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Colocar datos en la Web

1. INSERTAR HIPERV¸NCULOS

xcel, al igual que el resto de programas de la familia de Office


E
2010, está preparado para trabajar y crear documentos con
tecnología de web, es decir, que trabajan a través de Internet o de una
red local que funcione de la misma forma, es decir, una intranet.

Por ejemplo, Excel (al igual que cualquier otra aplicación de Office
2010), permite guardar los documentos que hagas como páginas web, en
formato HTML (el HTML es un lenguaje estándar, y es el que se
utiliza para crear las páginas web de Internet).

Una de las características de Excel relacionada con Internet es la


posibilidad de insertar hipervínculos en las hojas de cálculo, para
permitir "navegar" entre ellas.

Un hipervínculo es un elemento (es decir, texto, una imagen o


cualquier otro objeto), que permite, al pulsar con el ratón sobre él, abrir
otro documento o una página web.

Es decir, que al hacer clic sobre un hipervínculo se "salta" a otro


lugar. Este otro lugar puede ser otra zona del mismo libro, un libro de
Excel distinto, una dirección de Internet, etc. Incluso podemos hacer
que, al pulsar en un hipervínculo, se abra el programa de correo
electrónico para mandar un e-mail a alguien.

En la ficha Insertar de la Cinta de opciones está el botón .

Al pulsar en él, indicaremos que queremos que el objeto seleccionado


(que puede ser la celda o celdas seleccionadas o cualquier otro elemento
de la hoja de cálculo) tenga un hipervínculo.

Al pulsar este botón aparecerá el cuadro de diálogo Insertar


hipervínculo, donde tenemos que indicar dónde queremos saltar al
hacer clic sobre el hipervínculo. El lugar donde saltaremos puede ser un
documento que tengas en tu equipo, un lugar distinto de este mismo
documento o una dirección de Internet, entre otros.

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Colocar datos en la Web

Los hipervín-
culos son los
que utilizamos
para movernos
entre las pá-
ginas web de
Internet, que
es lo que se
conoce como
"navegar" por
Internet. Los
hipervínculos
también
se llaman
hiperenlaces Si no sabes la dirección exacta del sitio que quieres abrir al pulsar
o, simplemente
el hipervínculo, puedes buscarla bien con el botón Buscar archivos
vínculos.
o bien con el botón Explorar la Web , según a lo que quieras
acceder.

Por ejemplo, si pulsas en el botón Explorar la Web se abrirá


tu explorador de Internet y podrás "navegar" por las páginas de Internet
hasta encontrar la que quieras abrir al pulsar el hipervínculo de tu libro.
Entonces, podrías copiar su dirección (que aparece en la barra de
direcciones del navegador de Internet) y pegarla en el cuadro de diálogo
de Excel. Otra forma de indicar la dirección de la página en la que nos
encontremos es minimizar el navegador; entonces la dirección de la
página aparecerá en el cuadro de diálogo de Insertar hipervínculo, con
lo que podremos aceptar para crear el hipervínculo a dicha página.

Si creas un hipervínculo a un libro de Excel puedes saltar al


principio del libro o a un lugar más concreto del mismo. Para esto,
utiliza el botón Marcador.

Si has creado algún


nombre en el libro y quieres
saltar directamente a esta
ubicación, simplemente
tendrás que indicarlo en
este cuadro de diálogo.

También puedes
seleccionar la hoja de
cálculo a la que quieras ir y
poner la celda en el cuadro
Escriba la referencia de
celda (así podrías saltar a la
celda C15 de la Hoja3, por
ejemplo).

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Colocar datos en la Web 

En la sección Vincular a podemos indicar si


queremos crear el vínculo a otro lugar de este mismo
libro, a un nuevo libro (en este caso, tendremos que
decir qué nombre tendrá este nuevo documento) o a
una dirección de correo electrónico.

