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RAPPORT DE STAGE DANS LE CADRE DE LA

PREPARATION DU DIPLOME NATIONAL D’EXPERT COMPTABLE

EVALUATION DU SYSTEME

ACHATS – FOURNISSEURS

AU SEIN D’UNE COMPAGNIE PETROLIERE

Nom du stagiaire : Hamid ATIDE

Nom du maître de stage : M. Abdelaziz ALMECHATT

Lieu du stage : Coopers & Lybrand Maroc (SA)


DIPLOME NATIONAL D’EXPERTISE COMPTABLE

RAPPORT SEMESTRIEL DU CONTROLE DE STAGE

Période du 1er janvier 1999 au 30 juin 1999

Stagiaire : Hamid ATIDE


Maître de stage  : M. Abdelaziz ALMECHATT
Contrôleur de stage : M.

I- Identification du stagiaire
Nom  : ATIDE
Prénom  : Hamid
Date de naissance  : 11 – 10 – 1973
Situation familiale  : Célibataire
Adresse
- Domicile  : Lot Al FADL, 79, N° 18 – 20 150 Casablanca
- Profession  : 101, Bd Al Massira – 20 000 Casablanca
Téléphone  : 022 50 35 19
Fax  :
Diplômes  : ISCAE (1996)
Expériences professionnelles : Analyste financier ( Groupe BCM 1996/1997)
Auditeur (Coopers & Lybrand 1998/2001)

II- Déroulement du stage 


- Date d’inscription à l’ISCAE  :  Juillet 1998
- Date de démarrage effectif du stage  : 1er septembre 1998
- Avez vous rencontré des difficultés
pour trouver un maître de stage ?  : Non
- Avez vous changé de maître de stage ? : Non
Si oui, pour quelles raisons  ? :
- Avez vous rencontré des difficultés
pour suivre les cours de l’ISCAE ? Non
Si oui, de quel ordre ?  :
- Avez vous rencontré des difficultés
pour effectuer les travaux qui vous ont
été confiés par votre maître de stage ? :  Non
Si oui, de quel ordre ? :
- Vos remarques et observations concernant le déroulement de votre stage durant ce semestre :
Expérience enrichissante dans tous les secteurs d’activité économique
III- Travaux effectués
Nombre
Nature des travaux Nature de dossiers
d’heures
1- Pratique de la tenue des comptes ou --------
centralisation.

2- Etablissement de projets de bilan et de


comptes de résultats après contrôle.
Déclarations fiscales liées au bilan. --------
Manuels d’organisation comptable,
3- Pratique de l’organisation comptable. 200
contrôle interne
4- Pratique de contrôle de gestion. ---------
Industrie, finance, services
5- Pratique de la révision des comptes. 1500

6- Pratique de l’expertise judiciaire. --------

7- Pratique du droit des affaires. Revue juridique en rapport avec les 50


diligences de CAC

8- Informatique. Revue informatique des systèmes de 300


gestion, informatisation, audit
informatique
Retraitement de consolidation selon
9- Travaux divers. 200
la norme IASC, Formation en
interne
Développement d’outils
10- Vie du cabinet. 150
informatiques de travail d’audit

Signature du stagiaire :

IV- Appréciation du maître de stage


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Signature :
V- Appréciation du contrôleur de stage

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VI- Rapport semestriel

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INTRODUCTION

Le système Achats – Fournisseurs figure parmi les zones les plus


sensibles au sein du système entreprise. Loin d’être une simple procédure
administrative d’approvisionnement, le système achats est aussi un
gisement de rentabilité non négligeable et participe parfois de façon très
pesante dans la formation du résultat de l’entreprise.

Le système achats – fournisseur est par ailleurs une zone à risque


importante et mérite de ce fait, selon le degré de sa prépondérance dans la
chaîne de production, une attention tout azimut de la part de l’expert
comptable.

Nous nous emploierons dans le présent rapport à mettre en exergue les


principaux points de dysfonctionnement identifiés au titre de notre revue
de la procédure achats – fournisseurs et à émettre en parallèle toutes les
recommandations possibles visant l’amélioration du système de contrôle
interne.

