3 Dematerialisation Des Factures

Cahiers de l’académie N°3
JUIN 2005
Juin 2005
Contacts
Académie des Sciences et Techniques

Comptables et Financières
153 rue de Courcelles - 75017 Paris
Tél : 01 44 15 60 00 - Fax : 01 44 15 90 05
LA DEMATERIALISATION DES FACTURES : LA NOUVELLE EQUATION FE = EDI + (I+P)2

William Nahum - Président
Tél. : 06 07 86 41 64 - wnahum@lacademie.info

Marie-Claude Picard - Groupes de travail
Tél. : 01 44 15 62 52 - mcpicard@lacademie.info
Nicole Powilewicz - Directeur délégué

Tél. : 01 44 15 60 14 - npowilewicz@lacademie.info
LA DEMATERIALISATION
DES FACTURES :
Vanessa Haddar - Communication / Presse
Tél. : 01 44 15 60 27 - vhaddar@lacademie.info
LA NOUVELLE EQUATION FE = EDI + (I+P)2
www.lacademie.info
Cahiers de l’Académie n°3
L’Académie est une initiative de l’Ordre des Experts-Comptables Les Cahiers de l’académie sont réalisés en partenariat avec
SOMMAIRE
• Introduction
• Les motivations
• Définitions, Contraintes, Solutions
• Le projet et la mise en œuvre
• Conclusion
© Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières - Juin 2005
3
Introduction
4
Introduction
• La facture, un objet multi-fonctionnel
• Matérialisation de la
transaction commerciale
• Support d’échange
d’information entre l’acheteur
et le vendeur et au sein de
l’organisation de l’acheteur
• Support des écritures

comptables clients et
fournisseurs
• Pièce justificative au regard

de la collecte et déduction de
la TVA
5
Introduction
• La vision « duale » d’une facture dématérialisée
La Facture Texte ou Image La Facture de Données Structurées
rée
ée
n l uctu
al sig a
in str
gin e » ig »
i
Or Ima
g Or D I
« E
r e« re
ctu ctu
Fa Fa
6
Introduction
• L’enjeu de la dématérialisation des factures est d’organiser la
convergence entre la position des clients et celles des
fournisseurs:
Validité juridique contractuelle (interchange)
Automatiser Facture de Données Dématérialiser

(original) les données
les traitements
ou Données de Factures (et l’original)
Fournisseur Facture Papier (original) Clients
Eliminer le Facture Image Signée Dématérialiser

Papier (original) l’original
Validité juridique intrinsèque (signature électronique)
7
Introduction
• Une opération de dématérialisation se résume à 4 axes :
1. Savoir gérer des factures

dématérialisées
3 (GED, Workflow,
Comptabilité
3 Processus…)
Trésorerie
2. Savoir dématérialiser ses
GED factures
(Factures structurées,
1 Factures signées, Scan /
2
w
flo
rk 2 OCR, Archivage)
3. Savoir déployer et gérer
Wo
un monde externe
Commandes hétérogène
CRM (déploiement,
Pilotage communautés, réseaux, …)
4. Savoir conserver et
fiabiliser une validité
4 juridique et fiscale en
mode dématérialisé
8
Introduction
Un focus sur : savoir dématérialiser ses factures
• Un choix d’outils/services
• Un choix de moyens de distribution
Fournisseur Client
Outils de : Factures Outils de :

Image
- Création - Gestion
- Transformation - Intégration
Factures
- Intégration SI
Données
Gestion de la distribution :
(Internet ou Réseau à valeur ajouté)
9
Introduction
• Le contenu de cette présentation
Partie 1 Partie 2 Partie 3