También puedes crear un hipervínculo a una


dirección de correo electrónico escribiendo esta
dirección directamente en la celda. Por ejemplo,
si escribes juan@servidor.com en una celda,
Excel detectará que esto es una dirección de e-
mail y creará un hipervínculo, de forma que, al
pulsar en él, se abrirá el programa de correo
electrónico, para que podamos escribir y mandar
un mensaje a esta dirección.

Por último, el botón Info. en pantalla permite escribir un texto que


aparecerá cuando pases el puntero del ratón por encima del hipervínculo
(sin hacer clic en él).

En la hoja de cálculo, Excel indica que hay un hipervínculo


poniendo en color azul el texto de la celda. Una vez utilices el
hipervínculo (es decir, hayas pulsado en él), este color cambiará para
indicarte que ya has visitado la ubicación a la que hace referencia. Ten
en cuenta que esto no te impide volver a utilizar el hipervínculo.

Otra forma de
seleccionar un
hipervínculo
sin activar el
vínculo es
pulsar sobre Cuando te pones con el puntero del ratón por encima de un
la celda o hipervínculo, Excel convertirá el cursor del ratón en una mano , para
elemento
mientras
indicar que puedes hacer clic en el hipervínculo.
mantienes
pulsada la Si pulsas en un hipervínculo, te trasladarás a la ubicación a la que
tecla . Si apunta este hipervínculo; entonces, ¿qué tienes que hacer para
el hipervínculo seleccionar la celda o elemento, sin desplazarte al vínculo asociado?
está en una
celda, también Si quieres seleccionar una celda con un hipervínculo, mantén
puedes utilizar
las teclas de
pulsado el botón del ratón durante un poco sobre ella, para que Excel se
dirección para dé cuenta de que quieres seleccionar la celda y no ir a la dirección del
seleccionar la hipervínculo.
celda.

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2. MOVERSE ENTRE LOS V¸NCULOS

A l utilizar los hipervínculos para ir moviéndote entre las


distintas hojas y libros de Excel, es posible que te llegues a
perder entre tanto salto.

Excel dispone de unos botones que te pueden ayudar en la


navegación entre los distintos vínculos. Estos botones no aparecen por
defecto en ninguna ficha de la Cinta de opciones , pero los podemos
mostrar en la barra de herramientas de acceso rápido.

Para esto, puedes pulsas el botón Personalizar barra de herramientas


de acceso rápido y seleccionar la opción Más comandos.

También
puedes
acceder a este
cuadro desde
el comando
Opciones de
la vista
Backstage,
seleccionando
la categoría
Barra de
herramientas
de acceso
rápido para
irte hasta esta
sección.

Desde el cuadro de diálogo que aparecerá puedes elegir los botones


y controles que quieres que aparezcan en la barra de herramientas de
acceso rápido. Desde la lista Comandos disponibles en puedes
seleccionar los botones y controles que quieres mostrar en la lista de la
parte izquierda del cuadro, para que te sea más fácil el encontrar el
comando que buscas.

Los botones que nos permiten desplazarnos entre los vínculos por
los que nos hemos desplazado con Atrás y Adelante .

Si los añades a la barra de herramientas de acceso rápido, con el


botón Atrás podrás acceder al anterior lugar que has visitado. Si
pulsas este botón, se activará el botón Adelante , con el que podrás
ir al siguiente documento o página que habías visto.

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Si has navegado por Internet utilizando un navegador (por


ejemplo, Internet Explorer o Mozilla Firefox), seguro que te serán
familiares estos controles y entenderás el funcionamiento sin problemas,
porque también funcionan de igual manera en estos programas.

Para saber la dirección o ruta a la que estás accediendo puedes


utilizar la sección Información de la vista Backstage o el campo
Ubicación del panel de documentos.

Este campo de ubicación puede servir, además de poder comprobar


la ruta y nombre del documento que estás mostrando, para copiar este
vínculo y compartirlo con otras personas.

Si muestras el panel de documentos, el campo Ubicación


aparece en la parte superior del mismo.

