Ludwig VON BERTALANFFY, ce sont 4 concepts qui
définissent ce terme:
 L’interaction (ou l’interrelation) : Selon Edgar Morin, les
interactions "sont des actions réciproques modifiant le
comportement ou la nature des éléments, corps, objets,
phénomènes en présence ou en influence."
 La totalité (ou la globalité) : Un système est un ensemble
d’éléments, mais ce n’est pas que cela, les relations entre
les données doivent aussi être prises en compte.
 L’organisation : L’organisation est le processus dans lequel
les informations vont se regrouper, s’assembler et former
une structure.
 La complexité : La complexité d’un système correspond à
trois facteurs : le degré élevé d’organisation, l’incertitude
de son environnement et la difficulté ou l’impossibilité
d’identifier tous les éléments et de comprendre toutes les
relations en jeu.
2.1.3 Le système d’information
• Selon LAUDON K. et LAUDON L., un système d’information
peut être de différents types :
 Manuel : c’est-à-dire qu’il repose sur l’utilisation du papier
et du crayon,
 Parallèle : ceci représente le bouche à oreille,
 Informatisé : le SI repose sur des technologies
informatiques, des logiciels et du matériel.
• Lorsque nous parlerons de système d’information au cours de
ce module, nous ferons référence à ce dernier type de
système : le système d’information informatisé.
Analogie avec le système biologique

• Le SI peut être comparé à une sorte de système


nerveux primaire de l'organisation
Circulation rapide d’une information de qualité
entre les différents « organes »
Délivrer la bonne information, au bon
interlocuteur, au bon moment
•Prise de décisions appropriées
•Action de l’entreprise adaptée à la situation
Le SI contribue donc de manière évidente aux
performances de l’organisation
2.1.3 Définition du système d’information
• La définition de LAUDON K. et LAUDON L. du système
d’information est la suivante :
« un système d’information est un ensemble de composantes
interreliées qui recueillent de l’information, la traitent, la
stockent et la diffusent afin d’aider à la prise de décision, à la
coordination et au contrôle au sein de l’organisation ».
• Un système d’information ne doit pas être confondu avec un
système informatique qui lui est composé d’ordinateurs, de
programmes, de logiciels au sein d’une entreprise.
• La mission du SI est de gérer les informations opérationnelles
et décisionnelles et donc de faciliter l’échange de ces
informations entre les différents acteurs de l’entreprise.
• Il véhicule l’information au sein des organismes.
1. Définition du système d’information(suite)
• Robert REIX s’est inspiré des théories de management pour
donner sa propre définition de système d’information :
• « Ensemble organisé de ressources : matériel, logiciel,
personnel, données, procédures… permettant d’acquérir, de
traiter, de stocker des informations (sous forme de donnée,
textes, images, sons, etc.) dans et entre des organisations ».
Selon lui, le but d’un SI est d’« Apporter un soutien aux
processus de travail dans l’organisation selon trois modalités
principales : fournir de l’information, assister le travail
humain et automatiser le travail ».
• Il ne faut pas penser qu’un système d’information ne soit
qu’un système informatique, mais c’est tout système qui va
permettre de réaliser des processus de collecte, mais aussi
de mémorisation et de traitement de l’information.
1. Définition du système d’information(suite)

• C’est un ensemble d’éléments qui participent à la


gestion, au stockage, au traitement, au transport,
et à la diffusion de l’information au sein d’une
organisation. Son orientation est donc
technologique et informatique. Le stockage et la
circulation de l’information doivent être efficace
et cohérent pour toutes les activités d’une
entreprise. Le SI constitue un ensemble organisé
de ressources (données, personnels, procédures,
matériel, logiciels), qui doivent répondre au
besoin de traitement des informations.
Remarque
• Le SI est donc « un réseau complexe de relations
structurées où interviennent des hommes, des machines
et des procédures, qui a pour objet d’engendrer des flux
ordonnés d’informations pertinentes, provenant de
sources internes et externes à l’entreprise et destinées à
servir de base aux décisions ».
• Un SI se compose, ainsi, des ressources d’une
organisation qui vont servir à récolter, structurer, saisir et
stocker des données, pour, par la suite, transformer ces
données en informations utilisables et les transmettre,
les communiquer aux utilisateurs ou de les diffuser au
sein de l’organisme sous une forme adaptée.
Représentation schématisée d’un SI d’une entreprise
CHAP III. Le fonctionnement du SI.
• Le SI est en quelque sorte la mémoire de l’entreprise. Selon
l’approche systémique, l’entreprise peut se décomposer en trois
sous-systèmes qui sont en perpétuelle interaction :
• le système d’opérations (modules opérationnels MO) : C’est là où
s’effectuent les processus de production (actions pour la
transformation de ressources en produits ou services).
• le système de décision ou de pilotage (modules pilotes MP) :
C’est ce système qui exerce un contrôle, une régulation, décision
pour assurer la cohérence entre objectifs et les actions.
• le système d’information (SI) : C’est l'interface entre les modules
pilotes et les modules opérationnels. Il enregistre, mémorise et
traite les informations en provenance des MO, afin d’informer les
MP. Ces derniers vont utiliser ces informations pour prendre des
décisions d’action.
• Enfin, le SI renvoie ces décisions aux MO.
Le fonctionnement du SI
Contenu d’un système d’information