Motivations-Obligations Les Solutions Projet-Mise en Oeuvre
Client
Ouverture Client Scan
Réglementaire Ocr
Archiver
Signature Facture Données
Electronique Originale De Facture
Motivations Obligations Edi
Rva
Contraintes
Légales Fournisseur Internet
Fournisseur
10
Motivations & objectifs
• Les motivations
• Les obligations
• Qui est concerné ?
11
Quelques chiffres
En 2004 :
2 400.000 entreprises échangent
1.700.000.000 factures par an (France)
Dont 4% sont électroniques (environ 70 millions)
Et moins de 0,5% en dématérialisation fiscale
Pour 2005, il est prévu :
25 à 50 millions de factures électroniques supplémentaires
Dont 50% en dématérialisation fiscale (soit ~ + 200% )
12
Quelles motivations ?
Éliminer le papier
des process
Améliorer
Optimiser
les Optimiser le
Coût
processus coût de
traitement de
la facture
Qualité Délai
Qualité de
l’information,
Partager traçabilité
l’information comptable
13
Quelles motivations
Améliorer les processus
• Maîtrise des délais de

paiements
• Visibilité du processus en
interne et en externe
• Partage de l’information
• Automatisation des
traitements, notamment
• Validation
• Réduction des appels et
relances
• Meilleure prévision de
trésorerie
14
Optimiser le coût de traitement de la facture
13,8€€de
13,8 decoût
coût««standard
standard»»par
parfacture
facturereçue
reçue
1 2 3 4 5 6
Saisie/ Gestion des
Réception Validation Paiement Archivage
Codification litiges
0,9€€
0,9 1,4€
1,4€ 5,4€
5,4€ 2,8€
2,8€ 1,5€
1,5€ 1,8€
1,8€
88àà9,5
9,5€€de
decoût
coût««standard
standard»»par
parfacture
factureémise
émise
1 2 3 4 5 6 7
Préparation Gestion Gestion
Rapprochement des Coûts de
facturation Envoi Archivage des
paiements relances trésorerie
Comptabilisation litiges
0,3€
0,3€ 1,2€ 0,5€- -2,0
2,0€€ 0,8€ 0,8€€ 2,4€ 2.0€
1,2€ 0,5€ 0,8€ 0,8 2,4€ 2.0€
Source Etude Arthur D Little – Deskom - 2001

15
Qualité et sécurité de la facture
• Qualité des données de la facture :
– Fiabilité des données
– Validation mutuelle de la facture
– Traçabilité comptable
• Sécurités du cycle de vie de la facture :

– Création
– Transports et Traitements
– Conservation : archivage sécurisé
– Traçabilité
16
Partager l’information
• En interne : entre les différents services :
– Une gestion collaborative du traitement des factures

– Sans obligation de proximité physique des acteurs
– Opportunité de redéploiement des ressources
• En externe: avec les partenaires (clients,

fournisseurs et autres partenaires)
– Jouer la transparence
– Accélérer le traitement des anomalies
– Mode de gestion partenariale « gagnant – gagnant »
17
Les obligations
Suivre les tendances du marché
• Les obligations => Liées au « commerce »

– Certains clients ou destinataires imposent la
dématérialisation.
– L’évolution des pratiques implique une
dématérialisation à terme (par exemple les marchés
publics).
• Les obligations => Liées à « l’organisation »

– Centres de Services Partagés pour les groupes.
– La concentration des centres administratifs &
comptables.
18
Les obligations
Créer un avantage concurrentiel
• Le volontarisme => maîtrise de l’information

– Maîtrise de l’organisation et des processus
– Dématérialisation progressive selon les services.
• Le volontarisme => démarche globale

d’entreprise
– Appréhension des problématiques de chacun
– Fixation des priorités en matière de dématérialisation
– Préparation à une démarche culturelle concertée.
19
Evolution et perspectives du marché
• Vous êtes tous concernés
– Quel que soit le métier…
– Petit / Grand
– Privé / Public
20
Définitions, Contraintes,
Solutions
• Les définitions
• Les aspects juridiques et fiscaux
• Les solutions « fonctionnelles »
• La plateforme de dématérialisation
• Les panoramas de solutions acheteur/vendeur
21
Les Définitions
A : La facture numérisée
apier
la facture p
age de
Archiv
Courrier
Courrier
physique ue
physique a tiq
Système informatique A m s
Auto ent
e m
c tur Docu
Le de
Saisie
Manue
lle
Fournisseur
Système
Emetteur de la facture Client Informatique B
Sous forme papier Destinataire de la facture
22
Les Définitions
B : La facture électronique
u e
c t roniq
l e
c tu re é e
d e la f t sa form
a
h i vage que soi
Ar c l
que
ue
Système informatique A m atiq
o
r e Aut ents
tu um
Données Lec e Doc
d
ou Saisie
Images Manue
lle
Intégra Système
tio
des fac n directe Informatique B
tures E
. D. I .
Fournisseur - Emetteur de la facture Client - Destinataire de la facture

