Unidad 12: INSTRUMENTOS PRIVADOS Y PARTICULARES. CONTABILIDAD Y ESTADOS CONTABLES.

A) Instrumentos privados y particulares

1) Firma

El art. 331 establece que, en los casos en que el otorgante de un instrumento privado estuviera imposibilitado de
firmar, ya sea porque no sabe hacerlo o por padecer un impedimento transitorio, se considera sucedáneo de la firma a la
impresión digital estampada en presencia de dos testigos. Este documento sólo vale corno principio de prueba por
escrito (art. 314).

2) Reconocimiento de firma

El art. 314 establece que el instrumento privado carece de fe pública, por lo que es necesario generar un
procedimiento que permita probar su autenticidad. La norma impone el deber legal de reconocer la firma. Si el firmante
no lo hace, su silencio permitirá atribuirle la autoría (art. 263). Sólo el autor de la firma puede ser obligado a reconocer,
por lo que los herederos no están constreñidos a hacerlo respecto de un signo que no les es propio. Si no hay
reconocimiento voluntario ni tácito se recurrirá a la prueba pericial.

El artículo que se analiza, además, atribuye al instrumento público cuya firma está certificada por escribano los
mismos efectos que al que ha sido reconocido por cualquiera de las vías antes explicadas.

3) Documento firmado en blanco

En principio el documento firmado en blanco es válido ya que se presume que quien lo firmó confirió representación
a otro para llenar su contenido. En caso de que se considere que el texto introducido en el documento no es el que el
firmante había acordado, éste podrá impugnarlo. En este caso se limita la prueba, eliminándose la de testigos, salvo que
existiera principio de prueba por escrito. El desconocimiento no puede afectar a terceros. La sustracción del documento
es causa de impugnación. Probado este hecho, el documento no surtirá efectos salvo los derechos de terceros de buena
fe y a título oneroso.

El art 315 explica que el acto de firmar consiste en estampar una expresión gráfica que la persona utiliza
habitualmente para expresar su conformidad con el contenido del texto, debajo del cual se estampa. Por ello es habitual
que, una vez escrito el texto, se proceda a firmarlo (ver comentario al art. 288). Sin embargo, alguien puede optar por
entregar a otra persona un papel en blanco con su firma ubicada de modo tal que permita que sobre esa firma se escriba
un texto. Una vez que quien lo recibió lo complete, el documento surtirá todos los efectos propios de un instrumento
privado.

También se aplican las normas que se comenta cuando el documento se ha entregado parcialmente en blanco y se ha
autorizado a otro a llenar los espacios que se hayan dejado. Se ha entendido que quien así procede está encomendando
a otro que lo represente, ya que está permitiendo que escriba un texto que generará efectos para el firmante (art. 359).

La conducta del firmante que así se interpreta es doble: haber firmado en blanco y haberlo entregado. Sin embargo se
permite al firmante en blanco impugnar el contenido del documento cuando entienda que el texto introducido en el
mismo no responde a las instrucciones que él había dado. También aquí son de aplicación las reglas de la representación
ya que es esencial para que se produzcan los efectos propios de ésta que el representante actúe dentro de sus
facultades (art. 359). Sin embargo, el Código limita las Posibilidades del firmante de probar que no se han seguido sus
indicaciones: no podrá hacerlo por testigos salvo que existiera un principio de prueba por escrito.
 Por otra parte, la impugnación que se realice nunca va a perjudicar los derechos de los terceros de buena fe, por lo
que respecto a éstos el firmante del documento deberá respetarlo, sin perjuicio de la acción que pueda corresponder a
ese tercero contra quien utilizó indebidamente el documento impugnado.

4) Enmiendas

El art. 316 sostiene que las raspaduras, enmiendas o entrelíneas que afectan partes esenciales del acto
instrumentado deben ser salvadas con la firma de las partes. De no hacerse así, el juez debe determinar en qué medida
el defecto excluye o reduce la fuerza probatoria del instrumento.

5) Fecha cierta

Se encuentra en el art. 317. La eficacia probatoria de los instrumentos privados reconocidos se extiende a los
terceros desde su fecha cierta. Adquieren fecha cierta el día en que acontece un hecho del que resulta como
consecuencia ineludible que el documento ya estaba firmado o no pudo ser firmado después. La prueba puede
producirse por cualquier medio, y debe ser apreciada rigurosamente por el juez.

Respecto de terceros, los efectos temporales de los instrumentos privados —aun reconocidos— se producen desde
una fecha respecto de la cual se está seguro de que no pudo ser fumado con posterioridad.