• Toutes les informations de toutes les formes font partie


du SI. Pour traiter et utiliser ces informations, il faut des
moyens humains.
• Ces moyens humains sont composés de l'ensemble des
personnes qui vont recevoir, manipuler et émettre de
l'information.
• Mais les moyens humains ne sont pas les seuls, des
moyens matériels constitués de l’ensemble des
machines vont permettre l’ensemble des manipulations.
• A ceci va s’ajouter les méthodes qui correspondent à
l’ensemble des outils de travail et des règles.
les principaux rôles du système d’information
• 1. Le Si est une aide pour la prise de décision : Le SI permet aux
responsables d’obtenir les informations qui leur sont nécessaires
pour les prises de décision. Ils vont pouvoir étudier plus
facilement les conséquences possibles de leurs décisions. Le SI va
aussi permettre d'automatiser certaines décisions.
• 2. Le SI est un outil de contrôle de l’évolution de l'organisation :
Le SI va permettre de détecter des dysfonctionnements internes
ou des situations anormales. Pour que cet outil soit opérationnel,
le SI doit être la « mémoire collective » de l'organisation cela en
gardant constamment une trace de chaque information.
• 3. Le SI est un outil de coordination des différentes activités de
l'entreprise : Le SI va aussi fournir des informations sur le
présent, elles seront les mêmes pour l’ensemble des services et
seront mises à jour régulièrement. Tout le monde est informé de
la même manière selon son accès aux informations.
DEUXIEME PARTIE
• Qu’est ce qu’un SIRH ?
• la GRH a toujours existé même si elle n’a pas
toujours été formalisée. Ce domaine RH a
énormément évolué, et l'informatique va venir
s'intégrer dans ces évolutions.
• Il n’existe pas une seule et bonne définition du
système d’information des ressources humaines,
c’est pour cela que nous allons en étudier
plusieurs pour réussir à résumer.
CHAP I La genèse du SIRH : Du système d’information …
• Selon Hughes ANGOT (2005), un système d'information est :
• d’une part, un ensemble organisé d'éléments qui permet de
regrouper, de classifier, de traiter et de diffuser de
l'information sur un phénomène donné ;
• d’autre part, un réseau complexe de relations structurées où
interviennent hommes, machines et procédures, qui a pour
but d’engendrer des flux ordonnés d’informations
pertinentes provenant de différentes sources et destinées à
servir de base à des décisions.
• L'utilisation de moyens informatiques, électroniques et de
télécommunications permet d'automatiser et de
dématérialiser les opérations définies par les procédures des
entreprises. Ils sont aujourd'hui largement utilisés en lieu et
place des moyens classiques tels que les formulaires sur
papier et le téléphone. Cette transformation est à l'origine de
la notion de système d´information.
• Kovach et Cathcart (2003), définissent le SIRH comme
« une procédure de collecte, stockage, restauration et
validation des données sur les ressources humaines, les
activités du personnel et les caractéristiques des unités
organisationnelles dont une entreprise a besoin».
• Pour eux, le SIRH n’implique pas qu’il soit complexe ou
informatisé. Il n’est donc pas limité aux technologies qui le
constituent.
• « Tannenbaum (1990) définit le SIRH comme « an HRIS as a
system that will acquire, store, manipulate, analyze, retrieve,
and distribute information about an organization’s human
resources » c’est-à-dire « un système permettant d'acquérir,
de stocker, de manipuler, d'analyser, d'extraire et de
distribuer des informations pertinentes au regard des
ressources humaines d'une organisation ». Il considère que
c'est un système qui inclut des personnes, des formes, des
politiques et procédures, et des données».
..à l’informatique
• Divers autres auteurs ont une vision plus technologique du SIRH
• Robert Reix (2000), définit le SIRH comme un « Ensemble
organisé de ressources : matériel, logiciel, personnel, données,
procédures… permettant d’acquérir, de traiter, stocker,
communiquer des informations (sous forme de données, textes,
images, sons …) dans des organisations.»

• Merck (2003) « Un SIRH est un ensemble de logiciels plus ou


moins interconnectés qui permettent d’assurer de façon
cohérente différents actes administratifs et des opérations de
gestion appliquées aux ressources humaines. »
• « Le SIRH est un progiciel qui informatise, d’une part, un certain
nombre de tâches des différentes missions de la fonction RH et,
d’autre part, leur circuit de l’information. La logique de mise en
place d’un SIRH induit que les tâches qui seront automatisées
vont ainsi constituer une suite de flux d’informations à valeur
ajoutée. » (F. Silva, 2008, p. 143)
Résumé de la définition
• Nous pouvons donc résumer la définition d’un système
d’information des ressources humaines comme un
ensemble de programmes ou d’applications
informatiques permettant d’automatiser les différents
processus qui composent la gestion des ressources
humaines.
• Ce dernier couvre donc l’ensemble du domaine des RH.
Le SIRH va avoir pour objectif d’aider le service des
ressources humaines dans leur travail au quotidien,
notamment, puisqu’il a permis d’automatiser des
tâches administratives qui étaient répétitives c’est-à-
dire la gestion de la paie, la gestion administrative, la
gestion des temps, la formation, etc.
• D’autres spécialistes associent le SIRH à des processus
plus globaux tels que : l’e-GRH (S. Nahon, L. Taskin, 2009) :
• L’individualisation du travail traduit la demande des
travailleurs pour une meilleure prise en compte de leurs
aspirations individuelles. Dans ce contexte, les SIRH ont
pour but entre autres, de fournir un service personnalisé
aux travailleurs, de leur donner accès à une information
personnelle en tout temps et tout lieu.
• Toujours dans ce souci de prise en compte des
aspirations individuelles, les entreprises tentent
aujourd’hui d’organiser l’interactivité entre leurs
membres, d’ouvrir des espaces de discussion où chacun
peut s’exprimer et agir sur les processus existants .
• Dans ce contexte, le SIRH sert d’interface entre la GRH et les
technologies de l’information et de la communication (TIC).

• Il combine la GRH et en particulier ses activités de base et


administratives, avec les moyens mis à disposition par les TIC,
notamment les activités de planning et de traitement de
données généralement destinées à être intégrées dans un
Progiciel de gestion intégré (PGI).

• Un SIRH intervient sur l’ensemble des domaines fonctionnels


des RH. Il est l’outil support de la politique RH d’une
organisation.
L’Historique du SIRH
• L’historique du SIRH fait l’unanimité. Nous remarquons que
tous les auteurs appréhendent les différentes périodes
d’évolution du SIRH selon le même découpage temporel.
• Par conséquent, nous retiendrons ici, uniquement la
présentation de B. Just (2010), ainsi que le complément de F.
Silva (2008) qui observe l’évolution du SIRH au regard de
l’évolution des TIC et NTIC.
• Selon B. Just, il est possible d’appréhender l’histoire du SIRH
au travers de deux évolutions.
 La première est l’évolution de la GRH,
 la deuxième est l’informatisation de la fonction RH.
• A ces deux évolutions, F. Silva ajoute l’évolution des TIC &
NTIC.
1.1.3.1.L’évolution de la GRH au fil du temps (voir cours
évolution GRH).

