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MANAGEMENT DE PROJET

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SOMMAIRE
• Introduction
P. 1
• Qu'est-ce que le management de projet ?
P. 2
• Qui est le chef de projet ?
P. 4
• Quels outils utiliser pour cadrer votre projet ?
P. 6
• Comment constituer et animer votre équipe projet ?
P. 8
• Comment communiquer efficacement en mode projet ?
P. 10
• Envie d’en savoir plus ?
P. 12
• À propos d’EFE
P. 13
1

INTRODUCTION
Délais, budgets, parties prenantes à coordonner, organisation du travail
pour des milliers de travailleurs, la contrainte du projet a créé le besoin
de codifier l’activité, de lui donner un langage commun et des règles
communes de fonctionnement.

Ce livre blanc vous permettra d’être en mesure de comprendre


ce qu’est un projet, d’identifier le rôle d’un chef de projet
et d’acquérir des clés de gestion d’un projet.

OBJECTIFS
• Définir ce qu’est le management de projet.
• Identifier les outils pour cadrer un projet.
• Acquérir des clés pour manager une équipe projet.
2
QU’EST-CE QUE LE MANAGEMENT DE PROJET

Le management de projet est né du besoin de formaliser des méthodes,


des process, un vocabulaire et des étapes communes à tout projet.

Le management de projet regroupe les La direction de projet décide du scénario


actions pour engager un projet, le lancer pour coordonner les activités et gérer les
et le réaliser. Il comprend 2 fonctions : ressources. Un de ses rôles est d’animer
l’équipe.
1. La direction de projet
La direction de projet est liée au C’est le plus complexe car il s’agit de faire
management. Quelle organisation doit-on travailler ensemble des compétences dont
mettre en place pour atteindre le ou les les intérêts sont parfois divergents. Par
objectifs ? exemple, dans le cas de la ligne
transcontinentale, les travailleurs ne
Dans tous les cas, celle-ci doit prendre en cherchaient qu’à se faire un petit pécule pour
compte : chercher de l’or et quittaient le chantier très
✓ les objectifs en 1er lieu rapidement. Il fallait alors gérer les
✓ les exigences, par exemple contractuelles implications du turn-over rapide.
✓ les aspects techniques
✓ le nombre d’intervenants Pour prendre les décisions qui lui incombent,
✓ les risques identifiés la direction de projet doit disposer des
✓ les contraintes, par exemple informations nécessaires. Celles-ci lui sont
réglementaires fournies par la gestion de projet.

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QU’EST-CE QUE LE MANAGEMENT DE PROJET

2. La gestion de projet :

La gestion de projet apporte les informations


nécessaires pour piloter le projet en termes de
coût, de qualité et de délais. Elle fournit un état À RETENIR
instantané du projet. Elle a un rôle d’alerte en
cas de dérive du projet. C’est l’outil d’aide à la
décision. Elle comprend les activités suivantes :
Le management de projet est
• Identification des tâches à réaliser né du besoin de formaliser
• Planification des tâches dans le temps des méthodes, des process,
• Établissement et suivi du budget
• Réalisation d’un tableau de bord du projet un vocabulaire et des étapes
et des indicateurs, par exemple le communes à tout projet.
pourcentage des ressources déjà utilisées
• Gestion des risques : il s’agit de les
anticiper au maximum en mettant en place
les actions nécessaires pour les maîtriser.
Il permet d’avoir une vision
commune et d’adopter une
organisation efficace pour
atteindre l’objectif.
Coût Qualité

La direction de projet
coordonne les acteurs projet.
Délais
4
QUI EST LE CHEF DE PROJET ?

Au début, on peut tout faire, mais on ne sait pas comment. À la fin on sait comment il aurait fallu
faire, mais on ne peut plus le faire. Pour faire face à ces difficultés, le chef de projet endosse
plusieurs casquettes.
Qui est le chef de projet ? Écrire le scénario du projet permet au chef de
C’est le responsable physique de la projet de prendre les bonnes directions.
réalisation des attendus du projet. Il reçoit
une lettre de mission dans laquelle sont 2. Coordinateur
précisés son périmètre, ses conditions de
Pendant la phase de réalisation, il pilote les
réalisation et ses responsabilités et ceux de
coûts, les délais et la qualité. Il décide des
la maîtrise d’ouvrage. Voyons maintenant ses
actions correctives et des solutions pour
multiples casquettes :
garder le cap. Une de ses principales qualités
sera celle de savoir anticiper pour gérer les
1. Organisateur nombreux aléas.
Le chef de projet doit préparer le projet et
décider de la direction à prendre en tenant 3. Manager
compte du besoin du client, des consignes
Il doit également manager, guider l’équipe et
particulières données par la direction de
la motiver et manager les process des
l’entreprise et des attentes des parties
relations humaines.
prenantes. Après avoir cadré le projet, il
identifie les tâches à réaliser, détermine les Le chef de projet est un chef d’orchestre qui
ressources et les contributeurs. Avec les coordonne les activités et les parties
premiers responsables identifiés de l’équipe,
prenantes.
il construit le planning, affine le budget,
analyse les risques et élabore le plan de
4. Intermédiaire
communication..
C’est aussi l’interlocuteur privilégié de la
maîtrise d’ouvrage qu’il informe de
l’avancement du projet.
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formation chef de projet
75
QUI EST LE CHEF DE PROJET ?

