PROCEDIMIENTO DE REALIZACIÓN DE AUDITORIAS DE CALIDAD

CON EQUIDAD DE GÉNERO

Versión: Borrador 03 de Versión 01 del 25/05/2009

Aprobado por: Inmujeres

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Índice

Índice.......................................................................................................................................................1

1 OBJETIVO/ CAMPO DE APLICACIÓN.............................................................................................2

2 REFERENCIAS........................................................................................................................................2

3 DEFINICIONES.......................................................................................................................................2

4 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.....................................................................................................3
4.1 PLANIFICACIÓN ..............................................................................................................................3
4.2 CONFORMACIÓN DEL EQUIPO AUDITOR..................................................................................3
4.3 PLAN DE AUDITORIA......................................................................................................................4
4.4 DIAGNÓSTICO .................................................................................................................................4
4.5 REALIZACION DE LA AUDITORIA ................................................................................................4
4.6 CLASIFICACIÓN Y REDACCIÓN DE HALLAZGOS.......................................................................8
4.7 INFORME DE AUDITORIA ..............................................................................................................8
4.8 ACCIONES CORRECTIVAS..............................................................................................................9
4.9 MANTENIMIENTO DEL SELLO DE CALIDAD CON EQUIDAD DE GÉNERO............................9

5 REGISTROS.............................................................................................................................................9

6 TABLA DE REVISIONES.......................................................................................................................9

7 ANEXOS....................................................................................................................................................9

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1 OBJETIVO/ CAMPO DE APLICACIÓN

El presente documento describe las acciones a seguir para la realización de las auditorias para
el otorgamiento del Sello de Calidad con Equidad de Género según el Modelo de referencia.
Esto incluye la realización del Diagnóstico, la Auditoria y la elaboración de informes por parte
de los/as auditores/as para las organizaciones o empresas postulantes al Sello.

Se aplica a los/as auditores/as y expertos técnicos/as seleccionados por Inmujeres*.

2 REFERENCIAS

o Modelo de Calidad con Equidad de Género

o Reglamentos, documentos y procedimientos establecidos por Inmujeres2

o Procedimiento de selección y evaluación de auditores

o Lista de Verificación
o Norma UNIT-ISO 19011: 2002 Directrices para la auditoria de los sistemas de Gestión
de la Calidad y/o Ambiental
o Norma UNIT ISO 17021

3 DEFINICIONES

AUDITORIA: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y

evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los
criterios de auditoria.

EVIDENCIA DE LA AUDITORIA: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra

información que son pertinentes para los criterios de auditoria; y que son verificables.

CRITERIOS DE AUDITORIA: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados

como referencia.

ALCANCE DE LA AUDITORIA: Extensión y límites de una auditoria (actividades, procesos).

EQUIPO AUDITOR: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria. Los auditores
pueden estar acompañados por un experto/a técnico/a y/o un observador/a

AUDITOR/A: Persona con la competencia requerida para llevar a cabo una auditoria.

OBSERVADOR/A: Auditor/a en entrenamiento.

EXPERTO/A TÉCNICO/A: Persona designada para asistir en la auditoria sobre aspectos

relacionados con género.

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Durante la etapa piloto estas actividades estarán a cargo del Proyecto PNUD-URU/ 08/005 “Gestión de
Calidad con Equidad”
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CONTRAPARTE: Responsable del proceso auditado.

INFORME DE AUDITORIA: Documento que presenta los hallazgos realizados durante la

auditoria en el sitio.

HALLAZGOS DE LA AUDITORIA: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria

recopilada frente a los criterios de auditoria.

FORTALEZA: Hallazgo de la auditoria que implica una superación a los requisitos establecidos.

CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.

OPORTUNIDAD DE MEJORA: Hallazgo a considerar que permite avance en el Sistema de

Gestión de Calidad con Equidad.

NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.

PLAN DE AUDITORIA: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una

auditoria.

PROGRAMA DE LA AUDITORIA: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un

periodo de tiempo determinado y dirigido hacia un propósito específico.