En effet, c’est la modification des besoins de la fonction qui


permet de comprendre l’évolution et la place du SIRH.
Depuis 1980, une fonction de plus en plus stratégique.
Nous assistons à une véritable modification de la fonction
du fait du ralentissement de la croissance économique, du
développement de la concurrence internationale et des
mutations technologiques.
La fonction RH est alors perçue comme stratégique et pour
réaliser ses missions, elle doit travailler avec les
responsables opérationnels.
L’informatisation de la fonction RH : les quatre âges
• B. Just nous propose de faire le parallèle avec l’évolution du SIRH :
• L’âge de pierre : le progiciel de paie. C’est en 1960 que l’on passe de la
mécanographie à l’ordinateur. Puis dans les années 1970-1980, les
utilisateurs comprennent mieux l’informatique et commencent à
émettre des demandes. C’est à cette période qu’apparaissent les
premières applications paramétrables, le package de paie (nous dirions,
aujourd’hui, progiciel) est né.
• L’âge de bronze : le progiciel RH.
Vers le milieu des années 1990, de nouvelles problématiques
apparaissent avec la complexification de la paie. La paie doit être
alimentée par d’autres systèmes périphériques, et les éditeurs
diversifient leurs offres en les enrichissant de processus inédits.
Des outils de requête font leur apparition, on entre dans l’ère de la
culture informatique.
Dans les années 1990, la Paie a fait des progrès importants, de même
que la Gestion des Temps et des Activités (GTA). La gestion
Administrative du Personnel constitue le moteur du SIRH. La formation
est un module émergent.
• L’âge de fer : le SIRH.
A partir de l’année 2000, on rencontre deux types d’architecture
dans les entreprises : le progiciel unique ou la cohabitation de
plusieurs progiciels dédiés, interfacés entre eux.
Ces deux architectures permettent, plus ou moins différemment,
de gérer l’intégralité des processus RH. Nous sommes désormais
dans l’ère de la « e-RH » qui donne la main à de nouveaux acteurs.
Le SIRH vient d’acquérir ses lettres de noblesse.
Dans les années 2000, de nouveaux facteurs (défis) viennent
révolutionner le monde des SIRH : la crainte du choc
démographique (le baby-boom) et la reprise incertaine de
l’activité. Cette dernière pousse les DRH à se préoccuper de
l’employabilité des salariés qui passe par une meilleure
connaissance des compétences. Enfin, la difficulté à recruter
désigne la mobilité interne comme une priorité.
• L’âge d’or, quel sera-t-il ?
• Tout semble avoir été exploré dans le domaine des SIRH,
cependant, il reste les progrès technologiques qui
continueront à bouleverser la fonction.
• Les nouveaux besoins sont désormais la communication
entre les différents modules par un interfaçage de plus en
plus complexe. La réponse viendra peut-être de
l’architecture orientée services : SOA (Service Oriented
Architecture) qui consiste à découper les fonctionnalités
d’une application ou système, en services « métier »
réutilisables dans d’autres applications ou systèmes.
• Les nouveaux horizons pour les SIRH sont leurs capacités à
s’ouvrir à une multitude d’acteurs. Alors que le SIRH était, à
ses débuts, reconnaissable à la spécialisation de ses
utilisateurs, le SIRH « ouvert » est en passe de devenir un
système accessible à tous.
1.2.Objectifs du SIRH

• Le SIRH a pour objectifs de :


