REALISATION DES TABLEAUX DE BORD

SOMMAIRE

A. REPRESENTER SCHEMATIQUEMENT UNE ACTIVITE OU UN PROCESSUS Page 24

A.1 Repérer les éléments à représenter Page 24

B. ANALYSER UNE REPRESENTATION SCHEMATIQUE Page 27

B.1 S’assurer de l’exhaustivité et de l’exactitude des éléments représentés Page 27

C. CHOISIR LES UNITES D’ŒUVRE PERMETTANT DE CARACTERISER AU MIEUX

UNE ACTIVITE LOGISTIQUE, UN PROCESSUS ET UNE SITUATION DE TRAVAIL Page 28
C.1 Reconnaitre les objectifs à atteindre Page 28
C.2 Distinguer les différentes unités d’œuvre Page 28
C.3 Evaluer la représentativité des différentes unités d’œuvre au regard de
l’objectif à atteindre Page 29

D. CREER LES INDICATEURS PERMETTANT LA CONDUITE EFFICACE D’UNE

ACTIVITE LOGISTIQUE, D’UN PROCESSUS ET D’UNE SITUATION DE TRAVAIL Page 30
D.1 Choisir les unités d’œuvre constituant l’indicateur Page 30
D.2 Distinguer les différents indicateurs Page 30
D.3 Vérifier le champ couvert par les indicateurs créés Page 33

E. CREER LES TABLEAUX DE BORD DANS L’ENSEMBLE DES ACTIVITES

LOGISTIQUES Page 35
E.1 Repérer les différentes activités Page 35
E.2 Repérer dans chaque activité les flux Page 35
E.3 Repérer dans chaque activité les moyens d’exploitation engagés Page 35

EVALUATIONS

Evaluation formative 1 Page 37

Evaluation formative 2 Page 39
Evaluation formative 3 Page 41
Evaluation formative 4 Page 43

Evaluation de fin de module Page 48

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Guide de soutien, Module 08 : Réalisation des tableaux de bord
 A- REPRESENTER SCHEMATIQUEMENT UNE ACTIVITE
OU UN PROCESSUS

A.1 Repérer les éléments à représenter

LE LOGIGRAMME

Synonyme The flowchart

But :

Le logigramme permet de visualiser de façon séquentielle et logique les actions à mener et les décisions à
prendre pour atteindre un objectif.

Principe :

Le logigramme, comme outil de clarification d'un procédé, et donc d'amélioration de celui-ci, est
particulièrement un travail de groupe.

En dessinant le logigramme ensemble, l'équipe :

- Développe une compréhension commune de la situation.
- Contribue à une meilleure connaissance du procédé plutôt qu'une personne seule.

Les événements décrits et qui apparaissent sur le logigramme peuvent être de n'importe quelle nature.
Par exemples, " donner un appel téléphonique ", " imprimer un rapport "…

Les symboles utilisés pour représenter les événements présentent des formes simples normalisées :

 Rectangle : une opération

Par exemple le déchargement d’un véhicule, le prélèvement ou le contrôle d’un produit ...

 Losange : une décision, un choix

Par exemple, à l’issue d’un contrôle, le contenu d’une palette peut être conforme ou non - lorsqu’un cariste
se présente devant un emplacement de stockage, l’emplacement peut être libre ou non ...

OPERATION

DECISION, CHOIX

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D’autres symboles existent :

OPERATION INFORMATIQUE

DEBUT ET FIN D ’ACTION

EDITION

INFORMATIONS

Les connexions entre les événements sont toujours représentées par des lignes, habituellement des
flèches pour montrer la direction de ceux-ci.

 Une ligne pointillée représente une information, une ligne pleine représente un flux physique.

Flux physique, connexion entre 2 opérations

Flux d’information, connexion entre 2 opérations

Les étapes :

Décrire le procédé à dessiner.

Démarrer avec un événement déclencheur :

• Noter les actions successives de façon claire et concise
• Ne tenir compte que du flux principal (mettre les détails sur un autre graphe)

Continuer le procédé jusqu'à la conclusion (finir avec une étape cible, généralement la fin d’une séquence
logique de tâches, la préparation d’une commande, l’enregistrement d’un mouvement de stock, le
traitement d’une réclamation..).