Notre approche sera développée à travers le cas d’une compagnie


pétrolière structurée autour d’un système de gestion intégrée (JD
EDWARDS).
1 RAPPEL DES OBJECTIFS DE CONTRÔLE AU NIVEAU DE
LA SECTION « ACHATS / DECAISSEMENTS »

- Séparation de tâches et contrôles d’accès :


S’assurer que les séparations de fonctions sont suffisantes

- Exhaustivité :
S’assuerer que tous les achats (retours) sont saisis et enregistrés

- Réalité :
S’assurer que toutes les factures (avoirs) enregsitrés
correspondent à des achats réels de l’entreprise

- Cut-Off :
S’assurer que tous les achats, ainsi que les produits et charges
connexes sont enregistrés dans la bonne période

- Evaluation :
S’assurer que tous les achats enregsitrés sont correctement
évalués

- Enregistrement et exactitude :
S’assurer que tous les achats, ainsi que les charges et produits
connexes sont correctement imputés, totalisés et centralisés.
2 OBJECTIFS ET ETENDUE DE LA MISSION

Dans le cadre de notre mission de Commissariat aux Comptes au titre de


l'exercice clos le 31 décembre XX, nous avons entrepris une revue des
principaux cycles comptables de la société, dont particulièrement le cycle
achats – fournisseurs.

Cette intervention a eu pour principaux objectifs :

 De mieux cerner les circuits d’élaboration et de traitement de


l’information financière et comptable ;

 D’identifier et de tester les contrôles autour du cycle comptable des


achats ;

 de proposer éventuellement des recommandations pour améliorer


le niveau de contrôle interne ;

 de dégager une opinion sur le niveau de confiance à accorder au


système étudié au regard des zones de risques les plus importantes
pouvant affecter la fiabilité des comptes annuels ; et

 de déterminer la nature, l’étendue et le calendrier de l’audit final


des comptes ;

Durant les travaux de revue, nous avons identifié et analysé les contrôles
clés des modules en support des cycles comptables revus. Nous avons
réalisé des tests limités afin de confirmer l’existence et le bon
fonctionnement des dits contrôles.

Cette revue a été effectuée dans le cadre de nos travaux de commissariat


aux comptes qui ont pour but d’émettre une opinion sur les comptes de la
société XXXX.
Etendue des travaux

Nous tenons à préciser que notre revue n'a pas couvert les aspects
d’interfaçages des données. Notre revue n'a pas non plus couvert les
modules de grand livre (GL : General Ledger).

Enfin, nous n’avons pas réalisé des travaux se rapportant aux réseaux et
aux systèmes de télécommunications. Par conséquent, nous ne pouvons
pas exprimer une opinion sur le niveau de confiance à accorder à cet
environnement et de l’impact des éventuelles faiblesses sur le système de
JDE.

Les faiblesses soulevées n’ont pas un caractère exhaustif et concernent


seulement celles pouvant avoir un impact significatif sur les comptes.
3 PRINCIPAUX POINTS RELEVES

No. RECOMMANDATION PRIORITE


1 2 3
3 Comptes fournisseurs
3.1 Les rapports des doubles paiements éventuels devraient éditer et 
revus avant l’exécution des paiements
3.2 Chaque utilisateur devrait disposer d’un seul et unique profil 
3.3 L’accès au processus des ordres d’achat par l’intermédiaire d’un 
code unique du centre de responsabilité (Business Unit) devrait
être limité et verrouillé
3.4 Les ordres d’achat devraient être générés à l’issue de la validation 
du planning des réceptions des hydrocarbures
3.5 Les ordres d’achat devraient être générés à l’issue de la validation 
du planning des réceptions des hydrocarbures
3.6 Certaines zones de l’écran de saisie devraient être définies au 
niveau du processus de réception des stocks
3.7 Le module Inventaire (Energy Chemical Solution : ECS) devrait 
être utilisé dans le processus de réception et de comptabilisation
des stocks
3.8 Les règles de tolérance devraient être prévues au niveau de JDE 
afin d’automatiser le calcul et l’acceptation des écarts sur stocks
(Bonis)
3.9 La liste des fournisseurs au sein de l’Address Book devrait être 
revue et mise à jour
3.10 Les informations saisies se rapportant aux différents contrats 
d’approvisionnements de produits pétroliers devraient être revues
et validées
3.11 Les rapports d’intégrité devraient être revus et apurés 
périodiquement
3.12 Les ordres de paiements en suspens devraient être revus 
périodiquement
No. RECOMMANDATION PRIORITE
1 2 3
3.13 L’accès au profil de MIS (Management Information System) 
devrait être limité
3.14 Le mécanisme de “Payee control” devrait être mis en place et ses 
zones sensibles devraient être activées

