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FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN

SEMANA 3
Empresas, organizaciones y su entorno.

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ÍNDICE

EMPRESA, ORGANIZACIONES Y SU ENTORNO...........................................................................4


APRENDIZAJES ESPERADOS........................................................................................................4
INTRODUCCIÓN..........................................................................................................................4
1. ÁREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA Y SUS ACTIVIDADES...................................................5
1.1 ÁREA DE PRODUCCIÓN/OPERACIONES...........................................................................6
1.2 ÁREA DE FINANZAS.........................................................................................................8
1.3 ÁREA DE MARKETING......................................................................................................9
1.4 ÁREA DE RECURSOS HUMANOS....................................................................................11
1.5 ÁREA DE ADMINISTRACIÓN..........................................................................................13
1.6 ÁREA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN...............................................................13
2. DECISIONES EN LA EMPRESA...............................................................................................14
3. ROL DE LA EMPRESA EN SOCIEDAD.....................................................................................16
3.1 ALGUNAS DEFINICIONES DE RSE...................................................................................16
3.2 DIMENSIÓN INTERNA....................................................................................................17
3.3 DIMENSIÓN EXTERNA...................................................................................................18
3.4 RSE EN LA ACTUALIDAD................................................................................................18
COMENTARIO FINAL................................................................................................................20
REFERENCIAS...........................................................................................................................21

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EMPRESA, ORGANIZACIONES Y SU ENTORNO

APRENDIZAJES ESPERADOS
• Identificar características y actividades de las áreas funcionales de empresas u
organizaciones.
• Reconocer la importancia de la Responsabilidad Social Empresarial (RSE) para empresas y
organizaciones.

INTRODUCCIÓN
“Las empresas pobres se desentienden de sus competidores; las empresas del montón copian a
sus competidores; las empresas ganadoras marcan el camino a sus competidores”.

(Philip Kotler, 2005).

Esta semana se analizarán los tipos de empresas que existen, el entorno donde se desenvuelven y
los factores que las afectan. Además se revisarán los conceptos de responsabilidad social
empresarial (RSE).

Lo imprescindible para los negocios del siglo XXI es trabajar en esa orientación.

Empresa

La empresa en
Concepto Característica Objetivos Recursos Áreas Decisiones
la sociedad

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1. ÁREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA Y SUS ACTIVIDADES
Para lograr los objetivos de una empresa es necesario que cuente con recursos de diferentes tipos,
y varios especialistas, que tengan conocimientos de cómo utilizar los diferentes recursos. Ambos
se organizan en diferentes áreas dentro una organización, como se estructura y se repartan las
actividades dependerá de las decisiones que cada empresa tome.

Área funcional Algunas actividades que realizan


• Compras a proveedores.
• Gestión de bodegas.
Producción • Fabricación.
• Envasado.
• Distribución.

• Presupuestos.
• Balances y flujos de caja.
• Contabilidad.
Finanzas • Tesorería.
• Administración de recursos.

• Definir productos.
• Definir precio.
Marketing • Definir lugar de venta (plaza).
• Definir publicidad.

• Reclutamiento.
• Selección.
Recursos humanos • Formación.
• Remuneración y compensaciones.

• Compras de insumos para desarrollar las actividades (cuadernos,


lápices, carpetas, etc.).
Área administración
• Limpieza y coordinación del aseo de las oficinas.
• Pago de proveedores, cuentas básicas, etc.

• Instalación de softwares necesarios para el trabajo dentro de la


organización.
Área TI
• Soporte en caso de presentarse alguna falla.

Fuente: Material elaborado para este curso.

A continuación se detallará cada área y sus funciones, de acuerdo a la experiencia y a la realidad


que opera en estas unidades económicas. Es importante considerar que los recursos, las
actividades, la cantidad de trabajadores, las áreas entre las organizaciones.

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1.1 ÁREA DE PRODUCCIÓN/OPERACIONES

Es el área que tiene como función transformar recursos (materia prima, energía, mano de
obra, información, capital) en productos finales para ser comercializados.

Es la encargada de formular y proponer los medios más adecuados para la elaboración de los
productos al coordinar la logística de: RR. HH., equipos, instalaciones e infraestructura.

En la actualidad ya no se habla exclusivamente de área de producción. Si la empresa es de


servicios se habla de área de operaciones, que es una denominación que permite incluir
organizaciones que fabrican bienes tangibles o servicios.

Para comprender en más detalle el funcionamiento de esta área es necesario dividirla en las
diferentes funciones:

• Definir diseño del producto.


Ingeniería de • Realizar pruebas de ingeniería.
producto • Asistir y apoyar a marketing en cuanto a detalles del
producto.