Utilisations :
Les logigrammes sont particulièrement employés pour réaliser les procédures de travail et les modes
opératoires.
Les procédures peuvent parfois apporter de multiples informations : acteur responsable de l’opération,
coût de l’opération, délais, donnée de flux ...
Ce sont alors de véritables outils d’analyse pour le responsable en logistique.

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Quand le logigramme décrit un procédé avec un grand nombre de personnes, de départements ou de
fonctions, il faut le diviser en colonnes. L'entête de chaque colonne indiquera le nom de la personne ou du
département impliqué dans le procédé.

Un exemple :

Service logistique Service approvisionnement

Infos réception fournisseur

Préparation du planning
réception

Non
Disponible ? Appel fournisseur

Oui
Appel service achat

 Le formateur pourra ici demander aux stagiaires de représenter différents logigrammes dans de
multiples domaines qu’ils soient logistique ou autres.

La diversité des exemples apportés est importante tout au long du cours car la technique est employable
de façon transversale.

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 B. ANALYSER UNE REPRESENTATION SCHEMATIQUE

B.1 S’assurer de l’exhaustivité et de l’exactitude des éléments représentés

Comme outil d’analyse, le logigramme permet de repérer et de mesurer un critère particulier comme :

- le temps d’une opération : afin de connaitre l’opération qui consomme le plus de temps et ainsi engager
une réflexion permettant une diminution de son temps de réalisation.
- le coût d’une opération, d’une activité : afin de connaître les étapes où les coûts sont les plus importants.
Ici, les moyens d’exploitation seront valorisés ou simplement énumérés.
- ...

Un exemple :

DUREE Société Z QUI

Enregistrement de la
5 jours commande ADV

25 jours Fabrication Usine

7 jours Stockage et distribution Logistique

7 jours Facturation Client Comptabilité

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 C- CHOISIR LES UNITES D’ŒUVRE PERMETTANT DE CARACTERISER
AU MIEUX UNE ACTIVITE LOGISTIQUE, UN PROCESSUS,
UNE SITUATION DE TRAVAIL

C.1 Reconnaitre les objectifs à atteindre

Afin de prendre les bonnes décisions, il est important d’avoir une vision immédiate et instantanée de la
situation. Pour ce faire, il faut identifier les indicateurs de performance permettant de suivre l’état
d’avancement d’une activité et évaluer son efficacité. Ces indicateurs doivent être révisés périodiquement
et suivis à l’aide d’un tableau de bord simple, clair et facile à lire et à exploiter.

Le tableau de bord n’est pas un outil de contrôle ou un instrument de motivation, mais bien un instrument
de progrès permettant de :

• Avoir une vision synthétique et exacte des moyens mis en place;

• Confronter les résultats obtenus;
• Identifier des actions correctives face à des dysfonctionnements mis en évidence;
• Rendre compte de son pilotage au niveau supérieur (reporting);
• Comparer ses performances avec celles des concurrents.

Avant la création de tableaux de bord, il convient de pouvoir déterminer l’objectif à atteindre.

Un exemple :

Si vous êtes responsable d’une activité, comment savoir que sa gestion est correcte ?
Répondre à cette question donne des objectifs que les tableaux de bord vont permettre de suivre.

Mais attention ! Si la mise en forme des tableaux de bord ne pose pas de problème particulier, le choix
des indicateurs qui permettront de faire le point par rapport à nos objectifs peuvent être nombreux.
Pour parvenir de façon efficace à la création de ces indicateurs, la démarche doit être structurée.
Tout d’abord, la reconnaissance des unités d’œuvre.

C.2 Distinguer les différentes unités d’œuvre

 « L’unité d’œuvre est l’unité de mesure qui caractérise au mieux une activité ».

Certaine unités d’œuvre peuvent être matérielles ou physiques comme :

- colis, palettes, véhicules ...

D’autres sont immatérielles :

- commandes clients, réclamations, transactions automatisées...

Les unités d’œuvre de flux :

 Les unités d’œuvre sont déterminées par les flux qui entrent et sortent d’une opération, d’une activité,
d’un processus .... de tout système en interactions avec d’autres. Elles sont appelées Input (flux
entrant) et Output (flux sortant).

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 Les unités d’œuvre peuvent être homogènes ou hétérogènes. Cela va généralement dépendre de la
complexité de l’activité considérée.