• fournir des services sous forme d’informations,
de rapports aux clients internes et externes,
utilisateurs du système;
• supporter les transactions et de maintenir le
contrôle hiérarchique (Haines et Petit, 1997 ;
Monod et Petit, 1999).
1.2.Objectifs du SIRH (suite)
• Son objectif essentiel est de faciliter le travail du personnel RH en
automatisant plus ou moins certaines tâches et certains processus
de gestion.
• L’automatisation concerne les tâches de nature administrative et
redondante conduites généralement par des gestionnaires de la
fonction RH, comme la gestion de la paie, la gestion administrative
du personnel, la gestion des temps et des activités, la formation,
et plus récemment la gestion du recrutement, des carrières, et de
la GPEC.
• Le SIRH permet de lier, communiquer et partager les informations
des salariés entre ces différents domaines de gestion. Les
informations collectées par l’outil concernent l’historique du
salarié, ses caractéristiques personnelles, ses compétences, ses
capacités, sa rémunération, ses formations suivies, son
poste,…etc.
• L’outil constitue une base de données unique, mis à disposition de
la DRH, mais aussi des managers opérationnels et des
collaborateurs lorsque ceux-ci sont concernés.
 Fournir à chacun les éléments dont il a besoin pour effectuer son
travail: définition de fonction ou missions , instructions quant aux
procédures à suivre, données à traiter ou utiliser (listings, tarifs,
etc.);
 Satisfaire les aspirations du personnel qui souhaite comprendre le
sens de ce qu’il fait, être assuré que les risques et les incertitudes
ne sont pas excessifs, bénéficier d’une information particulière
qu’il ressent comme une marque de considération, pouvoir
s’exprimer sur sa situation;
 Assurer la coordination des réalisations des divers agents et unités
par la création d’un esprit commun, par l’instauration de
procédures de régulation et par la responsabilisation de chacun
dans la poursuite d’objectifs communs négociés;
 Permettre aux instances dirigeantes d’être tenues au courant des
difficultés rencontrées dans les unités, des effets des actions mises
en place et des réactions qu’elles suscitent, des suggestions,
propositions et initiatives de chacun des membres du personnel.
I.2.Le Fonctionnement du SI de la fonction RH
• Le système d'information de cette fonction présente des
particularités liées à la nature même de ses informations, à la
fréquence des événements individuels et collectifs qui
modifient les informations ou les opérations, au type de
décisions à prendre, et à la diversité des acteurs concernés.
• Cette partie traite successivement de la nature de
l'information, ou du moins de ses caractéristiques, des
aspects opérationnels et décisionnels de la fonction RH et
pour finir des Acteurs et de l'organisation de la fonction.
• Tout ceci permet de bien comprendre l'importance de
l'information sociale dans l'entreprise et de s'apercevoir que
l'informatique au vu de la quantité des informations à
manipuler est l'outil qui va permettre de structurer celle-ci.
1.2.1.Caractéristiques des informations devant être traitées.
• Les informations individuelles sont très variées. On ne peut
prétendre décrire complètement chaque salarié au travail,
l'étendue du vocabulaire nécessaire est en soi un obstacle
à l'informatisation. Par exemple, les CV présentent une telle
diversité que le support papier est généralement archivé
en l'état, rarement mis à jour et utilisé.
• Par ailleurs, les informations sont entachées de
nombreuses incertitudes. Par exemple, décrire les
capacités relationnelles d'un agent, lorsqu'elles ont une
grande importance dans la tenue du poste occupé, est une
opération délicate. Un individu réagit aux personnes qui
l'entourent et au milieu dans lequel il travaille : toute
information portant sur la personne devrait donc tenir
compte des circonstances pour prétendre à un minimum
d'exhaustivité ou de prédictivité.
• Résumé :
• Les informations individuelles sont variées
• Les informations individuelles sont difficilement
quantifiables
• Les informations individuelles doivent être fiables
• De nombreux événements modifient les
informations
• Des droits et des devoirs régissent ces
informations
• L'information n'est pas uniquement interne
• L’arrivée des progiciels à permis l’automatisation d’un ensemble de
procédures administratives dans le domaine des ressources
humaines. Les éditeurs ont donc proposé des solutions adaptées
aux RH qui ont pour base de données le dossier du salarié puisque
que toutes les informations que sont amenés à traiter les RH
tourne autour d’une seule et unique entité : l’individu.
• Pour cela, il a fallu regrouper ces procédures administratives en
différentes catégories afin de simplifier l’utilisation du SIRH.
• Les entreprises sont donc obligées de travailler en termes de
processus.
• Les principaux logiciels de SIRH proposent cinq principaux
processus : la gestion administrative du personnel, la gestion du
temps et des activités, la paie, le pilotage et le contrôle de gestion
sociale, et les compétences et connaissances (GPEC).
3,1,2 Les aspects opérationnels du SIRH
• La gestion administrative du personnel: Elle englobe la gestion administrative,
la gestion des missions et la gestion de la formation qui sont nécessaires pour la
réalisation de la paie.
• La gestion administrative :
• Cette gestion a pour objectif de traiter, de manière qualitative, les informations
concernant le salarié et qui sont conservées dans le dossier de celui-ci. Ces infos
sont multiples et variées comme le montre la liste suivante, qui n’est pas
exhaustive, elle évolue en fonction des règlements et du contexte de
l’entreprise et de son environnement.
- Gérer les congés,
- Gérer les absences ainsi que leurs incidences diverses,
- Gérer les visites médicales,
- Gérer les titres de séjour pour les étrangers,
- Contrôler le droit à exercer certaines tâches,
- Gérer les obligations par rapport aux travailleurs handicapés,
- Gérer les tickets restaurant, chèques vacances ou titres de transport.
La mise en place du SIRH va permettre d’améliorer la qualité du traitement des
données administratives, notamment par la diminution des délais de
transmission des informations, des erreurs de recopie et des omissions dans le
traitement des données, grâce aux alertes de renouvellement.
La gestion des missions
• Cette gestion concerne la gestion des déplacements et des
frais de missions. Elle représente une activité complexe et
lourde puisqu’il faut :
- Collecter les informations très rapidement (motif du
déplacement, personnes concernées, moyens de transport
utilisés, frais engagés)
- Effectuer des contrôles permettant de vérifier la réalité du
déplacement,
- Gérer et contrôler les conditions de remboursement des frais
engagés.
• Il va donc y avoir un accès pour le salarié, ce dernier devra
saisir ses ordres de missions et sa fiche de frais et un accès
pour la DRH afin d’effectuer un contrôle sur la validité des
informations fournies par le salarié. Ainsi qu’une interface
avec la fiche de paie, notamment pour pouvoir effectuer le
remboursement des frais de déplacement.
La gestion de la formation
• Cette gestion est complexe puisqu’une formation peut
intervenir pour plusieurs raisons :
- Pour améliorer les compétences du personnel dans les postes
occupés,
- Pour assurer l’évolution du personnel en cohérence avec
l’évolution de la technicité des postes,
- Pour assurer la reconversion du personnel,
- Suite à une demande de congé individuel de formation (DIF).
Les actions liées à cette gestion sont les suivantes :
- La définition des axes du plan de formation,
- La gestion des actions et sessions organisées par l’entreprise,
- Le suivi des demandes de formation,
- La gestion des aspects pédagogiques (convocations, fiche de
présence, etc).
La gestion du dossier salarié
• Tout d’abord, le dossier du salarié comporte des informations
signalétiques. Ce sont les informations qui concernent les
coordonnées personnelles ainsi que professionnelles, les
différents noms et prénoms du salarié, adresses et autres
informations personnelles ou professionnelles. Ensuite,
viennent les informations concernant le relevé d’identité
bancaire, nécessaire pour le versement du salaire. Puis, les
informations concernant le CV et la carrière professionnelle.
• Enfin on y retrouve les informations relevant de la gestion
administrative du personnel que nous avons vu auparavant.
• Le SIRH va alors permettre d’organiser au mieux la mise à
jour de ce dossier salarié, puisqu’il va permettre d’impliquer
le salarié, permettre au gestionnaire d’effectuer des
contrôles, mais aussi faciliter la transmission d’informations
entre ces deux derniers.
La gestion des contrats de travail
• Le SIRH permet de gérer les contrats de travail de manière cohérente en
suivant les différentes règles de gestion. Cet outil va permettre de créer
l’arborescence entre le dossier salarié et les différents CT de ce dernier.
L’interface du SIRH sera composée d’infos relatives :
• - au contrat de travail,
• - à la paie
• - aux codifications (date d’entrée dans l’entreprise, ancienneté,
coefficient, prime d’ancienneté),
• - au suivi des heures,
• - la formation et le repos (congés payés, RTT, DIF).
• on peut dire que la clé de réussite de cette gestion repose sur des
systèmes d’alertes concernant les événements nécessitant une
intervention au niveau du service du personnel c’est-à-dire l’utilisation
d’outils intégrés de workflow. Mais aussi sur des procédures définissant
les modalités de gestion de certaines informations.
La gestion des temps et des activités.
• La gestion du temps de travail s’alourdit avec la volonté
de flexibilité de plus en plus importante . La gestion du
temps constitue l’enregistrement quotidien de la
planification du travail dans le temps avec les
informations suivantes :
 horaires de référence,
 planification,
 Rotations de postes,
 congés.
• Mais cela permet aussi de mesurer le temps de travail
effectué par le salarié et donc d’obtenir des indicateurs
sur l’absentéisme, les heures supplémentaires.
La gestion de la paie
• La paie est un « ensemble de processus, de pratiques et d’applications
mis en œuvre pour calculer les éléments de paie, effectuer les paiements
et s’assurer de la conformité réglementaire de l’activité. Cela couvre
toutes les opérations entrant dans la production de la paie : calcul des
salaires, des rémunérations, des avantages et des déductions, mais aussi
l’édition et la distribution des bulletins, les déclarations aux organismes
tiers ainsi que la maintenance légale ».
• La gestion de la paie va regrouper toutes les informations traitées
précédemment. Chaque information a des répercutions différentes sur
la paie du salarié.
• Selon Bernard JUST, la paie est « le processus le plus abouti dans
l’entreprise, pour la simple raison qu’elle est vitale à la stabilité de la paix
sociale devenant ainsi essentiellement indispensable ».
• Au début, la paie a été au cœur du SIRH, mais maintenant c’est le dossier
du salarié, comme le montre Bernard JUST : « le dossier individuel est le
socle de tous les processus SIRH ».
• Face à la complexification de la paie notamment dû aux évolutions
légales et réglementaires, les éditeurs de solutions SIRH doivent sans
cesse adapter leur logiciel aux nouveaux besoins.
b. Les aspects décisionnels du SIRH
• Pour prendre des décisions, les décideurs ont besoin
d’outils pour les aider, les guider, les informer afin de
pouvoir prendre la ou les meilleures décisions.
• L’un des outils indispensables est le tableau de bord qui
va fournir les indicateurs nécessaires à la bonne prise de
décision.
• Le SIRH va rendre ces outils plus rapides et plus
fonctionnels.
• Nous allons donc voir l’aspect décisionnel du SIRH avec :
la prévision de la masse salariale, la GPEC, le bilan et
l’audit social.
La GPEC
• Le SIRH facilite la gestion prévisionnelle des emplois et des
compétences puisqu’il va permettre de :
- Faciliter le travail de recherche d’une personne, qui
appartient à l’entreprise ou qui figure sur les candidatures
et qui possèderait le profil recherché.
- Définir les caractéristiques d’une offre,
- Mesurer les écarts entre les compétences d’une personne
et les exigences du poste qu’elle occupe, afin de ne pas
avoir de personne sur ou sous profilé par rapport au poste
occupé,
- Préparer les différents entretiens et le plan de formation
par rapport aux écarts constatés ci-dessus.
- Donner un accès au salarié pour qu’il mette à jour les
données le concernant (CV, demande de formation, etc.).
La prévision de la masse salariale
• Étant donné, que la masse salariale évolue en fonction
de plusieurs critères, le SIRH va permettre de réaliser des
simulations en croisant plusieurs critères relatifs à :