sous forme électronique
23
Les aspects juridiques et fiscaux
Fonctions de la facture
• Une fonction probatoire :

– permet de faire la preuve des obligations de l’acheteur
et du vendeur.
• Une fonction comptable :

– pièce justificative de la comptabilité.
• Une fonction fiscale au regard de la TVA :

– permet l’exercice du droit à déduction de la TVA par
l’acheteur,
– permet à l’administration d’effectuer les contrôles.
• Rappel de la fonction « véhicule » d’informations entre

deux ou plusieurs utilisateurs.
24
Contexte
Rappel de la législation en matière de

facturation :
• Obligation de facturation :
–Article 289.I-1 du Code Général des Impôts :
"Tout assujetti est tenu de s’assurer qu’une facture est

émise, par lui même, ou en son nom et pour son compte,
par son client ou par un tiers :
a. Pour les livraisons de biens ou les prestations de
services qu’il effectue pour un autre assujetti, ou pour
une personne morale non assujettie, […]."
25
Contexte
Rappel de la législation actuelle en
matière de facturation :
• Conservation des factures :
–Art. 441-3 C. com. : la facture doit être

rédigée en double exemplaire, le vendeur et
l’acheteur doivent en conserver chacun un
exemplaire.
–Art. 289.I-4 du CGI : l’assujetti doit conserver

un double de toutes les factures émises.
26
Contexte européen
Transposition de la Directive européenne du
20 décembre 2001 et impact en droit
français :
– Droit européen : Directive du 20 décembre 2001 visant

à harmoniser, simplifier et moderniser les conditions
d’établissement et de validité d’une facture au regard de la
TVA.
– Droit français : Loi de finances rectificative pour 2002

du 30 décembre 2002 transposant la Directive du 20
décembre 2001 (transposition anticipée).
27
Contexte européen
Transposition de la Directive européenne du
20 décembre 2001 et impact en droit
français :
• Décret n°2003-632 du 7 juillet 2003 :

– les conditions et modalités d’application de l’article
L.102 C du LPF (stockage des factures).
• Décret n°2003-659 du 18 juillet 2003 :

– les conditions d’émission des factures, de leur
signature électronique et leurs modalités de
stockage.
• Instruction administrative du 7 août 2003

28
La facture électronique signée
• Dispositions spécifiques aux factures
signées électroniquement
– Signataire de la facture électronique :
«… celui qui détient et met en œuvre le
moyen de création de la signature
électronique.»
• Signataire personne morale :
– Une signature électronique produite
automatiquement lors de l’envoi des factures
• Signataire personne physique :

– Une signature électronique produite par une
personne physique en son nom pour le compte de
l’entreprise
29
La facture électronique signée
• Dispositions spécifiques aux factures
signées électroniquement
– Définition du certificat électronique : «… document sous
forme électronique qui atteste du lien entre l’identité du
signataire et les données de vérification de sa signature
électronique »
– Caractéristiques du certificat électronique :

• Délivrance par un prestataire de service de certification,
• Contenu spécifique a minima,
• Absence de nécessité d’un certificat « qualifié ».
Un degré de sécurité « suffisant » pour garantir

l’authenticité et l’intégrité des factures transmises par
voie électronique
30
TVA
Nature du document Délai de Support de

conservation conservation
Sur support
3 ans
informatique
Factures établies sur
support informatique
3 ans suivants Sur tout support
31
Que recouvre la notion d’archivage ?
• Une définition issue de la pratique
• Définition de l’AFNOR : l’archivage est