Un exemple :

Une machine produit des tiges filetées. L’unité d’œuvre de sortie est un nombre de tiges filetées.
Cependant, la machine peut produire des tiges filetées de tailles différentes.
Un service d’administration des ventes chargé d’enregistrer des commandes client aura comme unité
d’œuvre de son input, le nombre de commandes reçues. Cependant deux commandes peuvent présenter
des différences profondes (ancien, nouveau client – beaucoup, peu d’articles...)

En cas d’unités d’œuvre hétérogènes et d’une difficulté à évaluer précisément les moyens de production,
d’exploitation qui leur sont respectivement attribuées, il convient de pouvoir créer :

C.3 Evaluer la représentativité des différentes unités d’œuvre au regard

de l’objectif à atteindre

En cas d’unités d’œuvre hétérogènes et de difficulté à isoler les moyens de production et d’exploitation qui
leur sont respectivement attribuées, il convient de pouvoir :

- exprimer une unité d’œuvre avec une autre (souvent le principe du plus petit dénominateur commun).

Un exemple :

En raison de la forte disparité des commandes qui doivent être enregistrées par le service d’administration
des ventes, il est possible d’exprimer une unité d’œuvre par une autre : une commande « export », plus
complexe peut être valorisée en commandes « Maroc » plus facile à enregistrer.

- définir une unité d’œuvre commune :

Un exemple :
L’unité d’œuvre de sortie d’une machine produisant des tiges filetées sera la longueur produite et le poids
produit plutôt qu’une quantité.

Les unités d’œuvre de ressources de l’activité :

 Ce sont les unités d’œuvre représentant la consommation des ressources d’exploitation, ressources
humaines, ressources matérielles et les dépenses.
- Heures de travail, heures d’utilisation des engins de manutention, somme des dépenses courantes ....

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 D- CREER LES INDICATEURS PERMETTANT LE SUIVI ET LA
CONDUITE EFFICACE D’UNE ACTIVITE, D’UN PROCESSUS,
ET D’UNE SITUATION DE TRAVAIL

D.1 Choisir les unités d’œuvre constituant l’indicateur

Les tableaux de bord contiennent des indicateurs (comme une voiture), définition d’un indicateur :
 « C’est une donnée objective, quantitative, constatant un résultat, dont l’exploitation nous permet de
faire le point par rapport à un objectif prédéterminé ».
Le mot « objective » est important, car plusieurs indicateurs peuvent nous situer en rapport avec un même
objectif.

Un exemple :
- Déterminer sa vitesse au volant d’un véhicule ?

Le meilleur indicateur est celui qui est crée spécialement pour suivre la vitesse du véhicule ; le tachymètre
(appelé « compteur »).
Pourtant il existe d’autres moyens :
Une combinaison de 2 autres indicateurs existants dans la voiture. Le compte-tour et la position du levier
de vitesse ...

L’analogie avec l’entreprise est réelle. Elle croit pouvoir cerner un objectif avec plusieurs indicateurs
existants, alors que seul un indicateur spécialement crée pour l’objectif peut le faire rapidement et
précisément.

 L’indicateur est issu des unités d’œuvre.

Il peut être l’unité d’œuvre elle-même.
Il peut être la combinaison simple ou complexe de plusieurs unités d’œuvre.

D.2 Distinguer les différents indicateurs

 Les indicateurs d’activités :

Généralement l’unité d’œuvre elle-même.
- un nombre de colis expédiés ou de clients livrés. Ce sont les inputs et outputs de l’activité.

 Les indicateurs de performance :

Généralement une combinaison d’unités d’œuvre.
- un taux de satisfaction ou une productivité horaire.
La validation de l’indicateur est importante avant sa mise en place.

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Il est nécessaire de mettre en place une fiche d’identité de l’indicateur qui reprenne les informations
suivantes :

Un exemple :

Fiche descriptive d’indicateur N° :

- nom de l’indicateur et nom du tableau de bord contenant cet indicateur

- objectif rattaché au suivi de cet indicateur, quelle(s) information(s) m’apporte(nt)-il ?

- fonction de la (des) personne(s) chargée(s) de produire cet indicateur.

- où va-t-on trouver cet indicateur ? (à remplir si cet indicateur se trouve dans le secteur qui nous
concerne.)

- fonction de la (des) personne(s) chargée(s) de suivre cet indicateur.

- fréquence de production.

- fréquence de suivi.

- à quelles(s) fonction(s) doit-on transmettre le résultat de cet indicateur ?

- la convention de calcul de cet indicateur :

- les sources des données permettant la construction de l’indicateur.