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Colocar datos en la Web

También puedes mostrar el campo Ubicación del documento


en la barra de herramientas de acceso rápido. De esta
forma, desde este campo, aparte de ver y copiar la dirección del
documento, también puedes acceder a distintas direcciones,
escribiendo la dirección a la que quieras acceder ahí. Además,
este campo tiene una lista, donde se van guardando las
direcciones a las que has estado accediendo, de forma que
puedes volver a utilizarlas sin tener que escribirlas de nuevo.

Si quieres cambiar el destino de un hipervínculo existente en una


hoja, selecciona la celda u objeto que tiene dicho hipervínculo, pulsa de

nuevo en el botón y haz los cambios que quieras en el

cuadro de diálogo.

Para quitar un hipervínculo, pero sin borrar también el contenido


de la celda o el objeto en el que está este hipervínculo, pulsa con el
botón derecho del ratón y selecciona la opción Quitar hipervínculo en
el menú contextual.

Fíjate cómo en ocasiones hemos hablado de direcciones, tanto si


nos referimos a una dirección de Internet, una dirección de tu red local o
un simple libro que tengas en tu propio ordenador. Lo importante al
trabajar con hipervínculos es conocer la dirección de la información a la
que quieres acceder, sin importarte el lugar físico en el que se encuentre
(puede estar en un libro de tu ordenador, en una página web de Estados
Unidos, etc.).

3. GUARDAR COMO P˘GINA WEB

Si trabajas en
una empresa,
una aplicación
H asta ahora hemos visto cómo podemos trabajar en Excel como
si estuviéramos en un navegador de Internet, utilizando
hipervínculos entre libros.
de esta carac-
terística puede
ser colocar los Otro aspecto en relación a Internet es la posibilidad de colocar tus
libros en la libros u hojas de cálculo como páginas web en la World Wide Web ,
intranet o red
local de tu
para que la gente que esté accediendo a Internet pueda verlos.
empresa, para
que tus compa- Imagínate lo que podemos lograr con esto:
ñeros tengan
acceso a ellos z La gente que vea los datos de esta manera no necesita tener Excel
y puedan ver para poder ver los datos que pones en la Web. Para ello solo
los datos.
necesitarán tener instalado un explorador o navegador de web.

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z También es mucho más fácil mantener actualizados los datos que


vamos a compartir, ya que todas las personas tendrán acceso a la
misma información.

Ya sabes que desde la opción Guardar como de la vista


Backstage puedes guardar el libro actual en el formato propio de esta
versión de Excel, en formato de versiones anteriores o en otros
formatos.

Si en el cuadro de diálogo Guardar como seleccionas la opción


Página web (*.htm;*.html) en la lista Tipo, el libro se guardará en el
formato HTML, es decir, como una página web.
Ten en cuenta
que las posi-
bilidades de
Excel son
mayores que
las del formato
HTML, por lo
que se pueden
perder algunas
características
de la hoja o
del libro al
guardarlo
como página
web.

El formato de Página web de un sólo archivo (*.mht;*.mhtml)


(que también puedes seleccionar desde la lista Tipo) incluye, en el
mismo archivo donde está el código HTML, las imágenes y demás
recursos codificados, por lo que en un único archivo de disco tenemos
todo lo necesario. Este formato se denomina MIME HTML
(Multipurpose Internet Mail Extension HTML), pero no está totalmente
estandarizado, por lo que la página resultante puede mostrarse diferente
según el navegador que utilices, e incluso hay algunos navegadores no
lo soportan.

Podemos indicar si vamos a guardar como página web todo el


libro, la hoja en la que nos encontremos o seleccionar previamente un
rango de celdas, para guardar solamente esas celdas.

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Colocar datos en la Web

A través del botón Cambiar título podrás indicar el título de la


página web que se creará. Este título será el nombre que aparecerá en la
barra de título de la ventana del explorador de Internet al abrir la página
web creada.

Desde el botón Herramientas puedes seleccionar Opciones web.