1 Faiblesse pouvant avoir un impact significatif sur la qualité du


contrôle interne et sur la qualité de l'information financière de
la société.
2 Faiblesse pouvant avoir un impact potentiel limité sur la qualité
de l'information financière de la société mais pouvant
néanmoins porter préjudice à la qualité du contrôle interne et au
bon fonctionnement de la société.
3 Faiblesse de moindre importance qui n'a pas d'impact sur les
états financiers et qui a un impact limité sur le niveau de
contrôle interne de la société.
3.1 Les rapports des doubles paiements éventuels devraient être
édités et revus avant l’exécution des paiements

Constat

Actuellement, le rapport des doubles paiements éventuels n’est pas


utilisé. Les informations s’y rapportant sont importées à partir du fichier
des Achats - Fournisseurs (F0411).

Les cas de doubles paiements éventuels pouvant apparaître sont les


suivants :

 Duplication du numéro d’une facture ;

 Duplication du montant d’une seule facture.

Risque

Les double paiements éventuels ne sont pas identifiés à temps.

Recommandation

Le rapport des doubles paiements éventuels devrait être édité et revu


avant l’exécution des paiements.

3.2 Chaque utilisateur devrait disposer d’un seul et unique profil

Constat

Lors de notre visite au dépôt RT, le responsable du service administratif


(Monsieur ABB) disposait des profils utilisateurs suivants :
Profil Activité

TUZKL0 Saisie de bon de commande

TUZKL1 Saisie des encaissements

TUZKL2 Saisie du stock

TUZKL3 Saisie du dispatching

TUZKL4 Consultation du budget

Seul le profil TUZKL2 est utilisé par l’opérateur pour ses opérations
quotidiennes. Les profils TUZKL0, 1, 3 et 4 sont utilisés pour remplacer
les autres opérateurs en cas d’absence.

Risque

Le cumul des tâches incompatibles est source de détournements


éventuels. Cette situation, risque d’altérer la qualité de l’environnement
général du contrôle interne.

Recommandation

Chaque utilisateur doit avoir un seul profil. Ce profil doit respecter le


principe de séparation des tâches incompatibles.

Des procédures devraient être mises en place pour la création de profils


en cas de remplacement d’employés absents. Ces procédures devraient
être régulièrement contrôlées.
3.3 L’accès au processus des ordres d’achat par l’intermédiaire
d’un code unique du centre de responsabilité (Business Unit)
devrait être limité et verrouillé

Constat

Les opérateurs du dépôt RT peuvent accéder au programme des ordres


d’achats du dépôt de GL.

Le centre de responsabilité (Business Unit) du dépôt RT est 202016, celui


de GL est 202036.

Risque

Des opérateurs non-autorisées pourraient exécuter, abusivement et à


l’insu de leurs chefs, des transactions pour un dépôt différent de celui se
rapportant à leur propre centre de responsabilité.

Recommandation

L’accès aux traitements devrait être limité aux seules opérations du centre
de responsabilité concerné.

3.4 Les ordres d’achat devraient être générés à l’issue de la


validation du planning des réceptions des hydrocarbures

Constat

Actuellement, la création d’un ordre d’achat est exécutée lors d’une


réception provisoire de produits pétroliers. La programmation des
réceptions des produits pétroliers est mensuelle. Le système JDE ne prend
pas en charge sous forme d’ordres d’achat les réceptions attendues des
produits pétroliers.
Risque

Il n’existe pas une planification opérationnelle des réceptions des produits


pétroliers. La réception des produits devrait être précédée d’un ordre
d’achat validé dans le système JDE. Ceci pourrait engendrer des
réceptions qui n’ont pas été programmées ou planifiées à l’avance.

Recommandation

Nous recommandons qu’une planification des ordres d’achat soit prise en


charge par le système JDE sur la base du programme mensuel des
réceptions. Ultérieurement, la réception des produits pétroliers pourrait
être rapprochée aux ordres d’achat.

3.5 Le module Inventaire (Energy Chemical Solution  : ECS) devrait


intégrer le développement des données de jaugeage

Constat

Actuellement le développement du jaugeage est effectué sur la base des


certificats de jaugeage (hauteur, densité et température), il est procédé
ensuite au développement des données (hauteur, densité et température)
sur EXCEL dans le but de déterminer dans un premier temps le volume
ambiant et de le convertir en second temps en un volume à 15°C (Volume
Standards).

