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les outils de la

gestion de projet

Sommaire

Objectifs de la gestion de projet

Les étapes du projet

Les outils de gestion de projets

Paramétrage de l’outil

PROJET : « ensemble des actions à entreprendre OBJECTIFS DE LA GESTION DE PROJET


afin de répondre à un besoin défini dans des dé-
lais fixés ». La « gestion de projet » ou « conduite de projet »
Délimité dans le temps avec un début et une fin, est le mode d’organisation garantissant que le
mobilisant des ressources identifiées durant sa projet réalisé par le maître d’œuvre répond aux
réalisation (humaines et matérielles), un projet se attentes du maître d’ouvrage.
définit également par un coût et fait donc l’objet Ce mode de gestion assure également que le
d’une budgétisation de moyens ainsi que d’un bilan projet aboutit dans les conditions de coûts et de
indépendant de celui de l’entreprise. délais prévus lors de son initialisation, indépen-
damment de sa « fabrication propre ». L’objectif
La difficulté dans la conduite de projet réside en d’une gestion de projet consiste donc à assurer la
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s grande partie dans la multiplicité des acteurs qu’il coordination des acteurs et des tâches dans un
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sCedex mobilise. En effet, l’expression du besoin et la sa- souci d’efficacité et de rentabilité.
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R tisfaction de ce besoin sont portées par des ac-
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oppement teurs généralement distincts. LES éTAPES DU PROJET
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Cette notice vous explique comment gagner en Pour répondre à une exigence de qualité, un pro-
temps et en efficacité grâce aux outils de gestion jet doit suivre différentes phases au terme des-
de projet. quelles des points de contrôle sont définis.

Améliorer l’organisation de l’entreprise | Janvier 2007 1


Chaque étape fait l’objet d’un livrable et d’une validation LES OUTILS DE GESTION DE PROJETS
à partir d’un document spécifique. Cela permet de maî-
triser la conformité des livrables, de la définition des be- Avant de se lancer dans la réalisation de l’ouvrage, il est
soins, ainsi que de s’assurer de la concordance entre les nécessaire de prendre le temps de découper le projet en
objectifs de coûts et de délai. tâches afin de planifier l’exécution de ces tâches et de
définir les ressources à mobiliser.
Ces étapes de validation permettent de déceler les non- Les outils suivants généralement utilisés vous permet-
conformités au plus tôt et de s’adapter aux nouvelles tent d’automatiser la gestion du projet, communiquer
contraintes dues aux aléas non prévus initialement. La les résultats (tableau de bord, états d’analyse élaborés…)
maîtrise du temps alloué à chaque tâche est primordiale ainsi qu’une traçabilité.
et l’analyse des risques est indispensable.
Le terme de jalon est utilisé pour désigner les événe- FONCTION PLANNING
ments sensibles de la réalisation du projet nécessitant
un contrôle. Chaque jalon permet de vérifier que les „„ Diagramme de Gantt
conditions nécessaires à la poursuite du projet sont réu- Le diagramme de Gantt est un outil permettant de mo-
nies. On désigne par le terme d’échéancier ou jalonne- déliser la planification de tâches nécessaires à la réali-
ment l’enchaînement des dates des jalons. sation d’un projet.
Le processus de développement peut être découpé de la Le temps estimé pour une tâche se modélise par une
manière suivante : barre horizontale dont l’extrémité gauche est position-
née sur la date prévue de démarrage et l’extrémité droi-
te sur la date prévue de fin de réalisation. Les tâches
ÉTUDE PRéALABLE
peuvent s’enchaîner séquentiellement ou bien être exé-
Cette phase permet de prendre conscience du projet, cutées en parallèle.
puis d’étudier l’objet du projet pour s’assurer que sa Dans le cas où les tâches s’enchaînent séquentiellement,
mise en œuvre est pertinente et qu’il entre dans la stra- des relations d’antériorité peuvent être modélisées par
tégie de l’entreprise. une flèche partant de la tâche en amont vers la tâche en
aval. La tâche en aval ne peut être exécutée tant que la
CONCEPTION DéTAILLéE tâche amont n’est pas réalisée.
(Illustrationpage suivante)
Cette phase, qualifiée aussi d’avant-projet, doit se
conclure par la mise au point de documents formalisant Il est généralement possible (et utile) de faire apparaî-
le projet et indiquant les conditions organisationnelles tre des ressources, humaines ou matérielles, sur le dia-
de déroulement du projet. On retrouve ici les spécificités gramme, afin d’estimer les besoins et donner une idée
fonctionnelles, l’étude générale… du coût global.
RéALISATION
„„ Calendrier
Il s’agit de la phase opérationnelle de création de l’ouvra- La visualisation du calendrier permet de savoir quelles sont
ge. Elle est menée par la maîtrise d’œuvre, en relation les tâches qui débutent et se terminent mois par mois.
avec la maîtrise d’ouvrage. Cette phase commence par
l’étude détaillée, puis la programmation, et se clôture
GESTION DOCUMENTAIRE
par la phase de test et la validation du projet.
Les outils de gestion de projet offrent un système de
MISE EN OEUVRE gestion de documents qui permet d’associer des fichiers
à chaque projet. Ainsi, les documents de suivi de projet
Cette phase commence par la réception de l’ouvrage peuvent être verrouillés par un utilisateur, ce qui protège
provisoire et permet une exploitation sous contrôle ces fichiers contre la suppression ou la modification par
(ex : automobile). un autre utilisateur.
Des options permettent également de gérer les versions
des documents et l’arborescence de répertoire.
ÉVALUATION

Il s’agit de la mise en production de l’ouvrage, c’est-à- NOTIFICATION PAR EMAIL


dire s’assurer que l’ouvrage est conforme aux attentes
des utilisateurs et faire en sorte que son « installation » Cette fonction permet une très bonne communication
et son utilisation se déroulent correctement. au sein d’une équipe projet.