"l’ensemble des actions, des outils et des
méthodes mises en œuvre pour conserver
à moyen ou long terme des informations
dans le but de les exploiter" (Association
Française pour la NORmalisation –
Dictionnaire du Multimédia, 1995).
32
Qu’est-ce que l’archivage électronique ?
• Conserver sous forme électronique

des documents :
– Obtenus par la numérisation de documents

physiques (papier ou support microforme),
– Issus dès l’origine de processus

informatiques.
33
Comment archiver sous forme électronique ?
• Numérisation = première étape de l’archivage

sous forme électronique.
• Problématique : perte de la qualité d’original

du document physique dès l’instant où il ne se
trouve plus sur son support premier.
• La signature confère à l’écrit la valeur de

l’original.
34
Comment archiver sous forme électronique ?
• La norme NF Z 42-013 :
Spécifications pour l’enregistrement, le

stockage et la restitution de documents
électroniques afin d’assurer la conservation et
l’intégrité de ceux-ci.
35
La force probante d’un système d’archivage
• Reconnaissance des conventions de preuve

– Caractère supplétif des règles de preuve
• Article 1341 C. civ. : écrit aux fins de
preuve pour les transactions supérieures à
800 €
– Possibilité de déroger conventionnellement

aux règles de preuve
– Confirmation de la jurisprudence Crédicas

(Cass.1ère civ. 8 nov.1989)
36
Conclusion
Les entreprises disposent aujourd’hui du

cadre légal, normatif et contractuel pour
établir une véritable chaîne de confiance
du traitement du document électronique.
37
Les solutions « fonctionnelles »
A. La facture électronique signée
Fournisseur Client
Optionnel
Eléments Indexation
Autres Saisie
permanents
Applications de la e
g
De facture ta
o da
Vérification
Gestion o r
H
GED
Création Work
données Flow
factures Facture
électronique
signée
e-archives
e-archives
38
B. Pour homogénéiser le support : Le Scan
Transformation d’un document physique en un fichier électronique
pouvant être « lié » à d’autres informations (index), pour traitement
Archiver
le papier
Factures
Courrier Filtrer Pièces jointes
Courrier Concentrer
physique
physique
Trier
Scanner
Indexation
Contrôle des Flux LAD Base
Vidéocodage d’images
Vérification Indexées
In
té
Il existe des formats standards publics pour
gr
at
io
n
stocker ces images (pdf, tiff, )
Système
Informatique
39
C. Pour homogénéiser les flux : la LAD
Interprétation d’une image
électronique.
- Application de modèles
Courrier - Reconnaissance de mots clefs
Courrier
physique Filtrer
physique Concentrer
Trier
Vérification
OCR
Base
d’images Fonctionne sur toutes sources de
Facture Indexées factures
électronique - Issues de scan
signée In
té
gr - Factures électroniques signées
at
io
n
Système
Informatique
e-archives
40
D. De l’EDI au Web EDI …
Fournisseur
sans équipement
ron ique
t
r e élec
u
fact a forme
e la
vage d e soit s
i u
Arch quelq
Formulaires
de saisie ue
E.D.I. m atiq
o
Consultation des Signées r e Aut ents
tu um
ou mixtes Lec e Doc
Informations d
/archives Saisie
Manue
lle
Intégra Système
tio
des fac n directe Informatique B
tures E
. D. I .
Prestataire de services ou Client

système interne du client © Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières - Juin 2005
41
La Plateforme de dématérialisation
Partant des pratiques EDI …
Convention EDI / Contrat d’interchange
Station EDI Station EDI