- l’évolution mécanique des salaires et des carrières en


fonction du temps,

- l’évolution quantitative et qualitative des personnes,


facteurs liés à la GPEC,

- l’incidence des politiques salariales à différents niveaux.


Le pilotage et le contrôle de gestion sociale
• Pour n’importe quel domaine, le SIRH doit être capable d’élaborer les
indicateurs que l’on souhaite et les présenter sous différentes formes.
• La plupart des entreprises utilisent le bilan social pour obtenir un grand
nombre d’indicateurs. L’étude du bilan social va permettre d’obtenir des
tableaux croisés, des graphiques, ces derniers vont être utiles pour
répondre aux enquêtes de certains organismes mais aussi indispensables
pour le pilotage effectué par les RH.
• Les entreprises se basent aussi sur des tableaux de bord de GRH qui vont
avoir pour objectif d’aider à prendre les décisions nécessaires pour
obtenir en permanence les ressources nécessaires au bon endroit.
• C’est à partir de là que nous pouvons voir le rôle important que peut
jouer le SIRH. Il va permettre de collecter et de faire circuler les
informations entre la DRH et les salariés. Les salariés pourront donc
interagir plus facilement et efficacement avec la DRH en un temps
réduit.
• Le salarié devient alors la source des informations et le destinataire des
résultats du traitement effectué par le gestionnaire. Le salarié est le
début et la fin du processus! Le gestionnaire applique les règles de
gestion et contrôle la validité et la mise à jour des informations du SIRH.
2.6,Structure des décisions de la Fonction RH
• Généralement, les décisions sont hiérarchisées en niveaux
interdépendants aux rôles complémentaires, faisant appel à différentes
techniques de prise de décision. Dans une hiérarchie de décisions
cohérente, on distingue trois niveaux de décisions
• L'administration du personnel exécute les procédures concernant
la situation des individus.
• Les décisions stratégiques ou pilotage de l'évolution sociale globale.
• La gestion du personnel concerne les décisions collectives.
• Pour être capable de participer aux choix de politique générale et d'établir des
politiques sociales intégrées à la stratégie de long terme, la direction du
personnel doit mener des études prévisionnelles anticipant les effets
économiques et sociaux des scénarii envisagés au sein du comité de direction.
Elle se dote des capacités matérielles et humaines nécessaire à ces études
d'impact prévisionnel. Les informations de base proviennent des systèmes de
gestion et d'administration mis en place, intègrent les informations collectées
sur l'environnement et les hypothèses d'évolution.
• Certaines décisions sont qualifiées de structurées, lorsqu'elles sont
définies par des routines administratives, ou calculables au moyen
d'un algorithme connu du décideur. Les décisions de routine
résultent de l'application du droit social, et du respect des
procédures standard que l'organisation a accumulé au cours de
son développement par la maîtrise progressive des conditions de
réussite dans son environnement. Certaines décisions de routine
sont d'ordre coutumier : chacun s'y soumet naturellement, par
habitude, sans remettre en cause des usages qui relèvent plus de
la culture de l'organisation que de l'action.
• Citons à titre d'exemple, les pratiques de notation du personnel en
usage dans de nombreuses administrations dont le caractère rituel
les prive de portée pratique, alors que leur forme quantifiée
donne une illusion d'objectivité.
• Les décisions dites "non structurées", par opposition aux
précédentes, traitent de problèmes complexes ou nouveaux dont
la résolution fait appel au jugement, à l'intuition, aux capacités
d'anticipations, et à la créativité du décideur.
Les quatre dimensions de l’information RH
Les acteurs et l'organisation de la fonction
• C'est une fonction partagée entre la direction du personnel,
éventuellement des spécialistes des services du personnel, les
relais hiérarchiques, le personnel et ses représentants. Ce
partage diffère selon la taille de l'entreprise et sa volonté
d'assurer complètement le développement de la fonction RH.
• Dans les P.M.E, la fonction est rarement dotée de
professionnels : le rôle de directeur des RH est incarné par le
chef d'entreprise ou un secrétaire administratif. La fonction est
limitée à l'administration du personnel, au besoin avec l'aide de
conseils externes, et aux ajustements individuels pratiqués par
une hiérarchie polarisée (orientée sur la production).
• Il n'y a généralement pas de partenaires sociaux, et le droit
social y est souvent vécu comme une ingérence coûteuse de
l'Etat, sources de complications jugées inutiles.
• A l'opposé, la "grande entreprise" a les moyens de se doter
de professionnels de haut niveau. La direction du personnel
conçoit des politiques intégrées à la stratégie de long terme
de l'entreprise (intégration verticale) et cohérentes entre
elles (intégration horizontale). Elle se donne les moyens de
les mettre en œuvre (animation de l'encadrement,
procédures et supports matériels) et s’ensuit l'application
(contrôle et correction).
• La négociation ou l'information des instances représentatives
du personnel permet d'affiner les décisions et de convaincre
les partenaires sociaux de leur légitimité. La direction du
personnel est responsable de la qualité de la communication
qui la relie aux salariés par l'intermédiaire de la hiérarchie et
des représentants du personnel.
• Ses performances sont discernables indirectement sur le
terrain, au sein des équipes de travail : c'est la hiérarchie qui
incarne au quotidien et traduit en action les différentes
politiques du personnel.
• Dans les très grandes entreprises, la direction personnel
du siège comprend des services spécialisés dans la
préparation des décisions politiques, qui assurent le suivi
de leur application par les services du personnel des
établissements et le relais hiérarchique. Certaines grandes
entreprises ont une fonction Personnel rigidifiée par une
conception bureaucratique de leur fonctionnement, où le
règlement administratif devient un carcan inadapté aux
innovations sociales.
• Dans le cas favorable d'entreprises plus dynamiques, les
politiques sociales sont diffusées dans leur esprit par une
communication claire des règles du jeu et de leur
légitimité. Elles sont appliquées avec intelligence et
rigueur à tous les niveaux hiérarchiques concernés, si les
procédures sont adaptées, simples et compréhensibles
TROISIEME PARTIE