Desde el cuadro de diálogo que aparecerá puedes establecer algunas
opciones que se tendrán en cuenta al guardar el libro con el formato
HTML.

Por ejemplo, según el navegador que selecciones en la lista


superior de la ficha Exploradores, se activarán o desactivarán ciertas
opciones de la página web creada, para que sea compatible con el
navegador seleccionado.

En la ficha Archivos puedes indicar si los archivos auxiliares de la


página web (por ejemplo, imágenes) se colocarán en una carpeta
independiente y se utilizarán nombres largos para estos archivos, entre
otras opciones. En la ficha Imágenes puedes seleccionar la resolución
de las imágenes que se crearán (en píxeles por pulgada).

Después de guardar el libro como una página web, pulsando en el


botón Guardar, puedes seguir trabajando con el archivo HTML creado
desde el propio Excel. De todas formas, recuerda que el libro original
(en formato de Excel, con extensión xlsx) sigue existiendo, por lo que lo
puedes abrir y trabajar con él tal como lo estabas haciendo hasta ahora.

Además del archivo HTML creado, también se crea una carpeta


(con el nombre NombreFichero_archivos), donde se guardan los
archivos (imágenes, vídeos, sonidos, etc.) que son necesarios para
mostrar la página web.

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Lo que ahora nos interesa es saber cómo van a ver este libro los
usuarios que accedan a él a través de un explorador, es decir, a través de
la Web. Por ejemplo, puedes verlo en la siguiente imagen, en la que se
ha utilizado el navegador Internet Explorer:

Si quieres
cambiar la
página web
que has hecho
(en formato
HTML, con
extensión htm),
puedes abrir
este fichero
htm desde
Excel directa-
mente, cambiar
lo que quieras
y guardarlo.

Dependiendo del navegador que utilices, de la versión del mismo o


de la configuración de seguridad, es posible que tengas que permitir la
ejecución de contenido activo para poder ver y acceder correctamente al
libro de Excel en formato HTML.

La opción Tanto los datos como los gráficos se convertirán al formato


Convertir HTML, mostrándose de forma estática. Es decir, que solo los puedes
también apa- ver, no puedes volver a calcular algún valor, modificar el gráfico, etc.
rece al abrir
un libro de
Excel hecho Por otra parte, fíjate en las etiquetas de hoja de cálculo en la parte
con alguna de abajo, casi igual como aparecen en el propio Excel. Estas etiquetas
versión anterior también permiten desplazarte por las distintas hojas desde la página
del programa,
para convertirlo
web, como si estuviéramos en Excel.
al formato de
esta versión. Para acabar el capítulo, vamos a ver algunas opciones más respecto
En lugar de a la creación de páginas web a partir de los libros de Excel.
utilizar esta
opción, obten-
drías el mismo
Si abres un fichero HTML que hayas creado (con extensión htm o
resultado si html) para modificarlo desde Excel, en la vista Backstage podrás ver el
accedieras a comando Convertir. Esta opción aparece debido a que podemos
Guardar como convertir el fichero abierto desde su formato HTML al formato propio
y seleccionaras
el formato de de Excel (con extensión xlsx).
libro de Excel
(xlsx).

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Si desde el cuadro de diálogo Guardar como, tras seleccionar el


tipo Página web pulsas el botón Publicar, se abrirá un cuadro desde el
que también crearás un archivo HTML, pero, en este caso, seguirías
trabajando con el documento original en Excel.

Desde la sección Elemento a publicar de este cuadro puedes


seleccionar la hoja que quieres publicar en HTML, así como indicar si
quieres publicar todo el libro o únicamente un rango de celdas.

La casilla Abrir
la página en
el explorador
web hace que,
después de
publicar el
libro, se
muestre el
fichero HTML
creado en el
navegador.

Si activas la casilla Volver a publicar automáticamente cada vez


que se guarde el libro , te asegurarás de que la página web muestra el
mismo contenido que el libro de Excel del que proviene.