De l’EDI Fichier des partenaires Fichier des partenaires
traditionnel Contrôle MO Réception original
Liste récapitulative Contrôle MO
Transmission original res Liste récapitulative
Fournisseur Archivage Factu Archivage Acheteur
Restitution Restitution
289 bis
289 bis
Vers Convention EDI / Contrat d’interchange

l’externalisation
Contrat Infogérance Contrat Infogérance
res
Données Factu Données
Prestataire Acheteur
Fournisseur s Prestataire
ire Station EDI
ula Station EDI Po
rt a
rm il
Fo WEB EDI
289 bis Portail WEB
289 bis
Archivage
Archivage Restitution
Restitution © Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières - Juin 2005
42
… Vers un traitement centralisé mutualisé …
Convention EDI / Contrat d’interchange
Contrat de Service Contrat de Service

Opérateur de facturation
électronique
res
Données Factu Données
Port Acheteur
ail
Fournisseur es
ulair
m Espace Fournisseur Espace Acheteur
For
Fichier des partenaires Fichier des partenaires
Création original Réception original
Contrôle MO Contrôle MO
Liste récapitulative Liste récapitulative
Transmission original Transmission Données
Archivage Archivage
289 bis 289 bis
Données
Portail Acheteur
43
… En intégrant la facture signée …
Contrat de Service Contrat de Service
Certificats, mandats Acceptation tacite
Opérateur de facturation
électronique
Espace Fournisseur Espace Acheteur

Horodatage, signature Réception, aide à l’intégration
Suivi de émissions Vérification de signature
Archivage Archivage
OCR
44
… pour devenir
Un Réseau pour une vision homogène du monde extérieur
Des Services pour externaliser une partie des traitements
Client a
Un Réseau Client b
Plateforme
Client
Banques, Factors, • Annuaires des relations démat
Client
Refinancement • Cadre juridique conforme
Client 1
• Vision Homogène des factures
Client 2
• Horodatage et traçabilité
Client 3
• Interopérabilité
Client
Client
Client n
Annuaire
Client
Factures Client
Client p
Fournisseur a
Plateforme Traduction Client
Fournisseur b Réseau
Contrôles OCR EDI Client x
Fournisseur
Client y
Fournisseur
impression Démat
Fournisseur 1 Scan
Fournisseur 2 Archivage Des Services
Fournisseur 3 OCR
Validation • Démat fiscale
Fournisseur
• Archivage légal
Fournisseur Paiement
• Traduction
Fournisseur n
• Contrôles
Fournisseur k
• Scan & OCR
Fournisseur Réseau • Impression
Fournisseur p EDI © Académie des Sciences•etPortail
Techniques Comptables et Financières - Juin 2005
45
Les solutions
Le panorama coté « Acheteur »
1. Des outils / systèmes
pour traiter des factures
2b - Services électroniques :
• Démat fiscale EAI, Workflow, GED
• Archivage légal
• Traduction Acheteur
• Contrôles
• Portail Information &
3b. Un Réseau pour une • Scan & LAD Gestion des
vision homogène des Règlement
Clients
contreparties Pilotage
Traitements
Routage internes
Fournisseur a Compta
Plateforme four
Fournisseur b
OCR
Fournisseur
GED Intégration &
Fournisseur Commandes complétude
Scan
Fournisseur 1 comptable
Fournisseur 2
Validation
Fournisseur 3
Fournisseur
Fournisseur
2a. Des outils pour dématérialiser
3a. Un déploiement en
Fournisseur n
EDI, Factures signées, Scan, LAD,
Fournisseur k direct (point à point).
Archivage
Fournisseur Réseau
Fournisseur p EDI
46
Les solutions
Le panorama coté « Fournisseur »
2b - Services 3b. Un Réseau pour une
vision homogène des
1. Des outils / systèmes • Démat fiscale contreparties
Client a
Client b
pour traiter des factures • Archivage légal Plateforme
Client
électroniques : • Traduction Client
EAI, Base factures, GED • Contrôles Client 1