6) Correspondencia

Se establece un concepto muy amplio de correspondencia, abarcativo de todos los medios para la transmisión de
datos, por lo que se comprenden la plasmada en soporte papel y por medios informáticos como el correo electrónico. La
norma distingue entre la correspondencia confidencial y la que no lo es. Respecto de la primera, no puede utilizarse sin
conformidad del remitente. Los terceros necesitan siempre la conformidad del destinatario y, en caso de tratarse de
correspondencia confidencial, la del remitente.

Existe correspondencia cuando una persona (remitente) envía a otra (destinatario) un mensaje escrito por algún
medio, sobre cualquier soporte. Puede tratarse de una carta, una tarjeta, un mensaje de correo electrónico, un mensaje
de texto enviado telefónicamente, etcétera. En todos estos casos puede suponerse que quien ejerce derecho sobre el
envío es el destinatario. Si se tratara de una carta en papel que reviste el carácter de cosa mueble, el remitente ejercerá
dominio sobre ella mientras no sea recibida por el destinatario. Operada la recepción, será quien la recibió quien ejerza
la propiedad por lo que, en principio, podría suponerse que es quien puede disponer libremente de ella.

7) Valor probatorio

Art. 319. La norma que se comenta se refiere a los instrumentos particulares no firmados, lo que abarca todos los
documentos que carecen de firma. Esta categoría incluye a los llamados documentos electrónicos. Se lo ha definido
como "toda representación en forma electrónica de un hecho jurídicamente relevante susceptible de ser recuperado en
forma humanamente comprensible con independencia del soporte utilizado para su fijación, almacenamiento o
archivo". Agrega: "Un documento digital también satisface el requerimiento de escritura". Se debe tener en cuenta que
cuando se trate de un documento electrónico que se firme mediante la aplicación de firma digital (art. 288 y ley 25.506)
será considerado instrumento privado por cuanto la firma digital surte los mismos efectos que la ológrafa y por tanto
ese instrumento cumple con el requisito de la firma impuesto por el artículo 287, independientemente del soporte en el
que se emita.

El documento electrónico será valorado por el juez a los efectos de la prueba tomando en cuenta, en primer término,
los factores vinculados con los medios técnicos empleados: la confiabilidad de los soportes utilizados y de los
procedimientos técnicos que se utilicen. Al respecto habrá de valorar, en primer 2(3Art. 90: "Admisibilidad y fuerza
probatoria de los mensajes de datos [...] 2) Toda información presentada en forma de mensaje de datos gozará de la
debida fuerza probatoria. Al valorar la fuerza probatoria de un mensaje de datos habrá que tener presente la fiabilidad
de la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la fiabilidad de la forma en que se haya
conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor
pertinente".

B) Contabilidad y estados contables

1) Obligados y excepciones

El art. 320 sostiene que constituye una obligación legal de toda persona jurídica privada y de las personas humanas
titulares de empresas o establecimientos comerciales, industriales o de servicio llevar contabilidad atinente a su
actividad. Se trata de una obligación de importancia por múltiples factores, cuyo incumplimiento acarrea sanciones
indirectas. Otros sujetos pueden llevar contabilidad voluntaria. Se exime a los que desarrollen profesiones liberales y
quienes ejerzan actividades agropecuarias o conexas. Situación particular de las sociedades profesionales y de la
empresa agraria. La obligación de llevar contabilidad en los emprendimientos de pequeño volumen.

2) Modo de llevar la contabilidad

El art. 321 sostiene que la contabilidad debe llevarse respetando principios propios, tales como el de formalidad,
uniformidad, veracidad, completividad o significatividad, unidad, claridad, y partida doble.

La registración contable supone, como regla, documentación de respaldo debidamente ordenada y resguardada

a) Formalidad.

Los registros y libros que integran la contabilidad deben sujetarse a formalidades extrínsecas e intrínsecas. Son
formalidades extrínsecas las que resultan del artículo 323. En cambio, son formalidades intrínsecas las que surgen de los
artículos 324 y 325. Las formalidades indicadas tienden, en general, a evitar el falseamiento de las constancias de que se
trata, para garantizar la buena fe y evitar fraudes.

b) Uniformidad.

