Case Número 3

ELABORAÇÃO E IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA DE GESTÃO DA

COMUNICAÇÃO INTERNA DA SAMARCO

Samarco Mineração S.A.

Profissional Responsável

Maria Aparecida de Paula

Ano da Premiação

2001

Descrição do Projeto

O processo de Gestão da Comunicação Interna da Samarco Mineração tem como arcas

principais uma estreita articulação com a sua estratégia empresarial, um foco na
comunicação direta/ face-a-face, o estímulo a uma efetiva participação dos empregados e
integração com os meios de comunicação. A Samarco é a segunda maior exportadora
transoceânica de pelotas de minério de ferro do mundo, com unidades em Minas Gerais e
no Espírito Santo. O controle acionário pertence à Cia. Vale do Rio Doce, que detém, 50%
das ações, e à BHP Billiton Brasil, proprietária dos outros 50%. A empresa, benchmark em
gestão de clima organizacional, deseja ser percebida como uma organização socialmente
responsável e de excelência mundial.

São propósitos desse processo:

Manter a visibilidade e entendimento da Cultura, Diretrizes, Valores e Objetivos da empresa,

contribuindo para o alcance dos resultados esperados.

· Promover e manter internamente a Imagem Institucional desejada da Samarco.

· Divulgar assuntos de interesse dos empregados e da empresa, com

qualidade.

tratamento adequado e a agilidade.

· Integrar pessoas, áreas e unidades.

 · Conscientizar, habilitar e apoiar as lideranças para condução dos processos
de comunicação junto aos públicos internos e para o exercício de seu papel
no aprendizado contínuo e de valorização das pessoas.

· Estimular abertura para mudanças e inovações.

· Estimular uma ação cidadã dos públicos internos, alinhada à Atuação Social
da Samarco.

ESTRATÉGIA DE IMPLANTAÇÃO

A construção de diretrizes para o Programa de Gestão da Comunicação Interna da Samarco

envolveu as lideranças internas - diretoria até supervisão - desde a fase de diagnostico,
passando pela discussão e validação do programa e culminando com a condução conjunta
do processo, que é feita pela Gerência Corporativa de Comunicação Empresarial e palas
Lideranças. Os princípios que orientam esse processo compreendem:

· Coerência entre discurso e prática: Assegurando um relacionamento de

transparência e confiança com seus públicos internos.

· Comprometimento das lideranças: Atuando como principais fontes de

informações e agentes da Comunicação Interna e liderando a comunica direta
com suas equipes.

· Antecipação e agilidade: Ser a primeira fonte de informações para seus

públicos internos sobre assuntos que dizem respeito à sua atuação.

· Direcionamento, foco e interatividade: Tratamento de informações direcionado

pelas demandas de informações do público interno, com as lideranças
ouvindo e interagindo com os empregados.

· Freqüência e permanência: Ações planejadas e continuas, mantendo a

freqüência dos meios, da comunicação direta, eventos e campanhas.

· Condução integrada: Articulação com o Sistema de Gestão da Samarco e

integração entre meios, comunicação direta, eventos e campanhas.

· Comunicação em crises e emergências: Posicionamento da empresa sobre o

acontecimento de forma consistente e ágil, sendo fonte de referência segura
para o público interno.

· Monitoramento: Processo monitorado através de mecanismos definidos com

critérios e periodicidade conhecidos pelos públicos internos.

· Limite: Clara explicitação de razões que impedem a comunicação de decisões

que não possam ser antecipadas para os públicos internos.
 Ações e Meios de Comunicação Interna

Para a dinamização da rede de Comunicação Interna, são usados os seguintes

instrumentos:

Suporte permanente da Gerencia de Comunicação Empresarial às liderenças na

condução da comunicação com suas equipes.

· Capacitação em Comunicação: Ações permanentes de habilitação de todas as

lideranças internas e dos Comitês de Comunicação, através de workhops e
seminários anuais de Comunicação.

· Informe Gerencial: Pauta veiculada sempre que um fato demanda

comunicação direta das lideranças com as equipes.

· Matriz de Comunicação: Formulário utilizado pelas lideranças para decisões

de impacto que demandam comunicação interna.

· Comitês de Comunicação: Fóruns de participação de representantes de todas

as equipes da Samarco na gestão e produção da Comunicação Interna. Os
integrantes são capacitados através de workshop e reuniões mensais.

A Comunicação Integrada

Para alcançar os propósitos do Programa de Gestão da Comunicação Interna, promoveu-se

a integração entre os meios de comunicação, a comunicação direta e os eventos e
campanhas.