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• Diseño de la instalación de la fábrica o planta.
Ingeniería de la • Mantenimiento de maquinarias y equipos utilizados.
planta • Velar por la seguridad y la correcta implementación de
medidas preventivas.

• Distribución que debe tener la planta para maximizar su


Ingeniería rendimiento.
industrial • Estudios y análisis de métodos de trabajo más efectivos y
eficaces.

• Realizar la programación y los planes de trabajo (sistema de


Planificación y turnos u horarios más productivos, entre otros).
control de la • Definición de estándares del trabajo a realizar.
producción • Reportes de control e informes de seguimiento de los niveles
de producción.

• Flujos de aprovisionamiento.
• Contacto y relación con proveedores.
Abastecimiento • Compras tanto nacionales como internacionales.
• Bodega y control de inventarios con los que se cuentan.

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Fabricación • Producción del bien o servicio que fabrica la empresa.

• Definir los criterios y normas a seguir (fijar estándares de


calidad de los productos).
• Realización de pruebas para validar la calidad.
Control de • Llevar un registro de las evaluaciones realizadas y sus
calidad resultados.
• Analizar posibles mejoras, evitando mermas por baja calidad de
los productos.

1.2 ÁREA DE FINANZAS


Es el área de encargada de la obtención de recursos económicos como de su distribución en la
empresa para que se puedan realizar los planes propuestos y lograr los objetivos estratégicos
acordados. Es decir, debe definir el tema de la inversión y del financiamiento de la organización.
Dentro de sus funciones se puede encontrar:

• Obtención de los recursos necesarios para disponer de capital


de trabajo.
• Planificación financiera.
Financiamiento • Establecer relaciones con los entes involucrados (bancos, financieras,
empresas de cobranza).
• Hacer funciones de tesorería.
• Definir nuevas inversiones.

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• Realización de la contabilidad general.
• Análisis y registro de costos.
Control (a • Confección de balances, estados de resultados y flujos de caja
para procesos de auditoría interna.
través de la
• Créditos, cobranzas y pago a proveedores.
contraloría) • Relación con entes gubernamentales para tema impositivo.

Documento de interés

Realizar un control financiero eficiente es clave al lograr los objetivos


organizacionales. En el presente documento se revisará el origen del control
financiero, como también algunos tips para poder aplicarlos en la gestión
empresarial.

https://goo.gl/fGGnaQ

1.3 ÁREA DE MARKETING


La finalidad principal del área de marketing es la de comercializar de manera exitosa los productos
que la empresa produce.

Para ello debe realizar análisis y estudios para determinar qué es lo que el cliente quiere,
asegurando que su necesidad sea satisfecha en el momento y lugar oportuno, a un precio que el
cliente esté dispuesto a pagar.

Sus funciones más importantes son:

A través de diferentes medios y fuentes de información (encuestas,


entrevistas, focus groups, etc.) se busca determinar las preferencias
Estudios de de compra del mercado objetivo de la empresa. Se trabaja
mercado directamente con el área de operaciones, pues cualquier cambio en
los gustos o preferencias de los clientes generarán un impacto
considerable en la planificación del área de operaciones.

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Publicidad y Se busca dar a conocer al cliente los atributos que tiene el producto
promoción comercializado y así lograr incrementar las ventas.

Coordinar la venta directa y cultivar las relaciones con los canales


de distribución que se tengan. Se considera como la función más
importante, pues permite a la empresa recibir ingresos. El apoyo
Ventas
del área financiera en la determinación del precio y el nivel de
ventas que se deben tener son muy importantes para que la
organización sea realmente rentable.

Se busca la retroalimentación del cliente en su satisfacción después


de adquirido el producto. El área de servicio al cliente y de soporte
Posventa son responsables de que el cliente llame o se contacte y puede
manifestar su opinión del producto.

Documento de interés

El estudio de mercado es una de las funciones más importantes realizadas por el


área de Marketing, ya que permite definir las preferencias de compra del
mercado meta y así orientar el producto o servicio a satisfacer dicha necesidad.

Revisa este enlace

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1.4 ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

Primero se debe tener claro que las funciones del área de recursos humanos han ido variando
desde un punto de vista más bien higiénico (se le llamaba área de personal) hacia un enfoque
más profundo, con una preocupación real en el colaborador como un factor determinante en
el éxito de una empresa.

Como segundo punto se puede apreciar que no todas las empresas tienen la misma estructura de
área, varían según el tamaño que tengan y a lo que se dediquen. Por ejemplo, en algunas todo el
proceso de selección de personal está externalizado, como las consultoras especialistas en
recursos humanos.