De acuerdo al artículo 321 la contabilidad debe responder a una base uniforme, lo que permite concebirla como un
sistema. La uniformidad alude a la necesidad de una continuidad en la elección y utilización de los métodos contables
durante todo el desarrollo de la actividad económica del sujeto. Dicha continuidad es de dos clases: externa e interna. La
externa requiere que los registros y libros tengan la misma forma y estructura, única manera de poder abordar un
estudio comparativo de la contabilidad. La interna hace referencia a utilizar siempre el mismo sistema valorativo.

c) Veracidad.

El artículo 321 ordena que la contabilidad exprese "...un cuadro verídico de las actividades y de los actos que deben
registrarse...". Esta exigencia se explica sencillamente: la veracidad impone fundamentalmente que exista concordancia
entre la exposición de los hechos económicos descriptos en los estados contables y la existencia material de ellos. Se
llega al principio de veracidad o sinceridad cuando hay aplicación de buena fe de las reglas y procedimientos en vigor en
función del conocimiento que el responsable de la contabilidad debe tener sobre la realidad y la importancia de la
operación. La sinceridad hace a la imagen fiel de la situación y de las operaciones de la empresa.

d) Completividad y significatividad.
 La contabilidad debe ofrecer un cuadro completo de la actividad del sujeto, no una parcialidad. El principio de
completividad significa, pues, la necesidad de que la contabilidad como sistema refleje, de un modo u otro, la totalidad
del estado patrimonial del sujeto, de las operaciones realizadas y de su resultado. El principio de la significatividad, por
su lado, complementa al anterior y, asimismo, al de veracidad. Según él, cuando los montos involucrados resultan de
insignificancia relativa, a los efectos de una apropiada interpretación, pueden ser incluidos en rubros de conceptos
diversos.

e) Unidad.

El sujeto no puede llevar simultáneamente varios juegos de registros o libros, pues ello alteraría el orden en que
deben hacerse las anotaciones y facilitaría la comisión de fraudes.

El principio impone también que los estados contables deben reflejar inequívocamente los valores patrimoniales y de
resultados de la empresa, no pudiendo limitarse a un sector de la actividad ni a un ciclo del proceso productivo.

f) Claridad.

Las registraciones deben efectuarse de manera que se permita la individualización de las operaciones. Esto apunta al
principio contable de claridad. La información contable, en efecto, debe ser inteligible, fácil de comprender por los
usuarios que tengan un razonable conocimiento de la terminología propia de los estados contables.

g) Partida doble.

La contabilidad debe dar razón de las correspondientes cuentas acreedoras y deudoras. Esta prescripción importa
establecer la aplicación necesaria del método de partida doble.

El principio fundamental del método de partida doble consiste en la reunión, ligamen o vinculación de las cuentas
abiertas en los libros. Toda operación se desdobla, a los efectos contables, en un crédito y un débito. De tal suerte:

1) toda cuenta consta de dos partes, con términos correlativos, pero antitéticos;

2) en todo sistema de cuentas que se considere, existen, al menos, dos series de cuentas de tipo opuesto;

3) consecuencia de lo expuesto, hay en toda operación susceptible de contabilización al menos dos cuentas de signo
contrario, y

4) asimismo, los valores monetarios de dichas dos cuentas antitéticas, es decir, de signo contrario, son iguales, y en
dichos valores se utiliza la misma moneda de cuenta.

3) Registros indispensables

Según el art. 322, son registros indispensables, los siguientes: a) diario; b) inventario y balances; c) aquellos que
corresponden a una adecuada integración de un sistema de contabilidad y que exige la importancia y la naturaleza de las
actividades a desarrollar; d) los que en forma especial impone este Código u otras leyes.

El carácter "indispensable" de los registros significa que la llevanza de ellos no está librada a la discrecionalidad.

4) Libros

Formalidades "extrínsecas" de los registros

 El artículo 323 establece las denominadas formalidades "extrínsecas" que deben reunir los registros contables
identificados en el precepto anterior. Ellas se refieren a la exterioridad de los registros. Tales formalidades son: a)
Utilización de "libros"; b) Encuadernación y foliatura (para dificultar la supresión o sustitución de folios, su pérdida o
extravíos, y mediatamente para evitar fraudes); c) Individualización o rubricación de libros (la individualización se
refiere a la nominación o denominación del libro y la rubricación consiste en la fijación de una nota que se adhiere a la
primera página, en la que debe constar la fecha de su expedición y firma, la indicación del destino del libro, el número
de ejemplar, el nombre de su titular (es decir, de la persona humana o jurídica que lleva la contabilidad), y el número de
folios que contiene (o sea, el total de hojas encuadernadas que forman el libro)

La inobservancia de las formalidades de que se trata priva al interesado de la eficacia probatoria de sus registros
contables como prueba a su favor (art. 330, primer párrafo). En cambio, dicha inobservancia no perjudica la eficacia
probatoria de sus registros contra el propio interesado o sus sucesores (art. 330, segundo párrafo).