REQUISITOS: Exigencias que deben cumplir las organizaciones o empresas que quieran
obtener el Sello de Calidad con Equidad de Género. Están contenidos en la Lista de
Verificación y en los lineamientos del Modelo de Calidad con Equidad de Género.

4 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
4.1 PLANIFICACIÓN

Con una frecuencia anual, Inmujeres3 define el alcance y los equipos auditores, en conjunto
con el/la Referente de la empresa/organización, dejando registro en el programa de auditorias
para el otorgamiento del Sello de Calidad con Equidad de Género. La fecha de cada una de
ellas se define de común acuerdo entre el equipo auditor y el/la Referente de la
empresa/organización.

4.2 CONFORMACIÓN DEL EQUIPO AUDITOR

La selección de los miembros del equipo auditor es realizada por Inmujeres4 en base a los
Registros de Auditores/as Calificados/as para el Otorgamiento del Sello de Calidad con
Equidad de Género, y siguiendo los lineamientos del Procedimiento de Calificación y Selección
de Auditores/as.

Una vez conformado el equipo, se envían los nombres de los/as integrantes a la

empresa/organización, solicitando su aprobación.

En caso de recusación se analizan los motivos y se designan, si procede, nuevos/as

integrantes. Los motivos válidos pueden ser imparcialidad o conflictos de intereses. Inmujeres
no acepta recusación de integrantes del equipo auditor por dudas sobre su competencia
técnica.

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Cuando es aceptado el equipo auditor, se procede a la firma del contrato a los/as integrantes
del mismo.

Inmujeres entrega al equipo auditor responsable la solicitud y copia de toda la documentación

vigente (Lista de Verificación, formularios, etc.) a utilizar durante todo el resto del desarrollo del
proceso que inicia y se solicita que firmen comprobante de recepción.

El/la Referente de la empresa/organización entrega al equipo auditor toda la documentación

necesaria para la ejecución de la auditoria.

4.3 PLAN DE AUDITORIA

El/la auditor/a responsable realiza el Plan de Auditoria de forma de abarcar todos los requisitos
aplicables, las reuniones con los/las representantes sindicales, las organizaciones comunitarias
y las entrevistas con el personal. Envía dicho plan al menos 15 días antes de la fecha de la
auditoria a la contraparte correspondiente para su aprobación.

La contraparte confirma su aprobación al auditor/a responsable y define quiénes oficiarán como

contrapartes oficiales. En caso de observaciones al mismo, se resuelven en conjunto entre el/la
auditor/a responsable y la contraparte de la empresa/organización, se actualiza dicho plan y se
sigue el mismo procedimiento.

4.4 DIAGNÓSTICO

El diagnóstico es realizado por el/la auditor/a responsable en colaboración con el experto/a

técnico/a (si corresponde)5. Veinte días antes como mínimo de la fecha acordada para la
auditoria, el/la auditor/a responsable planifica la realización del diagnóstico en la
empresa/organización.

El/la auditor/a responsable realiza el estudio de la documentación, esto es, comparación de la

misma contra los requisitos e identificación de mejoras y falencias en las informaciones
contenidas en la documentación recibida.

El resultado del estudio de la documentación (hallazgos y comentarios), se registran en el

informe de diagnóstico. Algunos hallazgos pueden quedar pendientes de verificación durante la
auditoria in situ.

Si del diagnóstico surge que la empresa/organización presenta no conformidades importantes,

el/la auditor/a líder sugiere su tratamiento antes de someterse a la auditoria in situ.

4.5 REALIZACION DE LA AUDITORIA

En la fecha acordada se realiza la auditoria, en la que se verifica la implantación de un Sistema

de Gestión de la Calidad con Equidad de Género de acuerdo a los lineamientos establecidos
en el Modelo de Calidad con Equidad de Género y en la Lista de Verificación.

Las auditorias para el otorgamiento del Sello de Calidad con Equidad de Género se desarrollan
de acuerdo a la norma UNIT-ISO 19011:2002 en las instalaciones de la empresa/organización,
y constan de las siguientes etapas: reunión de apertura, auditoria in situ y reunión de cierre.

