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Le publipostage

1. Principe

Le publipostage – en Anglais « mailing » – permet de fusionner deux ensembles


d’informations :

- une lettre-type

- un fichier de données

Le publipostage peut s’appliquer à des réalisations variées telles que la


production de fiches sur des matériels, un catalogue, la confection de lots
d'enveloppes ou d’étiquettes, des formulaires pré-remplis, un lot de messages
électroniques etc. Le publipostage est très souvent utilisé pour réaliser des
ensembles de documents dont seule une partie change (par exemple les adresses)
mais dont la forme reste figée d’un document individuel à l’autre.

 Il vous permet à partir d'un fichier de données composé de plusieurs


enregistrements et d'un document principal contenant des zones à compléter,
d'imprimer automatiquement un document résultat avec le contenu de chaque
enregistrement du fichier de données.

2. Les éléments d’un publipostage

Pour réaliser un publipostage, il faut disposer de deux éléments qui vont être mis
en relation :

a. Le document de fusion ou lettre type.


Il contient le texte courant du document et les zones de "champs" qui seront
remplacées par les données individuelles contenues dans la base.

b. Le document contenant les données.


Les données peuvent provenir d'un classeur Excel, d'une base de données ou
du carnet d'adresses Outlook Ces données seront intégrées dans le document
maître lors de la fusion.

3. La source des données

La source des données est le fichier où sont réunies les informations variables à
insérer dans le document de fusion. Par exemple les "nom", "prénom" et
"adresses" des destinataires.
Diverses sources de donnée peuvent être utilisées :

 fichiers texte (.csv) ou un tableau de données dans Word


 feuille Excel (.xls ou .xlsx)
 tables de base de données Acces
 liste de contacts Outlook
 tables de bases de données externes. La manière d’accéder à ce type de
tables ne sera pas expliquée dans le présent document. Vous pouvez dans
ce cas importer les données dans Excel.

4. La connexion aux données

Pour fusionner les informations dans le document de base, il faut relier le


document à la source de données ou à un fichier de données. Si vous utilisez une
liste existante, vérifiez qu’elle contient les informations que vous voulez utiliser,
y compris toutes les colonnes et les lignes. Vous pouvez effectuer des
changements pendant le publipostage, mais vous ne pouvez pas ouvrir votre
source de données séparément pendant le publipostage. Le processus de
publipostage est plus facile si votre source de données est prête avant que vous
vous y connectiez. Conseil : placer si possible le fichier de données et le
document maître dans le même répertoire.