PROCESSUS D’IMPLANTATION DU SIRH


• Mettre en place un nouvel outil SIRH, mais pas sans une
méthodologie éprouvée de pilotage de projet, au risque
de développer un outil décalé de la réalité et peu adapté
aux processus RH des clients.
• Un SIRH possède de nombreuses fonctionnalités, depuis
les plus traditionnelles comme la paie et la gestion
administrative du personnel, jusqu’aux plus
sophistiquées comme les plateformes de formation, la
gestion des compétences et carrières, celle des
entretiens individuels…
• Le SIRH est un système intégrant plusieurs de ces
fonctions, qui sont par nature très hétérogènes, puisque
certaines sont quantitatives, codifiées et automatisables
(paie, gestion des temps…), d’autres essentiellement
qualitatives (GPEC, aide au recrutement…)
• Comment développer un outil performant, qui, tout en
étant adapté à la réalité, est capable à la fois d’évoluer
dans des contextes futurs et de rester intuitif, accessible
et compris de tous ?
• D’une entreprise à l’autre, les projets SIRH sont portés
par des objectifs et des ambitions différents. Toutefois,
quel que soit le projet mis en œuvre, les investissements
financiers et humains réalisés sont importants. Que faut-
il mettre en œuvre pour réussir son projet SIRH ?
• Chaque projet SIRH doit être préparé en suivant une
méthodologie adaptée, la plupart des entreprises ont
suivi ces grandes phases classiques ci-dessous indiqeés.
Le succès d'intégration d'un projet SIRH est garanti par la
chronologie et la qualité des étapes suivantes :

• 1 - Etude préalable
Définition des besoins
Fixation des objectifs
Evaluation du retour sur investissement et des
indicateurs
Elaboration du cahier des charges
• 2 - Choix de la solution

Etude de marché

Analyse des solutions retenues

Choix de la solution

Elaboration du projet d'intégration


• 3 - Préparation de l'intégration

Synchronisation des composantes techniques

Adaptation et paramétrages de la solution

Définition de la communication et de la

promotion de la solution
• 4 - Intégration
Suivi du projet d'intégration
Application des mesures correctives
Phase pilote
Formation des utilisateurs et des
administrateurs
Conduite du changement et communication
• 5 - Post projet