El párrafo final del artículo 323 prescribe que el Registro debe llevar una nómina alfabética, de consulta pública: a) de
las personas que solicitan rubricación de libros; b) de los libros que les fueron autorizados; c) de las personas
autorizadas para llevar los registros contables de otra forma, y d) de las autorizaciones que se les confieren. Se trata
de una disposición que establece recaudos y contenidos mínimos que deben solventar los registros públicos locales
encargados de individualizar o rubricar los libros referentes a registros contables.

5) Prohibiciones

Art. 324. Se prohíbe:

a) alterar el orden en que los asientos deben ser hechos (Queda aprehendida por esta prohibición todo cambio que
signifique no respetar el orden progresivo que debe tener la anotación de los asientos. Se trata de una prohibición que
procura asegurar la sinceridad de la descripción de la evolución temporal de la actividad contabilizada);

b) dejar blancos que puedan utilizarse para intercalaciones o adiciones entre los asientos (Dejar "blancos" significa
mantener espacios en el soporte papel o informático que permita a posteriori su llenado, después de un asiento y antes
de otro, mediante intercalaciones o adiciones);

c) interlinear, raspar, enmendar o tachar. Todas las equivocaciones y omisiones deben salvarse mediante un nuevo
asiento hecho en la fecha en que se advierta la omisión o el error (Para asegurar la "pureza" de los asientos, y evitar
dudas sobre los alcances que, si fueran permitidos, tendrían los interlineados, los raspados, las enmiendas o el tachado,
no sólo en cuanto al contenido y extensión, sino también acerca de la fecha de tales actos. Si existen yerros u olvidos
deben ellos ser superados mediante "contraasientos");

d) Mutilar parte alguna del libro, arrancar hojas o alterar la encuadernación o foliatura;

e) Cualquier otra circunstancia que afecte la inalterabilidad de las registraciones.

6) Forma de llevar los registros

Formalidades "intrínsecas" de carácter positivo:

a) Orden y periodicidad de los asientos. (Refiere el precepto a que los libros y registros contables deben ser llevados
en forma cronológica);

b) Actualidad. (Que los libros y registros contables sean llevados, además, en forma "actualizada");
c) Ausencia de alteraciones. (Se relaciona con las prohibiciones establecidas por el artículo 324, contraasientos);

d) Idioma nacional (Si bien el más difundido es el español, también podría entenderse como idioma nacional el de los
pueblos indígenas);

e) Moneda nacional (Actualmente es el peso);

f) Determinación de la situación patrimonial (no se refiere a la información de la situación "económica" o "financiera"

del sujeto, sino a su situación "patrimonial");

g) Lugar de permanencia. (Lo cual apunta a facilitar a las autoridades el cumplimiento de las funciones que la ley o las
reglamentaciones les asignan en cuanto a la fiscalización de los sujetos sometidos a controles estatales)

7) Estados contables

Art. 326. Al cierre del ejercicio quien lleva contabilidad obligada o voluntaria debe confeccionar sus estados
contables, que comprenden como mínimo un estado de situación patrimonial y un estado de resultados que deben
asentarse en el registro de inventarios y balances.

Los informes contables son el medio por el cual el emisor comunica la información contable a terceros. Los informes
contables de la contabilidad financiera reciben el nombre de estados contables. Los estados contables brindan
información principal y complementaria. La información principal integra lo que se llama cuerpos de los estados
contables. Los cuerpos de los estados contables son los cuadros que presentan en forma sintética la información
correspondiente. Son estados contables básicos: 1) el estado de situación patrimonial o balance general; 2) el estado de
resultados; 3) el estado de evolución del patrimonio neto, y 4) el estado de flujo de efectivo o estado de variaciones del
capital corriente o estado de origen y aplicación de fondos.

La información complementaria es, por su lado, la que debe exponerse, pero no está incluida en el cuerpo de los
estados básicos. Dicha información se expresa en: a) el encabezamiento de los estados contables; b) las notas
explicativas de los estados contables, y c) los cuadros anexos de los estados contables.

8) Diario

Art. 327. En el Diario se deben registrar todas las operaciones relativas a la actividad de la persona que tienen efecto
sobre el patrimonio, individualmente o en registros resumidos que cubran períodos de duración no superiores al mes.
Estos resúmenes deben surgir de anotaciones detalladas practicadas en subdiarios, los que deben ser llevados en las
formas y condiciones establecidas en los artículos 323, 324 y 325.