4.5.1 Reunión de Apertura

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Como primer paso, se realiza una reunión de todo el equipo auditor con un representante de la
Dirección de la empresa/organización postulante, los integrantes del Comité de Trabajo de
Calidad con Equidad, y otros/as integrantes de la empresa/organización a pedido de la misma o
del auditor/a responsable.

Esta reunión es conducida por el auditor/a responsable y durante la misma debe:

a) Presentar a todos los/as integrantes del equipo auditor y las funciones que cada uno
cumplirá durante la auditoria
b) Confirmar la finalidad de la visita
c) Confirmar el alcance de la auditoria
d) Confirmar el plan de auditoria (horarios de inicio, pausas, finalización)
e) Hacer un breve resumen de la auditoria (reunión de apertura, auditoria in situ, reunión
de auditores, reunión de cierre)
f) Aclarar que la auditoria se realiza en base a un muestreo
g) Confirmar la disponibilidad de una sala privada para la reunión de los auditores y del
equipamiento necesario (computadora, teléfono, etc.).
h) Comunicar que toda la información obtenida durante la auditoria será tratada en forma
confidencial y que los/las integrantes del equipo tienen firmados compromisos de
confidencialidad
i) Explicar la forma en que se clasificarán los hallazgos (fortalezas, oportunidades de
mejora, no conformidades).
j) Aclarar que las no conformidades halladas serán comunicadas durante el transcurso de
la auditoria, y registradas en la Lista de Verificación utilizada
k) Explicar que los resultados de la auditoria serán presentados en la reunión de cierre, a
excepción de la información derivada de las entrevistas para mantener la
confidencialidad de las contrapartes
l) Explicar el plazo de entrega del informe de auditoria

m) Informar que Inmujeres6 tiene un sistema de reclamos al cual pueden acceder

comunicándose directamente con el Instituto

n) Dar oportunidad para que los/as representantes de la empresa/organización hagan

preguntas

4.5.2 Auditoria “in situ”

Finalizada la reunión inicial, cada miembro del equipo auditor acompañado de la contraparte
asignada por la empresa/organización, inicia la auditoria de forma de verificar la correcta
implementación en la empresa/organización de los requisitos de la Lista de Verificación y del
Modelo de Calidad con Equidad de Género.

Durante la auditoria, el equipo auditor debe:

a) Cumplir con lo establecido en el plan de auditoria (actividades, horarios)

b) Conducir la auditoria con la profundidad y solvencia necesarias, haciendo preguntas
claras y pertinentes
c) Mantener un clima amigable, bajo control y evitando situaciones de tensión
d) Alcanzar los objetivos de la auditoria, evitando desvíos del tema evaluado
e) Adaptarse a la cultura de la empresa/organización donde se realiza la auditoria
f) Poseer toda la documentación necesaria
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g) Realizar reuniones con los/as representantes sindicales de la empresa/organización o

nacionales. Los/as expertos/as sindicales incluyen aquéllos que están trabajando en la
empresa/organización.
h) Realizar reuniones con organizaciones comunitarias: ONGs y otros/as expertos/as
laborales. (ej. ONGs en derechos humanos, organizaciones comunitarias, abogados
laboralistas, grupos de derechos de la mujer y la minoridad, ONGs de desarrollo, Salud
de los trabajadores/as)

Durante la auditoria, el/la auditor/a responsable del equipo evacuará cualquier inquietud a la
contraparte

Cualquier necesidad de cambios en el alcance de la auditoria que pueda evidenciarse a medida

que la auditoria in situ progresa, se revisa con la contraparte y son aprobados por él.

Las evidencias recopiladas durante la auditoria que sugieran un riesgo inmediato y significativo
(por ejemplo: flagrante discriminación laboral, violencia, acoso), se comunican sin demora a la
Dirección de la empresa/organización.

Durante la auditoria, el equipo auditor registra el cumplimiento o incumplimiento de cada uno de

los requisitos y las correspondientes evidencias en la Lista de Verificación, para posibilitar la
elaboración del informe final.