Evaluation du projet

Vérification qualitative et quantitative

Identification des mesures d'amélioration


Comment réussir l’implantation d’un SIRH ?
• Comment décliner la stratégie de l’entreprise en stratégie RH ? Le
projet RH doit s’intégrer dans le projet global de l’entreprise. Ce n’est
pas le projet de la DRH mais le projet RH de l’entreprise. Le choix de
la solution et les moyens mis en œuvre dépendent de cette volonté
d’entreprise. Le projet doit être abordé d’un point de vu stratégique
et organisationnel en plus de son aspect technique.
• Travailler en mode projet : le mode projet nécessite en plus d’avoir
des connaissances informatiques (culture informatique) pour
comprendre et analyser le SI opposé. Si les enjeux sont très
importants, il est judicieux de s’associer les services d’un consultant
extérieur en assistance à la maîtrise d’ouvrage.
• Mettre en place un binôme DRH et DSI (Direction des Services
Informatiques). Pour les gros projets, on pourra mettre en place un
DSI RH qui est responsable du projet SIRH. Dans tous les cas, il est
indispensable de mettre en place une véritable cohésion entre
l’informatique et les ressources humaines.
• Dans le cahier des charges du projet, le rôle de chacune des parties
quant à la décision, la validation, le budget, devra avoir été clarifié
en préalable par la direction générale.
• Il faut redéfinir les processus RH en fonction de la stratégie : Une simple mise à
plat des processus est souvent suffisante, on parle de l’organisation actuelle, on
regarde l’organisation cible et on fait une étude d’analyse et de mesures des
écarts. Il faut définir les attentes en termes d’amélioration de la qualité, de
réduction des coûts et des délais, de temps dégagé pour d’autres actions, de
respect des procédures et en terme d’accroissement de la partie managériale.
Une démarche processus permet d’orienter les missions RH en fonction du
client interne qui peut être la direction, l’encadrement ou les salariés. Il est
important de décrire les processus de façon simple ; ex : administrer les
dossiers du personnel ; 3étapes : créations du dossier, administration du
dossier et clôture du dossier.
 produire la paie et ses annexes : Recueil des éléments de paie, calcul et
versement de la paie, productions des états et des déclarations post paie, et
information des régimes prévoyance et de retraite.
 suivre les temps et les congés ;
 former le personnel, définition du temps de formation, mise en place du plan,
analyse des effets et bilan annuel ;
 recruter et gérer la mobilité : pour ce faire, recensement des besoins à court et
moyen terme, gestion des viviers de candidats et prospection et sélection de
candidat.
 régulation sociale : les relations avec les instances de représentations du
personnel et négociations collectives.
 piloter les RH : production du bilan social, réalisation de tableaux de bord.
• Faire une étude préalable des besoins : faisabilité technique
et financière. C’est une étape fondamentale dans la réussite
du projet et cette étape est la définition du cahier des
charges. Pour ne pas sous-estimer le planning de réalisation,
il faut prévoir différentes phases dans le temps avec les
budgets ad-hoc.
• Ces phases peuvent avoir différents aspects et monter en
charges successives ou des mises en place module par
module : GTA, paie et gestion administrative. Il faut aussi
analyser et budgétiser le total des coûts avant, pendant et
après en acceptant qu’un retour sur l’investissement soit très
difficile à calculer dans un projet RH.
• Evaluer de façon précise le coût total sachant que le prix du
logiciel ne représente en moyenne que 20% du coût global
du projet.
• Prévoir les coûts de maintenance, de formation, de
développement spécifique ultérieurs.
• Eviter l’attraction technologique lors du choix du produit;
• Anticiper sur les conséquences de la mise en place;
• Rester très prudent sur les gains escomptés et annoncés;
• Accompagner le changement;
• Maîtriser les coûts et délais;
• Converser un lien social même s’il est différent :
L’informatisation risque d’amoindrir les contacts humains
notamment entre les services RH et les salariés. Le portail RH
ou intranet RH peut se substituer aux relations humaines.
Pour garder du lien social, on peut par exemple organiser des
réunions autour de thèmes RH particuliers, on peut
organiser des visites régulières sur les sites et organiser des
réunions autour du SIRH sur des évolutions attendues voire
des critiques et on peut aussi organiser un club utilisateur.
Quels sont les enjeux de la GRH par rapport au SIRH ?
• En 2004, Jean-Marie Peretti distingue 4 différentes motivations et
problématiques par rapport à la mise en place d’un SIRH :
 Optimisation des processus RH : le SIRH doit permettre de faciliter
la gestion des savoirs, la diffusion des connaissances, le
développement des compétences requises, la mobilisation et la
conservation de ces compétences, la motivation des collaborateurs,
 Mondialisation : les pratiques de gestion des ressources humaines
doivent répondre à la logique mondiale et locale.
 Centralisation des données : pour accompagner la stratégie de
l’entreprise, la fonction RH a besoin d’une vision globale de ses
ressources (paie, formation, GPEC…).
 Responsabilisation des acteurs : le SIRH doit permettre la
décentralisation vers les directions opérationnelles, puis vers
l’encadrement et les salariés (ex: planning de formation, congés).
(F. Bournois, S. Point, J. Rojot, J-L. Scaringella, 2007, p. 331)
• Ces derniers leur adjoignent quatre autres problématiques :
 Politique de transparence : fournir des services sous forme
d’informations et de rapports (offres d’emploi, actualités,
rapport annuel, rapport développement durable…).
 Intérêts recherchés: traiter avec le maximum de facilité (par
l’automatisation) et de sécurité les tâches administratives et
de paie ; participer à la mise en place de nouveaux outils de
gestion des RH ; compléter les outils de gestion.
 Performance: gain de productivité, optimisation et maîtrise
des flux d’informations, réduction des délais, maîtrise des
coûts et plus grande disponibilité vis-à-vis des collaborateurs.
 Recentrage de la fonction RH: se libérer des tâches
fastidieuses et répétitives pour se consacrer à des tâches à
plus grande valeur ajoutée.
• La mise en place d’un SIRH entraîne un recentrage sur le cœur de
compétences et une modification du pouvoir. Les nouvelles
technologies participent donc à l’évolution de la fonction RH et
renouvellent les rôles et missions de ses managers dans
l’entreprise. Il y a deux enjeux cachés :
 un enjeu de pouvoir : le SIRH permet d’accroitre la productivité,
améliore l’efficacité des gestionnaires prenant des décisions pour
répondre aux besoins de l’entreprise, permet de contrôler et
mesurer l’évolution du personnel, permet de faire des projections
selon différents scénarios. Par le SIRH, les RH deviennent des
acteurs à part entière et incontournables dans le management de
l’entreprise, des business partners.
 Un enjeu de crédibilité : le SIRH permet de montrer le rôle
indispensable et méconnu de la fonction RH, avec l’implication du
personnel dans la gestion de l’information liée au processus de
GRH. (F. Bournois, S. Point, J. Rojot, J-L. Scaringella, 2007, P332).
Les avantages d’un système d’information RH
• Les avantages d’un SIRH sont énormes. Ils portent sur le travail
(son organisation et ses finalités), la motivation des utilisateurs et
le renforcement de l’image de marque de l’entreprise.

• Un SIRH permet une gestion optimale des dossiers individuels. Il


offre des possibilités de gérer et de restituer les éléments du
dossier personnel par :

 la création des éléments minima d’un dossier ;

 la gestion administrative et financière ;

 les restitutions individuelles (fiche de synthèse, CV, informations,


retraite, bulletins de salaire).
• Le SIRH est aussi une base de données (mémoire évolutive d’une
structure). En ce sens, il dispose de fonctions relatives à
l’organisation des moyens et compétences. Elles permettent de :
 gérer les structures administratives (unités structurelles),
 gérer les postes et les données les concernant (fiche de poste,
fiche de fonction, compétences, activités, )
 affecter judicieusement les ressources humaines,
 répartir les moyens entre les services et de gérer leur
consommation (nombre de fiches de demande de congé, blouses
de travail, autres avantages),
 Le gain de temps : une fois que le système d’information est bien
paramétré, les entreprises gagnent beaucoup de temps,
 Le gain d'argent : sous forme d'économie, les entreprises ne sont
plus obligées d'avoir plusieurs personnes qui vont retraiter les
données pour créer des rapports, pour consolider, etc.
 Le fait de centraliser les informations : c’est intéressant pour les
PME qui ont une composante internationale dans le sens où
elles peuvent consolider les données qui viennent d'autres
filiales. Cela est de plus en plus possible grâce aux applications
Web. Une fois l’application installée, l’entreprise y accède
depuis n'importe où, l'application peut être déployée dans
n'importe quel pays.