Algunas de las funciones del área de RR. HH. son:

• Confección de contratos y validación de documentos.


Administración • Gestión de la nómina de colaboradores.
de personal • Gestión de licencias, permisos, vacaciones, horas extras.
• Control de ausencias.

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• Reclutamiento: buscar el o los candidatos idóneos a través de
portales de trabajo, agencias, redes sociales, etc.
Empleo • Selección: proceso donde los candidatos preseleccionados
pasan por una serie de entrevistas y evaluaciones psicológicas
para determinar si se ajustan al perfil que se anda buscando.
• Formación: se capacita a la persona de acuerdo a la medición de
brechas por medio de la detección de necesidades de
capacitación.
• Tramitación de la contratación.
• Tramitación del cambio de cargo y despido.

• Acuerdos y convenios con instituciones como cajas de


compensación o red de salud, entre otros.
Beneficios y
compensaciones • Definir política de incentivos y compensaciones salariales.
• Análisis de rentas del mercado, en empresas del mismo rubro.
• Salas cunas, becas, préstamos y seguros complementarios.

• Coordinación y ejecución de planes de formación.


• Desarrollo de carrera.
Desarrollo • Planes de retención.
• Proceso evaluación competencias laborales.
• Comunicación interna.

• Proceso de negociación colectiva con los sindicatos.


Relaciones • Coordinar procesos de elecciones.
laborales • Prevención de riesgos laborales.

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1.5 ÁREA DE ADMINISTRACIÓN
Es el área donde se coordinan las actividades que dan soporte a las actividades principales de la
empresa. Está orientada a solucionar asuntos más “domésticos”, pero imprescindibles para el
buen funcionamiento del negocio.

• Pago a proveedores.
• Compras para insumos de oficinas, muebles y otros.
Funciones
• Pago de servicios básicos.
• Coordinación del personal de aseo y guardias de seguridad.

1.6 ÁREA DE TECNOLOGÍA DELA INFORMACIÓN


El área de tecnología de la información (TI) tiene a cargo los sistemas operativos con los que
trabajan los colaboradores. Brinda soporte a todos los usuarios de los sistemas con la finalidad de
garantizar la continuidad de su funcionamiento.

Algunas de sus labores son:

• Administración de sistemas y soporte centralizados.

Funciones • Mantenimiento de los equipos, detección y resolución de


problemas asociados.
• Generación y gestión de cuentas de usuario y asignación de
programas y recursos a las mismas.
• Conservación de la seguridad de los sistemas y de la privacidad
de los datos de usuario.
• Instalación y actualización de utilidades de softwares.
• Copias y respaldos de la información que sea necesaria.
• Atención a usuarios (consultas, preguntas frecuentes,
información general, resolución de problemas, asesoramiento,
etc.).

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2. DECISIONES EN LA EMPRESA
Basándose en lo señalado por Chiavenato (2001), dirigir una empresa no es tarea fácil. Significa
tomar decisiones en todos los ámbitos y áreas de la organización, muchas veces complicadas ante
escenarios cambiantes que afectarán a corto y/o largo plazo a la organización.

Existen dos formas de dirigir una empresa:

• De manera centralizada: generalmente se ve en empresas de tamaño pequeño, donde es la


alta gerencia la que toma todas las decisiones.

• De manera descentralizada: acá la responsabilidad y la toma de decisiones se delega a las


diferentes áreas y unidades, basándose en la estructura que tenga la organización. Con ello se
evitan tiempos muertos por la demora en la validación de la alta gerencia a temas de menor
transcendencia.

Señala además que existen tres niveles en cuanto a la toma de decisiones y dirección de la
empresa, cada uno para decisiones de distinto orden, importancia e implicancia para el resto de la
organización:

Nivel ¿Quién? Adopción de decisiones


Gerente general, de marketing,
Directivo de ventas, etc. Incluso puede Decisiones estratégicas.
ser el directorio de la empresa.
Jefe zonal, jefe de capacitación,
Ejecutivo Decisiones tácticas.
jefe de administración, etc.
Vendedor, operario, jornalero,
Operativo Decisiones operativas.
etc.

Vídeo

El siguiente vídeo presenta algunos de los aspectos a considerar a la hora de


tomar decisiones en la empresa.

https://goo.gl/icpgjK

Fuente: Material elaborado para este curso.

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1 Nivel directivo

Las decisiones que se toman en este nivel afectan a toda la organización y a


largo plazo, en su mayoría es responsabilidad del directorio, el gerente general,
la plana mayor de gerentes.