El registro o Libro Caja y todo otro diario auxiliar que forma parte del sistema de registraciones contables integra el
Diario y deben cumplirse las formalidades establecidas para el mismo.

Se regula el registro "indispensable" denominado Diario, en la forma de contabilidad descentrada, o sea,

permitiéndose Subdiarios para concretar en éstos los asientos particulares, día a día, ordenadamente, y en aquél
registros resumidos periódicos. Asimismo, se regula lo atinente a los libros auxiliares, entre ellos el Libro Caja.

9) Conservación

Art. 328. Excepto que leyes especiales establezcan plazos superiores, deben conservarse por diez años: a) los libros,
contándose el plazo desde el último asiento; b) los demás registros, desde la fecha de la última anotación practicada
sobre los mismos; c) los instrumentos respaldatorios, desde su fecha.
 Los herederos deben conservar los libros del causante y, en su caso, exhibirlos en la forma prevista en el artículo 331,
hasta que se cumplan los plazos indicados anteriormente.

10) Actos sujetos a autorización

El titular puede, previa autorización del Registro Público de su domicilio: a) sustituir uno o más libros, excepto el de
Inventarlos y Balances, o alguna de sus formalidades, por la utilización de ordenadores u otros medios mecánicos,
magnéticos o electrónicos que permitan la individualización de las operaciones y de las correspondientes cuentas
deudoras y acreedoras y su posterior verificación; b) conservar la documentación en microfilm, discos ópticos u otros
medios aptos para ese fin.

La petición que se formule al Registro Público debe contener una adecuada descripción del sistema, con dictamen
técnico de Contador Público e indicación de los antecedentes de su utilización. Una vez aprobado, el pedido de
autorización y la respectiva resolución del organismo de contralor, deben transcribirse en el libro de Inventarios y
Balances. La autorización sólo se debe otorgar si los medios alternativos son equivalentes, en cuanto a inviolabilidad,
verosimilitud y completitud, a los sistemas cuyo reemplazo se solicita.

11) Eficacia probatoria

La contabilidad, obligada o voluntaria, llevada en la forma y con los requisitos prescritos, debe ser admitida en juicio,
como medio de prueba. Sus registros prueban contra quien la lleva o sus sucesores, aunque no estuvieran en forma, sin
admitírseles prueba en contrario.

El adversario no puede aceptar los asientos que le son favorables y desechar los que le perjudican, sino que habiendo
adoptado este medio de prueba, debe estarse a las resultas combinadas que presenten todos los registros relativos al
punto cuestionado.

La contabilidad, obligada o voluntaria, prueba en favor de quien la lleva, cuando en litigio contra otro sujeto que tiene
contabilidad, obligada o voluntaria, éste no presenta registros contrarios incorporados en una contabilidad regular. Sin
embargo, el juez tiene en tal caso la facultad de apreciar esa prueba, y de exigir, si lo considera necesario, otra
supletoria. Cuando resulta prueba contradictoria de los registros de las partes que litigan, y unos y otros se hallan con
todas las formalidades necesarias y sin vicio alguno, el juez debe prescindir de este medio de prueba y proceder por los
méritos de las demás probanzas que se presentan. Si se trata de litigio contra quien no está obligado a llevar
contabilidad, ni la lleva voluntariamente, ésta sólo sirve como principio de prueba de acuerdo con las circunstancias del
caso. La prueba que resulta de la contabilidad es indivisible.

12) Investigaciones

Art. 331. Excepto los supuestos previstos en leyes especiales, ninguna autoridad, bajo pretexto alguno, puede hacer
pesquisas de oficio para inquirir si las personas llevan o no registros arreglados a derecho. La prueba sobre la
contabilidad debe realizarse en el lugar previsto en el artículo 325, aun cuando esté fuera de la competencia-territorial
del juez que la ordena. La exhibición general de registros o libros contables sólo puede decretarse a instancia de parte
en los juicios de sucesión, todo tipo de comunión, contrato asociativo o sociedad, administración por cuenta ajena y en
raso de liquidación, concurso o quiebra. Fuera de estos casos únicamente puede requerirse la exhibición de registros o
libros en cuanto tenga relación con la cuestión controvertida de que se trata, así como para establecer si el sistema
contable del obligado cumple con las formas y condiciones establecidas en los artículos 323, 324 y 325.