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DIAGRAMME DE GANT

Chaque utilisateur peut choisir de recevoir un e-mail à COMMUNIQUER AVEC L’éQUIPE PROJET
des moments précis :
€€Lorsqu’une tâche lui est assignée, Les outils de gestion de projet mettent souvent à dispo-
€€Lorsque l’une de ses tâches est modifiée, sition des outils de communication entre les membres
€€Lors de la publication d’un nouveau document dans du projet. Vous pouvez ainsi envoyer des messages à
la gestion documentaire, un utilisateur en particulier ou à tous les membres de
l’équipe projet.
Vous pouvez aussi créer et gérer un forum de discussion
GESTION DES TâCHES dans chacun de vos projets. Les forums permettent à
Le cœur du système d’un outil de gestion de projet est l’équipe de communiquer efficacement.
orienté sur la gestion des tâches.
Pour chaque tâche d’un projet, les informations suivan- GESTION DES COûTS
tes sont présentes :
€€Date de création Les outils de gestion de projet permettent également d’af-
€€Auteur fecter, pour chaque tâche, des personnes et des ressour-
€€Titre ces. Il est également possible de définir les coûts horaires
€€Avancement des intervenants et les achats externes à effectuer pour
€€Objectif chaque tâche afin d’estimer le budget prévisionnel d’un
€€Pièces jointes... projet.

Grâce à tous les détails présents, vous pouvez faire un Dans la phase de réalisation du projet, chaque interve-
suivi adéquat de chaque tâche et assurer le bon dérou- nant peut indiquer le temps réellement affecté à chaque
lement du projet. tâche et les achats réalisés. Il est ainsi possible de mesu-
Dans la majorité des projets, certaines tâches ne peu- rer les écarts entre le prévisionnel et le budget réel.
vent débuter tant qu’une autre tâche n’est pas accom-
plie. Ceci peut s’avérer difficile à gérer lorsque votre pro- IMPORTATION ET EXPORTATION DE DONNéES
jet est complexe et contient beaucoup de tâches. Ces
outils de gestion de tâches permettent de répondre à Les outils de gestion de projet permettent de réaliser
ces problèmes. des importations et exportations des données stockées.

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Cette option peut être intéressante pour transférer des Dans ce type de logiciel, l’accès aux statistiques est
données dans un logiciel de gestion commerciale, ges- configurable. Les chargés de projet peuvent ainsi avoir
tion de stock, ERP… accès aux différentes statistiques telles que :
(Illustration ci-dessus) €€état des tâches (réalisées, incomplètes …)
€€utilisateurs
€€…

PARAMéTRAGE DE L’OUTIL Chaque utilisateur peut lui aussi avoir accès aux statisti-
ques propres au(x) projet(s) au(x)quel(s) il participe. Il a
GESTION DES UTILISATEURS donc accès aux tâches qui lui sont assignées, aux dates
Grâce aux outils de gestion de projets, vous pouvez gérer limites de réalisation de celles-ci…
plusieurs projets à la fois et assigner plusieurs projets à
un même utilisateur. SéCURITé ET DROITS D’ACCèS
L’utilisateur faisant partie de plusieurs projets distincts
peut avoir des droits d’accès différents selon les pro- L’administrateur de l’outil de gestion de projet a tous
jets. les droits. Il a la possibilité de consulter, modifier, créer
ou supprimer les tâches ou les projets. Dans un en-
Chaque tâche inscrite dans l’outil de gestion de projet vironnement classique d’entreprise, le nombre d’admi-
est assignée à un utilisateur. En revanche, tous les utili- nistrateurs est limité afin d’optimiser le niveau de sé-
sateurs ayant les droits spécifiés préalablement peuvent curité.
consulter l’ensemble des tâches se référant au projet
en cours. Le droit des utilisateurs est tout à fait différent de l’ad-
ministrateur. Les droits d’accès varient selon la fonc-
tion et l’utilisation, par exemple : publieur, lecteur, ré-
STATISTIQUES ET RAPPORTS
dacteur…
La personne en charge de la maintenance de l’outil de Cette décomposition des droits d’accès permet de sé-
gestion de projet (administrateur) a la possibilité d’accé- curiser l’ensemble des données du projet et de limiter
der aux différentes statistiques mises à disposition par les risques de perte ou destruction des éléments du ou
l’outil de gestion de projet. Le type de statistiques dispo- des projets.
nibles peut varier selon le logiciel utilisé. L’administrateur
a le plus souvent accès aux rapports sur les comptes de
PRéFéRENCE DES UTILISATEURS
tous les utilisateurs, ce qui permet de donner une vue
d’ensemble des activités de chaque utilisateur. Chaque utilisateur d’un outil de gestion de projet peut
Il peut ainsi avoir un regard sur l’avancement des projets généralement établir ses préférences et ainsi personna-
ainsi que sur les rapports de tâches. liser le logiciel.

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Cet outil vous permet de modifier des options telles que :
€€Le mot de passe
€€L’affichage
€€Les paramètres de tri des données
€€Le nombre de mois / semaines à afficher dans le
calendrier ou le diagramme de Gantt
€€Les abonnements aux sous-dossiers de gestion de
documents (gestion des notifications par courriel)

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