Dentro de las decisiones que se pueden encontrar en este nivel están:

• Compras de nuevas empresas.


• Cambio de rubro.
• Nuevos productos.
• Acuerdo con otras empresas.
• Salida a nuevos mercados tanto nacionales como internacionales.

2 Nivel ejecutivo

Son tomadas por la plana media de la organización. Generalmente se trata de


decisiones de carácter técnico asociadas al cumplimiento de la planificación
para alcanzar los objetivos establecidos.

Dentro de este nivel se pueden encontrar decisiones como,:

• Plan de formación para el área de ventas.


• Comisiones a pagar.
• Selección de personal.

3 Nivel operativo

Se relacionan con tareas más sencillas del día a día asociadas al desempeño de
funciones de la planta más baja de la empresa.

Por ejemplo están:

• Gestión de cobros pendientes.


• Tramitación de algún permiso.
• Visitas a clientes por parte de un ejecutivo comercial.

Fuente: Material elaborado para este curso.

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3. ROL DE LA EMPRESA EN SOCIEDAD
Si bien en un principio la RSE estuvo enfocada más
en la responsabilidad de la empresa en cuanto a
una justa repartición de utilidades o donaciones.
Actualmente se ha ampliado el espectro que
cubre, relacionándolo también con tomar acciones
durante los procesos productivos, siendo
responsable no solo de sus trabajadores si no de
minimizar a largo plazo los efectos que su gestión
pueden causar en la sociedad.

3.1 ALGUNAS DEFINICIONES DE RSE


"La responsabilidad social es la responsabilidad de
En el último tiempo, la responsabilidad social
empresarial (RSE) ha cobrado fuerza como un una organización por los impactos de sus
factor importante y que influye en la
percepción que tiene la sociedad y los clientes
sobre una determinada empresa. decisiones y actividades en la sociedad y en el

medio ambiente, a través de una conducta

transparente y ética que:

• Contribuya con el desarrollo sostenible, incluyendo la salud y el bienestar de la

sociedad.

• Tome en cuenta las expectativas de las partes interesadas (stakeholders).

• Cumpla con las leyes y sea compatible con las normas internacionales de conducta.

• Sea integrada en la totalidad de la organización y puesta en práctica en todas sus

relaciones."

(Norma ISO 26000, 2010)

"La comisión presenta una nueva definición de la RSE, a saber, «la responsabilidad de las

empresas por su impacto en la sociedad». El respeto de la legislación aplicable y de los

convenios colectivos entre los interlocutores sociales es un requisito previo al

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cumplimiento de dicha responsabilidad. Para asumir plenamente su responsabilidad social

las empresas deben aplicar, en estrecha colaboración con las partes interesadas, un

proceso destinado a integrar las preocupaciones sociales, medioambientales y éticas, el

respeto de los derechos humanos y las preocupaciones de los consumidores en sus

operaciones empresariales y su estrategia básica, a fin de: maximizar la creación de valor

compartido para sus propietarios/accionistas y para las demás partes interesadas y la

sociedad en sentido amplio; identificar, prevenir y atenuar sus posibles consecuencias

adversas”.

(Comisión Europea, 2011).

El trabajo actual de los expertos ha estado enfocado en unificar criterios. Muchas empresas
adoptan la definición de RSE que más les acomoda, sus mediciones e indicadores no tienen como
compararse con el resto de la industria y del mercado en general.

La RSE puede abarcar dos dimensiones, la interna orientada a sus trabajadores y la externa
enfocada en el medio ambiente, la comunidad y la sociedad.

3.2 DIMENSIÓNINTERNA
En la dimensión interna la empresa se aboca a los colaboradores, se establecen las relaciones
laborales y prácticas gerenciales. No solo se relaciona con las obligaciones legales de la empresa,
sino con un aporte adicional, favoreciendo el desarrollo profesional y personalmente a sus
trabajadores, ayudando a mejorar las condiciones físicas y contractuales de la empresa.

Dentro del área interna de la empresa se pueden generar políticas de remuneraciones, beneficios
y carrera, que vayan en pro de los colaboradores de la empresa.

“La empresa cuenta de forma


explícita con un “código” de prácticas
profesionales o carta de servicios para
garantizar la honradez y calidad en
todos los contratos, acuerdos y
“La empresa se preocupa por los publicidad con la clientela. Este
aspectos relacionados con la documento es conocido por todas las
igualdad de género por medio de personas, está difundido a todos los
un plan de igualdad de clientes y se encuentra integrado en
oportunidades entre hombres y el proceso “gestión de la clientes”.
mujeres que comprende la
formación, el lenguaje, y las
políticas de contratación y
promoción interna”.