La conversion du volume ambiant (apparent) vers le volume standard se


fait sur la base d’un facteur de correction dont la formule est fournie par
le fournisseur de l’automate de chargement.

Il nous a été indiqué que le développement des données de jaugeage


pouvait être pris en charge par JDE, sauf que des écarts entre les résultats
de ses développements et des résultats sous EXCEL ont buté pour la mise
en place de cette étape.

Risque

Risque d’erreurs engendrées par le manque de contrôle des


développements fait sur EXCEL

La formule utilisée n’est pas vérifiée et pourrait contenir des


incohérences.

Recommandation

Nous recommandons d’intégrer dans le module Inventaire les facteurs


nécessaires pour le développement des relevés du jaugeage
conformément à la législation et aux pratiques actuellement en vigueur.

Nous estimons que ses travaux sont faisables, moyennant une assistance
technique lors des travaux de paramétrage du module ECS (inventaire).

3.6 Certaines zones de l’écran de saisie devraient être définies au


niveau du processus de réception des stocks

Constat

L’écran de saisie réservé à la réception provisoire fait état d’une colonne


appelée « Volume ambiant » et qui n’a jamais été utilisée.

Lors de la saisie d’une réception provisoire une lettre T (To) ou F (From)


devrait être saisi sur l’écran.

Risque

Risque d’erreurs lors de la saisie.

Recommandation
Nous recommandons que la lettre T apparaisse par défaut, du moment
qu’il s’agit d’une entrée dans le dépôt et que la colonne « Volume
ambiant » soit retirée.

3.7 Le module Inventaire (Energy Chemical Solution  : ECS) devrait


être utilisé dans le processus de réception et de comptabilisation
des stocks

Constat

Un document provenant de la comptabilité générale « OPERATIONS


MOUVEMENTS PRODUITS VRAC » accompagné du bulletin de
réception (copie du document du fournisseur du produit en vrac) permet à
l’opérateur de mettre à jour son stock.

Ce même document est alimenté par la personne chargée de la tenue des


stocks par une écriture se rapportant à la réception définitive portant le
code (OV), il est signé par lui-même et par le chef du dépôt, il est
renvoyé ultérieurement à la comptabilité générale pour la
comptabilisation des achats.

Il s’agit d’une pratique comptable qui est en disproportion avec les


opportunités qu’offre un progiciel aussi important que JDE.

Risque

Le processus actuel présente plusieurs défaillances qui peuvent induire en


erreurs. Le système JDE n’est pas utilisé efficacement.

Recommandation

JDE doit être utilisé pour remplir cette fonction, le processus sera ainsi
plus efficace
3.8 Les règles de tolérance devraient être prévues au niveau de JDE
afin d’automatiser le calcul et l’acceptation des écarts sur stocks
(Bonis)

Constat

Actuellement, le calcul du seuil de tolérance pour les variations de stock


se fait manuellement.

Ce seuil est calculé en utilisant le rapport d’activité mensuel. Pour le


volume, le seuil de tolérance est actuellement de 0,3%.

Risque

Le calcul manuel fait augmenter le risque d’erreur ainsi que les risques
inhérents aux jugements personnels.

Recommandation

Nous recommandons l’utilisation des règles de tolérances qui existent au


sein de JDE pour automatiser le calcul des seuils de tolérance.

3.9 La liste des fournisseurs au sein de l’Address Book devrait être


revue et mise à jour

Constat

Actuellement, la base de données permanentes "Adress Book" des


fournisseurs n'est pas régulièrement mise à jour. On a pu relever plusieurs
enregistrements se rapportant au même fournisseur et qui comportent des
informations différentes (par exemple : la STIR est codifié sous les codes
suivants : 410819, 610819 et 613248).

Risque

Risque d'erreur et de confusion.


Recommandation

Nous recommandons de mettre à jour la base de données permanentes


"Adress Book" en supprimant les fournisseurs avec qui la XXXX n'a plus
de relations commerciales, en vérifiant et mettant à jour les informations
concernant chaque fournisseur (adresse, n° de téléphone, n° compte
bancaire...) et en éditant régulièrement la liste des fournisseurs actualisée.