Al guardar libros u hojas de cualquiera de las maneras que hemos


visto, las páginas web que se crean se pueden ver prácticamente con
cualquier navegador. Así, los datos suelen transformarse en tablas
HTML y los gráficos en un formato adecuado para páginas web: GIF,
JPEG o PNG.

Ten en cuenta, si vas a poner la página en Internet, que hay


exploradores que no soportan los acentos o los nombres largos, por lo
que, en este caso, lo mejor es poner el nombre de la página web que
crees sin acentos, sin espacios y sin símbolos, y que el nombre no tenga
más de ocho caracteres.

Sin embargo, recuerda que, de esta forma, lo único que pueden


hacer los usuarios que acceden a través de la Web a estos datos es
verlos.

Desde la sección Guardar y enviar de la vista Backstage


disponemos de las opciones Guardar en la Web y Guardar en
SharePoint. La primera de ellas guarda el libro de Excel en tu
ubicación personal del sitio Windows Live, de forma que

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podamos acceder a él desde otros ordenadores o permitir que


otras personas accedan a este documento desde sus propios
ordenadores. Para esto necesitaremos disponer de una cuenta
Windows Live ID, para iniciar una sesión en este sitio y
acceder a tu ubicación personal.

La opción Guardar en SharePoint funciona de manera similar,


pero guardando el documento en un sitio de SharePoint, que
es un servicio a través de Internet que permite compartir
documentos y colaborar con otros usuarios. Después de añadir
el libro a una biblioteca de SharePoint, los usuarios podrán
leerlo y modificarlo, según los permisos que tenga cada usuario.

4. OTROS FORMATOS DE ARCHIVO

tro formato que también se suele utilizar en Internet es PDF,


O ya que es adecuado para documentos que van a ser leídos e
impresos, al conservar el diseño y formato de los mismos.

Puedes crear archivos PDF directamente desde Excel, sin


necesidad de utilizar ningún software adicional ni complementos. El
formato XPS es parecido, y se crea de la misma forma que el PDF.

En la sección Guardar y enviar de la vista Backstage se


encuentra la categoría Enviar mediante correo electrónico , desde la
que disponemos de varias opciones de envío del libro de Excel: como
datos adjuntos en el mensaje de correo en formato de libro de Excel, en
formato PDF o en formato XPS.

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Colocar datos en la Web

Desde la opción Crear documento PDF/XPS puedes guardar el libro


actual en cualquiera de estos dos formatos. En la parte derecha puedes ver
un resumen de las principales características de estos dos formatos.

Si pulsas en el botón Crear documento PDF o XPS de la parte


derecha, en la sección Optimizar para del cuadro que aparecerá puedes
seleccionar la opción correspondiente al aspecto más importante en tu
documento: el tamaño del archivo o la calidad de impresión.

Si está activa
la casilla Abrir
archivo tras
publicación,
tras crear el
archivo a
partir del
documento de
Excel se abrirá
en el programa
que tengas
asociado en tu
sistema a los
documentos
PDF (o XPS, si
estás creando
un documento
de este tipo).

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Si el archivo que crees tiene que tener una calidad alta, selecciona
Estándar (publicación en línea e impresión) , mientras que, si es más
importante el tamaño del archivo que la calidad de impresión,
selecciona Tamaño mínimo (publicación en línea).

Desde el botón Opciones puedes establecer otras opciones de


creación del documento: el intervalo de páginas que se publicarán, si
quieres publicar todo el libro de Excel, las hojas seleccionadas o las
celdas seleccionadas, etc.

Al pulsa el botón Publicar se creará el archivo PDF o XPS. Sobre


todo en el caso de crear un PDF, podrías colocarlo también en Internet a
disposición de los usuarios, ya que es un formato bastante conocido y
extendido.

La creación de un archivo en formato XPS se haría de la misma


forma, seleccionando este formato tras acceder a la opción Crear
documento PDF o XPS . Si necesitas más información sobre los
formatos PDF o XPS puedes utilizar la ayuda de Excel.

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