5. Évaluateur
À la fin du projet, Il réalise le bilan. Cette
mission, trop souvent délaissée, doit être
démarrée dès le début du projet. En effet,
d’une part il sera très difficile de se souvenir de À RETENIR
tout ce qui s’est passé sur le projet et comment
cela a été géré et d’autre part, beaucoup de
contributeurs risquent d’être déjà absorbés par
un autre projet. Écrire le scénario du projet
permet au chef de projet de
Le chef de projet fait le bilan de son projet pour
capitaliser sur les succès et les échecs. Il est la prendre les bonnes directions.
clé de voute de la réalisation du projet. Comme
un metteur en scène, il doit coordonner
l’équipe et les activités pour réaliser les
attendus du projet dans le périmètre Le chef de projet est un chef
coût / qualité / délais.
d’orchestre qui coordonne les
Conclusion activités et les parties
Le chef de projet est la clé de voute de la prenantes.
réalisation du projet. Comme un metteur en
scène, il doit coordonner l’équipe et les activités
pour réaliser les attendus du projet dans le
périmètre coût / qualité / délais. Le chef de projet fait le bilan
de son projet pour capitaliser
sur les succès et les échecs.
6
QUELS OUTILS UTILISER POUR
CADRER VOTRE PROJET

Le chef de projet dispose d’outils de cadrage qui lui permettent de manager la complexité et
l’unicité des projets dans un périmètre coûts / qualité / délais donné.

1. L’analyse du besoin • GANTT : Appelé diagramme barre, il situe


Comprendre le besoin est certainement la précisément dans le temps les phases,
partie la plus difficile du projet car un client a taches et ressources.
toujours beaucoup de mal à le définir. Ainsi,
lorsque nous recevons le cahier des charges 3. L’analyse des risques
du projet, nous identifions les composantes Le risque est un évènement redouté par la
du besoin : le périmètre du projet, les enjeux perte en coûts et délais qu’il engendre. S’il
et attendus, les contraintes. Il faut est impossible de tous les éliminer, la
questionner le client afin d’avoir le capacité à les anticiper peut faire la
maximum d’éléments. différence. Pour cela, la démarche la plus
simple se déroule en trois temps :
2. L’organisation • Établir l’inventaire
L’organigramme des tâches est l’outil idéal • Définir pour chaque risque son degré de
pour établir le travail à réaliser, les gravité et le pourcentage d’apparition
responsables, la structure organisationnelle • Mettre en place des actions rendues
et le besoin en ressources. Deux outils nécessaires pour les gérer.
peuvent alternativement nous aider à
planifier la mise en œuvre du projet :

PERT : Diagramme permettant notamment


de représenter l’enchaînement logique de
toutes les tâches du projet.

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QUELS OUTILS UTILISER POUR
CADRER VOTRE PROJET

4. La collaboration
Enfin, pour assurer la bonne collaboration des
parties prenantes, il est nécessaire de les
analyser afin de découvrir leurs attentes.
En effet, celles-ci vont générer des contraintes À RETENIR
en termes de budget, de planning ou de risques
qu’il va falloir inclure dans le management du
projet. Plusieurs outils sont à votre disposition
pour cela : le brainstorming, les enquêtes, le Le cadrage donne le cap
«focus group» ou encore la grille
intérêt/pouvoir.
au projet.

Deux outils permettent de s’assurer de


l’engagement des parties prenantes :
• Le plan de communication, qui permet
d’assurer une bonne circulation de Les outils de cadrage
l’information
• La réunion de lancement, essentielle pour
structurent le projet pour
communiquer les éléments principaux du gérer les aléas avec efficacité.
projet et mobiliser les collaborateurs.

Conclusion
Le chef de projet doit s’équiper d’outils
performants, lui permettant de mettre en place Engager et mobiliser les
un pilotage efficace de son projet et de son parties prenantes permettant
équipe.
de réaliser l’objectif.
8
COMMENT CONSTITUER ET ANIMER
SON ÉQUIPE PROJET

Une équipe projet est une équipe à durée déterminée, constituée d’individus aux compétences
pluridisciplinaires aux modes de fonctionnement différents et, parfois, avec des intérêts divergents.