 La distribution de l'information : c’est-à-dire donner accès à


l'information aux personnes que l’entreprise souhaite selon les
droits paramétrés.
• En plus de tous ces avantages, le SIRH offre des
fonctions transversales et des utilitaires qui peuvent
être :

 des fonctions de recherche et d’édition,

 des outils permettant de créer des transactions de saisie


de masse, de demande, d’avis …

 des possibilités de développement du serveur vers


d’autres types d’objectifs.
• Précautions Toutefois, la tenue d’un SIRH exige
l’observation de quelques règles préventives. Comme
tout outil de travail, un SIRH se préserve contre toutes
situations malencontreuses telles que :
- le piratage des données,
- les accès insécurisés,
- la perte des données,
- La mauvaise manipulation des données
• Ce constat renvoie à une prise de mesures de sécurité,
de la duplication des données et de leur sauvegarde
dans des armoires ignifugées, la formation des
utilisateurs, la mise à jour des données, etc..
Les limites du SIRH
• D'abord, les limites culturelles. Ce n'est qu'un outil à la disposition des
personnes qui maîtrisent le métier.
• La culture du changement est fondamentale dans tout projet SIRH.
Par exemple, la possibilité de s'auto-former grâce à Intranet est
beaucoup plus limitée que ce qu'on a cru.
• Il y a souvent un risque d'acheter trop de fonctionnalités d'un produit
pour finalement ne pas s'en servir car on n'a pas le temps à consacrer
pour ce sujet (ex : la gestion des compétences).
• Le rapport coût et intérêt de la réponse aux besoins est souvent
primordial.
• Ensuite, il y a toujours des limites techniques. La gamme des produits
est large et chaque produit possède ses propres limites techniques.
• De plus, il y a forcément un écart entre ce que présente
commercialement le fabricant et ce que fait le produit réellement.
• Dans tous les cas, prestataires et clients ont des intérêts communs et
personne n'a intérêt à ce que le projet aboutisse à un procès.
Les Raisons de l’échec du SIRH
• La non clarification des objectifs;
• Un système qui ne résout pas le problème réel;
• Mauvaise sélection du produit (logiciel) et du fournisseur
(éditeur);
• Faible implication des utilisateurs;
• La planification néglige l’impact sur les procédures
administratives;
• Manque d’expertise en conception de fonctionnalités HR;
• Sous-estimation des efforts de conversion (changement);
• Attentes irréalistes;
• Manque totale de plan de gestion des enregistrements;
• Manque de flexibilité et d’adaptabilité;
• Mauvaise interprétation des spécificités des RH;
• Faible communication entre les RH et le Système d’information;
• Inadéquation du programme de simulation.
Comment la D.R.H. vit sans SIRH?
• De manière générale l'absence de S.I.R.H. oblige à passer
beaucoup de temps sur des tâches administratives (ex : imprimé
pour les déclarations fiscales, du 1,5 ou 2% de la masse salariale
que l'on doit utiliser pour la formation ; rédaction des contrats de
travail...).
• Sans S.I.R.H. certaines fonctionnalités sont compliquées ou
impossibles (ex : faire des paies de simulation chaque mois avant
de passer à la paie réelle des salariés).
• De plus, on doit répéter énormément d'informations stockées à
plusieurs endroits (fichiers bureautiques répétés dans différents
services). Ceci entraîne aussi une perte d'informations dans
certains cas.
• Enfin, elle ne nous permet pas d'aller aussi loin dans l'analyse
que ce qui est aujourd'hui nécessaire (ex : prévoir l'évolution de la
masse salariale, optimiser le plan de formation, développer des
interfaces en entrées et en sorties...). De plus, cela rend plus
difficile le passage d'informations entre Directions (ex : le passage
de la paie en comptabilité, qu'elle soit analytique ou non).
Conclusion
• Le SIRH n’a cessé de se développer. Il a amené de nombreux
avantages non négligeables tels qu’une meilleure productivité
(rapidité, moins d’erreurs, etc.), une fiabilité accrue et un gain de
temps. Les bénéfices d’un tel SI portent également sur le travail
(unification de la structure, son organisation et ses finalités) et
permettent d’avoir une vision générale des processus et des flux
d’information, de motiver les utilisateurs et de renforcer l’image
de marque de l’entreprise.
• Il est nécessaire d’être vigilant, lors de la constitution d’un SIRH, à
la fiabilité des données, à l’historique de celles-ci. Des mesures de
précaution sont notamment à prendre pour assurer la pérennité
et l’atteinte de l’objectif de l’entreprise.
• Les entreprises sont inquiètes concernant la sécurité des données
de l’entreprise. Ainsi, les DSI doivent accompagner les DRH pour
que les technologies liées à la sécurité (Ex: détection d'intrusion),
soient implémentées avec rigueur, et éviter toute déconvenue.
• Avoir un SIRH représente un danger face au piratage des données,
aux accès non sécurisés et à la perte des données. Ce constat
impose des mesures de sécurité : autorisation d’accès, duplication
et sauvegarde des données dans des armoires ignifugées.
• Une question peut se poser : « comment protéger ses données
informatiques ? ». Au cas où un pirate parviendrait, malgré tous
les efforts de l’entreprise, à supprimer les données de cette
dernière, il est important de les sauvegarder, régulièrement, sur
plusieurs supports (disques durs externes, des clés USB ou des
DVD). Des gestes simples peuvent être utilisés :
- Verrouiller son écran d’ordinateur en toute circonstance ;
- Renforcer le mot de passe en combinant des lettres (majuscule ET
minuscule), des chiffres et des caractères spéciaux (%, $, £, etc.) ;
- Garder son mot de passe dans un endroit sécurisé ;
- N’imprimer que les documents utiles.
• N.B: Le SIRH a été intégré dans la stratégie des Ressources
Humaines, mais aussi dans la stratégie globale de
l’entreprise. Sa rapidité et son efficacité offrent un gain de
temps considérable. Le SIRH a amené une vision globale des
processus et flux d’information. Cependant, les risques sont
nombreux (faille dans la sécurité, piratage des données,
problèmes de sauvegarde, etc.).
• De ce point de vue, il est capital que les entreprises prennent
ces problèmes en considération en trouvant des solutions
pour la sécurisation de leurs données. Toutes ces solutions
nécessitent souvent, lorsqu'elles répondent à des besoins
importants, un dialogue avec un intégrateur. Le rôle de ce
dernier est de conseiller l'entreprise dans les choix qui lui
permettront de concrétiser la politique de sécurité et de
sauvegarde des systèmes et données qu'elle souhaite mettre
en place.