• Portail Client 2
• Scan & LAD Client 3
• Impression Client
Client
Fournisseur Client n
Client
Client
Trésorerie Client p
Consommations Recouvrements
Client
Réseau
EDI Client x
Compta Client y
Client Factures
Traitements
conformes
internes
3a. Un déploiement en
Pilotage
CRM / Contrats
direct (point à point).
2a. Des outils pour dématérialiser
EDI, Factures signées, Impression,
Archivage
47
Le projet et la mise en
oeuvre
• La mise en oeuvre en « mode
projet »
• Quelques caractéristiques d’un projet
de dématérialisation
• Les incontournables
48
Le projet et sa mise en oeuvre
Déploiement
La mise en oeuvre en « mode projet »
Quelques caractéristiques d’un projet de

dématérialisation
Les incontournables
Le s p oin ts clé s d ’u n e d é m arch e
D éplo iem ent
Analyse
Concep tion Pilo te D éploiem ent
d’opportunité
A nalyse de la typologie Choix de la solution S élection de Com m unication

des flux conc ernés inform atique « partenaires »
Form ation des
A nalyse des process us et
A spect jurodiques Test utilisateurs
des c oûts et volum es
Identification des Com m unication RO I Contrôle interne

contraintes fiscales et
juridiques P rocessus Form ation O ptim isation des
Identification des
processus
solutions techniques et
des c ontraintes Form ation M ise à jour des
m éthodes et
proc édures
Choix de la s olution cible
M oyens néc essaires
E stim ation du RO I
4 à 8 m ois
M aîtrise du ch an gem ent
© A c a d ém ie d es S c ien c e s e t T ec hn iq u es C om p ta b le s e t Fin a nc iè re s - Ju in 2 00 5
49
Une gestion de projet est nécessaire
Déploiement
Un projet techniquement court pour le pilote mais une

étude d’opportunité déterminante
Une synchronisation des compétences car le projet

est pluridisciplinaire
Un déploiement vers les partenaires qui demande du

temps et nécessite de maintenir une structure
interne même légère
Les points clés d’une dém arche
Déploiem ent
Analyse
Conception Pilote Déploiem ent
d’opportunité
Analyse de la typologie Choix de la solution Sélection de Com m unication

des flux c oncernés inform atique « partenaires »
Form ation des
Analyse des processus et
Aspect jurodiques Test utilisateurs
des coûts et volum es
Identification des Com m unication ROI Contrôle interne

juridiques Processus Form ation Optim isation des
Identification des
processus
des contraintes Form ation M ise à jour des
m éthodes et
procédures
Choix de la solution cible
M oyens nécessaires
Estim ation du RO I
4 à 8 mois
M aîtrise du changem ent
© A cadém ie des S cienc es et Techniques C om ptables et Fina nc ières - Juin 2 00 5
50
Les points clés d’une démarche
…Une gestion en mode projet classique, pluridisciplinaire

Déploiement
Analyse
d’opportunité Conception Pilote Déploiement Les questions à se poser :
9 Quel périmètre cible ?
Analyse de la typologie Choix de la solution Sélection de Communication
des flux concernés informatique « partenaires » 9 Quels objectifs, à court et moyen
Formation des terme ?
Analyse des processus et Aspect jurodiques Test utilisateurs
des coûts et volumes 9 Quel potentiel de réorganisation
Communication Bilan du pilote Contrôle interne ?
Identification des
contraintes fiscales et 9 Quelle architecture globale ?
Processus Formation Optimisation des
juridiques processus 9 Quelle segmentation par type de
Identification des
Formation Mise à jour des flux?
ROI
solutions techniques et méthodes
procédures
et
9 Quelle équipe pluridisciplinaire ?
des contraintes
9 Quelle méthode de déploiement
Choix de la solution cible ?
Moyens nécessaires 9 Quelle communication interne –
externe ?
Estimation du ROI 9 Quelle maîtrise du contrôle
interne dans un environnement
4 à 8 mois mixte (papier & électronique)
Maîtrise du changement
51
Quels objectifs…. Bien poser la
problématique
Un projet de refonte de processus de traitement des factures
Un projet «
Un projet Factures
«Acheteur» pour
Coût
clients » pour
optimiser sa
gestion de répondre à la
factures Qualité Délai demande et
entrantes construire des
avantages
compétitifs
Un projet «Interco » pour automatiser le traitement

des refacturations internes
52
Déploiement
La mise en œuvre en « mode projet »
Quelques caractéristiques d’un projet de dématérialisation
Les incontournables
D éplo iem ent
Analyse
d’opportunité