1. Comment constituer l’équipe ? • Définir votre propre vision du projet, la


Pour constituer l’équipe, commencez par partager et nous assurer de l’adhésion des
identifier les ressources nécessaires. contributeurs
Pour les ressources internes, c’est le référent • Clarifier les rôles et responsabilités de
hiérarchique qui vous indiquera les chacun afin de répondre aux questions :
ressources pouvant être associées au projet. - «que faisons-nous ensemble ?»
Ensuite, il faut contacter les contributeurs - «qu’allons-nous faire ?»
désignés pour un entretien individuel afin de • Avoir une définition claire de la position
les faire adhérer au projet et de les engager métier/projet : qui informe qui, règle de
dans l’action. On concrétise enfin la création priorité métier projet, confidentialité…
de l’équipe au cours de la réunion de
lancement. 3. Instaurer une dynamique
Maintenant que l’équipe est constituée, il est
Prenez le temps de bien identifier les important d’instaurer une dynamique
ressources nécessaires à votre projet. favorable à la cohésion et à la coopération
en définissant des règles de fonctionnement
2. Recommandations communes :
• Équilibrer compétences et motivation. • Créer un sentiment d’appartenance en
Une équipe de super experts peu motivés établissant les valeurs communes.
sera difficile à manager. Assurez-vous de la Pourquoi pas en trouvant un nom
complémentarité des expertises, mais d’équipe, un symbole, un blason ?
aussi des talents individuels. • Soigner la communication en donnant les
règles dans et à l’extérieur du projet et en
définissant un langage commun.
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formation équipe projet
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COMMENT CONSTITUER ET ANIMER
SON ÉQUIPE PROJET

• Créer du lien, animer régulièrement des


réunions et instaurer des moments de
convivialité
• Gérer les désaccords : être à l’écoute et faire
des feedbacks constructifs À RETENIR
• Définir les règles générales de vie comme la
ponctualité aux réunions par exemple.

Conclusion Prenez le temps de bien


Manager l’équipe projet est certainement la identifier les ressources
tâche la plus ardue du chef de projet. Il doit nécessaires à votre projet.
coordonner son équipe tout en gardant la
flexibilité nécessaire pour s’adapter aux aléas
du projet et pour favoriser la créativité.

La cohésion et la collaboration sont les piliers


Mettre les experts et les
de votre équipe projet talents au service de sa vision,
c’est l’objectif du chef de
projet.

La cohésion et la
collaboration sont les piliers
de votre équipe projet.
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COMMENT COMMUNIQUER EFFICACEMENT
EN MODE PROJET

Une équipe projet est une équipe à durée déterminée, constituée d’individus aux compétences
pluridisciplinaires aux modes de fonctionnement différents et, parfois, avec des intérêts divergents.

1. Pourquoi communiquer ? La communication favorisera l’adhésion de


La communication en mode projet est vos collaborateurs et les échanges
déterminante pour le succès de vos d’expériences.
programmes d’action. L’élaboration de votre
stratégie, les buts recherchés, les méthodes 2. Les outils
et les moyens mis en œuvre, doivent être • Le leadership
compris par l’ensemble de vos • L’écrit ! Toute communication doit être
collaborateurs afin de recueillir leur adhésion suivie d’un écrit qui a le mérite de
et leur mobilisation. C’est indispensable pour formaliser les choses et d’éclaircir les
atteindre vos objectifs. Cette démarche points importants.
d’ouverture, peut aussi vous permettre de • L’écoute active. Véritable ressource du
faire remonter des idées et de vous appuyer manager, elle permet de se mettre dans
sur l’expérience de vos équipes. une posture de réception et de
compréhension de l’autre pour adapter
L’organisation de votre communication en son message et son mode de
mode projet permet aussi, et surtout, de communication.
suivre les étapes de votre plan d’action, le • La synchronisation. Technique empruntée
travail de vos équipes et agences externes, à la PNL, elle consiste à adopter le mode
de valider ou de corriger les choix adoptés, de communication de l’autre pour aller sur
de mesurer l’impact de vos actions, de gérer un terrain commun de compréhension.
au plus prêt votre planning et vos budgets. Souvent non verbale, elle instaure un
climat de confiance.

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11
COMMENT COMMUNIQUER EFFICACEMENT
EN MODE PROJET

3. Conseils
Pour améliorer votre communication, il est bon
de bien vous connaître c’est-à-dire de bien
communiquer avec soi-même. La négociation la
plus dure, est celle que nous faisons avec nous- À RETENIR
même. Ensuite, d’utiliser des outils simples
dans des situations habituelles. Enfin, de choisir
d’être créatif dans des situations intéressantes,
souvent conflictuelles. Communiquez sur la stratégie,
les buts, méthodes et
Conclusion
Employer les bons canaux de communication
moyens mis en œuvre.
simplifie grandement les relations dans une
entreprise. De plus, d’une bonne
communication naît des liens durables qui
dépassent le seul lien professionnel.
Utilisez votre leadership, les
récaps écrits, l’écoute active
et la synchronisation.

Se connaître soi-même,
être à l’écoute et s’adapter.
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