- mode de présentation

La réponse à ces questions est importante afin d’obtenir une adhésion si nécessaire des collaborateurs,
de conserver la trace de ces définitions, de pouvoir les transmettre les expliquer, les généraliser ...

Par ailleurs, l’indicateur doit être :

1. Explicite : il doit être lisible (clarté dans sa définition et sa représentation)

2. Quantifié : quelle valeur devons-nous atteindre ?
3. Accepté : l’indicateur est un élément de dialogue entre le pilotage et l’opérationnel…et c’est sur le
terrain que se mettront en œuvre les actions suite à la lecture des indicateurs.

Le tableau de bord :

C’est l’outil de synthèse et de visualisation des résultats des indicateurs. La lecture de l’indicateur sur le
tableau de bord doit être compréhensible :

1. L’indicateur.
2. L’unité de mesure.
3. L’objectif que doit atteindre l’indicateur.
4. La date et une idée de la progression de la valeur de l’indicateur.

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Les types suivants sont les plus habituels :
- Graphique, lorsque la vision d’ensemble est primordiale. Permet de visualiser :
▪ la situation
▪ la tendance générale
▪ les variations

- Tableau de valeurs, intéressant lorsque la connaissance de la valeur exacte est essentielle.

Permet de visualiser :
▪ tous les indicateurs d’un coup d’œil (forme la + condensée)
▪ clairement les objectifs et les écarts

- « Clignotant », lorsque l’indicateur est secondaire et que la connaissance de la tendance (hausse,

baisse, stabilité) est suffisante. Permet de :
▪ résumer le graphique
▪ attirer l’attention sur une tendance générale

Un exemple :

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D.3 Vérifier le champ couvert par les indicateurs créés

Exemple de liste des indicateurs que les stagiaires doivent analyser en rapport avec l’objectif ou les
objectifs que l’on peut lui rattaché.

FONCTION : LOGISTIQUE ET APPROVISIONNEMENTS

Stocks
• Produits expédiés (poids, unités et/ou valeur)
• Valeur totale des stocks
• Analyse ABC des stocks
• Taux de rotation des stocks
• Ecarts sur inventaire
• ....

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Activité
• Heures travaillées
• Tonnes expédiées, reçues
• % de stocks morts
• Surface de stockage utilisée (unités de stocks/m²)
• Nombre de transporteurs
• Nombre de références gérées en stocks
• ....

Qualité
• Délai moyen de livraison aux clients
• Délai moyen d'approvisionnement/fournisseur
• Temps moyen de chargement des véhicules
• Retards de livraisons (en jours, en valeur)
• Nombre de ruptures de stocks (matières premières, produits semi-finis, produits finis)
• Nombre de litiges clients, transport
• Nombre / montant des avoirs
• ....

Productivité
• Temps moyen de chargement des véhicules
• Productivité opérateurs
• Taux de remplissage
• ....

Coût
• Coût des écarts de stocks, de la non-qualité
• Coût par transporteur, par m3 transporté
• Coût moyen d’un colis, d’une palette...
• Coût des stocks (total, par m3, des stocks morts)
• ....

Personnel
• Effectifs
• Embauches, démissions
• Absentéisme
• ....

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 E- CREER LES TABLEAUX DE BORD DANS L’ENSEMBLE
DES ACTIVITES LOGISTIQUES

Ressources consommées

Input Client Activité logistique Fournisseur

Output
1 3
2

1 : la mesure de l’input et du taux de service fournisseur.

2 : la productivité des moyens d’exploitation et le coût des unités d’œuvre.
3 : la mesure de l’output et le taux de service client.

E.1 Repérer les différentes activités

 A partir de la représentation schématique précédente, le formateur reprend les activités du processus

logistique de l’entreprise et crée avec les stagiaires le tableau de bord Logistique Activité-Performance
correspondant.

E.2 Repérer dans chaque activité les flux

Ensuite une activité ou un type de flux de ce processus est isolé afin de mettre en place son tableau de
bord.

 Le stagiaire pourra distinguer les indicateurs structurels (correspondant à une obligation et

généralement communs à différentes entreprises –KPI), des indicateurs conjoncturels, correspondant
à la nécessité de suivre une variable durant un laps de temps court

E.3 Repérer dans chaque activité les moyens d’exploitation engagés

Déjà vues car nécessaires aux parties E1 et E2

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