Form ation des

Identification des
processus
m éthodes et
proc édures
4 à 8 m ois
53
Quelques caractéristiques…
Projet Acheteur Projet Factures Clients
9 Dimension stratégique
Projet de Dématérialisation
• Apprécier l’opportunité du projet dématérialisation pour redéfinir

la nature des relations avec les clients comme les fournisseurs
9 Dimension fiscale et juridique
• Déployer en grande masse les accords, principes et formalisation
Pré-requis
nécessaire sur l'ensemble des tiers (clients et fournisseurs)

concernés
• Organiser une revue à faire avec les tiers concernés
9 Dimension comptable et contrôle interne
• Analyser les flux par typologie achat et tiers fournisseurs
• Revoir le circuit d'autorisation de dépenses et les procédures de
contrôle interne
54

9 Certains flux de factures 9 Répondre à une ou

(les + concentrés) plusieurs demande(s)
Définir le périmètre
• Un seul type de solution client(s)

• Une cible d’automatisation • Se mettre en situation de produire
de la facture électronique de
• Prévoir une gestion manuelle pour
données multi-format
les litiges
• Se mettre en situation de gérer du
• Être vigilant sur l’étanchéité des
multi-support
flux papier / électronique (risque
de doublonnage)
55

9 Toutes les factures 9 Marketer et déployer

Définir le périmètre (suite)
une offre de factures

• Combiner facture électronique et électroniques
scanning / LAD • Penser son système
• Se mettre en situation de gérer des d’information avec un passage à
factures sous forme électronique : une base de factures de données
GED, Workflow, remise à plat des couplée à un système d’output
processus et règles de gestion management
• Avoir une approche réaliste et • Définir une offre de services et

économique du déploiement la proposer comme un service
additionnel
56

Pré-requis
9 Déterminer les fournisseurs et/ou clients « types » selon des
La mise en oeuvre
critères stratégiques et/ou administratifs

9 Brancher les « tuyaux » en double avec les circuits classiques
9 Mettre en place une cellule de traitement des anomalies
(règlements urgents, traitement des litiges, blocage des
règlements, suivi des questions interne/fournisseur)
9 Mesurer la situation avant
57
9 Former une équipe pluridisciplinaire

• Comptable & financière, fiscale & • Marketing & Commercial, Comptable

juridique, technique et organisation, & financière, fiscale & juridique,
achat technique et organisation
La mise en oeuvre
9 Faire un choix de famille de solution interne / externe :

• Interne : équipement de Progiciels - infrastructure d’exploitation / procédures
(archivage notamment) - évolutions réglementaires / maintenance
• Externe : externalisation de la solution avec Contrat de Service
9 Organiser le déploiement 9 Transformer une «contrainte» en

offre de service
• Segmenter les fournisseurs
• Mettre en place un plan de • Savoir produire une factures de
déploiement fortement appuyé par les données constitue une valeur ajoutée
directions • Se donner un avantage concurrentiel
9Se positionner dans une situation gagnant-gagnant

58
9 Ajuster les processus internes

9 Ajuster la disponibilité des données
Le déploiement
9 Ajuster la typologie fournisseur/clients concernée

9 Ne pas sous-estimer les Volumes
9 Rester raisonnable sur les objectifs d’automatisation
9 Mesurer la situation après
9 Mettre en place des indicateurs de performance
59
Déploiement
La mise en oeuvre en « mode projet »
Quelques caractéristiques d’un projet de dématérialisation
Les incontournables
D éplo iem ent
Analyse
d’opportunité

Form ation des

Identification des
processus
m éthodes et
proc édures
4 à 8 m ois
60
…Pour réussir…
La Maîtrise du changement
• En interne • En externe
9 Une implication de la 9 Une relation client /