3.10 Les informations saisies se rapportant aux différents contrats


d’approvisionnements de produits pétroliers devraient être
revues et validées

Constat

Actuellement la responsable de la gestion des contrats


d'approvisionnement des hydrocarbures cumule les tâches de :

 Saisie ;

 Validation ;

 et de mise à jour des informations se rapportant aux contrats


d'achat auprès de la SSS, de transport auprès de P-TPT, d'échange
avec les confrères, etc...

Risque

Cumul de tâches incompatibles

Recommandation

Nous recommandons qu'une revue (avant l'étape de validation) des


travaux de saisie des informations se rapportant aux différents contrats
soit entreprise par une personne indépendante (par exemple le directeur
des opérations).
3.11 Les rapports d’intégrité devraient être revus et apurés
périodiquement

Constat

Nous avons noté que les rapports d’intégrité ‘A/P à G/L by Batch’ et ‘A/P
à G/L by offset account’ (édites le 05/10/xx) contiennent des différences
significatives qui demeurent non apurées. Le rapport d’intégrité ‘A/P to
G/L by Batch’ contient des différences non apurées depuis la mise en
place du système JDE, et le rapport d’intégrité ‘A/P (F0411) à G/L by
offset account (F0902)’ contient des différences qui n’ont jamais été
expliquées.

Risque

Les informations financières pourraient être inexactes et incomplètes au


niveau du grand livre comptable.

Recommandation

Les rapports d’intégrité qui font état de différences devraient être édités,
revus et investigués périodiquement. Une priorité absolue devrait être
accordée à l’apurement et le suivi des différences dégagées et demeurant
en suspens. Au cas où, elles ne pourraient pas être résolues localement,
elles devraient être remontées au HUB.

3.12 Les ordres de paiements en suspens devraient être revus


périodiquement

Constat

Les ordres de paiements pourraient être sous le statut « Suspendus » pour


une raison ou une autre. Les ordres de paiement sous ce statut demeurent
en suspens jusqu’à leur dénouement ou contre passation et leur
apurement.

Cependant, nous avons noté que certains ordres de paiement demeurent


depuis une bonne période (1996) en position de suspens (H : Hold) au
niveau de JDE.

Risque

Le non-paiement de certaines dettes pourrait engendrer des actions


juridiques à l’encontre de XXXX.

Recommandation

Nous recommandons de revoir et d’apurer périodiquement tous les ordres


de paiements en position de suspens au sein du système JDE (H : Hold).
Une personne indépendante devrait être chargée de vérifier que les ordres
de paiement ne sont pas indéfiniment sous le statut suspendu au niveau
du système de JDE.

3.13 L’accès au profil de MIS (Management Information System)


devrait être limité

Constat

La personne chargée des opérations (Hydrocarbures) est autorisée à


accéder au menu dédiée au profil de MIS (Management Information
System).

Ce menu offre la possibilité de modifier le contenu de l’Adress Book des


clients et des fournisseurs.

Risque

Ceci pourrait engendrer des changements non autorisés des données et


des informations sensibles.
Recommandation

Nous recommandons de limiter l’accès au profil de MIS.

3.14 Le mécanisme de “Payee control” devrait être mis en place et ses


zones sensibles devraient être activées

Constat

Le mécanisme de “Payee Control” est activé à partir des constantes du


module Achats - Fournisseurs. Il s’agit d’une caractéristique de JDE qui
fonctionne à l’arrière plan du progiciel et qui assure le suivi et le contrôle
des ajouts et des changements apportés aux informations sensibles se
rapportant aux conditions de paiement des fournisseurs, à titre indicatif et
non limitatif, nous citons :

 Bénéficiaire au niveau du grand livre des Achats – Fournisseurs


(F0411) ;

 Numéro du compte bancaire Fichier (F0030) ;

 Nom, bénéficiaire spécifié au niveau de l’Address Book Fichier


(F0101) ;

 Adresse de correspondances fichier (F0111).

Ce contrôle suspend à la source l’exécution des travaux de modifications


afin de prévenir tout paiement automatique. Cette situation n’est
débloquée qu’à l’issue de l’approbation des changements apportés aux
données de paiement sensibles par une personne nommément désignée.

Risque

Réduire les éventuels paiements automatiques non-autorisés, incorrects


ou erronés.
Recommandation

Le mécanisme de “Payee control” devrait être mis en place et ses zones


sensibles devraient être activées. Une personne responsable de
l’approbation des éléments précédents devrait être identifiée.

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