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3.3 DIMENSIÓN EXTERNA
La dimensión externa se relaciona con los códigos éticos de la empresa en cómo es su relación de
respeto con el medio ambiente, en el compromiso y las acciones de ayuda al desarrollo económico
y social de la comunidad.

Adicionalmente las propuestas de RSE se pueden ver reflejadas en las prácticas comerciales
responsables con sus clientes, inversionistas, proveedores, contratistas, distribuidores, la sociedad
y el Estado. Cada acción de RSE de las empresas debe considerar una compensación, por el uso de
los recursos naturales y su impacto al medio ambiente.

“La empresa tiene definido un sistema


en virtud del cual se identifican las
entidades con las que se va a colaborar
y los proyectos sociales en los que se va
a trabajar. Asimismo la empresa cuenta
con un sistema de apoyo a proyectos
“La empresa, como práctica sociales por el que incentiva y apoya a
habitual, realiza la contratación los trabajadores que deciden colaborar
de proveedores/as locales. con diferentes programas sociales a
Tiene establecido un sistema través de la liberación de un número
donde se integra a los/las determinado de horas, financiación,
proveedores/as locales y otros flexibilidad horaria, etc.”.
agentes económicos, al objeto
de participar en proyectos que
impulsen el entorno local”.

Cabe señalar que ambas dimensiones se pueden utilizar en conjunto dentro de una empresa u
organización, volviéndola más amigable interna y externamente.

3.4 RSE EN LA ACTUALIDAD


Actualmente lo que las empresas deben buscar es el trabajo hacia una agenda de actividades
dirigidas a la RSE, más que perseguir resultados con indicadores que muchas veces no significan
nada por no estar orientados al negocio o porque no son fáciles de aplicar ni medir.

Ya sea por razones políticas, legales, económicas o morales las empresas en los últimos cinco años
han estado desarrollando múltiples actividades que pueden considerarse RSE. Están invirtiendo
cada vez una mayor cantidad de recursos en ella, incluso la han incorporado en sus objetivos
estratégicos a largo plazo.

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Actualmente la sociedad está exigiendo a las empresas cumplir con las leyes, cuidar a sus
colaboradores y su entorno específico, desarrollar sus actividades en un ambiente de ética
empresarial cuidando el medio ambiente, orientando el desempeño laboral hacia la ética y RSE.

En Chile hay diversas empresas que se han unido con éxito a implementar dentro de sus políticas,
prácticas socialmente responsables, llegando a formar redes entre empresas que cumplen con los
valores asociados a las prácticas de RSE.

Enlace de interés

En el siguiente sitio web se presentan 10 casos de éxito en la implementación


de la RSE en empresas

https://goo.gl/jcE7Cr

Documento de interés

Este documento hace un análisis sobre utilizar la RSE como una estrategia
de negocios para la empresa.

http://goo.cl/1QX7S

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COMENTARIO FINAL

Muchas veces se entra a trabajar a una determinada área en una organización y se tienen claras
las tareas que se realizan, se desconoce qué es lo que se está haciendo en las otras áreas, cómo su
trabajo aporta a la consecución de los objetivos y cómo la interrelación entre todas ellas permite
formar sinergias y obtener mejores resultados.

Conocer lo que realizan las otras áreas de una empresa permite tener una visión global de la
gestión de la empresa como del mercado en el que se desempeña, así como identificar si recién se
está por ingresar al mundo laboral, en qué área se quiere trabajar.

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REFERENCIAS

Cabanelas, J. (1997). Dirección de empresas: Bases de un entorno abierto y dinámico, 1 ª edición.


Madrid: Ediciones Pirámide.

Chiavenato, I. (1993) Iniciación a la Organización y Técnica Comercial, 1 ª edición, México:


McGraw-Hill

Chiavenato, I. (2001), Proceso administrativo: Teoría, proceso y práctica, 3ª edición. Bogotá:


Makron Books do Brasil Editora Ltda.

Koontz, H. y Weirich H. (2008). Administración, una perspectiva global y empresarial. 11ª edición.
México: Editorial Pearson.

Mintzberg, H. (1997), El proceso estratégico: conceptos, contextos y casos. 1ª edición. México:


Prentice Hall Hispanoamérica S.A.

Porter, M. (1980) Competitive Strategy: Techniques for Analyzing Industries and Competitors. 1 ª
edición. New York: Free Press.

Terry, G. R. (1988). Principios de la administración. 4ª edición. México: Editorial CECSA.

PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:

IACC (2017. Empresas, organizaciones y su entorno. Fundamentos de la Administración. Semana 3.

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