El registro de las evidencias en la Lista de verificación, especialmente cuando configuran una

no conformidad, debe:

a) Identificar claramente el hecho (ejemplo: documento y su versión, números de registro,

fechas, datos, etc.)
b) Evitar ser una opinión
c) Relacionarse directamente con el requisito aplicable (requisito, procedimiento, etc.)

Las reuniones mantenidas con los/las representantes sindicales deberán tener en cuenta las
condiciones generales de trabajo, las relaciones entre la gerencia y los/as trabajadores/as, los
reconocimientos y acuerdos colectivos y el acuerdo sobre entrevistas seguras con el/la
representante sindical y con cada trabajador/a.

Para realizar las entrevistas personales, la empresa/organización pacta con el/la auditor/a
responsable la cantidad de entrevistados/as, teniendo como criterio entrevistar el 3% de los/as
colaboradores/as de la empresa/organización, o al menos realizar dos entrevistas por área.
El/la auditor/a que realice las entrevistas con el personal, debe seguir la “Guía para Entrevistas”
que se encuentra en la Lista de Verificación.

Las situaciones que pueden conformar una no conformidad son planteadas a las contrapartes
de la empresa/organización durante el transcurso de la auditoria dando la oportunidad a las
contrapartes de expresar sus opiniones y realizar todo el esfuerzo posible para resolver en
caso de ocurrir, cualquier opinión divergente.

El equipo auditor analiza los registros y observaciones in situ, mediante las cuales, y
basándose en evidencias objetivas se verifica si se está operando de acuerdo con los
requisitos del Modelo de Calidad con Equidad de Género y de la Lista de Verificación.

El equipo auditor, evalúa la implementación de la política de género definida y la

implementación de los procedimientos referentes a los requisitos del Modelo.

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Es necesario que el equipo se organice para que la división del trabajo durante la auditoria sea
consistente y sin repetición de tareas.

Los miembros del equipo se consultarán periódicamente para intercambiar información, evaluar
el progreso de la auditoria y re asignar las tareas según sea necesario.

El/la experto/a técnico/a evalúa la implementación de los requisitos técnicos definidos en el

Modelo de Calidad con Equidad de Género y de la Lista de Verificación.

Si el/la auditor/a responsable lo considera necesario, se realizan reuniones del equipo auditor
durante el transcurso de la auditoria.

a) Se evalúa el cumplimiento del plan de auditoria y la necesidad de alteraciones.

b) Se plantean dudas de los/as auditores/as y/o expertos para consultar a Inmujeres7 si es

necesario.

c) Se uniformizan los criterios del equipo.

d) Se verifica la necesidad de alterar el plan de auditoria y/o de enfocarse en
determinados requisitos

Luego de haber concluido la auditoria in situ, se realiza una reunión del equipo auditor en la
cual se revisan las evidencias encontradas y se acuerda con el/la auditor/a responsable las
fortalezas, oportunidades de mejora y no conformidades detectadas. El/la auditor/a responsable
prepara un listado de los hallazgos detectados identificando claramente la evidencia y a que
requisito aplica, así como el Nivel que recomienda se le asigne a la empresa/organización.

4.5.3 Reunión de Cierre

Finalizada la reunión del equipo auditor, el/la auditor/a responsable debe conducir la reunión de
cierre con la empresa/organización. El objetivo principal es trasmitir las evidencias de
conformidad y no conformidad detectadas.

Participan de esta reunión la Dirección de la empresa/organización, los/as integrantes del

Comité de Trabajo de Calidad con Equidad, las contrapartes designadas por la Dirección y el
equipo auditor.

El/la auditor/a responsable debe llevar adelante la reunión y abstenerse de cualquier

observación sobre el resultado de la auditoria. También debe:

a) Recordar los objetivos de la auditoria ya mencionados en la reunión de apertura

b) Agradecer la asistencia y cooperación con el equipo auditor
c) Recordar el carácter de muestreo de la auditoria, por lo cual es importante que la
empresa/organización lo tome en cuenta
d) Explicar la forma de tratamiento de las no conformidades y los pasos que la
empresa/organización tiene que seguir para el levantamiento de las mismas
e) Presentar las fortalezas, las oportunidades de mejora y las no conformidades
detectadas, de tal manera que sean comprendidas por las contrapartes
f) Comunicar el Nivel en que se encuentra la empresa/organización de acuerdo a su
recomendación.