Direction Générale fournisseur classique ou
9 Des Objectifs clairement « collaborative »?
définis
9 Une communication
9 Une approche pragmatique
et réaliste du déploiement efficace et gérée
9 Mixte scan, facture 9 Le déploiement est conçu
électronique de données ou dès la phase d’opportunité
pdf signé
9 Plateforme et / ou en direct
61
…Pour réussir…
La Maîtrise du changement
SI
⇒ Projet transverse et pluridisciplinaire
⇒ Conception simple mais des choix critiques
⇒ Projet stratégique, court pour la mise en place,

long pour le déploiement tout électronique
⇒ Un accompagnement nécessaire aux déploiements
⇒ La maîtrise et le suivi des coûts / performance
62
Conclusions
63
Conclusion : un projet « démat » de factures, c’est :
1 1. L’Evolution des
processus
2. Une gestion
électronique des
Trésorerie Comptabilité 2 factures
3 GED 3
3. Des outils de
dématérialisati
flo k
r
w
Wo
4 4 on
Commandes
OCR
Pilotage CRM 4. La connexion
Portail Portail avec les
Fournisseurs Clients
partenaires
Scan
Fiscal Comptable
Juridique
5. Une validation
5
transverse
64

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Cahiers de l’académie N°3

Académie des Sciences et Techniques

LA DEMATERIALISATION DES FACTURES : LA NOUVELLE EQUATION FE = EDI + (I+P)2

Nicole Powilewicz - Directeur délégué

LA NOUVELLE EQUATION FE = EDI + (I+P)2

• Définitions, Contraintes, Solutions

• Le projet et la mise en œuvre

© Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières - Juin 2005

• Support des écritures

• Pièce justificative au regard

© Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières - Juin 2005

© Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières - Juin 2005

Validité juridique contractuelle (interchange)

Automatiser Facture de Données Dématérialiser

Fournisseur Facture Papier (original) Clients

Eliminer le Facture Image Signée Dématérialiser

Validité juridique intrinsèque (signature électronique)

© Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières - Juin 2005

1. Savoir gérer des factures

© Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières - Juin 2005

• Un choix de moyens de distribution

Outils de : Factures Outils de :

© Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières - Juin 2005

Partie 1 Partie 2 Partie 3

© Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières - Juin 2005

© Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières - Juin 2005

• Maîtrise des délais de

© Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières - Juin 2005

Source Etude Arthur D Little – Deskom - 2001

• Sécurités du cycle de vie de la facture :

© Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières - Juin 2005

– Une gestion collaborative du traitement des factures

• En externe: avec les partenaires (clients,

© Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières - Juin 2005

• Les obligations => Liées au « commerce »

• Les obligations => Liées à « l’organisation »

© Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières - Juin 2005

• Le volontarisme => maîtrise de l’information

• Le volontarisme => démarche globale

© Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières - Juin 2005

• Vous êtes tous concernés

– Quel que soit le métier…

© Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières - Juin 2005

© Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières - Juin 2005

© Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières - Juin 2005

Fournisseur - Emetteur de la facture Client - Destinataire de la facture

• Une fonction probatoire :

• Une fonction comptable :

• Une fonction fiscale au regard de la TVA :

• Rappel de la fonction « véhicule » d’informations entre

Rappel de la législation en matière de

"Tout assujetti est tenu de s’assurer qu’une facture est

© Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières - Juin 2005

• Conservation des factures :

–Art. 441-3 C. com. : la facture doit être

–Art. 289.I-4 du CGI : l’assujetti doit conserver

– Droit européen : Directive du 20 décembre 2001 visant

– Droit français : Loi de finances rectificative pour 2002

© Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières - Juin 2005

• Décret n°2003-632 du 7 juillet 2003 :

• Décret n°2003-659 du 18 juillet 2003 :

• Instruction administrative du 7 août 2003

• Signataire personne physique :

– Caractéristiques du certificat électronique :

Un degré de sécurité « suffisant » pour garantir