Os Meios

Jornal da Samarco: Publicação mensal que tem como público prioritário os empregados e
seus familiares. Seu papel é discutir e traduzir grandes temas da empresa e do mundo e
destacar iniciativas dos empregados.

Boletim Acontece: Apresenta semanalmente em notas curtas, informações do dia-a-dia da

empresa. É veiculada nos quadros-de-avisos, ônibus, displays nos restaurantes e Intranet.

Quatro de avisos: Mural com periodicidade semanal em todas as unidades da empresa,

aborda assuntos específicos da unidade e de interesse geral dos empregados.
Intranet: Fonte de acesso amplo, fácil e rápido, com noticias curtas de assuntos ligados à
empresa.

Um veículo de comunicação - Informe Gerencial: Fornece ao grupo gerencial informações

que devem ser repassadas às equipes; ou que poderão ser úteis para esclarecer duvidas
levantadas pelos empregados

A Comunicação Direta

A Comunicação Interna da Samarco priorizou a comunicação direta das liderenças com as

equipes. Apontada em pesquisas internas como a forma preferida e mais eficaz de
comunicação. Além disso, as Lideranças participam de um programa de capacitação em
Comunicação, com seminários anuais.

Eventos e Campanhas

Diversos eventos e campanhas técnicas e sociais são promovidas pela empresa

constituindo oportunidades de participação, integração, valorização e reconhecimento das
pessoas. O papel da Comunicação Empresarial nestas oportunidades é dar suporte à
divulgação e condução, além de monitorar os resultados.

Monitoramento

O monitoramento da Gestão da Comunicação Interna da Samarco inclui uma pesquisa

qualitativa da Comunicação como o nível operacional (anual): avaliação com as Lideranças
no seminário anual de Comunicação usando um mapa de diagnostico: fatores de Pesquisa
de Clima (bienal); pesquisas realizadas nos seminários de comunicação com
lideranças(anuais); avaliação pelos Comitês de Comunicação( em reuniões mensais);
formulários de avaliação imediata(quando necessário) e sondagem com amostragem de
lideranças(quando necessário) e sondagem com amostragem de lideranças(quando
necessário).

Resultados

· O primeiro Seminário da Comunicação realizado com as Liderenças na fase de

diagnostico do Programa, apontou uma media geral de 59% de avaliações positivas.
Foi estabelecida uma meta de crescimento de 5% no percentual de avaliações
positivas da Comunicação Interna.

No Seminário em 2000, essa avaliação subiu para 72% num crescimento de 13% superior ao
verificado no mercado, que é de 7 a 8% (*).
- balanço qualitativo de auditório da Comunicação Interna, conduzidas em 2000 e 2001 pela
Idéia Comunicação e Fonte Pesquisa e Análise, respectivamente, junto a empregados de
nível técnico-operacional, apontam que:

- Houve um reconhecimento consistente, por quase todalidade dos entrevistados,

de uma evolução na Comunicação Interna da Empresa.

- A interatividade e o feedback na Comunicação Interna são os aspectos com a

melhor avaliação também de parte de quase totalidade.

- Os entrevistados ressaltam como extremamente positiva a abertura ao diálogo

parte das lideranças, apontando que equipes, de seu lado, são cada vez mais

participativas e exigentes, em função do crescente nível educacional e de

informação que têm.

- O mix de veículos de comunicação interna tem avaliação positiva pela

totalidade do entrevistados, que demonstram compreensão bastante alta da

proposta de cada veículo.

- A maioria percebe que a empresa se preocupa em divulgar informações

relativas as mudanças no quadro acionário vivido pela empresa em 2000 e à

situação de mercado, considerando-se bom bem informadas sobre a situação

atual da Samarco. As mudanças geraram ansiedade, mas não comprometeram

o conceito da empresa - sua imagem corporativa manteve-se e até foi

fortalecida.

- Na comunicação direta via lideranças a capacidade de antecipação das

informações é estacada, com a maioria afirmando que é a primeira fonte de

 comunicação.

Parceiros no Planejamento Estratégico e Produção de Veículos de

Comunicação: A Samarco conta com parceiros no planejamento e auditorias da

comunicação interna (Idéia Comunicação Empresarial e Fonte Pesquisa e

Análise ), elaboração dos veículos (BH Press Comunicação Empresarial e

Análise), e editoração de peças(Nati Design e Idéias Bizarras).