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g) Ofrecer la oportunidad a los otros integrantes del equipo auditor para expresar sus
opiniones
h) Responder las preguntas y observaciones
i) En caso de recibir cualquier opinión divergente relativa a los hallazgos de auditoria se
clarifican con las contrapartes y, si es posible, se resuelven. Si no se resolvieran, las
dos opiniones se registran posteriormente en el informe de auditoria.
j) Solicitar la firma del listado de los hallazgos detectados, dejando copia en la
empresa/organización.

k) Entregar a la Dirección de la empresa/organización el Formulario de evaluación del

equipo auditor para su posterior envío a Inmujeres8

l) Cerrar la reunión dando por finalizada la auditoria

4.6 CLASIFICACIÓN Y REDACCIÓN DE HALLAZGOS

Los hallazgos de la auditoria in situ y del diagnóstico, se clasifican en: Fortalezas,

Oportunidades de Mejora y No Conformidades. Cualquiera de ellos debe ser redactado de
manera tal que no diga o sugiera que es lo que se debe hacer.

Los incumplimientos a los requisitos definidos en el Modelo de Calidad con Equidad de

Género y en la Lista de Verificación, así como una desviación en la implantación de
documentos propios de la empresa/organización, son catalogados como no
conformidades.

Las oportunidades de mejora, destacan las potencialidades para mejorar el sistema.

El equipo auditor cuenta con la Lista de Verificación para definir el nivel de la

empresa/organización con los criterios a tomar para asignar el Nivel en que se encuentra la
empresa/organización. En caso que durante la auditoria el equipo auditor no pueda llegar a una
conclusión sobre un hallazgo, el/la auditor/a responsable consulta a Inmujeres9 para su
aclaración.

4.7 INFORME DE AUDITORIA

Todas las evidencias y hallazgos detectados durante la auditoria, así como el Nivel
recomendado a la empresa/organización, se registran en el Informe de Auditoria.

En el caso que en la auditoria hayan sido verificadas situaciones pendientes del diagnóstico, se
dejará expresa constancia de ello en el informe.

El informe es elaborado y firmado por el/la auditor/a responsable y el/la experto/a técnico/a si
corresponde.

El plazo de elaboración y entrega al Comité Asesor del Sello es de 15 días desde el último día
de realización de la auditoria.

En la lista de distribución del informe de auditoria deben figurar como mínimo: los/as
auditores/as, el/la experto/a técnico/a (si corresponde), la Dirección de la

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empresa/organización, el Comité de Trabajo de Calidad con Equidad, Inmujeres10 y el Comité

Asesor.

Es responsabilidad de la empresa/organización realizar la distribución interna del Informe de

auditoria

El equipo auditor entrega a Inmujeres11 las Listas de Verificación completas y el plan de

auditoria definitivo adjuntados al informe de auditoria.

Inmujeres12 tiene 30 días como máximo para convocar al Comité Asesor para que resuelva con
respecto al otorgamiento del sello.

4.8 ACCIONES CORRECTIVAS

Una vez recibido el informe de auditoria, la empresa/organización tiene que implementar en el

Plan Operativo Anual del año siguiente, el levantamiento de las no conformidades detectadas.

4.9 MANTENIMIENTO DEL SELLO DE CALIDAD CON EQUIDAD DE GÉNERO

Las auditorias para evaluar el cumplimiento de los requisitos del Sello de Calidad con Equidad
de Género en la empresa/organización se realizan anualmente.

5 REGISTROS

Informe de diagnóstico

Listado de hallazgos detectados

Programa de auditorias para el otorgamiento del Sello de Calidad con Equidad de Género

Plan de Auditoria

Informe de Auditoria

Lista de Verificación

Formulario de evaluación del equipo auditor

6 TABLA DE REVISIONES
Versión que sustituye Naturaleza de la revisión

7 ANEXOS

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